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Manuale webmail - Mail :: Welcome to WebMail
WEB MAIL MANUALE UTENTE MANUALE UTENTE WEB MAIL Pagina 1 di 83 WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 2 di 83 Sommario 1 2 3 4 5 6 7 Presentazione ...............................................................................................................................4 Primo collegamento .....................................................................................................................4 2.1 Installazione del certificato ..................................................................................................5 Accesso ......................................................................................................................................10 L’ambiente .................................................................................................................................11 4.1 Frame di scelta area di lavoro E-mail/Agenda...................................................................12 4.2 Barre degli strumenti..........................................................................................................14 4.2.1 Strumenti di Posta .....................................................................................................14 4.2.2 Strumenti Rubrica ......................................................................................................14 4.2.3 Strumenti Calendario .................................................................................................16 La posta ......................................................................................................................................17 5.1 Composizione di una mail........................................................................................................18 5.1.1 Pulsante Rubrica ........................................................................................................19 5.1.2 Allegare un file...........................................................................................................19 5.1.3 Destinatari ..................................................................................................................20 5.1.3.1 Completamento Indirizzi...................................................................................20 5.1.4 Ricevuta di ritorno .....................................................................................................20 5.1.5 Copia del messaggio ..................................................................................................21 5.1.6 Invio del messaggio ...................................................................................................21 5.1.7 Salvataggio in Bozza..................................................................................................21 5.1.8 Vacanze......................................................................................................................21 5.2 Gestione casella di posta ....................................................................................................23 5.2.1 Ordinamento dei messaggi.........................................................................................23 5.2.2 Inoltrare i messaggi. ...................................................................................................24 5.2.3 Cancellazione dei messaggi .......................................................................................24 5.2.4 Cestino .......................................................................................................................25 5.2.5 Rispondere ai messaggi..............................................................................................25 5.2.6 Reindirizzare i messaggi ............................................................................................25 5.2.7 Salvare i messaggi......................................................................................................26 5.2.8 Archiviazione dei messaggi .......................................................................................26 5.2.9 Archiviazione Allegati ...............................................................................................28 5.3 Gestione cartelle.................................................................................................................29 5.3.1 Creazione cartelle.......................................................................................................29 5.3.2 Eliminazione di una cartella.......................................................................................33 5.3.3 Sottoscrizione della cartella .......................................................................................34 5.3.4 Ricerca .......................................................................................................................35 5.3.5 Opzioni.......................................................................................................................36 5.3.5.1 Opzioni generali (Informazioni Personali) .......................................................37 Condivisione cartelle e caselle di gruppo ..................................................................................38 6.1 Condivisione cartelle..........................................................................................................38 Rubrica .......................................................................................................................................43 7.1.1 Inserimento di un contatto..........................................................................................44 7.1.2 Ordinamento della rubrica .........................................................................................46 7.1.3 Eliminazione di un contatto .......................................................................................46 7.1.4 Modifica di un contatto ..............................................................................................47 7.1.5 Creazione di un gruppo di contatti.............................................................................48 7.1.5.1 Eliminazione di contatti in una lista..................................................................49 WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 3 di 83 7.1.5.2 Modifica di una lista .........................................................................................49 7.1.5.3 Inserimento di contatti in una lista preesistente ................................................49 7.1.6 Importazione della Rubrica........................................................................................51 7.1.7 Ricerca .......................................................................................................................53 7.1.7.1 Ricerca Semplice...............................................................................................53 7.1.7.2 Ricerca Avanzata ..............................................................................................54 7.1.8 Le mie Rubriche.........................................................................................................55 7.1.9 Opzioni Rubrica .........................................................................................................55 8 Calendario ..................................................................................................................................56 8.1 Ambiente............................................................................................................................56 8.1.1 Area di visualizzazione appuntamenti .......................................................................57 8.1.2 Scelta della visualizzazione .......................................................................................58 8.1.2.1 Visualizzazione “Giorno” .................................................................................58 8.1.2.2 Visualizzazione “Settimana lavorativa”............................................................59 8.1.2.3 Visualizzazione “Settimana”.............................................................................60 8.1.2.4 Visualizzazione “Mese”....................................................................................61 8.1.2.5 Visualizzazione “Anno”....................................................................................62 8.1.3 Barra degli strumenti..................................................................................................63 8.1.3.1 Oggi...................................................................................................................63 8.1.3.2 Nuovo evento ....................................................................................................63 8.1.3.2.1 Inserimento di un nuovo evento ...................................................................64 8.1.3.2.1.1 Aggiungi Evento .......................................................................................65 8.1.3.2.1.2 Gestione del tempo....................................................................................65 8.1.3.2.1.3 Descrizione................................................................................................66 8.1.3.2.1.4 Partecipanti................................................................................................66 8.1.3.2.1.4.1 Aggiunta dei partecipanti..................................................................67 8.1.3.2.1.4.2 Ricerca di un nominativo..................................................................68 8.1.3.2.1.4.3 Inserimento dei partecipanti .............................................................68 8.1.3.2.1.4.4 Eliminazione del/dei partecipante/i ..................................................69 8.1.3.2.1.5 Gestione della Ricorrenza .........................................................................69 8.1.3.3 Vai a ..................................................................................................................70 8.1.3.4 Cerca .................................................................................................................71 8.1.3.4.1 Ricerca semplice ..........................................................................................71 8.1.3.4.2 Ricerca avanzate...........................................................................................71 9 Filtri............................................................................................................................................72 10 Impostazione Quarantena.......................................................................................................78 10.1 Certificato...........................................................................................................................78 10.2 IE blocca la quarantena ......................................................................................................78 11 Quarantena .............................................................................................................................80 12 Report Quarantena delegata ...................................................................................................82 WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 4 di 83 1 PRESENTAZIONE La nuova Casella di Posta via Web, consente agli utenti non solo di accedere alla gestione totale delle e-mail, ma anche di avere a disposizione tutti gli strumenti di personalizzazione della propria mailbox (Rubrica, frequenza di aggiornamento della posta, impostazioni di archiviazione e visualizzazione, ecc..) collegandosi da qualunque postazione, interna o esterna all’Ente, abbia accesso ad Internet. Le peculiarità di questo nuovo tool sono analoghe ai più diffusi programmi di gestione e-mail utilizzati dalla maggior parte degli utenti Internet. Per utilizzare la nuova Casella di Posta occorre digitare il seguente url tramite un browser: http://mail.ruparpiemonte.it. NOTA: in realtà viene attivato automaticamente un collegamento sicuro tra l’utente e il servizio, tramite il protocollo https (http secure). Secondo le convenzioni Internet, il servizio webmail potrebbe essere attivato soltanto digitando https://mail.ruparpiemonte.it. Per facilitare l’utente, in caso di digitazione http://mail.ruparpiemonte.it o semplicemente mail.ruparpiemonte.it, il sistema effettua comunque la connessione all’indirizzo corretto. 2 PRIMO COLLEGAMENTO La prima volta che si lancia il nuovo tool, appare la seguente finestra: per evitare che in futuro continui a comparire, seguire i passi di seguito descritti. WEB MAIL MANUALE UTENTE 2.1 Installazione del certificato Cliccare su “Visualizza certificato”. selezionare la voce “Percorso certificazione” in alto a destra; Pagina 5 di 83 WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 6 di 83 cliccare su “Sistema Piemonte CA” (con un singolo click del mouse) e successivamente su “Visualizza certificato” Premere il pulsante “Installa certificato…” WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 7 di 83 premere “Avanti >” Selezionare “Mettere tutti i certificati nel seguente archivio” e premere “Sfoglia…” WEB MAIL MANUALE UTENTE selezionare “Autorità di certificazione fonti attendibili” e cliccare su “OK” premere il pulsante “Avanti >” Pagina 8 di 83 WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 9 di 83 premere “Fine” premere il pulsante “Sì”. Se tutto è stato eseguito correttamente comparirà la seguente finestra Cliccare sul pulsante “OK” su questa finestra e su quelle rimaste aperte, fino ad avere solo la seguente finestra WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 10 di 83 cliccare su “Sì”. 3 ACCESSO A questo punto, nella finestra successiva verrà richiesto di inserire login e password per entrare nella propria casella di posta. Nel campo “Lingua” selezionare “Italiano” . Piccola parentesi: sotto il pulsante “Entra” è presente la dicitura “Cambio password”, cliccando su questa voce sarà possibile modificarsi la password assegnata alla propria login. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 11 di 83 Questa interfaccia è raggiungibile da qualsiasi postazione che abbia una connessione Internet (casa, internet point, estero, ecc..) Ritornando alla webmail, dopo aver inserito Login e Password, cliccare su “Entra” 4 L’AMBIENTE La pagina della casella di posta si presenta nel seguente modo: 2 – Barra degli strumenti WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 12 di 83 Spazio a disposizione Area di scelta operazioni Area di visualizzazione mail in arrivo 1 - Frame di scelta area di lavoro E-mail/Agenda 4.1 Frame di scelta area di lavoro E-mail/Agenda Nella porzione sinistra della videata, troviamo un’area (Frame) in cui è possibile scegliere in quale area si desidera operare. Tali aree sono le seguenti: 1 Posta 1.1 Filtri Permette di filtrare/bloccare mail in arrivo. 1.2 Spam Permette di applicare dei filtri di spam. 1.3 Quarantena Permette di consultare/sbloccare/cancellare mail bloccate dai server antispam. 1.4 Vacanze Permette di inoltrare ai mittenti delle mail un messaggio nei periodi di assenza. 1.5 Nuovo Messaggio Finestra riservata alla composizione di una nuova e-mail. 1.6 Cerca Permette di eseguire delle ricerche su tutti i folder di posta. 1.7 Posta in arrivo Finestra di visualizzazione dei messaggi arrivati. 1.8 Bozze Finestra all’interno della quale salvare bozze di e-mail 1.9 Cestino Finestra di visualizzazione dei messaggi cancellati 1.10 Posta inviata WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 13 di 83 Finestra di visualizzazione dei messaggi inviati 2 Strumenti 2.1 Rubrica Permette di gestire la rubrica personale 2.2 Calendario Permette di gestire l’agenda personale e di condividerla con altri utenti autorizzati 2.3 Attività Permette di gestire delle attività che si dovranno svolgere 2.4 Note Permette di gestire degli appunti. 3 Opzioni Permette di personalizzare Web Mail 4 Esci Permette di uscire dal browser di posta in modo corretto WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 14 di 83 4.2 Barre degli strumenti La barra degli strumenti si trova nella porzione alta della finestra. Essa può variare a seconda dell’area all’interno della quale ci stiamo muovendo. 4.2.1 Strumenti di Posta Questa barra compare quando ci si trova all’interno dello strumento di gestione della posta. In questa barra è possibile distinguere i seguenti pulsanti: 1 Posta in Arrivo Permette di spostarsi nella casella di ricezione della posta 2 Svuota cestino Permette di svuotare completamente il cestino 3 Componi Accede alla finestra di composizione del messaggio di posta 4 Cartelle Permette di gestire la posta, distribuendola in cartelle personalizzate 5 Cerca Permette di cercare messaggi di posta in tutte le cartelle con diversi criteri di ricerca 6 Filtri Permette di impostare dei filtri sulle mail in arrivo/arrivate 7 Opzioni Permette di personalizzare webmail 8 Aiuto Help in linea 9 Fine sessione Permette di effettuare il logout dalla casella “Web-mail”. 4.2.2 Strumenti Rubrica Questa barra compare quando ci si trova all’interno dello strumento di gestione della rubrica. In questa barra è possibile distinguere i seguenti pulsanti: 1 2 3 Sfoglia Permette di visualizzare tutti i nominativi della rubrica selezionata Nuovo contatto Permette di aggiungere un contatto alla rubrica personale Cerca Consente di cercare in contatto all’interno di una rubrica WEB MAIL MANUALE UTENTE 4 5 6 7 Pagina 15 di 83 Importa/Esporta Permette di importare la rubrica di un altro browser di posta e di esportare quello di Web Mail in un formato compatibile Opzioni Permette di personalizzare Web Mail Aiuto Help in linea Fine sessione Permette di effettuare il logout dalla casella “Web mail”. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 16 di 83 4.2.3 Strumenti Calendario Questa barra compare quando ci si trova all’interno dello strumento di gestione dell’agenda In questa barra è possibile distinguere i seguenti pulsanti: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Oggi Permette di tornare alla pagina del diario relativa al giorno corrente, da qualsiasi pagina del diario stesso Nuovo Evento Permette di creare un evento, cioè un appuntamento, una riunione etc. Vai a Permette di navigare all’interno dell’agenda spostandosi sia a livello di giornata, di settimana, di mese e di anno. Cerca Permette di cercare eventi creati nel passato o nel futuro Importa/Esporta Permette di esportare l’agenda, secondo un intervallo di tempo indicato, in formato csv (compatibile con Excel) Stampa Permette di Stampare il mese e/o la settimana e/o il giorno selezionati. Opzioni Permette di Stampare il mese e/o la settimana e/o il giorno selezionati. Aiuto Help in linea. Fine sessione Permette di effettuare il logout dalla casella “Web-mail”. WEB MAIL MANUALE UTENTE 5 Pagina 17 di 83 LA POSTA Mostra\ Nascondi frame del menu’ Dopo aver effettuato l’accesso a “Webmail”, per inviare una mail, selezionare il pulsante “Nuovo Messaggio” della barra degli strumenti di Posta, nella porzione in alto della videata o, in alternativa, nel frame di scelta area di lavoro, nella porzione a destra della videata. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 18 di 83 5.1 Composizione di una mail Dopo aver selezionato la voce “Componi”, si aprirà una finestra all’interno della quale è possibile comporre il testo della mail, inserire i destinatari e l’oggetto della mail stessa. 1 - Inserire indirizzo/i destinatario/i 2 - Inserire indirizzo/i destinatario/i per conoscenza 3 - Inserire indirizzo/i destinatario/i in copia nascosta Inserire oggetto della mail Permette di impostare l'attributo priorità Apre la Rubrica Corregge l’ ortografia del testo della mail Si può scegliere se salvare una copia della mail inviata CORPO DELLA MAIL Permette di inserire dei caratteri speciali Help contestuale WEB MAIL Pagina 19 di 83 MANUALE UTENTE 5.1.1 Pulsante Rubrica Cliccando su questo pulsante si apre una finestra di dialogo che permette di associare la mail ad uno o più indirizzi salvati nella rubrica. Nome\i Destinatario\i Destinatario\i Copia conoscenza Selezionare indirizzo o gruppi di indirizzi Copia conoscenza nascosta Elimina i nominativi selezionati 5.1.2 Allegare un file In fondo alla pagina di creazione del messaggio c’e’ lo spazio dedicato agli allegati: Cliccando sul tasto “Sfoglia” si può navigare all’interno del nostro computer fino a trovare il file da allegare. Si può inviare un allegato come file esterno da scaricare (in questo caso opteremo per l’opzione “allegato”) oppure inserire il nostro allegato nel corpo della mail (nel secondo caso useremo l’opzione “In linea”). Una volta trovato il file da allegare, cliccare su “Aggiorna” per confermare l’aggancio del file alla nostra e-mail. Nella riga “Salva allegati con messaggio nella cartella sent-mail”, lasciando “Si”, la mail e l’allegato verranno salvati nel folder “Posta inviata” mentre selezionando “No”, verrà salvata solo la mail e non l’allegato nel folder “Posta inviata”. Cliccare su “Invia Messaggio” per inviare testo ed allegato. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 20 di 83 5.1.3 Destinatari I destinatari possono essere inseriti in tre punti diversi: 1 A: inserire l’indirizzo di posta elettronica del destinatario. In caso di più destinatari, separare gli indirizzi con una virgola. 2 Cc (Copia per conoscenza): inserire l’indirizzo di posta elettronica relativo alla persona che dovrà ricevere il messaggio per conoscenza. In caso di più indirizzi, separare gli stessi con una virgola. 3 Ccn (Copia conoscenza nascosta): inserire l’indirizzo di posta al quale si desidera inviare una copia per conoscenza all’insaputa del destinatario inserito in “A” e “Cc”. I destinatari del messaggio possono essere inseriti a mano o selezionati dalla rubrica, sia quella “Personale” che da “Utenti Ente”. 5.1.3.1 Completamento Indirizzi Il nominativo inserito manualmente può essere digitato in parte e completato tramite il pulsante di tabulazione oppure ciccando sul pulsante “Espandi nomi”. Copia messaggio inviato Inserire per avere la ricevuta Se il nome esiste nelle rubriche (Personale e/o Ente), viene completato con l’indirizzo già memorizzato, altrimenti viene aggiunto, come standard, “@dominio.it”. Questo non garantisce, ovviamente, la correttezza dell’indirizzo stesso; pertanto è preferibile verificarne sempre l’esattezza. 5.1.4 Ricevuta di ritorno Se si desidera essere avvisati della ricezione del messaggio, verificare che sia spuntata la voce “Richiedi una Conferma di Lettura”. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 21 di 83 5.1.5 Copia del messaggio E’ possibile salvare una copia del messaggio che si sta inviando, nelle cartelle di gestione della posta. La configurazione standard prevede il salvataggio nella cartella “Posta Inviata” ma è possibile selezionare un’altra cartella. 5.1.6 Invio del messaggio Cliccare sul pulsante “Invia Messaggio” 5.1.7 Salvataggio in Bozza Se invece si desidera salvare momentaneamente la mail senza inviarla, cliccare sul pulsante “Salva Bozza” (in alto). Così facendo la finestra viene chiusa e copia della mail viene salvata nella cartella Bozze. Sarà possibile inviarla in seguito andando nella cartella Bozze, cliccando sulla mail e infine cliccare sul pulsante “Invia Messaggio” 5.1.8 Vacanze Per attivare il messaggio di risposta automatica è necessario selezionare la voce “Vacanze”, situata nel menù ad albero (porzione di sinistra della videata). Apparirà una finestra dove in alto ci sarà l’indicazione se il messaggio di risposta automatica è attivo o no e potrete modificare ogni impostazione. Mettendo il check sulla voce “Installa il messaggio di risposta automatica”, attiverete questa funzionalità e quindi ad ogni mail che vi verrà inviata da mittenti diversi, questi riceveranno una mail automatica che li avvisa della vostra assenza. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 22 di 83 Nella casella “Messaggio:” va inserito il testo che dovrà ricevere ogni mittente. Nel campo “La tua password:” andrà inserita la password, la stessa che si usa per entrare in web mail. Infine cliccare sul pulsante “Imposta”, il messaggio di risposta automatica verrà attivato. Per rimuovere questo messaggio è sufficiente selezionare la voce “Rimuovi il messaggio di risposta automatica”, immettere nuovamente la propria password e cliccare su “Imposta”. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 23 di 83 5.2 Gestione casella di posta 5.2.1 Ordinamento dei messaggi Le mail della propria casella di posta possono essere ordinate per “Data”, “DA”(mittente), “Oggetto” o per “Dimensione”, per stabilire i criteri di ordinamento è sufficiente cliccare sulla voce di cui si desidera e impostare l’ordinamento (cfr. immagine sottostante), apparirà una freccia che indicherà se l’ordinamento per quel criterio sarà crescente o decrescente. OPZIONE ‘SELEZIONA’. Cliccando sul menù a tendina e selezionando una delle voci presenti nell’elenco: Verranno selezionate o deselezionate le mail visualizzate a seconda della voce scelta. OPZIONE “CONTRASSEGNA COME…” Si deve selezionare uno o più messaggi spuntando la casella bianca a fianco, cliccare sul menù a tendina e scegliere in che modo contrassegnare i messaggi selezionati. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 24 di 83 In Base alla voce scelta, i messaggi possono apparire con colori di sfondo diversi e con un’icona diversa al bordo sinistro. 5.2.2 Inoltrare i messaggi. Per inoltrare i messaggi, si selezionano le mail e si clicca sul pulsante “Inoltra”. Apparirà una finestra identica a quella riferita alla composizione del messaggio e-mail, si scriverà il testo e si invierà il messaggio insieme alle e-mail inoltrate. 5.2.3 Cancellazione dei messaggi Per cancellare una o più mail mettere il segno di spunta accanto alla/e mail da cancellare e cliccare sul pulsante “Elimina” - oppure cliccare sull’oggetto o sul mittente della mail, in modo da visualizzarne il contenuto e cliccare su “Elimina” WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 25 di 83 5.2.4 Cestino Ogni mail eliminata, viene spostata nel cestino (cartella Cestino non più Trash). Tutte le mail presenti nel Cestino possono essere eliminate definitivamente cliccando sul pulsante “Svuota Cestino” (in alto a sinistra del tool di posta). AVVERTENZA: Le mail che si trovano nel cestino concorrono alla saturazione della quota di posta. Pertanto è auspicabile la pulizia periodica dello stesso. 5.2.5 Rispondere ai messaggi. - Aprire la mail e cliccare sul pulsante “Rispondi”. Apparirà la finestra di dialogo identica a quella per la creazione del messaggio con presente nello spazio del testo, il contenuto dell’ e-mail ricevuta. Inserire il proprio testo ed inviare la e-mail. 5.2.6 Reindirizzare i messaggi - - Aprire la e-mail e cliccare il pulsante “Reindirizza”. Apparirà la finestra di dialogo come quella sottostante. Inserire la e-mail del destinatario oppure cliccare il pulsante “rubrica” per prelevarlo direttamente dalla rubrica. La differenza tra l’inoltra e il reindirizza è che nel primo caso appare il proprio indirizzo di posta come “mittente”, mentre nel secondo caso il nostro indirizzo viene ignorato e al destinatario appare solo l’indirizzo originario come “mittente”. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 26 di 83 5.2.7 Salvare i messaggi Aprire una e-mail. Cliccare sul pulsante “Salva con Nome” e apparirà una finestra che chiederà dove salvare il nostro file. 5.2.8 Archiviazione dei messaggi Ogni singola e-mail può essere spostata o copiata dalla ‘Posta in arrivo’ verso altre cartelle. Per far ciò si deve: - selezionare la e-mail (mettendole uno spunto accanto) - selezionare la cartella su cui copiare/spostare il messaggio - cliccare sul pulsante “Copia” o “Sposta”. Nell’esempio riportato qui di seguito, viene spostata la e-mail con oggetto “Prova 1” nella cartella “FolderProva” eseguendo le seguenti operazioni: - Selezionare la e-mail con oggetto “Prova 1” WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 27 di 83 - selezionare la cartella nella quale spostare la e-mail (nel caso non esistesse ancora la cartella cliccare su “Nuova cartella”) - Successivamente cliccare sul pulsante “Sposta” Nel caso di creazione di una nuova cartella apparirà la schermata sottostante nella quale si dovrà inserire il nome della cartella da creare. A seguito di questa operazione, la e-mail non sarà più presente nella cartella “Posta in Arrivo” ma si troverà sotto “FolderProva”. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 28 di 83 5.2.9 Archiviazione Allegati I documenti allegati nelle e-mail possono essere scaricati e salvati in locale nel formato originale oppure zippato. Permette di scaricare il file nel formato zippato Permette di scaricare il file nel formato originale WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 29 di 83 5.3 Gestione cartelle Per visualizzare i messaggi presenti in un'altra cartella cliccare sul menu a tendina (alla destra del tool di posta) e selezionare la cartella (Es. Posta inviata). 5.3.1 Creazione cartelle Cliccare in alto sulla voce “Cartelle” Comparirà la seguente schermata che mostra tutte le cartelle contenute nella casella di posta. A questo punto cliccare nella finestra con su scritto “Scegli Azione” e selezionare la voce “Crea”. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 30 di 83 Apparirà una finestra di dialogo all’interno della quale sarà necessario inserire il nome della nuova cartella (Es. mailprova). Infine cliccare su Ok. Inserire nome cartella Se invece si deve creare una cartella sotto un’altra cartella, seguire le seguenti istruzioni: - selezionare la cartella dove si collocherà la nuova (es. mailprova) - cliccare su “Scegli l’Azione” e poi sulla voce “Crea Cartella” WEB MAIL MANUALE UTENTE - Pagina 31 di 83 e scrivere il nome della nuova cartella (es. folderprova1). Inserire nome cartella - La schermata finale indicherà la cartella che abbiamo scelto all’interno della quale apparirà la sottocartella appena creata. ATTENZIONE: per poter visualizzare immediatamente, nel frame di sinistra, la/e cartella/e creata/e bisogna posizionare il mouse sul frame, premere il tasto destro del mouse e cliccare sulla voce Aggiorna/Ricarica (vedi figura di seguito riportata). WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 32 di 83 WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 33 di 83 5.3.2 Eliminazione di una cartella Per cancellare le cartelle sarà sufficiente selezionare la/e cartella/e da eliminare. successivamente cliccare su “Scegli l’ Azione” e “Elimina la cartella(e)”. L’ultima schermata ci chiede se realmente abbiamo intenzione di eliminare la cartella o meno. WEB MAIL MANUALE UTENTE 5.3.3 Sottoscrizione della cartella Cliccare sull’ icona “Cartelle”. Cliccare il pulsante “Mostra quelle non sottoscritte” Selezionare le cartelle che si vogliono sottoscrivere. Scegliere l’Azione “Iscriviti alla Cartella”. Pagina 34 di 83 WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 35 di 83 5.3.4 Ricerca Web mail dà la possibilità di ricercare un’ e-mail. Cliccare sul pulsante “Cerca” Apparirà questa schermata nella quale si possono scegliere diverse opzioni per trovare l’ e-mail desiderata, una volta inserite tutte le informazioni necessarie si clicca sul pulsante “Invio”. Con il pulsante “Azzera” si resettano le impostazioni. WEB MAIL MANUALE UTENTE 5.3.5 Opzioni Cliccare sul pulsante “Opzioni”. Apparirà la schermata sottostante che riassume le varie tipologie di opzioni in: - Generali - Messaggio - Altre Pagina 36 di 83 WEB MAIL Pagina 37 di 83 MANUALE UTENTE 5.3.5.1 Opzioni generali (Informazioni Personali) Cliccando su “Informazioni Personali” sotto la sezione “Opzioni Generali”, viene visualizzata la seguente schermata. Spazio nel quale si può inserire la propria firma e le proprie informazioni come numero di telefono, e-mail ecc.. Attivare l’opzione se si vuole il salvataggio in automatico delle e-mail inviate Si può scegliere la cartella nella quale salvare le e-mail WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 38 di 83 6 CONDIVISIONE CARTELLE E CASELLE DI GRUPPO Lo strumento consente di condividere con altri colleghi uno o più folder di posta. Questa funzionalità può tornare utile sia in caso di assenza prolungata da parte di una persona che quindi decide di permettere la visione del suo folder di “Posta in arrivo” a uno o più colleghi, oppure per gestire in maniera corretta delle caselle di gruppo, cioè caselle assegnate ad una sola persona che autorizza la visione ad un gruppo di persone facenti parte dello stesso ufficio/servizio; inoltre ne autorizza anche la risposta alle mail ricevute dalla casella di gruppo. Per una gestione corretta delle caselle di gruppo oltre a condividere i folder, gli appartenenti al gruppo devono creare una nuova identità all’interno della propria casella in modo che se rispondono/inoltrano alle/le mail ricevute dalla casella di gruppo, siano in grado di presentarsi con l’identità della casella (anche se l’indirizzo mittente resterà il loro) e salvare automaticamente le mail inviate nei folder della casella di gruppo. Nei capitoli successivi vedremo nel dettaglio quanto sopra accennato. 6.1 Condivisione cartelle La condivisione delle cartelle di posta può essere eseguita solo dalla persona che è a conoscenza delle credenziali di accesso della casella personale o di gruppo. Per far ciò deve cliccare su “Opzioni” e su “Condividi Cartelle” Viene visualizzata la seguente pagina Nel campo sotto la dicitura “Utente” vanno inseriti i singoli utenti autorizzati ad accedere ad esempio al folder “Posta in Arrivo” In questo campo inserisce, uno alla volta, gli utenti del gruppo impostandone anche i permessi. L’operazione va ripetuta per ogni cartella/folder che si desidera condividere. Esempio: nella figura sopra riportata si vede che utente1 può leggere le mail del folder “Posta in Arrivo” della casella di gruppo e può anche inserire delle mail. Mentre utente2 oltre a poter fare le operazioni dell’utente1, può anche creare dei folder all’interno di “Posta in Arrivo” e eliminare una o tutte le mail di quel folder. Infine utente3 ancora non può fare nulla, bisognerà definire i permessi e poi cliccare su “Salva”. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 39 di 83 Per poter gestire correttamente una casella di gruppo, oltre a condividere “Posta in Arrivo”, si deve anche condividere (in scrittura) “Posta inviata”, in questa maniera tutte le mail che il gruppo invierà per conto della casella di gruppo potranno essere salvate all’interno del folder “Posta inviata” della stessa casella e non in quella personale. Di seguito un’immagine che mostra come condividere “Posta inviata” Nell’immagine si può rilevare che utente1 può vedere le mail presenti in Posta inviata ed inserirne di nuove, mentre utente2 può anche cancellarle. A questo punto ogni utente per poter visualizzare i folder a lui condivisi deve collegarsi alla propria casella e cliccare sull’icona con scritto Cartelle Cliccare sulla voce “Mostra cartelle Non sottoscritte” Fra le cartelle disponibili, deve comparire anche “Shared Folders” (cartelle condivise), cliccando sul “+” si possono vedere tutti i folder condivisi a cui l’utente è autorizzato ad accedere Nell’immagine sopra possiamo vedere che siamo autorizzati ad accedere al folder/cartella “Cartella_condivisa”. Per poter vedere questo folder nel pannello a sinistra (dove già ci sono tutti i folder della casella”personale”), si deve mettere una pipetta accanto alla cartella condivisa e andare su “Scegli Azione” Sottoscrivi (vedi immagine di seguito) WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 40 di 83 A questo punto si conclude la manualistica riguardante la condivisione delle cartelle, ma resta un un’ultima operazione che i singoli utenti del gruppo devono eseguire sulle proprie caselle e cioè creare una nuova identità legata alla casella di gruppo. Questa identità gli consente di poter scrivere a nome della casella di gruppo (utilizzando però il proprio indirizzo email), salvare automaticamente le mail inviate sul folder “Posta inviata” della casella di gruppo e fare in modo che le risposte alle mail inviate dai singoli utenti vengano indirizzate automaticamente all’indirizzo della casella di gruppo. Per far ciò ogni utente facente parte del gruppo si deve collegare alla propria casella e andare su Opzioni della Posta “Informazioni Personali”. In ‘Selezione l’identità da modificare’ scegliere “Crea una nuova” WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 41 di 83 Nei campi “Nome dell’Identità:” e “Il tuo nome:” si inserisce il nome del gruppo. Nel campo “Il tuo indirizzo “risposta a:” (opzionale)” si deve inserire l’indirizzo di posta della casella di gruppo. Infine mettere la pipetta sulla voce “Salva posta inviata?” e in “Cartella di posta inviata” selezionare la cartella “Posta inviata” presente in Shared folders (vedere immagine di seguito riportata). Eseguite queste operazioni salvare cliccando su “Salva opzioni”. A questo punto, al momento di inviare una mail, l’utente potrà scegliere se inviarla con i dati della nuova identità (dati della casella di gruppo) o con i dati della propria. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 42 di 83 ATTENZIONE Se un utente cambia un flag (esempio tipico: ‘risposto’ in seguito alla risposta ad una mail), gli altri utenti non vedono la modifica prima di 1 ora. Nota: di default viene impostata la sottoscrizione manuale delle cartelle. L'utente può evitare di sottoscrivere le cartelle alle quali ha accesso agendo sul parametro della sottoscrizione cartelle IMAP (Opzioni posta Informazioni sul Server e Cartella). WEB MAIL MANUALE UTENTE 7 RUBRICA Espandere la voce strumenti e cliccare sul pulsante “Rubrica” Pagina 43 di 83 WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 44 di 83 7.1.1 Inserimento di un contatto Cliccare sul pulsante “Nuovo Contatto” a questo punto scegliere dal menù a tendina, la rubrica nella quale inserire il nuovo contatto. Compilare tutti i campi richiesti N.B.: Il campo “Cognome”contrassegnato da “*” e’ OBBLIGATORIO WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 45 di 83 Una volta compilati tutti i campi che servono, cliccare sul pulsante “Aggiungi”. . WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 46 di 83 7.1.2 Ordinamento della rubrica La rubrica può essere ordinata in ordine crescente o decrescente, cliccando sul “Nome”. 7.1.3 Eliminazione di un contatto Selezionare i contatti da eliminare (Es. Nome1 Cognome1) e cliccare sulla voce “Elimina” Apparirà la finestra di controllo che chiederà se si e’ sicuri di voler eliminare il contatto. Cliccando il pulsante “OK” si eliminerà la/e voce/i selezionata/e. WEB MAIL MANUALE UTENTE 7.1.4 Modifica di un contatto Spuntare il nome, da modificare Cliccare il tasto “Modifica” o sull’icona di modifica Cliccare sul nominativo del contatto e in seguito, cliccare sul pulsante modifica Effettuare le modifiche e, quindi, cliccare su “Fine”. Pagina 47 di 83 WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 48 di 83 7.1.5 Creazione di un gruppo di contatti - Dalla finestra principale, cliccare su Rubrica e in seguito sulla voce “Sfoglia”, in questo modo verranno visualizzati tutti i contatti della Rubrica. Selezionare ciascuno dei singoli indirizzi che dovranno essere inseriti nel nuovo gruppo e cliccare sulla finestra con su scritto “Crea un nuova Lista Contatti in:” - Cliccare sul pulsante “Aggiungi” - Digitare il nome al nuovo elenco e cliccare su OK - Se tutte le operazioni sono eseguite correttamente, il risultato sarà il seguente WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 49 di 83 7.1.5.1 Eliminazione di contatti in una lista Cliccare sul nome della lista da cui si devono eliminare uno o più contatti Selezionare i contatti da eliminare (Es. nome1 cognome1) e cliccare su “Elimina da questa Lista” 7.1.5.2 Modifica di una lista Se invece si desidera modificare il nome del gruppo, selezionare il gruppo/lista e cliccare sulla voce “Modifica”. 7.1.5.3 Inserimento di contatti in una lista preesistente Per inserire nuovi contatti in un gruppo già esistente si deve selezionare il contatto, cliccare sulla finestra con su scritto “in una Lista Contatti”, scegliere il gruppo e cliccare sul pulsante “Aggiungi”. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 50 di 83 WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 51 di 83 7.1.6 Importazione della Rubrica Si danno di seguito, le istruzioni per effettuare l’importazione di una rubrica già esistente da un altro tool di posta (es. Outlook Express). - Dalla finestra iniziale cliccare sul pulsante Rubrica e in seguito su “Importa/Esporta”; verrà visualizzata la seguente schermata. - cliccare sul pulsante “Sfoglia” e selezionare il file che contiene la rubrica. nome_file.csv AVVERTENZA: per importare correttamente il file selezionato, questo deve avere estensione .csv - Cliccare sul pulsante “Successivo” per dare inizio all’importazione della rubrica. - Nella videata seguente sono reimpostati i parametri d’importazione, Cliccare sul pulsante “Successivo” WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 52 di 83 Nella finestra di seguito riportata si deve fare l’abbinamento fra le voci scritte sotto “Campi Importati” nella colonna di sinistra e le voci scritte sotto “Campi disponibili” della colonna di destra; cliccare infine su “Aggiungi coppia”. Di fatto, il campo importato “Nominativo” dovrà essere abbinato al campo disponibile “Nominativo”, il campo importato “Email” dovrà essere abbinato al campo disponibile “Email” e cosi via. Ricordarsi di premere il pulsante “Aggiungi coppia” tra un abbinamento e l’altro. N.B.: non è necessario che vengano abbinati tutti i campi importati con tutti i campi disponibili, ma è obbligatorio che venga fatta l’associazione almeno dei campi Nominativo ed Email. Inoltre se si sta importando una rubrica precedentemente esportata da Outlook Express, la voce Nominativo (sotto “Campi Importati”) non è presente ma l’equivalente a quella è “Nome e Cognome”. Eseguiti tutti gli abbinamenti possibili, cliccare su “Successivo” e se tutto è stato eseguito correttamente la rubrica sarà stata aggiornata. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 53 di 83 7.1.7 Ricerca Cliccare sul pulsante “Cerca” Apparirà questa schermata nella quale si può scegliere tra l’opzione di ricerca semplice o avanzata. 7.1.7.1 Ricerca Semplice Webmail dà la possibilità di ricercare nella rubrica un nominativo o un indirizzo e-mail. Impostare il nominativo nel campo “Corrispondente”, selezionare la rubrica nel campo “Da” nel quale si vuole effettuare la ricerca, cliccare il pulsante “Cerca”. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 54 di 83 7.1.7.2 Ricerca Avanzata L’opzione “ricerca avanzata” permette la ricerca sulla rubrica indirizzi selezionata attraverso le informazioni impostate. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 55 di 83 7.1.8 Le mie Rubriche La funzione le mie rubriche da la possibilità di creare Rubrica Personali condivisibili. Cliccare sul pulsante “Le Mie Rubriche”, apparirà la seguente videata. Per creare una nuova rubrica, inserire il nome della rubrica che si intende creare nel campo “Nome” e cliccare sul tasto “Crea”. 7.1.9 Opzioni Rubrica E’ possibile fare delle personalizzazioni su questo tool cliccando sul pulsante “Opzioni”. WEB MAIL Pagina 56 di 83 MANUALE UTENTE 8 CALENDARIO Espandere la voce strumenti e cliccare sul pulsante “Calendario” 8.1 Ambiente La pagina della gestione del calendario si presenta nel seguente modo: 3 - Barra degli strumenti 2 - Scelta visualizzazione Barra di navigazione (mese/giorno/settimana) 4 - Inserimento appuntamento Scelta del giorno Giorno corrente 1 - Area di visualizzazione appuntamenti WEB MAIL Pagina 57 di 83 MANUALE UTENTE 8.1.1 Area di visualizzazione appuntamenti In questa sezione della pagina è possibile visualizzare gli appuntamenti già inseriti nell’agenda o di inserirne di nuovi. Sempre da questa pagina è possibile “navigare” tra i giorni, le settimane e i mesi dell’agenda semplicemente cliccando su una delle frecce presenti in alto a fianco del giorno, della settimana o del mese. Barra di navigazione (mese/giorno/settimana) 4- Inserimento appuntamento Visualizzazione appuntamento Modifica categorie e colori WEB MAIL Pagina 58 di 83 MANUALE UTENTE 8.1.2 Scelta della visualizzazione 8.1.2.1 Visualizzazione “Giorno” Premendo sul pulsante “Giorno”, verrà visualizzata la scheda del giorno. In questa pagina si visualizzeranno solo gli intervalli orari della giornata scelta. Giorno selezionato Scelta del giorno Inserimento appuntamento Visualizzazione appuntamento Intervallo orario Anche in questa pagina è possibile “navigare” tra i giorni della settimana, visualizzare gli appuntamenti già inseriti nell’agenda o di inserirne di nuovi. presente a Per inserire un nuovo appuntamento bisogna cliccare sull’immagine a forma di più fianco dell’orario interessato dell’appuntamento. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 59 di 83 8.1.2.2 Visualizzazione “Settimana lavorativa” Premendo sul pulsante “Settimana lavorativa”, verrà visualizzata la scheda della settimana lavorativa, In questo tipo di visualizzazione, i giorni vanno dal lunedì al venerdì. In questa pagina si visualizzeranno quindi i gli intervalli orari dei suddetti giorni. Settimana selezionata C Scelta della settimana Visualizzazione “Giorno” Inserimento appuntamento Visualizzazione appuntamento Intervallo orario Modifica categorie e colori In questa pagina è possibile “navigare” tra le settimane lavorative del mese, visualizzare gli appuntamenti già inseriti nell’agenda o di inserirne di nuovi. Per inserire un nuovo appuntamento bisogna cliccare sull’immagine a forma di più presente a fianco del giorno desiderato. Cliccando invece sul giorno (es: “venerdì”), si passa alla visualizzazione del giorno selezionato (rif. 7.1.2.1 Visualizzazione “Giorno”) WEB MAIL Pagina 60 di 83 MANUALE UTENTE 8.1.2.3 Visualizzazione “Settimana” Premendo sul pulsante “Settimana”, verrà visualizzata la scheda della settimana. In questo tipo di visualizzazione, a differenza della “Settimana lavorativa”, i giorni vanno dalla domenica al sabato. Si visualizzeranno quindi i gli intervalli orari dei suddetti giorni. Settimana selezionata Inserimento appuntamento Scelta della settimana Visualizzazione “Giorno” Visualizzazione appuntamento Intervallo orario Modifica categorie e colori In questa pagina è possibile “navigare” tra le settimane del mese, visualizzare gli appuntamenti già inseriti nell’agenda o di inserirne di nuovi. Per inserire un nuovo appuntamento bisogna cliccare sull’immagine a forma di più presente a fianco del giorno desiderato. Cliccando invece sul giorno (es: “venerdì”), si passa alla visualizzazione del giorno selezionato (rif. 7.1.2.1 Visualizzazione “Giorno”) WEB MAIL Pagina 61 di 83 MANUALE UTENTE 8.1.2.4 Visualizzazione “Mese” Premendo sul pulsante “Mese”, verrà visualizzata la scheda del mese. In questo tipo di visualizzazione, sono presenti tutti i giorni del mese. Mese selezionato Scelta del mese C C Inserimento appuntamento Visualizzazione “Giorno” Visualizzazione appuntamento In questa pagina è possibile “navigare” tra i mesi dell’anno, visualizzare gli appuntamenti già inseriti nell’agenda o di inserirne di nuovi. Per inserire un nuovo appuntamento bisogna cliccare sull’immagine a forma di più presente a fianco del giorno desiderato. Cliccando invece sul giorno (es: “28”), si passa alla visualizzazione del giorno selezionato (rif. 7.1.2.1 Visualizzazione “Giorno”) WEB MAIL Pagina 62 di 83 MANUALE UTENTE 8.1.2.5 Visualizzazione “Anno” Premendo sul pulsante “Anno”, verrà visualizzata la scheda dei mesi dell’anno. In questo tipo di visualizzazione, sono presenti tutti i giorni di tutti i mesi dell’anno. Visualizzazione “Giorno” Scelta anno Anno selezionato Visualizzazione “Mese” In questa pagina è possibile “navigare” tra i mesi dell’anno, visualizzare gli appuntamenti già inseriti nell’agenda o di inserirne di nuovi. Cliccando invece sul giorno (es: “16 gennaio”), si passa alla visualizzazione del giorno selezionato (rif. 7.1.2.1 Visualizzazione “Giorno”) Cliccando invece sul mese (es: “luglio”), si passa alla visualizzazione del mese selezionato (rif. 7.1.2.4 Visualizzazione “Mese”) WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 63 di 83 8.1.3 Barra degli strumenti Questa barra compare quando ci si trova all’interno dello strumento di gestione del calendario. In questa barra è possibile distinguere i seguenti pulsanti: 8.1.3.1 Oggi Permette di tornare alla pagina del diario relativa al giorno corrente, da qualsiasi pagina del diario ci si riposiziona sul giorno corrente. 8.1.3.2 Nuovo evento Permette di creare un evento, cioè un appuntamento, una riunione, etc. La funzione “Nuovo evento” è richiamabile anche dal calendario cliccando sull’immagine a forma di più presente accanto al giorno in cui si vuole inserire l’appuntamento. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 64 di 83 8.1.3.2.1 Inserimento di un nuovo evento Area identificativa evento Area configurazione tempistica Area descrittiva evento Area invitati all’evento Gestione ripetitività evento WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 65 di 83 8.1.3.2.1.1 Aggiungi Evento In questa sezione dovranno essere scritti: - Titolo: identifica immediatamente la natura dell’evento; - Categoria: può essere utilizzata per classificare gli eventi ai fini della ricerca. Le opzioni disponibili sono: alternativi, indica un'accettazione provvisoria non confermata, ovvero l'evento potrebbe subire variazioni; confermato, l'evento è pianificato in via definitiva e cancellato indica l'evento è stato annullato ma per qualche motivo si preferisce non eliminarlo dal calendario e mantenerlo visibile; - Luogo: luogo fisico di dove si svolgerà l’evento; - Stato: specifica come è stato definito l’evento al momento della consultazione. Le opzioni disponibili sono: “Alternativi”, “Confermato” ed “Eliminato”. 8.1.3.2.1.2 Gestione del tempo In questa sezione verranno indicati il giorno e l’orario di inizio e di termine dell’evento - Comincia il: indica il giorno di inizio dell’evento. Si può impostare il giorno andando a scegliere singolarmente l’anno, il mese e il giorno oppure cliccando sull’icona a forma di calendario presente sulla riga a destra; - Alle: indica l’orario di inizio dell’evento. I minuti sono gestiti con un intervallo di 5. Durata: o Fine: indica il giorno di termine dell’evento. Per l’impostazione del giorno valgono le stesse regole viste per la voce “Comincia il”; o Alle: indica l’orario di termine dell’evento Inserire quante ore e quanti minuti durerà l’evento Inserire per quanti giorni si dovrà ripetere l’evento - Avviso: scegliendo questa voce e impostando il tempo, si riceverà una mail “promemoria” dell’evento. Il tempo impostato serve per indicare quanto tempo prima dell’inizio dell’evento deve essere inviato il “promemoria”. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 66 di 83 8.1.3.2.1.3 Descrizione In questa sezione, è possibile inserire un breve testo esplicativo dell’evento. 8.1.3.2.1.4 Partecipanti Cliccando sul pulsante “Modifica partecipanti” si aprirà una nuova finestra, dove sarà possibile inviare l’evento ad altre persone tramite e-mail. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 67 di 83 8.1.3.2.1.4.1 Aggiunta dei partecipanti - Per aggiungere un partecipante basta cliccare sul pulsante “Rubrica" affianco al campo “Aggiungi membri”. - Selezionare, nella nuova finestra, i contatti desiderati con doppio click sul nome o selezionando prima il nome e successivamente cliccando sul pulsante “Aggiungi” in alto. I contatti si possono scegliere o dalla “Rubrica personale”, che contiene i contatti inseriti; da “Utenti Ente”, dove sono presenti e non modificabili, tutti gli Utenti dell’Ente; oppure dal “GruppiMail Ente”, dove sono presenti e non modificabili gli alias (gruppi di indirizzi) di servizio. - Il nome viene riportato nella parte destra della finestra. Dopo aver selezionato tutti i partecipanti, per completare l’operazione premere sul pulsante “Aggiungi ai membri” in basso. WEB MAIL Pagina 68 di 83 MANUALE UTENTE 8.1.3.2.1.4.2 Ricerca di un nominativo È possibile effettuare la ricerca di un nominativo inserendo cognome e nome o parte di esso e cliccare sul pulsante “Cerca”. Permette la ricerca di un indirizzo nella rubrica Aggiunge un partecipante Elenco degli invitati Elenco dei contatti Elimina un partecipante Cambia la visualizzazione dei contatti - Aggiunge in modo definitivo i partecipanti Chiude la finestra Se si clicca sul pulsante “Cerca” senza inserire dei valori da ricercare, vengono visualizzati tutti i contatti presenti in rubrica. Si può scegliere tra due tipi di visualizzazione dei contatti; o per nome (visualizza nome e cognome) o per indirizzo mail (visualizza solo l’indirizzo). Il pulsante “Rimuovi”, serve ad eliminare un partecipante aggiunto. Vengono eliminati solo Scelta della rubrica i partecipanti selezionati nella parte destra della finestra 8.1.3.2.1.4.3 Inserimento dei partecipanti Dopo aver premuto il pulsante “Aggiungi ai membri” in basso, la maschera si chiude e riporta i nominativi dei partecipanti nella finestra principale di invito di un evento. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 69 di 83 8.1.3.2.1.4.4 Eliminazione del/dei partecipante/i Sulla sinistra del nominativo viene visualizzata una icona a forma di cestino e serve a cancellare il singolo partecipante dalla lista. Per cancellarli invece tutti, bisogna cliccare sul pulsante “Azzera tutti i partecipanti”. Per tutti i partecipanti, si può scegliere il tipo di partecipazione all’evento. Le scelte sono: “Obbligatorio”, “Opzionale” ossia facoltativo e “Nessuno” dove non è richiesta la partecipazione. Indirizzo di posta dell’invitato Tipo di partecipazione richiesta Elimina il singolo partecipante 8.1.3.2.1.5 Gestione della Ricorrenza In questa sezione, è possibile programmare un evento che si ripete nel tempo. Le possibili scelte sono: - Nessuna ricorrenza, indica che l’evento si esaurisce nel giorno indicato; - Ogni ricorrenza quotidiana, con questa opzione si può decidere ogni quanti giorni si ripete l’evento (es. se si inserisce 1, l’evento si ripeterà tutti i giorni, se si inserisce 2, l’evento si ripeterà ogni due giorni); - Settimanalmente, come per il giornaliero ma riferito alle settimane. Inoltre è possibile in quale giorno delle settimane si ripeterà l’evento; - Mensile alla stessa data, selezionando questa opzione e un giorno specifico, ad esempio il giorno 15, l’evento si ripeterà ogni giorno 15 del mese; - Mensilmente alla stessa settimana, simile all’opzione precedente, ma con la differenza che se seleziono il giorno 15 e questo è il secondo lunedì del mese, il mese successivo l’evento non sarà ripetuto il giorno 15, ma il secondo lunedì; - Annuale, selezionando il giorno da ripetere, esempio il 20 dicembre, l’evento sarà ripetuto ogni 20 dicembre. È consigliato impostare una data di fine, altrimenti l’evento verrà ripetuto all’infinito. La data di fine si può impostare andando a scegliere singolarmente l’anno, il mese e il giorno oppure presente sulla riga a destra cliccando sull’icona a forma di calendario WEB MAIL Pagina 70 di 83 MANUALE UTENTE Per tutti i nuovi eventi, in automatico, non è prevista nessuna ricorrenza. 8.1.3.3 Vai a Permette di navigare all’interno dell’agenda spostandosi a livello di giornata, di settimana, di mese e di anno Queste frecce permettono di spostarsi avati o indietro nell’arco dei mesi o degli anni Cliccare sul giorno che si desidera visualizzare WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 71 di 83 8.1.3.4 Cerca Permette di effettuare ricerche di eventi nel calendario, sia nel passato che nel futuro 8.1.3.4.1 Ricerca semplice E’ una ricerca che permette di trovare eventi memorizzati in agenda conoscendone il titolo e/o la descrizione che andranno inseriti negli appositi spazi. E’ necessario indicare in quale fascia di tempo si desidera effettuare la ricerca: - Tutto il passato: effettua la ricerca nel passato rispetto al giorno corrente; - Ultima settimana: effettua la ricerca negli ultimi 7 giorni precedenti il giorno corrente; - Ultime 24 ore: effettua una ricerca dalle ore 00.00 alle ore 24.00 del giorno corrente; - Adesso: - Successive 24 ore: effettua una ricerca dalle ore 00.00 alle ore 24.00 del giorno successivo; - Settimana successiva: effettua la ricerca nella settimana successiva a quella corrente; - Tutto il futuro: effettua una ricerca degli eventi dal giorno corrente in avanti. 8.1.3.4.2 Ricerca avanzate Si accede a questa funzione dal pulsante “Cerca” della barra degli strumenti del calendario e, successivamente, cliccando sul pulsante “Ricerca avanzata” a destra sulla stessa linea de pulsante “Ricerca semplice” 7.1.3.4.1 Cliccando sul tasto “Cerca” si da il via alla ricerca basata sui parametri inseriti precedentemente. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 72 di 83 9 FILTRI I filtri permettono di spostare/cancellare/inoltrare automaticamente mail provenienti dall’esterno o da colleghi dell’Ente semplicemente impostando delle regole. Per impostare le regole di filtraggio si deve cliccare sull’icona “Filtri” O cliccare su “Opzioni” “Filtri” (vedere immagine successiva) Apparirà la seguente schermata WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 73 di 83 che permette di: 1. cliccando sulla voce “Modifica le tue regole di filtro” si possono modificare/creare/cancellare delle regole di filtro per i messaggi in arrivo/arrivati in Posta in Arrivo (Inbox) selezionando una delle voci riportate nell’immagine. Per creare dei filtri cliccare su “Nuova Regola” WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 74 di 83 Apparirà la seguente schermata Dove si dovrà inserire: - il nome da assegnare alla regola - le condizioni del filtro - le azioni da eseguire per le mail che rispettano la condizione sopra impostata - Salvare cliccando su “Salva” WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 75 di 83 Se tutto viene eseguito correttamente, dovrete vedere una videata simile a questa A questo punto cliccare su “Salva Impostazioni” e il filtro sarà attivo e verrà applicato secondo le seguenti modalità - Mettendo la pipetta sulla voce “Applica le regole del filtro a inizio sessione?”, il filtro verrà eseguito ogni volta che ci si collega alla web mail. - Mettendo la pipetta sulla voce “Applica le regole del filtro ogni volta che Inbox è mostrato?”, questo verrà eseguito ogni volta che si entrerà nel folder “Posta in Arrivo”. Le altre due opzioni (“Applica le regole del filtro ogni volta che la barra laterale è aggiornata” e “Permetti applicazione filtri in ogni casella”) sono trascurabili in quanto poco utili. Inoltre c’è anche la possibilità di eseguire il filtro in maniera manuale, semplicemente cliccando sull’icona ma è necessario essere in “Posta in Arrivo”. Fatto il click su quell’icona il filtro verrà subito eseguito. Ogni volta che il filtro sposta/cancella/inoltra una mail, compare anche un messaggio in alto che spiega l’operazione che è stata eseguita. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 76 di 83 2. cliccando invece sulla voce “Modifica la tua lista nera” si possono aggiungere/modificare/eliminare degli indirizzi di posta esterni (non dominio_ente.it, csi.it, regione.piemonte.it, ….) da cui non si vogliono ricevere mail E’ sufficiente scrivere l’indirizzo mittente nel campo “Blacklist From”. Se si desidera non ricevere mail da più indirizzi di posta, questi vanno inseriti all’interno di questo campo (dare <Invio> fra un indirizzo e l’altro). Tutte le mail inviate dagli indirizzi da voi specificati o comunque bloccate dai server antispam centralizzati, saranno comunque visibili collegandosi alla “Quarantena” (per maggiori informazioni sull’uso della quarantena si rimanda al capitolo successivo). 3. cliccando infine sulla voce “Modifica la tua lista bianca” WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 77 di 83 o sull’icona “Whitelist” si ha la possibilità di inserire degli indirizzi esterni (non dominio_ente.it) che, qualsiasi sia il tipo di mail che spediscano, verrà sempre recapitata e mai bloccata dai sistemi antispam in CSI. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 78 di 83 10 IMPOSTAZIONE QUARANTENA Se si utilizza il browser Firefox, non bisogna configurare nulla mentre con MS Internet Explorer (IE) non si riesce ad entrare in quarantena. Di seguito una breve guida per impostare IE affinchè funzioni correttamente. 10.1 Certificato Come prima verifica, accertarsi che il certificato della CA Sistema Piemonte sia installato correttamente, ovvero come “Autorità di certificazione radice attendibili”. Quando si installa la prima volta verificare di specificare questo percorso. (nota: in realtà questo dovrebbe già essere vero su tutti i browser). 10.2 IE blocca la quarantena Ecco come si comporta IE impostato in modo predefinito con già il certificato di Sistema Piemonte correttamente installato. Cliccando su quarantena, dopo alcuni secondi appare la pagina seguente: WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 79 di 83 Notare l'icona che appare sulla barra di stato in basso: Cliccando sopra questa icona vediamo che vengono bloccati i cookie di terze parti, ovvero tutti quelli che non provengono dal sito di mail.ruparpiemonte.it (o eventuale alias utilizzato). Per modificare questa impostazione cliccare sull'icona, appare una finestra che indica tutti i cookie bloccati. Cliccare su Opzioni: Appare la finestra seguente: WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 80 di 83 Cliccare su Siti: in Indirizzo Sito web scrivere https://quarantena.csi.it e cliccare su Consenti. Ecco come appare la finestra dopo questa operazione: Il dominio csi.it è stato aggiunto tra quelli affidabili! Cliccare su OK. Chiudere con OK anche la succesiva finestra. Chiudere anche la finestra Rapporto privacy. Senza necessità di riavviare il browser è possibile ricliccare su Quarantena e visualizzare i propri messaggi. 11 QUARANTENA Come accennato nel capitolo precedente, esiste la possibilità di andare a vedere quali mail sono state bloccate dai server antispam del CSI (bloccate sia per i filtri impostati personalmente e sia per le regole definite su server), e cancellarle definitivamente o sbloccarle in modo che giungano alla nostra casella. Per far ciò è sufficiente cliccare sull’icona WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 81 di 83 o collegandosi all’indirizzo http://quarantena.csi.it Dopo aver inserito le proprie credenziali (se richieste), verrà visualizzata la seguente schermata dove si vede quante mail sono state bloccate e in che data (es. 03/04/2009). Cliccando su “Quarantena” Si potrà vedere il dettaglio di ogni singola mail bloccata (Mittente, Oggetto, Data invio, Punteggio assegnato dai server antispam). IMPORTANTE: se il punteggio è uguale a 0, la mail è stata bloccata per i filtri impostati personalmente su web mail nella sezione “Filtri” “Blacklist” Per sbloccare una mail, in modo che venga recapitata sulla vostra casella, si deve selezionare la/e mail mettendo la pipetta a lato di questa/e e cliccare sul pulsante Mentre se si vogliono cancellare, si deve selezionare la/e mail mettendo la/e pipetta/e a lato di questa/e e cliccare sul pulsante In caso di sblocco, ritornando in “Posta in Arrivo”, verranno visualizzate le mail sbloccate. L’ordine di visualizzazione dipenderà dalla data in qui queste sono state inviate. WEB MAIL MANUALE UTENTE Pagina 82 di 83 12 REPORT QUARANTENA DELEGATA Oltre alla normale visualizzazione della quarantena tramite webmail, è stata introdotta la possibilità di ricevere via email un riassunto dove è possibile vedere l'eventuale spam o falso positivo, anche tramite client di posta. Le caratteristiche di funzionamento del servizio sono le seguenti: 1. Giornaliero: email con riassunto quotidiano dello spam ricevuto il giorno prima. Nessuna email viene ricevuta se il giorno precedente non è arrivato nuovo spam. 2. Settimanale: email con riassunto settimanale. Viene riassunto nella email lo spam ricevuto la settimana precedenta. Come per il giornaliero nessuna email riassuntiva viene inviata se non c'è spam. La mail viene inviata il primo giorno lavorativo della settimana. 3. Mensile: stesse modalità delle precedenti solo che il riassunto viene inviato su base mensile. La mail viene spedita il primo giorno del mese successivo a quello cui si riferisce il riassunto. Di seguito le istuzioni di come configurarare l'invio della email con una delle tre modalità: WEB MAIL MANUALE UTENTE a. cliccare su cartella strumenti e poi su cartella spam b. selezionare la frequenza desiderata nel campo “Frequenza Promemoria” c. cliccare sul tasto Salva Pagina 83 di 83
