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1
DESTINAZIONE DEL PRESENTE DOCUMENTO ..................................................................................................... 2
2
FONTI E RIFERIMENTI ........................................................................................................................................ 3
3
ACCESSIBILITÀ ................................................................................................................................................... 3
4
NORMATIVE ...................................................................................................................................................... 4
4.1
5
PUBBLICAZIONE DI UN DOCUMENTO AMMINISTRATIVO NON ACCESSIBILE .............................................................................. 5
COME STRUTTURARE UN DOCUMENTO AI FINI DELL’ACCESSIBILITÀ ................................................................. 6
5.1
STRUTTURA DEL DOCUMENTO, STILI DI PARAGRAFO E TESTO ............................................................................................... 6
5.2
NON UTILIZZARE OGGETTI LAMPEGGIANTI O IN MOVIMENTO .............................................................................................. 8
5.3
CREAZIONE DI COLLEGAMENTI IPERTESTUALI ................................................................................................................... 8
5.4
CREAZIONE DI INDICI E SOMMARI ACCESSIBILI E NAVIGABILI ................................................................................................ 9
5.5
INTESTAZIONE E PIÈ DI PAGINA ................................................................................................................................... 11
5.6
AGGIUNGERE TESTO ALTERNATIVO AGLI OGGETTI ........................................................................................................... 11
5.6.1
Come aggiungere il testo alternativo alle immagini e agli oggetti ........................................................... 13
5.6.2
Aggiunta di un bordo alle immagini .......................................................................................................... 14
5.7
LISTE ..................................................................................................................................................................... 14
5.8
NOTE IN FONDO ALLA PAGINA .................................................................................................................................... 14
5.9
TABELLE E LORO STRUTTURA ...................................................................................................................................... 15
6
INDICAZIONI ULTERIORI PER EXCEL ..................................................................................................................17
7
INDICAZIONI ULTERIORI PER LE DIAPOSITIVE ...................................................................................................18
8
INDICAZIONI ULTERIORI PER I CONTENUTI MULTIMEDIALI...............................................................................19
9
COME CONTROLLARE L’ACCESSIBILITÀ DEI DOCUMENTI IN OFFICE ..................................................................20
9.1
ESEMPI DI VERIFICA ACCESSIBILITÀ............................................................................................................................... 21
10
UN SUGGERIMENTO PER CONTROLLARE L’ACCESSIBILITÀ DEI DOCUMENTI CREATI CON LIBREOFFICE .............22
11
DOCUMENTI ACCESSIBILI IN PDF ......................................................................................................................22
11.1
CONDIZIONI NECESSARIE PERCHÉ UN PDF SI RITENGA ACCESSIBILE ................................................................................ 22
11.2
AGGIUNGERE I TAG PER L’ACCESSIBILITÀ AL DOCUMENTO IN PDF ................................................................................. 25
11.2.1
Tag PDF/A ............................................................................................................................................ 26
11.2.2
Esempio di conversione di documenti Word in PDF ............................................................................. 26
11.3
ESPORTAZIONE DI UN DOCUMENTO LIBREOFFICE IN PDF............................................................................................ 31
11.4
COME VERIFICARE SE UN DOCUMENTO È ACCESSIBILE ................................................................................................. 32
11.4.1
Esempio di test di accessibilità ............................................................................................................. 32
1
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1 Destinazione del presente documento
Questa guida è complementare ai documenti prodotti dal CINECA quali “Linee guida
di Accessibilità per redattori di contenuti web” e “Linee guida di Usabilità per
redattori di contenuti web” presenti nella pagina dedicata all’Accessibilità sul nostro
portale.
Il primo documento descrive le linee guida inerenti la realizzazione di pagine web, il
secondo è invece incentrato sull’usabilità dei contenuti ovvero sul grado di
soddisfazione e facilità con cui gli utenti possono accedere alle informazioni contenute
su un sito web.
Lo scopo di questo documento è quello di informare e fornire ai redattori del sito di
Ateneo alcune indicazioni sulle metodologie da adottare per la pubblicazione, sul sito
in oggetto, di documenti quali testo, file excel e/o presentazioni al fine di agevolarne
l’accessibilità.
2
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2 Fonti e riferimenti
1. La normativa sull’accessibilità a cura dell’Agenzia per l’Italia Digitale
2. Produrre documenti di qualità, a cura dell'Ufficio Scolastico per la Lombardia
3. Multi Chance Poli Team Servizio del Politecnico di Milano per studenti con
disabilità
4. Norme e standard: accessibilità del web e dei documenti digiatli online per i
disabili di Livio Mondini, gennaio 2013
5. PDF Techniques for WCAG 2.0, documento W3C
6. Creare PDF accessibili e verificarne l’accessibilità, guida Acrobat
7. Creazione di cartelle di lavoro in Excel accessibili Microsoft Office
8. Creazione di documenti Word accessibili Microsoft Office
9. Creazione di presentazioni in PowerPoint accessibili Microsoft Office
10.Creazione di un collegamento ipertestuale Microsoft Office
11.Accessibilità delle tabelle in Word, di Livio Mondini 2011
12.Creazione di documenti di Word accessibili, Microsoft Office
13.Creazione di file PDF accessibili, Microsoft Office
14.Verificare la presenza di problemi di accessibilità, Microsoft Office
15.Regole usate da Verifica accessibilità, Microsoft Office
3 Accessibilità
Col termine accessibilità1 si intende la capacità dei sistemi informatici, nelle forme e
nei limiti consentiti dalle conoscenze tecnologiche, di erogare servizi e fornire
informazioni fruibili, senza discriminazioni, anche da parte di coloro che a causa di
disabilità necessitano di tecnologie assistive o configurazioni particolari. Riferendosi
alla realizzazione di un sito web questo vuol dire favorire la fruizione e l'interazione
rispettando le esigenze e le preferenze degli utenti, senza esclusioni. L'obiettivo
principale dell'accessibilità è consentire l'accesso al web alle persone che presentino
disabilità, le quali generalmente fanno uso di tecnologie assistive (ad esempio lettori
di schermo, ingranditori di schermo, tastiere braille, sistemi di puntamento) per
eliminare o ridurre la condizione di svantaggio.
L'articolo 12 del Codice di Amministrazione Digitale afferma: “Le pubbliche
amministrazioni nell'organizzare autonomamente la propria attività utilizzano le
tecnologie dell'informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi
di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e
partecipazione, nel rispetto dei principi di uguaglianza e di non discriminazione,
nonché per la garanzia dei diritti dei cittadini e delle imprese di cui al capo I, sezione
II , del presente decreto.”
1 Nota1: Vedi il “Decreto Ministeriale 30 aprile 2008. Regole tecniche disciplinanti l'accessibilità
agli strumenti didattici e formativi a favore degli alunni disabili.“
3
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4 Normative
Il primo documento che stabiliva norme di riferimento per la realizzazione di siti web
della Pubblica Amministrazione è il Decreto del Ministro per l’innovazione e le
tecnologie emesso il giorno 8 luglio 2005. Questo decreto, attuativo della legge 9
gennaio 2004, è costituito da una serie di allegati, in particolare:
1) l'allegato A definisce i requisiti tecnici di accessibilità e le attività previste per la
verifica tecnica (primo livello di accessibilità)
2) l'allegato B invece definisce i criteri di valutazione per la verifica soggettiva
dell’accessibilità (secondo livello).
Le norme in esso contenute si ispirano alle direttive W3C WCAG 1.0.
In seguito all’evoluzione di esse il decreto è stato rivisto culminando nella
pubblicazione del decreto2 20 marzo 2013 dal titolo: “Modifiche all'allegato A del
decreto 8 luglio 2005 del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, recante:
«Requisiti tecnici e i diversi livelli per l'accessibilità agli strumenti
informatici””. Esso definisce:
a) le informazioni ed i servizi erogati che devono essere accessibili
b) la metodologia per la verifica tecnica
Le informazioni ed i servizi erogati possono essere resi fruibili mediante:
1.
2.
3.
4.
5.
siti Web;
applicazioni realizzate con tecnologie Web;
documenti resi disponibili sui siti Web;
documenti di cui al requisito 11 dell’allegato D del DM 8 luglio 2005;
materiale formativo e didattico di natura digitale utilizzato nelle scuole di ogni
ordine e grado.
Con questo decreto le amministrazioni potranno applicare le regole tecniche previste
dallo standard internazionale W3C WCAG 2.0, queste regole sono meno stringenti
sotto l’aspetto della conformità del codice e sono invece ottimizzate per l’operatività
delle tecnologie legate alle applicazioni Web di nuova generazione, nonché orientate
all’accessibilità dei documenti.
2
Nota 2: Le norme sono poi state pubblicate in Gazzetta Ufficiale il giorno 16 settembre 2013.
4
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I quattro principi ispiratori comuni alle WCAG 2.0 e al decreto legge presente sono i
seguenti:
Principio 1: percepibile - le informazioni e i componenti dell'interfaccia utente
devono essere presentati in modo che possano essere fruiti attraverso differenti canali
sensoriali.
Principio 2: utilizzabile - i componenti dell’interfaccia utente e i comandi in essa
contenuti devono essere utilizzabili senza ingiustificati disagi o vincoli per l’utente.
Principio 3: comprensibile – gli utenti devono poter comprendere le modalità di
funzionamento dell’interfaccia e le azioni in essa contenute necessarie per ottenere
servizi e informazioni.
Principio 4: robusto - il contenuto deve essere abbastanza robusto da poter essere
interpretato in modo affidabile da una vasta gamma di programmi utilizzati
dall’utente, comprese le tecnologie assistive.
4.1 Pubblicazione di un documento amministrativo non accessibile
Quasi in contemporanea alla pubblicazione del nuovo decreto l’Agenzia per l’Italia
Digitale ha pubblicato una circolare nella quale precisa che sul tema di accessibilità dei
documenti amministrativi informatici, il nuovo comma 5-bis nell’art. 23-ter del CAD
stabilisce che i documenti amministrativi informatici, vale a dire gli atti formati dalle
pubbliche amministrazioni con strumenti informatici nonché i dati e i documenti
informatici detenuti dalle stesse, devono essere fruibili indipendentemente dalla
condizione di disabilità personale, applicando i criteri di accessibilità definiti dai
requisiti tecnici di cui all'articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4.
Per quanto riguarda moduli e formulari, l’articolo 57 del Codice dell’amministrazione
digitale stabilisce che le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere
disponibili per via telematica i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge,
nonché l'elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, anche ai fini
delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di
notorietà. Ai sensi del comma 6, lett. e) dell’articolo 9 del decreto legge n. 179/2012,
la pubblicazione online deve avvenire nel rispetto dei requisiti tecnici di accessibilità di
cui all'articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4. Ciò significa che i moduli e
formulari, ma anche gli atti e i provvedimenti amministrativi oggetto di pubblicità
legale, devono essere fruibili anche da persone con disabilità. Questo concetto è stato
riconfermato dal Decreto Ministeriale del 20 marzo 2013 sui requisiti tecnici di
accessibilità previsti dalla legge 4/2004.
Non è ammessa, pertanto, la pubblicazione di documenti-immagine, vale a dire
scansioni digitali di documenti cartacei senza che si sia provveduto ad opportuna
digitalizzazione del testo ivi contenuto.
5
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Le pubbliche amministrazioni sono quindi obbligate a garantire, oltre alla conformità e
corrispondenza alle informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi originali
che devono essere presenti sul sito, anche che le medesime informazioni siano
accessibili assicurando così il rispetto dei principi di uguaglianza e di non
discriminazione nell’erogazione delle stesse.
Nel vademecum della Funzione Pubblica “Modalità di pubblicazione dei documenti
nell'Albo on line”, si precisa la seguente modalità operativa: “per i documenti resi
disponibili in formato digitale non utilizzabile con tecnologie compatibili con
l’accessibilità, oppure che abbiano contenuti non conformi ai requisiti tecnici di
accessibilità, devono essere forniti sommario e descrizione degli scopi dei documenti
stessi in forma adatta ad essere fruita con le tecnologie compatibili con l’accessibilità e
devono essere indicate in modo chiaro le modalità di accesso alle informazioni
equivalenti a quelle presentate nei documenti digitali non accessibili.”
5 Come strutturare un documento ai fini dell’accessibilità
5.1 Struttura del documento, stili di paragrafo e testo
La riconoscibilità delle parti di un testo è evidenziata dall’uso semanticamente
corretto dei suoi elementi costitutivi: titoli, paragrafi, tabelle, liste.
Uno stile è un insieme di caratteristiche di formattazione, a cui viene assegnato un
nome, di modo che possano essere applicate tutte insieme al testo. Ad esempio posso
definire un nuovo stile "MioStile" che contiene il carattere Arial 11, l'allineamento
giustificato, l'interlinea singola, e 6 punti di spazio prima e dopo il paragrafo.
Gli stili del titolo e del paragrafo, o i sommari se presenti, migliorano la leggibilità del
documento in quanto possono costituire punti di riferimento strutturali per tutti gli
utenti che usano screen reader o si basano su valutazioni visive dei titoli di sezione
per spostarsi durante la lettura.
Nella stesura di un documento è preferibile usare gli stili di testo predefiniti3 associati
ad ogni componente del documento; ad esempio Titolo e punto o numero elenco.
Occorre usare anche titoli brevi, preferibilmente meno di 20 parole e non superare la
lunghezza di una riga.
Se il layout del documento è costituito da due o più colonne utilizzare l’apposita
funzionalità di word (Formato > Colonne) piuttosto che utilizzare una tabella o le
tabulazioni per simulare il testo su più colonne.
3
Nota 3: L’uso di stili predefiniti agevola la conversione del documento nel formato PDF
accessibile.
6
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Si consiglia di evitare l’uso di spazi vuoti superflui o tabulazioni e paragrafi vuoti in
quanto in loro presenza gli utenti che usano screen reader possono pensare di essere
giunti alla fine delle informazioni. Per creare spazi vuoti si consiglia di usare gli
elementi di formattazione, i rientri e gli stili. Quindi:







non creare allineamenti mediante la barra spaziatrice ma utilizzare un punto di
tabulazione o allineamento cliccando sul righello orizzontale
non inserire due o più spazi fra una parola e l’altra
non inserire lo spazio DOPO l’apostrofo
non inserire lo spazio PRIMA di un segno di punteggiatura
utilizzare le interruzioni di pagina e non ripetuti "Invio" per andare ad una pagina
vuota (Inserisci>Interruzione>Di pagina)
evitare di creare allineamenti mediante la barra spaziatrice o con l'uso del tasto
"tab", utilizzare invece la tabulazione
evitare
paragrafi
vuoti,
utilizzare
la
spaziatura
paragrafo
(Formato>Paragrafo>Spaziatura)
Si consiglia anche di:
1. usare un font di caratteri comuni quali il carattere Verdana4 o Arial5 stile Normale
con dimensione minima 11 e interlinea compresa tra 1,2 e 1,5.
2. utilizzare il colore nero su sfondo bianco (o comunque fortemente contrastato) e
non decorato
3. usare il testo in grassetto solo quando è necessario per attirare l’attenzione
dell’utente su una specifica parte dell’informazione.
4. evitare di creare allineamenti mediante la barra spaziatrice o con l'uso del tasto
"tab", utilizzare invece la tabulazione
4
Nota 4: Il carattere Verdana è stato pensato per essere leggibile sullo schermo di un
computer anche a basse risoluzioni. I caratteri Verdana e Arial fanno parte della famiglia dei
caratteri senza grazie mentre il Times New Roman appartiene all’altra famiglia dei caratteri con
grazie
I caratteri senza grazie sono comunemente usati per rappresentare il testo da divulgare sullo
schermo, in particolar modo per i monitor dei computer e altri schermi dove forniscono una
resa pulita e molto leggibile rispetto ai caratteri con grazie.
5
Nota 5: Il carattere Arial è raccomandato, ad esempio, nella comunicazione ”Indicazioni per
la redazione dei documenti dell’Ufficio scolastico regionale per la Lombardia” a cura dell’Ufficio
scolastico regionale per la Lombardia ottobre 2008.
I caratteri Arial e Helvetica sono anche raccomandati dall’Ufficio federale per le pari
opportunità delle persone disabili della Confederazione Svizzera, nelle linee guida emanate
dall’Ufficio si precisa che la dimensione del carattere, al fine di agevolare gli ipovedenti, deve
avere una dimensione minima di 12.
Da notare che i caratteri Arial e Helvetica sono simili e la maggior parte delle persone non
riesce a notare distintamente la differenza tra Arial, Helvetica e altri font simili.
7
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5. evitare
paragrafi
vuoti,
utilizzare
la
spaziatura
paragrafo
(Formato>Paragrafo>Spaziatura)
6. scrivere il nome di file senza spazi bianchi, utilizzare solo i seguenti caratteri a-z,
A-Z, 0-9, _ (underscore) e senza caratteri speciali tipo / \% | ' "
7. non scrivere nomi di destinatari e oggetto tutto in maiuscolo in quanto il tutto
maiuscolo è di sé di più difficile lettura per i nostri occhi
8. per motivi di praticità, le sigle e gli acronimi vanno scritti senza punti intermedi, ad
esempio: MIUR (e non M.I.U.R.)
5.2 Non utilizzare oggetti lampeggianti o in movimento
Non introdurre oggetti o scritte lampeggianti6 le cui frequenze di intermittenza
potrebbero provocare disturbi da epilessia o disturbi della concentrazione. Occorre
evitare anche di introdurre scritte in movimento.
5.3 Creazione di collegamenti ipertestuali
Un collegamento ipertestuale consente di passare ad una particolare posizione nel
documento, ad una pagina web oppure ad un altro file creato da un altro programma
quale un file in Excel o un file multimediale.
I collegamenti ipertestuali sono caratterizzati da un’immagine o da testo, in genere di
colore blu, su cui l’utente può cliccare per passare ad una posizione diversa.
Nell’inserire il collegamento occorre anche riempire il campo “Descrizione”
inserendovi una breve nota sul testo referenziato. Questa nota sarà visibile quando
l’utente posizionerà il mouse sul collegamento: Accessibilità dei documenti elettronici.
Nel definire il link si raccomanda7 di usare parole o brevi frasi di chiaro e univoco
significato anche fuori del contesto, evitando espressioni generiche come "premi qui" o
"torna indietro", al contrario usare enunciati del tipo “Torna all’indice analitico”.
6
Nota 6: Requisito n.7 : Non sviluppare contenuti che possano causare crisi epilettiche.
Evitare oggetti e scritte lampeggianti o in movimento le cui frequenze di intermittenza possano
provocare disturbi da epilessia fotosensibile o disturbi della concentrazione, ovvero possano
causare il malfunzionamento delle tecnologie assistive utilizzate; qualora esigenze informative
richiedano comunque il loro utilizzo, avvertire l’utente del possibile rischio prima di presentarli
e predisporre metodi che consentano di evitare tali elementi.
7
Nota 7: Con questo si intende migliorare l’usabilità del sito. Corrisponde al requisito n. 19
nella formulazione del Decreto 8 luglio 2005: rendere chiara la destinazione di ciascun
collegamento ipertestuale (link) con testi significativi anche se letti indipendentemente dal
proprio contesto oppure associare ai collegamenti testi alternativi che possiedano analoghe
caratteristiche esplicative, nonché prevedere meccanismi che consentano di evitare la lettura
ripetitiva di sequenze di collegamenti comuni a più pagine
8
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5.4 Creazione di indici e sommari accessibili e navigabili
Nel caso di documenti molto lunghi è opportuno inserire il sommario all’inizio del
documento per facilitare la “navigazione” all’interno del documento. Il sommario è
utile a:
• chiunque in quanto favorisce la navigazione tra le parti del documento
• in particolare a chi utilizza screen reader, perché in questo modo ha uno strumento
aggiuntivo, oltre alla navigazione per titoli, per evitare la lettura sequenziale dei
contenuti.
In Word la scheda Sommario contiene diverse opzioni fra cui “Usa collegamenti
ipertestuali anziché numeri di pagina”, selezionandola viene creato un sommario
dotato di numeri di pagina e collegamento ipertestuale al livello di titolo indicato.
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Figura 1 Creazione di un sommario in Word
Una volta creato il sommario in questo modo l’utente può raggiungere le singole parti
del documento grazie a questi link usando la combinazione “ctrl + clic” sul
collegamento, è anche possibile inserire una breve descrizione del collegamento
selezionando la singola voce del sommario ed usando la tecnica dell’inserimento del
collegamento ipertestuale.
Nota: nella conversione in PDF da Word questa descrizione non è più visibile.
10
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Figura 2 Esempio di inserimento di una descrizione in un sommario
5.5 Intestazione e piè di pagina
Nel caso in cui il documento si sviluppi su più pagine, è utile inserire un’intestazione e
un piè di pagina contenenti:
a) l’indicazione del nome del documento
b) la numerazione delle pagine
Se si dispone di Acrobat nella eventuale successiva conversione del documento in pdf
sarà utile marcare intestazione e piè di pagina (soprattutto quando costituiti da
immagini/loghi) come artefatti in modo che non vengano intercettati dai programmi di
screen reader.
5.6 Aggiungere testo alternativo agli oggetti
Il testo alternativo8, noto anche come testo Alt, è visualizzato al passaggio del
puntatore del mouse su di un’immagine o un oggetto. Lo scopo di questa informazione
è quello di aiutare gli utenti che usano screen reader a comprendere il contenuto delle
8
Nota 8: Requisito n. 1 – Alternative testuali: fornire alternative testuali per qualsiasi
contenuto di natura non testuale in modo che il testo predisposto come alternativa possa
essere fruito e trasformato secondo le necessità degli utenti, come per esempio convertito in
stampa a caratteri ingranditi, in stampa Braille, letto da una sintesi vocale, simboli o altra
modalità di rappresentazione del contenuto.
11
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immagini nel documento, per questa tipologia di utenti queste sono le uniche
informazioni disponibili sulle immagini e sugli oggetti contenuti nei documenti.
Se si utilizza un software di questo tipo per visualizzare il documento o si effettua il
salvataggio in un formato di file quale HTML o Digital Accessible Information System
(DAISY9), nella maggior parte dei browser verrà visualizzato un testo alternativo
quando si sposta il puntatore del mouse su un'immagine.
Si consiglia di aggiungere il testo alternativo alla seguente tipologia di oggetti:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Immagini
ClipArt
Grafici
Tabelle
Forme
Oggetti incorporati
Input penna
File audio e video
Indicazioni generali per Office: vedi l’articolo Microsoft Aggiungere testo alternativo a
una forma, un’immagine, un grafico o altro oggetto.
9
Nota 9: I libri in formato Digital Accessible Information System (DAISY) possono
contenere capitoli, sezioni secondarie e pagine, consentendo così agli utenti che hanno
problemi con la stampa tradizionale di navigare con facilità fra i vari contenuti.
Esistono software open source
quali il software Obi 1.2 (http://bit.ly/fqzspr). La versione
1.2 del software Obi contiene diversi miglioramenti ed aggiornamenti per gli utenti, compreso
un adattamento per lavorare con il programma Microsoft Windows 7. Inoltre, oggi gli utenti
possono gestire grandi progetti di produzione DAISY con maggior facilità, e i file nei formati
audio MP3 e WAV possono oggi venire inseriti in questi progetti.
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5.6.1
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Come aggiungere il testo alternativo alle immagini e agli oggetti
Il testo alternativo in Word10 può essere aggiunto facendo clic con il pulsante destro
del mouse sull’oggetto e scegliendo la proprietà Formato (per le tabelle è Proprietà
tabella), ecco un esempio di come è possibile aggiungere il testo:
Figura 3 Microsoft Word: come aggiungere un testo alternativo
10
Nota 10: Opzione presente nelle versioni di Word a partire dal 2010
13
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Anche in LibreOffice esiste la possibilità di inserire una descrizione all’immagine
cliccando su di essa e scegliendo la voce “Descrizione” come in figura:
Figura 4 LibreOffice: inserimento della descrizione di un'immagine
5.6.2
Aggiunta di un bordo alle immagini
Si consiglia di aggiungere un bordo alle immagini
5.7 Liste
Un elenco numerato è più facile da leggere e da capire rispetto a un paragrafo molto
pieno. Nella creazione di liste non si devono utilizzare simboli quali “-“ oppure “_”
(underscore) per elencare le voci di una lista, preferire numeri o lettere per indicare le
singole voci. L’uso dei simboli grafici non è consigliato in quanto sul dispositivo utente
potrebbe non essere installato il font corrispondente.
5.8 Note in fondo alla pagina
Al fine di chiarire al lettore che il testo in lettura è una nota al documento premettere
al paragrafo l’indicazione: “Nota n. x”.
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5.9 Tabelle e loro struttura
Word non dispone di particolari strumenti per l’accessibilità delle tabelle11 a paragone
di quelli disponibili in PDF o XHTML, tuttavia è possibile adottare alcuni accorgimenti
per rendere più accessibile il testo a chi usa uno screen reader. Nel realizzarla :

per creare tabelle, utilizzare il comando Inserisci Tabella evitando di inserire
tabelle già presenti in altri documenti;

è consigliabile usare una struttura bidimensionale in modo da agevolarne
l’esplorazione e la comprensione;

identificare le celle vuote con un carattere, ad esempio con il segno “-“ oppure
con un’abbreviazione (ad esempio “n.p”, dato non presente) quando il dato
mancante esprime un valore provvedendo a inserire nella tabella una legenda
che spieghi il significato dei caratteri o delle abbreviazioni utilizzate;

porre attenzione nell’ordine degli elementi costitutivi verificando l'ordine di
lettura della tabella spostandosi con TAB tra le celle per controllare che le
informazioni siano presentate in ordine logico;

inserire una didascalia ed un’intestazione di colonna e una breve descrizione;

se possibile evitare di creare tabelle con righe eccessivamente alte ed in ogni
caso evitare che una riga si divida tra due pagine (disabilitare l’opzione permetti
la divisione della riga tra le pagine nel menu Proprietà tabella)
11
Nota 11: Le linee guida del 2005 prevedevano ben due requisiti per definire correttamente le
tabelle, il requisito n. 9 affermava quanto segue: per le tabelle dati usare gli elementi
(marcatori) e gli attributi previsti dalla DTD adottata per descrivere i contenuti e identificare le
intestazioni di righe e colonne. Scopo del requisito era di richiamare l’attenzione nel definire le
intestazioni di righe e colonna e non soltanto nel definire i contenuti, ad esempio, con una
didascalia e/o con un testo alternativo.
15
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Figura 5 Proprietà tabella in Word relative alla Riga
Uno screen reader interpreta la tabella scansionandola per righe, dalla prima cella in
alto a sinistra all’ultima cella in basso a destra sia automaticamente che
manualmente tramite
spostamento del cursore con il tasto Tab. Un semplice
intervento sulla disposizione delle informazioni può migliorarne la comprensibilità.
L’inserimento di una appropriata didascalia è un’operazione possibile sia in Word che
in LibreOffice. In Word l’operazione si effettua selezionando la tabella e facendo clic
sul pulsante Inserisci didascalia della scheda Riferimenti; dall'elenco Etichetta
selezionare l'etichetta più appropriata per l'oggetto. L’utilità della didascalia consiste
nel permettere, anche a chi non vede fisicamente la tabella, la comprensione della
natura dei dati presentati. Utilizzare anche il testo alternativo.
Tabella 1 Esempio di tabella con didascalia in Word
Intestazione 1
Intestazione 2
Riga 1
A
B
Riga 2
C
D
Word non permette di definire colonne come intestazioni di righe, ma è possibile però
determinare quali siano le intestazioni delle colonne: selezionare la prima riga e nella
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scheda Riga della finestra di dialogo Proprietà tabella fate clic sulla casella di controllo
“Ripeti come riga di intestazione in ogni pagina”.
Figura 6 Possibilità di inserimento di un titolo e di una descrizione associate a
una tabella in Word
6 Indicazioni ulteriori per Excel
Valgono le indicazioni riportate per le tabelle di Word oltre a:
a) evitare unioni di celle
b) evitare l’uso dei colori come sfondo per le celle
c) attribuire nomi significativi ai file Excel in modo da consentire agli utenti che
salvano i files in locale di individuare facilmente i documenti di interesse;
d) poiché i file Excel visualizzati all’interno dei browser non sono accessibili in
quanto lo screen reader non è in grado di leggerli correttamente si può
ricordare all’utente come procedere per consultare il file (salvarlo in locale per
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visionarlo con il programma o con un viewer oppure configurare il browser per
aprire il file tramite il programma Microsoft Excel).
Ricordarsi di sottoporre il file excel al test della verifica dell’accessibilità (menù File
> Informazioni > Verifica documento > Verifica accessibilità).
7 Indicazioni ulteriori per le diapositive
1
L’ordine di lettura delle diapositive deve essere logico, anche all’interno delle
diapositive i vari oggetti in esso presenti devono avere un ordine di lettura12.
2
Tutte le diapositive devono includere un titolo
Figura 7 Microsoft PowerPoint - gestione dell'ordine di lettura degli oggetti
contenuti in una diapositiva
12
Nota 12: Su Microsoft PowerPoint bisogna accedere alla scheda Home, fare clic su Disponi e
scegliere Riquadro di selezione.
Il Riquadro di selezione elenca gli oggetti presenti nella diapositiva. Gli oggetti saranno letti a
partire dall’ultimo elemento dell’elenco fino al primo elemento dell’elenco
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Per quanto riguarda la scelta della dimensione del carattere da usare nelle
presentazioni, in linea generale, dovremmo considerare a che distanza il pubblico
assisterà alla presentazione e ovviamente quali sono le dimensioni dello schermo su
cui la proietteremo. Al riguardo non esiste una regola precisa, Microsoft suggerisce
che un carattere alto 2,5 centimetri è leggibile da una distanza massima di 3 metri.
Ma si tratta di un’indicazione valida per la visualizzazione standard sullo schermo di un
computer, non per una presentazione proiettata. Le impostazioni predefinite di
PowerPoint, ad ogni modo, prevedono una dimensione pari a 44 punti per i titoli delle
slide e a 32 punti per le caselle di testo, dimensioni sufficienti per poter leggere
agevolmente un testo proiettato in un piccolo auditorium.
Usando PowerPoint ricordarsi di sottoporre il file al controllo di accessibilità (dal menù
File > Informazioni > Verifica documento > Verifica accessibilità)
8 Indicazioni ulteriori per i contenuti multimediali
Eventuali file audio e video devono essere corredati di informazioni equivalenti
(sottotitoli, audiodescrizioni).
Per la creazione di sottotitoli su YouTube si consiglia di consultare l’apposita guida:
https://support.google.com/youtube/topic/3014331?hl=it&ref_topic=4355241.
In
questo caso si può avvertire l’utente che può configurare direttamente su YouTube la
riproduzione dei video con “Sottotitoli=ON” per avere la sottotitolazione attiva.
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9 Come controllare l’accessibilità dei documenti in Office
Per accedere alla “Verifica accessibilità” selezionare File > Informazioni> Verifica
Documento” > Verifica accessibilità. Ecco come si presenta su Word di Office 2010:
Figura 8 Microsoft Office: esempio di avvio della verifica accessibilità
La Verifica accessibilità di Microsoft analizza il file per individuare una serie di possibili
problemi che potrebbero riscontrare gli utenti disabili durante l'uso. Ogni problema
viene classificato come Errore, Avviso o Suggerimento.
Errore
Viene segnalato un errore per il contenuto che rende impossibile o molto
difficile la comprensione del file da parte di utenti disabili.
Avviso
Viene segnalato un avviso per il contenuto che nella maggior parte dei
casi, ma non in tutti, rende difficile la comprensione del file da parte di utenti disabili.
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Suggerimento
Viene fornito un suggerimento per il contenuto che può essere
compreso dagli utenti disabili, ma che potrebbe essere organizzato o presentato in
modo migliore per ottimizzare l'esperienza di utenti con particolari esigenze.
L’utility segnala l’elemento che deve essere corretto fornendo una motivazione ed una
risoluzione, per risolvere alcuni problemi potrebbe essere necessario modificare,
riformattare o aggiornare il contenuto.
Per informazioni dettagliate sui problemi individuati da Verifica accessibilità è possibile
accedere, tramite link visibile nel campo “Altre informazioni”, ad ulteriori
informazioni su come migliorare l’accessibilità dei documenti e anche consultare le
“Regole usate da Verifica accessibilità”.
9.1 Esempi di verifica accessibilità
In questo esempio sono presenti dei caratteri vuoti ripetuti; selezionando la singola
voce (5 caratteri) Word evidenzia i caratteri non validi.
Figura 9 Microsoft Office: esempio di verifica accessibilità
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Un altro esempio mostrante un’immagine, inserita in un documento, senza testo
alternativo:
Figura 10 Microsoft Office: esempio di segnalazione di errore riguardante
l'accessibilità ad un’immagine
Correzione: aggiungere un testo alternativo all’immagine
10 Un suggerimento per controllare l’accessibilità dei documenti
creati con LibreOffice
Al momento LibreOffice non dispone di un’utility per controllare l’accessibilità del
documento, si raccomanda quindi di rispettare le indicazioni date in questa guida per
la creazione dei documenti.
11 Documenti accessibili in PDF
11.1 Condizioni necessarie perché un PDF si ritenga accessibile
Un file PDF che corrisponda alle richieste delle linee guida per l'accessibilità di Adobe,
potrà essere letto con uno screen reader, i contenuti potranno essere sottoposti a
ingrandimenti senza perdita di informazioni o dover ricorrere alla barra di scorrimento
orizzontale del reader (PDF "flessibile"), sarà possibile cambiare i colori di testo e
sfondo liberamente (Modifica > Accessibilità), sarà dotato di segnalibri (Vista >
Pannelli di navigazione > Segnalibri) e di un corretto ordine di lettura e potrà essere
consultato utilizzando il tasto Tab.
Più precisamente per essere considerato accessibile un file PDF deve avere le seguenti
caratteristiche:
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1
il documento deve essere un testo e non un'immagine che rappresenti un testo
(scansione);
2
se presenta moduli e campi essi devono essere accessibili;
3
la struttura del documento deve essere delineata da tag;
4
l'ordine di lettura deve essere chiaro e facile da seguire;
5
un testo descrittivo alternativo deve essere disponibile per ogni elemento
grafico, link, modulo;
6
devono essere presenti elementi di aiuto alla navigazione oltre ai link, alle
intestazioni e alla descrizione dei contenuti delle tabelle;
7
deve essere specificata la lingua del documento;
8
il documento deve usare font che permettano la conversione dei caratteri in
testo;
9
deve avere impostazioni di protezione che consentono l'accesso al testo da
parte dei programmi di lettura dello schermo;
10 deve riportare la lingua di redazione del documento.
Adobe dispone di programmi in grado di produrre PDF dove l’utente può cambiare i
colori di testo e sfondo liberamente, in particolare Adobe è sensibile al tema
dell’accessibilità. Si consiglia l’uso di Adobe Reader per la lettura dei file PDF in quanto
altri lettori possono non acquisire correttamente la struttura del documento, inoltre
esso dispone di diverse funzioni per l’accessibilità.
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Figura 11 Adobe Reader Accessibility Setup Assistant
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Ecco ad esempio come è possibile aumentare il contrasto (Modifica > Preferenze >
Accessibilità) in Adobe Reader:
e questo mostra come appare il testo:
11.2 Aggiungere i tag per l’accessibilità al documento in PDF
Per ottenere risultati ottimali, è obbligatorio aggiungere i tag per l’accessibilità al
documento al momento della conversione in PDF dall'applicazione di creazione. Vi
sono applicazioni che permettono il loro inserimento, tra queste sono incluse Adobe
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FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word o OpenOffice Writer. Se non si ha
accesso a un'applicazione di creazione in grado di generare un PDF con tag, è
possibile inserire tag in un PDF in qualsiasi momento mediante Acrobat.
L'aggiunta di tag durante la conversione consente all'applicazione di creazione di
ricavare dall'origine gli stili di paragrafo del documento o altre informazioni sulla
struttura, per generare una struttura ad albero logica. La struttura ad albero logica
riproduce l'ordine di lettura e i livelli di tag in modo accurato. Questa procedura
consente di interpretare puntualmente la struttura di layout complessi quali barre
laterali incorporate, colonne ravvicinate, allineamento irregolare del testo, nonché
tabelle. L'aggiunta di tag durante la conversione consente inoltre di includere
correttamente nel processo elementi quali link, riferimenti incrociati, segnalibri,
nonché eventuale testo alternativo all'interno del file, se presente.
Nella conversione dei documenti Office si raccomanda di selezionare le caselle “Tag
per la struttura del documento per l’accessibilità”, allo scopo è possibile
consultare il seguente documento Microsoft: Creazione di file PDF accessibili.
11.2.1 Tag PDF/A
Questo tag abilita la conservazione a lungo termine del documento, quindi tutte le
informazioni necessarie per la visualizzazione del documento devono essere
incorporate nel documento stesso. Queste comprendono tutti i contenuti (testi,
immagini raster e grafica vettoriale), i caratteri, i colori e le informazioni. Conversione
di documenti Microsoft Office in PDF
Esistono due standard: PDF/A-1b ha l'obiettivo di garantire la riproduzione affidabile
dell'aspetto visivo del documento mentre il PDF/A-1a include tutti i requisiti di
PDF/A-1b aggiungendovi il vincolo dell'inclusione della struttura del documento (per
questo motivo questo standard è anche noto come "tagged"). E’ possibile in Word
aggiungere il tag per la conformità al PDF/A.
11.2.2 Esempio di conversione di documenti Word in PDF
In Word è possibile usare una funzione nativa evitando di scaricare e installare
software di conversione. Ecco come procedere:
1) Fare clic su Salva con nome nella scheda File.
2) Fare clic sulla freccia nell'elenco Tipo file della finestra di dialogo Salva con nome
e quindi fare clic su PDF.
3) Fare clic su Opzioni. Assicurarsi che le caselle di controllo “Crea segnalibri
usando le intestazioni” e “Tag per la struttura del documento per
l'accessibilità” siano selezionate e quindi fare clic su OK. E’ possibile in Word
aggiungere il tag per la conformità al PDF/A.
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4) Fare clic su Salva.
Figura 12 Esempio di impostazioni delle opzioni di conversione del formato da
doc a pdf con i tag per l’accessibilità e la conservazione a lungo termine
(PDF/A)
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Ed ecco il documento, generato da Word, in formato pdf consultabile tramite i
segnalibri:
Figura 13 Documento in pdf, generato da Word, con i segnalibri
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Di seguito sono riportati alcuni esempi di conversione in pdf di documenti Office:
Figura 14 Microsoft Excel: esportazione di una cartella in PDF con i tag (è
possibile aggiungere il tag PDF/A)
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in PowerPoint:
Figura 15 Microsoft PowerPoint: inserimento dei tag per l'accessibilità
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11.3 Esportazione di un documento LibreOffice in PDF
Ecco come è possibile esportare un documento, generato da LibreOffice, in PDF
Figura 16 LibreOffice: esempio di esportazione di un documento in PDF
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11.4 Come verificare se un documento è accessibile
Si consiglia l’uso del programma PDF Accessibility Checker fornito dalla Swiss
Foundation for Accessibile Technologies esso conduce una serie di test volti ad
accertare se il documento in PDF risponde ai criteri di accessibilità
11.4.1 Esempio di test di accessibilità
La semplice organizzazione di un documento in livelli di struttura ovvero in capitoli o
sezioni ne migliora l’accessibilità.
Confrontiamo adesso la conversione in pdf del seguente semplice documento di test:
Titolo del documento
Titolo 1
I dispositivi sicuri per la generazione delle firme di cui all'art. 35 del codice sono conformi alle
norme generalmente riconosciute a livello internazionale
Titolo 2
l documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica
qualificata, non produce gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se contiene
macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i
fatti o i dati nello stesso rappresentati.
Se ne avessimo effettuato al conversione in pdf da Word senza aver selezionato la
casella “Tag per la struttura del documento per l’accessibilità”, il test
indicherebbe che il documento non è affatto accessibile:
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Figura 17 Il test indica che il documento in pdf non è accessibile
Adesso generiamo il pdf selezionando la casella che permette di creare i tag per
l’accessibilità, sottoponendo il documento al test vedremo un miglioramento: adesso è
parzialmente accessibile:
Figura 18 Il test indica che il documento è accessibile parzialmente
Possiamo avere un’idea di come uno screen reader lo acquisisce:
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Figura 19 Simulazione di lettura con uno screen reader di un testo senza campi
Titoli
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Se introduciamo nel precedente documento i campi Titoli di Word, mantenendo
sempre la creazione dei tag per l’accessibilità nella conversione in pdf, otteniamo un
miglioramento dell’accessibilità:
Figura 20 Simulazione di lettura di un documento in pdf con i campi Titoli
Lo screen reader adesso è in grado di distinguere le varie parti del documento grazie
ai titoli.
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