Seminario sulla raccolta dei documenti

Seminario sulla raccolta dei documenti
Questa lezione e le risorse didattiche collegate possono essere usate per preparare un seminario
della durata di tre o quattro ore sulla preparazione, la raccolta, l’elaborazione e la consegna dei
documenti a un luogo di conservazione approvato. Puoi seguire questo schema della lezione
oppure crearne uno tuo. Lo schema della lezione usa tutte le risorse sotto elencate. Se scegli di
creare un tuo schema della lezione, puoi scegliere quali risorse utilizzare.
Obiettivo
Entro la fine di questo seminario, i partecipanti dovrebbero essere in grado di dimostrare la
comprensione dei seguenti concetti: diritti di proprietà fisica e intellettuale, che cos‘è un registro
o una raccolta e cosa costituisce un’informazione sacra, privata o riservata. Essi dovrebbero
anche capire il processo in quattro passi per la raccolta dei documenti:
1.
2.
3.
4.
Prepararsi alla raccolta.
Raccogliere i documenti secondo le linee di condotta stabilite.
Elaborare tutti i documenti raccolti.
Consegnare i documenti ai luoghi di archiviazione approvati.
Risorse per la raccolta dei documenti
Le risorse sotto indicate sono disponibili all’indirizzo lds.org/callings/church-history-adviser.
Nella pagina iniziale, clicca Addestramento , poi Guida alla raccolta dei documenti.
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Guide sulla storia della Chiesa – Raccolta dei documenti
Seminario sulla raccolta dei documenti, con schema della lezione
Presentazione PowerPoint per il seminario sulla raccolta dei documenti
Scarica tutto il materiale di addestramento sulla raccolta dei documenti per consultarlo
off-line (questa risorsa contiene tutto il materiale a cui si fa riferimento nello schema della
lezione).
Suggerimenti didattici
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Valuta le conoscenze preliminari dei partecipanti al seminario. Discuti brevemente ciò
che sanno già, in modo da poter adattare la lezione per soddisfare le loro esigenze.
Valuta quante informazioni possono ricevere nel tempo a tua disposizione e in base al
loro grado di comprensione.
Offri ai membri della classe un buon numero di opportunità di interagire. La
partecipazione li aiuta a ricordare il contenuto della lezione. Molte attività sono incluse
nello schema della lezione: puoi usarle, adattarle o crearne delle tue.
PD10052107 Aggiornamento: 8 luglio 2014
© 2014 by Intellectual Reserve, Inc. Tutti i diritti riservati.
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Fermati spesso per verificare la comprensione di chi ti ascolta. Lascia ai partecipanti
abbastanza tempo per pensare e poi rispondere. Se appropriato, incoraggia la
partecipazione rivolgendoti alle singole persone.
PD10052107 Aggiornamento: 8 luglio 2014
© 2014 by Intellectual Reserve, Inc. Tutti i diritti riservati.
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Raccolta dei documenti: schema della lezione
Questo schema della lezione usa il materiale contenuto nella sezione “Raccolta dei documenti” del
sito Internet dedicato al consulente di storia della Chiesa: lds.org/callings/church-history-adviser. Le
esercitazioni pratiche sono disponibili sia in versione on-line che cartacea. La versione a stampa è
stata progettata per l’uso in classe. Tuttavia, durante la lezione puoi usare qualsiasi versione
preferisci.
Puoi scegliere di seguire questo schema della lezione o di adattarlo per venire incontro alle esigenze
del gruppo a cui insegnerai. La colonna a destra mostra la diapositiva PowerPoint corrispondente alla
relativa sezione della lezione Ulteriori istruzioni per l‘insegnante sono indicate in rosso. Questa
lezione dovrebbe durare tra le tre e le quattro ore, includendo le pause e la risposta alle domande dei
partecipanti.
Materiale occorrente
Per ottenere una copia di tutto il materiale, clicca Scarica tutto il materiale di addestramento sulla
raccolta dei documenti per la consultazione off-line all’indirizzo
https://www.lds.org/callings/church-history-adviser/training/collecting-records-guide.
 Computer portatile con cavo VGA, proiettore, schermo e casse da collegare al portatile.
 Una copia del manuale Guide sulla storia della Chiesa – Raccolta dei documenti per ciascun
partecipante.
 Una copia di “Cose da non fare MAI quando si raccolgono dei documenti” per ciascun
partecipante.
 Una copia dell’Accordo di donazione, di un esempio di modulo compilato e delle relative istruzioni
per ciascun partecipante.
 Una copia dell‘attività pratica “Riassumere” per ogni partecipante.
 Una copia dell‘attività pratica “Chi è il proprietario, il donatore o il creatore?”
 Una copia dell‘attività pratica “Identificare documenti e raccolte” (Identifica i tipi di documenti e
Cartoncini per identificare i tipi di documenti)”.
 Una copia dell‘attività pratica “Esercizio sulla valutazione dei documenti” (Questi documenti
dovrebbero essere acquisiti?)
 Una copia dell‘attività pratica “Donazione volontaria”.
 Copie di alcuni esempi di fogli di catalogazione compilati.
 Diverse cartelle di archivio vuote.
Prospetto generale della raccolta dei documenti (15 minuti)
Se possibile, invita i partecipanti a leggere la Guida sulla raccolta dei documenti
qualche giorno prima del seminario.
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Prima di iniziare, accogli i partecipanti e invitali a presentarsi. Assicurati che
siano a proprio agio e aiutali a comprendere che sarà chiesto loro di imparare,
condividere i loro pensieri e completare le attività proposte. Spiega che il
seminario durerà circa quattro ore e che ogni tanto ci saranno delle pause. Chiedi
ai partecipanti di condividere un riassunto di ciò che sanno già, cosicché tu possa
adattare la lezione alle loro esigenze.
Perché raccogliere documenti
Da quando è stata organizzata nel 1830, la Chiesa ha raccolto documenti
in tutto il mondo, riunendo e preservando informazioni, testimonianze e
ricordi che altrimenti potrebbero andare persi. L’adeguata condivisione di
questa storia della Chiesa contribuisce ad avvicinare le persone a Cristo,
rafforza la loro determinazione a vivere il Vangelo e mostra loro dei
modelli per superare le avversità.
Chiedi ai partecipanti in che modo li ha aiutati conoscere la storia della loro
famiglia, incluse le storie di conversione e le testimonianze dei loro antenati.
Prospetto generale della raccolta dei documenti
Leggi e discuti la pagina di presentazione nella guida.
Video – Riepilogo della raccolta dei documenti
Approfondisci il contenuto del video mostrato. Chiedi ai partecipanti di
condividere ciò che hanno imparato. Spiega che il resto della lezione fornirà
maggiori dettagli su ciascun passo del processo di raccolta dei documenti.
Raccolta dei documenti: concetti fondamentali (60 minuti)
Diritti di proprietà fisica e intellettuale
Quando raccogli dei documenti, è importante distinguere tra le figure del
proprietario, del donatore e del creatore di un documento. In questo
modo, i diritti di proprietà intellettuale possono essere documentati in
maniera adeguata e trasferiti alla Chiesa.
Attività pratica – Chi è il proprietario, il donatore o il
creatore?
Leggi e approfondisci le definizioni di proprietario, donatore e creatore riportate
nella guida, poi svolgete l‘attività pratica. Le istruzioni per questa attività e le
pagine a essa relative sono disponibili nella versione a stampa.
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Definizione di documenti e raccolte
I documenti storici che la Chiesa raccoglie possono essere divisi in quattro
categorie principali. Conoscere tali categorie ti aiuterà a organizzare i
documenti che raccoglierai. L’utilizzo di un linguaggio semplice può
migliorare la tua capacità di comunicare con il personale del Dipartimento
di storia della Chiesa e con gli altri consulenti di storia della Chiesa.
Attività pratica – Identificare documenti e raccolte
Leggi e approfondisci le definizioni di raccolta e di documenti riportate nella
guida, poi svolgete l’attività pratica. Per completare questa attività, assicurati di
stampare entrambe le risorse:

Identifica i tipi di documenti

Cartoncini per identificare i tipi di documenti
Sacre, private e riservate
Alcuni documenti possono contenere informazioni sacre, riservate o
private che è inappropriato divulgare al pubblico. Tali documenti,
tuttavia, possono comunque avere valore storico ed è bene raccoglierli e
conservarli. Identificare informazioni sacre, riservate e private quando si
acquisisce il documento consente di prendere le opportune precauzioni al
momento di concederne la consultazione a ricercatori futuri.
Ripassa e discuti le definizioni di informazione sacra, privata e riservata riportate
nella guida. Chiedi alla classe di pensare a degli esempi per ciascuna tipologia di
informazioni.
Passo 1: Prepararsi alla raccolta (60 minuti)
Video – Passo 1: Prepararsi
Approfondisci il contenuto del video mostrato. Chiedi ai partecipanti di
condividere ciò che hanno imparato. Rispondi alle domande e condividi degli
spunti di riflessione. Spiega che la guida offre ulteriori dettagli su questo passo
nel processo di raccolta dei documenti.
In genere, i documenti vengono raccolti in base al piano di area di storia
della Chiesa, oppure nell’ambito di un progetto avviato dal Dipartimento
di storia della Chiesa. Tuttavia, possono presentarsi delle opportunità che
non fanno parte di un piano o di un progetto. In queste circostanze, la
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raccolta può non seguire tutti i passi delineati in questa sezione della
lezione, ma i principi descritti sotto si applicano comunque.
Studiare la storia
Servire in una posizione relativa alla storia della Chiesa richiede
l’acquisizione di una conoscenza basilare della storia sia locale che
generale della Chiesa, in modo da poter valutare e acquisire i documenti
in modo efficace.
Chiedi ai membri della classe di identificare e di elencare persone, luoghi ed
eventi importanti della storia della Chiesa nell’area in cui vivono. Invita i
membri della classe a studiare questo elenco, oltre ad altre informazioni storiche
rilevanti nel corso dei mesi a venire.
Sviluppare un progetto
I progetti di raccolta forniscono direzione e permettono di acquisire
esperienza in merito a specifiche tipologie o a creatori di documenti. Più
sono diversificati i documenti che acquisisci, più dovrai imparare.
Normalmente, un progetto di raccolta viene avviato in collaborazione con
il Dipartimento di storia della Chiesa,
Leggi gli esempi di progetti riportati nella guida. Chiedi alla classe di suggerire
altri possibili progetti. A ogni suggerimento proposto, parlate di come dovrebbe
essere incorporato nel piano di area relativo alla storia della Chiesa. Parla di
come prepararsi per i progetti.
Passo 2: Raccogliere i documenti
Video – Passo 2: Raccogliere
Approfondisci il contenuto del video mostrato. Chiedi ai partecipanti di
condividere ciò che hanno imparato. Rispondi alle domande e condividi degli
spunti di riflessione. Spiega che la guida offre ulteriori dettagli su questo passo
nel processo di raccolta dei documenti.
Quando raccogli dei documenti, è indispensabile assicurarsi che i
documenti rispettino le indicazioni riportate in questa sezione e far
firmare al donatore l’Accordo di donazione.
Valutare i documenti
Acquisire documenti per la Chiesa è una responsabilità importante
perché, facendolo, impegni le risorse della Chiesa nel lungo periodo.
Quando decidi cosa raccogliere, usa le linee guida generali per la raccolta
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riportate nella guida.
Attività pratica – Valutare i documenti ed esercizio di
valutazione dei documenti
Dedica del tempo a esaminare le informazioni riportate nella guida e parla del
motivo per cui è importante essere in grado di valutare correttamente i
documenti, prima di raccoglierli. Dopodiché, svolgete l‘attività pratica. Le
istruzioni per questa attività e le pagine a essa collegate sono disponibili nella
versione a stampa dell’Esercizio sulla valutazione dei documenti (questi
documenti dovrebbero essere acquisiti?).
Firma l’Accordo di donazione
Dopo aver stabilito quali documenti devono essere acquisiti, discuti col
donatore la sua disponibilità a donarli. Fai sempre firmare al donatore
l’Accordo di donazione prima di prelevare i documenti, anche quando li
prendi in prestito per copiarli in un altro luogo.
Rivedi l’esempio di Accordo di donazione compilato e le istruzioni a esso
relative. Rispondi alle domande.
Video – Condurre una riunione di donazione rispettosa
Inizia a compilare il foglio di catalogazione
Durante la riunione con il donatore, prendi nota di alcune cose che ti
aiuteranno al momento di compilare un foglio di catalogazione.
Completerai il foglio in seguito, ma la presenza del proprietario del
documento migliorerà molto la qualità delle informazioni che trascriverai.
È meglio acquisire le seguenti informazioni prima di accomiatarti dal
donatore:
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Creatore del documento
Titolo e sommario del contenuto
Informazioni sacre, riservate o private (spiega i concetti di
informazioni sacre, riservate e private e chiedi se il documento ne
contiene).
Rivedi insieme alla classe alcuni esempi di fogli di catalogazione già compilati.
Rispondi alle domande.
Video – L’importanza della catalogazione
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Approfondisci il contenuto del video mostrato. Chiedi ai partecipanti di
condividere ciò che hanno imparato, poi svolgete l‘attività pratica. Le istruzioni
per questa attività e le pagine a essa relative sono disponibili nella versione a
stampa.
Attività pratica – Donazioni volontarie
Distribuisci, leggete e discutete il documento intitolato “Cose da non fare MAI
quando si raccolgono dei documenti”.
Passo 3: Elaborare i documenti (60 minuti)
Il passo che intercorre tra l’acquisizione di un documento e la sua
conservazione a lungo termine viene chiamato “Elaborazione”. Essa ha
inizio quando si acquisisce un documento e si conclude presso la struttura
in cui viene conservato (vedi il “Passo 4: Consegnare”). È meglio
completare i passi sotto indicati entro pochi giorni dal ricevimento dei
documenti. L’elaborazione di una raccolta alla volta riduce la confusione e
ti consente di tenere conto dei commenti del Dipartimento di storia della
Chiesa in vista di nuovi progetti di raccolta.
Video – Passo 3: Elaborare
Approfondisci il contenuto del video mostrato. Chiedi ai partecipanti di
condividere ciò che hanno imparato. Rispondi alle domande e condividi degli
spunti di riflessione. Spiega che la guida offre ulteriori dettagli su questo passo
nel processo di raccolta dei documenti.
Attività pratica – Riassumere
Svolgete l‘attività pratica. Le istruzioni per questa attività e le pagine a essa
relative sono disponibili nella versione a stampa.
Crea il fascicolo
Un fascicolo è necessario per conservare documenti importanti relativi alla
raccolta o al documento appena acquisito. Questi documenti includono
l‘Accordo di donazione firmato e il foglio di catalogazione. Il fascicolo sarà
inviato con il documento e conservato assieme ad esso.
Fai in modo che ciascun membro della classe si eserciti a creare un fascicolo
trascrivendo le informazioni giuste — tratte dall’esempio di Accordo di
donazione compilato — su una cartella di archiviazione vuota.
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Riponi i documenti in una cartella
Per proteggere meglio i documenti, riponili in una cartella di cartoncino
senza acidi o, se necessario, in più cartelle. Nella guida sono riportate
ulteriori istruzioni relative ai documenti che non stanno in una sola
cartella. Per quanto possibile, mantieni l’ordine originale e la sequenza
della raccolta.
Discuti le somiglianze e le differenze tra l‘etichettatura di queste cartelle e la
cartella contenente il fascicolo. Inoltre, dedica del tempo a ripassare le istruzioni
nella guida relative ai libri, alle fotografie, agli articoli voluminosi, alle opere
d’arte e ai manufatti.
Ripassa il modo corretto per assegnare un nome ai documenti elettronici. Metti
in evidenza il fatto che queste istruzioni NON riguardano l’assegnazione di un
nome ai file digitali creati dai consulenti di storia della Chiesa all’atto di
digitalizzare i documenti. Le istruzioni su come assegnare un nome ai file digitali
si trovano nella pagina della Guida per i centri di conservazione dei documenti
nella sezione dedicata all’Addestramento di lds.org/callings/church-historyadviser.
Completa il foglio di catalogazione.
Usando il foglio di catalogazione, descrivi i documenti. Segui le istruzioni
e l’esempio riportati nella guida. Ulteriori esempi si trovano sul sito
Internet del consulente di storia della Chiesa.
Dedica del tempo a esaminare le somiglianze e le differenze tra i vari esempi di
fogli di catalogazione inclusi sul sito.
Passo 4: Consegnare i documenti (5 minuti)
Video – Consegnare
Approfondisci il contenuto del video mostrato. Chiedi ai partecipanti di
condividere ciò che hanno imparato. Rispondi alle domande e condividi degli
spunti di riflessione. Spiega che la guida offre ulteriori dettagli su questo passo
nel processo di raccolta dei documenti.
Tutti i documenti acquisiti devono essere consegnati a una struttura di
conservazione approvata il prima possibile. Nella spedizione deve essere
sempre incluso quanto segue:
1. Il documento o i documenti acquisiti.
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2. Il fascicolo contenente l’Accordo di donazione, il foglio di
catalogazione e qualsiasi altra documentazione relativa
all’acquisizione.
Preparare, imballare e trasferire i documenti
Ripassa le informazioni relative a questi argomenti riportate nella guida.
Rispondi alle domande.
Conclusione
Dedica del tempo a ripassare le parti principali di questa lezione e invita i
membri della classe a porre domande, se necessario. Invita i membri della classe
a visitare il sito Internet, una volta tornati a casa, e ripassa il materiale contenuto
nella sezione “Raccolta dei documenti”. Questa pagina del sito contiene le risorse
di apprendimento che le persone possono rivedere e utilizzare per esercitarsi sul
contenuto di questa lezione.
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