Impostazione e gestione degli strumenti di
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Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Guida dell'utente, Winter ’17 @salesforcedocs Ultimo aggiornamento: 19/08/2016 La versione inglese di questo documento ha la precedenza sulla versione tradotta. © Copyright 2000–2016 salesforce.com, inc. Tutti i diritti riservati. Salesforce è un marchio registrato di salesforce.com, inc., come lo sono altri nomi e marchi qui di seguito. Tutti gli altri marchi citati nel presente documento sono di proprietà dei rispettivi titolari. SOMMARIO Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Salesforce Chatter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Salesforce Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Salesforce Files Sync . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Salesforce Files Connect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Chatter Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Salesforce CRM Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Google Apps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Altre risorse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Indice analitico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Aiutare gli utenti a collaborare tra loro o con le persone al di fuori dell'organizzazione. Per assistenza con le nozioni fondamentali dell'amministrazione di Salesforce, vedere Impostazione dell'organizzazione. IN QUESTA SEZIONE: Salesforce Chatter Connettere, coinvolgere e motivare gli utenti a collaborare in modo efficiente in tutta l'organizzazione, a prescindere dal loro ruolo e dalla loro sede. Salesforce Files Personalizzare i layout di pagina per includere l'elenco correlato File per consentire agli utenti di visualizzare un elenco dei file associati a un record. Salesforce Files Sync Con Salesforce Files Sync gli utenti possono sincronizzare i file tra i loro dispositivi e Salesforce. Salesforce Files Connect Con Files Connect, gli utenti di Salesforce possono accedere a dati esterni provenienti da sistemi come Google Drive, SharePoint o Box, condividerli ed eseguirvi ricerche. Chatter Desktop Controllare l'accesso a Chatter Desktop e installare e configurare la versione gestita di Chatter Desktop. Salesforce CRM Content Archiviare, condividere e gestire i file nelle librerie di contenuti. Google Apps Abilitare le app Google come Google Docs, Gmail e le app AppExchange correlate a Google personalizzate per l'utilizzo all'interno di Salesforce. Altre risorse Per ulteriori informazioni, leggere le seguenti pagine di suggerimenti. 1 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Salesforce Chatter Salesforce Chatter Connettere, coinvolgere e motivare gli utenti a collaborare in modo efficiente in tutta l'organizzazione, a prescindere dal loro ruolo e dalla loro sede. EDIZIONI Salesforce Chatter consente agli utenti di collaborare alle opportunità di vendita, ai casi di assistenza, alle campagne e ai progetti mediante applicazioni incorporate e azioni personalizzate. Chatter è già abilitato per tutti gli utenti per impostazione predefinita nelle organizzazioni Salesforce create dopo il 22 giugno 2010. Tuttavia, se si desidera che solo alcune aree dell'organizzazione utilizzino Chatter, è possibile effettuare l'implementazione di Chatter basata sui profili. Con un'implementazione basata sui profili, solo gli utenti ai quali è stato assegnato il profilo utente o l'insieme di autorizzazioni richiesto hanno accesso a Chatter. L'implementazione di Chatter basata sui profili è utile per le grandi imprese e per le società o gli enti governativi con vincoli normativi, in quanto consente loro di pianificare un'implementazione controllata e di distribuire Chatter reparto per reparto. Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Si consiglia di implementare Chatter per tutti gli utenti dell'organizzazione, a meno che la società non desideri che non tutti gli utenti dispongano dell'accesso completo a Chatter. Chatter è sicuro e opera rispettando tutte le impostazioni di protezione e le autorizzazioni definite nell'organizzazione Salesforce. Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare Chatter: • "Personalizza applicazione" IN QUESTA SEZIONE: Panoramica sull'implementazione di Chatter basata sui profili L'implementazione di Chatter basata sui profili abilita Chatter per un sottoinsieme di utenti anziché per tutti gli utenti dell'organizzazione. Impostazioni Chatter Chatter è abilitato per impostazione predefinita in Salesforce e nell'applicazione Salesforce1. Configurare le diverse funzionalità di Chatter e personalizzare l'esperienza in Chatter per gli utenti mediante la pagina Impostazioni Chatter in Imposta. Azioni e layout publisher Le azioni aggiungono funzionalità al publisher Chatter e consentono agli utenti di lavorare meglio in Salesforce e in Salesforce1. Tracciamento feed Il tracciamento feed consente di tenere traccia delle modifiche apportate a oggetti e campi e di pubblicarle come aggiornamenti in Chatter. Gli utenti che seguono un record visualizzano gli aggiornamenti dei feed nel proprio feed Chatter. Impostazioni e immagine aziendale per le email Chatter Le impostazioni email di Chatter consentono di controllare se gli utenti ricevono le notifiche per email in merito a nuovi post, commenti e altre modifiche. È anche possibile modificare il formato delle email, ad esempio aggiungendo il logo della propria società e le informazioni sul mittente. Azioni e layout dei post Chatter Le azioni su post e commenti vengono visualizzate nel menu a discesa su un post o su un commento. Gli utenti possono modificare, inserire nei Preferiti, silenziare ed eliminare post, aggiungere argomenti e creare operazioni a partire dai post. Layout di gruppo Il layout di gruppo consente di personalizzare quali campi, pulsanti, azioni ed elenchi vengono visualizzati nei gruppi Chatter. Le modifiche apportate al layout del gruppo influiscono su tutti i gruppi nell'organizzazione, ma vengono visualizzate soltanto nelle pagine del gruppo in Salesforce1. Le modifiche apportate al publisher del gruppo si riflettono sia nel sito Salesforce completo che nell'app Salesforce1. 2 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Panoramica sull'implementazione di Chatter basata sui profili Argomenti sugli oggetti Gli argomenti sugli oggetti sono uno dei modi più potenti per sviluppare la collaborazione tra più utenti su temi e problematiche chiave per la propria società. Personalizzazione dell'influenza in Chatter Personalizzare le soglie di attività per i post, i commenti e i Mi piace, in modo da migliorare il calcolo dell'influenza in Chatter. Linee guida per eliminare i messaggi Chatter degli utenti Gli amministratori di Salesforce che dispongono dell'autorizzazione "Gestisci messaggi Chatter" possono accedere ai messaggi privati di tutti gli utenti tramite l'API SOAP. È possibile visualizzare ed eliminare qualsiasi messaggio (ad esempio per motivi di conformità). Creazione di rapporti su Chatter con il pacchetto di cruscotti digitali Il pacchetto di cruscotti digitali SalesforceChatter è uno strumento eccezionale. Fornisce diversi cruscotti digitali, più di 100 rapporti e persino tipi di rapporto personalizzati che possono essere utilizzati per monitorare e gestire l'adozione di Chatter e la relativa partecipazione nella propria organizzazione. Licenze utente Chatter Tutte le licenze Salesforce standard consentono l'accesso gratuito a Chatter a tutti gli utenti dell'organizzazione. Inoltre, Salesforce offre licenze specifiche per Chatter: Chatter External, Chatter Free e Chatter Only (detta anche Chatter Plus). Panoramica sull'implementazione di Chatter basata sui profili L'implementazione di Chatter basata sui profili abilita Chatter per un sottoinsieme di utenti anziché per tutti gli utenti dell'organizzazione. EDIZIONI L'implementazione di Chatter basata sui profili rende disponibile Chatter per una parte dell'organizzazione, ma non per tutti gli utenti. Dopo aver abilitato l'implementazione di Chatter basata sui profili per la propria organizzazione, è possibile attivare Chatter per gli utenti che dispongono del profilo utente o degli insiemi di autorizzazioni richiesti. Tutti gli altri utenti dell'organizzazione non disporranno dell'accesso a Chatter. Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Esempio: Si supponga di assegnare un profilo o un insieme di autorizzazioni che esclude l'accesso a Chatter per un sottoinsieme di utenti. Questi utenti continuano ad avere accesso agli oggetti di Salesforce, ma non visualizzano il feed dei record e non possono inviare post. Disponibile nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition e Unlimited Edition IN QUESTA SEZIONE: Preparazione all'implementazione di Chatter basata sui profili Se si sta implementando Chatter solo per un sottoinsieme di utenti, preparare l'organizzazione a controllare l'accesso a Chatter tramite i profili utente personalizzati e gli insiemi di autorizzazioni. Controllo dell'accesso a Chatter tramite i profili utente È possibile modificare i profili utente personalizzati esistenti per concedere o negare l'accesso a Chatter. Controllo dell'accesso a Chatter tramite gli insiemi di autorizzazioni È possibile gestire l'accesso a Chatter modificando gli insiemi di autorizzazioni esistenti o creando insiemi nuovi. Considerazioni sull'implementazione basata sui profili Nelle organizzazioni che utilizzano l'implementazione di Chatter basata sui profili valgono alcune limitazioni per i profili utenti, gli insiemi di autorizzazioni e l'interazione tra gli utenti con e senza accesso a Chatter. 3 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Panoramica sull'implementazione di Chatter basata sui profili Preparazione all'implementazione di Chatter basata sui profili Se si sta implementando Chatter solo per un sottoinsieme di utenti, preparare l'organizzazione a controllare l'accesso a Chatter tramite i profili utente personalizzati e gli insiemi di autorizzazioni. EDIZIONI Da un punto di vista generale, un'implementazione di Chatter basata sui profili è costituita dalle seguenti fasi: Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Nota: Prima di iniziare, disabilitare Chatter per l'intera organizzazione (accedere alle impostazioni di Chatter e deselezionare Abilita). Disponibile nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition e Unlimited Edition 1. Salesforce abilita l'implementazione di Chatter basata sui profili per l'organizzazione. 2. Si stabilisce quali utenti dispongono dell'accesso a Chatter. 3. Si rivedono e si modificano i profili utente personalizzati e gli insiemi di autorizzazioni esistenti. 4. Si verifica che l'autorizzazione Abilita Chatter in un profilo utente personalizzato o in un insieme di autorizzazioni abbia l'impostazione desiderata. 5. Per consentire o impedire l'accesso a Chatter, si assegna il profilo o l'insieme di autorizzazioni associato agli utenti. 6. Si attiva Chatter per l'organizzazione. Nota: eseguire la fase 6 come fase distinta conclusiva. Se la fase 6 è combinata con un'altra fase o non viene eseguita in un ordine diverso, si potrebbero ottenere risultati imprevisti e indesiderati. VEDERE ANCHE: Panoramica sull'implementazione di Chatter basata sui profili Controllo dell'accesso a Chatter tramite i profili utente Controllo dell'accesso a Chatter tramite gli insiemi di autorizzazioni Controllo dell'accesso a Chatter tramite i profili utente È possibile modificare i profili utente personalizzati esistenti per concedere o negare l'accesso a Chatter. EDIZIONI Quando Salesforce attiva l'implementazione di Chatter basata sui profili per l'organizzazione, l'autorizzazione Abilita Chatter viene aggiunta ai profili utente e agli insiemi di autorizzazioni esistenti. Questa autorizzazione viene abilitata automaticamente per tutti i profili standard. Inoltre, viene abilitata automaticamente per tutti i profili personalizzati se è già abilitata una delle seguenti autorizzazioni a livello di utente, sia manualmente che nell'ambito di una licenza: Disponibile nella versione: Salesforce Classic • "Crea e diventa titolare di nuovi gruppi Chatter" (ChatterOwnGroups) • "Crea e condividi consegne di contenuti per i file Chatter" (ChatterFileLink) • "Invita clienti in Chatter" (ChatterInviteExternalUsers) • "Gestisci messaggi Chatter" (ManageChatterMessages) Disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE • "Modera Chatter" (ModerateChatter) • "Modera feed Chatter" (ModerateNetworkFeeds) Per abilitare Chatter: • "Personalizza applicazione" • "Utilizza feed caso" (ViewCaseInteraction) • "Visualizza tutti i dati" (ViewAllData) Modificare i profili personalizzati esistenti con le autorizzazioni desiderate per controllare l'accesso a Chatter e creare nuovi profili personalizzati, se necessario. 4 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Panoramica sull'implementazione di Chatter basata sui profili 1. Eseguire l'accesso come amministratore Salesforce. 2. Da Imposta, immettere Profili nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Profili. 3. Per ciascuno dei profili utente personalizzati esistenti: a. Fare clic su Modifica. b. Nella sezione Autorizzazioni amministrative, selezionare o deselezionare Abilita Chatter, a seconda se si desidera che gli utenti con questo profilo dispongano o meno dell'accesso a Chatter. L'autorizzazione Abilita Chatter è disponibile solo se per la propria organizzazione è abilitata l'implementazione di Chatter basata sui profili. c. Salvare le modifiche. 4. Se applicabile, creare nuovi profili utente personalizzati con le autorizzazioni desiderate e assegnarli agli utenti. 5 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Panoramica sull'implementazione di Chatter basata sui profili Nota: Selezionando l'autorizzazione Abilita Chatter nel profilo utente di una persona non si attiva automaticamente Chatter per quella persona. Le persone non possono utilizzare Chatter finché per l'organizzazione non viene effettivamente attivato Chatter. VEDERE ANCHE: Preparazione all'implementazione di Chatter basata sui profili Controllo dell'accesso a Chatter tramite gli insiemi di autorizzazioni Impostazioni Chatter Considerazioni sull'implementazione basata sui profili Controllo dell'accesso a Chatter tramite gli insiemi di autorizzazioni È possibile gestire l'accesso a Chatter modificando gli insiemi di autorizzazioni esistenti o creando insiemi nuovi. EDIZIONI Quando si abilita o disabilita Chatter tramite gli insiemi di autorizzazioni, tenere presente quanto segue: Disponibile nella versione: Salesforce Classic • Gli insiemi di autorizzazioni permangono sulle impostazioni del profilo dell'utente dopo che si abilita Chatter. Tutti gli utenti con un insieme di autorizzazioni abilitato per Chatter hanno accesso a Chatter, anche se Chatter non è abilitato sul loro profilo utente. Disponibile nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition e Unlimited Edition • Gli insiemi di autorizzazioni non permangono sulle impostazioni del profilo dell'utente quando si disabilita Chatter. Tutti gli utenti con un profilo utente abilitato per Chatter hanno accesso a Chatter, anche se Chatter è disabilitato sul loro insieme di autorizzazioni. Disabilitare Chatter sia nel profilo utente che nell'insieme di autorizzazioni della persona per impedirle l'accesso a Chatter. Per gli insiemi di autorizzazioni esistenti, verificare che includano le autorizzazioni Chatter corrette e richieste per il sottoinsieme desiderato di utenti. AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare Chatter: • "Personalizza applicazione" 1. Passare a Insiemi di autorizzazioni. 2. Per ogni insieme di autorizzazioni a livello di utente esistente: a. Nella sezione Sistema, fare clic su Autorizzazioni di sistema. b. Fare clic su Modifica e selezionare Abilita Chatter. Questa autorizzazione è disponibile solo dopo l'abilitazione dell'implementazione di Chatter basata sui profili. 6 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Panoramica sull'implementazione di Chatter basata sui profili c. Salvare le modifiche. 3. Se applicabile, creare nuovi insiemi di autorizzazioni con le autorizzazioni desiderate e assegnarli agli utenti. Per impostazione predefinita, tutte le autorizzazioni in un nuovo insieme di autorizzazioni sono disabilitate. Abilitare le seguenti autorizzazioni di Chatter nel nuovo insieme di autorizzazioni in modo tale da metterle a disposizione degli utenti. • "Crea e diventa titolare di nuovi gruppi Chatter" (ChatterOwnGroups) • "Crea e condividi consegne di contenuti per i file Chatter" (ChatterFileLink) • "Invita clienti in Chatter" (ChatterInviteExternalUsers) • "Gestisci messaggi Chatter" (ManageChatterMessages) • "Modera Chatter" (ModerateChatter) • "Modera feed Chatter" (ModerateNetworkFeeds) • "Utilizza feed caso" (ViewCaseInteraction) • "Visualizza tutti i dati" (ViewAllData) 7 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Panoramica sull'implementazione di Chatter basata sui profili Nota: Selezionando l'autorizzazione Abilita Chatter nell'insieme di autorizzazioni di una persona non si attiva automaticamente Chatter per quella persona. Le persone non possono utilizzare Chatter finché per l'organizzazione non viene attivato Chatter. VEDERE ANCHE: Preparazione all'implementazione di Chatter basata sui profili Controllo dell'accesso a Chatter tramite i profili utente Impostazioni Chatter Considerazioni sull'implementazione basata sui profili Considerazioni sull'implementazione basata sui profili Nelle organizzazioni che utilizzano l'implementazione di Chatter basata sui profili valgono alcune limitazioni per i profili utenti, gli insiemi di autorizzazioni e l'interazione tra gli utenti con e senza accesso a Chatter. • L'opzione Abilita Chatter non è disponibile a meno che per l'organizzazione non sia stata abilitata l'implementazione di Chatter basata sui profili. • Gli insiemi di autorizzazioni permangono sulle impostazioni del profilo dell'utente dopo che si abilita Chatter. Tutti gli utenti con un insieme di autorizzazioni abilitato per Chatter hanno accesso a Chatter, anche se Chatter non è abilitato sul loro profilo utente. • Gli insiemi di autorizzazioni non permangono sulle impostazioni del profilo dell'utente quando si disabilita Chatter. Tutti gli utenti con un profilo utente abilitato per Chatter hanno accesso a Chatter, anche se Chatter è disabilitato sul loro insieme di autorizzazioni. Disabilitare Chatter sia nel profilo utente che nell'insieme di autorizzazioni della persona per impedirle l'accesso a Chatter. • Selezionando l'autorizzazione Abilita Chatter nel profilo utente o nell'insieme di autorizzazioni di una persona non si attiva automaticamente Chatter per l'organizzazione. Attivare Chatter per la propria organizzazione dopo aver modificato i profili utente e gli insiemi di autorizzazioni. • Nei profili utente Salesforce standard, Chatter è abilitato per impostazione predefinita. Non è possibile disabilitare Chatter per questi profili standard. • Non deselezionare l'autorizzazione Abilita Chatter su un profilo utente esterno Chatter clonato. In caso contrario, l'utente visualizza un messaggio di errore e non è in grado di effettuare l'accesso. • Non deselezionare l'autorizzazione Abilita Chatter su un profilo utente Chatter Free o Moderatore di Chatter clonato. Viene visualizzato un messaggio di errore e non è possibile salvare il profilo. • L'abilitazione dell'implementazione di Chatter basata sui profili e di Chatter per un'organizzazione abilita anche un insieme di autorizzazioni utente Chatter dipendenti. Se Chatter viene disabilitato per l'organizzazione, vengono disabilitate contemporaneamente anche queste autorizzazioni. Tuttavia, se Chatter viene nuovamente abilitato, queste autorizzazioni non vengono riabilitate automaticamente e l'amministratore dovrà abilitarle esplicitamente. • Quando per un'organizzazione è abilitata l'implementazione di Chatter basata sui profili, Chatter è abilitato automaticamente per i profili standard. Per tutti i profili personalizzati e gli insiemi di autorizzazioni, Chatter viene abilitato automaticamente se è già abilitata una delle seguenti autorizzazioni a livello di utente, sia manualmente che nell'ambito di una licenza: – "Crea e diventa titolare di nuovi gruppi Chatter" (ChatterOwnGroups) – "Crea e condividi link ai file Chatter" (ChatterFileLink) – "Invita clienti in Chatter" (ChatterInviteExternalUsers) – "Gestisci messaggi Chatter" (ManageChatterMessages) – "Modera Chatter" (ModerateChatter) – "Modera feed Chatter" (ModerateNetworkFeeds) 8 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni Chatter – "Utilizza feed caso" (ViewCaseInteraction) – "Visualizza tutti i dati" (ViewAllData) • Nelle organizzazioni in cui è abilitato Work.com, gli utenti che dispongono dell'accesso a Chatter non possono ringraziare gli utenti che non hanno accesso a Chatter. • Se l'organizzazione ha già abilitato Chatter e passa all'implementazione di Chatter basata sui profili, abilitare Chatter manualmente in tutti i profili personalizzati e gli insiemi di autorizzazioni esistenti. In caso contrario, gli utenti a cui sono assegnati questi profili personalizzati e insiemi di autorizzazioni perdono l'accesso a Chatter. • Se è abilitata l'implementazione di Chatter basata sui profili, gli utenti che non possono utilizzare Chatter a causa del profilo o delle autorizzazioni, non possono utilizzare neanche la ricerca globale. Per questi utenti è disponibile la ricerca avanzata. Impostazioni Chatter Chatter è abilitato per impostazione predefinita in Salesforce e nell'applicazione Salesforce1. Configurare le diverse funzionalità di Chatter e personalizzare l'esperienza in Chatter per gli utenti mediante la pagina Impostazioni Chatter in Imposta. • Per accedere alla pagina Impostazioni Chatter, immettere Chatter nella casella Ricerca veloce e selezionare Impostazioni Chatter. • Per disabilitare Chatter per tutta l'organizzazione, deselezionare Abilita nella sezione Impostazioni Chatter. IN QUESTA SEZIONE: EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition e Database.com Edition Impostazioni dei gruppi Chatter Configurare le funzioni dei gruppi come l'archiviazione dei gruppi, i record nei gruppi e i gruppi non elencati. I gruppi Chatter sono il principale spazio di collaborazione in Chatter, dove le persone condividono informazioni, aggiornamenti dei post e pongono domande. Abilitazione delle emoticon nel feed Le emoticon consentono agli utenti di aggiungere espressioni come una faccetta sorridente ai propri post e commenti digitando una combinazione di caratteri. Inviti di clienti Consente agli utenti di invitare clienti nei gruppi privati che gestiscono o di cui sono titolari. I clienti sono utenti esterni ai domini email della società. Dispongono di un accesso limitato a Chatter e possono visualizzare solo i gruppi a cui sono invitati e interagire solo con i membri di tali gruppi. Inviti a colleghi Consente agli utenti Salesforce di invitare su Chatter i colleghi sprovvisti di licenze Salesforce. Gli utenti invitati possono accedere a persone, profili, gruppi e file di Chatter, ma non possono vedere i dati dei record a meno che non dispongano di una licenza Salesforce. Abilitazione delle azioni nel publisher Per aggiungere le azioni globali al publisher, è necessario prima abilitare le Azioni nella funzione Publisher in Impostazioni Chatter. Le azioni aggiungono funzionalità al publisher Chatter e consentono agli utenti di lavorare meglio in Salesforce e in Salesforce1. 9 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni Chatter Panoramica sulla modifica di post e commenti del feed Con la modifica dei post del feed, gli utenti possono modificare i propri post nel feed. I titolari del record possono anche modificare qualsiasi post sui record di cui sono titolari, indipendentemente da chi ha creato il post. VEDERE ANCHE: Salesforce Chatter Impostazioni dei gruppi Chatter Configurare le funzioni dei gruppi come l'archiviazione dei gruppi, i record nei gruppi e i gruppi non elencati. I gruppi Chatter sono il principale spazio di collaborazione in Chatter, dove le persone condividono informazioni, aggiornamenti dei post e pongono domande. IN QUESTA SEZIONE: Archiviazione dei gruppi Chatter L'archiviazione dei gruppi è abilitata per impostazione predefinita nell'organizzazione. Se nel feed di un gruppo non compaiono nuovi post o commenti per 90 giorni consecutivi, il gruppo viene archiviato automaticamente. Quando è abilitata l'archiviazione dei gruppi, l'attività del feed nei gruppi viene esaminata ogni settimana. EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition Abilitazione di record nei gruppi Chatter I record sono ammessi nei gruppi per impostazione predefinita. Personalizzare il publisher del gruppo includendo l'azione Aggiungi record in modo che gli utenti possano aggiungere record ai gruppi. Abilitazione di gruppi Chatter non elencati Abilitare i gruppi non elencati per la propria organizzazione in modo da consentire agli utenti di collaborare con maggior riservatezza in Chatter. Limitazioni dei gruppi non elencati Tenere presenti le limitazioni dei gruppi non elencati prima di deciderne l'abilitazione nella propria organizzazione. Archiviazione dei gruppi Chatter L'archiviazione dei gruppi è abilitata per impostazione predefinita nell'organizzazione. Se nel feed di un gruppo non compaiono nuovi post o commenti per 90 giorni consecutivi, il gruppo viene archiviato automaticamente. Quando è abilitata l'archiviazione dei gruppi, l'attività del feed nei gruppi viene esaminata ogni settimana. La menzione di un gruppo non conta come attività del feed e non ritarda l'archiviazione del gruppo. I gruppi archiviati vengono conteggiati nei limiti dei gruppi dell'organizzazione (30.000), ma non nei limiti sull'appartenenza ai gruppi di un utente (300). Nella pagina delle impostazioni del gruppo vi sono altre impostazioni di archiviazione dei gruppi. Queste consentono ai titolari e responsabili dei gruppi di archiviare, attivare o modificare le impostazioni di archiviazione automatica. Per modificare le impostazioni di archiviazione per più gruppi simultaneamente, utilizzare l'API di Salesforce. Se l'organizzazione non intende utilizzare l'archiviazione dei gruppi, disabilitare la funzione in Imposta. Immettere Chatter nella casella Ricerca veloce, selezionare Impostazioni Chatter e deselezionare Consenti l'archiviazione del gruppo nella sezione Gruppi. 10 EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni Chatter Nota: per consentire ai titolari e ai responsabili dei gruppi di archiviare, attivare o disabilitare l'archiviazione automatica nelle applicazioni Salesforce1 e in Lightning Experience, personalizzare il layout del gruppo e aggiungere i campi necessari. VEDERE ANCHE: Layout di gruppo Abilitazione di record nei gruppi Chatter I record sono ammessi nei gruppi per impostazione predefinita. Personalizzare il publisher del gruppo includendo l'azione Aggiungi record in modo che gli utenti possano aggiungere record ai gruppi. L'azione Aggiungi record nel publisher del gruppo consente agli utenti di aggiungere ai gruppi record account, referente, lead, opportunità, contratto, campagna, caso e oggetto personalizzato. L'azione Aggiungi record non è disponibile per impostazione predefinita; è necessario configurare il publisher del gruppo per includerla. Tour dimostrativo: Consentire agli utenti di aggiungere record ai gruppi Chatter Si consiglia di personalizzare anche i layout degli oggetti per includere l'elenco correlato Gruppi nelle pagine dei dettagli del record. Personalizzare il layout di tutti gli oggetti standard e personalizzati dell'organizzazione che supportano le relazioni gruppo-record. L'elenco correlato Gruppi consente agli utenti di visualizzare l'elenco dei gruppi che sono associati al record. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition Tour dimostrativo: Aggiunta dell'elenco correlato Gruppi ai record Per impedire agli utenti di aggiungere record ai gruppi, da Imposta immettere Chatter nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni Chatter e deselezionare Consenti record nei gruppi nella sezione Gruppi. Disabilitando questa funzione si nascondono l'elenco Record del gruppo dalla pagina dei dettagli del gruppo e l'azione Aggiungi record dal publisher del gruppo. VEDERE ANCHE: Personalizzazione del layout e del publisher gruppi Chatter 11 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni Chatter Abilitazione di gruppi Chatter non elencati Abilitare i gruppi non elencati per la propria organizzazione in modo da consentire agli utenti di collaborare con maggior riservatezza in Chatter. EDIZIONI I gruppi non elencati offrono un livello di privacy maggiore rispetto ai gruppi privati. Solo i membri dei gruppi e gli utenti con l'autorizzazione "Gestisci gruppi non elencati" possono accedere ai gruppi non elencati nelle visualizzazioni elenco, nei feed e nei risultati delle ricerche. Per impostazione predefinita, i gruppi non elencati non sono abilitati per l'organizzazione. Prima di abilitare questa funzione nella propria organizzazione, consultare le limitazioni dei gruppi non elencati. Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience 1. Da Imposta, immettere Chatter nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni Chatter. 2. Fare clic su Modifica. 3. Selezionare Abilita gruppi non elencati. Viene visualizzato un messaggio contenente informazioni importanti sull'abilitazione dei gruppi non elencati nell'organizzazione. 4. Nel messaggio evidenziato, selezionare la casella di controllo accanto a Desidero abilitare i gruppi non elencati e sono consapevole che può essere necessario aggiornare Apex code/il codice Visualforce nella mia organizzazione. 5. Fare clic su Salva. Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare le autorizzazioni per i profili: • "Personalizza applicazione" Qualsiasi utente può creare un gruppo non elencato. A differenza dei gruppi privati, gli utenti che dispongono dell'autorizzazione "Visualizza tutti i dati" o "Modifica tutti i dati" non possono visualizzare o aggiornare i gruppi non elencati a meno che non ne siano membri. Per consentire ai non membri di visualizzare e modificare i gruppi non elencati, assegnare loro l'autorizzazione "Gestisci gruppi non elencati" tramite il loro profilo o un insieme di autorizzazioni. VEDERE ANCHE: Limitazioni dei gruppi non elencati Limitazioni dei gruppi non elencati Tenere presenti le limitazioni dei gruppi non elencati prima di deciderne l'abilitazione nella propria organizzazione. EDIZIONI Per gli amministratori Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience • Solo gli utenti con l'autorizzazione "Gestisci gruppi non elencati" possono accedere o modificare i gruppi non elencati e i relativi file e contenuti dei feed senza appartenere al gruppo. • Gli utenti che dispongono dell'autorizzazione "Modifica tutti i dati" non possono eliminare i contenuti dei feed dai gruppi non elencati, a meno che siano membri dei gruppi. • Gli utenti che dispongono dell'autorizzazione "Esportazione dati" possono esportare tutti i dati Chatter e visualizzare i post e i commenti esportati da qualsiasi gruppo, anche se non dispongono dell'autorizzazione "Gestisci gruppi non elencati". • Non è possibile concedere l'autorizzazione "Gestisci gruppi non elencati" agli utenti con i profili Utente esterno Chatter, Utente del portale a volume elevato o Utente Portale Clienti a volume elevato. 12 Disponibile nelle versioni: Group Edition, Enterprise Edition, Professional Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni Chatter • I gruppi non elencati vengono conteggiati nei limiti dei gruppi di un utente, ma non vengono visualizzati nell'elenco Gruppi sulla pagina del profilo di un utente a meno che la persona che sta visualizzando l'elenco non sia un membro di questi gruppi o disponga dell'autorizzazione alla gestione dei gruppi non elencati. Quando i gruppi non elencati sono nascosti, il conteggio visualizzato accanto all'elenco Gruppi potrebbe non essere preciso, a seconda delle autorizzazioni di cui dispone la persona che sta visualizzando l'elenco. Per gli sviluppatori L'Apex code viene eseguito in modalità di sistema, il che significa che le autorizzazioni dell'utente corrente non vengono prese in considerazione. Questo limite influisce sulle pagine che vengono scritte in Apex. • Le pagine Visualforce che visualizzano i gruppi potrebbero rendere visibili gruppi non elencati agli utenti che non ne sono membri. • Poiché la modalità di sistema non tiene conto delle autorizzazioni dell'utente, tutti gli utenti che accedono a una pagina Visualforce che visualizza un gruppo non elencato possono agire in qualità di titolare di quel gruppo. • Le applicazioni AppExchange scritte in Apex e che accedono a tutti i gruppi renderanno visibili i gruppi non elencati agli utenti che non ne sono membri. Per limitare e gestire l'accesso ai gruppi non elencati nell'organizzazione: • Escludere esplicitamente con i filtri i gruppi non elencati dalle query SOQL in tutto l'Apex code. • Utilizzare gli insiemi di autorizzazioni, le autorizzazioni a livello di profilo e i controlli di condivisione nel codice per limitare ulteriormente l'accesso ai gruppi non elencati. • Utilizzare i trigger Apex nell'oggetto CollaborationGroup per monitorare e gestire la creazione dei gruppi non elencati. Da Imposta, immettere Trigger di gruppo nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Trigger di gruppo per aggiungere i trigger. VEDERE ANCHE: Abilitazione di gruppi Chatter non elencati 13 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni Chatter Abilitazione delle emoticon nel feed Le emoticon consentono agli utenti di aggiungere espressioni come una faccetta sorridente ai propri post e commenti digitando una combinazione di caratteri. EDIZIONI Le emoticon non sono supportate in Salesforce1. Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience 1. Da Imposta, immettere Impostazioni Chatter nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni Chatter. 2. Nella sezione Emoticon nel feed, selezionare Consenti emoticon. Salesforce supporta queste combinazioni di caratteri nei post e nei commenti. Combinazioni di caratteri • :) Emoticon (sorridente) • :-) • :P (con la lingua fuori) • :-P • :p (corrucciato) • :-( • >:( (arrabbiato) • >:-( • :(( AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare le emoticon: • "Personalizza applicazione" • :-p • :( Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Database.com Edition e Developer Edition (in lacrime) • :'( • :'-( 14 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni Chatter Inviti di clienti Consente agli utenti di invitare clienti nei gruppi privati che gestiscono o di cui sono titolari. I clienti sono utenti esterni ai domini email della società. Dispongono di un accesso limitato a Chatter e possono visualizzare solo i gruppi a cui sono invitati e interagire solo con i membri di tali gruppi. Gli inviti di clienti non supportano i domini personalizzati creati utilizzando Impostazioni dominio, Single Sign-On e restrizioni IP. Per consentire l'abilitazione di queste funzioni per gli inviti di clienti, si consiglia di adottare uno dei seguenti approcci: • Personalizzare la pagina di Single Sign-On per l'organizzazione con un link aggiuntivo che reindirizza gli utenti a https://yourDomain.my.salesforce.com/. • Abilitare il Single Sign-On per i propri clienti. Gli inviti di clienti sono abilitati per impostazione predefinita. Per disabilitare gli inviti di clienti, da Imposta immettere Chatter nella casella Ricerca veloce, selezionare Impostazioni Chatter e deselezionare Consenti l'invito di clienti nella sezione Impostazioni Chatter. La disabilitazione di questa funzionalità non determina l'eliminazione dei clienti esistenti o dei gruppi che già consentono la partecipazione dei clienti. VEDERE ANCHE: EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition e Database.com Edition Salesforce CRM, Approvazioni, notifiche tramite email Chatter, Inviti Chatter e inviti di clienti non sono disponibili nella versione Database.com Edition. Inviti a colleghi È possibile connettere più organizzazioni Salesforce con Chatter? Inviti a colleghi Consente agli utenti Salesforce di invitare su Chatter i colleghi sprovvisti di licenze Salesforce. Gli utenti invitati possono accedere a persone, profili, gruppi e file di Chatter, ma non possono vedere i dati dei record a meno che non dispongano di una licenza Salesforce. Gli inviti ai colleghi sono automaticamente abilitati per le nuove organizzazioni Salesforce. Il dominio di email del primo utente Salesforce aggiunto all'organizzazione viene utilizzato come dominio dell'azienda nel campo Domini di email della società. Gli inviti non sono attivati se il dominio dell'utente è un provider di email pubblico gratuito, come yahoo.com o gmail.com. È possibile aggiungere fino a 200 domini. Immettere i domini utilizzati negli indirizzi email della propria società. Si consiglia di non immettere domini di email pubblici quali hotmail.com, yahoo.com o gmail.com. Se invitato, chiunque abbia un indirizzo email in questi domini può entrare e vedere profili e feed degli utenti e gruppi di Chatter. Per disabilitare gli inviti ai colleghi, da Imposta immettere Chatter nella casella Ricerca veloce, selezionare Impostazioni Chatter e deselezionare Consenti l'invito di colleghi nella sezione Inviti a colleghi. Se si deseleziona questa funzione, gli utenti non possono accettare gli inviti in sospeso. Analogamente, se si rimuove un dominio di email, gli utenti non potranno accettare gli inviti in sospeso da quel dominio. VEDERE ANCHE: Inviti di clienti 15 EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition e Database.com Edition Salesforce CRM, Approvazioni, notifiche tramite email Chatter, Inviti Chatter e inviti di clienti non sono disponibili nella versione Database.com Edition. Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni Chatter Abilitazione delle azioni nel publisher Per aggiungere le azioni globali al publisher, è necessario prima abilitare le Azioni nella funzione Publisher in Impostazioni Chatter. Le azioni aggiungono funzionalità al publisher Chatter e consentono agli utenti di lavorare meglio in Salesforce e in Salesforce1. 1. Da Imposta, immettere Impostazioni Chatter nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni Chatter. 2. Fare clic su Modifica. 3. Nella sezione Azioni nel publisher, selezionare Abilita le azioni nel publisher. 4. Salvare le modifiche. EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE VEDERE ANCHE: Azioni e layout publisher Panoramica sulla modifica di post e commenti del feed Per abilitare le azioni: • "Personalizza applicazione" Con la modifica dei post del feed, gli utenti possono modificare i propri post nel feed. I titolari del record possono anche modificare qualsiasi post sui record di cui sono titolari, indipendentemente da chi ha creato il post. La funzionalità di modifica dei post nel feed è controllata da un'opzione di Impostazioni Chatter e da due autorizzazioni utente. L'opzione Consenti agli utenti di modificare post e commenti nelle Impostazioni Chatter abilita o disabilita la funzione Modifica post del feed per la propria organizzazione. Nelle organizzazioni esistenti e in quelle nuove, questa opzione è abilitata per impostazione predefinita. Tutti gli utenti ai quali è assegnato un profilo standard possono modificare immediatamente i propri post e commenti, tranne gli utenti Chatter Free, Chatter External e del Portale Clienti. Per gli utenti ai quali sono assegnati profili personalizzati, gli amministratori devono specificamente abilitare le autorizzazioni nei profili personalizzati o negli insiemi di autorizzazioni degli utenti. L'autorizzazione "Modifica i miei stessi post" consente agli utenti di modificare i propri post. Questa autorizzazione è disponibile e abilitata automaticamente sui profili standard, tranne che sui profili degli utenti Chatter External, Chatter Free e del Portale Clienti. Per consentire agli utenti Chatter External, Chatter Free e del Portale Clienti di modificare i propri post, clonare i profili e abilitare l'autorizzazione "Modifica i miei stessi post" nei profili clonati. Assegnare i profili clonati agli utenti. L'autorizzazione "Modifica i post sui record di cui sono titolare" consente agli utenti di modificare i post e i commenti sui record di cui sono titolari, inclusi i post e i commenti di altre persone. Ad esempio, un titolare o responsabile di un gruppo può modificare tutti i post nel feed del gruppo. Un responsabile di un tipo di record specifico può modificare tutti i post nel record. Questa autorizzazione è disponibile su tutti i profili standard e personalizzati, ma è disabilitata per impostazione predefinita. La seguente tabella riepiloga le autorizzazioni e le rispettive impostazioni predefinite. Autorizzazione utente Descrizione Disponibile in Impostazione predefinita Modifica i miei stessi post Consente agli utenti di modificare i propri post Profili standard, eccetto Abilitati in tutte le organizzazioni nuove ed esistenti • Utente esterno Chatter • Utente Chatter Free • Utente del Portale Clienti a volume elevato • Profilo utente comunità partner 16 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Autorizzazione utente Modifica i post sui record di cui sono titolare Descrizione Impostazioni Chatter Disponibile in Impostazione predefinita Profili personalizzati Disabilitati in tutte le organizzazioni nuove ed esistenti Consente ai titolari dei Profili personalizzati record di modificare i propri post e i post di altri utenti su gruppi e pagine dei dettagli del record. Disabilitati in tutte le organizzazioni nuove ed esistenti. Tuttavia, i moderatori Chatter, i moderatori delle comunità e gli utenti con l'autorizzazione "Modifica tutti i dati" possono sempre modificare tutti i post e i commenti. L'opzione Consenti agli utenti di modificare post e commenti nelle Impostazioni Chatter è abilitata per impostazione predefinita. Per gli utenti in possesso delle necessarie autorizzazioni, l'opzione Modifica è disponibile dal menu a discesa su post, commenti, domande e risposte. Si apre in una finestra di modifica separata, dove gli utenti possono modificare il testo. Dopo che gli utenti hanno salvato la versione modificata del post, esso visualizza un'indicazione oraria Modificato per indicare che il post originale è stato modificato. Se gli utenti modificano un post o un commento e menzionano nuove persone o gruppi, tali persone e gruppi ricevono notifiche tramite email. Le persone e i gruppi menzionati nel post o nel commento originale non ricevono una nuova notifica tramite email. Le notifiche tramite email per i post o i commenti modificati visualizzano l'indicazione oraria Modificato. Per gli utenti delle comunità, la modifica dei post del feed è disponibile solo se la comunità è stata creata utilizzando Schede Salesforce + Visualforce o il modello Servizio clienti (Napili). L'opzione Modifica non è disponibile sui post generati dal sistema come gli aggiornamenti dei record tracciati del feed. 17 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni Chatter IN QUESTA SEZIONE: Abilitazione della modifica dei post del feed nei profili utente o negli insiemi di autorizzazioni Per impostazione predefinita, la modifica dei post del feed è disabilitata su tutti i profili personalizzati. Per rendere disponibile agli utenti questa funzionalità è possibile modificare i profili utente o assegnare le autorizzazioni agli utenti tramite un insieme di autorizzazioni. Disabilitazione della modifica dei post del feed per tutti gli utenti Per impostazione predefinita, tutti gli utenti ai quali è assegnato un profilo con autorizzazioni di modifica dei post del feed possono modificare i loro post e commenti. Se necessario, è possibile disabilitare la modifica dei post del feed per tutti gli utenti dell'organizzazione, indipendentemente dal profilo utente loro assegnato. Abilitazione della modifica dei post del feed nei profili utente o negli insiemi di autorizzazioni Per impostazione predefinita, la modifica dei post del feed è disabilitata su tutti i profili personalizzati. Per rendere disponibile agli utenti questa funzionalità è possibile modificare i profili utente o assegnare le autorizzazioni agli utenti tramite un insieme di autorizzazioni. AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare le autorizzazioni in un insieme di autorizzazioni, procedere nel modo seguente. Per creare profili personalizzati • "Gestisci profili e insiemi di autorizzazioni" 1. Da Imposta, immettere Insiemi di autorizzazioni nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Insiemi di autorizzazioni. 2. Fare clic su un insieme di autorizzazioni esistente o crearne uno nuovo. 3. Nella sezione Autorizzazioni di sistema, fare clic su Modifica. 4. Selezionare le autorizzazioni di modifica dei post del feed che si desidera abilitare. Per assegnare gli insiemi di autorizzazioni • "Assegna insiemi di autorizzazioni" • Selezionare Modifica i miei stessi post per consentire agli utenti ai quali è assegnato questo profilo personalizzato di modificare i propri post e commenti. • Selezionare Modifica i post sui record di cui sono titolare per consentire agli utenti ai quali è assegnato questo profilo di modificare i post e i commenti sui record di cui sono titolari, inclusi i post e i commenti effettuati da altri utenti. 5. Fare clic su Salva. 6. Assegnare l'insieme di autorizzazioni agli utenti che necessitano delle autorizzazioni. Esempio: Tour dimostrativo: assegna un insieme di autorizzazioni Disabilitazione della modifica dei post del feed per tutti gli utenti Per impostazione predefinita, tutti gli utenti ai quali è assegnato un profilo con autorizzazioni di modifica dei post del feed possono modificare i loro post e commenti. Se necessario, è possibile disabilitare la modifica dei post del feed per tutti gli utenti dell'organizzazione, indipendentemente dal profilo utente loro assegnato. 1. Da Imposta, immettere Impostazioni Chatter nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni Chatter. 2. Fare clic su Modifica. 3. Nella sezione Modifica di post e commenti, deselezionare Consenti agli utenti di modificare post e commenti. 18 AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare o disabilitare le funzioni in Impostazioni Chatter: • "Personalizza applicazione" Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Azioni e layout publisher 4. Fare clic su Salva. La funzione di modifica dei post del feed è disabilitata per l'intera organizzazione. Gli utenti non possono più modificare post e commenti. Azioni e layout publisher Le azioni aggiungono funzionalità al publisher Chatter e consentono agli utenti di lavorare meglio in Salesforce e in Salesforce1. EDIZIONI Le azioni si riferiscono alla produttività. Le azioni consentono agli utenti di eseguire operazioni con un minor numero di clic, con meno campi e quindi risparmiando tempo. Le azioni sono particolarmente utili in Salesforce1, poiché permettono di creare e modificare facilmente i record con un'interfaccia semplice e ottimizzata per i dispositivi mobili. Per impostazione predefinita, il publisher Chatter include le azioni standard Post, File, Link, Sondaggio e Domanda. Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition e Database.com Edition In Salesforce1, le azioni vengono visualizzate nella barra delle azioni, nel menu Azione associato e come azioni degli elementi in elenco. 19 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Azioni e layout publisher Sono disponibili diverse categorie di azioni, ad esempio le azioni standard, le azioni non standard, le azioni predefinite, le azioni intelligenti dispositivo mobile, le azioni personalizzate e le azioni di produttività. • Azioni standard Le azioni standard sono azioni che vengono incluse automaticamente nel publisher quando Chatter è abilitato, ad esempio Post, File, Link e Sondaggio. È possibile personalizzare l'ordine nel quale queste azioni vengono visualizzate nel publisher, ma non è possibile modificarne le proprietà. • Azioni non standard Le azioni non standard sono le azioni che l'utente crea e personalizza da sé. • Azioni predefinite Le azioni predefinite sono azioni predeterminate fornite da Salesforce. Aggiungerle al layout publisher per renderle disponibili ai propri utenti. • Azioni intelligenti dispositivo mobile Le azioni intelligenti dispositivo mobile sono una serie di azioni preconfigurate, proprio come le azioni predefinite. In Salesforce1, le azioni intelligenti dispositivo mobile consentono agli utenti di creare i record direttamente nel feed. • Azioni personalizzate Le azioni personalizzate sono pagine Visualforce o app area di disegno con funzionalità definite dall'utente. Ad esempio, è possibile creare un'azione personalizzata per consentire agli utenti di scrivere commenti contenenti più di 5000 caratteri. • Azioni di produttività Le azioni di produttività sono predeterminate da Salesforce e sono collegate a oggetti account, referente, evento, lead, utente e profilo utente. Le azioni di produttività non possono essere modificate o eliminate. Per personalizzare il publisher con un maggior numero di azioni o per modificare l'ordine delle azioni, abilitare prima le azioni nel publisher dalla pagina Impostazioni Chatter in Imposta. 20 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Azioni e layout publisher IN QUESTA SEZIONE: Creazione di layout publisher globali I layout publisher globali determinano le azioni globali che appaiono nelle varie interfacce di Salesforce. In Salesforce Classic, questi layout personalizzano le azioni nei publisher Chatter sulle pagine globali (ad esempio la Pagina iniziale) e sulla pagina Chatter. Lightning Experience utilizza questi layout per compilare il menu Azioni globali con le azioni Registra una chiamata e Crea un record che puntano agli oggetti Eventi, Note e Operazioni. In Salesforce1, invece, questi layout determinano le azioni che compaiono nella barra delle azioni sulle pagine Feed e Persone. I layout publisher globali possono includere solo le azioni globali. Aggiunta di azioni ai layout publisher globali Le azioni che si aggiungono ai layout publisher globali vengono visualizzate in pagine quali la Pagina iniziale e le pagine Chatter, mentre la barra delle azioni e il menu azioni appaiono nelle pagine Feed e Persone in Salesforce1. Creazione di layout publisher globali I layout publisher globali determinano le azioni globali che appaiono nelle varie interfacce di Salesforce. In Salesforce Classic, questi layout personalizzano le azioni nei publisher Chatter sulle pagine globali (ad esempio la Pagina iniziale) e sulla pagina Chatter. Lightning Experience utilizza questi layout per compilare il menu Azioni globali con le azioni Registra una chiamata e Crea un record che puntano agli oggetti Eventi, Note e Operazioni. In Salesforce1, invece, questi layout determinano le azioni che compaiono nella barra delle azioni sulle pagine Feed e Persone. I layout publisher globali possono includere solo le azioni globali. 1. Da Imposta, immettere Layout publisher nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Layout publisher. 2. Per creare un nuovo layout publisher globale, fare clic su Nuovo. 3. Per clonare un layout publisher, selezionarne uno dall'elenco a discesa Layout publisher globali esistenti. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Database.com Edition e Developer Edition. AUTORIZZAZIONI UTENTE 4. Immettere un nome per il nuovo layout publisher globale. 5. Fare clic su Salva. Per creare delle azioni: • "Personalizza applicazione" Per personalizzare i layout di azione e di pagina: • "Personalizza applicazione" Per visualizzare i layout di pagina: • "Visualizza impostazione" 21 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Azioni e layout publisher Aggiunta di azioni ai layout publisher globali Le azioni che si aggiungono ai layout publisher globali vengono visualizzate in pagine quali la Pagina iniziale e le pagine Chatter, mentre la barra delle azioni e il menu azioni appaiono nelle pagine Feed e Persone in Salesforce1. Ordinare le azioni in modo che quelle utilizzate di frequente siano visualizzate all'inizio dell'elenco. Tutte le altre azioni sono visualizzate nel menu a discesa del publisher. Tour dimostrativo: Personalizzazione di layout publisher globali È possibile aggiungere le azioni a due sezioni di un layout di pagina: Azioni nel publisher Salesforce Classic Questa sezione può contenere soltanto le azioni della categoria Azioni nella tavolozza. Le azioni in questa sezione vengono visualizzate nel publisher Chatter in Salesforce Classic. Azioni di Salesforce1 e Lightning Experience Questa sezione può contenere soltanto le azioni della categoria Azioni Salesforce1 & Lightning nella tavolozza. Nei layout di pagina degli oggetti, la categoria Azioni Salesforce1 e Lightning contiene tutti i tipi di azioni disponibili per l'oggetto, incluse le azioni, le azioni di produttività, le azioni dei componenti Lightning e i pulsanti standard e personalizzati. Le azioni in questa sezione vengono visualizzate nella barra delle azioni e nel menu Azione in Salesforce1 e in diverse aree di Lightning Experience. 1. Da Imposta, immettere Layout publisher nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Layout publisher. 2. Per aggiungere o rimuovere le azioni, trascinarle verso la tavolozza o dalla tavolozza. Per riordinare le azioni, selezionare un'azione e trascinarla in una nuova posizione. Nella sezione Azioni nel publisher Salesforce Classic, le prime tre azioni sulla sinistra sono visualizzate nel publisher di Chatter. Tutte le altre azioni sono visualizzate nel menu a discesa Altro. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Database.com Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare delle azioni: • "Personalizza applicazione" Per personalizzare i layout di azione e di pagina: • "Personalizza applicazione" Per visualizzare i layout di pagina: • "Visualizza impostazione" 3. Al termine dell'operazione, fare clic su Salva o su Salvataggio rapido per salvare le modifiche e continuare a lavorare sul layout. Se ci si sposta senza averle salvate, le modifiche andranno perse. Esempio: Aggiungere al publisher l'azione Nuovo account, in modo che gli utenti possano creare un account direttamente dal publisher. Trascinare semplicemente l’azione Nuovo account nella sezione Azioni nel publisher e salvare le modifiche. 22 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Azioni e layout publisher Accedere alla scheda Chatter. A questo punto, l'azione Nuovo account è visualizzata nel publisher. 23 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Tracciamento feed Tracciamento feed Il tracciamento feed consente di tenere traccia delle modifiche apportate a oggetti e campi e di pubblicarle come aggiornamenti in Chatter. Gli utenti che seguono un record visualizzano gli aggiornamenti dei feed nel proprio feed Chatter. Il tracciamento dei feed è disponibile per gli oggetti e i campi. È possibile configurare il tracciamento feed per utenti, gruppi Chatter, argomenti, oggetti personalizzati, oggetti esterni e per i seguenti oggetti standard: account, tipi di articoli, asset, campagne, casi, referenti, contratti, cruscotti digitali, eventi, lead, opportunità, prodotti, rapporti, soluzioni e operazioni. Le regole di condivisione e la protezione a livello di campo determinano la visibilità delle modifiche ai record nei feed Chatter. Per visualizzare le modifiche a un record nei loro feed, gli utenti devono avere accesso al record. Questi oggetti e campi sono tracciati per impostazione predefinita: • Account: Nome account, Titolare account • Caso: Titolare caso, Priorità, Stato • Gruppo Chatter: Consenti clienti, Descrizione, Accesso al gruppo, Corpo informazioni, Titolo informazioni, Nome, Nome titolare • Referente: Nome account, Titolare referente, Nome • Lead: Titolare lead, Stato lead, Nome • Opportunità: Ammontare, Data chiusura, Nome opportunità, Titolare opportunità, Fase • Argomento: Descrizione • Utente: Chi sono, Indirizzo, Email, Responsabile, Telefono, Qualifica Gli aggiornamenti dei feed di cui si esegue il tracciamento che risalgono a più di 45 giorni fa e che non contengono preferenze o commenti vengono eliminati automaticamente. Gli aggiornamenti dei feed tracciati non vengono più visualizzati nel feed. Tuttavia, se per un campo tracciato è abilitato il controllo, è comunque disponibile la cronologia di controllo del campo tracciato. IN QUESTA SEZIONE: Personalizzazione del tracciamento dei feed Chatter Abilitare il tracciamento dei feed per oggetti e record in modo che gli utenti visualizzino gli aggiornamenti per gli oggetti e i record che seguono nei loro feed Chatter. Molti oggetti e campi vengono tracciati per impostazione predefinita, ma è possibile personalizzare ulteriormente il tracciamento dei feed per includere o escludere oggetti e campi specifici. Abilitazione di aggiornamenti dei feed per record correlati È possibile visualizzare gli aggiornamenti dei feed nella pagina dei dettagli di un record ogni volta che qualcuno crea record correlati. Gli aggiornamenti dei feed per i record correlati forniscono agli utenti una visualizzazione completa dell'attività dell'account. VEDERE ANCHE: Impostazioni Chatter 24 EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition e Database.com Edition Gli oggetti Account, Caso, Referente, Lead, Opportunità e Utente non sono disponibili nella versione Database.com Edition. Gli oggetti esterni Salesforce Connect sono disponibili nella versione: Developer Edition e con un supplemento di prezzo nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition e Unlimited Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per personalizzare i campi tracciati nei feed: • "Personalizza applicazione" Per visualizzare la pagina delle impostazioni del tracciamento dei campi: • "Visualizza impostazione e configurazione" Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Tracciamento feed Personalizzazione del tracciamento dei feed Chatter Abilitare il tracciamento dei feed per oggetti e record in modo che gli utenti visualizzino gli aggiornamenti per gli oggetti e i record che seguono nei loro feed Chatter. Molti oggetti e campi vengono tracciati per impostazione predefinita, ma è possibile personalizzare ulteriormente il tracciamento dei feed per includere o escludere oggetti e campi specifici. È possibile configurare il tracciamento feed per utenti, gruppi Chatter, argomenti, oggetti personalizzati, oggetti esterni e per i seguenti oggetti standard: account, tipi di articoli, asset, campagne, casi, referenti, contratti, cruscotti digitali, eventi, lead, opportunità, prodotti, rapporti, soluzioni e operazioni. 1. Da Imposta, immettere Tracciamento feed nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Tracciamento feed. 2. Selezionare un oggetto. 3. Selezionare Abilita tracciamento dei feed. Per visualizzare questa casella di controllo, gli utenti devono disporre delle autorizzazioni utente richieste. 4. Selezionare un massimo di 20 campi da tracciare. Non è possibile selezionare i campi per gli oggetti esterni e i tipi di articoli. Il tracciamento non è possibile per i seguenti tipi di campi standard: • Campi di numerazione automatica, formula e riepilogo di roll-up • Campi di sistema crittografati e di sola lettura • Il campo Reddito previsto nelle opportunità • I campi Titolo soluzione e Dettagli soluzione nelle soluzioni; questi campi vengono visualizzati solo per le soluzioni tradotte nelle organizzazioni in cui sono abilitate le soluzioni multilingue. 5. Se sono abilitate le azioni nel publisher, viene visualizzata l'opzione Tutti gli oggetti correlati. Selezionare questa casella di controllo per visualizzare gli elementi del feed quando vengono creati gli oggetti correlati EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition e Database.com Edition Gli oggetti Account, Caso, Referente, Lead, Opportunità e Utente non sono disponibili nella versione Database.com Edition. Gli oggetti esterni Salesforce Connect sono disponibili nella versione: Developer Edition e con un supplemento di prezzo nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition e Unlimited Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per personalizzare i campi tracciati nei feed: • "Personalizza applicazione" 6. Salvare le modifiche. VEDERE ANCHE: Per visualizzare la pagina delle impostazioni del tracciamento dei campi: • "Visualizza impostazione e configurazione" Tracciamento feed 25 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni e immagine aziendale per le email Chatter Abilitazione di aggiornamenti dei feed per record correlati È possibile visualizzare gli aggiornamenti dei feed nella pagina dei dettagli di un record ogni volta che qualcuno crea record correlati. Gli aggiornamenti dei feed per i record correlati forniscono agli utenti una visualizzazione completa dell'attività dell'account. 1. Da Imposta, immettere Tracciamento feed nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Tracciamento feed. 2. Fare clic sull'oggetto per cui si desidera abilitare gli aggiornamenti dei feed per i record correlati. 3. Fare clic su Tutti gli oggetti correlati. Se questa opzione non appare, verificare che le azioni nel publisher siano abilitate. L'opzione Tutti gli oggetti correlati è disponibile solo su questi oggetti: • Account • Campagna • Caso • Referente EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Database.com Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE • Oggetti personalizzati • Gruppo Per modificare le impostazioni di tracciamento dei feed • “Personalizza applicazione” • Lead • Opportunità 4. Salvare le modifiche. Esempio: Se si abilitano gli aggiornamenti dei feed per i record correlati negli account, il feed dell'account include: • Aggiornamenti dei feed per tutta l'attività relativa all'account • Aggiornamenti per operazioni, eventi e referenti correlati Impostazioni e immagine aziendale per le email Chatter Le impostazioni email di Chatter consentono di controllare se gli utenti ricevono le notifiche per email in merito a nuovi post, commenti e altre modifiche. È anche possibile modificare il formato delle email, ad esempio aggiungendo il logo della propria società e le informazioni sul mittente. Se è abilitato Chatter, le notifiche per email sono abilitate per impostazione predefinita. Tuttavia, gli utenti possono configurare le proprie impostazioni di email. Possono decidere se desiderano ricevere email, per quali modifiche e con quale frequenza. È importante informare i propri utenti sulle modalità di controllo della quantità di email che ricevono. Infatti, il numero eccessivo di notifiche per email costituisce una nota dolente per molti utenti di Chatter e un ostacolo comune all'adozione. Configurare le impostazioni generali di email e immagine aziendale di Chatter da Imposta. Immettere Impostazioni di email nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni di email. Questa tabella descrive le impostazioni. Impostazione Descrizione Impostazioni generali 26 EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazione Impostazioni e immagine aziendale per le email Chatter Descrizione Consenti messaggi email Abilita o disabilita le notifiche per email dell'intera società. Se si deseleziona questa opzione, tutte le notifiche per email vengono disabilitate e gli utenti non ricevono alcuna notifica. Consenti risposte tramite email Se si seleziona questa opzione, gli utenti possono rispondere via email alle notifiche email relative a messaggi e commenti senza dover accedere al commento o messaggio in Chatter. Consenti post tramite email Se è selezionata questa opzione, gli utenti possono inviare post sui gruppi utilizzando l'email. Consenti allegati tramite email Se è selezionata questa opzione, gli utenti possono includere allegati nei post sui gruppi utilizzando l'email. Mostra i badge di download dell'app mobile Salesforce1 Mostra i badge di download di Salesforce1 dell'App Store e di Google Play in tutte le notifiche email di Chatter dell'organizzazione interna. I badge non compariranno nelle notifiche email delle comunità. La visualizzazione dei badge dipende dall'impostazione della lingua del destinatario: se un badge non è tradotto nella lingua, non viene visualizzato nell'email. L'opzione di visualizzazione dei badge è selezionata per impostazione predefinita. Consenti rapporti Chatter solo API Nota: Questa impostazione viene visualizzata se per la società sono abilitati i rapporti Chatter solo API. Per abilitare questa funzione, rivolgersi a Salesforce. Se questa opzione è selezionata, i rapporti pianificati quotidiani e settimanali sono disabilitati per l'intera società. È necessario chiamare l'API per ricedere i rapporti per i propri utenti. Mittente Da nome Il nome visualizzato come nome del mittente nella notifica per email. Ad esempio, aggiungere il nome della propria società. Indirizzo email L'indirizzo email del mittente. Ad esempio, aggiungere l'indirizzo email della propria società. Immagine aziendale Logo Un logo che viene visualizzato nella notifica per email. Caricare un logo diverso per sostituire il logo predefinito di Chatter. Testo piè di pagina Il testo che viene visualizzato nel piè di pagina della notifica email. Si raccomanda vivamente di includere l'indirizzo fisico della propria società per assicurare la conformità con le leggi antispam in vigore. IN QUESTA SEZIONE: Personalizzazione dell'immagine aziendale per le notifiche tramite email Personalizzare le notifiche tramite email di Chatter della società in modo da visualizzare informazioni sul mittente, testo piè di pagina e un logo piè di pagina personalizzato per l'organizzazione. 27 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni e immagine aziendale per le email Chatter Personalizzazione dell'immagine aziendale per le notifiche tramite email Personalizzare le notifiche tramite email di Chatter della società in modo da visualizzare informazioni sul mittente, testo piè di pagina e un logo piè di pagina personalizzato per l'organizzazione. EDIZIONI 1. Da Imposta, immettere Impostazioni di email nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni di email. Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic e Lightning Experience 2. Immettere i valori personalizzati di nome e indirizzo del mittente per sostituire i valori predefiniti. Nota: Se si modifica l'indirizzo email del mittente, verrà inviato un messaggio di verifica al nuovo indirizzo. La modifica resta in sospeso e continuerà a essere utilizzato l'indirizzo esistente in attesa della verifica. L'indirizzo richiesto non avrà effetto finché non si fa clic sul link di conferma nell'email. Se la verifica è già in sospeso per un nuovo indirizzo email e si specifica un nuovo indirizzo diverso, verrà mantenuto il valore più recente e verrà utilizzato per la verifica. Se si immette un valore personalizzato per l'indirizzo del mittente ed è stata abilitata la funzione di relay, i messaggi email di Chatter utilizzeranno il relay. 3. Personalizzare gli elementi visualizzati nel piè di pagina delle email di Chatter. Nota: • Tutti i messaggi email di Chatter contengono il logo Chatter e le informazioni relative a Salesforce a meno che tali dati non vengano sostituiti dal logo e dalle informazioni della propria organizzazione. Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per personalizzare le impostazioni email per Chatter: • "Personalizza applicazione" • Se in precedenza il logo o il testo del piè di pagina è stato personalizzato e si desidera ripristinare i valori predefiniti, utilizzare l'API per impostare questi campi su null. a. Scegliere un logo per sostituire il logo predefinito di Chatter. Il logo deve essere un documento esistente nella scheda Documenti e deve essere contrassegnato come Immagine disponibile esternamente. Le immagini con dimensione massima 150 x 50 pixel su sfondo trasparente funzionano meglio. b. Immettere il testo personalizzato per sostituire il testo predefinito del piè di pagina, utilizzando al massimo 1.000 caratteri. Il testo predefinito include il nome e l'indirizzo fisico di Salesforce. Si raccomanda vivamente di includere l'indirizzo fisico della propria organizzazione per assicurare la conformità con le leggi antispam in vigore. 4. Fare clic su Salva. VEDERE ANCHE: Impostazioni e immagine aziendale per le email Chatter 28 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Azioni e layout dei post Chatter Azioni e layout dei post Chatter Le azioni su post e commenti vengono visualizzate nel menu a discesa su un post o su un commento. Gli utenti possono modificare, inserire nei Preferiti, silenziare ed eliminare post, aggiungere argomenti e creare operazioni a partire dai post. Le azioni standard Aggiungi ai Preferiti, Elimina, Silenzia e Aggiungi argomento sui post sono disponibili per impostazione predefinita e non possono essere modificate. È tuttavia possibile aggiungere altre azioni come Modifica e Crea nuova operazione. IN QUESTA SEZIONE: Abilitare la creazione di nuove operazioni nei post Migliorare il feed con un'azione che consente agli utenti di creare operazioni direttamente dai post. EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition e Database.com Edition Abilitare la creazione di nuove operazioni nei post Migliorare il feed con un'azione che consente agli utenti di creare operazioni direttamente dai post. L'opzione Azioni nel publisher e il tracciamento dei feed devono essere abilitati per gli oggetti operazione. 1. Da Imposta, immettere Elemento feed nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Layout elemento feed. 2. Fare clic su Modifica accanto a Layout elemento feed. 3. Nel Layout elemento feed, fare clic su Azioni. 4. Selezionare l'azione Crea nuova operazione e trascinarla nella sezione Azioni nel publisher. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: Group Edition, Enterprise Edition, Professional Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per personalizzare i layout elementi dei feed Chatter • "Personalizza applicazione" Se non si visualizza l'azione Crea nuova operazione, verificare che la funzionalità Azioni nel publisher sia abilitata nelle Impostazioni Chatter, in Imposta. 5. Salvare le modifiche. L'azione Crea nuova operazione viene visualizzata nel menu a discesa dei post di testo e di contenuto. Quando un utente crea un'operazione da un post, questa viene visualizzata nell'elenco Operazioni personali della Pagina iniziale dell'utente. L'azione Crea nuova operazione nei post 29 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Layout di gruppo • È disponibile nei post di testo e di contenuto, ma non nei post generati dal sistema, quali gli aggiornamenti dei feed tracciati • È parzialmente personalizzabile. Non è possibile modificare i campi, ma è possibile modificare il layout dei campi. • Genera un aggiornamento che viene visualizzato nel feed dell'utente Layout di gruppo Il layout di gruppo consente di personalizzare quali campi, pulsanti, azioni ed elenchi vengono visualizzati nei gruppi Chatter. Le modifiche apportate al layout del gruppo influiscono su tutti i gruppi nell'organizzazione, ma vengono visualizzate soltanto nelle pagine del gruppo in Salesforce1. Le modifiche apportate al publisher del gruppo si riflettono sia nel sito Salesforce completo che nell'app Salesforce1. Le modifiche apportate al layout del gruppo e al publisher vengono riportate su tutti i gruppi dell'organizzazione. Non è possibile personalizzare il layout di un singolo gruppo. IN QUESTA SEZIONE: EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition Personalizzazione del layout e del publisher gruppi Chatter Aggiungere e rimuovere campi, pulsanti, ricerche ed elenchi correlati per modificare il layout dei gruppi. Aggiunta di azioni al publisher del gruppo Personalizzare il publisher del gruppo con le azioni e le azioni di Salesforce1. Personalizzazione del layout e del publisher gruppi Chatter Aggiungere e rimuovere campi, pulsanti, ricerche ed elenchi correlati per modificare il layout dei gruppi. EDIZIONI 1. Da Imposta, immettere Layout gruppo nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Layout gruppo. Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience 2. Fare clic su Modifica accanto al layout gruppo che si desidera personalizzare oppure su Nuovo per creare un layout. 3. Dalla tavolozza nella parte superiore della pagina, trascinare e rilasciare campi, pulsanti e altri elementi dell'interfaccia utente nelle diverse sezioni per aggiungerli al layout del gruppo. Trascinarli e rilasciarli nuovamente nella tavolozza per eliminarli dal layout. Per assicurarsi che questa procedura funzioni in Salesforce1 e Lightning Experience, assicurarsi che nel layout del gruppo siano presenti i seguenti elementi: Disponibile nelle versioni: Group Edition, Enterprise Edition, Professional Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition • Post • Annuncio AUTORIZZAZIONI UTENTE • File • Sondaggio Per personalizzare i layout gruppo in Chatter: • "Personalizza applicazione" • Modifica gruppo • Nuovo membro gruppo • Gestisci notifiche • Elimina gruppo • Lascia il gruppo 30 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Layout di gruppo Tutte le modifiche apportate al layout del gruppo influiscono su Salesforce1 e su Lightning Experience. Le modifiche apportate al publisher gruppo appaiono ovunque. Ad esempio, se si elimina l'elenco correlato File o un campo nella sezione dei dettagli del gruppo, tali modifiche vengono visualizzate solo in Salesforce1 e in Lightning Experience, ma non appaiono in Salesforce Classic. Tutte le modifiche apportate al layout del gruppo influiscono su Salesforce1 e su Lightning Experience. Le modifiche apportate al publisher gruppo appaiono ovunque. Ad esempio, se si elimina l'elenco correlato File o un campo nella sezione dei dettagli del gruppo, tali modifiche vengono visualizzate solo in Salesforce1 e in Lightning Experience, ma non appaiono in Salesforce Classic. 4. Fare clic su Salva per salvare il layout. Esempio: Per consentire ai titolari e ai responsabili dei gruppi di archiviare e attivare i gruppi da Salesforce1 e da Lightning Experience, trascinare il campo Archivia nella sezione dei dettagli del gruppo. Per assegnare i layout di gruppo in base ai profili utente, fare clic su Assegnazione layout di pagina nella visualizzazione elenco del layout del gruppo. VEDERE ANCHE: Aggiunta di azioni ai layout publisher globali 31 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Layout di gruppo Aggiunta di azioni al publisher del gruppo Personalizzare il publisher del gruppo con le azioni e le azioni di Salesforce1. Per impostazione predefinita, i gruppi Chatter visualizzano le azioni standard che fanno parte del layout publisher globale, come Post, File, Link e Sondaggio. Sostituire il layout publisher globale con un layout publisher del gruppo personalizzato. EDIZIONI 2. Fare clic su Modifica accanto al layout gruppo che si desidera personalizzare oppure su Nuovo per creare un layout. Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition 3. Fare clic su ignorare il layout publisher globale o su nella sezione Azioni nel publisher o Azioni nella barra delle azioni di Salesforce1. Trascinare e rilasciare le azioni tra la tavolozza e il layout publisher per aggiungere, rimuovere e riordinare le azioni. AUTORIZZAZIONI UTENTE 1. Da Imposta, immettere Gruppi nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Layout gruppo. Le modifiche apportate alla sezione Azioni nel publisher vengono visualizzate nel sito Salesforce completo. Le modifiche apportate alle Azioni nella sezione della barra delle azioni di Salesforce1 vengono visualizzate in Salesforce1. Nei gruppi che consentono i clienti, il publisher mostra solo le azioni standard. Esempio: Aggiungere le azioni Annuncio, Aggiungi record e Aggiungi membro al publisher del gruppo. Gli utenti possono ora selezionare queste azioni direttamente dal publisher. 32 Per personalizzare i layout gruppo in Chatter: • "Personalizza applicazione" Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Argomenti sugli oggetti Argomenti sugli oggetti Gli argomenti sugli oggetti sono uno dei modi più potenti per sviluppare la collaborazione tra più utenti su temi e problematiche chiave per la propria società. EDIZIONI I dipendenti possono allegare gli argomenti ai record degli oggetti sulla base di ciò che vedono lavorando sul campo e con i clienti, fornendo alla società approfondimenti preziosi sul pensiero dei clienti. Poiché gli argomenti possono essere trasversali agli oggetti, possono fornire collegamenti tra persone, conversazioni e record. Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile in: tutte le versioni Gli utenti possono anche aggiungere argomenti ai post. Gli argomenti sui post aiutano gli utenti a organizzare i post e aumentano la loro visibilità. Gli argomenti sono utili per discutere su un particolare problema, tema o soggetto che non è limitato a un gruppo particolare di persone. Ad esempio, se la propria società ha creato un obiettivo di un anno relativo a un progetto di volontariato con le scuole locali, creare un argomento per consentire all'intera società di condividere post, foto e aggiornamenti relativi all'obiettivo aziendale. I gruppi sono inoltre utili per le conversazioni di uno specifico insieme di persone. La collaborazione all'interno di un gruppo può riguardare diversi argomenti, ma coinvolge sempre gli stessi membri chiave del team. Se ad esempio la società sta pianificando un evento festivo, un gruppo privato per il comitato organizzativo della festa consente di pianificare l'evento senza che il resto della società venga a conoscenza dei dettagli in anticipo. IN QUESTA SEZIONE: Abilitazione e configurazione degli argomenti per gli oggetti Abilitare gli argomenti per gli oggetti in modo tale che gli utenti possano aggiungere argomenti ai record e organizzarli in base a temi comuni. Questa potente funzionalità è disponibile con o senza Chatter. Elimina argomenti Le persone in possesso delle autorizzazioni appropriate possono eliminare gli argomenti direttamente dalla pagina dei dettagli dell'argomento. Privacy degli argomenti I nomi e le descrizioni degli argomenti non sono privati, nemmeno quelli visualizzati esclusivamente nei gruppi privati e nei record. I post e i record con argomenti hanno le stesse impostazioni di protezione e privacy di quelli senza argomenti. 33 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Argomenti sugli oggetti Abilitazione e configurazione degli argomenti per gli oggetti Abilitare gli argomenti per gli oggetti in modo tale che gli utenti possano aggiungere argomenti ai record e organizzarli in base a temi comuni. Questa potente funzionalità è disponibile con o senza Chatter. Gli amministratori possono abilitare gli argomenti per account, asset, campagne, casi, referenti, contratti, file, lead, opportunità, ordini, soluzioni, oggetti personalizzati e articoli in inglese. Per ogni tipo di oggetto, gli amministratori specificano quali campi utilizzare per i suggerimenti sugli argomenti. Nota: gli argomenti sono supportati soltanto negli articoli Knowledge in inglese. Avvertenza: quando sono abilitati gli argomenti per un oggetto, i tag pubblici vengono disabilitati per i record di quel tipo di oggetto. 1. Da Imposta, immettere Argomenti per gli oggetti nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Argomenti per gli oggetti. 2. Selezionare un oggetto. 3. A destra, selezionare Abilita argomenti. 4. Selezionare i campi di testo che si desidera utilizzare per i suggerimenti sugli argomenti. (Da una combinazione dei campi selezionati, vengono formulati fino a 3 suggerimenti tra i primi 2.000 caratteri). EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare gli argomenti per gli oggetti: • "Personalizza applicazione" 5. Fare clic su Salva per salvare le modifiche per tutti gli oggetti. A questo punto, gli utenti che dispongono dell'accesso agli oggetti abilitati e delle autorizzazioni appropriate sugli argomenti possono: • Vedere le assegnazioni degli argomenti e i suggerimenti sui record di quel tipo di oggetto • Aggiungere ed eliminare argomenti dai record su quel tipo di oggetto • Utilizzare gli argomenti sui record di quel tipo di oggetto per filtrare le loro visualizzazioni elenco Inoltre, se l'organizzazione utilizza Chatter, gli utenti possono fare clic su qualsiasi argomento assegnato a un record per accedere direttamente alla pagina di un argomento, dove troveranno altri record sull'argomento, le persone esperte sull'argomento e altre informazioni correlate. 34 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Argomenti sugli oggetti Elimina argomenti Le persone in possesso delle autorizzazioni appropriate possono eliminare gli argomenti direttamente dalla pagina dei dettagli dell'argomento. EDIZIONI Poiché i nomi e gli argomenti delle descrizioni non sono privati, è possibile che gli amministratori desiderino eliminare alcuni argomenti per motivi di conformità o per eliminare contenuti inappropriati. Durante l'eliminazione degli argomenti, tenere presente quanto segue. Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic • Gli argomenti vengono eliminati in modo definitivo. e non spostati nel Cestino. • Gli argomenti eliminati vengono rimossi dai risultati delle ricerche, dall'elenco degli argomenti, da tutti i post e record, dagli argomenti della sezione Ne hanno parlato di recente, dagli Argomenti correlati e dai preferiti degli utenti. Gli argomenti eliminati vengono rimossi dagli Argomenti di tendenza dopo il calcolo successivo. • Gli utenti possono reintrodurre un argomento dopo che è stato eliminato. Per eliminare un argomento: AUTORIZZAZIONI UTENTE 1. Accedere alla pagina dei dettagli dell'argomento. 2. In alto a destra, fare clic su Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition e scegliere Elimina. Per eliminare gli argomenti standard: • “Modifica tutti i dati” OPPURE "Elimina argomenti" Per eliminare gli argomenti utilizzati anche come elementi di navigazione o in primo piano in una comunità: • "Crea e imposta comunità" OPPURE "Gestisci comunità" Privacy degli argomenti I nomi e le descrizioni degli argomenti non sono privati, nemmeno quelli visualizzati esclusivamente nei gruppi privati e nei record. I post e i record con argomenti hanno le stesse impostazioni di protezione e privacy di quelli senza argomenti. La seguente tabella spiega dove è possibile vedere tutti gli argomenti e dove non è possibile vedere gli argomenti utilizzati esclusivamente nei gruppi privati e nei record. Elemento interfaccia utente Mostra tutti gli argomenti Non mostra gli argomenti utilizzati esclusivamente nei gruppi privati e nei record Elenco degli argomenti 35 EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Elemento interfaccia utente Argomenti sugli oggetti Mostra tutti gli argomenti Non mostra gli argomenti utilizzati esclusivamente nei gruppi privati e nei record Risultati della ricerca negli argomenti Rapporti sugli argomenti Rapporti Utente esperto Argomenti correlati sulla pagina dei dettagli dell'argomento Argomenti di cui si è parlato di recente sulle pagine dei dettagli dei gruppi Argomenti di cui si è parlato di recente nei profili Argomenti di tendenza sulla pagina Chatter Argomenti suggeriti durante l'aggiunta di argomenti a un post Numero di persone che stanno parlando dell'argomento nell'elenco degli argomenti e nei suggerimenti sugli argomenti quando si aggiungono argomenti a un post Nota: Non è possibile utilizzare gli argomenti nei gruppi non elencati. È consentito aggiungere un argomento con hashtag quando si scrive un post o un commento in un gruppo non elencato e l'argomento verrà formattato come link dopo aver pubblicato il post. Tuttavia, non viene creata una pagina dei dettagli dell'argomento e il link non funzionerà. 36 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Personalizzazione dell'influenza in Chatter Personalizzazione dell'influenza in Chatter Personalizzare le soglie di attività per i post, i commenti e i Mi piace, in modo da migliorare il calcolo dell'influenza in Chatter. EDIZIONI Le statistiche sulle attività in Chatter includono il numero dei post e commenti inseriti dagli utenti, il numero dei commenti ricevuti e il numero delle persone che hanno selezionato Mi piace per i post e i commenti dell'utente. Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience 1. Da Imposta, immettere Influenza nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Influenza. Disponibile nelle versioni: Group Edition, Enterprise Edition, Professional Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition 2. Modificare le soglie di attività minime. L'impostazione predefinita per le soglie di attività minime è zero. Se si impostano soglie più elevate, gli utenti che non soddisfano tutti e tre i valori minimi saranno considerati osservatori e non verranno inclusi nel calcolo della classifica relativa all'influenza. Gli utenti che soddisfano tutti e tre i valori minimi ma che presentano livelli di attività relativamente bassi saranno ugualmente considerati osservatori, ma verranno inclusi nel calcolo dell'influenza. 3. Fare clic su Salva. L'influenza in Chatter viene ricalcolata quando si salvano questi valori. Avvertenza: Prestare attenzione quando si impostano nuove soglie perché i livelli di influenza degli utenti possono cambiare immediatamente. AUTORIZZAZIONI UTENTE Per personalizzare l'influenza in Chatter: • "Personalizza applicazione" VEDERE ANCHE: Salesforce Chatter Linee guida per eliminare i messaggi Chatter degli utenti Gli amministratori di Salesforce che dispongono dell'autorizzazione "Gestisci messaggi Chatter" possono accedere ai messaggi privati di tutti gli utenti tramite l'API SOAP. È possibile visualizzare ed eliminare qualsiasi messaggio (ad esempio per motivi di conformità). Quando si eliminano messaggi Chatter privati, tenere presenti le seguenti linee guida. • I messaggi vengono eliminati in modo definitivo e non spostati nel cestino. • I messaggi eliminati non vengono inclusi nei risultati della ricerca di messaggi. • L'eliminazione di un messaggio derivante dalla condivisione di un file con qualcuno non comporta l'eliminazione del file. • Se tutti i messaggi di una conversazione vengono eliminati, la conversazione non viene mostrata in Messaggi personali e non può essere recuperata tramite l'API REST Chatter. • Se sono abilitate le risposte tramite email e un utente risponde a un messaggio eliminato, Chatter restituisce un messaggio di errore e non elabora il messaggio di risposta. 37 EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition per gli utenti con licenza Salesforce e Database.com Edition per gli utenti con licenza amministratore Database.com Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Creazione di rapporti su Chatter con il pacchetto di cruscotti digitali Creazione di rapporti su Chatter con il pacchetto di cruscotti digitali Il pacchetto di cruscotti digitali SalesforceChatter è uno strumento eccezionale. Fornisce diversi cruscotti digitali, più di 100 rapporti e persino tipi di rapporto personalizzati che possono essere utilizzati per monitorare e gestire l'adozione di Chatter e la relativa partecipazione nella propria organizzazione. Utilizzare il pacchetto di cruscotti digitali SalesforceChatter per: • Visualizzare l'adozione complessiva di Chatter con metriche dettagliate e tendenze mensili • Monitorare l'adozione di gruppo con metriche di appartenenza e partecipazione come il numero di post, commenti, "Mi piace" e i principali utenti che apportano contributi EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition, Developer Edition e Performance Edition • Monitorare la creazione dei contenuti e la partecipazione degli utenti, ad esempio i file in evidenza, i contenuti di tendenza e i principali utenti che apportano contributi • Visualizzare la classificazione degli argomenti e monitorarne le assegnazioni, inclusi gli argomenti più assegnati e i principali utenti che li assegnano • Creare rapporti personalizzati utilizzando raggruppamenti pronti all'uso come reparto, paese, ruolo o profilo È possibile installare i cruscotti digitali SalesforceChatter da AppExchange. Suggerimento: per istruzioni sull'installazione, informazioni dettagliate sui rapporti e istruzioni sull'aggiornamento, vedere Suggerimenti introduttivi sui cruscotti digitali Chatter. Dopo che il pacchetto è stato installato, è possibile accedere ai nuovi cruscotti digitali, ai rapporti e ai tipi di rapporti personalizzati oltre che a tutti gli altri cruscotti digitali e rapporti Salesforce. Man mano che saranno disponibili nuove versioni del pacchetto, sarà possibile aggiornarlo reinstallando il pacchetto. Se alcuni rapporti e cruscotti digitali sono stati personalizzati, le personalizzazioni verranno mantenute durante l'aggiornamento. Cruscotto digitale Descrizione Overview Consente di visualizzare lo stato complessivo di Chatter in un istante. Adoption by Department Consente di ottenere una panoramica sulle metriche dei reparti per l'adozione di gruppi, profili utente e argomenti. Files Consente di tenere traccia di caricamenti di file, download, partecipazione e creatori di contenuti. Groups Consente di monitorare l'attività dei membri e del feed nei gruppi Chatter. Management Consente di tenere traccia delle domande senza risposta e dei post, delle percentuali di crescita dei gruppi e dello stato generale dei propri gruppi. Q&A Consente di tenere traccia delle attività recenti in merito a domande, risposte e risposte migliori pubblicate nei gruppi. Topics Consente di tenere traccia dell'attività relativa agli argomenti Chatter. User Consente di tenere traccia delle attività recenti in merito a domande, risposte e risposte migliori nei profili utente. Nota: i rapporti di questo pacchetto restituiscono dati per tutto Chatter. Se l'organizzazione utilizza una comunità, si consiglia di installare il pacchetto di SalesforceCommunities Management (per le comunità con Chatter). Questo pacchetto consente di creare rapporti sull'uso di Chatter nell'organizzazione interna e sull'uso di Chatter nella propria comunità. 38 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Licenze utente Chatter Licenze utente Chatter Tutte le licenze Salesforce standard consentono l'accesso gratuito a Chatter a tutti gli utenti dell'organizzazione. Inoltre, Salesforce offre licenze specifiche per Chatter: Chatter External, Chatter Free e Chatter Only (detta anche Chatter Plus). Chatter External Questa licenza è destinata agli utenti esterni al dominio email della società. Questi utenti esterni, detti anche clienti, possono essere invitati nei gruppi Chatter che consentono la presenza di clienti. I clienti possono accedere alle informazioni e interagire con gli utenti solo nei gruppi a cui sono stati invitati. Non possono accedere, invece, ad alcun oggetto o dato di Chatter. Chatter Free La licenza Chatter Free è destinata agli utenti sprovvisti di licenze Salesforce ma che devono poter accedere a Chatter. Questi utenti possono accedere agli elementi standard di Chatter come le persone, i profili, i gruppi e i file, ma non possono accedere a oggetti o dati di Salesforce. Gli utenti Chatter Free possono anche essere moderatori di Chatter. Gli utenti Chatter Free non vedono le schede come gli altri utenti di Salesforce. Gli utenti Chatter Free accedono ai feed, alle persone, ai gruppi e ai file mediante i link presenti nell'intestazione laterale della pagina. EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Licenze Chatter External e Chatter Free disponibili nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition Licenze Chatter Only (noto anche come Chatter Plus) disponibili nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition Unlimited Edition e Performance Edition Gli amministratori di Salesforce possono aggiornare una licenza Chatter Free trasformandola in licenza Salesforce standard o in licenza Chatter Only in qualsiasi momento. Non è possibile convertire una licenza Salesforce standard o una licenza Chatter Only in una licenza Chatter Free. Chatter Only (Chatter Plus) La licenza Chatter Only è nota anche come licenza Chatter Plus. È destinata agli utenti che non dispongono di licenze Salesforce ma che devono poter accedere ad alcuni oggetti di Salesforce oltre che a Chatter. Gli utenti Chatter Plus possono essere moderatori di Chatter e avere accesso alle pagine standard di Chatter come le persone, i profili, i gruppi e i file. Gli utenti possono inoltre: • Visualizzare gli account e i referenti Salesforce • Utilizzare Salesforce CRM Content, Ideas e Risposte • Accedere a cruscotti digitali e rapporti • Utilizzare e approvare flussi di lavoro • Utilizzare il calendario per creare attività e tenerne traccia • Visualizzare e modificare fino a dieci oggetti personalizzati • Aggiungere record ai gruppi Per impostazione predefinita, le schede per gli oggetti standard di Salesforce sono nascoste agli utenti Chatter Plus. Rendere visibili le schede se si desidera metterle a disposizione degli utenti Chatter Plus. Per ulteriori informazioni sugli utenti Chatter Plus, vedere Chatter Plus Frequently Asked Questions (disponibile solo in inglese). Panoramica sulle licenze Chatter Questa tabella mostra l'elenco delle funzioni disponibili per le licenze Chatter External, Chatter Free e Chatter Only. 39 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Funzione Licenze utente Chatter Chatter External Chatter Free (accesso limitato agli elementi e alle persone dei gruppi a cui i clienti sono invitati) Chatter Only (noto anche come Chatter Plus) Client Chatter Desktop Uso dell'app mobile Salesforce1 (le app scaricabili richiedono Gli utenti delle app scaricabili l'autorizzazione "API abilitata" sul non possono accedere alle profilo) visualizzazioni elenco Gruppi o Persone. Feed Condivisione di file Files Connect Gruppi Inviti a entrare nei gruppi Solo i clienti che sono anche responsabili di gruppi possono invitare gli utenti Chatter dai gruppi a cui possono accedere o persone esterne a Chatter. Profili Argomenti e hashtag Messaggi privati Ricerca globale I risultati della ricerca comprendono solo gli elementi a cui i clienti possono accedere tramite i gruppi. Oggetti personalizzati Fino a 10 oggetti personalizzati Account e referenti Sola lettura Calendario ed eventi Libreria di contenuti 40 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Funzione Domande frequenti sull'amministrazione di Chatter Chatter External Chatter Free (accesso limitato agli elementi e alle persone dei gruppi a cui i clienti sono invitati) Chatter Only (noto anche come Chatter Plus) Idee e risposte Rapporti e cruscotti digitali Operazioni e attività Uso e approvazione dei flussi di lavoro Domande frequenti sull'amministrazione di Chatter È possibile connettere più organizzazioni Salesforce con Chatter? Chatter è disponibile solo per singole organizzazioni. Solo gli utenti della stessa organizzazione Salesforce possono comunicare fra loro tramite Chatter. Tuttavia, è possibile aggiungere persone esterne ai domini email della propria società in modo che possano utilizzare Chatter nella propria organizzazione come clienti nei gruppi di cui si è titolari o responsabili. Gli utenti del portale possono utilizzare Chatter? Chatter non è disponibile per gli utenti del portale nei portali partner o nei Portali Clienti. Chatter è disponibile per gli utenti clienti e gli utenti partner in Comunità. Posso assumere il controllo dell'utente Chatter Expert? Un amministratore può disattivare o assumere il controllo dell'utente Chatter Expert e fornire post alla società. Per impostazione predefinita, l'utente Chatter Expert invia post quando un nuovo utente sceglie di avviare uno dei gruppi suggeriti da Chatter nella pagina Gruppi in cui è possibile entrare. Nota: Ciò è valido solo per le organizzazioni create dopo il rilascio Summer '11. Per disattivare Chatter Expert: 1. Fare clic su Persone > Trova persone. 2. Cercare Chatter Expert. 3. Fare clic su Gestisci utente > Disattiva utente. Per assumere il controllo di Chatter Expert in modo da poter inviare e ricevere post: 1. Fare clic su Persone > Trova persone. 2. Cercare Chatter Expert. 3. Sostituire l'indirizzo email indicato con il proprio. 41 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Salesforce Files Posso impedire a un utente di creare gruppi Chatter? Se vi sono utenti che non dovrebbero essere autorizzati a creare dei gruppi, è possibile impedire loro di farlo. EDIZIONI La possibilità di creare gruppi (pubblici, privati o non elencati) è controllata dall'autorizzazione "Crea e diventa titolare di nuovi gruppi Chatter". L'autorizzazione è abilitata per impostazione predefinita e gli amministratori possono disabilitarla nei profili utente appropriati. Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Dopo che un amministratore disabilita questa autorizzazione, un utente non può più creare o diventare titolare di nuovi gruppi Chatter. Se l'utente è già il titolare di un gruppo, tale proprietà non viene revocata. Disponibile nelle versioni: Group Edition, Enterprise Edition, Professional Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition È possibile modificare la posizione dei feed Chatter mediante l'editor layout di pagina? Attualmente non è possibile modificare la posizione dei feed Chatter. È possibile tuttavia fare clic sul link Nascondi Chatter all'interno di un feed Chatter per nasconderlo, e sul link Mostra Chatter per visualizzarlo. Posso impedire che nei post Chatter vengano utilizzate determinate parole? No, non è possibile utilizzando l'interfaccia Chatter standard. Tuttavia esistono app di terze parti come Chatter Blacklist. Questa app consente di creare una "blacklist" di parole, frasi o espressioni personalizzate (ad esempio, numeri di carte di credito) che non possono essere incluse nei post e nei commenti in Chatter. Queste parole possono impedire la pubblicazione di un post, essere sostituite da parole o frasi approvate oppure essere registrate per finalità di controllo. L'assistenza Salesforce non offre servizi di risoluzione dei problemi per le applicazioni/pacchetti di terze parti, a meno che non espressamente stabilito nelle informazioni del fornitore dell'applicazione. I post e i file di Chatter contano ai fini dell'utilizzo della memoria? I post, le revisioni e i commenti nei feed Chatter non incidono sull'utilizzo della memoria. Tuttavia, i file e le fotografie caricati vengono contati ai fini dell'utilizzo della memoria file, così come i file caricati nella scheda File. Salesforce Files Personalizzare i layout di pagina per includere l'elenco correlato File per consentire agli utenti di visualizzare un elenco dei file associati a un record. IN QUESTA SEZIONE: Aggiunta dell'elenco correlato File ai layout di pagina Personalizzare i layout di pagina per includere l'elenco correlato File in modo che gli utenti possano aggiungere dei file a un record e vedere un elenco di file associati al record. Come impedire agli utenti di allegare file Salesforce Per impedire agli utenti di allegare file Salesforce a post, record e altri oggetti, utilizzare gli insiemi di autorizzazioni. 42 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Aggiunta dell'elenco correlato File ai layout di pagina Aggiunta dell'elenco correlato File ai layout di pagina Personalizzare i layout di pagina per includere l'elenco correlato File in modo che gli utenti possano aggiungere dei file a un record e vedere un elenco di file associati al record. EDIZIONI Utilizzare i file anziché gli allegati per rendere i file disponibili al di fuori del contesto del singolo record. Il titolare del file o l'amministratore è comunque responsabile delle impostazioni di condivisione del file. Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic e Lightning Experience 1. Da Imposta, immettere Gestore oggetti nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare il nome dell'oggetto da aggiungere all'elenco correlato File (ad esempio, Opportunità). Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition 2. Fare clic su Layout di pagina. 3. Fare clic sul layout di pagina che si desidera personalizzare. 4. Nell'elenco degli elementi disponibili nel riquadro di sinistra, fare clic su Elenchi correlati. 5. Trascinare File nella sezione Elenchi correlati. 6. Fare clic su Salva. Come impedire agli utenti di allegare file Salesforce Per impedire agli utenti di allegare file Salesforce a post, record e altri oggetti, utilizzare gli insiemi di autorizzazioni. EDIZIONI Disabilitare o abilitare le autorizzazioni utente in Imposta. Immettere Profili utente nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Profili. Fare clic su Modifica accanto al profilo utente desiderato. Nella sezione Autorizzazioni amministrative, abilitare o disabilitare la casella di controllo Seleziona file da Salesforce. Fare clic su Salva. Disponibile nelle versioni: tutte le versioni Un'altra possibilità consiste nell'applicare l'autorizzazione in un insieme di autorizzazioni. Gli utenti per i quali questa autorizzazione è disabilitata possono comunque caricare i file dalla loro unità locale. Per applicare l'autorizzazione in un insieme di autorizzazioni, da Imposta immettere Insiemi di autorizzazioni nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Insiemi di autorizzazioni. Modificare l'insieme di autorizzazioni e applicare l'autorizzazione Seleziona file da Salesforce. Gli insiemi di autorizzazioni sono disponibili nelle versioni: Contact Manager Edition, Professional Edition, Group Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Developer Edition e Database.com Edition Salesforce Files Sync Con Salesforce Files Sync gli utenti possono sincronizzare i file tra i loro dispositivi e Salesforce. IN QUESTA SEZIONE: Abilitazione di Salesforce Files Sync Abilitare Salesforce Files Sync per consentire agli utenti di sincronizzare i file tra i loro dispositivi e Salesforce. Concessione dell'accesso agli utenti a Salesforce Files Sync Dopo aver abilitato Salesforce Files Sync, concedere l'accesso agli utenti creando e assegnando un insieme di autorizzazioni o concedendo autorizzazioni basate sui profili. 43 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Abilitazione di Salesforce Files Sync Installazione di Salesforce Files Sync Il client Salesforce Files Sync sincronizza i file tra il proprio computer e Salesforce. Gli utenti possono accedere ai file sincronizzati anche da Salesforce1. Configurazione delle impostazioni di protezione per il caricamento e il download dei file Per una maggiore sicurezza, controllare il modo in cui vengono gestiti alcuni tipi di file durante il caricamento e il download. Suggerimenti e procedure consigliate per l'amministrazione di Salesforce Files Sync Monitorare l'accesso a Salesforce Files Sync e il suo utilizzo con gli strumenti di amministrazione di Salesforce Files Sync. Rigenerazione di un'anteprima di contenuto o file Se un contenuto o un file non dispone di anteprima o la qualità dell'anteprima è insufficiente, provare a rigenerare l'anteprima. Abilitazione di Salesforce Files Sync Abilitare Salesforce Files Sync per consentire agli utenti di sincronizzare i file tra i loro dispositivi e Salesforce. EDIZIONI 1. Da Imposta, immettere Salesforce Files nella casella Ricerca veloce. Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic 2. In Impostazioni, selezionare Impostazioni generali. 3. In fondo alla pagina Impostazioni di Salesforce Files Sync, fare clic su Modifica. 4. Selezionare Abilita Files Sync. 5. Fare clic su Salva. Salesforce Files Sync è ora abilitata per l'organizzazione. A questo punto, concedere agli utenti l'accesso a Salesforce Files Sync. Disponibile nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare Salesforce Files Sync: • “Personalizza applicazione” Concessione dell'accesso agli utenti a Salesforce Files Sync Dopo aver abilitato Salesforce Files Sync, concedere l'accesso agli utenti creando e assegnando un insieme di autorizzazioni o concedendo autorizzazioni basate sui profili. AUTORIZZAZIONI UTENTE IN QUESTA SEZIONE: Per abilitare Salesforce Files Sync per gli utenti: • "Personalizza applicazione" Concessione dell'accesso a Salesforce Files Sync utilizzando un insieme di autorizzazioni Gli insiemi di autorizzazioni costituiscono un modo semplice per abilitare Salesforce Files Sync per gli utenti. Abilitazione di Salesforce Files Sync per i profili Abilitare Salesforce Files Sync per tutti gli utenti con particolari profili standard, oppure per i profili personalizzati specifici della propria organizzazione Salesforce. 44 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Concessione dell'accesso agli utenti a Salesforce Files Sync Concessione dell'accesso a Salesforce Files Sync utilizzando un insieme di autorizzazioni Gli insiemi di autorizzazioni costituiscono un modo semplice per abilitare Salesforce Files Sync per gli utenti. 1. Da Imposta, immettere Insiemi di autorizzazioni nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Insiemi di autorizzazioni. 2. Fare clic su Nuovo. 3. Compilare i campi obbligatori. AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare un insieme di autorizzazioni: • “Personalizza applicazione” Etichetta L'etichetta univoca dell'insieme di autorizzazioni. Ad esempio, è possibile denominare questo insieme di autorizzazioni "Salesforce Files Sync abilitata". Nome API Il nome univoco utilizzato dall'API Force.com. Descrizione Una descrizione dell'insieme di autorizzazioni. Ad esempio, "Abilita Salesforce Files Sync per gli utenti assegnati. Salesforce Files Sync consente agli utenti di sincronizzare automaticamente i file in tutti i dispositivi." 4. Selezionare un'opzione di licenza utente. Nota: Se si prevede di assegnare questo insieme di autorizzazioni a utenti con licenze sia Salesforce che Chatter Only, selezionare — —Nessuna- —. 5. Fare clic su Salva. Viene visualizzata la pagina introduttiva del nuovo insieme di autorizzazioni. 6. In Sistema, fare clic su Autorizzazioni di sistema. 7. In cima all'elenco Autorizzazioni di sistema, fare clic su Modifica. 8. Selezionare Sincronizza file. 9. Fare clic su Salva. Assegnare l'insieme di autorizzazioni agli utenti che devono disporre dell'accesso a Salesforce Files Sync. Abilitazione di Salesforce Files Sync per i profili Abilitare Salesforce Files Sync per tutti gli utenti con particolari profili standard, oppure per i profili personalizzati specifici della propria organizzazione Salesforce. 1. Da Imposta, immettere Profili nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Profili. 2. Selezionare il profilo che disporrà dell'autorizzazione Salesforce Files Sync. 3. Nella pagina dei dettagli del profilo, fare clic su Modifica. 4. In Autorizzazioni amministrative, selezionare Sincronizza file. 5. Fare clic su Salva. 45 AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare Salesforce Files Sync per i profili: • “Personalizza applicazione” Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Installazione di Salesforce Files Sync Installazione di Salesforce Files Sync Il client Salesforce Files Sync sincronizza i file tra il proprio computer e Salesforce. Gli utenti possono accedere ai file sincronizzati anche da Salesforce1. Per utilizzare Salesforce Files Sync, si consiglia: Requisito di sistema Windows Mac Sistema operativo supportato Microsoft® Windows® 7 e versioni successive Apple® Mac OS X 10.8 Mountain Lion e versioni successive Processori Processore compatibile con x86 da 2,33 GHz Processore Intel® Core™ Duo 1,83 GHz o o superiore, oppure processore Intel® Atom™ superiore 1,6 GHz o superiore per dispositivi netbook Memoria 512 MB di RAM (1 GB consigliati) 512 MB di RAM (1 GB consigliati) Disco rigido 4 GB di spazio libero consigliato per le operazioni di sincronizzazione 4 GB di spazio libero consigliato per le operazioni di sincronizzazione Gli utenti possono scaricare Salesforce Files Sync da Chatter. 1. Dalle impostazioni personali, immettere Files Sync nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Salesforce Files Sync. Se vengono restituiti più risultati, selezionare quello in Impostazione personale. 2. Fare clic sul pulsante Scarica. 3. Seguire le istruzioni di installazione del sistema operativo. 4. Accedere con le proprie credenziali Salesforce. Configurazione delle impostazioni di protezione per il caricamento e il download dei file Per una maggiore sicurezza, controllare il modo in cui vengono gestiti alcuni tipi di file durante il caricamento e il download. EDIZIONI Per gestire le impostazioni di caricamento e download dei file: Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience 1. Da Imposta, immettere Sicurezza caricamento e download dei file nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Sicurezza caricamento e download dei file. 2. Fare clic su Modifica. 3. Per impedire agli utenti di caricare file che potrebbero rappresentare un rischio per la sicurezza, selezionare Non consentire il caricamento di file HTML come allegati o record di documenti. Questa impostazione blocca il caricamento dei seguenti tipi di file MIME: .html, .htt, .mht, .svg, .swf, .thtml e .xhtml. Avvertenza: Quando si seleziona questa opzione, tenere presente quanto segue: • Se l'organizzazione utilizza il Portale partner per concedere ai partner l'acceso a Salesforce, si consiglia di non abilitare questa impostazione. L'abilitazione di questa 46 AUTORIZZAZIONI UTENTE Per configurare le impostazioni di caricamento e download dei file: • “Personalizza applicazione” Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Suggerimenti e procedure consigliate per l'amministrazione di Salesforce Files Sync impostazione impedisce all'organizzazione di personalizzare l'aspetto del proprio Portale partner. • gli allegati HTML non sono consentiti con le soluzioni, indipendentemente dall'abilitazione o meno di questa impostazione di sicurezza. Inoltre questa impostazione non si applica agli allegati dei modelli di email: gli allegati HTML nei modelli di email, infatti, sono sempre consentiti. • L'abilitazione di questa impostazione non incide sui documenti e gli allegati HTML caricati in precedenza. Tuttavia, quando gli utenti tentano di visualizzare un allegato HTML o un documento, il browser chiede di aprire tali allegati nel browser, salvarli sul computer oppure annullare l'azione. 4. Impostare il comportamento per il download di ogni tipo di file: a. Scarica (consigliato): il file viene sempre scaricato, di qualunque tipo esso sia. b. Esegui nel browser: il file, di qualunque tipo esso sia, viene visualizzato ed eseguito automaticamente quando aperto in un browser o tramite una richiesta HTTP. c. Ibrido: Il download di Salesforce Files è stato eseguito. Gli allegati e i documenti vengono eseguiti nel browser. 5. Fare clic su Salva. Suggerimenti e procedure consigliate per l'amministrazione di Salesforce Files Sync Monitorare l'accesso a Salesforce Files Sync e il suo utilizzo con gli strumenti di amministrazione di Salesforce Files Sync. Visualizzazione della frequenza e delle modalità di accesso a Salesforce Files Sync Dopo avere abilitato Salesforce Files Sync per gli utenti è possibile controllare la frequenza con cui accedono all'applicazione dal desktop e come condividono i file. • La pagina Cronologia accessi mostra gli accessi all'applicazione desktop Salesforce Files Sync nella colonna Applicazione con la dicitura "Salesforce Files". Per visualizzare questi accessi, esportare la cronologia accessi dell'organizzazione in un file CSV oppure creare una visualizzazione elenco personalizzata con la colonna Applicazione visualizzata in evidenza. • La cronologia accessi di un singolo utente è disponibile nella pagina dei dettagli dell'utente nell'elenco correlato Cronologia accessi. Revoca dell'accesso a Salesforce Files Sync Può succedere che gli utenti subiscano il furto dei loro laptop o che il personale lasci l'azienda. Per evitare che i dati finiscano nelle mani sbagliate, revocare l'accesso a Salesforce Files Sync. • Sui dispositivi mobili, i file sincronizzati sono inclusi nell'applicazione Salesforce1. In caso di compromissione della sicurezza mobile, revocare l'accesso dell'utente all'applicazione Salesforce1. • Sui computer desktop e laptop, Salesforce Files Sync memorizza i file archiviati nella cartella "Salesforce Files Sync". Quando si disabilita l'autorizzazione "Sincronizza file" di un singolo utente, i file non vengono più sincronizzati con Salesforce. I file sincronizzati in precedenza restano invece nella cartella Salesforce Files Sync sul computer dell'utente. Per rendere più semplice la disabilitazione di Salesforce Files Sync per i singoli utenti, si consiglia di abilitare Salesforce Files Sync utilizzando un insieme di autorizzazioni sul record utente anziché abilitare la funzione per i profili. 47 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Rigenerazione di un'anteprima di contenuto o file Rigenerazione di un'anteprima di contenuto o file Se un contenuto o un file non dispone di anteprima o la qualità dell'anteprima è insufficiente, provare a rigenerare l'anteprima. EDIZIONI Il file viene aggiunto a una coda mentre la rigenerazione è in corso. L'anteprima esistente viene subito eliminata e gli utenti non vedono un'anteprima mentre il file è nell'area di attesa. Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic e Lightning Experience Non è possibile rigenerare un'anteprima per i file crittografati, i file protetti da password, i file PDF protetti, i tipi di file sconosciuti e i file di dimensioni superiori a 25 MB. 1. Da Imposta, immettere Rigenera anteprime nella casella Ricerca veloce, quindi seleziona Rigenera anteprime. 2. Specificare l'ID documento contenuto o l'ID versione contenuto. Se si specifica l'ID documento contenuto ma non il numero di versione, verrà utilizzata la versione più recente. Navigare fino alla pagina dei dettagli del file per vedere se l'anteprima è stata rigenerata correttamente. Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per rigenerare un'anteprima: • “Personalizza applicazione” Salesforce Files Connect Con Files Connect, gli utenti di Salesforce possono accedere a dati esterni provenienti da sistemi come Google Drive, SharePoint o Box, condividerli ed eseguirvi ricerche. IN QUESTA SEZIONE: Il processo di impostazione di Files Connect Il processo di impostazione di Files Connect è diverso a seconda del fatto che la fonte di dati esterna sia basata su cloud o si trovi in loco. Abilitazione di Salesforce Files Connect per l'organizzazione Gli utenti possono cercare e condividere file da sistemi esterni come Google Drive e SharePoint. Concessione a utenti e amministratori dell'accesso alle fonti di dati Files Connect Dopo aver abilitato Files Connect, concedere agli utenti e agli amministratori le autorizzazioni per accedere a specifiche fonti di dati esterne da Salesforce. Creazione di un provider di autenticazione per Box Per utilizzare Box come fonte di dati esterna, è necessario creare un provider di autenticazione in Salesforce. Definizione di una fonte di dati esterna per Box Gli utenti possono accedere a contenuti di Box dalla pagina iniziale File, dai post dei feed e dalla ricerca. Creazione di un provider di autenticazione per Google Drive Per utilizzare Google Drive come fonte di dati esterna, è necessario creare un provider di autenticazione per Google Drive in Salesforce. La procedura inizia con la creazione di un progetto correlato nella Google Developers Console. 48 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Salesforce Files Connect Definizione di una fonte di dati esterna per Google Drive Gli utenti Chatter possono accedere a contenuti di Google Drive dalla scheda File, dai post dei feed e dalla ricerca. Salesforce supporta documenti, fogli di calcolo, presentazioni e disegni Google. Creazione di un provider di autenticazione per SharePoint Online o OneDrive for Business Per utilizzare una delle fonti di dati esterne basate su cloud di Microsoft, è necessario creare un provider di autenticazione in Salesforce e registrare tale provider in un'applicazione Web Microsoft Azure. Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint Online o OneDrive for Business Con Files Connect e Chatter, Salesforce può accedere ai contenuti dei sistemi basati su cloud di Microsoft. Impostazione di un Agente di sicurezza per SharePoint 2010 o 2013 Un Agente di sicurezza fornisce una comunicazione protetta tra Salesforce e i dati disponibili in loco in SharePoint 2010 o 2013. Garantire l'accesso con i cluster Agente di sicurezza I cluster Agente di sicurezza forniscono protezione dal failover, garantendo che gli utenti Salesforce possano sempre accedere alle fonti di dati esterne in loco come SharePoint 2010 o 2013. Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint 2010 o 2013 Consentire a Salesforce di accedere ai dati nel proprio sistema in loco. Ciò è reso possibile da Files Connect e Chatter. Inclusione di una fonte di dati Files Connect nella ricerca globale È possibile combinare le ricerche di dati Salesforce con i dati esterni provenienti da Google Drive, SharePoint o OneDrive for Business. Tramite l'API, gli sviluppatori possono automatizzare il processo con le query SOQL o SOSL supportate. Inclusione delle proprietà personalizzate SharePoint in ricerche, query SOQL e SOSL Dopo aver creato un oggetto esterno per una fonte di dati SharePoint, sono necessari alcuni passaggi particolari per eseguire ricerche o query su eventuali proprietà personalizzate in esso contenute. Definizione di una fonte di dati esterna con URL semplice Se per la propria organizzazione è stato abilitato Chatter, Salesforce può accedere ai dati ospitati su un altro dominio Web per utilizzarli nella scheda File e nel feed. 49 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Il processo di impostazione di Files Connect Il processo di impostazione di Files Connect Il processo di impostazione di Files Connect è diverso a seconda del fatto che la fonte di dati esterna sia basata su cloud o si trovi in loco. Suggerimento: Per supporti visivi, indicazioni per la risoluzione di problemi e suggerimenti dettagliati, consultare la Guida all'impostazione e la Guida dell'utente di Files Connect. Per prima cosa, abilitare Files Connect e consentire agli utenti di accedere a fonti di dati esterne correlate 1. Abilitazione di Salesforce Files Connect per l'organizzazione. 2. Concessione a utenti e amministratori dell'accesso alle fonti di dati Files Connect. Per le fonti di dati basate su cloud, creare un provider di autenticazione e quindi definire la fonte Se si utilizza Google Drive: 1. Creazione di un provider di autenticazione per Google Drive. 2. Definizione di una fonte di dati esterna per Google Drive. Se si utilizzano i sistemi cloud di Microsoft: EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Files Connect per fonti di dati esterne basate su cloud è disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition Files Connect per fonti di dati esterne in loco è disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition 1. Creazione di un provider di autenticazione per SharePoint Online o OneDrive for Business. 2. Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint Online o OneDrive for Business. Se si utilizza Box: 1. Creare un provider di autenticazione per Box 2. Definire una fonte di dati esterna per Box Per le fonti di dati in loco, impostare un agente di sicurezza e quindi definire la fonte Nota: questa procedura richiede una licenza insieme di autorizzazioni a pagamento, "Files Connect per fonti di dati esterne in loco". Per informazioni sulle licenze insieme di autorizzazioni, vedere la Guida di Salesforce. 1. Impostare un Agente di sicurezza per SharePoint 2010 o 2013 su un server Linux o Windows per collegare in sicurezza Salesforce ai dati memorizzati oltre il firewall. 2. Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint 2010 o 2013. Inclusione dei dati esterni nella ricerca globale Per consentire agli utenti di accedere ai dati esterni nelle ricerche Salesforce globali, è necessario creare un oggetto esterno e concedere agli utenti l'accesso ai suoi campi. Questa fase è facoltativa, ma è consigliata per integrare meglio i dati esterni con Salesforce. Per le fonti di dati per utente, chiedere agli utenti di autenticarsi in Salesforce Se è stata specificata un'autenticazione per utente per una fonte di dati e la si è esposta tramite i profili o gli insiemi di autorizzazioni, chiedere agli utenti autorizzati di fornire le credenziali della loro fonte di dati. 50 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Abilitazione di Salesforce Files Connect per l'organizzazione È ora possibile iniziare ad accedere, condividere e cercare file esterni! Gli utenti possono ora accedere a file esterni e condividerli tramite la scheda File e il feed ed eseguire ricerche come se fossero dei contenuti Salesforce. Abilitazione di Salesforce Files Connect per l'organizzazione Gli utenti possono cercare e condividere file da sistemi esterni come Google Drive e SharePoint. 1. Da Imposta, immettere Impostazioni di Files Connect nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni di Files Connect. 2. Fare clic su Modifica e selezionare Abilita Files Connect. 3. Per Condivisione di file, scegliere una delle seguenti opzioni: • Copia memorizza una copia dei file esterni in Salesforce. Se i file vengono condivisi con un gruppo Chatter, tutti i membri del gruppo possono accedervi, anche se non dispongono dell'accesso al sistema esterno. • Riferimento punta ai file esterni memorizzati all'esterno di Salesforce. Non sono disponibili anteprime dei file e i download di file richiedono l'accesso dell'utente al sistema esterno. (Gli utenti devono immettere le credenziali per il sistema nella sezione Impostazioni di autenticazione per i sistemi esterni dell'impostazione personale). Suggerimento: scegliere la modalità Copia se l'organizzazione condivide i file con clienti o partner esterni. Scegliere la modalità Riferimento per riportare le restrizioni per l'accesso dal sistema esterno in Salesforce. Indipendentemente dalla modalità di condivisione, i file di Salesforce non rispecchiano le revisioni dei file nei sistemi esterni. Tuttavia, la modalità Riferimento punta alle versioni più recenti presenti in tali sistemi. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Files Connect per fonti di dati esterne basate su cloud è disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition Files Connect per fonti di dati esterne in loco è disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition VEDERE ANCHE: Il processo di impostazione di Files Connect Concessione a utenti e amministratori dell'accesso alle fonti di dati Files Connect AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare Salesforce Files Connect: • "Personalizza applicazione" 51 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Concessione a utenti e amministratori dell'accesso alle fonti di dati Files Connect Concessione a utenti e amministratori dell'accesso alle fonti di dati Files Connect Dopo aver abilitato Files Connect, concedere agli utenti e agli amministratori le autorizzazioni per accedere a specifiche fonti di dati esterne da Salesforce. Suggerimento: benché sia possibile fornire l'accesso alle fonti di dati attraverso gli insiemi di autorizzazioni o i profili, gli insiemi di autorizzazioni consentono di regolare più rapidamente l'accesso per diversi tipi di utenti. Indipendentemente dal metodo scelto, assicurarsi di fornire agli amministratori l'accesso in modo che possano configurare le fonti di dati. 1. Da Imposta, immettere Insiemi di autorizzazioni nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Insiemi di autorizzazioni oppure immettere Profili nella casella Ricerca veloce e quindi selezionare Profili. 2. Creare un nuovo insieme di autorizzazioni o profilo oppure fare clic su uno esistente. Se si utilizza un insieme di autorizzazioni, Licenza utente deve essere impostata sull'opzione predefinita, "Nessuna". 3. Per un insieme di autorizzazioni, fare clic su Autorizzazioni di sistema, quindi fare clic su Modifica. Per un profilo, fare clic su Modifica e scorrere verso il basso fino alla sezione Autorizzazioni amministrative. 4. Eseguire una delle seguenti operazioni e fare clic su Salva. • Per accedere alle fonti di dati basate su cloud come SharePoint Online, selezionare Cloud Files Connect. • Per accedere alle fonti di dati in loco come SharePoint 2010 o 2013, selezionare Files Connect in loco. Nota: L'autorizzazione in loco è disponibile tramite una licenza insieme di autorizzazioni a pagamento, "Files Connect per fonti di dati esterne in loco". Per abilitare la licenza per la propria organizzazione, consultare queste brevi istruzioni nella Guida di Salesforce. 5. Per un insieme di autorizzazioni, fare clic su Gestisci assegnazioni nella barra degli strumenti in cima alla pagina. Quindi fare clic su Aggiungi assegnazioni, selezionare gli utenti per l'insieme di autorizzazioni e fare clic su Assegna. Importante: Includere eventuali amministratori che devono configurare fonti di dati esterne. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Files Connect per fonti di dati esterne basate su cloud è disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition Files Connect per fonti di dati esterne in loco è disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per impostare le autorizzazioni: • "Personalizza applicazione" Per utilizzare Files Connect per fonti di dati esterne in loco: • "API abilitata" 6. Se non lo si è già fatto, definire le fonti di dati esterne per la propria organizzazione: • Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint Online o OneDrive for Business • Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint 2010 o 2013 • Definizione di una fonte di dati esterna per Google Drive • Definizione di una fonte di dati esterna per Box Nota: Se si seleziona un tipo di identità Direttore denominato per la fonte di dati, saltare i passaggi successivi. Continuare a leggere se si seleziona Per utente. 52 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Creazione di un provider di autenticazione per Box 7. In Imposta, ritornare alla pagina dei dettagli per l'insieme di autorizzazioni o il profilo. Eseguire una delle operazioni descritte di seguito: • Per un insieme di autorizzazioni, nella sezione Applicazioni, fare clic su Accesso fonte di dati esterna. • Per un profilo, accedere all'elenco correlato Accesso fonte di dati esterna abilitato. 8. Fare clic su Modifica, aggiungere specifiche fonti di dati esterne all'elenco correlato Accesso fonte di dati esterna abilitato e fare clic su Salva. (Gli utenti devono immettere le credenziali quando accedono per la prima volta alle fonti di dati esterne, oppure dalle impostazioni personali nella pagina Impostazioni di autenticazione per i sistemi esterni.) VEDERE ANCHE: Il processo di impostazione di Files Connect Abilitazione di Salesforce Files Connect per l'organizzazione Creazione di un provider di autenticazione per Box Per utilizzare Box come fonte di dati esterna, è necessario creare un provider di autenticazione in Salesforce. Creazione di un provider di autenticazione in Salesforce 1. In Imposta, immettere Provider di autenticazione nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Provider di autenticazione. 2. Fare clic su Nuovo. 3. In Tipo provider, selezionare Open ID Connect e impostare le seguenti opzioni: • Nome: immettere il nome che si desidera visualizzare in Salesforce. • Suffisso URL: immettere un suffisso che si desidera visualizzare al termine del percorso URL. Per impostazione predefinita, il suffisso rispecchia la voce Nome. • Chiave consumatore: immettere un valore segnaposto. Il campo verrà compilato dopo aver creato l'applicazione Box nel passaggio 5. • Segreto consumatore: immettere un valore segnaposto. Il campo verrà compilato dopo aver creato l'applicazione Box nel passaggio 5. • Autorizza URL endpoint: immettere https://app.box.com/api/oauth2/authorize EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare dei provider di autenticazione: • "Personalizza applicazione" E "Gestisci provider di autenticazione" • URL endpoint token: immettere https://app.box.com/api/oauth2/token • URL endpoint info utente: lasciare vuoto. • Ambiti predefiniti: lasciare vuoto. 4. Fare clic su Salva. Quindi, nella parte inferiore della pagina dei dettagli Provider di autenticazione, copiare la voce URL di richiamata in un file di testo (verrà utilizzata durante la creazione dell'applicazione Box). 5. Creare un'applicazione Box. Ritornare al passaggio 6. 6. Dopo aver creato l'applicazione Box, modificare il provider di autenticazione Salesforce e sostituire i valori seguenti con quelli forniti dall'app Box. 53 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Definizione di una fonte di dati esterna per Box • Consumer.Key: client_id di Box. • Consumer.Secret: client_secret di Box. 7. Fare clic su Salva. Il provider di autenticazione di Box è ora pronto per l'uso. Creazione di un'applicazione Box 1. Utilizzando le credenziali del proprio account di amministrazione Box, accedere a https://app.box.com/developers/services. 2. Fare clic su Create a Box Application (Crea applicazione Box). 3. Immettere un nome di progetto, selezionare il contenuto Box e fare clic su Create Application (Crea applicazione). 4. Fare clic su Configure your application (Configura applicazione). 5. Nel campo redirect_uri, incollare l'URL di richiamata di Salesforce indicato nella specifica di OAuth2. 6. Copiare i valori di client_id e client_secret in un file di testo. Immettere questi valori nel passaggio 6 della procedura di creazione di un provider di autenticazione in Salesforce. Definizione di una fonte di dati esterna per Box Gli utenti possono accedere a contenuti di Box dalla pagina iniziale File, dai post dei feed e dalla ricerca. EDIZIONI 1. Da Imposta in Salesforce Classic, immettere Fonti di dati esterne nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Fonti di dati esterne. Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience 2. Fare clic su Nuova fonte di dati esterna. Impostare quindi le opzioni seguenti. Campo Descrizione Etichetta Nome intuitivo per la fonte di dati visualizzata nell'interfaccia utente di Salesforce. Nome Identificatore univoco utilizzato per fare riferimento a questa fonte di dati esterna tramite l'API. Il campo Nome può contenere solo caratteri di sottolineatura e alfanumerici. Deve essere univoco, iniziare con una lettera, non deve includere spazi, né terminare con un carattere di sottolineatura, né contenere due caratteri di sottolineatura consecutivi. Tipo Scegliere Files Connect: Casella Tipo di identità Tipo di identità utilizzato per autenticare la fonte di dati esterna. Selezionare Per utente per richiedere credenziali separate per ogni utente che accede alla fonte di dati. (Gli amministratori devono abilitare la fonte di dati per insiemi di autorizzazioni e profili specifici. Gli utenti 54 Disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per definire una fonte di dati esterna: • "Personalizza applicazione" Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Creazione di un provider di autenticazione per Google Drive Campo Descrizione immettono quindi le loro credenziali quando accedono per la prima volta alla fonte di dati.) Protocollo utilizzato per accedere a Box. Protocollo di autenticazione Selezionare Oauth 2.0. Provider di autenticazione Immettere il provider di autenticazione di Box. Ambito Lasciare vuoto. Avvia flusso di autenticazione al salvataggio Selezionare per testare immediatamente le impostazioni sopra. Creazione di un provider di autenticazione per Google Drive Per utilizzare Google Drive come fonte di dati esterna, è necessario creare un provider di autenticazione per Google Drive in Salesforce. La procedura inizia con la creazione di un progetto correlato nella Google Developers Console. Creazione di un progetto nella Google Developers Console 1. Utilizzando le credenziali del proprio account amministrativo Google App for Work, accedere a https://console.cloud.google.com. 2. Nella barra del titolo, espandere Go to Project e fare clic su Create Project. 3. Specificare un nome per il progetto e fare clic su Create. 4. Nel cruscotto digitale del progetto, fare clic sull'icona del menu in alto a sinistra e quindi su API Manager. 5. Nel manager dell'API, accedere alla scheda Google APIs e cercare Google Drive API. 6. Fare clic su Google Drive API nei risultati della ricerca e fare clic su Enable API. 7. Fare clic su Credentials nel menu a sinistra. 8. Nella scheda OAuth Consent Screen, immettere un indirizzo email valido e un nome di prodotto. Quindi, fare clic su Save. 9. Nella scheda Credentials, fare clic su Add credentials e selezionare OAuth client ID. 10. Selezionare Web application e fare clic su Create. EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare dei provider di autenticazione: • "Personalizza applicazione" E "Gestisci provider di autenticazione" 11. Copiare i valori dell'ID client e del segreto client in un file di testo. Questi valori verranno utilizzati durante la creazione di un provider di autenticazione in Salesforce. Creazione di un provider di autenticazione in Salesforce 1. In Imposta, immettere Provider di autenticazione nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Provider di autenticazione. 2. Fare clic su Nuovo. 55 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Definizione di una fonte di dati esterna per Google Drive 3. In Tipo provider, selezionare Open ID Connect e impostare le seguenti opzioni: • Nome: immettere il nome che si desidera visualizzare in Salesforce. • Suffisso URL: immettere il suffisso al termine del percorso URL. Ad esempio, nel percorso https://login.salesforce.com/services/authcallback/00Dx00000000001/MyGoogleProvider, il suffisso è "MyGoogleProvider" • Chiave consumatore: immettere l'ID client copiato durante la creazione del progetto Google. • Segreto consumatore: immettere il segreto client copiato durante la creazione del progetto Google. • Autorizza URL endpoint: immettere https://accounts.google.com/o/oauth2/auth?access_type=offline&approval_prompt=force • Url endpoint token: immettere https://accounts.google.com/o/oauth2/token • Ambiti predefiniti: immettere openid email profile https://www.googleapis.com/auth/drive 4. Fare clic su Salva. Quindi, nella parte inferiore della pagina dei dettagli Provider di autenticazione, copiare la voce URL di richiamata in un file di testo (verrà usata durante la modifica del progetto Google). Modifica del progetto nella Google Developers Console 1. Nel manager dell'API, fare clic su Credentials nel menu a sinistra. 2. Fare clic sull'applicazione Web precedentemente creata. 3. Nella sezione Authorized redirect URIs, immettere l'URL di richiamata copiato durante la creazione del provider di autenticazione in Salesforce. 4. Fare clic su Save. Definizione di una fonte di dati esterna per Google Drive Gli utenti Chatter possono accedere a contenuti di Google Drive dalla scheda File, dai post dei feed e dalla ricerca. Salesforce supporta documenti, fogli di calcolo, presentazioni e disegni Google. EDIZIONI 1. Da Imposta, immettere Fonti di dati esterne nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Fonti di dati esterne. Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience 2. Fare clic su Nuova fonte di dati esterna. Impostare quindi le opzioni seguenti. Campo Descrizione Etichetta Nome intuitivo per la fonte di dati visualizzata nell'interfaccia utente di Salesforce. Nome Identificatore univoco utilizzato per fare riferimento a questa fonte di dati esterna tramite l'API. Il campo Nome può contenere solo caratteri di sottolineatura e alfanumerici. Deve essere univoco, iniziare con una lettera, non deve includere spazi, né terminare con un carattere di sottolineatura, né contenere due caratteri di sottolineatura consecutivi. Tipo Scegliere Files Connect: Google Drive 56 Disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per definire una fonte di dati esterna: • "Personalizza applicazione" Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Creazione di un provider di autenticazione per SharePoint Online o OneDrive for Business Campo Descrizione Tipo di identità Tipo di identità utilizzato per autenticare la fonte di dati esterna. Selezionare Per utente per richiedere credenziali separate per ogni utente che accede alla fonte di dati. (Gli amministratori devono abilitare la fonte di dati per insiemi di autorizzazioni e profili specifici. Gli utenti immettono quindi le loro credenziali quando accedono per la prima volta alla fonte di dati.) Selezionare Direttore denominato per utilizzare lo stesso insieme di credenziali per ogni utente che accede alla fonte di dati da Salesforce. Protocollo utilizzato per accedere a Google Drive. Protocollo di autenticazione Selezionare Oauth 2.0. Provider di autenticazione Immettere il provider di autenticazione Google Drive. Ambito Lasciare vuoto. Avvia flusso di autenticazione al salvataggio Selezionare per testare immediatamente le impostazioni sopra. Creazione di un provider di autenticazione per SharePoint Online o OneDrive for Business Per utilizzare una delle fonti di dati esterne basate su cloud di Microsoft, è necessario creare un provider di autenticazione in Salesforce e registrare tale provider in un'applicazione Web Microsoft Azure. Per configurare completamente un provider di autenticazione, eseguire le seguenti operazioni: 1. Creazione di un provider di autenticazione utilizzando valori segnaposto 2. Registrazione di un'applicazione Web nella console di gestione Azure 3. Configurazione del provider di autenticazione in Salesforce Creazione di un provider di autenticazione utilizzando valori segnaposto Il provider di autenticazione fornisce l'URI di reindirizzamento necessario per registrare l'app. 1. In Imposta, immettere Provider di autenticazione nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Provider di autenticazione. 2. Fare clic su Nuovo. 3. In Tipo provider, selezionare Open ID Connect e impostare le seguenti opzioni: • Nome: immettere il nome che si desidera visualizzare in Salesforce. 57 EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare dei provider di autenticazione: • "Personalizza applicazione" E "Gestisci provider di autenticazione" Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Creazione di un provider di autenticazione per SharePoint Online o OneDrive for Business • Suffisso URL: immettere un suffisso che si desidera visualizzare al termine del percorso URL. Per impostazione predefinita, il suffisso rispecchia la voce Nome. • Chiave consumatore: immettere un valore segnaposto. • Segreto consumatore: immettere un valore segnaposto. • Autorizza URL endpoint: immettere un segnaposto che inizi con https. • URL endpoint token: immettere un segnaposto che inizi con https. • Ambiti predefiniti: lasciare vuoto. 4. Fare clic su Salva. Quindi, nella parte inferiore della pagina dei dettagli Provider di autenticazione, copiare la voce URL di richiamata in un file di testo Registrazione di un'applicazione Web nella console di gestione Azure 1. Accedere ad Azure all'indirizzo https://manage.windowsazure.com/ (in caso di problemi, collegarsi ad Azure con il browser in modalità "incognito"). 2. Nel riquadro di navigazione a sinistra, selezionare Active Directory. 3. Selezionare la propria Active Directory. 4. Nella pagina Active Directory, selezionare Applicazioni dal menu dell'intestazione. 5. Fare clic su Aggiungi nel menu del piè di pagina. 6. Scegliere Aggiungi un'applicazione che l'organizzazione sta sviluppando. 7. Inserire un nome per l'app e scegliere Applicazione Web e/o API Web. Fare clic sulla freccia. 8. Nella schermata Proprietà dell'app, immettere • URL accesso — Immettere un URL (questo valore si può modificare in seguito). • URI ID app — Immettere un URI univoco (questo valore si può modificare in seguito). 9. Fare clic sul segno di spunta per completare. 10. Una volta creata l'app, fare clic su Configura nel menu dell'intestazione. 11. Copiare l'ID client in un file di testo, per poterlo usare per configurare il provider di autenticazione in Salesforce. 12. Creare una chiave della durata di 1 o 2 anni (il valore della chiave è visualizzato dopo il salvataggio). 13. Aggiornare l'URL di risposta con l'URL di richiamata copiato dal provider di autenticazione Salesforce. 14. Eliminare eventuali autorizzazioni esistenti per l'applicazione. 15. Fare clic su Aggiungi applicazione e aggiungere Office 365 Sharepoint Online. 16. Fare clic su Autorizzazioni delegate e quindi sulla freccia per aggiungere le autorizzazioni delegate desiderate. 17. Fare clic su Salva nel menu del piè di pagina. 18. Copiare il valore della chiave visualizzato nel proprio file di testo. Configurazione del provider di autenticazione in Salesforce In Salesforce, sostituire i valori segnaposto originali con quelli corretti provenienti dall'applicazione Azure. 1. In Imposta, immettere Provider di autenticazione nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Provider di autenticazione. 2. Fare clic su Modifica accanto al provider di autenticazione creato in precedenza. 58 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint Online o OneDrive for Business 3. Modificare i seguenti valori: • Chiave consumatore: immettere l'ID client copiato in un file di testo. • Segreto consumatore: immettere il segreto client copiato in un file di testo. • Autorizza URL endpoint: immettere l'URL nel seguente formato: https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/authorize?prompt=consent& resource=https%3A%2F%2FYOUR_TENANT.sharepoint.com%2F Esempio: SharePoint Online https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/authorize?prompt=consent& resource=https%3A%2F%2Fcontenthubblitz.sharepoint.com%2F Esempio: OneDrive for Business https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/authorize?prompt=consent& resource=https%3A%2F%2Fcontenthubblitz-my.sharepoint.com%2F 4. Fare clic su Salva. Il provider di autenticazione è ora pronto per l'uso. VEDERE ANCHE: Il processo di impostazione di Files Connect Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint Online o OneDrive for Business Con Files Connect e Chatter, Salesforce può accedere ai contenuti dei sistemi basati su cloud di Microsoft. EDIZIONI 1. Da Imposta, immettere Fonti di dati esterne nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Fonti di dati esterne. Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience 2. Fare clic su Nuova fonte di dati esterna. Impostare quindi le opzioni seguenti. Campo Descrizione Etichetta Nome intuitivo per la fonte di dati visualizzata nell'interfaccia utente di Salesforce. Nome Identificatore univoco utilizzato per fare riferimento a questa fonte di dati esterna tramite l'API. Il campo Nome può contenere solo caratteri di sottolineatura e alfanumerici. Deve essere univoco, iniziare con una lettera, non deve includere spazi, né terminare con un carattere di sottolineatura, né contenere due caratteri di sottolineatura consecutivi. Tipo Scegliere Files Connect: Microsoft SharePoint Online o Files Connect: Microsoft OneDrive for Business. 59 Disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per definire una fonte di dati esterna: • "Personalizza applicazione" Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint Online o OneDrive for Business Campo Descrizione URL sito URL del sito SharePoint, della raccolta siti o dell'app Web. Importante: L'URL deve iniziare con https. Deve avere questo aspetto: https://salesforce.sharepoint .com/HRSite (Non copiare l'URL visualizzato nel browser durante l'accesso a SharePoint. L'URL non deve avere questo aspetto: https://salesforce.sharepoint. com/HRSite/SitePages/Home.aspx) Escludi altre raccolte siti Accede soltanto alle raccolte siti specificate dall'URL, ignorando qualsiasi altra raccolta siti. Tipo di identità Tipo di identità utilizzato per autenticare la fonte di dati esterna. Selezionare Per utente per richiedere credenziali separate per ogni utente che accede alla fonte di dati. (Gli amministratori devono abilitare la fonte di dati per insiemi di autorizzazioni e profili specifici. Gli utenti immettono quindi le loro credenziali quando accedono per la prima volta alla fonte di dati.) Selezionare Direttore denominato per utilizzare lo stesso insieme di credenziali per ogni utente che accede alla fonte di dati da Salesforce. Protocollo utilizzato per accedere a SharePoint Online. Protocollo di autenticazione Selezionare Oauth 2.0. Provider di autenticazione Immettere il provider di autenticazione SharePoint Online. Ambito Lasciare vuoto. Avvia flusso di autenticazione al salvataggio Selezionare per testare subito le impostazioni o per creare un oggetto esterno per questa fonte di dati esterna. VEDERE ANCHE: Il processo di impostazione di Files Connect 60 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazione di un Agente di sicurezza per SharePoint 2010 o 2013 Impostazione di un Agente di sicurezza per SharePoint 2010 o 2013 Un Agente di sicurezza fornisce una comunicazione protetta tra Salesforce e i dati disponibili in loco in SharePoint 2010 o 2013. Nota: Il processo di impostazione dell'Agente di sicurezza richiede la licenza insieme di autorizzazioni a pagamento "Files Connect per fonti di dati esterne in loco". Per informazioni sulle licenze insieme di autorizzazioni, vedere la Guida di Salesforce. Per configurare completamente un Agente di sicurezza, attenersi a questa procedura: 1. Creare un'Applicazione connessa per l'Agente di sicurezza 2. Creare un profilo e un utente specifici dell'Agente di sicurezza 3. Creare l'Agente in Salesforce e scaricare il programma di installazione sul server EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition 4. Installare ed eseguire l'Agente su un server Windows o un server Linux 5. Installare i plug-in dell'Agente di sicurezza per la fonte di dati in loco 6. Aggiornare i plug-in installati in precedenza 7. Importare eventuali certificati richiesti 8. Tenere traccia e risolvere i problemi dell'Agente di sicurezza Suggerimento: Per un tour dimostrativo, vedere questa esercitazione video sull'impostazione dell'Agente di sicurezza. AUTORIZZAZIONI UTENTE Per impostare un Agente di sicurezza: • "Personalizza applicazione" Creare un'Applicazione connessa per l'Agente di sicurezza 1. In Imposta, immettere Applicazioni nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Applicazioni. 2. Nella sezione Applicazioni connesse, fare clic su Nuova. 3. Nella sezione Informazioni di base, immettere le impostazioni seguenti: • Nome applicazione connessa—Immettere un nome specifico e descrittivo, come "Applicazione agente di sicurezza". • Nome API—Mantenere il valore predefinito. • Email referente—Immettere l'indirizzo dell'amministratore. 4. Nella sezione API, selezionare Abilita impostazioni OAuth e immettere le seguenti impostazioni: • URL di richiamata—Immettere https://login.salesforce.com per un'istanza di produzione oppure https://test.salesforce.com per un Sandbox. • Usa firme digitali—Deselezionare questa opzione. • Ambiti Oauth selezionati—Aggiungere “Accedere e gestire i propri dati (api)” e “Eseguire richieste per conto dell'utente in qualsiasi momento (refresh_token, offline_access).” 5. Fare clic su Salva. 6. In Imposta, immettere Applicazioni connesse nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare l'opzione di gestione delle applicazioni connesse. 7. Accanto alla nuova applicazione, fare clic su Modifica e immettere le seguenti impostazioni: • Utenti con autorizzazioni—Selezionare “Gli utenti approvati dall'amministratore sono pre-autorizzati.” • Riduzione restrizioni IP—Selezionare “Riduci restrizioni IP.” 61 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazione di un Agente di sicurezza per SharePoint 2010 o 2013 8. Fare clic su Salva. Creare un profilo e un utente specifici dell'Agente di sicurezza 1. In Imposta, digitare Profili nella casella Ricerca veloce e quindi selezionare Profili. 2. Accanto al profilo Utente standard, fare clic su Clona. 3. Per il Nome profilo, immettere un nome riconoscibile, ad esempio “Profilo Agente di sicurezza.” 4. Fare clic su Salva. 5. Fare clic su Modifica accanto al nuovo profilo. 6. Nella sezione Accesso applicazione connessa, selezionare l'applicazione connessa creata per l'agente. 7. Nella sezione Autorizzazioni amministrative, selezionare Modifica Agenti di sicurezza. 8. Fare clic su Salva. 9. In Imposta, immettere Utenti nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Utenti. 10. Fare clic su Nuovo utente. 11. Per il Profilo, selezionare il profilo creato per l'agente. Quindi, compilare i campi obbligatori restanti e fare clic su Salva. Importante: Assicurarsi di deselezionare “Genera nuova password e notifica utente immediatamente”. Creare l'Agente in Salesforce e scaricare il programma di installazione sul server 1. In Imposta, immettere Agenti di sicurezza nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Agenti di sicurezza. 2. Fare clic su Nuovo Agente di sicurezza. 3. Immettere un'Etichetta per l'interfaccia utente e un Nome per l'API. Nota: scegliere con cura l'etichetta poiché non sarà possibile modificarla. Salesforce si affida a un'etichetta coerente per rimanere connesso all'agente. 4. Per Utente proxy, immettere l'utente creato per l'Agente di sicurezza. 5. Fare clic su Salva. 6. Nella pagina dei dettagli, fare clic su Scarica programma di installazione, quindi scegliere Agente Linux o Agente Windows. 7. In Imposta, immettere Applicazioni nella casella Ricerca veloce, selezionare Applicazioni e fare clic sul nome dell'applicazione connessa creata. Quindi, nella sezione dell'API, copiare il valore della Chiave consumatore in un file di testo. 8. Copiare sul proprio server il file di testo e il file di installazione scaricato (sfdc-agent.run per Linux o sfdc-agent.zip per Windows). Importante: Assicurarsi che il server possa accedere sia a Salesforce che alla fonte dati in loco e che sul server sia installato Java 6.x o 7.x. Installazione ed esecuzione dell'Agente su un server Windows 1. Estrarre i file da sfdc-agent.zip, quindi fare doppio clic su SecureAgentInstaller.exe 2. Fare clic su Avanti e immettere una cartella di installazione. Fare di nuovo clic su Avanti e completare l'installazione iniziale. 3. Quando appare la finestra di configurazione, immettere le impostazioni del proxy utilizzate per la connessione a Salesforce. 62 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazione di un Agente di sicurezza per SharePoint 2010 o 2013 Suggerimento: per modificare le impostazioni del proxy dopo l'installazione (in caso di nuova password, ad esempio), digitare il comando agent:proxyconfig nell'interfaccia dell'agente. 4. Come tipo di server di accesso scegliere Produzione o Sandbox. Suggerimento: Per modificare questa e altre impostazioni di configurazione in un secondo tempo, sarà necessario disinstallare e reinstallare l'Agente. 5. Come chiave del client Oauth immettere il valore Chiave consumatore copiato nel file di testo. 6. Per le impostazioni di crittografia, scegliere una delle seguenti opzioni: • Genera per generare in modo casuale una coppia di chiavi, una pubblica e una privata, a 1.024 bit. Se sono necessarie dimensioni chiave diverse, vedere l'impostazione Riutilizza certificato esistente. Quindi individuare il percorso visualizzato per il file di certificato *.509 generato. Fare riferimento a questo percorso nell'applicazione connessa di Salesforce. • Riutilizza l'archivio delle chiavi esistente per riutilizzare una coppia di chiavi dall'installazione di un agente precedente. L'archivio delle chiavi si trova in questo percorso: [cartella installazione agente]\etc\auth.jks. Nota: Se si seleziona un archivio delle chiavi esistente, passare alla fase 10. • Riutilizza certificato esistente per selezionare il proprio certificato e la propria chiave privata. Questa opzione consente di utilizzare dimensioni chiave diverse. Per ulteriori informazioni, contattare Salesforce. 7. In Salesforce, da Imposta, immettere Applicazioni nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Applicazioni. 8. Fare clic su Modifica accanto all'applicazione connessa e selezionare Usa firme digitali. 9. Fare clic su Scegli file e selezionare il certificato *.509. Quindi, fare clic su Salva. 10. Tornare al programma di installazione dell'agente e fare clic su Avanti per completare l'installazione. 11. Fare clic su Installa Agente come servizio per avviare il servizio Agente di sicurezza Salesforce sul server. Suggerimento: Per accedere ai servizi in Windows, scegliere Start > Strumenti amministrativi > Servizi. Installazione ed esecuzione dell'Agente su un server Linux 1. Eseguire il programma di installazione utilizzando uno di questi comandi: • Istanza Produzione: ./sfdc-agent.run • Istanza Sandbox: ./sfdc-agent.run -l https://test.salesforce.com • L'istanza di produzione con la propria coppia di chiavi privata/pubblica: ./sfdc-agent.run –l https://login.salesforce.com -p [private key filename].PKCS8 -f [public key filename].X509 • L'istanza di produzione con un archivio delle chiavi generato durante un'installazione precedente: ./sfdc-agent.run –l https://login.salesforce.com -j [path to *.jks file] Il file *.jks è disponibile qui: [cartella installazione agente]/etc/auth.jks 63 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazione di un Agente di sicurezza per SharePoint 2010 o 2013 2. Seguire le istruzioni sullo schermo per immettere una cartella di installazione e le impostazioni del proxy. Suggerimento: per modificare le impostazioni del proxy dopo l'installazione, digitare il comando agent:proxyconfig nell'interfaccia dell'agente. 3. Quando il programma di installazione richiede una chiave client OAuth, immettere il valore Chiave consumatore copiato nel file di testo. Nota: Se è stato specificato un archivio delle chiavi generato durante un'installazione precedente, passare alla fase 8. 4. Se richiesto, generare una coppia di chiavi pubblica/privata a 1.024 bit. Quindi individuare il percorso visualizzato per il file di certificato *.509 generato. Fare riferimento a questo percorso nell'applicazione connessa di Salesforce. Nota: Contattare Salesforce se è necessario utilizzare una chiave di dimensioni diverse. 5. In Salesforce, da Imposta, immettere Applicazioni nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Applicazioni. 6. Fare clic su Modifica accanto all'applicazione connessa e selezionare Usa firme digitali. 7. Fare clic su Scegli file e selezionare il certificato *.509. Quindi, fare clic su Salva. 8. Tornare al programma di installazione dell'agente e premere Invio per completare l'installazione. 9. Avviare l'Agente con questo comando: [cartella installazione agente]/bin/start Installazione dei plug-in dell'Agente di sicurezza per la fonte di dati in loco Per connettere un Agente di sicurezza a una fonte di dati esterna in Salesforce, è necessario installare i plug-in richiesti. 1. In Imposta, immettere Agenti di sicurezza nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Agenti di sicurezza. 2. Fare clic sul nome di un agente per accedere alla pagina dei dettagli. 3. Nell'elenco Plug-in agente di sicurezza, fare clic su Nuovo. Per SharePoint 2010 o 2013, sarà necessario installare i plug-in seguenti: • Files Connect SharePoint • Files Connect Remote Connector Service • Secure Transport Client Service 4. Per installare un plug-in, selezionarlo dal menu Tipo, immettere un nome descrittivo e fare clic su Salva. Ripetere la procedura per ogni plug-in necessario. Aggiornare i plug-in installati in precedenza Quando sono disponibili gli aggiornamenti ai plug-in, gli amministratori ricevono delle notifiche via email settimanalmente. 1. In Imposta, immettere Agenti di sicurezza nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Agenti di sicurezza. 2. Nell'elenco Plug-in agente di sicurezza, se la colonna Aggiornamento disponibile indica "Sì", fare clic su Modifica per quel plug-in. 3. Selezionare Aggiornare alla versione consigliata al salvataggio e fare clic su Salva. Importazione di eventuali certificati richiesti Nell'interfaccia dell'Agente è possibile premere il tasto tabulazione per accedere a diversi comandi. Se il server SharePoint utilizzato richiede un certificato autofirmato o un certificato firmato da un'autorità non ufficiale, è necessario utilizzare il comando 64 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Garantire l'accesso con i cluster Agente di sicurezza rcs:importcert. Quindi, immettere il percorso per importare il certificato autorfirmato o il certificato dell'autorità nel trust store dell'Agente di sicurezza. Il comando rcs:listcert elenca tutti i certificati attualmente presenti nel trust store, mentre rcs:deletecert elimina il certificato specificato dallo store. Monitoraggio e risoluzione dei problemi dell'Agente di sicurezza Scaricare i file di registro per monitorare con precisione gli eventi dell'Agente. 1. In Imposta, immettere Agenti di sicurezza nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Agenti di sicurezza. 2. Fare clic sul nome di un Agente di sicurezza creato in precedenza per aprire la relativa pagina dei dettagli. 3. Fare clic su una delle seguenti opzioni: • Scarica registri per scaricare un file .zip compresso contenente i registri di testo. • Scarica diagnostica per vedere lo stato dell'agente corrente, incluso l'elenco dei plug-in installati e lo stato della macchina virtuale Java. Garantire l'accesso con i cluster Agente di sicurezza I cluster Agente di sicurezza forniscono protezione dal failover, garantendo che gli utenti Salesforce possano sempre accedere alle fonti di dati esterne in loco come SharePoint 2010 o 2013. Nota: il processo di impostazione dell'Agente di sicurezza richiede la licenza insieme di autorizzazioni a pagamento "Files Connect per fonti di dati esterne in loco". Per informazioni sulle licenze insieme di autorizzazioni, vedere la Guida di Salesforce. Creazione del cluster Agente di sicurezza 1. Creare più Agenti di sicurezza su server diversi ripetendo il procedimento: Impostazione di un Agente di sicurezza. 2. Da Imposta, immettere Cluster Agente di sicurezza nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Cluster Agente di sicurezza. 3. Fare clic su Nuovo cluster Agente di sicurezza. 4. Immettere un'Etichetta per l'interfaccia utente e un Nome per l'API. 5. Per aggiungere gli agenti disponibili al cluster, selezionarli e fare clic su Aggiungi. Per cambiare l'ordine di priorità in cui vengono utilizzati gli agenti, spostarli in alto o in basso nell'elenco Agenti di sicurezza selezionati. Viene utilizzato per primo l'agente accessibile con la massima priorità. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per impostare i cluster Agente di sicurezza: • "Personalizza applicazione" 6. Fare clic su Salva. Controllo dello stato di un cluster 1. Da Imposta, immettere Cluster Agente di sicurezza nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Cluster Agente di sicurezza. 2. Fare clic sul nome di un cluster per accedere alla pagina dei dettagli. 65 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint 2010 o 2013 3. Osservare lo stato complessivo del cluster. Il verde indica che tutti gli agenti sono accessibili, il giallo che lo sono solo alcuni e il rosso che non lo è nessuno. 4. Osservare lo stato dei singoli agenti e questi dettagli aggiuntivi: • La colonna Priorità mostra l'ordine in cui vengono utilizzati gli agenti. Per modificare la priorità, fare clic su Modifica e spostare gli agenti in basso o in alto nell'elenco Agenti di sicurezza selezionati. • La colonna Attivo indica l'agente utilizzato in quel momento. Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint 2010 o 2013 Consentire a Salesforce di accedere ai dati nel proprio sistema in loco. Ciò è reso possibile da Files Connect e Chatter. Nota: questa procedura di impostazione richiede una licenza insieme di autorizzazioni a pagamento, "Files Connect per fonti di dati esterne in loco". Per informazioni sulle licenze insieme di autorizzazioni, vedere la Guida di Salesforce. 1. Da Imposta, immettere Fonti di dati esterne nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Fonti di dati esterne. 2. Fare clic su Nuova fonte di dati esterna. Impostare quindi le opzioni seguenti. Campo Descrizione Etichetta Nome intuitivo per la fonte di dati visualizzata nell'interfaccia utente di Salesforce. Nome Identificatore univoco utilizzato per fare riferimento a questa fonte di dati esterna tramite l'API. Il campo Nome può contenere solo caratteri di sottolineatura e alfanumerici. Deve essere univoco, iniziare con una lettera, non deve includere spazi, né terminare con un carattere di sottolineatura, né contenere due caratteri di sottolineatura consecutivi. Tipo Scegliere Files Connect: Microsoft SharePoint Agente di sicurezza Un servizio in esecuzione su un server Linux o Windows sull'intranet che consente di collegare in sicurezza Salesforce al proprio server SharePoint in loco. Vedere Impostazione di un Agente di sicurezza per SharePoint 2010 o 2013. URL sito URL del sito SharePoint, della raccolta siti o dell'app Web. Importante: L'URL deve iniziare con https e terminare con il nome del sito. (Non copiare l'URL visualizzato nel 66 EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per definire una fonte di dati esterna: • "Personalizza applicazione" Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Definizione di una fonte di dati esterna per SharePoint 2010 o 2013 Campo Descrizione browser durante l'accesso a SharePoint). Tipo di identità utilizzato per autenticare la fonte di dati esterna. Tipo di identità Selezionare Per utente per richiedere credenziali separate per ogni utente che accede alla fonte di dati. (Gli amministratori devono abilitare la fonte di dati per insiemi di autorizzazioni e profili specifici. Gli utenti immettono quindi le loro credenziali quando accedono per la prima volta alla fonte di dati.) Selezionare Direttore denominato per utilizzare lo stesso insieme di credenziali per ogni utente che accede alla fonte di dati da Salesforce. Protocollo necessario per accedere a SharePoint. Protocollo di autenticazione Selezionare Autenticazione password (questa opzione supporta l'autenticazione di base HTTP e NTLM). Nome utente amministrazione Nome utente che Salesforce utilizza per testare la connessione a SharePoint. Non è necessario immettere un nome utente dell'amministratore SharePoint. Assicurarsi tuttavia che le credenziali utilizzate dispongano di privilegi adeguati per poter accedere alla fonte di dati, eseguire ricerche e restituire informazioni. Password amministrazione Password che Salesforce utilizza per testare la connessione a SharePoint. Nota: gli utenti Salesforce non possono accedere a SharePoint 2010 se per l'applicazione Web è abilitato l'accesso anonimo. VEDERE ANCHE: Il processo di impostazione di Files Connect 67 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Inclusione di una fonte di dati Files Connect nella ricerca globale Inclusione di una fonte di dati Files Connect nella ricerca globale È possibile combinare le ricerche di dati Salesforce con i dati esterni provenienti da Google Drive, SharePoint o OneDrive for Business. Tramite l'API, gli sviluppatori possono automatizzare il processo con le query SOQL o SOSL supportate. Per includere dati esterni nelle ricerche globali o nelle query API, prima creare un oggetto esterno correlato. Il comportamento degli oggetti esterni è simile a quello degli oggetti personalizzati, tranne per il fatto che vengono mappati ai dati memorizzati all'esterno di Salesforce in un sistema esterno come SharePoint. Ogni oggetto esterno viene mappato a una tabella di dati e i campi oggetto vengono mappati alle colonne della tabella accessibili. Suggerimento: gli oggetti esterni supportano le relazioni di ricerca in modo simile agli oggetti personalizzati, consentendo di integrare i dati esterni negli elenchi correlati e in altre aree in Salesforce. Per informazioni dettagliate, vedere Relazioni oggetto esterno. Per configurare completamente una ricerca globale, attenersi a questa procedura: 1. Scelta del layout per i risultati della ricerca globale 2. Creazione di un oggetto esterno da una fonte di dati esterna 3. Concessione agli utenti dell'accesso ai campi dell'oggetto esterno Per la ricerca automatica con SOQL o SOSL, rivedere le query supportate per la propria fonte di dati: • Supporto SOQL e SOSL per gli oggetti esterni SharePoint e OneDrive • Supporto SOQL e SOSL per gli oggetti esterni Google Drive Scelta del layout per i risultati della ricerca globale Per impostazione predefinita, gli oggetti esterni Files Connect utilizzano il layout dei risultati della ricerca standard per Chatter e per la scheda File. Se per questi oggetti si desiderano visualizzare layout di ricerca personalizzati, eseguire la procedura rapida descritta di seguito. 1. Da Imposta, immettere Impostazioni di Files Connect nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni di Files Connect. 2. Selezionare Usa il layout di ricerca oggetto esterno. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Files Connect per fonti di dati esterne basate su cloud è disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition Files Connect per fonti di dati esterne in loco è disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare un oggetto esterno e consentire l'accesso ai suoi campi: • "Personalizza applicazione" Creazione di un oggetto esterno da una fonte di dati esterna 1. Definire una fonte di dati esterna che supporta la ricerca: • SharePoint Online o OneDrive for Business • SharePoint 2010 o 2013 • Google Drive • Casella 2. In Imposta, immettere Fonti di dati esterne nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Fonti di dati esterne. 3. Fare clic sul nome della fonte di dati per accedere alla pagina dei dettagli. 4. Fare clic su Convalida e sincronizza. Nota: Nota: se il pulsante Convalida e sincronizza è disabilitato, modificare le Impostazioni di autenticazione per i sistemi esterni per abilitare la casella di controllo Avvia flusso di autenticazione al salvataggio. 68 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Inclusione di una fonte di dati Files Connect nella ricerca globale 5. Selezionare la tabella di nome "items_[data source]". Quindi, fare clic su Sincronizza per creare un oggetto esterno che viene mappato all'intera fonte. A questo punto è possibile distribuire l'oggetto per rendere disponibili agli utenti i dati in esso contenuti. 6. Scegliere Crea > Sviluppa > Oggetti esterni. 7. Fare clic su Modifica accanto al nuovo oggetto esterno. 8. Nella parte inferiore della pagina, fare clic su Distribuito e quindi su Salva. Concessione agli utenti dell'accesso ai campi dell'oggetto esterno 1. In Imposta, immettere Insiemi di autorizzazioni nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Insiemi di autorizzazioni. 2. Fare clic su un insieme di autorizzazioni nel quale è stato abilitato Files Connect. 3. Nella sezione Applicazioni, fare clic su Impostazioni oggetti. 4. Fare clic sul nome dell'oggetto esterno. 5. Fare clic su Modifica e abilitare le autorizzazioni "Lettura" necessarie (per l'oggetto stesso e per tutti i campi che si desidera visualizzare in Salesforce). 6. Fare clic su Salva. Supporto SOQL e SOSL per gli oggetti esterni SharePoint e OneDrive Gli oggetti esterni SharePoint e OneDrive supportano questi campi standard e qualsiasi campo personalizzato abilitato. Nota: le query su campi specifici restituiscono solo i documenti che sono stati indicizzati dalla fonte di dati esterna. Nome campo Interrogabile Ordinabile Author Sì Sì Comment No Sì ContentLength Sì Sì CreationDate Sì Sì DisplayUrl No Sì DownloadUrl No No ExternalId Sì Sì IsFolder Sì Sì Nota: non supportato per SharePoint 2010 o 2013. MimeType Sì Sì Name Sì Sì UpdateDate Sì Sì 69 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Inclusione di una fonte di dati Files Connect nella ricerca globale Nome campo Interrogabile Ordinabile UpdatedBy Sì Sì Nota: è anche possibile utilizzare ParentId_c come criterio di query per recuperare l'elenco dei documenti in una cartella. Tuttavia, tale campo non viene visualizzato nei risultati delle query a meno che la query non specifichi un valore ParentId__c. Supporto SOQL e SOSL per gli oggetti esterni Google Drive Files Connect supporta tutte le proprietà Google Drive standard, ma non le proprietà personalizzate. Le seguenti proprietà hanno nomi di campo diversi negli oggetti esterni Salesforce: Proprietà Google Campo Salesforce alternateLink DisplayUrl createDate CreationDate description Commento downloadURL contentStreamUri editable readOnly fileSize ContentLength id ExternalId lastModifyingUserName UpdatedBy mimeType MimeType modifiedDate UpdateDate ownerNames Author originalFilename contentStreamFileName title Name Il sottoinsieme di campi supporta le query SOQL e SOSL. (Nessuna può essere ordinata, il che riflette i limiti nell'API Google Drive). • CreationDate • lastViewedByMeDate • MimeType • Name Nota: Le query Google Drive nel campo Name supportano un solo carattere jolly, %. Le ricerche effettuate utilizzando questo carattere jolly cercano corrispondenze solo con i prefissi dei nomi. Ad esempio, il titolo "HelloWorld" viene restituito con la query Name LIKE "Hello%" ma non con Name LIKE "%World". • sharedWithMe 70 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Inclusione delle proprietà personalizzate SharePoint in ricerche, query SOQL e SOSL Nota: Le query nel campo sharedWithMe con un valore di "falso" non sono supportate, per proteggere i dati riservati. • starred • UpdateDate VEDERE ANCHE: Il processo di impostazione di Files Connect Inclusione delle proprietà personalizzate SharePoint in ricerche, query SOQL e SOSL Inclusione delle proprietà personalizzate SharePoint in ricerche, query SOQL e SOSL Dopo aver creato un oggetto esterno per una fonte di dati SharePoint, sono necessari alcuni passaggi particolari per eseguire ricerche o query su eventuali proprietà personalizzate in esso contenute. EDIZIONI Configurazione delle proprietà personalizzate in SharePoint Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Gli oggetti esterni in Salesforce consentono di selezionare e filtrare queste proprietà personalizzate da SharePoint: • Colonne personalizzate definite in un tipo di contenuti personalizzato • Metadati provenienti da Microsoft Word, Excel e altri documenti di Office Per eseguire ricerche in queste proprietà personalizzate in Salesforce, è necessario che un amministratore Sharepoint crei una proprietà gestita corrispondente. • Per visualizzare queste proprietà nei campi oggetti esterni, o per utilizzarle nelle query SELECT SOQL o SOSL, impostare la proprietà gestita corrispondente su Recuperabile. (In Sharepoint 2010, questa opzione è denominata, "Consenti l'utilizzo di questa proprietà negli ambiti"). • Per filtrare queste proprietà negli oggetti esterni, o per utilizzarle come criteri di query in una clausola WHERE SOQL o SOSL, impostare la proprietà gestita corrispondente su Interrogabile. Interrogazione dei campi risultanti in Salesforce Nell'esempio seguente, CustomProperty rappresenta il nome di colonna personalizzato definito nel tipo di contenuto personalizzato, oppure il nome dei metadati del documento di Office. ManagedCustomProperty rappresenta il nome della proprietà gestita corrispondente. SharePoint 2010 Utilizzare CustomProperty nella clausola SELECT e ManagedCustomProperty nella clausola WHERE. Devono esistere due campi corrispondenti per l'oggetto esterno in Salesforce: uno per la selezione e l'altro per l'applicazione dei filtri. Ecco un esempio SOQL: Files Connect per fonti di dati esterne basate su cloud è disponibile nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition Files Connect per fonti di dati esterne in loco è disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare un oggetto esterno e consentire l'accesso ai suoi campi: • "Personalizza applicazione" SELECT CustomProperty FROM items_sp2010_x WHERE ManagedCustomProperty=... 71 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Inclusione delle proprietà personalizzate SharePoint in ricerche, query SOQL e SOSL SharePoint 2013 e Online Nella maggioranza dei casi, è possibile utilizzare ManagedCustomProperty sia per la clausola SELECT che per la clausola WHERE. Ecco un esempio SOQL: SELECT ManagedCustomProperty FROM items_sp2013_x WHERE ManagedCustomProperty=... Tuttavia, per i tipi di file che SharePoint non indicizza per la ricerca, come i file .jpg, .png e.pdf, è necessario utilizzare CustomProperty nella clausola SELECT e ManagedCustomProperty nella clausola WHERE. Per risolvere il problema, è possibile definire un alias sulla proprietà gestita in SharePoint e formattare le query nel modo seguente: SELECT Alias FROM items_sp2013/Online WHERE Alias=... Suggerimento: In genere, le proprietà personalizzate non vengono visualizzate sulle pagine dei dettagli dell'oggetto esterno; anche in questo caso, il problema può essere risolto con la definizione di un alias. Proprietà personalizzate booleane Quando si utilizzano proprietà personalizzate booleane (Sì/No) con una proprietà gestita corrispondente impostata sul tipo Testo, il campo oggetto esterno corrispondente deve essere anch'esso impostato sul tipo Testo. Nei filtri, i valori "0" e "1" corrispondono rispettivamente a "falso" e "vero". Ad esempio: WHERE customBooleanWithTextManagedProperty=”1” Tuttavia, "0" e "1" vengono visualizzati anche come risultati, perciò le proprietà personalizzate booleane devono utilizzare una proprietà gestita di tipo Sì/No. Impostare il campo oggetto esterno corrispondente su Casella di controllo, per eseguire la query con i valori standard vero o falso. Ad esempio: WHERE customBooleanWithYesNoManagedProperty=true Metadati nei documenti di Microsoft Office Il servizio di ricerca di Sharepoint restituisce tutti i metadati dei documenti Office sotto forma di stringhe, pertanto i campi degli oggetti esterni corrispondenti devono essere impostati sul tipo Testo. Le date vengono restituite nel formato MM/GG/AAAA hh:mm:ss AM/PM (ad esempio, "3/31/2015 9:59:00 PM"). Per eseguire una query sui campi utilizzando il tipo Data, l'oggetto esterno deve includere un campo Data corrispondente per il filtro e un campo Testo per la selezione. Limitazioni per tipi specifici di proprietà SharePoint in Salesforce Tutte le versioni • Le proprietà Numero, Valuta e Scelta (selezioni multiple) non possono essere selezionate per i tipi di file che SharePoint non indicizza per la ricerca. Per impostazione predefinita, ciò include file di immagine, video e .pdf, benché i file .pdf siano indicizzati nativamente a partire da SharePoint 2013. SharePoint 2010 • Le proprietà Numero, Scelta (selezioni multiple) e Valuta non possono essere selezionate. • Le proprietà di data possono essere selezionate ma è improbabile che i risultati vengano restituiti nel fuso UTC, pertanto i valori potrebbero riflettere un fuso orario diverso da quello atteso. 72 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Definizione di una fonte di dati esterna con URL semplice SharePoint 2013 • Le proprietà Linea multipla di testo, URL, Data e Elenco a discesa di scelta non sono interrogabili. • Le proprietà Elenco a discesa di scelta, Scelta (selezioni multiple), URL e Data non possono essere selezionate. SharePoint Online • Le proprietà Linea multipla di testo, URL e Data non sono interrogabili. • Le proprietà Scelta (selezioni multiple) e URL non possono essere selezionate. VEDERE ANCHE: Inclusione di una fonte di dati Files Connect nella ricerca globale Definizione di una fonte di dati esterna con URL semplice Se per la propria organizzazione è stato abilitato Chatter, Salesforce può accedere ai dati ospitati su un altro dominio Web per utilizzarli nella scheda File e nel feed. EDIZIONI 1. Da Imposta, immettere Fonti di dati esterne nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Fonti di dati esterne. Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience 2. Fare clic su Nuova fonte di dati esterna. Impostare quindi le opzioni seguenti. Campo Descrizione Etichetta Nome intuitivo per la fonte di dati visualizzata nell'interfaccia utente di Salesforce. Nome Identificatore univoco utilizzato per fare riferimento a questa fonte di dati esterna tramite l'API. Il campo Nome può contenere solo caratteri di sottolineatura e alfanumerici. Deve essere univoco, iniziare con una lettera, non deve includere spazi, né terminare con un carattere di sottolineatura, né contenere due caratteri di sottolineatura consecutivi. Tipo Scegliere URL semplice. URL URL del server che ospita i dati all'esterno di Salesforce, che deve iniziare con http:// o https://. Archivio esterno predefinito Utilizzato per SharePoint® Online®. Se non è possibile accedere ai metadati, utilizzare questo campo per creare tabelle e campi tabella predefiniti. 73 Disponibile nelle versioni: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per definire una fonte di dati esterna: • "Personalizza applicazione" Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Chatter Desktop Campo Descrizione Icona grande Specificare un'icona per individuare facilmente la fonte di dati nell'interfaccia utente di Salesforce. Definire prima l'icona come risorsa statica in Salesforce. Per ulteriori informazioni, vedere Definizione delle risorse statiche. Specificare un'icona per individuare facilmente la fonte di dati nell'interfaccia utente di Salesforce. Icona piccola Definire prima l'icona come risorsa statica in Salesforce. Per ulteriori informazioni, vedere Definizione delle risorse statiche. Tipo di identità utilizzato per autenticare la fonte di dati esterna. Tipo di identità Selezionare Anonimo, che non richiede agli utenti di fornire credenziali durante l'accesso alla fonte di dati. Protocollo richiesto per accedere alla fonte di dati. Protocollo di autenticazione Selezionare Nessuna autenticazione. Nota: le fonti di dati con URL semplice non possono essere incluse nella ricerca globale, pertanto l'opzione "Convalida e sincronizza" non è supportata. Nota: non è possibile eseguire query SOQL sugli oggetti esterni creati da fonti di dati con URL semplice. Chatter Desktop Controllare l'accesso a Chatter Desktop e installare e configurare la versione gestita di Chatter Desktop. IN QUESTA SEZIONE: Controllo dell'accesso a Chatter Desktop Chatter Desktop è abilitato per la maggior parte delle organizzazioni, ma gli amministratori possono controllare l'accesso a Chatter Desktop. Installazione della versione gestita di Chatter Desktop Salesforce offre due programmi di installazione di Chatter Desktop: una versione standard per installazioni singole e una versione gestita per distribuzioni aziendali. Configurazione della versione gestita di Chatter Desktop Controllare le impostazioni di Chatter Desktop distribuendo un file di configurazione basato su XML sui computer di tutti gli utenti. La configurazione contenuta nel file ha la precedenza sulle impostazioni utente. Abilitazione e assegnazione delle autorizzazioni per l'utilizzo degli snippet di codice Utilizzare gli snippet di codice per immettere esempi di codice con evidenziazione della sintassi attraverso il publisher in Lightning Experience e nelle comunità Self-Service basate sul modello Servizio clienti (Napili). Per rendere disponibili gli snippet di codice, abilitarli e assegnare l'autorizzazione per il loro utilizzo. L'autorizzazione per gli snippet di codice può essere abilitata e assegnata in due modi: attraverso un profilo utente (passaggio 1) o attraverso un insieme di autorizzazioni (passaggio 2). 74 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Controllo dell'accesso a Chatter Desktop Controllo dell'accesso a Chatter Desktop Chatter Desktop è abilitato per la maggior parte delle organizzazioni, ma gli amministratori possono controllare l'accesso a Chatter Desktop. EDIZIONI 1. Da Imposta, immettere Impostazioni Chatter Desktop nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni Chatter Desktop. Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic 2. Selezionare Abilita Chatter Desktop per consentire agli utenti di accedere ai dati Chatter da Chatter Desktop. Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition e Database.com Edition Deselezionare questa opzione per bloccare l'accesso alla pagina di autoinstallazione di Chatter Desktop e impedire che tutte le istanze di Chatter Desktop accedano ai dati Chatter. 3. Selezionare Consenti solo installazioni gestite di Chatter Desktop per impedire agli utenti non amministratori di installare Chatter Desktop. Ad esempio, selezionare questa opzione se il reparto IT della propria organizzazione intende distribuire Chatter Desktop nell'organizzazione. 4. Salvare le modifiche. VEDERE ANCHE: Salesforce Chatter Salesforce CRM, Approvazioni, notifiche tramite email Chatter, Inviti Chatter e inviti di clienti non sono disponibili nella versione Database.com Edition. Installazione della versione gestita di Chatter Desktop Configurazione della versione gestita di Chatter Desktop Installazione della versione gestita di Chatter Desktop Salesforce offre due programmi di installazione di Chatter Desktop: una versione standard per installazioni singole e una versione gestita per distribuzioni aziendali. EDIZIONI Di seguito sono indicati i requisiti minimi per l'utilizzo di Chatter Desktop: Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic • Windows – Processore compatibile con x86 da 2,33 GHz o superiore, oppure processore Intel Atom™ 1,6 GHz o superiore per dispositivi netbook – Microsoft® Windows® XP, Windows Server® 2003, Windows Server 2008, Windows Vista® Home Premium, Business, Ultimate o Enterprise (incluse le versioni a 64 bit) con Service Pack 2 o Windows 7 – 512 MB di RAM (1 GB consigliati) • Mac – Processore Intel® Core™ Duo 1,83 GHz o superiore – Mac OS X v 10.5, 10.6 o v10.7 – 512 MB di RAM (1 GB consigliati) Importante: Chatter Desktop utilizza AIR® (Adobe® Integrated Runtime), l'ambiente di runtime multipiattaforma di Adobe per le applicazioni desktop, e può essere eseguito solo su sistemi operativi supportati da Adobe AIR. Chatter Desktop non può essere eseguito su sistemi operativi non supportati da Adobe AIR, quali Linux a 64 bit. Per informazioni su Adobe AIR, vedere il sito Web di Adobe. 75 Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition e Database.com Edition Salesforce CRM, Approvazioni, notifiche tramite email Chatter, Inviti Chatter e inviti di clienti non sono disponibili nella versione Database.com Edition. Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Installazione della versione gestita di Chatter Desktop La versione gestita di Chatter Desktop è ideale per le aziende che distribuiscono Chatter Desktop agli utenti che non hanno privilegi di amministratore sui propri computer. La versione gestita: • Non installa automaticamente AIR: il reparto IT deve ottenere un accordo di ridistribuzione da Adobe Systems Incorporated e distribuire la versione richiesta di AIR prima di distribuire Chatter Desktop. • Richiede che il reparto IT accetti il contratto di licenza per l'utente finale della versione gestita di Chatter Desktop per conto degli utenti a cui viene distribuito Chatter Desktop. • Non pubblica automaticamente un post in Chatter al primo avvio di Chatter Desktop. • Non verifica periodicamente la disponibilità di nuove versioni in Salesforce. Per installare la versione gestita: 1. Distribuire AIR® (Adobe® Integrated Runtime) versione 2.6 o successiva (è consigliata la versione più recente) nei computer in cui si intende distribuire Chatter Desktop. AIR è l'ambiente di runtime multipiattaforma di Adobe per le applicazioni desktop ed è un prerequisito per Chatter Desktop. Suggerimento: Visitare questi link prima di distribuire AIR: • Panoramica su AIR®: http://www.adobe.com/devnet/air/articles/distributing_air_in_enterprise.html • Informazioni su come ottenere una licenza di ridistribuzione AIR® da Adobe Systems Incorporated: http://www.adobe.com/products/air/runtime_distribution1.html • Informazioni sull'installazione: http://help.adobe.com/en_US/air/redist/WS485a42d56cd19641-70d979a8124ef20a34b-8000.html • Informazioni sull'amministrazione: http://help.adobe.com/en_US/air/admin/WS485a42d56cd1964167ea49bd124ef17d52a-8000.html 2. Da Imposta, immettere Impostazioni Chatter Desktop nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni Chatter Desktop. 3. Fare clic sul link per scaricare la versione gestita. Importante: Chatter Desktop utilizza Adobe® Acrobat® Reader per visualizzare l'anteprima dei file PDF. Prima di visualizzare in anteprima i file con Chatter Desktop, scaricare Adobe Acrobat dal sito Web di Adobe, installarlo e aprirlo almeno una volta per completare l'installazione. VEDERE ANCHE: Controllo dell'accesso a Chatter Desktop Configurazione della versione gestita di Chatter Desktop 76 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Configurazione della versione gestita di Chatter Desktop Configurazione della versione gestita di Chatter Desktop Controllare le impostazioni di Chatter Desktop distribuendo un file di configurazione basato su XML sui computer di tutti gli utenti. La configurazione contenuta nel file ha la precedenza sulle impostazioni utente. 1. Creare un file denominato .chatterdesktop e aggiungere un elemento controllante chatterdesktop e due elementi controllati, config e servers. 2. All'interno dell'elemento config, creare gli elementi controllati elencati in questa tabella e aggiungere un attributo default e un attributo editable. Entrambi gli attributi possono avere il valore true o false. Per fare di un elemento controllato l'impostazione predefinita, impostare l'attributo default dell'elemento su true. Per consentire agli utenti di modificare un'impostazione predefinita mediante l'interfaccia utente, impostare l'attributo editable dell'elemento su true. Elemento controllato Descrizione launchOnStartup Apre l'applicazione all'avvio. minimizeOnClose Riduce l'applicazione a icona alla chiusura. notifications Abilita le notifiche popup. criticalAlerts Abilita gli avvisi di nuovi post e commenti del feed evidenziando l'icona sulla barra delle applicazioni (Windows) o facendo rimbalzare l'icona del Dock (Mac OS). bringToForeground Porta Chatter Desktop in primo piano per i nuovi post e commenti del feed. alwaysOnTop Consente di visualizzare Chatter Desktop sempre in primo piano. chatWindowToForeground Consente di visualizzare la finestra della chat in primo piano quando si riceve una nuova chat (solo Mac). chatSoundEnabled Abilita i suoni per le nuove chat ricevute. playSoundForEveryMessage Abilita i suoni per tutte le chat ricevute. EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition e Database.com Edition Salesforce CRM, Approvazioni, notifiche tramite email Chatter, Inviti Chatter e inviti di clienti non sono disponibili nella versione Database.com Edition. Nota: Se l'attributo default viene impostato su true per chatSoundEnabled e su false per playSoundForEveryMessage, viene riprodotto un suono solo per le nuove chat ricevute. Se sono entrambi impostati su true, viene riprodotto un suono per ogni chat ricevuta. Se sono entrambi impostati su false, i suoni della chat sono disabilitati. 3. Se l'organizzazione utilizza istanze di Salesforce diverse da quella di produzione e dal Sandbox, specificare i server che le ospitano in elementi server distinti all'interno dell'elemento servers. All'interno di ogni elemento server, includere i seguenti attributi: • label—Nome della connessione che dovrà apparire nell'interfaccia utente. 77 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Configurazione della versione gestita di Chatter Desktop • serverUrl—L'URL utilizzato per accedere all'istanza. L'URL deve iniziare con https:// e terminare con salesforce.com o chatter.com. Ad esempio, se la propria organizzazione ha una divisione europea a cui si accede mediante l'URL https://emea.salesforce.com, immettere questo URL e assegnare alla connessione il nome Europa. • defaultServer—Impostare su TRUE per fare di questo server l'istanza predefinita a cui Chatter Desktop si connette. 4. Eseguire un test del file di configurazione .chatterdesktop. a. Copiare il file di configurazione .chatterdesktop nella directory utente sul proprio computer. Le directory utente sono: • Windows—c:\Documents and Settings\<nomeutente> (Windows XP) o C:\Utenti\<nomeutente> (Windows 7) • Mac OS—/Utenti/<nomeutente> • Linux—/home/<nomeutente> b. Aprire Chatter Desktop e verificare che funzioni correttamente. In caso di problemi, vedere Suggerimenti per la risoluzione dei problemi di Chatter Desktop. 5. Copiare il file .chatterdesktop nella directory utente di ogni computer su cui viene eseguito Chatter Desktop nell'organizzazione. Esempio: Di seguito è riportato un esempio di file di configurazione: <chatterdesktop> <config> <launchOnStartup default="false" editable="false"/> <minimizeOnClose default="false" editable="true"/> <notifications default="true" editable="true"/> <criticalAlerts default="false" editable="true"/> <bringToForeground default="false" editable="true"/> <alwaysOnTop default="false" editable="false"/> <chatWindowToForeground default="false" editable="false"/> <chatSoundEnabled default="true" editable="true"/> <playSoundForEveryMessage default="true" editable="true"/> </config> <servers> <server label="Europe" serverUrl="https://emea.salesforce.com" defaultServer="true"/> 78 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Abilitazione e assegnazione delle autorizzazioni per l'utilizzo degli snippet di codice <server label="Production" serverUrl="https://login.salesforce.com" defaultServer="false"/> </servers> </chatterdesktop> VEDERE ANCHE: Controllo dell'accesso a Chatter Desktop Installazione della versione gestita di Chatter Desktop Abilitazione e assegnazione delle autorizzazioni per l'utilizzo degli snippet di codice Utilizzare gli snippet di codice per immettere esempi di codice con evidenziazione della sintassi attraverso il publisher in Lightning Experience e nelle comunità Self-Service basate sul modello Servizio clienti (Napili). Per rendere disponibili gli snippet di codice, abilitarli e assegnare l'autorizzazione per il loro utilizzo. L'autorizzazione per gli snippet di codice può essere abilitata e assegnata in due modi: attraverso un profilo utente (passaggio 1) o attraverso un insieme di autorizzazioni (passaggio 2). 1. Abilitare gli snippet di codice attraverso un profilo utente: a. In Imposta, espandere Gestisci utenti (Utenti in Lightning Experience), fare clic su Profili e quindi su Clona accanto a Utente standard. b. Assegnare al clone un Nome profilo e fare clic su Salva. c. Nella pagina di clonazione, fare clic su Modifica. d. Scorrere fino alla sezione Autorizzazioni utente generale, selezionare Consenti inclusione degli snippet di codice dall'interfaccia utente e fare clic su Salva. e. In Gestisci utenti, fare clic su Utenti. f. Modificare ogni utente che si desidera disponga dell'autorizzazione per gli snippet di codice e assegnare agli utenti il profilo utente clonato. 2. Abilitare gli snippet di codice attraverso un insieme di autorizzazioni: a. In Imposta, espandere Gestisci utenti (Utenti in Lightning Experience), fare clic su Insiemi di autorizzazioni, quindi fare clic su Nuovo. b. Nel campo Etichetta, immettere un nome per l'insieme di autorizzazioni. c. Se si desidera, selezionare un tipo di licenza utente per l'insieme di autorizzazioni; selezionare Nessuno se non si desidera limitare l'insieme di autorizzazioni a un tipo specifico. d. Fare clic su Salva. e. Nella pagina del nuovo insieme di autorizzazioni, in Sistema, fare clic su Autorizzazioni di sistema, quindi fare clic su Modifica. f. Selezionare Consenti inclusione degli snippet di codice dall'interfaccia utente e fare clic su Salva. g. Fare clic su Gestisci assegnazioni, quindi su Aggiungi assegnazioni. h. Assegnare il nuovo insieme di autorizzazioni, quindi fare clic su Chiudi. 79 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Salesforce CRM Content Salesforce CRM Content Archiviare, condividere e gestire i file nelle librerie di contenuti. IN QUESTA SEZIONE: Impostazione di Salesforce CRM Content Impostare Salesforce CRM Content per abilitare l'uso di librerie di contenuti nella propria organizzazione. Salesforce CRM Content è disponibile solo in Salesforce Classic, ma i file delle librerie di contenuti sono disponibili in Lightning Experience se Salesforce CRM Content è abilitato per l'organizzazione. Personalizzazione di Salesforce CRM Content Modificare i campi contenuto, le regole di convalida, le autorizzazioni delle librerie e altre impostazioni predefinite. Personalizzazione dei campi contenuto Suddivisione in categorie e definizione del contenuto Librerie Archiviare, condividere e gestire i file nelle librerie di contenuti. Impostazioni dei contenuti Personalizzare le impostazioni dei contenuti e abilitare le anteprime di contenuto. Impostazione di Salesforce CRM Content per Salesforce Classic mobile Impostazione di Salesforce CRM Content AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare, modificare o rimuovere autorizzazioni per le librerie: EDIZIONI “Gestisci autorizzazioni contenuto” OPPURE "Gestisci Salesforce CRM Content" Per creare, modificare o eliminare i layout di pagina e i tipi di record: "Gestisci tipi di record e layout per i file" OPPURE "Gestisci Salesforce CRM Content" Per creare campi contenuto: “Gestisci proprietà contenuto” OPPURE "Gestisci Salesforce CRM Content" Per creare le librerie: "Crea librerie" OPPURE "Gestisci Salesforce CRM Content" Per modificare o eliminare le librerie: "Gestisci Salesforce CRM Content" 80 Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazione di Salesforce CRM Content Impostare Salesforce CRM Content per abilitare l'uso di librerie di contenuti nella propria organizzazione. Salesforce CRM Content è disponibile solo in Salesforce Classic, ma i file delle librerie di contenuti sono disponibili in Lightning Experience se Salesforce CRM Content è abilitato per l'organizzazione. Per impostare Salesforce CRM Content per la propria organizzazione: 1. Per abilitare Salesforce CRM Content, in Imposta immettere Salesforce CRM Content nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Salesforce CRM Content e poi Abilita Salesforce CRM Content. 2. Per concedere agli utenti l'accesso a Salesforce CRM Content, assegnare le licenze funzioni in uno dei seguenti modi: • Per assegnare le licenze funzioni agli utenti automaticamente, da Imposta immettere Salesforce CRM Content nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Salesforce CRM Content e poi Assegna automaticamente le licenze funzioni agli utenti nuovi ed esistenti. • Per assegnare le licenze funzioni agli utenti manualmente, da Imposta immettere Utenti nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Utenti e fare clic su Modifica accanto al nome di un utente. Selezionare la casella di controllo Utente Salesforce CRM Content e fare clic su Salva. 3. Verificare che gli utenti Salesforce CRM Content abbiano le autorizzazioni utente Salesforce CRM Content abilitate. Le autorizzazioni utente includono "Gestisci Salesforce CRM Content", "Crea librerie", "Gestisci autorizzazioni contenuto", "Gestisci proprietà contenuto", "Gestisci tipi di record e layout per i file" e "Consegna i file caricati e il contenuto personale". Nota: gli utenti con l'autorizzazione "Consegna i file caricati e il contenuto personale" possono creare consegne di contenuto da librerie personali. Questa autorizzazione utente non influisce sulla possibilità di consegnare contenuti dalle librerie condivise. 4. Se lo si desidera, creare un gruppo pubblico con un certo numero di utenti Salesforce CRM Content. Ciò consente di risparmiare tempo in seguito assegnando il gruppo a una libreria anziché più utenti alla stessa libreria singolarmente. 5. Se lo si desidera, creare una o più autorizzazioni per le librerie. Le autorizzazioni per le librerie sono i gruppi di privilegi che determinano il tipo di accesso utente nell'ambito della libreria. Perché un utente possa utilizzare una libreria, è necessario che gli venga assegnata un'autorizzazione per le librerie. Tutte le nuove organizzazioni contengono tre autorizzazioni per le librerie: amministratore libreria, autore e visualizzatore. 6. Per creare una libreria, aggiungere membri a una libreria e assegnare autorizzazioni per le librerie ai membri, utilizzare Creazione guidata nuova libreria. 7. Suddivisione in categorie e definizione del contenuto: a. Creare i campi contenuto. Si tratta di campi personalizzati che si assegnano ai layout di pagina. I campi predefiniti sono Descrizione, Tag e Titolo. Per creare un file denominato, ad esempio, Rivisto da, il campo contenuto personalizzato dovrà essere un elenco di selezione con i nomi dei potenziali revisori. b. Creare un layout di pagina personalizzato o modificare il layout di pagina predefinito. I layout di pagina sono i contenitori dei campi personalizzati; determinano quali campi sono disponibili durante il processo di pubblicazione e il modo in cui vengono visualizzati nella pagina dei dettagli del contenuto. È possibile creare più layout di pagina e tipi di record e assegnare un campo contenuto a tutti i layout di pagina o a uno qualsiasi. Se, ad esempio, gli utenti Marketing e Vendite hanno bisogno di registrare informazioni diverse sul loro contenuto, è possibile creare i layout di pagina e i tipi di record Vendite e Marketing. Se si crea un campo di ricerca Campagne correlate e lo si aggiunge solo al layout di pagina e al tipo di record Marketing, gli utenti che selezionano il tipo di record Vendite durante la procedura di caricamento non avranno la possibilità di scegliere una campagna. 8. Se lo si desidera, attivare il servizio Aggiungi Google Documento a Salesforce in modo che i membri della libreria possano contribuire con Google Documenti a Salesforce CRM Content. 81 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazione di Salesforce CRM Content Suggerimenti per l'implementazione • Prima di creare le librerie, è necessario rivedere i file da memorizzare in Salesforce CRM Content per stabilire quante librerie sono richieste e quali contenuti appartengono a ciascuna. L'accesso ai contenuti viene dato agli utenti in base alla libreria. • Se gli utenti di Salesforce CRM Content sono molto numerosi, invece di aggiungere gli utenti alla libreria singolarmente, è possibile creare un gruppo pubblico e aggiungere alla libreria l'intero gruppo. • Per abilitare la funzionalità Salesforce CRM Content per lead, account, referenti, opportunità, casi, oggetti personalizzati o prodotti, aggiungere l'elenco correlato Contenuto correlato al layout di pagina appropriato. • Per inviare contenuti in formato Web a colleghi, lead o referenti e associarli ai record di Salesforce, aggiungere l'elenco correlato Consegne contenuto al layout di pagina per lead, account, referenti, opportunità, casi, campagne e oggetti personalizzati. • Per consentire agli utenti di pubblicare, modificare e cercare in una qualsiasi delle lingue supportate da Salesforce, da Imposta immettere Salesforce CRM Content nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Salesforce CRM Content e fare clic su Abilita ricerca e contributi in più lingue. • Per associare i Google Documenti a una libreria, il servizio Aggiungi Google Documento a Salesforce deve essere attivato per l'organizzazione. • Salesforce CRM Content è accessibile dal Portale Clienti e dal portale partner. • Nella Salesforce Console, tutte le voci di Salesforce CRM Content sono visualizzate come schede principali. Procedure consigliate • Se si utilizza un elenco correlato Contenuto correlato sugli oggetti Salesforce, allineare i campi contenuto personalizzati con i campi standard e personalizzati sull'oggetto per migliorare la precisione della ricerca "Trova contenuto". Un clic sul pulsante Trova contenuto della lista correlata fa corrispondere il contenuto ai campi del record e visualizza i risultati della ricerca che includono il contenuto correlato. • Per far sì che il contenuto sia classificato in modo coerente, è consigliabile definire nomi di tag coerenti con chi contribuisce alla creazione dei contenuti. Ad esempio, nella scelta iniziale dei nomi di tag, è bene evitare la coesistenza di tag come “canale” e “canali” nella stessa libreria. • Evitare di usare troppi tag. Il motore di ricerca aiuta gli utenti a trovare un contenuto particolare, mentre i tag permettono agli utenti di navigare e abbonarsi. L'uso eccessivo dei tag crea quindi una confusione inutile. • I nomi di tag non si possono modificare né eliminare. È possibile rimuovere i tag da un documento, ma questo non elimina il tag. • I tag non fanno distinzione fra maiuscole e minuscole. Due tag non possono avere lo stesso nome anche se utilizzano lettere maiuscole e minuscole diverse. Viene sempre utilizzata la maiuscola o la minuscola del tag originale. • Per evidenziare un contenuto interessante e facilitarne l'individuazione, contrassegnarlo come “rappresentato” nella pagina dei dettagli del contenuto. Nei risultati di una ricerca il contenuto rappresentato riceve una priorità più alta di altri contenuti simili e appare sulla scheda Librerie per un più facile accesso. Per rappresentare il contenuto, gli utenti devono avere l'opzione Rappresenta contenuto selezionata nella loro autorizzazione per la libreria. • Se la propria organizzazione utilizza Google Documenti, invitare i membri della libreria ad aggiungere i propri Google Documenti a una libreria. Inserendo i Google Documenti in Salesforce CRM Content, gli utenti sono in grado di accedere a tutti i tipi di contenuto da una sola postazione e applicare le funzionalità di Salesforce CRM Content, ad esempio voti, commenti e abbonamenti, ai Google Documenti. VEDERE ANCHE: Personalizzazione di Salesforce CRM Content Impostazione delle consegne di contenuto Impostazione di Salesforce CRM Content per Salesforce Classic mobile 82 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Personalizzazione di Salesforce CRM Content Personalizzazione di Salesforce CRM Content Modificare i campi contenuto, le regole di convalida, le autorizzazioni delle librerie e altre impostazioni predefinite. EDIZIONI Da Imposta, immettere Salesforce CRM Content nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Salesforce CRM Content per accedere alle seguenti opzioni per la personalizzazione di Salesforce CRM Content: Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Suggerimento: per l'impostazione iniziale di Salesforce CRM Content per la propria organizzazione, vedere Impostazione di Salesforce CRM Content a pagina 80. • Campi contenuto: creare, modificare o eliminare campi contenuto personalizzati. I campi personalizzati consentono agli utenti di suddividere in categorie e definire il contenuto nel corso del processo di pubblicazione. • Regole di convalida: creare, modificare o eliminare le regole di convalida. Prima che l'utente possa salvare il contenuto, le regole di convalida verificano che i dati immessi da un utente in fase di pubblicazione del contenuto soddisfino gli standard specificati. • Autorizzazioni libreria: creare, modificare o rimuovere autorizzazioni per le librerie. Le autorizzazioni stabiliscono i privilegi dell'utente all'interno delle librerie. • Impostazioni: modificare le impostazioni predefinite di Salesforce CRM Content relativamente all'assistenza per più lingue, ai download di documenti PDF, alla creazione di pacchetti di contenuti e al visualizzatore documenti ottimizzato. Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare, modificare o rimuovere i campi del contenuto: • “Gestisci proprietà contenuto” OPPURE VEDERE ANCHE: "Gestisci Salesforce CRM Content" Impostazione di Salesforce CRM Content Per definire o modificare le regole di convalida dei campi: • "Personalizza applicazione" Per creare, modificare o rimuovere autorizzazioni per le librerie: • “Gestisci autorizzazioni contenuto” OPPURE "Gestisci Salesforce CRM Content" Modificare le impostazioni del contenuto: • "Gestisci Salesforce CRM Content" 83 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Personalizzazione dei campi contenuto Personalizzazione dei campi contenuto Suddivisione in categorie e definizione del contenuto EDIZIONI Per creare, modificare ed eliminare i campi personalizzati di Salesforce CRM Content per la suddivisione in categorie e la definizione del contenuto, accedere alle impostazioni di gestione dell'oggetto per il contenuto. Se si utilizza Lightning Experience, accedere al Gestore oggetti, selezionare Versione contenuto, quindi scorrere fino all'area dei campi. Se si utilizza Salesforce Classic, immettere Salesforce Files nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Campi. I dati assegnati a questi campi durante il caricamento sono disponibili nella pagina dei dettagli del contenuto per tutta la vita del file. Dopo avere creato i campi contenuto personalizzati, è necessario assegnarli a un layout di pagina. Il layout di pagina determina quali campi vengono visualizzati quando un utente carica o rivede i file in Salesforce CRM Content. Per creare un campo contenuto personalizzato: Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition 1. Fare clic su Nuovo. 2. Scegliere il tipo di campo da creare, quindi fare clic su Avanti. 3. Per i campi di relazione, associare un oggetto al campo e fare clic su Avanti. 4. Immettere un'etichetta di campo. Il nome del campo viene compilato automaticamente in base all'etichetta di campo immessa. Il nome può contenere solo caratteri di sottolineatura e alfanumerici e deve essere univoco nell'organizzazione. Deve iniziare con una lettera, non deve includere spazi, terminare con un carattere di sottolineatura, né contenere due caratteri di sottolineatura consecutivi. Verificare che il nome del campo personalizzato non sia identico a quello di altri campi standard relativi all'oggetto. 5. Scegliere il layout di pagina che prevede la visualizzazione del campo come campo modificabile. AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare, modificare o rimuovere campi personalizzati: • "Gestisci Salesforce CRM Content" OPPURE “Gestisci proprietà contenuto” Fare clic su Modifica o Canc nell'elenco correlato Relazioni e campi personalizzati contenuto per modificare o eliminare un campo contenuto personalizzato. I campi contenuto standard non possono essere modificati né eliminati. I campi personalizzati eliminati e i relativi dati vengono mantenuti in memoria finché questi non vengono eliminati in modo definitivo dall'organizzazione o, comunque, per un periodo non superiore a 15 giorni. Fino a quel momento, è possibile ripristinare il campo e i relativi dati. VEDERE ANCHE: Personalizzazione di Salesforce CRM Content Librerie Archiviare, condividere e gestire i file nelle librerie di contenuti. IN QUESTA SEZIONE: Creare librerie Archiviare, condividere e gestire i file nelle librerie di contenuti in modo da poter decidere chi ha accesso ai file di ogni libreria e di quali autorizzazioni dispone. Ogni organizzazione può avere un massimo di 2.000 librerie. Gestione delle autorizzazioni per le librerie Creazione di autorizzazioni libreria Modifica delle autorizzazioni libreria 84 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Librerie Eliminazione delle autorizzazioni libreria Assegnazione di regole di creazione tag alla libreria Limitazione dei tipi di record in una libreria Gli amministratori di libreria possono scegliere quali tipi di record sono disponibili in una libreria. Inoltre, possono impostare il tipo di record predefinito per pubblicare contenuti nella libreria. 85 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Librerie Creare librerie Archiviare, condividere e gestire i file nelle librerie di contenuti in modo da poter decidere chi ha accesso ai file di ogni libreria e di quali autorizzazioni dispone. Ogni organizzazione può avere un massimo di 2.000 librerie. Fase 1: Creare una nuova libreria 1. Fare clic su Nuovo nella sezione Librerie personali della pagina iniziale della scheda Librerie. 2. Immettere un nome univoco per la libreria. 3. Se lo si desidera, aggiungere una descrizione. 4. Fare clic sul pulsante Salva e aggiungi membri oppure, se si desidera aggiungere i membri in un secondo momento, fare clic sul pulsante Salva e chiudi. EDIZIONI Disponibile nella versione: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Fase 2: Aggiungere membri alla libreria 1. Nella scheda Librerie, fare clic sul nome di una libreria se la libreria non è già aperta. 2. Nella sezione Membri, fare clic su Aggiungi membri. 3. Se il membro che si desidera aggiungere non è elencato, cominciare a digitarne il nome nella casella di ricerca e fare clic su Trova. 4. Selezionare i membri dalla casella Membri disponibili. I membri possono includere singoli utenti Salesforce CRM Content oppure gruppi pubblici formati da utenti Salesforce CRM Content. Suggerimento: Se gli utenti di Salesforce CRM Content sono numerosi, invece di aggiungere gli utenti alla libreria singolarmente, creare un gruppo pubblico e aggiungere alla libreria l'intero gruppo. Per creare le librerie: • "Gestisci Salesforce CRM Content" OPPURE "Crea librerie" Per aggiungere membri a una libreria: • "Gestisci Salesforce CRM Content" OPPURE 5. Fare clic su Aggiungi per aggiungere i membri alla libreria. 6. Fare clic su Avanti. Fase 3: Assegnazione ai membri delle autorizzazioni per la libreria Selezionare un'autorizzazione per la libreria per ciascun utente o gruppo pubblico, quindi fare clic su Salva. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione delle autorizzazioni per le librerie a pagina 87. Gestisci libreria selezionata nella definizione delle autorizzazioni per la propria libreria Per assegnare ai membri le autorizzazioni per la libreria: • "Gestisci Salesforce CRM Content" OPPURE Gestisci libreria selezionata nella definizione delle autorizzazioni per la propria libreria 86 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Librerie Gestione delle autorizzazioni per le librerie Per gestire le autorizzazioni per le librerie, da Imposta immettere Autorizzazioni Content nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Autorizzazioni Content. Un'autorizzazione per la libreria è un gruppo di privilegi assegnati a ciascun membro della libreria di Salesforce CRM Content in base al quale si determinano quali operazioni può eseguire un membro in una particolare libreria. Lo stesso utente può disporre di un'autorizzazione diversa in ciascuna delle librerie di cui è membro. Nota: se l'organizzazione Salesforce CRM Content è stata creata dopo il rilascio Spring '09, l'organizzazione ha già tre autorizzazioni libreria: Amministratore libreria, Autore e Visualizzatore. Per creare un'autorizzazione personalizzata per la libreria, fare clic sul pulsante Aggiungi un'autorizzazione libreria. Per modificare un'autorizzazione per la libreria, fare clic su Modifica accanto al nome dell'autorizzazione. Per eliminare un'autorizzazione per la libreria, fare clic su Canc accanto al nome dell'autorizzazione. Nota: le autorizzazioni per le librerie non sono valide per le librerie personali. Tutti gli utenti di Salesforce CRM Content possono salvare file nelle proprie librerie personali. VEDERE ANCHE: Creare librerie EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare, modificare o rimuovere autorizzazioni per le librerie: • "Gestisci Salesforce CRM Content" OPPURE “Gestisci autorizzazioni contenuto” 87 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Librerie Creazione di autorizzazioni libreria Per creare un'autorizzazione per le librerie in Salesforce CRM Content, da Imposta immettere Autorizzazioni Content nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Autorizzazioni Content. Quindi, fare clic su Aggiungi un'autorizzazione libreria. Suggerimento: se l'organizzazione Salesforce CRM Content è stata creata dopo il rilascio Spring '09, l'organizzazione ha già le autorizzazioni libreria Visualizzatore, Autore e Amministratore libreria. In caso contrario, considerare la possibilità di crearle. Queste tre autorizzazioni forniscono i diversi livelli di accesso alla libreria richiesti per la maggior parte delle organizzazioni. Per l'autorizzazione “Visualizzatore”, selezionare i privilegi Visualizza commento e Aggiungi commenti. Per l'autorizzazione “Autore”, selezionare i privilegi libreria Aggiungi contenuto, Aggiungi contenuto per conto di altri, Archivia contenuto, Aggiungi commento e Aggiungi tag a contenuto. Per l'autorizzazione “Amministratore libreria”, selezionare il privilegio Gestisci libreria. 1. Assegnare un nome all'autorizzazione per la libreria. 2. Se lo si desidera, immettere una descrizione dell'autorizzazione. Se la propria organizzazione dispone di diverse autorizzazioni per la libreria, scrivere una descrizione per ognuna in base alla relativa funzione oppure un riepilogo dei privilegi corrispondenti. Ad esempio, per un'autorizzazione “Revisore marketing”, è possibile includere una descrizione quale “Rivede tutto il contenuto utilizzato nelle campagne di outbound marketing” oppure “Questo utente può visualizzare e commentare i documenti.” 3. Nella sezione Autorizzazioni, selezionare le caselle di controllo corrispondenti ai privilegi che si desidera concedere agli utenti con questa autorizzazione per la libreria. Privilegio libreria Descrizione Gestisci libreria Consente di eseguire qualsiasi azione nella libreria. Questo privilegio è necessario per modificare il nome e la descrizione della libreria, per aggiungere o rimuovere membri della libreria o per eliminare una libreria. La creazione di una nuova libreria richiede che l'utente disponga delle autorizzazioni "Gestisci Salesforce CRM Content" o "Crea librerie". Aggiungi contenuto Consente di pubblicare nuovo contenuto nella libreria, caricare nuove versioni del contenuto oppure ripristinare il contenuto archiviato (eliminato). Gli autori del contenuto possono anche cambiare i tag associati ai rispettivi contenuti, nonché archiviare o eliminare il proprio contenuto. Aggiungi contenuto per conto di altri Consente di scegliere un autore quando si pubblica del contenuto nella libreria. Archivia contenuto Consente di archiviare e ripristinare qualsiasi contenuto nella libreria. 88 EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare le autorizzazioni per le librerie: • "Gestisci Salesforce CRM Content" OPPURE “Gestisci autorizzazioni contenuto” Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Librerie Privilegio libreria Descrizione Elimina contenuto Consente di eliminare qualsiasi contenuto nella libreria. Gli autori possono annullare l'eliminazione del loro contenuto dal Cestino. Rappresenta contenuto Consente di identificare come “rappresentato” qualsiasi contenuto nella libreria. Visualizza commento Consente di leggere i commenti inviati su qualsiasi contenuto nella libreria. Aggiungi commenti Consente di inviare commenti su qualsiasi contenuto nella libreria e di visualizzare tutti i commenti. Gli utenti possono modificare o eliminare i propri commenti. Modifica commenti Consente di modificare o eliminare i commenti fatti su qualsiasi contenuto della libreria. Aggiungi tag a contenuto Consente di aggiungere dei tag quando si pubblicano o si modificano dei dettagli nella libreria. Consegna contenuto Consente di creare una consegna contenuto utilizzando qualsiasi file presente nella libreria. Allega o condividi contenuti in Chatter Consente di rendere il contenuto di questa libreria accessibile in Chatter. In Chatter, selezionare un file dalla libreria e allegarlo a un post o condividerlo. 4. Fare clic su Salva. VEDERE ANCHE: Creare librerie Gestione delle autorizzazioni per le librerie Modifica delle autorizzazioni libreria 89 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Librerie Modifica delle autorizzazioni libreria Pe modificare un'autorizzazione per le librerie di Salesforce CRM Content, da Imposta immettere Autorizzazioni Content nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Autorizzazioni Content. Fare clic su Modifica accanto all'autorizzazione appropriata. 1. Assegnare un nome all'autorizzazione per la libreria. 2. Se lo si desidera, immettere una descrizione dell'autorizzazione. Se la propria organizzazione dispone di diverse autorizzazioni per la libreria, scrivere una descrizione per ognuna in base alla relativa funzione oppure un riepilogo dei privilegi corrispondenti. Ad esempio, per un'autorizzazione “Revisore marketing”, è possibile includere una descrizione quale “Rivede tutto il contenuto utilizzato nelle campagne di outbound marketing” oppure “Questo utente può visualizzare e commentare i documenti.” 3. Nella sezione Autorizzazioni, selezionare le caselle di controllo corrispondenti ai privilegi che si desidera concedere agli utenti con questa autorizzazione per la libreria. EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Privilegio libreria Descrizione Gestisci libreria Consente di eseguire qualsiasi azione nella libreria. Questo privilegio è necessario per modificare il nome e la descrizione della libreria, per aggiungere o rimuovere membri della libreria o per eliminare una libreria. La creazione di una nuova libreria richiede che l'utente disponga delle autorizzazioni "Gestisci Salesforce CRM Content" o "Crea librerie". Aggiungi contenuto Consente di pubblicare nuovo contenuto nella libreria, caricare nuove versioni del contenuto oppure ripristinare il contenuto archiviato (eliminato). Gli autori del contenuto possono anche cambiare i tag associati ai rispettivi contenuti, nonché archiviare o eliminare il proprio contenuto. Aggiungi contenuto per conto di altri Consente di scegliere un autore quando si pubblica del contenuto nella libreria. Archivia contenuto Consente di archiviare e ripristinare qualsiasi contenuto nella libreria. Elimina contenuto Consente di eliminare qualsiasi contenuto nella libreria. Gli autori possono annullare l'eliminazione del loro contenuto dal Cestino. Rappresenta contenuto Consente di identificare come “rappresentato” qualsiasi contenuto nella libreria. Visualizza commento Consente di leggere i commenti inviati su qualsiasi contenuto nella libreria. 90 Per modificare le autorizzazioni per le librerie: • "Gestisci Salesforce CRM Content" OPPURE “Gestisci autorizzazioni contenuto” Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Librerie Privilegio libreria Descrizione Aggiungi commenti Consente di inviare commenti su qualsiasi contenuto nella libreria e di visualizzare tutti i commenti. Gli utenti possono modificare o eliminare i propri commenti. Modifica commenti Consente di modificare o eliminare i commenti fatti su qualsiasi contenuto della libreria. Aggiungi tag a contenuto Consente di aggiungere dei tag quando si pubblicano o si modificano dei dettagli nella libreria. Consegna contenuto Consente di creare una consegna contenuto utilizzando qualsiasi file presente nella libreria. Allega o condividi contenuti in Chatter Consente di rendere il contenuto di questa libreria accessibile in Chatter. In Chatter, selezionare un file dalla libreria e allegarlo a un post o condividerlo. 4. Fare clic su Salva. VEDERE ANCHE: Creare librerie Gestione delle autorizzazioni per le librerie Eliminazione delle autorizzazioni libreria 91 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Librerie Eliminazione delle autorizzazioni libreria Per eliminare un'autorizzazione personalizzata per la libreria per Salesforce CRM Content: 1. Da Imposta, immettere Autorizzazioni Content nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Autorizzazioni Content. 2. Fare clic su Canc accanto all'autorizzazione appropriata. 3. Rivedere l'elenco degli utenti interessati da questa operazione. La pagina di eliminazione mostra tutti gli utenti Salesforce CRM Content assegnati all'autorizzazione per la libreria in una libreria specifica. Se si elimina l'autorizzazione per la libreria, l'utente perderà l'accesso a quella libreria. 4. Fare clic su Elimina autorizzazione per confermare. VEDERE ANCHE: EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition Creare librerie AUTORIZZAZIONI UTENTE Per eliminare le autorizzazioni per le librerie: • "Gestisci Salesforce CRM Content" OPPURE “Gestisci autorizzazioni contenuto” 92 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Librerie Assegnazione di regole di creazione tag alla libreria In Salesforce CRM Content, i tag sono etichette descrittive che consentono di classificare e organizzare i contenuti. Gli utenti che apportano contributi possono assegnare tag ai propri file, pacchetti di contenuti, Google Documenti o link Web, consentendo a tutti i membri della libreria di cercare contenuto in base al tag. La regola di creazione tag in una libreria determina il modo in cui gli utenti che apportano contributi possono assegnare tag al contenuto. Ad esempio, la regola di creazione tag limitata non consente a tali utenti di creare nuovi tag. Le regole di creazione tag per la libreria sono facoltative. Per impostazione predefinita, gli utenti che apportano contributi possono specificare qualsiasi tag. Per assegnare una regola di creazione tag a una libreria: 1. Nella scheda Librerie, selezionare una libreria dalla sezione Librerie personali. 2. Fare clic su Regole di creazione tag quindi scegliere una delle seguenti opzioni: Regola di creazione tag per la libreria Descrizione Creazione di tag aperta Questa regola non comporta alcuna limitazione sui tag. Gli utenti che apportano contributi possono specificare qualsiasi tag quando pubblicano o modificano del contenuto. Mentre si digita un tag, Salesforce CRM Content suggerisce automaticamente i tag in base ai tag utilizzati più di recente dall'utente che apporta contributi e all'elenco Tag più comuni. Creazione di tag guidata Questa regola, oltre a offrire agli utenti che apportano contributi un elenco di tag suggeriti, consente loro di specificare qualsiasi tag quando pubblicano o modificano del contenuto. Se si seleziona Creazione di tag guidata, la fase successiva richiede di inserire i tag suggeriti che si desidera consigliare agli utenti che apportano contributi nella libreria. Creazione di tag limitata Questa regola prevede la scelta, da parte degli utenti che apportano contributi, di un tag dall'elenco dei tag suggeriti. Se si seleziona Creazione di tag limitata, la fase successiva richiede di inserire l'elenco dei tag suggeriti. EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per assegnare una regola di creazione tag a una libreria: • "Gestisci Salesforce CRM Content" OPPURE Gestisci librerie selezionata nella definizione delle autorizzazioni per la propria libreria 3. Se si sceglie Creazione di tag guidata o Creazione di tag limitata, fare clic sul link per compilare automaticamente il campo Tag suggeriti, quindi modificare, aggiungere o rimuovere i tag in base alle necessità. Se non si compila automaticamente il campo Tag suggeriti, qualsiasi nuovo tag immesso nel campo viene aggiunto all'elenco esistente dei tag suggeriti nella libreria. 4. Fare clic su Salva. 93 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Librerie Note sulle regole di creazione tag per la libreria • Creazione di tag aperta è la regola di creazione tag predefinita. • Se si pubblica, condivide o sposta del contenuto in una libreria che utilizza tag limitati, si riceverà un errore nel caso in cui il contenuto contenga tag non supportati. • Quando si condivide del contenuto da una libreria a un'altra, si applicano le regole di creazione tag più limitate. Ad esempio: – Quando si condivide del contenuto tra una libreria con creazione tag limitata e una libreria con creazione tag guidata o limitata, è possibile scegliere solo i tag comuni a entrambe le librerie. – Quando si condivide del contenuto tra una libreria con creazione tag aperta e una libreria con creazione tag limitata, è possibile scegliere solo i tag suggeriti nella libreria con creazione tag limitata. • Se una regola di creazione tag limitata viene applicata dopo la pubblicazione del contenuto nella libreria e il contenuto esistente contiene tag che non sono più consentiti da quella regola, i tag rimangono assegnati al contenuto finché questo non viene modificato o rivisto. Ad esempio, se il documento PrevisioneT3 ha un tag indicatori di mercato e indicatori di mercato non è un tag suggerito in base alla nuova regola di creazione tag limitata, questo tag viene rimosso da PrevisioneT3 solo quando un utente pubblica una nuova versione del file o modifica i tag del file nella pagina dei dettagli del contenuto. • Evitare di usare troppi tag. Il motore di ricerca aiuta gli utenti a trovare un contenuto particolare, mentre i tag permettono agli utenti di navigare e abbonarsi. L'uso eccessivo dei tag crea quindi una confusione inutile. • I nomi di tag non si possono modificare né eliminare. È possibile rimuovere i tag da un documento, ma questo non elimina il tag. • I tag non fanno distinzione fra maiuscole e minuscole. Due tag non possono avere lo stesso nome anche se utilizzano lettere maiuscole e minuscole diverse. Viene sempre utilizzata la maiuscola o la minuscola del tag originale. VEDERE ANCHE: Creare librerie 94 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Librerie Limitazione dei tipi di record in una libreria Gli amministratori di libreria possono scegliere quali tipi di record sono disponibili in una libreria. Inoltre, possono impostare il tipo di record predefinito per pubblicare contenuti nella libreria. EDIZIONI Per limitare i tipi di record consentiti in una libreria: Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic 1. Nella scheda Librerie, selezionare una libreria dalla sezione Librerie personali. 2. Fare clic su Tipi di record. 3. In via facoltativa, modificare il tipo di record predefinito per la libreria. 4. Selezionare la casella di controllo Limita tipi di record disponibili nella libreria. 5. Scegliere una o entrambe le seguenti opzioni: • Consenti il collegamento di qualsiasi tipo di record a questa libreria: selezionare questa opzione se si desidera fare in modo che il contenuto pubblicato in altre librerie sia condiviso con la libreria in cui si hanno tipi di record limitati. Il contenuto in altre librerie può essere condiviso indipendentemente dai tipi di record utilizzati. • Non applicare limitazioni dei tipi di record al contenuto esistente: selezionare questa opzione se non si desidera ricevere avvisi in merito al contenuto esistente nella libreria. Non si verrà avvisati nel caso in cui il contenuto esistente utilizzi tipi di record esclusi dalla libreria. Questa opzione si riferisce solo alle notifiche. I tipi di record limitati, infatti, non influiscono sul contenuto esistente. 6. Ciascun tipo di record che si desidera consentire nella libreria deve essere spostato dall'elenco Tipi di record disponibili all'elenco Tipi di record selezionati. 7. Fare clic su Salva. Note sulla limitazione dei tipi di record • Se la libreria contiene già del contenuto pubblicato, la selezione dell'opzione Limita tipi di record disponibili nella libreria sposta automaticamente nell'elenco Tipi di record selezionati tutti i tipi di record utilizzati dal contenuto pubblicato. • Se si deseleziona l'opzione Limita tipi di record disponibili nella libreria, qualsiasi tipo di record dell'elenco Tipi di record selezionati viene spostato automaticamente nell'elenco Tipi di record disponibili. Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition Tipi di record disponibili in: Salesforce Classic e Lightning Experience I tipi di record sono disponibili nelle versioni: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per limitare i tipi di record: • "Gestisci tipi di record e layout per i file" OPPURE "Gestisci Salesforce CRM Content" • Quando si modifica la libreria di gestione di un file, il tipo di record del file deve essere autorizzato nella nuova libreria di gestione. • Quando si condivide un file con una libreria, il tipo di record del file deve essere autorizzato nella libreria condivisa, a meno che non sia selezionata l'opzione Consenti il collegamento di qualsiasi tipo di record a questa libreria per la libreria condivisa. • Quando il tipo di record predefinito del profilo di un utente è diverso dal tipo di record predefinito di una libreria, l'impostazione predefinita del profilo utente è prioritaria quando un utente con quel profilo condivide un file con la libreria. Quando non vi è alcuna impostazione predefinita per il profilo utente, viene utilizzato Generale come tipo di record predefinito. • Quando tra un profilo utente e una libreria non vi sono tipi di record in comune, il tipo di record predefinito per una libreria è disponibile agli utenti con quel profilo che condividono file con la libreria. 95 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni dei contenuti Impostazioni dei contenuti Personalizzare le impostazioni dei contenuti e abilitare le anteprime di contenuto. IN QUESTA SEZIONE: Personalizzazione delle impostazioni del contenuto Consentire anteprime di contenuto nei post link Salesforce offre supporto "dinamico" per oltre 400 domini URL. Quando si allega un link a un post, i link supportati vengono convertiti in video incorporati, immagini e anteprime di articoli dinamiche. Impostazione delle consegne di contenuto Una consegna contenuto consente di convertire facilmente i documenti, quali i file Microsoft® PowerPoint e Word, in una versione basata sul Web ottimizzata per semplificare la visualizzazione online. Dopo che è stata creata la consegna, è possibile inviare il relativo URL crittografato a qualsiasi destinatario (ad esempio lead, clienti, partner e colleghi) e tenere traccia della frequenza con cui il contenuto viene visualizzato o scaricato. Le consegne di contenuto sono disponibili solo in Salesforce Classic. Tuttavia, Lightning Email genera link basati sulle consegne sotto forma di allegati email per gli utenti di Lightning Experience che hanno accesso alla funzione Consegne contenuto. Campi della consegna contenuto Personalizzazione delle impostazioni del contenuto Da Imposta, immettere Salesforce CRM Content nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Salesforce CRM Content per modificare le impostazioni predefinite dell'organizzazione Salesforce CRM Content: Abilita Salesforce CRM Content Se questa opzione è selezionata, Salesforce CRM Content è abilitata nell'organizzazione. Assegna automaticamente le licenze funzioni agli utenti nuovi ed esistenti Se questa opzione è selezionata, Salesforce cerca automaticamente di assegnare le licenze funzioni di Salesforce CRM Content a tutti gli utenti esistenti. Se non vi sono licenze sufficienti disponibili, non viene assegnata alcuna licenza. Contattare Salesforce per richiedere ulteriori licenze funzioni. Quando viene creato un nuovo utente, gli viene automaticamente assegnata una licenza funzioni Salesforce CRM Content, a condizione che vi siano licenze disponibili. Una licenza funzioni equivale alla casella di controllo Utente Salesforce CRM Content nella pagina dei dettagli dell'utente. Abilita ricerca e contributi in più lingue Se l'opzione è selezionata, è disponibile un elenco a discesa Lingua quando gli utenti pubblicano, modificano o cercano contenuto. L'elenco a discesa Lingua contiene tutte le lingue supportate da Salesforce. Se un utente non sceglie una lingua quando pubblica un contenuto, tale contenuto viene associato alla lingua personale dell'utente per impostazione predefinita. se l'impostazione personale relativa alla lingua dell'utente è diversa dalla lingua dell'organizzazione, il contenuto pubblicato da quell'utente viene associato alla lingua dell'utente, non alla lingua dell'organizzazione. 96 EDIZIONI Disponibile nella versione: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per modificare le impostazioni di Salesforce CRM Content: • "Gestisci Salesforce CRM Content" Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni dei contenuti Abilita creazione pacchetto di contenuti Se l'opzione è selezionata, nella scheda Librerie viene visualizzata l'opzione Crea nuovo > Pacchetto di contenuti e gli utenti possono creare pacchetti di contenuti a partire da qualsiasi documento o file presente nelle proprie librerie pubbliche o private di Salesforce CRM Content. Deselezionando l'opzione dopo che gli utenti all'interno dell'organizzazione hanno già creato pacchetti di contenuti, questi pacchetti non vengono eliminati e gli utenti possono continuare a modificare i metadati quali descrizione, titolo e campi personalizzati. Tuttavia, una volta disattivata la creazione di pacchetti di contenuti, non è più possibile personalizzare o modificare i pacchetti esistenti. In particolare, nella pagina dei dettagli del contenuto non sono disponibili il pulsante Clona e personalizza e l'opzione Modifica > Modifica pacchetto di contenuti. Abilita visualizzatore documenti ottimizzato Se questa opzione è stata selezionata, è disponibile una serie di opzioni di navigazione e personalizzazione per il visualizzatore di documenti. Il visualizzatore documenti consente agli utenti di visualizzare in anteprima un documento senza scaricarlo, sia che si tratti di una consegna di contenuto inviata a un lead, cliente potenziale o collega, un documento visualizzato internamente in Salesforce CRM Content o un file in Salesforce Files.Il visualizzatore documenti ha tre modalità: la scheda Anteprima nella pagina dei dettagli del contenuto (modalità di anteprima), l’URL di consegna contenuto (modalità di consegna) e modalità a schermo intero, che viene attivata quando si fa clic sull’opzione di visualizzazione a schermo intero nella pagina dei dettagli del contenuto o in una consegna contenuto. In Chatter, gli utenti possono visualizzare i file in anteprima nei feed, negli elenchi di file e nella scheda File. L'impostazione Visualizzatore documenti ottimizzato offre le seguenti funzionalità agli utenti che visualizzano i documenti: • Oltre a utilizzare le icone pagina successiva ( ), pagina precedente ( ), prima pagina ( ) e ultima pagina ( ) nella barra degli strumenti del documento, è possibile navigare pagina per pagina in un documento facendo clic con il pulsante destro del mouse e scegliendo Pagina successiva e Pagina precedente. Il menu di scelta rapida non è disponibile nella modalità di anteprima. • È possibile passare direttamente a una pagina immettendo il numero di pagina e facendo clic su Invio. Questa opzione non è disponibile nella modalità a schermo intero. • Dal menu di scelta rapida è possibile scegliere l'opzione Adatta larghezza per espandere la larghezza del documento o l'opzione Adatta pagina intera per visualizzare il documento a pagina intera. L’icona adatta larghezza ( ( ) e l’icona adatta pagina intera ) sono disponibili anche nella barra degli strumenti. • Dal menu di scelta rapida è possibile scegliere l'opzione Schermo intero per visualizzare il documento in modalità schermo intero e l'opzione Esci per uscire dalla modalità a schermo intero. L’icona schermo intero ( anche nella barra degli strumenti. • Dal menu di scelta rapida è possibile Ingrandire o Ridurre. L’icona ingrandisci ( nella barra degli strumenti. ) e l’icona esci ( ) e l’icona riduci ( ) sono disponibili ) sono disponibili anche • È possibile utilizzare la barra di scorrimento per spostarsi in modo continuo all'interno di un documento senza che sia necessario fare clic sulle icone Pagina successiva e Pagina precedente. Lo scorrimento continuo non è disponibile in modalità di anteprima o, nel caso di documenti PowerPoint, in qualsiasi altra modalità. • Per spostarsi tra le pagine di un documento è possibile utilizzare i tasti freccia della tastiera. Fare clic sul visualizzatore documenti e utilizzare i tasti come segue: – Tasto freccia destra: passa alla diapositiva successiva in un documento PowerPoint e alla pagina successiva di un documento PDF, Word o Excel. – Tasto freccia sinistra: passa alla diapositiva precedente in un documento PowerPoint e alla pagina precedente di un documento PDF, Word o Excel. – Tasto freccia su: passa alla diapositiva successiva in un documento PowerPoint e scorre verso l'alto nella pagina di un documento PDF, Word o Excel. 97 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni dei contenuti – Tasto freccia giù: passa alla diapositiva precedente in un documento PowerPoint e scorre verso il basso nella pagina di un documento PDF, Word o Excel. La navigazione mediante i tasti freccia non è disponibile nella modalità di anteprima. Abilita le anteprime Office 2007 nei contenuti - Pilota Se è selezionata questa opzione, i file di Microsoft Office 2007 (PowerPoint, Word ed Excel) possono essere visualizzati interamente in anteprima in Salesforce CRM Content e in Chatter. In Salesforce CRM Content non è necessario scaricare un documento di grosse dimensioni per stabilire se il contenuto è rilevante per chi lo ha cercato. La pagina dei dettagli del contenuto offre un primo sguardo ai dettagli del documento, inclusi il titolo, l'autore, la descrizione, i tag, le librerie, i commenti, i voti, le versioni, gli abbonati e i download. Se il documento è un file in formato Microsoft PowerPoint, Word, Excel o Adobe® PDF, è possibile visualizzare un'anteprima di tutto il file nel browser senza doverlo scaricare. Alcuni aspetti dei file potrebbero non essere visualizzati nelle anteprime. I file PDF protetti non possono essere visualizzati in anteprima. Le anteprime dei file si possono visualizzare anche nei feed Chatter, nella scheda File, nella pagina dei dettagli di un file e negli elenchi di file di gruppi e profili. Nota: se questa opzione viene deselezionata dopo che sono state generate le anteprime Office 2007, queste anteprime non saranno più disponibili. Mostra file Salesforce Files in Salesforce CRM Content Se questa opzione è abilitata, le ricerche in Salesforce CRM Content includono i file di Salesforce Files. L'elenco a discesa della ricerca nelle schede Contenuto e Librerie e i filtri nella scheda Contenuto includono Tutti i file, Condiviso con la società, Gruppi personali e Librerie personali. Se questa opzione non è selezionata, le ricerche in Salesforce CRM Content non includono i file di Salesforce Files. L'elenco a discesa della ricerca nelle schede Contenuto e Librerie e i filtri nella scheda Contenuto includono Tutte le librerie, Libreria privata e tutte le librerie condivise di cui l'utente è membro. VEDERE ANCHE: Personalizzazione di Salesforce CRM Content Consentire anteprime di contenuto nei post link 98 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni dei contenuti Consentire anteprime di contenuto nei post link Salesforce offre supporto "dinamico" per oltre 400 domini URL. Quando si allega un link a un post, i link supportati vengono convertiti in video incorporati, immagini e anteprime di articoli dinamiche. EDIZIONI Prima di poter abilitare le anteprime di link, è necessario abilitare Chatter. Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Il contenuto dinamico è fornito da Embed.ly, un servizio esterno. Nessun dato relativo a contenuto, utente, organizzazione o account viene divulgato a Embed.ly. Vengono condivisi solo gli URL che rientrano nella whitelist del dominio. Anche tutte le richieste URL transitano su un proxy Salesforce. Embed.ly non riceve mai chiamate direttamente dal client e non dispone, pertanto, di informazioni circa chi ha emesso la richiesta URL. 1. Da Imposta, immettere Impostazioni Chatter nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni Chatter. 2. Fare clic su Modifica. 3. Selezionare Consenti anteprime link completi. 4. Fare clic su Salva. I post con link a contenuto dinamico sono riprodotti come un'anteprima e includono miniature, descrizioni e lettori video per gli URL video. Se un post non riproduce un link come anteprima dinamica nel feed, è possibile che il dominio dell'URL nel link non sia supportato o che Embed.ly non sia stato in grado di restituire il contenuto dell'URL sotto forma di anteprima. La riproduzione di anteprime dinamiche è abilitata per impostazione predefinita. Se si disabilita la riproduzione di anteprime dinamiche, gli utenti potranno visualizzare in anteprima solo i video di YouTube. Nota: Per un elenco di ricerca dei domini URL supportati, vedere "URL Domains for Rich Link Previews in Feeds". VEDERE ANCHE: Personalizzazione delle impostazioni del contenuto 99 Disponibile nelle versioni: Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Contact Manager Edition, Developer Edition e Database.com Edition Salesforce CRM, Approvazioni, notifiche tramite email Chatter, Inviti Chatter e inviti di clienti non sono disponibili nella versione Database.com Edition. AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare Chatter: • "Personalizza applicazione" Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni dei contenuti Impostazione delle consegne di contenuto Una consegna contenuto consente di convertire facilmente i documenti, quali i file Microsoft® PowerPoint e Word, in una versione basata sul Web ottimizzata per semplificare la visualizzazione online. Dopo che è stata creata la consegna, è possibile inviare il relativo URL crittografato a qualsiasi destinatario (ad esempio lead, clienti, partner e colleghi) e tenere traccia della frequenza con cui il contenuto viene visualizzato o scaricato. Le consegne di contenuto sono disponibili solo in Salesforce Classic. Tuttavia, Lightning Email genera link basati sulle consegne sotto forma di allegati email per gli utenti di Lightning Experience che hanno accesso alla funzione Consegne contenuto. Oltre alla funzione di tracciamento, le consegne contenuto offrono diversi vantaggi rispetto all'invio di file sotto forma di allegati; ad esempio, è possibile decidere per quanto tempo le consegne sono disponibili a chi le visualizza e se un utente può anche scaricare il file o semplicemente visualizzarlo online. Per impostazione predefinita, una consegna contenuto mostra la versione più recente del file che viene consegnato. Creare consegne contenuto dall'elenco correlato Consegne contenuto nella maggior parte degli oggetti Salesforce. Gli utenti di Salesforce CRM Content possono anche creare una consegna contenuto dalla pagina dei dettagli del contenuto o dall'elenco correlato Contenuto correlato. 1. Da Imposta, immettere Consegne contenuto nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Consegne contenuto e abilitare Abilita creazione di consegne contenuto per Salesforce Files. Se non si ha accesso alla funzionalità di Consegne contenuto, contattare l'Assistenza clienti Salesforce per attivarla. EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile in: tutte le versioni tranne Database.com Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per abilitare o disabilitare le consegne contenuto: • "Personalizza applicazione" 2. Scegliere un'opzione predefinita per le password di consegne contenuti. Poiché gli URL delle consegne contenuto possono essere inviati ai lead, ai clienti e a qualsiasi utente non autenticato, Salesforce consiglia di richiedere la protezione tramite password se si prevede che gli utenti invieranno documenti riservati mediante la funzione di consegna contenuti. Le opzioni seguenti consentono di selezionare un'impostazione predefinita a livello di organizzazione per la protezione tramite password delle consegne di contenuti. • La protezione tramite password è facoltativa ed è DISATTIVATA per impostazione predefinita - Se è stata selezionata questa opzione, gli utenti possono scegliere di richiedere una password quando creano una consegna contenuto, ma il campo Richiedi password per accedere al contenuto nella procedura di creazione della consegna non è selezionato per impostazione predefinita. • La protezione tramite password è facoltativa ed è ATTIVATA per impostazione predefinita - Se è stata selezionata questa opzione, il campo Richiedi password per accedere al contenuto nella procedura di creazione della consegna è selezionato per impostazione predefinita. Gli utenti che non vogliono richiedere una password possono deselezionare l'opzione. • Protezione tramite password richiesta - Se è stata selezionata questa opzione, ogni volta che viene creata una consegna contenuto viene generata una password. Gli utenti non possono scegliere di ignorare il requisito della password. Nota: • Se si decide di richiedere una password, gli utenti che creano una consegna contenuto riceveranno una password nel momento in cui la consegna viene generata; gli utenti devono inviare la password e l'URL di consegna ai destinatari della stessa. Quando i destinatati della consegna fanno clic sull'URL, viene richiesto di inserire la password. • Le password delle consegne contenuto vengono visualizzate con l'URL della consegna quando questa viene creata. Inoltre, è possibile accedere alla password nella pagina dei dettagli della consegna per l'intera durata della consegna contenuto. Quando la consegna di contenuto è abilitata, tutti gli utenti devono aggiungere l'elenco correlato Consegne contenuto al loro layout di pagina per lead, account aziendali, referenti, opportunità, casi, campagne e oggetti personalizzati. Tutti gli utenti di Salesforce CRM Content visualizzeranno un'opzione Consegna contenuto in ognuna delle pagine dei dettagli dei contenuti. 100 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni dei contenuti Suggerimenti per l'implementazione • Per assicurare la qualità del servizio, il numero totale di visualizzazioni di consegna contenuto consentite nell'arco di 24 ore è limitato a 20.000. Inoltre, la larghezza di banda assegnata alle consegne di contenuto è limitata a 10 GB nell'arco di 24 ore. Se un destinatario cerca di visualizzare una consegna dopo che è stato superato il limite, viene visualizzato un messaggio che chiede all'utente di riprovare in un momento successivo. Salesforce potrebbe essere in grado di aumentare questi limiti in via eccezionale. Per ulteriori informazioni, rivolgersi al proprio agente di vendita. • Quando si crea una consegna contenuto, Salesforce copia il file originale e ne crea una nuova versione appositamente per la visualizzazione online. Si tengano presenti le seguenti informazioni relative ai tipi di file supportati: – I file Word, Excel e PowerPoint (da Microsoft® Office 97 a Microsoft Office 2007) sono supportati per la visualizzazione online. – I file Adobe® PDF sono supportati per le visualizzazioni online, mentre i file PDF protetti non sono supportati. – I file JPG, BMP, GIF e PNG sono supportati per la visualizzazione online. – I documenti di dimensioni superiori a 25 MB non sono supportati per la visualizzazione online. È possibile creare una consegna contenuti con qualsiasi tipo di file, ma se il tipo di file utilizzato non è supportato per la visualizzazione online, il destinatario potrà scaricare il documento solo nel formato di file originale. • Visualizzare sempre un'anteprima della consegna contenuti prima di inviare l'URL ai destinatari. In alcuni casi, la formattazione del file originale (ad esempio i colori e i caratteri non standard) potrebbe non essere visualizzata correttamente nella versione online. Se la qualità della versione online non è soddisfacente, la consegna guidata contenuto consente di rendere il documento disponibile per il download nel formato di file originale. • Le consegne contenuti richiedono Adobe Flash versione 9.0.115. Se un destinatario non dispone di Flash, viene visualizzata un'opzione per il download. • Gli utenti del Portale Clienti e del portale partner non possono creare consegne di contenuto. • Solo il creatore di una consegna contenuto può eliminare il record della consegna o modificarne i dettagli, ad esempio la data di scadenza. • Ogni volta che qualcuno fa clic sull'URL di una consegna contenuto, Salesforce registra il clic come una visualizzazione, distinguendo tra visualizzazioni interne ed esterne. Per visualizzazione interna si intende la visualizzazione da parte di un utente di Salesforce, ad esempio un utente che fa clic sull'URL della consegna dalla pagina dei dettagli della consegna o mediante l'opzione Visualizza dell'elenco correlato Consegne contenuto. L'elenco correlato Consegne contenuto fornisce un conteggio di tutte le visualizzazioni effettuate per ogni consegna. Per vedere le informazioni relative a una determinata visualizzazione, aprire la pagina dei dettagli della consegna. Nota: nel caso delle consegne contenuti protette da password, una visualizzazione viene registrata nel momento in cui il destinatario fa clic sull'URL della consegna, indipendentemente dal fatto che immetta la password e visualizzi effettivamente la consegna. • Gli utenti di Salesforce CRM Content possono consegnare i contenuti dalle librerie condivise o da una libreria personale. Procedure consigliate • Dopo che è stata creata una consegna contenuto e prima di inviare l'URL ai destinatari, è opportuno sempre visualizzare la consegna in anteprima per accertarsi che la formattazione del file originale sia visualizzata correttamente nella versione online. Ad esempio, i colori e i caratteri non standard potrebbero non essere visualizzati adeguatamente nel player dell'anteprima. Se la qualità della versione online non è soddisfacente, fare clic su Precedente e scegliere di rendere il contenuto disponibile nel formato di file originale oppure solo come file PDF. I destinatari potranno così scaricare il file e sarà possibile tenere traccia dei download dei file dalla pagina dei dettagli della consegna. • L'animazione e gli intervalli dei file PowerPoint non sono supportati nella versione online della consegna contenuto. Anche i collegamenti ipertestuali in tutti i tipi di file non sono supportati. Vedere i suggerimenti sull'implementazione per un elenco completo dei tipi di file supportati. 101 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni dei contenuti • Se si è utenti di Salesforce CRM Content e si desidera fare in modo che i destinatari delle proprie consegne contenuto vedano sempre la versione più recente di un file invece che la versione disponibile il giorno della creazione della consegna, aprire la pagina dei dettagli della consegna e fare clic su Modifica. Selezionare la casella di controllo La consegna contenuto apre l'ultima versione. • Se si seleziona Avvisami alla prima visualizzazione o al primo download, si riceverà un messaggio email la prima volta che la consegna contenuto viene visualizzata. Implicazioni di archiviazione In Salesforce CRM Content, la pubblicazione di contenuti nelle librerie condivise e il salvataggio di contenuti nelle librerie private utilizzano spazio di archiviazione file. La creazione di consegne contenuti non ha alcun ulteriore effetto sui limiti di archiviazione, ma gli utenti che caricano con una certa frequenza i file nelle librerie private per utilizzarli nelle consegne contenuti, dovrebbero tenere presente i limiti di archiviazione file dell'organizzazione. Mediante i rapporti, gli amministratori possono identificare gli utenti che utilizzano più spazio di archiviazione e i file di dimensioni maggiori. Per coloro che non sono utenti di Salesforce CRM Content, lo spazio di archiviazione file viene utilizzato ogni volta che viene creata una consegna contenuti. Dopo che è stato caricato in Salesforce, un file non può essere riutilizzato per altre consegne contenuti. Per creare più consegne di contenuti con lo stesso file è necessario ricaricare il file ogni volta. L'eliminazione di una consegna contenuti comporta l'eliminazione del file di origine in Salesforce e, di conseguenza, libera spazio di archiviazione file. VEDERE ANCHE: Impostazione di Salesforce CRM Content Campi della consegna contenuto Campi della consegna contenuto La tabella seguente contiene una descrizione dei campi (in ordine alfabetico) che costituiscono una consegna contenuto. Questi campi si trovano nella procedura di creazione della consegna, nell'elenco correlato Consegne contenuto e nella pagina dei dettagli della consegna. Campo Descrizione Consenti al destinatario visualizzazione nel browser Se selezionata, la consegna contenuto può essere visualizzata online in una pagina Web personalizzata. Nella pagina dei dettagli della consegna, il campo è denominato Consenti visualizzazione nel browser. Consenti al destinatario il download come PDF Se selezionata, la consegna contenuto converte i file Microsoft® Word, Excel e PowerPoint in file PDF e offre al destinatario l'opzione di scaricare il PDF. Se il file caricato non era in formato PDF, Word, Excel o PowerPoint, questa opzione non viene visualizzata nella procedura di creazione della consegna. Nella pagina dei dettagli della consegna, il campo è denominato Consenti download come PDF. Consenti download nel formato originale Se selezionata, la consegna contenuto permette ai destinatari di scaricare il file originale. Nella 102 EDIZIONI Disponibile nelle versioni: Salesforce Classic Disponibile in: tutte le versioni tranne Database.com Edition Salesforce CRM Content disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Campo Impostazioni dei contenuti Descrizione procedura di creazione della consegna, questo campo è denominato Consenti al destinatario il download come [tipo file], dove [tipo file] è il tipo di file del file originale, ad esempio .ppt, .pdf o .doc. Autore Per i file Salesforce CRM Content, si riferisce all'utente che ha pubblicato il file. (Sola lettura) Nome consegna contenuto Il nome assegnato alla consegna contenuto. Per impostazione predefinita, il Nome consegna contenuto include il nome del file e la data di creazione. La consegna contenuto apre l'ultima versione Per i file Salesforce CRM Content, questo flag indica che il destinatario di una consegna contenuto visualizza la versione più recente di un file. Ad esempio, se un file è stato aggiornato tra la data di creazione della consegna e la data odierna, un destinatario che visualizza la consegna in data odierna vedrà la versione più aggiornata. La consegna contenuto scade Flag che indica se l'accesso alla consegna contenuto scade alla data di scadenza. Nella procedura di creazione della consegna, questo flag corrisponde alla casella di controllo accanto al campo Rimuovi l'accesso al contenuto il. Creato da L'utente che ha creato la consegna contenuto; include la data e l'ora di creazione. (Sola lettura) Descrizione Per i file Salesforce CRM Content, si tratta della descrizione fornita al momento della pubblicazione del file. (Sola lettura) Data di scadenza La data a partire dalla quale la consegna contenuto non può più essere visualizzata. Nella procedura di creazione della consegna, questa è la data immessa nel campo Rimuovi l'accesso al contenuto il. File scaricato Flag che indica se un file presente nella consegna contenuto è stato scaricato. Ad esempio, se una consegna contenuto include le opzioni per la visualizzazione del contenuto nel browser, per scaricare il contenuto nel formato di file originale e per scaricare il contenuto come file PDF, questo flag è selezionato se il destinatario scarica il file originale o il file PDF. (Sola lettura) Visualizzazione interna Flag che indica se un utente Salesforce ha visualizzato la consegna contenuto. Una visualizzazione è considerata interna se l'utente apre l'URL della consegna da Salesforce, ad esempio facendo clic su Visualizza nell'elenco correlato Consegne contenuto oppure facendo clic sull'URL della consegna dalla pagina dei dettagli della consegna. Se l'utente copia l'URL e lo incolla nel proprio browser, la visualizzazione viene considerata esterna. (Sola lettura) Ultima modifica di L'utente che per ultimo ha modificato la consegna contenuto; include la data e l'ora della modifica. (Sola lettura) 103 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazioni dei contenuti Campo Descrizione Ultima visualizzazione La data e l'ora dell'ultima visualizzazione della consegna contenuto. Per visualizzazione si intende un clic dell'URL della consegna contenuto. (Sola lettura) Avvisami alla prima visualizzazione o al primo download Se selezionata, l'utente che ha creato la consegna contenuto riceve una notifica tramite email la prima volta che qualcuno fa clic sull'URL della consegna contenuto. Nome titolare L'utente che è titolare della consegna contenuto. (Sola lettura) Correlato a Il record a cui la consegna contenuto è associata, ad esempio un account, un'opportunità o un oggetto personalizzato. Gli utenti che dispongono dell'accesso in condivisione al record possono fare clic per visualizzare ulteriori dettagli. Richiedi password per accedere al contenuto Se l'opzione è selezionata, il destinatario deve inserire la password fornita per poter visualizzare la consegna contenuto. La password viene visualizzata nella pagina dei dettagli della consegna quando si genera la consegna contenuto e per l'intera durata della stessa. Titolo Per i file Salesforce CRM Content, si tratta del titolo del file incluso nella consegna contenuto. (Sola lettura) Visualizza conteggio Totale delle visualizzazioni della consegna contenuto; comprende le visualizzazioni interne ed esterne. (Sola lettura) VEDERE ANCHE: Impostazione delle consegne di contenuto 104 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazione di Salesforce CRM Content per Salesforce Classic mobile Impostazione di Salesforce CRM Content per Salesforce Classic mobile Tenere presente quanto segue relativamente alle modalità di implementazione di Salesforce CRM Content in Salesforce Classic mobile: EDIZIONI • Le informazioni del record contenuto vengono sincronizzate con il dispositivo, ma questo non avviene per i file associati ai record contenuto. Questo consente agli utenti di consegnare contenuti dall'applicazione anche quando un file è troppo grande per essere scaricato su un dispositivo mobile. L'impostazione di Salesforce Classic mobile è disponibile in Salesforce Classic e Lightning Experience • Gli utenti non possono cercare un contenuto specifico nell'applicazione: possono solo condividere i contenuti disponibili nella scheda Contenuto, che viene sincronizzata automaticamente con il loro dispositivo secondo i filtri della configurazione mobile loro assegnata. • Gli utenti non possono visualizzare un elenco dei contenuti a cui sono abbonati nell'applicazione. Non possono inoltre filtrare l'elenco dei record nella scheda Contenuto in base a una determinata libreria. • Benché possano visualizzare in anteprima e condividere i contenuti dall'applicazione, gli utenti non possono aggiornare il file associato a un record contenuto. Se dispongono delle autorizzazioni necessarie, possono modificare i campi della pagina dei dettagli del contenuto. • Gli utenti devono disporre di una connessione dati per visualizzare in anteprima e fornire i contenuti. Senza una connessione dati possono visualizzare solo la pagina dei dettagli del contenuto. • In Salesforce Classic mobile, il contenuto è supportato solo sui dispositivi iPhone. • Non è possibile bloccare le autorizzazioni mobili per l'oggetto contenuto. In Salesforce Classic mobile, l'oggetto contenuto è al momento di sola lettura. • Non è possibile modificare il layout di pagina mobile per l'oggetto contenuto. La pagina dei dettagli del contenuto nell'applicazione è codificata per visualizzare solo alcuni campi. Per impostare il contenuto per una configurazione Salesforce Classic mobile: 1. Da Imposta, digitare Configurazioni Salesforce Classic nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Configurazioni Salesforce Classic e fare clic sul nome di una configurazione mobile. 2. Nell'elenco correlato Serie di dati, fare clic su Modifica. 3. Fare clic su Aggiungi... 4. Nella finestra popup, selezionare Contenuto e fare clic su OK. 5. Specificare mediante i filtri campo i record contenuto da sincronizzare. Poiché gli utenti non possono cercare contenuti nell'applicazione Salesforce Classic mobile, è essenziale impostare dei filtri che rendano disponibili i contenuti importanti sul dispositivo. Tali filtri non si possono creare in base alle librerie o agli abbonamenti, ma di seguito sono descritte alcune possibilità per impostare delle condizioni di filtro utili: L'app mobile è disponibile nelle versioni: Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition per le organizzazioni create prima di Winter ’17 L'app mobile è disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni: Professional Edition e Enterprise Edition per le organizzazioni create prima del 1° maggio 2016 L'app mobile non è disponibile per le organizzazioni create in Winter '17 o in rilasci successivi AUTORIZZAZIONI UTENTE Per visualizzare le configurazioni di Salesforce Classic mobile: • "Visualizza impostazione e configurazione" Per creare, modificare o eliminare serie di dati di Salesforce Classic mobile: • "Gestisci configurazioni mobili" • Date: Filtro sui campi Data ultima modifica, Data modifica contenuto o Data creazione. Utilizzare valori di date speciali quali ULTIMI 90 GIORNI o ULTIMI 180 GIORNI per far sì che i record contenuto aggiornati di recente vengano sincronizzati. • Titolare: Applicare un filtro all'autore se all'interno dell'organizzazione la pubblicazione del contenuto è affidata a persone specifiche. 105 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Google Apps • Tipo di file: Applicare un filtro su determinati tipi di documenti. Ad esempio, al team opportunità in genere interessano le presentazioni o i documenti in formato PDF. • Campi personalizzati: Se sono stati creati campi contenuto personalizzati per facilitare la classificazione dei contenuti, applicare un filtro sui campi personalizzati. Ad esempio, se è stato creato un campo Uso funzionale contenente valori di elenchi di selezione, è possibile impostare una condizione di filtro in cui Uso funzionale è uguale a Vendite. 6. Se lo si desidera, per evitare che i record contenuto occupino tutta la memoria di un dispositivo mobile, selezionare il secondo pulsante di opzione sotto Imposta limite massimo dei record e immettere il numero massimo di record contenuto che questa configurazione può trasferire ai dispositivi mobili. Utilizzare gli elenchi a discesa Ordina per e Ordina per specificare quali record vengono sincronizzati se viene superato il limite alle dimensioni dei dati per la configurazione mobile. 7. Fare clic su Chiudi. VEDERE ANCHE: Impostazione di Salesforce CRM Content Google Apps Abilitare le app Google come Google Docs, Gmail e le app AppExchange correlate a Google personalizzate per l'utilizzo all'interno di Salesforce. IN QUESTA SEZIONE: Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps Suggerimenti introduttivi su Salesforce and Google Apps Supported Impostazione di Google Apps in Salesforce Creazione di account Google Apps Attivazione di Google Documenti in Salesforce Gmail™ in Salesforce È possibile integrare Gmail con Salesforce. Utilizzo di Google Talk in Salesforce 106 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps Google Apps è una suite di servizi di comunicazione e collaborazione on-demand contenuti in Google e destinati agli utenti business. Se l'organizzazione dispone di un account Google Apps, gli amministratori di Salesforce possono abilitare Google Documenti, Gmail e svariate applicazioni AppExchange correlate a Google, personalizzate per l'uso in Salesforce. EDIZIONI Fase 1: creazione di un account di Google Apps Disponibile nelle versioni: tutte le versioni tranne Database.com Edition Creare un account Google Apps per l'organizzazione utilizzando uno dei metodi seguenti: • Da Imposta, immettere Google Apps nella casella Ricerca veloce, selezionare Impostazioni di Google Apps e fare clic su Iscriviti per aprire la pagina di creazione dell'account sul sito Web di Google. Verrà richiesto di registrare il nome del dominio dell'organizzazione o di acquistare un nuovo nome da Google. Il dominio è la porzione dell'URL di un sito Web che segue "www". Seguire le indicazioni di Google per configurare il dominio nuovo o esistente e impostare l'account di Google Apps. • Se la propria organizzazione ha acquistato la funzionalità Salesforce and Google Apps Supported, da Imposta, immettere Impostazione Premier nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazione Premier per creare un nuovo account Google Apps Premier Edition o aggiornare un account Standard Edition a Premier Edition. Per maggiori dettagli, vedere Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps Supported. Nota: Google Apps in Salesforce supporta gli account business di Google Apps ma non gli account consumer. Gli account consumer si distinguono per la presenza del dominio "gmail.com" in un indirizzo email; ad esempio [email protected] è un account consumer. Il dominio di Google Apps impostato in Salesforce deve essere il dominio registrato su Google per l'organizzazione; ad esempio, miasocietà.com è un account business e non un account consumer. Fase 2: configurazione delle impostazioni del dominio di Google Apps 1. Nella pagina delle impostazioni di Google Apps in Salesforce, fare clic su Modifica. Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience AUTORIZZAZIONI UTENTE Per visualizzare e modificare le impostazioni del dominio di Google Apps: • “Personalizza applicazione” Per attivare o disattivare i servizi Google Apps: • “Personalizza applicazione” Per installare o disinstallare i pacchetti Force.com AppExchange: • "Scarica pacchetti AppExchange" Per esportare un elenco di utenti in Google per creare account di Google Apps: • “Personalizza applicazione” 2. Scegliere un utente per il campo Contatto amministrativo Google Apps. Questa persona è il punto di contatto per gli utenti di Google Apps dell'organizzazione. In particolare, se un utente non è in grado di accedere a un servizio Google Apps, viene indirizzato a selezionare il Contatto amministrativo Google Apps. Il Contatto amministrativo Google Apps non deve necessariamente essere la stessa persona registrata su Google come amministratore di Google Apps per l'organizzazione, ma solo l'amministratore di Google Apps può creare nuovi utenti di Google Apps nel dominio. 3. Immettere il dominio di Google Apps registrato su Google. Ad esempio, se l'URL della società è http://www.acme.com ed è stato creato un account di Google Apps per il dominio acme.com, digitare acme.com nel campo Dominio Google Apps. 4. Fare clic su Salva. Fase 3: attivazione dei servizi Google Apps 1. Nella sezione Attiva i Servizi Google Apps della pagina delle impostazioni di Google Apps, individuare i servizi Google Apps che si desidera attivare. 107 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps 2. Fare clic su Modifica o Installa per attivare un servizio. Nella colonna Azione, Modifica corrisponde ai servizi Google Apps già integrati in Salesforce e Installa corrisponde alle applicazioni Force.com AppExchange disinstallate. I servizi Google Apps integrati includono: • Aggiunta di Google Documenti a Salesforce • Gmail a Salesforce • Pulsanti e link Gmail • Componenti dell'intestazione laterale di Google Talk Importante: Google Talk all'interno di Salesforce non è più disponibile. Per i metodi di utilizzo alternativi di Google Talk, vedere la guida in linea di Google Talk. Per una descrizione delle applicazioni AppExchange correlate a Google, visitare http://sites.force.com/appexchange. Fase 4: creazione di utenti di Google Apps L'attivazione dei servizi Google Apps in Salesforce rende i servizi visibili per tutti gli utenti dell'organizzazione, ma un utente non sarà in grado di accedere a un servizio a meno che non disponga di un account di Google Apps nel dominio dell'organizzazione. L'amministratore di Google Apps registrato con Google può creare tali account aggiuntivi. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di account Google Apps. VEDERE ANCHE: Suggerimenti introduttivi su Salesforce and Google Apps Supported Impostazione di Google Apps in Salesforce Attivazione di Google Documenti in Salesforce Gmail™ in Salesforce 108 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Suggerimenti introduttivi su Salesforce and Google Apps Supported Suggerimenti introduttivi su Salesforce and Google Apps Supported La funzionalità Salesforce and Google Apps include un account Google Apps Premier Edition per l'organizzazione. In Salesforce è possibile creare tale account oppure aggiornare un account Google Apps Standard Edition esistente a Google Apps Premier Edition. Dopo avere creato un nuovo account Google Apps Premier Edition o avere aggiornato l'account Google Apps Standard Edition esistente in Salesforce, nella pagina Impostazione Premier vengono visualizzati il nome di dominio dell'organizzazione, il numero di licenze Google Apps Premier Edition disponibili per l'organizzazione e, se applicabile, lo stato dell'aggiornamento. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: tutte le versioni tranne Database.com Edition Creazione di un nuovo account Google Apps Premier Edition Se l'organizzazione non dispone ancora di un account Google Apps, completare i passaggi seguenti per registrare un account Google Apps Premier Edition e abilitare Salesforce and Google Apps: 1. Da Imposta, immettere Impostazione Premier nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazione Premier. 2. Completare i campi della colonna A: Campo Descrizione Nome dominio Immettere il dominio che si desidera registrare come account Google Apps dell'organizzazione. Ad esempio, se l'URL della propria società è http://www.acme.com, immettere acme.com come Nome dominio. Nome utente Questo valore viene utilizzato per creare l'amministratore Google Apps per l'account dell'organizzazione. Ad esempio, se l'amministratore Google Apps sarà [email protected], immettere jsmith. Una volta creato l'account Google Apps, è possibile accedere con il Nome utente e la Password e modificare questo valore se necessario. Nome Questo valore viene utilizzato per creare l'amministratore Google Apps per l'account dell'organizzazione. Una volta creato l'account Google Apps, è possibile accedere con il Nome utente e la Password e modificare questo valore se necessario. Cognome Questo valore viene utilizzato per creare l'amministratore Google Apps per l'account dell'organizzazione. Una volta creato l'account Google Apps, è possibile accedere con il Nome utente e la Password e modificare questo valore se necessario. 109 AUTORIZZAZIONI UTENTE Per creare un nuovo account Google Apps Premier Edition in Salesforce: • “Personalizza applicazione” OPPURE Contatto amministrativo Google Apps Per aggiornare Google Apps Standard Edition alla versione Google Apps Premier Edition in Salesforce: • “Personalizza applicazione” OPPURE Contatto amministrativo Google Apps Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Suggerimenti introduttivi su Salesforce and Google Apps Supported Campo Descrizione Indirizzo email Questo indirizzo email riceve un avviso di conferma quando viene creato l'account Google Apps Premier Edition. Google non archivia questo valore per altri scopi. Password L'amministratore Google Apps può accedere a Google Apps con questa password. Conferma password L'amministratore Google Apps può accedere a Google Apps con questa password. 3. Fare clic su Crea nuovo account Premier. 4. Per abilitare Salesforce e Google Apps, da Imposta, immettere Impostazioni di Google Apps nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni di Google Apps. 5. Scegliere un utente per il campo Contatto amministrativo Google Apps. Questa persona è il punto di contatto per gli utenti di Google Apps dell'organizzazione. In particolare, se un utente non è in grado di accedere a un servizio Google Apps, viene indirizzato a selezionare il Contatto amministrativo Google Apps. Il Contatto amministrativo Google Apps non deve necessariamente essere la stessa persona registrata su Google come amministratore di Google Apps per l'organizzazione, ma solo l'amministratore di Google Apps può creare nuovi utenti di Google Apps nel dominio. 6. Verificare che il campo Dominio Google Apps contenga il nome di dominio registrato su Google. 7. Attivare i servizi Google Apps in Salesforce. Per ulteriori informazioni, vedere Attivazione di servizi Google Apps. 8. Creare gli utenti per l'account Google Apps dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di account Google Apps. Nota: il numero di account Google Apps Premier Edition che si possono creare è limitato al numero di licenze che l'organizzazione ha acquistato con la funzionalità Salesforce and Google Apps Supported. Aggiornamento a un account Google Apps Premier Edition Completare le seguenti operazioni per aggiornare l'account Google Apps Standard Edition esistente per l'organizzazione a un account Google Apps Premier Edition. 1. Da Imposta, immettere Impostazione Premier nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazione Premier. 2. Completare i campi della colonna B: Campo Descrizione Nome dominio Il dominio che si desidera registrare come account Google Apps Premier Edition dell'organizzazione. Se Salesforce and Google Apps è già abilitato, nel campo appare automaticamente il nome di dominio dell'organizzazione. Token Google Apps Il token di 16 cifre richiesto per eseguire l'aggiornamento da Google Apps Standard Edition a Google Apps Premier Edition. L'amministratore Google Apps della propria organizzazione può accedere a questa informazione sul sito Web di Google. Per 110 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Suggerimenti introduttivi su Salesforce and Google Apps Supported Campo Descrizione ulteriori informazioni, fare clic su Recupera token Google Apps nella colonna B. 3. Fare clic su Aggiorna l'account esistente in un account Premier. 4. Per abilitare Salesforce e Google Apps, da Imposta, immettere Impostazioni di Google Apps nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni di Google Apps. 5. Modificare il campo Contatto amministrativo Google Apps secondo le proprie esigenze. Questa persona è il punto di contatto per gli utenti di Google Apps dell'organizzazione. In particolare, se un utente non è in grado di accedere a un servizio Google Apps, viene indirizzato a selezionare il Contatto amministrativo Google Apps. Il Contatto amministrativo Google Apps non deve necessariamente essere la stessa persona registrata su Google come amministratore di Google Apps per l'organizzazione, ma solo l'amministratore di Google Apps può creare nuovi utenti di Google Apps nel dominio. 6. Verificare che il campo Dominio Google Apps contenga il nome di dominio registrato su Google. 7. Attivare i servizi Google Apps in Salesforce in base alle proprie esigenze. Per ulteriori informazioni, vedere Attivazione di servizi Google Apps. 8. Creare gli utenti per l'account Google Apps dell'organizzazione secondo le proprie esigenze. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di account Google Apps. Nota: il numero di account Google Apps Premier Edition che si possono creare è limitato al numero di licenze che l'organizzazione ha acquistato con la funzionalità Salesforce and Google Apps Supported. VEDERE ANCHE: Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps 111 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazione di Google Apps in Salesforce Impostazione di Google Apps in Salesforce Da Imposta, immettere Impostazioni di Google Apps nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni di Google Apps per modificare le impostazioni del dominio Google Apps, attivare o disattivare i servizi Google Apps in Salesforce, installare o disinstallare i pacchetti di Force.com AppExchange correlati a Google. Importante: non è possibile utilizzare Salesforce e Google Apps finché non viene creato un account Google Apps per la propria organizzazione e finché non vengono configurate le impostazioni del dominio Google Apps in Salesforce. Per ulteriori informazioni sulla creazione di un account e sulla configurazione delle impostazioni del proprio dominio, vedere Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps a pagina 107. Modifica delle impostazioni del dominio Google Apps Le impostazioni del dominio sono costituite da due valori: l'utente scelto per amministrare l'account Google Apps dell'organizzazione e il dominio registrato dall'organizzazione con Google. Per abilitare Google Apps in Salesforce, entrambi i campi sono obbligatori. Per modificare le impostazioni del dominio: 1. Nella sezione Configura il dominio Google Apps, fare clic su Modifica. 2. Se lo si desidera, scegliere un nuovo utente per il campo Contatto amministrativo Google Apps. Questa persona è il punto di contatto per gli utenti di Google Apps dell'organizzazione. In particolare, se un utente non è in grado di accedere a un servizio Google Apps, viene indirizzato a selezionare il Contatto amministrativo Google Apps. Il Contatto amministrativo Google Apps non deve necessariamente essere la stessa persona registrata su Google come amministratore di Google Apps per l'organizzazione, ma solo l'amministratore di Google Apps può creare nuovi utenti di Google Apps nel dominio. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: tutte le versioni tranne Database.com Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Per modificare le impostazioni del dominio Google Apps e attivare o disattivare i servizi: • “Personalizza applicazione” Per installare o disinstallare i pacchetti AppExchange: • "Scarica pacchetti AppExchange" 3. Se lo si desidera, modificare il Dominio Google Apps registrato su Google per l'account Google Apps dell'organizzazione. Il Dominio Google Apps è generalmente il dominio dell'azienda, ad esempio, acme.com. Modifica dei servizi Google Apps In questa sezione vengono elencati i servizi Google Apps integrati a Salesforce e vengono forniti i link a numerose applicazioni Force.com AppExchange correlate a Google che possono essere facilmente installate da AppExchange. Per attivare o disattivare un servizio integrato, fare clic su Modifica accanto al nome del servizio. Questi servizi includono: • Aggiunta di Google Documenti a Salesforce • Gmail a Salesforce • Pulsanti e link Gmail • Componenti dell'intestazione laterale di Google Talk Importante: Google Talk all'interno di Salesforce non è più disponibile. Per i metodi di utilizzo alternativi di Google Talk, vedere la guida in linea di Google Talk. Per installare o disinstallare un'applicazione AppExchange, fare clic su Installa o Disinstalla accanto al nome appropriato. Per visualizzare l'offerta completa AppExchange correlata a Google, visitare http://sites.force.com/appexchange. 112 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Impostazione di Google Apps in Salesforce Suggerimenti per l'implementazione • Per informazioni dettagliate su Google Apps, fare riferimento alla Guida in linea di Google. • Google Apps in Salesforce è disponibile per gli account aziendali Google ma non per gli account consumer. Gli account consumer si distinguono per la presenza del dominio "gmail.com" in un indirizzo email; ad esempio [email protected] è un account consumer. Il dominio di Google Apps impostato in Salesforce deve essere il dominio registrato su Google per l'organizzazione; ad esempio, miasocietà.com è un account business e non un account consumer. • Dopo aver creato un account Google Apps per l'organizzazione, creare account Google Apps per gli utenti di Salesforce. Da Imposta, immettere Utenti nella casella Ricerca veloce, selezionare Utenti e fare clic su Esporta in Google Apps. • Comunicare agli utenti i rispettivi nomi utente e password Google Apps. • Informare gli utenti circa le modifiche che noteranno in Salesforce dopo l'attivazione dei servizi Google Apps. • Per visualizzare tutte le applicazioni Google disponibili in Force.com AppExchange, visitare http://sites.force.com/appexchange. • Per impostazione predefinita, gli utenti Google Apps nel dominio dell'organizzazione possono condividere i Google Documenti con gli account Google Apps esterni al dominio. Il pannello di controllo dell'account Google Apps contiene le impostazioni di condivisione che consentono di limitare la condivisione dei documenti all'interno del dominio. • Se il servizio Aggiungi Google Documenti a Salesforce è disattivato, non è possibile accedere ai Google Documenti dai record Salesforce e gli eventuali Google Documenti contenuti nel Cestino degli utenti perché eliminati da un record vengono rimossi definitivamente da Salesforce. Se il servizio Aggiungi Google Documenti a Salesforce viene riattivato entro 30 giorni, i Google Documenti associati ai record Salesforce prima della disattivazione vengono ripristinati nella posizione precedente. La disattivazione del servizio Aggiungi Google Documenti a Salesforce non influisce sui Google Documenti nelle librerie Salesforce CRM Content. La disattivazione non rimuove le associazioni di Google Documenti nelle librerie e non elimina definitivamente i Google Documenti dai Cestini. • Gli utenti del Portale Clienti e del Portale partner con accesso alla scheda Contribuisci in Salesforce CRM Content possono creare nuovi Google Documenti e associare i Google Documenti esistenti a una libreria di Salesforce. Gli utenti dei portali senza accesso a Salesforce CRM Content possono associare un Google Documento esistente a un record, ma non possono creare nuovi Google Documenti dall'interno di un record poiché non hanno accesso all'elenco correlato Google Documenti, note e allegati nel portale. Gli utenti dei portali non possono utilizzare il pulsante del browser Aggiungi Google Documento a Salesforce. • Gli utenti del Portale Clienti e del portale partner non possono accedere ai Pulsanti e link Gmail. • Se la propria organizzazione ha acquistato la funzionalità Salesforce for Google Apps Supported, vedere Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps Supported a pagina 109. Procedure consigliate • Provare l'integrazione di Google Apps utilizzando un Sandbox o un'organizzazione con la versione Developer Edition. • Gestire gli utenti di Google Apps come gli utenti di Salesforce. Ad esempio, se si disattiva un utente Salesforce, disattivare anche il corrispondente account Google Apps nel pannello di controllo dell'account Google Apps dell'organizzazione. Per informazioni sull'amministrazione degli account Google Apps della propria organizzazione, fare riferimento alla Guida in linea di Google. • Per trovare rapidamente un Google Documento in Salesforce, eseguire la ricerca del documento utilizzando la ricerca. VEDERE ANCHE: Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps 113 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Creazione di account Google Apps Creazione di account Google Apps Dopo aver creato un account Google Apps per la propria organizzazione e avere abilitato Google Apps in Salesforce, è possibile creare account Google Apps per i singoli utenti. Per accedere ai servizi Google Apps abilitati in Salesforce, ogni utente necessita di un account Google Apps nel dominio registrato dall'organizzazione su Google. L'account include un nome utente e una password che consentono all'utente di accedere a tutti i servizi Google Apps. Nota: Se la propria organizzazione ha acquistato Salesforce and Google Apps Supported, il numero di account Google Apps Premier Edition che possono essere creati è limitato al numero di licenze acquistate dall'organizzazione. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: tutte le versioni tranne Database.com Edition Per esportare un elenco di utenti in Google e creare account Google Apps per ogni utente: 1. Da Imposta, immettere Utenti nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Utenti. 2. Nell'elenco a discesa scegliere un elenco di utenti. 3. Fare clic su Esporta in Google Apps per esportare tutti gli utenti dell'elenco. Per esportare solo determinati utenti, selezionarli nella colonna Azione. Nota: se Google Apps non è attivato per la propria organizzazione, il pulsante Esporta in Google Apps non viene visualizzato. Per abilitare Google Apps in Salesforce, vedere Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps a pagina 107. 4. Nella pagina Esporta utenti in Google Apps, fare clic sul link del file di esportazione contrassegnato come Fase 1. Il nome del link dipende dalla visualizzazione dell'elenco scelta per l'esportazione: ad esempio, se è visualizzato l'elenco Tutti gli utenti, il link nella pagina Esporta utenti in Google Apps è File di esportazione - Tutti gli utenti. AUTORIZZAZIONI UTENTE Esporta utenti in Google: • “Personalizza applicazione” Crea nuovi account Google Apps: • Amministratore Google Apps 5. Nel foglio di calcolo CSV visualizzato quando si fa clic sul link di esportazione, fornire una password temporanea per ciascun utente. I campi nome utente, cognome e nome possono essere modificati per ogni utente secondo le esigenze. Google crea nomi account aggiungendo il dominio ai nomi utente nel foglio di calcolo. Ad esempio, se il dominio è acme.com e il foglio di calcolo contiene i nomi utente mario.rossi e marcella.rossi, i nomi utente Google Apps saranno [email protected] e [email protected]. 6. Salvare il foglio di lavoro sul proprio computer. 7. Fare clic sul link Strumento importazione di massa degli utenti Google Apps per aprire la pagina Aggiornamento di massa account per l'account Google Apps dell'organizzazione. Se richiesto, accedere con il proprio nome utente di amministratore Google Apps. Solo l'utente registrato con Google come amministratore dell'account dell'organizzazione può creare ulteriori account di Google Apps nel dominio dell'organizzazione. 8. Seguire le istruzioni di Google per importare i dati nel foglio di calcolo. L'amministratore di Google Apps riceve un rapporto di conferma e l'utente per ciascun account creato correttamente riceve una notifica via email al nuovo account Gmail. 9. Comunicare agli utenti i rispettivi nomi utente e password. Queste informazioni saranno necessarie per utilizzare qualsiasi servizio Google Apps abilitato in Salesforce. VEDERE ANCHE: Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps 114 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Attivazione di Google Documenti in Salesforce Attivazione di Google Documenti in Salesforce Importante: Una volta attivati, i servizi Google Apps disponibili in Salesforce sono visibili per tutti gli utenti di Salesforce. Per utilizzare questi servizi, gli utenti devono disporre di account di Google Apps nel dominio. Per ulteriori informazioni, vedere Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps. Google Documenti™ consente di creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni on-demand, di modificarli nel browser e di lavorare in tempo reale con altri collaboratori. Per attivare o disattivare il servizio Aggiungi Google Documenti a Salesforce: 1. Da Imposta, immettere Impostazioni di Google Apps nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni di Google Apps. 2. Fare clic su Modifica accanto all'opzione Aggiungi Google Documenti a Salesforce nell'elenco Attiva i Servizi Google Apps. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disponibile nelle versioni: Contact Manager Edition, Group Edition, Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition e Developer Edition 3. Selezionare Activate. AUTORIZZAZIONI UTENTE 4. Leggere e indicare che si accettano i Termini di utilizzo. 5. Fare clic su Salva. Quando il servizio Aggiungi Google Documenti a Salesforce è abilitato, le modifiche che seguono consentono agli utenti di creare, modificare o visualizzare i Google Documenti e di associarli ai record Salesforce: • L'elenco correlato Note e allegati su account, asset, referenti, contratti, lead, opportunità, prodotti e oggetti personalizzati viene rinominato in Google Documenti, note e allegati. Attivazione del servizio Aggiungi Google Documenti a Salesforce: • “Personalizza applicazione” • L'elenco correlato Allegati su casi, soluzioni e campagne diventa Google Documenti e allegati. • Se Salesforce CRM Content è abilitato, la scheda Librerie contiene l'elenco a discesa Aggiungi Google Documento. Gli utenti possono anche installare il pulsante del browser Aggiungi Google Documento a Salesforce, che consente di associare un Google Documento a più record Salesforce o a una libreria Salesforce CRM Content senza avere eseguito l'accesso a Salesforce. Suggerimenti per l'implementazione • Per informazioni sui Google Documenti, fare riferimento alla Guida in linea di Google. • Per impostazione predefinita, gli utenti di Google Documenti nel dominio possono condividere i propri Google Documenti con gli account Google Apps esterni al dominio. Il pannello di controllo dell'account Google Apps contiene le impostazioni di condivisione che consentono di limitare la condivisione dei documenti agli utenti all'interno del dominio dell'organizzazione. • Gli utenti del Portale Clienti e del Portale partner con accesso alla scheda Contribuisci in Salesforce CRM Content possono creare nuovi Google Documenti e associare i Google Documenti esistenti a una libreria di Salesforce. Gli utenti dei portali senza accesso a Salesforce CRM Content possono associare un Google Documento esistente a un record, ma non possono creare nuovi Google Documenti dall'interno di un record poiché non hanno accesso all'elenco correlato Google Documenti, note e allegati nel portale. Gli utenti dei portali non possono utilizzare il pulsante del browser Aggiungi Google Documento a Salesforce. • Se il servizio Aggiungi Google Documenti a Salesforce è disattivato, non è possibile accedere ai Google Documenti dai record Salesforce e gli eventuali Google Documenti contenuti nel Cestino degli utenti perché eliminati da un record vengono rimossi definitivamente da Salesforce. Se il servizio Aggiungi Google Documenti a Salesforce viene riattivato entro 30 giorni, i Google Documenti associati ai record Salesforce prima della disattivazione vengono ripristinati nella posizione precedente. La disattivazione del servizio Aggiungi Google Documenti a Salesforce non influisce sui Google Documenti nelle librerie Salesforce CRM Content. La disattivazione non rimuove le associazioni di Google Documenti nelle librerie e non elimina definitivamente i Google Documenti dai Cestini. 115 Gmail™ in Salesforce Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione • Il servizio Aggiungi Google Documenti a Salesforce non può essere disabilitato per l'organizzazione se ai Google Documenti viene fatto riferimento in Apex. • I Google Documenti vengono conteggiati nella memoria dati. Per ogni Google Documento associato a un record o a una libreria in Salesforce, vengono utilizzati due KB di memoria. VEDERE ANCHE: Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps Gmail™ in Salesforce È possibile integrare Gmail con Salesforce. Gmail a Salesforce disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Pulsanti e link Gmail disponibili in: Salesforce Classic Disponibile nelle versioni: tutte le versioni tranne Database.com Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Attivazione di Gmail in Salesforce: • “Personalizza applicazione” Importante: Una volta attivati, i servizi Google Apps disponibili in Salesforce sono visibili per tutti gli utenti di Salesforce. Per utilizzare questi servizi, gli utenti devono disporre di account di Google Apps nel dominio. Per ulteriori informazioni, vedere Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps. È possibile integrare Gmail con Salesforce in due modi • Gmail a Salesforce • Pulsanti e link Gmail Gmail a Salesforce Gmail a Salesforce consente di registrare automaticamente i propri messaggi email. Consente inoltre di registrare le chat inviate dagli account Gmailcome attività su record di lead, referenti, opportunità e di altro tipo che supportano la cronologia attività. È importante sapere che dopo aver attivato Gmail a Salesforce, non è possibile disattivarlo. Per attivare Gmail a Salesforce: 1. Da Imposta, immettere Email a Salesforce nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Email a Salesforce. Verificare che sia attivato. 2. Da Imposta, immettere Impostazioni di Google Apps nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni di Google Apps. 3. Impostare un contatto amministrativo Google Apps e un dominio Google Apps, quindi salvare le modifiche. Pulsanti e link Gmail Pulsanti e link Gmail aggiunge i link Gmail accanto ai campi di email di tutti i record e aggiunge i pulsanti Componi messaggio Gmail in Cronologia attività per lead e referenti. Quando si seleziona un link Gmail o Componi messaggio Gmail, Salesforce effettua automaticamente l'accesso all'account Gmail dell'utente e compila automaticamente il campo A. Se è attivato Gmail a Salesforce, Salesforce compila anche il campo Ccn con l'indirizzo di Email a Salesforce dell'utente. Per attivare Pulsanti e link Gmail: 116 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Utilizzo di Google Talk in Salesforce 1. Da Imposta, immettere Google Apps nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni di Google Apps. 2. Nell'elenco Attiva i Servizi Google Apps, fare clic su Modifica accanto a Pulsanti e link Gmail. 3. Per attivare Pulsanti e link Gmail, selezionare Attiva. 4. Per aggiungere i link Gmail accanto a tutti i campi email (tranne i campi delle pagine in Imposta), selezionare Link Gmail 5. Per aggiungere i pulsanti Componi messaggio Gmail in Cronologia attività per lead e referenti, selezionare Pulsanti Gmail. 6. Leggere e indicare che si accettano i Termini di utilizzo. 7. Fare clic su Salva. Note di implementazione Se si abilita Pulsanti e link Gmail senza Gmail a Salesforce, è comunque possibile utilizzare i link Gmail per referenti e lead. Tenere però presente che Salesforce non registra i messaggi email inviati dall'account Gmail. Salesforce inoltre non compila automaticamente il campo CCn della finestra Scrivi messaggio con un indirizzo Email a Salesforce. VEDERE ANCHE: Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps http://support.google.com/mail/?hl=en Utilizzo di Google Talk in Salesforce Importante: Google Talk all'interno di Salesforce non è più disponibile. Per i metodi di utilizzo alternativi di Google Talk, vedere la guida in linea di Google Talk. EDIZIONI Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience Disattivazione di Google Talk Per disattivare Google Talk in Salesforce: 1. Da Imposta, immettere Google Apps nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Impostazioni di Google Apps. 2. Fare clic su Modifica accanto al componente dell'intestazione laterale Google Talk nell'elenco Attiva i Servizi Google Apps. 3. Deselezionare la casella di controllo Attivo. 4. Fare clic su Salva. Disponibile nelle versioni: tutte le versioni tranne Database.com Edition AUTORIZZAZIONI UTENTE Attivazione o disattivazione di Google Talk: • “Personalizza applicazione” VEDERE ANCHE: Suggerimenti introduttivi su Salesforce e Google Apps Altre risorse Per ulteriori informazioni, leggere le seguenti pagine di suggerimenti. IN QUESTA SEZIONE: Pagine di suggerimenti 117 Impostazione e gestione degli strumenti di collaborazione Pagine di suggerimenti Pagine di suggerimenti Oltre alla guida in linea, Salesforce mette a disposizione una documentazione stampabile per aiutare l'utente a scoprire le funzioni disponibili e ad amministrare Salesforce. Comunità Salesforce Salesforce CRM Content 118 INDICE ANALITICO Chatter Desktop (continua) controllo accesso 75 distribuzione file di configurazione 77 installazione versione gestita 75 come evitare la selezione di file da Salesforce 43 Consegne contenuto campi 102 descrizione 100 Contenuto aggiunta di utenti alle librerie 86 amministrazione 80 anteprima 48 autorizzazioni libreria 87 campi 84 creazione autorizzazioni libreria 88 creazione librerie 86 eliminazione autorizzazioni libreria 92 impostazione 80 impostazione per Salesforce Classic mobile 105 impostazioni 96 limitazione dei tipi di record 95 modifica autorizzazioni libreria 90 personalizzazione 83 personalizzazione dei campi 84 regole di creazione tag 93 rendering 48 ruoli libreria 87 A Agenti di sicurezza 61, 65 Argomenti abilitazione per oggetti 34 eliminazione 35 privacy 35 sugli oggetti 33 Argomenti Chatter eliminazione 35 privacy 35 Azioni abilitazione 16 creazione di layout publisher globali 21 impostazione Tutti gli oggetti correlati 26 personalizzazione di layout publisher globali 22 visualizzazione elementi dei feed per record correlati 26 azioni Chatter operazioni da post 29 C Chatter abilitazione 9 azione elemento feed 29 azioni 19 azioni nel publisher 16 Chatter Desktop 75 eliminazione messaggi 37 emoticon 14 Fonte di dati esterna 73 implementazione basata sui profili 3–4, 6, 8 impostazione 2 impostazioni di email 26 impostazioni gruppo 10 inviti di clienti 15 layout di gruppo 30 layout elemento feed 29 modifica post feed 18 personalizzazione del tracciamento dei feed 25 personalizzazione dell'influenza in Chatter 37 Salesforce Files Connect 48, 50, 52–57, 59, 61, 65–66, 68, 71 Salesforce Files Sync 44–45 tipi di licenza 39 tracciamento feed 24 Chatter Desktop configurazione versione gestita 77 D disabilitazione della selezione di file da Salesforce 43 Documentazione guide all'implementazione 118 guide dell'utente 118 pagine di suggerimenti 118 stampabile 118 E Elemento feed azione 29 layout 29 elenco correlato file 42–43 F Feed personalizzazione del tracciamento dei feed Chatter 25 tracciamento feed 24 119 Indice analitico File anteprima 48 rendering 48 G Gmail 116 Google Apps Aggiornamento da Standard a Premier Edition 109 creazione utenti 114 informazioni su 112 Premier Edition 109 suggerimenti introduttivi 107 Vedere anche Gmail 107 Vedere anche Google Documenti 107 Google Documenti attivazione 115 disattivazione 115 Google Talk attivazione 117 utilizzo 117 Gruppi Chatter azioni 32 consenti record 11 layout 30, 32 layout publisher 30, 32 non elencati 12 Publisher 32 revoca della possibilità di creazione per un utente 42 gruppi non elencati abilitazione 12 limiti 12 Guide all'implementazione 118 Guide dell'utente 118 I Impostazioni Chatter anteprime link 99 inviti a colleghi 15 Influenza in Chatter personalizzazione 37 L layout di pagina file 42–43 Layout publisher globali creazione 21 personalizzazione 22 Licenze Chatter 39 Chatter External 39 Licenze (continua) Chatter Free 39 Chatter Only 39 Chatter Plus 39 M Messaggi eliminazione 37 P Pacchetto di cruscotti digitali SalesforceChatter aggiornamento 38 installazione 38 Pagine di suggerimenti 118 Personalizza email di Chatter 28 notifiche per email 28 R record di gruppo abilitazione 11 configurazione 11 S Salesforce Classic mobile attivazione del contenuto 105 Salesforce CRM Content anteprima 48 impostazioni 96 librerie 84 rendering 48 Salesforce Files Connect abilitazione per un'organizzazione 48, 50–57, 59, 61, 65–66 ricerca di contenuto 68, 71 Salesforce Files Sync abilitazione 44 abilitazione per gli utenti 45 abilitazione per singoli profili 45 abilitazione per un'organizzazione 44 anteprima 48 cronologia accessi 47 insieme di autorizzazioni 45 installazione versione gestita 46 protezione file 46 rendering 48 revoca accesso 47 visualizzazione utilizzo 47 selezione di file da Salesforce 43 Snippet di codice 79 120 Indice analitico Suggerimenti introduttivi guide all'implementazione 118 guide dell'utente 118 Suggerimenti introduttivi (continua) pagine di suggerimenti 118 121