Catalogazione - Sistema Bibliotecario di Ateneo
Transcript
Catalogazione - Sistema Bibliotecario di Ateneo
Università degli Studi di Siena Servizio Automazione Biblioteche Sistema Bibliotecario di Ateneo __________________________________________________________________________ LA CATALOGAZIONE IN ALEPH500 v. 20.2 MANUALE a cura di Fausta Cosci Data creazione: 18.01.2011 Data ultima modifica: 02.03.2011 Versione: 1.0 Pagina 2 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Il modulo della catalogazione consente di creare, modificare, cancellare i record bibliografici. 1. DESCRIZIONE DEL PANNELLO DI LAVORO Descriviamo brevemente qui di seguito l’organizzazione della schermata di lavoro in Aleph 500. Nella Tab Records1 il monitor è suddiviso in pannelli collegati logicamente tra di loro, ciascuno dei quali possiede una differente funzione2. Cliccando con il cursore su uno di essi si ha accesso alle varie funzioni correlate, la cornice rossa che evidenzia il pannello indica su quale settore si sta lavorando in quel momento. Alla sinistra dello schermo ci sono : - Nel pannello superiore: l’albero di navigazione - Nel pannello inferiore: il record manager 1 Nella v.20.1 le tab passano da tre a quattro, oltre a Records, Copie e Visualizza si aggiunge il Task manager contenente vari dati relativi a procedure, file di stampa, Daemon di stampa, ecc. Per le funzionalità in dettaglio vedi il Manuale delle stampe. 2 Sopra a tutto sta la barra di catalogazione che contiene brevi informazioni sul record su cui si lavora, sul formato del record, il numero di sistema, il titolo. Vi sono inoltre diverse icone per l’accesso veloce a varie funzionalità e modalità di lavoro ( apertura bozza di catalogazione, salvataggio, visualizzazione record, controllo sul record in automatico, attivazione dei caratteri speciali, passaggio veloce al modulo delle Acquisizioni, chiusura dei record). 2 Pagina 3 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione ALBERO DI NAVIGAZIONE L'Albero di navigazione consente di visualizzare le funzioni di catalogazione del modulo. Tre sono le opzioni, ciascuna di esse correlata ad una differente schermata: [R] Edita record - per creare, editare e cancellare record catalografici; quando i record vengono aperti per la compilazione o la modifica, vengono elencati sotto a questo nodo nel formato: SBS01–1234567(NEW090.MRC) Catalogo/numero di sistema/numero del record sul pc (locale). Prima del salvataggio sul server, nel caso di una creazione, la forma sarà: *NEW650.MRC(locale), dopo il salvataggio comparirà anche il numero assegnato dal sistema. Se si apportano delle modifiche al record, prima del salvataggio il codice apparirà preceduto da un asterisco.: *SBS01–1234567(NEW090.MRC) Selezionando un record dalla lista lo si visualizza nell’editor per la modifica. Per spostarsi da un record all’altro si può anche usare l’opzione Record Navigation dal menu Catalogazione oppure si può utilizzare la combinazione dei tasti Ctrl + G. [I] Importa record - per convertire record presi da cataloghi esterni in formato ALEPH e importarli nel nostro catalogo; cliccando qui si viene in automatico trasferiti nella pagina per la derivazione. [T] Triggers - per vedere i trigger attivi in un certo intervallo di tempo (nel nostro sistema questa funzione è attiva per il DB di Authority SBS10, relativo alla creazione nuovi record di authority). Selezionando ciascuno dei nodi (R, I, T) si attivano le differenti funzioni correlate. Qui di seguito descriviamo le funzioni dell’Edita record mentre l’Importa record e i Triggers verranno mostrati più avanti nelle sezioni dedicate alla spiegazione delle funzionalità. 3 Pagina 4 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione EDITA RECORDS RECORD MANAGER RECORD MANAGER ll Record Manager visualizza informazioni sul record che si sta compilando nell'Editor della catalogazione (pannello superiore della finestra Catalogazione). Dopo che si è richiamato un record dal server o se ne è salvato uno nuovo, vengono presentate in una struttura ad albero le parti che lo compongono. Nella struttura ci sono il record bibliografico, il record amministrativo ad esso collegato, i record di copia relativi, ed eventualmente il record dell’oggetto digitale3. Il Record manager permette inoltre l’accesso ai record associati a quello che si sta editando, ciò è possibile selezionando il nodo desiderato e cliccando sul tasto destro del mouse con l’opzione Carica/Crea record o cliccando due volte oppure dal menu Record manager à Carica/Crea record. Se nessun record amministrativo (ad esempio nel caso degli spogli) è legato al record bibliografico, verrà visualizzato il messaggio “Nessun record disponibile”. 3 Una serie di record descrive oggetti digitali. In questo caso la struttura prevede un legame contenente la digitalizzazione del documento, ecco un esempio della struttura relativa: 4 Pagina 5 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Nota che se nessun record amministrativo è legato al record attivo, quando si effettua il doppio click sul nodo Copie, un record amministrativo viene automaticamente creato. Il Record Manager fornisce l'accesso alle funzioni delle Copie del modulo Catalogazione, con un doppio click sul nodo Copie si viene automaticamente trasferiti alle funzioni per le copie del record attivo. Alla destra del monitor invece ci sono: - nel pannello superiore l’Editor della catalogazione - nel pannello inferiore Messages / Tag Information / Browser / HOL Records / Oggetti EDITOR DELLA CATALOGAZIONE L’editor della Catalogazione mostra il record catalografico nel formato da modificare. Con l'editor della catalogazione si può creare, modificare e cancellare i record catalografici. Si può usare in modalità semplice o in multicompilazione, visualizzando contemporaneamente due record sul pannello superiore (come nell’immagine sopra). Lavorando sul record è possibile attivare i menu Azioni di editing (che contiene l’integra bozza, controlla il record, aggiusta il record, ecc) e Edita record (che contiene taglia campo, taglia sottocampo) rispettivamente con il tasto destro del mouse (Azioni di editing) e con il tasto destro del mouse tenendo premuto lo Shift, il tasto per il maiuscolo (Edita record). Dall’editor della catalogazione si possono anche visualizzare i record per struttura, cliccando su sull’icona albero generale o dal menu Catalogazione®Albero generale . 5 Pagina 6 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione L' Albero generale mostra i record nel sistema che sono collegati al record catalografico su cui si lavora. Ad esempio, visualizza il record amministrativo, le copie, le sottoscrizioni, gli ordini e i prestiti relativi al record catalografico selezionato. Da questa modalità si ha quindi una visione globale del materiale e della sua storia nel sistema. MESSAGGI / INFO SUI CAMPI / BROWSER/OGGETTI4 Il pannello inferiore mostra in una serie di tab sovrapposte varie tipologie di informazioni associate al record editato nel pannello superiore. 4 Le tab non descritte in questo manuale non sono in uso su SBS. 6 Pagina 7 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Messaggi La finestra Messaggi elenca segnalazioni ed eventuali problemi riscontrati dal controllo automatico fatto dal software in fase di salvataggio. Se non vengono individuati problemi nel record che si sta editando la finestra sarà vuota altrimenti compariranno dei messaggi. Se il controllo infatti rintraccia qualche irregolarità si apre prima una finestra di segnalazione degli errori, che poi vengono riportati in questa tab. Selezionando ciascuna linea d’errore sul record editato nel pannello superiore si evidenziano le irregolarità nei campi del record. Il tasto Vedi relazione si attiva soltanto quando il problema riguarda un altro record connesso in qualche modo a quello su cui si sta lavorando, in quel caso cliccando su Vedi relazione viene mostrato il record collegato (ad esempio se cerco di cancellare un record collegato ad una copia, o ad un spoglio). Gli errori segnalati in verde rendono possibile comunque il salvataggio del record (cliccando su Ignora in fase di salvataggio), quelli in rosso bloccano il salvataggio sul server fino a correzione avvenuta. E’ buona norma in ogni caso verificare se i messaggi proposti siano effettivamente da ignorare o se non ci siano da fare delle correzioni prima del salvataggio definitivo. 7 Pagina 8 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Info sui campi La finestra Info sui campi fornisce una guida all'uso degli indicatori validi, codici di sottocampo e valori per il campo selezionato nel pannello superiore. Per ottenere un aiuto su di un campo, porre il cursore sul campo di interesse, nella finestra verranno automaticamente visualizzate le informazioni rilevanti.Si ottiene per il campo informazioni relative alla compilazione oltre che il link alle eventuali FAQ ad esso collegate. 8 Pagina 9 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Browser il pannello Browser mostra i record come compaiono nel Web OPAC. Il record viene presentato in questa finestra dopo aver selezionato dal menu Catalogazione à Web OPAC o cliccando su CTRL+O. Questa opzione può essere un utile strumento di verifica della correttezza del lavoro svolto a salvataggio avvenuto. Attenzione però questa finestra non viene aggiornata quando si passa da un record all’altro, ma per visualizzare il nuovo record bisogna ripetere la visualizzazione. 9 Pagina 10 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Oggetti La finestra Oggetti serve per la visualizzazione dell’oggetto digitale collegato alla descrizione bibliografica’. Nel caso in cui non ci sia nessun oggetto digitale la tab si presenta bianca. Per vedere un oggetto, seleziona dalla lista Titoli oggetti l'oggetto rilevante. 10 Pagina 11 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione 2. IL FLUSSO DI LAVORO IN CATALOGAZIONE Ricerca record bibliografico no Creazione nuovo record bibliografico Esiste? si Creazione della copia o altra attività legata alla tipologia di materiale (sottoscrizione, ecc) e all’attività in corso Creazione eventuali legami tra i record bibliografici Verifica legame authority con SBS10 Creazione nuovo record di Authority no Esiste l’autore in SBS10? si Crea legame con autore esistente Facoltativo in base alla pw personale Creazione e invio TRIGGER Creazione della copia o altra attività legata alla tipologia di materiale (sottoscrizione, ecc) e all’attività in corso 11 Pagina 12 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione 2. IL FLUSSO DI LAVORO IN CATALOGAZIONE Come esposto nel diagramma di flusso la prima fase del lavoro è sempre la ricerca del record bibliografico sul catalogo. La ricerca5 si effettua: · Direttamente dalla barra dei record, nella barra di catalogazione, conoscendo il numero di sistema del record bibliografico. · Dalla Tab della ricerca integrata nei vari moduli6. Nel primo caso il record si aprirà direttamente nell’editor della catalogazione, nel secondo dal nodo Visualizza cliccare su Cataloga per passare nell’editor della catalogazione7. Dopo la ricerca, il lavoro si divide in due sostanziali tipologie in base alla presenza o meno del record in catalogo: nel primo caso si passa al recupero della notizia ed alla conseguente creazione del record di copia8, senza dover trasportare il record in catalogazione e doverlo modificare, mentre nel secondo caso si passa alla procedura di creazione del record bibliografico. Il flusso di lavoro in fase di creazione in catalogazione è diviso essenzialmente in tre fasi successive: Creazione del record àVerifica/creazione legami di Authority à Creazione delle copie o altra attività legata alla tipologia di materiale (sottoscrizione, ecc) e all’attività in corso. In particolare in base alle diverse tipologie di materiale si possono illustrare in linea di massima alcune procedure di creazione dei record del catalogo: Creazione monografia9 Creazione del record àCreazione legami di Authority à Creazione della copia Opera in più volumi descritta in un solo record bibliografico Creazione del record àCreazione legami di Authority à Creazione delle copie (una per ogni volume parte dell’opera) Opera in più volumi descritta a livelli Creazione del record della madre (scheda generale di descrizione dell’opera) à Creazione dei record figlie, uno per ciascun volume dell’opera à Creazione legami tra i record bibliografici10 àVerifica/creazione legami di Authority à Creazione delle Copie nei record figlie, una per ciascun volume dell’opera. 5 Per una esposizione circostanziata delle procedure di ricerca si rimanda al relativo manuale sulla ricerca di SBS. Per le modalità di ricerca vedi il manuale SBS La ricerca dalla GUI in Aleph500. 7 Trasferire il record in catalogazione è un’operazione che può essere necessaria nel caso di eventuali modifiche da apportare al record bibliografico originario, ma non indispensabile. 8 Vedi il manuale SBS di gestione delle copie. 9 In questo flusso di lavoro rientrano tutte le tipologie di materiale non citate (libro antico, microforme, audiovisivi, risorse elettroniche, ecc.). 10 Questa fase del lavoro si rende necessaria in questo caso per collegare i record figlie, che descrivono i singoli volumi, al record madre che descrive l’intera opera. 6 12 Pagina 13 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Periodico Creazione del record àCreazione legami di authority à Passaggio alla tab dei periodici nel modulo delle Acquisizioni àCreazione della sottoscrizione àCreazione dei fascicoli Record analitico (spoglio) Creazione del record à Creazione legami di Authority à Creazione legami tra i record bibliografici (legame gerarchico con record bibliografico superiore) Creazione record di monografia con ordine Creazione del record à Creazione dell’ordine11 (generazione automatica del record di copia) Creazione record di periodico con ordine Creazione del record à Passaggio alla tab degli ordini nel modulo delle Acquisizioni àCreazione dell’ordine12. 3. ATTIVITA’ RELATIVE ALLA CATALOGAZIONE Qui di seguito si descrivono varie azioni che si possono rendere necessarie in fase di catalogazione A - CREAZIONE In fase di creazione del record bibliografico qualsiasi procedura si segua il programma aprirà un record di tipo NEW*13 in locale e dopo il salvataggio assegnerà un numero di sistema al record. A.1 - Creazione record bibliografico da bozza Per creare un nuovo record bibliografico bisogna prima aprire la bozza di catalogazione14 corrispondente alla tipologia di materiale da catalogare. Selezionare dunque l’icona corrispondente a destra del monitor in alto oppure da Catalogazione à Apri bozza di catalogazione, o ancora con i comandi Ctrl + A. 11 All’arrivo della copia in biblioteca in fase di completamento della catalogazione è consigliabile compiere le verifiche necessarie non effettuate prima. Questo è essenzialmente il flusso di lavoro di modifica e controllo del record: Recupero del record creato per l’ordine àVerifica ulteriore su eventuale presenza in catalogo del record àModifica del record e verifica/creazione dei legami à Modifica e integrazione del record di copia già esistente. 12 Quando il periodico arriva in biblioteca e la catalogazione viene completata è consigliabile comunque fare delle verifiche. Questo in breve il flusso di lavoro: Recupero del record creato per l’ordine àVerifica ulteriore su eventuale presenza in catalogo del record àModifica del record e verifica/creazione dei legami à Passaggio alla tab dei periodici nel modulo delle Acquisizioni àCreazione della sottoscrizione àCreazione dei fascicoli 13 L’asterisco sta per il numero progressivo fino a 999 che viene assegnato al record locale sul tuo pc, per es. NEW116.mrc. 14 E’ possibile aprire un nuovo record anche dal menu CatalogazioneàNuovo record. Dopo la scelta del formato si aprirà un template composto solo dai campi Unimarc minimi per la creazione del record (LDR, 100, 200, 801) che andranno debitamente integrati con altri campi. Per questo è comunque consigliabile scegliere la bozza di catalogazione poiché ciascun template disponibile è stato creato con i campi predefiniti per la tipologia di materiale. I template contengono i campi comunemente usati per quel materiale, ma naturalmente sta al catalogatore stabilire se riempirli tutti, se lasciare alcuni vuoti in base, se aggiungere altri campi in base alle esigenze. 13 Pagina 14 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Si apre così la lista dei template disponibili, tra i quali selezionare quello che interessa . Compilare il record e per salvare sul disco locale e sul server cliccare sull’icona in alto a destra oppure Catalogazione à Salva sul server e su disco locale, o ancora CTRL + L15. A.2 - Duplicazione del record La funzione Duplica il record16 permette di creare un nuovo record duplicandone uno esistente. Selezionare il record da duplicare, cliccare su Catalogazione à Duplica record oppure sui comandi CRTL + N. Il sistema chiede di selezionare il database sul quale si vuol salvare il nuovo record: 15 N.B. In questa fase ancora nessun record amministrativo è legato al bibliografico, quando però si trascina il record bibliografico nella tab delle copie per la creazione delle holding il record amministrativo viene generato automaticamente. 16 In questo caso può essere utile impostare la multicompilazione per avere in modifica entrambi i record. La multicompilazione si imposta dall’apposita icona in alto a destra , o selezionandolo da CatalogazioneàModalità multifunzione. 14 Pagina 15 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Scegliere il database e cliccare su OK. Si aprirà così un record NEW duplicato dal record selezionato, dopo aver apportato le necessarie modifiche salvare sul server. Nel caso di molte modifiche da apportare può essere utile la funzione Integra con la bozza, in questo modo, selezionando il template che interessa il record verrà integrato con i campi standard per la tipologia di materiale. A. 3 - Catalogazione derivata In Aleph 500 due sono i modi di fare catalogazione derivata: 1) Effettuando l’interrogazione di un altro catalogo dalla tab della Ricerca all’interno del client: - in Ricerca base o Ricerche fisse selezionando il catalogo dal menu a tendina Base - in Ricerca CCL selezionando uno o più cataloghi dalla lista Verranno automaticamente interrogati i cataloghi selezionati, i risultati trasferiti in Catalogazione potranno essere così derivati. 2) Facendo la ricerca direttamente su un OPAC esterno ed importando in seguito i risultati sulla GUI. 15 Pagina 16 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione A. 3.1 - Catalogazione derivata – record recuperato dalla Tab della RICERCA Dopo aver concluso la ricerca dal nodo Trova, trasferire il record scelto in catalogazione e duplicarlo da Catalogazione àDuplica record. Viene richiesto di selezionare il database sul quale si vuol duplicare il record. Scegliere poi dal menu Azioni di Editing à Aggiusta il record. Si apre in questo modo la lista delle routine di sistemazione. Le routine di fix sono procedure standard che automaticamente controllano ed effettuano modifiche sui record catalogati. 16 Pagina 17 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione In base alle caratteristiche del record, oltre alle sistemazioni da UNIMARC a UNIMARC, da USMARC a UNIMARC e da IBERMARC a UNIMARC, potrebbe essere necessario utilizzare Sistema LDR per lavorare sul leader, o Aggiorna la data.. per modificare il campo 100. Dopo aver eseguito le procedure di conversione disponibili sul record derivato è necessario fare Azioni di Editing à Integra con la bozza scegliendo il template SBS01_801derivato.mrc (nel caso in cui si stia lavorando su SBS01) oppure SBS02_801derivato.mrc (nel caso in cui si stia lavorando su SBS02). In questo modo si integrerà il record con i campi obbligatori necessari nel caso di record derivati, in particolare verrà aggiunto il campo 801 Fonte di provenienza del record, secondo indicatore uguale a “2” cioè l'indicazione dell'agenzia responsabile della modifica del record. Per quanto concerne gli altri campi da mantenere ed eliminare in caso di catalogazione derivata si rimanda alla FAQ 119. A questo punto, dopo aver apportato le modifiche, salvare sul server. A. 3.2 - Importa record – Record recuperato da un OPAC esterno Attraverso il nodo Importa record si accede ad una modalità alternativa alla precedente per fare catalogazione derivata. Questa funzione consente di importare nel proprio database un record derivato precedentemente da un altro catalogo e salvato nella cartella: C:\AL500\CATALOG\CONVERTIN17. Il file deve essere per il download in formato MARC(unicode/UTF-8). Questa operazione è naturalmente esterna ad Aleph ed è un normale salvataggio di file sul PC18. Dopo aver effettuato l’operazione di salvataggio nella cartella sopra indicata si procede alla conversione su Aleph operando direttamente dalla GUI. Cliccare sul nodo Importa record in modo da evidenziare il pannello apposito. :Inserire il nome del file da convertire nel campo File di input del pannello superiore o cliccare sul pulsante al lato destro del campo per selezionare il drive, la directory e il nome del file dalla finestra. Selezionare il programma di conversione da utilizzare per convertire il file dal menu Procedure di conversione (2709 OCLC conversion with all fix )e cliccare su Converti 19 . 17 Attenzione al momento dell’installazione del programma le cartelle CONVERTIN e CONVERTOUT non esistono, esse vengono generate automaticamente al primo salvataggio di file. Infatti le 2 cartelle si creano automaticamente selezionando il nodo [I] Importa record. Non ci si deve quindi stupire se al primo salvataggio nel CATALOG la cartella non compare. Effettuando il salvataggio in questa cartella, quando andremo ad importarlo nel nostro sistema lo troveremo nella sua cartella ConvertIn. 18 Se per le ricerche su vari cataloghi si usa come browser Mozilla-Firefox il salvataggio del record importato andrà in automatico nella cartella dei download creata dal browser stesso. In questo caso il record andrà riaperto con Wordpad o Textpad e salvato nuova mente nella cartella ConvertIn. 19 Verificare che la procedura di conversione selezionata sia sempre: 2709 OCLC conversion with all fix. 17 Pagina 18 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Un nuovo file con i record convertiti verrà creato. Nella finestra Output compare il nome assegnato al file da importare mentre nel pannello inferiore sono riportati i dati relativi al record convertito. Cliccare quindi su Edita a destra del pannello superiore per trasferire in Catalogazione il record: Scegliere poi dal menu Azioni di Editing à Aggiusta il record e selezionare la procedura di fix necessaria alla conversione del record in UNIMARC20. E’ necessario in seguito modificare il record con Azioni di Editing à Integra con la bozza scegliendo il template SBS01_801_derivato.mrc (nel caso in cui si stia lavorando su SBS01) oppure SBS02_801_derivato.mrc (nel caso in cui si stia lavorando su SBS02). In questo modo si integrerà il record con i campi obbligatori nel caso di record derivati, in particolare verrà aggiunto il campo 801 Fonte di provenienza del record, secondo indicatore uguale a “2” cioè l'indicazione dell'agenzia responsabile della modifica del record. Se necessario si può fare ancora Integra con la bozza per integrare il record con un template relativo alla tipologia di materiale trattato. A questo punto dopo aver apportato le modifiche, salvare sul server. 20 Se ad esempio il record esportato dal catalogo è in formato USMARC si utilizzerà la routine Conversione da USMARC a UNIMARC, se è in formato UNIMARC si selezionerà la routine di Conversione da UNIMARC a UNIMARC. 18 Pagina 19 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Se non si vuole editare i record immediatamente, si può farlo in un secondo momento rientrando nel nodo Importa record. I file convertiti vengono infatti mantenuti fino a quando non si decide di rimuoverli con il tasto Rimuovi posto a destra della finestra di output nel pannello superiore. I file importati rimarranno visibili nella finestra di output in ordine di tempo (prima i più recenti), in attesa di modifica per la definitiva modifica. B - MODIFICA B.1 - Modifica record bibliografico Richiamare il record da modificare attraverso la tab della ricerca o direttamente dalla barra dei record quando si conosce il n. di sistema. Dopo la modifica salvare sul disco locale e sul server. B.2 - Integrazione con la bozza di catalogazione La funzione Integra con la bozza di catalogazione aggiunge al record attivo campi e sottocampi recuperandoli da una bozza di catalogazione predefinita. Tale funzione è attiva solo quando il record su cui si sta lavorando è aperto. Quindi con il record aperto in catalogazione cliccare su Azioni di Editing à Integra con la bozza o su Ctrl + E, o ancora cliccando sul tasto destro del mouse. 19 Pagina 20 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Dopo le modifiche, salvare il record sul server. B. 3 - Cambia il formato del record La funzione Cambia il formato del record permette di modificare il formato del record che, ricordiamo, varia in base alla tipologia di materiale. Con il record aperto in catalogazione cliccare su Azioni di Editing àCambia formato del record. Si apre la lista dei formati disponibili da selezionare: 20 Pagina 21 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Scegliere il formato desiderato cliccandoci sopra e conferma con OK. Dopo la scelta, salvare sul server. I controlli automatici saranno eseguiti sui campi obbligatori del nuovo formato del record e di conseguenza segnalati nei Messaggi del Record manager. ATTENZIONE! Per una corretta registrazione dei dati di elaborazione generale, vedi la FAQ 66. C - ELIMINAZIONE Per eliminare un record bibliografico tre sono le fasi successive di controllo ed eliminazione: Verifica ed eliminazione delle copie o sottoscrizioni o eventuali ordini legati al record amministrativo 21 à Eliminazione del record amministrativo à Eliminazione del record bibliografico. Per l’eliminazione di copie o sottoscrizioni si rimanda ai rispettivi manuali SBS. Dopo questa fase procedere con l’eliminazione del record amministrativo 22 portandolo in catalogazione da Record manager con il comando Carica/Crea record. Qui dal menu Edita testoà Elimina il record dal server o cliccando con tasto destro del mouse, tenendo premuto il tasto Shift (maiuscolo), selezionare Elimina il record dal server, procedere all’eliminazione del record amministrativo. Ripetere quindi la stessa operazione per il record bibliografico in catalogazione, quindi dall’editor della catalogazione con Edita TestoàElimina record dal server o cliccando con tasto destro del mouse, tenendo premuto il tasto Shift e selezionando Elimina il record dal server, procedere all’eliminazione del record bibliografico. 21 Verificare innanzi tutto primo dell’eliminazione della copia che questa non sia in quel momento in prestito. Se così fosse verificare il rientro prima di procedere all’eliminazione. 22 Se non si segue quest’ordine nell’eliminazione il sistema non consente l’eliminazione del record bibliografico. 21 Pagina 22 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione 4. INSERIMENTO DEI CARATTERI SPECIALI E’ possibile inserire nel record caratteri non presenti sulla tastiera del pc attivando la tastierina Aleph dalla barra delle icone o selezionando Catalogazione à Attiva tastiera o ancora con il comando CTRL + K. In questo modo nel pannello inferiore comparirà una tastiera contenente molti caratteri speciali tra i quali selezionare premendo con il cursore sul tasto della lettera. Dopo l’uso, per tornare alla visualizzazione precedente deselezionare dall’icona della tastierino l’opzione dei caratteri speciali Per i caratteri non presenti nella tastiera si ricorre ai codici Unicode. 5. LAVORARE IN LOCALE E’ possibile gestire parte del proprio lavoro in locale sul proprio pc attraverso una serie di opzioni presentate dal menu Catalogazione. Attenzione!! I record per entrare a far parte del catalogo devono essere salvati necessariamente anche sul server. Il lavoro in locale deve essere considerato temporaneo e provvisorio. SALVA SUL DISCO LOCALE Dà la possibilità di salvare un record momentaneamente solo in locale sul proprio pc, da Catalogazione à Salva su disco locale. In locale si possono salvare fino a 999 record NEW dopodiché il sistema li sovrascrive automaticamente, per questo motivo questa modalità di lavoro non può rappresentare un sistema valido di archiviazione di record sul proprio PC23. Per recuperare il record salvato sarà necessario richiamarlo da Catalogazione à Apri record sul disco locale. Si apre cosi la lista dei record salvati. 23 Per archiviare i record in locale eventualmente servirsi del Rinomina su disco locale (operazione descritta più avanti) per dare un nuovo nome al file e continuare a gestirlo in locale. In ogni caso i record in locale possono essere duplicati, editati ed eliminati come gli altri. 22 Pagina 23 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione SALVA TUTTO SUL DISCO LOCALE Questa funzione permette di salvare le modifiche apportate a tutti i record aperti in quel momento. I record saranno salvati sul disco locale del tuo computer contemporaneamente. RINOMINA SUL DISCO LOCALE Rinomina sul disco locale permette di rinominare il file locale del record visualizzato nell'editor della Catalogazione. Questa operazione consente di modificare uno stesso record in varie sessioni di lavoro successive e di salvarlo più volte solo in locale. Da Catalogazione Rinomina su disco locale Da qui si apre il form per rinominare 23 Pagina 24 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Il record verrà salvato sul disco locale (sul pc) con il nuovo nome, ed è rintracciabile nella lista dei documenti salvati, in fondo alla lista degli record NEW. Per esempio: CREA BOZZA SU DISCO LOCALE Questa funzione permette di creare una bozza di catalogazione basata su un record aperto. Questa opzione può essere utile nel caso di tipologie di materiale ricorrente con le medesime caratteristiche. Si crea la nuova bozza dal menu Catalogazione à Crea bozza su disco locale. Viene richiesto un nome per il nuovo template, che verrà salvato C:\AL500\CATALOG\TEMPLATE sul tuo client. nella cartella: 24 Pagina 25 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione La bozza sarà così disponibile nell’elenco dei template accessibile da Catalogazione à Apri bozza di catalogazione, in coda agli altri template già presenti. Per esempio: La bozza inserita è nella lista dei template disponibili per il tuo pc, la ritroverai quindi solo sul tuo client. Per questo motivo la gestione dei template in locale è comunque sempre a carico dell’operatore in quanto strettamente legata alla singola postazione di lavoro24. ELIMINA BOZZA SU DISCO LOCALE Per eliminare la bozza creata recuperare il file in formato .mrc salvato sulla directory C:\AL500\CATALOG\TEMPLATE ed eliminarlo dalla cartella. ELIMINA I RECORD NEW* E’ possibile cancellare dal disco locale tutti i file NEW* dal menu Catalogazione àElimina i record NEW*. Viene richiesta conferma della cancellazione. Per salvare uno tra questi record è necessario rinominarlo prima, in modo che non risulti più come NEW*. Per rinominare il record, dal menu Catalogazione à Rinomina sul disco locale. 24 ATTENZIONE! Un’ avvertenza importante sui template riguarda gli aggiornamenti relativi agli adeguamenti agli standard. In questo caso, mentre i template comuni saranno aggiornati automaticamente dal SAB, sarà cura del catalogatore uniformare alle nuove regole il proprio template. 25 Pagina 26 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione 6. CATALOGAZIONE OFF-LINE L’opzione Catalogazione off-line consente di continuare a catalogare un record anche se non c’è la connessione col server centrale. E’ possibile attivare manualmente la modalità di catalogazione offline dal menu Catalogazione à Catalogazione off-line. Per disattivare la Catalogazione off-line, seleziona nuovamente l’opzione Catalogazione off-line dal menu Catalogazione. Lavorando fuori rete e’ possibile comunque attivare le funzioni come Aiuto sul campo e Apri scheda, dato che si basano su dati già scaricati sul tuo PC. Altre funzioni che dipendono dal server non saranno disponibili fino a quando la connessione col server non sarà ripristinata. Cosa fare quando torni on-line Aprire i record salvati in locale da Catalogazione à Apri record sul disco locale e dopo aver fatto i controlli necessari salvare sul server. 7. AUTHORITY La verifica dei legami con SBS1025 (database degli autori) è la terza fase del flusso di lavoro in catalogazione in Aleph 500. Il lavoro su SBS01 e SBS02 richiede infatti per quanto riguarda le responsabilità presenti nel documento sul quale si sta lavorando (campi 7xx) una serie di operazioni legate all’archivio di autorità SBS10. Ciascuna intestazione deve essere collegata necessariamente al relativo record di authority in SBS10, si dovrà quindi verificare l’esistenza della voce di autorità, selezionarla od eventualmente crearne una nuova quando questa non sia presente in archivio. CONTROLLA INTESTAZIONI NEL CATALOGO SBS10 Posizionarsi con il cursore sul campo 7xx ed usare il comando CTRL + F3 oppure da Azioni di Editing àRicerca le intestazioni nelle liste di un altro catalogo (Authority). Ti viene chiesto di selezionare il catalogo. 25 SBS10 è l’archivio delle intestazioni Autori di SBS ed è stato generato sulla base delle intestazioni presenti in SBS01 e SBS02. I record sono strutturati secondo un tracciato Unimarc-Authorities concordato con la Biblioteca nazionale di Firenze. 26 Pagina 27 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Dopo avere selezionato SBS10 si apre la finestra dalla quale selezionare l’intestazione: se la voce c’è selezionarla e dare OK se non c’è chiudere la finestra con X o con cancella, mai con Invio altrimenti si cattura l’intestazione della linea evidenziata. Con questa procedura la responsabilità verrà automaticamente legata alla voce di authority scelta. In questa finestra compaiono altri pulsanti: Vai a - Consente di spostarsi sul catalogo scorrendo l’indice; Espandi - Visualizza i record del database di authority legati a quella intestazione; 27 Pagina 28 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Vedi Doc - Visualizza i record bibliografici relativi alle intestazioni; Cancella - Elimina la stringa selezionata. GENERA NUOVO RECORD DI AUTHORITY (ITALIAN BUTTON) Nel caso che l’intestazione non sia presente nel database, dopo aver effettuato la verifica, che deve preventivamente sempre essere fatta, è consigliabile concludere la catalogazione del documento e salvare sul server. Procedere in seguito alla generazione del nuovo record di authority, dopo essersi posizionati sul campo 7xx dell’intestazione da creare, con Azioni di Editing àGenera nuovo record di authority. Tale funzione permette di creare automaticamente, a partire dai 7xx nel record, le voci di autorità 28 Pagina 29 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Si apre così la routine che genera in automatico l’intestazione: A questo punto in base al livello della pw si potrà concludere l’intestazione di authority o salvare il record così com’è con i campi obbligatori riempiti dalla routine (campo 100, campo 200, campo 801) segnalando poi il record all’operatore incaricato di concluderlo attraverso il TRIGGER (vedi più avanti). 29 Pagina 30 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione TRIGGER Un trigger è la segnalazione della necessità di eseguire un’operazione sul record cui si riferisce, serve in questo caso per segnalare all’operatore incaricato che il nuovo record di authority è stato creato ma è ancora incompleto. Per inviare un trigger, con il record di authority aperto in catalogazione selezionare il menu Azioni di Editing àTrigger dei record. Quando si apre il form selezionare Nuovo per attivare il pannello inferiore Dopo aver inserito le informazioni necessarie cliccare su Aggiorna per salvare il trigger. Per ogni nuovo record di autorithy non completo è obbligatorio fare i trigger. Periodicamente gli operatori incaricati modificheranno i record segnalati completandoli. 30 Pagina 31 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione 8. DAL RECORD BIBLIOGRAFICO ALLE FASI DI LAVORO SUCCESSIVE La quarta fase del lavoro di catalogazione è opzionale, prevede infatti operazioni diverse a seconda della tipologia di materiale e del contesto di lavoro. Riassumendo brevemente: · · · · · Nel caso di una monografia si passerà alla creazione della copia che viene effettuata dalla tab Copie. Qui verrà creato il record con tutte le notizie relative alla copia fisica presente in biblioteca ed i suoi dati amministrativi (n. inventario, ecc.). Per questa fase del lavoro si rimanda al manuale delle Copie. Nel caso di un periodico si creeranno sottoscrizione e fascicoli relativi. Dalla modalità Overview cliccare su Periodici tra i tasti alla destra del record per passare alla tab Periodici nel modulo delle Acquisizioni. Per il flusso di lavoro vedi il manuale dei Periodici di SBS. Se si devono creare ordini su questo stesso materiale dalla modalità Overview passare alla Tab degli Ordini cliccando su Ordini tra i tasti alla destra del record. Per il flusso di lavoro vedi il manuale SBS delle Acquisizioni. Se si deve procedere al prestito, dalla modalità Overview passare alla Circolazione cliccando sul tasto Circolazione tra i tasti alla destra del record, e trascinando automaticamente il record su questa tab. Per il flusso di lavoro vedi il manuale Circolazione di SBS. Se si ha una richiesta di prestito interbibliotecario passare al modulo ILL dalla modalità Overview da ILL. Per le procedure di invio delle richieste ILL si rimanda all’apposito manuale ILL di SBS. APPENDICE 1 TASTI FUNZIONE DI ALEPH 500 Comandi veloci da tastiera disponibili nella GUI della Catalogazione. La seguente tabella mostra i comandi da tastiera. Questi comandi possono essere personalizzati. Comando chiave Azione Ctrl+K Ctrl+W Ctrl+U Ctrl+C Ctrl+T Ctrl+D Ctrl+S Ctrl+X Ctrl+F5 Ctrl+R Ctrl+F7 Ctrl+N Attiva la tastiera Controlla campo Controlla record Copia Copia Campo Copia record Copia Sottocampo Taglia Cancella Campo Cancella Record Cancella Sottocampo Duplica Record 31 Pagina 32 di 33 Ctrl+F12 F1 F11 Ctrl+E F5 F6 F7 Ctrl+F Ctrl+A Ctrl+V Alt+T Alt+D Alt+S Ctrl+P Ctrl+Y Ctrl+L F3 Ctrl+F3 F4 Ctrl+F4 Ctrl+F8 Ctrl+M Ctrl+P F8 F2 F9 Ctrl+Z Ctrl+O SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione Inserisci modalità Testo Apre una guida rapida sul pannello su cui si è posizionati Inserisci valore Unicode Integra con la bozza di catalogazione Aggiungi campo (dalla lista) Nuovo campo (definito dall'utente) Aggiungi Sottocampo Apri scheda Apri bozza di catalogazione (template) Incolla Incolla campo Incolla record Incolla sottocampo Stampa Ripeti Salva su server e su disco locale Ricerca il contenuto del campo nelle liste del database corrente Ricerca il contenuto del campo nelle liste di un altro database Ricerca il contenuto del sottocampo nelle liste del database corrente Ricerca il contenuto del sottocampo nelle liste di un altro database Ricerca le opzioni di sottocampo. Consente di accedere e di catturare da elenchi controllati i contenuti per determinati sottocampi (101, 102, 210$a, 210$c, 952$f, BAS). Ordina il record Crea anteprima di stampa, e manda in stampa record su cui si opera Passa alla Tab Copie Passa alla Tab Record Passa alla finestra di ricerca Annulla comando Vedi in Web OPAC 32 Pagina 33 di 33 SAB - Manuale Aleph 500 v. 20 - Catalogazione APPENDICE 2 PUNTEGGIATURA La punteggiatura ISBD viene inserita automaticamente tuttavia ai fini della corretta indicizzazione è bene ricordare la necessità di inserire le doppie uncinate << >> quando ad inizio del titolo ci sia un articolo. L’esclusione dell’articolo tramite le doppie uncinate ha come scopo, di impostare un ordinamento corretto. Naturalmente si dovrà inserire all'interno delle doppie uncinate tutto ciò che si intende escludere dall'ordinamento alfabetico, quindi anche lo spazio successivo all’articolo. Nel caso di articolo con apostrofo invece non inserire lo spazio tra quest’ultimo e l’uncinata chiusa nella seguente forma: <<L’>>. Questa regola è valida per i seguenti campi e sottocampi: 200 $a (titolo proprio) su tutte le occorrenze, cioè se il $a viene ripetuto le uncinate andranno inserite anche nel secondo $a. 200 $c (Altro titolo proprio con indicazione di responsabilità diversa). 200 $i (Titolo dipendente). E’ necessario omettere dall'indicizzazione gli articoli (in tutte le lingue ed in tutte le forme) anche: dal sottocampo a del campo della serie (225 e 410); dai campi 4XX (traduzione di, tradotto come...) dai campi 5XX (varianti del titolo, titolo di copertina) insomma tutti quei campi in cui viene creato l'accesso al titolo da cui deve essere omesso l'articolo. Alcuni esempi: - articoli con l'apostrofo <<L'>>acqua (nessuno spazio nè dentro alle uncinate, nè dopo la chiusura delle uncinate); <<La >>storia (lo spazio è inserito prima della chiusura delle uncinate, non dopo); <<Der >>Tod in Venedig; <<L'>>importance de bien vivre. 33