Il nuovo software per la tutela dei dati personali
Transcript
Il nuovo software per la tutela dei dati personali
SCHEDA PRODOTTO Il nuovo software per la tutela dei dati personali A chi è rivolto Tutti coloro che trattano dati personali comuni, sensibili o giudiziari, sono obbligati ad applicare le misure Minime di sicurezza. CHI DEVE ADEGUARSI Tutti coloro che trattano dati personali: Aziende Professionisti Cooperative Associazioni Pubblica Amministrazione Scuole Comuni Ospedali Enti pubblici, ecc... (ovvero chiunque tratti dati personali di clienti, cittadini, dipendenti, fornitori, utenti, pazienti, colleghi, soci, associati, ecc...) ATTENZIONE! L’art. 26 del Disciplinare Tecnico allegato al Nuovo Codice della Privacy prevede: “Il titolare riferisce, nella relazione accompagnatoria del bilancio d’esercizio dell’avvenuta redazione o aggiornamento del documento programmatico sulla sicurezza.” Che cos’è Privacy XP è un vero e proprio software gestionale in materia di adozione delle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali comuni, sensibili o giudiziari. Il programma, recependo tutti quelli che sono gli adempimenti e gli obblighi imposti dalla normativa, permette una gestione sistematica e programmatica del flusso documentale che ciascun soggetto (persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione o qualsiasi altro ente/associazione) nell'ambito della propria attività lavorativa, deve obbligatoriamente redigere e aggiornare. Principali funzionalità Il software è completo e mette a disposizione le seguenti funzionalità: Compilazione delle seguenti tabelle: Titolari del trattamento; Soggetti; Ruoli (Titolare, Responsabili Sicurezza Dati Personali, Responsabili Gestione e Manutenzione Strumenti Elettronici, Incaricati Custodia Copie Credenziali, Incaricati Copie Sicurezza Banche Dati, Responsabili Trattamento Dati Personali, Incaricati); Sedi; Uffici; Accesso ai Locali; Software e Sistemi d’elaborazione; Banche Dati; Permessi di accesso; Rischi software e hardware. Procedura guidata di compilazione per settore di attività (wizard) Stampa Documento Programmatico sulla Sicurezza "Print on demand" di documenti Stampa informative pre-compilate, divise per settore di attività Personalizzazione dei documenti Privacy XP, il nuovo software per la tutela dei dati personali Versione 1.10 Pagina 1 di 3 SCHEDA PRODOTTO Funzione di "duplicazione dati" Check-up della situazione dell'utente Calendario interattivo per la gestione delle operazioni periodiche FAQ Attivazione diretta via Internet o Fax Funzione di Live-update (automatica e/o manuale) Database: MSDE Microsoft HELP MULTIMEDIALE: Normativa (Illustra in maniera semplice il contenuto del Nuovo Codice sulla Privacy e i provvedimenti da adottare); Software (Guida all’utilizzo del software e alle operazioni necessarie per l’adeguamento). INVENTARIO HARDWARE E SOFTWARE (Novità) PRIVACY XP rileva, a richiesta, tutti i PC collegati alla rete locale (LAN) e procede alla loro scansione generando in automatico l’inventario dell’hardware e del software installato (sistema operativo, software, periferiche collegate, etc.). PRIVACY WEB (Novità) E' un questionario ON-LINE che può essere compilato direttamente dal cliente poiché non richiede alcuna competenza informatica. Il consulente può così ottenere i dati richiesti dal software e dalla normativa senza effettuare sopraluoghi presso la sede del cliente. Modulo aggiuntivo SMART DOCUMENT PRIVACY (Novità) È un modulo di Privacy XP, completamente integrato in Office 2003 Professional di Microsoft, con il quale è possibile gestire direttamente da Word2003 i documenti di PrivacyXP, senza necessità di spostarsi da una applicazione all’altra. Sarà dunque possibile modificare e integrare i documenti (ad es. le lettere di incarico), inserendo e/o modificando testi, immagini e disegni e sfruttando tutte le potenzialità di editing tipiche del programma Word di Microsoft. Come si utilizza Una procedura guidata facilita l’inserimento dei dati necessari alla compilazione della documentazione richiesta dalla normativa sulla privacy proponendo, in base al settore di attività specificato, un elenco di possibili banche dati e relative finalità e abbreviando in questo modo le operazioni di data entry. Prima di procedere con il caricamento dei dati nelle varie tabelle consigliamo di stabilire bene a tavolino quali sono i dati personali oggetto del trattamento e se il trattamento avviene completamente all'interno o se è affidato in tutto o in parte in Out-Sourcing. In quest'ultimo caso si deve definire chi sono gli Enti interessati. Consigliamo di fare un inventario di quali sono: • Le sedi e degli uffici in cui viene effettuato il trattamento dei dati personali • I sistemi di elaborazione utilizzati • Le Banche dati oggetto del trattamento • Le persone incaricate del trattamento Poi vanno definiti i ruoli di responsabilità e a chi sono affidati gli incarichi particolari stabiliti dalla normativa. Debbono essere definiti i seguenti ruoli: • Titolare del trattamento • Responsabile del trattamento • Responsabili di specifici trattamenti • Incaricato della custodia delle copie delle credenziali • Incaricati della gestione e della manutenzione degli strumenti elettronici • Incaricati delle copie di sicurezza delle banche dati Solo a questo punto si può cominciare ad utilizzare Privacy inserendo i dati nelle tabelle. Si può scegliere se utilizzare il Wizard di caricamento dei dati o se inserire le informazioni nelle tabelle in modo libero. In quest'ultimo caso conviene cominciare per ordine, così come sono presentate le tabelle nei menù del programma. Privacy XP, il nuovo software per la tutela dei dati personali Versione 1.10 Pagina 2 di 3 SCHEDA PRODOTTO L'operatore è guidato in ognuna delle fasi di caricamento dei dati ed ha a disposizione i suggerimenti e le note operative per svolgere velocemente e in modo corretto il lavoro di predisposizione delle informazioni. Plus Sono numerosi i plus del prodotto da cui derivano valide argomentazioni di vendita. Obblighi normativi a parte, riepiloghiamo le frecce al nostro arco specifiche della soluzione OSRA: I Plus del prodotto Software è nativo Windows quindi particolarmente adatto al trattamento di dati e documenti grafici. Gli argomenti di vendita (i vantaggi per il professionista) Apprendimento rapido. Immediatezza. Permette la personalizzazione delle informative tramite l’acquisizione delle anagrafiche direttamente dal gestionale utilizzato. La procedura di compilazione guidata (wizard) facilita l’inserimento dei dati necessari alla compilazione della documentazione richiesta dalla normativa. La modalità di Live-update evita di dover eseguire macchinose operazioni di aggiornamento manuale. Massima integrazione. Duplice gestione del DPSS in formato pdf standard o in modalità dinamica, ovvero personalizzato sulla base del data entry. Possibilità di consultare il corso multimediale sul software e sulla normativa. Perfetta corrispondenza alla realtà aziendale di riferimento. Possibilità di raccogliere i dati tramite browser Internet. Interazione con l’utente finale. Rilevazione automatica dei pc collegati alla rete locale (LAN) e del software installato. Privacy XP consente di regolarizzare qualunque categoria professionale. Automazione dei processi di rilevazione. Completezza dei dati. Drastica riduzione dei tempi di lavoro. Aggiornamento costante. Soddisfacimento delle esigenze formative. Privacy XP, il nuovo software per la tutela dei dati personali Versione 1.10 Pagina 3 di 3