Capitolo di esempio

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Preparare
la presentazione
Il ruolo di PowerPoint
Raccogliere le idee
Costruzione del contenuto
Rinforzare gli obiettivi
Strutturare i contenuti
Prepararsi per il debutto
Non solo effetti speciali
Erogare la presentazione
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PowerPoint 2010
Potrebbe sembrare una frase scontata, ma sempre più spesso accade che nel corso della preparazione di una presentazione ci si affidi eccessivamente agli strumenti, assecondando i propri obiettivi comunicativi alle caratteristiche del prodotto e non viceversa.
Deve essere chiaro che uno strumento come PowerPoint 2010 può essere di grande
aiuto a chi si trova a gestire presentazioni o a condurre riunioni, ma non si devono
per questo trascurare tutti gli altri elementi in gioco, a partire dal progetto della presentazione, che deve essere finalizzato a mettere a fuoco gli obiettivi e a calibrare i
contenuti in funzione dei destinatari della presentazione e ponendo la giusta attenzione sul relatore e sulle sue caratteristiche di presentazione (presentation skills).
In particolare negli Stati Uniti sono sorti dei movimenti d’opinione, che si oppongono (in situazioni estreme) all’utilizzo di PowerPoint (o strumenti analoghi)
in riunioni aziendali o in occasione della stesura di report e relazioni. Provocatoriamente si cerca di far riconoscere che negli anni l’uso degli strumenti di presentazione sia stato portato all’eccesso, sviluppando l’abitudine a non riflettere
più sui contenuti da comunicare, proprio a causa dell’eccessiva fiducia nella sintesi degli elenchi puntati proiettati sulla diapositiva. Si è così disimparato, secondo tali movimenti d’opinione, a pensare e a scrivere: una sorta di “analfabetismo”
del nuovo millennio. Alcuni manager proibiscono così l’uso di strumenti di presentazione ai propri collaboratori, costringendoli forzatamente a riflettere di più
su quanto scrivono e a produrre report e relazioni prive di elenchi puntati. Questa è naturalmente una condizione estrema, che ci aiuta però a riflettere. ☺
Obiettivo di questo primo capitolo, ancor prima di gettarsi alla scoperta delle funzionalità di PowerPoint 2010, è proprio quello di porre la giusta attenzione sui
contenuti e sul relatore che condurrà la presentazione attraverso PowerPoint 2010.
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Il ruolo di PowerPoint
Molti consigli che cercherò di darti sono soggettivi, ma mi auguro potranno ugualmente aiutarti a riflettere di più sull’attività (per me fondamentale) di progettazione della presentazione. Sono infatti convinto che l’esperienza possa sì portare
a scrivere di getto i contenuti della presentazione all’interno delle diapositive di
PowerPoint 2010, ma sono altrettanto convinto che per i meno esperti sia consigliabile provare a scrivere su carta i punti fondamentali di quella che in seguito dovrà trasformarsi in una presentazione erogata attraverso PowerPoint 2010.
PowerPoint 2010 è lo strumento, ma per quanto di grandissimo aiuto, non vi ci
possiamo affidare completamente. Non dobbiamo limitare la nostra creatività e
dimenticare le fondamentali attenzioni su contenuti, pubblico e caratteristiche
del relatore, che descriverò in questo capitolo.
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Raccogliere le idee
Il processo di raccolta delle idee è forse una delle attività più personali, che comunque non può fare a meno di alcune fasi fondamentali.
La prima fase è quella dello sviluppo del concetto e del messaggio da trasmettere, la seconda è quella che riguarda la struttura visiva della presentazione, la terza si concentra sull’erogazione del messaggio al pubblico.
Su queste tre macro-componenti devono essere ben dosate le tue energie, consapevole che dovrai fare i conti con il tempo a tua disposizione, con le doti di
presentazione del relatore e con le caratteristiche di un pubblico, che disporrà di
una certa aspettativa.
Le giuste motivazioni
Molti credono che il primo passaggio nella creazione della presentazione sia
l’analisi delle esigenze del pubblico; dopodiché si sviluppa il messaggio. Sebbene sia d’accordo che questi due punti siano fortemente collegati tra loro, il
processo di creatività detta che il messaggio debba essere sviluppato prima
di raggiungere il pubblico. Devi avere un motivo ben valido per dire qualcosa e per chiedere a qualcuno di ascoltarti.
Per provare a sintetizzare un possibile schema di raccolta delle idee, eccoti un
percorso d’esempio (vedi figura 1.1).
Figura 1.1 Possibile schema per la raccolta delle idee.
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Costruzione del contenuto
Quando stabilisci gli obiettivi e crei una presentazione, probabilmente disponi
di più informazioni di quante ne occorrano. A volte la quantità di dati ti porta a
provare a utilizzarli tutti, rendendo vano il tuo sforzo di fronte alla difficoltà (per
il tuo pubblico) di riuscire a recepire grandi quantità di informazioni in poco
tempo e portando i destinatari ad annoiarsi o a distrarsi di fronte a tale bombardamento di troppi dati da ricordare.
Analogamente la presentazione non deve contenere tutte le informazioni che
verranno trasmesse alla platea (altrimenti cosa ci sta a fare il relatore? ☺), ma le
diapositive dovranno servire da traccia fondamentale del discorso che verrà condotto e approfondito da chi condurrà la presentazione. Troppo spesso accade di
assistere a presentazioni dove i relatori si limitano a leggere le diapositive...
Come suggerimento per evitare questi problemi, posso consigliarti di partire dal
concetto generale. Parti identificando i macro-obiettivi della tua presentazione.
Scrivili pure su carta o su di una lavagna, se questo può esserti d’aiuto. Solo in
un secondo tempo andrai in profondità nel dettaglio dei micro-obiettivi della tua
presentazione.
Cerca quindi di immaginare la struttura globale, così come i pittori iniziano a dipingere su di una tela nuova: rilassati e pensa con chiarezza, potrai trovare così
con facilità uno schema semplice per una presentazione di successo.
Se hai bene chiaro perché stai creando la presentazione, potrai comprendere come renderla più chiara e convincente. Lo scopo della presentazione lo puoi mettere in evidenza cercando di rispondere alla domanda “perché?”.
Per analizzare gli obiettivi prova a rispondere alla domanda “a quale scopo?”,
ponendo così la giusta attenzione al tuo messaggio, che nasce proprio dal tuo
scopo e la cui reazione è ciò che ti aspetti dal pubblico.
Supponi che desideri che i tuoi amici vengano con te al cinema anziché allo stadio, come avevano organizzato inizialmente. La tua chiamata all’azione (ciò che
desideri facciano i tuoi amici) è fare in modo che decidano di andare al cinema.
Il corso della tua azione (obiettivo) è convincerli che andare a vedere il film è l’unica opzione. Se il tuo argomento è convincente, vedranno qual è l’unica opzione: andare al cinema.
L’esempio è ovviamente un caso portato all’estremo, che potrebbe apparire anche come un tentativo di manipolare il gruppo di amici. Cerca però di seguire gli
esempi senza cercarvi una morale, ma analizzandoli tecnicamente.
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Rinforzare gli obiettivi
A volte la definizione dell’obiettivo deve essere più forte. Il verbo di un’azione
(fare) deve agire su un nome (fare che cosa) per ottenere un risultato più efficace. Se poi applichi un aggettivo (da quando o per quale motivo) all’obiettivo stesso, fornisci carattere e profondità.
Supponi di essere bloccato in stazione a causa di un treno in ritardo. Il tuo obiettivo è giungere a destinazione. Cosa accade se applichi la caratteristica di tempo
all’obiettivo? Se per esempio sei alla fine anziché all’inizio di una trasferta di lavoro per concludere un importante affare... l’obiettivo non sarà più così urgente. Viceversa dovrai analizzare, in un contesto d’urgenza, la possibilità di raggiungere la destinazione con un altro mezzo (aereo, auto, nave ecc.).
Quando lo scopo della presentazione è chiaramente definito e perfezionato, il numero di elementi di supporto necessari è inferiore. Il motivo è che un obiettivo ben
pensato permette di giungere al punto più rapidamente senza visualizzare dati che
non supportano direttamente l’argomento. Sei in grado di concentrarti sulla raccolta delle informazioni corrette da inserire nella presentazione: minori saranno le
informazioni in eccesso, minori saranno le distrazioni della tua platea.
Il punto di perfezionamento dell’obiettivo consiste nello stimolare la mente.
Metti a confronto il verso “convincere” con “lasciare un segno indelebile nell’anima”... quale frase stimola maggiormente la tua creatività? ☺
Quando pensi allo scopo che sta dietro al messaggio, devi giungere a un motivo
per tenere il messaggio nella mente e nel cuore del pubblico. Per questo motivo lavorare all’obiettivo ha senso e per questo devi capire l’importanza di questa prima
fase del processo. Dopo aver pensato in questi termini, ogni testo creato per una
presentazione seguirà uno schema simile, anche se il contenuto cambierà.
Inizia con la fine in mente...
Un segreto per sottolineare ancor di più l’efficace raggiungimento dell’obiettivo, è quello di pensare alla corretta conclusione della presentazione.
Non significa certo produrre l’ultima diapositiva prima delle altre, ma se per
esempio hai intenzione di concludere il tuo intervento con la frase “ Grazie
mille, spero che acquisterete uno dei nostri prodotti!” significa probabilmente che stai cercando di vendere qualcosa (obiettivo). Analogamente se io
concludessi questo libro con la frase “ Grazie mille per la lettura, spero che
tu abbia imparato tutto quello che ti serviva su PowerPoint!”, risulterebbe evidente il mio obiettivo di insegnarti qualcosa. ☺ Come dice Stephen R. Covey: “ Inizia con la fine in mente”.
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Strutturare i contenuti
Un elemento di supporto per strutturare efficacemente i contenuti della presentazione può essere quello di avvalersi di alcuni diagrammi, utilizzati anche in tanti altri contesti.
Diagramma di flusso
Un diagramma di flusso costringe a pensare a un’azione in “fasi” e tende a mettere in evidenza che un passaggio porta a un altro.
Questi diagrammi vengono anche utilizzati per mostrare le possibili diramazioni
o interazioni che possono essere previste nel corso della presentazione, sulla base degli stimoli e delle domande del pubblico.
Osservando la figura 1.2 vedrai come un diagramma di flusso può contribuire a
mettere le idee in sequenza, inserendo possibili percorsi alternativi utili a gestire
alcuni contesti prevedibili della tua presentazione.
Figura 1.2 Il diagramma di flusso, utile a mettere in sequenza le idee e a prevedere informazioni di backup.
Fai attenzione anche alla gestione dei tempi
Prevedere informazioni supplementari per fronteggiare le richieste del pubblico eviterà senz’altro di coglierti impreparato e dimostrerà la tua professionalità e preparazione; è però importante evitare di gestire male i tempi complessivi della presentazione, facendo attenzione a errori nei tempi in eccesso o in difetto. Gli stessi dati supplementari dovrai saperli gestire come una
fisarmonica, accennando o approfondendo le informazioni sulla base dei
tempi della tua presentazione.
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Diagramma di affinità
Questo tipo di diagramma aiuta a organizzare le idee per categorie.
Immagina che le tue idee siano delle palline e di disporre di più scatole, dove riporre le palline. Se le palline fossero di colori diversi, potresti decidere di organizzare le palline collocando quelle dello stesso colore nella medesima scatola.
Inserendo le palline-idee in scatole specifiche, riempi ogni categoria con i punti
principali a cui sai di dover mettere ordine per soddisfare la categoria. Il segreto di questo metodo per catturare idee è in primo luogo quello di essere d’accordo sulle categorie.
L’esempio rappresentato nella figura 1.3 mostra un possibile diagramma di affinità, semplicemente rappresentabile anche su di una lavagna, immaginando la
presentazione di un nuovo prodotto software.
Figura 1.3 Un esempio di diagramma di affinità.
Individuare le affinità
Lo stesso sistema del Diagramma di affinità può essere utilizzato in attività
di brainstorming, ossia quelle attività creative dove un gruppo di persone
esterna idee “a ruota libera”, idee che qualcuno si preoccupa di scrivere sulla lavagna. Poi, in un secondo tempo, le idee vengono sviluppate e organizzate: proprio come per le palline colorate riposte nelle diverse scatole! ☺
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La mappa della mente
Innanzitutto è presunzione immaginare una sola mappa... ma prova a immaginare una mappa che nasce da un concetto principale e si sviluppa in idee, che a
loro volta possono far nascere nuove idee. Si tratta chiaramente di un esercizio
di creatività, ma in certi casi può risultare molto utile giocare per associazione di
idee, soprattutto se conduci l’attività con altre persone.
L’esempio rappresentato nella figura 1.4 può aiutarti a immaginare le potenzialità della mappa della mente, lasciandoti indovinare che la “terza idea” forse difficilmente sarebbe emersa spontaneamente.
Questa tecnica viene anche utilizzata nelle attività di problem setting, ossia in
quelle attività di analisi e individuazione delle cause dei problemi nelle operazioni di risoluzione dei problemi (problem solving).
Figura 1.4 Un esempio di mappa della mente.
La mappa delle idee
Un’idea per lavorare con la mappa della mente può essere quella di sfruttare una lavagna. Se non disponi di una lavagna, puoi provare a scrivere le
idee su dei post-it colorati e quindi puoi incollarli su di una porta o su di una
finestra per poter disporre ugualmente del quadro d’insieme.
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Prepararsi per il debutto
Naturalmente non basta preparare un contenuto efficace. Occorre presentarlo
nel migliore dei modi, quindi proviamo a riflettere su alcune importanti attività
della presentazione, pensando al prima, al durante e al dopo.
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L’apertura
Una volta individuati gli obiettivi, scoperte le idee e strutturati i contenuti, altra
cosa importante è prepararsi una buona apertura.
Un’apertura può essere utilizzata per influenzare il pensiero del pubblico. Può
essere costituita da informazioni credibili o dubbie, che in ogni caso pongono la
platea nelle condizioni di “schierarsi”. La reazione può essere di accordo o di disaccordo, stimolando pensieri ed emozioni: entrambi elementi che significheranno attenzione.
Naturalmente esistono dei rischi. Il primo tra tutti, se si è troppo provocatori, è
quello di perdere (o meglio non guadagnare) credibilità.
Un trucco può essere quello di aprire la presentazione citando il risultato di
un’indagine statistica o un articolo di giornale. In questo modo si riesce ugualmente a provocare l’attenzione del pubblico, senza compromettere la posizione
del relatore.
Spesso è utile inserire nella presentazione una diapositiva agenda o sommario,
che contribuisca a predisporre il pubblico tarando le aspettative. Eviterai così
una platea scontenta perché si immaginava un contenuto diverso. Questo accade spesso durante i seminari o le conferenze tecniche a cui mi capita di partecipare, facendo così in modo che determinati partecipanti “fuori luogo” non perdano tempo (uscendo direttamente dalla sala prima dell’inizio della relazione),
ed evitando che possano trasformarsi in partecipanti distratti o polemici: entrambe forme di fastidioso disturbo.
La stessa agenda può quindi essere una buona occasione per la tua apertura.
Le curiosità
Oltre a una buona apertura, per conservare alto il livello d’attenzione del tuo
pubblico, puoi ricorrere alle curiosità.
Inserire curiosità, meglio se non scritte sulle diapositive ma raccontate, è un metodo estremamente efficace per richiamare l’attenzione e per incrementare le
probabilità che il pubblico ricordi nel tempo quanto ascoltato.
Alcuni esempi possono essere i racconti di esperienze personali (aneddoti), gli
esempi, le metafore, le statistiche, le analogie, gli effetti speciali (animazioni, audio e video), le domande dirette a persone del pubblico e ogni altra forma sarai
in grado di inventare grazie alla tua fantasia.
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Metafore e analogie
Quando utilizzi le analogie, cerca di farlo nel modo più vicino possibile alla
realtà e al vissuto delle persone che ti trovi di fronte. Cerca di fare in modo
che i partecipanti possano identificarsi in quanto racconti.
Inoltre sfrutta il valore indiretto delle analogie, come potresti fare raccontando del nuovo modello di lavatrice parlando di un’auto BMW: le persone seguiranno l’immaginario generale (stereotipo) che identifica questa marca come di lusso e qualità.
Il relatore
Se sei l’autore di una presentazione di cui sarai anche il relatore, beh... allora sai
già cosa ti piace di più e in che cosa risulti più convincente. Ma se stai preparando una presentazione che verrà erogata da altri, allora è più complicato. Dovrai provare a sforzarti di immaginare quelle che saranno le caratteristiche dei
tuoi relatori. Ricorda però che più il messaggio sarà “personale” e più risulterà
convincente e interessante.
Ogni relatore possiede un proprio stile che lo rende unico. Un relatore che tende a interagire col pubblico, per esempio, si troverà di più a suo agio nel condividere esperienze personali che non a visualizzare dati statistici e grafici.
L’esperienza del relatore sul tema oggetto della presentazione può essere di grande aiuto, anche se alcune volte può portare a eccedere. Soprattutto quando si
tratta di esperienze narrate e non contestualizzate sulle diapositive della presentazione. Questa tendenza spinge cioè al racconto di particolari eccessivamente
tecnici o a trattare informazioni che sfuggono all’immediatezza e si rendono confuse e difficili da ricordare per i partecipanti.
Altro tratto caratteristico del relatore è quello della familiarità con la multimedialità e con l’utilizzo di PowerPoint. Si calcola infatti che per una presentazione della durata di 20 minuti occorrano circa 30-35 diapositive elettroniche di
PowerPoint, ma per la stessa durata un relatore con inferiore dimestichezza nell’uso di strumenti multimediali e abituato ai classici lucidi, probabilmente si accontenterà di una decina di lucidi.
I tempi
PowerPoint 2010 dispone di una funzionalità che aiuta nella raccolta delle informazioni sui tempi di erogazione della presentazione. Oltre a questa funzionalità
puoi immaginare di provare la tua presentazione davanti allo specchio (come
fanno alcuni attori), oppure (ancora meglio) davanti a una platea simulata di
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amici, parenti o colleghi. Riuscirai così a provare i tempi della presentazione e riceverai qualche prezioso suggerimento dai feedback delle tue “cavie”. ☺
Il pubblico
Conoscere il pubblico è forse il compito più difficile. Il fatto di trovarsi nella posizione del relatore (e non in mezzo alla platea) ti colloca in una condizione di
potere (o di controllo), anche se alcune volte vissuta con difficoltà. Questa posizione tende però a darti autorevolezza e ascolto.
L’effetto del pubblico sul relatore
Mi piace raccontare, durante i corsi ai miei allievi, che un relatore (sempre
che non sia una celebrità) parte con 50 punti e che nel corso della presentazione può perdersi i 50 punti o guadagnarne altrettanti.
Personalmente vivo la salita sul palco e la conduzione dell’intervento di fronte a una platea come un bel momento di scarica adrenalinica e credo possa
offrire grandi soddisfazioni.
Naturalmente la dimensione della platea incide molto su alcuni elementi di controllo del pubblico e di opportunità di interazione.
Se temi le domande del pubblico o credi che esse possano distrarre dall’obiettivo della tua presentazione, ti suggerisco di dedicare a domande e risposte uno
spazio nella chiusura dell’intervento. Se viceversa le dimensioni della platea, il
tuo livello di conoscenza dell’argomento e la tua esperienza nella gestione delle
domande ti porta a rischiare qualcosa di più, beh... allora ti consiglio di sfruttare questa opportunità e di aumentare il livello di interazione con il pubblico anche durante la presentazione.
Le domande dal pubblico
Ti suggerisco, in occasione delle attività di domanda e risposta, di seguire
alcuni importanti accorgimenti. Se dal pubblico, soprattutto se la platea è ampia, ti viene fatta una domanda, cerca sempre di ripeterla, considerando
che qualcuno in fondo alla sala potrebbe non averla sentita e garantendoti
così sia il giusto tempo per “digerire” la domanda, sia il tempo per offrire la
risposta migliore.
Altra occasione è quando sei tu, per esempio all’inizio del tuo intervento, a
fare una domanda alla platea. Ti suggerisco di formularla nel modo più
chiaro possibile, richiedendo ai partecipanti una risposta semplice (sì o no),
eventualmente suggerendo anche la modalità con cui ti aspetti sia data (per
esempio tenendo alzata la tua mano se ti aspetti che il pubblico risponda per
alzata di mano).
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Conoscere le caratteristiche della platea in anticipo (quando è possibile) ti aiuterà
molto a studiare esempi e aneddoti adatti a catturare e conservare l’attenzione.
La conoscenza dei dati demografici può aiutare a preparare al meglio alcune “calamite” per conservare l’attenzione. Conoscere l’età del pubblico permette di
sfruttare la “teoria della nostalgia”, consentendoti di richiamare alla memoria
eventi particolari del passato. Se per esempio ricordi il goal di Tardelli ai Mondiali di calcio di Spagna del 1982... e lo citi davanti a una platea di ventenni (nati negli anni ’90) non otterrai lo stesso effetto che immagini con persone di
10-20 anni più anziane! ☺
L’uso di fattori motivanti, ossia di elementi emotivi come l’orgoglio, il profitto,
la paura, il senso di appartenenza e tanti altri, può essere giocato per condurre a
un’azione. Capita frequentemente, durante le convention aziendali, di sentir richiamare il senso di appartenenza all’azienda, stimolando così nei partecipanti (i
dipendenti della stessa) elementi motivanti che spesso riducono la criticità di
fronte a comunicazioni e scelte aziendali non del tutto allegre. Capita che l’uso
di questo strumento sia visto come retorico, ma in realtà può essere sfruttato anche in chiave positiva.
I filtri
Esistono diverse forme di filtro, che possono impedire o ridurre l’efficacia della
tua presentazione. Per esempio l’uso di termini tecnici di fronte a una platea non
specializzata riduce o impedisce la comunicazione. Prova a riflette su alcuni discorsi tra medico e paziente... quando naturalmente il medico avrebbe bisogno
di seguire un bel corso di comunicazione interpersonale! ☺
Altre forme di filtro sono quelle legate all’età (riferimento agli stili generazionali), al sesso (uso degli stereotipi) e all’esperienza o al livello culturale (complessità concettuale).
Risolvere i problemi
I problemi capitano. Per quanto tu possa essere attento a evitarli, devi disporre
di un buono spirito di improvvisazione, affrontando le situazioni d’emergenza e
cercando di uscirne con le ossa meno rotte possibile.
Qualche anno fa mi capitò, durante un’importante conferenza tecnica di fronte
a oltre 250 partecipanti, che i tre computer a mia disposizione non funzionassero correttamente perché la rete che li collegava era fuori uso. L’improvvisazione
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si tradusse nel ripensare in tempo reale le dimostrazioni tecniche che avevo con
cura preparato nelle settimane precedenti alla conferenza, andando così a improvvisarle in parte su di un unico computer.
Altro esempio, sempre accadutomi in un contesto analogo al precedente, fu l’accorgermi che il relatore sul palco prima di me stesse presentando la metà degli
argomenti che avevo in programma di presentare io (alla stessa platea!). L’improvvisazione, anche suggerita dalla conoscenza del collega, fu quella di evitare
gli argomenti già affrontati (trovandomi però nella condizione di essere in anticipo sui tempi a disposizione) e invitando sul palco il collega per una approfondita, per quanto improvvisata, sessione di domande e risposte fino alla chiusura
del tempo a mia disposizione. Il risultato fu quello di tenere “incollati” alle poltrone i partecipanti. ☺
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Non solo effetti speciali
Strumenti come PowerPoint 2010 aiutano molto, come scoprirai nei prossimi capitoli, a catturare l’attenzione attraverso “effetti speciali”. Esistono però anche
altri fattori visuali da tenere in considerazione durante la preparazione e l’erogazione della presentazione.
L’uso di tabelle e grafici aiuta nella sintesi di informazioni complesse, anche se
confonde se si cerca di presentare i dettagli e non la visione d’insieme. Questi
stessi elementi possono anche essere utilizzati per enfatizzare specifici messaggi
a rinforzo del tuo obiettivo, giocando sulle componenti emotive della platea (un
grafico si ricorda meglio e più facilmente di un testo).
Per esempio puoi utilizzare un grafico che metta in risalto i risultati positivi di
un’indagine condotta sui tuoi clienti che dimostri apprezzamento per i prodotti
venduti (vedi figura 1.5).
La stessa diapositiva può essere presentata in due modi molto diversi (e altrettanto efficaci): per enfatizzare il “fare” puoi provare a raccontare una storia in
cui viene descritta una tua esperienza personale che ti ha aiutato a risolvere un
problema di un cliente che determinò una soddisfazione estrema; oppure per enfatizzare il “dire”, puoi citare la fonte origine dell’indagine condotta che mostri
una chiara leadership nella costruzione della soddisfazione del cliente di ogni
prodotto fornito.
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Figura 1.5 Esempio di messaggio grafico.
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Erogare la presentazione
Non ho spazio su questo libro per approfondire il tema della comunicazione non
verbale, né quello del linguaggio del corpo. Si tratta però di argomenti importanti, che contribuiscono al successo della presentazione.
Esistono molte componenti tecniche ed emotive che entrano in gioco, a partire
dalla paura di parlare in pubblico, fino ad arrivare alla gestualità del relatore e al
suo abbigliamento. Ci sono molte scuole di pensiero al riguardo e io sono convinto, anche se a volte la contesto, che sia estremamente vera la frase “Non è quello che si dice, ma come viene detto!”.
Scegliere una buona posizione
Lo spazio fisico che occupi deve essere sotto il tuo controllo. Se ti trovi in una
sala per erogare un seminario probabilmente ti troverai su di un palco, o comunque in una posizione frontale alla platea. Questa posizione ti permette di vedere tutti i partecipanti e ti offre visibilità rispetto alle entrate della sala, all’eventuale personale tecnico che si occupa del suono e di altre componenti accessorie. In questo contesto è molto importante tenere sotto controllo lo schermo
di proiezione, posizionandoti alla sinistra di esso. La cultura occidentale ci ha
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abituato a leggere da sinistra verso destra e quindi sarà meno faticoso per il pubblico leggere le informazioni proiettate sullo schermo tenendoti comunque sempre in una condizione di visibilità (attenzione). Se immagini di collocarti dall’altra parte dello schermo (alla destra rispetto alla visuale del pubblico), scoprirai
che i partecipanti saranno costretti a staccare gli occhi dallo schermo per osservarti e viceversa (vedi figura 1.6).
Esistono poi molti altri suggerimenti sui comportamenti da evitare, alcuni dei
quali possono apparire scontati, come quello di non dare mai le spalle al pubblico o quello di restare seduto anziché in piedi. Si tratta di comportamenti che ciascuno di noi può raffinare, imparando anche dai relatori più esperti e brillanti.
Se dovrai condurre una riunione o una presentazione in una sala riunioni dove
le persone si trovano sedute attorno a un tavolo, cerca di posizionarti in un punto del tavolo dove tutti riescano a vederti senza troppi sforzi e allo stesso modo
possano vedere l’eventuale schermo di proiezione. Erroneamente molti pensano
che la posizione migliore sia quella a “capo tavola”; in realtà, la posizione più efficace è in angolo, a sinistra rispetto all’eventuale schermo (vedi figura 1.6).
Figura 1.6 Esempi di posizione ottimale per il relatore di fronte a una platea o attorno a un tavolo di una sala
riunioni.
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Il contatto visivo
Il contatto visivo è fondamentale. Naturalmente è più semplice da attuare di fronte a una platea ristretta, però va cercato anche di fronte a un pubblico più vasto.
Guardare negli occhi le persone, anche per un solo istante, cattura l’attenzione
e consente di guadagnare rispetto. Inoltre, ti offre la possibilità di intuire molte
delle emozioni “pericolose”, come la noia, il disinteresse, la polemica e l’incomprensione. Allo stesso modo potrai percepire i segnali positivi, come l’interesse,
la condivisione, la partecipazione e l’attenzione: tutti segnali che ti incoraggeranno a proseguire nella giusta direzione.
I relatori che hanno qualche timore a parlare di fronte al pubblico hanno la tendenza a non guardarlo, fissando magari lo schermo o i propri appunti. Questo atteggiamento rischia di aggravare la sensazione di disinteresse e sfiducia nella platea. Ti consiglio, se rientri in questa categoria di persone, di individuare alcuni visi familiari tra il pubblico (conoscenti o semplicemente persone che dimostrano
particolare attenzione rispetto al tuo intervento) e quindi sfruttare il contatto visivo scambiando sguardi con questi partecipanti. Eviterai così di trovarti spaventato di fronte al pubblico “sconosciuto”, magari rischiando di bloccarti nel momento successivo a quello in cui alzerai lo sguardo dallo schermo... ☺
Usare bene la voce
Può sembrare ovvio, ma spesso accade di assistere a conferenze dove il relatore
parla troppo velocemente o tende a parlare in modo poco chiaro (si dice “mangiarsi le parole”).
È importante scandire bene le parole, evitare di parlare troppo in fretta e rinunciare alle espressioni dialettali. Il tono della voce deve essere limpido, evitando
di parlare sotto voce e rischiando di apparire poco convincente. In questo possono esserti d’aiuto una buona respirazione e un buon microfono da indossare
(non il tipo “gelato” da tenere in mano).
Evita le frasi lunghe, che ti portano all’affanno e risultano meno chiare da comprendere. Gioca bene con le pause, elementi fondamentali per creare suspance e
attirare l’interesse. Fai attenzione agli accenti della frase, aumentando l’enfasi sui
passaggi fondamentali del tuo discorso.
In generale sconsiglio di leggere, né tantomeno di adottare un tono monotono e
di conseguenza soporifero! Evita anche il tono in calando, anzi cerca di trovare
delle formule (per esempio delle domande al pubblico) che ti permettano di
chiudere la frase in chiave aperta e positiva.
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