Manuale Amministratore Legalmail Enterprise

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Manuale Amministratore Legalmail Enterprise
Manuale Amministratore
Legalmail Enterprise
Manuale ad uso degli
Amministratori del Servizio
Legalmail Enterprise
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Manuale Amministratore Legalmail Enterprise
Introduzione a Legalmail Enterprise..........................................................................3
1.1 Caratteristiche generali............................................................................................3
1.2 Funzionalità principali.............................................................................................3
1.3 Account, uffici, utenti.................................................................................................4
1.5 L’Amministratore della console............................................................................4
L’accesso alla console di Amministratore.................................................................5
2.1 Il pannello: panoramica generale.........................................................................6
2.2 Le sezioni del pannello: la struttura degli Uffici e Caselle...........................6
2.3 Le sezioni del pannello: la Gestione Utenti.......................................................6
La gestione operativa dell’Amministratore.............................................................7
1 Creazione delle entità in Legalmail Enterprise....................................................7
Configurazione di una Casella (account)............................................................................................................................ 7
Creazione di una Casella Virtuale.......................................................................................................................................... 8
Creazione di un nuovo Ufficio................................................................................................................................................. 8
Creazione di un nuovo Utente................................................................................................................................................. 9
2 L’organizzazione della struttura Uffici/Account/Utenti................................10
Associare l’Ufficio ad un Account (casella) .................................................................................................................... 10
Gestione ....................................................................................................................................................................................... 11
Messaggi ....................................................................................................................................................................................... 12
Intercaselle................................................................................................................................................................................... 12
Modifica dei permessi di un Ufficio.................................................................................................................................... 13
Inserire un Utente in un Ufficio........................................................................................................................................... 13
Modifica di un Utente............................................................................................................................................................... 15
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Introduzione a Legalmail Enterprise
1.1 Caratteristiche generali
Legalmail Enterprise è la soluzione InfoCert per la gestione avanzata, multiutente e multilivello
della PEC.
Legalmail Enterprise si può schematizzare in due macro aree:
 l’interfaccia utente che si presenta come una webmail;
 la consolle di amministratore (oggetto del presente manuale) che permette di ottimizzare,
secondo le proprie esigenze ed in totale autonomia, l’organizzazione e l’utilizzo delle caselle,
della rubrica e dei messaggi PEC, attraverso la definizione di profili e livelli diversi di visibilità e
operatività.
1.2 Funzionalità principali
L’ambiente tipico d’impiego di Legalmail Enterprise è quello di una realtà organizzata e suddivisa in
uffici che utilizzano la posta elettronica certificata, all’interno dei quali operano diversi utenti.
Legalmail Enterprise consente di organizzare la visibilità e la gestione delle caselle PEC attraverso
la gestione di un sistema di Account (caselle) e Uffici. Di seguito uno schema che sintetizza la
struttura del servizio Legalmail Enterprise
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L’Amministratore definisce gli Uffici e ad ogni ufficio assegna gli utenti che saranno autorizzati ad
operarvi. Gli utenti facenti parte dello stesso Ufficio opereranno su uno o più Account in virtù dei
permessi e profili assegnati loro. Ad ogni Account corrisponde l’accesso puntuale ad una singola
casella Legalmail.
Esiste inoltre la possibilità di configurare uno o più Account denominati “Casella virtuale” non
collegati direttamente a caselle Legalmail, ma verso cui è possibile smistare, secondo regole
definite, messaggi o ricevute PEC provenienti da più caselle/Account.
1.3 Account, uffici, utenti
Gli Account sono le entità definite dall’Amministratore di Legalmail Enterprise e gestiscono una
singola casella PEC. In ogni Account le caselle PEC sono organizzate in cartelle esattamente
come in un Client di posta.
Gli Uffici sono le entità nelle quali sono presenti uno o più utenti utilizzatori del servizio Legalmail
Enterprise. Gli Uffici, secondo il loro profilo di abilitazioni, accedono ad uno o più account.
Gli utenti di un Ufficio possono avere a loro disposizione, secondo il profilo personale e dell'ufficio,
tutte o alcune delle seguenti funzionalità:

visualizzazione, lettura, invio, cancellazione, copia, sposta messaggi;

ricerca dei messaggi nel Repository;

la creazione di cartelle personali;

la gestione della rubrica personale o condivise.
1.5 L’Amministratore della console
L’Amministratore di Legalmail Enterprise è l’unico utente il cui profilo è direttamente definito da
InfoCert. Attraverso la sua consolle ha in carico la gestione dell’organizzazione degli Account, dei
profili/abilitazioni di tutti gli Uffici e degli utenti, la consultazione dei log:
 configurare i singoli Account, agganciandoli alla casella PEC puntuale grazie alla
memorizzazione delle credenziali di accesso, che vengono così cifrate e mantenute da
Legalmail Enterprise;
 creare gli Uffici ed i relativi profili di visibilità degli Account;
 abilitare gli utenti all’accesso ai singoli account (compresa definizione user/psw);
 forzare la password dei singoli utenti;
 abilitare la condivisione della rubrica;
 definire le caselle virtuali;
 visualizzare le operazioni effettuate (log) per ciascun utente.
La tracciatura delle operazioni (log) effettuate dagli utenti sulle mail (chi ha fatto cosa e quando)
è una funzionalità nativa di Legalmail Enterprise. Le operazioni (e le relative informazioni)
effettuate dai singoli utenti vengono rese accessibili, consultabili e ricercabili dall’apposita
interfaccia a disposizione dell’Amministratore.
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L’accesso alla console di Amministratore
L’accesso al servizio Legalmail Enterprise Admin si effettua accedendo alla pagina internet
https://enterprise.legalmail.infocert.it/admin/LmenAdmin.html e inserendo i codici di accesso,
UserID e Password nell’apposita maschera di Login:
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2.1 Il pannello: panoramica generale
Quella riportata di seguito è la schermata che si presenta successivamente all’accesso a Legalmail
Enterprise:
All’accesso, le informazioni contenute nel pannello sono quelle relative alla “Gestione utenti”.
2.2 Le sezioni del pannello: la struttura degli Uffici e Caselle
Sulla sinistra del Pannello, nel box contrassegnato in figura come
, è possibile prendere visione
della struttura di configurazione degli Uffici e delle Caselle. La visualizzazione può essere
personalizzata in “Vista per Ufficio” e “Vista per Casella”.
2.3 Le sezioni del pannello: la Gestione Utenti
Sulla destra del Pannello sono visibili le informazioni relative agli Utenti. La stessa visualizzazione
si può ottenere in qualsiasi momento selezionando la voce apposita dalla barra degli strumenti
sulla parte alta del pannello:
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Il box
contiene i dettagli degli Utenti che sono stati inseriti negli Uffici: UserID, Nome, Cognome
e Ufficio di assegnazione. È anche possibile visualizzare maggiori dettagli per ciascun Utente
come le Caselle sulle quali è autorizzato ad operare e con quali permessi. Il box
contiene
l’elenco degli Utenti disponibili da inserire negli Uffici.
La gestione operativa dell’Amministratore
1
Creazione delle entità in Legalmail Enterprise
Configurazione di una Casella (account)
Per configurare in Enterprise una casella Legalmail (la casella deve essere già attiva) occorre
selezionare la voce apposita dal menù:
Successivamente si aprirà la maschera nella quale inserire i dati essenziali della casella
(account) PEC reale:
N.B. Il campo Nome casella dovrà contenere l'indirizzo mail della casella PEC
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Creazione di una Casella Virtuale
Se si desidera attivare una casella virtuale, occorre spuntare l’opzione apposita e compilare i
campi richiesti. Non trattandosi di una casella vera e propria, sarà necessario esclusivamente
denominare la casella:
Sia nella “Vista per ufficio” che nella “Vista per casella” le caselle virtuali sono individuabili
grazie all’icona .
Creazione di un nuovo Ufficio
Per creare in Enterprise un nuovo Ufficio occorre selezionare la voce apposita dal menù:
Successivamente si aprirà la maschera nella quale sarà possibile denominare l’Ufficio:
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Creazione di un nuovo Utente
Per creare in Enterprise un nuovo Utente, selezionare la voce apposita dal menù:
Nella maschera successiva occorrerà inserire i dati relativi all’Utente creato:
Da notare che già al momento della creazione, il nuovo utente viene inserito nell’Ufficio all’interno
del quale opererà.
E’ possibile, una volta selezionato l’ufficio al quale apparterrà il cliente, abilitarlo alla gestione delle
varie rubriche disponibili.
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L’organizzazione della struttura Uffici/Account/Utenti
Verrà ora descritta la modalità per associare gli Account agli Uffici preposti ad occuparsi della loro
gestione.
Associare l’Ufficio ad un Account (casella)
Nel box
del pannello, in modalità “Vista per ufficio” o “Vista per casella”, selezionare l’Ufficio
desiderato. Dal box a destra selezionare l’opzione “Aggiungi altre caselle”:
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Si aprirà la maschera seguente:
Essa contiene principalmente l’elenco delle caselle già configurate in Enterprise e disponibili per
l’associazione ad un Ufficio. Per ciascuna Casella (individuabile nella prima colonna mediante il
nome casella) vengono stabilite le azioni/operazioni che l’Ufficio può eseguire su di essa, grazie
all’attribuzione di permessi. Esistono tre tipologie di permessi:
 Gestione: che consente di inserire o meno una casella nella gestione di un ufficio.


Messaggi: che, per ogni casella inserita nell'ufficio, identifica i permessi di visibilità e le
operazioni sui messaggi.
Intercaselle: che abilita a effettuare operazioni sui messaggi fra caselle differenti
Gestione
 Abilita casella
Tale permesso consente di abilitare o disabilitare la gestione di una data casella da parte degli
utenti dell'ufficio. Se la gestione è disabilitata, per le sole caselle reali sarà comunque possibile
abilitare il permesso di invio; in questo modo, una casella virtuale, collegata al medesimo ufficio,
potrà inviare messaggi utilizzando come mittente la casella reale "disabilitata" dalla gestione
dell'ufficio.
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Messaggi




Apertura dei messaggi
Invio dei messaggi
Eliminazione dei messaggi
Gestione dei messaggi che include:
o la possibilità di contrassegnare con etichette i messaggi di posta
o spostare i messaggi tra cartelle della stessa casella
Questi permessi sono raccolti sotto la sezione Messaggi (vedere la maschera precedente) e
riguardano esclusivamente le operazioni effettuabili all’interno della casella selezionata.
Intercaselle
Nella sezione Intercaselle invece è possibile impostare i permessi per effettuare operazioni sui
messaggi appartenenti a caselle differenti:
 Copia dei messaggi da una casella ad un’altra
 Spostamento dei messaggi da una casella ad un’altra
Nota: Nell’assegnazione dei permessi è importante tenere conto che l’operazione di copia dei
messaggi è consentita solamente tra caselle differenti. La copia di messaggi da una cartella
all’altra all’interno di una stessa casella non è prevista. In sostituzione è possibile applicare più
etichette allo stesso messaggio.
Una volta stabiliti i permessi per ogni casella da inserire nell’Ufficio, bisognerà premere il pulsante
in basso a sinistra “Aggiungi” per completare l’operazione, dopodiché il box si presenterà come di
seguito:
I permessi attivati sulle caselle vengono contrassegnati dal simbolo
invece sono contrassegnati dal simbolo
.
©
. I permessi disabilitati
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Modifica dei permessi di un Ufficio
Sempre in modalità “Vista per ufficio” o “Vista per casella”, selezionare l’Ufficio desiderato.
Qualora fosse necessario, è possibile modificare i permessi selezionando il pulsante in alto a
destra
:
Per rendere operative le modifiche, al termine selezionare “Aggiorna i permessi”. È inoltre
possibile aggiungere ulteriori caselle selezionando “Aggiungi altre caselle”.
Se si desidera invece eliminare completamente una casella, selezionare la casella e
successivamente “Scollega selezionate”.
Inserire un Utente in un Ufficio
Dalla Vista per Ufficio selezionare l’Ufficio di interesse. Qualora l’associazione non sia stata già
effettuata in fase di creazione dell’utente (vedere paragrafo 4.1.4), il pannello mostrerà le
informazioni seguenti:
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Selezionare quindi “Collega un utente”.
Sulla nuova maschera, selezionare, spuntando tra quelli disponibili, l’utente da associare all’ufficio
e selezionare “Aggiungi”:
A questo punto il pannello mostrerà le informazioni aggiornate relativamente agli utenti inseriti
nell’Ufficio:
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Cliccando su “Dettagli” potranno essere personalizzati i permessi da associare al singolo utente;
l'utente eredita i permessi associati all'ufficio, pertanto non potranno mai essere superiori rispetto a
quelli associati all’ufficio:
Pertanto se ad esempio un ufficio non è abilitato all’eliminazione dei messaggi su una specifica
casella, nemmeno al singolo utente sarà possibile attribuire i permessi per farlo.
Modifica di un Utente
Analogamente a come visto per la modifica di un Ufficio, selezionando il pulsante in alto a destra
è possibile modificare i dati essenziali dell’Utente (nome, cognome, la password di accesso ad
Enterprise e l’ufficio di assegnazione):
Come rappresentato nella figura precedente è anche possibile scollegare totalmente l’Utente
dall’Ufficio nel quale è stato precedentemente inserito. Sarà sufficiente selezionare il pulsante
“Scollega dall’ufficio”.
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Anche i permessi assegnati al singolo Utente sono modificabili dalla stessa maschera:
Per confermare le modifiche premere il pulsante “Aggiorna”, altrimenti “Annulla”.
Con il pulsante “Elimina utente” è anche possibile eliminare definitivamente un utente dalla
configurazione Enterprise (occorrerà eventualmente ricrearlo come indicato al paragrafo 4.2.3).
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