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SCHEDA PER IL RIMBORSO DELLA TRASFERTA DOTTORANDI
Il personale che ha un rapporto formalizzato con l’Università di Bologna diverso da quello di lavoro dipendente può
essere incaricato ad espletare l’attività oggetto del rapporto stesso in un luogo diverso da quello pattuito.
Il rimborso delle spese deve essere espressamente previsto nell’atto in cui viene formalizzato il rapporto con
l’Università di Bologna.
L’incarico di trasferta deve essere preventivamente accordato con formale provvedimento previa verifica della
copertura di spesa.
Compilazione del modulo
 il modulo, debitamente compilato, deve essere presentato in segreteria preventivamente allo svolgimento
della trasferta;
 sul modulo cartaceo devono essere indicati i fondi su cui graverà la trasferta ed il modulo deve essere firmato
dal Responsabile scientifico e dal Titolare del fondo. Il Direttore non autorizza la trasferta se il modulo non è
firmato da entrambi. Sul modulo on-line deve essere indicato per quanto riguarda imputazione dei fondi solo il
titolare del fondo, sarà poi lui ad indicare su quali dei suoi andrà imputata la trasferta;
 generalmente le spese per l’iscrizione al convegno/congresso e il rimborso della trasferta devono essere
addebitati sullo stesso fondo, eccezioni a tale regola sono previste solo per alcuni progetti di ricerca;
 precisare l’oggetto della trasferta perché la trasferta è prevista per le tipologie sotto indicate e quindi non sarà
possibile inserire genericamente “consulenza scientifica”:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
consultazione di fondi documentali presso istituzioni bibliotecarie o archivi;
l’acquisizione di dati materiali;
la conduzione di esperimenti;
la frequentazione attiva di consessi internazionali o nazionali orientati alla pianificazione e progettazione
delle attività di ricerca alla preparazione di proposte ed alla esecuzione di progetti di ricerca scientifica;
la presentazione di lavori preliminari a seminari organizzati presso strutture di ricerca di altri atenei, enti di
ricerca, laboratori industriali di ricerca;
la partecipazione a riunioni e convegni di carattere scientifico;
per i punti d), e) f) va indicato specificatamente il consesso, seminario, riunione, convegno a cui si partecipa
ed anche la durata dello stesso. Non sarà possibile inserire nell’oggetto frasi generiche come “partecipazione a
convegno” senza ulteriori specificazioni;

il luogo, indicando in caso di trasferta all’estero, anche l’area geografica di appartenenza della località in cui si
svolge la trasferta per l’applicazione dei massimali previsti per quell’area, come da tabelle sotto riportate;

inizio e durata della trasferta: ai fini della durata della trasferta si considera il tempo compreso tra l’ora di
partenza del comune sede di servizio e l’ora di rientro nella medesima sede. Ai sensi dell’art.5 del regolamento
trasferta l’interessato è tenuto a rientrare se il luogo di destinazione della trasferta dista non oltre 90 minuti di
viaggio con il mezzo più veloce. Quando non è possibile la partenza e/o il rientro nella stessa giornata a causa
della distanza, degli orari dei mezzi di trasporto o degli orari dell’attività da svolgere, l’inizio della trasferta
decorre al massimo dal giorno prima l’inizio delle attività e può terminare al massimo il giorno successivo;
 Il personale è diviso in 2 gruppi ai fini del massimali di spesa applicabili per i rimborsi. I dottorandi, ai sensi
dell’art.8, 7 co., del regolamento sono assimilati al gruppo B:
Gruppo B – Pers. Tecnico-Amm.vo, Collab. Linguistici, Dottorandi.
 Ai sensi dell’art.12 del regolamento per le trasferta all’estero l’interessato, al momento dell’autorizzazione
alla trasferta, deve scegliere tra:
1) il rimborso documentato (spese di viaggio, di trasporto, di alloggio, di vitto e spese complementari);
2) il trattamento alternativo (spese di viaggio, spese complementari e importo forfettario di cui la tabella 3
distinto per aree geografiche). Il trattamento alternativo non è applicabile quando ci sia la fruizione di
alloggio e/o vitto gratuito e si precisa che l’importo che eccede € 77,47 è soggetto a tassazione.
Le spese complementari che spettano in entrambi i casi 1) e 2) e sono rimborsabili dietro presentazione di
regolari ricevute che specifichino quale spesa è stata sostenuta sono: le spese per visti consolari; le tasse di
soggiorno; le spese per vaccinazioni obbligatorie e spese farmaceutiche per profilassi; l’assicurazione
sanitaria a copertura di spese mediche, farmaceutiche e ospedaliere nei paesi extra UE; le mance, quando
obbligatorie; deposito bagagli; ingressi a musei e mostre inerenti l’oggetto della trasferta; parcheggio;
fotocopie, stampe, poster, dispense, opuscoli; collegamento a Intenet.
Nelle trasferta all’estero le spese di trasporto (taxi, mezzi pubblici ecc.) per spostamenti nell’aera urbana di
svolgimento della trasferta o per raggiungere stazioni, aeroporti e porti spettano solo quando si sceglie il
rimborso documentato. In caso di utilizzo di taxi per spostamenti nell’aerea urbana di svolgimento
dell’attività il rimborso è ammesso nel limite giornaliero di 25,00 €.
Il trattamento alternativo è autorizzabile solo nel caso di trasferta superiori ad un giorno, incluso il tempo di
viaggio ed è riconosciuto per ogni 24 ore compiute. Se la durata oraria è inferiore alle 12 ore non spetta alcun
importo. Per periodi superiori alle 12 ore continuative è corrisposta una somma pari alla metà di quelle indicate
in tabella 3.
TABELLA 3
TRATTAMENTO ALTERNATIVO DI TRASFERTA
AREA
GRUPPO A e B
Importi giornalieri in euro
AREA A
AREA B
AREA C
AREA D
AREA E
AREA F
AREA G
120,00
120,00
120,00
125,00
130,00
140,00
155,00
 ai sensi dell’art.14 del regolamento nel caso di trasferta non effettuate per gravi e documentati motivi o per
motivi di lavoro, per questa tipologia anche in caso d’interruzione, attestati dal responsabile l’interessato
deve porre in essere tutte le azioni necessarie per ottenere il rimborso delle spese. Se il rimborso non sia
possibile o sia d’importo inferiore alla spese effettivamente sostenute si ha diritto al rimborso per le spese
documentate e per eventuali penali;
 l’utilizzo dei mezzi straordinari, mezzi noleggiati o auto propria deve essere preventivamente autorizzato e
devono sussistere le condizioni previste dall’art.9 riportate in modo completo nel modulo di autorizzazione
all’incarico;
 nel caso di utilizzo di auto propria è necessario compilare il riquadro specifico del modulo cartaceo, analoga
compilazione andrà fatta anche utilizzando il modulo on-line. Si precisa che nel caso di uso dell’auto propria
nella località di svolgimento della trasferta e nel comune sede di servizio non compete alcun rimborso per
spese di trasporto;
Documentazione necessaria
 il rimborso delle spese avviene esclusivamente previa presentazione dei documenti originali, privi di alterazioni e
tali da evidenziare le tipologie di spese ed il riferimento alla persona titolare del diritto al rimborso. Sono ammessi
anche scontrini fiscali non indicanti il nominativo che ha effettuato la spesa a condizione che essa sia stata
sostenuta nei luoghi e nel tempo di svolgimento della trasferta. Nel caso di unica ricevuta per più soggetti, deve
essere specificata la quota di cui si chiede il rimborso; in assenza l’importo totale è diviso tra il numero di persone.
In caso di smarrimento o furto il luogo degli originali è accettata, ai fini del rimborso, la denuncia all’Autorità di
Pubblica Sicurezza
 Si rimborsano le spese di viaggio con partenza e arrivo dal comune sede di servizio. Partenze da località diverse
dal comune sede di servizio sono ammissibili solo se questa è più vicina al luogo della trasferta o quando è più
conveniente; tale eventualità deve essere documentata.
a)
in caso di utilizzo dell’aereo devono essere consegnate anche le relative carte d’imbarco;
b) l’uso di mezzi pubblici (bus, metrò ecc.) viene rimborsato solo nel caso di rimborso documentato
perché sono spese di trasporto e solo se dal documento si evince la data di utilizzo. Sono
rimborsabili carnet di viaggi, biglietti giornalieri o multipli se l’interessato dimostra la convenienza
economica. Nel caso in cui sul documento di trasporto non sia indicato il prezzo, questo potrà essere
documentato presentando il tariffario pubblicato sul Web o dichiarato nelle note del modulo trasferta;
c) nel caso di biglietti del treno acquistati on-line si effettuerà il rimborso solo dietro presentazione del
biglietto on-line ricevuto via mail. La presentazione della semplice ricevuta/fattura da cui si evince il
solo costo del biglietto/i non sarà considerata rimborsabile perché al fine di ottenere il rimborso
l’amministrazione necessità di un documento da cui si evinca classe del treno utilizzata, il numero dei
passeggeri, il tipo di treno utilizzato e la tariffa;
 se durante la trasferta si devono utilizzare beni di proprietà dell’Università occorre chiedere l’autorizzazione
segnalando in segreteria il numero d’inventario degli stessi;
 per avere il rimborso della quota di partecipazione ai convegni/congressi/seminari si deve compilare l’apposito
modulo presentando contestualmente l’attestato/dichiarazione di partecipazione ed allegando la ricevuta o fattura di
pagamento;
Pasti Sono esclusi i pasti consumati nella comune sede di servizio (es. bar dell’aeroporto o della stazione
ferroviaria), in quanto il loro rimborso costituisce reddito imponibile. Non è previsto un numero minimo o
massimo di pasti.
Italia: per trasferta di durata tra le 4 e le 8 ore spetta il rimborso per un pasto. Per trasferta di durata oltre le
8 ore spetta il rimborso per due pasti.
La spesa massima rimborsabile è:
Gruppo B
22,26 € per 1 pasto
44,26 € per 2 pasti
Qualora spetti il rimborso di due pasti gli importi possono essere compensati fra loro. Il rimborso delle
spese di vitto, avviene previsa presentazione in originale di idonea documentazione dalla quale si
evinca che l’esercizio è abilitato al servizio di ristorazione o comunque alla vendita di generi
alimentari. Dalla documentazione deve risultare la ragione sociale, la natura delle spese (NON SI
RIMBORSANO scontrini o ricevute che non indichino espressamente il prodotto consumato es.
panino, acqua ecc.; le voce generiche tipo: varie, bar o rep non vengono rimborsate a meno che
l’interessato non si faccia mettere sul retro dello scontrino/ricevuta la specifica pasto con il timbro e
la firma del titolare del locale), il luogo, la data e l’importo pagato. Nel caso di acquisto di generi
alimentari l’importo è rimborsabile nei limiti giornalieri.
Estero: I pasti all’estero di rimborsano solo se si è scelto il rimborso documentato. La documentazione di
rimborso è valida se contiene almeno l’intestazione dell’esercizio, la somma pagata, il luogo e la data.
Se la ricevuta non è scritta in inglese, francese, spagnolo o tedesco, l’interessato deve allegare la
traduzione ed attestare che corrisponde a quanto speso. Nei paesi in cui la documentazione non
contiene i dati sopramenzionati, l’interessato deve rilasciare apposita dichiarazione attestante tale
circostanza e che i titoli riguardano spese ammissibili ed effettivamente sostenute.
La spesa massima rimborsabile è legata all’aera geografica in cui si svolge la trasferta e anche alla
categoria di appartenenza:
MASSIMALE GIORNALIERO PER I PASTI
AREA
A
B
C
D
E
F
G
GRUPPO B
euro
40,00
40,00
45,00
60,00
65,00
70,00
75,00
Alloggio
Le spese di alloggio spettano solo in caso di rimborso documentato. Sono rimborsate previa
presentazione in originale di fattura/ricevuta fiscale per il pernottamento in Italia e di documentazione
equivalente nel caso di pernottamento all’estero. Di norma, la spesa della prima colazione è inclusa
nel costo del pernottamento. Se invece la prima colazione ha un costo a parte questo concorre al
raggiungimento del massimale di spesa giornaliero. Analoga impostazione si ha nel caso si scelga
la mezza pensione o la pensione completa che devono essere specificate nella ricevuta e il
relativo importo concorre al raggiungimento del massimale di spesa giornaliero. E ammesso il
rimborso delle spese per alloggio in residence o appartamento se economicamente più conveniente
purché tale eventualità sia dimostrata preventivamente in sede di autorizzazione. Il rimborso avviene
previa presentazione di ricevuta quietanzata comprovante l’avvenuto pagamento.
CLASSIFICAZIONE PAESI ESTERI PER AREA GEOGRAFICA
AREA A
Afghanistan – Iran – Bulgaria – Australia – Malta – Nauru Rep. – Papua Nuova Guinea – Grecia Spagna – Portogallo – Eritrea – Etiopia – Gibuti – Romania – Ungheria – Ruanda – Siria –
Somalia – Uganda – Zimbabwe – Botswana – Burundi – Mozambico – Cipro - Comore
AREA B
Spagna – Madrid – Kirghizistan – Lettonia - Azerbaigian – Lituania – Moldavia – Russia –
Federazione Russa – Tagikistan – Turkmenistan Ucraina – Uzbekistan – Bielorussia – Estonia
Georgia – Armenia – Kazakistan – Canada - Slovacchia – Ceca Repubblica – Egitto – Irlanda –
Kiribari – Nuova Caledonia – Nuova Zelanda – Salomone – Samoa – Tonga – Tuvalu – Vanuatu –
Costa Rica – Figi – Madagascar – Malawi - Maldive – Maurizio - Monaco (Principato) - Seicelle –
Zambia – Iraq – Kenia – Pakistan – Bangladesh – Sri Lanka – Uruguay – Angola – Filandia –
Lesotho – Messico – Namibia – Polonia - Sudafricana Repubbl. – Swaziland – Tanzania - Cile –
Cuba – Giamaica – Guatemala – Honduras – Islanda – Cina Rep. Popolare – Filandia Helsinki –
Nepal – India
AREA C
Bahama – Nicuaragua – Barbados - Saint Lucia - Saint Vincente e Grenadine – Belize - Bhutan – Colombia
- Dominicana Repubblica – Dominica - El Salvador – Grenada - Haiti – Israele – Sudan – Malysia – Filippini
- Hong Kong – Macedonia – Paraguay - Serbia e Montenegro – Slovenia – Albania - Birmania - Bosnia ed
Erzegovina - Cina - Taiwan - Corea del Nord – Croazia – Ecuador – Giordania – Svezia - Norvegia –
Marocco – Mongolia – Panama - Tunisia - Corea del Sud – Francia - Gran Bretagna – Liberia – Singapore –
Benin – Cambogia – Argentina – Danimarca – Perù – Thailandia – Bolivia – Indonesia - Russia –Fed.
Russa Mosca - Turchia
AREA D
Mali – Niger – Senegal – Togo – Burkina – Algeria - Capo Verde - Vietnam - Gran Bretagna Londra - Sierra Leone – Camerun - Centrafricana Repubbl. – Ciad – Suriname - Trinidad e
Tobago – Venezuela – Brasile – Guyana – Lussemburgo – Belgio – Laos – Congo - Costa
D'Avorio – Ghana - Francia Parigi – Libia – Mauritania – Nigeria - Sao-Tomè e Principe - Congo
(ex Zaire) – Gabon – Gambia – Guinea - Guinea Bissau - Guinea Equatoriale
AREA E
Belgio – Bruxelles – Yemen – Kuwait - Stati Uniti D'America – Bahrein – Oman – Qatar - Arabia
Saudita - Emirati Arabi Uniti – Giappone - Austria
AREA F
Stati Uniti – Washington – Germania - Paesi Bassi - Stati Uniti - New York
AREA G
Liecthenstein - Germania Bonn - Germania Berlino – Libano - Austria Vienna - Giappone Tokio
– Svizzera - Svizzera Ginevra - Svizzera - Berna