Scheda Tecnica

ericsoft [ hotel 3° ]
SCHEDA TECNICA
Prenotazioni
•
Gestione
o L’inserimento di una prenotazione può avvenire sia
specificando il numero di risorsa (camera, piazzola,
sala, appartamento) che indicando solamente la
tipologia della risorsa richiesta, demandando ad un
secondo momento, l’assegnazione.
o Ogni prenotazione viene classificata con un
numero di protocollo che può essere comunicato al
cliente ed essere utilizzato per evitare
incomprensioni o errori nelle successive
comunicazioni.
o Ogni scheda di prenotazione può essere immessa
nel sistema attribuendole uno qualsiasi degli stati
seguenti:
Waitlist: solo in questo stato la
prenotazione non compare nei planning e
non da luogo al decremento della
disponibilità. Apposite ricerche e stampe
consentono di conoscere in qualsiasi
momento le prenotazioni in attesa di
essere prese in considerazione.
Opzionata: una prenotazione viene
memorizzata in questo stato quando si
intende condizionare la sua conferma a
particolari accordi entro una determinata
data di opzione, scaduta la quale la
prenotazione sarà classificata come
opzione scaduta.
Prenotata: è lo stato che si predilige per le
prenotazioni che non sono sottoposte alla
procedura di conferma.
Confermata: quando per una prenotazione
opzionata vengono assolti gli obblighi
stabiliti, essa viene posta in questo stato.
Bloccata: ad una prenotazione che si trova
in questo stato, non può essere modificato
il numero di camera.
Presente: stato assunto da tutte le
prenotazioni all’atto del check – in.
No Show: tutte le prenotazioni in stato di
opzionata, prenotata, confermata e
bloccata che non vengono messe in stato
di presente entro la data indicata per
l’arrivo, vengono spostate in automatico in questo stato. In qualsiasi momento, e
soprattutto in fase di prenotazione, è possibile conoscere lo storico soggiorni dei clienti,
compresi i No Show.
o Un meccanismo di recupero automatico delle informazioni, consente di compilare una
prenotazione in modo veloce, sicuro e conforme agli accordi presi con i clienti per quanto riguarda
le convenzioni di pagamento, i listini e i dati di fatturazione precedentemente specificati dagli
addetti al booking.
o A fini statistici è possibile completare una scheda di prenotazione con numerose informazioni
quali i dati di provenienza, i mezzi utilizzati, la fascia di mercato, il canale di vendita, la tipologia di
clientela.
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Sulle schede possono essere memorizzati i dati della carta di credito con la quale il cliente
garantisce il soggiorno. Questa operazione può essere eseguita con l’ausilio di un lettore che
istantaneamente riporta in scheda tutti i dati eliminando eventuali errori di trascrizione.
All’interno della scheda di prenotazione sono forniti gli strumenti per agevolare operazioni quali la
stampa di lettere o preventivi, la stampa di richieste di conferma, la gestione di acconti, depositi e
caparre e delle relative stampe.
Nella scheda di prenotazione è possibile riporre una copia scansionata di tutti i documenti cartacei
oppure la copia di una mail o i relativi allegati
scambiati fra il cliente e i responsabili del booking.
Dalla scheda di prenotazione è, inoltre, possibile
pianificare in anticipo una serie di addebiti
(denominati ricorrenze) da eseguirsi in date
prescelte comprese nel periodo di soggiorno.
Il concetto di “gruppo” è stato ampliato fino a
diventare di “convegno”. In quest’ottica la data di
arrivo delle schede componenti può essere tra loro
differente, cosi come la data di partenza (se ne
deduce che il gruppo ne è un caso particolare in cui
tutti arrivano nello stesso giorno e tutti ripartono lo
stesso giorno).
L’inserimento di una prenotazione di gruppo (o per un convegno) può essere fatta in tre passaggi
successivi:
Impegno risorse; dove si indicano quali e
quante risorse sono richieste e per quale
periodo. Questo stato serve a scalare le
risorse dalla disponibilità globale. Ma nello
stesso tempo non costringe a conoscere
dettagli sull’offerta, sul prezzo e,
soprattutto, sull’assegnazione.
Definizione risorse; in aggiunta alle
informazioni dell’Impegno, si indicano il
numero degli occupanti, il trattamento, la
retta ed eventuali supplementi o riduzioni.
Al termine di tale definizione, si avrà sulla
scheda di gruppo il prezzo dell’intero
soggiorno del gruppo o del convegno
raggruppato per casistiche uguali. In
questa fase non viene, ancora, presa in
considerazione
l’assegnazione
delle
risorse.
Assegnazione; in genere fatta dopo aver
ricevuto l’elenco degli occupanti (o
Rooming list), è l’operazione in cui si
assegnano le risorse disponibili cosicché
sia tutto pronto e stabilito per l’operazione di Check – in che potrà essere condotta in
maniera rapida e precisa.
•
I planning
o Planning di periodo; interattivo e altamente
personalizzabile, può costituire la base operativa
per il ciclo di vita di una prenotazione partendo dal
Check - in e arrivando al Check – out, passando
per la creazione delle schedine di P.S., per la
gestione degli addebiti e per la stampa del conto.
o Planning Giornaliero; o quadro giornaliero sul quale
è possibile avere un prospetto della situazione del
giorno dell'intero piano camere nonché tutte le
operazioni di gestione del ciclo di vita di una
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prenotazione.
RAC per Disponibilità di periodo; costituisce uno strumento
estremamente veloce e utile per stabilire la disponibilità di
risorse raggruppate per tipologia in un dato
periodo.
o Piantina; simile come logica al Planning
giornaliero, questo strumento è in grado di
riprodurre graficamente piani o zone della
struttura con la reale disposizione delle
risorse, per le quali sono disponibili tutte le
operazioni di gestione del ciclo di vita di
una prenotazione.
Disponibilità
o Di Periodo; questo strumento è stato studiato per
fornire il massimo supporto possibile ai responsabili
booking che possono visionare la disponibilità delle
risorse suddivise per tipologia, la disponibilità totale di
tutte le risorse espressa anche in termini di numero di
posti letto e la situazione degli allotment, delle
prenotazioni in waitlist e quelle in overbooking. Tutti i
dati riportati tengono conto anche delle risorse poste
“Fuori servizio”.
o Giornaliera; per far fronte a tutte
quelle situazioni in cui è necessario
rispondere
alla
richiesta
di
disponibilità in modo veloce e sicuro
(cliente di passaggio, cliente al
telefono ecc.), è stato creato questo
strumento che con la sola
digitazione della presunta data di
arrivo permette di sapere se e quali
risorse sono disponibili per il periodo
richiesto.
o Situazione risorse; con l’ausilio di
questo strumento il personale di front – office può
gestire e visionare la condizione di tutte le risorse (libera
da rifare, libera rifatta, occupata da rifare, occupata
rifatta) onde gestire opportunamente l’arrivo di un
cliente. Le stesse informazioni sulla condizione delle
risorse vengono mostrate sul planning giornaliero e
sulla piantina.
Alcune fra le innumerevoli stampe realizzate per coadiuvare i
responsabili booking:
o Situazione annuale prenotazioni: specchio basato su
griglia annuale che riporta per ogni giorno la quantità di
risorse confermate, la quantità di quelle in attesa di
conferma e di quelle in allotment. A titolo statistico
viene, anche, riportata la percentuale di occupazione
risorse su base annua.
o Previsione delle presenze: effettua, per il periodo
voluto, una riga per giorno, la previsione delle presenze
suddivise per fasce (adulti, ragazzi, bambini, infanti,
gratuiti), del numero di risorse occupate e
della retta prodotta calcolate sulla base
delle prenotazioni in essere. Viene
corredata di un prospetto che divide le
presenze previste nel periodo per tipo di
arrangiamento, per convenzione di
pagamento e per prenotante e di un
grafico lineare che mostra l’andamento
della retta prodotta giornalmente nel
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periodo.
Situazione impegno risorse: mostra, una riga
per giorno nel periodo selezionato, il numero
di arrivi previsti, di clienti in fermata, di
partenze previste e di occupazione suddivisi
in termini sia di risorse che di persone. Molto
utile a prevedere, per tempo, la mole di
lavoro generata dal movimento clienti e, di
conseguenza, la quantità di personale
necessario a garantire un servizio efficiente.
Specchio settimanale delle presenze: griglia
settimanale che mostra, per ogni giorno, il
numero di pernotti, di breakfast, di lunch e di
dinner per ogni gruppo presente e per tutte
le prenotazioni singole raggruppate sotto la dicitura “Individuali”.
Preparazioni per cucina: mostra, una riga per giorno nel periodo selezionato, il numero di
colazioni, pranzi e cene previste sulla base delle prenotazioni in essere e una previsione sul limite
massimo del numero di clienti in movimento (clienti in fermata, clienti in arrivo e clienti in partenza)
che potrebbero decidere di servirsi del ristorante.
Giornale delle presenze: per ogni giorno del periodo selezionato, riporta, raggruppato per gruppi,
la quantità delle tipologie di risorse riservate (tutte le prenotazioni singole sono raggruppate sotto
la dicitura “Individuali”), l’elenco degli allotment in essere e uno specchio che riporta il totale delle
risorse confermate, da confermare e in lista d’attesa.
Check – in
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L’operazione di Check – in consente di porre nello stato di
presente una qualsiasi scheda di prenotazione in arrivo, fornendo
la certezza che siano state date completamente e correttamente
l’insieme minimo di informazioni necessarie a gestire una scheda
cliente presente.
In questa fase possono essere aggiunte tutte le informazioni di
natura statistico - commerciale previste dalla direzione, assieme
alle informazioni anagrafiche del cliente.
Possono essere predisposti eventuali sottoconti per far fronte
all’esigenza espressa da parte dei clienti, alloggiati
anche in una stessa risorsa, di suddividere tutti gli
addebiti extra.
Qualora all’interno della struttura sia attivo il sistema di
pagamento elettronico, in questa fase si possono
programmare e associare ai corrispondenti conti le
chip-card.
Se il programma è interfacciato con un sistema di
controllo accessi, in questa fase avviene la
comunicazione per l’abilitazione della tessera di
ingresso e per l’attivazione dei sistemi automatizzati
della risorsa.
Sono forniti anche strumenti per ottimizzare le operazioni di check – in di gruppi o convegni garantendo,
così, velocità e precisione da parte degli addetti.
Pubblica sicurezza
•
•
Con l’inserimento delle schedine, viene aggiornato
automaticamente l’archivio indirizzi generale e viene
fornita la possibilità di eseguire la stampa su carta, a
video e su file del tabulato ISTAT (Tavola A), dei
modelli C59/C60 e della Comunicazione di P.S.
Sono stati predisposti strumenti per il controllo
dell’avvenuta registrazione di tutti gli ospiti, per facilitare
la compilazione di schedine di gruppo e per ricercare
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tutti gli alloggiati all’interno della struttura.
Durante l’inserimento delle schedine in osservanza all’obbligo di
legge sulla privacy, il programma richiede se il cliente ha firmato il
consenso per il trattamento delle informazioni, al fine di poter
escludere dai mailing coloro i quali non lo hanno fatto. Anche le
liste per la portineria o le liste a video che vengono consultate, per
esempio in seguito a una telefonata per ricercare il numero di
camera, mostrano se il cliente ha autorizzato il trattamento delle
informazioni cosicché sia possibile prevenire errori da parte degli
operatori front-office nel fornire informazioni non autorizzate.
Live – in
•
•
•
•
•
L’aggiornamento dei dati di una scheda cliente risulta immediato e
semplice purché l’operatore goda dei permessi necessari a farlo.
Se opportunamente impostato, il programma memorizza tutte le
variazioni di retta sotto forma di rettifica con l’autore, la data
e l’ora di esecuzione, consentendo un pieno controllo
sull’operato degli utenti.
In qualsiasi momento (anche prima del Check – in) è
possibile predisporre sottoconti collegati al conto principale
della scheda cliente da utilizzarsi per gli addebiti extra, per
l’addebito di una parte della retta, per l’arrivo posticipato o la
partenza anticipata di uno o più occupanti.
Collegando opportunamente le schedine ( o uno o più
famigliari di una schedina) alle eventuali persone del
sottoconto, si otterrà l’aggiornamento automatico di tutti i
moduli di P.S. quali modelli C59/C60 e Tavola A con la
reale data di arrivo o di partenza rispetto a quella del conto
principale.
Le metodologie di addebito extra previste dal programma
sono di vario tipo:
o Addebiti
tastiera-mouse:
schermate
studiate
appositamente per eseguire in modo intuitivo e
veloce gli addebiti con il semplice ausilio di tastiera
e/o mouse. Da qui si possono eseguire anche le
operazioni di cancellazione, di modifica, di rettifica e
di splitting purché l’utente sia autorizzato a farlo.
o Addebiti penne ottiche: dispositivo per la lettura di
codici a barre che consente di memorizzare
l’addebito in tempo reale senza trascrizioni o
passaggi di informazioni fra reparti. Molto utile per il
riscontro delle consumazioni dei Frigobar, consente
all’addetto di effettuare il ricarico e gli addebiti
contemporaneamente.
o Addebiti da ristorante: se dotato della soluzione di
Ericsoft per la gestione ristorante e POS, gli addebiti
del ristorante (ma anche dei bar, di negozi interni, di
piscine e di servizi di affitto materiale) possono
essere direttamente trasferiti sul conto del cliente in
tempo reale con la possibilità di stampare un buono
di consumo per la controfirma.
o Addebiti chip-card: attraverso la medesima soluzione
è possibile introdurre l’utilizzo di tessere chip card o
transponder a braccialetto, anche precaricate, che il
cliente potrà utilizzare all’interno della struttura.
o Addebiti ricorrenti: funzionalità che consente all’atto
della prenotazione, o comunque prima del check-in
della scheda cliente, di effettuare una serie di preaddebiti nelle opportune date in seguito a particolari
servizi richiesti dal cliente.
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Check – out
•
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•
•
La procedura di emissione conto prevede la possibilità di
selezionare, attraverso numerosi filtri, uno o più conti da
chiudere.
La stampa dei conti avviene dopo la visualizzazione di una
maschera di anteprima che consente di verificare la
correttezza dei dati, di eseguire modifiche dell’ultimo
momento, di cambiare modalità di visualizzazione del conto
stesso e di selezionare il tipo di documento che il cliente
desidera: proforma, ricevuta fiscale, fattura, estratto conto e
quant’altro definito a livello di manutenzione.
Dopo l’anteprima, possono essere fornite le informazioni
sull’intestazione del documento, sulla composizione della
distinta di pagamento, sul cambio divisa e sui destinatari di
eventuali sospesi.
E’ anche consentita l'emissione anticipata del conto del cliente
calcolato fino al giorno corrente o fino alla fine del soggiorno. In
quest’ultima ipotesi, alla reale partenza del cliente, se non ci
sono ulteriori addebiti sul suo conto, sarà sufficiente eseguire la
funzione di liberazione della camera.
Sono supportate diverse numerazioni dei documenti affinché ogni postazione di check - out possa avere
una propria numerazione sui documenti fiscali; in alternativa, se diversamente voluto, tutte le postazioni di
check - out possono condividere la stessa numerazione.
Chiusura giornaliera
•
•
Al termine della giornata lavorativa si può procedere
all’elaborazione della chiusura e alla stampa dei report inerenti
i dati gestionali, attraverso un semplice click su un bottone.
Consente la visione di dati parziali riferiti a singoli operatori
oppure consente il trattamento dei dati globali.
o Chiusura generale: mostra la situazione corrispettivi
suddivisi per aliquota I.V.A., i dati di occupazione di
clienti, risorse e letti della giornata, la situazione
cassa suddivisa per i vari tipi di pagamento e di
possibili divise straniere, situazione sospesi,
situazione depositi, produzione giornaliera divisa per
comparto e la situazione arrangiamenti del giorno con
Arrivi, Partenze e Fermate.
o Documenti emessi del giorno: mostra l’elenco,
suddiviso per operatore, dei documenti emessi nella
giornata riportando per ognuno il tipo (Ric. Fisc. o
fattura), il numero, l’intestatario, il numero di risorsa, il
totale documento, la parte a cassa e la parte a
sospeso.
o Incasso documenti per comparto: mostra il totale
fatturato nella giornata suddiviso per comparti.
o Addebiti del giorno: mostra l’elenco degli addebiti
eseguiti in giornata suddiviso per operatore e
comparto.
o Addebiti cancellati: mostra l’elenco degli addebiti
cancellati nella giornata suddivisi per operatore e per
comparto.
o Addebiti rettificati: mostra l’elenco degli addebiti
rettificati nella giornata suddivisi per operatore e per
comparto.
o Sospesi: elenco dei sospesi emessi, chiusi e
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incassati suddiviso per operatore competente.
Depositi: elenco di tutti i depositi percepiti da tutti i
clienti.
o Deposito dei prenotati: elenco dei depositi dei soli
clienti prenotati (Caparre).
o Deposito dei presenti: elenco dei depositi dei soli
clienti presenti (Deposito beni e valori).
o Prima nota pagamenti: elenco suddiviso per tipi di
pagamento, che riporta tutti i movimenti a cassa dei
documenti emessi oggi.
o Prima nota documenti: elenco di tutti i documenti che
hanno movimentato la cassa.
o Occupazione:
stampa
che
riporta
l’occupazione espressa in termini di clienti,
di risorse e di posti letto raffrontando i dati
con il corrispondente periodo dell’anno
precedente.
o Sospesi in scadenza: elenco dei sospesi in
scadenza che riporta cliente, scheda di
riferimento, dati del documento da saldare,
importo e operatore competente.
o Opzioni scadute: elenco raggruppato per
operatore competente, di tutte le schede di
prenotazione a cui sono scadute le date di opzione entro le quali erano attese le caparre
confirmatorie.
o Waitlist scadute: elenco di tutte le prenotazioni in lista di attesa previste in per la giornata.
Le stampe possono, opzionalmente, essere visualizzate in anteprima oppure stampate. E’ altresì possibile
definire quali stampe debbano obbligatoriamente essere stampate nel momento in cui si lancia
l’elaborazione della chiusura.
o
•
Contabilità
•
•
•
•
•
Sono fornite funzionalità di ricerca e gestione dei documenti
emessi attraverso le quali è possibile ripristinare documenti
errati, per poi eventualmente ristamparli, oppure modificare la
distinta di incasso.
La gestione dei sospesi consente di visualizzare la situazione
nel suo complesso oppure di analizzarla per singolo cliente
consentendo la consultazione anche delle partite chiuse. Ad
un sospeso può essere cambiato l’intestatario di riferimento e
può essere spezzato per essere incassato parzialmente.
La gestione acconti consente di fatturare anticipi e acconti
collegandoli all’anagrafica del pagante
oppure alla sua scheda cosicché, in fase di
check – out, venga automaticamente scalato
dal totale del documento fiscale di fine
soggiorno. Un acconto, ad esempio inviato
da una agenzia, può essere scomposto in
parti più piccole per essere utilizzato in
diverse occasioni.
Gestione emissione documenti per clienti di
passaggio che usufruiscono di servizi
aggiunti quali ristorante, bar, caffetteria, sala da ballo, ecc.
Stampe fornite a supporto:
o Documenti emessi: elenco di tutti i documenti emessi con informazioni sui relativi soggiorni, nel
periodo indicato che riporta, opzionalmente, il dettaglio per singolo extra o per comparto.
o Sospesi emessi: elenco di tutti i documenti sospesi con informazioni sui relativi soggiorni, nel
periodo indicato che riporta, opzionalmente anche il dettaglio per extra o per comparto.
o Sospesi emessi per intestatario: elenco di tutti i documenti sospesi raggruppati per intestatario.
o Sospesi emessi in scadenza: schema di tutti i sospesi in scadenza entro 30, 60, 90 o più giorni
raggruppati per anagrafica.
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Elenco depositi nel periodo: elenco di tutti i depositi in
un determinato periodo raggruppati per cliente.
Fatturato per anagrafica: classifica del fatturato
generato da ciascun anagrafica in un determinato
periodo con o senza dettaglio.
Corrispettivi suddivisi per aliquota IVA: Situazione
corrispettivi suddivisi per aliquota I.V.A. nel periodo
indicato.
Produzione arrangiamenti per operatore: produzione
del comparto arrangiamenti suddivisa per operatore
che ha creato la prenotazione. Molto utile per premi di
produzione nel settore marketing.
Situazione pagamenti e sospesi: mostra la situazione cassa suddivisa per i vari tipi di pagamento
comprensiva delle parti a sospeso. Ottenibile anche con dettaglio.
Statistiche
•
•
•
Sono
presenti
funzionalità
progettate al fine di fornire tutti gli
strumenti necessari al controllo, alla
consultazione,
all’analisi
e
all’archiviazione, totale o parziale,
dei dati di gestione della struttura.
Il
“prospetto”,
uno
degli
strumenti
più
rappresentativi, analizza e compara i dati e le
statistiche relativi a qualsiasi periodo per ottenere
dati sulla produzione (suddivisa per arrangiamento
e comparti extra) sulle presenze, sui room-nights,
sugli arrivi, sulle partenze, sulle percentuali di
occupazione (riferite alle camere, al numero minimo di letti e a quello
massimo) e sulla produzione media per presenza e per room-night. In
sezioni diverse, sono anche riassunti tutti i documenti
emessi nel periodo selezionato, suddivisi per causale
con totale importo, totale a cassa e totale a sospeso e
la situazione sospesi divisa per mastro clienti che
riporta il totale dei sospesi emessi nel periodo e, di
questi, il totale di quelli incassati e il totale di quelli
ancora da incassare. A completamento viene fornito
anche un riassunto della situazione acconti col totale
degli acconti ricevuti nel periodo, il totale di quelli
utilizzati e il totale residuo.
Molte sono le stampe fornite a corredo studiate per
evidenziare al meglio ogni singolo aspetto della
gestione:
o Prospetto: versione stampata del prospetto
sopra descritto.
o Riepilogo comparato dei ricavi: mostra la
produzione per comparti del giorno corrente,
del mese corrente e dell’anno corrente
rapportata con i valori degli stessi periodi
dell’anno precedente evidenziando in valore e
in percentuale tutte le variazioni. Allo stesso
modo
vengono
confrontati
i
dati
sull’occupazione di risorse e posti letto.
o Rilevazione delle presenze: grafico a torta che
mostra la proporzione dei clienti rispetto alla
nazionalità, alla nazione di residenza, alla
regione di residenza e all’età, che hanno
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soggiornato in un determinato periodo.
Indici di occupazione:griglia che riporta il calcolo degli indici di occupazione di un periodo con
suddivisione per tipologia di risorsa unitamente a un grafico degli indici espressi in percentuale e a
uno specchio riassuntivo della durata media dei soggiorni.
Fatturato per fasce orarie: consente di analizzare il fatturato espresso in fasce orarie definibili a
piacere. Molto utile per le attività di servizio.
Situazione addebiti: situazione addebiti raggruppati per comparto, per magazzino e per stato.
Mancati arrivi: situazione dei mancati arrivi di un qualsiasi periodo.
Sicurezza
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L’accesso al programma può essere limitato a determinati utenti i quali
potranno notificarsi attraverso l’impiego del classico nome utente e
password oppure tramite la pressione di un pulsante che ne riporta il
nominativo oppure tramite una tessera chip-card personale oppure
tramite un bracciale con transponder incorporato.
Ogni profilo utente può essere configurato sia per quanto riguarda il
livello delle informazioni visibili che per le operazioni da esso
eseguibili. Sarà il responsabile dell’installazione a decidere quali
operazioni possono essere compiute da uno specifico utente
(operatore front-office, operatore back-office, direzione, etc.) e a
quali informazioni può avere accesso.
Tutte le operazioni eseguite dagli utenti, ivi incluse le cancellazioni di
addebiti dal conto, le rettifiche di prezzi e l’emissione di qualsiasi tipo
di documento (proforma, scontrino, ricevuta fiscale, fattura) sono
memorizzabili e consultabili dal gestore in qualsiasi momento.
Il programma è, inoltre, fornito della funzione “copie di sicurezza” di
tutti i dati che può essere eseguita con un semplice click e consente
di memorizzare copie di sicurezza sullo stesso disco rigido, sul disco
di altre macchine in rete, su appositi supporti quali floppy disk, dischi
removibili, CDR e DVDR.
In qualunque momento è possibile esportare su uno qualsiasi dei
supporti sopra elencati tutti o parte dei documenti emessi con tutti i dati gestionali ad essi connessi. Se e
quando sarà ritenuto opportuno potrà essere fatta l’operazione contraria (importazione), che consentirà di
visionare tutte le statistiche di gestione comprensive dei dati precedentemente archiviati.
Anagrafiche
•
•
La gestione, e soprattutto
l’inserimento
di
nuove
anagrafiche, è stata integrata
sia con la funzione di
inserimento delle prenotazioni
che con quella di inserimento
delle
schedine
di
P.S.,
favorendo così l’aggiornamento
dei dati anagrafici del cliente
con le usuali operazioni di
check-in
(necessarie
e
obbligatorie ad ogni soggiorno).
Attraverso la possibilità di
creare fino a 99 mastri (Indirizzi,
Privati,
Ditte,
Agenzie,
Dipendenti, Gruppi ecc.), le
anagrafiche potranno essere
suddivise e dettagliate a
seconda delle necessità.
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Per ogni mastro definito è possibile specificare quali dati devono essere richiesti all’inserimento, cosicché
sarà possibile inibire i dati personali (famigliari e documento d’identità) per le anagrafiche di tipo ‘Ditte’ o
‘Agenzie’ oppure si potranno disattivare i dati fiscali e commerciali per il mastro ‘Indirizzi’.
Tramite le anagrafiche è, anche
possibile
visionare
istantaneamente lo storico
soggiorni e la situazione
sospesi.
Fra le possibili informazioni
memorizzabili
per
ogni
anagrafica, vi sono l’eventuale
sito internet del cliente e la sua
e-mail estremamente utile nel caso si desideri prendere iniziative
quali mailing elettronici, liste di distribuzioni per offerte etc.
Innumerevoli sono i tipi di stampe che completano la gestione
anagrafiche: elenchi, tabulati e prospetti di tutte o parte delle
anagrafiche, etichette, buste, statistiche basate su città, nazione,
mastro, note.
Possibilità di filtrare, in qualsiasi stampa, anche per ultimo anno di
soggiorno, cosicché sia possibile estromettere anagrafiche ormai
datate.
Listini
•
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•
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•
Possibilità di creare fino a 99.999 listini diversi per ognuno dei
quali è possibile creare infinite periodicità (alternanze di
stagionalità quali bassa, media, alta, altissima, festivi, feriali,
fiere, etc.).
I prezzi possono essere definiti a persona oppure a risorsa a
seconda dell’arrangiamento.
Possibilità di definire fino a 10 supplementi calcolati a persona
e altri 10 calcolati a risorsa per ogni prenotazione.
Ogni listino può essere definito su base giornaliera,
settimanale, quindicinale e mensile
Per ogni listino possono essere definiti gli scorpori e il loro
valore (camera, prima colazione, pranzo e cena o quant’altro
ritenuto necessario).
Per una gestione rapida e precisa dei listini, è stata
implementata una funzione di “copia”, che consente di
duplicare in tutte le sue parti un qualsiasi listino esistente, e
una di “aggiornamento automatico” che consente di
manipolare, con un singolo click, tutti i prezzi di un listino con
variazioni in valore o percentuale sia per arrangiamenti che
per supplementi.
Magazzino economato
•
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•
Nella moderna dottrina del Food & Beverage, la “Gestione
magazzino” sia a livello di contabilità che a livello di
movimentazione, ricopre il ruolo base e costituisce il trampolino
di lancio per l’economato consentendo, assieme agli opportuni
strumenti di analisi, di raggiungere ottimi standard qualitativi, di
ottimizzazione degli acquisti, di approfondimento e
miglioramento delle procedure di controllo e di supervisione.
L’anagrafica articoli consente la definizione e la supervisione di
tutti gli articoli movimentati all’interno della struttura in seguito agli
acquisti, alla vendita e ai trasferimenti da un magazzino all’altro.
Per ogni articolo si possono specificare: due livelli merceologici per
aumentare il grado di analiticità delle statistiche; unità di misura di
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acquisto, di vendita e il rapporto che fra essi intercorre per
automatizzare il calcolo delle giacenze; i due fornitori più
accreditati alla sua fornitura; prezzi di riferimento concordati
onde favorire controlli incrociati alla ricerca di aumenti
ingiustificati; il livello di riordino in ciascuno dei 15 magazzini
onde prevenire esaurimenti inaspettati;
Dall’anagrafica di ciascun articolo è possibile accedere alle
funzioni di verifica della giacenza espressa in unità di misura
di acquisto, di vendita e di valore per ogni singolo magazzino
o per la loro totalità.
Per tutti quegli articoli, denominati da ora in avanti
semilavorati, che sono il risultato di lavorazioni di materie
prime (pietanze, porzioni, cocktail etc.) esiste la possibilità di
specificare la ricetta (distinta base) con l’elenco di tutte le
componenti e relative quantità.
Tenendo presente che un semilavorato può contenere
all’interno della propria ricetta un altro semilavorato, si deduce
che le ricette possono essere a infiniti livelli. Una simile
elasticità consente di rappresentare anche i più sofisticati scenari, garantendo una precisione altrimenti
difficilmente ottenibile.
La movimentazione degli articoli avviene tramite l’inserimento e la memorizzazione di diverse tipologie di
documenti: fatture dei fornitori, bolle dei fornitori, note di credito ai fornitori, trasferimenti interni fra
magazzini, saldi iniziali, scarti e ammanchi, deperimento e deprezzamento merce e scarichi indotti dagli
addebiti (chiusure).
All’atto dell’inserimento delle fatture dei fornitori, è possibile specificare anche le condizioni di pagamento
praticate, cosicché lo scadenziario sia aggiornato e permetta di avere sempre sotto controllo i pagamenti
da effettuare. In automatico vengono creati anche i movimenti di prima nota cosicché il conto associato al
fornitore risulti sempre aggiornato e fornisca in ogni momento la situazione dare/avere.
In aggiunta alle schermate di gestione e di controllo, sono fornite stampe di vario genere:
o Elenco dei movimenti di
magazzino ordinati per
data.
o Costo di acquisto medio
ponderato di ogni articolo
suddiviso
anche
per
fornitore diverso.
o Lista
analitica
per
l'incidenza di ogni articolo
nel calcolo del costo pasto.
o Estratto conto di un
mastrino con dare, avere e saldo progressivo.
o Elenco delle registrazioni da N° a N° oppure da data a data oppure per mastrino
o Elenco scadenze di primanota (chiuse, aperte o entrambe) da data a data e per anagrafiche.
o Lista degli articoli sotto scorta raggruppati per fornitore principale.
o Stampa inventario di magazzino.
o Schede articoli di magazzino.
Allotment
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Quello degli allotments è diventato un capitolo di primaria
importanza nella gestione di alcune tipologie di hotel al punto tale
che Ericsoft ha sentito l’esigenza di fornire una serie di strumenti
studiati appositamente per la loro definizione, gestione e controllo.
La fase di definizione permette di inserire contratti di allotments sia
per risorse specifiche sia per un gruppo generico di cui è nota solo
la tipologia. Ogni agenzia ( o prenotante in genere ) può avere infiniti contratti ognuno dei quali valido, per
esempio, solo in determinati periodi oppure avente diverso periodo di “release” oppure avente diverso
listino di riferimento.
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Gli automatismi del programma scattano all’atto di inserimento
delle prenotazioni il cui prenotante ha anche dei contratti di
allotments con parametri che si conciliano con quelli della
prenotazione stessa. A quel punto sarà mostrata una tabella che
riporta per ogni giorno il numero totale di camere in allotment, il
numero di quelle utilizzate, quindi il numero di quelle rimaste.
Sarà facoltà dell’operatore scegliere l’allotment a cui collegare la
prenotazione piuttosto che scegliere di non accettare la
prenotazione stessa perché terminata la disponibilità, sempre
che non si decida di accettarla comunque in extra-allotment.
In ogni momento tutte le liste e le stampe messe a disposizione
possono fornire utili informazioni al grado di occupazione e
utilizzo degli allotment stessi da parte delle agenzie sia da un
punto di visto complessivo che giornaliero:
o Elenco allotment: mostra tutti i contratti in essere
raggruppati per prenotante, con quantità e tipologia
delle risorse, data di validità del contratto, release e
listino di riferimento.
o Conteggio allotment utilizzati: mostra il conteggio degli
allotment utilizzati di una determinata agenzia
elencando gli estremi dell’allotment (tipologia, quantità,
release inizio, fine, durata e listino) la quantità totale di
giorni-camera, la quantità utilizzata e quella ancora
libera. Al termine viene mostrato anche un prospetto
riassuntivo delle prenotazioni associate al prenotante
extra - allotment.
o Previsione di utilizzo allotment: conteggio degli
allotment utilizzati e in previsione di utilizzo sulla base
delle prenotazioni esistenti di una determinata agenzia.
o Dettaglio allotment per data: elenco degli allotment di
una anagrafica dettagliati per data.
Pagamento elettronico
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L’adozione di sistemi di pagamento elettronico (Chip card, Badge magnetici,
Transponder) consente di centralizzare e limitare il trattamento del denaro a
una cerchia più ristretta di persone, migliorando i processi di controllo e
verifica dell’operato da parte della proprietà e/o della direzione.
Nelle strutture che adottano tale sistema, inoltre, si è osservato un
incremento del venduto grazie alla semplicità e alla praticità con cui un cliente
può consumare.
Il sistema può essere configurato per operare nella modalità “tessere prepagate” (a credito) oppure nella modalità “tessere di riconoscimento” (a debito). L’addebito ai clienti
avviene utilizzando la loro tessera personale in uno qualsiasi dei punti di addebito installati (bar, ristoranti,
piscine, discoteche, campi sportivi, servizi di noleggio etc.)
Procedure automatizzate provvedono ad addebitare in tempo reale, sul conto del cliente, tutti gli extra
acquistati garantendo l’assenza dei disservizi che possono derivare dalla perdita della tessera o dal suo
maltrattamento e conseguente malfunzionamento.
Al momento di stampare il conto si è certi di avere addebitato tutti gli extra consumati fino a quel momento
dal cliente.
Sono fornite stampe e strumenti per la verifica del sistema, in particolare:
o Elenco delle tessere aperte con dettaglio delle consumazioni raggruppato per punti di addebito.
o Riepilogo delle tessere aperte per punti di addebito.
o Elenco singoli addebiti per tessera aperta.
o Elenco delle tessere chiuse con dettaglio addebiti raggruppato per punti di addebito.
o Riepilogo delle tessere chiuse raggruppato per punti di addebito.
o Elenco singoli addebiti per tessere chiuse.
Penne ottiche
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Il supporto delle penne ottiche nel programma consente ai camerieri e al
personale in genere, di poter inserire gli addebiti direttamente nel computer
evitando errori di trascrizione e/o dimenticanze (grazie al loro semplice
utilizzo che consiste nel passarle sui codici a barre indicanti la risorsa, gli
extra ordinati e/o consumati dal cliente per poi riporle nell’apposito calamaio
al fine di concludere il processo di addebito).
Questa modalità operativa viene sfruttata sia in fase di servizio per tutte
quelle vivande considerate extra (bevande, caffetteria, etc.) sia in fase di
ricarico dei frigobar nelle camere dei clienti.
Con l’ausilio delle penne ottiche si può, poi, nelle strutture che forniscono
arrangiamenti di mezza pensione o pensione completa, procedere alla raccolta delle ordinazioni ai clienti
fra le possibili scelte del menù per il pranzo e per la cena. Evitando così i doppi conteggi e le trascrizioni
spesso causa di noiosi errori.
Lettore carte di credito
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E’ possibile collegare al computer un lettore di carte a banda magnetica
attraverso il quale poter snellire le operazioni di check-in e
memorizzazione dei dati (numero, validità, intestatario) della carta di
credito del cliente. Operazione che viene portata a termine senza alcun
errore di trascrizione garantendo l’esattezza dei dati per eventuali
addebiti.
Le informazioni permangono sulla scheda di prenotazione del cliente
fino a qualche giorno dopo la sua partenza (il numero di giorni
è decidibile a livello di parametrizzazione del programma).
Dopodiché saranno cancellate permanentemente dalla base
dati onde garantire la massima sicurezza e riservatezza al
cliente con la minore responsabilità possibile per l’hotel.
Building automation
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Sono forniti gli strumenti che consentono l’interfacciamento con programmi di terze parti che gestiscono
sistemi di controllo accessi (per la programmazione di badge magnetici che fungono da chiave per
l’accesso alla camera o a quelle aree della struttura a cui il cliente può accedere, nonché per il controllo e il
monitoraggio delle risorse stesse).
Attraverso un'unica operazione di check-in effettuata sui programmi Ericsoft, si attiva la gestione del cliente
anche sul programma esterno, senza perdite di tempo nella duplicazione dei dati.
Documentale e messaggistica
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Al fine di completare la gestione delle prenotazioni, sono state introdotte funzionalità per gestire immagini
scansionate di contratti, accordi, richieste, listini e quant’altro costituisca documentazione scambiata con
clienti a fronte di una o più prenotazioni.
Integrato come una estensione delle anagrafiche, rende possibile associare, ad esempio, la scansione
digitale della richiesta fatta da una ditta, agenzia o cliente in genere per la prenotazione di camere,
appartamenti o sale convegni cosicché non vi sia il bisogno di mantenere un archivio cartaceo esterno e
passibile di usura e perdita.
E’ consentito memorizzare il file contenente il preventivo (redatto ad esempio con una delle applicazioni
Microsoft Office) col quale si risponde alla richiesta oppure il listino redatto appositamente per
un’occasione.
Si potranno memorizzare anche eventuali richieste di modifiche o comunicazioni di riduzione o aumento
delle risorse richieste avendo così la possibilità di consultare in qualsiasi momento l’elenco delle
comunicazioni intervenute tra la struttura e il cliente stesso dimostrando, in qualunque momento, chi,
come e quando ha comunicato variazioni all’accordo.
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Centralino telefonico
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E’ fornita la possibilità di importare all’interno del programma tutte le telefonate gestite da un centralino,
addebitando sul conto dei clienti le telefonate da loro eseguite o tenendo traccia in un archivio parallelo
delle telefonate non eseguite dalle camere e che quindi non possono essere addebitate.
Sono forniti strumenti e stampe attraverso i quali si potranno controllare tutte le telefonate fatte in un
determinato periodo da qualsiasi telefono presente e collegato al centralino.
Per alcuni modelli di centralini (occorre richiederne la lista direttamente a Ericsoft) sono fornite funzionalità
di comunicazione bi-direzionale che consentono di attivare e disattivare via software i telefoni, di impostare
sveglie e di eseguire dal telefono l’addebito di servizi fra i quali le consumazioni frigobar.
Export contabilità
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Il programma è corredato di tutti gli strumenti necessari ad esportare i dati contabili della giornata
(corrispettivi, documenti, sospesi) verso programmi di gestione contabile di terze parti. Assieme al
vantaggio di non perdere tempo nella trascrizione, si consideri l’aumento della sicurezza di tale operazione
non affetta più da possibili errori umani.
E’, opzionalmente, possibile aprire in contabilità un mastrino separato per i clienti per i quali lo si ritiene
necessario potendo gestire le partite aperte e gli estratti conto direttamente dal programma esterno.
Naturalmente, se più strutture (hotel, residence, villaggi, locali, ristoranti etc.) hanno in comune un unico
centro contabile, è possibile centralizzare i movimenti contabili in un unico contenitore agevolando, così, la
gestione delle partite aperte, dei sospesi e dei rientri economici.
Caratteristiche generali
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Grazie al semplice ma sofisticato meccanismo di gestione delle stampe, è immediato procedere
all’esportazione dei dati desiderati verso applicativi di Office Automation di terze parti tra i quali Microsoft
Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access) per attività di analisi e di promozione.
E’ disponibile un potente HELP in linea che facilità l'utilizzo e la comprensione delle funzioni del
programma.
Gestione e condivisione di tutte le stampanti configurate nel pannello di controllo del sistema operativo.
Le versioni
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Versione Light
o Planning di periodo.
o Planning giornaliero.
o Piantina.
o Disponibilità di periodo.
o Disponibilità giornaliera.
o Prenotazione schede per risorsa o solo per tipologia.
o Lista arrivi, partenze, presenze sia del giorno che di periodo.
o Prospetto preparazioni per cucina e preparazioni per governante.
o Schedine di PS con famigliari (con data di partenza diversa).
o Lista schedine, C59 e C60, Tavola A, comunicazione e registro di PS.
o Addebiti extra
o Lista addebiti extra, addebiti cancellati e addebiti rettificati
o Conti clienti, personalizzabili nella forma e nel contenuto
o Lista documenti emessi anche con dettaglio
o Chiusura contabile con riepilogo di produzione, addebiti e documenti emessi
o Liste waitlist scadute, mancati arrivi, preparazioni.
o Gestione anagrafiche
o Liste rubrica, etichette per mailing, buste, anagrafiche.
o Gestione del listino con stagionalità, supplementi a camera e a persona
o Stampa listini prestazioni e listino extra.
Versione Professional
o Versione Light
o Gestione pacchetti.
o Contratti commerciale collegati alle anagrafiche.
o Gestione sospesi.
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Gestione gruppi.
Gestione operatori e password.
Recupero dati dall’anagrafica e dai soggiorni precedenti.
Gestione di 99.999 listini.
Gestione Depositi (caparre confirmatorie).
Data di scadenza delle prenotazioni opzionate.
Voucher.
Possibilità di eseguire spostamenti di risorsa.
Gestione di addebiti ricorrenti.
Dati statistici, di riferimento e commerciali sulle schede di prenotazione.
Gestione sottoconti.
Possibilità di esportare qualsiasi report nei formati più diffusi.
Gestione delle risorse “fuori servizio”.
Gestione degli eventi.
Situazione camere.
Gestione menù ristorante.
Visualizzazione e stampa delle statistiche.
Gestione primanota.
Gestione documenti fiscali.
Moduli aggiuntivi
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Magazzino economato
Allotment
Pagamento elettronico
Penne ottiche
Lettore carte di credito
Building automation
Documentale e messaggistica
Centralino telefonico
Centralino telefonico attivo
Export contabilità
Requisiti di sistema
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Microprocessore Pentium II o superiore
32 MB di RAM (consigliati 64 MB) per i client
128 MB di RAM (consigliati 256 MB) per il server
Disco Rigido con 100 MB disponibili
Unità CD-ROM (si consigliano scheda audio e casse acustiche).
Scheda grafica VGA (si consiglia Super VGA o superiore).
Mouse Microsoft o 100% compatibile
Sistema operativo Microsoft Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000,
Windows XP.
Reti supportate
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Reti basate sui sistemi operativi Windows
Tutte le reti che supportano interamente la compatibilità con Windows, inclusa Novell Netware
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