1. Microsoft Dynamics NAV semplifica la contabilità generale e il

U
n solido sistema gestionale (ERP)
codici conto hanno ormai assunto una
come Microsoft Dynamics NAV è
vita propria, con una lunghezza e una
il supporto ideale per le sfide che i
complessità tali da rendere quasi
Responsabili Finanziari si trovano
impossibile definire categorie ed elementi
quotidianamente ad affrontare. L’ERP di
specifici?
Microsoft vanta un alto livello di
personalizzazione e offre un’esperienza
utente che si adatta al ruolo aziendale,
fornendo informazioni precise e tagliate
su misura per ogni ruolo specifico.
Se siete il Responsabile Finanziario di
un’azienda in espansione, dove dover
gestire diversi piani dei conti, oppure se
la vostra azienda ha acquisito altre
società, la vostra contabilità potrebbe
Nel caso dei Responsabili Finanziari
aver bisogno di una massiccia
dell’azienda, i cosiddetti Chief Financial
riorganizzazione per semplificare le
Officer (CFO), abbiamo individuato le 5
operazioni.
aree principali in cui Microsoft
Dynamics NAV può aiutarli a essere più
produttivi nelle loro attività quotidiane.
1. Microsoft Dynamics NAV
semplifica la contabilità
generale e il piano dei conti
L
Gestire più di due strutture e sistemi
aziendali può portare a sforzi duplicati e
richiedere il consolidamento dei dati
manuale, attività che richiede tempo ed è
soggetta a errori.
Microsoft Dynamics NAV include
funzionalità di analisi dimensionale per il
’impostazione di nuove voci di
setup e la gestione dei codici conto di
contabilità generale porta via
contabilità generale. La flessibilità delle
diverse ore del vostro tempo? I vostri
tabelle di dimensioni contabili, la loro
gerarchia e le regole possono essere
nonché le uscite di cassa quali buste
modificate per soddisfare qualsiasi
paga, fatture fornitori e costi aziendali
esigenza di business. I segmenti di numeri
aggiuntivi da espansioni o acquisizioni.
di conto di contabilità generale sono in
tabelle separate anziché in una lunga
stringa di numeri “non intelligenti”.
Il team Finance dell’azienda deve essere
sicuro al 100% di essere in grado di
pagare gli stipendi e le bollette da qui
Questo è uno dei vantaggi principali di
fino a 3 mesi. Come compensare i ritardi
Microsoft Dynamics NAV rispetto ad
nei pagamenti dei clienti o nella chiusura
altri sistemi ERP, in quanto riduce
dei progetti?
notevolmente il tempo necessario per il
setup e la manutenzione di una nuova
società, progetto o location. In molti casi
il tempo richiesto per la creazione o la
modifica di progetti e report è passato da
alcuni giorni a pochi minuti.
2. Microsoft Dynamics NAV
semplifica la gestione del
flusso di cassa
Molte aziende si trovano a dover
intaccare periodicamente le loro linee di
credito bancarie, come diretta
conseguenza della mancanza di previsioni
accurate del flusso di cassa. Alla lunga, ciò
comporta un livello di indebitamento e
tassi di interesse sempre maggiori. La
gestione del rischio è un requisito
fondamentale per il CFO, soprattutto in
una situazione di mercato incerta. è
necessario un sistema che tenga traccia di
tutti i flussi in entrata, in uscita, dei saldi
contabili e dei bilanci in una sequenza
temporale in continua evoluzione.
Microsoft Dynamics NAV include nuove
funzionalità per la gestione del flusso di
cassa, in grado di mostrare i crediti
v/clienti e i debiti v/fornitori in diversi
L
intervalli temporali, e per la previsione dei
’attenta gestione del flusso di cassa è
un fattore chiave nell’operatività
quotidiana di un Responsabile Finanziario.
Deve sapere in ogni momento quali
pagamenti dei clienti devono essere
effettuati nei prossimi mesi e trimestri,
flussi di cassa a breve termine. In questo
modo i Responsabili Finanziari possono
monitorare le entrate e uscite di cassa e
adottare misure preventive per prevenire
una crisi di liquidità. Con una semplice
impostazione, utilizzando le ricevute, i
debiti e i fondi liquidi in un prospetto,
Dynamics NAV consente al CFO di
visualizzare l’evoluzione temporale delle
previsioni dei flussi di cassa. Il sistema
3. Microsoft Dynamics NAV
migliora la pianificazione e
l’impostazione del budget
attinge a diverse fonti di dati all’interno di
NAV, quali ordini aperti, crediti e debiti, e
consente all’utente di decidere quali dati
includere su determinati intervalli di date.
Potete scegliere tra diverse opzioni la
modalità più indicata per gestire sconti,
termini di pagamento e altre variabili
finanziarie.
A
vete impostato i budget assegnati
ai manager e responsabili di
divisione per l’anno fiscale in corso. Come
fare a tener traccia dell’andamento
rispetto agli obiettivi di budget assegnati?
I manager possono aggiornare
rapidamente e facilmente i loro dati?
Se il sistema non è facile da aggiornare
non lo faranno, e il team finance
Nel prospetto flusso di cassa, Microsoft
Dynamics NAV genera un suggerimento
che può essere utilizzato per creare
rapporti e grafici da esportare in Excel, ma
dell’azienda sarà costretto a “inseguirli”
per assicurarsi che non si verifichino
sorprese a causa di progetti o costi
imprevisti.
non aggiorna o modifica i dati di origine.
Le attività in corso sono in linea con gli
In questo modo il prospetto diventa
obiettivi e i piani aziendali? Oppure, si
un’area di lavoro dove provare situazioni
sono presentate nuove opportunità che
“cosa succederebbe se…”, in cui il CFO
richiedono fondi decisamente maggiori?
può cambiare a piacimento i dati per
creare diversi scenari di flussi di cassa. È
possibile salvare queste previsioni per
riferimento e analisi future.
Un esempio perfetto potrebbe essere una
nuova richiesta del cliente per aggiungere
capacità o attrezzature. Se il vostro
budget non prevede capitale sufficiente
per le attrezzature o un conto di
contingenza, dove troverete il denaro?
Altri programmi o divisioni dovranno
tagliare le spese per sostenere questa
nuova priorità?
4. Microsoft Dynamics NAV
migliora l’utilizzo delle risorse
e rende più efficiente lo staff
del reparto contabilità
Con Microsoft Dynamics NAV il vostro
staff dedicato ai servizi o alle operations
può aggiornare facilmente i dati di
budget. Le schermate di budget
supportano diversi tipi di viste e le
colonne possono essere personalizzate
per visualizzare categorie specifiche,
particolarmente rilevanti per i vostri
manager aziendali.
I
l vostro personale è limitato, ricevete
troppe comunicazioni in entrata
(telefonate, email, fax e documenti) e il
vostro sistema di gestione finanziaria è
difficile da usare? Molti sistemi ERP
esistenti hanno campi nascosti dal
significato oscuro e menu di cui gli utenti
dimenticano l’esistenza se non usano
quella funzione molto spesso. Ogni
Le viste possono essere limitate, in modo
che differenti linee di business
visualizzino solo i loro budget,
salvaguardando la sicurezza delle aree
riservate. Con il “roll up” dei budget è
possibile esaminare il quadro generale e
supportare la pianificazione a lungo
termine per la crescita strategica.
trimestre o, se va bene, una volta all’anno,
gli utenti hanno bisogno di consultare un
manuale o altri materiali di formazione
per ricreare un report o un metodo di
registrazione.
Le vostre procedure di fine mese
impegnano 3 o 4 dipendenti per una
settimana, poiché devono consolidare i
dati provenienti da differenti sistemi o
fogli di calcolo? La manipolazione dei dati
può richiedere molto tempo, è una
procedura noiosa per l’utente ed è
pienamente integrato con Microsoft
soggetta a errori.
Office e in particolare con Excel. Gli
Microsoft Dynamics NAV offre
un’esperienza d’uso “basata sul ruolo”:
il Centro Gestione Ruolo/Role Center è
una vera e propria “scrivania virtuale”,
progettata per far sì che l’utente finale
abbia sottomano tutte le funzionalità che
utenti possono visualizzare facilmente le
attività che hanno già completato e quelle
che rimangono da fare. Questa maggiore
chiarezza e facilità d’uso si traduce in una
maggiore efficienza e motivazione da
parte degli utenti finali del sistema ERP.
il proprio ruolo all’interno dell’azienda
Poiché Microsoft Dynamics NAV è
richiede. In altre parole, migliora l’ultimo
multi-lingua, anche se la vostra azienda
miglio di produttività, la fruizione da
ha sedi in diversi paesi, gli utenti
parte dell’utente finale dell’ERP. In questo
potranno lavorare nella propria lingua,
modo, il team addetto alla contabilità e
migliorando la produttività e riducendo i
alla gestione finanziaria ha una visione
tempi di formazione per i nuovi assunti.
più chiara delle proprie attività, il che
gli consente di assegnare le giuste priorità
e, in ultima istanza, di essere più
produttivo. Gli utenti possono inoltre
personalizzare l’interfaccia e organizzare il
proprio tempo in base alle esigenze
dell’azienda.
Un altro vantaggio del Role Center di
Microsoft Dynamics NAV è la sicurezza
con cui sono memorizzati i vostri dati
finanziari, dal momento che solo gli
utenti autorizzati possono visualizzare
informazioni critiche o dati sensibili.
Ciascun utente può infatti accedere solo
alle schermate, ai dati e ai report associati
al suo ruolo.
Le informazioni più importanti e le azioni
richieste sono comunicate agli utenti con
il familiare look & feel degli applicativi
Microsoft. Non solo, Dynamics NAV è
Demo del Role Center di NAV
5. Microsoft Dynamics NAV
consente una gestione della
reportistica flessibile e in
tempo reale
Utilizzate uno strumento di business
intelligence, ma per molti dei vostri
utenti risulta troppo complicato creare
velocemente un report ad hoc? Oppure il
vostro team contabilità deve rivolgersi al
reparto IT per ogni modifica al report, dal
momento che solo una persona ha le
competenze necessarie per usare il
sistema di reporting? Non sarebbe meglio
se il team Finance dell’azienda fosse in
grado di creare in autonomia i propri
report, con i dati e le risposte corrette, e
mettendoci pochi minuti invece che giorni
o addirittura mesi?
Microsoft Dynamics NAV integra
U
potenti funzionalità di reporting che
na gestione efficiente del processo
possono aiutare il reparto contabilità e, in
di chiusura di fine mese è
generale, tutti gli utenti aziendali ad
essenziale per poter fornire al vostro CEO
acquisire un tale grado di autonomia nella
i dati e i report di cui ha bisogno per
generazione di report.
prendere decisioni informate. Se le
Potete avere le risposte alle domande del
procedure di chiusura e di creazione dei
report richiedono più di un giorno o due,
potreste essere nei guai!
vostro management sull’andamento del
business nel giro di qualche minuto.
Grazie a NAV potete avere bilanci di
verifica su richiesta e in tempo reale,
nonché eseguire il drill down sui dati
per rispondere immediatamente a
manipolazione dei dati in Excel, riducendo
domande più approfondite. Non solo, i
il rischio di errori e guadagnando in
report più usati per ogni ruolo sono
velocità.
sempre disponibili nel Role Center
dell’utente, sono esportabili in formato
Excel, Word o PDF e sono interattivi,
diventando dei veri e propri strumenti di
analisi dei dati.
Ultimo ma non ultimo, i tool di analisi
integrati in Microsoft Dynamics NAV
consentono agli utenti e ai manager di
creare facilmente scenari ipotetici (what
if). Gli utenti possono confrontare i dati
Il modulo di gestione contabile di
con i budget in base al periodo, reparto,
Dynamics NAV integra già 300 report
progetto, campagna e altre dimensioni.
standard, in grado di supportare diverse
esigenze e processi aziendali per vendite,
acquisti, scorte e contabilità. Sono inoltre
presenti strumenti e procedure guidate
per la creazione di report, per soddisfare
requisiti aziendali specifici o persino
richieste dei singoli utenti.
Questi strumenti di reporting non sono
solo flessibili, ma velocizzano anche la
migrazione dei report da altri sistemi
Demo delle funzionalità di reporting
contabili. Il team finanziario non deve più
di NAV
fare affidamento su sistemi manuali di
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