Archiviare la Posta Elettronica

Archiviare la Posta Elettronica
Consiglio 1 - Controllare le dimensione della Cassetta Postale frequentemente
1) Tasto destro su “Cassetta Postale – Nome Utente” (questa voce può cambiare da come è stato
nominato l’account al momento della sua configurazione) e successivamente selezionare la
voce “Proprietà di ..”.
2) Nella finestra delle proprietà selezionare il bottone “Dimensione Cartella”: da qui è possibile
verificare la dimensione totale della propria cassetta postale e controllare quali sono le
sottocartelle che occupano maggiore spazio.
Per indicazione lo spazio limite della cassetta postale si aggira ai 2.000.000 KB (Circa 2 GB).
3) In Outlook 2010, oltre al metodo sopra descritto, è possibile verificare la dimensione della
cassetta postale anche andando su “File  Informazioni” e controllare la voce “Pulizia cassetta
postale”:
Passo 1 – Creare un File di Dati Locale (Archivio Locale)
1) Con le versioni di Outlook 2007 o precedenti dobbiamo andare nel menu “File  Gestione File
di dati”.
Nelle versioni di Outlook 2010 dobbiamo andare nel menu “File  Informazioni 
Impostazioni account  Impostazioni account..”
Outlook 2007 o precedente:
Outlook 2010:
2) Nella scheda “File di dati” selezionare il bottone “Aggiungi” e attenersi alla procedura guidata
per la creazione di un nuovo file di dati locali.
Di seguito è mostrato un esempio della procedura guidata:
Nota: A Seconda della versione utilizzata di Microsoft Outlook può leggermente cambiare la
procedura guidata.
Selezioniamo il tipo di file “.PST” (Nelle
versioni di Microsoft Outlook 2010 e
superiori questa finestra non compare
poiché viene utilizzato di default il nuovo
formato per i file con estensione .PST).
Successivamente diamo un nome al file archivio che stiamo creando (nell’ esempio è mostrato
“Archivio2013”).
(Nelle versioni di Microsoft Outlook 2010 e superiori
questa finestra non compare poiché viene utilizzato
default il nome che è stato assegnato durante la
creazione del file).
Alla fine della procedura guidata, nel menu a sinistra di
Microsoft Outlook, potremo vedere il file di dati locale che
abbiamo appena creato.
Passo 2 - Archiviazione della posta elettronica
Metodo 1 – Automatico
1) Nelle versioni di Outlook 2007 e precedenti dobbiamo andare nel menu “File  Archivio..”.
Nelle versioni di Outlook 2010 dobbiamo andare nel menu “File  Informazioni  Strumenti
pulizia  Archivio..”
Outlook 2007 o precedente:
Outlook 2010:
2) Selezionare la cassetta postale da archiviare, la data (Archivia tutti gli elementi antecedenti alla
data specificata) e l’archivio locale dove dovranno essere archiviati gli elementi.
Durante l’archiviazione automatica sarà possibile utilizzare Outlook senza nessuna interruzione.
La procedura automatica ricrea nell’archivio locale la stessa struttura di cartelle e sottocartelle
presente nella Cassetta Postale.
Metodo 2 – Manuale
1) E’ possibile personalizzare l’archivio di dati locali con la creazione di cartelle e sottocartelle per
potere facilitare l’archiviazione delle mail (tasto destro  nuova cartella).
Di seguito è mostrato un esempio di suddivisione “Posta in arrivo” e “Posta inviata”:
2) Per spostare gli elementi dalla “cassetta postale” nell’archivio locale è sufficiente utilizzare la
tecnologia “Drag and Drop” (spostare gli elementi come per i file e cartelle) oppure selezionare le
mail interessate e col tasto destro scegliere l’azione desiderata (“Sposta nella cartella”).
Esempio:
Consigli Utili
1) Quando abbiamo la necessità di inviare una mail con allegati a destinatari interni alla propria
organizzazione è consigliabile utilizzare i percorsi di rete.
Esempio: \\server\condivisa\file_allegati
2) Se abbiamo la necessita di conservare una mail nella propria “Cassetta Postale” e non vogliamo
archiviarla in un file di dati locale, è possibile inoltrarsi la mail modificandone il suo contenuto
per togliere l’eventuale/i allegato/i e salvarli sul PC locale o su una cartella del server: in questo
modo avremo una mail di dimensioni inferiori.
3) Nelle versioni di Outlook 2010 e successive è possibile aggiungere un elemento nella schermata
iniziale del software che permette di visualizzare in qualsiasi momento ed in tempo reale lo
spazio disponibile della propria cassetta postale Microsoft Exchange.
Per attivarla dobbiamo cliccare con il “tasto destro del mouse” nella barra inferiore di Outlook
ed abilitare la voce “Informazione quote”.
Nella figura sottostante è mostrato un esempio:
Toplan
26/11/2013