La posta al massimo!

la "posta elettronica"
La posta al massimo!
(tratto dalla rivista "Computer ideale" n.10)
Tutti abbiamo un indirizzo e-mail, se non più di uno. Ma quanti di noi sono in grado di sfruttare
al massimo le potenzialità del servizio? Ecco alcuni trucchi e suggerimenti per gestire con
maggiore facilità i propri account, prendendo come esempio Gmail.
Per anni, la posta elettronica è stata una sorta di "killer application", ovvero uno dei più
importanti motivi per possedere un computer. E in un certo senso lo è anche oggi, nonostante
sembra che sia stata spodestata, in ambito comunicazione, dai social network.
In realtà, la posta elettronica continua a essere uno dei servizi più usati dal popolo della Rete,
sia dagli utenti privati sia dalle aziende. Soprattutto nel nostro Paese, dove si sa che la posta
"tradizionale" non è mai stata particolarmente affidabile né puntuale.
I sistemi operativi leader di mercato, poi, sembrano incoraggiare apertamente l'utilizzo di un
account di posta come "chiave" di riconoscimento dell'utilizzatore; questo perché ormai nessun
sistema prescinde più da una serie di servizi disponibili su Internet, e quindi far coincidere
l'identificazione con la casella postale semplifica diverse. cose a livello di gestione.
IL CLIENT
Un buon punto di partenza per gestire il traffico di più caselle è centralizzare la consultazione e
l'invio della posta tramite un client dedicato. Non dover passare continuamente da un sito
all'altro, o non dover tenere aperte le relative finestre, ci farà risparmiare un sacco di tempo
nella consultazione. Inoltre, in genere le cosiddette Web mail, ovvero i servizi di posta
consultabili via sito Internet, hanno interfacce piuttosto semplificate, e spesso mancano
funzionalità sofisticate, che potrebbero invece tornarci utili. Anche da questo punto di vista, l'uso
del client dedicato migliora la situazione: i migliori client infatti sono programmi molto completi,
permettono di usare tutte le caselle in modo omogeneo - una sola interfaccia per tutte - e sono
spesso estendibili tramite plug-in.
Il client probabilmente più noto e diffuso in assoluto è Outlook di Microsoft, che fa parte della
suite a pagamento Office. Se vogliamo un client gratuito, invece, ce ne sono molti in Rete,
pronti da scaricare. Uno dei preferiti è Mozilla Thunderbird, creato dallo stesso gruppo di
programmatori open source che sviluppa il browser Firefox. Thunderbird è disponibile in
numerose lingue, fra cui l'italiano, e può gestire più caselle di posta nei vari standard (IMAP,
POP3 eccetera). Le sue funzioni possono essere estese tramite plug-in, che possono essere
ricercati e scaricati direttamente dall'interno del programma.
WEB MAIL
Se invece non si vuole adottare un client, e si preferisce continuare a consultare la posta dal
web, non è detto che si debba per forza rinunciare a tutte le comodità di un client dedicato:
basta scegliere un provider di posta che disponga di un'interfaccia sofisticata. Quello di
maggiore successo sembra essere Google con la sua Gmail. II servizio di posta di Google è
gratuito ma non è per niente "basico", anzi, è fra i più sofisticati in circolazione, ed è inserito in
una vera e propria piattaforma operativa, quella delle Google Apps, nella quale sono integrati
svariati servizi di comunicazione, messaggistica, produttività, storage, localizzazione, ricerca e
via discorrendo. Non un singolo servizio, insomma, ma una galassia di servizi integrati, quello
che oggi si definisce una "cloud', una "nuvola virtuale" di applicazioni, spazio di memorizzazione
e servizi accessibili dovunque via Web.
Ma anche volendo usare solo la parte propriamente "postale", Gmail fornisce via Web tutta una
serie di opzioni che rivaleggiano tranquillamente con quelle dei client dedicati. L'unico problema
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è che molte opzioni non sono immediatamente visibili, perché vanno attivate dalla pagina dei
"setting', le preferenze di Gmail.
Ora, sfrutteremo proprio Gmail per applicare nella pratica una serie di suggerimenti che ci
consentiranno di gestire in modo più comodo la posta, anche se i messaggi che riceviamo e
inviamo sono molti, e magari utilizziamo più caselle di posta.
GESTIRE PIU' ACCOUNT
Succede spesso di avere account separati per la posta dell'ufficio e per quella privata, e magari
che gli account siano di provider diversi. 0 anche di avere indirizzi in comune fra due o tre
colleghi. Se uno degli account è su Gmail, Google mette a disposizione un sistema per "centralizzare" la consultazione della posta di tutte le caselle. Basta andare in "Impostazioni"
facendo clic sul pulsante con la ruota dentata che si trova in alto a destra nella pagina di Gmail,
e fra le schede in alto nella pagina scegliere "Account e importazione". Qui troviamo due opzioni
possibili: "Controlla la posta da altri account" con cui potremo aggiungere un indirizzo di posta
che verrà letto usando lo standard POP3 e "Invia messaggio come:" dove possiamo aggiungere
un altro nostro indirizzo e-mail che potremo gestire sia per la lettura che per l'invio della posta.
In pratica, impostando questa opzione si potrà inviare posta dall'interfaccia di Gmail usando
come mittente uno qualsiasi dei nostri indirizzi. Gmail dà anche la possibilità dì scegliere se
l'invio deve avvenire tramite i server di posta di Google, o se vogliamo che il messaggio venga
veicolato tramite i server del provider dove è residente la casella di posta usata. Quest'ultima
soluzione è di solito da preferire per mail ufficiali o di lavoro, anche se è un po' più laboriosa da
impostare, infatti in fase di configurazione bisogna dare a Gmail l'indirizzo del server in
questione.
FILTRARE LE E-MAIL
Diciamo la verità: delle centinaia di messaggi che raggiungono la nostra casella ogni giorno,
molti sono francamente inutili o indesiderati, alcuni sono utili solo di tanto in tanto, e così via.
Come fare per liberarsi dei messaggi indesiderati? Certo, i provider hanno filtri antispam che,
almeno in teoria, dovrebbero tenerci libere le caselle dalle varie truffe, pubblicità e via dicendo.
Ma cosa fare per esempio contro le migliaia di newsletter che siamo "costretti" a ricevere per
esserci registrati a un sito? Beh, una soluzione può essere quella di usare i filtri personalizzati.
Per creare un filtro si deve andare nelle impostazioni di Gmail e selezionare la scheda Filtri.
Con un clic su "Crea un nuovo filtro" potremo definire quali mail filtrare in base al contenuto dei
campi mittente, destinatario e oggetto. Si tratta, in pratica, di definire delle condizioni di ricerca;
ma la cosa interessante è che poi, selezionando "Crea filtro da questa ricerca"; possiamo dire al
programma cosa deve fare con le mail che rispondono ai requisiti. E quindi possiamo farle
archiviare, segnare come già lette, applicare un'etichetta, inoltrarle a chi vogliamo, oppure
semplicemente eliminarle.
SUDDIVIDERE LE E-MAIL
Se riceviamo decine o centinaia di messaggi al giorno, può succedere di non accorgersi di un
messaggio importante, o di vedere troppo tardi una e-mail urgente. Come fare per far risaltare i
messaggi che richiedono la nostra attenzione a discapito di quelli meno urgenti? Un metodo
semplice è usare le etichette colorate. Anche qui, l'idea di base è utilizzare i filtri, come visto nel
paragrafo precedente. Solo che in questo caso per ogni "tipologia" di mail che andiamo a
selezionare, individueremo un'etichetta con cui contrassegnare i messaggi. Si può creare
l'etichetta direttamente nella pagina dove stiamo definendo il filtro, oppure nell'apposita scheda
"Etichette" delle Impostazioni. Per dare all'etichetta un colore, invece, bisogna individuare
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l'etichetta appena creata nella parte sinistra della pagina Web di Gmail, e fare clic sulla freccia
in giù che compare quando ci andiamo sopra con il mouse. Si aprirà una finestrella che gestisce
ì parametri di visualizzazione, primo fra tutti il colore.
Le etichette, fra parentesi, sono una delle maggiori differenze fra Gmail e altri client di posta,
che tipicamente usano le cartelle per catalogare i messaggi. Il sistema delle etichette è più
versatile, perché possiamo usarlo sia semplicemente al posto delle cartelle - ogni etichetta
prende il posto di una cartella - sia in modo più articolato, perché ogni messaggio può avere più
di un'etichetta, e le etichette possono essere nidificate. Questo tornerà utile nel caso in cui
dovessimo aver bisogno di fare ricerche nel database dei messaggi, perché ci permetterà di
selezionare le mail da un maggiore numero di parametri.
Se quindi vogliamo tenere in ordine la cartella della posta in arrivo, non dobbiamo far altro che
assegnare un'etichetta a ogni messaggio che vogliamo archiviare selezionando la voce "Sposta
in" dal menu delle icone in alto nella pagina. Appariranno tutte le etichette, che potremo considerare come fossero cartelle; dall'interno di "Sposta in" è possibile anche creare nuove
etichette, senza dover quindi eseguire un doppio passaggio per la creazione dell'etichetta e
l'assegnazione della stessa.
INTERVENIRE IN PROFONDITA'
C'è anche un metodo, poco conosciuto ma molto utile, per intervenire "a monte" sul flusso di
posta. Si tratta di sfruttare una funzionalità di Gmail sconosciuta ai più, che consiste nel fatto
che una casella di posta può in realtà essere usata con più nominativi, aggiungendo al nome
originale il segno "+" (più) seguito da un suffisso. Per esempio, se la nostra casella è
[email protected], possiamo utilizzare anche gli indirizzi [email protected],
[email protected], e così via. Se quindi : utilizziamo indirizzi mail diversi per
diversi scopi, le mail continueranno ad arrivare tutte alla stessa casella, ma saranno facilmente
etichettabili e separabili in categorie. Un esempio tipico di uso di questo tipo di indirizzi si ha
quando dobbiamo usarlo per la registrazione di un software, ben sapendo che questo ci esporrà
a ricevere e-mail di spam miste a reali informazioni sul prodotto. Usando un indirizzo che
termina in "+registrazione" potremo poi etichettare tutte le mail inviate a questo indirizzo come
"non urgenti"
GLI ALLEGATI
Quando si parla di traffico generato dalle e-mail, non si allude tanto al messaggio in sé, quanto
alla presenza, molto frequente, di file allegati. Questi ultimi possono essere di dimensioni
cospicue: pensiamo a fotografie, file audio o video, grossi fogli elettronici... Sicuramente usare il
protocollo IMAP in questi casi aiuta, in quanto ci permette di non scaricare obbligatoriamente un
allegato pesante magari mentre consultiamo la posta dal cellulare; ma d'altronde, lasciare
l'allegato sul server di posta non è il modo migliore per conservarlo e, soprattutto, per ritrovarlo
magari dopo qualche settimana, quando non ricordiamo più qual è la versione giusta, o da chi
arriva l'ultima revisione di quel certo testo.
Una buona idea è quella di predisporre uno strumento capace di copiare autonomamente gli
allegati delle e-mail sul nostro spazio cloud. DropBox per esempio potrebbe essere una buona
soluzione, se non fosse per un particolare: che mentre molti altri servizi on-line prevedono il
salvataggio di file inviati via e-mail, DropBox non ha questa possibilità. Ma c'è rimedio a tutto, e
infatti in rete sono apparsi svariati servizi che fanno proprio al caso nostro: inviano a DropBox i
file allegati alle nostre e-mail. Molti di questi servizi sono a pagamento, come per esempio inSync, ma alcuni sono gratuiti. Fra questi ultimi, è molto popolare SendToDropBox, che funziona
assegnandoci un indirizzo mail riservato al quale inoltrare i messaggi che contengono allegati, i
quali verranno poi automaticamente inseriti nelle sottocartelle di Dropbox desiderate. Se invece
non vogliamo utilizzare servizi esterni, esiste una soluzione alternativa basata su di un'utility
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donationware, MailAttachment Downloader, che potete scaricare per esempio da
www.download.com. Questa utility gira sotto Windows e va lasciata funzionare in background.
Una volta configurata con i dati della nostra casella di posta Google, essa controlla ogni pochi
minuti la presenza di nuove e-mail con allegati, e quando le trova provvede a scaricare i file e a
registrarli in una cartella del nostro hard disk; se indichiamo come cartella di salvataggio quella
di Dropbox, i file saranno rapidamente sincronizzati con tutti i nostri dispositivi collegati;
ovviamente, poiché lo spostamento avviene tramite il nostro PC, si avrà un aumento di traffico
dovuto allo scaricamento e al successivo caricamento su Web da parte di Dropbox. La cosa interessante è che l'utility permette di usare filtri, né più e né meno che Gmail, quindi è possibile
per esempio salvare i file in arrivo in sottocartelle diverse dell'hard disk o di Dropbox in base,
per esempio, al mittente del messaggio, o al tipo di file, e così via.
FUNZIONI SPECIALI
Attraverso le Impostazioni, è possibile avere accesso a delle funzionalità particolari che Google
definisce "Labs": si tratta, in pratica, di funzioni particolari in fase di beta test, che possono
tornare utili. in molti casi. Ovviamente, non è detto che funzionino sempre, e nemmeno che da
un giorno all'altro possano venir eliminate; però può valere la pena provarle. Per esempio, c'è
una funzione che attiva l'opzione "Rispondi a tutti" come default, al posto del normale
"Rispondi". Molto comoda per chi tende a rispondere distrattamente a una mail che fa parte di
una discussione fra più persone, tagliando fuori dalla risposta tutti meno il primo mittente.
Interessante anche la funzione "Annulla Invio", utilissima per gli impulsivi: a chi non è mai capitato di accorgersi, un attimo dopo l'invio, che la mail conteneva un errore, o che ci si è
dimenticati un allegato? Bene, "Annulla Invio" consente di bloccare la mail appena inviata,
prima che arrivi a destinazione. Altre funzioni Labs riguardano le anteprime, ovvero la possibilità
di vedere nel client di posta alcuni tipi di file allegati: le immagini di Flickr, i documenti di Google
Docs, le foto di Picasa, le piantine di Google Maps, eccetera. Chi invece deve spesso inviare email di risposta sempre uguali, troverà comodo Risposte Predefinite, che consente di crearsi un
archivio di testi pronti da inviare in risposta alle mail pervenute.
Le funzioni speciali, comunque, non sono un'esclusiva di Gmail. E nemmeno di specifici
provider, visto che per esempio il client Thunderbird, di cui abbiamo parlato in apertura
dell'articolo, dispone di di un'apposita sezione "Componenti aggiuntivi", accessibile dal menu
Strumenti. Qui troviamo vari tipi di estensioni e plug-in per il programma.
POP3 o IMAP?
Una casella di posta elettronica è fisicamente posizionata su un computer detto "mail server",
residente nel data center del proprio Internet provider. La comunicazione via Internet fra il
server e il client (ovvero il computer sul quale viene letta la posta) viene gestita per mezzo di
una serie di regole, che costituiscono un cosiddetto "protocollo". Alcuni servizi, soprattutto di
posta aziendale, utilizzano protocolli proprietari, ma la maggior parte dei server comunicano
tramite due protocolli standard, che sono appunto POP3 e IMAP.
POP3, (ovvero Post Office Protocol 3), è il protocollo più "anziano", e richiede di scaricare i
messaggi sul computer client perché sia possibile leggerli. Il vantaggio del POP3 è quello di
poter avere sempre copia "in locale" delle mail ricevute anche senza la necessità di essere
collegati a Internet, con la possibilità quindi di leggerle, catalogarle e archiviarle senza la
necessità di disporre della connessione telefonica. Lo svantaggio però – certamente non da
poco – è quello che cambiando PC (si usano più sedi di lavoro, si va in vacanza o anche solo
perché il PC della mail va in blocco) si perdono tutte le mail ricevute nonché le copie di quelle
inviate.
Tutto ciò si rivela quindi piuttosto problematico nell'attuale panorama fatto soprattutto di client
mobili (telefonini, tablet, ecc) perché genera molto traffico, occupa molto spazio nella memoria
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di massa del client, spesso limitata, e rende complicato gestire la propria casella da più client,
per esempio dal PC di casa e dallo smartphone in mobilità. La connessione con il server è
inoltre completamente in chiaro, password comprese, e questo espone a grossi rischi di
intercettazione e furto d'identità se la connessione del client, per esempio, avvenisse da una
rete Wi-fi pubblica.
Per questi motivi è preferibile, soprattutto se si utilizzano più client, impostare la connessione
con il più moderno protocollo IMAP. IMAP significa Internet Message Access Protocol, è nato
nel 1986 ed è arrivato alla quarta versione. Funziona sia in chiaro sia in forma criptata. A
differenza dì POP3, IMAP permette di leggere la posta direttamente sul server, senza prima
scaricarla in locale; inoltre, grazie a un sistema di attributi, consente di gestire una casella da
più client mantenendoli tutti aggiornati riguardo a quali messaggi sono stati letti, spostati,
eccetera.
Con il protocollo IMAP la posta viene elaborata esclusivamente sul server del mail-provider. Ne
consegue che la connessione Internet è necessaria per tutta la fase di gestione della posta:
consultazione della mail, apertura e salvataggio degli allegati, lettura delle mail inviate, invio
della posta, configurazione delle varie opzioni nonché tutta la gestione delle cartelle e degli
eventuali filtri, tutte impostazioni che rimangono memorizzate esclusivamente sul server del
mail-provider.
Il vantaggio è dato dalla possibilità di avere a disposizione l'intero insieme dei propri messaggi
(inviati, ricevuti, archiviati in sottocartelle nonché tutti i relativi allegati) sul server remoto, quindi
consultabile in qualunque momento da qualunque PC e da qualunque parte del mondo. Oggi
infatti – grazie alla connessione veloce a banda larga disponibile in tutti i paesi industrializzati –
non è certo più un problema sfruttare la connessione Internet per tutta la fase di gestione della
posta, per cui l'IMAP è diventato di fatto lo standard oggi più diffuso.
Fra le molte funzioni offerte da IMAP vi è quella ad esempio di ricercare le mail di proprio
interesse in base ad opportuni filtri (mittente, data, allegati, ecc) oppure in base al contenuto.
IMAP permette inoltre di gestire alcuni attributi dei messaggi, come ad esempio la notifica di
lettura nonché attributi accessori quali "risposta", "inoltra", ecc.
IMAP4 ammette l'accesso simultaneo da parte di più utenti, che ad esempio per lavoro debbono
consultare in ogni momento messaggi da più postazioni; POP3 invece non lo consente. IMAP4
permette inoltre di visualizzare in anteprima o di scaricare solo una parte del messaggio di
posta o dei suoi allegati. POP3 impone lo scaricamento dell'intero messaggio, di tutti i suoi
allegati e ne impedisce l'anteprima.
Se infine usando l'IMAP si vuole tenere copia in locale delle mail è possibile scaricare quelle di
interesse (o tutte) tramite il comando "salva" (solitamente in formato EML). Si possono così
consultare le mail, scriverne di nuove e poi, ristabilita la connessione, inviarle al proprio
provider.
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