Sintesi in italiano

Marion Van Happen, International Brand Manager Secretary Plus, ha intervistato Sue France, autrice del
libro The Definitive Personal Assistant and Secretarial Handbook - A Best Practice Guide for all Secretaries,
PAs, Office Managers and Executive.
Sue France, inglese, una carriera trentennale come Assistente alle spalle, è coach, trainer, scrittrice,
esperta di PNL e una motivational speaker conosciuta a livello internazionale. Nel 2006 è stata insignita del
prestigioso premio “The UK Times Crème/DHL PA of the year” ed è attualmente Presidente della sezione
britannica di European Management Assistants (EUMA – www.euma.org), un network di Assistenti presente
in 25 paesi europei.
Marion Van Happen, con una formazione in Economia Aziendale, dal 1999 lavora per USG People, dove
ha ricoperto diverse posizioni in varie società del gruppo, occupandosi in particolare di brand specialistici
quali Unique Multilingual, Unique Finance e Secretary Plus.
Abbiamo estratto alcuni dei passaggi più interessanti dall’intervista integrale, disponibile in inglese.
D: Cosa ti fa provare fiducia in te stessa?
R: Ciò che mi fa sentire sicura è credere in me stessa e nelle mie capacità e sapere che anche gli errori
vanno bene, se traggo da essi un insegnamento che mi serve per migliorarmi.
Mi aiuta anche avere una lista dei risultati che ho raggiunto, così da ripercorrerla per ricordarmi i miei
successi e i talenti di cui sono dotata.
Ho imparato a non prestare ascolto alle voci negative nella mia testa che mi dicono che non sono capace di
fare qualcosa e ho imparato, invece, a seguire il mio “coach positivo” interiore, che mi dice che posso fare
tutto ciò che mi metto in testa di fare… Mi ripeto ciò che diceva Eleanor Roosevelt: “Nessuno può farti
sentire inferiore senza il tuo consenso”, e questo riguarda anche l’opinione che tu hai di te stesso. […]
D: Quanto è importante la comunicazione nelle relazioni di lavoro?
R: La comunicazione è di primaria importanza perché ogni relazione di lavoro possa funzionare. Alla base di
ogni rapporto c’è la comprensione, che viene a mancare se la comunicazione manca o se è fraintesa. E’
importante comprendere reciprocamente regole e parametri e cosa l’altro si aspetta da noi. […]
Saper porre domande efficaci e ascoltare attivamente sono due aspetti cruciali per evitare ambiguità o
mancanza di comprensione.
[…] Ogni situazione dovrebbe prevedere il giusto tipo di comunicazione; per esempio, se bisogna parlare
urgentemente con una persona, la cosa migliore è incontrarla faccia a faccia o chiamarla al telefono, anziché
spedire un’e-mail aspettandosi che questa persona le attribuisca la stessa urgenza che ha per noi. Credo
che al giorno d’oggi si faccia troppo affidamento sulle e-mail; bisognerebbe ridare importanza alle telefonate
e ai faccia a faccia.
D: La professione dell’Assistente è cambiata nel corso degli anni. Quali parti resteranno invariate per
sempre e quali invece sono destinate a cambiare?
R: L’Assistente sarà sempre il braccio destro del capo – la persona alla quale il capo si rivolge e sulla quale
può contare per essere sicuro di trovarsi al posto giusto al momento giusto e con la corretta
documentazione.
Farà sempre meno battitura di testi – i capi, infatti, tendono sempre di più a scrivere da soli le loro e-mail – e
questo alleggerirà sempre più il lavoro dell’Assistente, che può proporsi per progetti più interessanti.
I capi devono essere educati a delegare quelle parti della loro attività che l’Assistente può svolgere al posto
loro […].
D: Come professionista di grande esperienza, come ti adatti alle nuove modalità di lavoro?
R: Occorre essere aperti al cambiamento: abbracciarlo, apprezzarlo, cercare il meglio che può darci. Se
vediamo il bicchiere mezzo pieno la vita sarà molto più piacevole e le opportunità ci si schiuderanno davanti.
Bisogna cogliere le opportunità non appena si presentano e cercare anche di crearsele. Proponetevi per
svolgere attività anche al di fuori della vostra “zona comfort”; fate aumentare la fiducia in voi stesse
accrescendo le vostre conoscenze e le vostre competenze. […]
D: Qual è la caratteristica immancabile dell’Assistente di successo?
R: La proattività, nei pensieri e nelle azioni. Un’Assistente dovrebbe essere proattiva in ogni cosa che fa:
mostrare iniziativa personale, essere sempre un passo avanti, aprire la strada, dare consigli, proporre
soluzioni e farsi trovare sempre preparata avendo pianificato tutto in anticipo. La proattività dovrebbe essere
anche rivolta al proprio continuo sviluppo personale e di carriera.
D: Qual è la tua visione dell’evoluzione di questa professione nel 2020?
R: Le Assistenti progressivamente lavoreranno su progetti più manageriali e saranno sempre più dei veri e
propri “business partner” per i loro capi. […]
Le Assistenti, dunque, devono essere proattive nel loro processo di apprendimento e crescita, far capire al
capo cosa sono capaci di fare e proporsi per nuove attività che sanno di poter fare, o imparare a fare; così
facendo consentiranno ai capi di concentrarsi maggiormente su aspetti più tecnici del loro lavoro.
Organizzano ogni aspetto della vita professionale del capo, per il quale costituiscono la persona cui
rivolgersi in ogni momento.
Devono conoscere e utilizzare le nuove tecnologie e le innovazioni ed essere all’avanguardia nel
cambiamento.
Devono sempre affiancare il capo e costruire il loro strategico ruolo di business partner, restando sempre
confidenti affidabili e riservate. Il capo le considererà “business partner” di cui potersi fidare e su cui contare
per svolgere al meglio il lavoro.
Sicuramente il futuro delle Assistenti di Direzione è nelle loro mani; sono esse stesse che devono farsi
capofila della loro evoluzione, pensare a come allargare gli orizzonti del loro ruolo e decidere il nome che
dovrebbe assumere la loro professione per descriverla al meglio: Admin Business Partner? Office
Professional Assistant? Professional Admin Assistant?