il progetto dell`amministrazione comunale di tempio

IL PROGETTO DELL'AMMINISTRAZIONE COMUNALE DI TEMPIO
PAUSANIA PER LA GESTIONE DEL SERVER DI POSTA ELETTRONICA E DI
COLLABORAZIONE REALIZZATO CON ZIMBRA COLLABORATION SUITE
Antonio Carta, Rosella Cossu, Fabrizio Milia, Comune di Tempio Pausania, Piazza Gallura 3,
07029 Tempio Pausania, IT, www.comune.tempiopausania.ot.it,
[email protected]
Il sistema di Posta Elettronica e la suite di collaborazione del Comune di Tempio
Pausania
Il servizio di Posta Elettronica riveste un aspetto di fondamentale importanza sia nelle comunicazioni interne
alle organizzazioni pubbliche, che tra soggetti diversi connessi alla rete Internet. Una semplice analisi del
servizio di Posta Elettronica per una organizzazione con caratteristiche analoghe a quelle della Pubblica
Amministrazione sarà la base per discutere l'esperienza del Comune di Tempio Pausania nella migrazione da
un sistema servente di posta elettronica basato su tecnologia proprietaria ad uno basato interamente su
tecnologie open source.
L'introduzione o l'evoluzione del servizio di Posta Elettronica in una Pubblica Amministrazione richiede di
affrontare sia problemi organizzativi derivanti dalla sua applicazione all'interno di una consolidata
infrastruttura (in relazione anche alle eventuali resistenze da parte degli utenti rispetto al cambio delle
abitudini) che problemi tecnici con l'adozione di soluzioni che consentano di mantenere la massima
compatibilità l'infrastruttura presente e l'integrazione con un piano di evoluzione programmato.
La decisione di cercare una alternativa al vecchio mail server ha avuto origine con il graduale processo di
obsolescenza ed inadeguatezza dello stesso rispetto alle crescenti esigenze degli utenti (difficoltà nell'utilizzo di
una webmail poco user-friendly, la mancanza di un modulo antispam integrato) e degli amministratori di
sistema (lunghi tempi per la modifica degli account, impossibilità per l'utente di cambiare la password in
autonomia). A fine 2008 tali esigenze sono cresciute a tal punto da portare alla valutazione di adeguamento del
sistema a nuovi standard qualitativi. In quest'ottica, l'obiettivo prefisso era la realizzazione di un servizio di EMail e collaborazione a supporto ed integrazione della organizzazione interna dell'Ente (posta elettronica per
l'Intranet, condivisione di documenti, gestione calendari condivisi) che al tempo stesso offrisse l'accesso al
servizio anche dall'esterno (prevedendo anche l’offerta di una casella postale elettronica a particolari classi di
cittadini come liberi professionisti, assistenti sociali, associazioni culturali, etc.).
Nella vasta offerta di soluzioni presenti per il servizio di posta elettronica e strumenti di collaborazione, una
delle più interessanti è risultata essere quella del prodotto Zimbra Collaboration Suite, non un semplice sistema
di email, ma un potente strumento aziendale per il lavoro di gruppo che permette di gestire, agilmente e senza
l'intervento di personale esperto, agende e rubriche condivise, e con la semplice gestione documentale integrata
permette di condividere file e documenti e ricercarli agilmente.
La migrazione al nuovo sistema ha richiesto un notevole impegno di tempo in quanto è stato realizzato in totale
autonomia dall'ufficio Sistemi Informativi del Comune di Tempio Pausania, senza usufruire di alcun supporto
tecnico esterno e mantenendo come obiettivo fondamentale quello di minimizzare i disservizi per gli utenti. La
naturale refrattarietà degli utenti ai cambiamenti è stata superata principalmente grazie ad una azione di
pubblicizzazione dei vantaggi del nuovo strumento. Uno sforzo sostanziale è stato fatto per poter fare in modo
che gli utenti potessero conservare I loro archivi contenuti in un sistema con architettura proprietaria e di
ridottissima accessibilità.
Ad oltre un anno dall'introduzione del nuovo strumento, è possibile affermare che i risultati ottenuti sono
assolutamente soddisfacenti sotto diversi punti di vista, relativamente al grado di soddisfazione degli utilizzatori
rispetto alla gradevole e razionale interfaccia grafica e alle nuove funzionalità di collaborazione e all'efficace
azione del filtro anti spam. Per quanto concerne l'amministrazione del sistema si registra un accresciuta
affidabilità del servizio offerto e una minimizzazione del tempo dedicato alla manutenzione dello stesso, oltre al
vantaggio economico derivante dall'eliminazione dei costi di licenza.
Riteniamo che il sistema servente di posta elettronica implementato dal Comune di Tempio possa fungere da
caso d'uso per altri soggetti pubblici e privati che abbiano la medesima esigenza ed intendano soddisfarla con
un valido strumento Open Source.
Parole Chiave: Posta Elettronica, Pubblica Amministrazione, Zimbra.
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