disciplina rimborsi spese - Provincia di Forlì

COS’E’ UN RIMBORSO SPESE
E QUALI CARATTERISTICHE DEVE POSSEDERE?
La L. 266/91 prevede espressamente la possibilità per l'OdV di erogare ai
propri volontari somme a titolo di rimborso spese, sempre che presentino i
seguenti requisiti:
•
essere effettivamente sostenute dal volontario
•
essere relative all'attività prestata per conto dell'OdV
•
il rimborso deve avvenire entro limiti predefiniti dall'OdV.
La L. 266/91 non offre ulteriori elementi, nè vi sono indicazioni di cifre, nè
risulta che vi siano stati chiarimenti ministeriali specifici. Lo stesso D.LGS.
460/97 non affronta la questione, nonostante un espresso richiamo da parte
della Commissione Parlamentare di Vigilanza.
Queste norme indicano un quadro di riferimento generale, da completare
seguendo i principi ispiratori in esse contenute. In particolare va attentamente
ponderato l'obbligo di escludere un fine di lucro da parte del volontario, per cui
in ogni caso il rimborso spese dovrà essere di ammontare contenuto e non
idoneo a costituire un compenso “mascherato”.
Ai fini fiscali si pone il problema se i rimborsi spese erogati dall'OdV ai volontari
possano costituire reddito per questi ultimi e se quindi siano soggetti all'IRPEF,
con il connesso obbligo di effettuare o meno la ritenuta d'acconto. Nessuna
norma fiscale si occupa esplicitamente dei rimborsi spese delle OdV, per cui
vanno applicate per analogia le regole previste per altri contesti, in particolare
per il rapporto di lavoro dipendente e per le collaborazioni coordinate e
continuative.
Questa estensione deve avvenire con cautela, in quanto è diverso il contesto
fiscale in cui opera il volontario. Per i rapporti di lavoro dipendente ed
autonomo il Fisco guarda con sospetto i rimborsi spese, in quanto esiste il
pericolo che si possano adottare comportamenti elusivi, per cui vigono regole
molto rigide che limitano la tipologia ed il valore delle spese rimborsabili senza
imposizione.
In primo luogo è indispensabile che l'OdV adotti una delibera del proprio
organo sociale competente in base allo statuto (consiglio direttivo o
assemblea) con la quale disciplini in via generale le modalità dei rimborsi
spese.
Tale delibera dovrà prevedere almeno i seguenti punti:
i tipi di spesa ammessi a rimborso
eventuali limiti di valore per i diversi tipi di spese
la procedura di autorizzazione per effettuare la spesa
la documentazione da presentare da parte del volontario
il soggetto competente al controllo e all'erogazione dei fondi.
In secondo luogo è opportuno che, in ogni caso, il rimborso spese risulti da una
richiesta scritta fatta dal volontario, da cui risulti esplicitamente il legame con
una specifica attività svolta per conto dell'OdV.
Allo scopo si possono utilizzare i moduli predisposti per uso aziendale in
vendita presso le cartolerie specializzate (es. Buffetti). Si ricorda che per le
OdV/ONLUS tali documenti sono esenti da bollo, mentre per gli altri enti sono
soggetti al bollo (€ 1,81) se l’importo del rimborso supera € 77,47.
Tutta la documentazione prodotta dal volontario andrà conservata agli atti
dell'OdV per eventuali controlli da parte degli uffici fiscali.
La presenza del regolamento è probabilmente voluta dalla L. 266/91 per
mantenere la parità di trattamento dei soci e per impedire rimborsi con regole
“ad hoc” per singoli casi privilegiati.
Fatta questa doverosa premessa si ritiene che l'OdV possa rimborsare al
volontario le spese documentate ed effettivamente sostenute per
l'espletamento dell'incarico ricevuto. In questi casi i rimborsi stessi non
costituiscono reddito per il volontario e non sono soggetti ad IRPEF e alla
connessa ritenuta d'acconto.
Si illustrano di seguito i casi più ricorrenti, segnalando le deroghe al regime
fiscale vigente per il lavoro subordinato ed autonomo.
a) Spese di viaggio
Il viaggio deve sempre essere autorizzato dall'OdV. Sono rimborsabili i costi
effettivamente sostenuti per il raggiungimento del luogo dove si deve svolgere
il servizio.
Tali spese sono rimborsabili, di regola, a partire dalla sede dell'OdV. In deroga
alle norme fiscali, se previsto dalla delibera dell'OdV e giustificato dalle
esigenze del servizio, si può ritenere rimborsabile il tragitto anche a partire
dall'abitazione del volontario, oltre che dalla sede dell'OdV.
Se vengono usati mezzi pubblici si farà riferimento ai relativi biglietti. Se viene
usata l'auto privata si farà riferimento alle tariffe ACI.
Si segnala che i rimborsi spese chilometrici dei volontari non generano mai
materia imponibile ai fini IRAP, come avviene invece per i collaboratori
coordinati e continuativi, in quanto la fonte del rapporto che lega l’OdV al
singolo volontario non è un contratto di lavoro. Ciò anche nel caso venga
effettuato un rimborso al Presidente o ai consiglieri, in quanto la L. 266/91
impone l’assoluta gratuità delle cariche sociali, per cui anche in questo caso
non si potrebbe invocare una asserita “naturale” onerosità del rapporto.
Questo anche in relazione ai principi generali dell’IRAP che, per gli enti non
commerciali, tassa i redditi da lavoro distribuiti ai terzi e, quindi, postula
l’esistenza di specifici contratti di lavoro, sia dipendente che autonomo.
In deroga alle norme fiscali si ritiene che non vada fatta alcuna distinzione tra
spese di viaggio all'interno o all'esterno del Comune di residenza del volontario
(v. anche S. Pettinato - Gestire il no profit - Ed. Sole 24 Ore - pag. 425).
b) Spese di vitto e alloggio
Sono rimborsabili le spese di vitto e alloggio sostenute per svolgere il servizio.
Va acquisita la relativa documentazione fiscale: ricevute, fatture, scontrini
integrati e scontrini semplici.
c) Altre spese
Sono inoltre rimborsabili tutte le altre spese che il volontario può documentare
di avere effettivamente sostenuto per lo svolgimento del servizio. Ad esempio:
materiale di cancelleria usato per le attività sociali
biglietti di ingresso a parchi o musei
telefonate o fax fatte per comunicare con la sede dell'OdV o con gli utenti
del servizio.
Anche in questo caso si possono utilizzare gli stampati disponibili presso le
cartolerie specializzate.
Per il rimborso del telefono si può accettare che l’OdV acquisti direttamente le
ricariche dei cellulari e le assegni ai volontari che, per il tipo di incarico svolto,
hanno necessità di questo tipo di collegamento.
Per il rimborso del telefono fisso di casa (specialmente del Presidente e dei
volontari più impegnati) si può ricorrere ad abbonamenti separati in presenza
dello stesso numero o ad istituire vere e proprie linee separate con un numero
diverso. In alcuni casi si può ricorrere al confronto delle bollette prima e dopo
l’assunzione della carica, imputando l’aumento degli scatti all’attività prestata
per conto dell’OdV Si tratta sempre di rimborsi legati ad un principio di
documentazione, ma si raccomanda di operare con prudenza senza sconfinare
nei “compensi mascherati”.
d) Rimborsi forfetari
L'OdV ed il volontario possono incontrare serie difficoltà a seguire i criteri sopra
esposti, in quanto non sempre è possibile documentare tutte le spese del
servizio.
L'OdV potrebbe allora prevedere con la propria delibera che per alcuni tipi di
servizio (da specificare), in considerazione delle modalità di effettuazione (da
specificare), delle fasce orario di intervento (da specificare), e per altri
eventuali motivi, in sostituzione di alcune o di tutte le voci di spesa ipotizzabili,
venga erogato un rimborso spese forfetario. Questo tema, in assenza di norme
specifiche per il volontariato, presenta ampi spazi di contestazione da parte
degli uffici fiscali, per cui se ne sconsiglia vivamente l’uso (e ancor di più
l’abuso).
In ogni caso per le OdV che volessero affrontare il rischio della contestazione,
possiamo fare riferimento al regime delle
trasferte effettuate dal lavoratore dipendente fuori del territorio comunale sede
del proprio datore di lavoro (sistema del rimborso misto: documentato +
forfait):
spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto: per l'importo documentato
(ricevute, scontrini, fatture);
altre spese, documentate o meno: per l'importo massimo di € 15,49
giornaliere (limite valido per le trasferte in Italia).
Partendo da tali regole le OdV potrebbero seguire i seguenti criteri:
per le trasferte fuori del territorio comunale sede dell’OdV utilizzare la
sopra ricordata norma fiscale (rimborso misto)
per le trasferte all'interno del territorio comunale sede dell’OdV. Evitare
di utilizzare il rimborso forfetario. Se non si può fare altrimenti tale
rimborso andrebbe inquadrato come compenso occasionale, con tutti gli
adempimenti del caso (ritenuta d’acconto, mod. 770, imponibilità IRAP,
inserimento nella dichiarazione dei redditi del percettore).
Si ricorda che per territorio comunale si intende quello in cui vi è la sede
dell'OdV e non quello in cui abita il volontario.