gestione dei punti di raccolta

Il cam mi n o per l a ri cerca
Il 2 8 e 29 m agg io 2 011
n ei Parc hi ita l i an i
Consigli utili
per organizzare la manifestazione
Il Cammino per la ricerca: Cosa è
> “Il cammino per la ricerca” è una importante iniziativa di solidarietà
organizzata da Telethon, in collaborazione con FederparchiEuroparc Italia;
> E’ la prima volta che Telethon organizza un evento al di fuori
della “Maratona Tv” e questo rende ancora più evidente il valore
della manifestazione;
> La manifestazione sarà organizzata con il supporto dei Parchi e
delle Aree protette associate a Federparchi-Europarc Italia e dei
ricercatori e dei volontari Telethon.
> Le principali finalità sono:
Raccogliere fondi a favore di Telethon;
Valorizzare e far conoscere lo straordinario patrimonio
naturalistico e di biodiversità presente nei Parchi italiani.
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Cosa prevede
> “Il cammino per la ricerca” prevede per sabato 28 e domenica 29
maggio 2011:
Iniziative di raccolta fondi nei Parchi e nelle Aree protette
di tutta Italia
passeggiate guidate da realizzarsi attraverso itinerari
specifici individuati “ad hoc” e previa sottoscrizione da
parte dei partecipanti presso punti di raccolta fondi dedicati
> Tutti i proventi della raccolta fondi, comprese le
dei partecipanti alle passeggiate guidate ed
donazioni, saranno devoluti a Telethon per
progetti di ricerca sulle malattie genetiche
costruzione di un mondo migliore.
quote di iscrizione
eventuali ulteriori
finanziare i suoi
contribuendo alla
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Perché questa guida
> Questa guida punta a darvi alcuni consigli utili ed indicazioni
pratiche per organizzare e promuovere la manifestazione;
per incentivare la partecipazione dei cittadini alle passeggiate
guidate;
per raccogliere fondi per la ricerca Telethon valorizzando i
Parchi italiani.
> La riuscita della manifestazione dipenderà molto da voi, dal
vostro impegno nell’organizzazione delle passeggiate guidate e
nella gestione dei punti di raccolta fondi, dalla passione e
dall’entusiasmo che metterete nel chiedere ad altri cittadini di
affiancarci e sostenerci nella nostra iniziativa
> Il successo della manifestazione si misurerà sulla base dei fondi
raccolti che andranno a finanziare i progetti di ricerca sulle
malattie genetiche.
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Team di lavoro: compiti (1)
> Vi consigliamo di creare un team di lavoro e nominare un
coordinatore ripartendo nel gruppo le responsabilità di:
> tenere i rapporti con Federparchi e con la Segreteria
organizzativa;
> individuare i percorsi per le passeggiate previste per il 28
ed il 29 maggio 2011;
> Scegliete percorsi suggestivi, interessanti anche per i
visitatori “abituali” del vostro parco. I percorsi devono
essere facili, alla portata di tutti, anche delle persone
diversamente abili.
> posizionare i salvadanai per la raccolta fondi;
> I salvadanai saranno in cartone riciclato offerti da Comieco.
Potranno essere sistemati presso i vostri centri visita o in altri
luoghi chiusi da quando li riceverete (entro il 20 maggio).
> Sabato e domenica 28 e 29 maggio andranno spostati presso i
punti di raccolta.
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Team di lavoro: compiti (2)
> realizzare uno o più punti di raccolta fondi dove poter
raccogliere le sottoscrizioni dei partecipanti alle passeggiate;
> individuati in zone adatte a garantire un’alta affluenza di pubblico
ed in prossimità dei luoghi di partenza delle passeggiate.
> garantire il personale per la gestione dei banchetti.
> un responsabile raccolta fondi
> che dovrà garantire la gestione delle attività di
sottoscrizione (compresa la cassa) ed eventuale supporto
media.
> 3 persone di staff
> dovranno accogliere i visitatori ed essere particolarmente
motivate a promuovere le passeggiate e raccogliere le
sottoscrizioni.
> assicurare le Guide per la gestione delle passeggiate;
> assicurare la disponibilità dei centri visita per l’eventuale
presentazione dei progetti di ricerca Telethon.
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Team di lavoro: compiti (3)
> Altri compiti da ripartire all’interno del team di lavoro saranno:
promuovere la manifestazione a livello locale;
mantenere i rapporti con la stampa locale;
promuovere eventuali ulteriori iniziative di raccolta e/o
rapporti di partnership a livello locale.
tenere la rendicontazione dei fondi raccolti da inviare a
Telethon al termine della manifestazione.
> Nota bene: Telethon invierà un ricercatore/volontario
presso ciascun punto di raccolta per presentare i propri
progetti di ricerca prima della partenza delle passeggiate.
Quando non sarà possibile individuare una persona della
zona, si chiederà ai Parchi di garantire il pernottamento del
ricercatore nei giorni della manifestazione.
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I punti di raccolta fondi
> Vi chiediamo di provvedere direttamente all’allestimento dei punti
di raccolta garantendo le dotazioni di base:
N° 1 gazebo di piccole dimensioni (mt. 3x3 o 4x4);
N° 1 banco (dimensioni circa 150 x 90 x 75 h).
N° 3/4 sedie;
> Noi, entro il 20/5, per ogni punto di raccolta vi forniremo un kit con:
Salvadanaio
N° 10 Cappellini (per staff e Guide);
N° 1 Copritavolo personalizzato di dimensioni cm. 200 x 400;
N° 3 Bandiere di dimensioni cm. 120 x 100;
N° 2 Manifesti dell’iniziativa di dimensioni cm. 50 x 70;
N° 1 bobina da 50 mt di striscione in plastica
N° 3.000 flyer (sestino) istituzionali
N° 2.000 Adesivi (di taglio piccolo), per personalizzare i vostri materiali;
Esecutivi digitali personalizzabili (es. volantini, manifesti, striscioni, ecc.).
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La sottoscrizione e i kit partecipanti
> Alle passeggiate guidate di sabato e domenica 28 e 29 maggio 2011
la partecipazione dei bambini sarà gratuita, mentre agli adulti dovrà
essere richiesta una sottoscrizione.
> Il “Kit” partecipanti adulti, da rilasciare soltanto con sottoscrizione
minima di 10 euro, consiste in:
gadget della manifestazione (laccio per scarpe con relativo coupon) forniti nelle
quantità che avrete chiesto attraverso la “Scheda di partecipazione;
Flyer istituzionale;
eventuali altri materiali predisposti dal Parco ospitante (vedi seg.)
> i bambini riceveranno comunque:
palloncino della manifestazione (con asta e valvola; da gonfiare ad aria) fornito in
numero di 1.500 per ciascun punto di raccolta.
> Anche questi materiali, così come quelli per la gestione dei punti di
raccolta fondi, vi saranno consegnati entro il 20/5.
Per ottimizzare i costi di trasporto invieremo i materiali presso la sede del Parco.
Vi chiediamo organizzarvi per “smistarli” presso i vari punti di raccolta
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Integrazione dei kit partecipanti
> Sarebbe molto importante che i Parchi arricchissero il Kit per i
partecipanti:
> con libri, guide, prodotti tipici locali, miele, marmellate, acque minerali,
ecc.
> personalizzando materiali e prodotti con gli adesivi della manifestazione
(ricevuti con i Kit).
> Arricchire ulteriormente il Kit darebbe:
> al pubblico un ulteriore incentivo a sottoscrivere e partecipare alle
passeggiate guidate;
> ai Parchi un’ottima opportunità per promuovere materiali o prodotti del
proprio territorio.
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Orari delle passeggiate
> L’obiettivo è di organizzare n° 5 passeggiate per ciascun
itinerario/punto di raccolta.
> in particolare n° 2 passeggiate il sabato e n° 3 passeggiate la
domenica secondo lo schema seguente:
> Sabato 28 maggio 2011
Ore 10: primo incontro Ricercatore TH, ore 11 partenza passeggiata
guidata;
Ore 15: secondo incontro Ricercatore TH, ore 16 partenza passeggiata
guidata;
> Domenica 29 maggio 2011
Ore 10: terzo incontro Ricercatore TH, ore 11 partenza passeggiata
guidata;
Ore12: quarto incontro Ricercatore TH, ore13 partenza passeggiata
guidata;
Ore 15: quinto incontro Ricercatore TH, ore 16 partenza passeggiata
guidata.
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Promozione: livello nazionale (1)
> Media Partner nazionale
> RDS Radio Dimensione Suono
> Segretariato Sociale Rai
> Piano Media dal 16 maggio : tv, stampa, web, free press,
OOH
> Ampia visibilità durante la maratona televisiva Telethon per
dicembre 2011 con:
> presentazione filmati sull’iniziativa;
> premiazione Parchi vincitori gara virtuale di raccolta fondi
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Promozione: livello nazionale (2)
> Flyer informativo
> distribuito in tutta Italia anche attraverso la rete dei volontari
Telethon;
> On Line
> con banner sui siti di Telethon, Federparchi, Parks.it, e di altri
partner coinvolti (RDS, BNL, etc).
> con il coinvolgimento dei social network, motori di ricerca;
> con il lancio di un sito dedicato contenente tutte le informazioni
sulla manifestazione: Lista Parchi, per Regione, con punti di
raccolta, mappe, percorsi passeggiate, eventuali iniziative
supplementari, ecc.;
> Si avrà inoltre la possibilità di scaricare on line materiali quali
Esecutivi digitali personalizzabili (manifesti, locandine, ecc.);
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Relazioni Media: nazionale
> Sono due le iniziative di comunicazione ulteriore previste a
livello nazionale:
> n° 1 Incontro Stampa di presentazione accordo FederparchiEuroparc Italia e Telethon il 14/4/2011 a Roma;
> n° 1 Conferenza Stampa di lancio a metà maggio
> Presentazione dettagli progetto;
> Lancio del sito Internet dedicato;
> lista dei Parchi aderenti con:
punti di raccolta;
percorsi passeggiate;
Agenda di iniziative collaterali;
informazioni di servizio per i giornalisti
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Promozione: locale (1)
Per ottenere risultati è necessario un forte impegno sul
territorio.
> E’ indispensabile il vostro supporto per:
> Distribuzione flyer + manifesti, locandine (esecutivi
personalizzabili, abbiamo predisposto un formato A3).
> Coinvolgimento dei Comuni del Parco
> I Sindaci sono già informati della manifestazione: sarebbe
importante anche la loro partecipazione personale alle
passeggiate.
> Eventuale coinvolgimento Giunta, Consiglieri Comunali,
Autorità locali, associazioni di categoria, aziende locali,
associazioni civiche e del volontariato.
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Promozione: locale (2)
> Coinvolgimento del personale del parco e famiglie
chiedendo loro di “viralizzare” l’adesione alle passeggiate
presso familiari, amici, conoscenti, ecc.
> Coinvolgimento di “Testimonial”
> personaggi famosi – ad esempio uomini di scienza o
cultura, parlamentari, sportivi, personalità dello spettacolo –
nati o residenti nel territorio del vostro Parco.
> individuate personalità della vostra zona alle quali inviare
lettera per presenza presso i punti di raccolta e/o
partecipazione a passeggiate guidate;
> Noi vi invieremo format di lettera da spedirgli.
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Relazione con i media: locale (1)
> I rapporti con la stampa locale assumono una
grande importanza.
> Comunicato stampa prima della manifestazione
> da inviare prima delle passeggiate per promuovere l’iniziativa
e invitare i giornalisti locali alle passeggiate guidate di sabato
e domenica 28 e 29 maggio 2011. (Vi invieremo format del
Comunicato stampa)
> Rapporti di media partnership
> Molto importante anche avviare rapporti di partnership per
realizzare uno scambio di visibilità reciproca.
> Al Media Partner potrà essere garantita visibilità attraverso la
citazione della ragione sociale e/o la pubblicazione del logo
sulla comunicazione che sarà fatta a livello locale.
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Relazione con i media: locale (2)
> Troupe televisive
> E’ auspicabile la partecipazione delle emittenti televisive
locali.
> Consigliamo che durante le eventuali operazioni di ripresa la
troupe sia sempre seguita da un responsabile e che le
dichiarazioni vengano rilasciate dal “portavoce”.
> Partecipazione dei giornalisti alle passeggiate
Ai giornalisti dovrà essere prestata un’attenzione particolare al
fine di massimizzare la comunicazione dell’evento.
Suggeriamo che li accolga un “portavoce” delegato a rilasciare
dichiarazioni e a riassumere, in modo chiaro e corretto, le
informazioni sulla manifestazione, gli obiettivi, ecc.. (invieremo
scheda di registrazione stampa e Vip)
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Altre iniziative di raccolta fondi
> I Parchi potranno auspicabilmente concludere
accordi con aziende del territorio che vogliano
sostenere la manifestazione:
> con un contributo minimo di 2.500 euro a favore di
Telethon il “Sostenitore” avrà diritto ad:
utilizzare il logo della manifestazione nella propria
comunicazione immediatamente pre e post evento;
offrire gratuitamente propri prodotti presso i punti di
raccolta.
> Non è prevista per le aziende locali la possibilità di
diventare “Sostenitori” con la sola distribuzione gratuita
dei propri prodotti (senza contributo economico).
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Immortaliamo la giornata
> Sarebbe utile che ogni Parco organizzasse un
servizio fotografico e/o video della manifestazione:
anche senza il coinvolgimento di fotografi professionisti;
con l’utilizzo di una buona macchina fotografica o
videocamera digitale;
per avere, comunque, immagini di buona qualità
> Vorremmo anche chiedervi di realizzare dei
montaggi da eventualmente trasmettere durante la
maratona televisiva Telethon di dicembre 2011.
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La gara virtuale di raccolta fondi
> I parchi parteciperanno ad una gara virtuale di
raccolta fondi.
> I vincitori parteciperanno alla maratona televisiva Telethon.
> Saranno considerati validi e conteggiati nella gara di
raccolta fondi:
I contributi raccolti attraverso i salvadanai nell’intero
periodo;
I contributi raccolti con le sottoscrizioni dei partecipanti alle
passeggiate;
I contributi a Telethon da parte di “Sostenitori” locali
individuati dai Parchi
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Gara: valutazione dei risultati
> I vincitori risulteranno essere:
> il Parco che avrà raccolto di più in assoluto;
> Il Parco che avrà raccolto di più attraverso i soli sostenitori ;
> il Parco che avrà raccolto di più in relazione al proprio
potenziale di utenza.
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Rendicontazione e versamento
> Al termine della manifestazione necessita il:
> conteggio dei fondi raccolti e registrazione in Scheda di
Rendicontazione, con dettaglio:
raccolta con i salvadanai presso i Centri visite, ecc.
quote di iscrizione alle passeggiate
altre donazioni spontanee
Contributi di “Sostenitori”
Altro
> Trasferimento fondi a Fondazione Telethon con:
Bonifico bancario; IBAN: IT55L0100503215000000160480
Conto corrente postale; (invieremo a breve le coordinate)
> Nella causale del versamento è importante indicare il nome del
Parco e la denominazione del punto di raccolta (se più d’uno nel
Parco).
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Il mandato di raccolta
> I Parchi che parteciperanno alla manifestazione dovranno
individuare un “Tesoriere” che sottoscriva con Telethon il
“Mandato di raccolta”, una procura ad incassare i proventi
della raccolta fondi per un periodo di tempo determinato.
(consigliamo che a sottoscrivere il “Mandato” sia il Presidente del
Parco).
> Il “Tesoriere” avrà la responsabilità:
della raccolta dei fondi;
del relativo versamento a Telethon
della rendicontazione finale.
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Aggiornamenti sul web
> Da venerdì 15 aprile i materiali e tutti gli aggiornamenti
relativi alla manifestazione saranno disponibili sui siti di
Federparchi - Europarc Italia:
> www.federparchi.it
> www.parks.it
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