Outlook Web Access

Introduzione
Outlook Web Access
Microsoft Office Outlook Web Access consente di utilizzare un browser Web per
accedere alla cassetta postale di Microsoft Exchange da qualsiasi computer dotato di
connessione a Internet.
È possibile effettuare molte delle operazioni disponibili in Microsoft Outlook, ad
esempio leggere e inviare messaggi, organizzare i contatti, creare attività e regole,
pianificare appuntamenti.
È possibile utilizzare Microsoft Office Outlook Web Access da qualsiasi computer
dotato di un browser Web e di una connessione a Internet. I terminali di accesso pubblico
installati nelle biblioteche e nei locali pubblici offrono l'accesso a Internet gratuitamente o a
costi ridotti.
Importante Per proteggere la cassetta postale dall'accesso non autorizzato, in Outlook
Web Access la connessione alla cassetta postale viene chiusa automaticamente dopo un
periodo di inattività. Questa caratteristica è particolarmente importante se si utilizza
Outlook Web Access da un computer con accesso pubblico o installato in un locale
pubblico. Se la sessione scade e occorre utilizzare ancora Outlook Web Access,
aggiornare il browser e ripetere l'accesso.
Perché usare OWA
Utilizzare l’Outlook tramite un accesso internet, (la sigla OWA sta per: Outlook
Web Access), ci consente di sfruttare dei vantaggi offerti da Exchange (e’ il “programma”
che gestisce la posta elettronica sul server), infatti tramite l’exchange possiamo
filtrare/controllare la posta in arrivo, per difenderci dai virus, possiamo utilizzare le regole
generali e i filtri anti-spam definiti per tutti gli utenti dall’amministratore del sistema, ma
soprattutto possiamo TENERE la nostra posta sul server. Questa possibilita’ è comoda
soprattutto perche’ ci permette di consultare la nostra posta (anche quella già letta) da un
qualunque computer , e’ sufficiente una connessione INTERNET.
Browser e sistemi operativi supportati
È possibile utilizzare Outlook Web Access con browser Microsoft Internet Explorer o
Netscape Navigator da numerosi computer UNIX, Apple Macintosh o Microsoft Windows.
Per utilizzare la serie completa di caratteristiche disponibili in Outlook Web Access è
necessario utilizzare Internet Explorer versione 6 o successiva
2
il corso base
Contenuti del corso
In questa fase, soffermeremo la nostra attenzione sulle funzioni più conosciute ed
utilizzate del programma Outlook con lo scopo di ottimizzare, se possibile, l’uso delle
procedure basilari e precisamente:
- CENNI SUL CONCETTO DI RETE
- RETE e INTERNET
- LA POSTA ELETTRONICA
-- COME FUNZIONA
-- OWA
-- LE BARRE DEGLI STRUMENTI
-- LEGGERE una E-MAIL
-- SALVARE, SPOSTARE, CANCELLARE E-MAIL
-- PRIORITA’ e CONFERMA DI LETTURA
-- INOLTRARE E-MAIL A UNO O A MOLTI
-- CONTRASSEGNARE, ORDINARE I MESSAGGI
-- INVIARE una E-MAIL
-- FORMATTARE I MESSAGGI
-- USARE GLI ALLEGATI
- CONTATTI
- CARTELLE
- APPUNTAMENTI
- NOTE
- DIARIO
- CALENDARIO
3
Come accedere a OWA
Come abbiamo appena detto, per accedere alla nostra casella postale abbiamo
bisogno solo di un PC con accesso a INTERNET.
È possibile utilizzare Microsoft Office Outlook Web Access da qualsiasi computer
dotato di un browser Web e di una connessione a Internet. I terminali di accesso pubblico
installati nelle biblioteche e nei locali pubblici offrono l'accesso a Internet gratuitamente o a
costi ridotti. Tuttavia, poiché i computer con cui viene fornito questo servizio sono sempre
disponibili al pubblico, è necessario prendere alcune semplici precauzioni per proteggere i
dati e tutelare la privacy.
In generale, utilizzare Outlook Web Access solo da luoghi attendibili.
Procediamo in questo modo:
- Connettere il PC a Internet seguendo le procedure configurate sulla macchina, cioè
utilizzando la “modalità” cha abbiamo a disposizione la Rete locale o un modem analogico
oppure una connessione ADSL o ISDN.
Una volta connesso il PC, aprire il sito del Vicariato di Roma digitando come indirizzo:
www.vicariatusurbis.org
Apparirà l’HOME PAGE del sito della Diocesi:
4
Nella parte in basso a sinistra della Home Page troveremo un tasto POSTA
Cliccando con il pulsante sinistro del mouse sul tasto POSTA verrà visualizzata una
maschera per l’inserimento dei dati identificativi dello USER
Inserire i dati richiesti in questo modo:
per il nome utente digitare:
per la password:
VICARIATUSURBIS\NOMEUTENTE
PASSWORD
Dove, per NOMEUTENTE dovrete indicare il nome con il quale siete REGISTRATI sul
server, ad esempio: CED e come PASSWORD, una password valida associata a quel
nome utente.
5
Se i dati inseriti sono corretti, apparirà la seguente schermata:
La pagina web simula in tutto e per tutto il funzionamento di
Outlook, quindi non vi sarà difficile orientarvi in questa nuova modalità di
consultazione.
6
Richiamare la Guida
Per richiamare la Guida relativa alla finestra in uso, fare clic su ?
nella barra degli
strumenti. Per informazioni sulle altre caratteristiche di Outlook Web Access o per
istruzioni su come effettuare un'operazione specifica, consultare il sommario nella finestra
della Guida in linea.
Esempio Guida in linea:
Disconnettersi
Al termine della sessione di utilizzo di Outlook Web Access, fare clic su Disconnetti nella
barra degli strumenti, quindi chiudere tutte le finestre del browser. La disconnessione evita
che altri utenti utilizzino il computer per accedere alla propria cassetta postale. Anche se si
prevede di continuare a utilizzare il computer per visitare altri siti Web, fare clic su
Disconnetti e chiudere tutte le finestre del browser dopo ogni sessione di Outlook Web
Access.
7
Apertura di messaggi e allegati
•
Prima di aprire un messaggio, accertarsi che provenga da un mittente attendibile e
da cui si sta aspettando posta.
•
Aprire solo gli allegati inviati da persone note e attendibili.
•
Se occorre aprire un allegato, accertarsi che nel computer sia in esecuzione un
antivirus. In caso contrario, non aprire l'allegato. Gli allegati sono un metodo comune per
diffondere i virus.
Informazioni sul riquadro di spostamento
Il riquadro di spostamento, che si trova accanto alla finestra principale, è costituito da due
aree:
•
Un elenco di cartelle espandibile che fornisce l'accesso alle cartelle personali di
Microsoft Office Outlook Web Access, ad esempio Posta in arrivo e Calendario, e a tutte le
cartelle create dall'utente.
Le cartelle vengono visualizzate in una gerarchia che è possibile espandere per
visualizzare il contenuto delle cartelle o comprimere per visualizzare solo la cartella di
livello superiore. L'icona a forma di segno più
accanto a una cartella indica che la
cartella contiene altre cartelle, o sottocartelle. Per visualizzare le sottocartelle, fare clic sul
segno più
.
Una serie di pulsanti che forniscono l'accesso con un solo clic alle cartelle Posta in
arrivo, Calendario, Contatti e Attività nonché alle cartelle pubbliche dell'organizzazione.
Il pulsante Opzioni consente di impostare le opzioni utente, quali promemoria per il
Calendario o per le attività.
Una barra di divisione orizzontale
tra l'elenco delle cartelle e i
pulsanti consente di comprimere i pulsanti in una barra dei pulsanti:
Se si fa clic su una cartella o su un pulsante nel riquadro di spostamento, il contenuto
viene visualizzato nella finestra principale di Outlook Web Access.
8
Informazioni sulle barre degli strumenti
Le cartelle Posta in arrivo, Calendario, Contatti, Attività e le cartelle pubbliche dispongono
di barre degli strumenti differenziate con pulsanti specifici per le rispettive funzioni. Sono
tuttavia disponibili numerosi pulsanti per funzioni amministrative più generali. Questi
pulsanti, descritti nella tabella che segue, si trovano in più posizioni.
Pulsante
Descrizione
Visualizza la Guida specifica della finestra in uso.
Consente di creare un nuovo elemento, quale un messaggio di
posta elettronica, un contatto o un'attività. Questo menu è sempre
disponibile. L'icona visualizzata varia a seconda della finestra in
uso, così come l'elenco di opzioni visualizzate quando si fa clic
sulla freccia accanto al pulsante.
Consente di rilevare i nuovi messaggi nel server. Questo pulsante
aggiorna anche la finestra del browser.
Consente di cercare le cartelle della cassetta postale di Microsoft
Exchange . È possibile basare la ricerca su una o più
caratteristiche del messaggio, ad esempio mittente, oggetto o testo
nel corpo del messaggio.
Consente di organizzare i messaggi e gli altri elementi nella
cassetta postale. È possibile spostare i messaggi da una cartella
all'altra o copiarli in un'altra posizione.
Consente di spostare l'elemento selezionato, ad esempio un
contatto, un appuntamento o un messaggio, nella cartella Posta
eliminata.
Consente di eliminare in modo definitivo tutti gli elementi della
cartella Posta eliminata.
Consente di selezionare un riquadro di lettura che fornisce due
modi per visualizzare i messaggi in anteprima senza aprirli. È
possibile visualizzare i messaggi in anteprima nella metà inferiore
della visualizzazione o affiancati all'elenco dei messaggi. Il riquadro
di lettura può anche essere disattivato.
Consente di aprire la finestra di dialogo Trova nomi da cui è
possibile effettuare una ricerca nell'elenco indirizzi globale
dell'organizzazione o nei contatti.
Consente di uscire da Outlook Web Access. Questa operazione
impedisce alle altre persone di utilizzare il computer per
visualizzare il contenuto della propria cassetta postale.
Importante Scegliere Disconnetti prima di chiudere la finestra del
browser Outlook Web Access o di spostarsi a un altro sito Web.
Nota Per formattare i messaggi di posta elettronica con caratteri e colori diversi, utilizzare
la barra di formattazione.
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Posta in arrivo
Informazioni sulla Posta in arrivo
I messaggi vengono recapitati nella cassetta postale su un computer in cui sia in
esecuzione Microsoft Exchange Server e vengono memorizzati per impostazione
predefinita nella cartella Posta in arrivo.
Il numero di nuovi messaggi nella cartella Posta in arrivo è visualizzato tra parentesi
accanto a Posta in arrivo.
Nella cartella, i nuovi messaggi vengono visualizzati in grassetto. Una volta aperti, i
messaggi vengono visualizzati in carattere normale.
Per aprire la cartella Posta in arrivo, fare clic su Posta in arrivo nel riquadro di
spostamento.
Per trattare come posta indesiderata tutti i messaggi provenienti da un mittente, fare clic
con il pulsante sinistro del mouse sul messaggio nella Posta in arrivo, tenendo premuto il
tasto “trascinare” il messaggio nella cartella Posta Indesiderata.
Tutti i futuri messaggi provenienti da quel mittente saranno spostati nella carttella Posta
indesiderata.
Leggere un messaggio
Un messaggio di posta elettronica aperto in Microsoft Outlook Web Access viene
visualizzato nel modulo di lettura messaggi.
Nell'intestazione del modulo di lettura messaggi sono visualizzate le seguenti informazioni:
Da Il nome o l'indirizzo di posta elettronica del mittente o dell'organizzazione.
messaggio del mittente in questione verrà spostato nella cartella Posta indesiderata.
A I nomi o gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari principali.
Cc I nomi o gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari in copia conoscenza.
•
•
Oggetto L'oggetto del messaggio.
Inviato La data e l'ora di invio del messaggio.
Se il riquadro di lettura è attivato, è possibile fare doppio clic sul nome del mittente o dei
destinatari nell'anteprima del messaggio per visualizzarne le rispettive informazioni.
10
Aprire un messaggio
1.
Individuare il messaggio da leggere in una cartella della cassetta postale di
Microsoft Exchange. I nuovi messaggi di posta elettronica vengono sempre recapitati in
Posta in arrivo e sono visualizzati in grassetto.
Suggerimento Per segnare un messaggio aperto o letto come da leggere, selezionarlo,
quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio, quindi selezionare Segna
come da leggere
o Segna come già letto
dal menu di scelta rapida.
2.
Fare doppio clic sul messaggio per aprirlo, oppure selezionarlo e premere INVIO.
Eliminare un messaggio
•
Per eliminare uno o più messaggi da una cartella nella finestra principale di Outlook
nella barra degli strumenti
Web Access, selezionarli, quindi fare clic su Elimina
principale.
•
Suggerimento Per selezionare più messaggi consecutivi, fare clic sul primo e sull'ultimo
della serie tenendo premuto il tasto MAIUSC. Per selezionare più messaggi non
consecutivi, tenere premuto il tasto CTRL e fare clic su ogni messaggio da eliminare.
•
Per eliminare un messaggio aperto, fare clic su Elimina
nella barra degli
strumenti.
Nota Tutti i messaggi eliminati vengono inviati alla cartella Posta eliminata e non vengono
rimossi in modo definitivo finché non li si elimina da questa cartella.
11
Spostare o copiare un messaggio
È possibile riorganizzare nella cassetta postale i messaggi di posta elettronica e i
messaggi inseriti, ad esempio spostando o copiando un messaggio in una cartella
esistente o in una nuova. I messaggi possono essere anche trascinati tra le cartelle della
cassetta postale di Exchange.
Per spostare o copiare un messaggio in una cartella esistente
1.
Aprire il messaggio da spostare o copiare.
2.
Fare clic su Sposta/Copia
nella barra degli strumenti.
3.
Selezionare una cartella di destinazione nella finestra di dialogo Sposta/Copia
elemento, quindi scegliere Sposta o Copia.
Suggerimento Un messaggio può essere spostato o copiato anche senza essere aperto.
Aprire la cartella che lo contiene, selezionarlo dall'elenco dei messaggi, quindi fare clic su
Sposta/Copia
in precedenza.
nella barra degli strumenti. Quindi seguire la stessa procedura riportata
12
Per spostare o copiare un messaggio in una nuova cartella
1.
Aprire il messaggio da spostare o copiare.
2.
Fare clic su Sposta/Copia
nella barra degli strumenti.
3. Scegliere Nuovo nella finestra di
dialogo Sposta/Copia elemento
Å
4.
Digitare il nome della cartella di destinazione
nella casella Nome della finestra di
dialogo Crea
nuova cartella.
Selezionare l'elemento desiderato della nuova cartella
dal menu Contenuto cartella, quindi scegliere OK.
Selezionare la nuova cartella nella finestra di dialogo
Sposta/Copia elemento, quindi scegliere Sposta o
Copia.
13
Modificare le impostazioni per la risposta automatica a una
conferma di lettura
Oltre a richiedere una conferma di lettura per i messaggi di posta elettronica inviati, è
possibile, in qualità di destinatario, scegliere se inviare una conferma di lettura ogni volta
che ne è richiesta una.
1.
Fare clic su Opzioni nel riquadro di spostamento.
2.
Per inviare una conferma di lettura ogni volta che ne è richiesta una, selezionare
Invia sempre una risposta in Privacy e protezione dalla posta indesiderata.
Nota Viene inviata una sola conferma per ogni elemento aperto. Se, ad esempio, si segna
un elemento come da leggere e quindi lo si apre nuovamente, non verrà inviata un'altra
conferma.
3.
Per non inviare una conferma di lettura ogni volta che ne è richiesta una,
selezionare Non inviare automaticamente una risposta in Privacy e protezione dalla
posta indesiderata.
4.
Scegliere Salva e chiudi.
14
Per rispondere al mittente di un messaggio
1.
Fare clic su Rispondi
nella barra degli strumenti del modulo di lettura
messaggi. Quando si fa clic su Rispondi, nella casella di testo A viene già impostato
l'indirizzo del mittente del messaggio originale.
2.
Il testo del messaggio originale viene copiato nel corpo del messaggio. Digitare la
risposta sopra o all'interno del messaggio originale del mittente.
Per rispondere al mittente e a tutti gli altri destinatari di un
messaggio
1.
Fare clic su Rispondi a tutti
nella barra degli strumenti del modulo di lettura
messaggi. Quando si fa clic su Rispondi a tutti, nelle caselle di testo A e Cc vengono già
impostati gli indirizzi del mittente e di tutti gli altri destinatari del messaggio originale.
2.
Il testo del messaggio originale viene copiato nel corpo del messaggio. Digitare la
risposta sopra o all'interno del messaggio originale del mittente.
Per inoltrare un messaggio
1.
Fare clic su Inoltra
nella barra degli strumenti del modulo di lettura messaggi.
2.
Digitare nella casella A l'indirizzo di posta elettronica a cui inoltrare il messaggio.
3.
Il testo del messaggio originale viene copiato nel corpo del messaggio. Digitare la
risposta sopra o all'interno del messaggio originale del mittente.
Suggerimento È possibile inoltre fare clic con il pulsante destro del mouse su un
messaggio e selezionare un'azione nel menu di scelta rapida per rispondere al mittente di
un messaggio, per rispondere al mittente e a tutti gli altri destinatari del messaggio o per
inoltrare un messaggio.
15
Impostare l'indirizzo in una risposta
Quando si fa clic su Rispondi o Rispondi a tutti, il modulo Nuovo messaggio viene
aperto con i nomi già impostati nelle caselle di testo A e Cc. Quando si inoltra un
messaggio, è necessario inserire personalmente i nomi.
1.
Digitare nelle caselle di testo A o Cc il nome o l'alias di posta elettronica del
destinatario oppure fare clic su A o Cc per aprire la finestra di dialogo Trova nomi.
Suggerimento La finestra di dialogo Trova nomi consente di cercare un destinatario
nell'elenco indirizzi globale dell'organizzazione o tra i propri contatti. La finestra di dialogo
Trova nomi non può essere tuttavia utilizzata per cercare le liste di distribuzione nella
cartella Contatti. Una volta individuato il destinatario, sarà possibile aggiungerne il nome
direttamente nel messaggio di posta elettronica.
2.
Per aggiungere destinatari in copia conoscenza nascosta (Ccn), digitarne i nomi
nella casella Ccn oppure fare clic su Ccn per aprire la finestra di dialogo Trova nomi.
Nota I destinatari Ccn riceveranno una copia del messaggio, ma i rispettivi nomi non
saranno visualizzati nell'elenco dei destinatari. I destinatari Ccn non possono visualizzare i
nomi di altri destinatari Ccn.
3.
Digitare un breve oggetto nella casella di testo Oggetto.
Suggerimento Quando si inoltra o si risponde a un messaggio, la casella di testo
Oggetto sarà già compilata. L'oggetto di un messaggio a cui si sta rispondendo sarà
preceduto da R. L'oggetto di un messaggio che si sta inoltrando sarà preceduto da I. È
possibile mantenere questo oggetto oppure lo si può eliminare e digitarne uno nuovo.
4.
Digitare il testo nel corpo del messaggio. È possibile scrivere la risposta al
messaggio sopra o nel testo del messaggio originale del mittente.
16
Contrassegnare i messaggi per il completamento
Utilizzare i contrassegni per ricordare di completare un elemento o per categorizzare i
messaggi presenti in Posta in arrivo. In Microsoft Office Outlook Web Access sono
disponibili sei colori, rosso, blu, giallo, verde, arancione e viola, da utilizzare per indicare
situazioni diverse. È possibile, ad esempio, contrassegnare in blu tutti i messaggi
personali, in verde tutti i messaggi di lavoro, in rosso tutti i messaggi che richiedono un
completamento entro 24 ore e così via.
I contrassegni dei messaggi sono visualizzati nell'ultima colonna della visualizzazione
Posta in arrivo.
È possibile utilizzare i contrassegni dei messaggi per effettuare le operazioni riportate di
seguito.
•
Per contrassegnare un messaggio con un determinato colore, fare clic con il
pulsante destro del mouse sul contrassegno corrispondente al messaggio, quindi
selezionare il colore.
Suggerimento Per cambiare in rosso un contrassegno di messaggio, fare clic sul
contrassegno che corrisponde al messaggio.
•
Per contrassegnare un messaggio come completato, fare clic con il pulsante destro
del mouse sul messaggio, quindi scegliere Contrassegna come completato
.
•
Per ordinare i messaggi per colore, fare clic sull'intestazione della colonna dei
contrassegni.
•
Per cancellare un contrassegno da un messaggio, fare clic con il pulsante destro
del mouse sul messaggio, quindi scegliere Cancella.
17
Ordinare i messaggi
In Microsoft Office Outlook Web Access è possibile ordinare e visualizzare i messaggi
contenuti in Posta in arrivo in base a diverse caratteristiche, quali oggetto, mittente o
argomento.
Per ordinare i messaggi, fare clic sull'elenco Messaggi nella barra degli strumenti
principale, quindi selezionare una delle seguenti visualizzazioni:
•
Messaggi Visualizza tutti i messaggi non appena arrivano in Posta in arrivo.
Questa è la visualizzazione predefinita.
•
Messaggi non letti Visualizza solo i messaggi non letti presenti in Posta in arrivo.
•
Visualizzazione su due righe Mostra una visualizzazione su due righe di tutti i
messaggi presenti in Posta in arrivo.
•
Per mittente Raggruppa e visualizza i messaggi ordinati per mittente. Per vedere
accanto
tutti i messaggi provenienti da un determinato mittente, fare clic sul segno più
al gruppo di messaggi.
•
Per oggetto Raggruppa e visualizza i messaggi ordinati per oggetto. Per vedere
tutti i messaggi con un determinato oggetto, fare clic sul segno più
accanto al gruppo
di messaggi.
•
Per argomento Raggruppa e visualizza i messaggi ordinati per argomento. Per
vedere tutti i messaggi di un determinato argomento, fare clic sul segno più
accanto
al gruppo di messaggi.
•
Non letti per argomento Raggruppa e visualizza per argomento solo i messaggi
non letti.
•
Inviato a Visualizza tutti i messaggi presenti in Posta in arrivo, ordinati per persona
o gruppo a cui sono stati inviati.
18
Informazioni sulla ricerca progressiva
La ricerca progressiva è un metodo di ricerca che consente di cercare un messaggio, un
contatto o un'attività digitando sulla tastiera. Per cercare un determinato messaggio in
Posta in arrivo, selezionare la colonna in cui effettuare la ricerca, quindi iniziare a digitare
la parola da cercare. Verrà automaticamente evidenziato il messaggio che corrisponde
meglio al testo digitato. Se non viene trovata una corrispondenza esatta, verrà evidenziato
il messaggio che contiene la corrispondenza più vicina.
Cliccando sul simbolo
appare una maschera che consente di cercare le cartelle della
cassetta postale di Microsoft Exchange . È possibile basare la ricerca su una o più
caratteristiche del messaggio, ad esempio mittente, oggetto o testo nel corpo del
messaggio.
19
Creare un nuovo messaggio
Per creare i messaggi utilizzare il modulo Nuovo messaggio. Si tratta dello stesso modulo
fornito in Microsoft Office Outlook Web Access per inoltrare e rispondere ai messaggi.
Quando si risponde a un messaggio, le informazioni di intestazione (A, Da e Oggetto)
vengono compilate automaticamente.
Per creare un nuovo messaggio
In Posta in arrivo, fare clic su Nuovo
nella barra degli strumenti
Suggerimento È possibile creare un nuovo messaggio anche direttamente dalla Rubrica.
Fare clic su Rubrica
nella barra degli strumenti, quindi utilizzare la finestra di dialogo
Trova nomi per cercare le persona o la lista di distribuzione a cui inviare un messaggio. Si
noti che non è possibile utilizzare la finestra di dialogo Trova nomi per cercare le liste di
distribuzione nella cartella Contatti. Selezionare il nome della persona nell'elenco, quindi
fare clic su Aggiungi destinatario a...Nuovo messaggio.
Il carattere predefinito nel modulo del nuovo messaggio è Verdana 10 punti.
Scrivere un messaggio e impostare l'indirizzo
1.
Digitare nelle caselle A e Cc i nomi o gli alias di posta elettronica dei destinatari del
messaggio. Separare più nomi con un punto e virgola (;).
Suggerimenti Per selezionare i destinatari del messaggio è inoltre possibile fare clic su A
o Cc e aprire la finestra di dialogo Trova nomi che consente di cercare una persona
nell'elenco indirizzi globale della propria organizzazione o nella cartella Contatti. Una volta
individuata la persona desiderata nella finestra di dialogo Trova nomi, selezionarne il
nome e fare clic su A, Cc o Ccn accanto ad Aggiungi destinatario a per aggiungerla al
messaggio di posta elettronica.
Per aggiungere un nome risolto nelle caselle degli indirizzi della cartella Contatti, fare clic
con il pulsante destro del mouse sul nome, quindi scegliere Aggiungi ai Contatti.
Per eliminare un nome dalle caselle degli indirizzi, fare clic con il pulsante destro del
mouse sul nome, quindi scegliere Rimuovi. In alternativa, selezionare il nome e premere
CANC.
2.
Per aggiungere destinatari in copia conoscenza nascosta (Ccn), digitarne i nomi
nella casella Ccn oppure fare clic su Ccn per aprire la finestra di dialogo Trova nomi. I
destinatari Ccn riceveranno una copia del messaggio, ma i rispettivi nomi non saranno
visualizzati nell'elenco dei destinatari. I destinatari Ccn non possono visualizzare i nomi di
altri destinatari Ccn.
3.
Digitare un breve oggetto nella casella Oggetto.
4.
Digitare il testo nel corpo del messaggio.
Suggerimento Utilizzare la barra di formattazione per formattare il testo con dimensioni,
caratteri e colori diversi.
20
Formattare i messaggi - Barra di formattazione
Utilizzare la barra di formattazione per formattare i messaggi di posta elettronica. I
comandi riportati di seguito consentono di modificare l'aspetto del testo e il layout del
messaggio.
Opzione
Descrizione
Elenca gli stili dei messaggi. Lo stile predefinito è Normale.
Elenca gli stili dei caratteri disponibili per il testo.
Elenca le dimensioni disponibili dei caratteri.
Elenca i colori disponibili per il testo.
G C S
Formatta il testo selezionato in grassetto, corsivo o sottolineato.
Allinea il testo.
Crea un elenco puntato.
Crea un elenco numerato.
Aumenta o diminuisce il rientro del testo.
Imposta la direzione del testo in singoli paragrafi da sinistra a destra
o da destra a sinistra. Per utilizzare questa opzione è necessario
disporre di Microsoft Internet Explorer 6 o versione successiva.
Per modificare il carattere del messaggio
1.
2.
3.
4.
Fare clic su Opzioni nel riquadro di spostamento.
Fare clic su Scegli carattere in Opzioni messaggistica.
Selezionare un carattere, uno stile e una dimensione nella finestra di dialogo
Carattere, quindi scegliere OK.
Scegliere Salva e chiudi.
21
Impostare la priorità di un messaggio
In Outlook Web Access è possibile impostare una priorità alta, bassa o normale per
qualsiasi messaggio inviato o inserito, compresi i nuovi messaggi, le risposte e i messaggi
inoltrati. Per impostazione predefinita, i messaggi non contrassegnati come priorità alta o
bassa hanno priorità normale.
•
Per impostare la priorità, fare clic su Priorità: alta
o Priorità: bassa
barra degli strumenti del modulo del nuovo messaggio o del nuovo inserimento.
nella
Nota La priorità del messaggio può essere impostata anche in Opzioni messaggio nella
pagina Opzioni.
22
Impostare le opzioni dei messaggi
Il pulsante Opzioni della barra degli strumenti Messaggio consente di aggiungere ai
messaggi numerose caratteristiche di Outlook Web Access. Di seguito sono riportate le
caratteristiche che possono essere aggiunte ai messaggi, alle risposte e ai messaggi
inoltrati:
•
Priorità Consente di impostare la priorità del messaggio su Bassa, Normale o Alta.
L'impostazione predefinita è Normale.
•
Riservatezza Consente di impostare la riservatezza del messaggio su Normale,
Personale, Privato o Riservato. L'impostazione predefinita è Normale.
•
Conferme messaggio Consente di richiedere una conferma di recapito o di lettura
per il messaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Richiedere la conferma di un
messaggio (più avanti).
23
Salvare un messaggio
È possibile salvare un messaggio da inviare o completare in un secondo tempo. Questa
operazione può essere eseguita sia sui messaggi nuovi sia su quelli da inoltrare. Per
impostazione predefinita, i messaggi salvati vengono memorizzati nella cartella Bozze.
Per salvare un messaggio
1.
2.
Aprire il messaggio.
Fare clic su Salva nella barra degli strumenti.
Suggerimento Fare doppio clic su un messaggio salvato nella cartella Bozze per
richiamarlo.
24
Inviare un messaggio
•
Al termine della scrittura del messaggio, fare clic su Invia nella barra degli
strumenti.
Richiedere la conferma di un messaggio
Microsoft Office Outlook Web Access consente di avere conferma della ricezione di un
messaggio inviato. Questa operazione può essere eseguita con i messaggi nuovi, con le
risposte o con i messaggi inoltrati.
Quando si richiede la conferma di un messaggio, si riceve una notifica in Posta in arrivo
quando il messaggio viene recapitato e aperto dal destinatario.
Quando si invia un messaggio contenente una richiesta di conferma, in base alle opzioni
scelte si riceveranno in Posta in arrivo una o entrambe le segnalazioni seguenti:
•
Recapitato: <oggetto>, dove <oggetto> è l'oggetto del messaggio inviato. Per
visualizzare la data e l'ora in cui il destinatario ha ricevuto il messaggio, fare doppio clic
sulla conferma.
•
Letto: <oggetto>, dove <oggetto> è l'oggetto del messaggio inviato. Per
visualizzare la data e l'ora in cui il destinatario ha letto il messaggio, fare doppio clic sulla
conferma.
Quando si richiede la conferma di un messaggio, viene recapitata in Posta in arrivo una
notifica che informa che il messaggio inviato è stato recapitato. È inoltre possibile
richiedere di ricevere una notifica quando il messaggio viene effettivamente aperto dal
destinatario.
1.
Durante la scrittura del messaggio, fare clic su Opzioni nella barra degli strumenti.
25
2.
Per ricevere una notifica quando il messaggio viene aperto dal destinatario,
selezionare la casella di controllo Richiedi conferma di lettura per il messaggio nella
finestra di dialogo Opzioni messaggio.
3.
Per ricevere una notifica quando il messaggio viene recapitato, selezionare la
casella di controllo Richiedi conferma di recapito per il messaggio.
26
Allegare un file a un messaggio
È possibile allegare a un messaggio di posta elettronica qualsiasi tipo di file accessibile dal
computer o dalla rete.
1.
Quando si crea l'elemento, fare clic su Aggiungi allegato
strumenti.
nella barra degli
2.
Digitare il percorso del file in Scegli file da allegare nella finestra di dialogo
Allegati oppure fare clic su Sfoglia per cercarlo.
3.
Scegliere Allega. Il file verrà visualizzato in Allegati del file corrente. Ripetere i
passaggi 1-3 per tutti gli altri file da allegare. I file selezionati vengono visualizzati
nell'intestazione, accanto ad Allegati.
27
Rimuovere un allegato
1.
Quando si crea l'elemento, fare clic su Aggiungi allegato
nella barra degli
strumenti.
2.
In Allegati del file corrente, selezionare le caselle di controllo accanto ai file da
rimuovere.
3.
Scegliere Rimuovi.
Suggerimento Gli allegati non vengono copiati quando si risponde a un messaggio. Al
posto del file viene invece visualizzata un'icona di segnaposto. Per includere gli allegati,
inoltrare il messaggio invece di rispondere.
Se un messaggio contiene un allegato, nell'elenco delle cartelle verrà visualizzata un'icona
a forma di graffetta
accanto al messaggio.
Quando si apre un messaggio, il nome del file allegato verrà visualizzato nelle informazioni
di intestazione del messaggio. Alcuni allegati, quali i file txt e gif, vengono aperti
direttamente dal browser Web.
Attenzione Non aprire un allegato se il contenuto e il mittente non sono attendibili. Gli
allegati sono un metodo comune per diffondere i virus. Per questo motivo è possibile che
venga richiesto di salvare gli allegati nel disco rigido del computer prima di aprirli. Questo
si verifica quando un allegato contiene un file con determinate estensioni, quali mht, xml o
.js. Per un elenco completo delle estensioni di file potenzialmente pericolose che
potrebbero venire filtrate, rivolgersi all'amministratore del server.
28
Per visualizzare un allegato
•
Fare doppio clic sul nome dell'allegato nell'intestazione del messaggio per aprire
l'allegato in una nuova finestra del browser.
Importante Per modificare i file allegati è necessario scaricarli nel computer. Per
informazioni sul download dei file, consultare la documentazione del browser Web.
29
Contatti
Informazioni sulla cartella Contatti
La cartella Contatti rappresenta la propria rubrica personale nonché la posizione in cui
memorizzare informazioni relative alle persone e alle società con cui si comunica
regolarmente.
Utilizzare la cartella Contatti per memorizzare l'indirizzo di posta elettronica, l'indirizzo
postale, i numeri di telefono e altre informazioni sul contatto, compresi pagine Web,
numeri di fax o numeri di cellulare.
È possibile ordinare o raggruppare i contatti in base a una parte qualsiasi del nome o in
base ad altre informazioni.
È inoltre possibile spostare o copiare un contatto in una cartella diversa oppure allegare a
un contatto un file, ad esempio un documento di Microsoft Word, per mantenere unite le
informazioni correlate.
Per aprire la cartella Contatti, fare clic su Contatti nel riquadro di spostamento.
30
Creare un nuovo contatto
1.
In Contatti, fare clic su Nuovo nella barra degli strumenti.
Digitare nella scheda Generale della finestra del nuovo contatto le informazioni da
includere per il contatto.
Suggerimento Utilizzare gli elenchi a discesa per registrare più voci in alcune caselle.
L'elenco a discesa accanto all'icona Posta elettronica consente, ad esempio, di
memorizzare fino a tre indirizzi di posta elettronica diversi per lo stesso contatto: Posta
elettronica, Posta elettronica 2 e Posta elettronica 3. È inoltre possibile memorizzare
più indirizzi postali e più numeri di telefono.
2.
Se si sono memorizzati più indirizzi per un contatto, è possibile designarne uno
come indirizzo postale del contatto. Selezionare l'indirizzo nell'elenco, quindi selezionare
la casella di controllo Indirizzo.
3.
È possibile inserire informazioni aggiuntive su un contatto nella scheda Dettagli.
4.
Scegliere Salva e chiudi, quindi aggiornare la finestra del browser per visualizzare
il nuovo contatto.
Nota Utilizzare l'elenco Archivia come nella scheda Generale per determinare la
modalità di visualizzazione del contatto nella cartella Contatti. È possibile visualizzare ogni
persona per nome e cognome, per cognome o per nome della società.
31
In una seconda maschera è possibile specificare informazioni ancora più dettagliate:
Aprire un contatto
Per visualizzare tutte le informazioni memorizzate per un contatto, è necessario aprirlo.
•
In Contatti, fare doppio clic sul contatto da aprire.
Creare una lista di distribuzione
Se si inviano regolarmente messaggi di posta elettronica a un gruppo di persone, è
possibile creare una lista di distribuzione per semplificare l'impostazione degli indirizzi per i
messaggi e le convocazioni di riunione. Una volta creata una lista di distribuzione, sarà
possibile inviare un messaggio o una convocazione di riunione a più destinatari
contemporaneamente. Le liste di distribuzione possono includere chiunque disponga di un
indirizzo di posta elettronica valido.
1.
Fare clic sulla freccia accanto a Nuovo nella barra degli strumenti principali, quindi
scegliere Lista di distribuzione.
2.
Digitare il nome della nuova lista di distribuzione nella casella di testo Nome lista
nella finestra della nuova lista di distribuzione.
3.
Per aggiungere alla lista di distribuzione un membro dell'organizzazione, scegliere
Trova nomi. Utilizzare la finestra di dialogo Trova nomi per individuare la persona
nell'elenco indirizzi globale dell'organizzazione o fra i propri contatti, quindi scegliere
Aggiungi destinatario a...Lista di distribuzione. Ripetere il passaggio per ogni persona
da aggiungere.
Nota In alternativa è possibile digitare nella casella di testo Aggiungi a lista di
distribuzione gli indirizzi o gli alias di posta elettronica delle persone da aggiungere.
4.
Per aggiungere alla lista di distribuzione un contatto personale o una persona
esterna all'organizzazione, digitarne rispettivamente il nome o l'indirizzo di posta
elettronica nella casella di testo Aggiungi a lista di distribuzione, quindi scegliere
Aggiungi. Ripetere il passaggio per ogni persona da aggiungere.
32
Suggerimento Per eliminare la lista di distribuzione dalla rubrica nella finestra della nuova
lista di distribuzione, fare clic su Elimina nella barra degli strumenti. Per inviare un
messaggio a tutti i membri della lista di distribuzione, fare clic su Invia posta alla lista
.
Allegare un file a un contatto
È possibile allegare file al contatto, ad esempio documenti di Microsoft Word o altre
informazioni importanti, in modo da memorizzare in un'unica posizione tutte le informazioni
relative al contatto.
1.
Aprire il contatto a cui allegare un file.
2.
Fare clic su Aggiungi allegato
nella barra degli strumenti.
3.
Digitare il percorso del file in Scegli file da allegare nella finestra di dialogo
Allegati oppure fare clic su Sfoglia per cercarlo.
4.
Scegliere Allega. Il file verrà visualizzato in Allegati del file corrente. Ripetere i
passaggi 1-3 per tutti gli altri file da allegare.
5.
Per tornare al contatto, scegliere Chiudi. I file selezionati verranno visualizzati nella
parte inferiore della scheda Generale, accanto ad Allegati.
Nota Per visualizzare eventuali allegati aggiunti è possibile che sia necessario aggiornare
la finestra del browser premendo F5.
Ordinare i contatti
Sono disponibili numerosi modi di disporre i contatti per poter visualizzare
contemporaneamente determinate caratteristiche di tutti i contatti.
In Contatti, fare clic sull'elenco Contatti nella barra degli strumenti principale, quindi
selezionare una delle seguenti visualizzazioni:
•
Schede indirizzi La visualizzazione predefinita in cui vengono visualizzate le
informazioni di base contenute nella scheda Generale di ogni contatto.
•
Schede indirizzi dettagliate Tutte le informazioni disponibili per un contatto che
possono includere ulteriori dati, quali titolo professionale, nome della società, numero di
telefono di casa e così via.
•
Elenco telefonico I nomi di tutti i contatti con tutti i rispettivi numeri di telefono.
•
Per società I nomi di tutti i contatti e le informazioni sulle rispettive società.
•
Per località Tutti i contatti in base all'indirizzo.
•
Per contrassegno di completamento Tutti i contatti con cui è necessario
mantenere una corrispondenza per tenere traccia di questioni urgenti e importanti.
Per cercare un contatto
•
Selezionare la colonna in cui cercare, quindi iniziare a digitare la parola desiderata.
Verrà automaticamente evidenziato il contatto che corrisponde meglio al testo digitato. Se
non viene trovata una corrispondenza esatta, verrà evidenziato il contatto che contiene la
corrispondenza più vicina.
Importante È possibile utilizzare la ricerca progressiva solo nelle visualizzazioni di
elementi, ad esempio Elenco telefonico o Schede indirizzi. Non è possibile cercare un
determinato contatto in una visualizzazione di gruppi, ad esempio Per società, Per località
o Per contrassegno di completamento.
33
Le cartelle
Informazioni sulla barra cartelle
La barra cartelle di Outlook Web Access visualizza la posizione corrente nella gerarchia
delle cartelle e consente di scegliere la modalità di visualizzazione degli elementi delle
cartelle. La barra cartelle si trova sopra la barra degli strumenti principale.
A seconda della cartella visualizzata, è possibile ordinare e visualizzare i messaggi in
base a caratteristiche specifiche facendo clic sulla freccia accanto al nome della cartella. È
possibile, ad esempio, visualizzare solo i messaggi non letti di una cartella o visualizzare
tutti i messaggi per mittente o per oggetto.
I contatti e le attività possono essere inoltre visualizzati in base a caratteristiche specifiche
degli elementi stessi, ad esempio si possono visualizzare tutte le attività completate. Per
ulteriori informazioni sulle visualizzazioni dei contatti e delle attività, vedere Ordinare i
contatti e Ordinare le attività.
Scorrimento alle pagine
Una cartella contiene spesso più elementi che possono essere visualizzati in un'unica
finestra. Per scorrere il contenuto di una cartella, fare clic su Pagina precedente
Pagina successiva
. È inoltre possibile fare clic su Prima pagina
e
e Ultima
pagina
per passare all'inizio o alla fine del contenuto della cartella. Per spostarsi a
una determinata pagina, digitare un numero di pagina nella casella Elementi, quindi
premere INVIO.
Informazioni sulle cartelle di Exchange
Per visualizzare le cartelle della cassetta postale di Microsoft Exchange, fare clic su
Cartelle nel riquadro di spostamento. Le cartelle della cassetta postale di Exchange
comprendono Calendario, Contatti, Posta eliminata, Bozze, Posta in arrivo, Posta
indesiderata, Diario, Note, Posta in uscita, Posta inviata e Attività.
Suggerimento Anche eventuali cartelle di ricerca create con Microsoft Office Outlook
2003 verranno visualizzate nell'elenco delle cartelle. Una cartella di ricerca è una cartella
virtuale che contiene le visualizzazioni di tutti gli elementi di posta elettronica che
soddisfano i criteri di ricerca specificati. Gli elementi rimangono memorizzati in una o più
cartelle di Exchange.
Ogni elemento dell'elenco delle cartella collega alla rispettiva cartella o a una funzione
specifica di Microsoft Office Outlook Web Access. La scelta di Calendario consente, ad
esempio, di visualizzare gli appuntamenti e le riunioni, mentre la scelta di Posta inviata
consente di visualizzare tutti i messaggi inviati.
34
Utilizzo delle cartelle di Exchange
La cassetta postale di Exchange contiene cartelle con funzioni specifiche per la gestione
dei messaggi di posta elettronica. Queste cartelle comprendono: Posta eliminata, Bozze,
Posta in arrivo, Posta indesiderata, Posta in uscita e Posta inviata.
È possibile creare altre cartelle per organizzare i messaggi in categorie diverse, ad
esempio "Posta urgente" o "Posta personale," oppure è possibile organizzare i messaggi
in base a un determinato progetto. Outlook Web Access consente di eliminare, spostare o
copiare cartelle esistenti in base alle proprie esigenze.
Per visualizzare il contenuto di una cartella, fare clic sulla cartella. Tutti gli elementi della
cartella verranno elencati nell'area di visualizzazione principale di Outlook Web Access.
Cartelle di posta elettronica predefinite
Outlook Web Access mette a disposizione le seguenti cartelle predefinite per la posta
elettronica.
Cartella
Descrizione
Memorizza i messaggi eliminati. Se si elimina un messaggio da questa
cartella, lo si rimuove definitivamente dalla cassetta postale.
Posta
eliminata
Memorizza i messaggi salvati. È possibile salvare i messaggi che si
desidera terminare di scrivere o inviare in un secondo tempo.
Bozze
Posta
arrivo
Memorizza i nuovi messaggi di posta elettronica ricevuti, che sono
in visualizzati in grassetto.
Memorizza i nuovi messaggi di posta elettronica ricevuti e identificati
come posta indesiderata. Controllare regolarmente questa cartella per
essere certi di non perdere messaggi che si desidera ricevere.
Posta
indesiderata
Memorizza i messaggi di posta elettronica finché non vengono inviati.
Posta
uscita
in
Memorizza una copia di ogni messaggio inviato.
Posta
inviata
35
Cartelle personali
Oltre alle cartelle di posta elettronica predefinite, sono disponibili le seguenti cartelle di
Outlook per uso personale. È possibile visualizzare, modificare e creare attività. Gli
elementi di Note e Diario possono invece essere solo visualizzati.
Cartella
Descrizione
Contiene gli elementi del Diario di Outlook.
Diario
Contiene le note di Outlook.
Note
Contiene le attività di Outlook.
Attività
Creare ed eliminare le cartelle
Per impostazione predefinita, i messaggi ricevuti vengono memorizzati in Posta in arrivo.
È possibile tuttavia organizzare i messaggi in un sistema gerarchico di cartelle che potrà
essere modificato di volta in volta a seconda delle esigenze. È possibile, ad esempio,
creare una cartella chiamata "Mio gruppo" che contenga a sua volta una sottocartella per
ogni appartenente al gruppo. Se qualcuno non fa più parte del gruppo, sarà possibile
eliminarne la cartella oppure spostarla in un altro gruppo se la persona entra a far parte di
un gruppo diverso.
Le cartelle create possono risiedere allo stesso livello delle cartelle predefinite, Posta in
arrivo, Posta inviata e così via, oppure è possibile creare una gerarchia di cartelle
personali creando sottocartelle in ogni cartella di posta elettronica esistente. Le
sottocartelle possono essere create in una cartella predefinita, ad esempio Posta in arrivo,
o in una cartella creata dall'utente.
Per rinominare una cartella
•
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella nel riquadro di spostamento,
quindi scegliere Rinomina.
Per eliminare una cartella
1.
Per visualizzare le cartelle della cassetta postale di Exchange, fare clic su Cartelle
nel riquadro di spostamento.
2.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella da eliminare, quindi
scegliere Elimina.
3.
Quando viene chiesto se si desidera eliminare la cartella corrente, scegliere OK.
Nota Quando si elimina una cartella, questa viene spostata nella cartella Posta eliminata e
non viene rimossa in modo definitivo finché non la si elimina da questa cartella.
36
Per creare una cartella
1.
Per visualizzare le cartelle della cassetta postale di Exchange e le cartelle
pubbliche, fare clic su Cartelle nel riquadro di spostamento.
2.
Fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella nel riquadro di
spostamento, quindi scegliere Nuova cartella.
Suggerimenti Sebbene non sia necessario, è consigliabile fare clic con il pulsante destro
del mouse sulla cartella che conterrà la nuova cartella. Se si desidera creare una nuova
sottocartella per una cartella superiore, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla
cartella superiore. Per creare una nuova cartella in una posizione qualsiasi di Outlook Web
Access, selezionare Cartella dal menu Nuova nella barra degli strumenti.
3.
Digitare il nome della nuova cartella nella casella Nome della finestra di dialogo
Crea nuova cartella.
4.
Selezionare nell'elenco Contenuto cartella il tipo di elementi che verranno
contenuti nella nuova cartella. La selezione determina il modulo, Contatto, Calendario,
messaggio di posta elettronica e così via, utilizzato da Outlook Web Access per
visualizzare la cartella.
5.
Selezionare la posizione di residenza della nuova cartella nell'elenco delle cartelle.
Se, ad esempio, la nuova cartella è una sottocartella di Posta in arrivo, scegliere Posta in
arrivo. Se la nuova cartella è al livello superiore della gerarchia delle cartelle, scegliere il
primo elenco, ossia il proprio nome utente.
Spostare e copiare le cartelle
Outlook Web Access consente di spostare e copiare le cartelle tra altre cartelle. Questa
caratteristica consente di creare e organizzare gerarchie di cartelle personali.
Nota Non è possibile spostare o copiare elementi tra le cartelle pubbliche e le cartelle
della cassetta postale di Exchange. Una cartella pubblica non può, ad esempio, essere
spostata o copiata in Posta in arrivo o in Calendario.
1.
Per visualizzare le cartelle della cassetta postale di Exchange e le cartelle
pubbliche, fare clic su Cartelle nel riquadro di spostamento.
2.
Nel riquadro di spostamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella
da spostare o copiare, quindi scegliere Sposta/Copia.
3.
Fare clic sulla cartella di destinazione nella finestra di dialogo Sposta/Copia
elemento, quindi scegliere Sposta o Copia.
Suggerimento È possibile spostare o copiare le cartelle anche mediante trascinamento.
Per spostare una cartella, trascinarla semplicemente nella cartella di destinazione nel
riquadro di spostamento. Per copiare una cartella, premere CTRL e trascinarla nella
cartella di destinazione del riquadro di spostamento.
Per spostare o copiare una cartella in una nuova cartella
1.
Nel riquadro di spostamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella
da spostare o copiare, quindi scegliere Sposta/Copia.
2.
Scegliere Nuovo nella finestra di dialogo Sposta/Copia elemento.
3.
Digitare il nome della nuova cartella di destinazione nella casella Nome della
finestra di dialogo Crea nuova cartella.
4.
Selezionare l'elemento desiderato della nuova cartella nell'elenco Contenuto
cartella, quindi scegliere OK.
5.
Selezionare la nuova cartella nella finestra di dialogo Sposta/Copia elemento,
quindi scegliere Sposta o Copia.
37
Informazioni sulla ricerca
In Microsoft Office Outlook Web Access è possibile cercare messaggi, appuntamenti e altri
elementi nella cassetta postale. Oltre che nelle cartelle della cassetta postale di Microsoft
Exchange, la ricerca può essere effettuata anche nelle cartelle pubbliche della propria
organizzazione. Le ricerche possono essere basate su una o più caratteristiche dei
messaggi, compresi il mittente o il destinatario del messaggio, oppure su un testo
specifico digitato nell'oggetto o nel corpo del messaggio. Si può scegliere di effettuare la
ricerca solo nella cartella corrente oppure anche in eventuali sottocartelle.
Importante In Outlook Web Access non è possibile eseguire ricerche all'interno del corpo
dei messaggi crittografati o dotati di firma nascosta. Se vengono immessi più criteri di
ricerca, vengono automaticamente cercati gli elementi che soddisfano tutti i criteri
specificati. Se si immette pertanto il nome "Fausto Zaffaroni" nella casella di testo Da e si
digita "riunione di aggiornamento" nella casella di testo Parole da cercare nell'oggetto,
verranno cercati nella cartella corrente tutti i messaggi inviati da Fausto Zaffaroni E
contenenti "riunione di aggiornamento" nell'oggetto.
Nota Se si immette un nome nella casella di testo A, il nome digitato viene
automaticamente cercato anche nella riga Cc dei messaggi.
Se si seleziona la casella di controllo Cerca anche nel corpo del messaggio, il testo da
cercare può trovarsi nell'oggetto O nel corpo di un messaggio.
Effettuare la ricerca nelle cartelle di Exchange
Per effettuare la ricerca in una cartella, è necessario aprire la finestra di ricerca nella
cartella in questione o in una cartella superiore. Se, ad esempio, si fa clic su Ricerca da
Posta in arrivo sarà possibile effettuare la ricerca in Posta in arrivo e in tutte le eventuali
sottocartelle create all'interno di Posta in arrivo. Nella finestra di ricerca verrà visualizzato il
messaggio "Cerca nella cartella: [nome della cartella]" a indicare le cartelle in cui verrà
effettuata la ricerca.
Per effettuare la ricerca nelle cartelle di Exchange
1.
Selezionare la cartella in cui effettuare la ricerca o la cartella superiore, quindi fare
clic su Ricerca
nella barra degli strumenti.
2.
Per effettuare la ricerca nelle sottocartelle della cartella corrente, selezionare la
casella di controllo Ricerca nelle sottocartelle nella finestra Ricerca.
Nota Questa opzione è disponibile solo quando si effettua la ricerca nelle cartelle della
cassetta postale di Exchange.
3.
Per cercare il testo contenuto nell'oggetto di un messaggio, digitare il testo da
cercare in Parole da cercare nell'oggetto.
Suggerimento È possibile cercare un gruppo di parole tra virgolette, parole singole o una
combinazione di entrambi. Digitare il testo "riunione di aggiornamento", con le virgolette,
per trovare le parole esattamente nell'ordine digitato. Se si digita il testo senza virgolette,
nell'elemento dovranno essere presenti tutte le parole, ma non necessariamente
nell'ordine digitato. Separare frasi e parole con uno spazio.
38
4.
Per cercare il testo nel corpo del messaggio, selezionare la casella di controllo
Cerca anche nel corpo del messaggio. Questa opzione comporta la ricerca di ogni
parola di ogni messaggio presente nella cartella, pertanto il processo di ricerca richiederà
più tempo.
Nota Durante la ricerca di testo, gli articoli e le altre parole non significative, ad esempio
"con", "di" e "tra", vengono automaticamente ignorati.
5.
Per cercare gli elementi inviati da un determinato mittente, digitarne il nome nella
casella Da.
6.
Per cercare gli elementi inviati a un determinato destinatario, digitare nella casella
Inviato a il nome di una persona presente nelle righe A o Cc del messaggio. Separare più
nomi con un punto e virgola (;), uno spazio o una virgola (,).
Suggerimento Racchiudere sempre fra virgolette i nomi completi, ad esempio "Fausto
Zaffaroni", altrimenti i nomi e i cognomi potrebbero corrispondere singolarmente ad altre
persone della propria organizzazione.
7.
Scegliere Trova per iniziare la ricerca. Non è possibile arrestare o interrompere la
ricerca prima della fine.
Suggerimento Se la ricerca restituisce più elementi, fare clic sull'intestazione di una
colonna per ordinare i risultati in base alla categoria della colonna. Fare doppio clic su un
elemento per visualizzarlo.
39
Appuntamenti
Creare un appuntamento
A differenza delle riunioni, che coinvolgono altre persone, gli appuntamenti sono impegni a
cui partecipa il solo utente, ad esempio andare dal medico, prendere i bambini a scuola o
il tempo dedicato a un progetto. Quando si crea un appuntamento nel calendario, è
possibile impostarne lo stato da visualizzare, ad esempio Occupato o Fuori sede, che sarà
visibile agli utenti che accedono alla pianificazione.
1.
In Calendario, fare clic su Nuovo nella barra degli strumenti.
Suggerimento Per creare un nuovo appuntamento è anche possibile fare doppio clic su
una fascia oraria nella visualizzazione giornaliera del calendario o sulla barra della data
nelle visualizzazioni settimanale o mensile.
2.
Digitare nella casella Oggetto una breve descrizione dell'appuntamento.
3.
Digitare nella casella Luogo il luogo dell'appuntamento.
4.
Selezionare le date e le ore desiderate negli elenchi Ora inizio riunione e Ora fine
riunione.
5.
Scegliere dall'elenco Mostra periodo come lo stato da visualizzare nella
pianificazione per la durata dell'appuntamento: Occupato, Provvisorio, Disponibile o
Fuori sede. Lo stato scelto sarà visibile agli utenti che accedono alla pianificazione.
6.
Per ricevere un promemoria per l'appuntamento, selezionare la casella di controllo
Promemoria.
7.
Digitare nel corpo del messaggio eventuali informazioni aggiuntive, ad esempio un
elenco del materiale necessario per l'appuntamento.
8.
Scegliere Salva e chiudi.
Nella seguente tabella sono elencate altre opzioni disponibili nella barra degli strumenti
durante la creazione di un appuntamento.
Pulsante
Descrizione
Consente di allegare all'appuntamento un documento o altro materiale
pertinente. Per ulteriori informazioni, vedere Allegare un file a un
appuntamento.
Consente di impostare una priorità alta per l'appuntamento.
Consente di impostare una priorità bassa per l'appuntamento.
Consente di impostare un intervallo di ricorrenza per l'appuntamento.
Per ulteriori informazioni, vedere Impostare gli elementi ricorrenti.
Consente di invitare altre persone a un appuntamento. In questo modo
l'appuntamento diventa in effetti una convocazione di riunione.
40
Modificare un appuntamento
1.
Fare doppio clic su un appuntamento nel calendario per aprirlo.
Nota Per modificare l'intervallo di ricorrenza di un appuntamento, selezionare Apri serie
quando richiesto. Se si seleziona Apri occorrenza non sarà possibile modificare
l'intervallo di ricorrenza.
2.
Per modificare l'oggetto o il luogo dell'appuntamento, immettere i nuovi dati nelle
caselle appropriate.
3.
Per modificare la data e l'ora dell'appuntamento, modificare le selezioni dell'ora
iniziale e dell'ora finale negli elenchi Ora inizio riunione e Ora fine riunione.
4.
Scegliere Salva e chiudi.
Suggerimento È possibile anche trascinare la selezione degli elementi del Calendario da
un'ora all'altra dello stesso giorno. Per modificare l'ora di un appuntamento o di una
riunione, trascinare l'elemento alla nuova ora.
Allegare un file a un appuntamento
È possibile allegare file all'appuntamento, ad esempio documenti di Microsoft Word o altre
informazioni importanti, in modo da aggiungere informazioni a un appuntamento
personale.
1.
Fare clic su Aggiungi allegato
nella barra degli strumenti dell'appuntamento.
2.
Digitare il percorso del file in Scegli file da allegare nella finestra di dialogo
Allegati oppure fare clic su Sfoglia per cercarlo.
3.
Scegliere Allega. Il file verrà visualizzato in Allegati del file corrente. Ripetere i
passaggi 1 e 2 per tutti gli altri file da allegare.
4.
Per tornare all'appuntamento, scegliere Chiudi. I file allegati verranno visualizzati
accanto ad Allegati.
41
Messaggi d’errore
Messaggi di errore comuni
Microsoft Office Outlook Web Access utilizza il protocollo Hypertext Transfer Protocol
(HTTP) per visualizzare le informazioni della cassetta postale di Microsoft Exchange in un
browser Web. Di seguito sono riportate le descrizioni di alcuni messaggi di errore HTTP
comuni che potrebbero essere visualizzati durante l'utilizzo di Outlook Web Access.
Errore
Descrizione
400 Richiesta non Una richiesta del browser, ad esempio per aprire una cartella o
valida
visualizzare un messaggio, non era corretta. Questo errore può
verificarsi se la connessione con il server di Exchange viene
interrotta. Riprovare.
401 Accesso
autorizzato
non Non si dispone dell'autorizzazione ad accedere a un elemento o
a una cartella specifici. Occorre ottenere l'autorizzazione dal
proprietario o dall'amministratore dell'elemento o della cartella.
Rivolgersi a un amministratore per ulteriori informazioni. Questo
messaggio di errore può venire visualizzato anche se si digita la
password in modo errato.
403 Accesso negato Non è consentito eseguire questa azione. Rivolgersi a un
amministratore se si ritiene che si tratti di un'azione che si
dovrebbe essere autorizzati a eseguire.
404 Pagina
trovata
non L'elemento o la cartella a cui si tenta di accedere è stata
spostata o eliminata. Aggiornare il browser facendo clic su
Rileva nuovi messaggi nella barra degli strumenti principale.
Questo messaggio potrebbe venire visualizzato anche se si
tenta di accedere a una cartella per cui non si dispone di
autorizzazioni sufficienti alla visualizzazione.
500
Errore
server
del Si è verificato un problema nei servizi Internet Information
Services (IIS) del server Exchange. Rivolgersi immediatamente
a un amministratore.
500 Errore interno Il server di Exchange non è in grado di elaborare la richiesta.
del server
Questo problema può essere dovuto a varie configurazioni del
server. Questo errore verrà visualizzato anche quando si tenta
di inoltrare un elemento di una cartella pubblica in una rete che
contiene server di Microsoft Exchange Server 2003 e versioni
precedenti di Exchange Server. Rivolgersi all'amministratore del
server.
502 Gateway non La copia di elementi tra server oppure tra le cartelle pubbliche e
valido
le cartelle predefinite di Exchange non è consentita.
503 Servizio
disponibile
non I componenti di Exchange richiesti per Outlook Web Access non
sono eseguiti sul server a cui si è connessi. Rivolgersi
all'amministratore per ottenere un indirizzo Web aggiornato.
42
Indice argomenti
Introduzione
2
3
7
Outlook Web Access
Perché usare OWA
Browswe e sistemi operativi supportati
Contenuti del corso
Come accedere a OWA
Procediamo in questo modo
Richiamare la Guida
Disconnettersi
Apertura di messaggi e allegati
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
27
28
29
Informazioni sul riquadro di spostamento
Informazioni sulle barre degli strumenti
Informazioni sulla Posta in arrivo
Leggere un messaggio
Aprire un messaggio
Eliminare un messaggio
Spostare o copiare un messaggio
Per spostare o copiare un messaggio in una cartella esistente
Per spostare o copiare un messaggio in una nuova cartella
Modificare le impostazioni per la risposta automatica a una conferma di lettura
Per rispondere al mittente di un messaggio
Per rispondere al mittente e a tutti gli altri destinatari di un messaggio
Per inoltrare un messaggio
Impostare l'indirizzo in una risposta
Contrassegnare i messaggi per il completamento
Ordinare i messaggi
Informazioni sulla ricerca progressiva
Creare un nuovo messaggio
Per modificare il carattere del messaggio
Scrivere un messaggio e impostare l'indirizzo
Formattare i messaggi
Per modificare il carattere del messaggio
Impostare la priorità di un messaggio
Impostare le opzioni dei messaggi
Salvare un messaggio
Inviare un messaggio
Richiedere la conferma di un messaggio
Allegare un file a un messaggio
Rimuovere un allegato
Per visualizzare un allegato
Inviare un allegato modificato
Contatti
30
31
32
Informazioni sulla cartella Contatti
Creare un nuovo contatto
Aprire un contatto
Crea una lista di distribuzione
43
33
Allegare un file a un contatto
Ordinare i contatti
Cercare un contatto
Allegare un file ad un contatto
Le Cartelle
34
35
36
37
38
Informazioni sulla barra cartelle
Scorrimento alle pagine
Informazioni sulle cartelle
Utilizzo delle cartelle
Cartelle di posta elettronica predefinite
Cartelle personali
Per rinominare una cartella
Per eliminare una cartella
Per creare cartella
Spostare e copiare le cartelle
Per spostare o copiare una cartella in una nuova cartella
Informazioni sulla ricerca
Effettuare la ricerca nelle cartelle di Exchange
Aumentare la dimensione dei caratteri nelle finestre di dialogo
Appuntamenti
40
41
Per creare un appuntamento
Modificare un appuntamento
Allegare un file a un appuntamento
42
Messaggi d’errore più comuni
Indice argomenti
43
44
NOTE:
45