Manuale d`uso di FirstClass Client 6 - Home

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FIRSTCLASS CLIENT
versione 6
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Manuale d’uso
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their respective owners.
INDICE
1.0 PRESENTAZIONE.......................................................................................................................................................... 3
1.1 GENERALITA’ ............................................................................................................................................................ 3
1.2 TIPI DI MESSAGGISTICA.......................................................................................................................................... 3
2.0 L’ACCESSO AL SERVER FIRSTCLASS ...................................................................................................................... 3
2.1 COME ACCEDERE AL SERVER............................................................................................................................... 3
2.2 LA FINESTRA DI LOGIN............................................................................................................................................ 4
2.3 LA FINESTRA SETUP SERVIZIO.............................................................................................................................. 4
2.4 IL MENU’ DI SCELTA RAPIDA .................................................................................................................................. 5
3.0 LA MODALITA’ OFFLINE .............................................................................................................................................. 5
3.1 L’OFFLINE.................................................................................................................................................................. 5
3.2 CONFIGURARE LA PRIMA SESSIONE OFFLINE .................................................................................................... 6
3.3 PERSONALIZZAZIONE DEL SERVIZIO OFFLINE.................................................................................................... 7
4.0 LE OPERAZIONI SUI MESSAGGI ................................................................................................................................. 7
4.1 GLI ATTRIBUTI DEL MESSAGGIO ........................................................................................................................... 7
4.2 L’ORDINAMENTO DEI MESSAGGI........................................................................................................................... 8
4.3 GLI INDIRIZZI INTRANET E GLI INDIRIZZI INTERNET............................................................................................ 8
4.4 IL COMANDO RISPONDI CON CITAZIONE.............................................................................................................. 9
4.5 CREAZIONE E INVIO DI UN MESSAGGIO ............................................................................................................... 9
4.6 LA STORIA DEL MESSAGGIO ................................................................................................................................ 11
4.7 LA RICEVUTA DI AVVENUTA SPEDIZIONE .......................................................................................................... 12
4.8 IL SALVATAGGIO IN LOCALE DEGLI ALLEGATI................................................................................................... 12
4.9 LA GESTIONE DI PARTICOLARI ALLEGATI .......................................................................................................... 13
4.10 LA FORMATTAZIONE DEL TESTO....................................................................................................................... 13
4.11 LINK IPERTESTUALI ............................................................................................................................................. 14
5.0 LE RISORSE STANDARD DELL’AMBIENTE DI LAVORO......................................................................................... 15
5.1 LE RISORSE DELLA SCRIVANIA E L’ORGANIZZAZIONE IN CARTELLE ............................................................ 15
5.2 LA CHAT PRIVATA .................................................................................................................................................. 16
5.3 LA RUBRICA DEGLI INDIRIZZI ............................................................................................................................... 16
5.4 IMPORTAZIONE DELLA RUBRICA DA ALTRI PROGRAMMI DI POSTA ELETTRONICA..................................... 18
5.5 LA PUBBLICAZIONE DI PAGINE WEB ................................................................................................................... 18
5.6 LA FUNZIONE DI RICERCA .................................................................................................................................... 18
5.7 L’INOLTRO AUTOMATICO E LA RISPOSTA AUTOMATICA.................................................................................. 18
5.8 LA PERSONALIZZAZIONE DELLA BARRA DEGLI STRUMENTI........................................................................... 19
6.0 I CALENDARI ............................................................................................................................................................... 20
6.1 I CALENDARI ........................................................................................................................................................... 20
6.2 COME UTILIZZARE I CALENDARI.......................................................................................................................... 21
6.3 GLI ELEMENTI......................................................................................................................................................... 22
6.4 LA PROTEZIONE DEI CALENDARI ........................................................................................................................ 24
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1.0 PRESENTAZIONE
1.1 GENERALITA’
Sono qui esposte le principali funzionalità del client FirstClass 6.0. Il documento non
vuole essere la descrizione del contenuto di tutte le opzioni disponibili nei vari menù,
quanto una raccolta d’indicazioni orientate alla presentazione di come FirstClass, in
quanto specifico ambiente di posta, si propone di affrontare la gestione della
messaggistica personale e/o di gruppo. Nelle indicazioni su come raggiungere una
determinata opzione a menù è stata utilizzata la freccia “→” come simbolo di
concatenazione tra elementi da selezionare, di cui il primo si riferisce sempre alle risorse
elencate nella barra dei menù posta sotto il titolo della finestra principale di FirstClass.
1.2 TIPI DI
In FirstClass i flussi che la messaggistica può avere sono di due tipi: il primo tipo riguarda
i messaggi inviati e ricevuti da utenti registrati presso lo stesso server, come ad esempio
utenti appartenenti alle intranet aziendali, mentre il secondo tipo comprende tutti i
messaggi inviati verso utenti registrati presso altri server o tutta la messaggistica da
questi ricevuta.
Esiste un terzo tipo di messaggistica, quella intra server FirstClass della cui descrizione
non ci occupiamo in questo documento. Ovviamente la messaggistica del primo tipo
risulta più veloce dal momento che ambiente d’invio e ambiente di consegna coincidono.
E’ il caso delle intranet aziendali il cui scopo è strutturare un’area di comunicazione
comune a più utenti omogenei. I servizi avanzati offerti da FirstClass sono indirizzati
propriamente verso la costruzione e la gestione di un ambiente di lavoro riservato ad un
gruppo di utenti.
Chiamiamo per semplicità Il secondo tipo di flusso messaggistica da e per Internet.
MESSAGGISTICA
2.0 L’ACCESSO AL SERVER FIRSTCLASS
2.1 COME ACCEDERE
AL SERVER
Si accede al server via client FirstClass o utilizzando qualsiasi browser (Netscape
Communicator, Internet Explorer, ecc...). L’accesso via browser consente di poter
verificare la propria casella di posta senza dover utilizzare un computer in cui sia stato
installato precedentemente il client. In questo modo la lettura della posta è possibile
utilizzando qualsiasi macchina dotata di un collegamento ad Internet.
L’uso del client FirstClass consente ad ogni utente di interfacciarsi al sistema utilizzando
modalità e risorse personalizzate. Queste risorse vengono memorizzate localmente in
profili di connessione entro la sottodirectory “settings” interna ad ogni cartella
d’installazione del client, e individuabili dal nome file con estensione *.fc. L’uso di settings
contenenti risorse particolari, come icone e form personalizzate interessano
principalmente l’accesso ad un’intranet aziendale.
La procedura d’installazione del client FirstClass comprende già due profili di accesso.
Il principale, il profilo home, si attiva automaticamente all’avvio del client.
Il secondo profilo viene creato di default dal processo di installazione e consente a
ciascun utente di connettersi con il server di Centrinity, produttore del sistema FirstClass.
3
2.2 LA FINESTRA DI
LOGIN
Figura 1
La parte superiore della finestra di login permette di selezionare il file di Setting che si
intende utilizzare. Premendo il pulsante Setup è possibile apportare delle variazioni nel
profilo selezionato.
Il riquadro centrale della finestra contiene due campi dove inserire user id e password di
connessione. I due campi vengono nascosti se si seleziona l’opzione di accesso Login
come ospite (Login as Guest). Con tale modalità, non attiva nei nostri servers, è possibile
l’accesso al server ad utenti anonimi, privi di account personale. Tra i tre pulsanti nella
parte inferiore della finestra è da notare il pulsante Connessione Offline (Work Offline),
che permette di avviare la connessione in modalità Offline [Vedi la sez. La modalità
Offline].
2.3 LA FINESTRA
SETUP SERVIZIO
(SERVICE SETUP)
La finestra, alla quale si accede premendo il pulsante Configura (Setup) nella finestra di
login, consente di configurare i parametri di accesso al server.
Per accessi via internet, quindi attraverso protocollo TCP/IP, è sufficiente specificare nel
profilo di default entro il rispettivo campo, il nome del server FirstClass di riferimento.
Lasciare gli altri parametri ai valori preimpostati.
Inserire inoltre nei campi ID utente (User ID) e Password i dati concordati all’atto
dell’abbonamento al servizio in modo tale che aprendo la finestra di Login questi siano già
impostati senza sia necessario riscriverli ad ogni accesso.
Figura 2
L’operazione di Login in alcuni momenti potrebbe non concludersi positivamente. Le
opzioni Riprova login (Retry login) e Riprova ogni (Retry delay) indicano al client un
4
numero di tentativi d’accesso, (Riprova Login), da ripetere ogni determinato numero di
secondi, (Riprova ogni), senza dover effettuare l’operazione manualmente. Da notare
inoltre il pulsante Pulizia Cache (Flush Cache), utile per riportare alle impostazioni
originarie il file di setting, cancellandone ogni eventuale personalizzazione dovuto ad
icone e immagini in esso aggiunte.
2.4 IL MENU’ DI
SCELTA RAPIDA
(SOLO PER
WINDOWS)
L’avvio del client posiziona automaticamente l’icona FirstClass nella sezione dei menù di
scelta rapida presente nella barra delle applicazioni di Windows localizzata a lato
dell’orologio di sistema. Utilizzandola è possibile raggiungere rapidamente le principali
funzionalità del programma. Cliccando sull’icona con il pulsante destro del mouse si
attiverà un menu a tendina con le seguenti voci:
• Nuovo Messaggio (New Message): questo comando permette di aprire il client
(inserire se richiesti user e password di connessione), visualizzando solo la form del
nuovo messaggio. Ciò permette di rimanere collegati al Server il minor tempo
possibile. A messaggio inviato il client effettuerà automaticamente la disconnessione
dal server;
• Collegati... (Connect...): apre la Finestra di Login;
• Collegamento Offline... (Connect Offline...): apre la Finestra di Login ma effettua la
connessione Offline;
• Preferenze... (Preferences...): apre la finestra Preferenze, dalla quale è possibile
personalizzare il Client;
• Info su Client FirstClass (About FirstClass Client): visualizza informazioni sul Client e
sulla casa produttrice;
• Esci (Exit): chiude il Client.
Il menu di scelta rapida rimane visualizzato indipendentemente sia attivo o meno uno o
più collegamenti a server FirstClass.
In caso siano attivi dei collegamenti nel menù saranno presenti le voci degli eventuali
profili attivi. Per ogni profilo verrà riportato nel menù di scelta rapida il nome del server di
riferimento.
Tale funzionalità consente di “spostarsi” rapidamente tra le varie connessioni “aperte”.
3.0 LA MODALITA’ OFFLINE
3.1 L’OFFLINE
La modalità Offline consente all’utente di poter gestire le comunicazioni senza dover
restare connesso al server FirstClass. In questo modo potrà ad esempio spedire la
risposta ad una e-mail stabilendo la connessione solo dopo averne concluso la stesura, o
ancora, potrà avviare una connessione solo dopo la preparazione di più messaggi in
uscita ecc.. In ognuno di tali collegamenti potrà anche impostare un controllo automatico
della sua casella postale o degli altri elementi della scrivania cui ha accesso, in modo tale
che eventuale posta a lui indirizzata, o per la quale abbia almeno diritti in lettura, sia
copiata nel suo ambiente locale permettendo un’ottimizzazione di tempi e costi di
connessione. La fase di connessione e scambio messaggi tra l’ambiente FirstClass locale
e il Server è chiamata sincronizzazione.
• Importante: la modalità Offline è un servizio aggiuntivo fornito solo su richiesta
specifica dell’utente.
• Attenzione: la modalità Offline non è prevista per i sistemi operativi Windows
3.x.
5
3.2 CONFIGURARE LA
PRIMA SESSIONE
OFFLINE
La prima sessione in modalità offline prevede la configurazione del servizio. Avviare il
client FirstClass, inserire user e password per l’offline, che per semplicità consigliamo
mantenere identiche a quelle di accesso al server, e premere il pulsante di Connessione
Offline (Work Offline).
L’avvio della procedura di Login sarà automatico. Una finestra chiederà di confermare o
meno la password immessa. Rispondere positivamente; la password di accesso alla
modalità Offline sarà successivamente modificabile.
La sessione Offline si presenta con una versione ridotta di Desktop. All’interno è visibile la
Mailbox e la cartella Offline Conference che conterrà gli altri messaggi sincronizzati
relativi alle conferenze cui si è stati abilitati almeno in lettura.
Alcune precisazioni sugli elementi del desktop offline
Mailbox: contiene la copia dei messaggi inviati e ricevuti. Quelli inviati verranno copiati,
mediante la fase di sincronismo, nella propria Mailbox on-line (quella visibile in modalità
connessa al server FirstClass), e da questa gestiti dal server stesso in spedizione; i
messaggi ricevuti saranno quelli che, presenti nella Mailbox dell’utente, a seguito del
processo di sincronizzazione, sono copiati nella mailbox offline.
Offline Conferences: è la cartella che contiene la replicazione in locale di quanto visibile
nell’ambiente FirstClass mentre si è connessi al server. Si occupa della gestione del
sincronismo dell’area delle cartelle interne alla scrivania, ad esclusione della cartella
Mailbox, in base a quanto definito dall’utente. L’utente, infatti, potrà specificare a sua
discrezione quali conferenze sincronizzare ed eventualmente modificare le sue scelte nel
tempo.
Affiancata alla finestra del Desktop è presente la finestra “Stato replica” (Replication
Status) avente lo scopo di indicare in tempo reale le fasi di sincronismo eventualmente in
atto, ricezione o invio.
La configurazione delle conferenze da sincronizzare
L’operazione di attivazione del sincronismo di una conferenza è possibile solo all’interno
di una connessione al server FirstClass. A tale scopo connettersi al server. Se nel
desktop non è presente la cartella “Offline Conferences”, selezionare Collegamento →
Work Offline → Apri Conferenze Offline (Connection → Work Offline → Open Offline
Conferences). Questo farà comparire sulla scrivania l’icona Offline Conferences; è
consigliabile evitare di rinominare tale conferenza.
Creare un alias della conferenza per cui si vuole attivare il sincronismo, mediante
Conferenze → Aggiungi alla Scrivania (Conferences → Add To Desktop). Selezionare la
nuova icona creata e tramite il mouse spostarla dentro la cartella Offline Conferences.
Per testare la configurazione, portarsi in modalità Offline (Collegamento → Work Offline
→ Apri Conferenze Offline), e poi attivare una sincronizzazione forzata Collegamento →
Work Offline → Replica Ora (Connection → Work Offline → Replicate Now).
Qualora nella Mailbox Offline si dovesse ricevere un messaggio di errore, verificare
quanto sopra specificato; in caso contrario la configurazione alla modalità è avvenuta
correttamente e il prossimo messaggio destinato alla conferenza presente sul server con
l’attivazione del sincronismo sarà replicato nell’ambiente locale.
• Attenzione: Non è prevista la sincronizzazione dell’Address Book sul server
con quello eventualmente presente nella configurazione locale.
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3.3
PERSONALIZZAZIONE
DEL SERVIZIO
OFFLINE
Una volta acceduti alla modalità offline è possibile effettuarne una configurazione in base
alle proprie esigenze rispetto le opzioni rese disponibili in Collegamento → Work Offline
→ Configura Offline (Connection → Work Offline → Configure Offline).
Collegamento:
Host ID utente: precisare la User-ID attiva per le connessioni al server FirstClass;
Password sull’Host: precisare la password attiva per le connessioni al server FirstClass.
Questa password dovrà essere quella con cui l’utente accede al server;
Scheduling:
La sezione permette di configurare la schedulazione del sincronismo tra l’ambiente offline
e il server FirstClass. Questa potrà avvenire ad intervalli prestabiliti, all’avvio e/o della
fase offline, ma anche a seguito dell’invio di un messaggio.
La sezione permette anche di testare il sincronismo mediante i pulsanti presenti;
Opzioni di replica:
Permette di stabilire che cosa sincronizzare, la Mailbox, le conferenze od entrambe.
La sezione permette inoltre di rendere o meno visibile la finestra di status della
replicazione;
Cancella messaggio:
Permette di definire come trattare sul server i messaggi sincronizzati;
Indirizzamento - Avanzato:
Definisce gli elementi necessari per il riconoscimento in automatico dei servizi utili al
corretto inoltro della messaggistica;
•
Attenzione: per un invio corretto entrambi gli elementi entro Indirizzamento Avanzato devono essere selezionati.
4.0 LE OPERAZIONI SUI MESSAGGI
4.1 GLI ATTRIBUTI
DEL MESSAGGIO
All’interno di qualsiasi cartella un messaggio è identificato e descritto mediante 8 attributi
qui elencati secondo l’ordine di default:
1: il tipo, evidenziato da una icona (messaggio generico, documento, messaggio
particolare di una intranet, ecc.);
2: presenza di almeno un file allegato, (segnalato dalla piccola icona di un foglio);
3: lo status del messaggio: letto, non letto, inviato o non inviato, indicato secondo la
casistica da:
• bandierina rossa: messaggio ricevuto ancora non letto;
• bandierina bianca: messaggio creato non ancora inviato;
• nessuna bandierina: messaggio ricevuto e letto o creato ed inviato.
4: il nome del mittente per i messaggi ricevuti o del destinatario preceduto da “To” per i
messaggi inviati;
5: le dimensioni del messaggio in kilobytes, comprensivo degli allegati;
6: il segno “+”, ad indicare che messaggio è quello più recente di un gruppo di messaggi
appartenenti allo stesso flusso e derivati da un’origine comune utilizzando procedure
automatiche di creazione come il Rispondi (creazione automatica dell’intestazione
7
della risposta al mittente), l’Inoltra (invio del messaggio ricevuto ad un altro indirizzo
importando il corpo del messaggio originario in quello nuovo da inviare), ecc.. .
Cliccando sopra il simbolo + il gruppo di messaggi omogenei viene esploso
cronologicamente rendendo visibile la lista dei Rispondi (Re:) e Inoltra (Fwd:), ecc. ed
eventualmente il messaggio originario. L’attributo “-“ indica che il messaggio in oggetto
è il più recente tra quelli che lo seguono, facilmente individuabili grazie ad un rientro
nel campo oggetto. Un click sopra il segno “-“ provoca la chiusura della lista. Mediante
questo strumento messaggi legati tra loro possono essere raggruppati e nascosti
velocemente a vantaggio di una migliore visibilità;
7: la descrizione del contenuto del messaggio, l’oggetto;
8: la data e l’ora di ultima modifica.
4.2 L’ORDINAMENTO
DEI MESSAGGI
4.3 GLI INDIRIZZI
INTRANET E GLI
INDIRIZZI INTERNET
L’ordinamento dei messaggi interni ad una cartella avviene servendosi degli 8 attributi
presenti nella barra di ordinamento che la divide in due parti.
Dalla barra sono selezionabili in base agli attributi 8 criteri di ordinamento. Per i criteri
evidenziati da un’icona l’ordinamento consisterà in raggruppamenti di messaggi per icone
omogenee, per le voci ordinabili mediante numeri o lettere, l’ordinamento sarà
alternativamente crescente o decrescente.
Cliccando sul simbolo “+” presente nella barra di ordinamento, tutti i messaggi con
raggruppamenti interni vengono esplosi rendendo visibile la lista di tutti i messaggi
presenti nella cartella specifica (secondo quanto specificato al punto 6 della sezione
precedente). Cliccando sul simbolo “-“ tutti i gruppi di files derivanti dallo stesso
messaggio originario vengono compressi sotto la descrizione del messaggio più recente
di ogni raggruppamento. In questo modo la lista dei messaggi viene a ridursi a beneficio
di una migliore chiarezza.
Per un utente FirstClass esistono due tipologie di indirizzi di posta elettronica. Quella
relativa ad utenti appartenenti allo stesso sistema e quella relativa ad utenti di sistemi
diversi.
Per il flusso di messaggistica del primo tipo FirstClass consente una modalità di
indirizzamento facilitato permettendo di specificare come destinatario il nome che questi
ha all’interno del sistema. Qualora si digiti solo parzialmente il nome del destinatario il
sistema provvederà automaticamente al suo completamento; questo chiaramente solo in
caso di univocità di quanto digitato dal mittente. Nel caso quanto specificato non fosse
sufficiente ad individuare univocamente un destinatario, FirstClass proporrà al mittente di
selezionare il nome tra un elenco di utenti accomunati dalle stesse iniziali. FirstClass
tuttavia consente ad utenti dello stesso server di indirizzarsi posta anche secondo la
modalità Internet.
Per un indirizzo Internet non è prevista alcuna verifica dell’indirizzo, ad esclusione di una
corrispondenza logica che lo impone essere del tipo:
nomedestinatario@nomeserverdiposta
in cui:
• nomedestinatario: corrisponde al nome registrato con cui un soggetto è abilitato a
ricevere posta su un determinato server;
• nomeserverdiposta: corrisponde al nome del server su cui l’utente con l’identificativo
cui sopra è abilitato ai servizi di posta;
Il simbolo @ si legge “at”, il cui significato è “presso”.
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4.4 IL COMANDO
RISPONDI CON
CITAZIONE
Può capitare, a volte, di ricevere un messaggio che ci chiede informazioni su diversi
argomenti, in questi casi il messaggio di risposta può risultare molto articolato, la cui
stesura toglierebbe del tempo prezioso al proprio lavoro. Il comando Rispondi Quotato è
la soluzione automatica a tale necessità. Nella prima figura si può vedere il messaggio
originale, mentre nella successiva la risposta riprendente il testo originale quotato e le
risposte alle varie domande nella posizione più adatta.
Figura 4
Figura 5
4.5 CREAZIONE E
INVIO DI UN
MESSAGGIO
Un nuovo messaggio può essere creato ex novo o derivare in parte da messaggi
precedenti da cui riprende in automatico alcuni elementi secondo lo schema seguente:
Messaggio → Nuovo Messaggio
Crea un messaggio ex novo.
(Message → New Message)
Messaggio → Inoltra
(Message → Forward)
Prevede la selezione di un messaggio di
cui effettuare la girata ad altri. Il nuovo
messaggio ha corpo identico a quello del
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Messaggio → Rispondi
(Message → Reply)
Messaggio → Rispondi Speciale → Rispondi Quotato
(Message → Reply → Reply with Quote)
messaggio selezionato ed oggetto quello
originario preceduto da “Fwd:” (Forward)
Prevede la selezione di un messaggio
a cui rispondere. Il nuovo messaggio
è di risposta ed ha come destinatario il
mittente del messaggio selezionato ed
oggetto quello originale preceduto da “Re:”
(Reply).
Vedi [Il comando Rispondi con
citazione]
Tutti i messaggi vengono creati automaticamente entro la Mailbox personale
indipendentemente dalla cartella attiva al momento della creazione del nuovo messaggio.
Dalla Mailbox sarà poi possibile spostare il messaggio entro altre sottocartelle.
Questo il significato dei campi presenti in ogni messaggio con alcune indicazioni rivolte al
loro uso corretto.
• Da: indica il mittente o i mittenti del messaggio; E’ impostato automaticamente;
• Oggetto(Subject): indica l’oggetto del messaggio. Non è obbligatorio ma la sua
presenza facilita la gestione della posta;
• A: contiene l’indirizzo del destinatario o, uno per riga, dei destinatari principali del
messaggio;
• Importante l’inserimento di un indirizzo deve essere confermato
premendo il tasto Invio. In questo modo FirstClass verifica se
l’indirizzo corrisponde ad un utente Internet o ad un utente interno al sistema.
• Cc: copia per conoscenza. Inserire qui l’indirizzo o gli indirizzi dei destinatari
secondari;
• Bcc: indirizzo per Copia per Conoscenza non visibile. Utilizzare questo campo
quando non si vuole rendere visibile agli altri destinatari gli indirizzi dei destinatari
per conoscenza. Il campo viene reso disponibile attraverso Messaggio → Mostra
Bcc (Message → Show Bcc). Nel caso la lista dei destinatari in questo campo
rendesse disagevole la lettura del messaggio, è possibile nasconderla mediante
Messaggio → Nascondi Bcc (Message → Hide Bcc);
• Allegati (Attachment): elenca gli allegati al messaggio. Nel caso di un
messaggio ricevuto, gli allegati vengono scaricati in locale mediante un doppio
click sul nome del file di cui si vuole fare il download. Nel caso di un messaggio
da inviare il campo viene reso disponibile mediante File → Allega File e dopo la
selezione di un file da allegare (File → Attach File);
• Corpo: corrisponde al contenuto del messaggio. Se il messaggio prevede degli
allegati, generalmente il corpo contiene l’indicazione delle applicazioni utilizzate
per produrli onde agevolare il ricevente nell’uso degli stessi.
A messaggio ultimato la spedizione avviene tramite Messaggio → Invia (Message →
Send), o altrimenti via tastiera con CTRL + E, oppure ancora cliccando sull’apposito
pulsante nella Barra degli Strumenti [vedi La Personalizzazione della Barra degli
Strumenti]. La conferma dell’avvenuta spedizione sarà evidenziata dalla presenza di una
icona raffigurante un timbro postale che automaticamente verrà inserita nella parte
superiore sinistra del messaggio all’atto dell’invio.
Sono riportate di seguito due immagini relative alla creazione di un messaggio. Nella
prima si può vedere lo stato di caricamento di un file in un messaggio (allegato), mentre
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nella seconda si vede il messaggio vero e proprio con tre destinatari, un destinatario
(utente) è un utente interno al sistema FirstClass, uno è un utente Internet
(nomecontatto), e il terzo (Administrator), è un destinatario per conoscenza. Sotto i nomi
dei destinatari si può notare il campo Allegati che contiene nome, estensione e
dimensione dell’allegato al messaggio.
Figura 6
Figura 7
4.6 LA STORIA DEL
MESSAGGIO
Per ogni messaggio gestito FirstClass ne fornisce lo status. Dopo aver selezionato un
messaggio si accede al suo status mediante Messaggio → Storia (Message → History).
Le informazioni visibili nella finestra di Storia sono ordinate cronologicamente. Per ogni
operazione viene riportato l’indirizzo di posta dell’utente che si è interfacciato con il
messaggio.
Figura 8
11
Chiaramente la prima riga di status riguarderà il momento di creazione e l’identificativo
dell’utente che ha generato il messaggio.
Il livello di dettaglio sulla storia è diversa tra un messaggio inviato o ricevuto tra utenti
dello stesso server FirstClass (flusso Intranet), e quello gestito da server differenti (flusso
Internet).
Nel primo caso il dettaglio arriva a registrare anche il momento di lettura del messaggio
da parte dei vari destinatari. Nel secondo caso, nell’ipotesi di un messaggio inviato verso
utenti di server generici di posta, la storia del messaggio registra il momento in cui il
messaggio inviato viene recapitato al server, route verso (routed to), cui il destinatario è
registrato come utente. Affinché questo possa avvenire il destinatario dev’essere stato
riconosciuto come esistente. In questo modo si ottiene una conferma della correttezza
dell’indirizzo utilizzato e dei tempi di consegna del messaggio. Nel caso di ricezione di un
messaggio da utenti di altri sistemi di posta l’indicazione precisata nella storia sarà route
da (routed from).
4.7 LA RICEVUTA DI
AVVENUTA
SPEDIZIONE
4.8 IL SALVATAGGIO
IN LOCALE DEGLI
ALLEGATI
Questo comando consente di ottenere una notifica, sotto forma di messaggio di posta, di
un determinato stato del messaggio dopo il suo invio; in particolare dopo aver selezionato
dal menu Messaggio la voce Ricevuta (Messagge → Receipt) si possono selezionare le
seguenti voci:
• Ricevuta alla lettura (Receipt on read): il mittente riceverà un messaggio automatico di
notifica quando il destinatario aprirà il messaggio (attenzione: mittente e destinatario
devono essere utenti dello stesso server, in caso contrario nulla verrà notificato);
• Ricevuta alla consegna (Receipt on Delivery): in questo caso la notifica viene ricevuta
dal mittente quando il messaggio arriva nella Mailbox del destinatario. (attenzione:
mittente e destinatario devono essere utenti dello stesso server, in caso contrario nulla
verrà notificato);
• Ricevuta al Route (Receipt on route): un messaggio inviato al di fuori del proprio
server di posta non può essere notificato né all’arrivo né tanto meno alla lettura da
parte del destinatario, con questa opzione però si ottiene la notifica al momento in cui
il messaggio esce dal server;
• Elimina NDN (Delete NDN): un messaggio NDN (Non Delivery Notices) viene spedito
dal server al mittente del messaggio i tutti i casi di mancato recapito. L’attivazione
dell’opzione impedisce la ricezione di eventuali NDN.
Per scaricare nella propria macchina gli allegati ai messaggi è sufficiente selezionare con
un doppio click dal campo Allegati del messaggio il file che si intende salvare. Si aprirà
una finestra, simile a quella già vista e utilizzata da FirstClass per fare l’upload dei files,
dove verrà chiesto di specificare in quale directory o risorsa del computer effettuare il
download. Di default viene proposta la directory Download interna alla directory in cui
FirstClass è stato installato. In caso di necessità è possibile impostare una directory
diversa;a tale scopo, selezionare con il mouse il menu Modifica → Preferenze (Edit →
Preferences), ed impostare nel campo Download Folder la directory per i salvataggi
automatici.
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4.9 LA GESTIONE DI
PARTICOLARI
ALLEGATI
4.10 LA
FORMATTAZIONE DEL
TESTO
Per alcuni allegati FirstClass consente una rapida visualizzazione. La funzione si attiva
con doppio click sull’allegato si avvia la procedura di download.
Per files di tipo bmp, gif, jpg o txt FirstClass possiede un visualizzatore dedicato all’interno
del client. Per gli altri tipi di files la visualizzazione avverrà mediante apertura automatica
delle applicazioni ad essi associati a livello di sistema operativo.
Dalla versione 6 FirstClass permette all’utente la formattazione del testo del messaggio in
fase di scrittura.
Come si può osservare in figura a tale scopo è stata integrata al client una barra degli
strumenti simile a quella dei programmi di videoscrittura.
Figura 14
Nella parte superiore della barra sono presenti diversi pulsanti mentre in quella inferiore vi
sono alcuni menù a tendina.
I primi 4 menù a tendina servono per selezionare il tipo di carattere con cui scrivere, la
grandezza del carattere, il colore del carattere e l’allineamento del testo (a sinistra, a
destra o centrale).
Mediante il menù Inserisci (Insert) si inseriscono nel testo i seguenti oggetti:
- un file immagine (File);
- un’interruzione di pagina (Page break);
- un separatore di testo (Horizontal Rule);
- un marcatore (Marker);
- la firma digitale (Signature).
Di seguito si spiegherà la funzione dei pulsanti presenti nella parte superiore della barra:
Pulsante Annulla (Undo). Riporta il testo alla situazione precedente l’ultima modifica
apportata;
Pulsante Ripeti (Redo). Se si utilizza il pulsante Undo il pulsante Redo verrà
illuminato e premendolo si riporterà il testo alla situazione precedente l’utilizzo di
Undo;
Pulsanti per la selezione dello stile di carattere (normale, grassetto,
corsivo, sottolineato e evidenziato);
Pulsante per aumentare l’indentazione del testo;
Pulsante per diminuire l’indentazione del testo;
Pulsante per scegliere la formattazione del testo selezionato. (Per selezionare del
testo premere il tasto sinistro del mouse e trascinare il puntatore sul testo; in
alternativa tenere premuto il tasto shift e spostarsi con le frecce direzionali);
Pulsante per scegliere la formattazione di un paragrafo;
Pulsante per l’inserimento di link ipertestuali;
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Pulsante per inserire la propria firma digitale;
Pulsante per avviare il controllo ortografico (Se la versione del client è in Inglese lo
sarà anche il controllo ortografico).
4.11 LINK
IPERTESTUALI
Nella versione 6 di FirstClass viene data la possibilità all’utente di creare dei link
ipertestuali all’interno dei messaggi inviati in modo da rendere il proprio messaggio
interattivo e di più immediata comprensione.
Per inserire un link ipertestuale selezionare il testo o l’oggetto che si desidera trasformare
in link e premere il pulsante link ipertestuale (oppure tramite menù alla voce Edit →
Make Link).
• Attenzione se non è stato selezionato del testo il pulsante link ipertestuale sarà
oscurato.
Nella finestra che apparirà vi sarà un campo dove immettere l’URL di destinazione
(Target URL), ovvero l’indirizzo di rete che il collegamento aprirà cliccandoci sopra.
Il link possono fare riferimento a:
- Cartelle e file interni di FirstClass;
- Siti internet;
- Marcatori posizionati nel testo del messaggio.
Videata di configurazione del link.
Figura 15
Creazione di un link a cartelle o file FirstClass.
Selezionare il testo o l’oggetto a cui si vuole associare il link, premere sul pulsante Crea
Collegamento (Make Link), quando apparirà la schermata di configurazione del link
premere su Annulla (Cancel). Accanto alla selezione sarà ora visibile l’icona di un link,
rappresentata da una graffetta.
Per associare il link ad una cartella o un file FirstClass sarà sufficiente trascinare il file o
la cartella in questione sopra all’immagine della graffetta.
Creazione di un link a un sito internet.
Procedere come descritto precedentemente specificando entro la finestra di
configurazione del link l’indirizzo del sito internet di destinazione.
Creazione di un link ad un marcatore.
Questo tipo di link è utile quando si è in presenza di un’e-mail molto lunga. Per rendere
la lettura più veloce è possibile inserire dei collegamenti che rimandano a determinati
14
punti nel testo. Per creare un link ad un marcatore seguire i punti di seguito riportati:
1. Posizionarsi con il cursore nel punto di inserimento e aggiungere un marcatore
con il comando Edit → Insert → Insert Marker. E’ possibile eseguire lo stesso
comando mediante il menù a tendina;
2. Verrà chiesto di inserire un nome per identificare il marcatore, digitare il nome
seguito da invio. (Questa schermata e quella di configurazione del link sono
accessibili tramite doppio click sulla rispettiva icona.);
3. Selezionare il testo che si desidera diventi il collegamento al marcatore
4. Trasformarlo in collegamento (pulsante Make Link);
5. Nella schermata che di configurazione del link che apparirà digitare nel campo
Target URL il nome del marcatore preceduto da #. In alternativa semplicemente
trascinare il marcatore sopra al simbolo del link nel testo del messaggio.
•
Attenzione: se si dimentica il nome di un marcatore è possibile visualizzare
l’elenco dei nomi di tutti i marcatori presenti nel testo tramite il menù Edit →
List Marker.
5.0 LE RISORSE STANDARD DELL’AMBIENTE DI LAVORO
5.1 LE RISORSE
DELLA SCRIVANIA E
L’ORGANIZZAZIONE
IN CARTELLE
Appena terminato il processo di Login (accesso) all’utente viene presentata la finestra
principale di FirstClass chiamata Scrivania. All’interno della Scrivania sono presenti tutte
le aree di messaggistica ad ogni modo associate all’utente e rispetto le quali egli ha
determinati diritti, identici o diversi dagli altri utenti. Ovviamente nel caso di una intranet
aziendale questa sarà visibile ed accessibile solo allo stretto gruppo di utenti interessati.
7Figura 3
Di default saranno presenti in ogni Scrivania le seguenti cartelle: Mailbox, News,
Conferences ed Help. Quando un nuovo messaggio viene ricevuto all’interno di una
conferenza FirstClass ne da notifica ponendo al lato destro dell’icona della stessa una
bandierina rossa, mentre all’interno della conferenza marcherà con una bandierina rossa
il messaggio appena ricevuto. Solo l’apertura da parte dell’utente ne cancellerà la
bandierina rossa. La bandierina resterà a lato di una conferenza finché tutti i messaggi
all’interno non saranno stati letti, ovvero finché nessuna bandierina rossa sia rimasta
come attributo di non lettura a fianco di almeno un messaggio in essa contenuto.
Al suo interno ogni cartella è divisa in due parti. La parte superiore raccoglie le
15
sottocartelle create a scopo organizzativo, mente la parte inferiore raccoglie, secondo
l’ordine voluto, tutta la messaggistica ricevuta ed inviata o ancora in fase di stesura.
Nel caso della Mailbox e di tutte le aree di lavoro di cui l’utente abbia diretta
responsabilità organizzativa, ciascuno potrà creare delle sottocartelle interne di
suddivisione. In tutti gli altri casi l’operazione di suddivisione in sottocartelle sarà possibile
solo all’amministratore o ad altri utenti a ciò abilitati.
Fanno parte della scrivania anche eventuali cartelle speciali, come quella dell’Address
Book (rubrica), dell’Home Page (area personale di pubblicazione web), e delle Offline
Conferences (conferenze sottoposte a sincronismo), visibili solo se i rispettivi servizi sono
stati attivati dall’utente preventivamente abilitato.
Esistono due tipologie di cartelle, le cartelle vere e proprie (Folder) e quelle particolari,
dette Conferenze (Conferences).
Mentre è possibile, a patto di averne i diritti, indirizzare un messaggio ad una conferenza,
per le cartelle generiche l’operazione non è prevista. Il sistema delle conferenze è la base
per la creazione di una intranet; dal loro livello di nidificazione deriva una minore o
maggiore complessità.
5.2 LA CHAT PRIVATA
(PRIVATE CHAT)
La Chat privata è un area nella quale due o più persone comunicano in tempo reale come
se fossero una di fronte all’altra ma senza vedersi ne sentirsi, bensì scrivendo con la
tastiera e leggendo a monitor.
Selezionando dal menu File → Apri → Chat privato (File → Open → Private Chat) si
aprirà una finestra dalla quale si potrà, cliccando sul pulsante Invito (Invite), accedere
alla lista degli utenti collegati al server, condizione necessaria per invitare altri a chattare,
nel caso in cui non ci siano altre persone collegate al server il pulsante Invito non sarà
nemmeno disponibile.
Figura 9
5.3 LA RUBRICA
DEGLI INDIRIZZI
L’indirizzario (Address Book) permette di memorizzare indirizzi o liste di indirizzi di posta
elettronica associandoli a dei semplici alias da utilizzare in sostituzione della digitazione di
complessi indirizzi di e-mail o dell’inserimento di una lista di indirizzi con il conseguente
rischio di errori.
16
Per creare l’Indirizzario assicurarsi di non essere all’interno di qualche cartella.
Posizionarsi entro la Scrivania di FirstClass e creare la cartella attraverso il menu File →
Apri → Indirizzario (File → Open → Address Book). All’atto della creazione sarà
immediatamente disponibile la finestra del nuovo folder. Chiuderla e verificare che nel
desktop sia stata aggiunta la nuova cartella Indirizzario (Address Book).
Figura 10
Riaprendo l’Address Book si noterà la presenza di due pulsanti nella parte superiore
sinistra.
Nuovo Indirizzo Personale
Il pulsante permette di associare un indirizzo di posta elettronica ad un alias. Quando
come destinatario verrà precisato un alias all’invio del messaggio questo sarà
automaticamente sostituito con l’indirizzo e-mail ad esso associato. FirstClass consente
di conservare entro la scheda Indirizzo Personale anche altre informazioni relative
all’utente.Non è possibile utilizzare alias creati come Indirizzo Personale come elementi di
Mail List Personale: in questo caso l’indirizzo dovrà essere digitato o eventualmente
copiato entro ogni mail list cui si vuole appartenga. Nel caso vengano utilizzati nomi già
associati ad utenti del sistema, FirstClass li considererà degli alias. Per stampare la lista
di indirizzi inseriti in una lista è sufficiente aprirla ed avviarne la stampa mediante File →
Stampa (File → Print) o premendo contemporaneamente i tasti CTRL + P. Per avere la
stampa degli Indirizzi Personali sarà sufficiente avviare il processo di stampa una volta
aperto l’Indirizzario.
• Importante: ricordarsi di non rinominare, posizionare entro altre cartelle o gestire
più copie dell’Indirizzario.
Figura 11
17
5.4 IMPORTAZIONE
DELLA RUBRICA DA
ALTRI PROGRAMMI DI
POSTA ELETTRONICA
Nella versione 6 del client FirstClass è possibile importare la rubrica da altri programmi di
posta elettronica come ad esempio Outlook.
Per fare questo usare il comando File → Import → Import Address Book e selezionare il
file della rubrica da importare.
5.5 LA
PUBBLICAZIONE DI
PAGINE WEB
FirstClass permette ad ogni suo utente a ciò abilitato di potersi creare entro l’area
personale di posta un semplice sito web. A tal fine è necessario creare nell’area della
Scrivania la cartella Home Page attraverso File → Apri → Home Page (File → Open →
Home Page).
Qualsiasi documento html o messaggio gestito entro FirstClass, ma anche qualsiasi
folder presenti entro la cartella Home Page, saranno visibili mediante browser da
qualsiasi utente Internet. A tale scopo l’indirizzo su cui puntare il browser è del tipo:
nome_server/~nome_utente
Il simbolo “~”, tilde lo si ottiene premendo il tasto Alt mentre si digita la cifra 126 nel
tastierino numerico.
Il nome del server e l’identificativo utente sono desumibili dalla documentazione fornita
all’atto della sottoscrizione del contratto di abbonamento. Affinché la pagina principale
venga visualizzata come pagina web è necessario abbia un nome tra i seguenti:
default.html, default.htm, index.html, index.htm, home.html o home.htm. Le altre pagine
cui rimandano gli eventuali link possono avere qualsiasi nome. La presenza della home
page di default, dal momento che viene automaticamente resa disponibile all’utente
appena si connette al sito, inibisce la visualizzazione delle eventuali sottocartelle presenti.
Se si vuole mantenere la home page e rendere visibili eventuali sottocartelle all’utente
Internet dovrà esserne comunicato il percorso da precisare nel browser.
In generale per importare entro le cartelle visibili via web le risorse html o grafiche
utilizzare il comando File → Upload. Le pagine html possono essere importate anche
scaricando il contenuto in clipboard entro un documento di FirstClass (File → Nuovo →
Nuovo Documento).
5.6 LA FUNZIONE DI
RICERCA
5.7 L’INOLTRO
AUTOMATICO E LA
RISPOSTA
AUTOMATICA
FirstClass offre interessanti funzionalità di ricerca di una stringa entro la propria casella di
posta. In particolare consente tramite le selezioni da apportare alla finestra di
configurazione, attivabile via Modifica → Trova (Edit → Find), di specificare gli elementi
singoli o in gruppo entro cui effettuare la ricerca.
Nel caso fosse necessario dirottare la posta ricevuta nella propria casella di FirstClass in
altra casella, propria o di altri, è sufficente precisarne l’indirizzo entro il campo A:
presente nella finestra Regole Posta (Edit → Preferences → Messagging → Mail Rules),
dopo aver confermato il servizio per almeno uno dei tipi di messaggi. Inserire più indirizzi
di posta, uno per ogni riga, nel caso si volessero impostare più inoltri in automatico.
(Confermare l’inserimento di ogni indirizzo con Invio). Copia della posta ricevuta
verrà mantenuta nella casella di origine.
Per configurare la risposta automatica ai mittenti di tutti i messaggi ricevuti attivare il
servizio scegliendo Yes dal menù a tendina nella casella automatic reply e specificando
18
nel campo sottostante il contenuto del messaggio di risposta .
Nota: Se si desidera che la risposta automatica o il Forward automatico avvengano solo
per i messaggi urgenti selezionare Urgent Only anziché Yes.
A configurazioni terminate premendo il pulsante Applica le modifiche saranno subito
operative. Premendo il tasto Default i campi verranno riportati ai valori originari.
5.8 LA
PERSONALIZZAZIONE
DELLA BARRA DEGLI
STRUMENTI
Figura 12
In questa figura si può notare la barra degli strumenti, essa è composta da una serie di
pulsanti che permettono di eseguire rapidamente dei comandi altrimenti accessibili dai
vari menu a tendina.
Figura 13
Ogni utente può personalizzare questa barra mediante la finestra Personalizza Barra
Strumenti (Customize ToolBar), che si trova Nel menu Mostra (View) sotto la voce Barre
Strumenti (ToolBar). Nel riquadro Bottoni (Buttons) sono presenti i vari pulsanti che
possono essere aggiunti alla barra; per fare ciò basta cliccare con il pulsante sinistro del
mouse sull’oggetto desiderato, quindi tenendolo premuto, spostarsi con il puntatore sulla
barra nella posizione voluta. Questa operazione è conosciuta con il nome di Drag & Drop.
Nella parte superiore della finestra il campo categorie, serve ad individuare con maggior
velocità il pulsante che si vuole aggiungere; la logica con cui sono organizzate le
categorie è la stessa dei menu a tendina della Barra dei Menu tranne che per le categorie
Apri Elementi (Open Items) e Nuovi Elementi (New Items) che corrispondono alle due
sottovoci del menu File Apri (Open) e Nuovo (New). Il riquadro Descrizione (Descriptions)
visualizza una breve descrizione sulle funzionalità del pulsante mentre il puntatore scorre
sull’oggetto.
19
6.0 I CALENDARI
6.1 I CALENDARI
I calendari possono essere utilizzati sia come strumenti individuali che di gruppo.
Esistono quattro tipi di calendari:
• calendario personale
• calendario di gruppo
• calendario risorsa
• calendario ubicazione
Escludendo il primo della lista, i calendari permettono di organizzare l'utilizzo di
determinate risorse in comune con altri utenti del server FirstClass.
Il calendario personale è indicato per l'uso privato, ma può essere visualizzato da altri
utenti.
Un gruppo di utenti (quali gli appartenenti ad una intranet aziendale), può avere la
necessità di condividere l'utilizzo di un oggetto e/o di un luogo (ad esempio un'aula) e
quindi di gestirne l'utilizzo nel tempo. FirstClass permette di fare questo con il calendario
risorsa e il calendario ubicazione.
Quando all'interno di un calendario personale o di gruppo viene creato un evento e, per
lo svolgimento dell'evento si prenota una risorsa o un'ubicazione, il calendario di tale
oggetto viene aggiornato automaticamente con l'evento. Non si deve perciò inserire
eventi direttamente all'interno del calendario risorsa/ubicazione.
Si consiglia di nominare i calendari con il nomi delle risorse o ubicazioni alle quali sono
associati; cosi il calendario dell'automobile si chiamerà Automobile, quello del proiettore
Proiettore ecc..
CALENDARIO RISORSA
Quando un calendario non è associato ad una persona ma ad un oggetto si parla di
calendario risorsa.
Una risorsa può essere l'automobile aziendale o un videoproiettore.
CALENDARIO UBICAZIONE
Il calendario ubicazione ha lo stesso principio di funzionamento e lo stesso aspetto
grafico del calendario risorsa ma l'oggetto in questione sarà un luogo ben definito, tipo
una sala convegni, un'aula corsi ecc.
CALENDARIO Dl GRUPPO
Il calendario di gruppo viene creato dall'amministratore assegnando agli utenti che
potranno visualizzarlo dei diritti specifici relativi all’introduzione, modifica o
visualizzazione degli eventi in esso contenuti.
CALENDARIO PERSONALE
Per aprire il proprio calendario selezionare da menu File → Apri → Calendario (File →
Open → Calendar). In questo modo sarà aggiunta al desktop l'icona del calendario, sulla
quale basterà fare doppio click per aprirlo.
20
Figura 16
6.2 COME UTILIZZARE
I CALENDARI
I calendari possono contenere due tipi di elementi:
• Attività calendario (Calendar Task);
• Evento calendario (Calendar Event).
L’attività è un elemento strettamente associato all’utente o al gruppo che la pianifica.
L'evento invece può ripetersi nel tempo e chi lo pianifica può sia prenotare delle risorse,
che richiedere la partecipazione di altre persone.
La prima volta che il calendario viene aperto il suo aspetto e quello della figura 17 nella
quale si nota sulla parte sinistra la zona relativa agli appuntamenti odierni, mentre in
quella destra il riassunto settimanale. Al di sopra di queste due aree della finestra e
presente una fascia più scura che visualizza l'intervallo di inizio/fine settimana, il numero
di settimana (opzionale) e alcuni pulsanti per la navigazione all'interno del calendario.
Quello di figura non e l'unico modo di visualizzare i calendari; oltre alle visualizzazioni
classiche quali Vista per Icone, per icone piccole, come elenco, conosciute gia da
Windows, sono disponibili altri tre metodi di visualizzazione: Mensile (by Month),
Settimanale (by Week) e Giornaliero (by Day).
Può capitare che un utente crei un evento accavallato nel tempo ad un altro, in questo
caso l'appuntamento viene visualizzato nel calendario con una barra verticale rossa
visibile a sinistra degli orari.
Figura 17
21
6.3 GLI ELEMENTI
Nel calendario personale possono esistere due tipi di oggetti: le attività e gli eventi.
LE ATTIVITA' CALENDARiO (Calendar Task)
Una nuova attività calendario si crea selezionando dal menu messaggio la voce Nuova
Attività Calendario. L'inserimento dei dati all'interno dei campi risulta facilitato dalla
presenza dei menù a tendina; così il contenuto del campo Stato attività (Task State)
sarà vincolato alle voci: Non completata, Completata, In corso, In attesa di un altro
utente o Differita (Not completed, Completed, In progress, Waiting on someone else o
Deffered).
La Priorità (Priority) potrà essere: Normale o Urgente.
Nei campi di tipo data l'inserimento dei dati avviene tramite un piccolo datario popup che
si apre cliccando sul campo stesso.
I campi colore e categoria servono a classificare il tipo di attività mentre la riservatezza
funziona esattamente come per i messaggi.
Impostare una data di scadenza per un'attività abilita automaticamente la scheda
Promemoria (Reminder), che in figura si vede disattivata e in secondo piano, e che
consente di definire un preavviso di scadenza attività. Questo preavviso comparirà come
finestra di dialogo oppure come messaggio nella Mailbox dell'utente a seconda che
l'utente sia collegato o meno al server FirstClass. La form e completata da un campo di
testo libero che si trova nella parte bassa della finestra.
• Nota: La scheda Promemoria si attiva automaticamente quando viene
impostata una data di scadenza per l'attività.
Figura 18
GLI EVENTI CALENDARIO (Calendar Event)
Un evento calendario viene creato selezionando dal menu messaggio la voce Nuovo
Evento Calendario. La form corrispondente e un po' più complessa di quella per le
22
attività ma consente maggiori ipostazioni. In particolare sono presenti le schede Ripeti
(Repeat) e Partecipanti (Partecipants). La scheda Evento (Event) contiene il campo
Ubicazione (Location) che serve ad indicare il luogo in cui si svolgerà l'evento. Questo
campo va compilato solo se l'ubicazione non ha un proprio calendario (vedi Calendario
ubicazione), che nel caso fosse presente consentirebbe di inserirne il nome nello
specifico campo della scheda Partecipanti. Nella parte destra della scheda Evento ci
sono i tre campi che indicano il momento di inizio (start at), fine (due at) e la durata
dell'evento (duration) e i campi Colore (color) e Categoria (category), per la
classificazione dell'evento. Quando viene pianificato un evento e possibile che a tale
evento sia opportuno chiedere la partecipazione di uno o più colleghi o amici, invito che
ovviamente è diretto ad utenti di server FirstClass, ma che viene inoltrato sotto forma di
messaggio anche a destinatari la cui casella di posta non dovesse risiedere in un server
FirstClass; in particolare il messaggio sarà un elenco testuale di tutte le impostazioni
settate per l'evento. La richiesta di partecipazione viene precisata inserendo nel campo
Partecipanti da invitare (Partecipants to invite) della scheda Partecipanti, il nome
dell'invitato, se si tratta di un utente dello stesso server, altrimenti l'indirizzo e-mail di
riferimento.
Spuntare l'apposita casella (Ask partecipants to respond), se si è interessati ricevere
conferma al proprio invito. Nelle notifiche ricevute dai destinatari saranno presenti
quattro pulsanti che consentiranno rapidamente di confermare o meno l'invito oppure di
creare un messaggio personalizzato di risposta.
Chi ha organizzato l'evento può, in un secondo momento, visualizzare la cronologia del
messaggio menù Messaggio → Cronologia (Message → History) e verificare chi ha
accettato o meno l'invito.
Nel campo Risorse da prenotare si possono inserire solamente nomi di oggetti ai quali e
associato un calendario. Nell'esempio della pagina precedente si vede che e stata
prenotata l'automobile, di conseguenza gli altri utilizzatori dell'automobile basterà che ne
aprano il calendario per accorgersi che e stata prenotata da un altro utente in un
determinato intervallo di tempo.
La scheda Ripeti (Repeat) consente di programmare la ripetizione di un evento ed una
data dopo la quale l’evento non sarà più schedulato.
23
Figura 19
Figura 20
6.4 LA PROTEZIONE
DEI CALENDARI
Quando in un evento calendario nel campo dei partecipanti viene specificato il nome di
un utente, automaticamente il calendario dell’utente verrà aggiornato con la descrizione
dell'evento stesso. Per evitare di inserire un evento in una fascia di tempo nella quale
l'invitato possa essere già occupato, inserito il nome nel campo Partecipanti è possibile
aprirne il calendario personale mediante doppio click sul nome digitato. Per garantirsi un
certo livello di sicurezza è consigliato impostare dei permessi restrittivi di accesso al
24
proprio calendario, oltre che settare un certo livello di riservatezza nell'omonimo campo
delle schede Evento e Attività. Per definire i permessi di accesso aprire il calendario e
selezionare dal menu Conferenze → Permessi (Conferences → Permissions); inserire
nel campo Nome il nome della persona a cui attribuire i permessi (premere il tasto Invio
dopo aver digitato il nome) e specificare nel campo Accesso il livello di accesso al
calendario; esistono a questo proposito dei profili di accesso preimpostati:
- Accesso negato (No access): non consente di accedere al calendario;
- Vedere gli orari (See times): consente di consultare solo gli orari relativi agli eventi e
alle attività del calendario;
- Solo programmazione (Schedule only): aggiunge gli eventi al calendario in modo
indiretto. Un evento viene aggiunto a un calendario di risorsa o di ubicazione in modo
indiretto quando un utente crea un evento in un altro calendario e prenota l'ubicazione o
la risorsa;
- Programmazione + Orari (Schedule + times): permette di consultare solo gli orari del
calendario e di aggiungere eventi in modo indiretto;
- Programmazione + Dettagli (Schedule + details): consente di visualizzare i dettagli del
calendario e di aggiungere eventi in modo indiretto;
- Editor dispone di tutti i permessi indicati sopra e può aprire gli elementi del calendario,
modificare ed eliminare voci, scaricare allegati e visualizzarne la cronologia degli
elementi;
- Personalizzato (Custom): consente di personalizzare il livello di accesso impostando
permessi individuali;
Può essere utile visualizzare sulla scrivania di terzi prostro calendario, un calendario di
gruppo, di risorsa o ubicazione. A tale scopo accedere alla form di impostazione dei
permessi di accesso e specificare il nome utente desiderato entro il campo “Elenco
Sottoscrittori”.
Nota: Si consiglia vivamente di inserire sempre tra i permessi come ultimo
sottoscritto “All User” con accesso negato “No Access” in modo da non
consentire l’accesso al proprio calendario a terzi non autorizzati. (vedi figura 21).
Figura 21
25

Manuale d`uso di FirstClass Client 6 - Home

Transcript

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