Reti e sistemi informativi I

Reti e sistemi informativi II
Il ruolo delle IT nell‟organizzazione
Prof. Andrea Borghesan & Dr.ssa Francesca Colgato
venus.unive.it/borg
[email protected]
Ricevimento:
mercoledì dalle 10.00 alle 11.00
Modalità esame: scritto + tesina facoltativa
Perché comprendere l’IT?
“Limitare la comprensione dell‟IT agli esperti di tecnologia
comporta non solo il rischio di errori nelle scelte degli
investimenti, ma anche la perdita di opportunità di
miglioramento dell‟attività del singolo ruolo, delle unità
organizzative, dei processi di business, dell‟intera
organizzazione e dei suoi rapporti con gli interlocutori”.
Domanda: quali sono le implicazioni dell‟impiego dell‟IT in
un‟organizzazione?
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L’ IT nell’organizzazione
Per descrivere il ruolo delle IT nell‟organizzazione è necessario
tenere in considerazione:
 Struttura dell’organizzazione
 funzionale o per processi
 Orizzonte temporale
 breve (visione statica) oppure medio - lungo (visione evolutiva)
 Confini organizzativi
 organizzazione (visione intraorganizzativa) oppure sistemi di
organizzazioni (visione interorganizzativa)
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Struttura dell’organizzazione
Rappresentazione funzionale
Rappresentazione per processi
(medio – piccole imprese)
(grandi imprese)
 Si
 Focus sulle attività svolte e sugli
basa
sul
principio
dell‟ottimizzazione locale (a
livello di funzione)
 L‟organizzazione è vista come
insiemi disgiunti di utenti e il
sistema
informativo
come
l‟unione di sistemi informativi
delle singole funzioni
 Figlia della cultura economico –
aziendale (Adam Smith, divisione
del lavoro).
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scambi fisici e informativi fra gli
attori coinvolti
 L‟organizzazione è vista come
insieme di utenti che cooperano in
modo
integrato
per
il
raggiungimento di un obiettivo
comune: creazione di valore
 Figlia di una visione economica più
moderna dell‟azienda (Costa, 1989)
La rappresentazione per funzioni:
matrice degli impatti funzionali
Schultheis e Summer, 1998
Individuo
Efficienza
Efficacia
Trasformazione
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Funzione
Organizzazione
Automazione compiti
Convocazione di una
riunione attraverso un programma di gestione e-mail
Unione delle
automazioni dei compiti
Codici a barre per le merci
da immagazzinare
Riduzione tempi e costi
Archiviazione e
trasmissione dati in
formato elettronico
Miglioramento dei
risultati individuali
Ricerca fornitori su www
Miglioramento dei
risultati della funzione
Progettazione con CAD
tridimensionale
Miglioramento del
livello di servizio
Comunicazione con i
clienti
Espansione del ruolo
Ridefinizione degli
Identificazione e preselezione obiettivi della funzione
dei fornitori via www
Applicazioni di Customer
Relationship Management
nella funzione Marketing
Innovazione di prodotto
Banche: home banking e
trading on line
La rappresentazione per processi
Con il termine processo si intende un insieme di attività
organizzate volte al raggiungimento di un obiettivo.
Per conseguire tale risultato l‟impresa utilizza risorse, materiali
ed immateriali, coordinate attraverso un flusso di
informazioni.
L‟approccio per processi è intrinsecamente orientato alle
relazioni interorganizzative.
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Processo aziendale
L‟obiettivo generale del processo è la creazione del valore.
E‟ caratterizzato da:
 Attività: serie di operazioni su soggetti fisici o informativi o
di decisioni svolte da vari attori
 Input: materie prime e risorse aziendali
 Output: oggetti fisici, beni immateriali e servizi
 Clienti: destinatari dell‟output del processo
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I sistemi informatici nella
rappresentazione per processi
I sistemi informatici hanno una caratteristica che li rende molto
diversi dai sistemi funzionali:
 Sono tipicamente sistemi modulari
 Hanno un alto livello di integrazione
Queste 2 proprietà sono esplicitate dal fatto che tali sistemi
informativi sono sviluppati a moduli e da una unica azienda,
inoltre tutte le informazioni sono concentrate in un unico
archivio.
Le soluzioni informatiche di questo tipo sono indicate sotto il
nome di ERP (Enterprise Resource Planning).
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E la piramide di Anthony?
La rappresentazione gerarchica?
Da un punto di vista dell‟IT, la piramide di Anthony, può in
realtà essere ricondotta alla rappresentazione per processi.
Essa infatti pone attenzione alle attività svolte in una
organizzazione e si basa su una visione interfunzionale.
Di fatto integra l‟approccio per processi (Bracchi, Francalanci
e Motta, 2001) aggiungendo la peculiarità di evidenziare
specifiche proprietà dei processi stessi (associando per
esempio quali posizioni aziendali sono coinvolte).
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L’azienda come insieme di processi
Come si possono identificare i processi ?
 Check list
Si confrontano le attività dell‟organizzazione con i processi di
organizzazioni appartenenti allo stesso settore
 Approccio analitico
 Criteri soggettivi: il management individua i processi gestionali in base
alla propria percezione d‟impresa
 BPMo (Business Process Modelling): identificazione dei processi attraverso
formalismi che consentono non solo la loro descrizione ma anche la loro
modellazione
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Business Process Modeling
Descrizione processo
 Flow chart
 Reti di Petri
 RAD (Role Activity Diagram)
 System Dynamic Modeling
 IDEF0 e IDEF3 (Integrated
Definition for Function
Modelling)
 UML (Unified Modelling
Language)
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Modellazione processo
Flow chart
Consente di descrivere le operazioni sottoforma di uno schema in cui
le diverse fasi del processo e le differenti condizioni che devono essere
rispettate vengono rappresentate da simboli grafici.
Principale caratteristica: flessibilità
Ricezione
ordine
Centro di
distribuzione
Stoccagg
io?
Stampa
fattura
Spedizione
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Avviso al
marketing
Informare il
cliente
RAD (Role Activity Diagram)
I RAD consentono di rappresentare i processi in modo tale da focalizzare
le relazioni tra ruoli individuali, le loro responsabilità le loro interazioni.
Principale caratteristica: focus sulle risorse umane
IDEF (Integrated Definition for Function Modelling)
IDEF0 (Function Modeling): tecnica che utilizza la struttura ICOM
(input-Control-Output-Mechanism) per poter arrivare ad individuare e
descrivere la gerarchia delle attività svolte nei processi.
IDEF3: con questa tecnica si individuano le relazioni di precedenza e
causalità tra le attività del processo
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Le reti di Petri
Sono uno strumento espressivo che consente la modellizzazione di un sistema, di un
processo.
In una rete di Petri gli elementi fondamentali sono due: le piazze, che definiscono lo
stato del sistema, e le transazioni che invece ne modificano lo stato.
Object-oriented Modeling
Object-oriented Modeling: i processi vengono considerati oggetti che vengono
trasformati dalle attività nel corso del tempo.
Lo scopo è quello di raggruppare in un‟unica entità sia le strutture dati che le
procedure che operano su di esse, creando un “oggetto” software dotato di
proprietà (dati) e metodi (procedure) che operano sui dati dell‟oggetto stesso.
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UML (Unified Modelling Language, 1997)
E‟ uno strumento di modellizzazione dei processi object-oriented.
Un modello UML è costituito da “una collezione organizzata di diagrammi
correlati, costruiti componendo elementi grafici (con significato formalmente
definito), elementi testuali formali ed elementi di testo libero”.
E‟ costituito da:
1.Viste: mostrano i diversi aspetti del sistema per mezzo di un insieme di
diagrammi
2.Diagrammi: permettono di descrivere le viste logiche
3.Elementi del modello:concetti che permettono di realizzare vari diagrammi (es.
attori, classi, oggetti).
Consente di descrivere un sistema secondo tre aspetti principali, per ciascuno dei
quali si utilizzano dei diagrammi specifici che possono essere messi in relazione tra
di loro:
• il modello funzionale
• il modello a oggetti
• il modello dinamico
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• Il modello funzionale rappresenta il sistema dal punto di vista dell‟utente,
ovvero ne descrive il suo comportamento così come esso è percepito all‟esterno,
prescindendo dal suo funzionamento interno. La modellazione funzionale utilizza i
diagrammi dei Casi d‟Uso
• Il modello a oggetti rappresenta la struttura e sottostruttura del sistema utilizzando
i concetti object-oriented di classe, oggetto e relazioni tra classe e oggetto. Utilizza i
diagrammi delle Classi.
• Il modello dinamico rappresenta l‟evoluzione nel tempo degli oggetti del sistema e
le loro interazioni. E‟ strettamente legato al modello ad oggetti.
Utilizza i diagrammi di Sequenza, i diagrammi delle Attività e i diagrammi di Stato.
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Action Workflow
Consentono di definire, seguire e gestire il flusso di lavoro (documenti)
che individui di una medesima organizzazione possono condividere o
scambiarsi.
Coordinano, inoltre, le attività di insiemi di persone coinvolte negli stessi
processi
System Dynamics Modeling
Il processo è rappresentato da diagrammi causa-effetto che “esplicitano il
funzionamento del sistema attraverso dei feedback di informazioni
finalizzate al controllo dello stesso”
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La catena del valore di Porter come
supporto all’approccio analitico
E‟ un modello utile per comprendere le implicazioni
dell‟approccio per processi.
E‟ di difficile utilizzazione in contesti reali e come strumento
operativo per l‟analisi dei processi per:
 Ambiguità di rappresentazione
 Scarsa profondità
 Applicabilità non generale
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Orizzonte temporale
L‟IT nell‟organizzazione assume ruoli diversi nel breve e nel
lungo periodo.
Breve Termine: visione statica dell‟IT. L‟IT sarà utilizzato
come supporto all‟attività di gestione dell‟informazione
Medio-Lungo Termine: l‟IT può essere utilizzato come
agente di cambiamento nel piano di sviluppo
dell‟organizzazione.
(Reingegnerizzazione dei processi)
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Orizzonte temporale: breve periodo 1/2
Esempio: una PMI produce filati per il settore tessile, opera
solo sul mercato italiano, 10 clienti di grosse dimensioni. Si
organizza su 3 funzioni: ufficio acquisti, reparto produzione,
magazzino.
Il sistema informativo è deficitario nelle informazioni
riguardanti lo stoccaggio dei filati. Decide dunque di
acquistare un software per la gestione del magazzino
installato su un server con 10 client.
Nel breve periodo l‟ipotesi di acquisto sembra valida (visione
statica dell‟azienda), il software viene acquistato secondo
modalità definite in un momento precedente
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Orizzonte temporale: breve periodo 2/2
Valutiamo il contributo dell‟IT:
 Efficienza: l‟IT consente di ridurre la quantità di risorse
necessarie a conseguire lo stesso risultato
 Efficacia: l‟IT permette di migliorare le prestazioni
dell‟organizzazione a parità di risorse impiegate (anche se non
esiste una definizione di efficacia in termini assoluti)
La validità di questa visione è stata messa in dubbio a partire dalla
metà degli anni „80.
Paradosso della produttività (Strassmann, 1990): nel mediolungo periodo (3-5 anni) si osserva che gli investimenti in IT non
portano a significativi miglioramenti degli indici aggregati di
prestazione delle organizzazioni
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Orizzonte temporale: medio-lungo periodo
Il contributo dell‟IT può essere osservato solo su medio-lungo
periodo, l‟IT è pertanto vista come un agente di
cambiamento e comporta una visione “evolutiva” del ruolo
del sistema informativo all‟interno dell‟organizzazione.
La visione evolutiva del ruolo dell‟IT costituisce un
capovolgimento totale nelle logiche tradizionali sulle quali si
basano le scelte degli investimenti informatici.
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Business Process Reengineering
È il radicale cambiamento e ridisegno nelle modalità di
esecuzione dei processi in un‟organizzazione.
Hammer, 1990:
“Reengineering the work: don‟t obliterate, Automate”
L‟enfasi è posta esclusivamente sui processi e sulle
tecnologie, il fattore umano è fortemente
sottostimato. Tale approccio è proponibile solo in
situazioni di grave crisi (alle soglie del fallimento).
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Business Process Reengineering
Principi per la ricostruzione dei processi:
 Organizzare il lavoro in funzione dei risultati da ottenere e
non dei compiti da svolgere
 Far realizzare il processo a chi ne deve usare l‟output
 Trattare le risorse distribuite geograficamente come se
fossero accentrate
 Catturare l‟informazione una volta sola e alla fonte
 Collegare le attività parallele anziché integrarne i risultati a
valle
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Confini organizzativi
Sistema del Valore: i processi di un‟organizzazione vengono
rappresentati a livello di settore.
Saranno quindi compresi nella rappresentazione:
 I fornitori
 Gli impianti in cui avviene la trasformazione del prodotto
 I centri di distribuzione
 I mercati a cui il prodotto è destinato
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Maggiore è la complessità della struttura dei processi analizzati
parimenti elevata è la complessità degli scambi dell‟informazione.
Si possono distinguere due categorie principali di flussi
informativi:
• I flussi informativi che interconnettono le componenti
all‟interno un sottosistema.
•
•
•
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processi nella catena del valore
aziende di un distretto industriale
I flussi informativi che collegano il sottosistema con i suoi
interlocutori
L’IT nelle relazioni interorganizzative
Il modello SAP R/3
E‟ necessario distinguere i processi intraorganizzativi dai
processi interorganizzativi al fine di comprendere il ruolo
dell‟IT nell‟organizzazione
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Con processi intraorganizzativi si intende riferirsi alle attività che
possono essere svolte all‟interno dell‟organizzazione e in
particolare:
•La logistica di produzione
Utilità dell‟IT nella programmazione delle attività, nel controllo dell‟attività di produzione e dei
risultati
•L‟organizzazione e gestione delle risorse umane
L‟IT supporta le attività riguardanti la contabilizzazione dell‟operato del personale
•La pianificazione del business e del controllo aziendale
Dati di contabilità e budget. Vi deve essere la compatibilità dei sistemi informatici delle diverse
aree, semplicità d‟uso, frequente rilevazione dei dati
•La gestione del capitale
Dati relativi agli impianti di una organizzazione
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I processi interorganizzativi sono formati da attività che non
possono essere svolte senza scambiare beni o informazioni con
organizzazioni o individui esterni. In particolare:
•La logistica delle vendite
L‟IT permette di semplificare funzioni come la registrazione degli ordini, la consegna, la
fatturazione.
Permette di accedere in tempo reale alle informazioni e il collegamento delle attività dei clienti
con quelle interne.
•La logistica degli approvvigionamenti
Riduzione dei tempi delle prestazioni, miglioramento della gestione degli ordini grazie alla
coordinazione con i sistemi di gestione delle scorte e la contabilità dei fornitori
•La contabilità esterna
Riguarda attività di tipo contabile relative alle attività che l‟organizzazione realizza con
fornitori, terzisti, clienti…
L‟IT può facilitare la registrazione e memorizzazione dei dati.
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Ruolo dell’IT nell’organizzazione
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Processi intraorganizzativi
Processi interorganizzativi
L‟IT supporta l‟integrazione e il
coordinamento delle attività
interne attraverso strumenti
che
realizzano
la
memorizzazione e il reporting
delle informazioni
L‟IT assiste le attività interne
dell‟organizzazione, a tali
attività aggiunge un supporto
per l‟integrazione con le
attività esterne