Notti, weekend e festività: ogni momento è

Notti, weekend e festività: ogni momento è buono
per controllare le email
Uno studio, condotto negli UK da GFI Software™ rivela che i dipendenti controllano la posta aziendale
anche durante matrimoni, feste scolastiche e altre occasioni famigliari
Milano, 28 Maggio 2013 – La settimana lavorativa tradizionale “dalle 9 alle 5, cinque giorni su
sette” è ormai un ricordo del passato. Secondo una nuova ricerca, la maggior parte dei lavoratori
delle piccole e medie imprese è ormai costantemente connessa, grazie a smartphone e tablet e
dedica, di conseguenza, buona parte del proprio tempo libero ad attività che sarebbero
strettamente lavorative.
Lo studio, indipendente e anonimo, è stato condotto Opinion Matters per conto di GFI Software
intervistando 500 dipendenti delle PMI britanniche e ha indagato anche sulla frequenza con cui
viene controllata la posta elettronica, sia durante l’orario di lavoro sia nel tempo libero.
Il nuovo paradigma 24/7
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Il confine tra vita lavorativa e personale degli intervistati, stando alle abitudini di controllo
delle email aziendali, è diventato molto sottile. I tre quarti (74,6%) hanno dichiarato di
controllare la posta elettronica durante i weekend e il 44% di leggere i messaggi anche
dopo le 23.00. Oltre la metà (il 53,7%) controlla le email di lavoro anche durante le
vacanze.
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Più del 7% degli interpellati (7,5%) ha ammesso di leggere le email durante le recite
scolastiche; questa percentuale aumenta in occasione dei matrimoni, dove il 10% degli
invitati si distrae guardando la posta sullo smartphone. Supera infine il 6% (6,3%) la
percentuale dei futuri padri che si collegano alla posta aziendale durante il travaglio della
propria moglie.
Le email rimangono la più diffusa forma di comunicazione in ufficio
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Nonostante sia aumentato l’utilizzo di instant messaging e sms, o altre forme di
comunicazione elettronica, quasi il 49% degli intervistati (48,8%) ha dichiarato che le email
sono il principale metodo di relazione sul lavoro. Solo un quarto di essi (il 25%) preferisce
gli incontri faccia a faccia e continua ad utilizzarli come modalità comunicativa primaria,
mentre quasi il 24% (23,6%) opta ancora per le telefonate. Un magro 2,6% utilizza i
programmi di instant messaging.
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Le email sono una presenza costante della vita lavorativa e domestica di chi è impiegato
nelle piccole e medie imprese. I tre quarti degli intervistati (il 74,6%) hanno dichiarato di
rispondere alle email, in orario di lavoro, entro un’ora mentre circa un terzo (il 28,8%) entro
15 minuti.
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I dipendenti delle aziende più grandi (250-500 dipendenti) sono quelli che rispondono più
rapidamente alle email (il 42,5%).
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L’11% degli intervistati ha dichiarato di leggere le email in tempo reale, e oltre un quarto (il
27,4%) controlla la casella di posta diverse volte al giorno.
Uno strumento organizzativo e a supporto della Business Intelligence
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Sono molti i lavoratori che non utilizzano le mail solo per comunicare. La metà degli
intervistati (il 49,2%) ne fa uno strumento di archiviazione delle informazioni, alle quali
accede in tempi successivi.
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Il 66% degli intervistati utilizza apposite cartelle, per categorizzare e ritrovare le email, e un
terzo di essi (il 31,4%) archivia le proprie email.
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Sorprendentemente, solo il 16% ha affermato di usare le email come strumento di supporto
al business, evidenziando la perdita di una grande opportunità per la valorizzazione dei dati
contenuti nelle email.
La ricerca ha evidenziato inoltre significative differenze, a seconda della zona geografica di
appartenenza.
La stragrande maggioranza vive le email positivamente, senza aspetti negativi
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La gran parte dei lavoratori, nonostante l’onnipresenza nella vita di ogni giorno, apprezza il
valore delle email. Una percentuale sbalorditiva (il 93%) ha dichiarato che le email sono
una “benedizione” mentre il restante 7% le considera una “maledizione”
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Le aziende più piccole, fino a nove dipendenti, sono risultate le meno favorevoli all’utilizzo
delle email, mentre le aziende tra 50 e 99 dipendenti sono quelle più positive.
Nonostante lo stress e le tensioni che derivano dal diluvio di email che riceviamo ogni giorno,
questo modo di lavorare è preferibile a quello passato.
“La posta elettronica ha trasformato completamente il nostro modo di lavorare, ma ha avuto anche
un impatto fondamentale sull’equilibrio vita/lavoro di molte persone, specialmente nelle piccole
aziende, dove la velocità di risposta a ordini e richieste è fondamentale per conservare il proprio
vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti” ha dichiarato Phil Bousfield, GM IT Operations di GFI
Software. “I risultati di questa ricerca confermano la necessità di un utilizzo efficace dei sistemi di
posta elettronica aziendali, per evitare che i dipendenti siano travolti da una valanga di
informazioni e fare in modo che le email diventino uno stimolo per incrementare il business,
piuttosto che un disagio”.
“I risultati dello studio hanno inoltre rivelato alcuni aspetti preoccupanti, tra cui l’incapacità da parte
delle aziende di utilizzare efficacemente le email archiviate per attività di CRM o di Business
Intelligence. Emerge inoltre come molti utenti stiano mettendo a rischio la loro casella email,
mantenendo archivi PST di Outlook inutilmente grandi, utilizzando, di fatto, la loro casella di posta
come un database vivente. Questo è un atteggiamento rischioso e inefficiente per le aziende, che
le pone a rischio di una sostanziale perdita di dati e a una possibile corruzione degli archivi”
conclude Bousfield.
Una copia completa della ricerca è disponibile su richiesta.
GFI
GFI Software sviluppa oltre 15 soluzioni IT di qualità dedicate alle piccole e medie imprese (PMI) con meno di 1.000
dipendenti. I servizi GFI MAX cloud consentono ai Managed Service Provider (MSP) di poter fornire servizi eccellenti alla
base clienti di GFI, sempre in espansione, che attualmente conta oltre 200.000 aziende. La linea di prodotto GFI
comprende inoltre soluzioni di collaboration, anti-spam, patch management, fax, archiviazione della posta elettronica e
protezione web. GFI Software è un’azienda orientata alla collaborazione con il canale e si avvale infatti di migliaia di
partner in tutto il mondo. E’ vincitrice di numerosi premi e riconoscimenti da parte del mondo industriale ed è un
consolidato Microsoft Gold ISV Partner.
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