Manuale Presidente di commissione Alumni

2015-16 MANUALE DEL PRESIDENTE DI
COMMISSIONE ALUMNI
2015-16 MANUALE DEL PRESIDENTE DI COMMISSIONE ALUMNI (May 2015)
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I nostri alumni fanno parte della famiglia Rotary. La responsabilità principale dei presidenti di
commissione è gestire le relazioni con gli alumni del distretto e di metterli in contatto con i club. Inoltre, i
presidenti sono responsabili delle associazioni alumni del distretto.
Chi sono gli alumni
Fanno parte della categoria degli alumni del Rotary i partecipanti ai seguenti programmi:
•
Interact
•
Rotaract
•
Scambio giovani del Rotary
•
Scambio Nuove generazioni
•
RYLA (Rotary Youth Leadership Awards)
•
Borse della pace del Rotary
•
Borse del Rotary (sovvenzioni globali e sovvenzioni distrettuali)
•
Squadre di formazione professionale (VTT) (membri e capisquadra)
•
Borse degli Ambasciatori
•
Sovvenzioni per Docenti universitari
•
Scambi Gruppi di Studio (membri e capisquadra)
•
Volontari Rotary
Responsabilità chiave
Le responsabilità principali dei presidenti di commissione alumni sono:
•
Creare consapevolezza su come lavorare con gli alumni per mantenere le loro relazioni con il
Rotary.
•
Incoraggiare gli alumni a creare un account in Il mio Rotary, nel sito web del Rotary, per poter
condividere le loro informazioni con il Rotary International.
•
Collaborare con altri presidenti di commissione distrettuale per assicurare che il RI riceva i dati
sui partecipanti ai programmi.
•
Rispettare i regolamenti del Rotary sulla privacy e la tutela dei giovani e le leggi locali.
•
Sostenere e coordinare eventi degli alumni e delle associazioni, quando pertinente.
Collaborare con altre commissioni distrettuali, in particolare quella per l’effettivo, per la Fondazione
Rotary e per l’Azione Nuove generazioni (gioventù), per identificare gli alumni e le loro competenze, ad
esempio eloquio, o competenze professionali, e il loro potenziale per unirsi a un club, o fare una
donazione alla Fondazione.
I presidenti di commissione possono collaborare con i club per aiutarli a:
•
Costruire buone relazioni con gli attuali partecipanti ai programmi;
•
Sviluppare un piano d’azione per continuare a coinvolgere gli alumni nelle attività Rotary, e per
invitarli a diventare Rotariani;
•
Promuovere gli alumni tra i loro soci;
•
Usare gli alumni per avviare nuovi club;
•
Mantenere i contatti con i giovani alumni fino a quando non avranno l’età idonea ad affiliarsi al
Rotary;
•
Coinvolgere gli alumni in altri programmi;
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•
Coinvolgere gli alumni nelle attività di club e distretto.
È possibile generare i rapporti in Il mio Rotary per trovare alumni nel distretto. Accedere alle guide per i
rapporti, aggiungere informazioni e modificare le informazioni dei programmi nella cartella delle Guide in
Il mio Rotary.
Incoraggiare gli alumni ad aggiornare le proprie informazioni con il Rotary completando il proprio profilo
in Il mio Rotary. Questo aiuterà i presidenti di commissione e i distretti e club a mantenere e curare le
relazioni con gli alumni. L’aggiornamento dei profili aiuterà anche il Rotary ad mantenere dati e rapporti
più accurati.
I presidenti di commissione dovranno collaborare con il distretto e i club allo sviluppo di un piano per
coinvolgere gli alumni che sostengono i valori del Rotary. Personalizzare il piano secondo le esigenze e
interessi di club e alumni. Fare riferimento al documento Strategie di coinvolgimento degli alumni, nella
cartella Modi per arsi coinvolgere.
Come formare un’Associazione Alumni
Per Associazione Alumni del Rotary s’intende un’organizzazione attiva di ex-partecipanti a programmi
Rotary che desiderano mantenere i contatti tra questi individui esemplari e il Rotary.
COME TROVARE ALUMNI NELLA PROPRIA AREA
Generare un rapporto alumni del distretto tramite Il mio Rotary per trovare gli alumni che potranno far
parte dell’associazione. Collaborare con i Rotary club del distretto per accertare che i dati di contatto
esistenti siano aggiornati. Coinvolgere i governatori, gli altri dirigenti distrettuali e i Coordinatori
Regionali Fondazione Rotary in tutte queste attività. Compilare un elenco di membri utilizzando il
modulo Informazioni di contatto Associazione Alumni del Rotary, dalla cartella Documenti Associazioni
Alumni.
ORGANIZZARE EVENTI PER ALUMNI
Programmare un evento o una serie di eventi per consentire agli alumni di riallacciare i contatti tra di loro
e conoscere i soci Rotary del distretto. Anche se gli alumni non sono in grado di diventare soci al
momento, o effettuare delle donazioni alla Fondazione, è possibile comunque creare un’esperienza
positiva e piacevole che consenta loro di rimanere in contatto con il Rotary.
IDENTIFICARE POTENZIALI DIRIGENTI PER L’ASSOCIAZIONE
Parlare con gli alumni per valutare le loro competenze e interessi nella formazione e guida di
un’associazione.
PRESENTARE DOMANDA PER UN’ASSOCIAZIONE
Collaborare con i dirigenti dell’associazione per completare una Domanda di atto costitutivo e Statuto
tipo, dalla cartella Documenti Associazioni Alumni. Determinare la frequenza delle riunioni, i requisiti per
l’affiliazione (inclusa l’area geografica servita dall’associazione), il metodo per selezionare i dirigenti, il
regolamento necessario, ecc. Tutte le associazioni hanno un presidente e segretario. Inoltrare il modulo di
domanda, di costituzione e di affiliazione al Rotary ([email protected]).
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INOLTRARE L’ATTO COSTITUTIVO
Una volta che il Rotary ha esaminato la domanda completata e la costituzione, rilascerà un certificato di
atto costitutivo, firmato dal Presidente del RI che qualifica l’associazione alumni come organizzazione
membro ufficiale del Rotary Alumni Network. Identificare un evento Rotary idoneo al riconoscimento
dell’associazione alumni, ad esempio durante il congresso distrettuale, l’istituto Rotary o una riunione
dell’associazione alumni. Il presidente di commissione alumni potrebbe chiedere al governatore in carica,
ai past governatori, a un Amministratore della Fondazione o Consigliere del RI di consegnare il certificato
durante l’evento.
MANTENERE I CONTATTI
Comunicare regolarmente con l’associazione per assicurare che i dirigenti siano attivi e per aiutare a
trovare progetti da svolgere, se necessario. Assistere gli sforzi dell’associazione per mettere in contatto gli
alumni del posto con nuovi alumni che si trasferiscono nell’area. Per domande su come mantenere
un’associazione alumni attiva, rivolgersi alla squadra Rotary Alumni Relations.
Riconoscimenti
Informare gli alumni di questi riconoscimenti e segnalare i candidati al Coordinatore Regionale
Fondazione Rotary della zona.
ASSOCIAZIONE ALUMNI DELL’ANNO
Il premio Associazione Alumni dell’anno riconosce un’associazione eccezionale, che ha migliorato la
consapevolezza dell’impatto dei nostri alumni sulla nostra organizzazione. Fare riferimento al webinar su
Rapporti e Riconoscimenti alumni.
Nominatori: Coordinatori Regionali Fondazione Rotary
Scadenza: 30 giugno
Scaricare il modulo di candidatura
Elenco delle precedenti Associazioni Alumni dell’Anno vincitrici del premio
PREMIO GLOBAL ALUMNI SERVICE TO HUMANITY
Il premio riconosce alumni Rotary eccellenti, le cui azioni umanitarie e professionali dimostrano l’impatto
dei programmi del Rotary.
Nominatori: Coordinatori Regionali Fondazione Rotary
Scadenza: 30 giugno
Scaricare il modulo di domanda
Elenco dei precedenti vincitori del Premio Global Alumni Service to Humanity
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COINVOLGERE GLI ALUMNI
Il coinvolgimento degli alumni avviene in modi diversi, ma gli alumni sono interessati a impegnarsi nel
Rotary come i Rotariani:
•
Unirsi ai leader: trovare un Rotary o Rotaract club, oppure un’associazione alumni che risponde
alle loro esigenze e espandere le loro doti di leadership.
•
Scambiare idee: connettersi con un gruppo variegato di professionisti tramite un programma
Rotary, un Gruppo d’azione rotariana o partecipando a un congresso del Rotary.
•
Agire: offrire agli alumni la possibilità di fare volontariato e partecipare all’azione internazionale
tramite una sovvenzione o progetto, oppure facendo una donazione al Rotary.
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