relazione sull`attività gestionale svolta all`ersu di

RELAZIONE SULL’ATTIVITÀ GESTIONALE SVOLTA
ALL’E.R.S.U. DI URBINO
ANNO 2012
22 Marzo 2013
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“RELAZIONE SULL’ATTIVITA’ GESTIONALE SVOLTA
URBINO
ALL’E.R.S.U. DI
NELL’ANNO 2012”
LINEE GUIDA per l’anno 2012 date dal Piano Regionale sul DSU 2011/2012.
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assicurare la rimozione degli ostacoli di ordine economico e sociale che di fatto limitano
l’uguaglianza dei cittadini nell’accesso agli studi universitari; in particolare per consentire ai
capaci e meritevoli, anche se privi di mezzi, di raggiungere i gradi più elevati degli studi in
attuazione del disposto di cui agli artt. 3 e 34 della Costituzione italiana;
garantire l’uniformità su tutto il territorio marchigiano del trattamento per l’attribuzione dei
benefici in materia di diritto agli studi universitari, in conformità ai principi informatori della
legge 2 dicembre 1991 n. 390 e relativo DPCM attuativo;
realizzare un’integrazione tra i sistemi e le procedure per la concessione dei benefici erogati
dagli ERSU e dalle rispettive Università e Istituzioni per l’Alta Formazione Artistica e
Musicale, per un’economia di spesa;
perseguire una graduale riqualificazione della spesa del Diritto allo Studio Universitario,
attraverso una più efficiente gestione dei servizi destinati agli studenti anche con una
diversificazione del pasto che tenga conto delle mutate esigenze alimentari e con una politica
comune degli acquisti protesa a salvaguardare la qualità dei prodotti e l’economia della spesa
nella gestione diretta accanto a quella in service.
OBIETTIVI GENERALI dati dal Consiglio di Amministrazione dell’ERSU di Urbino:
1) Ampia informativa su tutti i servizi offerti dall’ERSU e tipologie degli stessi, con particolare
riferimento agli alloggi ed alla ristorazione rivolta a tutti gli studenti e ad altri attori interessati al
mondo universitario.
2) Lavori riguardanti il miglioramento del servizio abitativo, in rapporto con la Regione per quanto
riguarda il Collegio Tridente, con l’Università per quanto riguarda le altre strutture collegiali, con
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scelte volte ad assicurare la continuità del servizio nelle disponibilità esistenti ma anche mediante il
reperimento di ulteriori nuovi posti.
3) Incremento del numero di convenzioni con tutti i soggetti autorizzati dalle normative, per convegni,
congressi e attività affini, comprese quelle di orientamento, culturali e di turismo, al fine di utilizzare
le strutture abitative e di ristorazione al massimo delle loro potenzialità.
4) Redazione di convenzioni con l’Università degli studi di Urbino, per l’attivazione di scambi con
Università straniere.
5) Consolidamento del Sistema Informativo dell’Ente focalizzato primariamente su:
• Gestione documentale interna (archiviazione elettronica sostitutiva, fattura elettronica, ecc.)
• Nuovi servizi telematici per semplificare il rapporto degli studenti con l’Ente
• Ottimizzazione della rete dati e fonia
• Standardizzazione e automazione degli scambi dati tra Ersu e Università, Regione ed INPS
• Adeguamento parco macchine interno
• Adeguamenti e migliorie riguardanti i programmi dell’area contabile
.
6) Mantenimento dei servizi offerti agli studenti e mantenimento della loro qualità, sempre nell’ottica
di una graduale riqualificazione della spesa.
7) Progetto per l’istituzione di un Comitato collaborativo – Studenti - Docenti e Tutor –
Amministrazione ERSU – all’interno delle strutture collegiali, con lo scopo di rendere più
partecipativa la vita all’interno delle strutture e con l’ulteriore obiettivo di attivare iniziative
culturali/ricreative che rispondano alle esigenze dell’utenza studentesca e di progetti educativi
destinati alla crescita intellettuale, professionale e umana degli studenti. Studio di un Regolamento
condiviso.
8) Studio e realizzazione di un Link denominato : “Vi dico la mia” per dare suggerimenti, fare
segnalazioni e/o reclami, previa registrazione della persona che ha interesse a scrivervi.
9) Prosecuzione nell’attenzione a studi di fattibilità per attivare forme di sostegno per “placement”
studenteschi e forme di inserimento lavorativo.
10) Miglioramento della politica degli acquisti protesa alla salvaguardia della qualità dei prodotti ed
all’economia della spesa di gestione.
11) Prosecuzione dell’adeguamento degli ambienti di lavoro alle normative sulla Sicurezza.
12) Prosecuzione negli interventi attuativi per il contenimento della spesa energetica a seguito di studi e
progettazioni svolte. Valutazione e studio di fattibilità per l’installazione di impianti fotovoltaici su
tutti i restanti Collegi; gestione del calore volta ad assicurare un contenimento della spesa.
13) Assetto evolutivo della struttura organizzativa dell’ente a seguito di modifiche cogenti delle
normative nel pubblico impiego ed impostazioni di economie di scale di settore. Predisposizione
dello stesso.
Ai sensi dell’art.15, comma 8 della L.R. Marche n. 38/96 e successive modifiche ed
integrazioni, si sottopone all’attenzione del Presidente e dei Consiglieri la presente Relazione
sull’attività gestionale svolta da questo E.R.S.U. nell’anno 2012.
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Anche nell’anno 2012 l’impegno di tutti gli uffici dell’Ente è stato rivolto preliminarmente
all’espletamento dei compiti legati ai fini istituzionali, prestando la massima attenzione ai
cambiamenti ed aggiornamenti normativi che sono derivati dalle opportune sedi legislative ed
operando nel rispetto di una corretta ed economica gestione delle risorse assegnate, oltre che nel
rispetto dell’imparzialità dell’azione amministrativa.
Si è poi continuato a porre particolare attenzione al miglioramento sia della qualità dei servizi
erogati all’utenza studentesca, che dell’efficienza dell’attività amministrativa, indirizzata verso la
crescita delle capacità manageriali dei dirigenti e dei responsabili.
LINEE GUIDA
L’osservanza delle Linee guida dettate dal Piano Regionale per il DSU 2011/2012 ha costituito il
percorso di tutta l’attività dell’ERSU e prima di illustrare l’attività che ha caratterizzato il
raggiungimento degli obiettivi assegnati dal Consiglio di Amministrazione, si vuole porre l’
attenzione sulla sintesi del lavoro svolto dall’Ente in relazione appunto ai dettati delle Linee
guida :
Diritto allo Studio
L’aggiornamento e approfondimento delle conoscenze della normativa vigente in materia di Diritto
allo Studio, con una particolare attenzione rivolta al Piano Regionale Annuale, sono state oggetto
di approfondita attenzione da parte dell’ ERSU, al fine di individuare le eventuali variazioni da
apportare ai bandi di concorso per la concessione dei benefici.
Con la partecipazione al tavolo di confronto istituito dal Servizio Istruzione e Diritto allo Studio
della Regione Marche si è riusciti a predisporre il Piano per gli interventi per il Diritto allo Studio
per l’anno accademico 2012/2013.
Il Piano Regionale per il Diritto allo Studio è stato pubblicato con delibera della Giunta Regionale
n. 575 del 02/05/12 ed ha mantenuto tutte le novità introdotte per lo scorso Anno Accademico,
es.: con il fondo integrativo dello Stato saranno concesse le borse di studio comprensive anche
della parte in contanti; con i fondi derivanti dall’introito annuo della tassa regionale per il diritto
allo studio e dal finanziamento della regione, si deve provvedere alla maggior copertura degli
studenti rimasti idonei, dopo la concessione delle borse di studio con l’importo derivante dal Fondo
integrativo dello Stato,
procedendo ove necessario alla riduzione della quota in denaro;
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obbligatorietà del consumo del primo pasto per gli studenti pendolari e del secondo per i fuori
sede e diversi parametri per la definizione dello studente fuori sede (tempi di percorrenza con
mezzi pubblici) che puntualmente sono state riportate nei bandi di concorso per la concessione di
borse di studio e degli altri benefici. In particolare la diversificazione della tipologia di borse di
studio (borsa in contanti e servizi / borsa di soli servizi), ha comportato l’elaborazione di nuove
tabelle con relativi importi borse; la modifica nella definizione di studenti fuori sede ha richiesto
uno studio approfondito delle distanze chilometriche percorribili con mezzi pubblici tra i comuni di
residenza degli studenti e le diverse sedi universitarie (Urbino, Pesaro, Fano).
Per l’anno accademico 2011/12 hanno proseguito la loro funzione, all’interno delle strutture gestite
dall’ERSU, le figure di tutor docenti e tutor studenti. Il tutor studente, individuato tra gli
studenti iscritti ad anni successivi e quindi con esperienza di alloggio presso le strutture,
rappresenta un punto di riferimento per tutti gli studenti ed in particolare per quelli di prima
immatricolazione. L’attività del tutor docente si esplica attraverso l’organizzazione di conferenze
rivolte a tutti gli studenti, e di orientamento didattico per gli studenti di prima immatricolazione.
Sono stati approvati dal Consiglio di Amministrazione i bandi di concorso per il nuovo anno
accademico 2012/2013 per la concessione di borse di studio, contributi ERASMUS, servizio
alloggio, servizio mensa; bandi di concorso per contributi per la concessione dei prestiti fiduciari;
bandi per l’assegnazione dei posti letto riservati agli studenti diversamente abili.
Sono stati anche approvati bandi di concorso
per la concessione di alloggi e pasti gratuiti
a
studenti tutor e per docenti tutor per l’anno accademico 2012/13 ed un bando di concorso per
studenti tutor con conoscenze linguistiche da impiegare presso lo sportello per Studenti Esteri.
Nel pieno rispetto dei termini i bandi in oggetto sono stati messi a disposizione di tutti gli studenti,
pubblicandoli integralmente nel sito internet dell’E.R.S.U., per il quale periodicamente vengono
inviate agli addetti al SIS tutte le novità riguardanti i Link di competenza (bandi, pagamenti, ecc.),
al fine di tenere sempre aggiornato il sito WEB.
Già da qualche tempo l’Ente ha effettuato scelte organizzative tali da spingere gli studenti ad
utilizzare sempre di più gli strumenti informatici. Nell’anno 2012 sono stati migliorati i servizi offerti
tramite il portale dell’Ente. Il portale stesso ha assunto un ruolo fondamentale nell’interazione con
gli studenti sia per quanto riguarda la diffusione delle informazioni (vedi bandi di concorso, esito
delle graduatorie, ecc.) sia per la gestione delle domande per la richiesta dei benefici. Sono state
rilevate una media di c.ca 1500 visualizzazioni a settimana.
L’informatizzazione delle domande tendenti ad ottenere i benefici e la pratica acquisita dai
dipendenti con diversi anni di esperienza ha permesso all’Ufficio Gestione Provvidenze per studenti,
di raggiungere una maggiore efficienza nei processi interni di elaborazione dei dati; come già
avviene da qualche anno, è stata curata la parte informativa della pagina internet con l’obiettivo
specifico di richiamare l’attenzione degli studenti sugli aspetti più importanti dei bandi di concorso.
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Agli studenti che hanno presentato la richiesta di borsa di studio,
già presenti sul data base
dell’ERSU, è stata proposta anche per l’anno accademico 2012/13 la domanda precompilata, con i
dati anagrafici e del merito scolastico. La procedura di importazione dall’Università degli Studi dei
dati relativi alla carriera scolastica, ha permesso alle segreterie di diminuire i tempi per il controllo
delle certificazioni di merito. L’Ente ne ha tratto un consistente vantaggio per la definizione delle
procedure di verifica degli esami e crediti dichiarati dagli studenti, ed ha potuto così procedere alle
revoche delle borse di studio e/o modifiche della posizione in graduatoria. Sempre per le finalità
sopra ricordate anche per l’anno 2012 sono stati attrezzati due uffici con 6 postazioni PC con
relativo collegamento internet per assistere gli studenti nella compilazione della domanda per la
richiesta dei benefici. Il livello di gradimento dei servizi resi, salvo casi sporadici, e l’assenza di
eventuali contenziosi sono la necessaria cornice alla capacità di rilevare i bisogni degli utenti e
orientare nel limite del possibile e nell’ambito delle competenze assegnate, comportamenti
organizzativi atti al soddisfacimento dei bisogni in oggetto.
L’ERSU ha perfezionato ulteriormente, per l’anno accademico 2012/13 il sistema di presentazione
delle domande di assistenza che
prevede l’utilizzo esclusivo della trasmissione on line, senza
l’invio dei documenti cartacei, ad eccezione degli studenti che non hanno le credenziali e degli
studenti stranieri.
Per fruire di
primo, si è
questa possibilità lo studente, iscritto al primo anno o agli anni successivi al
recato personalmente presso la sede dell’Ufficio Diritto allo Studio, munito di una
fotocopia del documento di riconoscimento in corso di validità per chiedere la convalida delle
credenziali (username e password) necessarie per l’accesso all’area riservata del portale dell’ERSU.
E’ stata semplificata e snellita la procedura di registrazione al sito attualmente in atto. L’utilizzo
della tessera sanitaria ha consentito all’operatore di acquisire senza errori il codice fiscale e gli altri
dati presenti nella banda magnetica. La generazione automatica delle credenziali da parte del
software ha permesso di velocizzare la fase preliminare di accesso all’area riservata da parte dello
studente.
La convalida costituisce il presupposto indispensabile per trasmettere solo on line la
domanda di borsa di studio, senza l’invio della stampa.
Il rapporto di collaborazione con l’Università, finalizzato alla trasmissione dei dati
relativi alla
carriera dello studente, è di fondamentale importanza per l’accertamento della veridicità di quanto
dichiarato dagli studenti con l’autocertificazione. Tale attività costituisce un presupposto
indispensabile per una corretta pubblicazione delle graduatorie nei tempi previsti dai bandi e per
l’attivazione dei servizi in tempo utile dall’inizio dell’anno accademico.
Con riferimento alla nuova suite ABADAS, anche nel corso dell’ anno 2012 è stata controllata la
funzionalità tecnica della procedura di importazione dei dati dal data base dell’Università. Sono
stati, inoltre, comparati i dati dichiarati dallo studente con quelli provenienti dal data base
dell’Università.
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Dopo la pubblicazione della graduatoria definitiva, in collaborazione con l’Università degli studi
sono stati eseguiti i controlli sui dati relativi all’iscrizione ed al merito scolastico, alcuni studenti
sono stati esclusi dalla borsa di studio per non essersi iscritti nei tempi previsti dal bando di
concorso.
E’ stata rivista totalmente la domanda on line con l’obiettivo di semplificane la compilazione non
solo in funzione dei processi di importazione dei dati dal'Università e dall'INPS, ma anche ponendo
allo studente domande semplici e precise, introducendo nei singoli campi semplici spiegazioni e
inserendo anche dei vincoli per evitare possibili errori da parte dello studente.
Le attività svolte hanno riguardato tra l’altro i seguenti argomenti:
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rivisitazione della modalità di registrazione e certificazione utenti;
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domanda di contributo straordinario;
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gestione del merito;
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gestione di un messaggio per gli studenti che intendevano riconfermare i redditi;
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studenti stranieri (eliminato qualsiasi valore di default);
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studente indipendente;
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genitori licenziati;
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studenti disabili;
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analisi e verifica di funzionalità di tutte le pagine web della domanda (merito,
semplificazione e aggiornamento della tabella corsi , tipologia utenti, revisione delle
stampe ecc.);
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test e collaudo della domanda on line come definito nelle azioni precedenti.
Entro le date previste dai relativi bandi di concorso (03/09/2012 per gli studenti che si iscrivono
agli anni successivi al primo; 10/09/2012 per gli studenti che si iscrivono al primo anno di un corso
di una laurea triennale, specialistica/magistrale o a ciclo unico; 03/12/12 per gli studenti che si
iscrivono al primo anno dei corsi di specializzazione e dottorato di ricerca) sono state presentate
2234 domande di borsa di Studio di cui n. 1524 trasmesse esclusivamente on line senza l’invio
del cartaceo e n. 710 con la spedizione della domanda cartacea. Di tali studenti richiedenti la
borsa di studio, n. 1726 sono stati dichiarati beneficiari con le determine
n. 339 del
30/10/12 e n. 357 del 21/11/12 (assestamento graduatorie definitive e I anno terzo livello) di cui
464 erogate con il fondo integrativo dello Stato (borsa di studio comprensiva della quota contante)
e 1.262 con i fondi regionali (borsa di studio di soli servizi) e n. 508 esclusi. Tutti gli studenti
regolarmente iscritti ai corsi di laurea dell’Università degli Studi, dell’Accademia di Belle Arti,
dell’ISIA, e Conservatorio G. Rossini e altri utenti aventi titolo in base agli atti convenzionali,
complessivamente circa 20.000 utenti, sono stati abilitati ad usufruire del servizio mensa. Sono
state valutate 2067 richieste di alloggio.
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Con la determina N. 289 del 21/09/2012 sono state pubblicate la graduatorie provvisorie delle
borse di studio sulla base dei fondi quantificati per l’anno precedente. Entro i termini previsti dal
bando di concorso sono state presentate 69 istanze di riesame inerenti, la maggior parte, la
condizione di merito, di cui 46 accolte (Det. 336 del 30/10/2012) e 23 respinte (Det. 337 del
30/10/2012).
Per l’inizio dei corsi (mese di Ottobre 2012) sono stati assegnati complessivamente,
comprese le rinunce, n. 1496 posti alloggio (compresi Pesaro). Nel numero complessivo dei
posti assegnati sono compresi
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alloggi assegnati agli studenti diversamente abili e loro
accompagnatori, n. 555 a pagamento, di cui n. 65 alloggi a pagamento a studenti laureandi e n.
16 a studenti aventi titolo all’integrazione. Inoltre sono stati concessi n. 6 posti alloggio e pasti
gratuiti a n. 6 studenti tutor e n. 4 posti alloggi e pasti gratuiti a 4 docenti tutor presso le strutture
dell’Ente.
Per comunicare con l’utenza sono stati utilizzati SMS ed e-mail, con un notevole risparmio di tempo
e di spese telefoniche.
Nei termini prescritti dal bando di concorso e del piano regionale, è stato predisposto l’atto
(determina n 386/12), per il pagamento della prima rata equivalente al
50% della parte in
contanti della borsa di studio agli studenti dichiarati vincitori, con le risorse derivanti dal Fondo
integrativo Statale; sul programma DPCM sono state generate le scadenze con i relativi importi
ed è stato trasmesso all’Ufficio Attività Finanziaria un file TXT per la predisposizione dei mandati di
pagamento.
Per gli studenti iscritti per l’anno accademico 2011/12 al primo anno di corso, è stato predisposto
il modello di autocertificazione con il quale hanno potuto attestare il raggiungimento dei crediti
necessari per il pagamento della seconda rata della borsa di studio; tale attività ha consentito,
quindi, agli uffici preposti di effettuare il pagamento con un congruo anticipo rispetto al termine
fissato dal bando del 10/08/2012.
La spesa complessiva per la concessione delle borse di studio nell’anno accademico 2012/2013
compresi i servizi, è stata di €. 4.663.673,72 (alla data del 31/12/2012).
La principale attività di front-office consiste nel dare risposte e soluzioni alle innumerevoli richieste
telefoniche, verbali o inoltrate all’indirizzo di posta elettronica dell’Ufficio Gestione Provvidenze per
Studenti.
L’obiettivo principale è costituito dal fornire spiegazioni e chiarimenti circa la
compilazione dei moduli per la richiesta dei benefici e relativamente alle modalità ed ai requisiti per
l’ottenimento degli stessi. Gli addetti al front-office hanno rilasciato le tessere magnetiche per
l’accesso ai servizi dell’Ente.
Il principale obiettivo di miglioramento realizzato nell’anno 2012 è stato il rilascio e stampa tessera
servizi da ogni postazione dello sportello.
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Già dal 19 giugno 2012 erano disponibili sull’area di Test le modifiche del software richieste. Il
personale ha compiuto diversi test al fine di accertare la corretta funzionalità delle modifiche,
compresa la domanda on-line; è stata poi acquistata una stampante per la stampa delle tessere, 5
lettori di badge in emulazione tastiera con interfaccia e cavo USB e n. 2 scanner. Ogni operatore
è stato così posto nella condizione di operare autonomamente con un notevole risparmio di tempo
in fase di registrazione e stampa della tessera sevizi. Sono state rilasciate ex novo circa 3500
tessere servizi.
Sono sempre in funzione e sempre più frequentati gli sportelli informativi dell’ E.R.S.U. di Urbino
presso le sedi decentrate dell’Università degli Studi di Pesaro e Fano, con lo scopo di fornire
l’assistenza agli studenti iscritti ai corsi di laurea dell’Università degli Studi di Urbino e del
Conservatorio “Rossini”, affinché
usufruiscano degli stessi servizi
e con le stesse
modalità
previste per gli iscritti ai corsi di laurea della sede centrale di Urbino, specialmente nei periodi di
consegna delle domande benefici nonché per far fronte a tutte le necessità di front-office:
informazioni,
consegna tessere studenti, invio domande benefici,
vendita di buoni pasto per
usufruire del servizio mensa e controllo della gestione.
E’ migliorata la gestione degli alloggi, aumentando i controlli sia nei confronti degli ospiti sia per
quanto concerne la manutenzione delle strutture e degli impianti tecnici.
A fronte delle necessità summenzionate l’E.R.S.U
di Urbino ha stipulato, con
appositi atti
deliberativi, convenzioni per mettere a disposizione degli studenti iscritti ai corsi di laurea delle
sedie decentrate di Pesaro e Fano, sia i servizi mensa che parte degli alloggi, come meglio verrà
illustrato sotto, nell’area dedicata.
Per l’anno accademico 2011/2012 con diversi atti (Delibere nn.
42/11 -53/12-Determine nn.
199/12 -253/12-), sono stati concessi n. 106 contributi straordinari a studenti vari che si trovano
in disagiate condizioni economiche, per una spesa complessiva di € 93.826,00 alla cui copertura
ha provveduto l’Università con un contributo concesso all’ERSU a ciò dedicato.
E’ stato concesso un contributo denominato Fondo di Solidarietà per diversamente abili con
invalidità superiore al 66%, che non hanno ottenuto la borsa di studio. La concessione in oggetto è
vincolata al possesso dei requisiti di reddito e/o patrimonio richiesti per la borsa di studio e ad un
requisito di merito minimo. A fronte di n. 5 domande presentate sono stati concessi n. 5 contributi
la cui spesa complessiva rientra nella Determina N. 253 del 21/08/12 (Concessione del contributo
straordinario 2011/12).
Con la determina n. 140 del 03/05/2012 per l’a.a. 2011/12 è stata integrata la borsa di studio a n.
3 studenti diversamente abili per l’acquisto di protesi e supporti che agevolino l’attività didattica
per un importo complessivo di € 1.522,72.
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Per l’anno accademico 2012/2013 il Senato Accademico ha approvato il regolamento di Ateneo per
i servizi agli studenti
diversamente abili
e con “bisogni educativi speciali”, elaborato
dalla
commissione per l’analisi delle problematiche relative agli studenti diversamente abili”. Alla
commissione handicap, della quale fanno parte anche due incaricati dell’ERSU, è stato demandato
il compito di
verificare che gli studenti richiedenti l’assistenza abbiano i requisiti di disabilità
necessari alla fruizione del servizio e ove necessario a redigere una graduatoria, e di stabilire la
tipologia e il numero di ore di assistenza necessaria al diversamente abile in ragione delle
problematiche certificate. Tra i compiti assegnati alla commissione, si distingue quello riservato alla
valutazione dell’idoneità dei singoli studenti a svolgere l’attività di tutor accompagnatore e sulla
relativa assegnazione allo studente disabile in rapporto alla disabilità.
Con delibera n. 38 del 25/06/12, il Consiglio di Amministrazione dell’E.R.S.U.
di Urbino ha
approvato, per l’anno accademico 2012/13, il bando di concorso per la concessione degli alloggi
agli studenti diversamente abili iscritti all’Università degli Studi, dell’Accademia di Belle Arti,
dell’ISIA di Urbino e del Conservatorio G. Rossini di Pesaro.
Per l’anno accademico 2011/2012 sono stati mantenuti, inoltre,
n. 4 computer portatile e
mantenuti attivi n. 9 collegamenti Internet nelle rispettive camere.
Presso il Collegio La Vela sono state gestite n. 8 camere con relativi bagni, per studenti disabili in
carrozzina e una saletta multimediale con quattro postazioni internet a fianco della portineria.
Ha costituito una novità la concessione di servizi ad alcuni studenti, a titolo di cofinanziamento
progetto di Cooperazione Internazionale con l’Honduras dell’Università degli Studi di Urbino “Carlo
Bo”.
In base alla normativa stabilita dal bando di concorso sono state valutate tutte le richieste di
contributo presentate dagli studenti beneficiari di borsa di studio partecipanti al programma
ERASMUS/SOCRATES. Per l’anno accademico 2012/13 sono stati concessi n. 8 contributi
Erasmus. Con determina n. 358 del 22/11/2012 è stato liquidato l’anticipo (70%) del contributo
relativamente all’anno accademico 2012/13. La spesa sostenuta relativa all’anticipo 70% del
contributo è stata pari a €. 7.560,00
Con determina n. 359 del 22/12/2012 è stato liquidato a n. 8 studenti il saldo (30%) del contributo
per l’a.a. 2011/12. La spesa sostenuta è stata pari a € 4.617,00
Con determina n. 393 del 12/12/2012 sono state
quantificate le somme contanti spettanti a
ciascun studente per i servizi non goduti gratuitamente in conto borsa, in quanto partecipanti al
programma ERASMUS. Il rimborso dei servizi non goduti in conto borsa è stato pari a € 53.384,95.
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Gli studenti iscritti nella sede universitaria di Fano, dopo verifica della presentazione di un contratto
a titolo oneroso per almeno 10 mesi, sono stati rimborsati della quota alloggio prevista dalla borsa
di studio.
Con determina n. 395 del 12/12/2012 sono stati effettuati i conguagli per un importo di €
472,30, per tutti
gli studenti risultati vincitori con assegnazioni successive alla graduatoria
definitiva nell’a.a. 2011/12.
Il servizio per gli Accertamenti Fiscali consiste nel controllo delle autocertificazioni prodotte
dagli studenti, in particolare per gli aspetti relativi alla condizione economica ed alla composizione
del nucleo familiare, ricorrendo al metodo della verifica con controlli annuali a campione su almeno
il 40% degli studenti beneficiari dei servizi e degli interventi non destinati alla generalità degli
studenti.
Nelle more della graduatoria definitiva, sono stati svolti con la banca dati dell’INPS gli accertamenti
sui valori ISEE dichiarati dagli studenti idonei alla borsa di studio nelle graduatorie provvisorie.
In relazione ad alcune note trasmesse alla regione Marche da altri Enti per il Diritto allo studio
Universitario (ERSU), circa le modalità di applicazione della normativa vigente in materia di
accertamenti sulla condizione economico patrimoniale degli studenti, beneficiari delle prestazioni
sociali agevolate non dirette alla generalità degli studenti,
L’ERSU di Urbino ha trasmesso
all’Ufficio competente della regione Marche una relazione con la quale si evidenziava la necessità di
un analisi dei testi normativi vigenti per decretare una corretta interpretazione dei testi stessi e
stabilire, conseguentemente, una uniformità di comportamento su tutto il territorio regionale. La
regione in data 23 gennaio 2013
ha trasmesso a questo Ente il proprio parere in ordine agli
accertamenti sulla condizione economico/patrimoniale delle studente e conseguente applicazione
delle sanzioni amministrative in caso di dichiarazioni mendaci.
Nel corso dell’anno 2012, inoltre, sono state riquantificate n. 6 borse di studio per un importo di €
3.065,39.
Per l’anno accademico 2011/12 con determina n. 13 del 16/01/13 sono state revocate per
mancanza merito n. 71 borse di studio per una somma complessiva di € 192.089,14. Le revoche
in oggetto si riferiscono agli studenti iscritti al primo anno di corso nell’anno accademico
2011/2012, che alla data del 30/11/2012 non hanno maturato i crediti necessari per il
mantenimento del beneficio. Gli importi
da recuperare (contante e servizi) a seguito del
provvedimento di revoca sono stati quantificati in € 61.578,80. Gli studenti che non hanno
provveduto al rimborso di quanto dovuto, nei termini stabiliti dalla determina di revoca, sono stati
inviati all’Ufficio legale dell’Ente al fine di adottare i relativi provvedimenti di recupero.
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Con la Procura della Repubblica di Urbino ci sono stati continui contatti per l’invio di
chiarimenti e documenti per il trattamento delle pratiche pendenti presso la Procura stessa.
Servizio Ristorazione e Servizio Alloggi
Anche nel corso dell’intero anno 2012, l’impegno dell’ERSU è stato rivolto a gestire i servizi
destinati agli studenti in maniera sempre più conforme alle esigenze degli stessi, in modo tale da
rendere le offerte sempre in linea con le richieste.
Nel corso dell’anno 2012 è stata mantenuta l’organizzazione del servizio attivata l’anno precedente:
alla Ristorazione del Tridente sono previste una linea di distribuzione per il pasto tradizionale ed
una per il Cibus, aperte a pranzo e a cena dal lunedì al venerdì, mentre il sabato e la domenica è
attiva la sola linea del tradizionale; alla Ristorazione Duca sono attive due linee per il tradizionale
ed una per il Cibus, mentre per il turno serale è stato inserito un menù della linea tradizionale
ridotto, comprendente due primi e due secondi ripresi dal menù del pranzo sia della linea
tradizionale che della linea Cibus, consentendo così di mantenere aperta la mensa la sera con un
numero minimale di personale.
Presso le ristorazioni di Urbino sono stati erogati complessivamente n° 473.078 pasti, con una lieve
diminuzione (1,7% circa) rispetto all’anno 2011 in cui sono stati erogati n° 481.300 pasti, come
meglio evidenziato nella allegata Tabella 1; a tal proposito occorre sottolineare che a febbraio
2012, causa neve, fu sospesa l’attività didattica e restò chiusa la Ristorazione Duca per circa tre
settimane. Anche per l’ a.a 2011/2012 ai vincitori di borsa di studio sono stati attribuiti due pasti al
giorno gratuiti. I pasti da asporto sono stati n° 58.065 registrando una flessione del 31.4% circa
rispetto all’ anno precedente e confermando una maggior incidenza nel turno serale e presso la
Ristorazione Tridente. Determinante è stato l’inserimento della tariffa di € 0,20 per ogni pasto da
asporto dopo il decimo in un mese ed il controllo costante effettuato sulle deleghe ai pasti da
asporto rilasciate dagli studenti impossibilitati a recarsi a mensa ai quali è stato richiesto di
documentare le motivazioni (malattia, studio, lavoro, attività sportiva, ecc.).
Le mense sono state aperte complessivamente per 342 giorni.
Nel periodo estivo al fine di consentire in maniera ottimale l’attività convegnistica concentrata
prevalentemente nel mese di Luglio ed il temporaneo trasferimento di alcune unità al servizio
pulizie, è stata attuata una programmazione delle ferie del personale articolata in tre turni di 18
giorni ciascuno a decorrere dal 2 Luglio e fino al 2 Settembre 2012, garantendo in tal modo un
congruo periodo di riposo al personale e al tempo stesso una dotazione organica sufficientemente
adeguata alle necessità del servizio.
Il servizio ristorazione ed il servizio bar presso il Campus Scientifico, affidati dal mese di ottobre
2011 alla ditta che ne ha vinto l’appalto, hanno riconfermato l’elevato gradimento da parte
12
dell’utenza; in particolare alla ristorazione è stata ampliata l’offerta inserendo, a decorrere da
gennaio 2012, il pasto ridotto: sono stati erogati complessivamente n° 46.595 pasti di cui n°
38.363 pasti completi ad € 6,50 cad. e n° 8.232 cad. pasti ridotti ad € 5,00 per una spesa
complessiva di € 290.519,50 + IVA.
La ditta, come previsto nel bando di gara, ha effettuato una ristrutturazione dei locali cucina, sala,
deposito derrate; ha installato le attrezzature necessarie per la cottura e distribuzione dei pasti ed
il servizio erogato, non più su prenotazione, ha registrato un notevole gradimento da parte
dell’utenza.
Nell’anno 2012 le tariffe del pasto sono rimaste invariate rispetto all’anno precedente: €.
5,00 per il pasto completo ed € 2,60 per il Cibus per gli studenti, € 10,00 per il pasto completo ed.
6,00 per il Cibus per i docenti, € 11,00 per il pasto completo ed € 6,50 per il pasto Cibus per i
convenzionati; è stata mantenuta la possibilità di abbonamento pasti prepagati per i docenti: 15
pasti Cibus ad € 50,00 - 10 pasti completi ad €. 80,00 e 5 pasti ridotti ad € 35,00:
complessivamente sono stati venduti n° 79 abbonamenti Cibus per un ricavo di € 3.950,00, n° 63
abbonamenti per pasti completi con un ricavo di € 5.040,00 e n° 1 abbonamento pasti ridotti con
un ricavo di e € 35,00.
Al bar del Tridente è proseguita la gestione da parte della Ditta Bonci; il gradimento da
parte dell’utenza è andato aumentando nel corso dell’anno ed il servizio è stato modulato per
quanto riguarda gli orari di apertura in base alle esigenze evidenziate.
Nel periodo estivo è stato attivato, come consuetudine negli ultimi anni, il servizio di
colazioni all’inglese in concomitanza dell’attività convegnistica e della presenza di studenti stranieri:
sono state erogate complessivamente n° 1.585 colazioni al costo di €. 2,00 ciascuna.
Il servizio di colazioni comprese nella tariffa del pernottamento, attivo presso il Collegio del Colle e
presso il Collegio Internazionale è proseguito per tutto l’anno registrando un notevole gradimento
tra gli
ospiti
delle due strutture; la tariffa, compresa nel pernottamento (delibera n° 36 del
27.06.2008) è di € 1,00 e prevede
una bevanda calda, un panino o una brioche, burro e
marmellata o miele o cioccolata; nel 2012 sono state erogate n° 50.713 colazioni agli studenti e n°
5.623 colazioni ai docenti per complessive 56.336 colazioni. Al servizio sono state assegnate al
Collegio del Colle una unità full-time ed una unità part-time che completa l’orario al servizio sala
presso la Ristorazione Tridente;
al Collegio Internazionale è assegnata una unità part-time,
mentre il sabato e la domenica il servizio viene garantito in entrambe le sedi da unità addette alla
cassa e/o sala e cucina.
Nell’ intento di garantire una sempre maggiore varietà nei menù intesa soprattutto nel senso
di dilazionare quanto più possibile la ripetitività delle proposte, e contemporaneamente di
agevolare le operazioni di preparazione dei pasti, nelle forniture sono stati introdotti alcuni nuovi
prodotti come secondi e contorni surgelati pronti da cuocere.
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L’ attività convegnistica e gli interventi correlati, di volta in volta richiesti nel corso dell’anno,
sono stati garantiti secondo il calendario e gli ordini di servizio e sono stati effettuati, come in
passato, sia presso le strutture dell’ente che all’esterno, in questo caso gli interventi esterni sono
stati effettuati dalla Ditta appaltatrice che svolge servizio al Campus, con il coordinamento del
servizio ristorazione.
Tenuto conto della maggior affluenza, in particolare al Duca, nel turno del pranzo e della
modifica apportata al menù serale della suddetta struttura, la distribuzione del personale è stata
caratterizzata da un rafforzamento dell’organico dei turni del mattino ed una costante verifica delle
situazioni quotidiane per un ottimale utilizzo delle risorse umane, calibrato sulle esigenze di volta
in volta rilevate ed attuando anche una costante mobilità del personale tra le due strutture e
nell’ambito dei servizi di sala e cucina.
Sono stati svolti inoltre corsi di aggiornamento in merito alla sicurezza, all’igiene degli alimenti e
sulla celiachia; è stato inoltre effettuato un corso di informazione e formazione sull’uso delle
attrezzature acquistate recentemente: un forno trivalente, una abbattitore di temperatura,
macchina per il sottovuoto e forni a microonde professionali.
E’ continuato da parte del personale l’impegno nell’incentivare la raccolta differenziata da parte
dell’utenza, facilitata con l’installazione nelle mense di compattatori per la raccolta del
compostabile (organico, piatti posate, bicchieri e tovaglioli) e di altri contenitori per la raccolta
delle altre tipologie di rifiuti (vetro, plastica, lattine), riducendo l’uso di detersivi e delle unità di
personale necessarie al momento del riassetto.
Per quanto concerne il sistema informatico delle mense sono state registrate alcune
problematiche all’inizio dell’anno accademico, di funzionamento dei pc, delle casse e dei
monetizzatori dovute alla inadeguatezza e vetustà delle apparecchiature, che sono state superate
in corso d’anno; complessivamente sono stati incassati tramite monetizzatore ad Urbino €
439.324,50 e manualmente € 37.164,36.
E’ stato completato l’acquisto delle attrezzature e dei macchinari necessari per l’
organizzazione dell’attività con il sistema di cottura centralizzata (n° 1 forno trivalente, n°
1
abbattitore di temperatura, n° 1 macchina per il sottovuoto) a seguito della eliminazione del
vapore presso la Ristorazione Tridente, attivando conseguentemente le eventuali azioni correttive
previste dal Manuale di corretta prassi igienica.
Come negli anni passati è stata garantita la massima collaborazione con il Servizio Magazzino per
la verifica delle merci al momento della consegna da parte dei fornitori.
E’ stata rinnovata la convenzione con l’Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell’Umbria e delle
Marche per la consulenza sulla corretta applicazione della prassi igienica: anche nel 2012 l’attività
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ha compreso le verifiche periodiche con i relativi esami di laboratorio,
l’attività formativa, la
revisione del manuale e analisi richieste su alcuni prodotti per accertarne la conformità.
Il servizio di ritiro incassi dei monetizzatori e versamento in banca è stato svolto in maniera
corretta e puntuale dalla Società Axitea.
A giugno è stata effettuata una indagine di customer satisfation presso tutte le ristorazioni di
Urbino dalla quale si è evidenziato un buon livello di gradimento del servizio erogato.
Per gli studenti iscritti ai corsi universitari presso la sede distaccata di Pesaro e Fano, il servizio è
stato garantito da esercizi commerciali convenzionati con l’Ente: un ristorante a Pesaro (Il
Castiglione) e un ristorante a Fano (Alla Fermata 615).
Servizio alloggi.
Nell’anno 2012 nelle Strutture abitative dell’Ente (esclusi
Collegio Colle a
foresteria e Collegio Internazionale) e quindi nei Collegi Universitari, Campus, Casa Studentessa
e alloggi Pesaro e Fano si sono registrati n. 376.382 pernottamenti, da riferire alla normale attività
didattica dell’ Università ed ai pernottamenti relativi ai Convegni, Congressi e Partnership, nonché
quelli riferiti ai partecipanti al corso estivo per stranieri organizzato dalla nostra Università, oltre ai
40.883 del Colle Foresteria e del Collegio Internazionale, per un totale di 417.265 pernottamenti
totali, che annotano un incremento del 6% rispetto al totale dello scorso anno.
Il buon andamento dei pernottamenti è confermato dall’indice di occupazione dei posti letto, che
nei nove mesi di attività accademica
del 2012 supera il 95% con punte del 98 - 99% (coll.
Aquilone-Serpentine, Colle, Casa St.ssa). Anche il Collegio del Campus che per la sua posizione
dislocata fuori dalla città, era da sempre il meno richiesto dei collegi, quest’anno ha avuto una
occupazione sempre al di sopra dell’85% dei posti letto.
Larga parte delle presenze sono dovute agli studenti beneficiari di borsa di studio, in modo
superiore all’anno precedente in quanto tutti coloro che ne avevano i requisiti di merito e di
reddito, sono stati soddisfatti; tutto ciò non ha impedito comunque di assegnare anche molti posti
letto a pagamento con l’impossibilità di soddisfare però tutte le numerose richieste pervenute in
numero superiore ai posti disponibili.
Per migliorare ed agevolare l’accoglienza, la conoscenza del Regolamento, l’accompagnamento e
l’integrazione degli studenti, a cominciare dalle matricole, è stata mantenuta la figura dello
studente Tutor. Il Tutor rappresenta un punto di riferimento a cui lo studente può rivolgersi in
qualsiasi momento, all’interno della sua residenza universitaria. Alloggiando gli studenti in varie
strutture residenziali, sono stati istituiti cinque Tutor per i collegi situati al colle dei Cappuccini di
Urbino, ed uno per la struttura ricettiva situata in via Petrucci a Pesaro. Gli studenti Tutor hanno
mantenuto nei collegi un Centro di ascolto (CASCU) e stabilito anche una stretta collaborazione
con il docente Tutor che è alloggiato al Collegio del Colle. Nell’anno 2012 hanno operato anche n.
15
5 docenti tutor che hanno promosso una proficua collaborazione con gli studenti tutor, realizzando
una serie di attività; insieme hanno promosso c/o l’aula n. 5 del Collegio Tridente, un luogo di
incontro, denominato ARCCO (attività ricreative culturali collegi di Urbino), aperto per determinate
ore, due giorni alla settimana. Il suo obiettivo principale è quello di veicolare, pubblicizzare e
stimolare lo svolgimento di attività che contribuiscano a migliorare la qualità della vita nelle
strutture collegiali di Urbino. ARCCO include anche il preesistente servizio del Centro di ascolto
studenti collegi universitari (CASCU).
Per una migliore ed effettiva applicazione del Regolamento interno delle Strutture abitative da
parte degli ospiti alloggiati, nonché per un’adeguata tenuta dell’arredo ed una reale conoscenza
delle norme della vita comunitaria, specialmente da parte di ospiti stranieri (Erasmus e
convegnisti) è stato istituito un controllo periodico e/o quotidiano delle camere e degli spazi
comuni. L’ addetto di turno effettua i dovuti controlli e li trascrive in appositi report informatizzati,
predisponendo anche dettagliata relazione.
Nel 2012, le
strutture ricettive, hanno ospitato n° 15 disabili ai quali è stata garantita, per
particolari esigenze e necessità degli stessi, un più frequente intervento anche del personale
amministrativo del settore “Segreteria studenti” oltre che di quello di portierato e pulizie.
Tutta l’area collegiale è coperta dalle reti wireless che sono fruibili in tutti gli spazi comuni e in
talune camere. Inoltre l’accesso a tale servizio è garantito in tutte le camere riservate ai
diversamente abili.
E’ stata effettuata una costante e continua opera di controllo e vigilanza affinché gli ospiti alloggiati
rispettassero il regolamento dei collegi universitari, in particolare per la corretta tenuta dei beni e
attrezzature in loro dotazione, e per il rispetto delle normali norme di vita comunitaria.
E’ dal 2006 che è stato attivato al collegio Aquilone un servizio di lavanderia a gettone per gli
studenti alloggiati ed il successo riscosso ha imposto l’apertura di ulteriori tre punti lavanderia al
collegio Tridente a partire sempre dal ottobre e proseguito negli anni successivi.
Anche nel 2012 gli studenti si sono dotati di biancheria da camera propria. La biancheria da
camera ha continuato e continua invece ad essere consegnata agli ospiti che richiedono l’alloggio a
foresteria, agli studenti Erasmus dietro richiesta ed in particolari casi che di volta in volta si sono
presentati.
Nel 2012 la consegna di biancheria dell’Ente è di circa il 10-12% rispetto agli ospiti alloggiati.
Nell’anno 2012 i cicli di lavaggio e asciugatura sono stati complessivamente n. 32.953.
Le richieste autorizzate agli studenti per l’utilizzo degli spazi comuni (Auditorium del collegio la
Vela, Anfiteatro del collegio del Colle e le aule esterne del collegio Tridente), nel 2012 sono state
complessivamente n° 120, alcune delle quali anche per più periodi. Le istanze hanno riguardato
attività teatrali, assemblee studentesche, conferenze, incontri sindacali, spettacoli, utilizzo
pianoforte, buffet di compleanno e di laurea, attività associative, ricreative e cineforum.
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Sono state effettuate visite guidate di vari gruppi ai collegi, in particolare di organizzatori di
convegni e scolaresche nell’ambito della attività di Orientamento e di tecnici anche della Regione
sul Collegio Tridente, per sopralluoghi mirati ad interventi di ripristino delle strutture.
Nel 2012, il sistema di pagamento attraverso le monetiche installate presso la segreteria dei Collegi
Universitari al Collegio Aquilone ha raccolto € 360.632,00 registrando una flessione rispetto al
2011 dovuta a due ordini di motivi: in primo luogo perché è considerevolmente aumentato il
numero degli studenti beneficiari di borsa e ciò ha prodotto un minore numero di ospiti a
pagamento; in secondo luogo, molti genitori di studenti alloggiati effettuano il pagamento delle
rette mensili, tramite bonifico bancario. Va comunque sottolineato come a fronte di un incasso, nel
2012, di € 813.666,14, ben 598.128,42 pari al 73%, sono stati introitati attraverso tesserino
(badge) con rilascio della relativa ricevuta da parte degli operatori della Segreteria studenti.
Solo una minima parte si è recata in banca per regolarizzare i propri pagamenti. Gli studenti
hanno così continuato a dimostrare di essere molto favorevoli al servizio perché sono stati sgravati
dalle lunghe file in banca, che sottraevano loro tempo prezioso da dedicare allo studio e l’aspetto
positivo per l’ente consiste nel fatto che è fortemente diminuito il problema dei pagamenti insoluti,
che hanno sempre richiesto una serie di interventi finalizzati a recuperare somme non riscosse.
Alla data del 31 dicembre 2011 restavano da riscuotere € 120.975,35 relativi a rette alloggio
arretrate.
Attraverso un intervento capillare, tramite comunicazioni orali e scritte, sono stati informati tutti gli
studenti morosi che l’accesso ai collegi per il nuovo anno accademico non sarebbe stato
consentito, qualora vi fossero pendenze arretrate di alloggio. Tutto ciò ha fatto sì che nel 2012
siano stati riscossi, per sole rette alloggio arretrate € 84.441,17 pari al 70,% del dovuto SUL 2011.
Per contenere le spese di gestione, dal 30 giugno al 29 settembre 2012, è stato chiuso il
“Campus”; dal 10 luglio al 16 settembre il Collegio la Vela; dal 9 luglio al 16 settembre la Casa
della Studentessa; dal 9 al 27 luglio il Collegio Serpentine, anche per permettere una pulizia a
fondo degli ambienti, con relativo trasferimento e concentrazione presso altre strutture degli ospiti
alloggiati.
Terminati gli impegni convegnistici, anche una parte del Collegio Aquilone non è stata utilizzata
fino al mese di settembre, per permettere piccole manutenzioni necessarie, che sono state fatte
con il personale dell’ente. Da settembre 2012, in concomitanza con la sessione autunnale degli
esami e delle lauree e con l’arrivo degli studenti Erasmus (80 circa) è stato riaperto anche il
Collegio la Vela.
Il personale addetto all’attività di gestione delle strutture abitative ha provveduto alla verifica
delle condizioni generali delle strutture e dell’ efficienza delle condizioni igienico sanitarie delle
camere e degli spazi comuni, provvedendo a segnalare con tempestività sulle condizioni
concernenti la sicurezza dei luoghi di lavoro e di alloggio, ai sensi del D.lvo 81/2008, che
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richiedono una valutazione in “situ”, al fine di poter prevedere e predisporre interventi immediati.
Nel corso dell’anno sono stati raccolti dati utili alla calendarizzazione degli interventi a seguito di
priorità predefinite, dando la precedenza ai collegi Universitari che presentano maggiori necessità
rispetto alle altre strutture, per permettere una minore dispersione degli interventi manutentivi.
Tutto quanto sopra descritto viene fatto osservando le norme in materia di sicurezza, rispettando i
tempi stabiliti, registrando le operazioni svolte.
E’ proseguito nel 2012 l’affidamento in appalto del servizio pulizie e portierato del
Collegio Tridente (di proprietà della Regione Marche), prima svolto con il personale ERSU. Visti i
continui pensionamenti ed a garanzia di un servizio di pulizie sempre valido anche presso altre
residenze si è dovuto intervenire con pulizie esternalizzate, decidendo di concentrare il personale
dell’ente sulle restanti altre strutture. Il personale delle pulizie ha svolto l’attività con cadenze più
ravvicinate nell’area della foresteria per l’aumentata frequenza degli studenti ed ha svolto una
continua collaborazione con il personale di portineria per migliorare la qualità del soggiorno degli
ospiti, eliminando eventuali disservizi. Sono stati, inoltre, utilizzati quali risorse umane esterne
studenti part-time (150 ore) nei plessi: Casa della Studentessa, Collegio Aquilone e Collegio La
Vela a copertura dei turni di portineria.
A Pesaro sono stati occupati sempre i posti letto in Via Petrucci, nella struttura abitativa che
l’Ente mette a disposizione degli studenti e che consiste
in alcuni appartamenti,
in parte
acquistati dall’Ente e in parte presi in locazione, che offrono 53 posti. I posti letto sono sempre
stati occupati per l’intero anno accademico da studenti frequentanti i corsi universitari presso
quella città ma anche da ospiti occasionali durante il periodo estivo del 2012, per i quali i locali
della residenza sono stati utilizzati grazie ad una convenzione con il Comune di Pesaro, al fine di
ospitare gruppi di atleti, musicisti partecipanti al “Rossini Opera Festival” ed altri soggetti paganti,
mantenendo così alta la redditività della struttura.
E’ stata tenuta una stretta collaborazione con lo studente incaricato del “tutorato” per gli studenti,
con lo scopo specifico di tenere costantemente i contatti tra l’Amministrazione e gli ospiti, affinché
l’Ente possa intervenire in modo celere per cercare di risolvere le problematiche segnalate dagli
stessi ospiti e sono stati tenuti costanti contatti con gli ospiti (riunioni e incontri);
Con l’ausilio di un questionario, a suo tempo distribuito agli studenti, sono state evidenziate le
criticità che hanno dato modo all’Amministrazione di prendere mirati provvedimenti correttivi nei
confronti dei servizi erogati (ristorazione e alloggi); in questo senso, all’inizio dell’anno accademico
2012/2013, è stata acquistata e messa in opera una nuova cucina, più ampia e funzionale della
precedente ed anche una nuova televisione, interventi che hanno permesso di migliorare lo
standard qualitativo del servizio offerto agli ospiti;
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La
struttura dell’ Ersu è dotata di un sistema di videosorveglianza a circuito chiuso, le cui
telecamere sono collocate nei 4 ingressi. Ciò garantisce una maggior sicurezza agli studenti e
permette al personale preposto di vigilare l’accesso alla struttura.
Altri Servizi
Per quanto riguarda i Servizi agli Studenti (previsti dalla normativa regionale L. R. n. 38 e da
tanti anni erogati dall’ERSU di Urbino), già il 2011 è stato scenario di vere difficoltà derivanti alla
diminuzione delle risorse umane (per malattie e pensionamenti) ed in particolare finanziarie, per
disposizione dell’Assessore Regionale per il Diritto allo Studio nelle Marche.
Quindi anche nel 2012 i Servizi si sono svolti con diminuzione consistente delle spese, provocando
particolari disagi per alcuni di essi e proteste da parte all’utenza studentesca, che vorrebbe
comunque vedere garantiti i servizi che la legge concede.
Considerata tale premessa, è proprio all’interno di questa mia relazione per l’anno 2012 che, prima
di illustrare nel dettaglio l’andamento dei Servizi per Studenti avutosi nel 2012, è utile ed
importante ribadire alcune cose da me già segnalate nella relazione dello scorso anno:
i Servizi per Studenti all’Università di Urbino hanno una lunga storia, risalente alla realizzazione
delle residenze universitarie. Infatti, con la realizzazione dei collegi universitari, emerse la necessità
di renderle non dei dormitori, ma dei centri attivi di cultura e di partecipazione giovanile. Con il
tempo questi bisogni si sono espressi sia a livello di realizzazione concreta di servizi, sia nella
previsione legislativa. Tanto è vero che il Servizio Editoriale e Librario è stato realizzato prima
ancora della sua previsione da parte della normativa regionale, grazie alla concessione all’ERSU da
parte dell’allora Magnifico Rettore Carlo Bo, dei libri provenienti dal Fondo Doppioni della Biblioteca
Universitaria e da altri lasciti di docenti universitari.
In particolare la Legge Regionale n. 38 del 1996, ha dedicato una serie di articoli ben precisi su
questi Servizi per studenti, iniziando dai trasporti (Art. 27), passando per il servizio sanitario e di
medicina preventiva (29), il servizio di consulenza, informazione e orientamento al lavoro (30),
Editoriale e Librario (31), attività culturali, ricreative e sportive (32) e attività a tempo parziale
(34). La stessa Legge non distingue tra servizi cosiddetti “essenziali” (tipo Borsa di studio, alloggio
o ristorazione) e questi altri servizi per studenti, e non lo fa nemmeno la Legge quadro
nazionale n. 390/91, che all’art. 7 comma 3 stabilisce: “Le Regioni a statuto ordinario
realizzano, nei limiti degli stanziamenti dei rispettivi bilanci, interventi specifici quali: a) erogazione
dei servizi collettivi, tra cui mense, alloggi, trasporti, o di corrispettivi monetari; b) assegnazione di
borse di studio ai sensi dell’art. 8; c) orientamento al lavoro; d) assistenza sanitaria.
19
E’ chiaro che il principio generale da rispettare è quello dell’art. 34 della Costituzione secondo
cui “i capaci e meritevoli, anche se privi di mezzi, hanno diritto a raggiungere i gradi più alti degli
studi”. Ma, a tal proposito, è da sottolineare che:
- non sono mai stati sottratti fondi dalle Borse di studio per il finanziamento di questi servizi, in
quanto le Borse di studio hanno un capitolo di bilancio a parte, e comunque quest’anno
accademico tutti gli aventi diritto hanno ottenuto la Borsa di studio;
- anche nell’erogazione di questi servizi si è sempre tenuto conto dei “capaci e meritevoli, anche se
privi di mezzi”.
Anzi, sempre per rimanere in ambito legislativo, l’art. 20 della Legge regionale n. 32 del
16.12.2005, a modifica dell’art.45 della L.R. n. 38/1996, stabilisce che “… parte degli eventuali utili
derivanti dalle attività di cui all’art. 37 comma 1 (“Utilizzo delle strutture”) sono destinate, a
consuntivo, dal Consiglio di amministrazione ai fini istituzionali dell’Ente …”. Tra questi fini
istituzionali non possono non esserci gli articoli succitati.
Ma c’è di più. E’ necessario soddisfare i bisogni espressi negli anni da parte di studenti,
docenti ed anche dai successivi Rettori: ricordiamo che fu lo stesso Carlo Bo a creare il Servizio
Librario dell’ERSU e ancor’oggi, da parte della stessa Università, vi è la richiesta esplicita di dotarsi
di almeno un libro di testo per insegnamento. Esiste poi una previsione legislativa della dotazione
di questi servizi, per cui il non averli attivati poteva risultare un “inadempimento”. E’ altresì
controproducente rinunciare ad una tradizione di erogazione di servizi conosciuta in tutta Italia: la
Guida dello Studente dell’ERSU di Urbino è stata tra le prime ad essere pubblicata ed apprezzata; il
Servizio Sanitario studentesco è stato “copiato” ed elogiato da tanti Enti italiani, compresi quelli
marchigiani e rappresenterebbe una sconfitta per tutti i movimenti studenteschi degli ultimi
trent’anni che avevano portato avanti anche manifestazioni consistenti per ottenerli. Oltre a
provocare rinnovate contestazioni da parte degli universitari ormai abituati ad avere normalmente
questi servizi.
Quello di cui occorre soprattutto tener conto è il danno economico patrimoniale (e sociale) a cui si
andrebbe incontro nella malaugurata ipotesi di chiusura di questi servizi, andrebbe inoltre persa
una “cultura” dell’accoglienza verso lo studente universitario che non si è mai limitata a
considerare il giovane come una “macchina” alla quale occorre solo la “benzina”, ma come una
persona composta da “cervello e anima”, da nutrire anch’esse. Il tutto anche per evitare
“devianze” giovanili spesso diffuse in collegi e convitti, quali la droga e l’alcool.
Risorse umane e finanziarie
Tutto ciò premesso, consapevoli delle difficoltà economiche che sta affrontando la Regione Marche
in questa situazione di crisi economica generalizzata, è stata compiuta la scelta anche per il 2012
20
di non eliminare totalmente questi Servizi, ma di mantenerli, seppure a livello minimale, operando
fortissime riduzioni delle risorse umane (per malattie e pensionamenti) e finanziarie: nel 2012 i
Servizi per Studenti sono stati erogati regolarmente, con diminuzione consistente delle spese,
senza comunque provocare disagi e particolari proteste da parte all’utenza studentesca.
Singoli Servizi per Studenti
Per quanto riguarda il Servizio Sanitario per studenti, si tratta di un Ambulatorio medico
attrezzato ed a norma, situato sopra la portineria del Collegio Tridente, dove due volte alla
settimana un medico ed altre due volte uno psicologo, accolgono gli studenti che, solitamente,
fanno la fila per entrare. Un servizio di Guardia Medica molto importante, attivato a suo tempo
(circa 20 anni fa) per evitare le code al Pronto Soccorso e proprio su richiesta della ASL, per non
far intasare i servizi di prima emergenza dell’Ospedale di Urbino. Il servizio di Consulenza
psicologica fu attivato per affrontare problematiche giovanili gravi (suicidi per futili motivi come un
esame andato male, disagi riferiti alla sfera sessuale e prevenzione da HIV e da varie
tossicodipendenze), svolgendo attività di prevenzione, di primo intervento, ma rinviando ai servizi
specializzati nei casi di maggiore necessità (così come il medico). Il tutto si svolge in piena
collaborazione con l’Azienda Sanitaria Locale e in particolare con il Servizio Tossicodipendenze
SERT. Il servizio è gratuito ed il suo costo annuale, di circa Euro 15.000,00, viene sostenuto
dall’ERSU e poi rimborsato (a dir la verità con un certo ritardo) dalla ASL, grazie ad un accordo a
suo tempo concluso su proposta del Sindaco di Urbino e sostegno dell’Assessore regionale alla
Sanità, il quale anzi indicò questo Servizio come modello da seguire anche per gli altri ERSU. Fatto
sta che all’ERSU di Urbino non costa nulla, se non l’anticipo delle somme ai due professionisti e la
messa a disposizione dell’Ambulatorio medico.
Per l’Orientamento al Lavoro l’ERSU collabora con l’Università per l’organizzazione del Career
Day (le giornate di incontro con le ditte da parte di laureati e laureandi); collabora altresì con il
Comune per il rilascio di informazioni tramite i servizi Informagiovani, Eurodesk e Sportello Donna,
che si trovano nei locali dell’ERSU in Via V. Veneto n. 41 assieme al Centro Informazioni Studenti
(CIS) e alla Biblioteca Multimediale. L’unificazione di tutti questi servizi ha consentito consistenti
risparmi sia in termini di personale che di spese correnti, e per l’anno 2012 non ha visto costi
sostenuti.
Per l’Informazione e l’Orientamento agli Studi, l’ERSU collabora con l’Università nelle diverse
iniziative (Saloni dell’Orientamento, Giornate ad Urbino per studenti delle scuole medie superiori,
ecc.), fornendo saltuariamente mezzi e personale, ma avendo eliminato quasi completamente le
spese. La Guida dello Studente, ad esempio, viene fornita solo on line ed è stata sostituita, quando
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se ne è presentata la necessità, da una serie di depliant molto più economici, sui diversi servizi e
strutture abitative.
Il Servizio Librario, come sopra accennato, è l’unico di questi servizi che purtroppo
necessiterebbe
di una spesa un po’ più consistente, pari a circa 29 mila Euro per acquistare
almeno un libro di testo per ogni insegnamento universitario. Da sottolineare che qualche anno fa
si spendeva quasi il doppio, ossia circa 50 mila Euro, per l’acquisto di due copie per ogni volume.
Si sottolinea a tale proposito che nel 2012, pur avendo previsto la spesa di 16.000,00 euro, nulla è
stato acquistato e che per il futuro dovranno essere studiate nuove forme di aiuto in questo
ambito.
Emeroteca, Videoteca e Ludoteca necessitano di pochi finanziamenti e costituiscono anch’esse
un patrimonio unico ad Urbino se non nella Regione Marche: circa 5.000 film in DVD e
videocassetta, 250 giochi di società, una decina di quotidiani e due settimanali dal 1997 ad oggi,
una decina di TV con videoregistratore e lettore DVD nella diverse strutture abitative; servizi
sempre a disposizione dei 1.400 ospiti dei collegi universitari, ma anche degli altri studenti. La
spesa è stata praticamente azzerata, tenendo presente che l’investimento iniziale è stato invece
più cospicuo. L’apertura di questi servizi è comunque legata a quella del Servizio Librario, in
quanto forniti negli stessi locali e dallo stesso personale, coadiuvato da studenti part-time.
I contributi per le Attività ricreative e culturali e gli altri Interventi per studenti sono stati
anche nel 2012 praticamente azzerati. L’ERSU erogava contributi ad Associazioni culturali
studentesche che ne facevano richiesta in base ad una graduatoria elaborata da un’apposita
Commissione. Nel 2012 ha collaborato comunque all’organizzazione di simili manifestazioni
organizzate autonomamente da Istituzioni ed associazioni studentesche, fornendo spazi, personale
e facendo attività di promozione, ma senza prevedere spese correnti.
Le Biblioteche Multimediali funzionano ormai senza personale, in quanto le postazioni
informatiche vengono custodite da addetti ad altri servizi (Servizio Librario, Centro Informazioni
Studenti), e senza nemmeno spese, in quanto il materiale informatico obsoleto, se proprio
necessario, viene aggiornato con piccoli pezzi di ricambio o sostituito con altro materiale
proveniente dagli uffici dell’Ente. Così che il saldo di questi servizi risulta in attivo, in quanto alcune
prestazioni (come le stampe) sono a pagamento, soprattutto per gli studenti non beneficiari della
borsa di studio. Un Servizio che, comunque, in futuro andrà ripensato, a seguito della sempre
maggiore diffusione del wireless e dei portatili a basso costo personali dei singoli studenti.
Infine gli Studenti Part-Time, i cui nominativi vengono comunicati dall’Università in base
all’apposita graduatoria e che vengono adibiti a vari servizi dell’ERSU, soprattutto con compiti di
custodia delle attrezzature e dei locali (sale studio, ecc.), ma anche all’ausilio del personale per
mansioni semplici. Il loro numero è stato diminuito il più possibile con conseguente diminuzione di
spesa, anche se in futuro è prevedibile invece che aumentino, a causa della diminuzione del
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personale. Certo è che costa meno uno studente part time di un dipendente … anche se
naturalmente non dà le stesse prestazioni. E’ aumentato anche l’utilizzo di stagisti forniti dalla
stessa Università, che compiono un’esperienza lavorativa (soprattutto al Servizio Librario) e che
non costano assolutamente nulla.
In conclusione, come sopra accennato, si è cercato di mantenere aperti quasi tutti i Servizi con una
spesa quasi pari allo zero e pare si debba continuare su questa strada, cercando però di non
annullare il lavoro decennale per la creazione e la gestione di tutti questi Servizi, che sono stati
sempre considerati “il fiore all’occhiello” dell’ERSU di Urbino, tanto che per molti anni lo
slogan dell’Università “Carlo Bo” è stato “Urbino: Città Campus”.
Informatica
Il servizio Informatica dell’ente assiste e collabora con tutti gli Uffici e Servizi dell’Ente per
l’erogazione di tutti i servizi agli studenti tramite supporti informatici.
Il Servizio svolge due attività istituzionali, una prettamente informatica (Ingegneria di Sistema), e
un’attività che cura la rilevazione statistica e l’aggiornamento delle pagine web del sito dell’Ente.
Tutta l’attività dell’area informatica denominata “Ingegneria di Sistema”, impegna il personale su
quattro fronti: il primo riguarda l’assistenza tecnica hardware e software al sistema informativo, al
quale sono connessi tutti gli uffici e i servizi tramite gli strumenti informatici (personal computer,
stampanti, scanner e quant’altro), le apparecchiature di rete (modem, router ecc.) ed i programmi
(DPCM, ristorazione, alloggi, contabilità, personale ecc.); il secondo riguarda il potenziamento della
infrastruttura di rete; il terzo riguarda l’aggiornamento e lo sviluppo dei programmi che gestiscono
tutte le attività (DPCM, ristorazione, alloggi, contabilità, personale e quant’altro); il quarto riguarda
l’assistenza, hardware e software, alla rete telefonica fissa (n.6 centralini telefonici e centinaia di
derivati) e mobile (più di trenta apparecchi e relative carte SIM).
L’assistenza tecnica hardware e software al sistema informativo, si è concretizzata in numerosi
interventi, pari a n. 4636 (on line e on site) a tutti gli uffici e servizi, dislocati nelle varie sedi in
Urbino (sede amministrativa di Palazzo Corboli, Collegi al Colle dei Cappuccini, Case Studente e
Studentessa nel centro storico, Campus Scientifico) sia nelle sedi collocate a Pesaro (Pesaro Studi)
e a Fano (Fano Ateneo), atti a garantire la piena funzionalità di tutti gli strumenti, apparecchiature
di rete e programmi integrati nella rete telematica (personal computer, monitor, stampanti,
scanner, modem, router, programmi DPCM, ristorazione, alloggi).
L’infrastruttura di rete è stata completata ed integrata, con strumenti e apparecchiature
informatiche (personal computer, apparecchiature di rete, sistema di video sorveglianza), con il
cablaggio della rete dati e del sistema di videosorveglianza all’interno dell’immobile che l’Ente ha
acquisito a Pesaro per destinarlo ad alloggi per studenti; inoltre, è stata ampliata la rete wireless
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all’interno dei Collegi, potenziata la rete dati tra i Collegi e il Campus Scientifico, riorganizzata la
sala server per limitare eventuali interruzioni del servizio, formulato un Progetto per potenziare e
integrare il sistema di video sorveglianza all’interno del Collegio Tridente.
Lo sviluppo dei software è consistito in un costante aggiornamento e sviluppo dei programmi attivi
all’interno della rete telematica (DPCM, ristorazione, alloggi, personale, contabilità, controllo di
gestione, protocollo informatico, manutenzioni, magazzino e quant’altro), tramite una attività
sinergica, preventiva (programmazione), basata sul completamento e l’attivazione del nuovo
programma che gestisce il DPCM, gli alloggi e la ristorazione (ABADAS).
L’assistenza, hardware e software, alla rete telefonica fissa, ha garantito, con interventi
prevalentemente on site, la piena funzionalità della stessa rete composta da: sei centralini,
tecnologicamente dell’ultima generazione e in rete, dislocati nelle varie sedi (sede amministrativa
di Palazzo Corboli, Collegi al Colle dei Cappuccini, Case Studente e Studentessa nel centro storico e
Campus Scientifico), e da centinaia di derivati (apparecchi telefonici). Inoltre, si è provveduto
anche a monitorare il traffico telefonico con lo scopo di razionalizzare ed economizzare i relativi
costi (canoni e traffico), sia tramite ordini di servizio circa il buon uso del telefono dell’ufficio, sia
tramite la dismissione delle linee telefoniche considerate in esubero.
L’assistenza alla rete telefonica mobile aziendale (R.A.M.), ha garantito la piena funzionalità della
stessa rete composta da più di trenta apparecchi e relative carte “SIM” e da tre schede di
connessione per i personal computer portatili. Inoltre, la R.A.M. è stata integrata con altre schede
SIM.
La rilevazione statistica, destinata in via prioritaria alla Direzione e al Servizio Controllo di Gestione
Ispettorato ed Analisi di Qualità, è consistita nella raccolta dei dati (Borse di Studio, alloggi, pasti,
Biblioteca Multimediale e quant’altro), nella loro elaborazione, nella formulazione numerica e
grafica dei risultati e nella tenuta e archiviazione, in stretta collaborazione con i colleghi degli altri
uffici e servizi, sfociando nella pubblicazione di un opuscolo (Rapporto). Inoltre, si è provveduto a
raccogliere e ad inviare i dati statistici richiesti: alla Società “SOMEDIA”, per conto del quotidiano
“Repubblica” da pubblicare nella “Grande Guida all’Università”; all’Università degli Studi “Carlo Bo”
di Urbino; al MIUR e alla Regione Marche, con particolare riferimento ai dati sui servizi a carattere
individuale (Servizio Provvidenze per Studenti).
E’ proseguito il servizio di tele-assistenza web (Inquiero) che ha garantito il controllo remoto del
PC del cliente, permettendo di rispondere alle domande e dare assistenza tecnica immediata.
Nel settore Acquisti, nel corso dell’ anno 2012 sono state espletate n. 23 gare per forniture di
beni, di servizi e lavori, predisponendo atti (lettere di invito, capitolati generali e speciali, schede
tecniche, moduli di offerta, moduli per le dichiarazioni sostitutive, allegati vari, ecc.), relativi alle
procedure attivate.
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La Commissione Giudicatrice opera all’interno dell’Ente, con la raccolta e la presentazione degli atti
di gara, la tenuta degli stessi e la stesura dei verbali contenenti i lavori della Commissione (nel
corso del 2011 sono stati stesi n. 30 verbali).
In ottemperanza al disposto della Delibera regionale n. 1/2012, l’Ente si è dotato di un nuovo
regolamento per “l’acquisizione in economia di beni e servizi” che è stato assunto
dall’Amministrazione con atto deliberativo n. 69/2012.
La nuova procedura in economia è articolata nelle seguenti fasi:
- Analisi della richiesta di acquisto al fine di valutare l’opportunità di utilizzare la procedura
“breve”;
-
indagine di mercato;
-
scelta delle ditte (locali) idonee;
-
invio richiesta di preventivo utilizzando anche nuovi supporti informatici;
-
valutazione offerte pervenute;
-
atto di aggiudicazione;
-
comunicazione alla ditta aggiudicataria.
Il nuovo regolamento ha introdotto importanti novità, consentendo di velocizzare le procedure di
acquisizione di beni e servizi in economia, poiché prevede l’elevazione dell’importo da € 10.000,00
a 20.000,00 per acquisizione, previa adeguata motivazione, di beni e servizi con procedure dirette.
Inoltre ha elevato il limite per tale procedura che, si rammenta non deve prescindere dai criteri di
pubblicità, par conditio e di concorrenzialità, da € 50.000,00 a € 100.000,00.
La novità sostanziale è il ricorso al mercato elettronico come procedura preferenziale per gli
acquisti sotto soglia comunitaria, come previsto dal decreto – legge 6 luglio 2012 n. 95
”disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini”
In ragione della normativa adottata è stata indispensabile la cognizione e l’osservanza di nuovi
adempimenti che caratterizzano le varie procedure contrattuali, applicando le norme statali,
regionali, la normativa Comunitaria, Antimafia, il Regolamento dell’ENTE e le nuove norme
introdotte dalle modifiche citate.
Tali procedure si riferiscono alle modalità di scelta del contraente, allo svolgimento delle gare ed
alla stipulazione dei contratti.
Anche nel 2012, in sinergia con l’Osservatorio dell’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici
della Regione Marche, sono stati presi a riferimento gli atti di gara predisposti dall’Osservatorio,
riordinandoli in un sistema organico che recepisce le disposizioni e le direttive del Codice degli
appalti.
Sono state ulteriormente approfondite le tematiche riguardanti la riformulazione dei disciplinari di
gara e relativi allegati (Modulo di richiesta per l’accesso ai documenti amministrativi, Schema di
Contratto, Fac-simile di cauzione definitiva, capitolato tecnico/modulo di offerta, ecc.).
25
Nell’area del Personale sono state trattate
in modo preponderante le pratiche connesse
all’applicazione dei Contratti del comparto. Un notevole impegno è stato rivolto nella problematica
relativa ai rapporti con le OO.SS: per la contrattazione decentrata del contratto di lavoro dei
dipendenti; per l’esecuzione del contratto Dirigenziale; per l’applicazione di numerosi altri istituti
previsti
che hanno comportato
numerosi incontri della delegazione trattante dell’Ente
e la
produzione degli atti applicativi conseguenti.
Si è provveduto quindi a certificare la costituzione del fondo “Risorse decentrate”,
suddivisione
ed all’esecuzione di tutti gli istituti applicativi conseguenti;
alla sua
così dicasi per
l’applicazione del Fondo per la Dirigenza dell’Ente.
Si è ottemperato al dispositivo della legge finanziaria 2009, procedendo alla rideterminazione
della programmazione triennale del fabbisogno del Personale per gli anni 2011 e 2012 dell’Ente e
alla conseguente riorganizzazione amministrativa, oltre ad applicare l’importo di spesa del
personale di competenza anno 2004, nella proiezione della spesa del personale nell’anno 2012,
certificata anche dall’Organo di revisione dell’Ente. Sono stati elaborati inoltre una serie di modelli
gestionali al fine di prefigurare una organizzazione del lavoro che permettesse il risparmio di fondi
sul personale, in linea con tutte le disposizioni generali Nazionali e Regionali.
Si è provveduto ad applicare gli istituti previsti ai sensi del D.L. 112/2008, convertito nella legge
133/2008, all’applicazione della legge n.148 del 14 settembre 2011 e del decreto legge n.201 del
06.12.2011, effettuati tutti gli adempimenti previsti, per le pubbliche amministrazioni, dall’art. 58
del decreto legislativo n. 29/1993 e dall’art. 26 del decreto legislativo n. 80 del 31.3.1998, dalla
Legge 133/2008, dal D.Leg.vo 165/2001 e D.leg.vo 150 /2009 quali:
“Monitoraggio della spesa del personale. Il Conto annuale e relazione sulla gestione”, che consiste
nella rilevazione dei dati di organico e di spesa del personale dipendente. I dati da inviare al
Ministero dell’Economia e delle Finanze –Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato-,
consistono nella compilazione di tabelle e di prospetti informativi che devono essere trasmessi
mediante immissione diretta dei dati nel sistema gestionale “SICO area riservata sito internet”.
“Permessi sindacali e aspettative e permessi per incarichi pubblici”, che consiste nell’inviare i dati
relativi alla fruizione di permessi e mandati amministrativi
nel corso dell’anno 2012 con
indicazione, a fianco di ciascun nominativo, del codice fiscale della categoria di appartenenza, del
numero delle ore utilizzando il programma di inserimento “GEDAP” predisposto dalla Presidenza del
Consiglio dei Consiglio dei Ministri –Dipartimento della funzione pubblica-.
Sono stati infatti considerati i permessi sindacali, le relative autorizzazioni e la registrazione del
monte ore dei permessi per ogni sigla sindacale e RSU, la rilevazione delle deleghe per le ritenute
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del contributo sindacale ai fini della rappresentatività sindacale e all’invio dati all’ARAN, la tenuta
degli atti relativi alle assemblee sindacali ed il conteggio delle ore pro capite.
Sono state istruite le pratiche di pensione e di fine rapporto, per il personale dell’Ente fornendo le
condizioni per la liquidazione da parte della Regione e dell’INPDAP.
In collaborazione con il servizio SIS è stato realizzato un rapporto annuale statistico riguardante la
gestione del personale con un complesso di dati che possono offrire una “spaccato” immediato
dell’ andamento come, ad es. evoluzione storica del personale per attività; personale per classi di
età; evoluzione storica delle assenze; assenze per tipologia; incidenza dei giorni di assenza per
dipendente; media di ciascun dipendente rispetto alla malattia e per gli altri istituti di permesso;
infortuni e media individuale, giorni di inabilità per ciascun dipendente, età degli infortunati,
qualifica degli infortunati, natura della lesione e degli infortuni; dipendenti che hanno partecipato
ad almeno un’attività formativa ecc.. Tutti i dati suddetti sono anche suddivisi per sesso e sono
rappresentati anche graficamente.
E’ stato implementato e modificato il sito dedicato al personale nella sede intranet dell’Ente, dove
vengono indicate tutte le materie trattate e forniti i dati relativi al settore del personale e sicurezza
nei luoghi di lavoro e quelli della formazione, con possibilità di acquisire modelli di domande per:
detrazioni fiscali; missioni del personale; assegni famigliari; modulistica per accreditamenti bancari;
segnalazioni per comunicazioni e-mail personali; segnalazioni di servizio al Responsabile e richieste
varie. Il sito offre nell’immediato la possibilità di consultare e scaricare contratti di lavoro;
domande di pensione; dotazione organica; profili professionali; budget e obbiettivi generali;
proposte formative;
leggi di riferimento, tutto
al fine di poter avere aggiornamenti ed
informazioni in tempi stretti e reali.
Si è collaborato all’aggiornamento ed implementazione del programma di decentramento di
rilevazione presenze, in particolare completando ed aggiornando il programma informatico
“dipendenti manager” in ordine alle carriere, retribuzioni, dati personali, formazione e storico; è
stato implementato il servizio di anagrafica, sviluppando internamente all’Ente un software
prioritario con un archivio dati comune nel quale sono stati importati e successivamente aggiornati
tutti i dati presenti nei vecchi database.
Sono stati pubblicati in intranet calendari, politiche
aziendali ed informazioni inerenti ai dipendenti, garantendo un notevole miglioramento delle
comunicazioni interne.
Al fine di garantire uno snellimento del lavoro del servizio personale ed un decentramento delle
competenze nei vari servizi con conseguente ottimizzazione e velocizzazione delle procedure, è
stato introdotto sia un sistema di rilevamento presenze che fornisce i dati in tempo reale e
permette una consultazione di questi (timbrature) da posizione remota terminale ed è stata inoltre
sviluppata una applicazione intranet proprietaria.
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Si è avviato quindi un programma di postalizzazione informatica per tutto il personale dell’Ente al
fine di procedere ad un sistema di comunicazione più celere ed efficace, tramite le e-mail in
possesso da parte dei dipendenti e tramite la creazione di caselle di posta informatica per tutto il
restante personale non in possesso di P.C., oltre a determinare un risparmio di carta. Si è
provveduto inoltre all’implementazione del sistema statistico. E’ diventato standard il trasmettere
anche la busta paga in via informatica a ciascun dipendente.
Avendo nota la situazione immediata e storica anche singolare dei dipendenti, è stato messo in
opera e verificato il sistema Privacy.
Si è continuato a gestire il programma di formazione del personale, procedendo a sviluppare un
piano formativo
esteso anche al 2012, partendo dall’analisi del fabbisogno del personale e
prevedendo quindi numerosi interventi, che hanno coinvolto la maggioranza dei servizi dell’Ente,
relativa alla formazione progetti 2012, allegata alla presente.
Nel 2012 si sono analizzati vari problemi interenti la riorganizzazione dell’Ente e si è proceduto in
più modi per lo studio del problema, tenendo in conto le numerose leggi che regolamentano la
problematica del personale, che recano vincoli di spesa in ordine alle assunzioni.
Si è proceduto alla formazione specifica del personale per garantire il miglior servizio del Collegio
Internazione, in particolare del servizio di portineria, procedendo anche alla esternalizzazione del
servizio di pulizie per la medesima struttura, per il Collegio Tridente e per il Campus Scientifico. Si
è proceduto con intensi programmi formativi sia per la specifica materia che per la sicurezza nei
luoghi di lavoro in diversi settori lavorativi, in particolare per il servizio di portineria, offrendo un
servizio più qualificato soprattutto per quanto concerne le foresterie dell’Ente. Si è proceduto in
tema di riorganizzazione del servizio ristorazione a portare a termine la formazione per i capi
servizi dei quattro turni di ristorazione, fornendo agli stessi gli strumenti di analisi e di
predisposizione di nuovi sistemi di razionalizzazione del personale, pervenendo alla risoluzione
attualmente in via sperimentale di uso di stoviglie biodegradabili usa e getta, che permettono di
utilizzare minore personale dedito al lavaggio delle stoviglie. Oltre a ciò si è discusso sulla
produzione in un unico centro di cottura e preparazione delle derrate, presso la mensa del
Tridente, al fine di intervenire solo con la distribuzione dei cibi presso la mensa del Duca, con
sperimentazione nel turno serale in quanto presenta minore utenza; si è provveduto infine a
riorganizzare un nuovo corso formativo per tutto il personale della ristorazione (nessuno escluso),
con interventi mirati e assistiti, con nuove tecniche operative e nuovo assetto operativo, con
inserimento di attrezzature rinnovate e di ultima generazione. Si è proceduto alla realizzazione del
piano triennale del fabbisogno del personale per gli anni 2011, 2012, 2013, procedendo nel 2011
solo alla trasformazione di n.16 unità da part-time a tempo pieno, al fine di rispettare ed attuare le
richieste pervenute dalla Regione di rientrare con le spese del personale e per di concorrere al
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contenimento e al taglio dei fondi operati dal Governo a seguito della grave crisi economica in atto
nel paese.
Nell’area della contabilità
la complessa realtà
dell’Ente, il continuo evolversi della
normativa fiscale e tributaria, la puntuale rilevazione del dato contabile, hanno
caratterizzato l’attività di tutta l’area, coordinando gli altri comparti dell’Ente in materia.
Molteplici normative hanno interessato i contratti di lavoro, servizi e forniture, nonché
pagamenti effettuati dalle Pubbliche amministrazioni. Le principali novità hanno riguardato
la tracciabilità dei pagamenti, la richiesta del DURC, la certificazione dei crediti e la
responsabilità solidale della stazione appaltante. Infatti il legislatore ha posto in capo alla
Pubblica Amministrazione l’obbligo del controllo della regolarità contributiva e fiscale
dell’appaltatore. Riguardo la tracciabilità dei pagamenti è stato richiesto a tutti i fornitori
dell’Ente la comunicazione del “Conto dedicato” sul quale far confluire i pagamenti loro
dovuti. Ciò ha comportato la modifica delle coordinate bancarie di quasi tutti i fornitori. Si è
provveduto ad indicare sui mandati di pagamento il codice CIG (codice identificativo di gara)
e CUP (Codice identificativo di progetto), vigilando che lo stesso fosse riportato anche sui
provvedimenti di pagamento, in quanto la mancata trascrizione è suscettibile di sanzioni. Si
è verificato prima del pagamento che il fornitore avesse il DURC (dichiarazione unificata di
regolarità contributiva) regolare e non scaduto. Si è verificato infine che lo stesso, in caso di
pagamenti superiori ai € 10.000,00 non avesse cartelle di pagamento pendenti con l’erario.
Nel 2012 sono state inoltrate ad Equitalia circa 130 richieste, tutte con esito positivo nei
confronti del fornitore.
E’ evidente come
questi nuovi vincoli abbiano appesantito e rallentato
l’attività
contabile, che comunque ha mantenuto in piedi il rispetto dei termini di pagamento dei titoli
di debito entro i 30 giorni come previsto dalla normativa: Decreto Liberalizzazioni - Legge
n.27/2012 art.62
nuova disciplina delle relazioni commerciali portante nuovi termini di
pagamento.
A seguito della manovra “Il decreto salva Italia”, che ha abbassato la soglia massima
del pagamento contante a € 1.000,0 si è vigilato che le quote contanti delle borse non
superassero tale limite o in caso contrario che fosse indicato sul file trasmesso dal Diritto allo
Studio il conto corrente sul quale bonificare le somme, verificandone molte volte l’esattezza.
Tutti i mandati e le reversali di incasso nel corso del 2012 sono stati sottoscritti
digitalmente e trasferiti informaticamente alla Tesoreria. Il sistema si è rilevato funzionale e
solo in sporadici casi si è dovuto ricorrere all’assistenza della sede centrale di Banca Marche.
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E’ continuata la trasmissione del Mod. F24 telematico (previsto dalla Finanziaria 2007,
per il pagamento di ritenute erariali, contributi Inps e Inail). Per non aggravare l’Ente di
ulteriori costi, demandando la trasmissione allo Studio di consulenza fiscale si è provveduto
autonomamente tramite il collegamento con l’Agenzia delle Entrate. Sono stati trasmessi n.
50 modelli F24 on line. Sono stati trasmessi n.15 F24 Enti Pubblici, modello tramite il quale
l’Ente provvede esclusivamente al versamento dell’Irap sulle retribuzioni, nel caso specifico,
sul costo delle collaborazioni occasionali e compensi agli organi istituzionali, in quanto tale
modello ha sostituito il versamento presso la Tesoreria Centrale. Potendo l’Ente portare in
detrazione il credito Iva, il pagamento di ritenute erariali, contributi Inps, addizionali
regionali, comunali ed ICI continuano ad essere effettuate con il modello F24.
Il monitoraggio riservato alla contabilizzazione dei servizi ristorazione/alloggi è stato
come sempre attento e puntuale.
La nuova organizzazione dei servizi operata dall’Ente e precisamente la divisione nella
gestione alloggi tra “alloggi utenza” ed “alloggi struttura”, la distinzione all’interno delle rette
foresteria tra ricavi per colazioni e ricavi alloggi, nonché la coesistenza presso il Collegio del
Colle di camere destinate all’utenza studentesca e camere destinate ad alloggio per docenti
ed altri soggetti convenzionati, hanno resa necessaria la modifica di alcune procedure in
atto.
Gli scostamenti rilevati tra le valorizzazioni dei ricavi in contabilità generale e le
quantificazioni dei servizi erogati, trasmessi
dalle mense, strutture abitative, e
convegnistica, continuano a rendere complesso l’allineamento tra la contabilità generale e la
contabilità analitica.
Le difficoltà sono generate dalla presenza di molteplici variabili: numerose tipologie di
utenza, frequenti cambiamenti di status tra l’utenza studentesca (borsista, idoneo, pagante),
alta diversificazione nelle fasce di prezzo per l’accesso ai servizi, diversificate modalità di
pagamento dei servizi (bonifico, pos, monetizzatore, cassa). Nel 2012 per facilitare
ulteriormente l’utenza nel pagamento dei servizi sono stati abilitate le postazioni presso la
mensa Tridente, il Collegio Internazionale e il Collegio Colle a ricevere i pagamenti a mezzo
carta di credito. In questa occasione si sono riviste con Banca Marche anche le condizioni
delle commissioni e si è ottenuto un abbassamento delle stesse dello 0,50%.
Il deposito cauzionale infruttifero previsto per gli ospiti delle strutture ricettive di Via
Petrucci e Via Amendola site a Pesaro a titolo di risarcimento per eventuali danni o guasti
arrecati ai beni, strutture ed arredi avuti in consegna, nonché di addebito per eventuali
spese di pulizie straordinarie o altro intervento da effettuarsi da parte dell’Ente è stato
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esteso nel 2012 anche agli ospiti del Collegio Internazionale, Casa Studente e Collegio
Serpentine. Sono stati fatti diversi incontri con i Responsabili delle strutture al fine di
concordare le modalità di riscossione e restituzione delle cauzioni. Per facilitare l’utenza si è
data la possibilità di effettuare il pagamento a mezzo badge. Le strutture a loro volta
comunicano periodicamente le somme incassate come depositi cauzionali al fine di
apportare le necessarie rilevazioni contabili.
La complessità della gestione contabile delle Borse di Studio e degli altri contributi
concessi agli studenti ha risentito dei benefici derivanti dalla identificazione degli anni
accademici oggetto di movimentazione contabile con diversi “voci di conto”, procedimento
esteso anche alle altre tipologie di contribuzione da parte dell’ERSU (Erasmus, integrazioni
lauree, borse straordinarie, accompagnatori disabili). Il monitoraggio dei flussi finanziari ed
in particolare le movimentazioni legate ai mandati di pagamento emessi e riscossi sono state
semplificate dalla “gestione del sottoconto”.
Mensilmente il servizio mensa ed alloggio è stato contabilizzato ai fini iva sulla base dei
servizi effettivamente usufruiti; con scritture di rettifica si è provveduto ad allineare i ricavi
iscritti a bilancio con le quote mensili mensa ed alloggio derivanti dai provvedimenti di
assegnazione delle Borse. Sono state redatti manuali operativi per il nuovo sistema
informatico nella gestione delle revoche e conguagli.
Sono stati elaborati i dati per la predisposizione ed elaborazione della statistica MIUR
relativamente all’anno 2011. Essendo l’Ente in regime di contabilità economica e non
potendo estrapolare dal bilancio i dati finanziari richiesti dal Ministero (entrate/uscite,
riscossioni/pagamenti), è stato elaborato un documento che pur non modificando il risultato
d’esercizio degli anni presi in considerazione è risultato una sintesi di dati economici e
finanziari.
Anche per il 2012 sono stati rendicontati, suddivisi per tipologia
di intervento e
destinazione, tutti i movimenti in conto capitale. Per ciascuno di essi è stata indicata l’uscita
finanziaria, specificando la Ditta esecutrice dell’opera con relativo numero e importo della
fattura emessa, dettagliando se l’intervento fosse soggetto a finanziamento.
Sono state anche monitorate le spese in conto capitale soggette a contributi finalizzati.
Particolare attenzione è stata riservata ai lavori di ristrutturazione e ripristino effettuati a
Palazzo Corboli, ai lavori di ristrutturazione della Casa Studentessa ed alle opere di
manutenzione effettuate ai Collegi universitari in forma prevalente al Collegio Tridente.
Nel corso del 2012 importanti novità hanno interessato la normativa Iva: Iva differita, iva
per cassa.
A seguito del
D.L.185/2008, D.L.5/2009, D.L.1/07/2009 n.78
sono state introdotte
misure restrittive sulle compensazioni Iva a partire dal 2010. La compensazione di crediti
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superiori a € 15.000 può avvenire a partire dal 2012 solo il 16 del mese successivo alla
presentazione della dichiarazione e con apposizione di visto di conformità da parte del
revisore contabile o consulente contabile. Pertanto nel 2012 sono stati effettuati tutti i
pagamenti in essere che prevedevano il versamento di ritenute oggetto di compensazione.
Nel corso del 2012 sono state espletate tutte le operazioni per la richiesta di rimborso
Iva. E’ stata predisposta la relativa richiesta all’agenzia delle Entrate, trasmessa
successivamente la documentazione richiesta ed è stata predisposta la documentazione per
Equitalia, nonchè aperta con Unipol Assicurazione una Polizza fideyussoria .
E’ stato versato all’Ente da Equitalia il rimborso Iva richiesto per l’anno 2011
(il minore
degli ultimi tre anni) pari a € 388.499,00.
Dal controllo effettuato dall’Agenzia dell’Entrate sulla documentazione IVA per la verifica
delle correttezza della richiesta del rimborso Iva 2009 è emersa la regolarità della posizione
dell’Ente.
Nei primi mesi del
2012 si è proceduto alla predisposizione e redazione del Bilancio
dell’esercizio 2011, che si è chiuso con un utile. Sono state attuate azioni di controllo sulle
rilevazioni finanziarie/contabili effettuate nell’esercizio 2011, verifiche sulle risultanze del
saldo di cassa trasmesso dal Servizio Tesoreria dell’Ente, sulla cassa economale, cassa
mense, cassa foresteria e casse automatiche (monetiche).
Le maggiori difficoltà sono nate nell’individuazione delle operazioni di rettifica finali ed in
particolare nel reperire informazioni dai vari comparti dell’Ente su operazioni relative
a
costi e ricavi ancora imputabili all’esercizio 2011, in quanto, nonostante le continue
indicazioni fornite, si confonde il costo/ricavo di competenza dell’esercizio
con la sua
manifestazione “finanziaria” : pagamento e riscossione.
In occasione della predisposizione dei reports semestrali è stata predisposta la chiusura del
bilancio al 30/06/2012, attivando e predisponendo tutte le azioni proprie della chiusura di
bilancio.
Sono stati emessi mandati di pagamento: n. 3823 e relative 305 distinte di trasmissione.
Anche nel 2012 il numero dei mandati creati manualmente, cioè non generati dalle scadenze
di contabilità generale, è stato ragguardevole, circa il 30% ed hanno interessato le
liquidazioni
di assicurazioni, versamento contributi e ritenute, missioni, affitti, tasse,
movimenti economali ecc..).
Queste operazioni comportano 1) la rilevazione del
movimento in contabilità generale, 2) l’emissione del mandato di pagamento manuale, 3)
l’importazione del pagamento dal programma di Tesoreria, 4) la creazione in contabilità
generale del pagamento eseguito, 5) il trasferimento dell’operazione in contabilità analitica.
E’ evidente
la complessità e laboriosità delle operazioni che oltre ad essere numerose
implicano l’uso ed il corretto coordinamento di diversi programmi informatici.
32
Tutti i
pagamenti effettuati dal Servizio Tesoreria dell’Ente, anch’esso non previsto dal
nuovo sistema contabile, sono stati riportati in contabilità attraverso un apposito programma
informatico sul quale transitano i “files” trasmessi dalla Banca delle Marche, sede di Urbino,
che gestisce il Servizio di Tesoreria dell’Ente, tramite la Banca delle Marche, sede di Iesi.
Nel corso del 2012 sono stati importati e lavorati circa n.300 files.
Le operazioni sopra esposte richiedono la massima attenzione e precisione per i possibili
errori derivanti da operazioni manuali e per la difficoltà di controllo e verifica di migliaia di
registrazioni effettuate.
- Emissione reversali di incasso N. 1597 e relative 234 distinte di trasmissione.
- Rapporto con fornitori e clienti
Durante tutto l'esercizio finanziario 2012 è stato
costante il rapporto con fornitori
relativamente a informazioni sui pagamenti effettuati, formalizzazioni cessioni di credito,
future liquidazioni, istruzioni sulle modalità di presentazione delle fatture sia di spese per
gestione ordinaria sia per spese con contributo finalizzato, raccolta di deleghe bancarie,
estratti conto, solleciti di pagamento ed informazioni varie.
Nell’area del controllo di gestione:
Si è proseguito anche durante tutto il 2012 al
miglioramento degli strumenti di rilevazione economico/quantitativa, sempre in continua
evoluzione, prevalentemente a livello di programmi informatici, a supporto dell’intera
attività, per renderli più aderenti alle realtà ed alle esigenze che sono emerse durante
l’anno.
E’ stato tenuto costantemente sotto controllo il budget dei vari Centri di Costo assicurando
disponibilità per ogni dubbio e/o necessità che è sorta nel corso dell’anno, presentatesi
infatti numerose in considerazione di un inizio anno all’insegna di incertezze economico
finanziarie che sono derivate, principalmente, dalla decisione regionale sulla disponibilità per
gli ERSU della quota di economia tra le spese effettive per il personale ed il budget loro
assegnato, quota che sarebbe andata a copertura delle spese di gestione. Come per l’anno
2011 l’ERSU ha inserito a Budget 2012 l’importo ricevuto nell’anno precedente, dando
dimostrazione che solo in presenza della sua concessione la chiusura del Budget presentava
un minimo di utile, come richiesto dalle normative in materiao. L’anno è iniziato anche con
la forte riduzione del finanziamento da parte della Regione Marche per Borse di Studio e
l’incertezza è stata mantenuta per quasi tutto l’anno, comportando la necessità, al fine di
coprire tutti gli idonei alla borsa di studio, di dare la maggior parte di borse solo in servizi,
riducendo il numero dei beneficiari del contante e le quote contanti ripartite. Solo alla fine
dell’anno l’importo è stato recuperato ma è poi stato inserito tra i finanziamenti per la
ripartizione delle borse 2012/2013.
33
Comunque l’anno 2012 è partito con una gestione oculata dell’utilizzo del Budget in
attesa del concretizzarsi di alcune aspettative a livello regionale, in considerazione della
mancanza di sicurezza sui finanziamenti, del pesante aumento previsto nell’area delle
utenze e di altre dinamiche presenti nel budget.
Sono stati verificati continuamente i programmi informatici efficaci per il monitoraggio dei
controlli, della pianificazione e resoconto contabilità, come le
richieste d’acquisto. Sono
state valutate e risolte alcune difficoltà che sono emerse sui flussi documentali informatici
che coinvolgono il “ciclo passivo” delle registrazioni contabili e
che sono comunque in
continua evoluzione di perfezionamento. E’ stato tenuto sotto controllo costantemente il
caricamento delle merci e lo scarico delle stesse con sistema informatizzato. Si è continuato
a collaborare attivamente per l’aggiornamento del programma informatizzato delle vendite
alloggi al fine di renderlo sempre più rispondente alle necessità del servizio Controllo di
Gestione e del servizio Bilancio. Sono state ristudiate le denominazioni di alcuni Centri di
Costo a seguito di mutamenti di assegnazioni ad altrettanti responsabili.
E’ stato tenuto sotto controllo l’iter lavorativo di tutti i settori dell’Ente stabilito nelle
singole procedure.
Le Linee Guida, che anche per il 2012 sono scaturite direttamente dal Piano Annuale per gli
interventi per il Diritto allo Studio, sono state indispensabili per realizzare la convergenza
alle stesse di tutti gli obiettivi particolari assegnati ai singoli Centri di Costo. Gli obiettivi di
tutti i Centri sono poi stati raccolti, visionati, sottoposti al Direttore per una validazione
definitiva e quindi distribuiti ai responsabili con le apposite schede. A questo proposito si
segnala che le schede obiettivi sono state anche oggetto di modifiche ulteriori durante il
2012, dopo che si è avuto un incontro con il Comitato di Valutazione regionale e l’ufficio
regionale di competenza. La modifica di tutte le schede avvenuta in corso d’anno, quando
già gli obiettivi 2012 erano stati già descritti nelle varie fasi di lavorazione, ha costituito per
il servizio Controllo di Gestione un lavoro ulteriore e la scheda che ne è scaturita, sia per gli
obiettivi di I° livello dirigenziali che le schede degli Obiettivi di II° livello (strategie) dei
responsabili, risultano perfettamente in linea con le richieste dell’Ufficio regionale di
Controllo.
Un’attenzione particolare è stata rivolta al coordinamento dei dati di contabilità con i dati del
Controllo di Gestione, con riguardo ai ricavi provenienti dai servizi mense e alloggi .
A tale proposito, in considerazione della suddivisione del servizio alloggi in “alloggi struttura”
e “alloggi utenza”, voluta con delibera consigliare n. 54 del 12/9/2008, sono stati supportati
i rispettivi responsabili nella imputazione dei costi durante tutto l’anno e nella formulazione
del budget 2013.
34
Viene ogni anno riaggiornata e tenuta sotto costante controllo la classificazione di tutti gli
utenti, clienti dell’ente, controllando periodicamente ogni tipologia agganciata ad una voce
di ricavo, nonché ogni raggruppamento di tipologie differenti di utenti alla stessa voce di
ricavo per analogia e sono state riformulate e riaggiornate le schede vendita mense e
alloggi, che subiscono continui mutamenti in relazione a nuovi presidi per l’erogazione dei
servizi, alla cancellazione di altri, alla clientela/utenza ed all’associazione alle voci di ricavo.
Il lavoro, così strutturato, costituisce la base per contabilizzare i ricavi da mense e alloggi
sia per il Controllo di Gestione che per la contabilità, riducendo al massimo gli scostamenti
che sempre si sono verificati nella gestione delle quote dei ricavi sugli ambiti di rilevazione
riguardanti la contabilità ed il controllo di gestione stesso.
Sono stati riaggiornati e resi ancor più aderenti alle necessità i documenti informatici di
rilevazione delle vendite, sempre su fogli excel, su cui sono state riaggiornate le tariffe dei
servizi, scaturenti da decisioni consigliari nel corso dell’anno, che le ha ritoccate per tipologia
di utenza, sia alle mense che agli alloggi.
Con le schede così predisposte è quindi più semplice tenere tutto sotto controllo e le
modifiche risultano anche più facili ogni volta che i dati delle stesse subiscono variazioni.
E’ stata tenuta sotto controllo tutta l’area degli investimenti, la quale, per analogia al budget
ordinario, non ha visto l’immediata disponibilità dei costi preventivati; addirittura per tutta
l’area investimenti ogni acquisto è stato reso possibile solo dopo attenta valutazione sulla
opportunità e necessità dello stesso da parte del Direttore, che ne ha autorizzato
singolarmente la realizzazione, come da procedura operativa, nonostante fosse già inserito
all’interno del budget 2012, già autorizzativo di per sè.
Lo schema degli investimenti
utilizzato è in correlazione immediata alla contabilità ed agli ammortamenti. A tale fine sono
state costantemente ricontrollate tra loro le voci di conto di Budget e di Bilancio, sono stati
riportati su fogli excel i movimenti finanziari sostenuti per i singoli investimenti ed imputati
ai rispettivi centri di costo. Lo schema così impostato permette di monitorare e rendicontate
le spese in conto capitale legate ai contributi finalizzati da parte della Regione.
La collaborazione con il servizio Bilancio relativamente alla gestione delle voci di costo e di
ricavo si è mantenuta durante il corso dell’anno e si è intensificata nei momenti di
consuntivazione trimestrale, semestrale ed annuale; la collaborazione si è realizzata anche
durante l’effettiva registrazione contabile dei costi e dei ricavi, per di più quando alcune
decisioni risultavano poco chiare, al punto che il continuo controllo sulle risultanze contabili
ha consentito la quadratura di alcune registrazioni ed ha favorito ragionamenti su scelte di
scritture contabili da intraprendere.
Sono stati predisposti: il report trimestrale 2012 e quello semestrale 2012; il budget 2013.
Sono stati tenuti i contatti con gli uffici regionali e con i colleghi degli altri ERSU durante la
35
formulazione del Budget per cercare chiarezza sui trasferimenti utili alla chiusura del 2012
ed alla formulazione delle previsioni di Budget. Su tutti i periodi indicati sono stati formulati
gli indicatori, suddivisi in tutte le aree previste nel modello condiviso dal Gruppo di Lavoro
sul Controllo di Gestione dei quattro ERSU delle Marche, che è stato impegnato in riunioni in
Ancona rivolte a comparare i dati ed a creare un documento sempre più completo e più
facilmente leggibile, fornendo così alla Regione dati omogenei e comparabili, utili per
portare eventuali correttivi gestionali.
Il lavoro è stato complesso in tutto il suo genere per l’elaborazione delle particolarità di
alcuni dati ma nel contempo utile alla migliore conoscenza dettagliata di alcuni settori, nei
confronti dei quali sono così possibili ragionamenti rivolti alla eventuale correzione delle
risultanze oltre che la comparazione con gli altri ERSU sui singoli servizi analoghi o
addirittura alla trasformazione del servizio stesso, es. da diretto a indiretto (per meglio dire
dato in appalto).
Il Report al I° semestre 2012 ha fornito dati e informazioni necessarie al monitoraggio
dell’andamento della gestione dell’ERSU ed è stato possibile inserire
in esso anche gli
importi dei contributi che dalla regione erano stati auspicati già in fase di lavorazione del
Budget, rassicurando l’ente alla prosecuzione dell’erogazione dei servizi che aveva già
intrapreso. Ma proprio per attendere che le decisioni regionali arrivassero in maniera
ufficiale e cioè solo in sede di assestamento di Bilancio (Novembre/Dicembre), il report
semestrale ha subìto forti ritardi nella sua definitiva predisposizione e trasmissione agli uffici
di competenza.
L’analisi degli scostamenti per voce e per unità contabile, le informazioni riguardanti le
quantità di servizi prodotti, i risultati nel loro complesso ed in particolar modo quelli relativi
appunto alla chiusura semestrale ed alla prechiusura annuale, sono stati poi sottoposti al
CdA dell’ente ed il tutto è stato inviato anche ai competenti uffici regionali, comprensivi degli
indicatori di periodo.
Per quanto riguarda la parte degli indicatori da trasmettere alla regione Marche, l’impegno è
stato più pressante ed ha determinato, anche nell’anno 2012, riunioni dei quattro ERSU
presso i competenti uffici regionali per operare correttivi e/o aggiunte, nel rispetto di quanto
è stato stabilito nel Manuale Operativo per i 4 ERSU marchigiani steso nel corso del 2006,
approvato dalla Giunta Regionale Marche con delibera n. 1463 del 18/12/2006 e recepito
dall’ERSU di Urbino con delibera 24/2007 del 9/5/2007, che stabilisce anche un gruppo di
indicatori qualitativi/quantitativi e contabili da produrre da parte dei 4 ERSU su periodi
corrispondenti.
A completamento del lavoro sono stati formulati indicatori interni, cioè di controllo interno
sull’andamento gestionale (chiamati bilancini di struttura e di settore), in special modo su
36
strutture particolarmente sensibili del servizio abitativo, su cui ci sono stati cambi di
proprietà e decisioni di sospensione o cambio di gestione di alcuni servizi interni in essi
operanti. Stesse analisi particolareggiate sono state fatte in alcune strutture della
ristorazione, sottoposte a necessarie scelte di modifiche gestionali e/o di apertura.
Sono poi stati predisposti una serie di indicatori di efficienza e di economicità, suddivisi per
ogni area di profitto mense ed alloggi.
Il lavoro è stato complesso in tutto il suo genere per l’elaborazione delle particolarità di
alcuni dati ma nel contempo utile alla migliore conoscenza dettagliata di alcuni settori.
Sempre riguardo agli Indicatori, entrando di più nel dettaglio, anche durante il 2012 gli
indicatori di efficienza e di economicità hanno riguardato tutte le singole aree di profitto
dell’Ente, evidenziando in particolare:
le percentuali di incidenza dei costi totali; il costo medio unitario del pasto; il costo medio
del pasto per ogni mensa; il costo medio unitario delle derrate; il costo medio ponderato
delle più importanti tipologie di pasto e il costo medio ponderato delle derrate; il costo
medio unitario pasti borsisti e pasti paganti; il ricavo medio unitario; il ricavo medio da
praticare a copertura totale dei costi; la differenza unitaria da aggiungere a copertura dei
costi totali sia sui pasti dei borsisti che sui pasti dei paganti; il numero delle unità di
personale utilizzate per la preparazione dei pasti e per servire i pasti su base annuale,
mensile e giornaliera in ogni struttura ed i relativi costi;
il costo medio unitario dell’alloggio; il costo unitario dell’alloggio in ogni struttura; la media
dei posti letto occupati per anno, mese, giorno in ogni struttura; il numero dei posti letto
che incidono annualmente, mensilmente e giornalmente su ogni unità di personale ed i
relativi costi;
i bilancini settoriali rilevati per ogni periodo di monitoraggio di andamento economico:
trimestrali, semestrali, annuali; la produttività del fattore lavoro; il grado di utilizzazione
delle risorse;
la predisposizione di bilancini dei vari servizi mensa e alloggio con ipotesi di gestioni in
appalto di tutto o di parte del singolo servizio e confronti con la gestione diretta.
Le informazioni derivanti da questi indicatori hanno consentito l'immediata conoscenza del
grado di efficacia interna dell'ERSU; hanno permesso di verificare il raggiungimento degli
obiettivi quantitativi ed economici predeterminati nella fase di pianificazione dell'attività
dell'ente e creato delle basi di valutazione sulle scelte gestionali dei servizi che
proseguiranno anche nel corso del 2012,
con nuove ipotesi da formulare, utili per
indirizzarsi su scelte di fondamentale importanza per l’Ente.
Sono state formulate poi ipotesi di gestione di ulteriori strutture abitative che andrebbero in
aggiunta a quelle esistenti, in considerazione che le richieste dei posti letto superano le
37
disponibilità esistenti ed in considerazione di una prossima chiusura di parte del Collegio
Tridente per l’inizio dei lavori antisismici ed antincendio.
Sul costo dei prodotti è stato applicato il metodo di caricamento dei costi indiretti al fine di
individuarne il costo pieno del servizio o “full costing”, relativo all’anno 2011 ed è in questo
periodo, con la chiusura del 2012 che si sta lavorando sul costo pieno del prodotto 2012.
A livello legale e di affari generali è stata curata direttamente la gestione delle pratiche
legali riguardanti l’Amministrazione con lo studio, l’istruttoria e la definizione delle vertenze
in atto, in particolare per quanto concerne: la citazione in giudizio civile del proprietario e di
un gestore di Urbino per danni da allagamento al sottostante ex “Scorpio Club” di proprietà
dell’Ente, ottenendone il risarcimento; la costituzione di parte civile dell’E.R.S.U. nel
procedimento penale intentato a carico di un gruppo di studenti per l’occupazione della
mensa universitaria del Duca avvenuta nel Novembre del 2010 (costituzione ammessa dal
Tribunale di Urbino, processo in corso); la costituzione di parte civile dell’E.R.S.U. nel
procedimento penale intentato a carico di una ditta di distribuzione alimentare di Pesaro per
la fornitura alle mense dell’E.R.S.U. di prodotti non conformi al Capitolato di gara rilevata ad
Ottobre 2011 (costituzione ammessa dal Tribunale di Urbino, processo in corso); la
definizione stragiudiziale della vertenza civile sorta sulla richiesta di un’ assunzione a tempo
indeterminato presso l’E.R.S.U.; la definizione giudiziale a favore dell’E.R.S.U. della vertenza
civile sorta con gli eredi della defunta dipendente dell’E.R.S.U. sull’ istanza dei medesimi di
un notevolissimo risarcimento dei danni da parte dell’Ente per la perdita in servizio della loro
congiunta, avvenuta nel Novembre del 1998; i rimborsi di crediti vantati dall’E.R.S.U. nei
confronti di studenti e di terzi, riguardo ai quali sono state inviate ai debitori 18 diffide di
pagamento e 33 solleciti, concesse 29 rateizzazioni degli importi, proceduto nei confronti
degli inadempienti con la presentazione di istanze al Giudice di Pace per l’emissione di 15
decreti ingiuntivi, 17 atti di precetto e 6 pignoramenti mobiliari, nonché 16 richieste di
esecutività degli atti; sono stati infine presentati 7 esposti per tramite del locale
Commissariato di P.S. ad altrettanti Commissariati di P.S. sul territorio nazionale, il tutto allo
scopo di ottenere il rimborso forzoso di somme di denaro dovute all’Ente da tali soggetti.
Proprio riguardo a quest’ultima pratica, nel corso del 2012 sono rientrati 73.000,00 euro ed
altri 18.500,00 euro, sempre riferiti a quell’anno, sono stati rateizzati d’accordo coi debitori
con tanto di interessi legali, dunque per complessivi 91.500,00 euro; l’entità del recupero è
dipesa naturalmente sia da casi di irreperibilità dei soggetti che, soprattutto, dal numero di
pratiche inviate all’Ufficio Legale dall’Ufficio provvidenze per studenti e dal Servizio alloggi
direttamente interessati, di molto inferiori rispetto all’anno precedente (27 anziché 41 = -
38
34%, 5 anziché 22 = - 77%) e quindi la cifra recuperata è in proporzione maggiore di quella
presunta sui dati del 2012.
Sono stati installati alcuni aggiornamenti nel sistema informatizzato del recupero crediti per
il miglioramento e la velocizzazione dello stesso, quali la “Suite Ufficio Legale” e il “Processo
civile telematico” (connessione informatica con gli uffici giudiziari ormai d’altronde
obbligatoria), e sono state introdotte le notifiche dirette degli atti giudiziari in collaborazione
con Poste Italiane disattivando così quelle tramite gli Ufficiali Giudiziari del Tribunale di
Urbino, assai più lente e macchinose.
Si sono avuti scambi di corrispondenza su problematiche strettamente giuridico-legali con
Avvocati esterni di fiducia dell’Ente, con Avvocati di controparti dell’E.R.S.U., con uffici
giudiziari (Tribunale di Urbino, Procura di Pesaro, T.A.R. Marche,), con altri uffici pubblici e
peculiarmente con quelli della Regione Marche su tematiche giuridiche riguardanti l’E.R.S.U.
(prioritariamente
sullo
stato
dei
collegi
universitari,
sugli
interventi
di
ristrutturazione/adeguamento da effettuare e sulla responsabilità gestionale dell’E.R.S.U.).
Si è collaborato fattivamente con gli Studi Legali esterni incaricati dall’Ente, di concerto con
esso, per pratiche processuali di particolare rilievo.
E stato curato come di consueto l’aggiornamento dei rapporti di locazione/occupazione in
essere con l’Università degli Studi per i Collegi e il Campus ex Sogesta e con proprietari
privati per gli appartamenti di Pesaro ad uso degli studenti o delle proprie attività
istituzionali, il pagamento dei relativi canoni e delle imposte di registro con ripartizione della
spesa fra i vari Centri di costo di competenza.
Riguardo alla gestione dei collegi universitari ed in particolare alla loro fatiscenza e mancata
messa a norma, i rapporti con l’Ateneo e con i competenti uffici della Regione Marche hanno
caratterizzato l’evolversi della situazione per l’anno 2012, con la partecipazione anche a
specifiche riunioni sull’argomento.
E’ stata avviata la procedura di verifica sismica di tutte le strutture, sulla base di uno
specifico accordo che esso ha curato per l’E.R.S.U., sottoscritto con Università, Regione e
I.R.MA. nel 2011; tra le stesse parti, esclusa l’Università che non ne è più proprietaria, è
stata curata e sottoscritta a Giugno 2012 un’apposita Convenzione per gli interventi più
urgenti al Tridente.
E’ stato redatto l’atto autorizzativo della spesa “a monte” e quello di pagamento dei premi
“a valle” a favore della Compagnia che gestisce i pacchetti assicurativi dell’Ente per l’anno
2012 di riferimento, con ripartizione della spesa stessa fra i vari Centri di costo interessati
dalle coperture e curate le pratiche assicurative di incidenti occorsi a studenti nelle strutture
ricettive proprie, provvedendo in tal caso ad aprire direttamente i relativi fascicoli con la
Compagnia e seguendone l’iter fino alla chiusura, o anche nelle strutture ricettive
39
dell’Università e della Regione (per il “Tridente”) gestite dall’E.R.S.U., inviando allora le
pratiche infortunistiche e/o di risarcimento danni agli enti proprietari per rispettiva
competenza.
Sono state studiate e recepite specifiche normative statali, regionali e provinciali che
prevedevano la possibilità di erogazione di
finanziamenti per il perseguimento dei fini
istituzionali dell’E.R.S.U.; sono state predisposte le relative pratiche per ottenerli e l’invio
delle richieste ai competenti Uffici, seguendone l’iter e provvedendo, una volta ottenuti, alla
loro rendicontazione finale.
In particolare è stata gestita la definizione della pratica edilizia per la copertura dei motori
dell’impianto di condizionamento del Collegio Internazionale (ex Casa dello Studente,
globalmente ristrutturata anche grazie ad un contributo della Provincia); la pratica (ancora
in itinere) inerente al contributo regionale destinato alla sistemazione di Palazzo Corboli,
sede centrale dell’Ente, dai danni procurati dal terremoto del 1997/98; e la pratica per il
parziale contributo della Regione Marche al costo dei fitti passivi (stanziati per il 2012 poco
più di 199.000,00 euro su un ammontare complessivo di oltre 1.800.000,00).
Naturalmente tutto ciò ha comportato, nel corso dell’anno, una serie di contatti a più riprese
con gli uffici esterni erogatori dei fondi in questione e con le competenti Soprintendenze per
i nulla-osta di rito riguardo ai lavori.
OBIETTIVI GENERALI:
1)
Ampia informativa su tutti i servizi offerti dall’ERSU e tipologie degli stessi, con
particolare riferimento agli alloggi ed alla ristorazione rivolta a tutti gli studenti e ad altri
attori interessati al mondo universitario.
E' stata data ampia informativa sui servizi dell'Ente mediante: la realizzazione e l'aggiornamento di siti
Internet dedicati agli alloggi a foresteria, per brevi periodi a pagamento e con prenotazione on line;
l'aggiornamento del sito Internet istituzionale dell'Ente con Guida studente on line; la realizzazione di
depliants sulle strutture abitative e sugli altri servizi a pagamento dell'Ente.
Inoltre, allo scopo di informare i vari Servizi dell'Ente, sono state indette riunioni di settore e riunioni
generali tra tutti i responsabili, per illustrare le risultanze degli indicatori del consuntivo 2011 e del
semestre 2012, dove sono stati valutati i dati degli ERSU marchigiani a confronto. Anche durante le
riunioni Consigliari sono state date le informative sulle risultanze dei servizi.
2) Lavori riguardanti il miglioramento del servizio abitativo, in rapporto con la Regione per
quanto riguarda il Collegio Tridente, con l’Università per quanto riguarda le altre strutture
40
collegiali, con scelte volte ad assicurare la continuità del servizio nelle disponibilità
esistenti ma anche mediante il reperimento di ulteriori nuovi posti.
Per quanto riguarda il miglioramento del servizio abitativo, il controllo ed il monitoraggio dello stato in
essere delle camere e degli spazi comuni dei Collegi, con i conseguenti interventi di manutenzione,
hanno portato ad uno stato migliorativo delle condizioni.
Al Collegio del Tridente si è proceduto alla sostituzione di 100 finestre; i nuovi infissi in alluminio
hanno garantito una migliore abitabilità delle camere oggetto dell'intervento.
Sono state rifatte
inoltre, le coperture dei terrazzi di 10 blocchi di camere, inserendo un nuovo isolante che eviterà
infiltrazioni dovute a piogge e neve.
Alla Casa della Studentessa sono stati effettuati lavori di
riqualificazione del vecchio edificio: creati nuovi bagni, rivisto tutto l'impianto anticendio, installata
apertura elettronica delle porte, recuperati nuovi spazi, installate nuove telecamere, ecc. Presso i
locali dell'ex Scorpio è stata attivata una utenza elettrica di 45 kwh che permetterà di sfruttare al
meglio tali spazi. Tutti questi interventi hanno portato ad un miglioramento del servizio abitativo, e
all'utilizzo di nuovi spazi.
3) Incremento del numero di convenzioni con tutti i soggetti autorizzati dalle normative, per
convegni, congressi e attività affini, comprese quelle di orientamento, culturali e di
turismo, al fine di utilizzare le strutture abitative e di ristorazione al massimo delle loro
potenzialità.
Le Convenzioni stipulate per la realizzazione di Convegni e Congressi hanno previsto impegni e
condizioni che sono stati interamente soddisfatti. Particolare attenzione è stata riservata alla
concentrazione degli ospiti in determinati settori delle Strutture Abitative, al fine di ridurre i costi ed
azzerare le diseconomie di scala. Sono stati, altresì, rispettati i tempi fissati per la definizione della
contabilità e della relativa rendicontazione.
Da registrare un sensibile miglioramento del servizio dell'accoglienza, che si è manifestato nel drastico
calo dei tempi di attesa e registrazione, e in un puntuale e tempestivo accompagnamento degli ospiti
nelle camere loro assegnate.
I dipendenti si sono resi disponibili anche a rientri extra per un totale complessivo di c.ca 450 ore
dimostrando una piena collaborazione per il raggiungimento dell'obiettivo e per soddisfare le necessità
degli ospiti alloggiati compresi quelli di seminari, convegni e congressi.
4) Redazione di convenzioni con l’Università degli studi di Urbino, per l’attivazione di scambi
con Università straniere.
Per quanto riguarda le convenzioni per l'attivazione di scambi con Università straniere, sono stati
svolti incontri e data accoglienza a Università straniere (dal Texas, ecc.) allo scopo di promuovere e
migliorare i servizi. l'ente ha poi partecipato attivamente alla costituzione dell'Associazione "Urbino
International Centre" per la promozione al'estero di corsi universitari. E' stata attivata inoltre, la
procedura per il pagamento anticipato dell'alloggio al momento della prenotazione da parte degli
iscritti alla Summer School organizzata dall' I.S.I.A. di Urbino nei mesi di luglio-agosto 2012.
41
5) Consolidamento del Sistema Informativo dell’Ente focalizzato primariamente su:
Gestione documentale interna (archiviazione elettronica sostitutiva, fattura elettronica
ecc.)
Nuovi servizi telematici per semplificare il rapporto degli studenti con l’Ente
Ottimizzazione della rete dati e fonia
Standardizzazione e automazione degli scambi dati tra Ersu e Università, Regione ed
INPS
Adeguamento parco macchine interno
Adeguamenti e migliorie riguardanti i programmi dell’area contabile
E' stato consolidato il Sistema Informativo, migliorando hardware, software e rete, nei diversi servizi e
uffici dell'Ente, in particolare ci si è occupati di: Archiviazione protocollo Paleo; fonia fissa e mobile a
Consip;
sistema domotica Casa Studentessa; nuove postazioni PC; interscambio dati con INPS e
Università; backup su Cloud Telecom Sicurezza rete dati con firewall, web filtering e password.
Per quanto riguarda la Gestione documentale interna: negli uffici Acquisti-Gare e Organi Statutari, è
stato attivato il sistema di archiviazione documentale PALEO.
Si è provveduto ad archiviare in un'apposita cartella tutti gli atti pervenuti dalla Regione nel 2012,
suddivisi a seconda del Servizio di competenza.
Sono state rimosse le cartelle deteriorate e
sottratti dalle stesse i documenti obsoleti, secondo
disposizioni legalmente riconosciute: il processo è stato svolto con risultato, ed ha reso la cartella più
facilmente consultabile.
In applicazione alla normativa vigente, si è provveduto al contenimento degli sprechi relativi al
mantenimento dei documenti in forma cartacea, eliminando progressivamente le raccomandate dai
procedimenti concorsuali dell'area acquisti e gare. Molti operatori economici si stanno allineando
all’invio anche delle fatture e documenti contabili tramite PEC.
Anche nell'area contabile sono state elaborate informaticamente e trasmesse tramite PEC,
n.163
fatture di vendita e 19 autofatture; sono state archiviate poi informaticamente con allegato l’ordine di
servizio e ricevuta con corrispettivo da determinare ed è stata archiviata informaticamennte la
seguente documentazione contabile 2011: fatture di vendita-registri corrispettivi-registro fatture di
acquisto - liquidazioni mensili dell'Iva. E' stata trasmessa all'Agenzia delle Entrate l'impronta digitale
per la conservazione dei documenti contabili relativamente agli anni 2009-2010-2011-. Per le fatture di
acquisto è tuttora in corso di elaborazione uno studio che coinvolge più servizi dell'Ente (servizio
Protocollo e servizio Acquisti) in relazione alle modalità di ricevimento dei documenti contabili e alla
loro registrazione.
Adeguamenti e migliorie riguardanti i programmi dell’area contabile, sono stati effettuati dai vari
servizi competenti:
è stata valutata, in modo anche informatico, la possibilità di introdurre sul
programma "esa" modifiche che possano permettere la suddivisione delle fatture di acquisto secondo
la tipologia richiesta ai fini della dichiarazione Iva . Valutati troppo onerosi per l'Ente i costi per tale
42
modifica, si è ritenuto invece opportuno procedere con la rivisitazione, la modifica e l'aggiornamento
delle causali contabili con le quali vengono registrati i documenti, in modo tale da facilitare il lavoro ai
fini della predisposizione della dichiarazione Iva.; sul programma di contabilità direzionale sono state
individuate le stampe che permettono la visualizzazione delle imputazioni delle singole voci di conto ai
rispettivi centri di costo/ricavo; è' stata infine individuata la possibilità di stampa dei cespiti per
categoria e ubicazione. L'obiettivo è stato comunque raggiunto senza
apportare modifiche al
programma di contabilità, ma sfruttando al meglio l'uso dello stesso.
Con l'ausilio degli addetti all'informatica per realizzare collegamenti ai programmi di registrazioni
contabili, sono stati creati funzionali automatismi di ripescaggio dei dati sempre aggiornati su tutti i
centri di costo ed una loro ritrasposizione, dopo essere stati suddivisi in base ai driver individuati
appunto per una loro obiettiva suddivisione, ai centri erogatori di servizi, con lo scopo di individuare
in modo più veloce e sicuro il full costing.
Allo scopo di migliorare i rapporti e la comunicazione con il Personale interno sono stati creati indirizzi
informatici, con conseguentie risparmio di tempo e di carta.
E' stato rifatto il sito Web dell'area del Personale, seguendo le indicazioni di miglioramento sia sotto
l'aspetto formale che sostanziale; la nuova impostazione
prenderà sempre maggior corpo, con
inserimento di tutte le notizie relative alla gestione del servizio.
6) Mantenimento dei servizi offerti agli studenti e mantenimento della loro qualità, sempre
nell’ottica di una graduale riqualificazione della spesa contabile
Nell'ottica del mantenimento
dei servizi offerti agli studenti, è stato portato avanti il progetto di
semplificazione delle procedure di accettazione dell’utenza studentesca, registrazione al sito internet e
rilascio della tessera servizi. Ai fini della Registrazione Utenti e Certificazione delle credenziali, i dati
anagrafici (Nome, Cognome e Codice Fiscale) anziché essere digitati dall’operatore sono stati letti
direttamente dalla tessera sanitaria dello studente. I dati
letti sono stati scomposti valorizzando nel
contempo i campi nome, cognome e codice fiscale della form di registrazione, previa conferma da
parte dell’operatore. Il codice utente e la password sono stati automaticamente generati dal sistema;
è stata riservata all’utente la facoltà di modificare la password inizialmente assegnata dal sistema
stesso. Rispetto alla procedura precedente che riservava all’utente l’identificazione delle credenziali, la
nuova modalità di registrazione ha consentito un notevole risparmio di tempo. Ha permesso, inoltre,
di acquisire senza errori il codice fiscale e gli altri dati presenti nella banda magnetica con effetti
positivi in ordine alla scambio dei dati con la banca dati dell’INPS e dell’anagrafe tributaria, ai fini del
controllo delle autocertificazioni. La realizzazione dell’intero progetto ha consentito, inoltre, di essere
più tempestivi, anche nel rilascio all’utente della tessera servizi. Si può quindi affermare che la piena
realizzazione del progetto ha consentito di migliorare sensibilmente l’azione amministrativa.
Per testare la qualità del Servizio di foresteria dell'ente e la soddisfazione dell'utenza, è stato svolto un
sondaggio di Customer Satisfaction; le schede compilate e consegnate all'utenza alloggiata, hanno
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puntualmente evidenziato l'ottima valutazione di tutto ciò che concerne il Collegio Internazionale,
soprattutto per la funzionalità dei servizi; buono anche il risultato delle valutazioni riferite alla
foresteria del Colle che hanno evidenziato la fruibilità dei servizi, la tranquillità pur con alcuni disagi
imputabili unicamente alla vetustà della struttura; ottima la valutazione per il personale di entrambe le
strutture per la correttezza, disponibilità, professionalità e gentilezza dimostrate.
Per quanto riguarda il Servizio Alloggi di Pesaro, i posti letto sono stati tutti assegnati: agli studenti
italiani borsisti e paganti ospiti dei collegi durante l'anno accademico, agli studenti stranieri e ad ospiti
a
"foresteria
paganti", che hanno stipulato una convenzione con l'Ente, per
attività extra
accademiche (es. i collaboratori del ROF di Pesaro). Si è così ottenenuto un maggior incasso nella
gestione degli alloggi, stando anche attenti a mantenere e
migliorare lo standard qualitativo del
servizio.
Per esigenze d'ufficio straordinarie, si è garantita la presenza di una unità di personale ausiliario, al di
fuori del normale orario di servizio ed in modo discontinuo, in occasione di incontri istituzionali e
riunioni presso la Presidenza e la Direzione dell'ente. Il servizio offerto ha garantito l'accoglienza dei
partecipanti e la costodia ed il riordino dei locali dove si sono svolte le riunioni.
L'Amministrazione ERSU, tramite l'Ufficio Recupero crediti, ha recuperato anche giudizialmente
numerosi crediti vantati dall'Ente per le sue attività, per un totale di 91.500 euro, di cui 73.000 già
incamerati e 18.500 rateizzati d'accordo con i debitori, con l'applicazione degli interessi legali; tale
quantificazione è stata determinata sia da casi di irreperibilità dei soggetti che dal numero di pratiche
inviate all'Ufficio legale dai servizi interessati (Provvidenze per studenti e Alloggi), inferiori all'anno
precedente.
Per quanto riguarda il mantenimento del Servizio ristorazione, nella qualità e nell'ottica della
riqualificazione della spesa,
sono stati definiti gli interventi da effettuare (senza elevati costi) per
snellire la fila degli utenti, ridurre i tempi di attesa e rendere più appetibile ed invitante la zona self,
migliorandone l’illuminazione al fine di evidenziare meglio i piatti proposti; posizionare in sala un
dispositivo informatico che fornisca all’utente tutte le informazioni relative al menù (piatto con relativi
ingredienti, indicazioni di menù particolari ecc.) ed anche comunicazioni di altri servizi; creare un
apposito spazio per i pasti da asporto; modificare l’attuale posizionamento dei banchi del freddo e del
caldo in modo da accorciare gli spazi e facilitare le operazioni al personale.
E' stato integrato il lay out della cucina con le nuove attrezzature per la cottura centralizzata e a bassa
temperatura (forno, abbattitore, macchina per il sottovuoto, microonde professionale) per le quali è
stata fornita al personale la necessaria formazione per il loro utilizzo ottimale; è stata inoltre effettuata
la programmazione dell’attività di cucina e distribuzione del personale per un sistema di cottura
centralizzata; l'applicazione del metodo ad alcune tipologie di prodotti come arrosti, sughi e salse; la
revisione della distinta base.
Il Servizio Ristorativo a Pesaro ed a Fano, nel corso dell'anno accademico è stato monitorato con
periodici sopralluoghi presso i ristoranti convenzionati, affinchè venissero rispettate compiutamente le
modalità di riscossione dei pasti, evitando danni economici, a vantaggio di una riqualificazione
dell'offerta dello stesso servizio.
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7) Progetto per l’istituzione di un Comitato collaborativo – Studenti - Docenti e Tutor –
Amministrazione ERSU – all’interno delle strutture collegiali, con lo scopo di rendere più
partecipativa la vita all’interno delle strutture e con l’ulteriore obiettivo di attivare
iniziative culturali/ricreative che rispondano alle esigenze dell’utenza studentesca e di
progetti educativi destinati alla crescita intellettuale, professionale e umana degli
studenti. Studio di un Regolamento condiviso.
Nell'ambito del progetto di istituzione di un Comitato collaborativo Studenti - Docenti - Tutor - Amm.
ERSU, gli studenti Tutor hanno contribuito a costruire una efficace attività di ascolto nei confronti degli
studenti alloggiati nelle Strutture Abitative, nonché a promuovere la conoscenza del regolamento delle
stesse strutture attraverso l'organizzazione di colloqui collegiali e individuali. Hanno altresì organizzato
con continuità sessioni tematiche sui bisogni, sulle aspettative e sugli interessi manifestati nel corso
dell'intero anno accademico dagli ospiti ivi alloggiati.
8) Studio e realizzazione di un Link denominato : “Vi dico la mia” per dare suggerimenti, fare
segnalazioni e/o reclami, previa registrazione della persona che ha interesse a scrivervi.
Per dare suggerimenti all'utenza studentesca, o per fare segnalazioni e/o reclami, e dare risposte nei
tempi più ristretti possibili, sono stati attivati due Forum (blog): CASCU, per segnalazione problemi;
ARCCO per attività culturali ai collegi.
9) Prosecuzione nell’attenzione a studi di fattibilità per attivare forme di sostegno per
“placement” studenteschi e forme di inserimento lavorativo.
Per attivare forme di sostegno per “placement” studenteschi e forme di inserimento lavorativo, l'Ente
ha partecipato al Career Day e collaborato con attività Informagiovani ed Eurodesk per l'Orientamento
al lavoro. Ha fornito informazioni per stage e altre brevi attività lavorative. Ha accolto stagisti e
studenti part time.
10) Miglioramento della politica degli acquisti protesa alla salvaguardia della qualità dei
prodotti ed all’economia della spesa di gestione.
E' stata migliorata la politica degli acquisti, protesa alla salvaguardia della qualità dei prodotti ed
all’economia della spesa di gestione: In applicazione ai principi del Green Public Management sono
state introdotte frutta e verdura biologiche,
privilegiando i prodotti del territorio (Km 0), nello
specifico frutta nel periodo estivo, (pesche, pere Angelica, albicocche anguria, meloni, susine, ecc.).
L’Ente ha inoltre attivato le procedure per l’acquisto di carne di bovino disciplinare IGP, no OGM, in
base al marchio regionale QM (Marche). E’ stata al riguardo, contattata la ditta BovinMarche di
Ancona, cooperativa agricola che si propone di valorizzare, promuovere, organizzare e coordinare le
produzioni zootecniche agro-alimentari ed agricole in genere dei soci in armonia con gli indirizzi della
politica
agricola
comunitaria
e
la
programmazione
45
agricola
nazionale
e
regionale.
Anche nell’acquisto dei detersivi la scelta è ricaduta su prodotti biodegradabili ed ecologici, oltre a
mantenere l’uso di stoviglie usa e getta in materiale compostabile e biodegradabile.
Nelle assegnazioni delle forniture per l’anno 2012 sono stati riformulati i capitolati tecnici per carne
bovina, frutta e verdura fresca e frutta e verdura biologica in maniera più articolata ed esauriente; è
stato effettuato un costante controllo delle merci con comunicazioni di non conformità che hanno
garantito il rispetto da parte dei fornitori delle condizioni di fornitura ed in caso contrario la
sospensione della stessa. L’utilizzo di carne bovina proveniente da allevamenti nel territorio certificata
I.G.P. "Vitellone Bianco dell'Appennino Centrale" e con certificazione "QM - Qualità garantita dalle
Marche" a fronte di un costo più elevato ha garantito una riduzione quasi totale degli scarti, una resa
maggiore, un minore impegno da parte del personale per la preparazione e sicuramente un maggiore
gradimento. Anche per l'acquisto di frutta fresca, rivolgersi a produttori locali, ha dato risultati positivi.
Inoltre,
i magazzinieri dell'Ente, in collaborazione con il personale delle Mense, autorizzati dalla
Prefettura di Ancona, hanno partecipato al ritiro di frutta e verdura fresca distribuita gratuitamente
presso il centro di stoccaggio di Rubbianello in provincia di Fermo. Sono stati ritirati circa 3.000 Kg. di
frutta e 600 Kg. di verdure fresche. Tale operazione ha portato nell'anno 2012 ad un risparmio
sull'acquisto di prodotti ortofrutticoli.
11) Prosecuzione dell’adeguamento degli ambienti di lavoro alle normative sulla Sicurezza.
E' proseguito l’adeguamento degli ambienti di lavoro alle normative sulla Sicurezza. Sono stati svolti a
regola d'arte tutti i lavori strutturali previsti nel contratto d'appalto iniziale per mettere in sicurezza
l'edificio Palazzo Corboli, entro i tempi indicati negli atti di gara.
Si è aumentata la sicurezza delle strutture abitative, con conseguente riduzione del servizio
sorveglianza. È stato definito nei dettagli il progetto esecutivo per la realizzazione dell'impianto di
videosorveglianza e di quello di controllo degli accessi alle Strutture. Rispetto al progetto presentato, si
è resa necessaria una variante in corso d'opera che prevedesse l'applicazione di una particolare
tecnologia che consente l'impiego di un unico vettore fisico per raccogliere tutte le segnalazioni
provenienti dai punti oggetto del controllo, così come esplicitamente richiesto dai tecnici.
Sono state date le linee guida sulla sicurezza e sulla gestione dell' emergenza nelle strutture dell'Ente,
e le avvertenze sono state inserite in ogni camera di tutte le strutture abitative dell'Ente.
E' stata data formazione ed informazione sulla gestione delle emergenze agli studenti presenti nelle
strutture abitative dell'ERSU. Sono state redatte delle schede, e consegnate agli studenti all'ingresso,
affinchè fossero edotti sulle modalità operative in caso di emergenza.
Sono stati eseguiti gli aggiornamenti e le affissioni delle mappe di evacuazione e della cartellonistica
riguardante la sicurezza in ogni struttura dell'Ente.
12) Prosecuzione negli interventi
attuativi
per il contenimento della spesa energetica a
seguito di studi e progettazioni svolte. Valutazione e studio di fattibilità per l’installazione
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di impianti fotovoltaici su tutti i restanti Collegi; gestione del calore volta ad assicurare un
contenimento della spesa.
Alla fine dell'anno 2011
è stato esternalizzato il servizio energia (Gestione Calore) mediante
convenzione Consip. Nell'anno 2012 sono iniziati lavori per la riqualificazione degli impianti termici,
delle centrali e sottocentrali e per la trasformazione degli impianti da gasolio a metano. L'intervento
consentirà di migliorare l'affidabilità impiantistica e la gestione degli impianti attraverso un sistema di
telecontrollo.
13) Assetto evolutivo della struttura organizzativa dell’ente a seguito di modifiche cogenti
delle normative nel pubblico impiego ed impostazioni di economie di scale di settore.
Predisposizione dello stesso.
Per quanto riguarda l'assetto evolutivo della struttura organizzativa dell'Ente, il processo è stato
condotto per vari servizi, apportando alcune significative modificazioni in ordine alla loro
organizzazione e con predisposizione di accorpamenti nella responsabilità dei servizi. Si sono ottenuti
risultati in ordine all'accoglienza con sistemi di formazione specifica. Il livello di raggiungimento degli
obbiettivi può dirsi soddisfacente, in quanto
il processo di riorganizzazione è iniziato con positivi
riscontri in ordine agli accorpamenti nella direzione delle funzioni
e alla mutata organizzazione
amministrativa dei servizi e dell'accoglienza.
Dalle Linee Guida del Piano Regionale e dagli Obiettivi Generali assegnati dal Consiglio di Amministrazione
sono poi scaturiti gli Obiettivi
assegnati ai singoli responsabili di P.O. dell’ente, raggiunti con il
coinvolgimento di tutto il personale loro attribuito e relazionati nelle schede di valutazione delle P.O. stesse.
Prosecuzione dei servizi Diritto allo Studio alle sedi distaccate di Pesaro e Fano.
L’E.R.S.U. di Urbino, da alcuni anni, ha attivato presso le sedi di Pesaro Studi e di Fano Ateneo,
rispettivamente a Pesaro e a Fano, due uffici con lo scopo di fornire l’assistenza agli studenti iscritti ai corsi
di laurea dell’Università degli Studi di Urbino e del Conservatorio “Rossini”, con sede a Pesaro. Inizialmente
la dotazione organica di entrambi i suddetti uffici è stata di una unità lavorativa (Cat.C1), dal Mese di
Gennaio 2011, in modo stabile, l’organico è stato aumentato di una unità lavorativa (D5), con l’incarico di
coordinare le attività degli uffici e del personale ad essi assegnati. La presenza di due (n.2) unità lavorative
ha dato la possibilità di ampliare l’orario di apertura al pubblico sia dell’ufficio a Pesaro sia di quello a Fano,
anche se quest’ultimo, con lo scopo di economizzare i costi, in accordo con il Direttore, è stato aperto in
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alcuni periodi dell’anno, specificatamente in occasione delle scadenze dei termini per l’invio delle domande di
assistenza e in occasione dell’assegnazione dei posti letto nella struttura abitativa.
La suddetta dotazione organica, inoltre, ha dato la possibilità di migliorare la gestione degli alloggi,
aumentando i controlli sia nei confronti degli ospiti sia per quanto concerne la manutenzione delle strutture e
degli impianti tecnici, e la gestione del servizio ristorazione, monitorando l’attività svolta dai gestori dei
ristoranti convenzionati.
I compiti istituzionali affidati al servizio sopra indicato sono divisi in tre parti:
-
la prima riguarda le provvidenze, in denaro e in servizi, previste dalla Legge Regionale n.38, in
materia di Diritto allo Studio;
-
la seconda parte riguarda la gestione delle residenze con 53 posti letto in appartamenti siti a Pesaro,
in Via Petrucci, che l’Ente in parte ha acquistato e in parte ha preso in locazione e di cui si è
illustrato sopra in apertura nell’area dedicata agli Alloggi;
-
la terza parte riguarda la ristorazione, che consiste nella gestione di pasti (pranzo e cena) agli
studenti e agli ospiti presso due ristoranti convenzionati, uno a Pesaro ed uno a Fano e di cui pure
se ne è già parlato sopra, trattando appunto della ristorazione.
Per quanto riguarda le provvidenze (L.R. n.38), le attività consistono nella informazione circa le forme di
assistenza esistenti (Borse di Studio, Contributi Straordinari, Tessere servizi e quant’altro) e le condizioni
(reddito e merito) richieste per poterne usufruire; nell’assistenza tecnica circa la corretta compilazione delle
rispettive domande “on line”; nel collaborare con i colleghi del Servizio Gestione Provvidenze per Studenti,
Ufficio di Urbino.
In particolare per gli alloggi di proprietà dell’Ente e per quelli presi in locazione dallo stesso Ente, si provvede
al controllo degli studenti ospiti, affinché adottino un comportamento idoneo a tutelare l’integrità delle
strutture, dei beni mobili che formano l’arredo e delle suppellettili in dotazione alle stesse strutture, con un
costante contatto con gli studenti (riunioni e incontri); in questo senso si è cercato di valorizzare la figura del
“tutor” anche nella sede distaccata di Pesaro, con lo scopo specifico di aumentare i contatti tra
l’Amministrazione e gli studenti affinché l’Ente possa intervenire in modo celere per cercare di risolvere le
problematiche segnalate dagli stessi studenti con buoni risultati, inoltre è stato formulato e distribuito agli
studenti un questionario destinato a fare emergere le criticità per poi poter prendere mirati provvedimenti
correttivi, sempre nell’ottica di migliorare l’efficienza e l’efficacia dei servizi erogati (ristorazione e alloggi); in
questo senso, all’inizio dell’anno accademico 2012/2013, è stata acquistata e messa in opera una nuova
cucina, più ampia e funzionale della precedente, ed è stata acquistata una nuova televisione, interventi che
hanno permesso di migliorare lo standard qualitativo del servizio offerto agli ospiti
Si provvede poi:
- a gestire il sistema di video sorveglianza installato all’interno di dette strutture;
- a garantire la manutenzione delle stesse strutture e degli impianti tecnici (elettrico, idraulico riscaldamento
ecc.), contattando le imprese convenzionate con l’Ente e coordinandone le attività;
- si tengono i contatti con la proprietaria degli alloggi presi in locazione.
- si controlla che venga rispettata la raccolta differenziata dei rifiuti.
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Nel corso dell’anno 2012, in particolare nel periodo estivo, gli alloggi di proprietà dell’Ente e quelli presi in
locazione dallo stesso Ente, sono stati interamente occupati in parte da studenti italiani e stranieri, già ospiti
dei Collegi nel corso dell’anno accademico, alcuni di questi erano “paganti”, in maggior parte da studenti in
“foresteria”, quindi paganti, e,
in base ad una Convenzione sottoscritta con il Comune di Pesaro
dai
partecipanti al “Rossini Opera Festival” (attori e figuranti), cosa già detta e che viene qui ribadita, anche in
questo caso “paganti”, ottenendo un beneficio economico che ha contribuito a migliorare lo standard
qualitativo delle strutture.
Nel settore della ristorazione, le attività consistono nel tenere i rapporti con i gestori degli esercizi
commerciali, nello svolgere attività di controllo e di verifica circa l’esatto rispetto delle condizioni concordate
con la Convenzione; nel controllare il regolare funzionamento del sistema informatico che gestisce i pasti
(ristorante a Pesaro). L’Ente, inoltre, ha sottoscritto una convenzione con una palestra a Pesaro e una
palestra a Fano e con le Poste Italiane, che applicano tariffe agevolate, rispettivamente, per l’accesso alle
stesse palestre e per la spedizione di pacchi postali. L’ufficio, infine, gestisce il “monetizzatore”, installato
presso la sede di Pesaro Studi, contabilizzandone periodicamente gli incassi.
Sicurezza sul lavoro - D.Lgs 81/2008 e 106/2009 (ex 626/94).
POLITICA PER LA SALUTE E LA SICUREZZA DELL’ERSU DI URBINO – anno 2012
La salute e la sicurezza rappresentano per l’Ente e per i lavoratori beni primari irrinunciabili per lo sviluppo
delle attività produttive.
Sono state svolte in pieno le attività connesse al costituito ufficio di “Segreteria del Datore di Lavoro”
avvenuta con determinazione del Direttore n. 46 del 04/02/04 in tema di sicurezza e salute dei lavoratori e
dei luoghi di lavoro, provvedendo alla definitiva strutturazione dello “Sportello Sicurezza”, istituendo una
postazione esecutiva dotata degli elementi necessari detta “Segreteria del Datore di Lavoro”. Si è proceduto
a coordinare tutte le attività inerenti la sicurezza dei dipendenti nei luoghi di lavoro, avvalendosi anche del
medico Competente e del “Responsabile alla Sicurezza”, nominati secondo le normative in materia. E’ tramite
il Medico Competente
che vengono svolti compiti di sorveglianza sanitaria nei confronti dei dipendenti
soggetti a rischi specifici, in ottemperanza al documento di rischio adottato e revisionato per tutte le attività
dell’Ente, procedendo alla programmazione delle visite mediche per il personale soggetto a sorveglianza
sanitaria, presso l’ambulatorio dell’Ente, oltre alle prenotazioni presso l’Ospedale o altre strutture sanitarie.
Si è provveduto alla individuazione di tutte le figure sensibili inerenti la sicurezza (A.S.P.P. ; Preposti; addetti
al servizio antincendio; addetti al servizio di primo soccorso; addetti alla gestione delle emergenze e loro
Coordinatori; preposti alla gestione del divieto di fumo); è stata valutata la rispondenza dei luoghi di lavoro
alle normative ed alla corretta tenuta, sorveglianza e manutenzione dei presidi antincendio, ai sensi del D.M.
10.03.1998; sono state controllate le cassette di primo soccorso affinchè siano sempre fornite dei presidi
sanitari; valutate la necessità e la tipologia dei vari “Dispositivi di protezione individuale” da assegnare in
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dotazione ed in uso ai dipendenti, curandone l’approvvigionamento a ciascuno degli aventi diritto; è stata
fornita la consulenza sulle schede dei prodotti detergenti, sanificanti, sgrassanti e disincrostanti in uso nelle
strutture dell’Ente; si è proceduto alla corretta formazione ed informazione di tutto il personale dell’Ente, in
particolare delle figure “sensibili” sopra riportate; si è proceduto alla formazione del personale relativamente
alla gestione del protocollo operativo sulle attività dei vari servizi dell’Ente, nello specifico i servizi di pulizia e
delle mense; sono stati individuati secondo la legge i rappresentanti dei lavoratori nei luoghi di lavoro, su
indicazioni delle OO.SS. o tramite elezioni, ed una volta individuate si è proceduto alla integrale formazione
degli stessi ai sensi di legge, al fine di porli nella condizione di meglio espletare il loro mandato; sono stati
formulati gli organigrammi generali e settoriali delle figure sensibili per la gestione della sicurezza e
dell’emergenza; si è provveduto alla mappatura delle vie di fuga (mappe per la gestione della prevenzione
incendi), inserendole in tutte le strutture dell’Ente, costituendo peraltro un obiettivo di settore; sono stati
individuati i punti di raccolta delle persone a seguito di emergenze; si è provveduto in tema di sicurezza, alla
vigilanza sui contratti pubblici di lavori servizi e forniture con le ditte esterne (d.u.v.r.i.); sono state
monitorate
le varie fasi lavorative del personale al fine di individuare una rispondenza superiore del
documento di rischio dei vari servizi ed al fine di procedere al miglioramento dei cicli lavorativi ed alla
conseguente riduzione del rischio specifico, anche con procedure di rilevamento filmiche per vari cicli
lavorativi, in relazione alla movimentazione manuale dei carichi e ripetitività dei movimenti; si è proceduto
alla modificazione strutturale del locale della mensa del Tridente a seguito di incarico ad una ditta
specializzata per la rilevazione ed analisi del microclima nelle due mense dell’Ente, a seguito di maggiori e
migliori informazioni
ottenute per emendare le problematiche connesse; è stato riattivato il sistema
antincendio automatico presso il SOT e Casa della Studentessa; sono state svolte le riunioni periodiche con i
RLS, RSPP, MC e Datore di Lavoro, ai sensi dell’art. 35, del D. leg. vo 81/2008, al fine di revisionare il
documento di rischio, l’ idoneità dei DPI e loro consegna ed i certificati di conformità sui lavori effettuati, i
programmi di formazione ed eventuali variazioni delle condizioni di esposizione al rischio dei lavoratori; sono
state effettuate visite alle strutture con il Datore di lavoro, il M.C. e l’ RSPP; è stato istituito, per necessità ed
emergenze, uno specifico numero telefonico n. 4141, collegando tutte le strutture presenti nell’Ente, al
quale numero risponde sempre, anche di notte, un operatore formato in materia, in grado di porre in essere
tutte le procedure previste nel piano d’emergenza. Oltre a tale numero telefonico si è lavorato ad un sistema
di allertamento generale per il Collegio e la mensa Tridente, collegando una serie di apparecchiature di
amplificazione fonica, nelle varie sedi della struttura, con la postazione permanentemente sorvegliata da
parte di un operatore. In breve si provvederà, per i Collegi Universitari che possono presentare una serie di
limiti e vincoli strutturali, ad applicare nel tempo un sistema di sicurezza equivalente, attenendosi alle
indicazioni fornite dal documento di prevenzione incendi, presentato ai VV. FF. Con gli organismi competenti
in sicurezza dell’ Università degli Studi di Urbino, si è proceduto alla verifica delle condizioni delle Strutture
abitative dei Collegi Universitari, tranne il Tridente (di cui la Regione è proprietaria), al fine di individuare gli
interventi inderogabili per la corretta messa in sicurezza delle strutture. Il Datore di lavoro, infine, ha
elaborato con un tecnico di fiducia, una dettagliata analisi degli interventi inderogabili, con l’indicazione dei
relativi costi economici in tutti i collegi Universitari, al fine di renderli a norma con le leggi sulla sicurezza
(Disposizioni sulle strutture abitative). Si è infine provveduto a valutare lo “stress da lavoro correlato”.
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RELAZIONE ATTIVITA’ DI FORMAZIONE ANNO 2012
Il programma formativo, per l’anno 2012, prosegue in linea di massima quello già avviato negli anni
precedenti, delineato in maniera specifica e circostanziata nelle precedenti proposte formative (anni 20022007), tendendo conto di esigenze prioritarie determinate, sia dalla necessità di ottemperare a quanto
previsto dalla normativa in materia di sicurezza che del lavoro, che dall’esigenza di intervenire a colmare, con
azioni idonee, le principali lacune riscontrate in alcuni cicli di attività, in relazione ad innovazioni
tecnologiche, organizzative e normative, reclutamento di nuovo personale e programmi di sviluppo della
qualità dei servizi.
Gli interventi di formazione, volti ad aggiornare ed arricchire le competenze professionali dei dipendenti
rispondono altresì alle singole richieste avanzate in merito dalla Direzione e dai Responsabili dei Servizi.
I docenti e/o Istituti ed Enti di Formazione sono stati come sempre scelti con l’obiettivo di favorire il
conseguimento di risultati non generici, ma atti a trasmettere alle risorse umane assegnate, le competenze
adeguate all’esercizio delle singole prestazioni lavorative.
A tal fine, ove possibile, è stata prevista al termine del corso di formazione, una prova di verifica da parte
del docente, per poter procedere ad un controllo immediato delle nozioni apprese, al fine di una formazione
più efficace e produttiva di maggiori effetti, in quanto rispendibile nel ciclo lavorativo.
Gli interventi effettuati sono in numero minore rispetto agli anni precedenti, in seguito all’applicazione della
Delibera della Giunta Regionale Marche n.1157 del 19.07.2010, che fissava alcuni parametri di riduzione
della relativa spesa.
CORSI ESPLETATI
Formazione obbligatoria per personale iscritto all’albo degli avvocati. – Anno 2012
Le iniziative che seguono sono relative alle attività di formazione professionale continua
(attività di
aggiornamento, accrescimento ed approfondimento delle conoscenze e delle competenze professionali)
mediante la partecipazione ad iniziative culturali in campo giuridico e forense, alle quali tutti gli avvocati
iscritti all’Albo hanno l’obbligo deontologico di aderire, per mantenere e migliorare la propria preparazione
professionale, curandone l’aggiornamento.
Le suddette iniziative sono state destinate all’ Ufficio legale dell’Ente. (1 o 2 unità)
Il numero delle ore dei corsi/conferenze è indicativamente pari a n. 2-3 ore mentre nel caso in cui la
partecipazione riguardi i convegni il numero delle ore è generalmente maggiore (5-10). Per alcune iniziative
sono stati rilasciati attestati di partecipazione.
L’Avvocatura tra tradizioni e riforme.
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La conferenza si è tenuta ad Urbino, l’11 maggio 2012, presso la Sala del Giardino d’Inverno del Palazzo
Ducale.
Relatore l’Avvocato Nicola Sbano del Foro di Ancona.
Progetto di revisione delle Circoscrizioni Giudiziarie
La conferenza si è tenuta il 12/05/2012, presso la Facoltà di Giurisprudenza dell’Università degli Studi di
Urbino.
Relatore il Dott. Alberto Liguori, Presidente della III°Commissione del Consiglio Superiore della Magistratura.
Processo civile telematico.
La conferenza si è tenuta il 24 maggio 2012 ad Urbino, presso la Facoltà di Economia (Palazzo Battiferri)
dell’Università degli Studi di Urbino.
Relatore l’Ingegnere Paolo della Costanza
Aspetti pratici del procedimento di mediazione – presentazione dell’Organismo di Mediazione del Foro di
Urbino
La conferenza si è tenuta il 28 maggio 2012 , presso la sala Serpieri ad Urbino.
Relatore l’Avvocato Giuseppe Briganti - Segretario dell’Organismo di Mediazione.
Durante l’incontro è stato presentato l’Organismo di mediazione del Foro di urbino, prossimo ad entrare nella
sua fase operativa ed illustrato il relativo regolamento di procedura.
Ebbrezza e stupefacenti nel codice della strada. Dalla sanzione all’impegno sociale.
La conferenza si è tenuta il 06/06/2012, presso la sala Serpieri ad Urbino.
Relatori:
Dott. Piero Fraternale – Coordinatore Ambito territoriale Sociale;
Dott.ssa Simonetta Catani – Sostituto Procuratore della Repubblica presso il Tribunale di Urbino;
Dott. Paolo Marchionni – Presidente Commissione provinciale Patenti;
Avv. Marcello Fagioli – Vice Presidente della Camera Penale di Urbino.
La Responsabilità Civile nella Pubblica Amministrazione
La Conferenza si è tenuta il 20/06/2012, presso la sala Serpieri, ad Urbino.
Relatore Dr. Gioacchino Sassi.
Nello specifico il tema è stato trattato:
in dipendenza della proprietà, possesso e amministrazione di beni demaniali e non demaniali;
in dipendenza dell’ obbligo di custodia e manutenzione;
in conseguenza della emanazione di atti o di provvedimenti illegittimi;
in dipendenza della condotta dolosa o colposa dei propri dipendenti.
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Diritto delle prove e deontologia forense.
La conferenza, organizzata dalla Facoltà di Giurisprudenza dell’Università degli Studi di Urbino, si è tenuta
nella giornata del 15 novembre 2012 , presso l’area scientifico-didattica Paolo Volponi (ex Magistero) di
Urbino.
Relatori:
Avv. Andrea Giussani (introduzione);
Prof. Michele Taruffo;
Avv. Diego Volpino.
Corso di Inglese.
Il Corso si è tenuto dal 06 dicembre 2011 al 29 marzo 2012, presso il Collegio del Colle.
N.ore: 72 (36 ore per ognuno dei due moduli in cui i partecipanti sono stati suddivisi).
Partecipanti: personale addetto all’accoglienza (portinerie) e amministrativo (18 unità).
Docente: è stata contattata, su richiesta della Direzione, la docente insegnante madre lingua, Sandie Ball
che ha presentato un valido curriculum professionale, sia per gli studi effettuati per che l’esperienza acquisita
sul campo
Obiettivi del Corso:
Le strutture ricettive gestite dall’E.R.S.U. sono chiamate a rispondere ad una pluralità di esigenze: fornire
servizi a studenti e docenti universitari ma anche soddisfare le numerose richieste che provengono da molti
atenei stranieri, che sempre più si rivolgono a questo tipo di strutture per ottenere ospitalità per Convegni e
Congressi. E necessario pertanto provvedere ad una riqualificazione del personale addetto al servizio di
ospitalità, provvedendo a formare il personale anche sulla conoscenza della lingua inglese, per garantire un
servizio adeguato ad ogni tipologia di ospite, assicurando un’accoglienza personalizzata e consentendo di
raggiungere l’obiettivo prioritario della massima soddisfazione dell’utente, nonché la massima occupazione
delle strutture.
Per tali motivazioni la Direzione dell’Ente ha rilevato la necessità di continuare l’azione
formativa, già
intrapresa nel corso degli anni precedenti, con lo scopo di migliorare la conoscenza dei contenuti di base già
acquisiti ed al tempo stesso di favorire una conoscenza linguistica il più possibile adeguata alla mansione da
svolgere ed al servizio da offrire agli ospiti stranieri.
Modalità di svolgimento: le 36 ore di corso sono state suddivise in 18 lezioni settimanali, di due ore ciascuna,
con orario pomeridiano;
- per la frequenza delle lezioni i partecipanti saranno suddivisi in due turni; l’impegno lavorativo della
docente è pertanto pari a 72 ore;
- sono state previste ed effettuate una prova d’ingresso (prova scritta/colloquio) ed una finale ( prova di
lettura/scrittura, prova di ascolto e prova orale).
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Il prodotto biologico nella ristorazione collettiva qualità, economia, logistica e salute.
La giornata formativa, organizzata dall’Associazione Nazionale per l’Agricoltura Biologica Marche, si è tenuta
il 29 marzo 2012, presso la Sala Raffaello della Regione Marche.
N.ore: 6
Partecipanti: Personale (Responsabili P.O. e Funzionari) del Servizio Acquisti e Gare e Ristorazione (3 unità).
Argomenti trattati:
Le motivazioni della scelta del prodotto biologico nella ristorazione collettiva;
Gli impatti ambientali della ristorazione in ottica di ciclo di vita: la gestione dei rifiuti, la logistica degli
approvvigionamenti e delle forniture;
I prodotti Bio nei capitolati di gara. I green Public Procurement (GPP) e i criteri ambientali minimi ( CAM);
Ristorazione Collettiva in filiera corta ed effetti sull’economia locale;
Un’esperienza concreta. Dal menù dell’ospedale all’economia locale passando per la salute dei pazienti
ospedalieri;
L’importanza della scelta dei prodotti e delle tecniche di cottura per una cucina collettiva sana e ricca di
gusto;
Esperienze di territorio regionale, insuccessi, criticità, inefficienze.
Corsi di informatica – Formazione Interna.
A seguito della comunicazione della Direzione dell’Ente, del 29/03/2011, Prot. n.1427,
ad oggetto “ Codice
di comportamento per utilizzo di apparecchiature informatiche (Determina n.310/11 del 21/11/2011” stati
programmati corsi di formazione informatica, da svolgersi da parte del Personale del Sis dell’Ente, in base a
specifiche necessità formative sui programmi utilizzati, evidenziate dai singoli dipendenti. Sede di
svolgimento: l’aula esterna del Collegio Aquilone, per i dipendenti con sede ai collegi, la Sala Conferenze del
Collegio Internazionale (per i dipendenti con sede di lavoro nel centro storico) o negli uffici degli stessi
dipendenti (se il numero è piuttosto limitato). I Corsi sono e verranno programmati in accordo con i vari
Responsabili P.O. dei Servizi, in modo da non intralciare in alcun modo lo svolgimento della normale attività
lavorativa.
Corso per addetti alla Cassa
La formazione si è tenuta nella suddetta aula esterna del Collegio Aquilone, con inizio il 3 aprile e fine il
19/04/2012.
N. ore:12
Partecipanti: il personale addetto alle casse (7 unità), suddiviso in due gruppi di lavoro
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Obiettivi: approfondire i programmi di maggiore utilizzo, in particolare la suite Adabas (Cash Control e Mensa
Manager), prevedendo una attenzione particolare alle esigenze quotidiane di lavoro. Le lezioni, di due ore
ciascuna, hanno trattato indicativamente i seguenti argomenti:
lettura e spiegazione del codice di comportamento per l’utilizzo delle apparecchiature informatiche.
analisi delle problematiche più frequenti sui programmi in uso (Cash Control e Mensa Manager):
lentezza casse;
errore programma per studenti con saldo negativo;
richiesta degli studenti sui numero dei pasti da asporto già consumati;
cancellazione utenti in pensione;
razionalizzazione tabella piatti;
segnalazione pasto già consumato;
informatizzazione dei moduli, attualmente in formato cartaceo.
In base alle necessità espresse sono state illustrate le procedure di inserimento, cancellazione e modifica dei
piatti per essere inseriti nei menu erogati a mensa, utilizzando il programma mensa manager.
Per l’informatizzazione dei moduli presentati è stato utilizzato il programma excel. I dipendenti sono stati
attivamente partecipi, proponendo soluzioni e consigli per il miglioramento del proprio lavoro, con interesse
particolare all’informatizzazione dei moduli, prima compilati a mano.
Da rimarcare il fatto che il corso è stato ancora più utile perché aderente alle necessità quotidiane al
contrario dei tradizionali corsi in aula che illustrano una serie di nozioni tecniche, slegate al contesto
operativo dei partecipanti .
Formazione per programma alloggi e attività informatica (Collegio del Colle)
La formazione, sempre a cura del Servizio Ingegneria di sistema dell’Ente, ha avuto luogo nelle giornate del
4 e 6 settembre 2012 e si è svolta presso l’aula esterna del servizio librario del Collegio Aquilone.
N.ore: 4
Partecipanti: personale addetto alla portineria.
Obiettivi: considerata la necessità di provvedere a sostituzioni (per ferie, recuperi malattia, ecc.) del
personale di portineria del Collegio del Colle, si è ritenuto necessario formare alcuni dipendenti, addetti allo
stesso servizio, che possano provvedere in merito. Tutto ciò si è svolto, così come descritto
precedentemente, tenendo conto delle quotidiane esigenze lavorative dei partecipanti, con l’intento di fornire
una tipologia formativa, anche in questo caso particolarmente interessante e utile, perché afferente alle
reali necessità emerse nello specifico ambito di lavoro.
Informazione/addestramento sull’utilizzo prodotti pulizia.
Pulizia e sanificazione hausekeeping per personale addetto alle pulizie camere e soggiorni.
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Nell’ambito dell’informazione/addestramento sull’utilizzo dei prodotti di pulizia, la Ditta Ecolab, nella persona
del Sig. Daniele Buono, ha tenuto questo corso di addestramento nella giornata del 3 aprile 2012.
N. ore: 1,5
Partecipanti: personale addetto alle pulizie camere e soggiorni (13 unità).
Argomenti trattati
lo sporco ed i fattori del lavaggio;
prodotti detergenti in uso, loro caratteristiche, modalità di impiego e dosaggi;
principali norme antinfortunistiche dell’utilizzo dei prodotti chimici;
corretta prassi igienica e definizione di disinfezione.
Le domande e gli interventi dei partecipanti hanno permesso di chiarire gran parte delle problematiche,
relative alla detergenza ed a fugare eventuali dubbi al riguardo.
Pulizia e sanificazione cucina + hausekeeping per personale addetto alla ristorazione.
Nell’ambito dell’informazione/addestramento sull’utilizzo dei prodotti di pulizia, la Ditta Ecolab, nella persona
del Sig. Daniele Buono, ha tenuto questo corso di addestramento nella giornata del 3 aprile 2012.
N. ore: 1,5
Partecipanti: personale addetto alla ristorazione (21 unità).
Argomenti trattati
lo sporco ed i fattori del lavaggio;
prodotti detergenti in uso, loro caratteristiche, modalità di impiego e dosaggi;
principali norme antinfortunistiche dell’utilizzo dei prodotti chimici;
corretta prassi igienica e definizione di disinfezione;
accenni sul funzionamento e sulle procedure della lavastoviglie.
Le domande e gli interventi dei partecipanti hanno permesso di chiarire gran parte delle problematiche,
relative alla detergenza ed a fugare eventuali dubbi al riguardo.
Le procedure in economia dopo il nuovo regolamento attuativo (DPR n.207/10) e le ultime novità (Decreto
sviluppo, manovre finanziarie, statuto imprese, Decreto Monti)…..
Il seminario, organizzato in collaborazione con Euristica, società attiva sul territorio nazionale con attività di
consulenza, formazione, organizzazione e ricerca rivolta alla Pubblica Amministrazione, si è svolto nella
giornata del 12 aprile 2012 presso l’Amministrazione Provinciale di Pesaro e Urbino, a Pesaro.
N.ore : 6
Partecipanti: Responsabile e Funzionario Servizio Acquisti e gare (2 unità).
Docente: Dott. Salvio Biancardi, laureato in giurisprudenza, docente ai corsi di formazione e
approfondimento su appalti e forniture di servizi - consulente di Enti pubblici.
Obiettivi: offrire un percorso di elevato profilo professionale, con particolare riferimento al settore dei servizi,
finalizzato all’analisi puntuale e rigorosa del quadro normativo di riferimento.
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Argomenti trattati:
I sistemi di acquisizione di beni e servizi: quadro normativo e principi generali;
l’implementazione e la gestione degli elenchi di operatori economici;
il cottimo fiduciario,
la gestione della gara ufficiosa e dell’indagine di mercato;
gli acquisti di beni e servizi in economia;
l’affidamento di lavori in economia: profili essenziali;
la tracciabilità dei flussi finanziari nell’attività contrattuale minore.
Progetto formativo di promozione della salute “ Cuore Lavoro”.
Nell’ambito della sicurezza e salute dei lavoratori, su indicazione del Medico Competente, in base all’art. 25,
comma 1, lett. a, del D. Lgs.vo 81/2008, l’Ente ha aderito a questo progetto di promozione della salute,
promosso dalla Fondazione Onlus per la lotta contro l’infarto del Prof. E. Sgarbi, nella giornata del
12/06/2012.
N. ore: 1 per ognuno dei due incontri informativi, oltre alla rilevazione della pressione arteriosa e valutazione
specifica per i soggetti a rischio, comportante l’impegno di n.4 addetti, tra personale medico e paramedico,
per il tempo necessario alla diagnostica;
Docente: Prof. E. Sgarbi della Fondazione Onlus per la lotta contro l’infarto
Partecipanti: tutti i dipendenti dell’Ente interessati all’iniziativa, divisi in due turni (54 unità).
Obiettivi: l’art. 25 del D. Lgs.vo 81/2008 “obblighi del medico competente” ha tra le sue prerogative quella di
prevedere la collaborazione all’attuazione di programmi volontari di promozione della salute, secondo i
principi della responsabilità civile. Lo stesso medico ha ritenuto il progetto “Cuore lavoro” offerto dalla
Fondazione per la lotta contro l’infarto – Onlus di Pesaro – che intende promuovere la cultura della
prevenzione delle malattie cardio cerebro vascolari nelle aziende, come un momento di promozione della
salute.
Per tali motivazioni sono stati programmati due incontri formativi per i dipendenti interessati, divisi in due
turni, effettuati preso le strutture dell’Ente (Collegio del Tridente). E’ stato proiettato un filmato per far
conoscere il rischio vascolare legato al proprio stile di vita, con partecipazione attiva da parte degli
interessati. Era possibile inoltre, al termine dell’incontro, effettuare un’analisi specifica (a pagamento), per
definire il proprio rischio vascolare.
La stessa associazione ha dato inoltre la propria disponibilità per i lavoratori che ne avessero necessità, di un
ulteriore approfondimento nella propria sede di Pesaro.
Software Suite Ufficio Legale.
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Il corso di addestramento su software Ufficio Legale è stato svolto dalla Ditta Lorisystem di Urbino, che ha
fornito il relativo programma formativo, nelle giornate del 17 e 18 luglio 2012 e nella giornata 26/07/2012,
presso la sede centrale dell’Ente.
Partecipanti: il Responsabile e la dipendente del Servizio Affari Generali (Ufficio legale) ed il personale del Sis
dell’Ente.
Obiettivi: l’acquisto per l’Ufficio Affari generali di una Suite Ufficio legale comprendeva anche la fornitura del
corso di formazione, al fine di una migliore comprensione ed utilizzo del relativo software.
I principali adempimenti relativi ai contratti di lavori, servizi e forniture.
Il corso, organizzato dalla Maggioli s.p.a di Santarcarcangelo di Romagna, si è svolto a Firenze nella giornata
del 09/10/2012.
N.ore: 6,5
Partecipanti: Responsabile P.O. Bilancio e Responsabile e Funzionario Servizio Acquisti e Gare (n. 3 unità)
Obiettivi del corso: fornire una serie di risposte pratiche alla molteplicità degli adempimenti che l’appalto dei
lavori, servizi e forniture comporta per gli Enti pubblici, approfondendo le specifiche tematiche, anche sulla
base delle domande degli interessati.
Argomenti trattati:
La tracciabilità dei pagamenti ;
i rapporti con l’Autorità di vigilanza sui contratti pubblici;
il documento unico di regolarità contributiva (DURC);
le responsabilità solidali della stazione appaltante a tutela dei lavoratori;
i pagamenti della Pubblica Amministrazione;
le comunicazioni alle Ditte in fase di gara;
l’accesso agli atti della gara.
Corso inglese “one to one”.
Il corso, tenuto dall’ insegnante madre lingua, Prof.ssa Francesca Carducci è iniziato il giorno 25/09/2012 e
si è svolto presso la sede distaccata di Via del popolo in cui è ubicato l’Ufficio “Sportello studenti Estero”
dedicato all’accoglienza degli studenti stranieri.
N.ore: 50
Partecipanti: la dipendente assegnata allo “Sportello Studenti estero”, il Responsabile del Servizio ed il
Direttore.
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Obiettivi
Nell’ottica di promozione delle proprie strutture ricettive verso nuove utenze anche straniere l’Ente ha già
provveduto, nel corso degli anni precedenti, a riqualificare il personale addetto al servizio di ospitalità, con
specifici corsi di formazione anche sulla conoscenza della lingua inglese, per garantire un servizio adeguato
ad ogni tipologia di ospite. In linea con tali premesse, con deliberazione del Consiglio di Amministrazione n.
13/2012 del 15/03/2012 ad oggetto “ Sportello Studenti Estero” l’Ente ha dato inoltre seguito, in qualità di
partner, al Progetto del Comune di Urbino “Kit Urbino servizi in favore di studenti universitari” che
comprende uno specifico ambito di intervento (H) riguardante l’ “Accoglienza degli studenti Stranieri” ed una
specifica Linea di Azione (H1) per l’attivazione di uno “Sportello Studenti Estero” con lo scopo di “aiutare i
giovani stranieri nel disbrigo o perfezionamento di pratiche amministrative di varia tipologia …. ed essere
informati sulla città e sui servizi che offre….”
In occasione dell’ apertura al pubblico del nuovo “Sportello…”, la Direzione dell’Ente, ha rilevato la necessità
di continuare nell’azione formativa già intrapresa, con un corso di inglese “One to One”, con lo scopo di
migliorare la conoscenza (scritta e parlata) dei contenuti già acquisiti ed al tempo stesso di favorire una
conoscenza linguistica il più possibile adeguata alla mansione da svolgere ed al servizio da offrire agli ospiti
stranieri...”
Giornata dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza R.L.S 2011/2012
26/10/2012.
La giornata, organizzata da Inail, Regione Marche , Associazioni datoriali, organizzazioni Sindacali ecc., si è
tenuta ad Ancona, presso la Facoltà di Medicina Auditorium Montessori, dell’Università Politecnica delle
Marche.
N. ore: 4
Partecipanti: Un rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.
Obiettivi: Rendere sempre più efficiente la trasmissione delle informazioni rivolte agli RSL, il cui compito
principale resta quello di garantire ai lavoratori l’esercizio dei diritti di partecipazione e di controllo in materia
di salute e sicurezza sul lavoro. Si tratta di ottimizzare quindi la cultura della sicurezza verso quella basilare
figura professionale, agendo in modo particolare sul versante delle modalità di trasmissione delle conoscenze
e delle competenze, anche attraverso l’utilizzo di buone prassi tecniche e metodologiche di formazione ed
informazione. Gli argomenti trattati fanno riferimento ai contenuti della settimana europea per la sicurezza
che per il 2012/2013 affronterà il tema “Lavoriamo insieme per la prevenzione dei rischi”.
Argomenti trattati:
punti di forza e di criticità;
la manutenzione sicura come strumento di prevenzione dei rischi;
lavoriamo insieme per la prevenzione dei rischi.
E’ stato rilasciato attestato di partecipazione.
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Fondo pensione Perseo
Il seminario formativo, organizzato dalla Regione Marche, si è tenuto nella giornata del 26/10/2012, ad
Ancona.
N. ore: 5
Partecipanti: Responsabile P.O. e funzionaria del Servizio Personale dell’Ente.
Obiettivi: il seminario si prefiggeva di offrire agli operatori degli uffici del personale degli enti ricompresi nei
comparti delle Regioni, delle Autonomie locali e del Servizio sanitario Nazionale un quadro d’insieme della
previdenza complementare in generale e del Fondo Pensione di categoria Perseo in particolare. Sono state
inoltre fornite informazione dettagliate sulle procedure da seguire per il ricevimento, la compilazione e l’invio
dei moduli di adesione al Fondo e all’INPS gestione ex Inpdap e la compilazione delle liste di contribuzione,
nonché sulla contabilizzazione e valorizzazione delle quote figurative e sulle operazioni necessarie alla
compilazione della DMA. La giornata seminariale ha visto la partecipazione, oltre al Fondo Perseo, anche
dell’Inps gestione ex Inpdap ed è stata prevista, all’occorrenza, anche quella della società di service
amministrativo-contabile Previnet.
Argomenti:
Presentazione del Fondo Perseo
- Cos’è e come nasce;
- I potenziali aderenti;
- I vantaggi dell’adesione;
- Come aderire;
- Come investe Perseo;
- Rendimenti;
- Le prestazioni;
La gestione amministrativa
Adesioni;
Contribuzione;
Adempimenti per gli associati;
Portale web per le amministrazioni;
Il portale web per gli associati.
Cucinare senza glutine (Formazione sulla celiachia).
I corsi, uno teorico ed uno pratico, organizzati dal Dipartimento di Prevenzione – Servizio di Igiene degli
Alimenti e della Nutrizione dell’Asur Marche – Area Vasta 1 – si sono svolti presso l’Aula Formazione dell’Asur
– Urbino (teorico) e presso la Mensa Scolastica del Comune di Piandimeleto (pratico), nelle giornate del
29/11/2012 e 04/12/2012.
N. ore: 3 (teorico) 3 (pratico)
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Partecipanti: i dipendenti del servizio ristorazione (cucina e sala).
Obiettivi: In attuazione dell’art.5, comma 2, della Legge 4 Luglio 2005, n.123, i corsi , uno teorico ed uno
pratico sono stati organizzati al fine di garantire agli studenti affetti da celiachia, un servizio ristorativo
idoneo alle loro esigenze alimentari.
Aggiornamento preposti
Nel mese di dicembre sono stati predisposti gli atti e gli adempimenti necessari al fine dello svolgimento del
corso suddetto che sarà tenuto dal Responsabile della Sicurezza dell’Ente, Prof. Paolo Pedrinelli Carrara,
presumibilmente nel mese di gennaio 2013, presso il Collegio del Colle.
N.ore: 6
Partecipanti: i Responsabili P.O. ed il personale che esercita il ruolo di preposto.
Obiettivi: proseguire nell’azione formativa, in materia di sicurezza, prevista dal Decreto Legislativo 81/2008 e
dall’Accordo tra Ministro del lavoro e delle politiche sociali per la formazione dei lavoratore (art. 37, comma 2
del cit. decreto).
Programma:
principali soggetti del sistema di prevenzione aziendale, compiti e responsabilità;
relazioni tra i vari soggetti interni ed esterni del sistema di prevenzione;
definizione e individuazione dei fattori di rischio;
statistiche ed analisi incidenti ed infortuni mancati
tecniche di comunicazione e sensibilizzazione dei lavoratori, in particolare neoassunti, somministrati e
stranieri;
valutazione dei rischi per l’azienda con particolare riferimento al contesto in cui il preposto opera;
individuazione delle misure tecniche, operative e procedurali di prevenzione e protezione;
modalità di esercizio della funzione di controllo sull’osservanza da parte dei lavoratori delle disposizioni di
legge e aziendali in materia di salute e sicurezza sul lavoro e uso dei mezzi di protezione collettivi e
individuali messi a loro disposizione.
Informazione e formazione (art. 36, D.Legislativo 81/2008).
Nel mese di dicembre sono stati predisposti gli atti e gli adempimenti necessari al fine dello svolgimento del
corso suddetto che sarà tenuto dal Responsabile della Sicurezza dell’Ente, Prof. Paolo Pedrinelli Carrara,
presumibilmente nel mese di gennaio 2013, presso il Collegio del Colle.
N.ore: 6
Partecipanti: Il personale dell’Ente che non ha precedentemente effettuato i suddetti corsi (circa 90 unità,
suddivise in tre gruppi di circa 30 persone).
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Obiettivi: proseguire nell’azione formativa, in materia di sicurezza, prevista dal Decreto Legislativo 81/2008 e
dall’Accordo tra Ministro del lavoro e delle politiche sociali per la formazione dei lavoratore (art. 37, comma 2
del cit. decreto).
Programma:
concetti di rischi;
il danno;
la prevenzione;
l’organizzazione della prevenzione aziendale;
diritti, doveri e sanzioni per i vari soggetti aziendali;
organi di vigilanza, controllo e assistenza.
Formazione personale ristorazione (per applicazione cottura centralizzata).
Nel mese di dicembre sono stati predisposti gli atti per l’effettuazione del suddetto corso nel mese di gennaio
2013, presso i Servizi di Ristorazione dell’Ente tenuto dal Sig. Maurizio Marrocco.
N.ore: 3 settimane (5 giorni lavorativi dal lunedì alla domenica a discrezione del formatore.
Partecipanti: il personale del servizio Ristorazione dell’Ente.
Obiettivi: A seguito dell’installazione di nuove attrezzature acquistate con l’obiettivo di organizzare la
produzione con il sistema di cottura centralizzata, si è ritenuto opportuno procedere a tale tipologia di
formazione, finalizzata a sfruttare al meglio la tecnologia esistente, innalzando gli standard qualitativi del
servizio e ad ottimizzare l’attività di trasformazione dei cibi, con conseguente riduzione dei tempi di lavoro e
dei costi di gestione, migliorando l’offerta gastronomica. Per dare maggiore concretezza alla formazione sul
corretto utilizzo delle attrezzature si è ritenuto importante completarla con un breve periodo di
affiancamento del personale allo scopo di verificare la corretta applicazione delle procedure.
Programma:
Analisi, studio e determinazione del lay-out di cucina;
formazione del personale e affiancamento;
metodologie di verifica e controllo.
La parte relativa al lay-out è stata effettuata con la collaborazione tecnica del Sig. Zuccarini Alessandro.
Per la formazione del personale sono state previste due settimane di lavoro, mentre una settimana
di
presenza in loco è stata prevista per le metodologie applicative di verifica e controllo, quando partirà il
servizio dei pasti veicolati, al fine di eseguire il suddetto programma.
Aggiornamento autocontrollo (HACCP).
Il corso, relativo all’anno 2012, è stato tenuto nel mese di gennaio 2013, presso le strutture ricettive
dell’Ente, da esperti dell’Istituto Zooprofilattico Sperimentale delle Marche e dell’Umbria, relativamente
all’igiene e sicurezza alimentare nell’ambito della ristorazione collettiva.
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Il corso si colloca nell’ambito delle iniziative relative alla convenzione stipulata tra l’Istituto Zooprofilattico
Sperimentale dell’Umbria e delle Marche e l’E.R.S.U. di Urbino e costituisce un aggiornamento degli operatori
sulle tematiche della sicurezza alimentare.
Totale n.ore: 3
Partecipanti: i dipendenti addetti alla ristorazione (Mese Duca e Tridente).
Corso per l’uso del defibrillatore nei luoghi di lavoro.
A seguito di incontri intercorsi in data 20/09/2012 con il Servizio Personale -Segreteria Datore di lavorodell’Ente in data 09/10/2012 sono stati trasmessi i dati necessari per l’effettuazione di un eventuale corso
per l’uso del defibrillatore nei luoghi di lavoro.
L’espletamento del programma formativo per l’anno 2012 ha tenuto altresì conto di molteplici contatti con
specifici Enti o Istituti di Formazione tra i quali, in particolare, la Scuola di Formazione del Personale della
Regione Marche, la Provincia di Pesaro, l’Università degli Studi Urbino, per il vaglio e l’individuazione di
eventuali iniziative comuni.
La predisposizione di tutta la summenzionata attività formativa ha comportato che per i relativi atti ci si è
dovuti avvalere di una dipendente dedicata costantemente e prevalentemente a tale compito, per
l’espletamento dei molteplici adempimenti quali ad es.:
ricerca dei corsi più significativi nelle diverse aree (amministrative, contabili, ecc) al fine della formazione dei
dipendenti;
adozione delle determinazioni autorizzative alle Convenzioni con i soggetti formativi;
contatti (telefonici, tramite fax e/o posta elettronica) con gli Enti Organizzatori, per tutte le informazioni
specifiche al riguardo;
formulazione delle lettere per i dipendenti interessati, con trasmissione dei calendari dei corsi, nonché
contatti telefonici per le specifiche richieste;
prenotazione dei corsi tramite fax o posta elettronica;
ricerca degli alberghi più convenienti per l’Amministrazione ed al tempo stesso per i dipendenti, al fine di
poter fruire di un’adeguata sistemazione in luoghi il più possibile vicini alla sede di corsi, ad una tariffa
contenuta;
effettuazione delle apposite R.D.A. (codir) per la liquidazione delle varie fatture di pagamento;
predisposizione degli atti di liquidazione delle varie fatture di pagamento;
predisposizione dei rendiconti contabili delle spese effettuate ai competenti Uffici e/o Servizi dell’Ente;
inserimento dei corsi espletati nell’apposito programma informatico;
inserimento dell’informativa relativa ai corsi nel Portale del Personale dell’Ente;
predisposizione della relazione annuale al Direttore su tutti i corsi di formazione svolti.
ALTRE ATTIVITA’ SVOLTE.
Altre tappe importanti di lavoro hanno caratterizzato il 2012.
63
Sono stati eseguiti circa 3.500 interventi da parte del reparto manutenzioni, presso tutte le strutture
dell’Ente nonostante il pensionamento di altre unità di personale senza che le stesse venissero reintegrate.
I tabulati degli interventi vengono tenuti in modo puntuale dal Servizio Patrimonio, che provvede anche
a rendicontarli suddivisi in fase di distribuzione dei costi sia diretti che indiretti, per la formulazione del costo
pieno dei servizi. In essi sono state registrate tutte le fasi relative ad ogni intervento, che va dalla richiesta
effettuata via Intranet fatta all’operatore tecnico, al tempo impiegato per l’esecuzione dei lavori, al materiale
usato ed alla definizione finale della spesa da attribuire ad ogni Centro di Costo. E’ stata migliorata la
gestione del sistema informatico SOT riguardo alle richieste di intervento, prima effettuata in modo meno
preciso e frammentario e sono stati ridotti i tempi per l’attribuzione mensile dei costi sostenuti dai vari centri
di costo.
Varie sono le operazioni eseguite, tra le quali segnaliamo:
il lavoro del falegname per la sistemazione di infissi e finestre, di lucernai, di porte, di serrature,
sostituzione di vetri, ecc. presso le varie strutture;
il lavoro dell’idraulico di riparazione rubinetti, sanitari, perdita di acqua dai tubi, pulizia di serpentine e
scambiatori di calore, conduzione delle caldaie per la produzione di calore per acqua sanitaria; lo scarico di
gasolio presso i depositi del Collegio della Vela e del Colle;
i contatti con ditte esterne per la predisposizione degli impianti e collegamenti Internet, per la
riparazione di macchine elettriche presso le mense, gli alloggi (lavastoviglie, lavapentole, frigoriferi, brasiere,
piastre ecc.), le ispezioni delle cabine dell'alta tensione e delle sottostazioni di comando site in tutte le
strutture di proprietà o gestite dall'Ente, la predisposizione di impianti di registrazione e microfonici per i C.
di A. e per la convegnistica, controllo e prova dei differenziali dei quadri elettrici, ecc.;
il lavoro degli addetti all’officina per la riparazione delle parti meccaniche delle apparecchiature dislocate
in tutte le strutture e per il controllo degli interventi eseguiti da ditte esterne;
la pulizia delle fosse settiche costruite presso i Collegi fatta insieme alla Ditta esterna;
gli operatori del SOT si sono adoperati in opere di facchinaggio per spostamento mobili da ufficio, per
aiutare il magazzino merci nello stivaggio di grossi quantitativi di carta igienica, tovaglioli, sacchi N.U., per
l’opera quotidiana di una unità per il trasporto delle derrate alla Mensa del Duca e per lo scarico dei prodotti
consegnati dai fornitori, ecc..
Sono state inoltre contattate le ditte esterne per l’esecuzione di interventi specialistici.
Sono stati seguiti i lavori di taglio erba e potatura siepi eseguite da ditte esterne.
Sono stati effettuati degli incontri per regolarizzare i lavori della ditta esterna assegnataria delle opere di
tinteggiatura e muratura, è stato realizzato un protocollo d’intesa sulle procedure e gli adempimenti
intercorrenti tra commissionario e committente.
Si è proceduto in collaborazione con la ditta assegnataria della gestione del depuratore presso i Collegi
ad un controllo ed adeguamento delle pompe e dei macchinari che regolano il funzionamento del
depuratore.
Nelle strutture immobiliari:
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Sono stati eseguiti dai manutentori interventi presso le nuovi sedi di Pesaro, in Via Petrucci, 37-39-4151 per permettere l’ingresso nelle strutture degli studenti aventi diritto, sono state sistemate serrature,
accessori nei bagni, riparati mobili, sistemate luci, presi gli opportuni accorgimenti per il rispetto della L. 626
(antiscivolo agli scalini, avvisi di pericolo ecc.).
Sono stati effettuati numerosi interventi presso la nuova sede della Casa dello Studente ora Collegio
Internazionale, sia in collaborazione con ditte esterne che in autonomia.
Nel terrazzo del corpo centrale del Collegio Tridente dove sono installati 270 pannelli ad alta efficacia si
è continuato a sfruttare l’energia solare con conseguente risparmio di energia elettrica.
Sono stati effettuati dei lavori di tinteggiatura nella palazzina di Via del Popolo. Tali spazi sono stati
occupati durante l’estate dai giornalisti americani che effettuano annualmente uno stage nella nostra città e
sono diventati poi sede di un importante centro internazionale.
Sono stati portati avanti i lavori di ristrutturazione per i danni provocati a Palazzo Corboli dal terremoto,
con rinnovo anche dell’impianto elettrico delle scale e del corridoio d’ingresso.
Sono stati effettuati lavori per l’adeguamento alla normativa vigente alle cabine elettriche dei Collegi e
della Mensa Duca/Collegio Internazionale.
Sono state sistemate le persiane di Palazzo Corboli.
Sono stati effettuati lavori presso il Collegio Serpentine e presso la Casa Studentessa per il recupero di
tali strutture come voluto dal C.di A.
E’ stata effettuata la copertura dei condizionatori nei terrazzi del Collegio Internazionale come richiesto
dalla Sovrintendenza dei Beni Culturali.
E’ stata rifatta tutta la conduttura che porta l’aria all’interno della cucina della Mensa del Tridente, al
fine di migliorare il microclima della stessa.
Al servizio magazzino.
Con una dotazione organica di cinque unità (una unità è destinata al turno del pomeriggio e di quelle
del turno del mattino due sono addette quasi esclusivamente al collegamento del Magazzino del Tridente con
la Mensa del Duca) i magazzinieri sono riusciti a svolgere i propri compiti rifornendo le due mense nei due
turni, controllando le derrate in arrivo, provvedendo al loro stivaggio, al controllo delle scadenze, eseguendo
le pulizie secondo le norme igieniche che la tenuta di un magazzino richiede (HACCP), predisponendo gli
ordini delle derrate necessarie per soddisfare i vari menù. Hanno portato alla sera i pasti, mediante appositi
contenitori, all’ex Sogesta per la distribuzione agli studenti ivi alloggiati, fino alla data in cui c’è stata
l’assegnazione del servizio esternalizzato. Hanno portato i pasti sia a pranzo che a cena alla caserma dei
Carabinieri di Urbino come era stato richiesto nella convenzione sottoscritta a suo tempo con il Comando dei
Carabinieri. Hanno effettuato sotto il controllo delle unità in servizio presso il Patrimonio, operazioni di carico
e scarico dei prodotti mediante l’uso del PC. Si è riusciti alla generazione automatica del D.D.T. al momento
della consegna delle derrate e introduzione della bilancia elettronica con stampa di etichette per quegli
articoli (tipo verdura e frutta) non dotati alla fonte di relativo codice.
Tutti i magazzinieri in seguito a progetto condiviso con il S.I.S. stanno ora usando il terminalino per lo
scarico delle derrate.
65
Si sono avuti incontri con il S.I.S. per riuscire a sviluppare il progetto del carico delle derrate che
dovrebbe completarsi entro il 2012.
Durante il periodo estivo è stato ampliato l’orario di lavoro anticipando l’arrivo del mattino per
permettere la preparazione delle colazioni per i numerosi ospiti stranieri dei Collegi.
Si è collaborato sia con il trasporto di vettovaglie, sia di merci ecc. per la buona riuscita dei servizi,
buffet, cene, ecc. che il servizio convegni ha effettuato.
E’ stata effettuata nell’anno 2012 varie volte l’operazione “ritiro frutta gratuita” in collaborazione con la
Prefettura di Ancona, con l’approvvigionamento di c.ca 3.000 Kg. Di frutta e Kg. 600 di verdura fresca ritirati
a Rubbianello in provincia di Fermo.
Sono stati seguiti insieme ai dipendenti delle mense, corsi di aggiornamento su HACCP.
Si è proceduto al riordino del Magazzino deposito utensileria, vendendo buona parte degli articoli non
più a norma.
Per la gestione della parte amministrativa del Magazzino Merci:
sono stati eseguiti gli ordini di merci ai fornitori, controllati i DDT e le relative fatture, emessi gli atti per
il loro pagamento, contattate le ditte per eventuali errori od anomalie;
sono state eseguite con PC le operazioni di carico e scarico di tutti i prodotti in arrivo ed in uscita dal
magazzino, raccogliendo, analizzando ed elaborando dati e statistiche (consumo dei prodotti per mense e
strutture varie), calcolando le rimanenze trimestrali, semestrali ed annuali;
si è proceduto all’archiviazione di tutti i documenti riguardanti il magazzino (lettere di assegnazione
fornitura, ordini di fornitura, richiesta di spesa dei vari Centri di Costo, buoni di consegna merci ecc.);
sono state effettuate statistiche per le previsioni dei consumi dell’utenze.
Ancora, sempre nel 2012:
-
approvato il bilancio consuntivo 2011;
-
nei primi mesi del 2012 è stata effettuata la prima rilevazione trimestrale dei costi e dei ricavi,
procedendo alla verifica degli scostamenti dalle previsioni di budget e nel secondo semestre si è
provveduto, secondo quanto prevede il regolamento di contabilità, alla stesura del report semestrale,
procedendo ad adeguare le previsioni a finire;
-
partecipato a riunioni presso gli uffici regionali per discutere sulle problematiche riguardanti: le
misure per il contenimento della spesa per il personale, gli urgenti lavori che riguardano l’intero complesso
collegiale, sempre con Dirigenti, Funzionari e Politici regionali;
-
partecipato a riunioni in Regione con l’Assessore al Diritto allo Studio, Dirigenti e Funzionari regionali
per le nuove disposizioni in materia di borse di studio, per la definizione dei finanziamenti a copertura
delle stesse per l’ Anno Accademico 2012/2013, per ulteriori trasferimenti da parte della Regione e per i
ricavi da inserire a Budget 2013;
-
tenute numerose riunioni con i Responsabili dell’ERSU, per la formulazione del Budget del 2013,
redatto nei termini di legge ed adottato ufficialmente come documento contabile dell’Ente dal Consiglio di
Amministrazione;
66
-
svolta la rilevazione statistica (Statistico-Informativa); curata la gestione operativa della Biblioteca
Multimediale collocata all’interno della sede amministrativa dell’Ente (Palazzo Corboli) e presso i Collegi;
portato a compimento l’aggiornamento delle pagine web del sito dell’Ente.
- sottoscritti
contratti e convenzioni che hanno comportato un’attenta valutazione nonché opportuni
incontri relativamente agli impegni che ci si accingeva ad assumere.
- ottemperato alle disposizioni riguardanti l’invio alla Sezione Regionale della Corte dei Conti degli atti di
conferimento di incarichi di studio, consulenza o ricerca a soggetti esterni, quella relativa alla dichiarazione
annuale degli stessi incarichi all’Anagrafe delle Prestazioni ed al preposto Servizio della Regione Marche,
ecc..
In ottemperanza alle disposizioni in materia, si è perfezionato il sistema di trasmissione interna
cartacea di delibere, determinazioni ed istruttorie tra i vari uffici della Posta Elettronica Certificata (P.E.C.),
mantenendo la certezza dell’avvenuto invio e ricezione degli stessi atti pienamente conformi all’originale ai
vari destinatari. Il sistema è stato integrato con la “notifica SMS di ricezione posta certificata”, grazie alla
quale quando arriva un’e-mail sulla casella di posta certificata esso provvede ad inviare (massimo 1 volta al
giorno) un SMS al destinatario, notificandogli così la presenza del messaggio.
Si è poi proseguito per settori allo svolgimento del sistema informatico per l’archiviazione dei
documenti, come è stato ampiamente spiegato tra gli obiettivi.
Nel corso dell’anno 2012 è stato rinnovato da parte della Regione Marche il Consiglio di Amministrazione
dell’Ente che, con i suoi nuovi componenti, si è insediato il 29 maggio 2012
Il Consiglio di Amministrazione ha effettuato n. 10 sedute nel corso dell’anno 2012, adottando n. 72
delibere e n. 2 prese d’atto;
n. 6 riunioni con il Revisore Unico ;
Sono state istruite, elaborate e predisposte n. 412 determine:
n. 64 afferenti all’Ufficio Diritto allo Studio;
n. 6 afferenti all’Ufficio Gestione Servizi collettivi (Mense e Alloggi);
n. 241 afferenti all’Ufficio Acquisti;
n. 90 afferenti all’Ufficio Personale;
n. 11 afferenti ai restanti Uffici e Servizi.
e n. 1302 istruttorie di pagamento.
Nelle strutture collegiali sono state ospitate per l’attività convegnistica, per scambi culturali con le
università straniere e per manifestazioni varie n. 5612 persone, per complessivi 11.299 pernottamenti e
distribuiti 28.248 pasti. (Si allega copia dei convegni svolti, All. 1).
L’aumento del numero dei posti letto destinati a Foresteria Universitaria presso il Collegio del Colle ed il
Collegio Internazionale ha sicuramente consentito all’ Amministrazione di accogliere tutte le richieste di
ospitalità che sono pervenute da parte di organizzatori di Seminari, Convegni, giornate di studio e
67
qualunque altra iniziativa che ha comportato l’esigenza di pernottamenti da parte di utenti autorizzati, in
qualunque momento dell’anno (a differenza del passato, quando ciò era possibile solo nei mesi estivi e
comunque in assenza di attività accademica).
Nelle rare occasioni in cui i posti letto delle due strutture destinate a questo servizio si sono rivelati
insufficienti per accogliere tutti coloro che ne avevano fatto richiesta, per alloggiare gli ulteriori ospiti si è
dovuto ricorrere alla camere disponibili nelle altre strutture (Collegi e Campus scientifico ex Sogesta).
La Direzione, nella persona del sottoscritto , oltre ad aver coordinato, sovrinteso e presenziato a tutte le
attività sopra descritte,
-
ha partecipato a tutte le riunioni del Consiglio di Amministrazione;
-
ha riunito e presenziato a tutti gli incontri con la
“commissione trattante”
per i problemi del
personale e l’applicazione del CCNL;
-
ha tenuto tutti gli incontri istituzionali presentatisi nel corso dell’anno, con l’Università, la Regione, il
Comune ed altri organismi coinvolti nelle problematiche istituzionali dell’Ente e partecipato alle
riunioni che si sono tenute per discutere degli Enti per il Diritto allo Studio della Regione Marche e
su argomenti di interesse fondamentale per il funzionamento dell’ente, quali: personale, Borse di
studio, strutture collegiali e loro ristrutturazione, ecc.
Oltre al coordinamento dell’ ufficio Gestione Servizi Collettivi, in considerazione del fatto che il dirigente del
servizio ha proseguito nell’ incarico fuori dall’ente e pertanto l’intero servizio è passato completamente al
sottoscritto, anche tutte le attività svolte dai sottostanti servizi e uffici hanno fatto capo allo scrivente, nella
qualità di dirigente :
a) Servizio Acquisti e gare;
b) Servizio Affari Generali;
c) Servizio Controllo di Gestione, Ispettorato Analisi e Qualità;
d) Servizio Ingegneria di Sistema e Statistico Informativo;
e) Servizio Personale;
f) Servizio Relazioni Interne e Supporto alle Attività degli Organi Istituzionali
(comprendente la sezione Convegni, Congressi e Partnership).
g) Servizio Bilancio;
h) Servizio Magazzino/Patrimonio e SOT
i)
Servizio Gestione Provvidenze per Studenti e Controlli Fiscali
j) Servizio Supporto agli Studenti, Orientamento agli Studi ed al Lavoro
URBINO 22 marzo 2013
IL DIRETTORE
(Dott. Massimo FORTINI)
68
All. 1
RESOCONTO ATTIVITA' CONVEGNISTICA 2012
Nome evento
Data evento
Inaugurazione A.A. 2011/2012
Gara di Matematica
Ospitalità Studenti Francesi
Gruppo Scolastico Liceo Mengaroni
Olimpiadi delle Lingue
25/01/12
02/03/2012
28/02-14/03/12
15/03/2012
22-25/03/12
69
Partecipanti Nr.
Nr. Pasti
Pernottamenti Addebitati
Addebitati
87
2
47
90
87
17
47
343
Manifestazione Ass. Teatro Aenigma
Corso Alta Formazione MITOS
Corso di Formazione ASUR Marche
Programma UTSA Primavera 2012
Ospitalità Gruppo Iowa State University
Seminario ILAUD
Manifestazione Ass. "Aenigma"
Corso Alta Formazione
Festa Provinciale Minibasket
61°Congresso Nazionale FUCI
Ospitalità Gruppo Liceo di Orvieto
Cena del Buonumore
Inaugurazione Urbino International Centre
Ospitalità Gruppo Universitario Padova
Convegno sul calcio giovanile
"Lectiones Commandinianae"
Chiusura A.A. 2011/2012 UNILIT
Convegno di Diritto Amministrativo
Podistica del Donatore
Scuola Internazionale Foraminiferi
Congresso GIPU
Ospitalità Borsista SUNY
Ospitalità Borsisti ISEP
Servizio Mensa Centro Soc.Ed.Francesca
Servizio Mensa Studenti Honduregni
Servizio Mensa Addetti Ass.Rel.Studenti
Programma UTSA
Programma IEIMedia
Straducale 2012
XXXII Corso di Chimica Farmaceutica
Seminari di Semiotica
ESCCA Summer School
Programma estivo 2012 Villanova
University
Ospitalità Gruppo corale cinese
Programma estivo 2012 ACCI
Festival Internaz. Urbino Musica Antica
Corso di Lingua italiana per Sacerdoti
Visita studio a Urbino gruppo Univ.Monaco
Programma estivo 2012 COLE
Programma estivo 2012 Rutgers University
Festa del Duca 2012
Manifestazioni ROF
Festa dell'Aquilone
Convegno "Probabilità"
"Adotta l'autore"
Summer School di Metrica Greca
Progetto "Giovanissimi uniurb 2012"
Seminario Nazionale di Scienze Religiose
Servizio ristorazione gruppo Cornell univ.
Manifestazione ANPS
VII Workshop MDEF
Ospite DiSTeVA
Convegno su Alan Turing
21-28/03/12
25-31/03/12
31/03/12
12/01-16/04/12
04-06/04/12
12/04/2012
11-27/04/12
13/03-22/04/12
22/04/2012
25/28/04/12
14-19/05/12
22/05/2012
25/05/2012
25-26/05/12
25-26/05/12
marzo/magg.12
30/05/2012
01/06/2012
01/06/2012
10-21/06/12
29-30/06/12
Febb.giugno'12
Genn.giugno'12
Genn.giugno'12
Genn.giugno'12
Genn.giugno'12
magg.giu.'12
01-30/06/12
01/07/2012
02-07/07/2012
08-14/07/2012
16-21/07/2012
30
1
5
35
8
10
28
135
735
74
1.500
150
62
35
2.084
14
529
180
98
4.168
1.500
1.045
314
201
03-22/07/2012
16-24/07/2012
29/06-28/07/12
15/07-01708/12
21-30/07/2012
02-04/08/2012
03/07-09/08/12
01/07-11/08/12
17-20/08/12
12/07-13/08/12
02/09/2012
03-05/09/12
05/09/2012
09/12/2012
30/07-07/09/12
14-15/09/2012
16/09/2012
21/09/2012
19-22/09/2012
24-28/09/12
24-28/09/12
25
43
50
97
56
16
24
33
789
8
600
30
63
48
40
88
38
16
40
1
21
478
302
1.392
857
507
696
432
2.254
577
1.563
106
256
856
2.687
1.052
70
1
14
9
97
10
43
892
43
1
5
427
200
11
60
30
34
55
6
68
427
825
80
60
34
107
6
68
175
32
76
723
1.256
821
155
600
72
63
227
575
130
38
16
213
5
117
XXX Conferenza Naz. Citometria
Convegno Internazionale su Barocci
Convegno su "La città di Selinunte"
Visita Ministro Cancellieri a Urbino
Evento su Arte teatrale
Gruppo Francese Università Diderot Parigi
Workshop AGAGE 2012
Cena del Buonumore
Manifestazione Ass.Cult. Aenigma
Programma UTSA
Manifestazione ASUR Marche
Programma Villanova University
Ospitalità borsista ISEP Università
Ospitalità Borsista SUNY
Servizio Mensa Centro Soc.Ed.Francesca
Servizio Mensa Addetti Ass.Rel.Studenti
Servizio Mensa Studenti Honduregni
24-28/09/12
04-07/10/12
17-18/10/12
24/10/2012
21-26/10/12
14-31/10/12
12-15/11/12
04/12/2012
17/10-05/12/12
04/09-07/12/12
24/10-12/12/12
01/09-23/12/12
15/09-31/12/12
12/09-31/12/12
luglio dic.2012
luglio dic.2012
luglio dic.2012
TOTALI ANNO 2012:
5.612 partecipanti
11.299 pernottamenti
28.248 pasti
75 iniziative.
71
163
35
3
46
1
10
35
64
1
13
485
9
4
3
1
1
360
105
105
1
5.612
810
27
46
6
90
119
64
17
1.086
11.299
720
127
1.208
121
551
28.248