Manuale Utente Webmail Legalmail Enterprise

Manuale Utente
Webmail Legalmail Enterprise
Manuale di utilizzo del servizio
webmail di Legalmail Enterprise
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Manuale Utente....................................................................................................
Webmail Legalmail Enterprise..............................................................................
1. Introduzione a Legalmail Enterprise..............................................................4
2. Accesso alla webmail di Legalmail Enterprise................................................4
3. Struttura Interfaccia.......................................................................................5
3.1. Descrizione degli elementi dell’interfaccia Legalmail ..................................5
3.2. Barra degli strumenti ...................................................................................7
3.3. Le schede......................................................................................................8
L’apertura delle schede............................................................................................8
Portare una scheda in primo piano............................................................................8
Chiudere una scheda...............................................................................................8
4. Opzioni ............................................................................................................9
4.1 Generale......................................................................................................10
4.2. Filtri ...........................................................................................................11
Filtro Inoltro .........................................................................................................13
4.3. Antispam ................................................................................................... 15
5. Utilizzo delle caselle...................................................................................... 16
5.1. Lettura dei messaggi.................................................................................. 17
5.2. Composizione dei messaggi........................................................................ 18
5.3. Invio dei messaggi e verifica delle ricevute di consegna............................20
6. Utilizzo delle Etichette...................................................................................21
7. Spostamento delle mail (intercaselle)........................................................... 25
8. Rubrica ......................................................................................................... 26
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1.
Introduzione a Legalmail Enterprise
Lo strumento webmail di Legalmail Enterprise consente all’utente di accedere, tramite
Userid e Password, all’ufficio e quindi alle caselle fisiche o virtuali (account) per lui
configurate dall’amministratore.
In relazione a tale configurazione sarà possibile visualizzare le caselle, inviare mail,
cancellarle, contrassegnarle con etichette e spostarle tra le diverse cartelle della stessa
casella o tra caselle diverse incluse nello stesso ufficio.
2.
Accesso alla webmail di Legalmail Enterprise
Dal
link
personalizzato
per
ciascun
cliente
https://enterprise.legalmail.infocert.it/<cliente>/webmail, si accede alla schermata di Login
in cui l’utente può autenticarsi inserendo la propria Userid e Password e cliccando sul
tasto Accedi.
Nota: La variabile <cliente> viene personalizzata per il cliente, in modo da avere un
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proprio link di accesso al sistema webmail.
3.
Struttura Interfaccia
3.1. Descrizione degli elementi dell’interfaccia
Legalmail
La finestra principale che appare subito dopo l’apertura della webmail, è costituita a
sinistra dall’elenco delle caselle visibili in relazione alla configurazione dell’account utente
eseguita dall’amministratore. Queste caselle possono essere caselle fisiche ( ) o
virtuali ( ).
Cliccando sulle singole caselle è possibile visualizzane la struttura e il contenuto.
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Cliccando sulla singola mail che si desidera visualizzare, verrà mostrato il contenuto nel
sottostante campo di anteprima.
Nella parte alta si trova la barra degli strumenti che consente l’accesso alle Opzioni, al
Cambio password, alla Guida e il tasto Esci per chiudere la sessione di lavoro.
Sopra la lista dei messaggi, sulla destra, è possibile visualizzare i permessi che si
possiedono sulla casella selezionata in quel dato istante, inoltre, spostando il puntatore del
mouse sopra uno di tali permessi, è possibile leggere la descrizione associata.
Maggiori dettagli sulle abilitazioni verranno descritti successivamente nella sezione
“Opzioni”.
Tra le sottocartelle di ogni singola casella sono presenti le cartelle corrispondenti alle
etichette create per quella casella. Sono presenti come predefinite le etichette
“Accettazione”, “Avviso”, “Consegna”, “Importanti”, “Inoltrate” e “Todo”.
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Maggiori dettagli su creazione ed utilizzo delle etichette verranno illustrati nella sezione
“Etichette”.
3.2. Barra degli strumenti
La barra degli strumenti consente di attivare le funzioni più comuni di un sistema di posta
quali ricezione, scrittura, risposta ecc.
Descrizione delle funzioni
1) Permette di controllare se in casella sono presenti nuovi messaggi: se presenti
aggiorna il contenuto della finestra messaggi;
2) Permette di attivare la scheda di composizione di un messaggio;
3) Attiva la scheda per la gestione della rubrica personale;
4) Permette di aprire la scheda di composizione messaggio con i dati del destinatario
a cui si vuole rispondere (i destinatari in CC non vengono inseriti);
5) Come sopra ma compila anche il capo CC;
6) Apre la scheda di composizione messaggio e permette di inoltrare il messaggio ad
un nuovo destinatario;
7) Permette di associare una o più etichette al messaggio selezionato
8) Permette di copiare i messaggi selezionati in un’altra cartella;
9) Sposta i messaggi selezionati in un’altra cartella;
10)Sposta i messaggi selezionati nella cartella cestino o, a seconda dell’opzione
configurata, li cancella direttamente;
11)Apre la maschera per la ricerca dei messaggi nella quale è possibile inserire alcuni
parametri: l’esito della ricerca viene proposto nella finestra dei messaggi.
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3.3. Le schede
Le etichette, visibili in alto subito sopra la barra degli strumenti, sono collegate alle diverse
schede in cui si può mandare avanti parallelamente il lavoro.
L’apertura delle schede
Alcune azioni (come Scrivi, Rispondi, Inoltra, Rubrica) portano all’apertura di una nuova
scheda in primo piano, lasciando inalterata la scheda in cui si stava lavorando
precedentemente.
Portare una scheda in primo piano
Per portare una scheda in primo piano basta cliccare sull’etichetta di riferimento.
Chiudere una scheda
E’ possibile chiudere qualsiasi scheda tranne la Posta in arrivo, perdendo però il lavoro
non salvato.
Per chiudere una scheda è sufficiente cliccare sulla X in alto a destra dell’etichetta.
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4.
Opzioni
Cliccando su una delle caselle configurate all’interno della propria console di lavoro, è
possibile personalizzare alcune preferenze cliccando sul tasto “Opzioni”. La vista “Opzioni”
modifica le impostazioni solo per la casella selezionata e non per le eventuali caselle
configurate.
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5.
Generale
In questa sezione sono visibili i permessi che si possiedono per la singola casella. Le
icone in nero indicano le abilitazioni disponibili, quelle in grigio indicano le abilitazioni non
disponibili.
Inoltre è possibile:
 decidere il numero di messaggi visualizzati per pagina nelle cartelle
 gestire lo spostamento dei messaggi cancellati nel cestino, cancellarne il contenuto
al momento dell'uscita dall'applicazione ecc.
Note:
 l’opzione “Quando si esce dalla web mail
svuota il cestino” permette di cancellare i
messaggi contenuti nel cestino quando si effettua il Logout; questa opzione può
essere utilizzata qualora la casella fosse talmente piena che l’utente non riesce a
cancellare i messaggi.
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5.1. Filtri
Consente di impostare, in webmail, dei filtri a livello di casella.
Per inserire un filtro è necessario posizionarsi nella sezione “Filtri” del menù Opzioni e
successivamente cliccare su Aggiungi un nuovo filtro per la posta in arrivo. Compare la
seguente schermata:
Per esempio: è possibile personalizzare la ricezione
consegna/accettazione in apposite cartelle create dall'utente.
di
tutte
le
ricevute
di
Per impostare il filtro l’utente deve:
 indicare il nome del filtro;
 impostare il filtro utilizzando la sezione “condizioni”;
 le condizioni disponibili sono:




testo contenuto nel mittente ('Mittente');
testo contenuto nel destinatario diretto ('A');
testo contenuto nel destinatario in copia ('CC');
testo contenuto nell’oggetto;
 indicare se le condizioni impostate devono essere tutte soddisfatte o se almeno una
delle condizioni deve essere soddisfatta;
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Nota: Per le condizioni Mittente, A e CC l'utente può inserire le seguenti tipologie di valori:
 un indirizzo mail completo (Es. [email protected]);
 l'inizio di un indirizzo mail seguito dal carattere *, in modo tale che la condizione
risulti vera per tutti gli indirizzi mail che iniziano con il valore specificato (Es.
mario*, oppure mario.rossi@legal*);
 la fine di un indirizzo mail preceduta dal carattere *, in modo tale che la condizione
risulti vera per tutti gli indirizzi mail che terminano con il valore specificato (Es.
*legalmail.it oppure *[email protected]);
 la parte centrale di un indirizzo mail preceduta e seguita dal carattere *, in modo tale
che la condizione risulti vera per tutti gli indirizzi mail che contengono il valore
specificato (Es. *mario.rossi*, *rossi*, *rossi@legalmail*, oppure *legalmail*).
Impostando una o più condizioni e cliccando su Avanti verrà mostrato l’elenco delle azioni
disponibili
Le azioni disponibili sono:
 sposta in una cartella: il messaggio viene spostato nella cartella indicata e,
se selezionata l’opzione “Mantieni messaggi in inbox”, depositato anche in
“Posta in arrivo”
 copia nella cartella: il messaggio verrà copiano nella cartella indicata oltre
che depositato in “Posta in arrivo”;
Nota: Per poter creare un filtro di inoltro è necessario avere l’abilitazione alla gestione
casella.
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Filtro Inoltro
La funzionalità di inoltro automatico dei messaggi in ingresso viene realizzata attraverso la
definizione di un filtro di inoltro.
Cliccando su Aggiungi un nuovo filtro per la posta in arrivo e impostando le condizioni
come successivamente mostrato, il messaggio verrà inoltrato alla casella indicata (che
può essere certificata oppure non certificata) oltre che depositato in "Posta in arrivo".
ATTENZIONE: l'inoltro viene effettuato dalla casella destinataria del messaggio originale
alla casella di inoltro con un invio certificato a nome di chi ha richiesto l'inoltro automatico:
per ogni inoltro verrà quindi restituita una ricevuta di accettazione e, nel caso la casella di
inoltro sia certificata, una ricevuta di consegna.
NON vengono inoltrati i messaggi relativi a ricevute (di accettazione e di consegna) o
errori derivati da invii non correttamente effettuati, questo per evitare problemi di inoltri
ripetuti.
Di seguito viene riportato un esempio di creazione di filtro per inoltro automatico a una
casella tradizionale.
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Per impostare il filtro l’utente deve:
 indicare il nome del filtro;
 impostare il filtro utilizzando la sezione “condizioni”
 le condizioni disponibili sono:




testo contenuto nel mittente ('Mittente');
testo contenuto nel destinatario diretto ('A');
testo contenuto nel destinatario in copia ('CC');
testo contenuto nell’oggetto;
 indicare se le condizioni impostate devono essere tutte soddisfatte o se almeno una
delle condizioni deve essere soddisfatta;
Nota: Per le condizioni Mittente, A e CC l'utente può inserire le seguenti tipologie di valori:
 un indirizzo mail completo (Es. [email protected]);
 l'inizio di un indirizzo mail seguito dal carattere *, in modo tale che la condizione
risulti vera per tutti gli indirizzi mail che iniziano con il valore specificato (Es.
mario*, oppure mario.rossi@legal*);
 la fine di un indirizzo mail preceduta dal carattere *, in modo tale che la condizione
risulti vera per tutti gli indirizzi mail che terminano con il valore specificato (Es.
*legalmail.it oppure *[email protected]);
 la parte centrale di un indirizzo mail preceduta e seguita dal carattere *, in modo tale
che la condizione risulti vera per tutti gli indirizzi mail che contengono il valore
specificato (Es. *mario.rossi*, *rossi*, *rossi@legalmail*, oppure *legalmail*).
Impostando una o più condizioni e cliccando su Avanti verrà mostrato il campo in cui
inserire l’indirizzo o gli indirizzi mail verso cui effettuare l’inoltro automatico delle mail
(massimo 3)
Nota: Per poter creare un filtro di inoltro è necessario avere l’abilitazione per l’invio di
nuovi messaggi.
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5.2. Antispam
Per attivare il servizio, selezionare la scelta Funzioni di antispamming.
Ci sono due modalità di gestione dello spam:
 Spostare i messaggi di spam in “posta Indesiderata”.
In questa modalità i messaggi di spam vengono automaticamente intercettati e
spostati in una cartella ad hoc chiamata Posta Indesiderata che dovrà essere
gestita manualmente. Verranno spostati su questa cartella tutti i messaggi
riconosciuti come spam (il punteggio di spam è alto), suspected spam (il punteggio
di spam è intermedio), blocked sender (l'indirizzo del mittente o l'indirizzo ip
utilizzato per l'invio è riconosciuto come spam).
 Cancellare i messaggi di SPAM.
In questa modalità i messaggi di spam riconosciuti come tali dal sistema saranno
automaticamente cancellati. Quelli riconosciuti come suspected spam oppure
blocked sender saranno invece spostati in “Posta indesiderata”.
Una volta impostata la configurazione desiderata cliccare sul pulsante Salva.
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6.
Utilizzo delle caselle
Come precedentemente indicato, accedendo alla webmail verrà mostrato sulla sinistra
l’elenco delle caselle, fisiche o virtuali, configurate per il proprio account.
Come di consueto, cliccando sulle singole caselle è possibile visualizzarne il contenuto,
diviso per cartelle o etichette.
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6.1. Lettura dei messaggi
Selezionando il singolo messaggio è possibile vederne un’anteprima nell’apposito campo
Facendo doppio clic sul messaggio che si intende leggere, questo verrà aperto in una
nuova scheda.
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6.2. Composizione dei messaggi
Per inviare un messaggio da una specifica casella fisica è sufficiente posizionarsi su una
qualsiasi cartella di quella casella e cliccare in alto sul tasto Scrivi
Si aprirà la scheda di composizione all’interno della quale sarà possibile indicare i
destinatari della mail, l’oggetto e il testo.
E’ possibile selezionare dal menu a tendina in basso il tipo di ricevuta che si intende
ricevere, tra Completa, Breve e Sintetica.
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Cliccando sul tasto
è possibile modificare la formattazione del testo.
Cliccando sul tasto
è possibile aggiungere degli allegati al messaggio.
Cliccando in basso sul bottone Invia il messaggio verrà inviato.
Qualora la casella selezionata come mittente sia una casella virtuale, al momento della
composizione verrà chiesto da quale account fisico si vorrà inviare la mail
Se per una specifica casella fisica non si possiedono le abilitazioni per l’invio, il tasto Scrivi
non sarà cliccabile
Le stesse indicazioni valgono per le funzioni Rispondi, Rispondi a tutti e Inoltra
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6.3. Invio dei messaggi e verifica delle ricevute
di consegna
I messaggi inviati automaticamente verranno conservati nella cartella Spedite della casella
mittente.
Aprendo il messaggio inviato sarà possibile visualizzarne lo stato di consegna (qualora
l’indirizzo mail del destinatario sia certificato)
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7.
Utilizzo delle Etichette
E’ possibile associare delle etichette ai messaggi di posta elettronica.
Ogni casella possiede preconfigurate le due etichette “Accettazione”, “Avviso”,
“Consegna”, “Importanti”, “Inoltrate” e “Todo”.
Per etichettare un messaggio è sufficiente selezionarlo e cliccare sul tasto “Etichetta”
Si aprirà la finestra per la selezione delle etichette da applicare al messaggio.
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E’ possibile associare al messaggio una o più etichette.
Una volta etichettato, il messaggio sarà visualizzabile da tutte le cartelle corrispondenti
alle singole etichette applicate e riporterà anche i dettagli di tutte le altre etichette che
possiede.
Di seguito l’aspetto del messaggio etichettato visto dalla cartella Inbox
Dalla cartella Importanti
Dalla cartella Da fare
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Aprendo il messaggio o visualizzandolo nella sezione di anteprima, saranno visibili tutte le
etichette nella parte relativa all’intestazione del messaggio.
E’ possibile rimuovere le etichette cliccando sulla X corrispondente all’etichetta che si
desidera eliminare
Eliminando tutte le etichette il messaggio verrà automaticamente eliminato, senza venire
depositato prima nel cestino.
E’ possibile creare nuove etichette selezionando la casella interessata e utilizzando la
funzione “Crea etichetta”.
La nuova etichetta dipenderà dalla cartella o etichetta gerarchicamente superiore
Sarà possibile scegliere il nome della nuova etichetta e il colore di riferimento.
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Cliccando su Crea l’etichetta sarà disponibile per l’utilizzo.
Selezionando l’etichetta sarà possibile modificarla (nel nome e nel colore) o eliminarla.
Qualora l’etichetta venga eliminata verranno eliminati anche tutti i messaggi che
possiedono SOLO quell’etichetta.
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8.
Spostamento delle mail (intercaselle)
Qualora si abbia l’abilitazione “Gestione intercaselle - Sposta” sarà possibile spostare i
messaggi in cartelle di altre caselle, fisiche o virtuali.
Selezionando il messaggio da spostare e cliccando su Sposta apparirà l’albero delle
caselle all’interno delle quali si può spostare il messaggio.
Sarà sufficiente selezionare la cartella di destinazione e cliccare su Ok.
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9.
Rubrica
Ogni utente può creare una rubrica personale degli indirizzi di posta. Inoltre è possibile
archiviare i certificati digitali. La scheda della rubrica permette di inserire, modificare,
cancellare un indirizzo di posta all’interno della propria rubrica; inoltre è possibile creare e
gestire gruppi di indirizzi di posta.
Per accedere alla rubrica cliccare sul pulsante “Rubrica”.
Viene quindi visualizzata la scheda “Rubrica”.
Per inserire un nuovo gruppo o una lista in rubrica sulla voce Crea Gruppo
Inserire il nome del gruppo o della lista desiderato nel campo “Nome” (obbligatorio).
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Premere il bottone “Crea” per salvare il gruppo.
Per aggiungere un nuovo contatto cliccare su “Crea Contatto”
Compilare i campi relativi al contatto. I campi Nome, Cognome ed Email sono
obbligatori.
Se si desidera aggiungere il contatto ad un gruppo è possibile selezionare tra i gruppi
disponibili attraverso il menu a tendina sottostante.
Cliccando su Aggiungi il contatto verrà creato.
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Cliccando su uno dei campi evidenziati in blu è possibile accedere ai dettagli del
contatto ed eventualmente modificarli
Dopo la creazione, selezionando il contatto o un gruppo di contatti è possibile,
cliccando sul tasto Aggiungi, aggiungerli ad un gruppo.
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Per eliminare uno o più contatti è sufficiente selezionarli e cliccare sul tasto Elimina
Una volta inseriti i contatti in rubrica, verranno suggeriti in digitazione in fase di
composizione del messaggio
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