BU: Gioco del Lotto

Piano di conservazione
- Massimario di selezione dei documenti G-TECH – Lottomatica
10
BU: Gioco del Lotto
Chiave di archiviazione [L[L-LOTTO]
1. Settori di attività: gestione del gioco del lotto.
2. Funzioni: gestione relazioni con l’Amministrazione autonoma dei monopoli di
stato (AAMS) per vincite consistenti e anche per il pagamento dei compensi ai
membri delle commissioni di vigilanza nelle estrazioni del gioco del lotto e con
l’Agenzia delle entrate.
3. Procedimenti in carico al settore: pagamenti, rimborsi spettanti ai membri
delle commissioni di vigilanza o di estrazione.
4. Flusso documentale: lettere out AAMS (vd. Legenda classe 02 out): sono in
pratica le comunicazioni relative ai rimborsi spese per i membri e segretari
delle commissioni di vigilanza nelle estrazioni (tre estrazioni alla settimana)
che vengono trasmesse sempre via fax. Dal 2000 le lettere sono protocollate
in uscita, si conservano gli originali cartacei con ricevuta.
a. Prospetti di rendicontazione trasmessi per lettera in doppia copia con
protocollo; vengono inviati in maniera elettronica. Alla fine di ogni
mese AAMS riceve un cd-Rom con i tabulati del mese corrente. Un cdRom resta anche agli atti in amministrazione. Versano in archivio
storico. I tabulati con i prospetti di rendicontazione vengono prodotti in
4 copie, di cui 2 per AAMS, 1 in ufficio, e 1 in amministrazione.
b. Le lettere in: arrivano in entrata dai ricevitori e da mittenti vari. Non ne
ricevono molte in cartaceo, la maggior parte sono in digitale. Le
tengono in ufficio perché sono poche.
c. Comunicazioni interne: classe 03 con codice 34 (DRE) sono
comunicazione interne all'azienda. Sono prospetti riepilogativi di
pagamenti degli stessi oggetti di cui sopra. Sono inviati in
amministrazione per l’emissione dei bonifici e in questo modo si
conclude il ciclo.
d. Le vincite numerose, le cui ricevute devono essere pagate entro una
settimana, vengono mandate per e - mail e stampate in cartaceo per la
loro conservazione.
5. Archivio cartaceo, quantità di documentazione cartacea prodotta: ca. 4
faldoni all’anno di corrispondenza.
6. Periodicità e quantità di consegna all’archivio di deposito: ogni due anni la
documentazione viene depositata nell'archivio storico, e non viene mai
richiesta per consultazioni.
7. Tipologie documentarie prodotte: lettere, tabulati, prospetti riepilogativi e
contabili.
8. Procedure digitali adottate (applicativi gestionali): SAP
9. Classificazione d’archivio:
10.SOCIETÀ – L = Lottomatica;
B.U. – GIOCO DEL LOTTO
1. CLASSE 01 - Lettere in;
2. CLASSE 02 - Lettere out;
3. CLASSE 03 - Comunicazioni;
4. CLASSE 04 - Tabulati;
11.Modalità di archiviazione nei depositi:
12.XXXX – ANNO DOCUMENTO
13.0000 – PROGRESSIVO D’ARCHIVIAZIONE
14.XXXX- ANNO D’ARCHIVIAZIONE
15.Formazione e fascicolazione delle pratiche cartacee: //
16.Repertori dei fascicoli digitali o cartacei: //
17.Breve descrizione della documentazione contenuta nelle scatole: //
18.Frequenza delle ricerche sulla documentazione pregressa collocata
nell’archivio di deposito: //
19.Scarto e sfoltimento di documenti eseguiti dall’ufficio: //
Intervista: BernardiniVera
Tempi di conservazione:
Classi
Tipologie documentarie
Conservazione
01. Letterre in
Corrispondenza di settore
5 anni
02- lettere out
Corrispondenza di settore
5 anni
03. Comunicazioni
Lettere transitorie
3 anni
04- Tabulati
Prospetti riepilogativi
5 anni
Note
Tipologie documentarie
10
LETTERE
FAX RIMBORSI
Copy protected with Online-PDF-NoCopy.com