case study - Incas Group

CASE STUDY
Il magazzino di carta
e inchiostro
Il cliente: Internet Bookshop
Settore merceologico: Editoriale
Area geografica: Lombardia (Italia)
Il fascino senza tempo racchiuso in un oggetto che ha quasi duemila
anni di storia, unito a tecnologia all'avanguardia danno vita a un
magazzino decisamente fuori dal comune. Con Easystor, il WMS di Incas
Group, i libri sono seguiti dal loro ingresso a magazzino, fino alla fase
di packaging e spedizione.
Les fleurs du mal fioriscono nel Deserto dei Tartari, mentre il dolce
profumo delle madeleines si mescola e confonde con quello della
casetta di Marzapane da cui Hansel e Gretel fuggono a gambe levate,
per rifugiarsi sul nido del cuculo. Key Scarpetta si aggira circospetta in
cerca del misterioso assassino, mentre già Miss Marple addita il
maggiordomo. Tra gli scaffali un baffuto Meriones unguiculatus (un
gerbillo) sfugge da una corposa enciclopedia degli animali, attirato
dall'aroma di Roquefort che sfugge dalle pagine di un patinato
ricettario da cucina.
Apparentemente, le corsie colme di libri del magazzino IBS (Internet
Bookshop Italia) di Prezzano sul Naviglio, sembrano riportare in vita le
oniriche biblioteche labirinto uscite dalla penna di Borges. Non è infatti
possibile rintracciare a prima vista alcun criterio logico nella
disposizione dei volumi a scaffale: non un ordine alfabetico, né per
autore, neppure per collane o case editrici. In realtà nulla è lasciato al
caso, ma tutto è anzi organizzato secondo una logica lineare che
permette di ottimizzare tempistiche e flussi.
IBS Italia nasce nel 1998 da una joint venture tra la società
Informazioni Editoriali e l'anglosassone IBS UK: la prima ha messo a
disposizione la sua conoscenza del territorio e del mercato italiano,
mentre il partner inglese ha portato un prezioso know how fornendo
una struttura tecnologica già collaudata in Gran Bretagna per la
gestione degli ordini on-line. Inizialmente IBS Italia si appoggia al sito
Alice.it, portale originariamente dedicato al mondo del libro: alla sua
nascita la società ha tre soli dipendenti, tra questi Guido Rugginini,
attuale Operations Director di Internet Bookshop, che abbiamo
incontrato per sapere qualcosa di più sulla "logistica dei libri".
"Quando siamo partiti", racconta Rugginini, "eravamo una piccola
realtà, ma di anno in anno abbiamo raddoppiato il nostro fatturato,
crescendo cn una velocità tale da lasciare anche noi stessi un poco
meravigliati. Attualmente IBS.it ha oltre 65 dipendenti e un fatturato
pari a 26 milioni di euro. Dal 2001 la società è passata direttamente
sotto il controllo del Gruppo Messaggerie Libri, storico distributore
indipendente italiano, che oggi la detiene al 100%.
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Gli esordi della società che commercializza libri tramite internet hanno
il sapore della favola: inizialmente IBS ha il suo magazzino in un
angolino di 5 metri per 5 nel deposito di Iperbook, grossista del
Gruppo Messaggerie Libri: "Tra il 2000 e il 2003 il nostro magazzino
era un seminterrato di 200 metri quadri, in un edificio in centro, in
piazzale Loreto, a Milano. Le nostre dimensioni però hanno continuato
a crescere in modo esponenziale e abbiamo così traslocato
nuovamente nell'ex magazzino di Iperbook a Trezzano da dove
eravamo partiti nel 1998, questa volta però occupandolo tutto. Oggi i
2.000 mq che ab-biamo qui a disposizione sono già tutti pieni e
abbiamo così deciso un nuovo trasferimento: entro la fine di
quest'anno sarà operativa una nuova sede di 4.500 metri quadri ad
Assago (MI)". I risultati positivi ottenuti da IBS sono davanti ai nostri
occhi, ma com'è possibile crescere a questi ritmi in un settore, quale è
quello dell'editoria, che si trova oggi ad affrontare un mercato
complesso, in trasformazione? "Il libro è un oggetto ideale per l'ecommerce perché quando il lettore deve scegliere spesso sa già cosa
vuole. In più è un prodotto facilmente maneggevole, non deperibile,
con una vita media molto lunga e infine c'è la sicurezza, in caso di
insoddisfazione per qualsiasi motivo, di poter restituire il libro
all'editore". Questo aspetto del mercato della vendita di libri on line
che ci ha spiegato Rugginini è sicuramente vero, ma non basta da solo
a spiegare il successo di IBS, perché tanti altri nello stesso campo non
ce l'hanno fatta. "Credo che la nostra azienda sia riuscita ad arrivare
dov'è oggi grazie a due cose in particolare che caratterizzano il nostro
modo di porci sul mercato: da un lato abbiamo sempre cercato di non
fare, come si suol dire, il passo più lungo della gamba. La nostra
piccola società è cresciuta passo passo con il suo business, cercando di
rimanere snella e agile, come il servizio che vuole offrire
.
In più credo che molto ci abbia premiato l'attenzione con cui cerchiamo
di soddisfare le richieste del cliente: per esempio abbiamo sempre
privilegiato la rapidità di consegna, anche, eventualmente, rinunciando
a una parte dei nostri margini. Nei casi più "critici", pur di evadere un
ordine, siamo disposti ad andare a comprare il libro richiesto in
libreria, se non è disponibile da nessuna altra parte: in funzione del
servizio siamo pronti a sacrificare parte del guadagno. In più, per le
spedizioni non ci appoggiamo al servizio postale, ma utilizziamo un
corriere espresso, SDA, così da ridurre i tempi ed evitare disguidi.
Un'attenzione che fa spesso la differenza e che i nostri clienti colgono
e apprezzano".
Vediamo nello specifico qual è il percorso compiuto da un libro che dal
web finisce nelle mani del suo lettore. Il bibliofilo internauta accede al
sito www.ibs.it dove ha a disposizione non solo un catalogo di oltre
1.200.000 titoli (400.000 in italiano e 850.000 in lingua inglese), ma
può visualizzare anche promozioni e recensioni, per lasciarsi guidare
nella scelta. Una volta selezionato il volume, prima ancora di fare
l'ordine, al cliente viene segnalato un tempo indicativo di evasione. Nel
corso di tutta la giornata IBS raccoglie gli ordini, poi, all'una di notte, il
sistema verifica per ogni riga d'ordine ricevuta la disponibilità: in
parole semplici, controlla dove andare a prendere il libro. Alle quattro
del mattino gli ordini vengono inoltrati, tramite e-mail o fax, a editori,
grossisti e distributori: "I più rapidi e meglio organizzati possono
fornirci il libro già entro mezzogiorno. Gli editori più piccoli, quelli che
svolgono un'attività quasi artigianale, spediscono via posta: spesso
così un libro può impiegare anche settimane prima di arrivare in
nostro possesso". I libri che IBS tiene a stock direttamente nel proprio
magazzino rappresentano solo il 20% del totale: si tratta di novità e
best e long sellers in edizione economica o tascabile "stiamo
valutando di aumentare i volumi dei libri a stock, per essere ancora
più rapidi nel rispondere alle richieste dei nostri lettori, ma con un così
alto numero di referenze trattate - oltre 300.000 l'anno - è difficile
programmare quali titoli saranno maggiormente richiesti: basti
pensare che le referenze che vengono prelevate con una regolarità
settimanale sono oltre 3.000. Quando i libri raggiungono il magazzino
di Trezzano vengono smistati e sud-divisi in UDC (Unità di Carico) in
base all'ordine di arrivo: "Per organizzare questa fase ci siamo
affidati a Incas: dopo aver ascoltato e visto quali fosse le nostre
specifiche esigenze, lo staff della società biellese ha realizzato le
linee automatizzate di smistamento ed etichettatura, dotate di bilance
peso-volumetriche.
Ordini virtuali libri reali
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Anche il sistema informatico di allocazione delle unità di carico è di
Incas: è Easystor, un sistema in costante dialogo con il nostro
gestionale... in pratica il sistema di Incas sa sempre dove sono i libri, il
sistema di IBS sa sempre a chi devono essere recapitati". La
realizzazione dell'impianto completo è avvenuta in due fasi: nel
dicembre 2005 sono entrate in funzione le due linee di smistamento,
mentre a giugno 2006 è stato ultimato tutto il sistema RFId.
Dopo che alle UDC è stato asse-gnato un codice, il sistema suggerisce
un posto libero a scaffale per collocarle; non tutti i libri al loro arrivo
seguono però questa strada: se un ordine è composto da una sola riga,
al suo arrivo il libro non viene mandato a scaffale, ma nella zona di
crossdocking e da qui all'imballo perché sia spedito al più presto. Il
processo di picking avviene invece in questo modo: l'ope-ratore
prende un carrello sul quale prepara dalle 12 alle 16 vasche e ad
ognuna associa un ordine.
messaggio personalizzato, possono essere raggiunte le 12.000
referenze trattate giornalmente.
Ogni ordine è mediamente composto da 3,2 libri, per un valore medio
di 50 € (con un prezzo medio per singolo articolo di 15 euro), ma IBS
non tratta solo libri, ma anche videogiochi, film e musica: "Nel settore
musicale le nostre vendite sono decisamente in controtendenza:
mentre le case discografiche lamentano un calo continuo delle vendite
di dischi, a causa della possibilità di scaricare i brani più o meno gratis
dalla rete, noi abbiamo una richiesta di musica in crescita costante,
perché siamo in grado di procurare autori e musica difficili da trovare,
non commerciali, come CD jazz, di classica e folklorica". Abbiamo
provato a sbizzarrirci, mettendo alla prova il catalogo on line IBS con le
richieste librarie più strane: dai volumi di alta erudizione, a quelli di
sconosciuti autori emergenti, dai long sellers ormai introvabili in
libreria, alle ultimissime novità... proprio non siamo riusciti a trovarli
impreparati!
Con un palmare "spara" il codice dell'ordine e viene così guidato da
Easystor lungo le corsie per il prelievo, in modo da razionalizzare gli
spostamenti. Quando arriva dove indicato l'operatore spara prima il
codice della collocazione a scaffale quindi preleva il volume secondo le
informazioni ricevute (il sistema comunica la posizione del libro
all'interno della singola UDC), prelevata la copia viene data la
conferma del picking sparando sul codice posto sul libro. Quando tutte
le vasche del carrello sono complete, questo viene portato all'area di
packaging, dove i singoli ordini saranno preparati per il cor-riere.
Durante l'intero processo il cliente può sapere costantemente e in
tempo reale lo stato del suo ordine, per conoscere gli effettivi tempi di
consegna e o aggiungere nuovi volumi. Il sistema ideato da Incas
permette così di gestire il flusso in uscita di oltre 8.000 articoli al
giorno, nei periodi di normale attività. Nei momenti di picco, ossia a
luglio, quando nessuno vuol partire per le vacanze senza la compagnia
di un buon libro, e a Natale, quando IBS è maggiormente impegnata nel
servizio di packaging a valore aggiunto che permette dal web di
scegliere non solo il volume da regalare, ma anche il colore e la
fantasia della carta e di accompagnare il tutto con un biglietto con
Incas SpA - Via Milano, 16 - 13856 VIGLIANO BIELLESE (BI) - ITALIA - Tel. +39 015 8130311 - fax +39 015 8130375
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