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EXCEL BASE EXCEL BASE COPYRIGHT & MARCHI REGISTRATI..............................................................I LEZIONE 1 - PER INIZIARE................................................................................. 1 Avviare Excel .......................................................................................................... 1 La finestra di Excel .................................................................................................. 2 I fogli di lavoro ........................................................................................................ 2 I comandi di menu ................................................................................................... 3 Le barre degli strumenti........................................................................................... 5 Gli strumenti ............................................................................................................ 6 Spostare e ridimensionare le barre degli strumenti.................................................. 7 Personalizzare i menu e le barre degli strumenti ..................................................... 8 Chiudere Excel......................................................................................................... 9 LEZIONE 2 - INIZIARE A LAVORARE IN EXCEL........................................ 11 La selezione e lo scorrimento con la tastiera ......................................................... 11 La selezione e lo scorrimento con il mouse ........................................................... 12 Introdurre testo in una cella ................................................................................... 13 Introdurre numeri nelle celle.................................................................................. 14 Salvare una nuova cartella di lavoro...................................................................... 16 Chiudere una cartella di lavoro.............................................................................. 17 Nuove cartelle di lavoro......................................................................................... 17 Aprire una cartella di lavoro esistente ................................................................... 18 Il completamento automatico................................................................................. 19 L'aggiornamento delle celle ................................................................................... 20 Rinominare una cartella di lavoro.......................................................................... 22 LEZIONE 3 - LAVORARE CON INSIEMI DI CELLE .................................... 23 Insiemi di celle....................................................................................................... 23 La selezione di celle con la tastiera ....................................................................... 23 La selezione di celle con il mouse ......................................................................... 24 La selezione di celle non adiacenti ........................................................................ 25 Dati e insiemi di celle ............................................................................................ 26 L'inserimento automatico....................................................................................... 27 LEZIONE 4 - COPIARE E SPOSTARE DATI ................................................... 29 Copiare, tagliare e incollare ................................................................................... 29 Pagina iii Incollare dalla barra degli strumenti Appunti ........................................................ 30 I riferimenti assoluti............................................................................................... 32 Riempire le celle .................................................................................................... 34 Spostare o copiare col mouse................................................................................. 35 Gli strumenti Annulla e Ripristina ......................................................................... 37 LEZIONE 5 - LAVORARE CON RIGHE E COLONNE................................... 39 La selezione di righe e colonne.............................................................................. 39 Impostare la larghezza delle colonne ..................................................................... 40 Impostare l'altezza delle righe................................................................................ 41 Dimensionare automaticamente le colonne ........................................................... 42 Nascondere righe e colonne ................................................................................... 43 Scoprire righe e colonne ........................................................................................ 44 L'inserimento di una colonna ................................................................................. 45 L'inserimento di una riga ....................................................................................... 46 Eliminare una colonna ........................................................................................... 48 Eliminare una riga.................................................................................................. 49 LEZIONE 6 - LA FORMATTAZIONE DEI NUMERI ...................................... 51 La formattazione dei numeri .................................................................................. 51 Il formato valuta..................................................................................................... 52 Il formato percentuale ............................................................................................ 52 Il separatore delle migliaia..................................................................................... 53 Modificare le posizioni decimali ........................................................................... 54 LEZIONE 7 - LA FORMATTAZIONE DEL TESTO ........................................ 55 La veste grafica del testo........................................................................................ 55 Il tipo di carattere ................................................................................................... 55 La dimensione del carattere ................................................................................... 56 Il grassetto e il corsivo ........................................................................................... 57 La sottolineatura del carattere ................................................................................ 59 Il colore del carattere ............................................................................................. 59 Testo ruotato in una cella....................................................................................... 60 Il ritorno a capo del testo in una cella .................................................................... 61 Ridurre e adattare il testo in una cella.................................................................... 63 L'unione di celle..................................................................................................... 64 Modificare il rientro del testo ................................................................................ 65 LEZIONE 8 - LA FORMATTAZIONE DELLE CELLE................................... 67 Pagina iv L'aspetto grafico delle celle ................................................................................... 67 Unire e centrare...................................................................................................... 68 I bordi delle celle ................................................................................................... 69 Il colore di riempimento ........................................................................................ 70 La copia del formato .............................................................................................. 71 Copiare formati su celle non adiacenti .................................................................. 72 Eliminare un formato ............................................................................................. 73 Inserire celle selezionate........................................................................................ 74 Eliminare celle selezionate .................................................................................... 74 LEZIONE 9 - INTRODURRE SEMPLICI FORMULE ..................................... 77 Le formule ............................................................................................................. 77 Introdurre formule ................................................................................................. 78 Somma automatica................................................................................................. 79 Le funzioni............................................................................................................. 80 La correzione automatica delle formule ................................................................ 81 La finestra della formula........................................................................................ 83 Incolla funzione ..................................................................................................... 85 Calcolo automatico ................................................................................................ 86 Individua intervallo................................................................................................ 87 LEZIONE 10 - LA STAMPA DI FOGLI DI LAVORO...................................... 89 L'anteprima di stampa............................................................................................ 89 La stampa del foglio di lavoro ............................................................................... 90 La stampa di un intervallo di celle......................................................................... 91 Copie multiple ....................................................................................................... 92 La stampa di specifiche pagine.............................................................................. 92 LEZIONE 11 - I GRAFICI .................................................................................... 93 I grafici in Excel .................................................................................................... 93 La creazione guidata di un grafico......................................................................... 94 Spostare e ridimensionare grafici .......................................................................... 95 I componenti di un grafico..................................................................................... 96 Modificare il tipo di grafico................................................................................... 97 Impostare le serie in righe e colonne ..................................................................... 98 La legenda.............................................................................................................. 99 L'orientamento del testo nel grafico..................................................................... 100 La tavola dei dati ................................................................................................. 100 La formattazione del grafico................................................................................ 101 Pagina v Cambiare l'intervallo dei dati ............................................................................... 102 La stampa di un grafico........................................................................................ 103 Eliminare un grafico ............................................................................................ 103 Pagina vi LEZIONE 1 PER INIZIARE AVVIARE EXCEL Descrizione Microsoft Excel 2000 è un'applicazione software che può essere usata come foglio elettronico, database, o generatore di grafici. Il foglio elettronico dell'applicazione Excel consente di eseguire calcoli complessi e creare formule capaci di fornire automaticamente il risultato. Il vantaggio di utilizzare le formule consiste nel fatto che al variare dei valori nel foglio di lavoro i risultati saranno ricalcolati automaticamente. Questa funzionalità sarà di notevole aiuto nello sviluppo del budget, nella stesura dei modelli previsionali, nella creazione dei piani di vendita, nelle proiezioni finanziarie, negli inventari, nei calcoli bancari e in tutte quelle attività che coinvolgono i numeri. Inoltre per Somma, Conta.(Numeri, Valori o Vuote) e Media (calcolo del valore medio) la funzione Calcolo automatico fornisce in tempo reale il risultato aggiornato. La flessibilità di Excel nella gestione dei dati consente anche di gestire liste di informazioni come nomi, indirizzi, codici parti di ricambio, prezzi, eccetera. Excel può anche eseguire l'ordinamento e selezionare porzioni di informazioni sulla base di specifiche condizioni. Le informazioni contenute in un foglio elettronico di Excel o in un database possono essere utilizzate per generare un grafico. Si possono realizzare i seguenti tipi di grafici: istogramma, barre, linee, torta, dispersione, area, radar, superficie, bolle, anello e azionario. Tutti i grafici possono essere personalizzati utilizzando gli stili forniti da Excel. Prima di lavorare con un'applicazione è necessario avviarla. Ci sono diversi modi per avviare l'applicazione Excel. Uno di questi è utilizzare il menu Avvio di Windows 95 o Start per Windows 98. Procedura 1. Fare clic sul pulsante Avvio disponibile sulla barra delle applicazioni in ambiente Windows 95 o sul pulsante Start in ambiente Windows 98/NT. 2. Posizionare il cursore del mouse su Programmi. 3. Selezionare Microsoft Excel. Excel base LA FINESTRA DI EXCEL Descrizione In Excel ci sono due tipi di finestre: la finestra dell'applicazione e la finestra della cartella di lavoro. La finestra dell'applicazione contiene la barra dei menu, le barre degli strumenti, la barra della formula, la barra di stato e la finestra della cartella di lavoro. La barra dei menu consente l'accesso ai diversi comandi, i quali sono raggruppati per funzione. Le barre degli strumenti consentono rapidamente di accedere a comandi del menu principale. La barra delle formule visualizza il dato nella cella attiva. La veste grafica dell'informazione, contenuta nella cella, può essere personalizzata. La barra di stato fornisce informazioni sulle azioni correnti in esecuzione o sul comando selezionato. All'attivazione di Excel si apre la finestra della cartella di lavoro dalla quale si può richiamare un file esistente oppure creare un nuovo file. La finestra della cartella di lavoro contiene i pulsanti per lo scorrimento dei fogli di lavoro , la dentellatura dei fogli di lavoro, la barra di scorrimento orizzontale, la barra di scorrimento verticale e l'area di lavoro. Diverse finestre appartenenti ad altrettante cartelle di lavoro possono essere aperte contemporaneamente. L'area di lavoro è costituita da migliaia di celle nelle quali è possibile digitare testo, numeri, formule o espressioni. Molte funzionalità di guida e di supporto sono incluse nella finestra dell'applicazione Excel. L'Assistente di Office, funzionalità di guida sensibile al contesto, può essere visualizzata sia nella finestra dell'applicazione sia nella finestra della cartella di lavoro. L'Assistente di Office potrebbe essere visualizzato anche all'attivazione di Excel. Questa funzionalità è da definire nelle personalizzazioni. Un'altra funzionalità di supporto o di aiuto per l'utente è il Suggerimento a schermo il quale fornisce una breve descrizione della funzionalità di un oggetto, di un comando o di uno strumento quando il cursore del mouse viene posizionato per alcuni secondi su tale elemento. I FOGLI DI LAVORO Descrizione Le informazioni in Excel sono memorizzate in cartelle di lavoro. La prima cartella di lavoro aperta in sessione assume il nome Cartel1. Una cartella di lavoro è una collezione di singoli fogli di lavoro. Ogni foglio di lavoro ha un nome e questo nome è visibile nella dentellatura in basso a sinistra dello schermo. I nomi standard sono Foglio1, Foglio2, Foglio3, eccetera. Se necessario potete modificare questi nomi impliciti. La lunghezza massima non deve eccedere i 31 caratteri. In una cartella i fogli di lavoro sono di norma collegati gli uni agli altri. Per esempio, il budget di una società può essere costituito da 13 fogli di lavoro, uno per ogni mese dell'anno e uno che rappresenta il totale annuale. Questi 13 fogli di lavoro possono essere memorizzati in un'unica cartella di lavoro come un solo file e acceduti come una singola unità. Pagina 2/111 29/03/2003 Excel base Un foglio di lavoro è una griglia costituita da 256 colonne e da 65.536 righe. Le prime 26 colonne sono etichettate da colonna A fino a colonna Z. Dalla colonna 27 alla colonna 52 sono etichettate da AA a AZ. Dalla colonna 53 sono etichettate BA. Questa sequenza di caratteri continua fino all'ultima colonna, la quale è etichettata IV. Le righe sono numerate sequenzialmente, dall'alto verso il basso alla sinistra del foglio di lavoro, partendo dal numero 1 e terminando al numero 65.536. L'intersezione di una riga e di una colonna è chiamata cella e costituisce l'unità di base del foglio di lavoro. Le celle sono utilizzate per memorizzare i dati. Ogni cella è referenziata dal proprio indirizzo di cella. L'indirizzo della cella è formato dalla/e lettera/e della colonna e dal numero della riga. Per esempio, l'indirizzo della cella posizionata nella prima colonna della prima riga del foglio di lavoro è A1. La cella attiva o corrente è la cella dove si digita e si personalizza la veste grafica dei dati. La cella attiva è contornata da un bordo nero in grassetto e il suo indirizzo compare nella Casella Nome posizionata all'estrema sinistra sulla Barra della formula. Inoltre, a conferma Excel pone in grassetto l'intestazione di colonna e l'intestazione di riga in alto e a sinistra del foglio di lavoro. La cella attiva è unica. A volte è necessario selezionare un insieme di celle, per esempio si desidera selezionare dalla cella A1 alla cella A10 e modificare il formato dei dati in esse contenuto. Le barre di scorrimento verticale e orizzontale poste a destra e in basso del foglio di lavoro servono per visualizzare la parte che al momento non è visibile. I COMANDI DI MENU Descrizione Il menu principale posizionato sotto alla barra titolo fornisce l'accesso a tutte le funzionalità di Excel. Ogni menu contiene i comandi raggruppati per funzione. Alla selezione di un menu viene visualizzato un elenco di comandi associati e tra questi si può scegliere il comando desiderato. Alcuni comandi del menu sono velati di grigio o sfumati, questo significa che al momento non sono disponibili. Ogni menu viene visualizzato in due modalità menu breve e menu completo. Alla prima selezione viene visualizzato il menu breve con i comandi più frequentemente utilizzati. Se il comando desiderato non è presente nel menu breve si può fare clic sulla doppia freccia a discesa disponibile in basso al menu. Questa azione espande il menu breve e visualizza il menu completo rendendo disponibili tutti i comandi ad esso associati. L'espansione di un menu trascina l'espansione di tutti i menu rendendo possibile la selezione di un comando o l'esecuzione di un'azione. L'espansione dei menu può essere ottenuta anche facendo doppio clic sul nome del menu nella barra omonima oppure lasciando il cursore del mouse posizionato sulla doppia freccia per due secondi. Selezionando un comando disponibile nel menu completo si ottiene l'aggiunta del comando stesso al menu breve. In questo modo il menu breve verrà aggiornato con i comandi più frequentemente utilizzati. Questi comandi rimarranno nel menu breve fino alla loro naturale obsolescenza o fino alla selezione del pulsante Cancella informazioni sull'utilizzo (menu Strumenti, comando Personalizza e scheda Opzioni). 29/03/2003 Pagina 3/111 Excel base Quando un comando è seguito dai punti di sospensione (...), la sua selezione comporta l'apertura di una finestra di dialogo necessaria per introdurre ulteriori informazioni, mentre se è seguito da un triangolo idealizzante una freccia verso destra indica la presenza di un sottomenu e pertanto posizionando il cursore del mouse su tale comando viene visualizzato alla sua destra il sottomenu in una casella a discesa. In aggiunta ai menu standard presenti sulla barra dei menu Excel dispone anche di menu a scelta rapida che si possono visualizzare utilizzando il pulsante destro del mouse. Questi menu contengono comandi d'uso corrente e sono sensibili al contesto: in conseguenza l'elenco di comandi offerto varia in funzione della posizione del cursore del mouse nell'area della finestra o in funzione dell'oggetto selezionato. Utilizzare i comandi di menu Procedura 1. Selezionare il menu desiderato sulla barra dei menu. 2. Visualizzare il menu completo facendo clic sulla doppia freccia a discesa in basso al menu breve. 3. Selezionare il comando desiderato. Pagina 4/111 29/03/2003 Excel base LE BARRE DEGLI STRUMENTI Descrizione Le barre degli strumenti forniscono la possibilità di eseguire in modo rapido molti comandi del menu principale. Ogni barra degli strumenti di Excel è composta da strumenti e da caselle a discesa. Ogni strumento esegue uno specifico comando del menu principale. Excel fornisce in modo standard numerose barre degli strumenti, suddivise per gruppi di funzionalità. Alla attivazione di Excel le barre Standard e Formattazione vengono implicitamente visualizzate. La barra Standard contiene strumenti utilizzati per molte funzionalità generali di Excel, mentre la barra Formattazione contiene strumenti e caselle a discesa usate per arricchire la veste grafica del testo e delle celle. Si può scegliere di visualizzare o nascondere una, diverse o tutte le barre degli strumenti in qualsiasi momento. Questa funzionalità è assicurata dal menu Visualizza e dal sottomenu Barre degli strumenti. Le barre degli strumenti possono essere visualizzate in modo ancorato o mobile. Una barra ancorata è affiancata al bordo di una finestra, mentre una barra mobile può essere posizionata in qualsiasi area dello schermo. Le dimensioni e la forma delle barra degli strumenti con caratteristica mobile possono essere modificate dando grande flessibilità nel caso di visualizzazione contemporanea di diverse barre. Posizionando il cursore del mouse su uno strumento appare un piccolo riquadro con il nome rappresentativo della sua funzionalità. Questa descrizione viene indicata come Suggerimento a schermo e viene visualizzata anche nel caso di non disponibilità temporanea dello strumento. Oltre a spostare le barre degli strumenti si può utilizzare lo strumento Altri pulsanti disponibile all'estrema destra della barra, il quale consente di visualizzare gli strumenti nascosti che per ragioni di dimensione corrente non possono essere contenuti nella barra stessa. Procedura 1. Selezionare il menu Visualizza. 2. Selezionare il comando Barre degli strumenti. 3. Selezionare la barra degli strumenti da visualizzare o da nascondere. 29/03/2003 Pagina 5/111 Excel base GLI STRUMENTI Descrizione All'avvio di Excel le barre degli strumenti Standard e Formattazione vengono implicitamente visualizzate sulla stessa riga sotto alla barra dei menu. Questa sistemazione determina la visualizzazione di molti strumenti della barra Standard e di pochi strumenti della barra Formattazione. Per visualizzare gli strumenti nascosti di entrambe le barre è disponibile lo strumento Altri pulsanti all'estrema destra di ciascuna barra. All'attivazione di uno dei pulsanti viene visualizzato il riquadro correlato contenente gli strumenti precedentemente nascosti. Le impostazioni predefinite per le barre degli strumenti Standard e Formattazione prevedono di visualizzare solo gli strumenti frequentemente utilizzati. Selezionando uno strumento precedentemente nascosto questo strumento verrà inserito nella barra degli strumenti e se lo spazio disponibile non è sufficiente per contenerlo uno strumento già visualizzato e poco utilizzato verrà nascosto al fine di consentire l'inserimento del nuovo strumento. Visualizzare e nascondere gli strumenti sulle barre Pagina 6/111 29/03/2003 Excel base Procedura 1. Selezionare lo strumento Altri pulsanti disponibile su una qualsiasi barra degli strumenti. 2. Selezionare lo strumento desiderato e precedentemente nascosto. SPOSTARE E RIDIMENSIONARE LE BARRE DEGLI STRUMENTI Descrizione Le barre degli strumenti possono essere spostate o ridimensionate per visualizzare più o meno strumenti. Per esempio, potrebbe essere necessario spostare o ridimensionare una barra degli strumenti quando è necessario che la barra sia vicina all'area di lavoro o quando alcuni strumenti sono stati nascosti. In una barra degli strumenti ancorata è disponibile, all'estrema sinistra della barra stessa, una piccola maniglia (rappresentata da una barretta verticale), questa barretta può essere utilizzata per spostare o per ridimensionare la barra degli strumenti stessa. Mentre una barra degli strumenti non ancorata può essere spostata utilizzando la sua barra titolo e ridimensionata trascinando un bordo perimetrale. Una barra degli strumenti non ancorata 29/03/2003 Pagina 7/111 Excel base Procedura 1. Posizionare il cursore del mouse sopra la barretta verticale situata all'estrema sinistra della barra degli strumenti che si desidera spostare o ridimensionare. 2. Espandere la barra degli strumenti facendo doppio clic sulla barretta verticale. 3. Posizionare il cursore del mouse sopra la barretta verticale situata all'estrema sinistra della barra degli strumenti che si desidera spostare o ridimensionare. 4. Ridimensionare la barra degli strumenti trascinando la barretta verticale verso sinistra o come desiderato. 5. Posizionare il cursore del mouse sopra la barretta verticale situata all'estrema sinistra della barra degli strumenti che si desidera spostare o ridimensionare. 6. Spostare la barra degli strumenti trascinandola nella posizione desiderata sullo schermo. 7. Spostare una barra degli strumenti non ancorata trascinandola per mezzo della sua barra titolo nella posizione desiderata. 8. Ridimensionare una barra degli strumenti non ancorata trascinando un bordo perimetrale come desiderato. PERSONALIZZARE I MENU E LE BARRE DEGLI STRUMENTI Descrizione È possibile modificare le opzioni dei menu e delle barre degli strumenti per modificare il comportamento di questi oggetti. La scheda Opzioni disponibile nella finestra di dialogo Personalizza consente di selezionare le preferenze per i menu e per le barre degli strumenti. È possibile scegliere di separare le barre degli strumenti Standard e Formattazione disattivando l'opzione che le visualizza su una sola riga. Se la preferenza è visualizzare i menu completi si può disattivare l'opzione che mostra per primi i comandi recentemente utilizzati. Inoltre è possibile annullare l'effetto prodotto delle informazioni sull'utilizzo quale risultato dell'utilizzo dei menu e delle barre degli strumenti. Pagina 8/111 29/03/2003 Excel base Procedura 1. Selezionare il menu Strumenti. 2. Selezionare il comando Personalizza. 3. Selezionare la scheda Opzioni. 4. Modificare la visualizzazione delle barre degli strumenti Standard e Formattazione, selezionando o deselezionando l'opzione Barre degli strumenti Standard e Formattazione su una stessa riga. 5. Ripristinare le barre degli strumenti e dei menu alla configurazione predefinita selezionando il pulsante Cancella informazioni sull'utilizzo. 6. Selezionare Sì per ripristinare con la configurazione predefinita le barre degli strumenti e la barra dei menu. 7. Modificare altre opzioni addizionali come desiderato. 8. Selezionare il pulsante Chiudi. CHIUDERE EXCEL Descrizione Quando l'utilizzo di Excel è concluso si deve chiudere l'applicazione in modo appropriato per garantirne il corretto riavvio. Se il documento corrente è stato modificato ma non salvato, una finestra di dialogo Microsoft Excel o l'Assistente Office chiederà se le modifiche devono essere salvate prima di chiudere l'applicazione. Procedura 1. Selezionare la voce File nel menu principale. 2. Selezionare il comando Esci. 29/03/2003 Pagina 9/111 Excel base Pagina 10/111 29/03/2003 LEZIONE 2 INIZIARE A LAVORARE IN EXCEL LA SELEZIONE E LO SCORRIMENTO CON LA TASTIERA Descrizione Dopo aver avviato Excel viene aperta nella finestra dell'applicazione una cartella di lavoro vuota. La posizione del puntatore di cella indica la cella attiva, la quale è evidenziata dal contorno in grassetto e in questo caso è la cella posizionata nell'angolo alto di sinistra del primo foglio di lavoro. Introducendo delle informazioni queste verranno inserite e di conseguenza visualizzate in questa cella, ovvero nella cella attiva. È possibile selezionare una cella, utilizzando la tastiera, e renderla attiva. Premendo alcuni tasti con le frecce, oppure una combinazione di tasti, il puntatore di cella attiva si sposta verso la nuova cella. L'elenco dei comandi è riportato dalla tabella sottostante: Tasti da premere Azione [Í] Sposta il puntatore verso sinistra con passo di una cella. [Î] Sposta il puntatore verso destra con passo di una cella. [Ï] Sposta il puntatore verso l'alto con passo di una cella. [Ð] Sposta il puntatore verso il basso con passo di una cella. [Pag Ï] Sposta il puntatore sulla prima riga utile in alto dello schermo. [Pag Ð] Sposta il puntatore sulla prima riga utile in basso dello schermo. [Alt+Pag Ï] Sposta il puntatore sulla prima colonna a sinistra dello schermo. [Alt+Pag Ð] Sposta il puntatore sulla prima colonna a destra dello schermo. [Ctrl+Ñ] Sposta il puntatore sulla prima cella in alto a sinistra del foglio di lavoro. [Ctrl+Fine] Sposta il puntatore sull'ultima cella in basso a destra del foglio di lavoro. Excel base Procedura 1. Creare una nuova cartella di lavoro, se necessario. 2. Premere [Ð] per spostarsi in basso di una cella. 3. Premere [Î] per spostarsi a destra di una cella. 4. Premere [Í] per spostarsi a sinistra di una cella. 5. Premere [Ï] per spostarsi in alto di una cella. 6. Premere [Ctrl+Ñ] per spostarsi sulla prima cella in alto a sinistra del foglio di lavoro. 7. Premere [Pag Ð] per spostarsi sulla prima riga utile in basso dello schermo. 8. Premere [Pag Ï] per spostarsi sulla prima riga utile in alto dello schermo. 9. Premere [Alt+Pag Ð] per spostarsi sulla prima colonna a destra dello schermo. 10. Premere [Alt+Pag Ï] per spostare il puntatore sulla prima colonna a sinistra dello schermo. LA SELEZIONE E LO SCORRIMENTO CON IL MOUSE Descrizione È possibile utilizzare il mouse per posizionarsi su una nuova cella. Da notare che la cella sulla quale desideriamo posizionarci potrebbe non essere visualizzata sullo schermo. Per grandi fogli di lavoro non sempre è possibile che tutte le informazioni siano visibili sullo schermo in unica soluzione. Le barre di scorrimento verticale e orizzontale consentono di prendere visione dell'intero contenuto del foglio di lavoro. Trascinando la casella di scorrimento nella barra di scorrimento la/e lettera/e della colonna o il numero della riga compaiono in un rettangolo vicino alla barra di scorrimento stessa. Questa funzionalità consente di arrestare lo scorrimento del foglio di lavoro nel punto desiderato. Lo scorrimento non modifica la posizione del puntatore di cella attiva. Tale posizione può essere modificata facendo un semplice clic del mouse sulla cella che si desidera rendere attiva. L'esecuzione di qualsiasi comando ha effetto solo sulla cella attiva e non sulle celle che sono visualizzate sullo schermo. Per esempio, facendo clic sulla cella A1 e successivamente uno scorrimento fino alla cella A50, premendo il tasto [Canc] sarà cancellato il contenuto della cella A1 e non il contenuto della cella A50. Pagina 12/111 29/03/2003 Excel base Procedura 1. Creare una nuova cartella di lavoro, se necessario. 2. Fare clic sulla cella sulla quale si vuole posizionare il puntatore di cella. 3. Fare clic sulla barra di scorrimento orizzontale per visualizzare il contenuto di uno schermo a destra. 4. Fare clic sulla freccia disponibile nella barra di scorrimento orizzontale per spostare la visualizzazione di una colonna verso destra. 5. Trascinare la casella di scorrimento orizzontale verso sinistra fino alla fine della barra per visualizzare l'estrema sinistra del foglio di lavoro. 6. Fare clic nella barra di scorrimento verticale per visualizzare il contenuto della videata successiva. 7. Fare clic sulla freccia di scorrimento nella barra di scorrimento verticale per visualizzare la riga successiva. 8. Trascinare la casella di scorrimento verticale fino all'apice della barra per visualizzare il contenuto della parte superiore del foglio di lavoro. INTRODURRE TESTO IN UNA CELLA Descrizione In Excel, per definizione di testo si intende una qualsiasi combinazione di lettere o di lettere e numeri. Per esempio, Costoso, 2nd Qtr, e BN9847 saranno tutti trattati come testo. In una cella il testo è automaticamente allineato a sinistra. Se il testo è troppo lungo e non può essere contenuto in una cella, deborderà nella cella accanto. Se in questa cella adiacente scriveremo del testo i caratteri si sovrapporranno al testo precedente "cancellandolo" solo ai fini della visualizzazione. Il testo precedentemente introdotto sarà conservato e sarà visibile allargando la dimensione orizzontale della cella. Il testo è sempre introdotto nella cella corrente o attiva. Comunque è bene prima di iniziare la digitazione del testo, assicurarsi che la cella attiva sia la cella desiderata. Alla fine della digitazione premendo il tasto [Invio], il puntatore di cella si posizionerà automaticamente sulla cella sottostante. Quando si introducono dei dati in una cella, Excel è posizionato in modo "introduzione" e la parola Invio compare nella barra di stato visibile in basso a sinistra nella finestra dell'applicazione. 29/03/2003 Pagina 13/111 Excel base Introdurre testo in una cella del foglio di lavoro Procedura 1. Creare un nuovo foglio di lavoro, se necessario. 2. Selezionare la cella nella quale si vuole introdurre il testo. 3. Digitare il testo. 4. Premere [Invio] per uscire dal modo introduzione. 5. Ripetere il passo precedente per introdurre del testo aggiuntivo. INTRODURRE NUMERI NELLE CELLE Descrizione Le celle numeriche contengono solo numeri come 75, 197 e 206. Per esempio l'indirizzo 17 Maple Avenue è considerato testo, anche se di fatto inizia con un numero. Si può anche digitare il segno meno davanti al numero o racchiuderlo tra parentesi per indicare un valore negativo. Si può anche introdurre la virgola per indicare i decimali. Inserendo un numero decimale con lo zero (0) finale come 345,50 lo zero non verrà considerato e il numero visualizzato sarà 345,5. Comunque se fosse necessario visualizzare numeri Pagina 14/111 29/03/2003 Excel base decimali con lo zero finale si devono formattare le celle con l'opzione che consente la visualizzazione delle posizioni decimali desiderate. I numeri possono essere valori indipendenti o utilizzati nelle formule per calcolare altri valori. In un foglio di lavoro è possibile inserire le date. Excel considera le date come numeri a tutti gli effetti e possono essere utilizzate per eseguire calcoli e per determinare le scadenze. Quando si inserisce la data in un foglio di lavoro Excel la formatta come data e ne memorizza il numero seriale che la rappresenta sul calendario. Introdurre numeri nelle celle del foglio di lavoro Procedura 1. Posizionare il cursore del mouse sulla cella che si vuole rendere attiva per introdurre i numeri. 2. Digitare il numero. 3. Premere [Invio] per uscire dal modo introduzione. 4. Ripetere il punto precedente per inserire altri numeri. 29/03/2003 Pagina 15/111 Excel base SALVARE UNA NUOVA CARTELLA DI LAVORO Descrizione Dopo aver creato una nuova cartella di lavoro si raccomanda di salvarla permanentemente su disco per poterne disporre in qualsiasi momento. Al primo salvataggio della cartella di lavoro Excel attiva il comando Salva con nome... aprendo la relativa finestra di dialogo in modo da poter assegnare il nome desiderato e la relativa posizione. Il nome del file, ovvero della cartella di lavoro, può avere una lunghezza massima di 255 caratteri. Normalmente il nome del file è un breve nome mnemonico o descrittivo. Al momento del salvataggio Excel assegna automaticamente al file l'estensione .xls. Desiderando salvare il file in una cartella o in una unità disco diversa si può utilizzare l'elenco della casella Salva in per selezionare la posizione desiderata. I file e le cartelle residenti nella posizione selezionata vengono visualizzati nell'elenco sotto la casella Salva in. La Barra percorsi disponibile alla sinistra delle finestra di dialogo contiene i collegamenti con diverse cartelle e possono essere utilizzati per selezionare velocemente la cartella desiderata. Dopo il salvataggio del file su disco, il nome del file compare nella barra titolo dell'applicazione. Excel aggiorna il file esistente ogni volta che viene effettuato un salvataggio della cartella di lavoro. Salvare una nuova cartella di lavoro Pagina 16/111 29/03/2003 Excel base Procedura 1. Selezionare lo strumento Standard. Salva disponibile sulla barra 2. Digitare il nome file desiderato. 3. Selezionare la lista Salva in. 4. Selezionare l'unità disco nella quale si desidera salvare il documento. 5. Selezionare la cartella nella quale si desidera salvare il documento. 6. Selezionare il pulsante Salva. CHIUDERE UNA CARTELLA DI LAVORO Descrizione Alla conclusione dell'attività sulla cartella di lavoro si può chiuderla con lo scopo di rimuoverla dalla finestra delle cartelle di lavoro. Alla chiusura della cartella di lavoro e in assenza dell'operazione di salvataggio, Excel chiederà se si desidera salvare le eventuali modifiche. Si può scegliere di aggiornare il documento oppure conservarlo allo stato del salvataggio precedente. Procedura 1. Selezionare il menu File. 2. Selezionare il comando Chiudi. NUOVE CARTELLE DI LAVORO Descrizione All'apertura di Excel, si apre una nuova cartella di lavoro. Excel etichetta questa nuova cartella col nome Cartel1 visibile nella barra del titolo dell'applicazione. Diverse cartelle possono essere aperte contemporaneamente. Per esempio si può aprire la cartella dei funzionari commerciali dell'azienda e contemporaneamente la cartella contenente le uscite della stessa azienda. 29/03/2003 Pagina 17/111 Excel base All'apertura di una nuova cartella di lavoro la veste grafica è di tipo standard. Infatti i margini, i font di caratteri e l'allineamento del testo assumono valori predefiniti. Queste impostazioni sono salvate in un modello. Tutte le cartelle di lavoro sono basate su un modello. Le impostazioni contenute nei modelli possono essere personalizzati e possono a loro volta diventare standard per tutte le nuove cartelle di lavoro. Una nuova cartella di lavoro viene basata sul modello Cartella di lavoro che è di tipo generale e viene utilizzato per generare nuove cartelle di lavoro e altri modelli. Procedura 1. Selezionare lo strumento Standard. Nuovo disponibile sulla barra APRIRE UNA CARTELLA DI LAVORO ESISTENTE Descrizione È possibile visualizzare o aggiornare una cartella di lavoro esistente mediante la sua apertura. Ricordarsi il nome del file non è strettamente necessario in quanto la finestra di dialogo Apri mostra l'elenco delle cartelle e dei file memorizzati nel percorso corrente (unità disco e cartella correnti). A questo punto dall'elenco si può selezionare il file desiderato oppure digitare il nome del file che si vuole aprire. Se il file risiede in un altro disco o in un'altra cartella si può utilizzare la freccia a discesa della casella Cerca in per selezionare il corretto percorso di ricerca. Le cartelle e i relativi file residenti in quella posizione saranno visualizzati immediatamente sotto la casella Cerca in. In aggiunta all'utilizzo dell'elenco Cerca in per aprire una cartella di lavoro alla sinistra della finestra di dialogo Apri è disponibile la Barra dei percorsi. Tale barra contiene i collegamenti con: cartelle contenenti file comunemente utilizzati, opzioni desktop e file recentemente acceduti. Desiderando proteggere la versione originale di una cartella di lavoro da modifiche indesiderate si può utilizzare l'elenco del pulsante Apri per aprire una copia della cartella di lavoro o per aprirla in modalità sola lettura. Si possono avere più cartelle di lavoro contemporaneamente aperte. Pagina 18/111 29/03/2003 Excel base Aprire una cartella di lavoro esistente Procedura 1. Selezionare lo strumento Standard. Apri disponibile sulla barra 2. Selezionare l'elenco Cerca in. 3. Selezionare il disco contenente il file che si desidera aprire. 4. Selezionare la cartella contenente il file che si desidera aprire. 5. Selezionare il nome della cartella di lavoro che si desidera aprire. 6. Selezionare il pulsante Apri. IL COMPLETAMENTO AUTOMATICO Descrizione Excel dispone di funzionalità che aiutano l'utente nell'esecuzione di alcune attività particolari. Le funzionalità Completamento automatico e Seleziona da elenco servono a velocizzare l'introduzione di informazioni in una colonna di testo. Durante l'introduzione di liste può essere normale avere delle ripetizioni. Per esempio in una colonna il cui nome è Regioni le possibilità geografiche includono Lombardia, Piemonte, Liguria, Toscana eccetera e queste voci possono essere ripetute molte volte. 29/03/2003 Pagina 19/111 Excel base Durante la digitazione delle informazioni nella colonna, Excel compila automaticamente una lista di voci. Quando vengono digitate le prime lettere Excel confronta queste lettere con le voci da lui già conosciute e se trova corrispondenza completa la parola. Se non si vuole utilizzare il completamento proposto da Excel è sufficiente proseguire con la digitazione. La funzionalità Seleziona da elenco è un modo veloce di introdurre del testo in una colonna poiché consente di selezionare una voce da un elenco. Durante la digitazione delle informazioni nella colonna, Excel compila automaticamente una lista di voci. Quando attivata, la funzionalità Seleziona da elenco visualizza le voci disponibili in un elenco ordinato alfabeticamente e pertanto consente di selezionare una voce dall'elenco piuttosto che digitarla nuovamente. Procedura 1. Attivare la cella nella quale si desidera utilizzare l'opzione Completamento automatico. 2. Digitare la/e prima/e lettere del contenuto della cella che si vuole duplicare. 3. Premere [Invio]. 4. Fare clic col pulsante destro del mouse nella cella nella quale si desidera utilizzare l'opzione Seleziona da elenco. 5. Selezionare il comando Seleziona da elenco. 6. Selezionare la voce che si desidera inserire nella cella. L'AGGIORNAMENTO DELLE CELLE Descrizione Se una cella contiene numerosi caratteri ed è necessario aggiornarne solo alcuni è molto comodo accedere alla cella e sostituire solo i caratteri oggetto di aggiornamento piuttosto che digitare nuovamente tutto il contenuto. Facendo doppio clic sulla cella, la cella passa in modo aggiornamento e il suo contenuto compare nella Barra della formula. A questo punto è possibile aggiornare il contenuto nella Barra della formula o nella cella stessa usando la tastiera. I seguenti tasti possono essere utilizzati per spostarsi e per aggiornare una cella nel foglio di lavoro: Pagina 20/111 29/03/2003 Excel base Tasti Azione [Ñ] Sposta il punto d'inserimento sul primo carattere della cella. [Fine] Sposta il punto d'inserimento sull'ultimo carattere della cella. [Î] Sposta il punto d'inserimento di un carattere a destra rispetto alla posizione del cursore. [Í] Sposta il punto d'inserimento di un carattere a sinistra rispetto alla posizione del cursore. [Backspace] Cancella il carattere a sinistra rispetto alla posizione del cursore. [Canc] Cancella il carattere a destra rispetto alla posizione del cursore. Il mouse può essere utilizzato per posizionare il punto d'inserimento e per selezionare il testo. L'inserimento di nuovi dati in una cella cancella il contenuto precedente, (eccezion fatta per il modo aggiornamento). Si può usare questo metodo quando è più semplice sostituire l'intero contenuto piuttosto che aggiornarne una parte. Per cancellare il contenuto di una cella è sufficiente selezionare la cella desiderata e premere il tasto [Canc]. È possibile anche selezionare un insieme di celle ed utilizzare il tasto [Canc] per cancellare contemporaneamente il loro contenuto. Procedura 1. Fare doppio clic sulla cella che si desidera. 2. Posizionare il cursore, nel punto desiderato, sulla barra delle formule o nella cella. 3. Aggiornare il contenuto come desiderato. 4. Proseguire l'aggiornamento secondo necessità. 5. Premier [Invio] per uscire dalla modalità aggiorna. 6. Selezionare la cella contenente il valore da cancellare. 7. Premere [Canc] per eliminare l'intero contenuto della cella. 29/03/2003 Pagina 21/111 Excel base RINOMINARE UNA CARTELLA DI LAVORO Descrizione Una volta che il file è stato salvato sul disco, Excel aggiorna il file esistente con le modifiche che si apportano in tempi successivi e di conseguenza con salvataggi sequenziali della cartella di lavoro. A volte potrebbe essere necessario salvare la corrente cartella di lavoro con un nome diverso o in un percorso diverso. Questa possibilità consente di salvare gli aggiornamenti di una cartella di lavoro e di conservare lo stato precedente intatto. È possibile salvare una cartella di lavoro esistente con un nome diverso e/o in un percorso diverso mediante la finestra di dialogo comando Salva con nome... Quando un file esistente viene salvato con un nome diverso il file originale viene automaticamente chiuso e il file con il nuovo nome viene visualizzato nella finestra della cartella di lavoro. Procedura 1. Selezionare il menu File. 2. Selezionare il comando Salva con nome... 3. Digitare il nome file desiderato. 4. Selezionare l'elenco della casella Tipo file per cambiare il tipo file. 5. Selezionare il tipo file desiderato. 6. Selezionare l'elenco di Salva in. 7. Selezionare il disco nel quale si desidera salvare la nuova cartella di lavoro. 8. Selezionare la cartella nella quale si desidera salvare la nuova cartella di lavoro. 9. Selezionare il pulsante Salva. Pagina 22/111 29/03/2003 LEZIONE 3 LAVORARE CON INSIEMI DI CELLE INSIEMI DI CELLE Descrizione Molti comandi di Excel sono eseguiti dopo aver selezionato un insieme di celle. I comandi avranno effetto sulle celle selezionate. Un gruppo di celle selezionate è definito insieme (spesso viene utilizzato il termine inglese range). Un insieme di celle può essere formato da celle adiacenti o da celle non adiacenti. Un insieme di celle non adiacenti consiste in due o più blocchi separati che possono essere uniti, restare separati o essere sovrapposti. L'insieme di celle è identificato dagli indirizzi delle celle stesse considerando come inizio l'indirizzo della cella situata nell'angolo alto di sinistra e concludendo con l'indirizzo della cella situata nell'angolo in basso a destra del blocco selezionato. I due indirizzi sono separati dai due punti. Per esempio l'insieme A4:C10 ha la cella A4 in alto a sinistra e la cella C10 in basso a destra. Per identificare un insieme di celle non adiacenti è sufficiente separare gli indirizzi con la virgola. Per esempio A4:A10,C4:C10 fa riferimento all'insieme A4:A10 e all'insieme C4:C10. Si utilizza in modo frequente la selezione di un insieme di celle prima di lanciare un comando utilizzando le barre degli strumenti o la scelta rapida con la combinazione di tasti della tastiera. Comunque, se durante l'esecuzione di un comando compare la finestra di dialogo si può definire l'insieme e in questo caso non è necessario selezionare a priori l'insieme di celle sulle quali il comando desiderato dovrà agire. Un insieme selezionato è evidenziato da un bordo in grassetto. Tutte le celle dell'insieme saranno annerite ad eccezione della cella attiva. LA SELEZIONE DI CELLE CON LA TASTIERA Descrizione È possibile selezionare un insieme di celle anche con la tastiera. L'utilizzo della tastiera è giustificato per definire piccoli insiemi di celle nel foglio di lavoro. Excel base Selezionare con la tastiera celle del foglio di lavoro Procedura 1. Posizionare il puntatore di cella sulla prima cella dell'insieme. 2. Mantenere premuto il tasto [Maiusc], premere il tasto con la freccia per estendere la selezione nella direzione desiderata, raggiunta l'ultima cella dell'insieme rilasciare il tasto [Maiusc]. LA SELEZIONE DI CELLE CON IL MOUSE Descrizione È possibile utilizzare il mouse per selezionare un insieme di celle. L'utilizzo del mouse è indicato per ampie selezioni durante le quali è necessario lo scorrimento del video in modo da raggiungere l'ultima cella dell'insieme. Un insieme di celle può essere deselezionato premendo un tasto qualsiasi con freccia o facendo clic su una cella qualsiasi del foglio di lavoro. Pagina 24/111 29/03/2003 Excel base Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione dell'insieme dalla prima all'ultima cella, a selezione avvenuta rilasciare il pulsante del mouse. LA SELEZIONE DI CELLE NON ADIACENTI Descrizione È possibile definire un insieme di celle non adiacenti utilizzando il mouse in combinazione col tasto [Ctrl]. Questo metodo è particolarmente utile per selezionare diversi insiemi di celle, a cui applicare i comandi, all'interno del foglio di lavoro. Per esempio, si deve agire sul titolo situato in riga 1 ed sul paragrafo in riga 10 e si vuole modificarne il formato. È possibile selezionare i due insiemi non adiacenti ed applicare il comando di grassetto su entrambi contemporaneamente. Selezionare celle non adiacenti nel foglio di lavoro 29/03/2003 Pagina 25/111 Excel base Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella, a selezione avvenuta rilasciare il pulsante del mouse. 2. Tenere premuto il tasto [Ctrl], tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'insieme non adiacente da selezionare, a selezione avvenuta rilasciare il tasto [Ctrl] e il pulsante del mouse. DATI E INSIEMI DI CELLE Descrizione È possibile introdurre dati in un insieme di celle selezionato utilizzando un metodo che velocizza l'operazione. Dopo aver introdotto il valore nella cella e aver premuto [Invio], il puntatore di cella attiva si muoverà automaticamente nella cella successiva all'interno dell'insieme selezionato, anche se l'insieme è costituito da diverse colonne. Quando il puntatore raggiunge l'ultima cella selezionata, nella colonna corrente, si posizionerà automaticamente sulla prima cella della colonna successiva. In un insieme di celle non adiacenti quando il puntatore di cella raggiunge l'ultima cella, in basso a destra del primo insieme, passerà automaticamente sulla prima cella, in alto a sinistra del secondo insieme e proseguirà il suo percorso fino all'ultima cella in basso a destra di questo secondo blocco di celle non adiacenti. Procedura 1. Selezionare l'insieme delle celle nelle quali si desiderano introdurre i dati. 3. Digitare il dato nella cella. 4. Premere [Invio]. 5. Ripetere i punti precedenti per completare l'inserimento nell'insieme selezionato. Pagina 26/111 29/03/2003 Excel base L'INSERIMENTO AUTOMATICO Descrizione In Excel è possibile utilizzare l'opzione Riempimento automatico per generare una serie standard di etichette in un foglio di lavoro. Tra gli esempi di serie standard, di etichette, possiamo includere i mesi dell'anno, i giorni della settimana e i trimestri. Alla selezione di un insieme di celle, nell'angolo basso di destra, compare un piccolo quadrato chiamato quadratino di riempimento. Posizionando il cursore del mouse sul quadratino di riempimento il cursore cambia aspetto e diventa un segno più (+) di colore nero. In questa condizione tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse si trascina l'incremento della selezione dell'insieme fino all'ultima cella desiderata. Excel riempirà le celle sulla base delle informazioni contenute nella prima cella. Se in questa cella Excel riconosce una serie standard le restanti celle dell'insieme selezionato saranno riempite con i rimanenti valori della serie standard stessa. Inserire dati automaticamente Procedura 1. Selezionare la cella contenente l'etichetta di inizio serie. 2. Posizionare il cursore del mouse sul gestore di riempimento nell'angolo basso di destra della cella attiva. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'insieme che si desidera riempire. 29/03/2003 Pagina 27/111 Excel base Pagina 28/111 29/03/2003 LEZIONE 4 COPIARE E SPOSTARE DATI COPIARE, TAGLIARE E INCOLLARE Descrizione Durante l'evoluzione del foglio di lavoro, può essere necessario duplicare delle informazioni già esistenti in alcune celle, e allo scopo di velocizzare l'operazione, è possibile copiare il contenuto di alcune celle da una posizione a un'altra. Lo strumento Copia, copia il contenuto delle celle selezionate negli Appunti di Windows. Lo strumento Incolla, copia il contenuto dagli Appunti di Windows nel foglio di lavoro nella posizione designata. Le operazioni di copia e successiva incolla conservano la caratteristica del contenuto delle celle sia testo sia numerico creando una copia esattamente identica all'originale nella zona di destinazione. Per quanto concerne le formule, Excel si comporta allo stesso modo avendo però cura di aggiornare i riferimenti delle celle nelle formule, in accordo con la nuova destinazione. Per esempio, se la formula =B1+B2+B3 calcola il totale delle celle nella colonna B e si copia questa formula nella colonna adiacente C, la formula risultante sarà =C1+C2+C3 per calcolare il totale delle celle corrispondenti nella colonna C. Excel assume che l'operazione di incolla coincida esattamente per quanto concerne l'intervallo selezionato. Per esempio, se l'intervallo selezionato è di tre celle Excel assume che lo spazio di destinazione per l'operazione incolla è di tre celle. Tuttavia per l'intervallo di destinazione è sufficiente posizionare il puntatore di celle sulla prima cella in alto a sinistra per designare l'inizio dell'intero intervallo da incollare. Se l'intervallo da copiare è una sola cella e si seleziona un intervallo di incolla con un numero multiplo di celle, il contenuto della cella sarà duplicato in tutte le celle dell'intervallo selezionato. Si è detto che lo strumento Copia utilizza gli Appunti di Windows come area di appoggio o memoria tampone, parcheggiando il contenuto da incollare successivamente. Questo contenuto può essere incollato più volte in altrettante destinazioni in quanto permane negli Appunti fino al successivo utilizzo degli strumenti Copia o Taglia attingenti da una diversa area di origine. È possibile inoltre spostare il contenuto, da una zona all'altra, del foglio di lavoro utilizzando gli strumenti Taglia e Incolla. Lo strumento Taglia, taglia il contenuto delle celle, per l'intervallo selezionato, e lo mette negli Appunti. Lo strumento Incolla prende il contenuto dagli appunti e lo incolla sul foglio di lavoro. Il contenuto delle celle per l'intervallo definito dall'operazione taglia sarà cancellato dal foglio di lavoro. Se le celle sottoposte alle operazioni taglia e incolla contengono delle formule, Excel non aggiorna i riferimenti di cella nelle formule stesse. Le formule continueranno a mantenere i riferimenti originali per i calcoli. Spostando una formula e le celle in essa referenziate contengono dati i riferimenti nella formula verranno aggiornati di conseguenza. Excel base La barra degli strumenti Appunti viene visualizzata automaticamente quando due elementi sono tagliati o incollati e in essa sono visualizzati gli elementi Appunti di Office. La barra Appunti può contenere più elementi dedicando un'icona ad ogni elemento tagliato o copiato e l'operazione Incolla non rimuove l'elemento dalla barra rendendo possibile più volte l'operazione di incolla in posizioni diverse sul foglio di lavoro. Le operazioni di Copia e Incolla possono servire anche per importare informazioni da altri prodotti di Office. Per esempio, informazioni contenute in un documento Word o in una presentazione PowerPoint possono essere copiate in una cartella di lavoro di Excel, così come informazioni contenute in Excel possono essere esportate allo stesso modo (copiate) in altri prodotti Office. Procedura 1. Selezionare la cella che si desidera copiare. 2. Fare clic sullo strumento Standard. Copia disponibile sulla barra 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione per l'intervallo di incolla desiderato, a selezione avvenuta rilasciare il pulsante del mouse. 4. Fare clic sullo strumento Standard. Incolla disponibile sulla barra 5. Selezionare la cella che si desidera tagliare. 6. Fare clic sullo strumento Standard. Taglia disponibile sulla barra 7. Selezionare l'intervallo nel quale si vuole incollare il contenuto della cella. 8. Fare clic sullo strumento Standard. Incolla disponibile sulla barra INCOLLARE DALLA BARRA DEGLI STRUMENTI APPUNTI Descrizione La barra degli strumenti Appunti consente di copiare più elementi da diversi fogli di lavoro o da altre applicazioni Microsoft Office. Successivamente è possibile incollare gli elementi sullo stesso o su altri fogli di lavoro, o in file di altre applicazioni Microsoft Office. Pagina 30/111 29/03/2003 Excel base Gli elementi tagliati o copiati vengono collezionati nella barra degli strumenti Appunti la quale viene visualizzata automaticamente quando due elementi sulla stessa riga vengono copiati o incollati. Dopo la sua visualizzazione è possibile aggiungere elementi. La barra degli strumenti Appunti include lo strumento Copia che può essere utilizzato per copiare o aggiungere gli elementi nella barra stessa. La barra degli strumenti Appunti visualizza un'icona per ogni elemento tagliato o copiato. Posizionando il cursore del mouse su un elemento della barra il suo contenuto viene visualizzato in un Suggerimento a schermo. Si può incollare un elemento per volta o utilizzare lo strumento Incolla tutto per incollare tutti gli elementi contemporaneamente. Anche se è possibile continuare a incollare testo o numeri in differenti posizioni utilizzando la barra degli strumenti Appunti, le formule copiate devono essere incollate immediatamente e possono essere incollate una sola volta. Se con lo stesso meccanismo si incolla per la seconda volta una formula verrà incollato solo il risultato della formula e non la formula stessa. In altre parole è possibile continuare a incollare una formula utilizzando lo strumento o il comando Incolla fino a quando il rettangolo lampeggiante è attivo. Gli elementi contenuti nella barra degli strumenti Appunti possono essere rimossi al termine di una particolare sequenza di copia utilizzando lo strumento Cancella Appunti. Il contenuto della barra Appunti viene automaticamente eliminato alla chiusura dell'applicazione Microsoft Office. Incollare dalla barra degli strumenti Appunti 29/03/2003 Pagina 31/111 Excel base Procedura 1. Visualizzare la barra degli strumenti Appunti, se necessario. 2. Eliminare tutti gli elementi contenuti nella barra degli strumenti Appunti facendo clic sullo strumento Cancella Appunti. 3. Tagliare o copiare gli elementi che si desiderano incollare. 4. Posizionare il punto d'inserimento dove si desidera inserire il testo. 5. Posizionare il cursore del mouse sull'elemento desiderato disponibile sulla barra degli strumenti Appunti. 6. Fare clic sull'icona dell'elemento che si desidera incollare disponibile sulla barra degli strumenti Appunti. 7. Incollare contemporaneamente tutti gli elementi contenuti nella barra degli strumenti Appunti utilizzando il suo strumento Incolla tutto. I RIFERIMENTI ASSOLUTI Descrizione In Excel per indirizzare le celle esistono due tipi di riferimenti: relativo e assoluto. La differenza di indirizzamento delle celle tra relativo e assoluto diventa evidente quando si copia una formula da una cella a un'altra cella. Copiando una formula contenente riferimenti relativi, questi riferimenti saranno adattati alle coordinate della nuova posizione. I riferimenti assoluti invece referenzieranno sempre la stessa cella indipendentemente dall'area in cui sarà copiata. L'indirizzamento relativo è il valore implicito. Per esempio, si introduce una formula in basso alla colonna A per calcolare il totale dei valori presenti in questa colonna. Poi si copia la formula nelle colonne B e C. I riferimenti delle celle saranno di conseguenza aggiornati per calcolare i valori delle colonne appropriate. Questi riferimenti alle celle sono di tipo relativo. I riferimenti assoluti sono usati quando si desidera non aggiornare i riferimenti di cella in occasione dell'operazione di copia della formula. Per esempio, si introduce una formula che calcola le provvigioni per i funzionari commerciali. La percentuale 10% di questa provvigione è inserita nella cella C1. Si desidera che la formula calcoli la provvigione facendo sempre riferimento alla cella C1, anche se sarà copiata in un'altra cella. Se fosse necessario aggiornare il valore della provvigione al 12% è sufficiente modificare il contenuto della cella C1 in 12% e le provvigioni di tutti i funzionari commerciali saranno di conseguenza aggiornate automaticamente. Pagina 32/111 29/03/2003 Excel base Il riferimento assoluto è ottenuto facendo precedere la lettera della colonna e il numero della riga dal segno dollaro ($). È possibile digitare il segno dollaro ($) durante l'introduzione della formula oppure premere il tasto [F4] al momento della digitazione dei riferimenti di cella ed Excel aggiungerà il segno ($) per definire assoluti questi riferimenti. Premendo in successione il tasto [F4] si ottengono le seguenti quattro possibilità di riferimento: Cella Riferimento Risultato C1 Relativo Sia la riga come la colonna saranno aggiornate se copiate in un'altra posizione. $C1 Misto Se copiate in un'altra posizione la colonna non sarà aggiornata mentre la riga sarà aggiornata. C$1 Misto Se copiate in un'altra posizione la riga non sarà aggiornata mentre la colonna sarà aggiornata. $C$1 Assoluto Sia la riga come la colonna non saranno aggiornate se copiate in un'altra posizione. Definire un riferimento assoluto in una formula 29/03/2003 Pagina 33/111 Excel base Procedura 1. Selezionare la cella nella quale si desidera introdurre la formula. 2. Digitare la formula. 3. Posizionare il punto d'inserimento prima del riferimento di cella che deve diventare assoluto. 4. Premere [F4] come necessario fino al comparire del riferimento di cella desiderato. 5. Premere [Invio]. RIEMPIRE LE CELLE Descrizione Desiderando copiare il contenuto di una singola cella in una o più celle adiacenti è possibile utilizzare la funzionalità riempimento delle celle invece della sequenza copia e incolla. La funzionalità di riempimento delle celle è la combinazione contemporanea degli strumenti Copia e Incolla. Se la cella di origine contiene del testo, il testo sarà copiato in tutte le celle dell'intervallo. Se la cella di origine contiene una formula i riferimenti di cella saranno aggiornati all'appropriato indirizzo di cella. È possibile riempire una colonna o una riga posizionando il cursore del mouse sul quadratino di riempimento fino a quando il cursore diventa un segno (+) di colore nero. In questa condizione tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinare la selezione fino all'intervallo desiderato. Pagina 34/111 29/03/2003 Excel base Riempire le celle Procedura 1. Selezionare la cella contenente i dati che si vogliono copiare. 2. Posizionare il cursore del mouse sul quadratino di riempimento situato nell'angolo basso di destra della cella che si vuole copiare. 3. Trascinare, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, la selezione fino all'ultima cella che si vuole riempire e conclusa l'operazione rilasciare il pulsante del mouse. SPOSTARE O COPIARE COL MOUSE Descrizione È possibile utilizzare il mouse per spostare o per copiare i dati nel foglio di lavoro, con la sola differenza che non sono salvati negli Appunti di Windows rispetto ad utilizzare i relativi comandi. Le celle che possono essere spostate o copiate con il mouse devono essere contigue. Quando le celle sono spostate col mouse Excel non aggiorna i riferimenti nelle formule: questo avviene solo in caso di copia. 29/03/2003 Pagina 35/111 Excel base Spostare o copiare col mouse Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e selezionare l'intervallo che si vuole spostare. 2. Posizionare il cursore del mouse sul bordo dell'intervallo selezionato. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare l'insieme fino alla posizione desiderata. 4. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione dell'intervallo che si vuole copiare. 5. Posizionare il cursore del mouse sul bordo dell'intervallo selezionato. 6. Tenere premuto il tasto [Ctrl], il pulsante sinistro del mouse e trascinare l'intervallo selezionato nella posizione desiderata. Pagina 36/111 29/03/2003 Excel base GLI STRUMENTI ANNULLA E RIPRISTINA Descrizione Lo strumento Annulla consente di annullare l'effetto di un comando o di un'azione e ritornare allo stato del precedente di quel comando o di quell'azione. All'utilizzo dello strumento Annulla, lo strumento Ripristina diventa disponibile. Lo strumento Ripristina consente di ritornare allo stato precedente l'utilizzo dello strumento Annulla, per annullarne l'effetto del comando o dell'azione precedente. Entrambi gli strumenti sono disponibili sulla barra Standard o nel menu Modifica. Per gli strumenti Annulla e Ripristina, l'azione che verrà annullata o ripristinata viene visualizzata come estensione del comando quasi fosse un "Suggerimento a schermo". Per esempio, nell'ultima azione si è cancellato del testo, la parte "Suggerimento a schermo" per lo strumento Annulla dettaglierà il comando in Annulla Cancella. È possibile annullare o ripristinare più azioni contemporaneamente utilizzando la freccia a discesa affiancata agli strumenti Annulla e Ripristina la quale fornisce l'elenco delle ultime operazioni eseguite. Questa funzionalità è utilizzata quando sono state eseguite un certo numero di operazioni e si desidera ripristinare lo stato originale, oppure si desidera semplicemente ripristinare lo stato precedente di una specifica operazione. Desiderando ripristinare un'azione intermedia presente nell'elenco degli strumenti Annulla e Ripristina tutte le azioni elencate sopra la selezionata verranno ripristinate. Nel menu modifica esiste anche la funzionalità Ripeti che consente di ripetere l'ultimo comando non annullato. Nel caso in cui si sia annullato un comando Ripristina sostituisce Ripeti nel menu principale Modifica Procedura 1. Visualizzare interamente la barra degli strumenti Standard. 29/03/2003 2. Fare clic sullo strumento Standard. Annulla disponibile sulla barra 3. Fare clic sullo strumento Standard. Ripristina disponibile sulla barra Pagina 37/111 Excel base Pagina 38/111 29/03/2003 LEZIONE 5 LAVORARE CON RIGHE E COLONNE LA SELEZIONE DI RIGHE E COLONNE Descrizione Selezionare una colonna vuol dire selezionare l'intera colonna dalla riga 1 alla riga 65.536, mentre selezionare una riga vuol dire selezionare l'intera riga, dalla colonna A alla colonna IV. L'insieme righe e colonne può essere selezionato per eseguire comandi del tipo formattazione, cambiare la larghezza di una o più colonne oppure l'altezza di una o più righe contemporaneamente, nascondere colonne o righe, inserire e cancellare colonne o righe. Quando una colonna o una riga è selezionata, ogni cella della colonna o della riga è evidenziata, eccezion fatta per la prima cella. Questa è la cella attiva o corrente. Selezionare righe e colonne nel foglio di lavoro Excel base Procedura 1. Selezionare una singola colonna o riga, facendo clic sull'intestazione della colonna o della riga. 2. Selezionare un intervallo di colonne o di righe adiacenti. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dall'intestazione della prima colonna o riga e trascinare la selezione fino all'ultima colonna o riga desiderata. 3. Selezionare un intervallo di colonne o di righe non adiacenti, selezionando la prima riga (le prime righe) o la prima colonna (le rime colonne) da includere nell'insieme. 4. Tenere premuto [Ctrl], selezionare la/e restante/i colonna/e o riga/righe dell'insieme e rilasciare il tasto [Ctrl]. 5. Selezionare tutte le colonne e tutte le righe del foglio di lavoro, facendo clic sul pulsante Seleziona tutto situato alla sinistra dell'intestazione della prima colonna e sopra l'intestazione della prima riga. IMPOSTARE LA LARGHEZZA DELLE COLONNE Descrizione Alla creazione di un nuovo foglio di lavoro la larghezza delle colonne è dimensionata al valore implicito che è approssimativamente di otto caratteri. Potrebbe essere necessario dover intervenire sulla dimensione delle colonne incrementandola o decrementandola in conseguenza al ridimensionamento dei caratteri, o per ridurre le dimensioni del foglio di lavoro. Cambiando il tipo di carattere o la categoria di rappresentazione numerica, il testo o il numero potrebbe diventare troppo lungo per essere contenuto in una colonna. Il testo deborderà nella cella immediatamente a destra, se vuota. Il segno pound (#) apparirà in una cella se il contenuto numerico è troppo lungo per poter essere contenuto nella larghezza della colonna. In altre parole i valori numerici contenuti nelle celle non debordano. Se nella cella adiacente a una cella con testo debordante c'è un testo la visualizzazione del testo debordante sarà troncata e se è necessario visualizzarla completamente bisognerà agire sulla larghezza della cella. Comunque per ridurre la dimensione del foglio di lavoro si può intervenire anche sulle altre colonne o sulle colonne con informazioni non essenziali. Durante l'operazione di incremento o di decremento della larghezza della colonna viene visualizzato un Suggerimento a schermo alla destra della colonna oggetto di ridimensionamento. Pagina 40/111 29/03/2003 Excel base Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima colonna e trascinare la selezione fino all'ultima colonna alle quali si desidera cambiare dimensione. 2. Posizionare il cursore del mouse sulla linea destra dell'intestazione di colonna desiderata. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la linea di separazione colonna verso destra per aumentare e verso sinistra per diminuire la larghezza della colonna. IMPOSTARE L'ALTEZZA DELLE RIGHE Descrizione In un foglio di lavoro l'altezza delle righe assume automaticamente l'altezza del carattere più grande contenuto nella riga. L'altezza standard di una riga è 12,75 punti. In ogni caso è possibile aumentare o diminuire manualmente l'altezza di una riga secondo necessità. Durante l'operazione di incremento o decremento dell'altezza di una riga il nuovo valore viene visualizzato nel Suggerimento a schermo alla destra della riga oggetto di ridimensionamento. È possibile incrementare l'altezza di una riga per enfatizzare l'intestazione o i totali. Si può anche ridurre l'altezza di una riga per utilizzare una riga bianca come ulteriore separatore di riga. 29/03/2003 Pagina 41/111 Excel base Impostare l'altezza delle righe nel foglio di lavoro Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima riga e trascinare la selezione fino all'ultima riga alle quali si desidera cambiare dimensione. 2. Posizionare il cursore del mouse sulla linea inferire dell'intestazione di riga della riga desiderata. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la linea di separazione della riga verso l'alto per diminuire e verso il basso per aumentare l'altezza della colonna. DIMENSIONARE AUTOMATICAMENTE LE COLONNE Descrizione È possibile ridimensionare automaticamente la larghezza della colonna, sulla base del contenuto della cella determinante la maggior larghezza, utilizzando la funzionalità Adatta automaticamente. Questa opzione è utilizzata quando si desidera comprimere o espandere perfettamente righe e colonne in un foglio di lavoro di notevoli dimensioni. Il risparmio di tempo è assicurato in quanto non si deve ridimensionare ogni riga o ogni colonna individualmente. Pagina 42/111 29/03/2003 Excel base Procedura 1. Selezionare la/e colonna/e che si desidera/no ridimensionare. 2. Posizionare il cursore del mouse sulla linea destra dell'intestazione di colonna desiderata. 3. Fare doppio clic sulla linea di separazione destra nell'intestazione di colonna. NASCONDERE RIGHE E COLONNE Descrizione È possibile nascondere righe e colonne per riservatezza o per non appesantire la visualizzazione del foglio di lavoro con dettagli di corollario. Per esempio, si desidera nascondere le righe o le colonne che contengono informazioni riservate come lo stipendio. Le righe o le colonne nascoste non saranno visualizzate sul foglio di lavoro e conseguentemente non saranno stampate. Qualsiasi numero posizionato in una riga o in una colonna nascosta se facente parte di una formula sarà comunque preso in considerazione nei calcoli e la riga o la colonna continueranno ad essere nascoste. Nascondere righe e colonne nel foglio di lavoro 29/03/2003 Pagina 43/111 Excel base Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima/e colonna/e o dalla prima/e riga/righe e trascinare la selezione fino all'ultima colonna o riga che si desidera nascondere. 2. Fare clic col pulsante destro del mouse nell'area della/e colonna/e riga/righe selezionata/e. 3. Selezionare il comando Nascondi. SCOPRIRE RIGHE E COLONNE Descrizione È possibile visualizzare nuovamente le colonne o le righe precedentemente nascoste. Per esempio, dopo aver fatto la presentazione per la quale era necessario nascondere le informazioni riservate è possibile scoprire le colonne o le righe per continuare a utilizzare in modo normale il foglio di lavoro. Scoprire le colonne o le righe significa riportare la loro visualizzazione allo stato precedente dell'operazione nascondi ivi comprese le dimensioni quali la larghezza e l'altezza. Scoprire righe e colonne nel foglio di lavoro Pagina 44/111 29/03/2003 Excel base Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla colonna a fianco o dalla riga soprastante e trascinare la selezione fino alla colonna sull'altro fianco o sulla riga sottostante dell'intervallo che si desidera scoprire. 2. Fare clic col pulsante destro del mouse nell'area della/e colonna/e riga/righe selezionata/e. 3. Selezionare il comando Scopri. L'INSERIMENTO DI UNA COLONNA Descrizione In un foglio di lavoro è possibile inserire nuove colonne per aggiungere informazioni o per creare divisioni logiche tra i dati del foglio di lavoro stesso. Poiché l'inserimento delle colonne avviene dalla riga 1 alla riga 65.536 è bene verificare che l'inserimento della nuova colonna non crei un effetto indesiderato. Per esempio, si potrebbe avere dei dati nell'intervallo A1:G10 e A50:G60. Inserendo una colonna tra le colonne E e F, una colonna vuota sarà inserita non solo tra l'intervallo A1:G10, ma anche tra l'intervallo A50:G60. Inserendo una colonna, qualsiasi formula il cui intervallo include le celle ai lati della colonna inserita sarà espanso automaticamente, per includere la nuova colonna. Per esempio, inserendo una nuova colonna tra le colonne B e C, la formula =Somma(B2:F2) sarà aggiornata in =Somma(B2:G2). Le colonne sono inserite alla sinistra della colonna selezionata o corrente. Prima di inserire una nuova colonna Excel sposterà automaticamente la colonna selezionata o la colonna corrente a destra inserendo al suo posto una colonna vuota. Se si selezionano diverse colonne Excel inserirà lo stesso numero di colonne nuove nel foglio di lavoro. 29/03/2003 Pagina 45/111 Excel base Inserire una colonna nel foglio di lavoro Procedura 1. Fare clic col pulsante destro del mouse sull'intestazione della colonna immediatamente a sinistra della quale si desidera inserire una nuova colonna. 2. Selezionare il comando Inserisci. L'INSERIMENTO DI UNA RIGA Descrizione In un foglio di lavoro è possibile inserire nuove righe per aggiungere informazioni o per creare divisioni logiche tra i dati del foglio di lavoro. Poiché l'inserimento delle righe avviene dalla colonna A alla colonna IV è bene verificare che l'inserimento della nuova riga non crei un effetto indesiderato. Per esempio, si potrebbe avere dei dati nell'intervallo A1:G10 e P1:T10. Inserendo una riga tra le righe 5 e 6 una riga vuota sarà inserita non solo tra l'intervallo A1:G10, ma anche tra l'intervallo P1:T10. Pagina 46/111 29/03/2003 Excel base Inserendo una riga, qualsiasi formula il cui intervallo include le celle sopra e sotto alla riga inserita sarà espanso automaticamente per includere la nuova riga. Per esempio, inserendo una nuova riga tra le righe 4 e 5 la formula =Somma(C3:C8) sarà aggiornata in =Somma(C3:C9). Le righe sono inserite sopra alla riga selezionata o corrente. Prima di inserire una nuova riga Excel sposterà automaticamente la riga selezionata o la riga corrente in basso inserendo al suo posto una riga vuota. Se si selezionano diverse righe Excel inserirà lo stesso numero di righe nuove nel foglio di lavoro. Inserire una riga nel foglio di lavoro Procedura 1. Fare clic col pulsante destro del mouse sull'intestazione della riga sopra la quale si desidera inserire la nuova riga. 2. Selezionare il comando Inserisci. 29/03/2003 Pagina 47/111 Excel base ELIMINARE UNA COLONNA Descrizione È possibile eliminare da un foglio di lavoro le colonne che non sono più necessarie. Eliminando una colonna, la colonna e l'intero contenuto dalla riga 1 alla riga 65.536 sarà eliminato. Prima di eliminare una colonna bisogna essere sicuri che non contenga dati non visibili che non si vogliono eliminare. Se inavvertitamente si elimina una colonna si può usare lo strumento Annulla per ripristinare la situazione originale. Eliminando una colonna, qualsiasi formula il cui intervallo include le celle della colonna eliminata sarà aggiornato automaticamente. Per esempio, eliminando la colonna C la formula =Somma(B2:G2) sarà aggiornata in =Somma(B2:F2). Per eliminare una colonna è necessario selezionare l'intera colonna, diversamente una finestra di dialogo verrà aperta per chiedere esattamente quale colonna si intende eliminare. Eliminare una colonna dal foglio di lavoro Pagina 48/111 29/03/2003 Excel base Procedura 1. Fare clic col pulsante destro del mouse sull'intestazione della colonna che si desidera eliminare. 2. Selezionare il comando Elimina. ELIMINARE UNA RIGA Descrizione È possibile eliminare da un foglio di lavoro le righe che non sono più necessarie. Eliminando una riga, la riga e l'intero contenuto dalla colonna A alla colonna IV sarà eliminato. Prima di eliminare una riga bisogna essere sicuri che non contenga dati non visibili che non si vogliono eliminare. Se inavvertitamente si elimina una riga si può usare lo strumento Annulla per ripristinare la situazione originale. Eliminando una riga, qualsiasi formula il cui intervallo include le celle della riga eliminata sarà aggiornato automaticamente. Per esempio, eliminando la riga 5 la formula =Somma(C2:C9) sarà aggiornata in =Somma(C2:C8). Per eliminare una riga è necessario selezionare l'intera riga, diversamente una finestra di dialogo verrà aperta per chiedere esattamente quale riga si intende eliminare. Procedura 1. Fare clic col pulsante destro del mouse sull'intestazione della riga che si desidera eliminare. 2. Selezionare il comando Elimina. 29/03/2003 Pagina 49/111 Excel base Pagina 50/111 29/03/2003 LEZIONE 6 LA FORMATTAZIONE DEI NUMERI LA FORMATTAZIONE DEI NUMERI Descrizione È possibile formattare (applicare un formato) una cella per modificare il modo di visualizzazione del numero nella cella stessa. La formattazione della cella non cambia la formattazione di base sottostante. La formattazione sottostante è quella che viene utilizzata nei calcoli e appare nella Barra della formula quando la cella è selezionata. La formattazione arricchisce la veste grafica del foglio di lavoro e facilita la lettura dei numeri. La formattazione consente di aggiungere dettagli come il segno Lira (L.), il simbolo percentuale (%), il separatore delle migliaia (.) e definire il numero delle posizioni decimali con il relativo separatore (,). Il formato alla cella può essere applicato prima o dopo aver digitato i dati nella cella stessa. Una volta applicato il formato alla cella qualsiasi numero introdotto in questa cella risponderà alle caratteristiche del formato scelto. Il formato può essere applicato a una cella, a un intervallo di celle, a una colonna, a una riga o all’intero foglio di lavoro. Il formato implicito delle celle contenenti valori numerici è il formato appartenente alla categoria Generale. Questa categoria visualizza il numero con la più alta precisione possibile senza dettagli addizionali quali Lira (L.) o percentuale (%). Se numeri formattati con la categoria Generale sono troppo estesi per essere contenuti nella cella verranno arrotondati in modo da adattarli alle dimensioni della cella stessa. Anche se il numero nella cella viene visualizzato arrotondato nei calcoli verrà utilizzato il numero intero originale che appare nella Barra della formula. I numeri formattati con altri stili che sono troppo estesi per essere contenuti nella cella verranno visualizzati con una serie di simboli pound (#). Per visualizzare interamente un numero si può ampliare la larghezza della colonna o cambiare la formattazione della cella. Un numero può essere formattato utilizzando la barra degli strumenti Formattazione che applica la formattazione predefinita. I numeri possono anche essere formattati utilizzando la scheda Numero disponibile nella finestra di dialogo Formato celle. In tale scheda sono disponibili altre categorie quali: Frazione, Scientifico, Data o Ora. Alcune categorie includono opzioni per selezionare il simbolo valuta, il numero di posizioni decimali e la visualizzazione dei numeri negativi. La categoria Speciale include formati per i numeri che non vengono coinvolti nei calcoli. Questi numeri sono presenti frequentemente e includono il codice fiscale, il numero telefonico e il codice di avviamento postale. Quest'ultimo deve essere trattato in modo particolare in quanto può iniziare con la cifra zero, come ad esempio 00126. Altri tipi di numeri possono essere trattati come sequenza alfanumerica e si può utilizzare la categoria Testo. Excel base IL FORMATO VALUTA Descrizione È possibile visualizzare i numeri col simbolo di valuta (L.) e separatore delle migliaia (.) usando la categoria Valuta o Contabilità. Per esempio, si vuole che il numero 7496 venga visualizzato come L. 7.496. Per visualizzare correttamente il numero, la categoria Valuta fornisce implicitamente il segno Lira e il separatore delle migliaia. La differenza tra categoria valuta e contabilità consiste nel fatto che il simbolo di valuta segue l'allineamento della cifra più significativa del numero nel primo caso, mentre nel secondo si allinea in modo indipendente dal valore numerico. In conseguenza una colonna di valori numerici a cui è applicata la categoria valuta vede il simbolo di valuta disallineato se le entità numeriche sono diverse, mentre risulta allineato se viene applicata la categoria contabilità. L. 7.496 L. 123 Categoria Valuta L. L. 7.496 123 Categoria Contabilità Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione dell'intervallo che si desidera formattare. 2. Selezionare lo strumento Formattazione. Valuta disponibile sulla barra IL FORMATO PERCENTUALE Descrizione È possibile visualizzare i numeri col segno percentuale utilizzando la categoria Percentuale. Per esempio, si desidera che il valore 0,56 venga visualizzato come 56%. La categoria Percentuale moltiplica il valore contenuto nella cella per 100 e aggiunge il segno (%), visualizzando il numero senza decimali. Nella Barra della formula appare il simbolo percentuale (%), per distinguere con chiarezza tra valore decimale e valore Pagina 52/111 29/03/2003 Excel base decimale percentuale. In ogni caso la Barra della formula visualizza interamente la precisione decimale della percentuale che può essere invece approssimata nel foglio di lavoro. Ad esempio, nel foglio di lavoro vedremo 24% mentre la Barra della formula può riportare 23,8%. 24% Categoria Percentuale Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione dell'intervallo che si desidera formattare. 2. Selezionare lo strumento barra Formattazione. Stile percentuale disponibile sulla IL SEPARATORE DELLE MIGLIAIA Descrizione È possibile visualizzare i numeri con il segno punto (.) come separatore delle migliaia utilizzando lo strumento Stile separatore. Per esempio, si desidera che il numero 3456087 venga visualizzato come 3.456.087. Formattandolo con lo Stile separatore il numero sarà visualizzato con il punto come separatore delle migliaia. 1.766.855 Stile separatore Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione dell'intervallo che si desidera formattare. 2. Selezionare lo strumento barra Formattazione. 29/03/2003 Stile separatore disponibile sulla Pagina 53/111 Excel base MODIFICARE LE POSIZIONI DECIMALI Descrizione È possibile incrementare o decrementare il numero delle cifre decimali che si intende visualizzare nelle celle con formato numerico. Per esempio, con la visualizzazione di una cifra decimale il numero 34,5432 sarà visualizzato come 34,5. Con due cifre decimali il numero apparirà come 34,54. Incrementando il numero delle cifre decimali varierà solo la visualizzazione del numero. Nei calcoli sarà sempre utilizzato il numero originale 34,5432. La modifica delle posizioni decimali Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione dell'intervallo che si desidera formattare. 2. Selezionare lo strumento decimali come desiderato. Pagina 54/111 Aumenta decimali o Diminuisci 29/03/2003 LEZIONE 7 LA FORMATTAZIONE DEL TESTO LA VESTE GRAFICA DEL TESTO Descrizione Le celle di testo possono essere formattate in diversi modi. È possibile cambiare il tipo di carattere per migliorare la visualizzazione dei caratteri nella cella, la dimensione dei caratteri per controllare lo spazio occupato sulla pagina stampata, lo stile del carattere per determinare il grassetto, il corsivo o entrambi. Oltre alle tre opzioni sopradescritte è possibile anche aggiungere la sottolineatura, il colore ed eventuali effetti speciali tipici del testo. Gli effetti speciali includono l'orientamento del testo, testo a capo, riduci e adatta e, unione celle. Queste opzioni forniscono un notevole arricchimento grafico al foglio di lavoro. IL TIPO DI CARATTERE Descrizione Cambiando il tipo di carattere nelle celle selezionate cambierà la visualizzazione di queste celle. Per esempio, è possibile cambiare il tipo di carattere da Arial a Times New Roman. La definizione del tipo di carattere è la caratteristica della cella e non dell'informazione in essa contenuta, pertanto si può definire o cambiare tipo di carattere prima o dopo la digitazione delle informazioni. L'elenco tipo di carattere della barra degli strumenti Formattazione consente di cambiare rapidamente il tipo di carattere al testo selezionato. Excel base Utilizzare uno specifico tipo di carattere Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione dell'intervallo che si desidera formattare. 2. Fare clic sull'elenco Tipo di carattere disponibile sulla barra Formattazione. 3. Selezionare il tipo di carattere desiderato. LA DIMENSIONE DEL CARATTERE Descrizione La dimensione del tipo di carattere determina l'altezza e la larghezza dei caratteri ovvero come appariranno nel foglio di lavoro. Maggiore è la dimensione del tipo di carattere e maggiore sarà il carattere visualizzato. Per esempio, tipi di carattere con dimensione 14 appariranno più grandi dei tipi di carattere con dimensione 12. Le dimensioni dei tipi di carattere sono espresse in punti. A titolo di confronto 72 punti equivalgono a 1 pollice in altezza, mentre 36 punti corrispondono all'altezza di 1/2 pollice. La definizione della dimensione del tipo di carattere è la caratteristica della cella e non dell'informazione in essa contenuta, pertanto si può definire o cambiare la dimensione del tipo di carattere prima o dopo la digitazione delle informazioni. È Pagina 56/111 29/03/2003 Excel base possibile utilizzare diverse dimensioni del corpo del carattere per enfatizzare i titoli, le note o per migliorare la leggibilità di un foglio di lavoro. La Dimensione carattere disponibile sulla barra degli strumenti Formattazione consente di cambiare rapidamente la dimensione del testo selezionato. Utilizzare una specifica dimensione del carattere Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione dell'intervallo che si desidera formattare. 2. Fare clic sull'elenco Dimensione carattere disponibile sulla barra Formattazione. 3. Selezionare la dimensione del carattere desiderata. IL GRASSETTO E IL CORSIVO Descrizione È possibile formattare velocemente le celle in Grassetto o in Corsivo utilizzando gli strumenti corrispondenti disponibili sulla barra Formattazione. Grassetto evidenzia i 29/03/2003 Pagina 57/111 Excel base caratteri nelle celle in quanto aumenta i contorni del carattere e la tonalità del colore. Per esempio, si desidera mettere in grassetto il nome dell'azienda. Dopo aver definito la celle con caratteristica grassetto, tutti i caratteri introdotti in quella cella appariranno con lo stile grassetto. Corsivo evidenzia il contenuto delle celle coricando leggermente il carattere verso destra. Per esempio, si desidera mettere in corsivo la colonna o la riga iniziale di un foglio di lavoro. Dopo aver definito la celle con caratteristica corsivo, tutti i caratteri introdotti in quella cella appariranno con lo stile corsivo. Utilizzare il grassetto e il corsivo nel foglio di lavoro Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione dell'intervallo che si desidera formattare. 2. Selezionare lo strumento Formattazione. Grassetto disponibile sulla barra 3. Selezionare lo strumento Formattazione. Corsivo disponibile sulla barra Pagina 58/111 29/03/2003 Excel base LA SOTTOLINEATURA DEL CARATTERE Descrizione È possibile evidenziare parole e numeri nelle celle. Per esempio, si vuole evidenziare il titolo o l'intestazione di una riga o di una colonna. Lo strumento Sottolineato aggiunge una linea sotto i caratteri di una cella e non sotto la cella stessa. Dopo aver definito la celle con caratteristica sottolineato, tutti i caratteri introdotti in quella cella appariranno sottolineati. Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione dell'intervallo che si desidera formattare. 2. Selezionare lo strumento Formattazione. Sottolineato disponibile sulla barra IL COLORE DEL CARATTERE Descrizione Il colore evidenzia in modo inequivocabile parole e numeri nelle celle. Per esempio, il colore rosso può essere utilizzato per evidenziare tutte le celle che contengono valori negativi. Ovviamente i colori visibili sullo schermo saranno stampati come tali solo in presenza di una stampante colore. Se la stampante disponibile è una stampante bianco e nero, i colori saranno riprodotti con un'ampia varietà di sfumature di grigio. È possibile cambiare il colore dei caratteri in una cella o in un intervallo di celle. Dopo aver definito la celle con caratteristica colore tutti i caratteri introdotti in quella cella appariranno con lo stesso colore. Lo strumento Colore carattere è composto da due parti. È possibile utilizzare la tavolozza dei colori per scegliere il colore desiderato. Il colore selezionato in un dato momento è visibile nella parte bassa dello strumento. Per applicare il colore selezionato è sufficiente fare clic sullo strumento e il contenuto delle celle selezionate apparirà di quel colore. 29/03/2003 Pagina 59/111 Excel base Applicare uno specifico colore ai caratteri Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione dell'intervallo che si desidera formattare. 2. Fare clic sulla freccia dello strumento disponibile sulla barra Formattazione. Colore carattere 3. Selezionare il colore desiderato. TESTO RUOTATO IN UNA CELLA Descrizione È possibile arricchire graficamente un foglio di lavoro ruotando un testo in una cella al fine di porlo in evidenza. Il testo può essere ruotato con un incrementi di 1 grado in una qualsiasi posizione compresa tra +90 e -90 gradi. Pagina 60/111 29/03/2003 Excel base Ruotare il testo in una cella del foglio di lavoro Procedura 1. Selezionare la cella contenente il testo da ruotare. 2. Selezionare il menu Formato. 3. Selezionare il comando Celle. 4. Selezionare la scheda Allineamento. 5. Selezionare la casella gradi all'interno del riquadro Orientamento. 6. Digitare l'orientamento del testo in gradi come desiderato. 7. Selezionare OK. IL RITORNO A CAPO DEL TESTO IN UNA CELLA Descrizione Quando la dimensione del testo è più ampia della larghezza della cella è possibile ridimensionare la larghezza della colonna al fine di consentire al testo di essere contenuto interamente. Questa soluzione però incrementa la larghezza della colonna per tutto il foglio di lavoro, occupando dello spazio supplementare. In alternativa alla 29/03/2003 Pagina 61/111 Excel base modifica della larghezza della colonna è possibile utilizzare l'opzione testo a capo, all'interno della cella. Questa opzione consente di visualizzare il testo completo nella cella senza alterare la larghezza della colonna. Far andare a capo il testo in una cella del foglio di lavoro Procedura 1. Selezionare la cella contenente il testo da inviare a capo. 2. Selezionare il menu Formato. 3. Selezionare il comando Celle. 4. Selezionare la scheda Allineamento. 5. Selezionare l'opzione Testo a capo disponibile nel riquadro Controllo testo. 6 Selezionare OK. Pagina 62/111 29/03/2003 Excel base RIDURRE E ADATTARE IL TESTO IN UNA CELLA Descrizione Quando la dimensione del testo è più ampia della larghezza della cella, è possibile ridimensionare la larghezza della colonna o della riga al fine di consentire al testo di essere contenuto interamente. Questa soluzione però incrementa la larghezza o la lunghezza del foglio di lavoro, occupando dello spazio supplementare. In alternativa alla modifica della larghezza della colonna o dell'altezza della riga è possibile utilizzare l'opzione riduci e adatta, all'interno della cella. Questa opzione riduce la dimensione del testo visualizzandolo completamente nella cella senza alterare le dimensioni della colonna e della riga. Ridurre e adattare il testo in una cella del foglio di lavoro Procedura 1. Selezionare la cella contenente il testo da adattare. 2. Selezionare il menu Formato. 3. Selezionare il comando Celle. 4. Selezionare la scheda Allineamento. 29/03/2003 Pagina 63/111 Excel base 5. Selezionare l'opzione Riduci e adatta disponibile nel riquadro Controllo testo. 6 Selezionare OK. L'UNIONE DI CELLE Descrizione A volte può essere necessario introdurre del testo in una cella larga. Per esempio, si vuole introdurre una larga intestazione e centrarla all'interno del foglio di lavoro. Per esaudire questo desiderio, Excel consente di unire più celle in un'unica cella più larga. Il testo così introdotto nelle celle unite potrà essere allineato a sinistra, a destra o al centro della cella. L'unione di celle Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima che si desidera unire. 2. Selezionare il menu Formato. Pagina 64/111 29/03/2003 Excel base 3. Selezionare il comando Celle. 4. Selezionare la scheda Allineamento. 5. Selezionare l'opzione Unione celle disponibile nel riquadro Controllo testo. 6 Selezionare OK. MODIFICARE IL RIENTRO DEL TESTO Descrizione Excel consente di aumentare i rientri di sottoparagrafo e quindi evidenziare in livelli i paragrafi e i sottoparagrafi di una colonna. Se necessario, è possibile ottenere fino a 15 livelli di rientro. Per esempio, per enfatizzare il testo in una cella si desidera utilizzare la tecnica dei rientri. È possibile ridurre il rientro di un testo, come modifica di un rientro precedente, o riportare tutto il testo allineato col bordo sinistro della cella. Per esempio, si potrebbe avere un sottoparagrafo che deve diventare un paragrafo. In questo caso è possibile decrementare il rientro del sottoparagrafo, fino al livello del paragrafo che potrebbe coincidere col bordo sinistro della cella. Modificare il rientro del testo in una cella 29/03/2003 Pagina 65/111 Excel base Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella contenente il testo al quale si desidera applicare il rientro. 2. Agire sullo strumento Aumenta rientro o Riduci rientro disponibile sulla barra Formattazione, come necessario. Pagina 66/111 29/03/2003 LEZIONE 8 LA FORMATTAZIONE DELLE CELLE L'ASPETTO GRAFICO DELLE CELLE Descrizione Digitando le informazioni il testo viene automaticamente allineato al bordo sinistro mentre i numeri sono automaticamente allineati al bordo destro della cella. È possibile modificare l'allineamento del testo e dei numeri per arricchire graficamente il foglio di lavoro. Per esempio, si potrebbe desiderare di allineare a destra l'intestazione di una colonna di numeri per coincidere con l'allineamento dei numeri della colona. Le specifiche di allineamento sono proprie della cella e hanno effetto su tutti i dati introdotti in quella cella. Alcune categorie di formato numeri hanno il controllo dell'allineamento dei numeri nella cella. Per questa ragione non sarà possibile cambiare l'allineamento implicito di alcune categorie di numeri. Per esempio, formattando un numero utilizzando gli strumenti Valuta o Stile separatore non sarà possibile cambiarne l'allineamento in quanto questi strumenti applicano la categoria Contabilità che include un allineamento che non può essere modificato. Per il testo e il formato Numero non ci sono restrizioni e l'allineamento può essere cambiato indipendentemente dalla formattazione. 24% Gen 1.942,88 Cella con allineamento Cella con allineamento Cella con allineamento a sinistra al centro a destra Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione dell'intervallo che si desidera allineare. 2. Selezionare lo strumento Allinea a sinistra, Centra o Allinea a destra disponibile sulla barra Formattazione. Excel base UNIRE E CENTRARE Descrizione È possibile selezionare diverse celle, unirle in un'unica cella e centrare il contenuto di questa celle indipendentemente dalla centratura delle colonne del foglio di lavoro. Questa opzione è supportata dallo strumento Unisci e centra ed è usata quando si vuole centrare il titolo sopra determinate colonne in un foglio di lavoro. Unire e centrare il contenuto nelle celle del foglio di lavoro Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella contenete il testo da unire e allineare. 2. Selezionare lo strumento Pagina 68/111 Unisci e centra. 29/03/2003 Excel base I BORDI DELLE CELLE Descrizione I bordi delle celle sono linee perimetrali di contorno alle celle stesse in un foglio di lavoro. Per esempio, si desidera che le intestazioni di colonna, di riga e i totali in un foglio di lavoro vengano evidenziate con dei contorni di maggior spessore. Excel propone dodici stili di bordo con linee di varie dimensioni e diversi tipi di bordo delle celle. Inoltre è possibile applicare un tipo di bordo a un insieme di celle. I bordi sono una caratteristica della cella e sono indipendenti dal contenuto della cella stessa. Lo strumento Bordi è composto di due elementi: il pulsante dello strumento e il pulsante della freccia a discesa. Quest'ultimo viene utilizzato per visualizzare l'elenco degli stili disponibili e per scegliere lo stile desiderato. Lo stile scelto viene reso corrente e visualizzato sullo strumento. Per applicarlo è sufficiente fare clic sul pulsante dello strumento. Applicare i bordi alle celle del foglio di lavoro 29/03/2003 Pagina 69/111 Excel base Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo al quale si desidera applicare il bordo. 3. Fare clic sulla freccia a discesa dello strumento disponibile sulla barra Formattazione. Bordi 4. Selezionare lo stile bordo desiderato. IL COLORE DI RIEMPIMENTO Descrizione È possibile colorare lo sfondo delle celle utilizzando lo strumento Colore riempimento. Per esempio, si desidera colorare lo sfondo dell'intestazione di colonna per distinguerla dal resto del foglio di lavoro. Ovviamente i colori visualizzati sullo schermo saranno stampati solo in presenza di una stampante a colori. Su una stampante bianco e nero i colori saranno stampati con varie tonalità di grigio. Lo strumento Colore riempimento è composto di due elementi: il pulsante dello strumento e il pulsante della freccia a discesa. Quest'ultimo viene utilizzato per visualizzare tavolozza dei colori disponibili e per scegliere il colore desiderato. Il colore scelto viene reso corrente e visualizzato sullo strumento. Per applicarlo è sufficiente fare clic sul pulsante dello strumento. Pagina 70/111 29/03/2003 Excel base Applicare uno specifico colore di riempimento alle celle Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo al quale si desidera applicare il colore. 2. Fare clic sulla freccia dello strumento disponibile sulla barra Formattazione. Colore riempimento 3. Selezionare il colore desiderato. LA COPIA DEL FORMATO Descrizione Lo strumento Copia formato copia il formato di una cella o di un intervallo selezionato in un altra cella o intervallo di celle. Questo strumento fornisce un valido aiuto evitando di dover applicare il formato cella per cella o insieme di celle, ogni volta che si presenta la necessità di formattare delle celle. Per esempio, se una cella ha il formato grassetto, corsivo, sottolineato e colore di sfondo è possibile applicare, contemporaneamente, tutte queste caratteristiche ad altre celle utilizzando lo strumento Copia formato. 29/03/2003 Pagina 71/111 Excel base Procedura 1. Selezionare la cella o l'intervallo di celle contenente il formato che si desidera copiare. 2. Selezionare lo strumento Standard. Copia formato disponibile sulla barra 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo al quale si desidera applicare il formato. COPIARE FORMATI SU CELLE NON ADIACENTI Descrizione È possibile utilizzare lo strumento Copia formato per copiare contemporaneamente il formato di una cella su diverse celle non adiacenti o intervallo di celle. Per formattare celle non adiacenti o un intervallo di celle non è necessario selezionare ogni volta lo strumento Copia formato. Per esempio, si desiderano copiare tutti i formati dall'intervallo A1:A5 sugli intervalli A10:A15 e A20:A25. Procedura 1. Selezionare la cella o l'intervallo di celle contenente il formato che si desidera copiare. 2. Fare doppio clic sullo strumento sulla barra Standard. Copia formato disponibile 3. Visualizzare le celle alle quali si desidera applicare il formato. 4. Selezionare la cella alla quale si desidera applicare il formato. 5. Selezionare una cella addizionale alla quale si desidera applicare il formato. 6. Selezionare nuovamente lo strumento disattivarlo. Pagina 72/111 Copia formato per 29/03/2003 Excel base ELIMINARE UN FORMATO Descrizione È possibile cancellare completamente e contemporaneamente la formattazione di una cella o di un intervallo di celle. Cancellare la formattazione significa togliere tutte le caratteristiche di cella o di insieme di celle definite con la formattazione stessa, includendo la formattazione categoria della scheda numero, il tipo di carattere, i bordi delle celle e il colore dello sfondo. Se si desidera cancellare un solo tipo di formato, come ad esempio il grassetto, si deve cancellarlo singolarmente. Eliminare un formato Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo al quale si desidera cancellare il formato. 2. Selezionare il menu Modifica. 3. Posizionare il cursore del mouse sul comando di sottomenu Cancella. 4. Selezionare il comando Formati. 29/03/2003 Pagina 73/111 Excel base INSERIRE CELLE SELEZIONATE Descrizione È possibile inserire celle vuote in un'area selezionata del foglio di lavoro. Questa funzionalità è utilizzata quando in un foglio di lavoro sono presenti due aree contenenti dati differenti e si desidera inserire delle righe o delle colonne vuote in una sezione senza interessare il resto del foglio di lavoro. Quando in un foglio di lavoro si inserisce una riga completa o una colonna completa tutte le colonne o tutte le righe del foglio di lavoro sono interessate dall'inserimento. Quando si inseriscono delle celle viene chiesto di scegliere se l'inserimento delle nuove celle deve spostare verso il basso o verso destra le celle esistenti. Spostando le celle verso destra si interessano le colonne nelle quali i dati sono contenuti, mentre spostando le celle verso il basso si interessano le righe nelle quali i dati sono contenuti. Pertanto inserendo l'intervallo di celle B7:D7 e spostando i dati verso il basso una nuova riga 7 verrà inserita solo nelle colonne B, C e D. Sono disponibili diverse possibilità di spostamento ed Excel si comporterà di conseguenza sulla base della scelta effettuata. Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo che si desidera inserire. 2. Selezionare il menu Inserisci. 3. Selezionare il comando Celle. 4. Selezionare l'opzione desiderata. 5. Selezionare OK. ELIMINARE CELLE SELEZIONATE Descrizione È possibile eliminare celle selezionate da un'area del foglio di lavoro. Questa funzionalità è utilizzata quando in un foglio di lavoro sono presenti due aree contenenti dati differenti e si desidera eliminare una riga o una colonna in una sezione senza interessare il resto del foglio di lavoro. Pagina 74/111 29/03/2003 Excel base Tradizionalmente, quando da un foglio di lavoro si elimina completamente una riga o una colonna tutte le colonne o tutte le righe del foglio di lavoro sono interessate dall'eliminazione. Quando si eliminano delle celle viene chiesto di scegliere se l'eliminazione delle celle deve spostare le celle esistenti verso l'alto o verso sinistra. Spostando le celle verso sinistra interessa le colonne nelle quali i dati sono contenuti, mentre spostando le celle verso l'alto interessa le righe nelle quali i dati sono contenuti. Pertanto eliminando l'intervallo di celle C9:E9 e spostando i dati verso l'alto la riga 9 verrà eliminata solo nelle colonne B, C e D. Sono disponibili diverse possibilità di spostamento ed Excel si comporterà di conseguenza sulla base della scelta effettuata. Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella dell'intervallo che si desidera eliminare. 2. Selezionare il menu Modifica. 3. Selezionare il comando Elimina. 4. Selezionare l'opzione desiderata. 5. Selezionare OK. 29/03/2003 Pagina 75/111 Excel base Pagina 76/111 29/03/2003 LEZIONE 9 INTRODURRE SEMPLICI FORMULE LE FORMULE Descrizione Le formule sono necessarie per eseguire calcoli utilizzando i valori presenti nelle celle di un foglio di lavoro. Le formule si basano sugli indirizzi delle celle che contengono i valori e dell'appropriato operatore matematico. Un formula inizia col segno uguale (=) in quanto contiene gli indirizzi delle celle. Questo previene Excel dall'interpretare la formula come testo, poiché l'indirizzo delle celle inizia con una lettera. Per esempio per sommare i valori nelle celle A1 e A2, il tipo di formula da usare è =A1+A2. La formula deve essere scritta nella cella che deve contenere il risultato. Poiché le formule utilizzano l'indirizzo delle celle, esse ricalcoleranno automaticamente il risultato al variare del valore di una cella referenziata. Quando una cella contiene una formula, la formula stessa compare nella Barra della formula. Il risultato calcolato dalla formula compare nella cella. La tavola sottostante mostra gli operatori matematici utilizzati nelle formule: Operatore + (segno più) - (segno meno) * (asterisco) / (barra o slash) ( ) (parentesi) % (percentuale) ^ (circonflesso) Funzione svolta Somma (Addizione) Sottrazione Moltiplicazione Divisione Priorità sull'ordine delle operazioni. Le operazioni tra parentesi saranno eseguite per prime. Converte il numero in percentuale. Per esempio digitando 10%, Excel lo interpreta come valore 0,10. Esponenziale. Per esempio digitando 2^3, Excel lo interpreta come 2*2*2 (ovvero 2 alla terza). Se in una formula compaiono più operatori, il calcolo sarà eseguito rispettando le regole standard matematiche sull'ordine di precedenza. Questo ordine determina quale sarà il primo operatore ad essere preso in conto per effettuare il calcolo. L'ordine delle precedenze è il seguente: parentesi, esponenziale, moltiplicazione, divisione, somma e sottrazione. Per esempio, il risultato di (8*7)+2 è 58 e il risultato di 8*(7+2) è 72. Excel base INTRODURRE FORMULE Descrizione Le formule iniziano col segno uguale (=) poiché contengono l'indirizzo delle celle. Questo previene Excel dall'interpretarle come testo poiché l'indirizzo delle celle inizia con la lettera. La formula deve essere scritta nella cella che deve contenere il risultato. Impostando una formula in una cella, si può digitare l'indirizzo delle celle interessate o utilizzare il mouse per selezionare le celle e consentire così a Excel di inserire in modo automatico gli indirizzi nella formula. Se durante il processo di creazione della formula l'indirizzo di cella che deve far parte della formula stessa non è visibile è meglio utilizzare il mouse per selezionare la cella. Sarà pertanto necessario digitare solo il simbolo uguale (=) come inizio formula e gli operatori matematici necessari alla stesura della formula. Introdurre una formula nel foglio di lavoro Procedura 1. Selezionare la cella nella quale si vuole introdurre la formula. 2. La formula inizia col segno (=). Pagina 78/111 29/03/2003 Excel base 3. Introdurre la parte restante della formula. 4. Premere [Invio]. SOMMA AUTOMATICA Descrizione Excel possiede delle funzionalità implicite che consentono di velocizzare la stesura delle formule. Una di queste funzionalità è Somma la quale calcola il totale dei valori contenuti in un insieme di celle. Questa funzione facilita la definizione degli operandi, dovendo sommare il contenuto di un insieme di celle, basta specificare la cella iniziale e finale. Per esempio, è facile utilizzare la funzione Somma per sommare i valori contenuti nelle celle da A1 fino ad A7 invece di digitare la formula =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7. Poiché la funzione Somma è utilizzata frequentemente lo strumento Somma automatica che scrive la formula nella cella attiva è disponibile sulla barra degli strumenti Standard. Tale strumento fornisce una facile utilità per sommare valori contenuti in righe o in colonne del foglio di lavoro. Facendo clic sullo strumento Somma automatica viene proposta la selezione di un insieme di celle. Questa proposta non è vincolante. Attivando la cella di fine riga e facendo clic su Somma automatica i valori delle celle di quella riga, a sinistra della cella attiva, saranno selezionati. Attivando la cella di fine colonna e facendo clic su Somma automatica i valori delle celle soprastanti, la cella attiva di quella colonna, saranno selezionati. In presenza di valori sia sopra la cella attiva (colonna) sia a sinistra della cella attiva (riga) saranno selezionati i valori di colonna. Utilizzare lo strumento Somma automatica 29/03/2003 Pagina 79/111 Excel base Procedura 1. Selezionare la cella nella quale si vuole introdurre la formula. 2. Selezionare lo strumento Somma automatica. 3. Premere [Invio]. LE FUNZIONI Descrizione Lo strumento Somma automatica contribuisce a sommare i valori nelle colonne e nelle righe. Questo strumento mette la funzione Somma automatica direttamente nella cella. Esistono casi dove la selezione proposta dalla funzionalità Somma automatica di un insieme di celle non è quella desiderata, in quanto Somma automatica considera solo gruppi contigui di celle. Per esempio si vuole eseguire la somma dei valori contenuti nelle celle da A1 a A20 con risultato nella cella A21, ma le celle A7 e A12 sono vuote. L'insieme suggerito dalla funzionalità Somma automatica, in questo caso, potrebbe non essere corretto. Tuttavia in alcuni casi potrebbe essere più rapido utilizzare la funzionalità Somma automatica che digitare la formula manualmente. Oltre alla funzionalità Somma sono disponibili altre funzionalità quali Media, Max, Min e Conta.valori o Conta.numeri. Tutte queste funzioni sono introdotte con la stessa sintassi fin qui vista, ovvero iniziando col segno uguale (=), digitando il nome della funzione e dando l'intervallo di prima e ultima cella, dell'insieme al quale applicare la formula, racchiuso tra parentesi. Queste funzioni sono elencate nella tabella sottostante: Funzione Sintassi Descrizione Somma =Somma(A1:A20) Somma i valori contenuti nell'insieme di celle selezionato. Media =Media(A1:A20) Calcola il valore medio di un insieme di celle. Se una cella dell'insieme selezionato è vuota questo valore non sarà incluso nel calcolo della media. Se una cella dell'insieme selezionato contiene il valore zero questo valore sarà incluso nel calcolo della media. Max =Max(A1:A20) Fornisce il valore maggiore dell'insieme. Min =Min(A1:A20) Fornisce il valore minore dell'insieme. Pagina 80/111 29/03/2003 Excel base Funzione Sintassi Descrizione Conta.numeri =Conta.numeri(A1:A20) Fornisce il numero delle celle che contengono dei numeri. La funzione Somma Procedura 1. Selezionare la cella nella quale si desidera introdurre la formula. 2. Digitare la formula desiderata per un insieme di celle. 3. Premere [Invio]. LA CORREZIONE AUTOMATICA DELLE FORMULE Descrizione Excel 2000 include la funzionalità di Correzione automatica. Questa funzionalità identifica e offre suggerimenti di correzione dei 15 errori più comuni che si commettono durante l'introduzione delle formule. Spesso, quando si commette un errore 29/03/2003 Pagina 81/111 Excel base che non rientra in questi ultimi digitando una formula, Excel invia un messaggio che può non essere del tutto chiaro sulla natura dell'errore. In compenso la correzione automatica aiuta nella stesura di una formula anche quando non è nota la sintassi. Per esempio, se una formula viene digitata come =A1+B1+, l'opzione Correzione automatica proporrà la formula =A1+B1. Sulla individuazione di un errore nella formula si deve accettare la correzione proposta o correggere da soli l'errore. In presenza di un errore in una formula la tavola sottostante elenca le proposte di correzione fatte da Excel: Formula digitata Errore trovato Proposta di correzione =4 7 uno spazio in più =47 =1A inversione nel riferimento di cella =A1 =3+*4 due operatori matematici in sequenza =3+4 =4//2 due operatori matematici in sequenza =4/2 =4=>3 Excel 97 accetta più di una combinazione (le precedenti versioni ne accettavano solo una) =4X7 come simbolo di moltiplicazione viene usato X anziché * =777,55,44 =4.567 =A1+A2+ doppio segno decimale punto non necessario operatore matematico in eccesso =4>=3 =4*7 =777.5544 =4567 =A1+A2 =A1+7(B7/50) operatore matematico mancante =A1+7*(B7/50) =Se(A1>10,"yes","no) doppio apice mancante =Se(A1>10,"yes","no") =Somma(A:1:A7) carattere : in eccesso =Somma(A1:A7) Pagina 82/111 29/03/2003 Excel base Formula digitata Errore trovato =Somma(A1;A7) utilizzo del ; anziché dei : =Somma(A1:A7) =Somma(A 1:A7) spazio in eccesso =Somma(A1:A7) =SommaA1:A7) parentesi mancante =Somma(A1:A7) Proposta di correzione LA FINESTRA DELLA FORMULA Descrizione Al fine di facilitare la composizione di una formula Excel dispone di una apposita Finestra della formula che supporta l'utente nel digitare la formula stessa. Per esempio, se si vuol digitare in una cella la formula =Max(B5:C5) la Finestra della formula chiede di scegliere una parte della formula tra un elenco di funzioni. Fornisce inoltre una seconda finestra per richiesta valori al fine di definire l'insieme delle celle su cui applicare la formula. All'interno di questa finestra e alla destra dell'area dedicata all'introduzione dei valori trova posto il pulsante di compressione ed espansione della finestra di dialogo. Facendo clic su questo pulsante la finestra riduce la sua altezza a circa un centimetro in modo da consentire la consultazione agevole del foglio di lavoro. La digitazione dei valori è consentita sia con la finestra di dialogo a dimensioni normali sia con le dimensioni ridotte. La Finestra della formula, consente di accedere in modo rapido sia alle formule più comuni sia alle più recentemente usate mediante selezione con barra di scorrimento. Questa finestra fornisce il gruppo di appartenenza, il nome della funzione, i parametri necessari e la sintassi per l'esecuzione della funzione stessa. Insieme alla Finestra della formula si può attivare anche l'Assistente di Office. Si può decidere se utilizzare o no il suo supporto. Se non si utilizza l'aiuto dell'Assistente di Office, nessuna operazione di chiusura sarà necessaria alla chiusura della finestra di dialogo della formula. 29/03/2003 Pagina 83/111 Excel base Creare una formula utilizzando la finestra della formula Procedura 1. Selezionare la cella nella quale si desidera introdurre la formula. 2. Selezionare lo strumento Modifica formula. 3. Selezionare la funzione dall'elenco della Barra della formula. 4. Selezionare la funzione desiderata dall'elenco delle funzioni. 5. Selezionare il pulsante dialogo. Num1 di compressione della finestra di 6. Selezionare l'insieme delle celle alle quali applicare la formula, posizionando il cursore del mouse sulla prima cella e tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinare la selezione fino all'ultima cella, a selezione avvenuta rilasciare il pulsante del mouse. 7. Selezionare il pulsante di espansione della finestra di dialogo. 8. Selezionare OK. Pagina 84/111 29/03/2003 Excel base INCOLLA FUNZIONE Descrizione In caso di dubbi sulla sintassi di una formula, o nel caso necessiti un aiuto per la sua digitazione si può ricorrere allo strumento Incolla funzione per ottenere l'assistenza necessaria. Tale strumento consente di selezionare il nome della funzione e gli argomenti correlati. Excel contiene molte centinaia di funzioni. Al fine di restringere la selezione la casella di dialogo dello strumento Incolla funzione li raggruppa per categoria. Selezionando la categoria verranno visualizzate solo le funzioni appartenenti a quella categoria. Se non si conosce la categoria di appartenenza di una funzione si può scegliere Tutte e tutte le funzioni saranno visualizzate in ordine alfabetico nell'apposito riquadro. Alla selezione del nome di una funzione dall'elenco delle funzioni la descrizione correlata comparirà in basso alla Finestra della formula e in questa finestra si introducono anche i parametri necessari all'esecuzione della funzione selezionata. Selezionando lo strumento Incolla funzione nell'angolo basso di sinistra dell'omonima finestra di dialogo compare l'icona (?) che consente di attivare l'Assistente di Office per avere l'aiuto e il supporto necessario nella stesura della funzione stessa. La finestra di dialogo Incolla funzione Procedura 1. Selezionare la cella nella quale si desidera introdurre la formula. 2. Fare clic sullo strumento Incolla funzione. 3. Selezionare la Categoria dall'elenco delle categorie delle funzioni. 4. Selezionare il Nome funzione dall'elenco delle funzioni. 29/03/2003 Pagina 85/111 Excel base 5. Selezionare OK. 6. Selezionare il pulsante dialogo. Num1 di compressione della finestra di 7. Selezionare l'insieme delle celle alle quali applicare la formula, posizionando il cursore del mouse sulla prima cella e tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinare la selezione fino all'ultima cella, a selezione avvenuta rilasciare il pulsante del mouse. 8. Selezionare il pulsante di espansione della finestra di dialogo. 9. Selezionare OK. CALCOLO AUTOMATICO Descrizione L'opzione Calcolo automatico esegue semplici calcoli su un insieme di celle selezionate senza dover digitare la formula. Il risultato del calcolo compare nella barra di stato. Questo risultato è temporaneo e non è consolidato nel foglio di lavoro. Tale opzione è di valido aiuto quando si vogliono eseguire controlli di campionatura sul foglio di lavoro. La funzione Calcolo automatico si attiva mediante clic con il pulsante destro del mouse nell'apposito rettangolo in basso a destra della barra di stato. Le funzioni Calcolo automatico sono elencate nella sottostante tabella: Funzione Risultato Non presente Nessuna visualizzazione nel rettangolo Calcolo automatico. Media Calcolo automatico visualizza il valore medio calcolato sul contenuto delle celle selezionate. Conta Calcolo automatico visualizza in numero delle celle selezionate. Conta num. Calcolo automatico visualizza il numero delle celle selezionate contenenti un valore numerico. Max Calcolo automatico visualizza il valore maggiore contenuto nelle celle selezionate. Min Calcolo automatico visualizza il valore minore contenuto nelle celle selezionate. Somma Calcolo automatico visualizza la somma dei valori contenuti nelle celle selezionate. Pagina 86/111 29/03/2003 Excel base Utilizzare la funzionalità Calcolo automatico Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella per definire l'intervallo da utilizzare nel calcolo, a selezione avvenuta rilasciare il pulsante del mouse. 2. Fare clic col pulsante destro del mouse nella casella Calcolo automatico della barra di stato. 3. Selezionare la funzione desiderata. INDIVIDUA INTERVALLO Descrizione Excel dispone della funzionalità Individua intervallo la quale identifica l'insieme di celle selezionate o più correntemente intervallo, utilizzato in una formula. Per esempio, desiderando modificare l'intervallo in una formula è possibile utilizzare la funzionalità Individua intervallo. Quando una cella contiene la formula e si desidera modificarne l'area di applicazione, Individua intervallo evidenzia mediante un bordo colorato l'insieme delle celle appartenenti a quell'intervallo. Pertanto è possibile posizionare il cursore del mouse sul quadratino di trascinamento situato nell'angolo basso di destra e tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse trascinare la selezione includendo così nell'intervallo un altro gruppo di celle. Durante la modifica del bordo di selezione dell'intervallo, le rispettive coordinate nella formula evolvono in accordo col movimento del mouse. 29/03/2003 Pagina 87/111 Excel base Utilizzare la funzionalità Individua intervallo Procedura 1. Fare doppio clic sulla cella contenente la formula che si desidera modificare. 2. Posizionare il cursore del mouse sul quadratino di trascinamento situato nell'angolo basso di destra del bordo di selezione. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare la selezione includendo nuove celle o escludendo le celle già presenti nell'intervallo. 4. Premere [Invio]. Pagina 88/111 29/03/2003 LEZIONE 10 LA STAMPA DI FOGLI DI LAVORO L'ANTEPRIMA DI STAMPA Descrizione Lo strumento Anteprima di stampa visualizza il foglio di lavoro nella omonima finestra, Anteprima di stampa. Questa finestra consente di vedere la veste grafica che il foglio di lavoro assumerà quando sarà stampato, impaginazione inclusa. È quindi raccomandato di utilizzare questa funzionalità prima di eseguire la stampa fisica del foglio di lavoro. Se necessario, questa finestra consente di apportare qualsiasi modifica di impaginazione al foglio di lavoro prima della stampa. La visualizzazione implicita della finestra Anteprima di stampa è la pagina intera e ciò potrebbe causare qualche difficoltà nella lettura. Pertanto esiste la possibilità di facilitare la lettura ingrandendo la visualizzazione del foglio di lavoro mediante la funzionalità zoom disponibile nella Anteprima di stampa. Quando il cursore del mouse è all'interno del foglio di lavoro assume la forma di una lente di ingrandimento. In questa condizione, facendo clic sull'area interessata otterremo l'ingrandimento di quest'ultima, in modo da poter prendere visione delle informazioni in essa contenute. Facendo nuovamente clic all'interno del foglio di lavoro si annullerà l'effetto ingrandimento e la visualizzazione ritornerà in modalità foglio intero. Se il foglio di lavoro è formato da più pagine si possono utilizzare i pulsanti Succ. (Successivo) e Prec. (Precedente) per vedere l'anteprima di tutte le altre pagine. L'anteprima di stampa Excel base Procedura 1. Fare clic sullo strumento Anteprima di stampa. 2. Fare clic sull'area del foglio di lavoro che si vuole ingrandire. 3. Fare clic in un punto qualsiasi del foglio di lavoro per ritornare in modalità pagina. 4. Selezionare il pulsante Succ. per visualizzare la pagina successiva di un foglio di lavoro suddiviso su più pagine. 5. Selezionare il pulsante Prec. per visualizzare la pagina precedente di un foglio di lavoro suddiviso su più pagine. 6. Selezionare Chiudi. LA STAMPA DEL FOGLIO DI LAVORO Descrizione È possibile stampare velocemente un foglio di lavoro utilizzando lo strumento Stampa disponibile sulla barra degli strumenti Standard. Selezionandolo, il corrente foglio di lavoro è inviato direttamente alla stampante e verrà stampato utilizzando le attuali impostazioni della stampante. Lo strumento Stampa è utilizzato quando si necessita della stampa veloce di un esemplare del foglio di lavoro. Oltre a inviare il foglio di lavoro alla stampante è possibile inviare la copia del foglio di lavoro o della cartella di lavoro a un'altra persona via e-mail. In funzione dell'applicazione e-mail installata sul computer il foglio di lavoro o la cartella di lavoro possono essere inviati come allegato di un messaggio o come messaggio stesso. Procedura 1. Fare clic sullo strumento Standard. Pagina 90/111 Stampa disponibile sulla barra 29/03/2003 Excel base LA STAMPA DI UN INTERVALLO DI CELLE Descrizione È possibile utilizzare il comando Stampa del menu File per aprire la finestra di dialogo Stampa. In questa finestra è possibile cambiare le opzioni di stampa e definire la parte della cartella di lavoro che desidera stampare. Per esempio, si può scegliere di stampare una parte di un foglio di lavoro, il foglio di lavoro attivo o l'intera cartella. La stampa di un intervallo selezionato Procedura 1. Selezionare l'intervallo che si desidera stampare. 2. Selezionare il menu File. 3. Selezionare il comando Stampa. 4. Selezionare l'opzione Selezione nella riquadro Stampa. 5. Selezionare OK. 29/03/2003 Pagina 91/111 Excel base COPIE MULTIPLE Descrizione A volte può essere necessario stampare diverse copie di un foglio di lavoro. La finestra di dialogo di Stampa consente di introdurre il numero di copie che si desidera stampare. Procedura 1. Selezionare il menu File. 2. Selezionare il comando Stampa. 3. Inserire nella casella Numero di copie del riquadro Copie il numero di copie che si desidera ottenere. 4. Selezionare OK. LA STAMPA DI SPECIFICHE PAGINE Descrizione È possibile stampare un certo numero di pagine di un foglio di lavoro, fornendo questa indicazione nella finestra di dialogo Stampa. Questa funzionalità è usata dopo la correzione di alcune pagine e si desidera stampare solo le pagine aggiornate e non l'intero foglio di lavoro. Procedura 1. Selezionare il menu File. 2. Selezionare il comando Stampa. 3. Selezionare l'opzione Pagine nel riquadro Intervallo. 4. Digitare il numero della pagina dalla quale si desidera iniziare la stampa. 5. Selezionare la casella incrementale a:. 6. Digitare il numero della pagina con la quale si desidera concludere la stampa. 7. Selezionare OK. Pagina 92/111 29/03/2003 LEZIONE 11 I GRAFICI I GRAFICI IN EXCEL Descrizione Un grafico utilizza i valori contenuti in un foglio di lavoro per creare una rappresentazione grafica delle relazioni esistenti tra loro. È possibile utilizzare i grafici per rappresentare importanti cambiamenti, evoluzioni sulla tendenza di mercato e confrontare grafici individuali. Per esempio, confrontando l'ammontare delle vendite mediante un istogramma appare in modo molto evidente la differenza tra due o più valori. Utilizzando i grafici in una relazione o in una presentazione si facilita la comprensione da parte dell'uditorio e si dà maggior efficacia al messaggio che si vuol trasmettere. Durante la creazione di un grafico ogni riga o ogni colonna di dati presenti nel del foglio di lavoro diventa una serie di dati. Ogni valore individuale nella riga o nella colonna è chiamato punto dati. Il grafico costruito su un insieme di celle può includere l'intestazione di riga e di colonna e queste intestazioni vengono utilizzate per generare le etichette di categoria e la legenda. Se l'insieme da rappresentare non include le intestazioni, Excel genera le intestazioni implicite. In Excel è possibile includere un grafico in un foglio di lavoro o crearlo su un foglio dedicato che assumerà il nome "Grafico". Un grafico incluso diventa un oggetto grafico nel foglio di lavoro. Quando si desidera visualizzare o stampare il grafico e i dati correlati presenti nel foglio di lavoro si deve utilizzare un foglio che li contenga entrambi. Un foglio grafico è un foglio indipendente nella cartella di lavoro e contiene solo il grafico. Se in una presentazione o in un documento si desidera utilizzare solo il grafico è necessario creare il grafico su un foglio dedicato. In entrambi i casi il grafico è legato ai dati del foglio di lavoro e sarà aggiornato automaticamente in caso di variazione degli stessi. Un istogramma Excel base LA CREAZIONE GUIDATA DI UN GRAFICO Descrizione La funzionalità Creazione guidata Grafico fornisce un valido aiuto nella creazione di un grafico proponendo una serie di finestre di dialogo che consentono di scegliere le opzioni necessarie alla realizzazione del grafico stesso. Con l'ausilio della Creazione guidata Grafico si apprendono in breve tempo i passi essenziali per creare autonomamente i grafici. Per esempio, dovendo creare per la prima volta un grafico che rappresenta le vendite mensili per funzionario commerciale la Creazione guidata Grafico fornirà la guida per creare il grafico desiderato. La Creazione guidata Grafico si basa su quattro passaggi. Nel primo passaggio si sceglie il tipo e il sottotipo del grafico. Nel secondo passaggio si scelgono o si verificano i dati che devono essere utilizzati dal processo di creazione del grafico. Nel terzo passaggio si scelgono le varie opzioni del grafico e nell'ultimo passaggio si determina la posizione del grafico se incluso nel foglio di lavoro o memorizzato su un foglio dedicato. La creazione di un grafico utilizzando Creazione guidata Grafico Procedura 1. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse dalla prima cella e trascinare la selezione fino all'ultima cella contenente i dati necessari alla realizzazione del grafico. 2. Selezionare lo strumento Creazione guidata Grafico. 3. Selezionare il tipo di grafico dall'elenco della casella Tipo di grafico. Pagina 94/111 29/03/2003 Excel base 4. Selezionare il sottotipo nella casella Scelte disponibili. 5. Selezionare Avanti >. 6. Selezionare l'origine dei dati secondo il loro orientamento mediante l'opzione Serie in, se necessario. 7. Selezionare Avanti >. 8. Selezionare la scheda desiderata. 9 Effettuare le personalizzazioni desiderate in base alle opzioni disponibili. 10. Selezionare Avanti >. 11. Selezionare nel riquadro Posiziona grafico la posizione di destinazione del grafico. 12. Selezionare Fine. SPOSTARE E RIDIMENSIONARE GRAFICI Descrizione Dopo aver posizionato il grafico su un foglio di lavoro è possibile spostarlo per collocarlo in una nuova posizione ed eventualmente ridimensionarlo. Per esempio, si è creato un grafico incluso nel foglio di lavoro ed è stato posizionato lontano dai dati, se necessario è possibile spostarlo in una posizione più appropriata. Ridimensionare un grafico consente di ingrandire o ridurre le dimensioni del grafico stesso. Per esempio, si desidera aumentare le dimensioni di un grafico per migliorare la leggibilità delle etichette. Procedura 1. Selezionare il grafico che si desidera spostare. 2. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare il grafico nella posizione desiderata. 3. Per ridimensionare il grafico posizionare il cursore del mouse sul quadratino di selezione desiderato. 4. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse sul quadratino di selezione e trascinarlo fino alla posizione desiderata. 29/03/2003 Pagina 95/111 Excel base I COMPONENTI DI UN GRAFICO Descrizione I grafici di Excel contengono diversi elementi chiamati oggetti. È possibile identificare ogni oggetto del grafico mediante etichette autoesplicative chiamate Suggerimenti sui grafici. In tali suggerimenti viene visualizzato il nome di ciascun oggetto. La possibilità di identificare ogni oggetto è un valido aiuto durante la fase di creazione o modifica del grafico. Gli oggetti visualizzati in un grafico sono solo gli oggetti correlati a quel tipo di grafico, per esempio in un grafico a torta gli assi cartesiani non saranno visualizzati. I possibili oggetti di un grafico e le relative descrizioni sono di seguito elencate: Oggetti Descrizione Area del grafico È l'intera area all'interno del grafico bordi inclusi. Area del tracciato È l'area nella quale Excel costruisce il tracciato dei dati. Asse delle categorie (asse x) È l'asse che contiene le categorie del tracciato, normalmente è l'asse orizzontale o della x. Asse dei valori (asse y) È l'asse che contiene i valori del tracciato, normalmente è l'asse verticale o della y. Titolo del grafico È un testo che descrive il grafico e viene centrato automaticamente nella parte alta del grafico. Legenda Descrive la serie dei dati del tracciato. Serie Elemento grafico costituente il tracciato, ad esempio linee o barre. Le etichette degli oggetti visualizzano i nomi delle serie utilizzando i nomi della legenda. Valori Sono gli elementi individuali di una serie di dati. I valori possono essere rappresentati come barre, punti su una linea, fetta di una torta, cerchio, eccetera. I valori sono identificati dalle etichette degli oggetti col nome della serie e il valore effettivo. Griglia Sono linee che partono da un asse e attraversano il tracciato fornendo la lettura facilitata dei valori delle serie. Pagina 96/111 29/03/2003 Excel base Identificare i componenti di un grafico Procedura 1. Posizionare il cursore del mouse sopra l'oggetto del quale si desidera visualizzare il suggerimento. MODIFICARE IL TIPO DI GRAFICO Descrizione È possibile cambiare il tipo di grafico e passare a un altro tipo tra quelli previsti, quali: barre, istogramma, linee, torta, dispersione XY, area, radar, superficie, bolle, anello, cilindro, cono e piramide. Cambiare il tipo di grafico vuol dire cambiare la rappresentazione dei dati. Per esempio, se i dati delle vendite vengono rappresentati su un grafico con linee mostreranno chiaramente l'andamento delle vendite stesse, mentre utilizzando gli stessi dati con una rappresentazione a torta si mostrerà chiaramente la percentuale di ciascun ammontare rispetto al totale delle vendite. 29/03/2003 Pagina 97/111 Excel base Modificare il tipo di grafico Procedura 1. Selezionare il grafico al quale si desidera cambiare tipo. 2. Fare clic sulla freccia dello strumento sulla barra Grafico. Tipo di grafico disponibile 3. Selezionare il tipo di grafico desiderato. IMPOSTARE LE SERIE IN RIGHE E COLONNE Descrizione È possibile utilizzare gli strumenti Per riga e Per colonna disponibili sulla della barra Grafico per modificare la scelta dei dati che genereranno il tracciato. Per esempio, è possibile cambiare il grafico che rappresenta le vendite con i nomi dei commerciali sull'asse delle categorie e i mesi nella legenda, invertendoli, in modo che rappresenti i mesi sull'asse delle categorie e i nomi dei commerciali nella legenda. Lo strumento Per riga rigenera il grafico derivando i valori delle serie dei dati dalle righe, mentre lo strumento Per colonna rigenera il grafico derivando i valori delle serie dei dati dalle colonne. Pagina 98/111 29/03/2003 Excel base Procedura 1. Selezionare il grafico al quale si desidera modificare la selezione delle serie dati. 2. Modificare la selezione delle serie dati da colonna a riga facendo clic sullo strumento Per riga. 3. Modificare la selezione delle serie dati da colonna a riga facendo clic sullo strumento Per colonna. LA LEGENDA Descrizione In un grafico la legenda è utilizzata per referenziare le serie dati. Realizzando un grafico con Creazione guidata Grafico la legenda viene inserita automaticamente. La legenda può essere eliminata nel caso necessiti maggior spazio per il tracciato, si voglia ottenere un grafico più piccolo o si desidera identificare le serie in altro modo. Per esempio, pensando di aggiungere la tabella di origine dati, la legenda diventa ridondante e occupa dello spazio inutilmente. Un grafici senza legenda 29/03/2003 Pagina 99/111 Excel base Procedura 1. Selezionare il grafico al quale si desidera aggiungere o eliminare la legenda. 2. Selezionare lo strumento Legenda disponibile sulla barra Grafico. L'ORIENTAMENTO DEL TESTO NEL GRAFICO Descrizione In un grafico è possibile cambiare l'orientamento del testo selezionato utilizzando lo strumento Inclina testo in alto o Inclina testo in basso disponibile sulla barra Grafico. Lo strumento Inclina testo in alto inclina il testo selezionato con un angolo di 45 gradi verso l'alto. Il testo è inclinato con la prima lettera in basso e l'ultima lettera in alto. Lo strumento Inclina testo in basso inclina il testo selezionato con un angolo di 45 gradi verso il basso. Il testo è inclinato con la prima lettera verso l'alto e con l'ultima lettera verso il basso. È possibile inclinare il testo per dare maggior spazio alle etichette lunghe sull'asse delle categorie, o per enfatizzare alcuni particolari del grafico. Per esempio, se un grafico contiene sull'asse delle categorie molte informazioni correlate ai funzionari commerciali è possibile inclinare il testo per migliorarne la leggibilità. Procedura 1. Selezionare il testo al quale si desidera cambiare orientamento. 2. Inclinare il testo in basso selezionando lo strumento in basso disponibile sulla barra Grafico. Inclina testo 3. Inclinare il testo in basso selezionando lo strumento in alto disponibile sulla barra Grafico. Inclina testo LA TAVOLA DEI DATI Descrizione La tabella dati riportante i valori del grafico può essere aggiunta sotto al grafico stesso. Normalmente il grafico è utilizzato per fornire una visione di massima dei valori rappresentati, mentre la tabella fornisce i valori reali utilizzati per generare il grafico stesso. Per esempio, un grafico che rappresenta le vendite mensili dei funzionari commerciali consente di confrontare facilmente la produttività di ogni individuo. Se aggiungiamo la tabella dati al grafico si è in grado anche di quantificare nel dettaglio l'ammontare delle vendite nei mesi di riferimento. È possibile utilizzare lo strumento Tabella dati disponibile sulla barra Grafico per aggiungere o eliminare la tabella dati. Pagina 100/111 29/03/2003 Excel base Includere la tavola dei dati nel grafico Procedura 1. Selezionare il grafico al quale si desidera aggiungere la tabella dati. 2. Selezionare lo strumento Grafico. Tabella dati disponibile sulla barra LA FORMATTAZIONE DEL GRAFICO Descrizione È possibile utilizzare lo strumento Formato disponibile sulla barra Grafico per formattare un oggetto grafico selezionato. La formattazione cambia l'aspetto del grafico. Per esempio, utilizzando dei grafici in una presentazione potrebbe essere necessario cambiare il tipo di carattere del testo presente nel grafico per renderlo omogeneo col carattere utilizzato nella presentazione. Le opzioni di formattazione disponibili dipendono dal tipo di oggetto selezionato. Per esempio, se l'oggetto selezionato è l'area del grafico, si può cambiare il motivo, il tipo di carattere e le proprietà. Se l'oggetto selezionato è l'asse delle categorie, si può cambiare il motivo, la scala, il tipo di carattere, il tipo di numero e l'allineamento. È possibile selezionare l'oggetto grafico desiderato utilizzandolo dall'elenco Oggetti grafico disponibile sulla barra Grafico o facendo clic sull'oggetto stesso. 29/03/2003 Pagina 101/111 Excel base Procedura 1. Selezionare l'oggetto al quale si desidera cambiare la formattazione. 2. Selezionare lo strumento Formato disponibile sulla barra Grafico. 3. Selezionare la scheda desiderata. 4. Selezionare le modifiche desiderate. 5. Selezionare OK. CAMBIARE L'INTERVALLO DEI DATI Descrizione Quando si seleziona l'area del grafico il bordo di delimitazione colorato compare intorno alle etichette e ai dati utilizzati nel grafico. È possibile aggiungere o eliminare dati da un grafico mediante la modifica del bordo delimitante i dati per includere o per escludere una o più serie di dati. Per esempio, desiderando eliminare un funzionario commerciale da un grafico è sufficiente trascinare il bordo di delimitazione dei dati delle vendite in modo da escludere i valori delle vendite di quel commerciale. È possibile solo ridefinire l'intervallo dei dati per includere o per escludere dati adiacenti. Procedura 1. Selezionare il grafico al quale si desidera modificare l'intervallo dei dati. 2. Posizionare il cursore del mouse sul quadratino nell'angolo in basso a destra del bordo di delimitazione dei dati utilizzati nel grafico. 3. Tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare il bordo di delimitazione nella posizione desiderata. Pagina 102/111 29/03/2003 Excel base LA STAMPA DI UN GRAFICO Descrizione I grafici inclusi in un foglio di lavoro vengono stampati automaticamente con la stampa del foglio di lavoro. Se si desidera stampare solo il grafico è necessario selezionarlo prima della stampa. Per esempio, è possibile stampare solo il grafico se si desidera utilizzarlo per creare una trasparenza da proiettare durante una presentazione. Procedura 1. Stampare il grafico senza il foglio di lavoro mediante la selezione del grafico. 2. Selezionare lo strumento Standard. Stampa disponibile sulla barra 3. Stampare il grafico col foglio di lavoro facendo clic su una cella vuota fuori dell'area del grafico, ovvero nell'area del foglio di lavoro. 4. Selezionare lo strumento Standard. Stampa disponibile sulla barra ELIMINARE UN GRAFICO Descrizione Se un grafico non è più necessario è possibile eliminarlo dal foglio di lavoro. L'eliminazione di un grafico è limitata solo al grafico stesso, i suoi dati di origine rimangono disponibili nel foglio di lavoro. Procedura 1. Selezionare il grafico che si desidera eliminare. 2. Premere il tasto [Canc]. 29/03/2003 Pagina 103/111
