Capitolo 3

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Capitolo 3

Capitolo 3
Utilizzo di Microsoft SharePoint Portal Server
In questo capitolo verranno fornite informazioni sulle funzioni di Microsoft SharePoint
Portal Server 2001 per la gestione e la ricerca di documenti
Capitolo 3 – Utilizzo di SharePoint Portal Server
3.1. Pianificazione dell’Area di Lavoro
Dopo l’installazione di SharePoint Portal Server, l’amministratore assegna a un
coordinatore la gestione dell’area di lavoro (WorkSpace).
SharePoint permette di organizzare e gestire una o più aree di lavoro (Microsoft
consiglia di non eccedere il limite di 15 aree per server); ogni area è costituita da un
portale, dalle sue risorse e dalle regole di gestione di queste ultime. Ogni portale può
essere formato da una gerarchia di Dashboard (ogni Dashboard è una pagina di
informazioni) ed ogni Dashboard è composto da una o più Web Part. Queste
ultime, possono generare informazioni in modo dinamico oppure referenziare
risorse esterne.
WORKSPACE
DASHBOARD
WEB PART
WEB
PART
WEB
PART
WEB
PART
43
WEB
PART
3.1.1. WorkSpace
L’area di lavoro è un insieme di cartelle, strumenti di gestione, categorie e
informazioni indicizzate. L’utente può creare, rivedere e pubblicare documenti
nell’area di lavoro. E’ possibile accedere come a una posizione di rete da Esplora
Risorse di Windows, dalle applicazione Office o attraverso il sito Dashboard
utilizzando un browser.
Esistono tre tipi di aree di lavoro:
• per la gestione dei documenti
• per la ricerca
• dell’indice
Le aree di lavoro per la gestione dei documenti differiscono dagli altri due tipi in
quanto vengono utilizzate come archivio per i contenuti effettivi (documenti di
Office, file di testo, immagini di fax, immagini, audio, video…) ed eventualmente
come supporto per l’indicizzazione dei contenuti, la ricerca ed il recupero di
informazioni.
Le aree di lavoro per la ricerca sono simili alle precedenti. La sola differenza
consiste nel fatto che tali aree non consentono di memorizzare contenuti locali;
questo è dovuto al fatto che o gli indici di ricerca vengono creati da origini di
contenuti che rimandano ad archivi di informazioni esterne o ricevono indici
propagati da server di indicizzazione.
Le aree di lavoro dell’indice spesso si trovano su server di indicizzazione dei
contenuti dedicati, mentre i contenuti dell’indice si trovano in archivi di
informazioni esterni che propagano gli indici a una o più aree di lavoro per la ricerca
o per la gestione dei documenti.
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Un Portale SharePoint ha, tipicamente, un’intestazione che riporta un logo, un titolo
ed una serie di “selezionatori” di Dashboards; immediatamente al di sotto di questi
ultimi viene presentato il Dashboard selezionato dall’utente.
3.1.2. Dashboard
Un Dashboard, che può contenere uno o più sotto-dashboards, viene presentato
come una pagina internet e si tratta di un contenitore per una o più Web Parts. I
sotto-dashboard, se presenti vengono elencati in una barra posizionata al di sotto di
quella principale.
La grafica può essere personalizzata associandogli un determinato foglio di stile.
Un’altra funzionalità degna di nota è la possibilità di effettuare un refresh del
contenuto. Si può impostare l’intervallo di tempo (in secondi) dopo il quale
aggiornare il Dashboard. In questo modo è possibile monitorare l’evoluzione delle
informazioni (molto utile per Web Part che riportano informazioni in tempo reale).
Un Dashboard consente di accedere alle informazioni memorizzate all'interno e
all'esterno dell'azienda e gli utenti possono eseguire una ricerca di documenti e
condividerli, indipendentemente dalla posizione o dal formato.
La home page può contenere notizie e altri avvisi importanti ed è possibile eseguire
attività quali:
• Ricerca di documenti e di categorie.
• Esecuzione di sottoscrizioni al contenuto.
• Accesso alle cartelle e ai documenti dell'area di lavoro.
• Archiviazione ed estrazione dei documenti.
• Approvazione dei documenti.
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Per la creazione Dashboard, SharePoint utilizza la tecnologia Microsoft Digital
Dashboard (MDD). Un Dashboard digitale è composto da Web Part riutilizzabili e
personalizzabili, quali la ricerca, le categorie, le notizie e gli annunci.
3.1.3. Web Part
Una Web Part è un contenitore di risorse: queste possono essere reperite in
internet, generate in modo dinamico, oppure provenire da documenti interni all’area
di lavoro.
Le sorgenti delle informazioni delle Web Part possono essere:
• VBScript
• JavaScript
• HTML
• XML (XSL)
• URL
Le Web Part sono importabili e/o esportabili : questo comporta, naturalmente,
riutizzabilità. Infatti è possibile includere, nei propri portali, Web Part già utilizzate
altrove, importare quelle messe a disposizione dalla libreria Microsoft o quelle
realizzate da altre.
Da sottolineare la possibilità di gestire la cache associata ad ogni singola Web Part.
Sempre a questo proposito esiste la possibilità di associare un caching differente per
ogni utente.
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3.1.4. Web Storage System e Web-Folders
Il Web Storage System (WSS) di Microsoft è un sistema di memorizzazione
gerarchico che presenta ai clients un file system remoto. Tale file system è
organizzato con directory (Web Folders) dotate di specifici permessi di accesso,
nelle quali sono contenuti files che possono essere condivisi da più utenti.
Si può accedere alle Web Folders per mezzo dell’applicativo Esplora Risorse di
Windows o attraverso Office 2000/XP e si presentano come delle normali cartelle
condivise. Gli utenti che hanno accesso a tali cartelle possono consultare e
condividere documenti.
SharePoint Portal Server memorizza i propri dati all’interno del WSS e vi aggiunge
nuove funzionalità.
Figura 14 – Area di Lavoro
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3.2. Protezione
SharePoint Portal Server consente di controllare l’accesso ai documenti nell’area di
lavoro utilizzando la protezione basata sui ruoli. Vengono pertanto definiti tre ruoli:
• Coordinatore
• Autore
• Lettore
Figura 15 – Protezione Basata sui Ruoli
(Microsoft SharePoint Portal Server 2001, Resource Kit)
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Si deve sottolineare che un singolo utente di SharePoint può rivestire più ruoli: può
essere un semplice lettore per una data cartella (standard od enhanced che sia), un
autore per un'altra e un coordinatore per un'altra ancora, diversa dalle precedenti.
Le spiegazioni dettagliate delle varie operazioni che si citeranno sono riportate più
avanti, mentre di seguito si elencano soltanto le caratteristiche e le differenze dei
vari ruoli.
Lettore
Un lettore può:
• consultare il Dashboard
• consultare e scaricare i documenti pubblicati (quelli archiviati, ma non ancora
pubblicati, non possono essere visionati dal lettore)
• consultare le categorie
• partecipare ad una discussione
• richiedere la notifica di un'avvenuta modifica ad un documento
(sottoscrizione)
Un lettore non ha accesso alle informazioni di versioning.
Autore
Un autore, oltre a godere della facoltà di eseguire tutte le operazioni disponibili ad
lettore, può:
• creare, archiviare e pubblicare dei documenti
• consultare anche le versioni dei documenti (anche di altri autori) che sono
archiviate e non ancora pubblicate
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• aggiungere ed eliminare il contenuto delle standard-folders
• negare, agli utenti indesiderati, l'accesso ad uno o più documenti
Alle enhanced-folders ( cartelle che permettono di eseguire operazioni avanzate,
cioè diverse dalle solite azioni basilari di rinominazione, eliminazione. . . ) possono
essere assegnati uno o più autori: i documenti contenuti in tali cartelle sono
disponibili per essere modificati da tutti gli autori indicati.
Coordinatore
Un coordinatore, oltre a usufruire di tutte le operazioni disponibili ad un autore,
può:
• gestire le discussioni
• gestire le sottoscrizioni
• modificare i layout dei vari Dashboards
• aggiungere, modificare, eliminare Web Parts nei vari Dashboards
• creare nuovi Dashboards e Dashboards secondari (naturalmente ha la facoltà
di eseguire su questi tutte le operazioni a lui disponibili)
• gestire i permessi su standard ed enhanced-folders
I ruoli possono essere associati a livello di cartella o di area di lavoro.
I ruoli in SharePoint sono basati sull’autenticazione e sulle tradizionali
autorizzazioni di accesso ai file di Microsoft Windows NT.
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3.3. Gestione e Pubblicazione dei Documenti
SharePoint organizza i documenti attraverso il meccanismo delle Web Folders.
Proprio come accade nelle shared folders di windows, chiunque abbia i permessi di
scrittura può creare un file e condividerlo con tutti gli utenti che hanno il permesso
di lettura per quella cartella.
Prima di procedere con la spiegazione nei dettagli è necessario illustrare i vari stati
possibili che può assumere un documento.
Estratto: un documento si dice estratto quando un autore lo richiede
per apportarvi delle modifiche. Il documento può essere estratto da un
solo autore per volta (lock esclusivo).
(L’utente effettua il CHECK-OUT del documento prima della sua apertura)
Archiviato: un documento entra in questo stato dopo che è stato
sottoposto a una estrazione da parte di un utente. Le modifiche
effettuate sono state salvate dall’utente e di conseguenza, aumentata la
versione.
(L’utente effettua il CHECK-IN del documento dopo la sua chiusura)
Pubblicato: un documento può entrare in questo stato solo se è già stato
archiviato.
L'utente decide di rendere pubbliche le informazioni contenute nel
documento e lo pubblica. (Stato PUBLISHED)
In attesa dell’approvazione: un documento entra in questo stato quando
sta aspettando il visto per la pubblicazione da parte dei revisori. (Stato
PENDING APPROVAL)
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3.3.1. Controllo delle Versioni
Ogni operazione di modifica, eseguita su un file, dà luogo ad una nuova versione
del file stesso.
L'iter delle versioni di un documento è il seguente:
Creazione del Documento
quando viene creato un documento da parte di un autore, gli viene assegnata la
versione 0.1.
Modifica ed Archiviazione
ogni modifica effettuata sul documento comporta l'aumento della minor (numero a
destra della virgola), ossia del numero che si trova alla destra del punto ( es. da 0.1 a
0.2, da 3.9 a 3.10 )
Approvazione e Pubblicazione
ogni approvazione del documento comporta l'incremento della major (numero a
sinistra della virgola) e l'azzeramento della minor (es. da 0.7 a 1.0, da 2.12 a 3.0); il
documento così approvato viene reso disponibile ai normali lettori (ricordiamo che
un lettore ha il permesso di leggere solamente i documenti pubblicati: legge quindi
solo quelle versioni dei documenti che hanno la minor uguale a zero).
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Figura 16 - L' Iter delle Versioni di un Documento
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3.3.2. Profili di Documento
SharePoint Portal Server consente di assegnare un profilo a ogni documento
dell’area di lavoro. Un profilo di documento è un insieme di proprietà associato a
un documento. Il coordinatore può modificare le proprietà e creare profili
personalizzati.
Figura 17 – Proprietà Documento Base
E’ possibile creare profili utilizzando Add Document Profiles. E’ inoltre possibile
aggiungere e rimuovere le proprietà e disegnarle come elementi obbligatori o
facoltativi.
Le proprietà create dai coordinatori sono comuni a tutti i moduli del profilo e
possono essere aggiunte a qualsiasi profilo in qualsiasi momento.
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Figura 18 – Profili di Documenti
L’autore può immettere informazioni relative ai documenti utilizzando il modulo
del profilo. Quando un lettore esegue una ricerca sul contenuto, SharePoint Portal
Server utilizza le informazioni sul profilo di documento per individuare tale
documento. Inoltre il coordinatore può organizzare il contenuto sulla base delle
informazioni fornite nei profili.
I documenti delle cartelle avanzate devono essere estratti prima che l’autore possa
modificare un profilo. I profili dei documenti nelle cartelle standard possono essere
modificati in qualsiasi momento modificando la scheda profilo nella proprietà del
documento o dal sito dashboard.
3.3.3. Iter di Approvazione
Un autore può pubblicare un documento quando meglio crede; ci possono essere
delle restrizioni se il coordinatore decide di assegnare una politica d'approvazione al
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documento. In questo caso il documento deve essere pubblicato seguendo la
politica assegnata (l'autore potrebbe non rientrare nelle figure coinvolte
nell'approvazione).
Ci sono due politiche d' approvazione in SharePoint.
In Sequenza
Si definisce una lista ordinata di revisori ed ognuno di essi deve approvare il
documento. Un revisore deve decidere se approvare o meno il documento solo se
l'individuo che lo precede nella lista lo ha già approvato; il primo revisore che
decide di non approvare il documento interrompe la "catena", il documento non
viene approvato e deve essere eventualmente modificato per essere poi nuovamente
sottoposto al procedimento di approvazione.
Figura 19 – Approvazione in Sequenza
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In Parallelo
Approvazione unanime: il documento viene pubblicato solamente se tutti i revisori
che compongono la lista lo approvano. Se anche solo una persona, tra quelle
designate a decidere sulla validità del documento, non ritiene il documento pronto
per essere approvato, il processo viene interrotto.
Sufficiente un'unica approvazione: il documento viene pubblicato se almeno un
revisore della lista lo approva.
Figura 20 – Approvazione in Parallelo
Se il coordinatore cambia la politica d'approvazione di una cartella, questa viene
applicata a tutti i documenti che non sono ancora in attesa d' approvazione.
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I documenti che sono già in fase di approvazione, nel momento in cui il
coordinatore cambia la politica alla cartella, devono rispettare l'iter d'approvazione
impostato precedentemente alla modifica appena effettuata.
Si deve notare che se a un lettore viene assegnato il ruolo di revisore, non acquisisce
comunque i diritti d'autore sul documento in via d'approvazione: si limita a leggerlo
e a decidere sulla sua validità.
3.3.4. Creazione di Cartelle
Il coordinatore può organizzare e memorizzare i documenti in due tipi di cartelle:
Cartelle Standard: i documenti memorizzati in queste cartelle sono visibili
automaticamente ai lettori della cartella. Queste cartelle utilizzano alcune
caratteristiche di SharePoint, quali i profili di documento e la protezione in base al
ruolo.
Ad esempio, in queste cartelle vengono memorizzati documenti che non
necessitano del controllo di versione e dell’approvazione, quali ordini del giorno e
annunci.
Cartelle Avanzate: queste cartelle consentono di impostare visualizzazioni
pubbliche e private dei documenti, procedure di approvazione e di controllo di
versione (archiviazione ed estrazione).
Ad esempio, le cartelle avanzate vengono utilizzate per memorizzare documenti che
richiedono un elevato grado di verifica e di controllo.
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3.3.5. Differenze fra i Clients
La fase di testing del prodotto in esame e’ stata svolta e portata a termine a partire
da un ambiente tecnologico e da strumenti in cui tutti i componenti, esistenti per
tale prodotto, erano già presenti ed attivi.
Le differenze riscontrate possono essere riassunte nella seguente tabella, che mostra
per ogni operazione quali individui, a seconda del ruolo che rivestono, la possono
eseguire e attraverso quali tipi di client:
O= Office
W= Web Folder
D= Dashboard
Coordinatore
Autore
Lettore
O
W
D
O
W
D
Estrazione
O
W
D
O
W
D
Archiviazione
O
W
D
O
W
D
Pubblicazione
O
W
D
O
W
D
Storia delle Versioni
W
D
W
D
Revisione (Revisore)
W
Creazione Categorie
W
Creazione Profili
W
Assegnazione di Files
W
W
Assegnazione Profili a Files
W
W
Assegnazione di Profili
W
W
59
W
O
W
D
W
D
W
Assegnazione di Iter per la
Revisione
W
Ricerca sui Files
D
D
D
Assegnazione Sottoscrizioni
D
D
D
Eliminazione Sottoscrizioni
D
D
D
D
D
Negazione all’accesso ai singoli
documenti
W
Discussioni: Creazione e
W
D
Partecipazione
Discussioni: Eliminazione
D
60
3.4. Indicizzazione del Contenuto
SharePoint Portal Server consente di indicizzare il contenuto memorizzato
all'interno o all'esterno dell'area di lavoro affinché gli utenti possano eseguire le
ricerche. Per accedere al contenuto memorizzato in un'altra posizione, il
coordinatore deve creare delle origini di contenuto. Tali origini di contenuto
operano come collegamenti che consentono a chiunque di utilizzare il sito
dashboard per cercare informazioni esterne all'area di lavoro.
Una volta che il contenuto è incluso nell'indice, chiunque utilizzi il sito Dashboard
può eseguire una ricerca sul contenuto memorizzato al di fuori dell'area di lavoro.
Figura 21 – Origini di Contenuto Diverse (Ricerca per Indicizzazione)
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Creazione delle origini di contenuto
Per creare collegamenti a contenuti esterni, il coordinatore può utilizzare Aggiunta
Guidata Origine Contenuto dall'area di lavoro. Può inoltre inserire nella creazione
guidata informazioni relative a ogni collegamento. Per eseguire ad esempio il
collegamento a un sito Web, è necessario specificare l'URL corrispondente nella
creazione guidata.
Ricerca in più origini di contenuto
Per consentire la ricerca, SharePoint indicizza il contenuto dell'area di lavoro. È
inoltre possibile indicizzare il contenuto memorizzato in origini di contenuto
diverse, compresi siti Web, file system, cartelle pubbliche di Exchange e database di
Lotus Notes.
Un indice comprende il testo completo di:
• Contenuto memorizzato nell'area di lavoro
• Contenuto memorizzato fuori dell'area di lavoro collegato tramite origini di
contenuto
• Ulteriori proprietà collegate al contenuto tramite profili di documento
(ad esempio, titolo e autore)
Spostamento del contenuto
Il metodo più rapido per spostare il contenuto nell'area di lavoro è trascinare una
struttura di cartelle esistente nelle cartelle appropriate. È possibile trascinare i files
singolarmente o tutti contemporaneamente.
Quando si aggiunge un documento a una cartella avanzata, è necessario archiviare il
documento. L'archiviazione richiede l'applicazione di un profilo. Quando si
aggiungono documenti alle cartelle standard, è possibile applicare un profilo dalla
scheda Profilo nella pagina Proprietà del documento.
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3.5. Ricerca di Informazioni
In SharePoint Portal Server sono disponibili diversi metodi di ricerca di facile
utilizzo:
Ricerca per parola chiave: consente di trovare il contenuto utilizzando le parole
chiave contenute in un documento o nelle proprietà di un documento.
Categorie: consente di sfogliare gli argomenti per individuarne il contenuto.
Inoltre, in SharePoint Portal Server sono elencati i documenti di maggiore rilevanza,
che vengono contrassegnati dai coordinatori come documenti particolarmente
importanti per una ricerca per categorie o per parole chiave.
Viene creato un indice delle informazioni che possono essere cercate che include
tutto il contenuto dell'area di lavoro.
3.5.1. Ricerca Full-Text
E’ proposta direttamente dal sito Web ( Dashboard ) e permette di ricercare nel
testo e nelle proprietà dei documenti, in base alle parole chiave inserite. L’opzione
di ricerca avanzata permette di aggiungere ai criteri di ricerca, le proprietà del
documento oppure di definire un ambito di ricerca (solo per determinati gruppi di
documenti).
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Figura 22 – Selezione di un Ambito di Ricerca
3.5.2. Origine dei Contenuti
Generalmente le aziende raccolgono le informazioni in più posizioni, come file
system, server di posta elettronica e database.
SharePoint migliora le prestazioni di ricerca consentendo di effettuare ricerche in
più origini di informazioni contemporaneamente.
Utilizzando una procedura guidata è possibile identificare la posizione dei contenuti
che si desidera rendere disponibili per la ricerca in modo da collegare quei contenuti
al proprio sito dashboard.
Le informazioni verranno dunque indicizzate da ogni origine dei contenuti
consentendo di effettuare ricerche veloci dal sito dashboard.
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3.6. Creazione di Categorie
3.6.1. Categorie
Le categorie raggruppano informazioni per argomenti. A differenza di una struttura
di file su un singolo server, una categoria può eseguire il mapping su informazioni in
più posizioni, quali file server, database e siti Web.
Figura 23 – Visualizzazione della Gerarchia di Categorie
Ad esempio, il coordinatore può creare una categoria denominata Concorrenza che
contiene analisi del settore marketing e informazioni tratte dalle pagine Web delle
aziende concorrenti.
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3.6.2. Category Assistant
La suddivisione in categorie, in presenza di un gran numero di documenti, può
richiedere molto tempo. Per semplificare il processo è disponibile uno strumento
automatico, il Category Assistant. Dopo aver suddiviso in categorie alcuni
documenti rappresentativi per ciascuna categoria, Category Assistant è in grado di
confrontare i documenti di esempio con quelli ancora non suddivisi e di selezionare
automaticamente la categoria che meglio li rappresenta.
3.6.3. Categorizzazione Manuale del Contenuto
Si può categorizzare manualmente un documento mediante la scheda Search and
Categories della finestra di dialogo Proprietà del documento. Se si dispone solo di un
numero ridotto di documenti da categorizzare, si può usare esclusivamente questo
metodo di categorizzazione manuale.
Si può associare un documento a categorie specifiche mediante profili del
documento.
L’aggiunta della proprietà Categories ai profili del documento consente di applicare
l’assegnazione delle categorie quando gli autori archiviano un documento.
Consentire agli autori di assegnare categorie nel modulo per i profili al momento
dell’archiviazione, distribuisce inoltre l’attività di categorizzazione dei documenti tra
più autori.
66
Figura 24 – Categorizzazione del Documento dai Profili del Documento
3.6.4. Categorizzazione Automatica del Contenuto
La categorizzazione dei singoli documenti in origini contenuto esterne può
richiedere molto tempo. Il coordinatore può configurare SharePoint per
categorizzare automaticamente i documenti.
Può inoltre configurare la categorizzazione nella pagina delle proprietà della cartella
Categorie utilizzando Attiva Riconoscimento Automatico Categorie. A tale scopo è
necessario categorizzare manualmente un campione di documenti rappresentativi di
ogni categoria, quindi eseguire l'impostazione.
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Dopo aver completato il processo di impostazione, il Riconoscimento Automatico è in
grado di categorizzare i documenti. In seguito si potrà consentire agli autori di
categorizzare ogni documento in base al profilo corrispondente.
Se il Riconoscimento Automatico non seleziona le categorie appropriate per un
documento, un coordinatore può ignorarlo mediante i metodi riportati di seguito:
• Per un singolo documento.
Ad esempio: lo strumento può collocare un documento relativo alle Biciclette
nella categoria Moto. Il coordinatore può correggere l’assegnazione della
categoria modificando le proprietà del documento.
• Per tutti i documenti.
Se il Riconoscimento Automatico non funziona come previsto, il coordinatore
può disattivare e neutralizzare tutte le categorie assegnate automaticamente.
3.6.5. Best Bets
I documenti che meglio corrispondono ai criteri di ricerca specificati, rappresentati
da una categoria o da una parola chiave, sono i Best Bets.
Questi verranno visualizzati ai primi posti dell’elenco dei risultati di ricerca.
68
Figura 25 – Best Bets
69
3.7. Sottoscrizioni
Le sottoscrizioni consentono di tenere traccia delle modifiche apportate al
contenuto di maggiore rilevanza per le attività quotidiane. È possibile eseguire una
sottoscrizione ai seguenti elementi:
• File
• Cartelle
• Categorie
• Query di ricerca
SharePoint Portal Server invia una notifica ogni volta che il contenuto per il quale è
stata eseguita la sottoscrizione viene modificato, archiviato e/o pubblicato,
eliminato o sottoposto a forum di discussione. È possibile visualizzare tali notifiche
sul sito dashboard oppure riceverle via posta elettronica.
Inoltre si può decidere con quale frequenza si decide ricevere le notifiche; ci sono
tre possibilità:
Ad ogni modifica
Una volta al giorno
Una volta alla settimana
E’ possibile infine eliminare tutte le notifiche ricevute e si può anche decidere di
annullare una sottoscrizione.
Si deve menzionare anche che nel caso particolare in cui si ha il ruolo di
coordinatore, a livello dell’area di lavoro, è possibile visualizzare ed eliminare le
sottoscrizioni di un altro utente.
Questo può essere utile nel momento in cui un utente abbandona il gruppo: è
compito del coordinatore eliminare tutte le sottoscrizioni associate a tale utente in
70
modo da rimuovere da SharePoint tutte le informazioni sulle sottoscrizioni
obsolete.
Sottoscrizione del contenuto
Dal sito Dashboard è possibile sottoscrivere un documento, una cartella, una
categoria o una query di ricerca. È possibile richiedere di ricevere una notifica
quando un documento viene modificato, quando ha luogo una discussione Web
oppure quando viene modificato il contenuto di una cartella, una categoria o una
query di ricerca.
Per eseguire la sottoscrizione, fare clic sul collegamento Sottoscrivi e completare la
creazione guidata Nuova Sottoscrizione.
Visualizzazione delle notifiche nella pagina Sottoscrizioni
Nella pagina Sottoscrizioni vengono visualizzate tutte le notifiche di sottoscrizione.
Quando si riceve una notifica di sottoscrizione, è possibile fare clic su un
collegamento della pagina Sottoscrizioni per aprire il documento e tutte le discussioni
Web corrispondenti.
71
3.8. Revisioni con Discussioni Web
Quando si utilizza SharePoint Portal Server per condividere i documenti, gli autori
possono esprimere i loro commenti in linea intervenendo alle discussioni Web. È
possibile accedere a queste discussioni sia tramite Microsoft Internet Explorer che
tramite la barra degli strumenti di collaborazione di Office 2000.
Nell'elenco che segue sono indicati alcuni componenti chiave delle discussioni Web.
• Strumento per accedere alle discussioni Web
• Documento in discussione
• Discussione Web in corso
• Barra degli strumenti per la discussione Web
In base all’impostazione predefinita, le discussioni web sono attivate. Se rimangono
attivate, gli utenti dell’area di lavoro e del sito dashboard potranno discutere dei
propri documenti. Si può consentire che gli elementi delle discussioni siano inclusi
nell’indice e disponibili quindi per le ricerche; in tal caso gli utenti potranno cercare
e visualizzare le discussioni attive e contribuire attivamente alla discussione
intervenendo e introducendo le proprie opinioni.
72
Nota
Gli elementi di discussione non sono così protetti. Se si attiva l’opzione per la
ricerca e l’indicizzazione, gli elementi di discussione saranno visibili agli utenti sul
sito dashboard anche se non dispongono dell’accesso al documento cui gli elementi
di discussione si riferiscono. Ciò potrebbe potenzialmente compromettere la
protezione del contenuto di un documento. Per evitare che questo accada si deve
disabilitare l’indicizzazione sulle discussioni.
Utilizzo delle discussioni Web
Con qualsiasi ruolo è possibile utilizzare le discussioni Web per esprimere
commenti su tutti i documenti a cui si ha accesso. Nel sito Dashboard aprire un
documento, fare clic su Discussioni e inserire un commento o sul relativo contenuto.
Le discussioni simultanee su un documento possono aver luogo anche se un
partecipante ha estratto il documento e gli altri dispongono di una versione di sola
lettura.
Un autore può visualizzare tutte le fasi della discussione e apportare delle modifiche
al documento sulla base dei commenti dei colleghi.
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