MANUALE OPERATIVO STRUMENTI DI OFFICE

MANUALE OPERATIVO STRUMENTI DI OFFICE
CAPITOLO 1
Strumenti di Office
Strumenti comuni
Office System 2003 è quella che si dice una suite, vale a dire un insieme di diverse applicazioni
pensate per le attività di ufficio. Una particolarità di queste applicazioni è di essere molto
integrate tra loro, fornendo così all'utente la possibilità di inserire all'interno di documenti creati
con una di esse, oggetti creati con un'altra e di operare con più applicazioni
contemporaneamente al fine di produrre documenti più completi.
Un altro grosso vantaggio nell'utilizzo combinato dei diversi programmi sta nella loro
somiglianza, nella similarità di alcuni comandi di base, nella invariabilità di determinate
procedure. Alcune di queste, che possiamo definire procedure standard, vengono viste nel corso
di questo capitolo.
Quanto si dirà qui varrà per tutte le applicazioni trattate nel manuale: se ci saranno differenze,
esse verranno rilevate sia in questo sia nei capitoli specifici dedicati alle varie applicazioni.
L'obiettivo è quello di riunire in un unico capitolo le spiegazioni relative a procedure e
operazioni che l'utente incontrerà indipendentemente dall'applicazione in uso. Nel corso del libro
ci saranno vari rimandi a questo capitolo, per cui se ne consiglia la lettura prima di cominciare ad
affrontare l'applicazione che interessa.
Barre degli strumenti e pulsanti standard
Ogni applicazione è corredata di una barra dei menu contenente i vari comandi divisi per
categorie. Per esempio, il menu File contiene comandi relativi a operazioni sul documento (Apri,
Salva, Stampa ecc.), il menu Modifica comandi che ne modificano il contenuto, il menu
Visualizza comandi che ne modificano la visualizzazione, il menu Inserisci dà modo di inserire
oggetti nel documento (simboli, numeri di pagina, immagini...), il menu Formato permette di
modificare il formato dei contenuti e così via. Facendo clic su ogni intestazione, si aprirà un menu
a discesa con le varie voci di comando, alcune di queste conterranno dei sottomenu. In pratica
ogni operazione può essere eseguita mediante questa procedura: individuazione del menu,
selezione del comando adeguato, esecuzione.
Questo modo di procedere può essere reso più rapido: tutte le applicazioni contengono altre
barre denominate barre dei pulsanti. Queste a loro volta sono costituite da icone colorate (i
pulsanti) mediante clic sulle quali è possibile richiamare determinati comandi. Va da sé quindi,
che esistono due modi per richiamare un comando: selezione dal menu o clic sul pulsante,
denominato per questo motivo pulsante di scelta rapida.
Ogni applicazione presenta diverse barre, ne visualizza due o tre in maniera automatica e
mostra le altre su richiesta, o in determinati frangenti.
Al momento dell'apertura tutte le applicazioni mostrano su una stessa riga la barra degli
strumenti Standard e la barra Formattazione. Volendo, è possibile eseguire il comando
Strumenti/Personalizza, il quale apre la finestra di dialogo mostrata in Figura 1.
Figura 1 - La finestra di dialogo Personalizza di Microsoft Word
Nella scheda Opzioni, scegliete Mostra la barra degli strumenti standard e formattazione su due
righe, e fate clic su OK; in questo modo le due barre principali appaiono in tutta la loro
interezza.
Queste barre si dicono principali in quanto appaiono più o meno invariate in ogni
applicazione e inoltre contengono i pulsanti relativi ai comandi usati più frequentemente. Nei
paragrafi che seguono verranno illustrate queste comuni funzionalità.
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CAPITOLO 2
Apertura di un documento
L'apertura e il salvataggio di un documento sono le due attività più comuni e quelle che l'utente
si troverà a fare più spesso. Sono operazioni che avvengono in modo pressoche identico in
ogni applicazione della suite; le eccezioni verranno trattate nel capitolo dedicato alla singola
applicazione.
Di solito, si hanno due necessità diverse nell'apertura di un documento: aprirne uno nuovo (un
foglio bianco) o aprirne uno già iniziato per modificarlo.
Nel primo caso, l'utente può scegliere tra il percorso File/ Nuovo e il pulsante Nuovo, il primo
pulsante nella barra Standard, raffigurante un foglio bianco. Queste due procedure sono
leggermente diverse.
Facendo clic sul pulsante Nuovo il programma visualizza un documento vuoto (un foglio, una
cartella di lavoro, una diapositiva o altro a seconda dell'applicazione). Il percorso File/ Nuovo
apre invece un riquadro a destra dello schermo, denominato Nuovo documento, che permette di
scegliere tra due diverse possibilità.
 Documento vuoto. Facendo clic sulla scritta Documento vuoto si aprirà un. foglio virtuale
bianco che in Word può essere pensato come l'equivalente di un foglio nuovo inserito nella
macchina da scrivere prima di iniziare la battitura.
 Da documento esistente. Permette di scegliere un documento già salvato in precedenza,
per mezzo di una finestra di dialogo che verrà illustrata tra breve.
Le diverse applicazioni offrono, nel caso, anche ulteriori possibilità. Per i dettagli
si rimanda ai capitoli dedicati ai singoli programmi
Un'ulteriore sezione, denominata Modelli, permette di aprire un File modello. Un file di questo
tipo è un documento già compilato o vuoto, preimpostato e rappresenta una base da cui
partire. Per esempio, nel caso di Word esistono modelli per fax o curriculum che richiedono
semplicemente di immettere i dati personali, ma hanno già tutta una serie di impostazioni di
allineamento, formato, impaginazione preconfigurate.
È possibile scegliere i modelli dal sito Web di Microsoft, da un sito Web personale o da un archivio
presente nel computer in uso. Naturalmente, qualsiasi applicazione dà modo all'utente di creare
un proprio file modello. Per esempio, poniamo il caso di utilizzare Excel per costruire un foglio dati
da usare per le fatture: molte cose saranno inevitabilmente le stesse in ogni fattura (l'intestazione, i
dati personali, l'allineamento e la formattazione del testo, le modalità di pagamento e altro), mentre
altre, in minor quantità, varieranno (numero e data, cifre, destinatario). Ovviamente sarebbe uno
spreco notevole di tempo se l'utente dovesse ogni volta rifare tutto, quando invece gli basterebbe
inserire i nuovi dati! Ebbene, quando si crea un modello, si crea appunto una sorta di "modulo"
riutilizzabile. Per realizzarlo, basta aprire un documento vuoto, impostarlo e poi salvarlo "come
modello", secondo una procedura che sarà chiara tra pochissimo.
Il pulsante Apri si comporta come l'opzione Da documento esistente del riquadro che si è
appena visto: apre una finestra di dialogo (nella Figura 2 viene raffigurata quella relativa a Word)
che permette di sfogliare gli archivi disponibili per individuare e aprire il file desiderato.
Figura 2 - La finestra di dialogo Apri
La casella di testo Cerca in mostra una fonte preimpostata dove cercare il documento
desiderato: nel caso in esame si tratta della cartella My Documents (o Documenti se il sistema
operativo è in italiano). Facendo clic sulla freccetta a destra, si visualizza un menu a discesa che
rappresenta l'albero delle risorse del computer ed eventualmente della rete locale. Per
scegliere un'altra fonte occorre selezionarla. Nello spazio sottostante viene visualizzato il
contenuto del disco o della cartella scelta: per entrare in una sottocartella, fare doppio clic sul
nome della cartella desiderata, o selezionarla con un clic singolo e premere Invio. Continuare
l'operazione fino a localizzare il file cercato.
Il pannello di sinistra contiene pulsanti "scorciatoia" per visualizzare contenuti specifici, come i
documenti recenti, o l'intero desktop, o sfogliare la rete locale. Vicino alla casella di testo, in alto
a destra, alcuni pulsanti permettono di eseguire alcune operazioni extra sotto descritte.

Torna indietro. Il programma memorizza le selezioni in senso cronologico e tramite questo
pulsante permette di ripercorrerle all'indietro. La freccetta posta a destra visualizza un menu
contenente le selezioni precedenti che permette di individuare immediatamente quella
desiderata.

Su di un livello. Consente di salire di un livello nelle cartelle annidate, vale a dire di
selezionare la "sovracartella" o la cartella che contiene quella correntemente selezionata.

Ricerca sul Web. Apre Intemet Explorer o qualsiasi altro browser predefinito, permettendo
di effettuare delle ricerche sul Web.

Elimina. Elimina la cartella o i file selezionati.

Crea nuova cartella. Consente di creare una nuova cartella all'interno di quella selezionata
nella casella Cerca in.

Visualizzazioni. Fa sì che si possa modificare la visualizzazione dei contenuti della cartella
selezionata nella casella Cerca in. È possibile, per esempio, vedere delle anteprime delle
immagini o vedere contemporaneamente l'elenco dei contenuti e un'anteprima dei documenti
selezionati.

Strumenti. Offre dei comandi di varia natura che l'utente può trovare comodo avere a
disposizione anche in questa finestra di dialogo. Per esempio, è possibile aprire la finestra di
dialogo di ricerca, eliminare, rinominare o stampare il documento selezionato, o visualizzarne le
proprietà.
In basso nella finestra sono presenti altre due caselle di testo. La prima, Nome file, permette
eventualmente di digitare il nome del file che si desidera aprire, anzichè selezionarlo con il
mouse. La seconda, Tipo file, permette di scegliere un tipo di file diverso da quello standard. A
questo proposito va ricordato che ogni applicazione ha un formato proprietario dei file,
rappresentato dall'estensione: . doc per Word, . xls per Excel, . ppt per PowerPoint ecc.
Quando dall'interno di un'applicazione viene visualizzata la finestra di dialogo Apri, divengono
visibili anche i file con estensione corretta presenti nella cartella selezionata. Così, per esempio,
Word non mostrerà file Excel o altro, limitandosi a mostrare quelli che hanno il formato richiesto
nella casella Tipo file. Facendo clic sulla freccetta, si nota che è possibile scegliere di vedere
anche se sono presenti file di tipo diverso: nel caso di Word con "tipo diverso" si intende altri
formati di videoscrittura, o "tutti" indistintamente.
Il pulsante Apri, infine, permette di aprire il file desiderato e selezionato. Da notare che accanto
al pulsante compare una freccetta, facendo clic sulla quale si visualizza un nuovo elenco a discesa
di comandi: è possibile aprire in maniera diversa un file (per esempio in sola lettura).
Salvataggio di un documento
Un'operazione che sarà doveroso intraprendere molto spesso è quella del salvataggio dei
documenti. Alcune applicazioni (per esempio Access) in alcuni casi provvedono da sè ma,
normalmente, è l'utente che sceglie quando e come salvare il proprio lavoro.
In quasi tutte le applicazioni attraverso il percorso Strumenti/Opzioni, selezionando
la scheda Salva nella finestra di dialogo visualizzata, è possibile decidere ogni quanto
tempo effettuare un salvataggio automatico: a ogni intervallo desiderato,
l'applicazione salverà il documento "aggiornandolo" vale a dire rendendo definitive le
modifiche in corso.
Esistono due modi di salvare un documento: il percorso File/ Salva o Salva con nome e il
pulsante Salva. La prima volta che viene usato, il pulsante agisce come il comando Salva
con nome e visualizza la finestra di dialogo riportata in Figura 3 (nell'esempio, è quella
visualizzata da Word), mentre se il documento aveva già un nome allora agisce come il
comando Salva e aggiorna semplicemente il file.
Il lettore troverà la finestra di dialogo familiare: in effetti, essa è pressochè identica alla
finestra di dialogo Apri. La differenza in pratica si ha nell'uso. In Apri si cercava il file (nome,
formato e collocazione) da aprire, in Salva con nome si decide come e dove salvarlo (nome,
formato, collocazione). La casella di testo Nome file permette di scegliere a piacimento (a patto
di usare meno di 256 caratteri) il nome da dare al file. Non è necessario specificarne
l'estensione, in quanto la casella successiva, Formato file, sarà esauriente al riguardo. Va
notato che è possibile salvare il file in formati diversi (per esempio, nel formato di una release
precedente del programma in modo da renderlo compatibile con essa) e, in particolare, in
formato "modello di documento". In questo ultimo caso il programma cercherà di collocarlo
nella cartella Templates, una cartella che le varie applicazioni condividono e che viene
utilizzata dal programma quando gli si chiede di aprire un nuovo modello di documento.
Figura 3 - La finestra di dialogo Salva con nome
Molte applicazioni permettono anche dí salvare le pagine come pagina Web. In questo caso
l'applicazione converte l'intero documento in un codice particolare, in maniera tuttavia
trasparente e cioè invisibile all'utente, cambiando l'estensione del file e permettendone la
lettura a un browser, come Internet Explorer. L'utente che non ha conoscenze specifiche sul
codice web non si preoccupi, sappia solo che i documenti così convertiti sono pubblicabili sul
Web e leggibili attraverso un browser. Va da sè che non saranno modificabili in altri modi, se
non utilizzando l'applicazione che li ha creati e convertiti.
Invio di un documento tramite posta elettronica
Altra funzionalità comune alle varie applicazioni è la possibilità di inviare il documento tramite
posta elettronica. La procedura è molto semplice: fate clic sul pulsante Posta elettronica presente
sulla barra degli strumenti Standard. Il comando apre in alto un riquadro in cui si inseriscono i dati
relativi al destinatario (per i dettagli si rimanda al capitolo relativo a Outlook) ed eventualmente
alcune note introduttive, quindi basta fare clic su Invia una copia per inviare il documento come
corpo del messaggio.
In alternativa, è possibile usare il comando File/ Invia e uno dei suoi sottocomandi per inviare il
documento come allegato o per una revisione (in questo ultimo caso all'apertura del
documento il programma fornirà subito gli strumenti dedicati alla revisione dei documenti).
Per poter usufruire di questa funzionalità, è necessario avere installato Outlook 2003.
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CAPITOLO 3
Operazioni comuni sul testo (controllo ortografico, ricerca, trova e sostituisci)
In tutte le applicazioni ci si troverà dinanzi alla necessità di scrivere qualcosa. Alcune
applicazioni, come Word, fanno di questa necessità la propria ragione d'essere, mentre altre la
prevedono per completezza (si pensi a Excel e a cosa sarebbe se non si potessero inserire frasi
o parti di testo). In tutti i casi, Microsoft System Office mette a disposizione degli utenti alcuni
strumenti comuni per eseguire operazioni sulle parti di testo, permettendo così all'utente di
gestire queste parti sempre nel medesimo modo, indipendentemente dall'applicazione che lo
richiede.
La prima e forse più utilizzata di queste funzionalità è il controllo ortografico, talmente
importante da essere attivo in maniera predefinita. L'applicazione, perciò, qualunque essa sia,
controlla ciò che viene scritto confrontando le parole con un proprio dizionario,
automaticamente preimpostato sulla lingua di installazione e segnala all'utente le parole che non
trovano corrispondenza, sottolineandole con una linea a zig zag rossa. In questo modo
l'applicazione controlla l'ortografia di tutto ciò che viene scritto e segnala come errata qualsiasi
parola non presente nel proprio dizionario (per esempio, una parola corretta ma in un'altra
lingua). Il controllo ortografico non sostituisce naturalmente la necessità di rileggere ciò che si
scrive, la sua è una funzionalità unicamente di assistenza all'utente.
Se si seleziona la parola sottolineata in rosso e si fa clic sul pulsante Controllo ortografia, si
visualizza la finestra di dialogo riportata in Figura 4.
Figura 4 - La finestra Controllo ortografia
Questa finestra mostra la parte di testo interessata, evidenziando in rosso la parola che non ha
trovato corrispondenza nel dizionario indicato nella casella Lingua dizionario (nell'esempio,
Italiano). I pulsanti posti a lato del testo consentono di ignorare l'errore solo in questa
occorrenza, in tutte le occorrenze della stessa parola o di inserire questa parola nel dizionario. In
tutti e tre i casi, l'applicazione ometterà la sottolineatura. Va notato che tale sottolineatura
compare solo sullo schermo, e non viene stampata se si invia il documento a una stampante.
La finestra di dialogo, inoltre, offre dei suggerimenti per la modifica della parola che continua a
ritenere errata, permettendo di cambiarla con una scelta dall'elenco solo nell'occorrenza corrente,
in tutte le occorrenze, o di aprire la finestra di dialogo relativa alla correzione automatica.
Il pulsante Opzioni, in basso, apre una finestra di dialogo nella quale è possibile definire come si
deve comportare il programma durante la correzione ortografica e grammaticale.
Va ora rilevato che la correzione effettuata non ha solo valore ortografico. Se si seleziona
comunque una parte di testo e si fa clic sul pulsante Controlla grammatica, l'applicazione
effettuerà anche un controllo grammaticale e linguistico, questa volta evidenziando in verde le
presunte inesattezze. Nella Figura 5 è possibile vedere cosa consiglia Word a proposito di
questa stessa frase.
Figura 5 - La finestra di dialogo Ortografia e grammatica
Le regole che stanno alla base di questi controlli sono dunque il dizionario e una grammatica
della lingua: l'applicazione non ha coscienza di ciò che si scrive e, per esempio, non può
correggere una frase come "vado a cassa" anzichè "vado a casa", semplicemente perchè
grammaticalmente e ortograficamente corretta.
Un altro strumento di aiuto è la possibilità di inserire delle opzioni di correzione tramite il
percorso Strumenti/Opzioni di correzione automatica. La finestra di dialogo varia leggermente a
seconda dell'applicazione utilizzata, ma in comune si trovano tre schede.
• Correzione automatica. Contiene delle opzioni che gestiscono il comportamento
dell'applicazione al rilevamento dell'inesattezza. Per esempio, è possibile fare in modo che
l'applicazione inserisca automaticamente la maiuscola a ogni inizio frase o anche che sostituisca
un simbolo o una frase, automaticamente, con un altro simbolo o una frase diversa (per
esempio, per far sì che l'applicazione sostituisca "Microsoft Corporation" alla coppia di lettere
MC, così all'utente basterà digitare l'acronimo, mentre l'applicazione scriverà la frase per
esteso).

Formattazione automatica. Contiene delle opzioni per la formattazione automatica di
alcune parti di testo, quando vengono rilevate, per esempio, se si digita un indirizzo Web,
questo viene riconosciuto come tale e l'applicazione lo trasforma in un collegamento
ipertestuale, colorandolo in blu e sottolineandolo.

Smart tag. Sono delle icone che l'applicazione mostra quando riconosce un determinato
tipo di dati. Attraverso il loro uso è possibile eseguire più rapidamente alcune operazioni (per
esempio, se si digita un indirizzo di posta elettronica, compare subito accanto un'icona che
permette di utilizzarlo per l'invio di un documento). Per maggiori dettagli sugli smart tag si
veda più avanti in questo stesso capitolo.
Nella Figura 6 è riportata la finestra di dialogo Correzione automatica di Excel.
Figura 6 - La finestra di dialogo Correzione automatica di Excel 2003
Una notevole funzionalità riguardante il testo, soprattutto in Word, ma funzionale anche nelle
altre applicazioni e probabilmente, a torto, poco utilizzata, è la possibilità di effettuare delle
ricerche di carattere linguistico. Le applicazioni, come visto, dispongono di un loro dizionario e
di una loro grammatica che si riferiscono alla lingua utilizzata e possono disporre di questi
anche in maniera leggermente diversa da quella appena vista.
Se si seleziona il percorso Strumenti/Ricerche, compare a destra il riquadro attività Ricerche,
come mostrato nella Figura 7.
Figura 7 - Il riquadro Attività Ricerche
Nella figura si vedono anche le possibilità fornite dall'elenco a discesa Tutto il materiale di
riferimento. Se si sceglie Thesaurus, si digita una parola nella casella di testo Cerca e si fa clic
sulla freccetta su fondo verde, l'applicazione utilizza il dizionario per cercare e visualizzare
sinonimi e contrari della parola digitata. Questa funzionalità è molto utile quando si vogliono
evitare ripetizioni e la memoria non ci aiuta. Si provi, per esempio, a digitare la parola "sereno",
e si veda quanti sinonimi e contrari fornisce la ricerca!
Inoltre questa funzionalità è in grado di fornirci delle traduzioni delle parole digitate: per
ottenerle si scelga la modalità Traduzione e si operi come appena visto. Se si vuole, facendo clic
sul collegamento Opzioni ricerche, in basso, è possibile utilizzare altri vocabolari selezionandoli
nella finestra di dialogo che compare. Un ultimo strumento che riguarda la gestione dei testi
all'interno dei documenti è la funzione di ricerca (ed eventuale sostituzione) di stringhe di testo.
La Figura 8 mostra la finestra di dialogo ottenuta in PowerPoint mediante il percorso Modifica/
Sostituisci.
Figura 8 - La finestra di dialogo Sostituisci di PowerPoint
Con il percorso Modifica/Trova viene visualizzata una finestra di dialogo identica,
priva però della casella di testo Sostituisci con.
Nella casella Trova è possibile digitare una stringa di testo che si intende ricercare 'all'interno
del documento, mentre nella casella Sostituisci con è possibile digitare una stringa che
intendiamo sostituire a quella trovata. Alcune opzioni ci permettono di cercare un'esatta
corrispondenza anche con le maiuscole o minuscole, o con la frase intera. Per esempio, si
supponga di aver scritto un lungo documento dove si è più volte ripetuto il nome di una società
"s.r.l." e di scoprire poi che si tratta invece di una "S.p.A.". Il programma permette di cercare
ogni occorrenza della stringa "s.r.l." e di sostituirla con la stringa "S.p.A.". È possibile sostituire
una singola occorrenza, passare alla successiva, o sostituirle tutte.
Se si vuole usufruire della sola funzione Trova, mediante il percorso Modifica/Trova, l'applicazione
ricerca ed evidenzia le stringhe di testo digitate: anche in questo caso sarà possibile passare alla
successiva occorrenza fino a scorrere tutto il testo. Come è logico che sia, le applicazioni più ricche
(come Word o Excel) prevedono un maggior controllo di questa funzionalità, offrendo la possibilità
di cercare del testo formattato, dei caratteri speciali, o delle formule (Figura 9).
Figura 9 - La finestra di dialogo Trova e sostituisci di Word
Comandi standard comuni
La barra degli strumenti Standard contiene altri pulsanti comuni alle varie applicazioni, anzi,
così comuni che si possono trovare pressochè invariati anche in altre applicazioni sia di
Microsoft sia di qualche altro produttore.
Una volta che si sia selezionato un oggetto del documento (sia una parte di testo che
un'immagine o altro) è possibile utilizzare il pulsante Taglia o il pulsante Copia per trasferire
una copia di questo oggetto in una zona di memoria virtuale, gestita dal sistema operativo
Windows, chiamata Appunti di Windows. A questo punto è possibile spostarsi nel documento o
addirittura in un'altra applicazione e utilizzare il pulsante Incolla per inserire, nel punto indicato
dal cursore del mouse, l'oggetto presente negli Appunti. Nel caso in cui si fosse utilizzato prima
il comando Taglia, l'oggetto originale verrà eliminato, nel caso in cui si fosse scelto Copia,
l'oggetto originale verrà invece conservato.
Office permette di gestire, negli appunti, ben 24 oggetti distinti. Al momento della prima
utilizzazione dei comandi Copia o Taglia, al successivo Incolla nulla verrà richiesto all'utente, in
quanto è il sistema che provvede a inserire nel punto indicato l'unico oggetto presente negli
Appunti. Alle successive utilizzazioni, invece, viene mostrato un riquadro attività, a destra,
contenente l'elenco dei vari oggetti che consente di selezionare l'oggetto che si desidera
incollare.
Proseguendo nella "lettura" della barra degli strumenti Standard, si notano due freccette
ricurve, una rivolta verso sinistra e una rivolta verso destra. Queste permettono,
rispettivamente, di annullare o ripristinare le ultime operazioni effettuate. Se per esempio si è
cancellato per errore qualcosa, un clic sulla prima freccetta lo farà ricomparire, un clic sulla
seconda lo cancellerà nuovamente. In un certo senso si può dire che la freccetta verso sinistra
permette di "tornare indietro" nella compilazione o modifica del documento, mentre la freccetta
verso destra consente di "tornare avanti". Queste due freccette hanno accanto una ulteriore
freccia verso il basso che visualizza un menu a discesa, contenente gli ultimi comandi effettuati,
grazie al quale è possibile rapidamente annullare o ripristinare un intero insieme di modifiche. In
questo caso, si noti che la "memoria" del programma è molto buona e viene azzerata quando si
salva e si chiude il documento.
Un ultimo comando comune alle varie applicazioni è l'opzione di Zoom. Il riquadro presente
nella barra Standard permette di scegliere, in percentuale, la grandezza con cui si intende
visualizzare il documento sullo schermo: è possibile scegliere dal menu a discesa o digitare un
valore e premere Invio.
Utilizzando il comando Visualizza/ Zoom, invece, si apre una finestra di dialogo che varia
leggermente in ogni applicazione, ma che in ogni caso permette un maggior controllo della
percentuale e della modalità di visualizzazione del documento.
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CAPITOLO 4
Inserimento e gestione di immagini, ClipArt e WordArt
La possibilità di inserimento e gestione di immagini nei documenti è una delle caratteristiche
più ricercate dagli utenti e una di quelle sulla quale Microsoft ha maggiormente cercato di
intervenire, nelle ultime release, in modo da renderla sempre più semplice, più potente e
disponibile per tutte le applicazioni.
Nel corso di questo paragrafo si utilizzerà Word, ma naturalmente quanto detto vale anche per le
altre applicazioni.
Il comando Inserisci/ Immagine/ Da file o il clic sul pulsante Inserisci immagine sulla barra
degli strumenti Disegno, apre la finestra di dialogo Inserisci immagine, attraverso la quale è
possibile localizzare, selezionare e inserire nel documento un'immagine. Questa finestra di
dialogo è identica alla finestra di dialogo Apri, vsta in precedenza, con l'unica differenza che il
formato del file è un formato immagine.
Facendo clic sull'immagine appena inserita nel documento, compaiono lungo il bordo della
stessa dei quadratini, i quali rappresentano delle "maniglie" di trascinamento. Portando il mouse
su questi quadratini, il cursore diventa una doppia freccia, facendo clic e trascinando si ottiene
un ridimensionamento dell'immagine. I quadratini laterali permettono una modifica anche del
rapporto larghezza/lunghezza, mentre se si utilizzano quelli agli angoli si mantengono le
proporzioni.
L'immagine viene inserita nel documento attraverso una tecnologia denominata OLE
(Object Linking and Embedding, incorporamento e collegamento di oggetti) la quale
permette alle applicazioni di incorporare al loro interno oggetti di formato diverso. Il
ridimensionamento, come pure altre modifiche che vengono effettuate sulle
immagini, sono modifiche apportate in fase di visualizzazione e non avvengono in
realtà sulle immagini. Word e le applicazioni sorelle non sono editor di immagini
perciò, non potendo manipolarle, devono poter gestire la loro visualizzazione sia sullo
schermo che eventualmente sulla stampa.
Il clic sull'immagine ha anche un altro effetto: viene visualizzata la barra degli strumenti
Immagine, riportata nella Figura 10.
Figura 10 - La barra degli strumenti Immagine
La barra contiene diversi pulsanti; di seguito ne vengono descritte le funzionalità.
Inserisci immagine. Apre la finestra di dialogo Inserisci immagine per inserire una nuova
immagine nel punto indicato dal cursore del mouse.
 Colore. Facendo clic su questo pulsante viene visualizzato un piccolo menu a discesa che
permette di modificare i colori dell'immagine selezionata.
 Aumenta contrasto. Aumenta il contrasto dei colori.
 Diminuisci contrasto. Diminuisce il contrasto dei colori.
 Aumenta luminosità. Aumenta la luminosità dell'immagine.
 Diminuisci luminosità. Diminuisce la luminosità dell'immagine.
 Ritaglia. Il cursore del mouse si modifica, facendo clic su uno dei quadratini laterali e
trascinando è possibile ritagliare un'immagine. Anche in questo caso si tratta di un intervento che
non modifica in realtà l'immagine ma solo la sua visualizzazione, nascondendone una parte.
Trascinando nuovamente in senso inverso, infatti, la parte "ritagliata" ricompare.
 Ruota a sinistra di 90°. Ruota l'immagine.
 Stile linea. Non è selezionabile nelle immagini. Consente di modificare le linee di alcuni
elementi grafici (la barra degli strumenti Immagine viene utilizzata anche per la gestione di
questi altri).

Comprimi immagine. Tramite una finestra di dialogo è possibile comprimere un'immagine o
eliminare le parti ritagliate. Dal momento che le applicazioni, come detto, incorporano le
immagini, il peso delle stesse, in termini di KB, va a gravare sulle dimensioni dei file. La
compressione riduce il peso delle immagini, e conseguentemente, ne riduce anche la qualità.

Disposizione testo. Attraverso un menu a discesa è possibile decidere come disporre il testo
prima, dopo o attorno all'immagine.

Formato immagine. Apre la finestra di dialogo Formato immagine, attraverso la quale è
possibile gestire la visualizzazione delle immagini utilizzando una delle cinque schede descritte
di seguito.

Colori e linee. Consente di impostare un colore di riempimento o la trasparenza (in altri
oggetti grafici è possibile modificare il formato delle linee che li compongono, per dettagli su
queste operazioni si rimanda ai capitoli dedicati alle singole applicazioni).

Dimensioni. Consente di gestire le dimensioni, la proporzione e la rotazione delle
immagini.

Layout. Consente di gestire il testo intorno all'immagine.

Immagine. Consente di gestire i colori, la luminosità e il contrasto in maniera più
precisa di quanto sia possibile fare con l'utilizzo dei pulsanti visti in precedenza.

Web. Consente di specificare testo alternativo da visualizzare in sostituzione
dell'immagine nel caso di una pubblicazione sul Web e nel caso in cui l'immagine non potesse
essere visualizzabile.

Imposta colore trasparente. Imposta una trasparenza per l'immagine. Questo pulsante è
attivo solo con alcuni elementi grafici.

Reimposta immagine. Riporta l'immagine al suo stato di visualizzazione originale.
Per eliminare un'immagine da un documento, occorre selezionarla e premere il tasto Canc.
Il menu di disposizione del testo, come ultima voce, contiene il comando Modifica disposizione
punti, sul quale è opportuno spendere qualche parola in più. Questo comando permette di
delineare un contorno all'oggetto, in modo da creare manualmente dei margini attorno ai quali
scorra l'eventuale testo. Quando si è selezionato l'elemento grafico, e si è fatto clic sul comando
Modifica disposizione punti, agli angoli della cornice compaiono dei quadratini: selezionandoli e
trascinandoli è possibile modificare il contorno dell' immagine. È possibile aggiungere un
quadratino di selezione portando il mouse nel punto in cui si intende inserirlo, premere il tasto
Ctrl e fare clic; in questo modo si può utilizzare il nuovo quadratino di selezione per regolare
l'adattamento irregolare intorno all'immagine.
Come si nota, la gestione delle immagini offre diverse possibilità. Una volta selezionata
l'immagine, anche il comando Formato/ Immagine apre la finestra di dialogo Formato
immagine, attraverso la quale è possibile effettuare tutte le impostazioni del caso.
Il comando Inserisci/ Immagine/ ClipArt visualizza il riquadro attività ClipArt sulla destra dello
schermo. Le ClipArt sono immagini, a tutti gli effetti, anche se si tratta per lo più di immagini
stilizzate o povere da un punto di vista "fotografico"; per questo motivo sono però molto più
leggere in termini di dimensione delle immagini viste sopra. Agli utilizzatori di Office Microsoft
ne mette a disposizione davvero molte.
La Figura 11 mostra il riquadro attività ClipArt così come appare a destra dello schermo.
Figura 11 - Il riquadro attività ClipArt
Nella casella cerca è possibile digitare una parola chiave (ad esempio "bambini" in modo da
attivare la ricerca (con il pulsante Vai) all'interno della raccolta di ClipArt che viene installata con
Office. Il risultato della ricerca verrà mostrato nel riquadro sottostante. La casella Cerca in
permette di scegliere dove effettuare la ricerca; la raccolta di immagini ClipArt è divisa per
categorie e di seguito sono elencate le possibilità disponibili.
 Insiemi (categoria Preferiti e categoria Non classificate).
 Insiemi di Office (elenca le categorie, è possibile selezionare in quali cercare).
 Insiemi Web (altre categorie maggiormente indirizzate alla pubblicazione Web).
La casella Tipi di risultati consente di selezionare tra i tipi:
 ClipArt;
 fotografie;
 filmati;
 suoni.
Una volta effettuata la ricerca, il risultato viene mostrato nel riquadro. Le immagini vengono
selezionate e inserite tramite un singolo clic. Quando si porta il mouse sull'immagine, compare
a destra di questa una freccia, il clic sulla quale apre un menu a discesa. Con questo è
possibile effettuare altre operazioni alternative al semplice inserimento dell'immagine nel
documento, per esempio copiarla in un insieme (categoria) specifico.
Se invece si vuole passare in rassegna l'intero contenuto della libreria di oggetti ClipArt, occorre
fare clic su Organizza Clip in basso nel riquadro attività ClipArt. Viene così visualizzata la finestra
di dialogo mostrata in Figura 12.
Figura 12 - La finestra di dialogo Affari - Raccolta multimediale Microsoft
Con una struttura molto simile a Esplora risorse, la finestra di dialogo permette di visualizzare e
organizzare la raccolta di ClipArt. Nel pannello di sinistra vediamo ancora elencati gli insiemi,
divisi poi in categorie, di oggetti ClipArt. Nel pannello di destra vengono visualizzati i contenuti
dell'insieme selezionato a sinistra. È possibile creare dei nuovi insiemi e, se non è possibile
spostare gli oggetti, è però possibile copiarli nei nuovi insiemi. Quando si porta il mouse sopra a
un oggetto viene visualizzata una freccia, facendo clic sulla quale si apre un menu a discesa
contenente i comandi relativi alle operazioni effettuabili.
La finestra di dialogo raccolta multimediale è in realtà un vero e proprio programma
che permette di catalogare e organizzare la propria raccolta di immagini. Lo si può
notare dal fatto che questa finestra si può ridurre a icona e che permane anche in
caso di chiusura dell'applicazione. possibile lavorare alla raccolta multimediale
selezionando il percorso: Avvio/Programmi/Microsoft Office/Strumenti di
Office/Raccolta multimediale Microsoft.
Una volta inserite, le immagini ClipArt si gestiscono come le immagini, attraverso la barra degli
strumenti immagine vista in precedenza.
Il comando Inserisci/ Immagine/ WordArt o il pulsante Inserisci WordArt posto sulla barra
Disegno, visualizzano una finestra di dialogo che offre, in anteprima, diverse tipologie di
scrittura, come si vede nella Figura 13.
Figura 13 - La finestra di dialogo Raccolta WordArt
Queste tipologie di scrittura prendono il nome di WordArt. Selezionando una tipologia e facendo
clic su OK si apre una nuova finestra di dialogo, riprodotta in Figura 14, nella quale è possibile
digitare il testo che si vuole abbellire, scegliere il tipo di carattere, la dimensione e se si desidera
il grassetto o il corsivo.
Figura 14 - La finestra di dialogo Modifica testo WordArt
Il successivo clic su OK inserisce nel documento, nel punto indicato dal cursore, il testo digitato
nella forma WordArt richiesta.
Naturalmente, come già con le immagini, è possibile intervenire su queste forme
modificandole. Facendo clic sull'oggetto WordArt compaiono gli ormai conosciuti quadratini
neri, della cui funzionalità e del cui uso si è già parlato. Inoltre compare la barra WordArt,
riprodotta in Figura 15, che contiene i comandi di modifica descritti nell'elenco che segue.
 Inserisci WordArt. Consente di inserire un altro oggetto WordArt.
 Modifica testo. Riapre la finestra visualizzata nella Figura 14, consentendo di modificare il
testo al quale si è deciso di dare la forma WordArt richiesta.
 Raccolta WordArt. Riapre la finestra di dialogo visualizzata nella Figura 13, consentendo di
scegliere una forma WordArt diversa per l'oggetto selezionato.
 Formato ClipArt. Apre una finestra di dialogo simile a quella Formato immagine vista in
precedenza. Anche le operazioni eseguibili sono le medesime, con una differenza: si possono
gestire le linee di contorno delle scritte, nella scheda Colori e linee, dando a esse colore,
spessore e tipo di tratteggio.
 Forma del testo. Apre un menu di anteprime per dare una forma diversa al testo. In questo
modo è possibile dare una curvatura o un effetto particolare all'oggetto ClipArt. Un semplice clic
sulla forma desiderata modifica istantaneamente l'oggetto selezionato.
 Disposizione testo. Come per le immagini, consente di gestire la disposizione del testo
intorno all'oggetto ClipArt.
 Stessa altezza lettere. Consente di impostare la medesima altezza per tutte le lettere che
compongono la forma WordArt. Il pulsante è del tipo Attiva/Disattiva, vale a dire che il primo clic
attiva il comando, il secondo lo disattiva.
 Testo verticale. Consente di posizionare la scritta in verticale. Il pulsante è del tipo Attiva/
Disattiva, vale a dire che il primo clic attiva il comando, il secondo lo disattiva.
 Allineamento. Consente, attraverso un menu a discesa, di gestire l'allineamento del testo.
 Spaziatura caratteri. Consente, attraverso un menu a discesa, di gestire la spaziatura tra i
caratteri del testo.
Figura 15 - La barra degli strumenti WordArt
MANUALE OPERATIVO STRUMENTI DI OFFICE
CAPITOLO 5
Guida in linea
In tutte le applicazioni di Office 2003 compare, in alto a destra, una casella, dove sta scritto
Digitare una domanda. Questa offre un tipo di aiuto in linea, introdotto la prima volta con Office
XP che avvia la ricerca libera anche nel caso in cui l'Assistente sia disattivato o nascosto. Per
esempio, se si prova a digitare "Come faccio a salvare il documento?" in una qualsiasi
applicazione, e si preme Invio, comparirà un menu a discesa con una serie di opzioni di aiuto,
tra le quali scegliere. Il clic su una di queste opzioni avvierà la Guida in linea con le istruzioni su
come procedere.
Nel caso in cui si voglia nascondere la casella per porre le domande, occorre seguire
una procedura un po' contorta: infatti si deve aprire la finestra di dialogo
Personalizza dal menu Strumenti, quindi andare nella scheda Opzioni e, con questa
aperta, fare clic col tasto destro del mouse sulla casella Digitare una domanda,
infine togliere il segno di spunta dall'opzione Mostra la casella Ricerca libera.
Resterà tuttavia ancora visibile sino a che non si chiude la finestra di dialogo
Personalizza. Per rivisualizzarla l'operazione è identica.
La guida in linea vera e propria si avvia invece nel modo canonico, ovvero dal menu di aiuto
rappresentato dal punto di domanda. Il primo comando del menu apre la guida in linea (in
alternativa, è anche possibile premere il tasto F1 sulla tastiera). Gli altri comandi permettono di
consultare o contattare il supporto tecnico, attivare il prodotto o provare a risolvere eventuali
problemi sfruttando delle funzionalità di diagnostica e ripristino incorporate nella suite Office
System 2003.
Quando si chiama la guida in linea viene visualizzato il riquadro attività Risorse, a destra dello
schermo. Qui ancora è possibile fare ricorso al sito di Microsoft o alle risorse online. Mancando di
una connessione Internet è possibile digitare una parola chiave nella casella Cerca o fare clic su
Sommario per aprire i libri della guida in linea. Questa si presenta come una serie di capitoli
dedicati ai vari argomenti; un clic sul capitolo desiderato lo espande e mostra gli eventuali altri libri
(paragrafi) contenuti o le pagine della guida (l'icona in questo caso è un punto di domanda
cerchiato in blu).
Un esempio è fornito dalla Figura 16.
Figura 16 - Sfogliare la guida in linea
Un clic sulla pagina della guida scelta ne visualizza il contenuto. È possibile ingrandire la finestra
della guida in linea e stamparne il contenuto, facendo clic sull'icona della stampante in alto a
destra.
Riquadro attività
Alcune funzionalità attivano automaticamente, sul lato destro dello schermo, un pannello
verticale chiamato Riquadro attività. Questo contiene una serie di attività legate al documento e
per ognuna di esse offre un elenco di operazioni applicabili e immediatamente disponibili.
Si tratta semplicemente di una nuova barra degli strumenti, anomala rispetto a tutte le altre,
che si presenta sotto forma di un riquadro, appunto, normalmente posizionato sulla destra
dello schermo. In pratica, sebbene a volte occupi parte dello schermo, e possa apparire
ingombrante a chi adopera una risoluzione di 800 per 600, risolve il problema della non
conoscenza di talune operazioni e anche il problema di cercarle tra i menu. Il riquadro delle
attività è la risposta di Microsoft alle esigenze dell'utente finale di avere a disposizione un
certo numero di funzioni principali, divise per categoria, senza doverle cercare in mezzo
alle voci di menu e alle icone.
Una delle preoccupazioni dell'utente, infatti, consiste nel non voler impiegare il proprio tempo
nell'imparare l'uso dello strumento, ma adattare sempre più lo strumento alle proprie esigenze
particolari, fino a ottenere con il minimo sforzo il massimo rendimento.
Da questo punto di vista il riquadro delle attività centra l'obiettivo. È effettivamente più semplice
accedere a delle funzioni utilizzate molto spesso, facendo direttamente clic sulla voce
corrispondente nel riquadro delle attività.
Il riquadro, come detto compare da sé in molte occasioni. È tuttavia possibile chiuderlo, facendo
clic sulla crocetta posta in alto a destra nei riquadri stessi, o aprirlo, mediante il comando
Visualizza/ Riquadro attività.
Le varie applicazioni contengono riquadri attività standard, visti anche nel corso di questo
capitolo, e altri specifici, per i quali si rimanda alla lettura dei capitoli dedicati alle singole
applicazioni.
Smart tag
Gli smart tag sono piccole icone che compaiono allorquando l'utente ne ha bisogno.
Tag significa, più o meno, etichetta, ed è possibile tradurre Smart tag come "indicatore
intelligente". In pratica uno smart tag è un'icona che compare solo in particolari circostanze
(riconosce infatti ciò che l'utente sta facendo, da qui, appunto, il termine "intelligente") e
propone un menu a discesa contestuale fornendo gli strumenti per portare a termine
determinate operazioni.
Esistono smart tag standard che si trovano in tutte le applicazioni e altri specifici.
In più questi indicatori possono essere creati dagli sviluppatori secondo le esigenze aziendali e
perciò, a tutti gli effetti, rappresentano addirittura una "tecnologia" più che una semplice
funzionalità.
Gli smart tag non sono sempre attivi di default e alcuni devono essere attivati. Per farlo,
occorre selezionare il percorso Strumenti/Opzioni di correzione automatica e quindi andare
sulla scheda Smart tag. Nella Figura 17 viene riprodotta la finestra di dialogo relativa
all'applicazione Word.
Figura 17 - Selezione e attivazione degli smart tag
Questa visualizza gli smart tag definiti e attivabili nell'applicazione. Per attivarli occorre
selezionarli e per visualizzarli mettere il segno di spunta nella casella dell'opzione Mostra
pulsanti azioni smart tag (questa opzione offre diciture diverse a seconda dell'applicazione).
Per esempio, in un'operazione di copia e incolla compare lo smart tag relativo, facendo clic
sulla freccetta posta alla sua destra compaiono le opzioni che chiedono all'utente se intende
mantenere la formattazione originale, applicare quella di destinazione, mantenere solo il testo o
applicare uno stile e una formattazione scelta personalmente.
Questi smart tag sono dunque una sorta di icone intelligenti che permettono all'utente di
velocizzare enormemente il lavoro che sta svolgendo, forniscono indicazioni sulle operazioni da
svolgere e gli strumenti per svolgerle, senza costringere l'utente a cercarle nei menu.
MANUALE OPERATIVO STRUMENTI DI OFFICE
CAPITOLO 6
Certificato digitale per progetti VBA
Attraverso il percorso Avvio/Programmi/Microsoft Office/Strumenti di Office/Certificato digitale
per progetti VBA, si attiva la finestra di dialogo mostrata in Figura 18.
Figura 18 - La finestra di dialogo Crea certificato digitale
Office, con molta semplicità, permette di creare delle firme digitali per le macro che si vanno a
creare nelle varie applicazioni. Una macro rappresenta una serie di comandi, (una routine, si
usa dire), registrata con un unico comando di attivazione. In questo modo, attraverso un singolo
comando è possibile far eseguire al programma una serie di operazioni concatenate.
Normalmente si creano macro per operazioni di routine che sarebbe inutile dover ripetere
come un'operazione sempre identica di formattazione, impaginazione e stampa su un modulo
creato con Excel. Purtroppo, si possono creare con facilità macro dannose, per esempio, basta
unire i comandi seleziona tutto, cancella, salva, nell'ordine, per creare una macro il cui risultato è
eliminare definitivamente il contenuto del documento. Per questo motivo, quando si apre
un'applicazione che contiene macro, il programma avvisa l'utente dell'ipotetico pericolo.
Per questo motivo Office System 2003 permette di creare un certificato digitale. In questo
modo ogni macro creata da un utente in possesso di un certificato verrà firmata digitalmente e
a chi aprirà l'applicazione comparirà l'avvertimento riguardo alla macro, con la specifica che tale
macro è stata firmata dall'utente che l'ha creata. In questo modo l'utente ha modo di decidere se
ritenere o meno la macro "attendibile" vale a dire "non dannosa".
Ovviamente si sta qui parlando di una autocertificazione, per cui occorre in ogni modo fare
attenzione. L'autocertificazione ha valore all'interno di una azienda o di un gruppo di lavoro,
chiaramente non ci si può fidare ad occhi chiusi di una macro autocertificata in un documento
scaricato da Internet, se la fonte non è sicura!
Impostazioni lingua di Microsoft Office 2003
Attraverso il percorso Avvio/Programmi/Microsoft Office/Strumenti di Office/Impostazioni
lingua di Microsoft Office 2003, si attiva la finestra di dialogo riprodotta nella Figura 19.
Figura 19 - La finestra di dialogo Impostazione lingua di Microsoft Office 2003
In alcune applicazioni, come e soprattutto Word, sono presenti delle caratteristiche che sono in
grado di semplificare l'utilizzo di altre lingue all'interno dei documenti. Attraverso questa finestra
di dialogo è possibile aggiungere dei dizionari, in modo da poterli sfruttare nelle caratteristiche
che li utilizzano (per esempio, il correttore ortografico).
MANUALE OPERATIVO STRUMENTI DI OFFICE
CAPITOLO 7
Microsoft Office Document Imaging
Attraverso il percorso Avvio/Programmi/Microsoft Office/Strumenti di Office/Microsoft
Office Document Imaging, si attiva il programma di riconoscimento dei caratteri.
Questo utilissimo programma permette di riconoscere del testo all'interno di un'immagine . tif
o .tiff, selezionarlo e copiarlo in un qualsiasi documento Office. La schermata iniziale appare
come nella Figura 20 (che mostra un file .tiff già aperto).
Aprendo un file immagine, questo viene visualizzato nel pannello di destra (riquadro pagina),
mentre, in quello di sinistra (riquadro anteprima), vengono visualizzate le pagine di cui è
composto (si ricorda che potrebbe trattarsi di un documento digitalizzato, proveniente da uno
scanner, e salvato nel formato . tiff).
Figura 20 - L'interfaccia del Programma Documenti Imaging
I pulsanti di scelta rapida permettono di aprire, salvare o digitalizzare un nuovo documento,
quindi di vederlo a tutto schermo, trovare al suo interno il testo o spedire questo a Microsoft
Word. Infine permettono di sfogliare le pagine o impostare lo ZOOM.
Per selezionare del testo per il suo riconoscimento basta fare clic col tasto sinistro e quindi
tracciare (verrà tracciata in rosso) una finestra di selezione. Eventualmente, se non è
selezionato, occorre selezionare il pulsante Seleziona prima di compiere questa operazione: si
tratta del pulsante Visualizza raffigurato con una freccia e posto a sinistra nella seconda barra
degli strumenti.
Infine basta provare a copiarlo per lanciare il riconoscimento ottico dei caratteri (oppure
utilizzare il comando Riconosci testo con OCR nel menu Strumenti). Il testo riconosciuto viene
evidenziato.
Se invece il riconoscimento non dovesse andare a buon fine, un messaggio di errore avverte
l'utente dell'impossibilità di completarlo.
Poche altre operazioni sono possibili, ma naturalmente non è possibile richiedere a una
semplice utility di fare il lavoro di software professionali specifici. Tuttavia è da non
sottovalutare l'opportunità che viene fornita con questo semplicissimo programma: si pensi a
tutte quelle volte, anche nel normale lavoro di ufficio, in cui si deve copiare uno scritto
qualsiasi. Si pensi invece di digitalizzarlo, leggerlo, selezionarlo e copiarlo.
Certo, vanno considerate due cose: innanzitutto che il programma di digitalizzazione, ovvero
di acquisizione di un'immagine tramite scanner (ce n'è uno presente anche in Office e verrà
trattato nel prossimo paragrafo) necessita di tempo per completare lo scansionamento di
un'immagine e secondariamente che testi con scritture particolari o complesse non potranno
essere correttamente interpretati. Per cui alcune volte sarà comunque conveniente copiare
mentre altre sarà necessario farlo.
In questa nuova release (l'utility era presente anche in Office XP) sono state aggiunte alcune
funzionalità. In particolare, appare degna di nota la possibilità di eseguire la revisione di un
documento. Infatti, è possibile contrassegnare il documento mediante annotazioni, aggiungere
testo in forma di nota o commento, applicare evidenziazioni a porzioni di testo, attirare
l'attenzione su una parte di testo mediante forme a mano libera o testo oppure immettere
un'immagine nel documento utilizzando i pulsanti sulla barra degli strumenti Annotazioni.
Inoltre, è possibile:

spostare, ridimensionare e rimuovere annotazioni;

selezionare il carattere e il colore dello sfondo (se applicabile) per il testo che
si aggiunge al documento;

scegliere spessore e colore dell'input penna per le penne utilizzate per
l'inserimento di evidenziazioni e disegni;

rendere permanenti le annotazioni nel documento;

stampare il documento con o senza le annotazioni.
Microsoft Office Document Scanning
Come detto poc'anzi, serve a poco un programma di riconoscimento ottico se non si ha nessuna
immagine da riconoscere e per averle è necessario uno scanner e un software che ci permetta
di acquisire e digitalizzare queste immagini. Dunque non poteva mancare, all'interno degli
Strumenti di Office, un semplice programma che assolvesse anche questo compito.
Se si avvia l'utility mediante il percorso Avvio/Programmi/Microsoft Office/Strumenti di
Office/Microsoft Office Document Scanning compare la finestra di dialogo riprodotta in Figura 21.
Figura 21 - La finestra di dialogo mostrata all'avvio del programma di acquisizione immagini
Selezionando tra le opzioni predefinite, è possibile acquisire un'immagine in bianco e nero, o
riprodurla in bianco e nero, a colori, o in scala di grigi.
Se le opzioni predefinite fossero insufficienti sarebbe ancora possibile definirne di ulteriori
facendo clic sul pulsante Opzioni predefinite che permetterà anche di modificare o eliminare tali
impostazioni.
Sono inoltre presenti le tre opzioni descritte di seguito.

Originale fronte/retro. Per impostare una doppia scansione in modo da poter
eseguire la digitalizzazione di ambedue i lati di una pagina

Richiedi altre pagine. Per impostare la scansione di un documento di più pagine.

Visualizza file dopo digitalizzazione. Per aprire il documento appena
digitalizzato e visualizzarlo.
Perché le prime due opzioni possano avere senso, lo scanner in uso deve essere
equipaggiato con ADF (Automatic Document Feeder, o alimentatore automatico),
inoltre l'ADF deve essere selezionato nella finestra di dialogo di configurazione dello
scanner in uso, riprodotta nella Figura 22.
Figura 22 - Occorre utilizzare l'opzione Usa alimentatore automatico nella finestra di dialogo
Scelta scanner
Il pulsante Scanner permette di definire lo scanner da utilizzare e, infine, il pulsante Digitalizza
avvia la scansione dell'immagine.
È possibile avviare il programma anche dall'applicazione Document Imaging,
scegliendo Digitalizza nuovo documento dal menu File.
Le due utility di scansione e riconoscimento ottico sono state curate, per Microsoft da
ScanSoft, Inc.
Microsoft Office Picture Manager
Questa utility permette di gestire e visualizzare le immagini presenti nel disco fisso. È molto simile
all'utility di gestione delle immagini ClipArt di cui riprende parecchie funzionalità.
Si apre mediante il percorso Avvio/Programmi/Microsoft Office/ Strumenti di Office/Microsoft Office
Picture Manager e si presenta all'utente come riprodotto nella Figura 23
Figura 23 - Interfaccia dell'utility di gestione immagini Picture Manager
L'interfaccia mostra tre pannelli. A sinistra il pannello con i collegamenti alle cartelle contenenti
immagini. Inizialmente vengono proposte le sole cartelle predefinite. Al centro il pannello
adibito alla visualizzazione delle immagini contenute nella cartella selezionata nel pannello
precedente. A destra, infine, il Riquadro attività iniziale che permette di cercare, modificare o
condividere immagini.
Come detto, Picture Manager è un gestore di immagini con integrate alcune proprietà di editing
(modifica) sulle immagini stesse.
Innanzitutto si osservi che attraverso il Riquadro attività di destra è possibile cercare le immagini
presenti nel disco avviando una scansione dello stesso. Occorre fare clic su Individua immagini
e poi selezionare il disco su cui effettuare la scansione. Tutte le cartelle contenenti immagini
trovate, verranno elencate nel pannello di sinistra. Il programma in realtà effettua dei
collegamenti alle cartelle ma, di fatto, permette all'utente di avere tutte le immagini a
disposizione, come se stessero tutte nello stesso disco, eliminando così la necessità di sfogliare i
propri archivi. Una volta creati i collegamenti alle immagini è possibile visualizzarle in anteprima,
in sequenza o una alla volta, utilizzando i pulsanti posti a margine, in alto a sinistra, del pannello
centrale. Sotto, nello stesso modello, due frecce permettono di spostarsi tra le immagini e un
regolo di stabilire la dimensione delle anteprime: fare clic e trascinare per vedere sullo schermo
le modifiche a queste.
La forza del programma sta anche nella sua capacità di modifica alle immagini stesse. È possibile
modificare l'aspetto delle immagini tramite le seguenti operazioni: modificare luminosità,
contrasto e colori, ritagliare, ruotare e capovolgere, rimuovere gli occhi rossi e ridimensionare.
Al termine delle modifiche, è possibile salvare l'immagine modificata nel file corrente oppure
mantenere il file originale esportando l'immagine in un file con un altro nome o in un'altra
posizione.
Dopo aver modificato le immagini, è possibile decidere di condividerle con l'intero gruppo di
lavoro. È possibile inviare le immagini in messaggi di posta elettronica oppure creare una
Raccolta immagini SharePoint. Quando si condividono le immagini, è importante tenere
presente che è anche possibile comprimere i file nelle dimensioni più adatte all'utilizzo
desiderato. I file di dimensioni più piccole vengono visualizzati più rapidamente in una pagina
Web, occupano meno spazio su disco e, se si condividono le immagini inserendole in messaggi
di posta elettronica, questi vengono inviati più velocemente.
MANUALE OPERATIVO STRUMENTI DI OFFICE
CAPITOLO 8
Ripristino applicazioni di Microsoft Office
Questa utilità permette di riavviare o terminare una applicazione bloccata. L'interfaccia è semplice,
mostrando la lista delle applicazioni attive e i due pulsanti Ripristina e Termina applicazione. Da
notare che se si seleziona un'applicazione non Office il pulsante Ripristina diventa un più
normale Riavvia: la differenza sta nelle funzionalità di recupero di Office System, che
evidentemente le altre applicazioni non hanno.
Figura 24 - La finestra di dialogo Ripristino applicazioni
Nel caso di blocco di una applicazione XP è necessario utilizzare questa funzionalità
per poter ripristinare il programma bloccato e quindi procedere al recupero dei
file aperti ed eventualmente danneggiati.
MANUALE OPERATIVO STRUMENTI DI OFFICE
CAPITOLO 9
Salvataggio guidato impostazioni personali
Tra le varie utilità trova spazio anche una semplicissima, ma non per questo meno comoda,
funzionalità di salvataggio delle impostazioni.
Prevedendo l'uso della stessa applicazione da parte di più utenti, e visto l'alto numero di
personalizzazioni possibili, bisogna riconoscere che è estremamente utile poter salvare tali
personalizzazioni e poter quindi lavorare nel modo che si ritiene migliore.
Le impostazioni, come dice la finestra di dialogo all'avvio dell'autocomposizione, possono
essere salvate in un file o nel Web e quindi essere riutilizzate anche in un'altra macchina o in
una diversa installazione. Prima di procedere, è necessario aver chiuso tutte le applicazioni di
Office (questo garantisce il salvataggio di tutte le impostazioni, la logica è la stessa che obbliga
a chiudere le applicazioni aperte prima di procedere all'installazione di un programma).
Nella seconda schermata, viene chiesto se si intende salvare le impostazioni o invece caricare
impostazioni precedentemente create. Se ne deduce, pertanto, che nell'importazione di tali
impostazioni la procedura da seguire è pressoché la medesima.
Se si sceglie di salvare, la finestra ancora successiva vorrà sapere se si vuole salvare nel Web (e
in tal caso si dovrà usare il pulsante Dettagli per specificare dove) o in un file, che avrà
estensione . ops (Office Personal Settings) e potrà essere localizzato a piacimento. Se invece
si desidera importare le impostazioni precedentemente salvate, una finestra di dialogo
virtualmente uguale chiederà se si vogliono recuperare tali impostazioni dal Web (premere
Dettagli per specificare) o da un file locale (premere Sfoglia per specificare).
La procedura è talmente semplice che può apparire banale, essendo in pratica null'altro che
una procedura guidata; si ritiene che tale utility possa davvero far piacere a molti. In pratica,
viene salvato l'intero contenuto della finestre di dialogo Strumenti/ Opzioni e Strumenti/
Personalizza.