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Manuale Best practice
Realizzare il vostro progetto in modo semplice e sicuro
Godetevi Drooms!
Parlando di noi
La Best Practice contiene
alcuni suggerimenti
essenziali per la
digitalizzazione dei
documenti e per la loro
indicizzazione.
Drooms è la data room virtuale del gruppo Drooms. La piattaforma digitale di
comunicazione consente l’accesso in massima sicurezza a documenti riservati
e la condivisione con soggetti terzi esterni all’azienda. Il nostro pacchetto di
software e servizi concentra oltre 10 anni di know-how e tutta l’esperienza
accumulata con migliaia di progetti realizzati nel settore immobiliare, nella
finanza d’impresa, nel campo delle scienze naturali e dei servizi legali e
all’impresa. La nostra squadra trova di volta in volta insieme al cliente le
soluzioni su misura per lo specifico progetto settoriale.
Desideriamo condividere le nostre esperienze con voi, ottimizzando, con l’aiuto
di questo breve manuale, la creazione della vostra data room virtuale. Seguite
scrupolosamente le istruzioni di seguito riportate per una realizzazione puntuale
e conveniente della vostra data room virtuale.
MANUALE BEST PRACTICE
Ulteriori informazione sulla gestione dei dati in www.drooms.com
Preparazione di cartelle e documenti
Cartelle e documenti fisici
Per ottenere il miglior risultato possibile durante il processo di scannerizzazione,
è necessario preparare la documentazione attenendosi alle seguenti indicazioni:
I vostri documenti riservati sono
digitalizzati esclusivamente da
personale Drooms addestrato
Per separare i documenti all’interno di una cartella utilizzare le linguette di
separazione e annotarvi la relativa voce di indice
Per accelerare il processo di scannerizzazione evitare l’uso dei seguenti
materiali: Documenti rilegati, punti metallici, graffette, clip multiuso, strisce
adesive, Post-It, fogli separatori
I documenti rilegati potrebbero aumentare sensibilmente il tempo richiesto
per la scannerizzazione della vostra documentazione. Se possibile,
fotocopiateli prima su fogli sciolti.
Documenti elettronici
I documenti elettronici possono essere inviati a Drooms su CD-ROM, DVD, SFTP
oppure via e-mail. Per garantire l’integrità dei dati è necessario rispettare i
seguenti criteri:
I formati di file più comuni (per es.,
PDF, immagini, file MS Office)
possono essere visualizzati
direttamente in Drooms. Tutti gli
altri file verranno resi disponibili per
FILE EXCEL
Per i file Excel, impostare correttamente tutte le aree di stampa
Salvare i file Excel in formato PDF prima di caricare i documenti (a meno che
non sia necessario l’utilizzo delle funzioni Excel)
lo scaricamento da parte degli
utenti.
SCANNERIZZAZIONE DEI FILE
Per la digitalizzazione dei documenti solitamente è più che sufficiente una
risoluzione massima di 200 DPI
Le scannerizzazioni a colori andrebbero eseguite solo per i documenti che
realmente necessitino di una tale rappresentazione dati
In generale, per il processo di scannerizzazione sarebbe opportuno puntare a
dimensioni di file ridotte
ULTERIORI CONSIGLI
I documenti elettronici non possono essere protetti da password
Per garantire la loro assegnazione all’interno del data room, tutti i documenti
elettronici devono essere denominati come da relativa voce di indice
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Creazione della data room
Creazione della data room tramite importazione di
cartelle e file
Vi sono vari modi per impostare la data room. Uno tra questi prevede di
effettuare l’upload dei file e delle cartelle in Drooms, che consente di importare
nella vostra data room una struttura di dati già presente nel vostro computer.
Cartelle e file sul PC vanno disposti
con la suddivisione che si desidera
avere nella data room
ORGANIZZAZIONE DEI FILE E DELLE CARTELLE
Per ottenere la suddivisione desiderata è necessario tenere un’adeguata
dicitura alfabetica o numerica delle cartelle e dei file
Ogni numero di indicizzazione può essere assegnato ad un solo documento o
cartella
Prima di eseguire l’upload eliminare tutti i file di sistema non necessari (per
es., Thumbs.db o i file temporanei di Office)
UPLOAD DEI DOCUMENTI
Se possibile, cercare di salvare i documenti in una directory locale del vostro
computer. Questo vi consentirà di sfruttare la massima velocità di
connessione possibile.
La dimensione massima per singolo file è di 600 MB
Con la funzione "import" si possono aggiungere cartelle e file alla data room
in qualsiasi momento
Impostazione tramite una tabella Excel
Potrete anche creare la data room servendovi di un’indicizzazione predefinita.
Per poterlo fare dovrete assegnare a tutti i files e cartelle i numeri di
indicizzazione servendovi di un documento Excel.
IL FILE EXCEL
La colonna A riporta il numero di indice. La colonna B contiene la descrizione,
la riga 1 riporta la relativa denominazione di colonna
Un indice si compone di numeri positivi interi. Le singole cifre vanno separate
da un punto (es.: 2.1.1).
Per la definizione dei livelli di indice è opportuno evitare l’uso di numeri
romani, lettere o zeri
La descrizione dell’indice può avere fino a un massimo di 400 caratteri
E’ opportuno evitare le interruzioni di pagina come anche colonne e righe
vuote
Esempio di un indice di Excel.
CONVENZIONE PER L’ASSEGNAZIONE DEI NOMI AI FILE
Nell’assegnare i nomi ai file è necessario indicare nel nome del documento il
numero dell’indice, che va posto davanti al nome del documento, separandolo
con uno spazio vuoto (es.: 1.1.4 Property.pdf). Il nome del documento può
anche comporsi del solo numero di indice (es.: 1.1.4.pdf).
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Ulteriore assistenza nella gestione del progetto
Per noi è importante rendere trasparente al cliente la nostra offerta di servizi.
Oltre ai servizi standard di gestione del progetto, possiamo offrire, con un
supplemento di prezzo (indicato in offerta), quanto segue.
I nostri orari standard sono da
Gestione del progetto fuori degli orari d’ufficio o consulenze individuali del
lunedì a venerdì, dalle ore 8:00 alle
vostro Rappresentante dell’assistenza ai clienti (CSR)
20:00 (fuso orario Europa centrale)
Elaborazione dei fogli di lavoro Excel non preformattati per la stampa
Ridenominazione dei documenti elettronici o integrazione dell’indice con
informazioni acquisite dall’originale
Divisione, unione o integrazione di documenti
Ridenominazione di voci di indice e documenti
Step operativi preliminari in caso di files originali non idonei
Riorganizzazione della data room in caso di variazioni dell’indice a posteriori
da parte del cliente.
Ordine di dischi di Backup della data room
Dal momento dell''ordine dei dischi i tempi di consegna sono di 48 ore per la
Germania e di 72 ore per il resto d'Europa.
Generalmente gli ordini vengono elaborati, e i dischi consegnati, solo nei
giorni feriali (dal lunedì al venerdì). Con eccezione per progetti di grandi
dimensioni o per ordini di un grosso numero di dischi. In tal caso i tempi di
consegna possono variare ed il tuo CSR ti contatterà in merito.
Per le consegne provenienti dalla Svizzera ti preghiamo di informaci almeno
72 ore prima in quanto la gestione dei dati e le procedure per la preparazione
richiedono tempi più lunghi.
Altre domande?
Per qualsiasi altra domanda contattate il vostro
Customer Service Representative (CSR).
Oppure scrivete direttamente al nostro
supporto clienti [email protected]
* 9 euro cent/min. dalle linee fisse in Germania, max. 42
euro cent/min. da reti mobili tedesche. Le tariffe
internazionali sono diverse.
Il nostro team è a vostra disposizione per rispondere alle vostre
domande.
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Requisiti di sistema consigliati
WINDOWS
Windows XP SP2, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows 7, 8
Processore da almeno 1.4 GHz
Minimo 512 Megabyte (MB) di memoria operativa
Minimo 200 Megabyte (MB) di spazio sul disco fisso
Per la registrazione e installazione di Drooms è adatto uno qualsiasi dei
browser conosciuti
Le porte standard 80 (http) e 443 (https) devono essere aperte
Qualora la vostra rete aziendale sia dotata di un server applicativo centrale con
accessi da terminale (soluzione "Citrix"), vi preghiamo di contattarci.
MAC
Mac OS X 10.6 e superiore
Computer Macintosh con processore Intel x86
Minimo 512 Megabyte (MB) di memoria operativa
Minimo 200 Megabyte (MB) di spazio sul disco fisso
Per la registrazione e installazione di Drooms è adatto uno qualsiasi dei
browser conosciuti
Le porte standard 80 (http) e 443 (https) devono essere aperte
Java 6 deve essere installato per la procedura di installazione
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