riunioni aziendali

26/04/2016
RIUNIONI AZIENDALI
PERCHE’, DOVE E COME
Un momento d’incontro tra l’azienda
e i suoi uomini
La riunione si pone come strumento di comunicazione che non può essere
sostituito da altri mezzi.
Non rappresenta una scelta alternativa ad altre forme del comunicare come
ad esempio:
le comunicazioni scritte
Il Web & i social media
gli audiovisivi
Rappresenta un momento unico di interscambio di informazioni e
di esperienze dirette al cui centro si trova l’uomo.
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Momento d’incontro
piuttosto che di lavoro in sé
Appuntamento che è anche molto atteso e su cui si
creano molte aspettative da parte del suo pubblico,
oltre che momento in cui l’azienda si gioca la sua
immagine. Ecco allora che la buona o cattiva
organizzazione di questi incontri può essere
determinante al loro successo o viceversa.
Il meeting in nessun modo deve deludere le
aspettative dei partecipanti.
Diventa pertanto importante affidarsi a mani sicure,
scegliere la giusta sede che sia la più idonea sia per la
gestione della riunione, ma anche in termini di immagine,
senza trascurare nessun particolare che possa contribuire a
far ricordare l’incontro in modo positivo.
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Come scegliere la sede
Scegliere la sede più adatta per il proprio meeting, senza
lasciarsi condizionare solo dal prezzo dello spazio, è partire
con il piede giusto, è il presupposto per il successo.
Infatti, nel momento in cui un’azienda organizza un meeting
mette in gioco anche la propria immagine e pertanto più la
location sarà stata scelta in maniera corretta più l’azienda
avrà fatto centro.
Alcuni punti da valutare nella scelta della sede:
• la posizione nell’ambito della città: facilità di accesso, ben
servita dai mezzi pubblici (treno, metrò, vicinanza
autostrade e aeroporti)
• parcheggi
• la qualità della location e della struttura
• la qualità e vivibilità della sala (rapporto metri quadri e
capienza)
• la qualità dei servizi offerti
• la qualità e la disponibilità dello staff della sede
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Perché riunirsi
In una moderna politica e strategia aziendale ogni impresa, sia
essa grande, media o piccola, ha esigenza primaria di
comunicare a seconda delle motivazioni e delle proprie
dimensioni.
Il perché riunirsi trova le sue motivazioni in un’ampia serie di
problematiche di fronte alle quali l’azienda si trova
periodicamente ad intervalli regolari nell’arco dell’anno.
Problemi che, per la loro natura, ben si prestano a essere
affrontati, se non risolti, attraverso le varie tipologie di
riunioni.
Essi spaziano in un campo motivazionale molto ampio:
bisogno di contatto tra la sede e gli organi
periferici (filiali, agenti indipendenti, rete vendita
…)
trasmissione di informazioni e dati concreti
scelta delle strategie aziendali da farsi in comune
necessità di rapporto interpersonale tra i
dipendenti
lancio di un nuovo prodotto e di una nuova
campagna vendite
momento particolarmente significativo nella vita
dell’azienda
oppure incentivazione alla vendita.
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Il meeting
per far circolare le informazioni
Molto spesso l’obiettivo di un meeting aziendale è soprattutto
quello di informare, far circolare comunicazioni e notizie relative
alla vita dell’azienda, alla sua evoluzione, alle sue iniziative e
realizzazioni.
Infatti è molto comune che all’interno dell’azienda si verifichi
questo fatto: l’informazione è vista in termini di potere e gli
uomini che la posseggono sono poco disponibili a spartirla. La
riunione può correggere questa tendenza rispondendo al
bisogno di notizie e di dati concreti che ciascun membro
dell’azienda ha e può anche essere utilizzata per dare direttive
e precise istruzioni dalla direzione del personale, dalla sede
centrale agli altri enti periferici.
Certamente questo tipo di manifestazione non risolve i
problemi, ma adegua determinate strategie di vertice
dell’azienda in concomitanza di fini strettamente congiunturali
quali ad esempio:
il buon andamento della società
l’affermazione dell’immagine
il lancio di un prodotto
oppure si pone come:
termometro della situazione delle risorse umane in un
momento di stanca
vuol far sentire che l’azienda esiste
caricare emotivamente i propri dipendenti allo scopo di
renderli molto identificati
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Contatto «person to person»
Si riuniscono gli uomini dell’azienda perché è importante il contatto “
person to person” per avere l’opportunità:
di conoscersi meglio
di distendere eventuali tensioni
verificatesi durante l’anno
Il rappresentante di Napoli, per esempio, che vede finalmente in
faccia e conosce il suo interlocutore quotidiano della sede centrale,
instaura con lui un rapporto che potrà facilitare successivamente i
problemi di lavoro che via via si porranno e quindi migliorarne oltre
che la produttività anche la qualità della vita.
Momento d’incontro, di relazione, di contatto, piuttosto che di lavoro
vero e proprio, ma che darà i suoi frutti in quanto l’azienda è fatta di
uomini e per gli uomini.
SISTEMAZIONE DELLE SALE RIUNIONI
L’importanza di una corretta sistemazione della
sala e di conseguenza la scelta dei tavoli e della
loro disposizione è di estrema importanza: a
volte la scelta errata della tipologia di un
tavolo può condizionare l’esito di un meeting.
Questa viene determinata in funzione dello
scopo e delle dimensioni delle riunioni. Così
pure la sistemazione dei posti a sedere non
dovrebbe essere sottovalutata: è essenziale
che ciascun partecipante abbia una veduta non
ostacolata, confortevole e che il relatore sia
posizionato in modo idoneo e visibile da tutti.
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Le principali tipologie
di disposizione dei tavoli e dei posti
Disposizione a teatro
Si utilizza in genere per ampi numeri e quando non c’è necessità di
dialogo tra gli oratori e i partecipanti. Prevede sempre un tavolo di
presidenza o un podio per l’oratore.
Disposizione a banchi di scuola (aula)
Particolarmente indicata per seminari e corsi di formazione che
implichino una certa operatività e necessità di scrivere
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Tavolo unico rettangolare o piazza vuota
Per una riunione con necessità di comunicare l’uno con l’altro è raccomandata il
tavolo unico rettangolare oppure i tavoli disposti a forma rettangolare lasciando
vuoto l’interno a forma così detta a «piazza vuota»
Disposizione circolare senza tavoli
Rende più informale la riunione, si addice a gruppi di lavoro e facilita
la comunicazione e l’interattività
Disposizione con tavolo circolare
Tavolo tondo
Riservato a riunioni ristrette in cui tutti i partecipanti devono sentirsi
alla pari
Tavolo ovale o rettangolare
Per riunioni di commissioni o consigli di amministrazione: è usato
soprattutto quando è necessario comunicare uno con l’altro.
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Disposizione a ferro di cavallo
Utilizzata sia per riunioni che per banchettistica che prevede un oratore
Disposizione a T
Utilizzata più per la banchettistica con oratore oppure per riunioni di
commissioni, facilita la collaborazione tra partecipanti ed è riservata
a numeri ristretti
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Capacità delle sale riunioni
Sale riunioni sovraffollate ne determinano spesso il fallimento. Il
seguente prospetto spazio/capacità offre un’indicazione di quante
persone possono stare in una sala in base alla disposizione dei posti.
La riunione
all’esterno dell’azienda
Non sempre il meeting si esaurisce come
interdiscussione ristretta agli addetti ai lavori
all’interno dell’azienda, ma trova il suo momento di
riscontro anche pratico, quando esce dall’ambito
aziendale per cercare un pubblico più ampio
attraverso riunioni più allargate quali convegni, i
congressi, i seminari, le conventions.
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La convention
Essa rappresenta un ottimo sistema per poter spiegare in modo diretto ed
efficace, e non attraverso una semplice lettera o dépliant, che cosa c’è
dietro un prodotto, perché si vuole penetrare un determinato mercato,
perché se ne sceglie una determinata posizione e i vari obiettivi da
raggiungere. La convention, se ben riuscita, contribuirà a rafforzare
l’energia, l’entusiasmo, l’efficienza del personale preposto alla vendita o
in qualche modo chiamato a gestire la vita del prodotto e quindi esserne
più motivato. Per perseguire questo scopo si confeziona allora un
meeting il più possibile ricco di attrazioni per far sì che gli uomini
dell’azienda si sentano molto uniti tra loro o contenti del proprio lavoro in
una sola parola motivati.
Il corso di formazione o seminario
Un’altra funzione molto importante della riunione è quella
rappresentata dal seminario/corso che può essere di formazione o di
aggiornamento professionale. Tale attività si sta espandendo molto
anche in quelle aziende di medie dimensioni che solo fino a qualche
anno fa la vedevano come un inutile dispendio di risorse, di tempo e di
denaro.
Riunione quindi dove l’uditorio è attivamente partecipe in “full
immersion” con un programma di lavoro finalizzato appunto
all’arricchimento della propria professionalità.
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Il meeting come cultura
E’ il caso dell’azienda che si rende promotrice di un meeting su un tema
specifico inerente al proprio campo di attività allo scopo da un lato di
contribuire alla ricerca in un determinato settore e produrre in definitiva
cultura, e dall’altro utilizzare il meeting come strumento di vendita
qualificante del proprio prodotto in quanto supportato da un’immagine di
serietà professionale e scientificità. Il fine è quello di meglio qualificare la
produzione attraverso l’immagine che deriva da queste manifestazioni e di
raggiungere più rapidamente e in modo selezionato i propri pubblici
d’interesse.
Sponsorizzazione di un meeting
L’esempio più classico è dato dalle case farmaceutiche che
promuovono congressi medici riunendo i nomi più qualificati e
rappresentativi di una certa area per contribuire alla ricerca
scientifica e al tempo stesso poter parlare delle applicazioni dei
propri prodotti in quel determinato campo medico. Non sempre
l’azienda è protagonista in prima persona al congresso, in
quanto organizzatrice di una sua manifestazione; a volte è
presente attraverso una forma di sponsorizzazione o contributo
economico, in un meeting organizzato da altri, il cui tema può
essere o meno attinente alla sua attività. Tale sponsorizzazione si
traduce in presenza di immagine o per iniziative specifiche di un
determinato meeting oppure per tutte le iniziative previste per la
manifestazione.
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IL MEETING AZIENDALE
dall’A alla Z
Una piccolissima pseudo guida che, tra il serio e il faceto,
vuole ricordare alcuni punti salienti dell’organizzazione di
una riunione aziendale. L’ordine alfabetico, né la stesura
sintetica, né la mancanza assoluta di alcune fasi
organizzative, non devono trarre in inganno.
Un mansionario completo è ben altro!
A
ACCOGLIENZA
Primo momento d’incontro dei partecipanti con la sede, la riunione e suoi
organizzatori. Un impatto felice è determinante ed instaura subito
un’atmosfera favorevole.
AUDIOVIDEO
Sistemi tecnici di supporto alla comunicazione. Indispensabili quelli di base,
importantissimi e utilissimi quelli più sofisticati. Sempre più non possono
mancare se si vuole trasmettere il messaggio in maniera efficace.
ATTREZZATURE
Le attrezzature necessarie allo svolgimento della riunione sono da
prevedere in anticipo esaminando bene quali possono essere le reali
esigenze del meeting.
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AMBIENTE CONFORTEVOLE
L’ambiente in cui si svolge la riunione sia in termini di decoro, spazi, vivibilità e
gestione dell’aula, sono il punto di partenza per il successo del meeting, da
non sottovalutare.
B
BUDGET
Strumento principe del buon organizzatore, elemento di riferimento costante
per ogni dubbio decisionale.
BADGE
Cartellino portanome, molto apprezzato soprattutto dagli stranieri,
utile per conoscersi e riconoscersi. L’importante è che il nome sia
scritto a caratteri grandi e ben visibile.
C
CALENDARIO OPERATIVO
Altro «ferro del mestiere» del buon organizzatore: una sorta di conto alla
rovescia stabilito all’inizio della fase organizzativa arriva fino all’apertura della
riunione.
CATERING
Aspetto da non sottovalutare in qualsiasi tipo di riunione. Deve essere
semplice e leggera, di facile gestibilità e rapida; da prediligere formule finger
food a buffet che permettono un rapido break lasciando una libera scelta di
cibi ai partecipanti
CHECK LIST
Vademecum operativo, importante soprattutto in fase di svolgimento.
Contribuisce a non perdere di vista ogni dettaglio o servizio necessari al buon
svolgimento della riunione.
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COMPUTER
Insostituibile strumento per tutta l’organizzazione della riunione, ma anche
durante lo svolgimento della riunione. Oggi affiancato anche da tablet e Ipad.
COMUNICAZIONE
Motivo per cui ci si riunisce, spesso sottovalutata e mal gestita. Una riunione
non può dirsi ben riuscita se la comunicazione non ha raggiunto la totalità del
l’audience in modo chiaro e convincente.
D
DETTAGLI
Da non sottovalutare mai; la cura dei dettagli fanno la differenza.
.
DESTINAZIONE
Da scegliersi sempre con molta cura, valutando tutti gli elementi di base e gli scopi
da raggiungere.
DOCUMENTAZIONE
Strumento di lavoro per i partecipanti. Deve essere sempre chiara, succinta,
importante e ricca di contenuti per essere apprezzata.
DURATA
Calibrare bene la durata della riunione, dei tempi e delle pause dei lavori affinchè
la curva dell’attenzione dei partecipanti possa essere sempre medio-alta.
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E
EQUILIBRIO
Il programma deve considerare un giusto equilibrio tra momenti di lavoro teorici,
pause e momenti di applicazione pratica o ludici.
ESIGENZE
Studiare bene a tavolino quali sono le reali esigenze della riunione affinchè si
raggiunga lo scopo per cui è stata indetta.
F
FOLLOW-UP
E’ importante che dopo la riunione ci sia anche un follow-up : un dettaglio da non
dimenticare per rafforzare l’impatto della riunione e dar seguito alla
comunicazione avviata.
FUNZIONALITA’
Molta attenzione va riposta alla funzionalità degli spazi e delle sale che si
scelgono per garantire una buona vivibilità e gestione dell’aula, oltre che il
buon funzionamento di tutte le attrezzature tecniche.
G
GRUPPI
Spesso è utile prevedere nell’ambito della riunione anche dei gruppi di
lavoro in salette collaterali alla sala principale del meeting.
GIORNATE
Soprattutto se la riunione prevede più giornate è indispensabile calibrare
bene il programma delle giornate stabilendo bene il numero e la qualità
degli interventi con momenti di pausa e di applicazione pratica in maniera
da mantenere sempre alta la curva dell’attenzione .
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H
HOTELS
Dovranno essere scelti per tempo e con molta cura, in linea con lo
stile della riunione e del target dei partecipanti.
HOSTESS
Devono essere preparate in maniera adeguata: costituiscono il primo
impatto del partecipante e rappresentano l’azienda. Quindi più
saranno all’altezza della situazione e più l’immagine dell’azienda ne
uscirà rafforzata.
I
INVITI
Costituiscono il primo strumento di «vendita» del meeting e
pertanto devono essere chiari e accattivanti.
IMPREVISTI
Non mancano mai: la predisposizione di valvole di sicurezza sia
economicamente che operativamente potrà risolvere molte
situazioni.
INTERPRETARIATO
Laddove necessario deve essere svolto in maniera altamente
professionale, non lasciatevi abbagliare dal basso costo del
servizio ma accertatevi sulla qualità dell’interprete: ne va il
successo del meeting.
IMMAGINE
Non finiremo mai di sottolinearlo: nel momento in cui si organizza
una riunione si mette in gioco anche l’immagine del promotore e
quindi è molto importante che l’organizzazione e ogni scelta sia
perfetta.
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K
KIT
Un contenitore in cui inserire i documenti della riunione che può
spaziare da una semplice cartellina aziendale a una borsa da
lavoro…
L
LETTURA MAGISTRALE
L’intervento di un importantissimo esperto del settore, dà rilievo ai
contenuti e gratifica sul piano della partecipazione.
LAVAGNA
Strumento di lavoro sempre attuale e di grande utilità.
LUCE NATURALE
Le sale dotate di luce naturale rendono la riunione molto più piacevole e lo
spazio risulta più vivibile.
M
MENU
Da armonizzare tra loro e da scegliere con la massima cura tenendo in
considerazione anche le varie intolleranze alimentari oggi sempre più
diffuse. Inutile sottolineare ancora l’importanza di menu leggeri, semplici e
genuini.
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MEETING PLANNER
E’ la figura professionale che organizza le riunioni nell’ambito dell’azienda
o dall’esterno dell’azienda come consulente.
MATERIALE
Il materiale da distribuire durante il meeting deve essere preparato con
cura e deve lasciare traccia di tutta la riunione; se ci sono presentazioni è
importante fornire la stampa delle varie slide.
N
NUMERI
Molta attenzione alla valutazione dei numeri dei partecipanti in funzione
degli spazi scelti.
O
ORGANIZZAZIONE
Sembra facile organizzare una riunione: in effetti c’è un grande
lavoro preparatorio in cui nulla deve sfuggire, anche il minimo
dettaglio, oltre alla tempistica che deve essere rigorosa e
rispettata. A questo proposito è indispensabile dotarsi di liste di
controllo che via via vengono spuntate per essere certi che ogni
fase dell’organizzazione sia stata eseguita.
OMAGGI
Un oggetto di buon gusto e utile a ricordo di una bella riunione
sarà sempre apprezzato, anche se non particolarmente costoso.
OSPITALITA’
E’ utile definirne con precisione i termini e i limiti.
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P
POSIZIONE
della sede nell’ambito della località: di facile accessibilità, ben
collegata con i mezzi pubblici.
PIANIFICAZIONE
Base indispensabile alla stesura del calendario operativo e delle
check list.
PROGRAMMA
Un giusto mix di lavoro denso di contenuti e di momenti
«sociali» stimolanti.
PAUSE
Determinano il giusto equilibrio nei momenti lavoro,
indispensabili per mantenere viva la curva dell’attenzione.
Q
QUALITA’
E’ la parola d’ordine per qualsiasi scelta da fare per il successo
della riunione. A partire dalla location, ai servizi, alla ristorazione,
alla regia, alla scelta dei relatori e degli interventi,…
QUESTIONARIO
Può essere utile prevedere alla fine della riunione un breve e
sintetico questionario circa il gradimento e la valutazione della
riunione, della location e dei servizi.
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R
REGIA
Attenta e accorta gestione di un programma ben calibrato.
RISTORAZIONE
E’ uno degli aspetti più importanti: l’aiuto di un esperto in materia, anche nell’ambito
della sede della riunione, non è da sottovalutare per lasciarsi consigliare nella scelta dei
menu.
RECEPTION
E punto di riferimento e il primo impatto del partecipante sia con la struttura
sia con il promotore della riunione. Quindi massima attenzione anche alla
scelta del personale che accoglie gli ospiti che deve essere in grado di gestire
le persone in maniera informata e gentile.
REGISTRAZIONE
E’ una fase importante per verificare i reali presenti, raccogliere tutti dati dei
partecipanti, distribuire materiale informativo, regolare eventuali quote di
partecipazione.
S
SEDE
Scelta fondamentale, primo passo per il successo.
SOPRALLUOGO
E’ necessario sempre fare un sopralluogo della sede per verificare la sua idoneità alla
tipologia della riunione, anche se si tratta di un piccolo meeting.
SPAZI COMMISURATI
L’agibilità dello spazio in cui si svolge il meeting rappresenta uno dei principali requisiti per il
successo della riunione, non solo l’aula, ma anche lo spazio per la ristorazione, in una
parola sola tutto l’insieme della struttura.
SEGNALETICA
Dovrà essere essenziale, vivace, chiara, disposta strategicamente nei punti più
visibili. Richiamare l’immagine e condurre i partecipanti sono le funzioni
principali.
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SPEAKER
Ha il compito di trasmettere il messaggio e/o gestire la comunicazione in
senso lato, in modo vivace, interessante, conciso, deciso, sicuro, amabile,
simpatico e chi più ne ha …
T
TAVOLI
La disposizione e la forma dei tavoli è una scelta importante che può
determinare il successo o meno dell’incontro e che deve essere decisa in
funzione della tipologia del meeting.
TEMPI
Da rispettare sempre con il massimo scrupolo.
U
UDITORIO
Pubblico subissato da notizie, informazioni, nozioni, spesso per
troppe ore consecutive. Ha dei cali di attenzione pericolosi. E’ il
giudice più severo delle fatiche organizzative.
UMORISMO
Cercare di sdrammatizzare e rendere più facile la comunicazione
con un po’ di umorismo può essere solo salutare all’incontro.
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V
VIDEOPROIEZIONE
Ormai indispensabile strumento per comunicare necessario in qualsiasi
incontro; così pure altri supporti audiovisivi possono contribuire alla
comprensione del messaggio.
VIDEOCONFERENZA
Utile soprattutto per collegare persone al di fuori della sede della
riunione, oggi accessibile sul piano economico anche attraverso Skype
proiettando su grande schermo.
W
WI-FI
Oggi è indispensabile per qualsiasi incontro. Da verificare il buon
funzionamento e la velocità nella fase organizzativa per non incorrere
in brutte sorprese al momento del meeting.
Z
ZOOM
Per una buona proiezione in sale di una certa ampiezza
Fonti:
Congressi e Turismo di Lamberto Ariani - Edizioni Promotrieste
Dispense del Corso «Tecnica dei congressi» S.I.S.T. Roma e testi vari di Fiammetta Ariani
Association Internationale des Palais de Congrès – A.I.P.C.
Fédération Européenne de Palais de Congrès – F.E.V.C.
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