Linee Guida per preparare una presentazione in Powerpoint

Alcune note sparse su come allestire le slides
per una presentazione di laurea o per un seminario
Ver. 1.5 del Giugno 2009
A cura di Giulio De Leo
Dipartimento di Scienze Ambientali
Università degli Studi di Parma
Email: [email protected]
- Cominciamo subito mettendo ben in chiaro una cosa: trattandosi di una presentazione al
pubblico, ricordiamoci che siete lì per comunicare qualcosa a qualcuno, non per fare un
monologo o uno sfoggio di cultura. Se non ci riuscite, significa semplicemente che avete perso
una occasione. Per preparare una presentazione, dovrete quindi avere ben chiaro:
o cosa volete comunicare (ovvero, qual è lo scopo della presentazione)
o a che tipo di pubblico (ovvero qual è il livello di competenza del pubblico, quale
linguaggio posso usare, a quale livello di approfondimento posso scendere, ecc.)
o quanto tempo avete a disposizione.
In sostanza dovrete aiutare il pubblico a capire chiaramente:
- su cosa avete lavorato
- perchè è importante lavorare in questo contesto
- quali erano gli obiettivi del vostro lavoro (ovvero le domande su cui avete lavorato)
- cosa avete fatto in pratica (materiali e metodi)
- qual è il vostro contributo individuale
- quali sono i risultati principali
- quali sono le implicazioni e le conclusioni del vostro lavoro,
Nella quasi totalità dei casi, il tempo a disposizione sarà di molto inferiore a quello necessario
per raccontare tutto il lavoro che avete fatto, i virtuosismi ed i trucchi per superare le difficoltà,
l’ingegno nello sviluppare algoritmi, il mestiere nel trattare coi terzi, le lacrime ed il sudore
versato, i tentativi falliti su cui comunque avete perso giorni e notti… Di conseguenza, dovrete
fare una scelta difficile, scegliendo di tutto questo solo uno, o pochi aspetti veramente interessati
ai fini della vostra presentazione, e comunque dovrete ingegnarvi davvero per riuscire in pochi
minuti (tipicamente 15-20) ad informare il vostro pubblico sulla complessità del problema e la
ricchezza del vostro lavoro.
Altro aspetto importante è quello di trovare il giusto equilibrio nell’uso proprio dei termini
tecnici. Da una parte, è ovvio che non trovandoci al mercato né sulla spiaggia con gli amici, è
opportuno utilizzare un linguaggio appropriato e scientificamente corretto, chiamate le cose col
loro nome. Dall’altra, non eccedete nell’uso dei termini tecnici o, almeno, accertatevi che il
vostro pubblico sia in grado di capire. Se, come capita spesso nel caso del dottorato di ricerca, il
pubblico è piuttosto eterogeneo e quindi i termini tecnici potranno (o dovranno) essere
accompagnati da una breve spiegazione la prima volta che vengono introdotti – altrimenti, di
nuovo, finirete per perdere per strada una parte consistente del pubblico.
Come quando cominciate a scrivere un testo, è buona norma – prima di mettere le mani su
Powerpoint – stendere un indice della presentazione (l’ossatura o lo scheletro), sul quale poi
costruirete man mano le varie slide (la carne da mettere sullo scheletro).
Tenete presente che in genere lo stesso lavoro viene presentato in modo diverso non solo in
funzione del tempo a disposizione, ma anche del tipo di pubblico e di presentazione (una cosa è
una seduta di laurea, un’altra un convegno scientifico, un’altra ancora un seminario rivolto ai
cittadini o un workshop per esperti della materia).
- Come supporto grafico, oggi è altamente preferibile una presentazione in PowerPoint (evitate
nella maniera più assoluta di parlare a braccio per 20 minuti, senza alcun tipo di supporto grafico
- o siete degli attori, o dei predicatori, altrimenti il risultato sarà quasi sempre pietoso).
Accertate che, dove andrete a parlare, abbiano un teleproiettore funzionante (e se già non lo
portate voi, anche il personale computer col lettore di dischetto o di CD).
- Utilizzate sempre la “struttura” (o il template) di Powerpoint, modificando opportunamente lo
“schema” della diapositiva (quella dove definite la formattazione e il colore di titolo e corpo del
testo per ogni diapositiva) e utilizzandolo poi sistematicamente in tutte le slides (così tutti i titolo
saranno dello stesso colore e carattere più o meno della stessa dimensione…), ad esempio:
o
titolo con dimensione tipicamente fra 36 e 44, in grassetto (ed eventualmente ombreggiato,
dipende dallo sfondo) – sempre nello stesso colore;
o
EVITATE DI USARE IL TESTO TUTTO IN MAIUSCOLO, bastano solo le iniziali,
altrimenti si legge malissimo; evitate anche di scrivere tutto in corsivo (che equivale ad un
sottolineato), solo alcune parole che volete mettere in evidenza possono essere riportate in
corsivo (oppure le citazioni testuali).
o
primo livello del testo tipicamente fra 24 e 32, meglio se in grassetto (ed eventualmente
ombreggiato, dipende dallo sfondo) – sempre nello stesso colore;
o
livelli ulteriori con dimensione carattere a scalare (tipicamente di almeno 4 punti inferiore a
quello precedente) – sempre nello stesso colore;
o
A proposito, usate stili che si leggono bene e che siano chiari (tipo Arial, Helvetica,
Tahoma, Verdana, ecc.), niente stili leziosi tipo SCRIPT, glamour o altro che si
leggono malissimo.
o
Evitate sfondi troppo leziosi, con serigrafie linee, colori troppo forti, foto con forti contrasti,
zone chiare e zone scure sul quale non si azzecca mai il colore del testo ecc.. In genere
meglio scegliere uno sfondo molto chiaro (col testo scuro) oppure blu (con testo chiaro) e
come unica leziosità un minimo di sfumatura. Comunque, dopo un lungo periodo di
ubriacatura, si sia di nuovo imponendo in ambito accademico uno stile sobrio e molto puristi
sono tornati al bianco in modo che ci si concentri sul contenuto e non sulla forma.
- Evitate assolutamente di fare slide troppo con troppo testo: costringono il pubblico a fare una
scelta fra leggere la diapositiva o ascoltare l’oratore. Inoltre quando c’è troppo testo, anche
l’oratore è invogliato a leggerlo tale e quale, la qual cosa – a parte le citazioni – diventa
estremamente noiosa;
-
Evitate di riportare in una slide frasi complete con soggetto, verbo e complemento, del tipo
“In questo lavoro abbiamo analizzato l’impatto ambientale di una discarica di inerti situata in
provincia di Bergamo” (a meno che non siano citazioni testuali). In genere, gli elenchi punto di
una slide sono da intendersi come l’indice di un capitolo: non contengono quasi mai verbi
coniugati in prima o terza persona e servono per richiamare un elemento essenziale della vostra
presentazione che volete rimanga impresso nella mente del vostro pubblico. Meglio quindi
qualcosa di più semplice e lineare, del tipo:
• Obiettivo:
analizzare l’impatto ambientale di una discarica di inerti
• Localizzazione:
provincia di Bergamo;
- Le animazioni devono aiutare a leggere le slide, a focalizzarsi in sequenza su ciascun elemento
che compone una slide, non devono distrarre, quindi usatele, purché non siano troppo fantasiose
(per il testo normale, meglio a “comparsa da sinistra”, a meno che sia tutto a destra – niente
lampeggiamenti o rotazioni; eventualmente, negli elenchi un po’ densi, si può cambiare il colore
del testo – ad esempio, in grigio scuro – al clic del mouse per passare al punto elenco successivo;
per le figure meglio la dissolvenza);
- Schemi di flusso, grafici e diagrammi sono quasi sempre di grande aiuto. I grafici debbono
sempre riportare chiaramente che cosa sono gli assi e – a parte alcuni grafici puramente
qualitativi - l’unità di misura e la gradazione (tacche ed etichette)
- Struttura presentazione:
o
La prima slide è sempre quella col titolo e il nome degli autori;
o
Ogni presentazione, conterrà una parte introduttiva preliminare che è fondamentale per
aiutare a far capire il pubblico perché il problema di cui vi siete interessati è così
importante, quali sono le motivazioni, qual è l’ambito/settore di applicazione, e contesto in
cui si inserisce
o
Seguirà la presentazione delle domande generali che hanno guidato la vostra ricerca
definiscono e, nello specifico, l’elenco puntuale degli obiettivi del vostro lavoro;
o
In alcuni casi può essere utile inserire (dopo il titolo e, in qualche caso, anche dopo
l’introduzione preliminare) un indice della presentazione che vi accingete a illustrare (così il
pubblico capisce la “mappa” della strada su cui lo state conducendo), e durante la
presentazione, nel passaggio fra un argomento e l’altro, richiamate questo indice (così il
pubblico ha un’idea della tappa a cui è arrivato);
o
Per quanto riguarda i contenuti, nel caso di tesi lunghe e complicate in cui avete fatto molto
lavoro dovrete fare delle scelte. Potete nella prima parte iniziale della presentazione potreste
ad esempio fare una overview del vostro lavoro, ovvero dare una visione di insieme di
quanto avete fatto e poi indicare quali sono gli argomenti in cui entrerete nel dettaglio.
Quando passate da un argomento all’altro, sottolineate bene il passaggio e chiarite bene
(eventualmente richiamando l’indice) qual è il punto che vi accingete a trattare
o
E’ importante che siano spiegati bene i metodi, il disegno sperimentale ed il numero di
repliche, la base di dati utilizzati, la significatività dei risultati, ovvero tutta la parte
quantitativa/statistica ecc. Se l’audience è eterogenea (pochi specialisti preparatissimi, molti
generalisti che ne sanno poco o niente) la sfida (non da poco) è di riuscire a soddisfare tutti
quanti, fornendo nel caso approfondimenti specifici ma evitando di perdere per strada la
maggior parte del pubblico generalista
o
E’ fondamentale che nella presentazione si evinca chiaramente e senza dubbi qual è stato il
vostro specifico contributo individuale, in modo particolare nei lavori collaborativi (si veda
anche i consigli riportati nel vademecum).
o
Alla fine c’è sempre una o più slide di “Conclusioni” (ed eventualmente “futuri sviluppi”)
o
Come ultimissima slide risparmiateci tramonti mozzafiato, foto ammiccanti di animali,
caricature, robacce patetiche tipo “grazie per l’attenzione”, ecc. ecc., semmai, visto che
buona parte dei nostri lavori sono in collaborazione, mettete piuttosto come si fa sempre
l’elenco delle persone che hanno collaborato a vario titolo alla ricerca, il nome delle
istituzioni che hanno finanziato e reso possibile il vostro lavoro.
- Evitate se possibile l’uso di icone grafiche di Microsoft tipo quelle dell’omino che si gratta la
testa (orrore), quello dell’omino con la lampadina delle idee (doppio orrore), quella degli omini
che si stringono la mano, quella del pianeta Terra col cerotto – ci escono tutte fuori dagli occhi e
in genere aggiungono poco o niente alla presentazione. Invece, le fotografie di un ambiente, del
sito in esame, in genere, sono molto più interessanti.
- Non mettete troppo slide!! Il numero di slide per una presentazione dipende ovviamente dal
tempo a disposizione, e da quanto denso è il testo in ciascuna slide: quelle molto dense
richiedono più tempo, quelle con pochi punti ne richiedono in genere di meno. Non sforate i
tempi che vi sono stati assegnati, perché questo irriterà sicuramente il vostro pubblico. In alcuni
convegni nazionali o internazionali vi spegneranno semplicemente il microfono ed il
teleproiettore… e nessuno vuole fare la figuraccia di rimanere a metà della propria
presentazione.
Ricordatevi che una slide per minuto o 3 ogni due minuti rappresentano generalmente una buona
“densità”. 40 slide per una presentazione di 20 minuti sono il limite massimo assoluto che vi
potete permettere e probabilmente già così finirete per irritare il vostro pubblico (se è la vostra
commissione di laurea non vi conviene…e, comunque sia, non vi conviene mai!). In una
presentazione, è concesso una volta sola mostrare una slide per meno di 30 secondi ma *solo* se
non contiene testo (ad esempio, due mappette che rappresentano un “prima” ed un “dopo” di un
determinato intervento). Il pubblico vi perdonerà la prima volta. Ma non la seconda….
In prima approssimazione, ricordatevi quindi che il numero ottimale di slides è circa pari a, o
poco più della durata della vostra presentazione (15-20 slide per 15 minuti, 20-30 slide per 20
minuti, 30 max 50 slide per 30 minuti - in parte dipende da quanto sono dense di testo e punti le
vostre slides: sulle slide con pochissimo testo e pochissimi punti ci si può soffermare di meno
ma, ripeto, mai meno di 30 secondi).
Se siete in ritardo e dovete saltare delle slide, dichiaratelo apertamente, chiedete scusa al
pubblico e chiedetegli di non darsi neanche pena per leggerle. Ricordatevi che le animazioni del
testo fanno perdere parecchi tempo - e se immaginate che potreste trovarvi nella necessità di
stringere - è meglio non esagerare. In alcuni casi, se non siete sicuri del tempo che avrete a
disposizione, o se riutilizzate una presentazione molto lunga, potete lasciare nel file di
Powerpoint molte slides che però vi premurerete di “spegnere” (potete farlo nella modalità
“presentazione sequenza diapositiva, cliccando sulla diapositiva col tasto destro del mouse e
selezionando l’opzione corrispondente). In altri casi, si possono usare degli iper-link interni alla
presentazione per saltare intere sequenze di slide;
Non pensate nemmeno per un momento di parlare molto velocemente per impaccare un sacco di
slides in pochi minuti di presentazione, questo è uno degli errori che più riesce ad irritare il
vostro pubblico. La comunicazione efficace è sufficientemente lenta ed ha dei brevi momenti di
pausa.
- Per tornare sui contenuti tecnici e l’uso di gergo settoriale, ricordatevi che trattasi sempre di un
dottorato di ecologia e quindi è fondamentale riportare i tecnicismi nell’ambito dei processi
ecologici oggetto di studio. Questo è vero soprattutto quando vengono presentate tecniche
statistiche, modellistico-quantitative, abbiamo riscontrato una tendenza a farsi prendere dagli
aspetti formali degli algoritmi e a scordarsi di dare poi una interpretazione ecologica dei risultati.
Allo stesso modo, in alcune presentazioni abbiamo riscontrato la tendenza a perdersi in
tecnicismi magari anche di un certo interesse, dando per scontato che il pubblico comprenda le
implicazioni della ricerca che viene effettuata.
- Ultimo ma non ultimo in ordine di importanza, guardate sempre il vostro pubblico negli
occhi!!!! Guardatelo, guatatelo scrutatelo!!! Cambiate espressione del viso, sorridete anche, se vi
riesce, non siete di fronte al plotone di esecuzione e volete far sentire il vostro pubblico a suo
agio. Se siete freddi come il ghiaccio creerete una barriera fra voi e il pubblico, se tremate come
una foglia con una voce flebile, lo metterete subito in imbarazzo. Fissate ora questo ora quel
gruppo di persone nel pubblico. Usate possibilmente un tono di voce sicuro e brillante, e ogni
tanto cambiate anche il tono o volume di voce se la presentazione e l’argomento vi offre
l’opportunità. Ogni tanto potete fare anche una micro-pausa fra una slide e l’altra e prendere
fiato, serve anche a creare un momento di rottura per il passaggio ad un altro argomento e lascia
il tempo per il vostro pubblico di riflettere su quanto avete detto. Usate, insomma, la
comunicazione assertiva. Tentate di legare il vostro pubblico a voi. Gettategli un amo, non
lasciate che se ne vada via (con i pensieri), che si distragga. Non c’è niente di più orribile e
noioso di un oratore che parla guardando lo schermo di proiezione con le spalle rivolte al
pubblico, oppure con gli occhi incollati sul monitor del suo Pc, con un tono di voce spento e
monotono.
Quando fate una presentazione dovete in un certo senso convincere il vostro pubblico che il
vostro prodotto (la vostra presentazione, il vostro lavoro) è buono. Se voi mostrate sicurezza in
voi stessi, anche il pubblico ne sarà conquistato (ehm, forse non sempre, non sono mica tutti
“ciuloni”, ma se vi mostrate insicuri, solleverete immediatamente dei dubbi sulle vostre capacità
e sulla vostra professionalità). Tentate quindi di mettervi sempre in sintonia col vostro pubblico
sforzandovi di capire qual è il livello di preparazione di chi vi ascolta. Non fate uno sfoggio di
erudizione, non date troppo cose per scontate: se siete troppo difficili non sarete capiti e finirete
per irritare ancora il vostro pubblico.
Usare un linguaggio semplice, d’altro canto, non significa che dovete parlare come quando siete
al mercato… la proprietà del linguaggio – mi riferisco in primo luogo alla lingua italiana, e
quindi a quello tecnico/scientifico – è fondamentale (definizioni, unità di misura e vocabolario
tecnico non possono avere errori e neppure sbavature…). Ricordatevi che siete sempre in una
sede scientifica (un convegno, un seminario, la discussione della tesi di laurea) e che avete
studiato diversi anni queste materie.