Direttive ds al d.sga 2013-2014

LICEO DELLE SCIENZE UMANE
“Sofonisba Anguissola”
Via Palestro, 30 – 26100 CREMONA - C.F. 80004700193
Segreteria Tel. 0372 21757- Fax 0372 22649
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Prot. n° 4991./C1 /FP
Cremona, 9 settembre 2013
Al Direttore dei Servizi
Generali Amministrativi
Rag. Alfio Zappalà
Agli Atti
IL DIRIGENTE SCOLASTICO
Considerate le proprie competenze, come da Contratto e documenti normativi vigenti – (CCNL
Dirigenti G. U. n° 62 del 14/03/02 e CCNL scuola 2006-2009 tabella A- Area D e articoli di
competenza (personale ATA).– Art. 25/bis c.1 D. Leg.vo 3/02/94, n. 29, integrato dal D.Leg.vo
6/03/98, n. 59 e Art. 21 della legge n. 59 del 1997, D. lvo 165/01); D.lvo n° 165/ 01, D. slvo 150/09
e 141/11;
Vista la Legge 7/08/90 n. 241 e successive modifiche;
Tenuto conto delle competenze assegnate alla S.V. dagli Artt. 46/47 CCNL 2006/2009 ed altre
norme collegate, compreso il Decreto Interministeriale n° 44 del 2001, in qualità di Direttore dei
Servizi Generali ed Amministrativi presso l’Istituto Scolastico “S. Anguissola” di Cremona;
Preso atto delle competenze professionali degli Assistenti Amministrativi e Tecnici in servizio
presso l’ufficio di segreteria presenti in questo anno scolastico;
Considerato l’organico dei Collaboratori Scolastici e della Ditta assegnataria che integra
temporaneamente le mansioni di detto personale;
Attese le indicazioni ed i criteri operativi che la Contrattazione d’Istituto ha sottoscritto per il
personale ATA “Organizzazione del lavoro ed articolazione dell’orario del personale”, in data 18
luglio 2013 per il 2013-2014;
Verificate le risorse umane disponibili ed i profili lavorativi ricoperti, così come declinato dal
CCNL per il personale in tale ambito menzionato;
In attesa dell’ulteriore assegnazione di collaboratore scolastico ai sensi delle norme in vigore,
allorché siano presenti 2 o tre operatori con invalidità docuementata, ai sensi dell….Organico di
fatto 2013-2014;
Tenuto conto della particolare specificità della organizzazione scolastica, tra cui l’operatività degli
Organi Collegiali e le relative delibere da adottare, anche da parte dell’ufficio di segreteria, nonché
la complessità sistemica e le connesse responsabilità per gli allievi ad essa affidati;
Sentita la Vostra proposta di assegnazione delle aree e mansioni ai Collaboratori scolastici, come
da incontro personale del 4 settembre 2013;
In attesa delle assemblee da effettuarsi in data 18 settembre per gli Assistenti tecnici e
amministrativi e in data 11 settembre per i collaboratori scolastici;
Considerate le istanze presentate dai alcuni addetti che possono essere accolte nell’ottica del
miglior servizio e della conseguente disponibilità collaborativa degli stessi proponenti ( vedi atti);
Accertato che, causa le numerose assenze annuali dello scorso anno scolastico e precedenti, nonché
già anticipate da alcuni operatori, necessita utilizzare anche in parte il tempo lavorativo di un
operatore della succursale;
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IMPARTISCE
al Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi, Rag. Alfio Zappalà, le DIRETTIVE
presenti, al fine di realizzare il progetto organizzativo del personale affidato e per una
gestione efficace ed efficiente del servizio ATA.
Suddette INDICAZIONI DI LAVORO sono tese ad ottenere lo svolgimento corretto nei tempi e
nelle modalità, degli operatori subordinati, nell’esclusivo interesse dei nostri Utenti e della
Pubblica Amministrazione cui dobbiamo rispondere, compresa la cura e l’utilizzo dei beni
Patrimoniali affidati dalla normativa in vigore.
Tali direttive si conformano, altresì, ai principi ed obiettivi previsti dalla Carta dei Servizi e dal
Sistema Qualità dell’Istituto.
COMPETENZE DEL DIRETTORE DEI SS. GG. AA.
1) IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO:
•Svolge, con autonomia operativa, nell’ambito delle direttive qui impartite, funzione organizzativa
dei servizi generali amministrativo – contabili, promuovendo la formazione del personale dove
necessario, il coordinamento e la verifica delle attività, definendo i turni ed i settori di competenza
del personale amministrativo tecnico ed ausiliario all’inizio dell’anno e nel prosieguo, supportando
con chiare indicazioni e istruzioni operative il personale, soprattutto in caso di innovazioni e
adempimenti urgenti e straordinari ( corrente anno particolarmente per registro elettronico).
• Vigila personalmente il lavoro svolto nel rispetto del D. lvo n° 196/03 (Privacy), della L. 241/90 e
L. 11/02/05 (Diritto di accesso ) e L. 127/97 (Semplificazione degli adempimenti procedurali) e
della Legge sulla decertificazione n° 183/2011, nonchè delle ultime linee guida del Garante sulla
Privacy, di cui alla pubblicazione 6 settembre 2012.In caso di assenza del personale apposita comunicazione scritta stabilirà i compiti assegnati ai
sostituti( anche per futuro FIS da pagare).
L’interscambio delle informazioni, cioè degli adempimenti in atto, deve avvenire quotidianamente a
livello del singolo ufficio di appartenenza e periodicamente tra i due uffici, anche tramite cartella
evidenza e documenti da consegnare su ogni tavolo degli Uffici.
•Provvede, come preposto, all’eventuale sostituzione di arredi e mobili o segnala carenze strutturali al
fine di tutelare la sicurezza degli operatori e dell’utenza del proprio ambito di competenza,
avvalendosi della collaborazione dell’ASPP e delle altre figure individuate dal T.U. n° 80/2008 e
successivi aggiornamenti. Ha l’obbligo di segnalare, di richiedere o di ordinare interventi di
manutenzione ordinaria o straordinaria, di custodia e di conservazione dei beni patrimoniali
assegnati, in quanto consegnatario, personalmente o con l’ausilio dell’Addetto ASPP o con i
subconsegnatari, tramite anche eventuali rapporti scritti alle Amministrazioni locali di competenza e
in merito a situazioni deficitarie delle strutture o degli arredi di proprietà dell’Ente locale o della
scuola o in utilizzo da parte di entrambi e di altri, tenuto conto della modulistica in uso ai sensi del
Manuale della Qualità. Contestualmente, informa il Dirigente Scolastico, il Responsabile della
sicurezza, il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza e l’ASPP per tutti quegli eventi per i
quali la disciplina legislativa prevede un intervento consultivo del medesimo ( Regolamento di
contabilità di cui al Decreto n° 44/2001.
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•Fa sottoscrivere la propria proposta di organizzazione dell’Ufficio a tutti gli Assistenti
Amministrativi e Tecnici tenuto conto delle competenze individuali e della azione complessiva dello
staff: tale firma comproverà la condivisione del Progetto di organizzazione dell’Ufficio presentata dal
Direttore dei Servizi e dal Dirigente Scolastico, nonché l’accettazione delle competenze specifiche,
dei carichi di lavoro e delle conseguenti responsabilità assegnate a ciascuna unità di personale
amministrativo. In tale operazione, si valuteranno eventuali richieste di orari nuovi e/o di incarichi
specifici con accesso al MOF e/o al Fondo d’Istituto per intensificazione del lavoro da svolgere o per
sostituzione dei colleghi assenti o altro.
• Predispone che su ogni tavolo venga esposto il nominativo e l’incarico ricoperto e che tutti gli
assistenti rispondano al pubblico per le domande di competenza o in caso di assenza di altri anche per
gli assenti, prendendo nota delle richieste avanzate qualora non sia possibile evaderle vista la
particolarità del caso.
L’addetta alle assenze deve ricordare la tabulazione mensile delle percentuali di assenza sul sito della
scuola.
•Declina efficacemente, per iscritto, le procedure che per le varie mansioni debbono svolgere i diretti
subordinati, soprattutto se innovative.
•Ricorda agli addetti portineria di registrare le richieste e i numeri di telefono delle persone
interessate ai nostri compiti istituzionali, in caso di impossibilità del DS o DSGA a rispondere.
Prima di passare le telefonate, gli addetti dovranno sempre richiedere nome e ruolo della persona in
contatto
• Controlla, come già in atto, per tutti, a fine mese, tramite riepilogo informatizzato, il monte – ore di
straordinario effettuato ( da recuperare o retribuire) o l’orario di servizio in difetto prestato. Tale
documentazione sarà a disposizione dei soli interessati.
Per le firme quotidiane si utilizzeranno i moduli ad hoc predisposti, per il primo periodo in
contemporanea con i budge del registro elettronico.
• Applica modalità idonee alla circolarità delle informazioni tra il Dirigente Scolastico, il personale
Assistente Amministrativo, Tecnico ed i Collaboratori Scolastici, riguardo agli impegni connessi
alle attività deliberate dagli Organi Collegiali scolastici che si svolgono anche in orario pomeridiano
e/o serale: es. in evidenza alla bacheca dell’ufficio ;
• Fa indossare il cartellino di riconoscimento dei Collaboratori Scolastici, al fine di rendere
pubblico ed evidente il responsabile delle varie procedure o compiti,; fa indossare ai collaboratori
scolastici i PDS in dotazione e fa utilizzare, per le pulizie, le schede di sicurezza dei materiali
assegnati; controlla personalmente in presenza o con richiesta verbale l’adempimento assegnato, in
sede e succursale;
• Fa pubblicare, sul sito della scuola, il Piano di lavoro ATA, e, ancora, in bella evidenza, all’Albo
dell’Istituto, all’ingresso dell’Istituto ( INFORMAZIONI), in ognuna delle due sedi e su ogni piano;
• Fa porre sul tavolo di ognuno una cartella “EVIDENZA”, in cui tenere le pratiche in fase di
adempimento: ciò al fine di consentirne il completamento da parte di altri colleghi, in caso di
assenza dello stesso e relativa intensificazione da accreditare.
• Fa sistemare, a suo giudizio, su un tavolo o altro, le pratiche da consegnare per rispondere
adeguatamente ai tempi di trasmissione, pur in assenza dell’operatore incaricato.
• Fa rispettare il divieto di entrata al di fuori dell’orario previsto per i pubblico ( intendesi
interno ed esterno);
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• Controlla annualmente, in quanto consegnatario dei beni mobili, con verifiche personali ed in
collaborazione con un Assistente Amministrativo, o solamente da un Assistente con specifico
incarico del Direttore Amministrativo, l’esatta consistenza dei beni mobili di proprietà dello Stato o
di altri Enti in uso presso le scuole, sistematicamente registrati.
• Cura, in quanto responsabile con il D. S., l’informazione e la trasparenza degli atti tecnici e delle
documentazioni relative all’andamento del programma annuale, alla rendicontazione ed
aggiornamento dei vari progetti, alla predisposizione di tabelle sintetiche da cui evincere la
situazione economica dell’Istituto: ciò al fine di realizzare una efficace comunicazione nei confronti
di operatori scolastici ed utenza e poter predisporre/ aggiornare/integrare il POF di competenza;
• All’inizio di ogni giornata, con la collaborazione del personale ATA, per le varie competenze, si
accerta del funzionamento organizzativo della scuola ( sostituzioni docenti e ATA, servizi e pulizia,
ostruzioni ai passaggi di norma utilizzati…), laboratori e strumentazioni informatiche o tecniche,
onde preavvisare il DS e i collaboratori, nonché i docenti.
•Fa pubblicare all’Albo del sito e esporre all’Albo OO. CC. tutte le delibere/ verbali del Consiglio
d’Istituto, precisando la data di esposizione, come per gli altri documenti pubblicati o esposti nei
vari Albi dell’Istituto e ne cura l’esecutività. Ogni circolare emanata dal DS va numerata
progressivamente ( addetto protocollo).
• Come suggerito dalla S.V. individua le modalità atte a garantire:
1. il rispetto delle scadenze determinate dalle disposizioni giornalmente inviate dagli uffici
periferici, per posta ordinaria o elettronica (quest’ultima almeno all’inizio della mattinata ed alla
fine, come convenuto), nonché delle scadenze declinate dal “Regolamento interno dell’Istituto”,
dalla Carta dei Servizi”, dal “Manuale qualità”, o da direttive impartite dal D. S. per lo svolgimento
delle diverse pratiche amministrative e contabili;
2. La corretta predisposizione delle procedure idonee ad istruire i procedimenti necessari
all’adozione dei provvedimenti finali, in dotazione all’ufficio (Manuale qualità e normativa di
riferimento);
3. L’ordine degli atti relativi al Protocollo e all’Archivio e la tenuta dei vari registri obbligatori;
4. La fornitura dei Servizi per la didattica da parte del personale A.T.A. (battitura di progetti,
riproduzione con fotocopiatore di materiale didattico, predisposizione di ogni altro materiale
ritenuto necessario dagli Organi Collegiali Scolastici).;
5. La propria disponibilità e partecipazione alla stesura, collaborazione e conclusione dei progetti
didattici che richiedano diretta espressione delle proprie competenze negoziatorie e amministrative.
1. IL DIRETTORE DEI SERVIZI, per quanto di necessità dell’Istituto:
♦ risponde alle richieste urgenti del Dirigente Scolastico entro la giornata, immediatamente, per
quelle ritenute dal medesimo urgentissime, avvalendosi della collaborazione dello staff d’Ufficio;
♦ provvede a far circolare la corrispondenza e a far rispondere dagli addetti, accertandosi di
eventuali urgenze trasmesse con fax – e - mail al Dirigente scolastico, all’esecuzione dei
procedimenti amministrativi, o parte di essi, ai diversi lavori amministrativi, seguendone i tempi
di giacenza, di istruttoria e del buon fine;
♦ rivede l’assegnazione dei settori di competenza degli Assistenti Amministrativi, nel caso non
fosse funzionale agli obiettivi, ai tempi, alle competenze, alle capacità degli stessi e alla
formazione effettuata;
♦ indica gli aggiornamenti della modulistica necessaria, in particolare quella relativa alla
semplificazione delle certificazioni amministrative, attivando procedure funzionali in grado di
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agevolare i rapporti dell’utenza con l’Ufficio della Dirigenza Scolastica e la massima trasparenza
ed equità di trattamento;
controlla il funzionamento e l’uso del telefono affinché non se ne abusi per scopi personali (per i
quali è previsto apposito quadernetto) e dà disposizioni perchè, per rispondere, l’impiegato o
l’addetto al centralino proceda, prioritariamente, con la presentazione dell’Istituto ed il saluto,
indi con la presentazione personale e la richiesta delle istanze del cliente, passando ad altro
responsabile l’utente, se non di propria competenza.
cura la predisposizione formale dei documenti relativi agli accordi, contratti, convenzioni da
sottoporre al Consiglio d’Istituto, per le necessarie deliberazioni, e al Dirigente Scolastico per la
firma, ai sensi del D. I. n° 44 del 2001, nell’ambito dell’attività negoziale di competenza;
rilascia, a firma unica, le certificazioni che contengono nelle premesse “visti gli atti d’ufficio”, gli
estratti di documenti, lo stralcio delle delibere, le copie autenticate e conformi dei documenti
giacenti presso l’Ufficio della Dirigenza Scolastica;
dispone gli ordini di servizio per il personale ATA, valutate con il D. S. le effettive esigenze del
servizio amministrativo ed ausiliario;
autorizza o non autorizza permessi brevi, straordinari e modifiche dell’orario A.T.A., sentito il D.
S., e tenuto conto delle disponibilità allo straordinario, dichiarato a monte, all’inizio dell’anno
scolastico;
riceve le autocertificazioni e le dichiarazioni sostitutive rilasciate ai sensi della legge 15 Gennaio
1968, n. 15 e successive modificazioni;
indica, previo accertamento della disponibilità, il nominativo dell’Assistente Amministrativo
incaricato della sua sostituzione in caso di assenza, tenendo conto delle particolari competenze
che quest’ultimo deve possedere per esercitare la funzione vicaria di Direttore dei Servizi
Generali Amministrativi;
individua le modalità organizzative in merito all’uso degli elaboratori elettronici, ottimizzandone
l’utilizzo e provvedendo ad eventuale ripristino in tempi congrui allo svolgimento dell’attività
d’ufficio e di laboratorio, con l’Assistente Tecnico: ciò sia prima dell’inizio dell’anno scolastico,
durante le sospensioni delle lezioni e quotidianamente, sempre per le incombenze di cui al
Decreto n° 44/2001.
♦ CON LO STAFF DELL’UFFICIO:
♦ rileva per iscritto, con comunicazione al D. S., comportamenti scorretti assunti da parte del
personale ausiliario o Assistente Amministrativo e propone le sanzioni;
♦ segnala al Dirigente eventuali disfunzioni che non riesce a sanare direttamente, in particolare per
interventi connessi con la sicurezza e l’igiene dei locali;
♦ predispone con precisione, rispettandone puntualmente le scadenze previste dalla normativa, gli
atti relativi al trattamento economico ordinario e accessorio, alle ritenute fiscali, assistenziali,
previdenziali e sindacali, riferite al personale con contratto di lavoro a tempo determinato e
indeterminato dipendente, ovvero esterno impegnato in attività di formazione e aggiornamento,
rivolte al personale docente e non. (Le prestazioni fornite da tale personale esterno dovranno
essere liquidate secondo quanto precisato nel contratto stesso);
♦ vigila sull’individuazione degli aventi diritto alla stipula dei contratti di lavoro a tempo
determinato e sulla corretta esecuzione di tutti gli atti conseguenti;
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♦ in caso di sciopero o di richiesta di partecipazione della totalità del personale A.T.A. ad
Assemblee sindacali, di volta in volta, segnala la scadenza urgentemente al D. S. per l’attivazione
della procedura e comunica al Dirigente scolastico, nel rispetto delle modalità indicate dal C. C.
N. L., il nominativo delle unità di personale tenute ad assicurare le prestazioni indispensabili,
ovvero i servizi essenziali, come da contrattazione d’Istituto, in fase di precisazione ( vedi ultima
comunicazione CGIL –Scuola);
♦ propone al Dirigente scolastico progetti innovativi in grado di migliorare l’ordinario
funzionamento dell’ufficio e rettifica eventuali procedure funzionali al servizio, sempre
nell’ottica della massima efficienza e contenimento della spese di funzionamento;
♦ indica le modalità attraverso le quali intende conseguire gli obiettivi funzionali di una buona e
corretta azione amministrativa di supporto, relativamente ai servizi erogati dalle scuole
dell’Istituto ed indicate dal Piano dell’Offerta Formativa;
♦ indica e completa, con le proprie osservazioni, gli adempimenti predisposti dal D. S. o da altri
Enti istituzionali, sia ordinari che straordinari, assegnando gli incarichi allo staff dell’ufficio, sulla
base delle mansioni predisposte e della eventuale circolarità dei compiti tra gli operatori
medesimi: in particolare in assenza del D. S., per le conoscenze professionali personalmente
acquisite.
Per quanto con la presente non espressamente indicato, oltre alle norme in premessa richiamate, si
rimanda all’Art. 46 e seguenti del CCNL in vigore, profilo tabella A, area D ed Art. 92, 93, 94, 95,
informando i diretti subordinati di quanto dai suddetti articoli citato, ed esponendo in modo ben
visibile ed accessibile a tutti il CODICE DISCIPLINARE di cui all’Art, 95 il codice di
comportamento e il DPR n° 62 del 16 aprile 2013 – recante il “Regolamento per il codice di
comportamento dei dipendenti pubblici” ai sensi dell’Art. 54 D.lvo n° 165/01.
Ai sensi della NOTA CIRCOLARE n° 41/08 del 12 giugno 2008, va esposto in luogo accessibile a
tutti il CODICE DI COMPORTAMENTO dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni, D.M.
28/11/00, richiamato nell’Allegato al CCNL 2004 o consegnato con firma di ricezione.
Con l’augurio di un sereno e collaborativo lavoro, e ringraziando per il primo mese insieme
condiviso, distintamente saluto
Il Dirigente Scolastico
Dott.ssa Marzia Maioli
Per ricevuta
…………………………………
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