Il controllo di gestione: quali utilità per l`ente locale?
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Il controllo di gestione: quali utilità per l`ente locale?
Il controllo di gestione: quali utilità per l’ente locale? Dott. Marco Castellani 1 GOVERNANCE: “REGOLAZIONE NEGOZIALE E CONTROLLO DEGLI INTERESSI AI QUALI PARTECIPANO UNA PLURALITA’ DI ATTORI PUBBLICI, PRIVATI E DI RILEVANZA COLLETTIVA” GOVERNANCE INTERNA GOVERNO E CONTROLLO DELL’ENTE 1) controllo di regolarità amministrativa e contabile 2) controllo strategico 3) controllo di gestione 4) valutazione dirigenti GOVERNANCE ESTERNA GOVERNO E CONTROLLO: 1)enti strumentali 2) forme associative intercomunali 3) società partecipate 4) coordinamento inter-istituzionale Dott. Marco Castellani 2 BENCHMARKING Piano esecutivo di gestione Contabilità economica CONTROLLO DI GESTIONE Analisi quali-quantitativa dei servizi DECISIONI “MAKE OR BUY” Dott. Marco Castellani 3 PIANO ESCUTIVO DI GESTIONE 1. Budget finanziario di competenza dell’organo esecutivo 2. Strumento di programmazione di breve termine 3. Strumento gestionale per i responsabili dei servizi 4. Strumento di controllo di gestione 5. Strumento di valutazione delle prestazioni 6. Strumento di informazione Dott. Marco Castellani 4 STRUTTURA DEL P.E.G. •Definizione per ogni figura apicale un centro di responsabilità. •Assegnazione ad ogni centro di responsabilità dei capitoli in base alla responsabilità di procedura (finanziaria): •Di impegno della spesa (con particolare riferimento alla spesa corrente ed in conto capitale) Di acquisizione delle entrata •Il tutto tramite una codifica chiara che permetta l’immediato collegamento tra il capitolo di PEG ed il bilancio d’esercizio. Dott. Marco Castellani 5 STRUTTURA DEL P.E.G. – Assegnazione ad ogni centro di responsabilità (figura apicale) dei capitoli di entrata e di spesa in base alla responsabilità di accertamento e di impegno – Definizione dei centri di costo coerentemente con la struttura organizzativa degli enti – Imputazione dei capitoli ai centri di costo in base al “consumo effettivo delle risorse” – PEG a MATRICE – Definizione di eventuali centri di costo elementari Dott. Marco Castellani 6 Titolo I - Spese correnti € Funz. 1 - Funzioni generali di amministrazione, di gestione e di € controllo 01 - Servizio organi istituzionali, partecipazione e decentramento € 02 - Servizio segreteria generale, personale, organizzazione € 03 - Servizio gestione economica, finan., progr., provv. e co.ge € 04 - Servizio gestione delle entrate tributarie e servizi fiscali € 05 - Servizio gestione dei beni demaniali e patrimoniali € 06 - Servizio ufficio tecnico € 07 - Servizio anagrafe, stato civile, elettorale, leva e servizio statistico € 08 - Altri servizi generali € Funz. 2 - Funzioni relative alla giustizia € 02 - Casa circondariale e altri servizi € Funz. 3 - Funzioni di polizia locale € 01 - Servizio polizia municipale € Funz. 4 - Funzioni di istruzione pubblica € 01 - Servizio scuola materna € 02 - Servizio istruzione elementare € 03 - Servizio istruzione media € 05 - Servizio assistenza scolastica, trasp., refez. ed altri servizi € Funz. 5 - Funzioni relative alla cultura e ai beni culturali € 01 - Servizio biblioteche, musei e pinacoteche € 02 - Servizio teatri, attività culturali e servizi diversi nel settore € culturale Funz. 6 - Funzioni nel settore sportivo e ricreativo € 02 - Servizio stadio comunale, palazzo dello sport ed altri impianti € 03 - Servizio manifestazioni diverse nel settore sportivo e ricreativo € Funz. 7 -Funzioni nel campo turistico € 01 - Servizi turistici € 02 - Manifestazioni turistiche € Funz. 8 - Funzioni nel campo della viabilità e dei trasporti € Dott. Marco Castellani 5.939.769,00 1.894.643,00 101.279,00 234.697,00 112.123,00 287.057,00 158.971,00 254.870,00 71.116,00 674.530,00 260,00 260,00 298.570,00 298.570,00 829.121,00 71.783,00 69.712,00 145.870,00 541.756,00 243.403,00 113.873,00 129.530,00 132.020,00 125.824,00 6.196,00 121.674,00 80.359,00 41.315,00 424.975,00 50,0% 77,0% 87,5% 97,1% 90,8% 100,0% 78,9% 85,7% 93,1% 50,8% 100,0% 100,0% 89,8% 89,8% 43,4% 24,2% 32,6% 64,3% 41,7% 29,8% 63,7% 0,0% 15,7% 16,5% 0,0% 27,2% 41,2% 0,0% 35,4% 17,4% 16,6% 12,0% 2,9% 9,2% 0,0% 0,7% 0,0% 6,9% 41,5% 0,0% 0,0% 0,5% 0,5% 41,9% 28,4% 14,4% 7,9% 56,3% 1,5% 2,3% 0,9% 0,8% 0,8% 0,0% 2,1% 3,2% 0,0% 0,0% 6,7% 0,6% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 1,6% 0,0% 0,0% 8,6% 8,6% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 65,8% 27,9% 99,1% 49,7% 47,2% 100,0% 70,7% 55,6% 100,0% 8,3% 25,8% 5,8% 0,5% 0,0% 0,0% 0,0% 20,4% 14,3% 0,0% 6,1% 0,0% 0,0% 1,0% 1,0% 14,7% 47,3% 52,9% 27,8% 2,0% 2,9% 6,1% 0,0% 33,8% 35,5% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 56,3% TOTALE SETTORE TECNICO SETTORE ATTIVITA' ECONOMICHE, CULTURALI E PM previsioni di competenza bilanc. SETTORE AMMINISTRATIVO SPESE SETTORE CONTABILE IL COLLEGAMENTO TRA PEG E BILANCIO DI PREVISIONE DEVE ESSERE COMPLETO 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 7 DEFINIZIONE DEI CENTRI DI COSTO/PEG Figura Apicale Ufficio Segr. Gen.- Protocollo (CDC 1.1) Settore Amministrativo (CDR 1) Ufficio SCALE (CDC 1.2) Ufficio CED-URP (CDC 1.2) Per ciascun ufficio può essere individuato un responsabile diverso da quello di settore •I capitoli devono essere assegnati ai centri di costo in base alla logica del consumo delle “risorse”. Dott. Marco Castellani 8 DEFINIZIONE DEI CENTRI DI COSTO/PEG Settore Sport, Cultura, Pubblica Istruzione, Servizi Sociali (CDR 2) Ufficio Attività Sportive e Turistiche (CDC 2.1) Ufficio Pubblica Istruzione e Attività Culturali (CDC 2.2) Scuola Materna (CDCE 2.2.1) Biblioteca (CDCE 2.2.2) ………….. (CDCE 2.2.3) Ufficio Servizi Sociali (CDC 2.3) Dott. Marco Castellani 9 L’ATTRIBUZIONE DELLE RISORSE •consumo delle “risorse”: concetto propriamente legato alla contabilità economica che, tuttavia, va espresso mediante la contabilità finanziaria del PEG. •In pratica, indipendentemente da chi gestisce la spesa a livello finanziario, questa deve essere ripartita in base alla destinazione economica, a quelle unità organizzative (centri di costo) in cui viene utilizzato il fattore della produzione che rappresenta. Dott. Marco Castellani 10 PEG A MATRICE •Ad esempio, le spese per il personale, a livello di centro di responsabilità, verranno assegnate al responsabile del Settore che ingloba l’Ufficio Personale e Paghe, mentre a livello dei centri di costo, queste verranno attribuite ai centri in cui è assegnato il personale al quale si riferiscono. PEG a MATRICE Dott. Marco Castellani 11 STRALCIO PEG – PARTE FINANZIARIA Settore: Programma: Servizio: CENTRO DI COSTO N° Responsabile del centro di costo: ________B_________ SPESE CORRENTI CODICE CAPITOLO DENOMINAZIONE CAPITOLO PERSONALE Totale Intervento 01 IMPORTO STANZIATO € € € € 300,00 4.000,00 100,00 4.400,00 € € € 2.000,00 1.000,00 3.000,00 € € € € € 200,00 150,00 40.000,00 3.500,00 43.850,00 € € 5.000,00 5.000,00 € € 3.000,00 3.000,00 € € 6.000,00 6.000,00 ACQUISTO DI BENI DI CONSUMO E/O DI MATERIE PRIME Totale Intervento 02 PRESTAZIONI DI SERVIZI Totale Intervento 03 UTILIZZO DI BENI DI TERZI Totale Intervento 04 INTERESSI PASSIVI E ONERI FINANZIARI DIVERSI Totale Intervento 06 IMPOSTE E TASSE Totale Intervento 07 ONERI STRAORDINARI DELLA GESTIONE CORRENTE Totale Intervento 07 € € TOTALE CENTRO DI COSTO N° € Dott. Marco Castellani RESP. di IMPEGNO A.O. OB. Pr. RPP RESP. di IMPEGNO C B A.O. OB. Pr. RPP RESP. di IMPEGNO C D B C A.O. OB. Pr. RPP RESP. di IMPEGNO A A.O. OB. Pr. RPP RESP. di IMPEGNO A A.O. OB. Pr. RPP RESP. di IMPEGNO B A.O. OB. Pr. RPP RESP. di IMPEGNO A.O. OB. Pr. RPP A A A 65.250,00 12 UNA POSSIBILE SEMPLIFICAZIONE RIEPILOGO RESP. di IMPEGNO STANZIAMENTO A € 12.400,00 B € 47.000,00 C € 5.700,00 D € 150,00 TOTALE € 65.250,00 §Il responsabile C, nell’ambito dell’intervento prestazioni di servizi, può accorpare i capitoli di importo € 200 e € 3.500. §Con questa soluzione si può ridurre il numero dei capitoli, aventi efficacia autorizzatoria, §Mediante l’utilizzo degli articoli l’informazione resta inalterata §Nell'esempio sopra esposto si otterrebbe un unico capitolo di € 3.700, il cui dettaglio è costituito da due articoli rispettivamente di € 200 e € 3.500 non aventi efficacia autorizzatoria. EFFICACIA AUTORIZZATORIA PRESTAZIONI DI SERVIZI C € 3.700,00 D € 150,00 B € 40.000,00 € 43.850,00 Dott. Marco Castellani 13 PEG - PARTE DESCRITTIVA – Predisposizione di apposite schede PEG che prevedano l’individuazione delle risorse umane e strumentali per singolo centro di costo. – Individuazione degli obiettivi di sviluppo e di miglioramento / mantenimento mediante l’esplicitazione: – della tempistica (GANTT) – dei risultati attesi – degli indicatori di risultato – delle direttive politiche – delle unità organizzative coinvolte Dott. Marco Castellani 14 LA SCHEDA OBIETTIVO* OBIETTIVO GESTIONALE AFFIDATO AL CENTRO DI COSTO N° _________ Nr. Denominazione Obiettivo: Descrizione sintetica: Nr Descrizione attività Responsabile/i Personale di supporto interno/esterno Tempificazione delle attività Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic 1 2 3 4 5 Indicatori di risultato: Centro di costo collegati: / Direttive politiche: Risultato atteso Progr.-Prog. di riferimento: Progr. Capitoli di riferimento: * Nostro adattamento da Foschi, Morri, Tagliabue, Il piano esecutivo di gestione, Maggioli Dott. Marco Castellani 15 PEG - PARTE DESCRITTIVA: L’ATTIVITA’ ORDINARIA –Individuazione degli obiettivi di attività ordinaria mediante l’esplicitazione: –delle “macro” attività riferite ad ogni area/settore; –delle “micro” attività che compongono le “macro” attività di cui sopra; –degli addetti alle singole attività; –di parametri che consentano il monitoraggio delle attività prevalenti relativi all’anno anteriore a quello di riferimento; –del tempo dedicato da ogni addetto alla “macro” attività Dott. Marco Castellani 16 STRALCIO PEG: PARAMETRI - INDICATORI Si distingue tra INDICATORI DI EFFICACIA FORMULA SIGNIFICATO n. posti disponibili popolazione 3-6 anni X 100 domande presentate popolazione 3-6 anni X 100 domande accolte domande presentate X 100 n. iscritti popolazione 3-6 anni X 100 n. iscritti personale didattico INDICATORI DI QUALITÀ INDICATORI DI ECONOMICITÀ E DI EFFICIENZA GESTIONALE Dott. Marco Castellani Misura l'offerta di posti Misura la domanda espressa Misura il grado di accoglimento della domada espressa Misura il grado di copertura del servizio Misura il personale didattico per ogni iscritto media presenze a marzo iscritti a ottobre X 100 Misura il livello di soddisfazione dell'utenza entrate da utenza costo totale X 100 Misura la copertura dei costi con le entrate da utenza entrate totali costo totale Misura la copertura dei costi con le entrate totali costo totale totale presenze Misura il costo unitario per giornata di presenza 17 IL SISTEMA DEGLI INDICATORI • Gli indicatori di efficienza sono dati dal rapporto input/output dove input è un costo. • Gli indicatori di produttività sono dati dal rapporto output/input dove l’input misura la il fattore “risorse umane” (ore/uomo). • Gli indicatori di efficacia misurano la capacità dell’ente di soddisfare l’utenza. • Gli indicatori di qualità solo legati ad indagini di customer satisfaction • Un suggerimento: costruire una banca dati di indicatori integrata per tutto l’ente!!!! Dott. Marco Castellani 18 VALUTAZIONE SINTETICA – QUALITA’ N. OSSERVAZIONI: 181 59,12% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 22,10% 11,60% 6,63% 10,00% 0,55% 0,00% ottima buona discreta sufficiente insufficiente Ritiene che il servizio trasporto scolastico offerto sia di qualità: FATTORE SPECIFICO FATTORE DIMENSIONE DENOMINAZIONE SPECIFICO DELLA QUALITA' RISULTATI RISULTATI DESIDERABILITA' Sicurezza guida Sicurezza fermate Sicurezza scuolabus Comportamento autisti Puntualità Capacità gestione emergenze Pulizia scuolabus Attenzione del Comune Comodità scuolabus Adeguatezza tariffa Modulistica Tempi di risposta Comportamento addetti Comunicazioni Orari ufficio TIPOLOGIA tecnico tecnico tecnico tecnico tecnico tecnico tecnico "politico" tecnico economico amministrativo amministrativo amministrativo amministrativo amministrativo competenza aspetti tangibili aspetti tangibili cortesia affidabilità affidabilità aspetti tangibili comprensione aspetti tangibili credibilità comunicazione capacità di risposta cortesia comunicazione accesso (valore modale) sicura sì sicuri sì, abbastanza sempre buona buona buona buona adeguata di facile compilazione brevi cortesi di facile comprensione abbastanza comodi (frequenza%) 65,19% 90,45% 61,93% 56,32% 50,00% 47,34% 45,76% 58,19% 57,06% 55,62% 98,25% 90,97% 64,74% 99,42% 72,41% (posizione ranking) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Dott. Marco Castellani FATTORE SPECIFICO FATTORE SPECIFICO FATTORE SPECIFICO 19 CONTABILITA’ ECONOMICA Quale contabilità economica? • Il Legislatore non ha imposto alcun vincolo agli enti per la tenuta della contabilità generale, ma richiede solamente di giungere alla redazione del conto economico e del conto del patrimonio mediante un prospetto di conciliazione (metodo minimale) attraverso il quale si possa ricostruire il dato economico patrimoniale partendo dagli impegni e dagli accertamenti del conto del bilancio. • Nella prassi si riscontrato altri due metodi: Nella prassi si sono diffusi altri due metodi: – Metodo integrato (più diffuso poiché “meno oneroso”) – Metodo parallelo (più “corretto”) Dott. Marco Castellani 20 La Commissione Europea ha concluso nel 2005 il progetto pilota per l’adozione degli IPSAS emanati dal PSC dell’IFAC (International Federation Accountants) tramite l’applicativo SAP. L’IFAC si costituisce nel 1977 ed è l’organismo rappresentativo della professione contabile a livello mondiale: · Si occcupa di: · 1. 2. Formazione Etica 3. 4. Revisione Contabilità Direzionale 5. Settore Pubblico L’IFAC, tramite la PSC insediatasi nel 1996 si occupa di: 1. Emanare gli Standards) 2. Intervenire nelle problematiche e nei lavori delle altre commissioni dell’IFAC concernenti le Aziende pubbliche. Dott. Marco Castellani IPSAS (International Pubblic Sector Accounting 21 L’ambito di applicazione degli IPSAS che si basano sugli IFRS (principale critica sollevata dalla dottrina italiana) riguarda il settore pubblico, inteso come: 1. 2. 3. 4. Stati Nazionali; Enti territoriali subordinati (stati federali, circoscrizioni,…) Enti locali Altre divisioni o aziende pubbliche Le aziende pubbliche (soggetto economico pubblico), con forma giuridica privatistica, sono sottoposte agli IFRS. Nei documento “Postulati” dei principi contabili dell’Osservatorio si richiamano i principi contabili dell’osservatorio e il Framework degli IPSAS. Dott. Marco Castellani 22 • Nel nostro ordinamento una prima apertura ai principi contabili internazionali è avvenuta con il Disegno di Legge di accompagnamento del Decreto Legge n. 35/2005 licenziato dal CM in data 11/03/2005 e poi convertito con la L. n. 80/2005. L’art. 7 del disegno prevede che il governo provveda ad uniformare l’ordinamento contabile degli enti pubblici mediante un sistema unitario di principi contabili: – per la redazione e la revisione del bilancio di previsione e del rendiconto generale; – per la iscrizione e la valutazione degli elementi patrimoniali in relazione all’evoluzione delle tecniche contabili e delle fonti normative, incluso il processo di omologazione nel sistema giuridico nazionale dei principi contabili internazionali se ed in quanto applicabili agli enti ed organismi pubblici. • [1] Per seguire l’attività del PSC e seguire l’evoluzione degli exposure draft si veda il sito: http://www.ifac.org/PublicSector/. – Principi contabili internazionali per il settore pubblico EGEA – ISBN 88238-3040-0 Dott. Marco Castellani 23 Al momento gli IPSAS sono 21 (ne stanno elaborando dei nuovi) di cui 20 “accrual basis” e 1 “cash basis”. Nessuno secondo la competenza finanziaria!!!! I postulati sono i “tradizionali”: Going concern aziendale; Faithful presentation Comprensibilità Significatività Attendibilità (substance over form) Comparabilità PRO ACCRUAL Consente di avere info per valutazioni di tipo economico Consente di avere info per effettuare politiche fiscali Più comprensibile ai privati PRO CASH Conservazione logica autorizzatoria È più semplice e oggettivo Dott. Marco Castellani 24 IL PIANO DEI CONTI E IL PIANO DEI CAPITOLI – ARTICOLI Dott. Marco Castellani 25 IL COLLEGAMENTO TRA CAPITOLI – ARTICOLI E PIANO DEI CONTI Il SIOPE è una opportunità o una problematica? Dott. Marco Castellani 26 LE CAUSALI CONTABILI E LA SCELTA DEL MOMENTO DI RILEVAZIONE CONTABILE • Una corretta gestione ed implementazione delle causali contabili permette di registrare in modo univoco ed immediato il fatto gestionale sia sotto il profilo della CO.FI che sotto quello della CO.GE • La causale contabile consente la generazione della scrittura in partita doppia di CO.GE in relazione alle informazioni che la CO.FI mette a disposizione; • Non sempre è possibile gestire automaticamente questo passaggio, a volte si rende necessario un intervento manuale. (è comunque vero che una corretta gestione delle causali contabili riduce sensibilmente detti interventi manuali). Dott. Marco Castellani 27 LE SCRITTURE IN CONTABILITÀ GENERALE Dott. Marco Castellani 28 • Data la finalità dell’azienda ente locale è opportuno chiedersi se l’informazione sintetica della contabilità generale fornisca qualche informazione utile. • Inoltre, vigente l’attuale ordinamento contabile, c’è da chiedersi se per compilare i prospetti di conto economico, conto del patrimonio e prospetto di conciliazione sia “conveniente” adoperarsi per introdurre un sistema di contabilità generale (parallelo o integrato) con la contabilità finanziaria. • L’informazione economica diventa rilevante quando è relativa all’attività poste in essere dall’ente. • È opportuno introdurre la contabilità analitica. Dott. Marco Castellani 29 IL PIANO DEI CENTRI DI COSTO • 1. I centri di costo sono considerati in dottrina la tipologia basilare dei centri di responsabilità, dove per centro di responsabilità si intende un’unità organizzativa guidata da un “capo” che ha l’autorità di governare le risorse che gli sono state assegnate e che è responsabile del raggiungimento di un obiettivo predefinito. 2. I centri di responsabilità possono essere: • Centri spesa • Centri di costo • Centri di ricavo • Centri di profitto • Centri di investimento Le problematiche discendenti dal Bilancio / PEG Dott. Marco Castellani 30 LE ANALISI DI CONVENIENZA ECONOMICA • È necessario porsi le seguenti domande: Come procedere sotto il profilo organizzativo ed informativo ai fini della realizzazione di attività di valutazione di convenienza economica comparata tra più servizi? 1. Quali sono le informazioni di costo da ritenersi rilevanti ai fini della suddetta analisi comparativa? 2. Nel caso in cui l’ente dovesse affrontare il problema di possibile estensione del servizio pubblico a particolari fasce di potenziali utenti, quali sono le informazioni di costo rilevanti? Dott. Marco Castellani 31 • Si premette che ogni decisione in merito alla eventuale esternalizzazione di un determinato servizio pubblico, conseguente al trasferimento ad altri soggetti esterni all’amministrazione, dell’attività di governo aziendale, implica una preventiva scelta di tipo politico, a cui si può arrivare in seguito ad alcune situazioni gestionali non propriamente soddisfacenti, quali, ad esempio, le seguenti: 1. l’esigenza di porre a termine alle gestioni in perdita (a volte sospinti dalle limitazioni imposte dal patto di stabilità; 2. parallelamente la volontà di migliorare le condizioni quantiqualitative del servizio erogato; 3. la possibilità di reperire nuove fonti di finanziamento (in altri termini, il “prezzo” che viene incassato); 4. la necessità di sviluppare nuovi investimenti, senza tuttavia disporre delle relative risorse. Dott. Marco Castellani 32 Quali informazioni di costo sono necessarie? • Si tratta in particolare di costi sostenibili in più o in meno, rispetto ad un’ipotesi di base (solitamente la continuità dell’attuale assetto delle combinazioni aziendali) nell’assunzione di una particolare decisione di cambiamento della struttura aziendale. • I costi differenziali non solo solamente di tipo variabile, ma anche costanti (nel breve periodo). • L’utilità dei costi differenziali consiste nell’individuare le categorie e gli elementi di costo modificabili per effetto di decisioni da prendere: decisioni non solo legate alle variazioni di volume produttivo entro determinati limiti di capacità data, ma anche connesse con ipotesi di eventuali cambiamenti strutturali. Dott. Marco Castellani 33 Quali informazioni di costo sono necessarie? Costi differenziali (rilevanti) • Nell’ambito dei costi differenziali assumono importanza i costi di transazione. • Si tratta di costi legati alla struttura organizzativa e sono rilevanti in caso di decisioni di make or buy. • Tipologia di costi di transazione 1. Ricerca 2. Negoziazione 3. Controllo e regolazione Con l’analisi dei costi differenziali si valutano gli aspetti quantitativi. Non vanno ignorati però gli aspetti qualitativi. Esempio: Asili Nido, gestione del passaggio ad un sistema di sostituzione degli insegnanti a rapporto Dott. Marco Castellani 34 Marco Castellani, Ph.D. Dottore Commercialista - Revisore Legale e-mail: [email protected] Dott. Marco Castellani 35