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DELING O M Automatizzazione e accelerazione del cambiamento aziendale. MODULE • Definizione del budget annuale e pianificazione del numero di dipendenti • Riorganizzazioni interne • Riduzione della forza lavoro • Fusioni e acquisizioni • Pianificazione strategica e a lungo termine della forza lavoro Modellazione della struttura aziendale: il futuro della vostra organizzazione dipende da lei. La modellazione ESèSun processo che è necessario GR effettuare regolarmente per definire la direzione CC IO TE ITY S U azienda dovrà seguire.INTalvolta denominata anche creazione di scenari "what if" o che la propria N DELING MO definizione di una strategia, la modellazione richiede in ogni caso un investimento in tempo e risorse per facilitare la creazione di una leadership ponderata. Ponendosi la domanda "Cosa accadrebbe se…?" in relazione a diversi fattori che scatenano eventi è possibile risparmiare tempo, definire MODULE con efficacia i budget, limitare il rischio, aumentare la produttività, ridurre i costi, allineare meglio MODULE MODULE strategie e obiettivi, velocizzare le opportunità di crescita e persino tenere traccia del talento che si spera di sottrarre a un concorrente. La modellazione è utile non solo per fusioni, acquisizioni e riduzioni della forza lavoro (RIF, Reduction in Force), in quanto la pianificazione degli scenari della forza lavoro durante le revisioni annuali del budget, consente anche di programmare il numero di dipendenti, creare proiezioni dei costi e nuove posizioni, avviare nuove unità aziendali (ad esempio negozi al dettaglio), creare piani strategici a lungo termine in risposta a eventi esterni o valutare la profondità della struttura organizzativa. Aquire offre l'alternativa necessaria a rendere la modellazione un processo produttivo e orientato alla soluzione. Il modulo di modellazione consente infatti di sostituire l'utilizzo di più fogli di calcolo e di documenti non protetti, contenenti informazioni obsolete, con una soluzione sicura e collaborativa che permette di visualizzare la struttura effettiva e pianificata dell'azienda con i dati sulla forza lavoro più aggiornati. Chiedersi "Cosa accadrebbe se…?" è semplice, ma come rispondere? Con il nuovo modulo di modellazione di OrgPublisher Aquire è possibile creare facilmente diversi scenari in un ambiente protetto e collaborativo. Utilizzando la nota interfaccia basata su organigrammi di OrgPublisher, più utenti possono creare, visualizzare e analizzare diversi piani della forza lavoro per tenere il passo con il cambiamento aziendale e guardare al futuro. Le modifiche vengono riepilogate on-demand in rapporti sulle modifiche dettagliati che semplificano la visualizzazione degli effetti dei possibili scenari. Inoltre, i dati operativi del modulo vengono aggiornati su base giornaliera, mentre i piani vengono memorizzati in modo protetto in una posizione centrale, assicurando che i modelli vengano aggiornati di pari passo con le modifiche organizzative per riflettere continuamente gli scenari attuabili. Cosa accadrebbe se … si disponesse di un organigramma virtuale che consente di esaminare più scenari? Con il modulo di modellazione ora è a vostra disposizione. Questo modulo consente infatti di creare rapidamente ambienti di modellazione per qualsiasi iniziativa, che si tratti della definizione del budget annuale o di una complessa operazione di fusione. Una volta creati gli ambienti, è possibile avviare il modulo di modellazione e iniziare a sperimentare lo scenario desiderato in una copia dell'organigramma dell'azienda. Un dashboard intuitivo consente di tenere traccia delle metriche chiave e del grado di avanzamento verso gli obiettivi stabiliti oltre che di perfezionare contemporaneamente il piano. È inoltre possibile collaborare con altri utenti o sperimentare un'idea individualmente. Le impostazioni di protezione di ciascun utente consentono di determinare le parti dell'organigramma a cui un utente può accedere, permettendogli di concentrarsi solo sulle aree di responsabilità all'interno del piano, mentre le persone incaricate di prendere l'iniziativa possono visualizzare il quadro completo con tutti i dettagli. La visualizzazione di una riorganizzazione sarà semplice quando è possibile trascinare singoli dipendenti, posizioni o interi reparti in nuove posizioni e visualizzare immediatamente i risultati delle modifiche proposte all'interno di dashboard di facile lettura, in rapporti delle modifiche dettagliati e nello stesso organigramma rivisto. È anche possibile sperimentare e confrontare più scenari "what if" per giungere alla soluzione ottimale. Il tutto mentre le regole aziendali definite consentono di mantenere le modifiche in linea con le politiche aziendali. La sicurezza è un requisito da cui non si può prescindere. Perché allora inviare tramite e-mail i documenti riservati? Le aziende devono essere particolarmente attente alla protezione della pianificazione di scenari riservati. Se un'azienda sta pianificando un'acquisizione o attuando una riduzione della forza lavoro sicuramente non desidera la divulgazione di informazioni e di piani non autorizzati che potrebbe causare danni di notevole entità o, nel caso delle società a capitale azionario diffuso, influenzare negativamente il prezzo delle azioni. Inviare tramite e-mail i fogli di calcolo o tentare di conservarne una copia cartacea in un archivio è una misura semplicemente insufficiente. Il miglior modo di affrontare questo tipo di evento è adottare il massimo livello di protezione. Il modulo di modellazione consente di impostare i livelli di protezione appropriati affinché solo gli utenti autorizzati possano accedere alle informazioni che hanno bisogno di vedere ed elaborare. Senza la necessità di conservare i documenti di più piani per livelli di accesso in visualizzazione differenti, quindi tentando di integrare i documenti con coesione, sarà possibile velocizzare la comunicazione e i processi decisionali. Inoltre, se si desidera il massimo livello di protezione, Aquire è in grado di ospitare il modulo di modellazione sui propri server, rendendo impossibile qualsiasi violazione della protezione del reparto IT dell'azienda. Il piano finale verrà reso noto al pubblico solo quando il team lo riterrà pronto. È il momento di definire il budget: siete pronti per la riorganizzazione annuale? Sebbene non se ne sia spesso consapevoli, ogni volta che un'azienda definisce il budget, esegue una piccola (o talvolta grande) riorganizzazione. Una volta che il reparto finanziario ha realizzato il piano globale, i manager devono analizzare il numero di subordinati diretti per determinare le modifiche necessarie per adeguarsi al piano. Tali modifiche possono richiedere la riduzione del numero di dipendenti oppure la creazione di nuove posizioni. Visualizzazione delle metriche delle prestazioni in un dashboard È possibile confrontare le metriche attuali con le metriche obiettivo in un organigramma con codifica a colori che evidenzia eventuali discrepanze che superano i livello di tolleranza accettabili. Grazie al modulo di modellazione quest'anno è possibile visualizzare in pochi minuti l'organigramma attuale o proposto di ciascun reparto. L'analisi e il monitoraggio del numero di dipendenti è di vitale importanza per la creazione e la copertura delle posizioni. Le informazioni relative all'impatto sugli stipendi e sul numero di dipendenti sono riepilogate in modo semplice in un rapporto sulle modifiche che è possibile visualizzare dopo ogni singolo cambiamento. Sarà subito possibile sapere quanto costerebbe, ad esempio, assumere due nuovi specialisti senza la necessità di eseguire complessi calcoli al di fuori del sistema. Sarà sufficiente creare il rapporto sulle modifiche e presentarlo al reparto finanziario. È inoltre possibile utilizzare il modulo di modellazione per gestire e monitorare se e quando tali posizioni sono coperte oltre che per eseguire la verifica costante del budget al fine di sapere se il reparto presenta un numero di dipendenti superiore o inferiore a quello pianificato. Qual è la profondità della struttura della vostra azienda? Prima di analizzare la richiesta di personale da parte di un determinato reparto, è sempre opportuno dare uno sguardo all'intera struttura dell'azienda per vedere se è troppo piatta o magari troppo profonda. È possibile sfruttare questa opportunità che si presenta ogni anno per riesaminare la struttura e valutare se l'azienda potrebbe utilizzare alcuni livelli in un punto o in un altro. È possibile vedere l'intera struttura aziendale, quindi utilizzare le funzioni di analisi e visualizzazione dei subordinati diretti per identificare le aree che è necessario appiattire o ampliare per aumentare la corrispondenza con la struttura organizzativa globale. La possibilità di disporre di un quadro generale consente di concentrare l'attenzione sulle richieste dei reparti con maggiore chiarezza, quindi di mantenere il livello di efficienza dell'operatività aziendale. Modellazione della struttura aziendale semplificata È possibile trascinare singole persone o tutti i subordinati diretti di un manager per modellare le potenziali modifiche da apportare alla struttura aziendale. Parlando di budget, quanto costa quel laborioso piano di riduzione della forza lavoro? I piani di riduzione della forza lavoro sono innanzitutto operazioni dolorose. Tuttavia, quando si pianifica un'azione simile perché è necessario ridurre drasticamente i costi al più presto, occorre eseguire l'operazione nel modo più rapido ed efficiente possibile ed evitare che processi inefficienti, quali l'invio tramite e-mail di fogli di calcolo e "appunti" possano rallentare un intervento che può costare molti miliardi di dollari. Il modulo di modellazione consente a più utenti autorizzati di lavorare sullo stesso piano in una singola area di lavoro. I dashboard visualizzano le metriche pertinenti, quali il numero di subordinati diretti di ciascun livello e i dati dei livelli, l'ammontare dei budget e le previsioni di vendita applicabili al proprio modello. Con tutte queste informazioni subito disponibili, sarà possibile prendere decisioni rapide, quindi evitare che tempi di applicazione prolungati possano favorire la divulgazione di informazioni riservate e la diminuzione della produttività. Inoltre, le aziende non possono permettersi di perdere i migliori dipendenti perché presentano le dimissioni ancor prima di sapere se avranno un posto nel nuovo assetto. In effetti, in tempi caratterizzati da un grande movimento come quelli attuali, se i sistemi ERP della propria azienda non sono collegati a una soluzione di modellazione, potrebbe essere difficile tenersi aggiornati persino sui dipendenti che hanno dato le dimissioni e su quelli che invece sono ancora nel team. Il modulo di modellazione consente di mantenere aggiornati i dati sulla forza lavoro grazie agli aggiornamenti automatici provenienti Visualizzazione dei subordinati diretti di ciascun manager e delle metriche in base ai livelli È possibile ottenere visualizzazioni dettagliate di un numero illimitato di metriche, ad esempio numero di dipendenti, costi e previsioni. Le metriche consentono di identificare i punti della gerarchia dell'organizzazione che è possibile modificare per aumentare la corrispondenza con la struttura organizzativa globale. da qualsiasi sistema HRIS si stia utilizzando. Offrendo visibilità sull'intera organizzazione questo modulo consente di apportare senza problemi anche modifiche di notevole impatto, evitando l'eventuale rischio di mancanza di conformità. Inoltre, una volta completato questo processo, il modulo di modellazione consente di preparare, distribuire e tenere traccia automaticamente dei documenti relativi alla cessazione dei rapporti di lavoro. La propria azienda ha acquisito una società che opera in un settore completamente differente, come è possibile comunicare? Se la propria azienda ha recentemente acquisito un'altra società, entrambe devono esprimersi nella stessa lingua. Il modulo di modellazione consente di condividere una piattaforma comune, in quando la capacità di OrgPublisher di leggere i dati da qualsiasi sistema ERP, rende completamente irrilevante il fatto che l'azienda appena acquisita utilizzi un database della forza lavoro differente o che i campi dei dati non siano allineati. Non appena completata l'acquisizione, gli esperti dei dati della forza lavoro forniranno il supporto necessario per creare il proprio ambiente di modellazione dettagliato, determinando quali campi di dati specifici della società acquisita sono necessari e il modo in cui devono essere formattati per farli corrispondere con le pratiche esistenti. I dati della società acquisita vengono convertiti dal sistema HRIS e da altri sistemi o fogli di calcolo nel formato adatto al proprio ambiente di modellazione. Quindi una volta adottato un formato comune, sarà possibile esaminare in visualizzazioni affiancate gli organigrammi di entrambe le aziende, quindi iniziare ad assorbire i nuovi dipendenti nella struttura corrente, creare nuove unità aziendali e riallineare la propria forza lavoro in base agli obiettivi aziendali appena combinati in un singolo ambiente virtuale comune, indipendentemente dal numero di sistemi HRIS in uso. Analisi delle modifiche positive e negative È possibile visualizzare rapidamente l'impatto che le modifiche pianificate avranno su una singola unità o sull'intera organizzazione grazie alle colonne di riepilogo dei rapporti sulle modifiche interattivi, che visualizzano con codifica a colori i dati prima e dopo il cambiamento. La libertà di ottenere il piano giusto prima di attuarlo. Utilizzando il modulo di modellazione di Aquire si avrà ad esempio l'opportunità di sperimentare l'ultima idea di un dipendente per vedere se effettivamente produrrà la riduzione dei costi che questi sta proponendo. Oppure se i cinque manager di un altro leader suggeriscono di ristrutturare il gruppo per una maggiore efficienza, potranno presentare organigrammi e rapporti sulle modifiche facilmente leggibili per supportare il piano proposto. Una volta analizzata la soluzione ottimale per soddisfare le esigenze future, tali modifiche potranno essere facilmente esportate nel sistema HR attuale per implementare la nuova struttura organizzativa. La modellazione consente persino di creare organigrammi "modello" basati sulla struttura corrente, che è possibile ad esempio utilizzare per la pianificazione di nuovi punti vendita al dettaglio o di piani della forza lavoro dei negozi in franchising. Inoltre, se si desidera essere particolarmente proattivi, è possibile iniziare a formulare piani di backup per far fronte a situazioni contingenti future o per vincere le sfide della concorrenza. La modellazione non è un male necessario, ma una significativa opportunità di evoluzione, che può generare redditività e risultati. Il modulo di modellazione di Aquire consente di analizzare una o più alternative attuabili prima di scegliere quella ottimale. Più soluzioni per un risultato migliore. Oltre al modulo di modellazione, Aquire offre con OrgPublisher moduli collaborativi aggiuntivi. Ad esempio il modulo di modellazione consente di creare e analizzare scenari della forza lavoro aggiuntivi e definire il budget annuale e la pianificazione del numero di dipendenti, mentre il modulo di integrità dei dati consente di eseguire la manutenzione e gestire regolarmente i dati sulla forza lavoro. Iniziative sulla forza lavoro basate su analisi approfondite. InSight™, la soluzione di pianificazione e analisi della forza lavoro basata su gerarchia di Aquire, consente di analizzare i trend della forza lavoro virtualmente all'interno di qualsiasi segmento aziendale. È possibile individuare i segmenti più produttivi e analizzare i trend critici della forza lavoro, ad esempio velocità di crescita, turnover dei dipendenti e qualità dei nuovi assunti. È inoltre possibile analizzare le tendenze dei movimenti dei talenti, ad esempio assunzioni, promozioni, trasferimenti e attriti, in base al dipartimento, alla soluzione, al ruolo critico al centro di costo, alla regione e ad altri fattori, per prendere le decisioni sul personale più complesse e assicurare che le iniziative in questo ambito siano in linea con i piani aziendali strategici. Piattaforma Unifi™ di Aquire. Le soluzioni Aquire si basano su Unifi Technology Platform, una base tecnologica innovativa e flessibile che consente la perfetta integrazione di tutte le soluzioni Aquire. Questa piattaforma è inoltre progettata per permettere la configurazione e l'ampliamento delle soluzioni Aquire affinché possano soddisfare i requisiti di pianificazione e analisi specifici della propria forza lavoro. Utilizzando la piattaforma Unifi come tecnologia di base, si avrà la certezza che le soluzioni Aquire soddisfino le esigenze attuali e future della propria azienda. Informazioni su Aquire Aquire è un fornitore leader di soluzioni di pianificazione e analisi della forza lavoro. Offrendo funzioni di creazione di organigrammi, analisi, modellazione della forza lavoro, generazione di piani di successione, integrità dei dati e molto altro ancora, le soluzioni Aquire aumentano la visibilità delle informazioni, velocizzando il processo decisionale e ottimizzando le iniziative HR. Più di 2.700 organizzazioni in 125 paesi si affidano alle soluzioni Aquire per gestire i dati relativi a 10 milioni di professionisti. Sede in America settentrionale 400 Las Colinas Blvd. Suite 500 Irving, TX 75039 STATI UNITI Telefono: +1 214.574.5020 Fax: +1 214.574.5014 Numero verde: 888.674.2427 10-AQU-300-IT / 31/05/11 Aquire Regno Unito, Irlanda e Africa Enterprise House 5 Roundwood Lane Harpenden Hertfordshire AL5 3BW Regno Unito TEL: 0845 371 7085 TEL (chiamate da paesi fuori dal Regno Unito): +44 1582 463489 Aquire Europa e Medio Oriente BCB Bachstrasse 1 CH-9606 Bütschwil, Sankt Gallen Svizzera/Schweiz/Suisse TEL: 043 5004165 TEL (chiamate da paesi fuori dalla Svizzera): +41 43 500 4165 aquire.com | blog.aquire.com facebook.com/aquire | twitter.com/aquireinc linkedin.com (OrgPublisher Group solo per i clienti)