Vademecum richieste di rimborso - Regione Veneto

FSE 2007-2013
Vademecum per la presentazione dei giustificativi di spesa
PREMESSA
La programmazione FSE 2007-2013 prevede che le erogazioni a favore del beneficiario avvengano secondo il
seguente schema:
- una prima anticipazione per un importo massimo pari ad una percentuale del contributo pubblico
definita a livello di bando
- successive erogazioni intermedie a titolo di rimborso di spese effettivamente sostenute nella
realizzazione del progetto
- saldo a seguito della verifica rendicontale
La presentazione dei giustificativi di spesa (sia per i rimborsi intermedi che per il rendiconto finale) avviene
attraverso lo scarico dal portale regionale del modello in formato Excel™ (denominato “scheda giustificativi”)
disponibile nella funzione “Giustificativi di spesa” del progetto sul quale il beneficiario sta operando, la
successiva imputazione dei dati nel citato modello Excel™ e il caricamento a sistema dello stesso.
L’ammissibilità della spesa dichiarata è sottoposta ad una serie di controlli formali e sostanziali che vengono
realizzati attraverso diversi livelli.
Il primo livello è rappresentato dalla “contestualizzazione” del modello Excel™ scaricato dal sistema,
attraverso il quale viene eliminata la possibilità di errore rispetto:
- all’attribuzione del giustificativo ad una voce di spesa non prevista a preventivo (nell’apposita
tendina sono presenti solo le voci di spesa previste dal piano finanziario del progetto)
- alle modalità di gestione
- all’attribuzione del giustificativo di spesa ad un soggetto non previsto come partner del progetto
(nell’apposita tendina sono presenti solo i partner operativi di progetto)
- alla classificazione della natura del documento (attraverso l’apposita tendina)
- alla tipologia di pagamento
Al proposito si precisa che per ogni campo nel quale è presente un menu a tendina, la selezione deve
obbligatoriamente essere fatta attraverso una delle voci presenti nella tendina stessa, pena la non
riconoscibilità del giustificativo di spesa da parte del sistema.
Il secondo livello di controllo è realizzato dalla funzione di importazione del modello Excel™ del riepilogo di
spesa nel portale regionale; in questo momento vengono verificati:
- la capienza della voce di spesa a preventivo rispetto ai giustificativi imputati
- la capienza degli importi imputati rispetto ai giustificativi di spesa
- la presenza di eventuali registrazioni multiple per lo stesso giustificativo di spesa
- la capienza delle spese imputate al partner rispetto alla previsione
- la correttezza formale di date e codici fiscali
- la presenza dei campi obbligatori
- il rispetto delle percentuali e dei parametri previsti dalla Direttiva di riferimento, anche in riferimento
ai costi indiretti su base forfetaria
Infine, il terzo livello di controllo è rappresentato dalla verifica degli operatori regionali; in particolare i
controlli riguardano:
- la correttezza formale dei documenti trasmessi
- la corrispondenza tra la richiesta presentata e il riepilogo di spesa, comprensivo della quota di costi
indiretti su base forfetaria nei limiti di quanto previsto dal progetto
- la natura della spesa (descrizione oggetto della fornitura) in relazione alla tipologia di attività
Si forniscono di seguito le indicazioni, cui i beneficiari dovranno attenersi scrupolosamente, per la corretta
imputazione nel portale regionale dei giustificativi di spesa.
PROCEDURA PER L’EROGAZIONE DEI RIMBORSI INTERMEDI
La procedura per l’erogazione dei rimborsi intermedi prevede i seguenti steps:
- download della scheda riepilogativa dei giustificativi di spesa attraverso l’apposita funzione del
portale
- upload della scheda riepilogativa dei giustificativi di spesa a sistema
generazione della richiesta di rimborso attraverso l’apposita funzione del portale
presentazione alla Regione della richiesta di rimborso cartacea
verifica da parte degli uffici regionali dell’ammissibilità dei giustificativi presentati, validazione del
riepilogo di spesa e predisposizione di un pagamento in stato “validato”
- presentazione agli uffici regionali del documento fiscale per il pagamento della richiesta di rimborso
di importo corrispondente alle spese considerate ammissibili
- liquidazione da parte degli uffici regionali
Per ulteriori informazioni si invita a consultare il “Manuale della procedura” disponibile nella sezione
“Documentazione” del portale.
-
PROCEDURA PER L’EROGAZIONE DEL SALDO
La procedura per l’erogazione del saldo prevede i seguenti steps:
- download della scheda riepilogativa dei giustificativi di spesa attraverso l’apposita funzione del
portale
- upload della scheda riepilogativa dei giustificativi di spesa a sistema
- chiusura del progetto attraverso l’apposita funzione del portale (una volta completati tutti i dati
richiesti)
- presentazione alla Regione del rendiconto di spesa cartaceo
- verifica da parte degli uffici regionali dell’ammissibilità dei giustificativi presentati sia a rimborso che
a saldo e verifica delle attività svolte per la determinazione del contributo riconosciuto
- validazione dei giustificativi e predisposizione di un pagamento a saldo in stato “validato”
- presentazione agli uffici regionali del documento fiscale per il pagamento del saldo di importo
corrispondente al contributo riconosciuto
- liquidazione da parte degli uffici regionali
Per ulteriori informazioni si invita a consultare il “Manuale della procedura” e il “Vademecum per la
presentazione del rendiconto finale” disponibili nella sezione “Documentazione” del portale.
CONTENUTO DEL FILE
Nel modello Excel™ scaricato dal sistema dovranno essere imputate le spese effettivamente sostenute dal
beneficiario e/o dal partner nel periodo successivo alla presentazione della precedente richiesta di rimborso
(oppure dall’inizio del progetto in caso di prima richiesta di rimborso). Eventuali giustificativi di spesa non
dichiarati precedentemente possono comunque essere imputati nei riepiloghi di spesa successivi, nel rispetto
dei periodi temporali di eligibilità delle spese previsti dalla direttiva di riferimento.
Le spese che possono essere imputate nel file sono le seguenti:
- erogazioni materialmente avvenute a fronte di documenti giustificativi (pagamenti)
- ammortamenti, nei limiti e alle condizioni di cui all’art. 11 Reg. CE 1081/2006
- oneri accessori del personale dipendente
- costi indiretti su base forfetaria, fino alla percentuale massima prevista dal progetto
TEMPISTICHE DI INOLTRO
Il beneficiario può presentare richiesta di rimborso successivamente alla presentazione di richiesta
anticipazione e prima dell’invio del rendiconto finale, secondo le seguenti scadenze:
• entro il 10 marzo per i costi sostenuti nel periodo da dicembre dell’anno precedente a febbraio
dell’anno in corso
• entro il 10 giugno per i costi sostenuti nel periodo da marzo a maggio
• entro il 10 settembre per i costi sostenuti nel periodo da giugno ad agosto
• entro il 10 dicembre per i costi sostenuti nel periodo da settembre a novembre.
Tale tempistica consente alla Regione di evadere in tempi sufficientemente rapidi le richieste di rimborso e al
tempo stesso di effettuare gli adempimenti necessari alla certificazione della spesa nel trimestre successivo
alla presentazione.
Al fine di agevolare il lavoro delle strutture regionali, e ridurre quindi i tempi di erogazione del rimborso, il
beneficiario è invitato a ridurre il numero di riepiloghi di spesa presentati concentrando i giustificativi di
spesa.
Il beneficiario deve inoltre presentare il rendiconto di spesa e relativa richiesta di saldo entro il termine
stabilito dalla specifica Direttiva di riferimento.
STORNI E RETTIFICHE
Qualora in un riepilogo di spesa fossero stati erroneamente inseriti giustificativi di spesa non pertinenti al
progetto, il beneficiario può, con un successivo riepilogo di spesa, rettificare gli errori.
La rettifica dell’errore avviene imputando la medesima riga del giustificativo di spesa presentato
originariamente e indicando il valore negativo dell’importo da stornare.
Ad esempio, la fattura n. 100 del fornitore X di importo 1.000 Euro emessa in data 15/10/2008 è stata
imputata in un riepilogo di spesa per una quota parte dell’importo pari a 500 Euro e quota parte dell’IVA pari
a 100 Euro.
Nel successivo riepilogo di spesa andrà riportata la fattura n. 100 del fornitore X di importo 1.000 Euro
emessa in data 15/10/2008 indicando come quota parte dell’importo “–500” e quota parte di IVA “-100”.
Identica procedura va seguita nel caso in cui debba essere stornata solo una parte dell’importo imputato.
MODALITA’ DI COMPILAZIONE DEL FILE
Codice di spesa: selezionare dal menu a tendina la voce di spesa del giustificativo. Qualora la voce di
spesa non sia presente nella tendina significa che la voce di spesa non è stata valorizzata nel piano
finanziario. In questo caso è necessario procedere ad una variazione di budget prima di poter imputare il
giustificativo di spesa – il campo è obbligatorio
Soggetto affidatario: selezionare dal menu a tendina il beneficiario o il partner a cui è intestato il
giustificativo di spesa – il campo è obbligatorio
Modalità di gestione: selezionare dal menu a tendina la modalità:
- “gestione diretta” qualora il giustificativo di spesa sia riferito ad attività affidate al beneficiario
- “partenariato” qualora il giustificativo di spesa sia riferito ad attività affidate ad un partner
- “delega” qualora il giustificativo di spesa sia riferito ad attività affidate in delega
Il sistema controlla la congruenza tra il soggetto affidatario e la modalità di gestione; non è ammesso quindi,
ad esempio, imputare un giustificativo al beneficiario indicando come modalità di gestione “partenariato” – il
campo è obbligatorio
Natura del documento: selezionare dal menu a tendina – il campo è obbligatorio
Numero del documento: indicare il numero del documento; nel campo sono ammessi come caratteri
esclusivamente numeri, lettere e segno “/”; nel caso di documenti tipo “Modello F24” cumulativo oppure
“cedolino busta paga” nel campo va indicato mese e anno di riferimento con il formato mm/aaaa (es.
05/2008) – il campo è obbligatorio; in caso di documento senza numero (ad esempio, “autocertificazione”
o “altro”) il giustificativo va individuato con una numerazione progressiva nel corso dell’anno
Data del documento: il campo è obbligatorio; in caso di documenti senza data indicare la data di
compilazione del riepilogo di spesa
Denominazione soggetto fornitore: indicare il nominativo del soggetto fornitore. In caso di:
- cedolino busta paga indicare cognome e nome del dipendente/collaboratore
- altri giustificativi privi dell’indicazione del soggetto fornitore indicare il nominativo del beneficiario o
del partner cui il giustificativo è intestato - il campo è obbligatorio
CF del soggetto fornitore: indicare il Codice Fiscale in caso di persona fisica (dipendente/collaboratore) o
la Partita IVA in caso di impresa (anche se ditta individuale o libero professionista) – il campo è
obbligatorio ed è soggetto a controllo di correttezza formale in fase di caricamento del file a sistema
Descrizione oggetto della fornitura: indicare con la massima precisione l’oggetto della fornitura - il
campo è obbligatorio
Importo del documento al netto di IVA: indicare l’importo imponibile risultante dal documento,
comprensivo di eventuali oneri previdenziali e assistenziali a carico del soggetto attuatore; - il campo è
obbligatorio
IVA del documento: indicare l’importo di IVA del documento; in caso di documento non soggetto ad IVA
indicare 0 - il campo è obbligatorio
Quota parte dell’importo imputato al progetto quietanzato: indicare solo l’importo effettivamente
quietanzato ed attribuito al progetto - il campo è obbligatorio
Eventuale IVA della quota parte imputata al progetto già quietanzata: indicare l’importo di IVA
effettivamente pagata ed attribuita al progetto; il sistema provvede automaticamente a trasferire l’importo
IVA nella voce di spesa corrispondente nella medesima categoria del piano finanziario (ad esempio, per un
giustificativo di spesa imputato alla voce B2.1 la quota IVA verrà imputata in automatico dal sistema
gestionale alla voce B2.25a) – in caso di documento non soggetto ad IVA indicare 0 - il campo è
obbligatorio
Tipo di pagamento: selezionare dal menu a tendina la tipologia di pagamento - il campo è obbligatorio
Numero di pagamento: in caso di tipo di pagamento “bonifico bancario” indicare il numero del CRO; in
caso di pagamento con assegno bancario o circolare indicare il numero dell’assegno; in caso di numero di
pagamento non individuabile indicare “1” - il campo è obbligatorio
Data di pagamento: indicare la data in cui la somma pagata non è più nella disponibilità finanziaria del
beneficiario o del partner – il campo è obbligatorio
CASI PARTICOLARI
Ammortamenti: la compilazione avviene secondo le regole sopra indicate, riportando i riferimenti al
documento di acquisto (natura, numero e data del documento, denominazione e codice fiscale del fornitore,
importo e IVA documento). Gli altri elementi vengono compilati come segue:
- Descrizione oggetto della fornitura: riportare la descrizione del bene come risultante dal libro
dei beni ammortizzabili e indicare il relativo costo storico (ad esempio “Stampante mod. XYZ matr.
12345 - costo storico Euro 1.500,00”)
- Quota parte dell’importo imputata al progetto: indicare l’importo imputato al progetto a titolo
di ammortamento
- Quota parte dell’IVA imputata al progetto: indicare sempre 0
- Tipo pagamento: indicare sempre “Ammortamento”
- Numero pagamento: indicare il numero identificativo del bene nel registro dei beni
ammortizzabili; in caso di numerazione non presente indicare il riferimento alla pagina del libro dei
beni ammortizzabili da cui è rilevabile il bene oggetto di ammortamento
- Data pagamento: indicare la data 31/12/XXXX, dove XXXX è l’anno di riferimento della quota,
totale o parziale, portata in ammortamento effettivamente maturata al momento della presentazione
del giustificativo. In caso di ammortamento parziale (per chiusura del progetto durante il corso
dell’anno) indicare la data di presentazione del riepilogo di spesa
Costi del personale dipendente: i costi del personale dipendente vengono imputati secondo un metodo
per competenza, con rilevazione contestuale dell’uscita di cassa riferita alla retribuzione pagata, degli altri
elementi di retribuzione diretta, indiretta e differita e degli oneri accessori a carico del soggetto affidatario
(ente o azienda). L’imputazione avviene quindi come segue:
- imputazione alla specifica voce (es. “Docenza”) del giustificativo di spesa corrispondente alla busta
paga, secondo quanto sopra indicato con particolare riferimento ai campi “Numero del documento” e
“Denominazione soggetto fornitore”, con indicazione:
• alla voce “Importo documento” del lordo percipiente
• alla voce “Quota parte dell’importo imputata al progetto” della quota parte della retribuzione
imputata al progetto, comprensiva degli elementi di retribuzione diretta, indiretta e differita
- imputazione contestuale, anche cumulativa, sull’apposita voce di spesa (“altri oneri accessori…”),
degli oneri accessori a carico esclusivo del soggetto affidatario economicamente riferibili alle
retribuzioni di cui sopra, con indicazione della modalità di pagamento “altro”
Si segnala che, anche in fase di controllo in itinere dell’avanzamento finanziario, il beneficiario dovrà essere
in grado di evidenziare, attraverso la presentazione dei modelli F24 e di tabelle di riconciliazione tra l’importo
dichiarato e i documenti contabili, il versamento degli oneri dovuti.
Ritenuta d’acconto: in caso di documenti fiscali con ritenuta d’acconto, la stessa va imputata alla
medesima voce di spesa alla quale è riferito il giustificativo, analogamente a quanto indicato alla voce “costi
del personale dipendente”. Ad esempio, per una prestazione occasionale di docenza del valore lordo di Euro
1.000,00 sarà necessario procedere alle seguenti imputazioni:
- imputazione di un giustificativo attribuito alla voce B2.1 riferito alla notula con valori nella colonna
“Importo del documento” di Euro 1.000,00 e nella colonna “Quota parte dell’importo imputata al
progetto” di Euro 800,00, successivamente alla liquidazione della notula
- imputazione, secondo le specifiche sopra indicate, di un successivo giustificativo di spesa di tipo
“Modello F24” attribuito alla medesima voce di spesa; nella colonna “Quota parte dell’importo
imputata al progetto” andrà imputato il valore di Euro 200,00, successivamente al versamento dei
predetti oneri tributari
Costi indiretti su base forfetaria: per l’imputazione dei costi indiretti su base forfetaria (voce di spesa
C2.1) i dati da inserire obbligatoriamente sono i seguenti:
- Codice di spesa (C2.1)
- Soggetto affidatario: selezionare dal menu a tendina il beneficiario
- Modalità di gestione: selezionare dal menu a tendina la voce “gestione diretta”
- Natura del documento: selezionare dal menu a tendina la voce “altro” o “autocertificazione”
- Numero del documento – indicare il periodo di riferimento della richiesta di rimborso in formato
mmaaaa/mmaaaa (es. 052008/082008)
- Data del documento: indicare la data di presentazione del riepilogo di spesa
- Denominazione soggetto fornitore: indicare il nominativo del beneficiario
CF del soggetto fornitore: indicare il codice fiscale del beneficiario
Importo del documento al netto di IVA: indicare lo stesso importo imputato nella colonna
“Quota parte dell’importo imputato al progetto quietanzato”
- IVA del documento: indicare sempre 0
- Quota parte dell’importo imputato al progetto quietanzato: indicare l’importo richiesto a
titolo di rimborso, nel limite della percentuale prevista a progetto
- Eventuale IVA della quota parte imputata al progetto già quietanzata: indicare sempre 0
- Tipo di pagamento: selezionare dal menu a tendina la voce “altro”
- Numero pagamento: indicare “1”
- Data di pagamento: indicare la data di compilazione della richiesta di rimborso
In ciascuna richiesta di rimborso, i costi indiretti su base forfetaria non potranno superare, rispetto ai costi
diretti, la percentuale prevista a progetto. A saldo, il totale dei costi indiretti su base forfetaria presentati
complessivamente (sulle richieste di rimborso e sul saldo) non potrà superare la capienza della specifica voce
di spesa.
-
COFINANZIAMENTO PRIVATO
Nel caso di cofinanziamento coperto da costo del lavoro dei destinatari, le spese andranno imputate per
l’ammontare complessivo (retribuzione ed oneri) alla voce B2.24 (Retribuzioni ed oneri personale dipendente
beneficiario). Il costo del lavoro è imputabile esclusivamente in sede di presentazione del rendiconto di
spesa.
Il beneficiario dovrà documentare il costo imputato al progetto attraverso:
1. il caricamento nel sistema gestionale di un file Excel™ di dettaglio per ciascuna edizione da cui risulti
il costo orario dei lavoratori, secondo l’esempio della pagina successiva
2. la successiva aggregazione dei dati in un giustificativo riepilogativo per ciascuna azienda, da caricare
nel riepilogo di spesa presentato a saldo
1. La procedura per la gestione dei file Excel™ è la seguente:
- download del file Excel™ precompilato con l’elenco dei destinatari rendicontati (a breve nel sistema
gestionale sarà disponibile un apposito file con tutti i dati evidenziati in verde nell’esempio della
pagina successiva; in attesa della predisposizione del file potrà essere elaborato il file Excel™ con
l’elenco destinatari già disponibile)
- caricamento, per ciascun destinatario rendicontato, del costo orario e conseguente calcolo della
quota imputata al progetto
- caricamento del file Excel™ nella sezione “materiali interni” del progetto in stato “pubblicato”,
secondo l’esempio della pagina successiva
2. Dalla somma dei costi imputati, il beneficiario dovrà calcolare il totale per azienda e imputarlo nel riepilogo
di spesa a saldo, caricando un giustificativo per ciascuna azienda coinvolta nel progetto.
Ciascun giustificativo viene compilato come segue:
- Codice di spesa: selezionare dal menu a tendina sempre la voce di spesa B2.24
- Soggetto affidatario: selezionare dal menu a tendina il beneficiario
- Modalità di gestione: selezionare dal menu a tendina la modalità “gestione diretta”
- Natura del documento: selezionare dal menu a tendina la voce “Autocertificazione”
- Numero del documento: indicare il codice del progetto
- Data del documento: indicare la data di presentazione del riepilogo di spesa
- Denominazione soggetto fornitore: indicare il nominativo dell’azienda che mette i dipendenti in
formazione
- CF del soggetto fornitore: indicare il Codice Fiscale dell’azienda che mette i dipendenti in
formazione; prestare la massima attenzione nella compilazione del campo in modo da semplificare il
controllo incrociato con le schede partner riferite alle imprese
- Descrizione oggetto della fornitura: indicare “Retribuzione ed oneri personale dipendente in
formazione”
- Importo del documento al netto di IVA: indicare il costo complessivamente rendicontato
dall’azienda per i dipendenti in formazione, come risulta dalla somma dei singoli file Excel™ di
dettaglio
- IVA del documento: indicare sempre 0
- Quota parte dell’importo imputato al progetto quietanzato: indicare il costo
complessivamente rendicontato dall’azienda per i dipendenti in formazione, come risulta dalla
somma dei singoli file Excel™ di dettaglio
- Eventuale IVA della quota parte imputata al progetto già quietanzata: indicare sempre 0
- Tipo di pagamento: selezionare dal menu a tendina la voce “altro”
- Numero di pagamento: indicare sempre “1”
- Data di pagamento: indicare la data di presentazione del riepilogo di spesa
In ogni caso, gli importi dichiarati dovranno essere dimostrati secondo le modalità e attraverso i modelli già
utilizzati negli anni precedenti (cedolini paga in originale e schemi di calcolo).
In fase di verifica rendicontale, l’ufficio rendicontazione provvederà, oltre alle normali verifiche, al controllo di
corrispondenza dei giustificativi riepilogativi presentati con il rendiconto di spesa (uno per ciascuna azienda)
con i file Excel™ di dettaglio sopra indicati.
Codice
Progetto
Codice
edizione
Titolo
edizione
Data
inizio
I campi in verde sono prevalorizzati dal sistema
* prodotto del costo orario per le ore di frequenza
Data
fine
Codice fiscale
lavoratore
Cognome Nome
Iscritto
dal
Codice Fiscale
Ore
azienda
Frequenza
Costo
orario
Costo
imputato*