PDF - Applicativo Check lists
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Eni S.p.A. TIPOLOGIA STRUMENTO NORMATIVO: Circolare n. 294 del 26 novembre 2007 DI Normativa TITOLO: Liste di Riferimento NOTE: DATA EMISSIONE: 26 novembre 2007 DATA DECORRENZA: 26 novembre 2007 REDAZIONE A CURA DI: VERIFICATO DA: APPROVATO DA: ASLECIR CORISFI SVIORG/N ORG CFO DIRS “Liste di Riferimento” Circolare n.294 del 26 novembre 2007 _________________________________________________________________________________________________ INDICE Pag. 1. PREMESSA E OBIETTIVO........................................................................................3 2. AMBITO DI APPLICAZIONE......................................................................................3 3. RIFERIMENTI ............................................................................................................3 4. DEFINIZIONI..............................................................................................................3 5. MODALITA’ OPERATIVE E RESPONSABILITA’.......................................................4 5.1. Identificazione Attività Sensibili ...........................................................................................4 5.2. Verifica delle Liste di Riferimento ........................................................................................5 6. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE .....................................................6 7. RESPONSABILITA’ DI AGGIORNAMENTO..............................................................6 8. DIFFUSIONE DELLA NORMATIVA ...........................................................................7 _________________________________________________________________________________________________ Eni S.p.A. Pag. 2 di 7 “Liste di Riferimento” Circolare n.294 del 26 novembre 2007 _________________________________________________________________________________________________ 1. PREMESSA E OBIETTIVO Il “Modello di gestione, organizzazione e controllo” ex D.Lgs. n. 231 del 2001 di Eni S.p.A. e i relativi Addenda, portano all’attenzione e dispongono l’adozione di misure di controllo con riferimento al “rischio controparte” rappresentato, nella fattispecie, dal rischio connesso a contatti e relazioni d’affari con soggetti coinvolti in attività di terrorismo o attività illecite transnazionali. A tale proposito, la presente normativa intende (a) regolare gli adempimenti da attuare con riferimento al “rischio controparte” (b) definire ruoli e responsabilità delle Unità e delle Funzioni interessate e (c) disciplinare le azioni, le modalità di trasferimento delle informazioni e la tracciabilità delle attività poste in essere. 2. AMBITO DI APPLICAZIONE La presente normativa si applica a Eni S.p.A.. Le società direttamente ed indirettamente controllate di Eni S.p.A., in Italia e all’estero, recepiscono e applicano la presente normativa, e inoltre individuano eventuali misure ulteriori di controllo, in relazione alle specificità delle proprie attività di business. 3. RIFERIMENTI - Codice di Comportamento Eni; Principi del Modello 231; Linee Guida per la Tutela e Promozione dei Diritti Umani, Circolare n. 257 del 17.04.07; Linee Guida per le Attività di Approvvigionamento di lavori, beni e servizi per l'Eni S.p.A. e per le Società italiane ed estere del Gruppo Eni, Circolare 207 del 01.03.2006; Linee Guida sul Sistema di Controllo Eni sull'Informativa Societaria, Circolare 269 del 20.06.07; Linee Guida Pianificazione e Controllo, Circolare 276 del 11.07.07. 4. DEFINIZIONI Ai fini della presente normativa si riportano le seguenti definizioni: Liste di Riferimento: indica le liste curate e pubblicate dall'Ufficio Italiano Cambi (UIC) sul sito internet www.uic.it, ex art. 1 comma 4-bis del D.L. 369 del 2001 convertito nella legge n. 431 del 2001. Ai sensi della normativa vigente, le liste vengono aggiornate sulla base delle indicazioni provenienti dall'Unione Europea, dal Consiglio di sicurezza delle Nazioni Unite, dalle autorità statunitensi e dallo scambio di informazioni con altri Paesi. Attività sensibili: sono le attività in cui sussiste il rischio di commissione di reati transnazionali e/o di reati con finalità di terrorismo o di eversione dell'ordine democratico, come descritte al paragrafo 5.1.. _________________________________________________________________________________________________ Eni S.p.A. Pag. 3 di 7 “Liste di Riferimento” Circolare n.294 del 26 novembre 2007 _________________________________________________________________________________________________ 5. MODALITA’ OPERATIVE E RESPONSABILITA’ 5.1. Identificazione Attività Sensibili Per ogni “Attività sensibile” la possibilità di intrattenere contatti e concludere accordi con terzi è subordinata alla verifica delle Liste di Riferimento. E’ in particolare disposto il divieto (i) di intrattenere rapporti, negoziare e/o stipulare e/o porre in esecuzione contratti o atti con, (ii) di concedere utilità a; (iii) di assumere soggetti indicati nelle Liste di Riferimento o facenti parte di organizzazioni ivi inserite. Sono “sensibili” le attività di seguito elencate: (a) Attività relative alla compravendita di beni/servizi1, in particolare (i) autorizzazione, (ii) definizione e stipula, (iii) esecuzione. (b) Attività di investimento, in particolare (i) autorizzazione, (ii) realizzazione, (iii) esecuzione. (c) Attività di intermediazione, in particolare negoziazione e stipula. (d) Attività di approvvigionamento, in particolare (i) gestione2 del processo di approvvigionamento, (ii) esecuzione3 di contratti di approvvigionamento. (e) Iniziative umanitarie e di solidarietà, in particolare: (i) realizzazione e gestione di iniziative umanitarie e di solidarietà (es. donazioni e altre liberalità); (ii) autorizzazione di iniziative umanitarie. (f) Attività commerciali/finanziarie, in particolare: (i) selezione dei partner commerciali/finanziari e gestione dei relativi rapporti; (ii) processo di gestione delle transazioni finanziarie. (g) Attività di gestione del personale, in particolare: (i) assunzione di personale; (ii) gestione di attività finalizzate a consentire l’ingresso di una persona nel territorio dello Stato. 1 Sono escluse le compravendite nelle quali le caratteristiche della prestazione non comportano l'obbligo di identificazione della controparte, le compravendite a utenze domestiche, residenziali e/o della pubblica amministrazione, le compravendite al dettaglio/a consumatori e le compravendite nelle quali il prezzo e le altre condizioni della fornitura non sono oggetto di contrattazione con la controparte, ma è prevista solo l’adesione a offerte commerciali standardizzate e/o approvate dalle Autorità competenti. 2 Ai fini della presente normativa devono intendersi le attività di negoziazione e stipula dell’Accordo e/o del Contratto. 3 Ai fini della presente normativa deve intendersi l’attività di emissione e autorizzazione degli Ordini di Consegna/di Lavoro (OdC/OdL). _________________________________________________________________________________________________ Eni S.p.A. Pag. 4 di 7 “Liste di Riferimento” Circolare n.294 del 26 novembre 2007 _________________________________________________________________________________________________ 5.2. Verifica delle Liste di Riferimento Ciascun Responsabile di Unità/Progetto o comunque incaricato di svolgere una o più delle Attività sensibili (di seguito Responsabile), prima di avviare o procedere con le attività: (i) verifica che la controparte4 non sia inserita nelle Liste di Riferimento. La verifica è effettuata mediante la consultazione delle evidenze - ove disponibili - che Sofid mette a disposizione e tiene aggiornate in base a specifico accordo di servizio con Eni; in alternativa la verifica è effettuata mediante consultazione diretta del sito www.uic.it.5 Il Responsabile, qualora non riesca né a reperire le evidenze rese disponibili da Sofid, né a consultare le Liste di Riferimento agli indirizzi web sopra indicati, deve segnalare immediatamente tale “impossibilità di verifica” al Superiore gerarchico e attivare soluzioni alternative per effettuare tali verifiche. In assenza di verifica, le attività non possono essere avviate/proseguite. (ii) archivia la documentazione che attesti la verifica effettuata, attraverso la stampa cartacea delle evidenze da cui si è evinto che la controparte non è inserita nelle Liste di Riferimento, con annotazione della data di effettuazione della verifica. Nel caso in cui le attività (i) e (ii) sopraccitate siano svolte dai collaboratori del Responsabile, quest’ultimo sigla (o attesta con modalità elettronica certificata) la documentazione della verifica per presa visione. Se dall’esito della verifica emerge che la controparte, non è inserita nelle Liste di Riferimento, le attività possono essere avviate/proseguite. Se dall’esito della verifica emerge che la controparte è inserita nelle Liste di Riferimento, è necessario interrompere/astenersi tempestivamente da qualsiasi tipo di azione e/o rapporto con la controparte. Ove il Responsabile ritenga comunque opportuno avviare o proseguire i contatti, deve presentare, tramite i canali funzionali stabiliti, al Direttore Generale o al Direttore Corporate competente (per quanto riguarda Eni S.p.A.) oppure al CEO della società (per 4 5 Per le attività riportate nel precedente paragrafo 5.1 - con esclusione di quelle del punto (g) - la verifica relativa ai soggetti, è riferita alle persone con le quali si negozia, stipula gli accordi e/o i contratti e successivamente con quelle individuate come “gestori” negli stessi atti ufficiali. Le liste sono consultabili attraverso il collegamento presente sul sito internet dell’Unione Italiana Cambi (U.I.C.) nella sezione “Antiriciclaggio/Accesso per argomento/Contrasto finanziario al terrorismo” o, in alternativa, direttamente agli indirizzi web (i) http://ec.europa.eu/external_relations/cfsp/sanctions/list/consol-list.htm, per lista predisposta dall’Unione Europea; (ii) http://www.treas.gov/offices/enforcement/ofac/sdn/, per la Lista OFAC (Office of Foreign Assets Control Dipartimento del Tesoro degli Stati Uniti), e (iii) http://www.un.org/sc/committees/1267/consolist.shtml, per la lista predisposta dalle Nazioni Unite. _________________________________________________________________________________________________ Eni S.p.A. Pag. 5 di 7 “Liste di Riferimento” Circolare n.294 del 26 novembre 2007 _________________________________________________________________________________________________ quanto riguarda le società controllate), una nota con cui è richiesta l’autorizzazione formale all’avvio e/o prosecuzione dell’attività. Nella nota sono espressamente indicati le motivazioni della richiesta, i vincoli, le modalità, le responsabilità e i limiti di spesa previsti. Solo dopo l’espressa autorizzazione scritta, le attività possono essere avviate e/o riprendere. Per ogni singola operazione autorizzata con soggetti inseriti nelle Liste di Riferimento, il Responsabile assicura, anche per il tramite dei propri collaboratori, la predisposizione dei relativi verbali/report dettagliati e motivati. I verbali/report sono trasmessi al Superiore gerarchico e copia degli stessi viene opportunamente archiviata. Qualora l’attività rientri in una delle fattispecie di seguito elencate occorre, inoltre, porre in atto gli ulteriori adempimenti ivi previsti: - in presenza di iniziative umanitarie e di solidarietà il Responsabile competente deve assicurarsi che nel budget approvato esista la specifica indicazione della tipologia di utilità oggetto di concessione e deve garantire che la consuntivazione della spesa venga coerentemente effettuata; - in presenza di attività relative alla gestione del personale il Responsabile deve verificare che esistano criteri oggettivi di selezione dei candidati6, ivi inclusa un’istruttoria specifica sull’assunzione di persone. Eventuali casi specifici e/o dubbi interpretativi in relazione all’applicazione della presente normativa dovranno essere sottoposti ad Assistenza Legale Civile, Commerciale e Responsabilità d’Impresa di Eni mediante nota del Responsabile Eni competente. 6. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Le unità e le posizioni coinvolte nelle attività disciplinate dalla presente normativa assicurano, ciascuna per quanto di competenza, la tracciabilità dei dati e delle informazioni e provvedono alla conservazione e archiviazione della documentazione prodotta, cartacea e/o elettronica, in modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo stesso. 7. RESPONSABILITA’ DI AGGIORNAMENTO Le unità coinvolte nei processi oggetto di questa normativa sono responsabili della rilevazione degli accadimenti aziendali di carattere operativo che comportano la necessità di mantenere aggiornata la presente normativa. Tali rilevazioni sono segnalate alla 6 Per “criteri oggettivi” si intendono i principi base per un‘adeguata selezione del personale. _________________________________________________________________________________________________ Eni S.p.A. Pag. 6 di 7 “Liste di Riferimento” Circolare n.294 del 26 novembre 2007 _________________________________________________________________________________________________ funzione Organizzazione, che assicura il coordinamento delle attività di aggiornamento della normativa. 8. DIFFUSIONE DELLA NORMATIVA La funzione Organizzazione è responsabile di assicurare la diffusione e di monitorare il recepimento della presente normativa da parte delle società direttamente ed indirettamente controllate di Eni S.p.A., in Italia e all’estero, le quali, a tal fine, segnaleranno il rispettivo piano di recepimento. _________________________________________________________________________________________________ Eni S.p.A. Pag. 7 di 7