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Un sistema di gestione documentale economico ed
efficiente
Riduzione dei costi d’esercizio
Grazie a un’applicazione "all-in-one"
garantita da un fornitore di livello
mondiale, è possibile ottimizzare
l’accesso ai documenti, ridurre
le spese e risparmiare tempo e
denaro, semplificando la gestione, il
monitoraggio e il controllo da parte
degli amministratori di rete. Allo
stesso tempo, è possibile aumentare
l’efficienza e il livello di soddisfazione
degli operatori grazie a un’interfaccia
utente unificata in grado di assicurare la
massima uniformità durante l’utilizzo.
Ottimizzazione dei processi
Un sistema di gestione documentale
semplifica la scansione e la
distribuzione digitale dei documenti,
e migliora l’accesso ai dati e il flusso
di lavoro in tutta l’azienda. Inoltre, è in
grado di potenziare l’accuratezza dei
processi, ottimizzare la collaborazione
e aumentare la produttività dei
dipendenti, trasmettendo rapidamente
le informazioni alla corretta
destinazione.
Protezione dei documenti riservati
La funzione di stampa riservata
consente esclusivamente al proprietario
di rilasciare la stampa, garantendo
la sicurezza dei documenti, evitando
così che questi possano essere letti da
persone non autorizzate. Integrando
i documenti riservati in un flusso
di lavoro digitale sicuro, è possibile
proteggere le informazioni sensibili,
rispettando al tempo stesso le policy
aziendali in materia di sicurezza.
Rispetto dei requisiti di conformità
Per garantire la conformità alle
procedure è possibile tracciare in modo
accurato e completo ogni operazione e
monitorare il registro degli accessi degli
utenti.
• Semplificazione della scansione e
della distribuzione dei documenti
digitali e ottimizzazione dei
processi.
• Limitazione dell’utilizzo dei
dispositivi tramite quote e
applicazione delle impostazioni più
efficaci in termini di costi.
• Produzione di report dettagliati per
verificare che i dispositivi vengano
utilizzati sempre in modo ottimale.
• Supporto degli obiettivi di
sostenibilità dell’azienda,
eliminando gli sprechi e
risparmiando denaro.
Streamline NX è una delle soluzioni
offerte da Ricoh per permettere una
gestione documentale efficace in
termini di costi. Questa soluzione è
stata progettata per semplificare le
operazioni quotidiane secondo lo
statement aziendale ‘moving ideas
forward’.
Maggiore efficienza e significativa riduzione dei costi
Secondo una ricerca IDC1 l’utilizzo di servizi di gestione della stampa
e dei documenti è in grado di ridurre i costi totali fino al 30-40%
I sistemi di governance, impiegati dalle società per controllare e
gestire i documenti aziendali, assicurano una gestione efficiente dei
costi, delle tecnologie, della sostenibilità e della sicurezza degli stessi
in qualsiasi ambito e attività2.
Per una dimostrazione del
prodotto o per ricevere ulteriori
informazioni, contattare il
responsabile commerciale di Ricoh.
I dati e le cifre riportati in questo depliant si riferiscono a specifici casi
aziendali. Altre situazioni possono determinare risultati differenti. Tutti
i marchi e i nomi di prodotti, servizi e aziende sono stati registrati dai
rispettivi detentori.
Accesso degli utenti semplice e
monitorato
Copyright © 2010 Ricoh Europe PLC. Tutti i diritti riservati. Questo
depliant, inclusi i contenuti e/o l’impaginazione, non può essere
modificato e/o adattato, copiato in tutto o in parte e/o inserito in altro
materiale senza l’autorizzazione scritta di Ricoh Europe PLC.
Office Solutions
Production Printing
Managed Document Services
Una governance documentale efficace
garantisce numerosi vantaggi a livello aziendale
1
2
Fonte: IDC`s Document & Print Management Solutions Conference 2009
Fonte: Coleman Parkes Research Ltd., 2009
www.ricoh-europe.com
Per ulteriori informazioni, potete contattare
STREAMLINE NX
Controllo dei documenti efficace e
a costi contenuti
Ottimizzazione della gestione dei documenti
DOCUMENTI
DIGITALIZZATI
RICHIESTE DI STAMPA
DEGLI UTENTI
LAVORO DI
STAMPA
Streamline NX è una soluzione potente, costituita da diverse applicazioni per la gestione dei documenti
integrate e scalabili, in grado di ridurre i costi massimizzando l’efficacia e l’efficienza della gestione
documentale.
Ricerche condotte da IDC* hanno dimostrato che, in media, i costi sostenuti da una società per creare,
acquisire, archiviare, recuperare, condividere e stampare i propri documenti ammontano al 5-10% circa del
fatturato totale, mentre le spese sostenute per l’hardware e i materiali di consumo costituiscono soltanto
una quota minima di questo totale. È evidente che una parte consistente dei costi di stampa dipende da costi
indiretti che possono essere ridotti tramite una gestione più efficiente dei documenti.
• Riduzione del costo totale delle
operazioni migliorando la gestione
dei documenti.
• Ottimizzazione dei processi:
conversione dei documenti
cartacei in formato digitale per
una distribuzione elettronica
più rapida e una condivisione e
un’archiviazione più semplici.
• Incremento della sicurezza dei
documenti e rispetto delle norme,
grazie all’utilizzo di metodi di
autenticazione sicuri e produzione
di report dettagliati.
Gestione intelligente dei documenti
Grazie a Streamline NX, che
comprende applicazioni e strumenti
integrati, è possibile implementare
una soluzione standardizzata per la
gestione intelligente dei documenti in
tutta l’azienda. In questo modo sarà
possibile ridurre considerevolmente
i costi, migliorando al contempo i
processi, potenziando la sicurezza
e soddisfando i requisiti aziendali in
materia di sostenibilità e rispetto delle
norme.
Un’applicazione "all-in-one"
Streamline NX semplifica le operazioni
di dipendenti e amministratori di rete
grazie alle rispettive interfacce che
consentono l’accesso alle diverse
funzioni disponibili.
Interfaccia
utente
integrata
Gestione
stampa sicura
Gestione
account e
autenticazione
Applicazione
all-in-one
Amministrazione
Creazione
report
Gestione
scansione e fax
Uno strumento di gestione integrato
Gli amministratori di rete possono
gestire ciascun applicativo, nonché
tutti i multifunzione collegati alla rete,
tramite un’unica finestra di accesso
allo strumento di gestione.
Autenticazione degli operatori
L’autenticazione per accedere al
multifunzione garantisce che le funzioni
di scansione, invio e ricezione fax,
copiatura e distribuzione digitale dei
documenti siano accessibili soltanto
agli utenti autorizzati. Per autenticarsi
e ottenere l’autorizzazione è possibile
sia utilizzare il badge personale, che
inserire manualmente una password
di accesso. La modalità di accesso del
singolo utente differisce a seconda
del gruppo di appartenenza e del
livello di autorizzazione che gli è stato
assegnato.
Gestione
scansione e fax
INTERFACCIA UTENTE INTEGRATA
UTENTE
INPUT E DISTRIBUZIONE
UTENTE
LAVORO DI STAMPA RILASCIATO
IN MODO SICURO SULL'MFP
Interfaccia
utente integrata
SERVER
STREAMLINE NX
AUTENTICAZIONE
STAMPA SICURA
AUTENTICAZIONE
STAMPA SICURA
FAX IN ENTRATA
DOCUMENTI
DIGITALIZZATI
LAVORO DI
STAMPA
Gestione
stampa sicura
UTENTE
HOT FOLDER
DOCUMENT
MANAGEMENT
SYSTEM (DMS)
AMMINISTRAZIONE IT
CARTELLA
DI RETE
Gestione
account e
autenticazione
UTENTI
SCANSIONE DEI
DOCUMENTI AL
SERVER E
DISTRIBUZIONE
DIGITALE
EMAIL
Interfaccia unica
SERVIZIO FAX
Amministrazione
GESTIONE REMOTA PARCO MACCHINE E
AGGIORNAMENTI FIRMWARE
Creazione
report
MONITORAGGIO E CONTROLLO DISPOSITIVO
CONFIGURAZIONE IN GRUPPI
IMPOSTAZIONE QUOTE
IMPOSTAZIONE POLICY
Lo strumento di gestione integrata combina in un’unica interfaccia le
operazioni di controllo delle funzioni e di gestione della produzione
Accesso semplificato alle funzionalità
principali
Gli utenti possono accedere alle
funzionalità principali direttamente,
attraverso un’unica procedura di login
e utilizzando un’interfaccia utente
estremamente intuitiva e semplice
da usare. Una volta completata
l’autenticazione, gli utenti possono
eseguire la scansione e distribuire i
documenti elettronicamente oppure
stampare i documenti memorizzati
in totale sicurezza sul server di
Streamline NX.
Gli utenti di Streamline NX
possono avvalersi di flussi di lavoro
personalizzati per ridurre gli errori
e incrementare l’efficienza. La
personalizzazione dell’interfaccia
utente è estremamente semplice grazie
allo strumento di configurazione "drag
& drop" disponibile tramite web.
Gestione unificata delle interfacce
Il modulo di gestione amministrativo
consente un monitoraggio completo
e costante delle periferiche, nonché la
configurazione in gruppi dei dispositivi,
l’impostazione delle policy, la gestione
del parco dispositivi da remoto e degli
aggiornamenti firmware. La funzione
di gestione di scansione e fax controlla
l’accesso degli utenti alle operazioni
di scansione e distribuzione digitale,
mentre la gestione sicura della stampa
consente il rilascio dei documenti
soltanto ai rispettivi proprietari, una
volta completata la procedura di
autenticazione sul multifunzione. Oltre
a monitorare l’accesso degli utenti,
la funzione di gestione degli account
permette l’impostazione di quote, un
metodo efficace per aumentare la
sensibilità degli utenti verso i costi.
• Controllo dei costi associati alla
gestione dei documenti grazie
a una soluzione integrata per
amministratori e utenti.
• Gestione degli accessi e delle
attività di stampa tramite un
metodo di autenticazione sicuro e
l’impostazione di quote.
• Aumento della produttività
aziendale mediante flussi di lavoro
personalizzati e ottimizzati.
• Monitoraggio dettagliato
dell’utilizzo dei dispositivi e dei
relativi costi attraverso report
completi ed esaurienti.
*Fonte: IDC`s Document & Print Management Solutions
Conference 2009
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