Guida per l`utente di InTouch

Guida per l'utente di InTouch
BCM
Business Communications Manager
Stato del documento: Standard
Versione del documento: 01.01
Numero del documento: NN40170-102
Data: Ottobre 2009
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Sommario
3
Sommario
Capitolo 1
Introduzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Informazioni su InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Requisiti minimi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Prima esecuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Elementi dello schermo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Pannello di InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Barra degli strumenti di InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Menu di scelta rapida. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Visualizzazione chiamate attive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Capitolo 2
Configurazione dei contatti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Aggiunta e rimozione dei contatti dall'elenco dei contatti di InTouch . . . . . . . . . . . . . 15
Gestione dei contatti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Contatti principali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Ricerca dei contatti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Unione di contatti duplicati . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Gestione dei contatti di Outlook per mezzo di InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Capitolo 3
Visualizzazione delle presenze dei contatti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Informazioni BLF (Busy Lamp Field) tramite l'interfaccia BCM . . . . . . . . . . . . . . . 21
Ricerca nel Calendario di Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Presenza relativa a Skype in InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Presenza relativa a Skype in MSN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Capitolo 4
Utilizzo delle funzionalità di InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Funzionalità di e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Voci del calendario e appuntamenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Chiamate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Errori della finestra di chiamata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Modifica del comportamento di chiamata del numero telefonico . . . . . . . . . . . . . 28
Instant Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Chiamate perse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Opzioni di InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Guida per l’utente di InTouch
4
Sommario
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5
Capitolo 1
Introduzione
Questa sezione contiene informazioni sui seguenti argomenti:
•
•
•
•
“Informazioni su InTouch” a pagina 5
“Requisiti minimi” a pagina 5
“Prima esecuzione” a pagina 6
“Elementi dello schermo” a pagina 6
Informazioni su InTouch
InTouch è un'applicazione utente aggiuntiva per Outlook che viene eseguita su un PC basato
su Windows e integra Outlook, MSN e Skype con la gestione e il controllo chiamate BCM.
InTouch ottimizza le comunicazioni fornendo informazioni di presenza consolidate e presentando
svariate opzioni di comunicazione come voce, e-mail e/o Instant Messaging (IM).
InTouch riunisce le forme di comunicazione più diffuse fornendo un'interazione diretta ad accesso
rapido fra telefonia, e-mail, calendario e IM.
Requisiti minimi
Sistema operativo:
•
•
Windows XP Professional SP3
Windows Vista SP2 Business, Ultimate o Enterprise (32 O 64 bit)
.Net Framework:
•
Framework 3.5 Service Pack 1 – disponibile dal sito Web di Microsoft
Microsoft Outlook
•
•
•
2002 (XP)
2003
2007
Microsoft Exchange:
•
•
2000
2003
Skype (facoltativo):
•
3.8.0.188
MSN (facoltativo):
•
14.0
Guida per l'utente di InTouch
6
Capitolo 1 Introduzione
BCM:
•
•
BCM 50 Versione 5.0
BCM 450 Versione 5.0
Windows Installer:
•
Windows Installer 3.1
Requisiti hardware del PC client:
•
•
•
•
Processore da 1 GHz a 32 bit (x86) o a 64bit (x64)
1 GB di memoria di sistema
Almeno 20 MB di spazio disponibile per l'installazione e 10 MB di spazio disponibile
aggiuntivo per la configurazione e i dati di contatto nella cache. I requisiti di spazio per la
configurazione e la cache variano in funzione del numero di contatti da visualizzare.
Connessione di rete. Almeno 10Mb/s.
Prima esecuzione
Eseguendo InTouch per la prima volta, se si ha accesso a più di 1 NE viene richiesto di
selezionare l'NE da un elenco di NE configurati per l'utilizzo in BCM.
Se è disponibile un solo NE per l'utente, InTouch utilizzerà quell'NE automaticamente.
Se non è stato approvvigionato alcun NE, le funzioni di InTouch non sono disponibili.
Se si utilizza Skype, da Skype viene richiesto di abilitare l'accesso di Outlook.exe all'applicazione.
All'avvio iniziale, il pannello di InTouch non avrà alcun contatto elencato. Per ulteriori
informazioni sull'aggiunta di contatti al proprio elenco di contatti, vedere “Aggiunta e
rimozione dei contatti dall'elenco dei contatti di InTouch” a pagina 15.
Elementi dello schermo
L'interfaccia utente di InTouch è formata da diversi elementi. Gli elementi principali sono:
•
il pannello di InTouch: un riquadro a larghezza fissa che risiede sul lato destro di qualsiasi
pagina di Outlook - questa schermata è formata da diverse schermate secondarie
dimensionate automaticamente secondo le esigenze. Gli elementi secondari sono:
— Il pannello di ricerca.
— L'elenco dei contatti di InTouch. I contatti principali (definiti dall'utente) vengono
visualizzati all'inizio dell'elenco, seguiti da tutti gli altri contatti aggiunti da tutte le
fonti disponibili (Outlook, BCM, Skype e MSN).
— I riquadri delle chiamate.
Nota: il pannello di InTouch non può essere ridimensionato orizzontalmente ma
si ridimensiona automaticamente in verticale insieme alla finestra di Outlook.
Il pannello di InTouch non può essere chiuso. Per rimuovere il pannello di InTouch,
il plug-in deve essere disabilitato o disinstallato. Consultare la guida di Outlook per
le istruzioni sulla disabilitazione dei componenti aggiuntivi.
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Capitolo 1 Introduzione 7
•
•
•
La barra degli strumenti.
I menu di scelta rapida (clic con il pulsante destro del mouse o pop-up).
La finestra di dialogo Aggiungi contatti, utilizzata per aggiungere contatti dalle diverse
fonti di contatti al pannello di InTouch.
Pannello di InTouch
Il punto centrale di visualizzazione di InTouch è il pannello di InTouch, situato sul lato destro
della schermata di Outlook. La Figura 1"Pannello di InTouch" (pagina 8) mostra il pannello
di InTouch.
Guida per l'utente di InTouch
8
Capitolo 1 Introduzione
Figura 1 Pannello di InTouch
Tabella 1 Proprietà del pannello di InTouch
Variabile o nome di campo
Descrizione
Cerca
Immettere un nome di contatto
per cercare quel contatto.
Chiamate perse
Apre la schermata Chiamate perse.
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Capitolo 1 Introduzione 9
Tabella 1 Proprietà del pannello di InTouch
Variabile o nome di campo
Descrizione
Aggiungi contatto
Apre la schermata Aggiungi
contatto. Per ulteriori informazioni
sull'aggiunta di contatti, vedere
“Aggiunta e rimozione dei contatti
dall'elenco dei contatti di InTouch”
a pagina 15.
Contatti principali
Elenco dei Contatti principali
definiti dall'utente. I contatti
principali vengono visualizzati
all'inizio dell'elenco dei contatti e
hanno uno sfondo bianco. Tutti gli
altri contatti sono visualizzati di
seguito con uno sfondo azzurro.
Pannello chiamata attiva
(pannello inferiore)
Mostra le informazioni sulla
chiamata attiva. Viene visualizzato
solo quando è in corso una
chiamata.
Casella di composizione
Permette di chiamare i numeri
telefonici da InTouch immettendo
il numero e facendo clic sul
pulsante di connessione. I caratteri
validi includono numeri, *, # e
lettere. Le lettere vengono tradotte
nel loro equivalente numerico
basato sulle tastiere dei telefoni
standard.
Barra degli strumenti di InTouch
InTouch incorpora molte barre degli strumenti di Outlook. Le barre degli strumenti sono visibili
sulle visualizzazioni principali delle cartelle Posta, Calendario e Contatti, oltre alle seguenti
(a seconda della versione di Outlook):
•
•
Outlook 2002/2003 – singole voci dei contatti di posta e del calendario
Outlook 2007 - visualizzazione di lettura posta (visualizzazione di composizione nuova posta),
visualizzazione contatti e visualizzazione appuntamenti (non visualizzazione riunioni)
Le barre degli strumenti visualizzano tutte le informazioni e le attività disponibili per il contatto
associato all'elemento attualmente selezionato. Per le voci di e-mail, il contatto è il mittente
dell'e-mail. InTouch cerca di trovare un contatto InTouch corrispondente in base all'identificativo
univoco assegnato da Outlook o al primo contatto di InTouch con un indirizzo e-mail corrispondente.
Per contatti di Outlook è il contatto stesso, insieme ai dettagli di qualsiasi altro contatto che
potrebbe essere stato unito con quel contatto di Outlook. Per le voci di appuntamento che sono
state create pianificando una richiamata per mezzo di InTouch, è il contatto per cui è stata
pianificata la richiamata.
Guida per l'utente di InTouch
10
Capitolo 1 Introduzione
Figura 2 Barra degli strumenti di InTouch
Tabella 2 Proprietà della barra degli strumenti di InTouch
Variabile
Descrizione
Chiama
Chiama il contatto attraverso il BCM,
utilizzando Skype o una sessione di
conversazione vocale utilizzando
Skype o MSN.
Instant Messaging
Avvia una sessione di chat utilizzando
Skype o MSN.
E-mail
Avvia una e-mail vuota all'indirizzo
e-mail selezionato.
Programma una chiamata
Programma una chiamata a un numero
disponibile.
Inoltra alla segreteria telefonica
Invia alla segreteria telefonica le
chiamate all'NE (indicato sul ricevitore
se attivata con successo ).
Inoltra a
Inoltro dell'NE a un altro numero
preconfigurato o specifico (indicato sul
ricevitore se attivato con successo).
Annulla inoltro chiamata
Annulla l'inoltro delle chiamate dal
proprio NE (indicato sul ricevitore se
attivato con successo ).
Non disturbare
Abilita Non disturbare sul proprio NE
(indicato sullo stato di presenza
Ricevitore e Telefonia in fondo a
InTouch se attivato con successo)
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Capitolo 1 Introduzione 11
Menu di scelta rapida.
In diversi elementi operativi di InTouch è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse per
visualizzare informazioni su InTouch e attività.
Nota: i menu di scelta rapida non appaiono in BCM, Calendario di Outlook,
Skype o Presenza MSN.
Il menu di scelta rapida Email, contatto di Outlook e Appuntamento visualizzano un sottomenu
InTouch che contiene tutte le azioni disponibili per il contatto, basate sull'elemento su cui si è
fatto clic con il pulsante destro del mouse. Se non è stato possibile trovare alcuna azione
disponibile o contatto, la voce InTouch è disabilitata.
“Menu di scelta rapida” a pagina 11 mostra un esempio di menu di scelta rapida.
Figura 3 Menu di scelta rapida
Le azioni disponibili rientrano nelle categorie elencate di seguito – se non è disponibile alcuna
azione per una data categoria, per quella categoria non c'è alcun sottomenu.
Tabella 3 Proprietà del menu di scelta rapida
Variabile
Descrizione
Chiama
Chiama il contatto attraverso il BCM,
utilizzando Skype o una sessione di
conversazione vocale utilizzando
Skype o MSN.
Instant Messaging
Avvia una sessione di chat utilizzando
Skype o MSN.
Guida per l'utente di InTouch
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Capitolo 1 Introduzione
Tabella 3 Proprietà del menu di scelta rapida
Variabile
Descrizione
E-mail
Avvia una e-mail vuota all'indirizzo
e-mail selezionato.
Programma una chiamata
Programma una chiamata a un numero
disponibile.
Menu di scelta rapida per una voce di contatto
Su ogni voce di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail, identità Skype o MSN) è possibile
fare clic con il pulsante destro del mouse. Questo visualizza un menu di scelta rapida con le sole
azioni applicabili a quella voce.
“Menu di scelta rapida per una voce di contatto” a pagina 12 mostra un esempio di menu di
scelta rapida per una voce di contatto.
Figura 4 Menu di scelta rapida per una voce di contatto
Figura 5 Voce Skype
Figura 6 Voce MSN
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Capitolo 1 Introduzione 13
Figura 7 Voce e-mail
Figura 8 Voce numero telefonico
Figura 9 Voce telefono cellulare
Figura 10 Menu di scelta rapida per una chiamata persa
Visualizzazione chiamate attive
Le chiamate in entrata e in uscita vengono effettuate utilizzando InTouch o sul ricevitore sono
rappresentate da un piccolo pop-up di chiamata in fondo al pannello di InTouch. InTouch non
ha alcun limite interno per il numero delle finestre di chiamata visualizzabili, ma se vi sono più
di due chiamate sul telefono, InTouch visualizza una barra di scorrimento in fianco alle finestre
delle chiamate in modo da visualizzare solo due chiamate in un dato momento.
“Visualizzazione chiamata attiva” a pagina 14 mostra un esempio di visualizzazione di una
chiamata attiva.
Guida per l'utente di InTouch
14
Capitolo 1 Introduzione
Figura 11 Visualizzazione chiamata attiva
È possibile rispondere o terminare una chiamata telefonica o Skype, spedire un messaggio
e-mail, MSN o Skype, oppure richiamare il contatto dal pop-up della chiamata attiva.
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Capitolo 2
Configurazione dei contatti
Inizialmente, nell'elenco dei contatti di InTouch non appare alcun contatto e i contatti provenienti da
qualsiasi rubrica di contatti (ad esempio, dai contatti MSN, Skype, BCM o Outlook) non vengono
inclusi automaticamente. Nell'elenco dei contatti di InTouch è possibile aggiungere o rimuovere
contatti da qualsiasi rubrica di contatti.
I contatti vengono importati in InTouch dalle rubriche dei contatti, cioè dalle singole cartelle di
contatti delle applicazioni di origine. Skype, BCM e MSN hanno singolarmente una sola rubrica
dei contatti. Tuttavia, Outlook può averne una per ogni cartella denominata disponibile per
l'utilizzo nella rubrica di Outlook e una per l'Elenco indirizzi globale. InTouch utilizzerà l'elenco
dei provider della rubrica fornito da Outlook come base dei contatti di InTouch da Outlook.
Per impostazione predefinita questo elenco include solo l'Elenco indirizzi globale e la cartella
Contatti dall'archivio predefinito (generalmente, la propria cassetta postale sul server Exchange).
Per informazioni sull'aggiunta di una cartella di contatti alla rubrica di Outlook, fare riferimento
alla guida o documentazione per l'utente di Outlook.
Aggiunta e rimozione dei contatti dall'elenco dei contatti
di InTouch
Utilizzando InTouch, è possibile incorporare in un elenco i contatti da diverse fonti. Le fonti di
contatti disponibili includono:
•
•
•
•
•
•
Contatti di Outlook dalla propria cassetta postale o dalle cartelle personale e di archivio
attualmente aperte.
Active Directory attraverso l'Elenco indirizzi globale di Outlook fornito dal server Exchange.
Altre rubriche di Outlook come le cartelle pubbliche.
Contatti Skype
Contatti MSN
Altri utenti collegati al BCM.
I contatti vengono aggiunti a questo elenco per mezzo della finestra di dialogo "Aggiungi contatti".
Mentre i contatti vengono caricati, InTouch aggiorna continuamente l'elenco dei contatti di InTouch.
I contatti sono quindi disposti in ordine alfabetico.
Gli aggiornamenti ai contatti da un'altra piattaforma come Skype o Outlook che sono elencati
in InTouch saranno automaticamente rispecchiati in InTouch non appena sono disponibili le
informazioni. Ad esempio, le modifiche nei contatti Skype sono quasi istantanee, mentre i contatti
dell'Elenco indirizzi globale di Outlook richiederanno un riavvio di InTouch prima che le
modifiche siano acquisite.
Per aggiungere contatti da Skype o da MSN, è necessario eseguire l'applicazione e accedere
al proprio account.
Guida per l'utente di InTouch
16
Capitolo 2 Configurazione dei contatti
Aggiungere un contatto all'elenco dei contatti InTouch
1
Dal pannello di InTouch, fare clic su Aggiungi contatti. Appare la finestra di dialogo
Aggiungi contatti.
2
Dal menu a discesa Rubrica contatti, selezionare la fonte da cui si desidera importare
i contatti. Le opzioni disponibili comprendono:
3
a
Rubrica telefonica (BCM) - selezionata per impostazione predefinita
b
Ogni cartella di contatto che è stata resa disponibile per l'utilizzo come elenco indirizzi
di Outlook. Per impostazione predefinita c'è solo una cartella, ma ne possono essere
aggiunte altre. Ogni cartella disponibile ha una propria voce. La voce viene elencata
come “Nome cartella contatti (Nome archivio messaggi)”, ad esempio,
“Contatti (Cassetta postale – John Smith)”.
c
Elenco indirizzi globale
d
Contatti Skype (se disponibile)
e
Contatti MSN (se disponibile)
Nel campo di ricerca, immettere il nome, il nome utente o altre informazioni sui contatti per
cercare i contatti esistenti
OPPURE
Cercare manualmente il contatto dall'elenco.
4
Dall'elenco dei contatti, selezionare la casella di controllo "Contatti" se si desidera che
il contatto (o i contatti) siano inclusi nell'elenco dei contatti InTouch.
5
Fare clic su OK.
Per rimuovere un contatto dall'elenco dei contatti InTouch
1
Dall'elenco dei contatti InTouch, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto che
si desidera rimuovere.
2
Dal menu, selezionare Rimuovi. Il contatto viene rimosso dall'elenco. Se si rimuove
un contatto integrato, sono rimossi tutti i contatti che lo compongono.
Per rimuovere un contatto all'elenco dei contatti InTouch
utilizzando la finestra di dialogo Aggiungi contatti
1
Dal pannello di InTouch, fare clic su Aggiungi contatti. Appare la finestra di dialogo
Aggiungi contatti.
2
Dal menu a discesa Rubrica contatti, selezionare la fonte da cui si desidera importare
i contatti. Le opzioni disponibili comprendono:
a
Rubrica telefonica (BCM) - selezionata per impostazione predefinita
b
Ogni cartella di contatto che è stata resa disponibile per l'utilizzo come elenco indirizzi di
Outlook. Per impostazione predefinita c'è solo una cartella, ma ne possono essere aggiunte
altre. Ogni cartella disponibile ha una propria voce. La voce elencata come “Nome cartella
contatti (Nome archivio messaggi)”, ad esempio, “Contatti (Cassetta postale – John Smith)”.
c
Elenco indirizzi globale
d
Contatti Skype (se disponibile)
e
Contatti MSN (se disponibile)
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Capitolo 2 Configurazione dei contatti 17
3
Nel campo di ricerca, immettere il nome, il nome utente o altre informazioni sui contatti per
cercare i contatti esistenti
OPPURE
Cercare manualmente il contatto dall'elenco.
4
Dall'elenco dei contatti, deselezionare la casella di controllo "Contatti" se si desidera che
il contatto (o i contatti) siano rimossi dall'elenco dei contatti InTouch.
5
Fare clic su OK.
Gestione dei contatti
Una volta che sono stati aggiunti i contatti all'elenco dei contatti di InTouch, è possibile creare
il sottoelenco dei contatti principali, fondere i contatti duplicati, cercare un contatto specifico
nell'elenco dei contatti o visualizzare le informazioni sui contatti.
Contatti principali
Dopo avere aggiunto i contatti all'elenco dei contatti di InTouch, è possibile definire i contatti
specifici da includere nei contatti principali. I contatti principali vengono visualizzati in un
sottoelenco prima dei contatti normali, rendendone più facile e più rapido l'accesso, senza
alcuna necessità di ricerca. I contatti principali si distinguono dai contatti normali per il colore
dello sfondo. I contatti principali sono l'unico gruppo di contatti disponibile in InTouch.
Per rendere principale un contatto
1
Dal pannello di InTouch, selezionare il contatto che si desidera far diventare un
contatto principale.
2
Fare clic sul contatto con il pulsante destro del mouse. Appare un menu di scelta rapida.
3
Dal menu, selezionare "Rendi questo contatto principale". Il contatto viene spostato
nel sottoelenco Contatti principali e viene disposto in ordine alfabetico con gli altri
Contatti principali.
Per rimuovere un contatto dai Contatti principali
1
Dal pannello di InTouch, selezionare il contatto che si desidera far diventare un
contatto principale.
2
Fare clic sul contatto con il pulsante destro del mouse. Appare un menu di scelta rapida.
3
Dal menu, selezionare "Rendi questo contatto normale". Il contatto viene spostato
nell'elenco dei contatti normali e viene disposto in ordine alfabetico.
Ricerca dei contatti
Se si è costruito un grande elenco di contatti, è possibile utilizzare la funzione di ricerca per
trovare un contatto specifico senza dovere scorrere manualmente l'elenco dei contatti.
Guida per l'utente di InTouch
18
Capitolo 2 Configurazione dei contatti
Per cercare un contatto nell'elenco dei contatti
1
Immettere le informazioni del contatto che si desidera individuare nella casella Ricerca,
situata all'inizio del pannello di InTouch. Se sono stati trovati uno o più contatti
corrispondenti, questi vengono visualizzati nell'elenco dei contatti. se alla ricerca
corrisponde un contatto che fa parte di un contatto unito, viene restituito l'intero contatto
unito, non solo il sottocontatto corrispondente, Le informazioni cercate dipendono
dall'origine del contatto:
•
•
•
•
Outlook
— Nome
— Cognome
— Società (non visualizzata nei dettagli del contatto)
— Posizione (non visualizzata nei dettagli del contatto)
— Indirizzo e-mail 1, 2 e 3
— Numeri di telefono
BCM
— NE
— Nome visualizzato
Skype
— Nome Skype
— Telefono ufficio
— Telefono mobile
MSN
— Nome di accesso (Indirizzo e-mail)
— Nome
Unione di contatti duplicati
Quando vengono elencati più contatti da diverse origini, è probabile che appaiano voci duplicate.
Ad esempio, un contatto potrebbe essere nell'Active Directory di Outlook e nella rubrica di Skype.
I duplicati possono essere uniti in una singola voce.
Per unire un contatto duplicato
1
Cercare la voce duplicata utilizzando la casella Ricerca.
2
Selezionare il contatto da fondere.
3
Trascinare il contatto in testa alla voce con cui lo si desidera unire. Appare la schermata
Associa contatti.
4
Dalla schermata Associa contatti, specificare Nome, Cognome e Alias (nome visualizzato)
del contatto.
5
Se non si desidera che il contatto unito sia un contatto principale, deselezionare la casella di
controllo Contatto principale.
6
Fare clic su Unisci per fondere i contatti.
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Capitolo 2 Configurazione dei contatti 19
Per rinominare un contatto unito
Nota: questa procedura modifica solo il nome del contatto combinato.
InTouch non rinomina i singoli contatti/originali.
1
Cercare la voce duplicata utilizzando la casella Ricerca.
2
Selezionare il contatto che si desidera rinominare.
3
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto. Appare il menu di scelta rapida.
4
Selezionare Rinomina contatto combinato dal menu.
5
Immettere il nuovo nome.
6
Fare clic su OK.
Per separare un contatto unito
1
Cercare il contatto unito utilizzando la casella Ricerca.
2
Selezionare il contatto da suddividere nei singoli contatti.
3
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto. Appare il menu di scelta rapida.
4
Selezionare Rinomina contatto combinato dal menu.
5
Fare clic su OK. Il contatto viene suddiviso nei contatti originali. I contatti suddivisi
mantengono il loro stato originale di contatto principale/normale.
Gestione dei contatti di Outlook per mezzo di InTouch
I contatti di Outlook possono essere creati e modificati direttamente da InTouch. È possibile
selezionare una cartella dei contatti di Outlook (escludendo L'Elenco indirizzi globale) nella
finestra di dialogo "Aggiungi contatti" e creare in Outlook un nuovo contatto che sarà
automaticamente incluso nell'elenco dei contatti di InTouch. È quindi possibile fondere questo
contatto o contrassegnarlo come principale.
Se si cerca di aggiungere da InTouch un contatto di Outlook esistente, Outlook segnala che
il contatto esiste già e presenta l'opzione per aggiornarlo. Facendo clic su Sì il contatto viene
aggiornato in Outlook, ma non viene aggiunto all'elenco dei contatti di InTouch.
Per creare un nuovo contatto di Outlook attraverso InTouch
1
Dal pannello di InTouch, fare clic su Aggiungi contatti. Appare la finestra di dialogo
Aggiungi contatti.
2
Dall'elenco a discesa Rubrica contatti, selezionare la cartella dei contatti di Outlook in cui si
desidera aggiungere il nuovo contatto.
3
Immettere le informazioni sul contatto.
4
Fare clic su OK.
Guida per l'utente di InTouch
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Capitolo 2 Configurazione dei contatti
Per modificare un contatto di Outlook dall'elenco dei contatti
InTouch
1
Dall'elenco dei contatti InTouch, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto che
si desidera modificare.
2
Dal menu, selezionare Modifica. Appare la finestra di dialogo dei contatti di Outlook.
3
Effettuare le modifiche richieste.
4
Fare clic su Salva e chiudi. InTouch applica automaticamente le modifiche al contatto.
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Capitolo 3
Visualizzazione delle presenze dei contatti
Utilizzando InTouch, è possibile vedere l'attuale disponibilità dei contatti, a seconda del tipo di
contatto (e-mail, IM o telefono).
InTouch divide le presenze in:
•
•
•
•
•
•
Informazioni BLF (Busy Lamp Field) tramite l'interfaccia BCM LAN CTE
Ricerca nel Calendario di Outlook
Presenza relativa a Skype in InTouch
Presenza relativa a MSN in InTouch
“Invio” presenza BCM BLF a Skype da InTouch
“Invio” presenza BCM BLF a MSN da InTouch
Le informazioni su BCM BLF sono limitate allo stato delle chiamate e ai dettagli di deviazione.
I dettagli delle chiamate (ad esempio, id o nome chiamante) non verranno visualizzati. La disponibilità
del calendario di Outlook è limitata allo stato di occupato (Occupato o Fuori ufficio) e alla durata.
Questi indicatori di presenza sono aggiornati automaticamente in base alla relativa origine.
Non sono configurati direttamente dall'utente ma riflettono le informazioni fornite dal contatto,
ad esempio chiamate telefoniche, appuntamenti, stato Skype e MSN.
Informazioni BLF (Busy Lamp Field) tramite l'interfaccia BCM
Ci sono 4 stati di telefonia visualizzati, Libero, Occupato (include suoneria attiva, chiamata in
corso e attesa di chiamata), Non disturbare e Informazioni non disponibili.
Lo stato Informazioni non disponibili può essere riscontrato all'avvio in quanto le linee BCM
vengono interrogate per conoscerne lo stato iniziale o sulle linee telefoniche software in cui il
telefono software non è funzionante/collegato al BCM.
L'indicazione di inoltro chiamata non è disponibile.
Ricerca nel Calendario di Outlook
InTouch esamina i calendari dei contatti principali che hanno origine dall'Elenco indirizzi globale
di Exchange. Le informazioni vengono aggiornate ogni 5 minuti.
Questa funzionalità richiede che il contatto di cui si esamina il calendario abbia consentito
l'accesso a chi esegue la ricerca (o al gruppi a cui appartiene).
Dopo aver abilitato la ricerca nel Calendario di Outlook, vengono visualizzati due stati:
•
•
In riunione – spostare il cursore per visualizzare la durata della riunione – questa funzione ha
un'importanza speciale perché gli utenti possano prendere la decisione migliore in base al
livello supplementare di informazioni fornite.
Fuori ufficio – spostare cursore per visualizzare l'ora /data di rientro – rivela l'ora e la data del
ritorno previsto.
Guida per l'utente di InTouch
22
Capitolo 3 Visualizzazione delle presenze dei contatti
Gli stati di presenza Outlook e BCM vengono quindi combinati in un indicatore come segue:
Tabella 4 Stati di presenza Outlook e BCM
Stato di Outlook
Nessuna
presenza BCM
Inattivo/Nessuna
informazione dal
calendario
Occupato
Icona blu - nessuna
immagine di telefono
Icona gialla - nessuna
immagine di telefono
Fuori ufficio
Pausa
Occupato
Non disturbare
Fuori ufficio è un
indicatore nero
indipendentemente
dallo stato del
telefono
Informazioni non
disponibili
Per controllare lo stato di un contatto utilizzando l'esame del Calendario
di Outlook
1
In Outlook, sul PC dell'utente da esaminare, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla
cartella Calendario.
2
Selezionare Proprietà.
3
Selezionare la scheda Autorizzazioni.
4
Impostare le autorizzazioni Predefinita e Anonimo a Revisore.
Presenza relativa a Skype in InTouch
Nel caso in cui un account Skype (rappresentato nella schermata InTouch attuale) cambia il
proprio stato di presenza, la relativa icona di Skype viene visualizzata in InTouch.
InTouch utilizza le icone di Skype secondo la versione 4 di Skype.
Se Skype viene chiuso, InTouch continua a visualizzare gli ultimi dettagli osservati del
contatto ma non visualizza più l'indicatore di presenza appropriato per ogni contatto Skype.
Quando Skype ritorna in linea, InTouch aggiorna le relative presenze.
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Capitolo 3 Visualizzazione delle presenze dei contatti 23
Tabella 5 Traduzione da stato di InTouch a stato di Skype
Presenza InTouch
Presenza Skype
Chiamata in corso/Suoneria attiva/
Attesa chiamata
Non disponibile
In riunione
Non disponibile
Fuori ufficio
Non al computer
Nota: se l'utente Skype imposta il proprio stato a Offline/Invisibile
InTouch non ne aggiorna lo stato.
Nota: poiché InTouch accede al calendario degli utenti e invia le
informazioni agli utenti che possiedono il contatto Skype , le autorizzazioni
per il calendario basate su Exchange non hanno alcuna influenza.
Presenza relativa a Skype in MSN
Nel caso in cui un account MSN (rappresentato nella schermata InTouch attuale) cambia il
proprio stato di presenza, la relativa icona di MSN viene visualizzata in InTouch.
Se Windows Live Messenger viene chiuso, InTouch continua a visualizzare gli ultimi dettagli
osservati del contatto ma non visualizza più l'indicatore di presenza appropriato per ogni
contatto MSN. Quando MSN ritorna in linea, InTouch aggiorna le relative presenze.
Tabella 6 Traduzione da stato di InTouch a stato di MSN
Presenza InTouch
Presenza Windows Live Messenger
Chiamata in corso/Suoneria attiva/
Attesa chiamata
Occupato
In riunione
Occupato
Fuori ufficio
Non al computer
Nota: se l'utente MSN imposta il proprio stato a Offline/Invisibile InTouch
non ne aggiorna lo stato.
Nota: poiché InTouch accede al calendario degli utenti e invia le
informazioni agli utenti che possiedono il contatto MSN, le autorizzazioni
per il calendario basate su Exchange non hanno alcuna influenza.
Guida per l'utente di InTouch
24
Capitolo 3 Visualizzazione delle presenze dei contatti
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25
Capitolo 4
Utilizzo delle funzionalità di InTouch
Questo capitolo descrive come utilizzare le diverse funzionalità disponibili in InTouch.
•
•
•
•
•
•
Funzionalità di e-mail (pagina 25)
Voci del calendario e appuntamenti (pagina 25)
Chiamate (pagina 26)
Instant Messaging (pagina 28)
Chiamate perse (pagina 28)
Opzioni di InTouch (pagina 29)
Funzionalità di e-mail
InTouch non cambia in alcun modo l'utilizzo tradizionale dell'e-mail di Outlook. Tuttavia,
aggiunge nuove considerevoli possibilità. È possibile evidenziare una e-mail da uno dei contatti,
fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa e scegliere da un elenco un'opzione per
mettersi in comunicazione con il contatto. Le scelte sono (presumendo che le informazioni
siano disponibili):
•
•
•
•
Chiama… Telefona al contatto – viene visualizzato un elenco di numeri noti.
Messaggio istantaneo… avvia una chat Instant Messaging con il contatto utilizzando Skype o MSN.
E-mail… E-mail al contatto – avvia una nuova e-mail all'indirizzo.
Richiama il contatto – inserisce un promemoria nel Calendario Outlook e verrà visualizzato un
pop-up al momento della richiamata. Le opzioni disponibili comprendono 5 minuti, 10 minuti,
15 minuti, 30 minuti, 1 ora o "seleziona" per immettere manualmente l'ora e la data.
Alternativamente, è possibile anche mettersi in comunicazione con il contatto con qualsiasi
metodo disponibile evidenziando l'e-mail e quindi selezionando il pulsante appropriato sulla barra
degli strumenti.
Voci del calendario e appuntamenti
InTouch esamina a intervalli di 5 minuti il Calendario Outlook dei contatti principali di InTouch
che sono o includono un contatto di Outlook.
InTouch può essere utilizzato per disporre a una chiamata di promemoria pianificata nel calendario
dell'utente. Queste chiamate di promemoria sono attivate da un pop-up di chiamata sullo schermo.
Facendo clic sul pulsante "Richiama", l'utente imposta un promemoria di richiamata nel proprio
calendario Outlook. I promemoria di richiamata possono anche essere pianificati in qualsiasi
momento da qualsiasi menu di scelta rapida di InTouch o dalla barra degli strumenti di InTouch
per qualsiasi contatto che ha uno o più numeri di telefono.
Guida per l'utente di InTouch
26
Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch
Per programmare una richiamata
1
Dal pop-up dello schermo di chiamata, fare clic su Richiama. Appare la schermata
Richiama con il nome e il numero di telefono del contatto compilati.
2
Selezionare l'intervallo Richiama fra
OPPURE
Immettere la data e l'ora in cui richiamare il contatto nel campo Richiama di.
3
Immettere l'oggetto della chiamata. Questo è il titolo dell'evento del calendario.
4
Fare clic su Chiamata programmata aggiungere la notifica al calendario di Outlook.
Quando si fa doppio clic sull'evento nel calendario, viene aperta una normale finestra di
appuntamento Outlook con la barra degli strumenti di InTouch.
Chiamate
Attraverso il pannello di InTouch è possibile chiamare qualsiasi contatto. Esistono molti modi
per chiamare i contatti per mezzo di InTouch:
•
•
•
•
•
•
Fare doppio clic sul numero richiesto dopo avere espanso la voce nei "Contatti principali".
Fare clic con il pulsante destro del mouse su una e-mail e selezionare il numero di
telefono richiesto così com'è visualizzato.
Fare clic su “Componi” dallo schermo pop-up del promemoria di richiamata.
Eseguire una ricerca e fare clic sul numero richiesto dopo avere espanso la voce
del contatto.
Scorrere in basso le voci della rubrica sotto i “Contatti principali” e fare clic sul numero
richiesto dopo avere espanso la voce.
Immettere il numero nella casella di chiamata e fare clic su Componi.
Se una chiamata in uscita non riesce, il pop-up di chiamata viene automaticamente rilasciato
quando termina la chiamata. La Tabella 7 descrive le funzioni disponibili dalla finestra Chiama.
Tabella 7 Funzioni della finestra Chiama
Funzione
Descrizione
Risposta
Disponibile solo per chiamate in entrata,
con suoneria che squilla. Risponde alla
chiamata sul ricevitore, vivavoce o cuffia
auricolare come appropriato. Premendo
il tasto di risposta mentre c'è un'altra
chiamata in corso, quella chiamata
viene messa in attesa prima di
rispondere alla nuova chiamata.
Riaggancia
Disponibile solo quando la chiamata è
connessa o non è stato ancora risposto
a una chiamata in uscita.
Termina la chiamata corrente.
In attesa
Disponibile solo per le chiamate
connesse. Mette in attesa la chiamata.
Cambia nel pulsante Termina attesa
quando la chiamata è in attesa.
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Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch 27
Tabella 7 Funzioni della finestra Chiama
Funzione
Descrizione
Termina attesa
Disponibile solo per le chiamate in attesa.
Termina l'attesa della chiamata.
Premendo il tasto di termine attesa mentre
c'è un'altra chiamata in corso, quella
chiamata viene messa in attesa prima di
terminare l'attesa di questa chiamata.
Skype
Disponibile solo se il contatto ha uno o
più contatti Skype associati e l'utente
esegue Skype.
Avvia conversazione in modo testo con
il contatto.
MSN
Disponibile solo se il contatto ha uno o
più contatti MSN associati e l'utente
esegue MSN.
Avvia conversazione in modo testo con
il contatto.
E-mail
Disponibile solo se il contatto ha un
indirizzo e-mail associato ad esso. Avvia
un nuovo messaggio e-mail al primo
indirizzo e-mail trovato per il contatto
Richiama
Disponibile solo se il contatto ha un
numero telefonico associato ad esso.
Permette all'utente di specificare quando
pianificare il promemoria di richiamata e
immettere un oggetto per il promemoria.
Errori della finestra di chiamata
Se una qualunque delle funzioni di gestione chiamata non funziona, all'utente appare un messaggio.
Il messaggio di errore include un'interpretazione del codice di errore LAN CTE.
Gli scenari di malfunzionamento sono:
•
•
•
Richiamati dall'utente:
— Risposta
— In attesa
— Termina attesa
— Riaggancia
— Esegui chiamata
Dalla barra degli strumenti
— Imposta trasferimento di chiamata
— Annulla trasferimento di chiamata
— Commuta Non disturbare
Richiamati dal software (attivati da eventi Chiamata in corso LAN CTE)
— Richiesta informazioni chiamata
BCM potrebbe in alcune occasioni interrompere una sessione di InTouch, nel qual caso viene
visualizzato il messaggio d'errore "Ness. acquisizione" sulla vista della chiamata. La chiamata
per cui è stata interrotta la sessione continua in modo normale, ma InTouch perde il controllo su
di essa. La vista della chiamata viene quindi rilasciata.
Guida per l'utente di InTouch
28
Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch
Modifica del comportamento di chiamata del numero telefonico
È possibile modificare il comportamento di chiamata prevalente del numero telefonico:
•
•
•
•
Configurazioni in cui la lunghezza del piano di chiamata Privato è uguale alla lunghezza
PSTN in cifre.
Configurazioni in cui entrambi il piano di chiamata tra le società e il piano di chiamata
locale regolare esterno hanno 7 cifre.
Configurazioni con piani di chiamata tra le società di X cifre, che tuttavia hanno un codice
di accesso diverso in funzione del percorso richiesto (8xxxx per le chiamate PRI e 7xxxx
per le chiamate IP).
Configurazioni in cui i contatti di chiamata privati sono stati immessi nelle rubriche
indirizzi di Outlook.
Ad esempio, se un piano di chiamata interaziendale utilizza il prefisso 6 per le chiamate esterne
e il prefisso 613 per le chiamate a 10 cifre e si immette un numero di chiamata privato di 7 cifre,
Outlook aggiunge automaticamente (613) al prefisso. In questo caso, è possibile modificare il
contatto InTouch in modo da sostituire 9 613 XXX XXXX con 6XXXXXXX.
È possibile modificare manualmente le impostazioni in Windows sotto Pannello di controllo >
Opzioni modem e telefono per:
•
•
Configurazioni in cui viene utilizzato un prefisso di chiamata interaziendale per le chiamate
interurbane invece del prefisso di chiamata esterna in uscita.
Aree in cui sono richieste regole per il prefisso per la connessione ai numeri in un'area con
lo stesso prefisso.
Instant Messaging
InTouch non incorpora le funzioni Instant Messaging direttamente al proprio interno. Invece,
gli utenti possono avviare una sessione di chat instant messaging utilizzando Skype o MSN
(secondo i casi) per mezzo dei menu di scelta rapida di InTouch e/o delle barre degli strumenti
di InTouch per i contatti che hanno un account Skype o MSN associato ed essi.
Per avviare una sessione di chat Skype o MSN con un contatto
1
Selezionare il contatto a cui si desidera inviare un messaggio dal pannello di InTouch.
2
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto per aprire il menu di scelta rapida.
3
Selezionare Chat: <Nome utente Skype> o Chat: <Nome utente MSN> per aprire una
nuova finestra di chat con il contatto.
Chiamate perse
In testa al pannello di InTouch Panel c'è un pulsante "Chiamate perse". Se l'utente ha perso
qualsiasi chiamata mentre InTouch era in esecuzione, il pulsante è evidenziato in arancione e il
numero delle chiamate perse viene visualizzato nell'intestazione del pulsante. Facendo clic sul
pulsante viene visualizzato un elenco delle chiamate che comprende la registrazione dell'ora,
il numero telefonico e, se disponibili, i dettagli del contatto corrispondente. Il numero di
chiamate perse presentato sul pulsante Chiamate perse rispecchia il numero di chiamate che
sono state perse da quando l'utente ha visualizzato l'elenco Chiamate perse per l'ultima volta.
Quando si visualizza l'elenco delle chiamate perse, il pulsante "Chiamate perse" diventa
"Contatti". Facendo clic su questo pulsante, l'utente torna all'elenco dei contatti di InTouch.
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Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch 29
Facendo clic con il pulsante destro del mouse su una chiamata persa, la voce rivelerà altri dati
noti sul chiamante, ad esempio il numero di cella, l'indirizzo e-mail e così via. Facendo doppio
clic sul numero perso verrà avviata una chiamata al numero da cui era stata persa la chiamata.
Nota: le chiamate perse sono registrate solo mentre InTouch è in esecuzione.
Le chiamate effettuate dall'utente e le chiamate a cui l'utente ha risposto,
cioè non perse, non sono registrate.
Opzioni di InTouch
Quando si è installato InTouch su un PC, viene visualizzata una nuova scheda Opzioni di
InTouch nella schermata Opzioni di Outlook. La figura “Opzioni di InTouch” a pagina 29
mostra la schermata Opzioni di InTouch.
Figura 12 Opzioni di InTouch
Guida per l'utente di InTouch
30
Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch
Tabella 8 Descrizione delle opzioni di InTouch
Variabile
Definizione
Registrazione estesa
Selezionare per abilitare la registrazione
estesa dei messaggi di InTouch (per
impostazione predefinita è deselezionata).
Lingua
Selezionare la lingua visualizzata per i
componenti di InTouch.
Interno
Imposta il numero della rubrica che
InTouch dovrebbe utilizzare per
controllare la chiamata. È possibile
selezionarne solo uno basato su NE
nell'elenco NE BCM fornito.
Numero segreteria telefonica
Numero utilizzato dalla funzione Inoltra
alla segreteria telefonica.
Imposta destinatari inoltro
Apre la schermata Destinatari inoltro.
Chiamate interaziendali
Abilita o disabilita le chiamate
interaziendali.
Lunghezza numero interaziendale
Immettere la lunghezza del numero di
chiamata interaziendale. I numeri di
telefono con un numero di cifre minore
della lunghezza specificata sono
composti come numeri interni. I numeri di
telefono la cui lunghezza corrisponde alla
lunghezza specificata sono composti con
prefissi interaziendali. La lunghezza di un
numero di telefono interaziendale deve
essere maggiore dei numeri interni.
Prefisso di chiamata interaziendale
Immettere il prefisso di chiamata
interaziendale da utilizzare per le
chiamate interaziendali. Per impostazione
predefinita, i numeri di telefono con un
numero di cifre minore della lunghezza
specificata sono composti come numeri
interni. I numeri di telefono la cui
lunghezza corrisponde alla lunghezza
specificata sono composti con il prefisso.
I numeri di telefono che superano la
lunghezza specificata sono passati alla
funzione di traduzione Windows TAPI in
modo da prepararli per la connessione. La
configurazione TAPI di base può essere
creata utilizzando la configurazione
guidata di InTouch. Le regole di chiamata
più complesse devono essere gestite
manualmente
Imposta destinatari inoltro
La schermata Destinatari inoltro permette di configurare le destinazioni di Inoltro chiamata.
I nomi e i numeri immessi in questa schermata vengono visualizzati nel menu "Inoltra a..."
del pannello principale di InTouch. La figura mostra un esempio della schermata Imposta
destinatari inoltro.
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Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch 31
Figura 13 Schermata Destinatari inoltro
È possibile aggiungere fino a 49 destinazioni di inoltro. InTouch non convalida i numeri immessi
in questo elenco, ma i numeri che non sembrano essere NE sono tradotti in un indirizzo valido
prima di impostare l'inoltro di chiamata (ad esempio, al numero viene anteposto il prefisso di
chiamata esterna).
Nota: le impostazioni di inoltro chiamata di BCM ignorano le azioni di inoltro
chiamata. Se un utente/NE è configurato in modo da disabilitare l'inoltro della
chiamata a numeri esterni, facendo clic sulla voce “Inoltra a <numero esterno>”
non si otterrà alcun effetto.
Guida per l'utente di InTouch
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Capitolo 4 Utilizzo delle funzionalità di InTouch
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