Guida rapida

Guida rapida
utente finale
Ultimo aggiornamento: 09/05
point, click, communicate.
www.skymeeting.net
Cos’è skymeeting
skymeeting è un servizio di videocomunicazione via web che permette agli utenti di:
• incontrarsi, collaborare e condividere documenti all’interno di una riunione virtuale
• organizzare eventi, seminari e web meeting per gruppi fino a migliaia di partecipanti
• erogare assistenza e consulenza in modalità audio, video e chat di testo
skymeeting è estremamente facile da usare, non richiede particolari conoscenze tecniche né dispositivi
hardware dedicati (es. schede o monitor specifici); non necessita di alcuna preventiva installazione di
software, sia lato cliente che lato amministratore; per funzionare correttamente è sufficiente disporre di
un PC multimediale (dotato di webcam e cuffie con microfono integrato, in caso di utilizzo interattivo),
un browser ed una connessione Internet.
skymeeting è multipiattaforma: può essere utilizzato da qualunque PC sia in ambiente Windows che Mac.
Le sessioni sono gestite da un conduttore, che può essere supportato durante i meeting da uno o
più relatori.
Qui di seguito troverai una guida rapida per iniziare a videocomunicare e scoprire come:
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accedere ad un meeting
utilizzare le varie funzionalità collaborative
richiedere la parola durante un meeting
condividere un file durante un meeting
installare webcam e cuffie
Guida rapida utente finale — Cos’è skymeeting — pag. 2 di 15
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Come accedere ad un meeting online
Per partecipare ad un meeting online devi ricevere una email di invito dal conduttore, contenente URL
di accesso al meeting, data, ora, titolo e chiavi di accesso (login e password).
Fig. 1 — Esempio di e-mail invito
1. alla data e orario prefissati, clicca sulla URL di accesso al meeting riportata nella email di invito;
2. ti apparirà la entry page di skymeeting, con la lista dei meeting online disponibili (1): seleziona la
meeting room a cui sei stato invitato;
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Fig. 2 — Entry page di skymeeting
3. ti apparirà la finestra di login: inserisci le chiavi di accesso che hai ricevuto via email (login e
password);
Fig. 3 — Maschera di login
Guida rapida utente finale — Come accedere a un meeting online — pag. 3 di 15
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4. non appena effettuato il login, prima di accedere all’interfaccia utente il sistema ti proporrà
la seguente finestra di controllo, per verificare se ti è possibile ascoltare i flussi audio durante la
videoconferenza;
Fig. 4 — Richiesta accessori audio
5. se disponi di almeno uno degli accessori richiesti, premi Sì; nel caso tu non disponga di né di cuffie né
di casse, premi No: potrai comunque visualizzare il meeting e interagire via chat con gli altri partecipanti
(non potrai ascoltare i messaggi audio). Per ottenere migliori prestazioni, ti raccomandiamo vivamente
di utilizzare cuffie per PC con microfono integrato (vedi capitolo successivo a pag. 10 della presente
guida);
6. a questo punto potrai visualizzare l’interfaccia utente di skymeeting e comunicare in diretta con il
conduttore e gli altri partecipanti.
Fig. 5 — Interfaccia utente
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La meeting room: area video
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Fig. 6 – Area video
L’area sinistra dell’interfaccia utente è dedicata alle finestre video dei vari partecipanti. Nella parte
superiore appare il conduttore (1) che gestisce la sessione di videoconferenza. Il conduttore può
scegliere di visualizzare la propria immagine anche in formato supersize. I vari partecipanti (2) collegati
via audio e video sono visibili nelle finestre inferiori.
Quest’area dell’interfaccia resta attiva durante tutto il collegamento. Il conduttore può abilitare e
disabilitare gli schermi video dei partecipanti; questo consente di gestire un numero pressoché illimitato
di utenti, che possono vedere, ascoltare e intervenire in diretta.
Come richiedere la parola durante un meeting
Se desideri prendere la parola durante un meeting online, premi il tasto Chiedi la parola (3);
il conduttore provvederà ad abilitare il tuo microfono (nel momento più appropriato del meeting).
In questa fase, il tasto riporterà la dicitura in attesa. prima di essere abilitato a parlare, ti apparirà la
finestra di controllo di Macromedia Flash Player per autorizzare l’accesso al tuo microfono ed alla tua
webcam: clicca su Consenti (4).
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Fig. 7 — Consenso privacy
N.B. Accertati che la casella Ricorda (5) sia selezionata solo se il tasto Consenti è stato premuto.
A questo punto sei in trasmissione (il tasto riporterà la dicitura in diretta – live): tutti i partecipanti al
meeting potranno vedere la tua webcam e ascoltare la tua voce.
N.B. Potrai richiedere la parola anche se non disponi di una webcam ma solo di cuffie con microfono: in
questo caso sarai collegato con gli altri partecipanti via audio.
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La meeting room: pannello generale
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Fig. 8 – Pannello generale
Questa sezione propone le informazioni di caratttere generale del meeting:
i riferimenti del conduttore (nome e foto) (1); l’elenco degli utenti connessi (2); la funzione di invio
email al conduttore (3); i dettagli del meeting (titolo e descrizione) (4); l’area advertising (5).
La meeting room: pannello chat
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Fig. 9 — Pannello chat
Questa sezione è dedicata alla funzione di chat testuale, con cui potrai dialogare pubblicamente
con tutti i partecipanti o privatamente con il conduttore. Questi può consentire la pubblicazione
dei messaggi provenienti da tutti i partecipanti o pubblicare solo i messaggi che ritiene opportuno
condividere. Per inviare un messaggio al conduttore, digita il messaggio nel box di input testo (1).
Se desideri inviare un messaggio privato al conduttore, seleziona la casella Invia al conduttore (2):
in questo caso il messaggio non sarà visibile agli altri partecipanti.
Tutti i messaggi pubblici verranno visualizzati in ordine cronologico nel box Cronologia messaggi (4).
Guida rapida utente finale — La meeting room: pannello chat — pag. 6 di 15
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Come condividere un file durante il meeting
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Fig. 10 — Condividi file
Il tasto Condividi file (1) attiva la funzione di file sharing: durante la sessione di videoconferenza potrai
caricare un file che gli altri partecipanti potranno scaricare e salvare sul proprio computer. Cliccando
sul tasto Condividi file, apparirà una nuova finestra che ti permetterà di ricercare sul tuo PC il file da
condividere. Il sistema accetta files in formato .doc, .xls, .ppt, .pdf, .jpg, .gif. Una volta selezionato il
file, clicca sul tasto Upload (2): il documento sarà visualizzabile da tutti i partecipanti, che potranno
aprirlo in un’altra finestra del browser e salvarlo sul loro hard disk.
N.B. Per un corretto funzionamento della funzione di file sharing, è necessario verificare nelle
impostazioni del tuo browser che il blocco dei pop-up sia disabilitato.
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Fig. 11 — Maschera upload
Guida rapida utente finale — Come condividere un file durante un meeting — pag. 7 di 15
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La meeting room: pannello presentazioni
Fig. 12 — Pannello presentazioni
Questa sezione è riservata alle presentazioni predisposte dal conduttore in formato Power Point o Flash
per supportare il meeting online. Il conduttore può passare a ciascun partecipante il controllo di
scorrimento della sequenza delle slides.
La modalità di presentazione costituisce una delle principali funzionalità collaborative di skymeeting.
La meeting room: pannello lavagna interattiva
Fig. 13 — Pannello lavagna interattiva
Questa sezione viene attivata quando il conduttore vuole annotare manualmente un grafico, un
documento, una slide, inserire un testo o evidenziare un elemento.
Il conduttore può abilitare la lavagna interattiva anche ai singoli partecipanti.
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La meeting room: pannello immagini
Fig. 14 — Pannello immagini
Selezionando il pannello Immagini nell’interfaccia utente, appariranno 2 colonne: a sinistra
Le tue immagini private, contenente le immagini caricate dall’utente prima del login; a destra
Le tue immagini condivise, contenente le immagini messe a disposizione dagli altri partecipanti.
Questi potranno visualizzarle, modificarle e scaricarle sul loro PC.
Per trasferire le immagini è disponibile la funzione drag & drop: è possibile selezionare l’immagine
che si vuole spostare e trascinarla con il mouse da una colonna all’altra.
Il pannello immagini presenta 4 tasti funzione tra le due colonne:
Mostra
Questa funzione consente di visualizzare immagini ad alta risoluzione, ricche di dettagli (es. mappe,
cartine, radiografie, ecc.). Cliccando sul tasto Mostra apparirà una finestra di visualizzazione immagine
con funzioni di zoom in, zoom out e spostamento dell’immagine.
Download
Questa funzione permette di scaricare l’immagine selezionata direttamente sul proprio hard disk.
Cliccando sul tasto Download si aprirà una nuova finestra e sarà possibile salvare il file sul proprio hard
disk.
Modifica
Questa funzione permette di modificare le immagini, modificandone la luminosità, il contrasto,
l’orientamento e la rotazione. Cliccando sul tasto Modifica si abbandona il meeting in corso e si accede
all’area di login.
Upload
Questa funzione permette di caricare nuove immagini da condividere durante il meeting. Cliccando sul
tasto Upload si abbandona il meeting in corso e si accede all’area di login.
Guida rapida utente finale — La meeting room: pannello immagini — pag. 9 di 15
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Come installare le cuffie con microfono integrato
Esistono 2 modelli di cuffie per PC: con collegamento tramite gli appositi spinotti e con collegamento
tramite porta USB. Nel primo caso, sugli spinotti è riportato un simbolo (microfono o cuffia) che
corrisponde ai simboli riportati sulle prese. Nei modelli con porta USB è sufficiente collegare le cuffie
ad una porta USB del PC.
Fig. 15 — Cuffie con porta USB e con spinotti
Regolazione del volume/1
Tutti i modelli di cuffie dispongono di un comando manuale del volume. Effettua una prima regolazione
del microfono selezionando il cursore.
Fig. 16 — Cursore di regolazione volume
Regolazione del volume/2
Se non riesci a trasmettere o ricevere alcun suono, assicurati che il microfono sia in funzione.
Sulla barra menu del tuo desktop fai doppio click sull’icona del volume: ti apparirà la finestra di selezione
del volume di Windows: potrai attivare e disattivare l’audio per il microfono e regolarne il volume.
Fig. 16 — Pannello di controllo volume di Windows
Guida rapida utente finale — Come installare le cuffie con microfono integrato — pag. 10 di 15
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Regolazione del volume/3
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Un’ulteriore selezione del volume può essere effettuata direttamente all’interno della sessione di
videoconferenza. Clicca con il tasto destro del mouse in una qualunque area dell’interfaccia e seleziona
dal menù la voce Impostazioni. Ti apparirà la seguente finestra di controllo di Macromedia Flash Player:
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Fig. 17 — Consenso privacy
Clicca sull’icona del microfono (1): ti apparirà la seguente finestra di controllo
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seleziona il modello tra quelli proposti nel menu a tendina (2).
Fig. 18 — Regolazione microfono
Test del microfono
Per testare il microfono selezionato, parla con un tono di voce normale e guarda l’indicatore sul lato
sinistro della finestra (3); quando la barra colorata indica giallo, il microfono è sufficientemente sensibile.
Per aumentare o diminuire la sensibilità del microfono, muovi il cursore della barra (4) rispettivamente a
destra o a sinistra. Se Macromedia Flash Player non riuscisse ad identificare nessun microfono o
altre periferiche audio installate sul tuo PC, verrà visualizzato automaticamente il messaggio
Nessun Microfono Rilevato. In questo caso fai riferimento alle istruzioni del tuo PC o delle cuffie, per
verificare che tutto sia installato correttamente.
N.B. Le impostazioni del microfono tramite Macromedia Flash Player sono subordinate alle impostazioni
di Windows; effettua una verifica preliminare accedendo al pannello di controllo del volume di Windows.
Riduzione dell’eco
Se la riproduzione audio è accompagnata da un’eco, puoi intervenire per ridurla direttamente
all’interno di una sessione di videoconferenza, mediante le impostazioni di Macromedia Flash Player.
Clicca con il tasto destro del mouse in una qualunque area dell’interfaccia e seleziona dal menù la
voce Impostazioni. Clicca sull’icona del microfono (1) e seleziona il modello in uso sul tuo PC (2).
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Fig. 19 — Riduzione eco
Seleziona la casella Riduci Eco (5) e regola il volume finchè l’effetto eco non sarà scomparso o ridotto
sensibilmente.
Guida rapida utente finale — Come installare le cuffie con microfono integrato — pag. 11 di 15
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Casse
L’utilizzo delle casse deve essere assolutamente limitato alle sessioni di videoconferenza in sola
ricezione, in cui per interagire con gli altri partecipanti non devi utilizzare audio e video (es. web
meeting, seminari, corsi di formazione) ma esclusivamente la funzione di chat di testo; in tutti gli altri
casi, per evitare fastidiosi ritorni di audio agli altri partecipanti (effetto Larsen), le casse devono essere
scollegate e sostituite da cuffie per PC con microfono integrato.
Disturbi dell’audio
Può accadere che la trasmissione audio sia rallentata o subisca interruzioni: il problema è dovuto ad una
velocità di trasmissione troppo bassa o instabile.
E’ raro che l’interruzione possa essere di lunga durata; in tal caso è sufficiente aggiornare la finestra del
browser con l’apposita icona sul menù o con il tasto F5.
Delay audio/video
Talvolta può accadere che durante la trasmissione il segnale audio/video arrivi con un leggero ritardo
agli altri partecipanti, o che il segnale audio non sia perfettamente sincronizzato con il video:
questo fenomeno è generalmente collegato ad una connessione internet insufficiente o instabile dei
partecipanti; le stesse condizioni di traffico della Rete possono generare un delay, che si considera
fisiologico fino a 1-1,5”. E’ buona norma di comportamento durante un meeting online parlare a turno
senza interrompere, attendendo alcuni secondi prima di intervenire: in tal modo si riduce notevolmente
la percezione del delay.
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Come installare la webcam
Per installare una webcam sul PC, ti invitiamo a seguire le istruzioni di set-up. L’installazione è facile
e veloce; tieni conto che, per procedere all’installazione, dovrai eventualmente disporre dei diritti di
amministratore.
Fig. 20 — Logitech Quickcam zoom
1. per prima cosa, installa il software e segui le istruzioni
2. durante l’installazione ti verrà richiesto di collegare il cavo della webcam ad una delle
porte USB del tuo computer
3. posiziona la webcam sulla base d’appoggio
4. collega la webcam alla porta USB
5. termina l’installazione del software e dell’hardware
Controllo delle funzioni della webcam
Se disponi di una webcam Logitech®, dal menu di avvio di Windows seleziona la voce
Programmi\Logitech®\Galleria Immagini Logitech;
Fig. 21 — Pannello di controllo Logitech
clicca quindi sul tasto Crea Nuova Immagine o Video.
Fig. 22 — Registrazione video Logitech
Scatta una foto o registra un video per testare la nitidezza dell’immagine e la qualità audio.
Guida rapida utente finale — Come installare la webcam — pag. 13 di 15
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Driver di installazione della webcam
Per installare la webcam è necessario un driver, che di norma viene installato automaticamente insieme
al software della webcam. E’ possibile inoltre scaricare gratuitamente da internet il driver specifico e
aggiornato per ogni tipo di webcam in circolazione.
Selezione della webcam
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E’ possibile che Macromedia Flash Player non selezioni automaticamente la webcam che hai installato.
Per una corretta selezione, posizionati all’interno di una sessione di videoconferenza, clicca con il tasto
destro del mouse in una qualunque area dell’interfaccia e seleziona dal menù la voce Impostazioni.
Apparirà la seguente finestra di controllo:
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Fig. 23 — Accesso webcam
Clicca sull’icona della webcam (1): ti apparirà la seguente finestra di controllo:
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Fig. 24 — Selezione webcam
seleziona il modello tra quelli proposti nel menu a tendina (2).
Accesso di altri programmi alla webcam
Può accadere che l’audio funzioni perfettamente ma che non venga trasmessa alcuna immagine dalla tua
webcam. Questo significa che è stata rilevata dal sistema un’altra applicazione attiva che ha accesso alla tua
webcam. Chiudi tutti i programmi in esecuzione - anche quelli con cui è stata installata la webcam - e ripeti
la procedura di accesso a skymeeting.
Disturbi dell’immagine
Può accadere che la trasmissione dell’immagine sia rallentata: di solito il problema è dovuto ad una velocità
di trasmissione troppo bassa o instabile. E’ raro che l’immagine si possa bloccare del tutto; in tal caso
è sufficiente aggiornare la finestra del browser con l’apposita icona sulla barra del menù o con il tasto F5.
Durante la sessione online, ti consigliamo di non muoverti frequentemente o rapidamente, cercando di
mantenere una posizione costante: eviterai di trasmettere la tua immagine distorta.
Guida rapida utente finale — Come installare la webcam — pag. 14 di 15
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Requisiti minimi richiesti
Computer
Intel Pentium III 800 Mhz - 128 MB RAM
Windows 2000/XP e succ./MAC OSX 10.2.8 e succ.
Scheda audio full duplex
Risoluzione 1024x768
Flash Player
Versione 6.079 e succ.
Browser
Internet Explorer 5.x e succ.
Netscape 7.x e succ.
Opera 6.x e succ.
Accessori multimediali
Webcam
Cuffie per PC con microfono integrato
Connessione internet
Videoconferenza interattiva (utilizzo webcam e cuffie): 512 kb download - 128 kb upload
(consigliata linea DSL/Fibra)
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