Grosseto, lì 25/11/2014 Circolare modalità gestione

Grosseto, lì 25/11/2014
Circolare modalità gestione cartellino presenze, documentazione predisposizione buste
paga, orario aziendale, spostamenti in ambito cittadino, missioni, traferte e rimborsi, utilizzo
auto aziendale, infortuni.
Considerato il Regolamento del personale di NetSpring e il Protocollo d’Intesa siglato con le OO.
SS. in data 16/01/2014 si dispone quanto segue:
Gestione elettronica delle presenze
Dal 01/09/2014 al fine di una gestione maggiormente dinamica delle presenze del personale
dipendente è stata implementata la gestione elettronica del “Cartellino presenze”, automantizzando
funzioni come le richieste di permessi, ferie, missioni, trasferte, rimborsi ecc. limitando quanto più
possibile il ricorso al cartaceo ed agli spostamenti dei dipendenti dislocati nelle varie sedi di lavoro.
L’utilizzo di tale sistema va ad integrarsi con il Regolamento del personale ed il successivo
Protocollo d’intesa del 16/01/2014 e quindi va a sostituire l’uso della modulistica indicata come
Modulo 1, Modulo 2 e Modulo 3 nei suddetti documenti.
Nell’intento di ottimizzare e migliorare la predisposizione della documentazione da trasmettere
all’Ufficio Paghe della CNA per la redazione delle buste paga. Al fine di consentire alla Segreteria
la predisposizione della documentazione necessaria in tempi utili ad un regolare e costante
pagamento degli stipendi, tutti i dipendenti, responsabilmente, sono tenuti a controllare
assiduamente il proprio cartellino elettronico, al fine di regolarizzare possibili posizioni aperte (vedi
omesse timbrature, doppie timbrature, carenze orarie di fine mese, ecc.) man mano che si
verificano o al massimo entro il giorno successivo.
Parte integrante del presente documento è un breve manuale di istruzioni dove sono riportate le
principali novità della gesione elettronica del “Cartellino presenze”.
Nei casi di doppia timbratura, sarà curà del dipendente, tempestivamente (entro il giorno lavorativo
successivo) comunicare via e-mail la correzione all’Ufficio Stipendi della Provincia
([email protected]).
Mensilmente l’Ufficio Stipendi della Provincia invierà alla Segreteria l’estratto del monte ore dei
dipendenti, sarà cura della Segreteria restituirlo integrato degli straordinari autorizzati indicati dal
Cartellino alla voce “Ore concesse di straordinario”.
Integrazione documenti, predisposizione buste paga e consegna
In caso di necessaria trasmissione alla Segreteria di documentazione cartacea, al fine di
regolarizzare la prorpia posizione per rimborsi, certificazioni ecc. il dipendente dovrà provvedere
entro e non oltre il secondo giorno lavorativo del mese successivo a regolarizzare la propria
posizione pendente, trasmettendo quanto dovuto (i documenti possono essere anticipati via e-mail
e concordare con la segreteria la consegna cartacea). Nel caso di mancata regolarizzazione, in
NetSpring S.r.l. (Società soggetta ad attività di direzione e coordinamento da parte della Provincia di Grosseto)
Sede legale:
via Latina, 5
58100 Grosseto
Tel. 0564.484134
Fax 064.484699
www.netspring.it
[email protected]
[email protected]
Codice fiscale e partita I.V.A. 01206200535
Iscrizione Registro Imprese Grosseto n. 01206200535
Capitale sociale € 110.400,00 (interamente versato come
risultante dall’ultimo bilancio approvato)
assenza dei vari giustificativi, la Segreteria procederà a trasmettere i dati all’Ufficio paghe CNA
senza attivare eventuali rimborsi o altro.
L’Amministratore Unico verificherà e visterà i cartellini presenze dei dipendenti il quarto giorno
lavorativo del mese successivo, al fine di consentire in tempi rapidi la redazione delle buste paga
da parte di CNA e salvo imprevisti una rapida emissione dei bonifici (di norma esecuzione il 10 di
ogni mese con valuta 15 salvo festività che faranno anticipare la valuta al primo giorno lavorativo
antecedente). Oltre tale termine l’attività di rendicontazione documentale dovrà essere terminata e
tutte le eventuali consegne di documenti di cui sopra da parte del personale dovranno essere state
effettuate.
Una volta redatte le buste paga e consegnate dalla CNA all’azienda, la Segreteria trasmette al
personale le buste paga via e-mail.
Considerata la dislocazione degli uffici in cui operano i dipendenti di Netspring che non consente
una rapida ed efficace consegna a mano delle suddette per la loro firma di ricevuta, sarà cura del
dipendente, una volta effettuate le opportune verifiche, consegnare copia della busta firmata e
datata.
La restituzione della busta paga firmata e datata può avvenire tramite consegna a mano oppure
per i possessori di casella PEC tramite l’invio all’indirizzo di posta certificata aziendale (solamente
per i possessori di casella PEC).
Orario Aziendale (40 ore settimanali)
In materia di orario di lavoro, si richiama, un’attento rispetto delle fasce orarie di presenza
obbligatorie e considerando il Protocollo d’intesa siglato con le organizzazioni sindacali in data
16/01/2014, sentite le esigenze lavorative del personale avente funzioni aziendali sia dirette che
indirette si rideterminano le fasce orarie di presenza obligatorie nel seguente modo:
Gruppo personale con funzioni aziendali indirette
Orario Antimeridiano
Entrata: dalle ore 8.00 alle ore 9.00
Uscita: dalle ore 13.00 alle ore 14.30
Fascia di presenza obbligatoria dalle ore 9.00 alle ore 13.00 (4 ore)
Orario Pomeridiano
Entrata: dalle ore 13.30 alle ore 15.00
Uscita: dalle ore 17.30 alle ore 18.00
Fascia di presenza obbligatoria dalle ore 15.00 alle ore 17.30 (2,5 ore)
Interuzione obbligatoria di almeno 30 minuti fra uscita dal turno antimeridiano e rientro
pomeridiano. La pausa pranzo dovrà essere dimensionata adeguatamente al fine di non generare
maggior presenza che non potrà essere computabile se non preventivamente autorizzata in forma
scritta dal responsabile. Nel solo caso in cui, per esigenze lavorative, il dipendente rimanga a
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Capitale sociale € 110.400,00 (interamente versato come
risultante dall’ultimo bilancio approvato)
lavoro durante la pausa pranzo all’interno dell’edificio/ufficio di apparteneza, questi non è tenuto a
effettuare le timbrature di uscita antimeridiana e rientro pomeridiano, il sistema provvederà
automaticamente a decurtare 30 minuti dal monte delle ore effettuate nella giornata.
Gruppo personale con funzioni aziendali dirette (di produzione)
Orario Antimeridiano
Entrata: dalle ore 8.00 alle ore 9.00
Uscita: dalle ore 13.00 alle ore 14.30
Fascia di presenza obbligatoria dalle ore 9.00 alle ore 13.00 (4 ore)
Orario Pomeridiano
Entrata: dalle ore 13.30 alle ore 15.00
Uscita: dalle ore 17.00 alle ore 18.00
Fascia di presenza obbligatoria dalle ore 15.00 alle ore 17.00 (2 ore)
Interuzione obbligatoria di almeno 30 minuti fra uscita dal turno antimeridiano e rientro
pomeridiano. Nel solo caso in cui, per esigenze lavorative, il dipendente rimanga a lavoro durante
la pausa pranzo all’interno dell’edificio/ufficio di apparteneza, questi non è tenuto a effettuare le
timbrature di uscita antimeridiana e rientro pomeridiano, il sistema provvederà automaticamente a
decurtare 30 minuti dal monte delle ore effettuate nella giornata.
Considerato l’art. 118 del CCNL e quanto previsto dal Protocollo d’Instesa del 16/01/2014 si va ad
integrare quanto segue:
Considerato l’obbligo di espletare le 40 ore lavorative settimanali, nel rispetto delle fasce orarie
obbligatorie su indicate i dipendenti sono tenuti a completare tale monte orario, gli straordinari
dovranno essere sempre preventivamente autorizzati.
Nel caso in cui il dipendente accumuli eccedenze orarie queste potranno essere utilizzate solo ed
esclusivamente per far fronte ad eventuali mancanze al raggiungimento del monte orario
settimanale obbligatorio, tali eccedenze verranno azzerate mensilmente. Le eccedenze non
potranno compensare le assenze durante le fasce di presenza obbligatoria, questa tipologia di
assenza dovrà essere compensata obbligatoriamente tramite l’utilizzo di ferie/permessi. Il saldo tra
eccedenze e carenze orarie sarà indicato dal Cartellino alla voce “Saldo (fatto-dovuto)”, se tale
voce presenterà un saldo negativo il dipendente dovrà compensare tramite l’utilizzo di
ferie/permessi.
Al fine di definire al meglio, nel cartellino elettronico, lo stato orario effettivo del dipendente,
mensilmente l’Ufficio Stipendi della Provincia, invierà report alla Segreteria in formato excell, con le
eccedenze/carenze orarie mensili del personale in modo da poter verificare le carenze e segnalare
all’Ufficio Stipendi gli straodinari autorizzati in modo che il sistema possa essere di volta in volta
ripulito da eccedenze orarie non autorizzate e rimanga traccia sul cartellino elettronico degli
straordinari fatti.
Relativamente alle richieste di permessi e ferie, i dipendenti (salvo casi eccezionali da valutare
ogni volta) dovranno informare l’Amministratore Unico anticipatamente alla redazione formale della
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risultante dall’ultimo bilancio approvato)
richiesta sul sistema, è sufficiente una comunicazione telefonica.
Spestamenti in ambito cittadino, missioni e trasferte
Con riferimento agli spostamenti di tutto il personale, compresi coloro che svolgono le funzioni di
quadro aziendale, in ambito cittadino, per motivi di servizio, questi, dovrà sempre,
obbligatoriamente, compilare anticipatamente il “Registro degli interventi fuori sede”.
Le missioni e le trasferte cosi come regolamentate devono essere preventivamente autorizzate
tramite apposita procedura elettronica dall’Amministratore Unico.
Non è consentita alcuna missione o trasferta senza la preventiva autorizzazione
dell’Amministratore.
Utilizzo auto aziendale
Nel caso in cui, per motivi di lavoro, vi sia la necessità dell’utilizzo dell’autovettura per spostamenti
sia urbani che extraurbani, il personale di seguito indicato deve usufruire prioritariamente dell’auto
aziendale, solo ed esclusivamente nel caso in cui l’auto sia stata preventivamente impegnata da
un’altro collega si è autorizzati previa comunicazione all’Amministratore Unico all’utilizzo del mezzo
propria. Su richiesta dell’interessato sarà oggetto di valutazione, l’utilizzo del mezzo proprio e/o
mezzo pubblico alternativo per missioni e/o trasferte di lunga percorrenza. Sono autorizzati
all’utilizzo dell’auto, oltre all’Amministratore Unico:
- i Dipendenti di NetSpring S.r.l.
- il Dott. Aldo Vigetti
- il Dott. Ario Locci.
- L’uso dell’autoveicolo avverrà esclusivamente per fini istituzionali e per ragioni di servizio.
- L’uso dell’auto aziendale risponde alle esigenze di provvedere, oltre al trasporto delle persone,
anche al trasporto di materiali e di servizi generali della Società.
- In nessun caso è consentito l’impiego dell’auto di servizio per uso personale.
- É fatto divieto di concedere, a qualsiasi titolo, l’uso dell’auto a soggetti terzi non autorizzati.
- L’utilizzatore dovrà curare che l’autoveicolo sia regolarmente parcheggiato, chiuso a chiave e con
l’antifurto inserito, se ne è provvisto.
- Il veicolo è dotato di un libretto di macchina, sul quale debbono essere annotati, in caso di uso ed
a cura del conducente del veicolo, la data e l’ora di inizio e di fine utilizzo, i km iniziali e quelli finali
di riconsegna e tali annotazioni dovranno essere sempre firmate dal condicente negli appositi
spazi.
- Della regolare tenuta del libretto è responsabile, ogni volta, l’utilizzatore di turno.
- Ciascun dipendente/collaboratore autorizzato all’uso sarà personalmente responsabile delle
violazioni del codice della strada che eventualmente porrà in essere e delle quali dovrà rispondere
personalmente. A tal fine, in caso di sanzioni al codice della strada, sarà tenuto a pagare l’addetto
alla guida.
- L’organizzazione del servizio, per la complessità e l’articolazione delle necessità, non comporta
l’assegnazione stabile del mezzo, che avverrà secondo necessità e disponibilità.
NetSpring S.r.l. (Società soggetta ad attività di direzione e coordinamento da parte della Provincia di Grosseto)
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risultante dall’ultimo bilancio approvato)
- Nel caso di utilizzo dell’autoveicolo superiore alle quattro ore e nel caso di utilizzo per missione
dovrà essere effettuata, di norma, prenotazione presso la Segreteria.
- La supervisione e la custodia del libretto sarà cura della Segreteria.
- Ogni anomalia e/o criticità riscontrata nell’utilizzo dell’autovettura dovrà essere comunicata
tramite e-mail alla Segreteria.
Rimborsi spese
I rimborsi spese sostenuti per il pagamento di parcheggi sono autorizzati esclusivamente in caso di
missione.
Ai fini di una corretta rendicontazione contabile, nel caso di spese sostenute, superiori o uguali €
15,00, il dipendente per ottenere il rimborso deve obbligatoriamente presentare fattura, sia che si
tratti di riborsi per pasti sostenuti in trasferte, missioni ecc. che per anticipi su acquisti di materiale
necessario all’attività lavorativa.
Il corrispettivo presentato sulle spese sostenute per i pasti deve essere riferito al singolo
dipendente, in caso di corrispettivi cumulativi di pasti consumati da più dipendenti i richiedenti
riborso dovranno dettagliare le singole spese sostenute dandone specifica rispetto alla fattura
presentata in modo da consentire all’ufficio l’individuazione chi e l’entità del riborso da
corrispondere ad ogni dipendente.
In aggiornamento a quanto riportato all’art. 13 del “Regolamento di organizzazione degli uffici e del
personale dipendente”, al fine di allineare gli importi a quanto stabilito dal socio di maggiornazia
Provincia di Grosseto si riconduce l’importo massimo rimborsabile per il pasto a € 22,26.
Infortuni sul lavoro
In caso di infortuni sul lavoro, non appena gli sarà possibile, il dipendente, dovrà sempre informare
direttamente l’Amministratore Unico e la Segreteria che attiveranno le adeguate procedure
assicurative di salvaguardia del lavoratore.
L’Amministratore Unico
Dott. Nicola Falco
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