Cari colleghi - DR. Massimo Mangialavori

Cari colleghi,
questo breve documento vi illustra le funzioni
principali per un immediato e semplice utilizzo del
programma WebEx che utilizzeremo per le nostre
video conferenze.
Prima di cominciare permettetemi di suggerire alcuni
consigli:
1. il programma che utilizziamo, come la ditta che lo
fornisce , sono i più seri attualmente esistenti sul
mercato e utilizzati già da migliaia di persone in
tutto il mondo. Questo provider fornisce anche ai
singoli utenti un aiuto sull’uso del programma
stesso, purtroppo non ancora disponibile in
Italiano. Alcuni colleghi saranno a vostra
disposizione a un numero di cellulare, sopratutto
nelle sessioni dei test, nel caso aveste davvero
difficoltà nel settaggio del programma stesso. Vi
prego di ricordare che si tratta di colleghi
volontari, che partecipano al seminario come voi
e che quindi avrebbero il piacere di non essere
interpellati in continuazione.
2. Abbiamo già testato ampiamente l’efficacia e la
qualità delle comunicazioni - sia audio che video
- riscontrando ottimi risultati. Ho tenuto poche
settimane fa un seminario negli Stati Uniti e più di
metà dei partecipanti erano collegati, da diverse
parti del mondo, proprio con questo programma.
L’eventuale difficoltà di ricezione audio e/o video
potrebbe dipendere dalla qualità della vostra
connessione ADSL, per cui vi suggerisco di fare
attenzione a collegare possibilmente il computer
via cavo (ethernet), nel caso in cui la vostra
connessione via radio (Wi-Fi) dovesse risultare
disturbata. So che alcuni di voi seguiranno le
conferenze in rete insieme, in piccoli gruppi:
penso che questo sia piacevole e divertente ma
considerate che se il vostro segnale WiFi è debole
o se non avete un ampiezza di banda sufficiente,
collegare via Wi-Fi diversi computers potrebbe
peggiorare la qualità della connessione.
3. Durante il seminario in rete, per evitare di affollare
banda a vostra disposizione (ADSL), fate
attenzione a chi altro nella vostra casa sia
eventualmente collegato, specie se il birbante
scarica files di dimensioni importanti: un tipico
esempio può essere il figlio che scarica films o
musica.
4. La qualità del video e dell’audio, al di là dalla
banda a vostra disposizione, possono dipendere
anche dal vostro computer. Non vi sarà richesto di
trasmettere la vostra immagine, salvo alcune
particolari eccezioni, ma il vostro segnale audio
può risultare migliore se invece degli altoparlanti
del computer utilizzate delle apposite cuffie.
Vanno benissimo quelle in commercio per pochi
euro ed esistono anche modelli forniti di
microfono.
5. Dopo i primi test, la prima conferenza sarà
gratuita proprio per permettervi di verificare e
valutare la qualità di questo strumento didattico.
In seguito avrete due settimane di tempo per
confermare l’iscrizione vera e propria, effettuata la
quale non sarà più possibile alcun rimborso.
Vediamo ora come funziona il nostro seminario in
rete:
Innanzi tutto prima di ogni conferenza riceverete
ulcune mail che vi informeranno, e in seguito vi
ricorderanno, la data e l’ora di inizio di ogni singolo
evento.
Gli eventi cominceranno sempre alle ore 21.
Puntuali.
Come in ogni seminario siete invitati caldamente a
presentarvi in orario: in questo caso a collegarvi
qualche minuto prima dell’orario di inizio
dell’evento. Il collegamento sarà sempre aperto dalle
20,45 in poi.
Come sapete per facilitare e migliorare il nostro
lavoro ho deciso di dividerci in due gruppi che, in
ogni caso, sono composti da una cinquantina di
colleghi. L’accesso di tutti al sito richiederà dunque
qualche minuto e quando comincia la conferenza
sarebbe meglio essere tutti presenti. Una volta che la
conferenza è iniziata mi occuperò solo del tema
della conferenza e non potrò essere più disponibile
per questioni di carattere tecnico. Nel caso foste in
ritardo e/o aveste difficoltà di collegamento potete
sempre rivolgervi a uno degli assistenti volontari.
Nella mail che riceverete troverete una stringa blu
sottolineata.
Cliccando su questa stringa accederete direttamente
al sito della conferenza.
Vi verrà chiesto di inserire il vostro: nome, cognome
e indirizzo di posta elettronica. Mi raccomando di
inserire l’indirizzo corrispondente alla mail di
iscrizione (quello con cui mi avete scritto, quindi
quello con cui vi ho registrato), diversamente il
vostro nome non sarà riconosciuto.
Non è necessario compilare gli altri campi che sono
presenti per un uso generico di questo programma.
Una volta entrati nel sito avrete di fronte questa
schermata:
Cliccate semplicemente su “entra”.
Nel caso in cui vi compaia questa finestra:
cliccate su “yes” e poi su “cancel”.
Ora siete nel sito: il cyberspazio in cui lavoreremo
d’ora in avanti.
Analizziamo cosa è presente in questa finestra:
In alto dovreste visualizzare il mio nome con la
scritta “host”, che significa che Massimo
Mangialavori è quello che ospita l’evento. Insieme
all’ “host” troverete i nomi di alcuni “presenter”: i
colleghi che potrete contattare per richiedere
eventualmente aiuto e/o altri colleghi che dall’inizio
della conferenza possono essere invitati a
contribuire. Al di sotto troverete la lista degli
“attendees”, ossia i colleghi che prendono parte
all’evento (nella figura c’è solo il nome di Federico
ma in realtà sarà una lista di una cinquantina di
nomi).
In basso, purtroppo, compare la mia faccia in
streaming (vi prego di non fare caso al cappellino di
lana … quando abbiamo scattato queste immagini
era
rotto
il
riscaldamento),
possibilmente
leggermente in ritardo rispetto all’audio. Non si tratta
di un “effetto ricercato”, come per alcuni famosi
critici cinematografici, ma di un possibile ritardo
dipendente dalla rete o dalla risoluzione che ho
scelto per la mia immagine in video. Preferisco una
bassa risoluzione, e quindi una piccola immagine,
sia perché risulta meno distorta, sia perché occupa
meno banda e quindi migliora la nostra
comunicazione.
Normalmente riceverete, con qualche giorno di
anticipo rispetto all’evento, alcuni casi clinici che
potrete leggere e studiare prima di ogni singola
conferenza. La prima parte di ogni incontro sarà
dedicata alla materia medica dei rimedi studiati
singolarmente e nelle loro relazioni con il resto del
gruppo.
Se possibile preferirei non essere interrotto con
troppe domande in questa fase: considerando il
numero dei partecipanti e le possibili difficoltà a
riprendere il filo del discorso … con l’età …
Ma se proprio sentite la necessità, o se realmente si
pone un problema davvero urgente, potete
ovviamente porre domande in qualunque momento.
Per fare questo cliccate sull’icona della “manina”.
Vedrete comparire di fianco al vostro nome
l’immagine di una mano e la stessa cosa avverrà sul
mio monitor.
In questo momento avete due possibilità: scrivere
direttamente utilizzando la “chat”; oppure chiedere
la parola, utilizzando la “chat”. In questo caso vi
passerò il microfono e sarete abilitati a parlare e tutti
i colleghi ascolteranno la vostra domanda e la mia
conseguente risposta. Vi ricordo che al momento del
collegamento, per questioni tecniche, nessuno di voi
ha la possibilità di parlare e di essere ascoltato,
mentre avete TUTTI la possibilità di scrivere usando
la chat. Questo perché la mente silicica del
computer e di internet, una volta attivata la funzione
audio, non comprende se restate in silenzio o se state
parlando. Si tratta comunque di audio che utilizza
banda e che, sopratutto, può creare un effetto
“larsen” (il rientro della voce attraverso il microfono
di ogni singolo computer) creando un effetto eco che
disturberebbe molto la comunicazione di tutti.
Al termine della mia risposta, mi auguro esauriente,
sarete voi a dover ritirare la mano, cliccando
nuovamente sull’icona della “manina”.
In merito alla chat, vi faccio notare che la vostra
comunicazione può essere rivolta a tutti,
direttamente al sottoscritto, senza che gli altri
possano leggere cosa mi avete scritto, oppure al
collega volontario (presenter) che vi è stato assegnato
nel caso abbiate qualche problema di carattere
tecnico.
Se avete piacere di vedere chi dei vostri colleghi è
collegato in questo momento potete cliccare su
“view attendees”, si aprirà una finestrella con la lista
di tutti i colleghi collegati con i quali però non potete
chattare direttamente.
Durante la conferenza, se sarà necessario, potrò
illustrare alcuni concetti attraverso l’uso di alcuni
programmi. Potrò condividere un singolo programma
oppure l’intera schermata della scrivania del mio
computer. In questo caso tra il lancio di un
programma e l’apparizione dello stesso sul vostro
schermo, ci sarà un ritardo di alcuni secondi,
esclusivamente causato da questioni tecniche. Per
cui non vi preoccupate se per qualche momento il
vostro schermo cambierà colore e non apparirà
alcuna immagine. Continuerete comunque ad
ascoltare la mia “voce rassicurante” che vi spiegherà
cosa sta succedendo.
Ogni singolo incontro durerà circa due ore, ciò
significa che almeno 20-30 minuti saranno
esclusivamente dedicati alle vostre, mi auguro,
numerose domande. Ovviamente non sarò fiscale
sulla durata dell’evento … l’unico problema è che
dopo mezzanotte il mio computer si trasforma in una
zucca …
Vi faccio notare che oltre all’icona della manina
potrete mandare altri messaggio utilizzando altre
icone.
Cliccando sull’icona con i parallelepipedi colorati si
aprirà una finestrella che vi permetterà di utilizzare
altre icone: di approvazione, disapprovazione, invito
a parlare più lentamente o più velocemente.
Vi consiglio di utilizzare queste icone solo se
realmente necessario in quanto potete facilmente
comprendere che seguire 50 iconcine che si
muovono contemporaneamente rischia di distrarre
non poco l’attenzione.
Al termine dell’evento chiuderò la sessione e vi
comparirà questa immagine:
Vi ricordo che ogni singolo evento sarà registrato e
che potrete riascoltare/rivedere a vostro piacimento
ogni singola sessione in futuro. Non sarà possibile
scaricare la registrazione dell’evento sul vostro
computer, come non sarà possibile per altri colleghi
che non sono iscritti partecipare agli eventi nè di
avere accesso alle registrazioni.
Penso che per ora questo sia più che sufficiente.
Vi invierò a breve ulteriori istruzioni dell’uso delle
registrazioni.
Grazie per l’attenzione e …
Buon lavoro
Massimo