Manuale per l`organizzazione di un evento aziendale

Manuale per l’organizzazione di un
evento aziendale
Informazione alla clientela
UFSPO
6598 Tenero
1. Introduzione
Il Centro sportivo nazionale della gioventù di Tenero (CST) è il luogo ideale per svolgere conferenze,
seminari, giornate sportive e workshops aziendali. Oltre che offrire le infrastrutture adeguate ad
accogliere gruppi da 10 a 800 persone, permette anche di organizzare delle attività sportive da
integrare nel programma della giornata. Perché non rendere più avvincente l'incontro abbinandolo
alla pratica del tiro con l'arco, dell'arrampicata, del golf o di un'altra disciplina sportiva?
L'atmosfera giovanile e dinamica e il personale qualificato e cordiale garantiscono un'esperienza
unica e piacevole a tutti i partecipanti.
Servizi diversificati
Presso il CST è disponibile un ampio posteggio gratuito, situato direttamente all'uscita della
semiautostrada. Le sale conferenze di diverse dimensioni si adattano a ogni tipologia di gruppo. Tutte
sono dotate del materiale tecnico necessario e della connessione Wi-Fi. Per i momenti di ristoro si
predispongono pause caffè, standing lunch o pranzi serviti in base ai bisogni specifici. L'offerta è
diversificata e personalizzata, e soddisfa le esigenze logistiche e di budget di ogni cliente.
Limiti
Il CST accoglie eventi aziendali ma non cerimonie private come matrimoni e feste. A una condizione
ben precisa: lo sport e l’attività fisica devono chiaramente far parte del programma.
Inoltre, il CST ha la missione di promuovere lo sport e il movimento soprattutto fra i giovani, perciò
viene data precedenza a questo tipo di richieste.
Per assicurare ai partecipanti la più ampia disponibilità delle infrastrutture e garantire la tranquillità
necessaria per svolgere attività seminariali, il CST consiglia di organizzare questo genere di evento in
due periodi.
Un periodo ideale sono i fine settimana dei mesi di maggio, giugno e settembre per il clima soleggiato
e perché il CST non è preso d’assalto dagli sportivi.
La seconda fase predestinata è la stagione invernale ‒ soprattutto da ottobre a febbraio ‒, quando le
temperature miti permettono di praticare attività sportive o gite all’aperto. In questa fase, l’affluenza è
minore e il CST può mettere a disposizione i suoi migliori impianti come le palestre triple.
Eccezionalmente, in inverno si accettano anche seminari o attività aziendali senza l’obbligo della
pratica sportiva.
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Centro sportivo nazionale della gioventù Tenero CST
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2. La nostra offerta
2.1
Informazioni utili
Qui di seguito trovate alcune informazioni che vi saranno utili per organizzare il vostro evento
aziendale al CST. Se avete domande non esitate a contattare la nostra responsabile Eventi.
Annunci
Se volete organizzare una manifestazione al CST, compilate il formulario che trovate alla pagina
internet Annuncio evento aziendale e inviatelo ai nostri indirizzi di contatto. Un’altra possibilità è
quella di spedire un’e-mail con la vostra richiesta. Sulla base dell'annuncio vi verrà fatta un'offerta o,
nel caso, una conferma.
Attività sportive e monitori
Per quanto riguarda le attività sportive e i monitori, siete invitati a leggere il capitolo 2.3 del presente
manuale. Per la gestione delle attività facciamo capo a Sisport, che mette a disposizione istruttori
qualificati per ogni tipo di disciplina.
Circolazione e posteggi
Nel perimetro del CST vige il divieto generalizzato di circolazione. I veicoli a motore devono essere
parcheggiati nelle aree previste. Nel caso di grande affluenza di partecipanti, il servizio parcheggi
viene organizzato dal CST. L’impiego di agenti di sicurezza per la gestione dei posteggi diventa
obbligatorio a partire dai 100 partecipanti.
Consumo d’alcool e droghe
L’acquisto e il consumo di bevande alcoliche al CST è vietato ai minori di 18 anni. È vietato il
consumo di alcolici negli alloggi e di qualsiasi tipo di droga, compresa la cannabis.
La distribuzione di bevande alcoliche durante le manifestazioni sportive non è permessa. È possibile
consumare bibite alcoliche unicamente dopo le ore 18.00 e ad attività concluse.
Autorizzazioni particolari sono concesse in caso di eventi aziendali con pranzi o cene.
Fumo
Tutto il perimetro del CST è un’area non fumatori. Per coloro che non possono farne a meno sono a
disposizione tre aree: la tettoia ubicata di fronte allo stabile Sasso Rosso, l’area situata dietro la sala
teoria del campeggio e vicino al centro nautico nei pressi del lago.
Gestione di un bar
Salvo concessioni particolari, l’organizzatore non può vendere prodotti o gestire un bar all’interno del
CST. Questo servizio viene garantito dal CST.
Internet e Wi-Fi
Il CST offre il PWLAN di Swisscom sul sito di Tenero. In questo modo i partecipanti e i visitatori
accreditati usufruiscono di una connessione wireless gratuita per notebook, smartphone o tablet.
Se non disponete di un apparecchio mobile, potete richiedere i codici d’accesso. Ulteriori informazioni
si trovano alla pagina internet: link.
Materiale sportivo
Qualora non è prevista un’attività gestita da monitori Sisport, per i vostri bisogni di piccolo materiale
sportivo potete compilare il formulario di ordinazione disponibile alla pagina internet: link.
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Ordine
Gli ospiti del CST assumono un comportamento corretto, rispettoso, mantengono ordine e pulizia
all’interno e all’esterno degli edifici così come su tutto il perimetro del CST. È vietato l'accesso ai cani.
Pubblicità
Durante l’attività e solo nei pressi dei luoghi occupati, è permesso esporre materiale pubblicitario. È
proibito pubblicizzare marche di bevande alcoliche e di tabacco.
Pulizia
La pulizia grossolana degli spazi (strade, prati, palestra, spogliatoi, corridoi) è di responsabilità
dell’organizzatore. Durante tutta la durata della manifestazione l’organizzatore è responsabile che gli
spazi siano tenuti in uno stato decoroso (assenza di rifiuti sulle infrastrutture sportive e sugli spazi
utilizzati ecc.). Eventuali lavori di pulizia straordinaria da parte dei collaboratori del CST saranno
fatturati.
Tutto il materiale del CST è da rendere ordinato e pulito come ricevuto.
Prezzi
Il CST adotta una politica trasparente sulle tariffe. Le informazioni in merito si possono trovare sul
nostro sito internet nella rubrica «Listino Prezzi». Chi organizza un evento aziendale, workshop o
seminario è sottoposto ai prezzi validi per «Organizzazioni straniere e operatori commerciali».
Regolamento in caso di annullamento o modifiche
In seguito all’approvazione dell’offerta, viene spedita una conferma. A partire da allora valgono le
seguente condizioni:
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Fino a 91 giorni prima dell’evento: nessun costo
•
Tra 90 giorni e 61 giorni prima dell’evento: 25% del costo per sport, logistica, servizi e
alloggi (nessun costo per la ristorazione)
•
Da 60 giorni a 11 giorni prima dell’evento: 50% del costo per sport, logistica, servizi e
alloggi (nessun costo per la ristorazione)
•
Da 10 giorni a 5 giorni prima dell’evento: 75% della conferma
•
Da 4 giorni a 0 giorni prima dell’evento: 100% della conferma
Inoltre, se il numero dei partecipanti è maggiore di quello confermato, vengono fatturati i costi effettivi.
Sono tenute in considerazione solo le comunicazioni fornite per iscritto (mail o posta).
Ristorazione
Non è consentito l'impiego di ditte di catering esterne, venditori ambulanti o altri professionisti, in
quanto il CST dispone di un proprio servizio di ristorazione consultabile alla pagina internet: link.
Sicurezza
L'organizzatore è responsabile che siano intraprese tutte le misure di sicurezza necessarie, sia
sanitarie (samaritani, medico, picchetto ambulanza), sia sportive (istruttori qualificati con brevetti
validi, ecc.), sia logistiche (controllo accessi, servizio di sicurezza interna, ecc.).
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2.2
Le sale
Le nostre sale
Per i gruppi molto numerosi o gli eventi speciali il CST può predisporre la palestra tripla
Gottardo (1200 m2) e la palestra squash (400 m2) in base alle vostre esigenze.
La nostra tecnica
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Flip Chart e Pin Board
Collegamento Wireless Hot Spot
Allacciamento TV e DVD
Beamer interattivo
WolfVision
Leggio con microfono
Valigia del moderatore
Traduzione simultanea (su richiesta)
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2.3
Sport e team building
Forgiare lo spirito di gruppo
Sentirsi uniti e parte di un gruppo è un presupposto fondamentale per raggiungere gli obiettivi
aziendali. Lo sport è il campo ideale per favorire la coesione tra i collaboratori. Il CST offre
innumerevoli opportunità per cimentarsi in attività sportive ad intensità moderata e di svolgere
giornate polisportive e tornei aziendali.
Al workshop si possono integrare con facilità attività di animazione di:
•
Arrampicata
•
Tiro con l’arco
•
Golf
•
Canoa
•
Vela
•
Windsurf
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Tennis
•
Aquafit
•
Yoga
•
Scherma
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Calcio
•
Arti marziali
•
Mountain-bike
•
Capoeira
•
Attività a tema tipo «giochi senza frontiera»
•
E tante altre discipline sportive consultabili sul nostro sito.
Discipline e monitori
Alcune discipline possono essere praticate soltanto sotto la guida di monitori G+S, istruttori e docenti
con formazione specialistica. Per svolgere queste attività sportive, il CST fa capo alla ditta Sisport
Sagl. Sisport mette a disposizione monitori qualificati per tutti gli sport e propone lezioni di durata di 1
ora e 30 minuti o di 2 ore e 30 minuti. Nel prezzo è da considerarsi incluso sia il materiale che
l’utilizzo delle infrastrutture.
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2.4
Vitto e alloggio
Una cucina curata
In base ai desideri e alle richieste della clientela, offriamo prestazioni per seminari, meeting aziendali,
workshops e predisponiamo un’ampia paletta di servizi di food&beverages come pause caffè,
aperitivi, pranzi serviti, standing lunch, grigliate, pranzi self service.
La cucina offre diverse specialità sia regionali che nazionali e pone una severa attenzione alla qualità
ma soprattutto alla stagionalità dei prodotti utilizzati nella preparazione dei piatti.
Non viene fatto uso del cosiddetto «convenience food» e si cerca di evitare prodotti contenenti
glutammato. La carne, la frutta e la verdura sono di provenienza svizzera.
Il CST è a vostra completa disposizione per fornirvi un’assistenza personalizzata, valutare insieme a
voi la migliore soluzione per le vostre necessità e curare ogni minimo dettaglio.
Menù speciali
Per eventi aziendali la nostra cucina propone menù speciali. Una vasta gamma di aperitivi, pranzi,
grigliate, fondue, buffet e pause caffè da scegliere e individualizzare a piacimento.
Alloggi confortevoli
L’ambiente accogliente e rilassante fa del CST una vera «oasi di pace» sulle rive del Lago Maggiore,
nel cuore del Canton Ticino. Negli ultimi anni si è molto investito per migliorare il comfort degli ospiti e
anche per rispondere alle esigenze di un pubblico sempre più attento e sensibile all’ecologia.
Le qualità degli ostelli e del campeggio sono riconosciute a livello internazionale. Il CST propone
alloggi ideali per chi desidera una sistemazione a prezzi contenuti. In diversi edifici si situano
complessivamente 260 posti letto, suddivisi in camere singole, doppie o da 4-6 letti. Le camere
singole e doppie sono dotate di televisione. Le docce e i servizi igienici sono ubicati su ogni piano.
L’offerta alberghiera
Le organizzazioni, che preferiscono il pernottamento in strutture con standard più elevati, possono
usufruire di un’ampia offerta alberghiera della regione.
Nella stagione invernale sono aperti i seguenti alberghi:
•
Park Hotel Delta, Ascona (*****), www.parkhoteldelta.ch
•
Hotel Belvedere, Locarno (****), www.belvedere-locarno.ch
•
Hotel La Palma, Locarno (****), www.ramada.de
•
Hotel Esplanade, Minusio (****), www.esplanade.ch
•
Hotel Ascolago, Ascona, www.ascolago.ch
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3. Qualche spunto
Giornata Azienda Elettrica Ticinese e
Società Elettrica Sopracenerina
L’AET e la SES hanno organizzato una giornata per i
dipendenti e loro famiglie con vari giochi. Alla sera è
stata servita una cena. È stato un bel momento di
convivialità.
Torneo Banca Stato
Banca Stato ha organizzato un torneo di calcio con
squadre provenienti da vari cantoni. Prima
dell’evento il team del Ticino si è trovato fuori dagli
orari di lavoro per allenarsi e creare magliette
personalizzate. Un vero spirito di squadra! Alla sera è stata servita una cena nella palestra tripla
condita da un ricco programma di attività ludiche.
Questo genere di giornate sono una bella esperienza per i dipendenti che vi partecipano e rimangono
impresse nelle loro menti.
Swisscom Games
Nel giugno 2015 si è svolta la quarta edizione degli
Swisscom Games. È un evento in crescita e che nel
2015 ha visto coinvolti ben 3'000 dipendenti
dell’azienda di telecomunicazioni. Questi hanno
avuto la possibilità di praticare svariate attività
sportive, culturali e divertirsi in compagnia nel corso
della festa di chiusura.
Consegna diplomi SUPSI
La Scuola Universitaria Professionale della Svizzera
Italiana ha spesso scelto il CST come luogo per
ospitare la consegna dei diplomi agli allievi che hanno terminato la formazione continua.
Congresso UNIA
Nell’ottobre 2015 UNIA ha fatto capo alle offerte del CST per organizzare il congresso cantonale con
circa 250 persone nella palestra Gottardo. Essendo inverno, l’evento aziendale è stato programmato
senza la necessità di organizzare attività sportive.
Altre referenze:
La Posta – Postactivity
Credit Suisse – Torneo di calcio Credit Suisse delle
sedi europee
EOC – Conferenza annuale quadri EOC
Zürich Insourance Group – Torneo di calcio
Schindler – Cena di natale Schindler
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4. Come organizzare un
evento/seminario al CST?
Primo passo
Per farsi un’idea delle possibilità e trovare la risposta alle prime domande, leggere attentamente
questo prospetto. Di seguito stilare un programma di massima del proprio evento.
Secondo passo
Una volta chiarite le proprie intenzioni, recarsi sul nostro sito www.cstenero.ch/ e aprire la scheda
«Prenotazione». Oppure fare una richiesta per e-mail alla nostra responsabile eventi (vedi sotto).
Terzo passo
Proseguire facendo clic sulla pagina «Eventi aziendali».
Quarto passo
Sul menu di destra avete la possibilità di scaricare vari documenti. Scegliete il primo della lista,
intitolato «Annuncio evento aziendale». Compilatelo e inviatelo alla nostra responsabile eventi.
Se preferite una consulenza o più informazioni potete telefonare o scrivere una mail.
Per contattarci
Se l’offerta del CST ha stuzzicato il vostro interesse, non esitate a contattarci. Le collaboratrici e i
collaboratori sapranno consigliarvi con competenza esaminando con attenzione le vostre esigenze ed
aspettative. Ad ogni cliente predisponiamo un’offerta individuale per consentirvi di raggiungere
pienamente i vostri obiettivi.
Sarah Bazzocco
Responsabile eventi
[email protected]
Tel. +41 58 468 61 23
Fax +41 58 468 61 02
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