Il ruolo del proposal manager

E. Bartezzaghi, L’organizzazione dell’impresa
INTEGRAZIONE AL CAPITOLO 11
IL RUOLO DEL PROPOSAL MANAGER
Il ruolo del proposal manager è quello di fungere da coordinatore dell’intera attività di predisposizione
dell’offerta. In tale fase è necessario coniugare in modo efficace competenze molto differenti che che riguardano aspetti tecnici relativi al prodotto/servizio oggetto del progetto, aspetti commerciali, inclusa la gestione
del potenziale cliente, aspetti legali relativi alle forme contrattuali che possono essere adottate, aspetti gestionali relativi ai tempi, costi, rischi di progetto, ecc. Durante il ciclo di vita del progetto, questo insieme di competenze è presidiato dall’organizzazione di progetto, che, in fase di offerta, non è ancora definita e difficilmente può essere creata in tempi coerenti con quelli che il cliente è disposto ad accettare. Al fine di bilanciare
da un lato la necessità di una visione complessiva del ciclo di vita del progetto e dall'altra di rendere la fase di
definizione della proposta efficiente ed efficace, alcune imprese introducono un ruolo esplicitamente dedicato
tale attività e che quindi si focalizza su una specifica fase di progetto.
Accanto a tale figura alcune imprese definiscono espliciti ruoli e compiti da impiegare in fase di offerta. Allo
scopo di chiarire quali ruoli possano essere coinvolti in un processo di Initiation gestito da un proposal manager e
quali attività debbano essere svolte per la creazione del Project Charter, nel Box 1 è riportato a titolo di esempio
uno stralcio della procedura aziendale di offerta di una impresa operante su commessa.
Box 1 – Procedura di Offerta
In caso di richiesta specifica da parte di un cliente, la proposta corrispondente prima di essere emessa dall’impresa dovrà essere accettata e firmata dai seguenti ruoli:
• Proposal manager
• Project Manager
• Responsabile delle vendite
• Responsabile Finanziario
• Amministratore Delegato
Il documento di offerta che sarà sottoposto a firma deve trattare i seguenti aspetti:
• Specifiche di dettaglio della fornitura
• Attività da svolgere per lo sviluppo, il test e la messa in produzione
• Studio di fattibilità tecnica ed economica estesa anche ai fornitori principali
• Definizione preliminare dei costi di sviluppo e di produzione
• Definizione preliminare dei tempi e delle milestone
• Identificazione dei rischi principali
La redazione del documento sarà delegata al Responsabile d’offerta nominato dall’Amministratore Delegato e che avrà il
compito di creare un Team di offerta che abbia al suo interno tutte le competenze necessarie per la redazione del documento. Del Team faranno parte oltre alle risorse dei dipartimenti tecnici coinvolti anche risorse appartenenti a:
• Dipartimento di Amministrazione Finanza e Controllo
• Dipartimento Legale
In alcuni casi il proposal manager coincide con quello del project manager: in tali casi il proposal manager, nel momento in
cui la proposta si concretizza in un progetto effettivo, assume il ruolo di project manager. Altre organizzazioni vedo invece
differenti persone svolgere il ruolo di proposal manager e di project manager. In tali casi il coinvolgimento di chi poi gestirà
il progetto è un tema di importante attenzione.
© RCS Libri SpA 2010 – Edizione ETAS
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E. Bartezzaghi, L’organizzazione dell’impresa
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