Tecniche e Soluzioni a supporto della Fatturazione

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Tecniche e Soluzioni
a supporto della
Fatturazione Elettronica
e della Conservazione
Sostitutiva
Andrea Valle
Senior Business Development Manager
Adobe Systems Italia
2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.
Dalla carta al digitale, la sfida
della Dematerializzazione
Il costo dei procedimenti documentali basati su carta
!
L’uso della carta nei procedimenti amministrativi è molto oneroso,
e non solo per il costo della materia prima:
!
L’85% delle procedure amministrative viene svolto
mediante documenti cartacei (Fonte: Gartner, 2004)
!
Per ogni Euro speso a produrre documenti cartacei
se ne spendono da 20 a 50 per il processamento (Fonte: Gartner, 2004)
!
Il 30% dei Moduli cartacei stampati diventano obsoleti (Fonte: INPS, 2002)
!
Oltre il 60% degli Enti Pubblici processano, archiviano
e reperiscono i documenti manualmente (Fonte: D&T, 2003)
!
Il 25% dei documenti cartacei sono male archiviati
e non possono essere riutilizzati (Fonte: D&T, 2003)
Il labirinto dei processi amministrativi cartacei
4
La rivoluzione
del documento elettronico
Il Documento Informatico e la Normativa
!
La normativa italiana attuale tratta il documento informatico sotto vari
aspetti, soprattutto legati alla sua conservazione in sostituzione al
tradizionale documento cartaceo. CNIPA e Ministero dell’Economia e
Finanze sono i principali attori dell’emissione di norme specifiche
!
Le regole tecniche attualmente vigenti in materia di conservazione dei
documenti (Delib. CNIPA n.11/2004) non entrano nel merito della scelta dei
formati documentali
!
Solo recentemente si è sviluppata una maggiore sensibilità verso
l’individuazione dei formati e degli standard da utilizzare
!
E’ prossima una revisione delle Regole Tecniche al fine di evitare scelte di
scarsa efficacia o anacronistiche
!
Decreto Ministeriale ai sensi dell’Art. 71 del C.A.D. di prossima pubblicazione
!
Adobe ha fornito contributi significativi al Cap. 1 dedicato ai formati
Numero di Documenti indicizzati (milioni)
La diffusione dei formati elettronici
250
257
225
200
175
150
125
100
75
50
42
25
0
.pdf
Fonte: Google, 2007
.swf
39
37
.xml
.doc
15
.xls
11
.ppt
9
.ps
PDF: da 15 anni il Documento Elettronico standard
!
Adobe nel 1993 presenta il PDF come formato universale per la gestione
efficiente, sicura e affidabile dei Documenti Elettronici
!
Si diffonde rapidamente anche grazie anche al Reader gratuito
disponibile su tutte le piattaforme hardware
!
Offre massima qualità di
Presentazione grafica
!
Consente di incorporare
Business Logic e funzionalità
native di Sicurezza
!
Consente di trasportare Dati e
Metadati XML strutturati
!
PDF oggi è lo Standard ISO 32000
Adobe PDF: il Documento Intelligente
Il modello contiene testo, grafica,
logica, controlli e sicurezza
I dati strutturati XML combinati al
modello generano il documento
Adobe PDF intelligente
Vantaggi e benefici del Documento Intelligente PDF
!
Documento elettronico ma “facile” come la carta = immediata adozione
!
Nessuna necessità di installare software specializzati presso gli utenti
!
Abbattimento dei costi di Data Entry e dei conseguenti errori di battitura
!
Abbattimento dei costi di produzione e distribuzione delle stampe
!
Garanzia di autenticità, integrità e confidenzialità delle informazioni
!
Eliminazione di tempi, errori e costi di data-entry
!
Maggiore razionalizzazione e controllo dei processi amministrativi
!
Integrazione totale con la Supply e la Financial chain attraverso i dati XML
Ottimizzare la catena del valore nei processi amministrativi
11
PDF/A: il formato ISO
standard per la
Conservazione Sostitutiva
PDF è adatto all’archiviazione a lungo termine?
!
PDF è un formato molto potente e flessibile, anche troppo per alcune
tipologie di utilizzo!
!
PDF è divenuto lo standard ISO 32000: è sufficiente?
!
Necessità di imposizioni e di restrizioni rispetto a quanto consentito dalle
specifiche complete del PDF
!
La soluzione: una “profilazione” del formato PDF sviluppata e mantenuta da
un Gruppo di Lavoro ISO, specifica per l’archiviazione
a lungo termine
PDF/A-1 equivalente allo standard ISO 19005-1:2005
!
!
“Document Management - Electronic document file format for long-term
preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)”
Obiettivi del formato PDF/A-1:2005
!
Obiettivo primario
!
!
Consentire la rappresentazione di documenti elettronici per preservarne
l’aspetto visivo nel tempo, indipendentemente dalla piattaforma e dagli
strumenti utilizzati per creare, trasportare e rappresentare il file
Obiettivi secondari
Definire un sistema per rappresentare mediante metadati la classificazione, il
contesto e la storia di un documento direttamente nel suo file
! Definire un sistema per rappresentare la struttura logica e altre informazioni
semantiche del contenuto direttamente nel documento
!
Differenze tra PDF/A-1 e PDF
!
La differenza chiave è la restrizione ad alcune caratteristiche del documento
operata da PDF/A-1 rispetto al formato PDF generico
!
Un file PDF/A-1 deve contenere:
Font incorporati
! Spazi colore device-independent
! Metadati in formato XMP
!
!
Un file PDF/A-1 non deve contenere:
!
!
!
!
!
!
!
Contenuto protetto da crittografia
Compressione dati con algoritmo LZW
File allegati
Riferimenti a contenuti esterni al file
Effetti di Trasparenza
Contenuti Multimediali
Codice eseguibile JavaScript
Caratteristiche particolari di un documento PDF/A
!
E’ possibile convertire documenti cartacei a PDF/A via scanner
… convertire documenti Office a PDF/A
… convertire documenti PDF generici a PDF/A
… apporre una firma digitale ad un documento PDF/A
… ottenere file PDF/A accessibili
… ottenere file PDF/A di qualità per la stampa
PDF/A per la Conservazione Sostitutiva
!
PDF/A è adatto a conservare tutte le tipologie di documenti presenti
nei processi amministrativi delle aziende pubbliche e private:
!
Fatture, Bolle, Ordini, Libri Contabili, Documenti Fiscali, Registri IVA, Bilanci di
esercizio, Relazioni di bilancio, Libro degli inventari, Cedolini Paga, Documenti
cartacei, Documenti Office, Fax, E-mail, Modulistica, Contratti…
Firma Digitale: assicurare
autenticità e affidabilità ai
documenti informatici
Perché la Firma Digitale?
!
!
!
!
!
La Normativa italiana consente l’uso della Firma Digitale come strumento di
sottoscrizione di un documento elettronico effettuata da un soggetto
utilizzando certificati digitali emessi da terze parti fidate denominate
Certificatori (accreditati al CNIPA)
Il valore legale è pienamente equivalente alla sottoscrizione autografa di un
documento cartaceo
La Firma Digitale prevede l’utilizzo di dispositivi sicuri (es. Smartcard, Token
USB, HSM) per contenere le “chiavi di firma” di esclusivo uso da parte del
soggetto al quale il Certificatore le rilascia
Il Certificatore può anche fornire servizi di Marca Temporale, che consentono
di datare l’esistenza di un documento in modo certo e opponibile a terzi
In Italia circolano più di 3 milioni di dispositivi di Firma Digitale, la maggior
parte emesse alle Aziende e ai loro Intermediari (per la trasmissione
telematica dei bilanci alle Camere di Commercio) e alla PA
Differenze nei formati di Firma Digitale
Documento e firma
in file separati
Documento e firma incapsulati
in un nuovo formato di file
Documento e firma combinati
nel formato file originale
La Firma Digitale a Norma CNIPA delle origini
!
Nel 2000 la Circolare AIPA CR/24 impose il formato “P7M”
(PKCS#7 Signed and Enveloped Data) come l’unico formato ammesso
per la Firma Digitale in Italia
Formato RSA standard (RFC2315)
! Obiettivo di Interoperabilità tra i Certificatori accreditati
!
!
P7M è un formato che imbusta il documento oggetto della sottoscrizione,
la firma digitale e il certificato della chiave pubblica del sottoscrittore
E’ una tecnica facile da implementare
! Può essere applicata a qualsiasi tipo di file (anche non a documenti)
! Un documento firmato viene rinominato aggiungendo l’estensione “.P7M”
(es. da “Fattura.doc” a “Fattura.doc.P7M”)
!
PDF è un formato Legale per la Firma Digitale in Italia
!
La Deliberazione CNIPA n. 4 del 17/2/05 ha consentito il riconoscimento di
ulteriori formati di firma digitale con pieno valore legale
!
!
Il CNIPA può stipulare specifici Protocolli d’Intesa con entità proponenti
Adobe ha proposto il formato di firma PDF (RFC3778) in quanto rispecchia
tutte le caratteristiche richieste dall’Articolo 12, comma 9
" Formato pubblico e utilizzo esente da royalty
" Disponibilità di un prodotto di verifica gratuito (Adobe Reader)
" Capacità di gestire i certificati dell’Elenco Pubblico tenuto dal CNIPA
" Rilevanza delle caratteristiche e della diffusione sul mercato
" Valutazione positiva da parte di Assocertificatori
" Caratteristiche di interoperabilità
!
Nel 2006 è stato firmato un Protocollo d’Intesa tra CNIPA e Adobe per il
riconoscimento formale del formato di firma digitale PDF
Documenti più Sicuri con la Firma Digitale PDF integrata
!
!
!
Le funzioni di Firma Digitale sono
native nel formato PDF e integrate
nelle applicazioni Adobe
La Firma è persistente nel documento
firmato e può essere contestualizzata
mediante campi firma personalizzati
La staticità del documento viene
sempre controllata durante la
rappresentazione
!
!
Le eventuali “macroistruzioni”
modificano la validità della firma nel
caso agiscano alterando il documento
La Firma Digitale può essere utilizzata
anche nell’ambito di processi che
prevedono la firma del documento
da parte di più soggetti
Pieno supporto dei Servizi dei Certificatori accreditati
!
Le soluzioni Adobe per la Firma Digitale supportano e integrano i
dispositivi e i servizi offerti dai Certificatori Accreditati al CNIPA
!
Controllo diretto dei dispositivi di Firma Digitale
della maggior parte dei Certificatori (Smartcard, Token USB, HSM)
su piattaforme Windows, MacOS e Linux
!
Possibilità di associare alla firma una Marca Temporale
rilasciata da un Certificatore
Strumenti e Informazioni sulla Firma Digitale PDF
!
!
!
Adobe ha sviluppato un add-on gratuito
per Adobe Acrobat e Adobe Reader
per gestire le proprietà di una Firma Digitale
secondo le regole tecniche del CNIPA
Gestisce l’“Elenco Pubblico dei
Certificatori” mantenuto dal CNIPA
Una sezione del sito Web di Adobe è
dedicata alla Firma Digitale in Italia:
http://www.adobe.com/it/firmadigitale
Contiene Guide Utente per spiegare
come utilizzare la firma digitale con
Adobe Reader e Adobe Acrobat
! Inoltre White Paper tecnici e Specifiche
del formato PDF
!
La Soluzione Adobe per la
Fatturazione Elettronica
Migliorare la catena dei processi amministrativi
!
Un numero crescente di Aziende migliorano l’efficienza dei propri processi di
fatturazione tramite scelte mirate:
Eliminare la carta nei cicli attivo e passivo della fatturazione
! Gestire la fatturazione in modalità elettronica dando comunque la possibilità
ai propri clienti di scegliere la modalità di ricezione
! Gestire un unico deposito per la conservazione delle fatture elettroniche emesse
! Utilizzare la firma digitale e la marcatura temporale in conformità alla normativa
!
!
I benefici della fatturazione elettronica si traducono nell’immediata
riduzione delle fasi operative rispetto al processo tradizionale:
Riduzione dei tempi di esecuzione del processo e del numero di fasi (da 16 a 5)
! Economicità della gestione dell’intero processo, particolarmente sensibile
quando tutta la catena del valore viene coinvolta: dalla gestione della Supply
Chain (gestione ordini, consegna beni) a quella della Financial Chain (pagamenti,
incassi, riconciliazioni, transazioni bancarie)
!
La Fattura Elettronica con il PDF “intelligente” di Adobe
!
!
La Fattura Elettronica Adobe rappresenta una sintesi dello stato dell’arte del
documento elettronico intelligente:
!
Documento in formato PDF/A +
# Il formato ideale per gli obblighi di Conservazione Sostitutiva
!
contenente dati contabili XML +
# Necessari per l’integrazione con la Supply Chain e la Financial Value Chain
!
con firma digitale PDF
# Per ottenere sicurezza, conformità normativa e facilità d’uso
La soluzione si basa sui componenti della suite Adobe LiveCycle ES per la
generazione, firma, conservazione ed esibizione delle Fatture Elettroniche
!
!
!
!
!
Integrazione con le principali piattaforme gestionali e ERP
Conformità alla normativa CNIPA sulle firme digitali
Inclusione dei dati contabili in formato XML strutturato
Diffusione capillare del visualizzatore Adobe Reader gratuito
La carta (se proprio serve) si può ancora stampare grazie alla qualità del PDF
I componenti di Adobe LiveCycle ES
Client Cross-Platform
Reader
Flash
Tecnologie di Front End
Strumenti
PDF
ENTERPRISE SUITE
Flex
Designer
Workbench
Flex Builder
Forms
Process Management
Rights Management
Barcoded Forms
Output
Digital Signatures
Reader Extensions
PDF Generator
Data Services
Componenti
della Soluzione
LIVECYCLE ES
HTML
Foundation
Common Administration, Orchestration, Security, Encryption
ECM
CRM/SFA
ERP
LDAP
Infrastrutture IT esistenti
...
Un caso reale di successo: Poste Italiane
ADOBE® LIVECYCLE® ES
Gestionale
Inclusione dei
dati contabili
in formato XML
Recapito elettronico della
Fattura Elettronica
Scenari prossimi per la
Pubblica Amministrazione
e le Aziende
Scenari tecnologici per la Fattura Elettronica verso la PA
!
La fatturazione elettronica obbligatoria verso la PA impone la scelta di
modalità di trasmissione standard e interoperabili
!
I formati tecnologici in gioco sono pochi e ben noti:
!
!
PDF -> Per la presentazione ed esibizione in forma documentale
!
XML -> Per la gestione del dato strutturato del flusso commerciale e finanziario
!
EDI -> Per i sistemi aziendali di Electronic Data Interchange
Il canale di comunicazione: Sistema di Interscambio istituito dal Ministero
dell’Economia e Finanze e gestito in collaborazione con Sogei
!
Determinazione di regole tecniche e linee guida, formati e protocolli di
comunicazione con Decreto entro il 31/10/08
!
Varie entità spingono per accreditare soluzioni di varia origine, soprattutto
nell’area dei formati di dati strutturati: UBL, CBI2, XML “custom”
!
Adobe contribuisce ai tavoli di valutazione tecnologica con expertise sui formati
documentali e rappresentante del mercato di soluzioni informatiche
Dematerializzare l’Azienda: non solo Fattura Elettronica!!
!
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Libro Giornale
Bilancio di esercizio
Libro degli inventari
Scritture ausiliarie
Registro beni ammortizzabili
Registro fatture emesse
Registro IVA
Cartelle Cliniche
Certificati Digitali
Delibere e Determine
Libro paga e matricola
Cedolino Paga Elettronico
Modulistica Elettronica
Contratti…
Rivoluzionare
il modo in cui il mondo interagisce
con le idee e le informazioni

Tecniche e Soluzioni a supporto della Fatturazione

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