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Servizio di ufficio stampa e ricerca sponsor per gli eventi:
Fiera Internazionale del Tartufo Bianco d’Alba e Il Magico Paese di Natale
L’Ente Fiera Nazionale del Tartufo (con sede in Piazza Risorgimento, 1 – 12051 ALBA (CN) – P.IVA e CF:
02945590046 – web: www.fieradeltartufo.org) e l’Associazione Culturale Generazione (con sede Piazza
Vittorio Emanuele II° 2 - 12040 Govone (CN) - P.IVA 03172380044 C.F. 90040950041- web:
www.magicopaesedinatale.com), di seguito indicati come Enti organizzatori, intendono individuare
congiuntamente un’agenzia fornitrice del servizio di ufficio stampa e un’agenzia di ricerca sponsor per gli
eventi Fiera Internazionale del Tartufo Bianco d’Alba e Il Magico Paese di Natale.
I servizi e le attività richiesti sono espressi nel presente capitolato.
Premessa
Il turismo autunnale in Langhe e Roero è un fenomeno che interessa un pubblico internazionale in costante
ascesa, con un ritorno di immagine per tutto il territorio testimoniato da un forte attenzione da parte di molti
media italiani e stranieri.
Le due manifestazioni di maggiore interesse sono la Fiera Internazionale del Tartufo Bianco d’Alba e Il Magico
Paese di Natale, organizzate rispettivamente nei mesi di ottobre e novembre e da fine novembre a inizio
gennaio di ogni anno.
L’obiettivo degli Enti organizzatori è accrescere la visibilità nazionale e internazionale dei due eventi al fine
di migliorarne il posizionamento di mercato, aprire nuovi fronti di comunicazioni sia per mercato sia per
tipologia di prodotto, far crescere del 20% in tre anni la spesa media del visitatore, aumentare del 20% in tre
anni il tasso di occupazione delle strutture ricettive del territorio.
Uno degli strumenti che gli Enti organizzatori intendono attivare è un’azione di comunicazione professionale
e innovativa, con un complesso di azioni strategiche, tra cui le sponsorizzazioni, volte al mercato interno e
all’Europa.
Si invitano le imprese interessate a valutare l’attività descritta nel presente capitolato e a predisporre il
progetto con relativo preventivo entro il 27 luglio 2016, secondo le indicazioni previste al punto 3. (Tempi e
modalità di presentazione delle offerte) del presente capitolato.
Il presente invito non è vincolante per gli Enti organizzatori.
1. Ufficio Stampa
1.1. Servizio richiesto
L’attività in oggetto è riferita allo svolgimento congiunto del servizio di sviluppo e gestione delle attività di
ufficio stampa finalizzato alla comunicazione, promozione e valorizzazione turistica delle manifestazioni Fiera
Internazionale del Tartufo Bianco d’Alba e Il Magico Paese di Natale congiuntamente per il triennio 2016 –
2017 – 2018.
Il servizio riguarda nello specifico le attività di:
a. Supporto agli Enti organizzatori per lo sviluppo di una pianificazione per la promozione nazionale e
internazionale degli eventi.
Gli Enti organizzatori dovranno essere supportati nella definizione di una pianificazione verso e
durante l’evento per l’individuazione e lo sviluppo delle azioni strategiche per la comunicazione, la
definizione di una scaletta temporale di azioni verso i media, la realizzazione delle azioni integrate
negli eventi.
b. Individuazione delle strategie di comunicazione nazionale e internazionale e degli strumenti, delle
forme e dei supporti con cui realizzarle.
L’agenzia che sarà individuata dovrà definire una strategia di comunicazione articolata per azioni
adeguatamente descritte e programmate. Ogni azione dovrà essere riassunta in una scheda tecnica
condivisa e approvata dagli Enti organizzatori e corredata di ogni modalità di sviluppo e interazioni
con i relativi uffici di riferimento.
c. Attività di informazione istituzionale e promo-commerciale diretta ai media
Come manifestato in premessa, l’obiettivo è incrementare la commercializzazione territoriale
attraverso gli eventi, quindi l’informazione istituzionale dovrà essere funzionale e orientata alla
crescita delle vendite del sistema turistico territoriale. L’offerta e la successiva realizzazione delle
attività dovranno esplicitamente evidenziare tecniche e modalità di perseguimento di tale obiettivo.
d. Organizzazione di conferenze stampa e eventi dedicati ai media nazionali e internazionali.
L’offerta dovrà contenere il progetto di comunicazione con esplicito riferimento alle conferenze
stampa e agli eventi creati a misura di media, sia sul territorio di Langhe e Roero sia all’esterno.
L’offerta dovrà ipotizzare i concept degli eventi alternativi o complementari alle conferenze stampa.
Il target non comprende i media locali.
e. Supporto nell’organizzazione di viaggi stampa per giornalisti nazionali e internazionali durante gli
eventi
L’Agenzia dovrà concordare con gli Enti organizzatori il numero, la tipologia e le modalità esecutive
dei viaggi stampa. Inoltre dovrà occuparsi di: individuare, contattare e gestire i rapporti con i
giornalisti che effettueranno i viaggi stampa. Per viaggio stampa si dovrà intendere ogni declinazione
di evento/iniziativa dedicato/a esclusivamente alla stampa e/o a web influencer e/o a portatori di
interesse da concertare con gli organizzatori. Ogni azione sarà concertata con gli Enti organizzatori e
autorizzata formalmente.
f.
Presenza di un referente in loco per la gestione dei giornalisti durante gli eventi ai punti d. ed e.
g. Rassegna stampa e controvalore pubblicitario
Le attività sopra esposte dovranno produrre un controvalore pubblicitario a partire dal primo anno e da
incrementarsi negli anni successivi al primo:


per la Fiera Internazionale del Tartufo Bianco d’Alba superiore a euro 4.000.000 (quattromilioni/00)
così suddiviso:
 € 3.050.000,00 (tremilionicinquantamila/00) carta stampata (nazionale, internazionale)
 € 850.000,00 (ottocentocinquantamila/00) euro Tv e radio (nazionali, internazionali)
 € 100.000,00 (centomila/00) siti internet, social (nazionale, internazionale)
per il Magico Paese di Natale superiore a euro 1.045.000,00 (unmilionequarantacinquemila/00) così
suddiviso:
 € 700.000,00 (settecentomila/00) carta stampata nazionale (da sviluppare l’internazionale)
 € 300.000,00 (trecentomila/00) Tv nazionali (da sviluppare l’internazionale)
 € 15.000,00 (quindicimila/00) radio nazionale (da sviluppare l’internazionale)
 € 30.000,00 (trentamila/00) siti internet, social nazionale (da sviluppare l’internazionale)
Si ritiene necessario esplicitare che l’aspettativa del committente è individuare un fornitore che abbia un
ruolo attivo anche nella strutturazione dei due eventi oggetto del bando, in un’ottica di ridefinizione
strategica dei concept mirata ad una più efficace azione verso i media e i potenziali influencer.
Allo stesso modo il contratto impegnerà il fornitore a raggiungere obiettivi convenuti con gli Enti
organizzatori, che potranno determinare il recesso del contratto ove non fossero raggiunti.
1.2. Durata e modalità di svolgimento del servizio
Il servizio è affidato a far data dalla stipula del contratto (indicativamente 4 agosto 2016) al 31 gennaio 2019.
Il servizio sarà svolto dalla Agenzia aggiudicataria, in completa autonomia, sulla base delle indicazioni fornite
dagli Enti organizzatori con i quali saranno svolti periodici incontri e riunioni e comunque ogni qual volta
necessari e richiesti dalle parti.
La Pianificazione di cui al punto 1.1.a dovrà seguire i seguenti principi:
a. riguardare i lavori per tutta la durata del progetto e altresì comprendere una pianificazione di
dettaglio delle scadenze a breve (con riferimento alle annualità 2016-2017-2018); la pianificazione
dovrà descrivere in modo puntuale le attività da svolgere, i tempi, le scadenze, i soggetti/fornitori
coinvolti, il coordinamento dei soggetti/fornitori, ecc.
b. in caso di modifica delle attività si dovrà rivedere la pianificazione, e questa dovrà essere condivisa
con tutti i soggetti interessati.
L’Agenzia aggiudicataria potrà prestare il suo servizio senza costi aggiuntivi anche in collaborazione con Enti
diversi dai committenti qualora ciò fosse utile per lo sfruttamento di potenziali sinergie e di economie nei
costi.
L’Agenzia aggiudicataria non potrà cedere il contratto, mentre potrà ricorrere al subappalto alle seguenti
condizioni congiuntamente:
a) a seguito di preventiva comunicazione da parte dell’Aggiudicatario ai Committenti e di apposita
autorizzazione fornita dai Committenti stessi congiuntamente,
b) nei limiti del 50% dell’importo del Contratto oppure relativamente ad attività di Ufficio Stampa da
svolgersi in mercati esteri,
c) nel Contratto di subappalto dovrà essere espressamente previsto che il subAffidatario è tenuto al
rispetto ed alla completa osservanza di tutte le disposizioni cui è tenuto l’Affidatario nei confronti
dei Committenti; diversamente l’Affidatario assumerà su di sé ogni rischio derivante dalla privata
contrattazione con il subAffidatario,
d) i pagamenti relativi alle prestazioni svolte dal subAffidatario verranno effettuati dall’Affidatario che
dovrà trasmettere al Committente, entro venti giorni dalla data di ciascun pagamento effettuato,
copia delle fatture quietanzate con l’indicazione delle ritenute a garanzia.
I servizi in oggetto al punto 1.1 non costituiscono in alcun caso diritto di esclusiva per l’Agenzia aggiudicataria.
1.3. Importo del Servizio
L’importo del servizio è di Euro 180.000,00 (centottantamila/00) oltre IVA, suddiviso su tre annualità (20162017-2018) per l’importo di euro 60.000,00 (sessantamila/00) ad annualità.
1.4. Modalità di liquidazione
L’importo del servizio sarà liquidato con rate di importo pari alla fattura (fatturazione a cadenza trimestrale
posticipata) a mezzo bonifico bancario (30 gg D.F.F.M.), su presentazione di regolari fatture e a seguito della
presentazione di dettagliate relazioni.
1.5. Redazione dell’offerta
L’offerta dovrà includere:
a. Il curriculum/portfolio dell'agenzia che attesti il possesso di adeguati requisiti in ordine alla
esperienza, alla professionalità, alla organizzazione e dalla qualità attesta da un documento
illustrativo delle linee guida del progetto di comunicazione e di promozione che si intende sviluppare
e con particolare riferimento ai servizi svolti per enti pubblici, in particolare i servizi svolti negli ultimi
tre anni.
b. La modalità organizzativa del servizio all’estero, evidenziando le esperienze maturate, direttamente
o attraverso eventuali partner coinvolti nell’offerta nei seguenti Paesi: Svizzera, Germania, Francia,
Usa. Per ogni Paese dovrà essere indicato, l’eventuale partner e il relativo curriculum.
c. Il progetto di organizzazione per lo svolgimento del servizio richiesto con indicazione dei requisiti
professionali degli addetti referenti e le modalità di intervento in caso di richieste urgenti.
d. Le linee guida del progetto di comunicazione e di promozione degli eventi, della realizzazione delle
conferenze stampa e degli eventi media, dell’organizzazione dei viaggi stampa.
1.6. Aggiudicazione dell’offerta
L’affidamento del servizio avverrà sulla base del giudizio di apposita commissione che opererà in totale
autonomia secondo un processo decisionale che non sarà soggetto alla normativa sugli affidamenti pubblici,
essendo sia gli Enti organizzatori sia le risorse impiegate di natura privata.
La commissione valuterà tutte le esperienze comprovate dai partecipanti, i progetti e le azioni proposte, così
come richiesto ai punti 1.1. (Servizio richiesto), 1.2 (Durata e modalità di svolgimento) e 1.5 (Redazione
dell’offerta).
1.7. Elementi del rapporto di fornitura servizio
I rapporti tra gli Enti organizzatori e l’Agenzia aggiudicataria saranno disciplinati da appositi contratti di
affidamento servizio fino a concorrenza dello stanziamento indicato al punto 1.3 ripartito in quote (anche di
diverso valore) a carico di ciascun Ente organizzatore, in relazione alle azioni previste nella pianificazione di
cui al punto 1.1.
I contratti verranno stipulati con gli Enti organizzatori attraverso scrittura privata nel quale saranno esplicitati
oneri e diritti delle parti.
2. Ricerca sponsorizzazioni
2.1. Servizio richiesto
Attività di ricerca di sponsorizzazioni per gli eventi Fiera Internazionale del Tartufo Bianco d’Alba e Il Magico
Paese di Natale, relativi gli anni 2016-2017-2018, realizzati dagli Enti Organizzatori di cui in premessa.
I soggetti che verranno individuati come sponsor avranno come obbligazione principale sponsorizzazioni:
 di natura finanziaria (sotto forma di erogazione economica);
 di natura tecnica (erogazione diretta di servizi o fornitura di carattere materiale);
 mista (in parte finanziaria e in parte tecnica)
In sede di contrattualizzazione con l’Aggiudicatario, l’Affidatario potrà escludere alcune categorie
merceologiche o brand incompatibili con sponsor già contrattualizzati.
2.2. Durata e modalità di svolgimento del servizio
Il servizio è affidato a far data dalla stipula del contratto (indicativamente 4 agosto 2016) al 31 gennaio 2019.
Il servizio di ricerca sponsorizzazione sarà svolto dall’agenzia aggiudicataria, previa autorizzazione e in base
alle indicazioni fornite dagli Enti organizzatori con i quali saranno svolti periodici incontri e riunioni e
comunque ogni qual volta necessari e richiesti dalle parti.
I servizi oggetto della presente trattativa non costituiscono in alcun caso diritto di esclusiva per
l’aggiudicatario.
2.3. Importo riconosciuto per il Servizio
Per l’attività di cui al punto 2.1 (Servizio richiesto) si prevede il riconoscimento all’aggiudicatario di una
commissione sull’importo della sponsorizzazione raccolta con le seguenti percentuali applicate per scaglioni
di importi:



10% sul primo scaglione fino a euro 30.000,00 (trentamila/00);
15% sul secondo scaglione da euro 30.000,01 (trentamila/01) fino a euro 100.000,00
(centomila/00);
20% sul terzo scaglione oltre euro 100.000,01 (centomila/01).
A titolo esemplificativo, ad una raccolta di 120.000,00 euro corrisponderà un corrispettivo di 17.500,00
euro così determinato:
 3.000,00 euro sul primo scaglione,
 10.500,00 euro sul secondo scaglione,
 4.000,00 euro sul terzo scaglione.
2.4. Modalità di liquidazione
L’importo del servizio sarà liquidato con rate di importo pari alla fattura (fatturazione a cadenza trimestrale
posticipata) a mezzo bonifico bancario (30 gg D.F.F.M.), su presentazione di regolari fatture e a seguito della
presentazione di dettagliata relazione contenente i dettagli individuati al punto 2.5 (Aggiudicazione
trattativa).
2.5. Aggiudicazione della trattativa
L’affidamento del servizio avverrà sulla base del giudizio di apposita commissione che opererà in totale
autonomia secondo un processo decisionale che non sarà soggetto alla normativa sugli affidamenti pubblici,
essendo sia gli Enti organizzatori sia le risorse impiegate di natura privata. La commissione valuterà tutte le
esperienze comprovate dai partecipanti, i progetti e le azioni proposte.
In linea generale la valutazione terrà conto della:
 organicità e integrazione tra eventi e promozione dello sponsor;
 convenienza economica in termini di valore della partecipazione dello sponsor;
 durata della sponsorizzazione offerta in rapporto agli strumenti di programmazione economico-finanziaria
degli Enti organizzatori;
 modalità di sponsorizzazione e apporto stimato alla realizzazione del progetto e/o dell'attività.
2.6. Redazione dell’offerta
L’offerta dovrà includere:
a. Il curriculum dell'agenzia che attesti il possesso di adeguati requisiti in ordine all’esperienza, alla
professionalità, all’organizzazione e dalla qualità attesta da un documento illustrativo delle linee
guida del progetto di comunicazione e di promozione che si intende sviluppare e con particolare
riferimento ai servizi svolti per enti pubblici attestato dalla produzione del curriculum che dovrà
dettagliare in particolare i servizi svolti negli ultimi tre anni.
b. La modalità organizzativa del servizio.
c. Il progetto per lo svolgimento del servizio richiesto con indicazione dei requisiti professionali degli
addetti referenti.
2.7. Elementi del rapporto di fornitura servizio
I rapporti tra gli Enti organizzatori e l’Agenzia aggiudicataria saranno disciplinati da appositi contratti di
affidamento incarico a carico di ciascun Ente organizzatore attraverso scrittura privata nel quale saranno
esplicitati oneri e diritti delle parti.
3. Tempi e modalità di presentazione delle offerte
Le Agenzie interessate dovranno presentare la propria offerta entro le ore 16.00 del giorno 27 luglio via PEC
all’indirizzo: [email protected] (mail non superiore ai 100 MB)
Ogni quesito per chiarimenti o specificazioni potrà essere presentato via mail all’indirizzo
[email protected] e sarà pubblicato con la relativa risposta nella sezione FAQ reperibile sui siti web:
- www.fieradeltartufo.org
- www.magicopaesedinatale.com
È comunque previsto un incontro plenario tra gli Enti organizzatori e gli interessati il giorno 21 luglio 2016
alle ore 10.00 presso la sede operativa dell’Ente Fiera Nazionale del Tartufo in Piazza Medford, 3 – 12051
Alba (CN). All’incontro seguirà l’aggiornamento delle FAQ
In data 1 agosto 2016 è previsto in incontro con le Agenzie aggiudicatarie dei servizi ai punti 1. (Ufficio
stampa) e 2. (Ricerca sponsorizzazioni).
In data 4 agosto 2016 è prevista la stipula del contratto in cui verranno esplicitati oneri e diritti delle parti.
Gli aggiudicatari dovranno considerarsi operativi a far data dal giorno successivo alla stipula del contratto.