Web Portal Express

Applicativo:
Oggetto:
Data di rilascio:
WEBPORTAL
Manuale Utente
01/06/2011
NOVITA’
Clienti e Documenti
Nella sezione “Visualizza Clienti” è stato affinato il filtro di ricerca con un ulteriore flag per filtrare i clienti abilitati.
In "Documenti" - "Visualizza Categorie" è possibile visualizzare, dall'apposita colonna files, tutti i documenti caricati in
riferimento a quella categoria (ad esempio è possibile verificare tutti gli F24 caricati con relativo report del cliente
associato e la possibilità di visualizzare data di upload e di visualizzazione del documento).
Comunica
Nella sezione “Mail" - "Visualizza Liste” è ora possibile esportare in excel le liste presenti.
Contenuti del sito
Nella sezione “Home Page" - "In Evidenza” è possibile attivare la modalità di visualizzazione Slideshow per far
scorrere automaticamente le evidenze grandi in home page.
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PANORAMICA DEL SITO
La home page del sito internet costruito con WebPortal è composta come da figura:
Logo del sito
Barra dei menu
Login
all’area
riservata
Evidenza GRANDE
Banner Laterale
Barra delle News
Evidenze MINI
COME INIZIARE
Per accedere al pannello di amministrazione di WEBPORTAL, inserire username
e password inviate da Progetto Studio nel box a destra, nella Home
Page,”Accedi alll’area riservata”.
Dopo aver effettuato l’accesso verrà proposta la schermata PANNELLO DI AMINISTRAZIONE con tutte le
configurazioni che sarà possibile scegliere per costruire e mantenere il proprio sito internet.
I primi passi da muovere sono nella sezione IMPOSTAZIONI: analizziamo le varie opzioni punto per punto.
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IMPOSTAZIONI
La sezione IMPOSTAZIONI è composta dalle seguenti opzioni:

INFORMAZIONI DI BASE
Qui si inseriscono le informazioni base del sito come il nome della società e tutti i
dati obbligatori per le home page di qualsiasi sito, il nome skype e il responsabile del
trattamento dei dati.

ABILITA FUNZIONI
Questa opzione permetti di abilitare o disabilitare i componenti del sito come ad
esempio le News, I download e i Link utili

LOGO
Qui è possibile caricare un file immagine del logo dello studio, semplicemente
scegliendolo dal proprio pc

ORGANIZZA MENU
WebPortal permette di scegliere l’ordine della disposizione dei link alle pagine del
sito nel menu principale attraverso questa opzione; sarà sufficiente spostare i menu
tramite le freccette laterali.

BANNER LATERALE
Questa opzione permette di configurare il banner laterale che seguirà il visitatore del sito in tutte le
pagine; può essere utile per uno sponsor, un collegamento a un’area di contatti (i vari uffici o
persone dello studio o dell’azienda)

ULTIM’ORA RSS
E’ possibile configurare fino a quattro link di pagine visualizzabili da Feeder RSS; la funzione
permette quindi nella sezione ULTIM’ORA del sito di visualizzare in tempo reale le news dei siti
scelti.

LINK ESTERNI
E’ possibile configurare due link esterni, visualizzabili dagli utenti del sito, esclusivamente nell’AREA
PRIVATA del sito; la funzione è stata pensata per creare un link di facile accesso a siti o server dello
studio per l’accesso ai programmi come ad esempio TEAMPORTAL.

MAIL COMUNICAZIONI CREDENZIALI
Una volta creati gli utenti e abilitati al sito è possibile
comunicare loro le credenziali per l’accesso
automaticamente, generando una mail standard
secondo le indicazioni fornite con questa funzione.
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
CONTATTI
E’ possibile inserire più contatti visualizzabili nella pagina DOVE SIAMO oppure più sedi.

AVANZATE
Le opzioni avanzate riguardano principalmente la possibilità di controllare le statistiche del sito e
soprattutto l’importazione delle anagrafiche clienti per il collegamento automatico alle
procedure Teamsytem.
Per questa gestione è necessario contattare il supporto tecnico WebPortal.

GESTIONE UTENTI
Una novità di WEBPORTAL è la possibilità di creare più utenti che possono accedere al pannello di
amministrazione del sito con policy diverse ovvero con la possibilità di poter configurare o utilizzare
solo alcune parti del programma, come ad esempio la gestione delle comunicazioni o la creazione di
pagine web.
Ora, dopo le prime impostazioni di base, è possibile passare alla sezione CONTENUTI DEL SITO.
Come dice il nome, quest’area permette di inserire e gestire tutti i contenuti del sito internet, dai servizi o
prodotti, alle pagine, ai link e così via.
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CONTENUTI DEL SITO
HOME PAGE
Definisce le impostazioni per la pagina principale del sito; è possibile creare e
ordinare le EVIDENZE GRANDI, o IN PRIMO PIANO e le EVIDENZE MINI cioè
quelle che si trovano nella parte più bassa della pagina. Queste ultime possono
essere ordinate a piacere e dinamicamente.
Tramite NUOVA EVIDENZA è possibile creare una nuova evidenza Grande o
Piccola inserendo i dati richiesti dal programma.
Le IMPOSTAZIONI invece permettono di creare la HOME PAGE fissa di base,
che rimarrà sempre attiva anche quando le EVIDENZE GRANDI non sono
previste
LE EVIDENZE
Questa è una delle opzioni più importanti di tutto
WebPortal; qui è possibile costruire i “pezzi” della
home page che vogliamo siano visti nella pagina
iniziale del sito, appunto la “home”. Questi pezzi
sono chiamati EVIDENZE e ce ne sono di due tipi:
le EVIDENZE GRANDI che sono quelle di
dimensioni maggiori e si trovano nella parte alta
del sito e le EVIDENZE MINI che si trovano invece
più in basso.
Le evidenze grandi possono essere più di una e
vengono visualizzate in modalità random cioè a
ogni accesso del visitatore ne verrà visualizzata
una diversa.
Anche le evidenze mini possono essere più di una ma vengono visualizzate tutte insieme una accanto
all’altra.
Le evidenze grandi sono pensate per mettere in
risalto lo studio, o l’attività, o gli uffici o ancora degli
annunci speciali e importanti, come la chiusura per
ferie. Le evidenze mini invece sono pensate più
per prodotti e servizi, un link, colorato e diretto, alle
pagine specifiche che vogliamo evidenziare sulla
nostra Home Page.
Le evidenze mini invece possono essere utilizzate
per tutti i prodotti e servizi che vogliamo far vedere
sempre nella home page.
E’ interessante far notare che nella sezione
evidenze MINI è possibile spostare le varie evidenze per impostarne l’ordine. Per farlo sarà sufficiente
trascinare l’evidenza che si vuole spostare, nell’ordine desiderato.
Per creare una nuova evidenza occorre premere il link specifico, in alto a destra, e compilare il form che ci
viene proposto: occorre indicare prima di tutto il tipo di risorsa che si vuole evidenziare (un prodotto/servizio,
una pagina, una news…), la risorsa specifica, il tipo (grande o mini), la descrizione (solo se necessario) la
data di inizio e di fine (in quanto l’evidenza può essere necessaria solo temporaneamente – passato il
periodo si disattiva automaticamente) e l’immagine scelta.
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NOVITA’
E’ ora possibile per le EVIDENZE GRANDI, tramite la funzione Modalità di visualizzazione, scegliere tra
Selezione Casuale e Slideshow.
La selezione casuale fa in modo che ad ogni accesso al sito internet, il visitatore vedrà una evidenza
grande diversa, di volta in volta.
La modalità slideshow invece permette di far scorrere automaticamente le immagini delle evidenze grandi.
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PAGINE
VISUALIZZA PAGINE
L’opzione permette di
visualizzare le pagine
esistenti e modificarle o
eliminarle.
NUOVA PAGINA
Qui è possibile creare una nuova pagina ex novo del sito
Seguendo i tre passi per la creazione della nuova pagina
web, è possibile inserire
 Il titolo e il sottotitolo della pagina
 Il contenuto della pagina utilizzando l’HTML editor
 Una o più immagini. In questo modo la nuova
pagina mostrerà le immagini in modalità slideshow.
 I dettagli a scomparsa
 INSERISCI NEL MENU verrà creato un link
diretto alla pagina creata nel MENU principale del sito
 La sezione, creata in precedenza, per ordinare
nel modo desiderato le varie pagine del sito
 Il testo dell’etichetta del menu
AREE AMMINISTRABILI
In quest’area è possibile modificare l’area dell’accesso all’area privata. In alcuni casi è possibile disabilitare
l’area privata di WebPortal a beneficio di un’area privata già esistente altrove.
ATTENZIONE: la funzione è visualizzabile solo se creata a priori. Per maggiori informazioni contattare
Progetto Studio
ORGANIZZA SEZIONI
Webportal da la possibilità di inserire delle sezioni per i vari menu del sito. Ciò significa che per ogni menu,
presente nella barra dei menu, è possibile creare sottomenu, o sezioni, in cui includere nuove eventuali
pagine create nella sezione PAGINE.
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Questo è uno dei menu più importanti di WebPortal; permette infatti di creare le pagine dei prodotti o servizi
che si vogliono “pubblicizzare” tramite il sito, di ordinarle per categorie e di metterle in evidenza nella home
page.
ELENCO PRODOTTI/SERVIZI
E’ possibile visualizzare i prodotti o servizi esistenti. Tramite il link MODIFICA, posto a destra di ognuno di
essi, si potrà cambiare le impostazioni del prodotto o servizio desiderato.
AGGIUNGI PRODOTTO/SERVIZIO
L’aggiunta di un prodotto viene
effettuata seguendo il wizard; la
creazione guidata permette di inserire i
dati necessari, le immagini, il testo e
successivamente i dettagli per ogni
prodotto o servizio; infine lo si associa
alla o alle categorie.
GESTIONE CATEGORIE
QUI è possibile gestire le categorie che
conterranno i prodotti e i servizi che si
creeranno successivamente. Le
categorie possono anche essere
spostate dinamicamente, possono
avere una descrizione e un’immagine.
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SCROLL ORIZZONTALE
Evidenza Scroll è una funzione particolarmente d’effetto che viene visualizzata nella pagina del catalogo dei
prodotti/servizi. Essa Permette di creare un pannello orizzontale con i prodotti che vogliamo evidenziare
nella pagina prodotti/servizi. Se questi dovessero essere molti, l’evidenza può scorrere puntando il mouse
sulla barra di scorrimento.
Per creare l’evidenza scroll è necessario prima di tutto tornare al
menu GESTIONE SITO, scegliere l’opzione CONFIGURAZIONE
SITO e impostare su SI l’opzione ABILITA EVIDENZE A
SCORRIMENTO. Subito dopo premere il tasto SALVA per
salvare l’impostazione.
Ora è possibile procedere alla configurazione della nostra barra,
inserendo i prodotti o i servizi che si desidera mettere in
evidenza. Per farlo è necessario entrare nel menu PRODOTTI E
SERVIZI, scegliere l’opzione SCROLL ORIZZONTALE e creare
le nuove evidenze tramite il link in alto a destra NUOVA
EVIDENZA. Una volta premuto sarà sufficiente inserire:


 In nome dell’etichetta (può corrispondere al nome del
prodotto servizio)
Il prodotto o servizio (lo si sceglie dal menu a tendina il quale proporrà tutti i prodotti e servizi
precedentemente caricati)
Il nome (dovrà corrispondere al nome del prodotto servizio)
Una volta premuto il tasto SALVA, nella pagina prodotti/servizi il risultato sarà quello della figura seguente.
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L’HTML EDITOR
L’HTML EDITOR è una funzione che si trova in molte sezioni del pannello di controllo di WebPortal;
consente di creare e impaginare le pagine come se si stesse utilizzando un qualsiasi programma di
videoscrittura. Con l’HTML EDITOR è possibile modificare il testo, inserire immagini, ordinare la
disposizione.
LINK UTILI
I link utili sono collegamenti a pagine web che possono essere utili per gli utenti del sito; E’ possibile
aggiungere nuovi link o modificare quelli già inseriti.
SCADENZE
E’ possibile gestire un elenco di scadenze, visualizzabili nel sito, per ricordare ai clienti le scadenze fiscali
più importati e fornire un puntuale servizio di scadenziario on line.
DOWNLOAD
E’ possibile caricare dei file che saranno resi disponibili per il download ai visitatori del nostro sito,
nell’apposita sezione DOWNLOAD. Perciò in quest’area sarà possibile creare categorie di download e
uploadare i file che potranno essere scaricati.
FILE E MEDIA
Questa opzione è dedicata all’upload, cioè al caricamento nel sito, dei file che si vogliono utilizzare nelle
pagine dei prodotti o dei servizi; tipicamente si tratta di file PDF.
WebPortal permette, tramite CREA IMMAGINI, di creare delle immagini, associate a delle scritte, da
utilizzare nelle EVIDENZE della home page; un comodo wizard permette di scegliere un modello tra quelli
disponibili, di caricare dal proprio pc, o dalla galleria di immagini on line, il file desiderato, e di inserire le
scritte necessarie
MODULI
I moduli sono, generalmente pagine dedicate alla richiesta di informazioni; è possibile crearle inserendo i
parametri desiderati
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CLIENTI E DOCUMENTI
L’area CLIENTI E DOCUMENTI è un’altra sezione fondamentale di WebPortal. Qui
infatti abbiamo la possibilità di creare e gestire gli utenti del nostro sito per abilitarli
all’accesso dell’area privata o agli ordini di prodotti o servizi.
CLIENTI E DOCUMENTI è composta dalle seguenti opzioni:
CLIENTI
 VISUALIZZA CLIENTI
Qui è possibile gestire tutti i clienti inseriti; oltre a vederne i dati principali è possibile
vedere quali file sono stati assegnati al cliente, quali sono i dati completi del clienti,
modificarli e infine eliminare il cliente.
Una volta creati o importati i clienti è possibile, tramite i link in alto a sinistra della pagina, abilitare e
generare le password per i clienti e inviare loro una mail di benvenuto con le credenziali di accesso al
sito.
Il link ESPORTA IN EXCEL permette di esportare i clienti in una tabella di EXCEL. La funzione risulta
particolarmente utile nel momento in cui dobbiamo creare delle liste di MAILING LIST.
11
NOVITA’
E’ ora possibile, dalla visualizzazione clienti:



Filtrare la ricerca clienti per i soli clienti abilitati;
Inviare le credenziali di accesso a ogni singolo cliente tramite l’icona
Visualizzare tutti i documenti caricati di ogni cliente tramite l’icona
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
NUOVO CLIENTE
L’opzione nuovo cliente permette di creare da
zero un nuovo cliente, inserendo tutti i dati
necessari.

CATEGORIE CLIENTI
Creare categorie di clienti per raggruppare i clienti e gestire le comunicazioni, che saranno trattare
successivamente, per categorie di clienti.
ESPORTA IN EXCEL
E’ possibile permette di esportare i clienti in una
tabella di EXCEL come visto in precedenza.


CARICA LISTE
La funzione permette di caricare i clienti da un file con
estensione CSV. Tale file potrebbe essere generato
da programmi non Teamsystem o da un’esportazione
proveniente da Outlook. Questa possibilità è stata
pensata per quei clienti che non sono gestiti dai
programmi Teamsystem ma i quali lo Studio/Azienda
vuol dare loro l’accesso al sito. E’ importante rispettare
l’ordine dei campi suggeriti per poter importare
correttamente i clienti.

CLIENTI ELIMINATI
In questa videata è possibile controllare gli utenti eliminati ed eventualmente ripristinarli a tutte le
funzionalità di accesso impostate oppure eliminarli definitivamente.
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ELIMINA ANAGRAFICHE
Webportal da la possibilità di eliminare i clienti che non sono più attivi o ai quali non si vuol dare accesso al
sito o, più in generale, non occorre che siano presenti sul sito. Selezionando i clienti da eliminare verranno
spostati in una specie di cestino chiamato CLIENTI ELIMINATI.

CLIENTI ELIMINATI
In questa sezione troviamo i clienti eliminati (una sorta di cestino). Possono essere rispristinati in
qualsiasi momento.
Importante
Se i clienti vengono eliminati anche da questa funzione, non sarà più possibile né ripristinarli ne
reimportarli dai gestionali Teamsystem. Contattare Newtronic per il ripristino.
DOCUMENTI

VISUALIZZA CATEGORIE
E’ possibile visualizzare le categorie dei documenti generate
automaticamente da WEBPORTAL; si noterà che sono le stesse generate dai
comandi PDFMUL (MULTI) e PDF740, PDF750, PDF760 (DIRED10). Queste
categorie non sono modificabili.

NUOVA CATEGORIA
Oltre alle categorie previste è possibile crearne di nuove per file non
generati dai programmi come MULTI e TEAMSYSTEM.
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COMUNICA
L’area COMUNICA è composta da tutte le opzioni che riguardano l’invio di
comunicazioni ai clienti in formato SMS, comunicazioni generali in BACHECA,
EMAIL, News e Eventi.

SMS
Qui è possibile inviare SMS, controllare gli invii e inoltrare SMS già
spediti. E’ possibile inviare comunicazioni via SMS a singoli o categorie
di clienti.
E’ necessario eseguire una ricarica prima di poter inviare messaggi
SMS;
il costo è di 0,099 € a sms e sono disponibili tagli da 50, 100 e 200 SMS.
Questo costo non è incluso nella licenza annuale WEBPORTAL.

MAIL
CREA MESSAGGIO
Questa opzione consente di creare un messaggio
EMAIL a uno o più destinatari o scegliendo delle
MAILING LIST precedentemente create. Inoltre è
possibile scegliere un template da inviare, cioè un
modello di mail già pronta da inviare ogni volta
necessario (ad esempio è possibile preparare una
mail standard per ricordare ai clienti una certa
attività).
Alcuni modelli sono già presenti e riprendono
automaticamente alcune impostazioni del sito
precedentemente configurate
Per finire è possibile inserire la richiesta di notifica
di lettura.
MESSAGGI INVIATI
Come per gli SMS, WebPortal, tramite questa opzione permette di controllare quali email sono state
inviate, a chi e quando.
CREA LISTA
Con questa opzione è possibile creare una o più MAILING LIST, cioè un elenco di email a cui inviare
determinate comunicazioni. La funzione risulta utile nel momento in cui si devono inviare comunicazioni
di carattere generale agli utenti o a una parte di essi. La creazione può essere manuale, partendo dagli
utenti inseriti, o dall’importazione di un file precedentemente generato tramite il link ESPORTA IN
EXCEL presente nella funzione CLIENTI.
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VISUALIZZA LISTE
L’opzione permette di visualizzare le liste di email create, modificarle o eliminarle.
NOVITA’
E’ ora possibile esportare le liste contenenti gli indirizzi mail impostati in un file excel tramite il tasto
NUOVO MODELLO
Questa opzione permette la creazione dei MODELLI di EMAIL o NEWSLETTER.
VISUALIZZA MODELLI
WebPortal permette di creare dei modelli di NEWSLETTER, cioè delle mail standard pronte per l’invio
ogni qualvolta si rende necessario. La funzione è utile nel caso in cui si voglia creare una
NEWSLETTER da inviare, ad esempio settimanalmente, agli utenti.
NUOVO MITTENTE
E’ possibile creare, con questa opzione, uno o più mittenti con i quali inviare le proprie email; questa
possibilità data da WebPortal è utile in quanto uno o più persone potrebbero gestire il sito e determinate
comunicazioni devono essere inviate, ad esempio, dal titolare piuttosto che dal responsabile del settore
paghe dello Studio.
VISUALIZZA MITTENTI
L’opzione permette di visualizzare i mittenti con i quali inviare le proprie email.

BACHECA
La bacheca è uno spazio virtuale all’interno dell’area riservata di webportal, dove gli utenti del sito
possono trovare le comunicazioni di carattere generale dello studio o dell’azienda. Un esempio sono i
messaggi di chiusura per festività, ma anche comunicazioni periodiche per tutti i clienti o solo per alcuni,
o ancora per categorie di clienti.
VISUALIZZA MESSAGGI
L’opzione visualizza messaggi permette di visualizzare i messaggi in bacheca già esistenti. La Bacheca
è uno spazio nell’AREA RISERVATA, quindi visibile solo dopo il login dell’utente, in cui generalmente si
inseriscono comunicazioni di carattere generale. Ad esempio delle comunicazioni riguardanti lo Studio o
l’Azienda ma rivolte solo ai clienti e che non si vuole rendere pubbliche a tutto il web (come nel caso
delle NEWS).
Sarà perciò possibile vedere i messaggi “postati” sulla bacheca, modificarli o eliminarli.
CREA MESSAGGIO
Qui è possibile creare un nuovo messaggio in
bacheca. E’ possibile scegliere che il messaggio
riguardi tutti gli utenti, solo alcuni singoli utenti o
determinate categorie. Il sistema permette anche,
oltre al testo, di inserire un’immagine, un allegato,
dare la priorità e fissare una scadenza di visibilità o
meno.
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
FEEDBACK
Questa opzione permette di visualizzare le richieste di informazioni che i visitatori del sito, creato con
WEBPORTAL, inseriscono tramite form predefiniti. La tabella quindi viene riempita dalle richieste
che vengono inoltrate. Oltre a questa tabella, l’amministratore del sito verrà avviato via e-mail della
richiesta di contatto, all’indirizzo indicato nelle impostazioni iniziali.

ORDINI PRODOTTI
Allo stesso modo di FEEDBACK, in questa sezione troveremo la richiesta ordini effettuata dalle
pagine dei prodotti o servizi del sito. L’ordine può essere effettuato solo da un utente registrato del
sito.

NEWS
VISUALIZZA NEWS
Questa opzione permette di visualizzare tutte le news inserite
NUOVA NEWS
Questa funzione permette, ogni qualvolta necessario, di inserire tutte le News che si vogliono far
apparire sul sito. Le news possono essere di vario tipo, dall’avviso di un nuovo prodotto o servizio,
all’avviso di chiusura per ferie, cambi di recapiti o contatti e così via.
Come si vede è possibile anche allegare alle News un file dal proprio computer.
Una volta create le News saranno visibili sul sito tramite il link News presente sulla barra dei menu.
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
EVENTI
La gestione degli EVENTI ricorda quella delle NEWS appena viste;
E’ possibile inserire degli eventi che verrano visualizzati come le NEWS, nella
Home Page e nella pagina dedicata alle NEWS.
E’ possibile inserire EVENTI anche con iscrizione per gestire ad esempio
Corsi ai clienti, tenendo conto di più sessioni in giornate diverse e
Tenendo conto dei posti disponibili.
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