I nostri Google Group

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I Google Groups delle Comunità Tematiche della CN-ER
le regole del gioco
Bologna, 15 dicembre 2015
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Sommario del documento
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2
LE REGOLE DELLA PARTECIPAZIONE NEI GOOGLE GROUP
1.1
I NOSTRI Google Groups
1.2
Le modalità di confronto e interazione
1.2.1
DI CHE COSA si parla e non si parla nel Google Group
1.2.2
COME si parla nel Google Group
1.2.3
È necessario comunicare SEMPRE E SOLO attraverso il Google Group?
1.3
Le modalità di risposta
1.3.1
Tempi di risposta
1.3.2
Risposte a domande ai Referenti di Comunità pervenute fuori Google Group
QUALCHE INDICAZIONE PRATICA
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1. LE REGOLE DELLA PARTECIPAZIONE NEI GOOGLE GROUP
1.1. I NOSTRI Google Groups
Ogni​
CT ​
​
CN-ER ​
ha il suo Google Group​
.
Nel Google Group di riferimento sono inseriti ​
tutti i partecipanti​
alla CT (e, ovviamente, ​
Coordinatore
della CT, ​
Esperto​
del Territorio, ​
Animatore ​
Locale, ​
Solution Manager​
LepidaSpA, ​
Staff CN-ER​
).
Le persone che sono iscritte a più di una CT saranno quindi iscritte a più Google Groups.
Tutti​
gli iscritti possono leggere e scrivere attraverso il gruppo.
Ma chi sono davvero “tutti gli iscritti”?​
Nel nostro ​
spazio di collaborazione online​
, ogni CT ha un suo
spazio che riporta anche ​
l’anagrafica e i contatti degli iscritti alla CT​
.
1.2. Le modalità di confronto e interazione
1.2.1. DI CHE COSA si parla e non si parla nel Google Group
Il Google Group​
della CT è uno strumento che ​
ci facilita​
nel confronto da remoto e nello scambio di
informazioni e materiali Lo preferiamo alle email perché è ​
sempre disponibile​
, è IL ​
luogo​
in cui ci
incontriamo virtualmente tutti insieme ogni volta che ne abbiamo necessità e ci permette di
comunicare con tutte le persone coinvolte​
senza rischiare di lasciare disallineato qualcuno.
Sul ​
Google Group della CT ​
possiamo​
fare domande ​
(cfr. più sotto paragrafo “Le ​
modalità​
di
risposta”)​
, scambiarci​
:​
materiali​
di lavoro digitali (documenti, video…), ​
segnalazioni​
di oggetti di
interesse comune rispetto al tema della CT (una nuova ​
normativa​
, un ​
commento​
interessante, una
proposta​
, un’​
esperienza​
di successo o di difficoltà riscontrata nel territorio di appartenenza…), ​
idee​
…
Nel gruppo, ognuno può postare un contributo da portare all’attenzione degli altri; i contributi che la
CT riterrà utili da conservare e mantenere all’attenzione, saranno pubblicati all’interno dello ​
spazio di
collaborazione online​
della CT.
Sul Google Group della CT ​
NON parliamo​
invece ​
delle​
questioni organizzative​
​
legate agli incontri
(possibilità di connessione in video conferenza, visione in streaming dell’incontro etc): ​
per questo​
tipo
di comunicazioni ​
scriviamo alla Segreteria Organizzativa​
[email protected]​
​
che sarà lieta di
​
occuparsene
1.2.2. COME si parla nel Google Group
Nel Google Group si scrive e ognuno ha il suo ​
stile di scrittura​
e su questo non si discute Ciò che
tuttavia più facilita la comunicazione, è che, sul Google Group, ​
ognuno “parli come mangia”​
, uscendo
dal burocratese che a volte utilizziamo nei nostri uffici. Nel rispetto delle basilari regole del ​
fair play​
,
uno stile ​
chiaro​
, diretto e ​
franco​
, capace di portare ​
contributi​
e esprimere critiche ​
costruttive​
è
quello che ci aiuta a comprenderci meglio e a lavorare meglio insieme.
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Dobbiamo però ​
sempre ricordare​
che sul ​
Google Group​
si parla dei ​
temi e i contenuti specifici del
lavoro della CT ​
e che​
andare fuori tema fa perdere tempo a tutti​
.
Alcune ​
parole-chiave per il Google Group che vorremmo​
:
- ricordiamoci di scrivere con ​
trasparenza e congruenza​
;
- ricordiamoci di scrivere con ​
intenzione positiva​
;
- ricordiamoci che nel Google Group si legge, oltre a scrivere: ​
ascolto e feedback​
sono
fondamentali perché il confronto fluisca in modo efficace.
Tutti siamo tenuti ricordare e rispettare queste regole. Quando ce ne scordiamo (càpita…) è dovere di
chi modera e di ciascun partecipante riportare la discussione e il confronto nei giusti binari.
1.2.3. È necessario comunicare SEMPRE E SOLO attraverso il Google Group?
Resta ​
sempre possibile scambiarsi email private​
, anche nel ​
rispetto del tempo di tutti​
. Se desidero
approfondire un contenuto con persone specifiche della CT, posso sempre inviare email private alle
persone con cui desidero confrontarmi ‘trovandole’ nell’​
anagrafica degli iscritti alla CT ​
nel nostro
spazio di collaborazione online​
.
Se il confronto porta a ​
risultati di interesse comune per la CT​
, è sicuramente opportuno ​
condividere
nel Google Group la sintesi​
di quanto prodotto.
1.3. Le modalità di risposta
1.3.1. Tempi di risposta
Vogliamo che i ​
Google Groups​
siano ​
strumenti di lavoro agili ed efficaci​
quindi dobbiamo mantenere
tempi di risposta rapidi​
: chi fa una domanda non vuole restare appeso a tempo indeterminato ad
attendere una risposta.
Le risposte al ​
Google Group​
, sia da parte dei Coordinatori di Comunità che da parte dei partecipanti
coinvolti in uno scambio devono essere date ​
entro 3 giorni massimo​
.​
Meglio prima​
.
1.3.2. Risposte a domande ai Referenti di Comunità pervenute fuori Google Group
E quando una ​
domanda ​
viene posta, ​
al di fuori del Google Group​
, ai referenti organizzativi della CT?
Al ​
Coordinatore​
di Comunità, all’​
Esperto​
del Territorio, all’​
Animatore​
Locale o al ​
Solution Manager
Lepida di riferimento?
Naturalmente, chi la riceve la domanda restituisce un ​
rapido feedback​
a chi la pone…
Se la domanda non permette una risposta immediata e richiede ​
passaggi ulteriori di verifica​
con altri,
la domanda viene condivisa tra i referenti organizzativi, che collaborano all’elaborazione della
risposta.
Se domanda e risposta sono ​
di interesse comune​
, il CM ​
condivide con tutti la risposta inserendola
all’interno del Google Group​
di riferimento.
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2. QUALCHE INDICAZIONE PRATICA
Alcune ​
indicazioni pratiche​
sull’uso dello strumento ​
Google Groups​
:
● Chi ha un account Gmail ​
può accedere direttamente al gruppo e postare argomenti e email
● ​
Chi non ha un account Gmail​
può leggere e rispondere direttamente dalla propria pagina di
posta; può entrare nel Google Group solo in lettura.
Per ogni ulteriore informazione​
su “Come si partecipa attraverso Google Groups” possiamo
consultare la Guida online​
https://support.google.com/groups/?hl=it#topic=9216​
​
oppure, se è
necessario, chiedere supporto alla Segreteria Organizzativa [email protected].
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