Codice di Condotta - Kimberly
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Codice di Condotta - Kimberly
Codice di Condotta Sapere cosa è giusto. FARE ciò che è giusto. 1 Indice Il perché di un Codice di Condotta............................................................................................................................................................ 4 Il Codice si applica a tutti noi..................................................................................................................................................................... 4 Comunicare le proprie preoccupazioni senza timori ................................................................................................................................ 5 Direttiva anti-ritorsione ............................................................................................................................................................................ 5 Segnalazioni effettuate in modo onesto.................................................................................................................................................... 5 A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni ......................................................................................................................................... 6 Violazioni delle procedure contabili e dei controlli interni........................................................................................................................ 7 Linea dedicata per il Codice di Condotta .................................................................................................................................................. 7 Obblighi dei team leader e di altre persone che ricevono segnalazioni di potenziali violazioni del Codice .............................................8 Violazioni del Codice ................................................................................................................................................................................ 8 La condotta verso i team .......................................................................................................................................................................... 9 Libertà di associazione.............................................................................................................................................................................. 9 Diversità, inclusione e non discriminazione ............................................................................................................................................. 9 Diritti umani su scala mondiale............................................................................................................................................................... 10 Sicurezza nell’ambiente di lavoro ........................................................................................................................................................... 11 Ambiente di lavoro improntato al rispetto ............................................................................................................................................. 12 Violenza nell’ambiente di lavoro ............................................................................................................................................................ 12 Sostanze stupefacenti e alcol .................................................................................................................................................................. 13 La condotta verso il prossimo.................................................................................................................................................................. 14 La nostra attività ..................................................................................................................................................................................... 14 Clienti e fornitori .................................................................................................................................................................................... 14 Consumatori............................................................................................................................................................................................ 15 Protezione dei dati di dipendenti e consumatori ................................................................................................................................... 15 Social media............................................................................................................................................................................................ 16 Concorrenza............................................................................................................................................................................................ 16 Informazioni sulla concorrenza .............................................................................................................................................................. 17 Ambiente................................................................................................................................................................................................. 18 Rapporti con le pubbliche amministrazioni ............................................................................................................................................ 18 Attività a livello internazionale................................................................................................................................................................ 19 La condotta verso l’Azienda..................................................................................................................................................................... 20 Utilizzo delle informazioni e delle risorse aziendali ................................................................................................................................ 20 Conflitti di interesse ................................................................................................................................................................................ 20 Informazioni riservate ............................................................................................................................................................................ 22 Utilizzo delle risorse aziendali ................................................................................................................................................................ 24 Regali, attività ricreative e altri favori ..................................................................................................................................................... 25 Regali, attività ricreative e altri favori a pubblici ufficiali ........................................................................................................................ 27 Conservazione dei dati ........................................................................................................................................................................... 28 Reporting finanziario .............................................................................................................................................................................. 29 Prevenzione delle frodi ........................................................................................................................................................................... 30 Fare quello che è giusto: il modo di operare di Kimberly-Clark............................................................................................................... 31 Numeri della linea dedicata per il Codice di Condotta............................................................................................................................ 32 2 Ai dipendenti e alle dipendenti di Kimberly-Clark Da anni a Kimberly-Clark è stata riconosciuta una condotta impeccabile. Negli ultimi anni abbiamo ricevuto numerosi riconoscimenti per le prassi di gestione etica, incluso il premio “World’s Most Ethical Companies” (Le aziende più etiche del mondo) attribuito da Ethisphere. Sono molto orgoglioso del fatto che i dipendenti Kimberly-Clark siano fieri della nostra reputazione. Uno dei nostri valori fondamentali è l’autenticità, che in Kimberly-Clark significa continuare a portare avanti il patrimonio di onestà, integrità e coraggio nel comportarci in modo giusto. Lo abbiamo sempre fatto e a tale standard ci atterremo anche in futuro. Una buona reputazione è un bene prezioso. Nel mondo di oggi, dove le informazioni viaggiano veloci ovunque, l’operato di un’azienda e le azioni dei suoi dipendenti sono sottoposti a un controllo molto più rigoroso che in passato. Aspettarsi che ogni dipendente Kimberly-Clark si attenga, sempre e ovunque, agli standard del Codice di Condotta in tutte le attività è una grande sfida, ma è anche il minimo, perché rispecchia il tipo di azienda per la quale tutti vogliamo lavorare. Leggete con attenzione e assimilate il nostro Codice di Condotta Kimberly-Clark. Chiedete chiarimenti. Attenetevi alle sue norme. Pretendete dai vostri colleghi che facciano altrettanto. Se tutti ci adopereremo in tal senso, continueremo a essere i portavoce di una tradizione che in Kimberly-Clark vige da oltre 140 anni. Cordialmente, Thomas J. Falk Presidente del Consiglio di Amministrazione e Amministratore Delegato Come Thomas Falk ha detto nella sua lettera, la nostra reputazione aziendale e individuale è un bene prezioso. In qualità di General Counsel dell’ufficio legale, ho la responsabilità di lavorare con voi per tutelare questa reputazione. Assicurarsi che i dipendenti comprendano gli obblighi di legge delle giurisdizioni in cui operiamo è solo una delle aspettative di Kimberly-Clark. In molte circostanze Kimberly-Clark pretende da noi più di quanto esige la legge. Il Codice di Condotta di Kimberly-Clark è una guida preziosa per comprendere le questioni di natura etica che occasionalmente possono sorgere nei rapporti con colleghi, clienti, fornitori, concorrenti e con l’opinione pubblica. Vi invito a leggere il Codice e a riflettere sul modo in cui quest’ultimo si applica a voi e al vostro lavoro. Accertatevi di comprendere le vostre responsabilità ai sensi del Codice, tra cui quella di segnalare presunte violazioni e di collaborare alle indagini dell’Azienda. Se avete bisogno di chiarimenti o nutrite delle perplessità, nel Codice troverete le risorse a cui potrete rivolgervi per ottenere le risposte che cercate. Se avvertite l’esigenza di parlare di una situazione per individuare una soluzione appropriata, rivolgetevi al vostro team leader, all’esperto delle Risorse umane o a un componente dell’Ufficio legale. Potete anche contattare la Linea diretta per il rispetto del Codice di Condotta, se desiderate mantenere l’anonimato. Infine, potete rivolgervi a me direttamente, in qualsiasi momento, per avere chiarimenti o esprimere dubbi sulla conformità al Codice di Condotta e sugli standard di etica e integrità adottati dalla nostra Azienda. Si tratta della nostra reputazione: collaboriamo tutti insieme alla sua salvaguardia. Cordialmente, Thomas J. Mielke General Counsel 3 Perché avere un Codice di Condotta In Kimberly-Clark forniamo gli elementi essenziali per una vita migliore. I valori One K-C sono i principi e gli ideali che hanno plasmato la nostra realtà attuale e che definiscono il modello di azienda che ci prospettiamo di essere in futuro. Ecco i nostri valori: Autentici – in Kimberly-Clark crediamo nella capacità di portare avanti il patrimonio di onestà, integrità e capacità di comportarci con coraggio nel modo giusto. Ci adoperiamo per essere una delle aziende di maggior successo al mondo, che consegue i risultati grazie al profondo impegno e al comportamento rispettoso delle regole. Responsabili – ci assumiamo la responsabilità della nostra attività e del futuro. Stabiliamo obiettivi ambiziosi, sia aziendali sia personali, e cerchiamo di superarli. Ci sentiamo responsabili in prima persona dell’espressione delle potenzialità a livello individuale e di gruppo. Innovativi – i fondatori dell’azienda hanno definito una cultura che promuoveva lo spirito imprenditoriale, la sperimentazione nello sviluppo dei prodotti e la creatività nel marketing. Confermiamo il nostro impegno verso nuove idee che creano valore aggiunto per clienti e partner. Riconosciamo che ciò che oggi rappresenta il meglio, domani sarà il benchmark da superare. Interesse verso gli altri – tutti i valori precedenti, unitamente a un autentico rispetto reciproco e all’attenzione per le comunità in cui viviamo e lavoriamo, fanno di Kimberly-Clark un’azienda per la quale le persone desiderano lavorare e con la quale avere rapporti di affari in tutto il mondo. Siamo convinti che il modo in cui conduciamo gli affari sia altrettanto importante degli affari stessi. Una condotta improntata all’integrità e al rispetto di standard etici elevati è il modo di operare che contraddistingue Kimberly-Clark. Il Codice di Condotta rafforza i nostri valori, fornendo indicazioni sul comportamento da adottare nei rapporti con clienti, fornitori, colleghi, concorrenti e con il pubblico generale; la nostra condotta deve essere sempre improntata all’integrità e a principi di etica e correttezza. Gli elementi essenziali per il nostro successo dipendono dal modo in cui viviamo questi valori e diamo prova dei comportamenti One K-C, tesi a creare fiducia, prendere decisioni, ottenere sempre risultati vincenti, pensare al cliente, migliorare continuamente e sviluppare il talento. Il Codice non può descrivere tutte le leggi, le normative o le direttive aziendali di Kimberly-Clark applicabili al nostro operato o a una situazione in particolare. Costituisce piuttosto un quadro di principi etici all’interno del quale tutti i dipendenti sono tenuti a operare. Tali principi sono spesso più rigorosi degli obblighi minimi stabiliti per legge. Il Codice rappresenta un’importante guida di riferimento per chi come noi si impegna affinché le nostre attività vengano condotte in modo etico e giusto. In un mondo in rapida evoluzione, in cui l’innovazione è la chiave per affermarsi nel mercato, vogliamo che i nostri dipendenti si assumano rischi intelligenti per avere successo. Allo stesso tempo, ci impegniamo verso i nostri valori, adottiamo i comportamenti One K-C e facciamo ciò che è giusto. Il Codice fornisce le direttive necessarie ai nostri dipendenti. In qualità di dipendente Kimberly-Clark la lettura e la comprensione del Codice di condotta rappresenta un primo passo importante per conoscere la nostra storia, la nostra cultura e le nostre aspettative. Per il successo in KimberlyClark non c’è nulla di più importante del comprendere gli standard etici spiegati nel Codice e metterli in pratica. IL CODICE SI APPLICA A TUTTI NOI Ciascuno di noi ha l’obbligo di leggere e comprendere il contenuto del Codice di Condotta. Il Codice di Condotta si applica a tutti i dipendenti Kimberly-Clark in tutto il mondo, nonché ai membri del Consiglio di Amministrazione di Kimberly-Clark Corporation. Se una consuetudine, una cultura o una legge locale stabilisce una norma diversa da quella indicata nel Codice, è necessario chiedere chiarimenti all’Ufficio legale. Ognuno di noi ha la responsabilità di rispettare questo Codice, di segnalare le presunte violazioni e di collaborare alle indagini avviate dall’Azienda sulle potenziali violazioni. 4 COMUNICARE LE PROPRIE PREOCCUPAZIONI SENZA TIMORI Quando si viene a conoscenza di una questione che attiene al Codice di Condotta, sono molte le ragioni per le quali preferiremmo tacere, ad esempio non sapere con certezza che cosa sia successo. Magari si teme di mettere qualcuno nei guai o si temono ritorsioni da parte di qualcuno. Magari si finisce col pensare che spetta a qualcun altro fare qualcosa. Il comportamento giusto, tuttavia, consiste nel parlare chiaramente di ciò che non va. Se l’idea di fare il proprio nome non è molto incoraggiante, è possibile segnalare un caso anche mantenendo l’anonimato. I dipendenti che si espongono con una segnalazione svolgono un ruolo importante a sostegno dell’etica nel luogo di lavoro. Costoro hanno la responsabilità di comunicare ciò che sanno in modo che l’azienda possa reagire tempestivamente e adottare adeguati provvedimenti. Una delle maniere più importanti con cui si può fare la differenza è accorgersi di eventuali attività illegali o non etiche condotte sul luogo di lavoro e segnalarle tempestivamente a chi di dovere. DIRETTIVA ANTIRITORSIONE La nostra Azienda si impegna a tutelare i diritti delle persone che segnalano in buona fede questioni relative al Codice di Condotta. L’Azienda non eserciterà alcuna azione di ritorsione contro una persona che: •Segnala una presunta violazione del nostro Codice, delle direttive o della legge. • Solleva una questione di conformità o chiede consigli su una prassi, una decisione o un’azione aziendale. • Collabora alle indagini condotte su una potenziale violazione. Il sollevamento in buona fede di una questione legata al Codice di Condotta o la collaborazione onesta a un’indagine dell’Azienda non può causare la perdita del posto di lavoro o dei benefit, la sospensione, la retrocessione di livello, minacce, molestie o discriminazioni. Anche i dipendenti coinvolti nelle indagini sulle violazioni sono protetti dalla direttiva antiritorsione. SEGNALAZIONI EFFETTUATE IN MODO ONESTO Effettuare segnalazioni in modo onesto significa essere convinti in buona fede che si sia verificata una violazione del Codice di Condotta anche se non è possibile verificare una reale violazione. Una denuncia effettuata a scopo di ritorsione verso altre persone, per ottenere un vantaggio in un conflitto personale o per molestare o intimidire, non costituisce una segnalazione onesta. La segnalazione disonesta ai sensi del Codice di Condotta è in sé una violazione del Codice di Condotta. Se si ritiene di essere vittima di una ritorsione, denunciare la cosa come se fosse una violazione del Codice. D. La cultura e le leggi variano da Paese a Paese. Questo Codice è applicabile ovunque in tutto il mondo? R. Sì. La condotta stabilita nel Codice si applica a tutti i dipendenti di tutto il mondo, a prescindere dal Paese. Se una consuetudine, una cultura o una legge locale stabilisce una norma diversa da quella indicata nel Codice, è necessario chiedere chiarimenti all’Ufficio legale. D. Ho assistito a un’azione del mio team leader che non mi è sembrata etica, ma ho paura di denunciare questa presunta violazione del Codice. Mi metterò nei guai o danneggerò la sua reputazione segnalando questo fatto? R. No. Una semplice segnalazione non può comportare conseguenze per il dipendente o danneggiare la reputazione del team leader. Non si verrà considerati responsabili per avere effettuato una segnalazione in buona fede, anche nel caso in cui questa si rivelasse infondata. Le indagini saranno condotte in modo obiettivo, imparziale e riservato, così da garantire la protezione della reputazione di ciascun dipendente. Tutte le segnalazioni di violazione del Codice e le denunce di ritorsione saranno oggetto di indagini approfondite. 5 A CHI RIVOLGERSI PER CHIARIMENTI O SEGNALAZIONI È possibile inoltre contattare l’Ufficio del General Counsel degli affari legali di Kimberly-Clark: Tel.: +1 972 281 1216 Indirizzo: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 Stati Uniti d’America Attention: Legal Department Fax: +1 972 281 1492 La segnalazione di presunte violazioni del Codice di Condotta è di fondamentale importanza. In questo modo infatti l’Azienda può stabilire se effettivamente esiste un problema che necessita di una soluzione. Per questo motivo tutti noi siamo tenuti a segnalare le presunte violazioni del Codice di Condotta, sollevare tutte le questioni al livello appropriato e operare in conformità con il Protocol for Reporting and Escalation of Code of Conduct Issues (Protocollo per la segnalazione e l’escalation dei problemi relativi al Codice di Condotta). Sono disponibili numerose risorse per eventuali domande sul Codice, oppure se si è al corrente di presunte violazioni. Il team leader. È possibile rivolgere richieste di chiarimento e problemi al team leader. Se non si vuole rivelare il problema al team leader, o se si ritiene che il team leader non abbia adottato dei provvedimenti adeguati, è possibile anche rivolgersi a: Un altro team leader. Qualsiasi membro del team Sicurezza globale. E-mail: [email protected] Tel.: +1 888 288 8216 (Stati Uniti e Canada) +1 443 716 2301 (chiamate internazionali con addebito al destinatario) Indirizzo: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 Stati Uniti d’America Attention: Global Security Department Fax: +1 972 281 1236 Qualsiasi dipendente dell’Ufficio legale. È possibile rivolgersi al responsabile legale nazionale o dell’unità aziendale di appartenenza, oppure a qualsiasi dipendente dell’Ufficio legale con cui si è già collaborato. Chief Compliance and Ethics Officer presso: Tel.: Indirizzo: Fax: +1-920-721-6731 Kimberly-Clark Corporation 2001 Marathon Avenue Neenah, WI 54956 U.S.A. Attention: Chief Compliance and Ethics Officer +1-920-225-3126 Qualsiasi dipendente del reparto Risorse umane. È possibile rivolgersi al rappresentante delle Risorse umane nazionale o dell’unità aziendale di appartenenza. Linea dedicata per il Codice di Condotta Il servizio di Linea diretta per il rispetto del Codice di Condotta è descritto più dettagliatamente alla pagina seguente. È possibile effettuare una segnalazione alla linea diretta mantenendo l’anonimato. Nota: in base alle leggi vigenti, il servizio di Linea dedicata per il Codice di Condotta potrebbe non essere disponibile in determinati Paesi. D. Ho un problema da segnalare, ma nel Codice di Condotta non se ne fa menzione. Questo significa che non devo preoccuparmi? R. Il Codice di Condotta non può fornire una risposta a ogni singola domanda o questione di natura etica. Se si nutre il sospetto che una determinata situazione o un certo comportamento non sia conforme ai principi del Codice di Condotta, occorre rivolgersi al proprio team leader o a una delle persone indicate nella presente sezione Risorse. 6 VIOLAZIONI DELLE PROCEDURE CONTABILI E DEI CONTROLLI INTERNI L’inosservanza delle procedure contabili, dei controlli interni e delle pratiche di revisione dei conti potrebbe avere gravi conseguenze per Kimberly-Clark e per gli azionisti. Se si hanno delle segnalazioni a questo riguardo è opportuno rivolgersi al: General Counsel Tel.: Indirizzo: Fax: +1-972-281-1216 Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 Stati Uniti d’America Attention: General Counsel +1-972-281-1492 -OPPUREPresidente del Comitato di controllo LINEA DEDICATA PER IL CODICE DI CONDOTTA Per offrire a ogni dipendente la possibilità di segnalare questioni relative al Codice di Condotta mantenendo l’anonimato è stata istituita una Linea dedicata per il Codice di Condotta gratuita. Grazie alla Linea diretta per il rispetto del Codice di Condotta è possibile segnalare i casi tramite telefono o via Internet. Le informazioni saranno acquisite da una società indipendente che raccoglie le segnalazioni relative alla violazione del Codice di Condotta di Kimberly-Clark e di molte altre aziende. • Il segnalzioni possono 24 ore su 24, tutto l’anno. • Le segnalazionipossono essere effettuate in qualsiasi lingua. • Se lo si desidera, è possibile effettuare la segnalazione in forma anonima tramite il Web. Numero verde Per gli USA – +1 800 482 6020 er gli altri Paesi – consultare l’elenco dei numeri reperibile P tramite il link: Indirizzo: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 Stati Uniti d’America Attention: Corporate Secretary Fax: +1-972-281-1578 Numeri di telefono globali per le questioni relative al Codice di Condotta -OPPURE- Sito Web per segnalare via Internet questioni relative al Codice di Condotta Servizio Internet Linea dedicata per il Codice di Condotta 7 OBBLIGHI DEI TEAM LEADER E DI ALTRE PERSONE CHE RICEVONO SEGNALAZIONI DI POTENZIALI VIOLAZIONI DEL CODICE I team leader e gli altri dipendenti che ricevono segnalazioni di potenziali violazioni del Codice rivestono un ruolo importantissimo nella promozione del Codice di Condotta. Kimberly-Clark esorta i dipendenti a parlare di eventuali perplessità con i rispettivi team leader. I team leader e gli altri dipendenti che ricevono segnalazioni di potenziali violazioni del codice devono essere preparati ed esperti nel gestire i dubbi e le segnalazioni riguardo al Codice di Condotta. I team leader devono: VIOLAZIONI DEL CODICE Le violazioni del Codice di Condotta sono reati gravi. La violazione del Codice, delle nostre direttive o della legge può determinare azioni disciplinari di gravità crescente che possono includere anche il licenziamento. Tutto dipende dal tipo di violazione e dal livello di gravità. Qualora le violazioni del Codice costituiscano anche una violazione della legge, si può essere soggetti a multe, ammende, procedimenti penali o altri rimedi previsti dalla legge e imposti da ente governativo o giudice. •Assicurarsi di conoscere e comprendere il Codice di Condotta e di modellare su di esso il proprio comportamento. • Intervenire per far cessare le violazioni del Codice o della legge da parte dei dipendenti. • Far capire ai dipendenti di essere disponibili a chiarire eventuali dubbi. • Prendere sul serio le domande e i dubbi espressi dai dipendenti. Quando viene segnalata una potenziale violazione del Codice di Condotta: • È possibile chiedere consigli prima di rispondere. • Sollevare tutte le questioni al livello appropriato e operare in conformità con il Protocol for Reporting and Escalation of Code of Conduct Issues (Protocollo per la segnalazione e l’escalation dei problemi relativi al Codice di Condotta). • È necessario sostenere i dipendenti che effettuano segnalazioni in buona fede e trattarli con rispetto. • Non dare mai ai dipendenti l’impressione di ignorare le loro preoccupazioni. • Assicurarsi che non si verifichino azioni di ritorsione contro qualcuno che abbia segnalato una presunta violazione del Codice. 8 LA CONDOTTA VERSO I DIPENDENTI LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE Ci impegniamo a rispettare il diritto alla libertà di associazione dei nostri dipendenti, che prevede: •Il diritto di organizzarsi secondo quanto stabilito dalle leggi In KimberlyClark riteniamo che il nostro successo dipenda dalla fiducia e dal rispetto reciproco. Il lavoro di squadra è un valore guida in tutto il nostro operato. e dalle prassi nazionali. • Il diritto alla contrattazione collettiva attraverso rappresentanti eletti dai dipendenti stessi. • Il diritto di tali rappresentanti eletti a comunicare, in termini ragionevoli, con i lavoratori al fine di rappresentarli. • Il diritto di impegnarsi in altre attività tutelate. • Il diritto di astenersi da tali attività. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Direttiva sui diritti umani in materia di occupazione Istruzioni per la Direttiva sui diritti umani in materia di occupazione. DIVERSITÀ, INCLUSIONE E NON DISCRIMINAZIONE Ci impegniamo ad avere una forza lavoro globalmente diversificata attraverso una politica di pari opportunità di impiego. È nostra intenzione: •Assumere, promuovere e sostenere lo sviluppo professionale di una forza lavoro globalmente diversificata. • Assumere, formare, promuovere e retribuire il personale in base alle capacità, ai risultati, all’esperienza e alla condotta senza distinzione di razza, etnia, colore della pelle, sesso, orientamento sessuale, età, religione, credo, origine nazionale, identità di genere, invalidità, congedi previsti dalla legge, stato di veterano o altre categorie protette dalla legge in vigore. •Riconoscere e utilizzare la diversità dei talenti, delle capacità e delle esperienze di ognuno. • Essere aperti verso le prospettive di tutti e aiutare gli altri a sentirsi a proprio agio nell’esprimere le proprie. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Linee guida sui gruppi di risorse dei dipendenti; Toolkit sulla diversità; Home page sulla diversità e sull’inclusione; Direttiva sui diritti umani nel rapporto di lavoro; Istruzioni per la Direttiva sui diritti umani nel rapporto di lavoro; Direttiva sullo sviluppo e la diversità delle risorse umane; Posizione ufficiale dell’Azienda su molestie e altri comportamenti scorretti. 9 DIRITTI UMANI A LIVELLO GLOBALE Kimberly-Clark si impegna a riconoscere i diritti umani a livello globale. Abbiamo stabilito determinati standard pensati per proteggere i diritti umani e ci aspettiamo che anche i nostri fornitori e partner aziendali vi si attengano: •Consentire la libertà di associazione e di contrattazione collettiva. • Adottare misure di protezione contro il lavoro minorile. • Adottare misure di protezione contro il lavoro forzato e l’abuso della forza lavoro. • Vietare la discriminazione. • Attenersi alle leggi relative all’orario di lavoro, alla retribuzione e alla previdenza. • Creare un ambiente di lavoro sicuro e sano. • Proteggere l’ambiente. • Vietare la corruzione e la concussione. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Conformità sociale; Direttiva sui diritti umani in materia di occupazione; struzioni per la Direttiva sui diritti umani in materia di occupazione; Direttiva sullo sviluppo e la diversità delle risorse umane; Posizione ufficiale dell’Azienda su molestie e altri comportamenti inappropriati. D. Ho ascoltato per caso una conversazione in cui il mio team leader raccontava una barzelletta di argomento religioso a un mio collega, che era un po’ a disagio. Non voglio immischiarmi in cose che non mi riguardano, Cosa dovrei fare? R. Segnalare l’accaduto. Tutti i dipendenti hanno diritto di lavorare in un ambiente dove siano trattati con dignità e rispetto dai loro superiori e dai loro pari grado. È doveroso segnalare la questione al rappresentante delle Risorse umane o utilizzando la Linea dedicata per il Codice di Condotta, anche se questa azione dovesse creare disagio. A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni D. Ho la sensazione di non avere ricevuto una promozione per motivi di discriminazione di genere. Cosa dovrei fare? R. Segnalare l’accaduto. Nella direttiva di Kimberly- Clark si stabilisce che le decisioni in materia di occupazione siano prese indipendentemente dal sesso dei candidati. Se si ritiene di essere stati trattati in modo non equo, segnalare il caso a chi di competenza. A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni UN CONSIGLIO Se si nota un fornitore che viola gli standard dei diritti umani, o si viene a conoscenza del fatto, è necessario effettuare una segnalazione. 10 SICUREZZA NELL’AMBIENTE DI LAVORO In Kimberly-Clark siamo convinti che è possibile prevenire ed eliminare infortuni sul lavoro e malattie professionali. Nessun tipo di infortunio può essere giustificato da un obiettivo di produzione, un abbattimento dei tempi o dei costi, oppure da un vantaggio competitivo. Ci impegniamo a: •Garantire che la sicurezza sia essenziale per il nostro valore fondamentale di attenzione verso gli altri. • Integrare la convinzione che sia possibile prevenire tutti gli infortuni e le malattie sul luogo di lavoro nelle nostre attività di ricerca e progettazione, sviluppo di prodotto, produzione, consegna e vendita. • Creare un ambiente di lavoro che rispetti o superi i requisiti previsti dalle leggi e dalle normative in materia di salute e igiene nell’ambiente di lavoro. • Determinare gli standard di sicurezza e igiene e l’orientamento tecnico in materia di occupazione sulla base delle migliori prassi disponibili. • Adoperarsi per migliorare costantemente il livello di sicurezza e di igiene nell’ambiente di lavoro. • Richiedere a tutto il personale Kimberly-Clark di contribuire al miglioramento della sicurezza. Per ulteriori informazioni, consultare la seguente risorsa: Sicurezza e igiene in materia di lavoro a livello mondiale. UN CONSIGLIO Non dimenticare questi tre obblighi fondamentali per garantire la sicurezza sul luogo di lavoro nello svolgimento delle proprie attività quotidiane: 1. “Avere cura di se stessi”. Rifiutarsi di compiere qualsiasi atto ritenuto rischioso o di svolgere qualsiasi mansione per la quale non si è ricevuta un’opportuna formazione o per la quale non si dispone dell’attrezzatura adatta. 2. “Avere cura dei colleghi”. Affrontare immediatamente chiunque stia compiendo o sia in procinto di compiere un’azione o una mansione che sia a nostro giudizio non sicura e impedire di svolgere una mansione a coloro i quali non sono stati adeguatamente formati al riguardo. 3. “Ascoltare i colleghi”. Interrompere immediatamente l’attività in cui si è impegnati qualora qualcuno metta in discussione la mansione che si sta svolgendo. Dirimere la questione con rispetto e gentilezza, richiedendo se necessario l’assistenza di terze parti, prima di proseguire. D. Il mio team leader mi ha suggerito di utilizzare una procedura non sicura per velocizzare la linea di produzione. So che i nostri obiettivi sono molto importanti, ma non ritengo che la nuova procedura sia sicura. Cosa dovrei fare? R. Segnalare il caso. Mai scendere a compromessi quando si tratta di sicurezza. Nessun tipo di infortunio può essere giustificato da un obiettivo di produzione, un abbattimento dei tempi o dei costi, oppure da un vantaggio competitivo. Ogni lavoratore ha il diritto di rifiutarsi di eseguire un lavoro che sia ragionevolmente ritenuto pericoloso per la salute o la sicurezza della persona. A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni 11 AMBIENTE DI LAVORO IMPRONTATO AL RISPETTO È nostro impegno garantire ai nostri dipendenti un ambiente di lavoro privo di molestie, intimidazioni e altri comportamenti scorretti. Fra gli esempi di molestie possono essere compresi: •Approcci non graditi, richieste di prestazioni sessuali e altri comportamenti, verbali o fisici, di natura sessuale. • Parole offensive, battute, immagini e commenti che abbiano per argomento la razza, il colore della pelle, il sesso, l’orientamento sessuale, l’identità di genere, l’età, la religione, il credo, l’origine nazionale, l’invalidità, lo stato di veterano o altre categorie protette. Esempi di comportamenti scorretti possono essere: VIOLENZA NELL’AMBIENTE DI LAVORO Ci impegniamo a garantire un ambiente di lavoro privo di violenza. Ognuno di noi è tenuto a: • Segnalare qualsiasi atto, sia esso fisico o psicologico, di minaccia o di offesa nei confronti di un dipendente e compiuto in modo violento o potenzialmente violento. • Non portare con sé o utilizzare armi nei locali dell’Azienda o in occasione di eventi organizzati dall’Azienda. Qualsiasi caso denunciato in cui sia ravvisabile, anche lontanamente, un comportamento violento nell’ambiente di lavoro, anche se inteso come scherzo, sarà oggetto di indagine da parte dei reparti Risorse umane e Sicurezza globale. Per ulteriori informazioni, consultare la seguente risorsa: Sicurezza globale - La violenza nell’ambiente di lavoro. • Alzare il tono della voce perché si è adirati. • Usare parolacce. • Insultare le persone proferendo oscenità. • Ricorrere a minacce e intimidazioni. • Canzonare/ridicolizzare pubblicamente una persona. • Escludere intenzionalmente una persona dal gruppo. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Direttiva sui diritti umani in materia di occupazione; Istruzioni per la Direttiva sui diritti umani in materia di occupazione; Posizione ufficiale dell’Azienda su molestie e altri comportamenti scorretti. 12 SOSTANZE STUPEFACENTI E ALCOL Ci impegniamo a garantire un ambiente di lavoro privo di sostanze stupefacenti. • Sono vietati la vendita, l’uso o il consumo sul luogo di lavoro di alcol, farmaci non prescritti dal medico, narcotici o qualsiasi altra “sostanza controllata” (secondo la definizione giuridica negli Stati Uniti), fatte salve le bevande alcoliche offerte in occasione di un evento autorizzato. • Si esortano i dipendenti a partecipare ai corsi organizzati da Kimberly-Clark per sensibilizzare e informare sui rischi della dipendenza e dell’abuso di sostanze. • Si consiglia di rivolgersi al programma di Kimberly-Clark per l’assistenza riservata ai dipendenti nel caso in cui le proprie prestazioni lavorative, o quelle di altri, siano condizionate da un problema di abuso di alcool o sostanze stupefacenti. • Se consentito dalla legge locale, i dipendenti che si presume siano sotto l’influenza di alcol o droghe durante l’orario di lavoro o che, a giudizio dell’Azienda, abbiano agito in violazione di questa direttiva possono essere obbligati a sottoporsi a un test. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Direttiva su alcol, sostanze stupefacenti o altre sostanze controllate; Istruzioni per la Direttiva su alcol, sostanze stupefacenti o altre sostanze controllate. D. Sono un team leader e insieme a uno dei miei dipendenti ho partecipato a una cena con una rappresentante di un nostro fornitore. Il mio dipendente è stato molto galante con questa donna. Ho pensato che si trattasse di una questione personale e non ho aperto bocca. Ho fatto bene? R. No. Se si tollera un comportamento scorretto da parte di un diretto dipendente, il messaggio che viene percepito è che questo comportamento è accettabile. Durante un pranzo di lavoro, i dipendenti devono comportarsi nello stesso modo in cui si comporterebbero se fossero in ufficio. In un caso come questo è opportuno raccomandare al dipendente di assumere un comportamento più consono. D. Ho assistito per caso a una discussione in cui un mio collega ha minacciato un altro dipendente, che per paura non intende denunciare l’accaduto. Cosa dovrei fare? R. Segnalare immediatamente l’accaduto. Gli atti o le minacce di violenza in Kimberly-Clark non sono tollerati e per tutte le denunce di questo tipo viene aperta un’inchiesta. Quando si è a conoscenza di una minaccia o di un rischio nei confronti di uno dei nostri dipendenti si ha la responsabilità di intervenire. A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni 13 LA CONDOTTA VERSO IL PROSSIMO CLIENTI E FORNITORI La nostra attività La correttezza negli affari è sempre stato un valore fondamentale di Kimberly-Clark, fin dalla nascita di questa azienda. Siamo convinti che con l’onestà e l’affidabilità si costruiscono rapporti duraturi. Nella realtà odierna, continuiamo a rimanere fedeli a questo valore in molti modi. La correttezza negli affari con i nostri clienti e fornitori è un nostro impegno. •Non è consentito ingannare o truffare clienti e fornitori, né mentire loro o trarre un ingiusto vantaggio dagli stessi. • Se si è a conoscenza di un errore, che sia o meno a favore di Kimberly-Clark, è necessario correggerlo. • Prima di procedere alla nomina dei fornitori, attenersi ai processi di approvvigionamento Kimberly-Clark. • Le attività di acquisto dai fornitori e di vendita ai clienti devono essere effettuate sulla base di opportune considerazioni commerciali come la qualità, il prezzo, il servizio, l’affidabilità, l’impegno verso la sostenibilità e i diritti umani. • Quando si acquistano beni o servizi per conto dell’Azienda, tutti i potenziali fornitori devono essere trattati in modo onesto e imparziale. • Non comunicare mai ai fornitori che il nostro rapporto con loro può essere influenzato da favori personali, regali o donazioni a enti benefici (vedere Regali, attività ricreative e altri favori nel presente Codice). • Non offrire regali, attività ricreative o favori allo scopo di ottenere o mantenere un rapporto d’affari (vedere Regali, attività ricreative e altri favori nel presente Codice). • I fornitori di Kimberly-Clark sono tenuti a rispettare tutte le leggi locali e nazionali in vigore, le norme, i regolamenti e i requisiti per la fabbricazione e la distribuzione dei nostri prodotti e materiali di consumo e la fornitura di servizi. Su tutti i contratti e gli ordini di acquisto di Kimberly-Clark deve essere riportata la clausola che impegna i fornitori ad aderire agli Standard di conformità sociale dei fornitori (“SSCS”, Supplier Social Compliance Standards). Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Manuale Kimberly-Clark sugli acquisti; Standard di conformità sociale dei fornitori. 14 CONSUMATORI La qualità e la sicurezza dei prodotti non devono mai essere oggetto di compromesso. •La reputazione di Kimberly-Clark per la sicurezza e la qualità dei prodotti è uno dei nostri beni più preziosi. Ci impegniamo a fornire prodotti che siano sicuri e incontrino il gradimento dei nostri clienti. • La salute, la sicurezza e il benessere dei consumatori rappresentano la nostra preoccupazione principale. Ci impegniamo a soddisfare o superare i requisiti legali e normativi e gli standard di settore per la sicurezza e la qualità dei prodotti. Lavoriamo ogni giorno per guadagnare la fiducia dei consumatori attraverso tutte le nostre azioni e decisioni. • Ci impegniamo a realizzare prodotti sicuri e di alta qualità in tutti i nostri marchi. Manteniamo la fiducia dei consumatori progettando e realizzando prodotti di qualità superiore, dall’acquisto delle materie prime fino all’utilizzo del prodotto finale da parte del consumatore. PROTEZIONE DEI DATI DI DIPENDENTI E CONSUMATORI Nell’ambito del nostro lavoro quotidiano, molti di noi hanno accesso a informazioni personalmente identificabili di dipendenti e utilizzatori dei nostri prodotti. Le lleggi di tutto il mondo impongono all’Azienda e ai dipendenti responsabilità relative alla protezione e all’uso lecito di tali informazioni personalmente identificabili. L’inosservanza di tali responsabilità potrebbe determinare azioni del governo, danni alla reputazione, potenziali azioni legali, multe e sanzioni. Queste informazioni devono essere mantenute riservate e utilizzate in conformità ai termini della nostra direttiva aziendale e alle istruzioni per la direttiva sulla riservatezza dei dati. Per ulteriori informazioni, vedere Direttiva sulla riservatezza dei dati e Istruzioni. • Ciascuno di noi svolge un ruolo importante nel fornire i prodotti sicuri e di alta qualità che i clienti si aspettano. Deve conoscere gli standard, le direttive e le procedure di qualità che si applicano ai prodotti e alle attività presso la propria sede. • Non intraprendere alcuna azione che possa minare la fiducia in noi riposta dai nostri clienti o che potrebbe compromettere la qualità o la sicurezza dei nostri prodotti. • Se si nota qualcosa che potrebbe influire negativamente sulla qualità e la sicurezza di un prodotto Kimberly-Clark, segnalarlo immediatamente al team leader o alla struttura, all’unità aziendale o al reparto di qualità aziendale/ sicurezza dei prodotti. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Direttiva sulla qualità dei prodotti e dei servizi aziendali; Istruzioni per la Direttiva sulla sicurezza dei prodotti e dei servizi aziendali; Direttiva sulla sicurezza dei prodotti e dei servizi aziendali; Istruzioni per la Direttiva sulla sicurezza dei prodotti e dei servizi aziendali; Sistema di gestione della qualità. D. Nella nostra linea di produzione abbiamo ricevuto una materia prima che non sembrava uguale a quella normalmente utilizzata nel lavoro; penso che potrebbe essere contaminata. Il mio team leader ha detto che abbiamo tempi stretti su quest’ordine, di non preoccuparmi e di continuare a utilizzare la materia prima. Cosa dovrei fare? R. Fermarsi e segnalare la questione. Non intraprendere mai azioni che a proprio avviso potrebbero compromettere la qualità o la sicurezza dei nostri prodotti. Nessun obiettivo di produzione o misura di risparmio di tempo giustifica il rischio di compromettere la fiducia in noi riposta dai consumatori. Bisogna interrompere ciò che si sta facendo e contattare il responsabile qualità della struttura per stabilire se il materiale è sicuro ed è conforme ai nostri requisiti di qualità. A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni 15 SOCIAL MEDIA I social media costituiscono uno strumento importante per le comunicazioni personali e aziendali. È necessario, tuttavia, prestare attenzione e cautela riguardo alla pubblicazione e condivisione online di contenuti. •Non aspettarsi alcuna privacy se si decide di partecipare ai social media mentre si è al lavoro o si utilizzano attrezzature Kimberly-Clark. • Solo i dipendenti autorizzati possono utilizzare i social media per conto di Kimberly-Clark. I dipendenti non autorizzati devono indicare nei contenuti pubblicati di essere dipendenti di Kimberly Clark e chiarire che tutte le opinioni sono espresse a titolo personale e non a nome di Kimberly-Clark. • Quando si utilizzano i social media (o altri strumenti), occorre fare attenzione a non divulgare mai informazioni riservate o di proprietà di Kimberly-Clark, compresi segreti commerciali, proprietà intellettuale e informazioni protette da copyright o da marchio registrato. • Occorre essere gentili, rispettosi e avvalersi della propria capacità di giudizio rispetto a quanto si asserisce online. Non pubblicare alcun contenuto di natura diffamatoria, discriminatoria, molesta o ritorsiva. In caso di domande riguardo la pubblicazione online, è possibile contattare il team leader, il reparto Risorse umane o gli Uffici legali per ottenere assistenza. Per ulteriori informazioni, leggere il seguente documento: Linee guida Kimberly-Clark sui social media. CONCORRENZA Ci impegniamo a garantire un clima di concorrenza leale in conformità alle leggi antitrust (definite anche leggi in materia di concorrenza) in ogni Paese, stato e località in cui operiamo. Siamo in grado di competere in modo vigoroso ed etico adottando decisioni indipendenti su come operare in uno scenario concorrenziale senza trattare i clienti ingiustamente o falsare il gioco della libera concorrenza nel mercato. Le sanzioni per le violazioni delle leggi antitrust possono essere gravi e includere danni alla reputazione, multe elevate e detenzione. Poiché i Paesi condividono in misura crescente le informazioni per applicare leggi di questo tipo, un’inchiesta in un Paese può rapidamente espandersi a molti altri. In linea generale: •Mai parlare con i concorrenti di argomenti che potrebbero di marketing, come prezzi, condizioni di vendita, piani aziendali, margini, costi, offerte, capacità di produzione, livelli di inventario, promozioni commerciali o sconti. • Mai accordarsi con i concorrenti per la fissazione dei prezzi, la limitazione della produzione o delle vendite o la ripartizione di aree, clienti o fornitori. • Nei casi in cui disponiamo di un significativo potere di mercato, non dobbiamo abusare di tale potere attraverso pratiche monopolistiche, applicazione di vincoli (ad esempio la vendita di un prodotto a condizione che l’acquirente compri un secondo prodotto), discriminazione impropria sui prezzi tra rivenditori clienti in concorrenza, prezzi sottocosto o rifiuto di fornitura. • Non esigere che i clienti vendano i nostri prodotti ai prezzi da noi stabiliti. Possiamo suggerire un prezzo di rivendita, ma non possiamo costringere i clienti ad applicarlo. • Non prendere accordi con altre aziende per boicottare fornitori o clienti. • Contattare l’Ufficio legale per indicazioni specifiche sulle leggi in vigore nel proprio Paese e per segnalare eventuali conversazioni inopportune con la concorrenza. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Antitrust Policy (Politica antitrust); Antitrust Policy Instructions (Istruzioni per la Politica antitrust). D. Parlando con un’amica che un tempo lavorava in Kimberly-Clark ho appreso che ora è dipendente di un concorrente. Mi ha chiesto informazioni sulle novità di prodotto e sui prezzi promozionali e si è offerta di informarmi sulle attività di marketing e sul piano dei prezzi della sua azienda. Posso condurre questa conversazione con lei? R. No, è necessario porre fine alla conversazione e contattare immediatamente l’Ufficio legale. Occorre sempre adottare la massima cautela quando ci si trova in una riunione con un concorrente, perché l’incontro potrebbe apparire come comportamento non consono. In una situazione del genere non si deve mai parlare di argomenti di business come quelli citati, perché la conversazione potrebbe portare a un accordo improprio sui prezzi o dare l’impressione che ci si stia accordando in tal senso. Se emerge la questione dei prezzi, uscire immediatamente dalla stanza e contattare l’Ufficio legale. influire sulla determinazione dei prezzi o sulle decisioni 16 INFORMAZIONI SULLA CONCORRENZA Nel normale svolgimento delle attività commerciali si acquisiscono regolarmente informazioni su altre aziende e quindi anche su clienti, fornitori e concorrenti. L’esposizione a questo tipo di informazioni sulla concorrenza fa parte di un ambiente di business competitivo. Tuttavia, esistono dei limiti, etici e giuridici, all’acquisizione di informazioni sulla concorrenza: •Non bisogna cercare di carpire tali informazioni con mezzi impropri, ad esempio corruzione o attività di spionaggio ai danni della concorrenza. • Non bisogna assumere dipendenti della concorrenza per ottenere informazioni riservate né indurre tali dipendenti a rivelare informazioni riservate sul proprio datore di lavoro. • Se si ricevono informazioni su un concorrente che a proprio avviso sono riservate, si ha il dovere di chiedersi se si tratta effettivamente di informazioni riservate e in quale modo siano state ottenute. In caso di dubbi sul modo in cui è stata ottenuta l’informazione, contattare l’Ufficio legale. • Se il materiale viene offerto in forma scritta ed è classificato come “segreto”, “riservato” o “proprietario”, oppure se si stabilisce altrimenti che si tratta di materiale riservato, bisogna rifiutarsi di accettarlo, prendere immediatamente nota dell’accaduto e contattare l’Ufficio legale. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Direttiva su conflitti di interesse, regali e divulgazione di informazioni riservate; Istruzioni per la Direttiva su conflitti di interesse, regali e divulgazione di informazioni riservate; Standard globali sulla tecnologia delle informazioni; Centro K-C per le informazioni sulla concorrenza; Accordo di riservatezza-non sollecitazione; Direttiva sull’amministrazione dei dati; Controllo degli accessi; Informazioni proprietarie. D. Ho sentito dire che un nostro concorrente ha organizzato un incontro in occasione di una fiera commerciale alla quale parteciperò. Non credo che mi permetterebbero di partecipare all’incontro se sapessero che lavoro per Kimberly-Clark. Posso andarci facendo finta di essere un cliente? R. No. Ottenere informazioni su un concorrente nascondendo la propria identità non è mai un’azione corretta. L’acquisizione di informazioni sulla concorrenza è un’attività legittima fra imprese, ma deve essere fatta in maniera eticamente e giuridicamente accettabile. È doveroso inoltre consultarsi con l’Ufficio legale prima di presenziare a un incontro con un concorrente, in quanto eventi di questo tipo potrebbero sollevare questioni legate all’antitrust. D. Per apportare un contributo migliore in Kimberly-Clark ho conservato diversi documenti, che utilizzavo nel mio impiego precedente, dove sono descritte diverse procedure seguite in quell’azienda. Posso utilizzare questi documenti adesso che lavoro per Kimberly-Clark? R. Dipende. Se i documenti contengono informazioni riservate o proprietarie, non possono essere usati né rivelati a Kimberly-Clark. Kimberly-Clark si aspetta che tutti i dipendenti rispettino gli accordi di riservatezza o di non divulgazione o altri obblighi di riservatezza nei confronti del precedente datore di lavoro. In caso di dubbi, contattare il precedente datore di lavoro e, nell’eventualità in cui i dubbi permangano, rivolgersi all’Ufficio legale prima di accettare, utilizzare o condividere le informazioni sospette. 17 TUTELA DELL’AMBIENTE Kimberly-Clark si impegna a operare in un modo che protegga l’ambiente e promuova l’uso sostenibile delle risorse naturali. Ognuno di noi è tenuto a: • Conoscere e rispettare le leggi e le normative in vigore. • Conoscere e rispettare tutte le direttive Kimberly-Clark, incluse quelle relative alla protezione dell’ambiente, alla riduzione al minimo dei rifiuti e dello smaltimento in discarica, all’efficienza energetica e alla riduzione delle emissioni di gas a effetto serra, nonché gli standard adottati nell’ambito del Sistema aziendale di gestione dell’ambiente, della salute e della sicurezza. • Promuovere un uso sostenibile delle risorse naturali, per esempio il risparmio idrico, la riduzione dei rifiuti e il relativo riutilizzo o riciclaggio, nonché il risparmio energetico. Dobbiamo valutare periodicamente le prestazioni in questi settori e sviluppare piani di azione per garantire la conformità alle esigenze di protezione dell’ambiente e per ridurre l’utilizzo delle risorse naturali. Tutti i dipendenti sono tenuti ad agire in qualità di cittadini responsabili, aderendo alle leggi, alle normative e agli standard in materia di tutela dell’ambiente. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Direttiva sulla protezione dell’ambiente; Istruzioni per la Direttiva sulla protezione della biosfera; Direttiva sulla riduzione al minimo dei rifiuti e lo smaltimento in discarica; Direttiva sull’efficienza energetica e sulla riduzione dei gas serra; Direttiva sull’approvvigionamento di fibre; Istruzioni per la Direttiva sull’approvvigionamento di fibre e Sito SharePoint sulla sostenibilità globale. RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI Inoltre: •Precisare che non si parla né si agisce a nome di Kimberly- Clark, a meno che non si sia stati autorizzati in tal senso. • Se si è contattati da un pubblico ufficiale in relazione al proprio lavoro o si viene invitati a fornire informazioni in relazione a un’inchiesta o a un’indagine condotta da un ente governativo, è necessario contattare l’Ufficio legale o un membro del personale del reparto Affari regolatori. • Non rivolgersi alla pubblica amministrazione o a pubblici ufficiali nell’intento di influire su legislazioni, normative o decisioni a nome di Kimberly-Clark senza aver prima sentito il parere dell’Ufficio legale. In molti Paesi tali attività sono regolamentate o perfino vietate da leggi specifiche (vedere Regali, attività ricreative e altri favori nel presente Codice). Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Direttiva sulle dichiarazioni pubbliche aventi implicazioni societarie; Istruzioni per la Direttiva sulle dichiarazioni pubbliche aventi istruzioni societarie; Direttiva anticorruzione; Istruzioni per la Direttiva anticorruzione. D. In Kimberly-Clark ho assistito ad attività che potrebbero compromettere l’ambiente o creare un rischio ambientale. Cosa dovrei fare? R. Segnalarlo al proprio team leader. Se si è al corrente di una potenziale violazione delle leggi oppure delle direttive o procedure aziendali, si ha il dovere di denunciare tale violazione. La situazione o l’episodio sarà preso in esame e, se necessario, corretto. A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni In qualità di azienda globale, Kimberly-Clark è soggetta alle leggi di tutti i Paesi in cui opera. Ci impegniamo a rispettare tutte le leggi e le normative vigenti a livello nazionale. È importante ricordare che la conformità al Codice rappresenta lo standard minimo accettabile. Laddove le disposizioni locali o specifiche siano rilevanti e richiedano uno standard di condotta ancora più elevato, possono applicarsi norme più severe (ad esempio, nelle interazioni con i professionisti del settore sanitario). Inoltre, molti Paesi talvolta applicano le loro leggi alle attività e al personale di un’azienda anche al di fuori dei confini nazionali. In caso di dubbi sulle leggi vigenti in una determinata situazione, rivolgersi sempre all’Ufficio legale. 18 ATTIVITÀ A LIVELLO INTERNAZIONALE In qualità di azienda globale che spesso muove persone, prodotti, tecnologia, software, informazioni, denaro, attrezzature e pezzi di ricambio oltre i confini nazionali, ci impegniamo a rispettare tutte le leggi e le normative in vigore, indipendentemente dal luogo in cui operiamo. Le persone coinvolte nel trasferimento di persone, prodotti, tecnologia, software, informazioni, denaro o attrezzature oltre i confini nazionali devono: •Conoscere e rispettare tutte le leggi e i regolamenti sull’importazione e l’esportazione in vigore. • Astenersi da qualsiasi comportamento vietato. • Segnalare all’Ufficio legale tutte le richieste correlate a boicottaggi. In caso di dubbi sui propri obblighi, contattare l’Ufficio legale o l’Ufficio esportazioni per ottenere informazioni aggiornate. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Manuale Kimberly-Clark sui controlli delle esportazioni e le sanzioni economiche; Strumento di classificazione dell’assistenza sanitaria; Strumento di classificazione dei consumatori; Strumento di classificazione dei materiali non tessuti; Strumento di classificazione professionale; Elenco di monitoraggio dei controlli sull’esportazione di tecnologia delle informazioni; Manuale Kimberly-Clark contro il boicottaggio e Programmi di sicurezza della catena di fornitura. D. Stiamo avviando un nuovo sito web di e-commerce per vendere i prodotti direttamente ai consumatori. Al fine di gestire in modo efficiente il database di informazioni sui consumatori, desideriamo coinvolgere un fornitore di servizi che si trova in un altro Paese. Ciò rappresenta un problema? R. Dipende. Sentire il parere dell’Ufficio legale. La condivisione del database contenente informazioni sui consumatori con il fornitore di servizi in un altro Paese può comportare problemi di privacy dei dati. I quadri normativi che tutelano la privacy delle informazioni personali variano in base al Paese e/o all’area geografica. In alcuni Paesi, l’esportazione di dati sui consumatori da un Paese a un altro potrebbe costituire una violazione delle normative sulla privacy. 19 LA CONDOTTA VERSO L’AZIENDA UTILIZZO DELLE RISORSE AZIENDALI Ognuno di noi ha il dovere di proteggere le risorse aziendali ed evitare i conflitti di interesse con l’Azienda. CONFLITTI DI INTERESSE Nella conduzione delle attività a nome dell’Azienda, ciascuno di noi ha il dovere di comportarsi nel miglior interesse dell’Azienda ed evitare conflitti di interesse effettivi, potenziali o percepiti. Un conflitto di interesse insorge quando interessi, attività o rapporti di natura personale interferiscono con l’obiettività di un individuo o con la lealtà di quest’ultimo nei confronti di Kimberly-Clark. Alcuni conflitti di interesse sono molto evidenti, ad esempio il pagamento di una tangente da parte di un fornitore di KimberlyClark in cambio di una commessa. Altri conflitti di interesse possono essere meno evidenti, ad esempio la conduzione di un rapporto di affari con un’azienda di proprietà di un familiare, anche quando quest’ultima offre effettivamente il prezzo migliore. Qualsiasi problema in merito a conflitti di interesse reali, potenziali o percepiti devono essere portati all’attenzione del team leader o dell’Ufficio legale. Ognuno di noi è tenuto a: •Evitare azioni che diano luogo, anche apparentemente, a conflitti di interesse con l’Azienda. • Non sfruttare mai la posizione ricoperta in Kimberly-Clark per ottenere vantaggi personali. • Se si ritiene che un dipendente Kimberly-Clark, un suo familiare o un partner commerciale di Kimberly-Clark abbia un conflitto di interesse reale o percepito, sottoporre la questione al team leader o all’Ufficio legale. Ecco alcuni esempi di conflitti di interesse effettivi o potenziali: Incarichi di lavoro assunti al di fuori dell’Azienda •Il dipendente o un suo parente stretto è in rapporti con un’azienda concorrente, un fornitore o un cliente sotto forma di incarico di lavoro, erogazione di servizi o ricezione di denaro. • Il dipendente o un suo parente stretto possiede un’impresa che è in rapporti di affari con Kimberly-Clark. • Il dipendente ha un’occupazione esterna o interessi commerciali che interferiscono con la sua capacità di svolgere il lavoro in Kimberly-Clark (ad esempio, perché lo costringe a dedicare all’attività esterna il tempo che dovrebbe dedicare al lavoro per Kimberly-Clark). • Il dipendente conduce affari per il proprio vantaggio personale (non per Kimberly-Clark ) con qualsiasi fornitore, cliente o appaltatore di Kimberly-Clark. Interessi finanziari •Il dipendente o un suo parente stretto possiede un investimento o un interesse finanziario di altra natura in un fornitore privato, concorrente o cliente di Kimberly-Clark. • Il dipendente o un suo familiare possiede più dell’1% del capitale azionario di un concorrente, fornitore o cliente di Kimberly-Clark. D. Un mio amico, titolare di un’impresa fornitrice di Kimberly-Clark, mi ha chiesto di investire nella sua società. Posso fare questo investimento, a condizione di dichiarare il mio interesse a Kimberly-Clark? R. No. L’investimento in un fornitore di KimberlyClark costituisce un conflitto di interesse e la comunicazione a Kimberly-Clark dell’interesse non risolve il conflitto. D. Un fornitore mi ha invitato a parlare in occasione di una delle sue riunioni. C’è qualcosa di male? R. Dipende. Prima di fare un discorso in qualsiasi evento esterno all’Azienda è opportuno ottenere l’autorizzazione da parte del proprio superiore. Non divulgare informazioni riservate durante una presentazione rivolta a soggetti esterni all’Azienda. Non accettare rimborsi spese se ciò può causare un conflitto di interesse, ad esempio l’ottenimento di un trattamento di favore per il fornitore da parte di Kimberly-Clark. 20 Ecco alcuni esempi di conflitti di interesse effettivi o potenziali: Servizi per la comunità •Il dipendente lavora come volontario per un ente benefico o altra organizzazione che sta trattando una questione in cui Kimberly-Clark è coinvolta. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Direttiva su conflitti di interesse, regali e divulgazione di informazioni riservate; Istruzioni per la Direttiva su conflitti di interesse, regali e divulgazione di informazioni riservate; Manuale sulla gestione dell’approvvigionamento e delle forniture. • Il dipendente raccoglie fondi per un ente benefico durante l’orario di lavoro (salvo i casi in cui questa attività sia sponsorizzata da Kimberly-Clark). • Il dipendente invita clienti o fornitori a fare donazioni a un ente benefico (salvo i casi in cui questa attività sia sponsorizzata da Kimberly-Clark). • Il dipendente è invitato da clienti o fornitori a fare donazioni a un ente benefico (salvo i casi in cui questa attività sia sponsorizzata da Kimberly-Clark). Discorsi e conferenze •Al dipendente viene offerto un compenso per tenere all’esterno un discorso o una presentazione in relazione al proprio lavoro in Kimberly-Clark. Relazioni personali •Il dipendente è il sottoposto o il superiore del proprio part- ner o di un parente stretto. • Il dipendente ha intenzione di assumere il proprio partner o un parente stretto come dipendente o collaboratore esterno. Comitati e Consigli di Amministrazione •Il dipendente sta valutando la possibilità di accettare la nomina in un Consiglio di Amministrazione ma ha il timore che questo impegno possa interferire con il lavoro in Kimberly-Clark. • Il dipendente è membro di un Consiglio di Amministrazione che sta valutando la possibilità di adottare una decisione che potrebbe avere ripercussioni su Kimberly-Clark. Rapporti politici D. Mio fratello si occupa di impiantistica elettrica e la sua impresa si trova vicino a una delle nostre cartiere. Ha espresso il desiderio di fornire i propri servizi allo stabilimento. Può fornire i propri servizi a una sede di Kimberly-Clark? R. Dipende. Il fratello del dipendente può mettersi in contatto con Kimberly-Clark al fine di offrire i propri servizi, a condizione che il dipendente non abbia alcuna responsabilità nel procacciamento di tali servizi e non sia stato coinvolto nelle procedure di selezione. L’impresa dovrà seguire l’iter selettivo convenzionale e soddisfare i requisiti previsti da Kimberly-Clark. Situazioni di questo tipo vanno comunicate al proprio team leader. D. Mia moglie è proprietaria di un’azienda che fornisce servizi di logistica da molti anni allo stabilimento di cui sono il responsabile acquisti. Avevo fornito questa informazione a Kimberly-Clark nel momento in cui sono entrato in azienda e mi era stato detto che il fatto non costituiva un problema. Negli ultimi due anni, tuttavia, l’azienda di mia moglie è cresciuta notevolmente e ora fornisce il 70% dei servizi logistici dello stabilimento. È una richiesta accettabile? R. Dipende. È presente un chiaro conflitto di interesse che potrebbe essere dannoso per KimberlyClark. È necessario chiedere ulteriori indicazioni all’Ufficio legale. •Il dipendente è impegnato in una campagna politica durante l’orario di lavoro. • Il dipendente esprime le proprie idee politiche in un contesto in cui i suoi interlocutori potrebbero pensare che stia parlando per conto di Kimberly-Clark. • Il dipendente sostiene finanziariamente un partito o un candidato politico per conto di Kimberly-Clark. UN CONSIGLIO Non inviare tramite e-mail a terzi foto di processi, attrezzature o macchinari dell’Azienda senza prima avere richiesto l’autorizzazione. 21 INFORMAZIONI RISERVATE Le nostre aziende operano in numerosi mercati complessi e competitivi. Ogni dipendente deve essere consapevole del fatto che la tutela delle informazioni riservate e dei segreti commerciali deve essere garantita nello stesso modo in cui vengono protetti altri beni aziendali. Le informazioni riservate devono essere trattate con la massima riservatezza e occorre prestare ragionevole cautela nel trattamento di tali informazioni, per evitare la divulgazione accidentale o impropria. Ci impegniamo a proteggere la riservatezza delle informazioni. Nel corso del nostro lavoro, molti di noi hanno accesso a informazioni riservate come: •Piani aziendali, comprese le potenziali acquisizioni o cessioni. • Strategie di prezzo. • Informazioni finanziarie. • Domande di marchi commerciali o brevetti. • Informazioni sullo sviluppo dei prodotti o su ricerca e sviluppo. • Informazioni sul personale e sulle retribuzioni. • Metodi di produzione. Non divulgare mai informazioni aziendali riservate a persone esterne all’Azienda, compresi i parenti, a meno che la divulgazione sia giustificata da uno scopo aziendale legittimo e sia debitamente autorizzata. Sono incluse le informazioni oggetto di eventuali accordi di riservatezza. Tali informazioni non devono essere utilizzate per finalità diverse dall’adempimento delle mansioni lavorative. Anche all’interno dell’Azienda e tra colleghi le informazioni riservate devono essere condivise solo in base al principio della necessità di sapere. La divulgazione di informazioni riservate relative, ad esempio, ad acquisizioni, ritiri di prodotti dal mercato, cambiamenti della struttura organizzativa, relazioni con clienti o fornitori, informazioni finanziarie, dati personali dei dipendenti (indirizzi, numeri di telefono, codici identificativi dei dipendenti) o qualsiasi altra informazione riservata al di fuori dell’Azienda potrebbe compromettere la posizione competitiva dell’Azienda e danneggiare gli azionisti. La protezione delle informazioni riservate dipende da ciascuno di noi: •Usare prudenza quando si discute dell’operato dell’Azienda in luoghi aperti al pubblico come ascensori, aerei e ristoranti, o quando si parla al cellulare. • Non usare il computer portatile in aereo per lavorare su questioni attinenti all’Azienda se qualcuno può osservare lo schermo. • Sottoporre qualsiasi domanda proveniente da investitori, analisti o stampa al reparto Comunicazioni aziendali o Relazioni con gli investitori. • Sottoporre al reparto Sicurezza globale le domande esterne inerenti alle informazioni riservate. • Non consentire a nessuno di accedere alle strutture dell’Azienda senza un’apposita autorizzazione scritta. • Non usare informazioni riguardanti Kimberly-Clark che non siano di dominio pubblico per la compravendita di titoli o azioni. • In caso di dubbi sull’opportunità o meno di acquistare o vendere titoli dell’Azienda, rivolgersi al proprio team leader oppure all’Ufficio legale. Strumenti multimediali come siti di social networking, blog o wiki sono soggetti alle stesse regole applicabili a qualsiasi altra comunicazione. Non è consentito pubblicare informazioni su acquisizioni, ritiri di prodotti dal mercato, cambiamenti della struttura organizzativa, relazioni con clienti o fornitori, informazioni finanziarie, dati personali dei dipendenti (indirizzi, numeri di telefono, codici identificativi dei dipendenti e così via) poiché questi contenuti, una volta pubblicati, sono accessibili agli utenti di tutto il mondo, compresi i concorrenti, anche se il post viene successivamente eliminato. Si deve supporre che le informazioni aziendali siano riservate, a meno che non si abbia la certezza che l’Azienda le abbia divulgate pubblicamente. Inoltre, tutti i file, i dati e i rapporti creati o acquisiti nel corso del rapporto di impiego sono di proprietà dell’Azienda. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Procedure per insider trading; Direttiva sulle dichiarazioni pubbliche; Istruzioni per la Direttiva sulle dichiarazioni pubbliche; Direttiva sui contratti; Istruzioni per la Direttiva sui contratti; Amministrazione della documentazione societaria; Direttiva su creazione, archiviazione e distruzione della documentazione societaria; Linea guida globale sulla sicurezza delle informazioni proprietarie e Direttiva sulla riservatezza dei dati. 22 D. Ho un blog personale dove ho uno scambio di idee e opinioni con gli amici. Che cosa devo valutare prima di inserire informazioni correlate al mio lavoro? R. Occorre essere prudenti. Strumenti multimediali come blog, wiki, siti di social network e così via sono soggetti alle stesse regole di qualsiasi altro tipo di comunicazione. Non rivelare mai informazioni riservate attinenti al lavoro. Per esempio, non trattare argomenti come acquisizioni, ritiri di prodotti dal mercato, cambiamenti della struttura organizzativa, relazioni con clienti o fornitori, informazioni finanziarie, dati personali dei dipendenti (indirizzi, numeri di telefono, codici identificativi dei dipendenti) o qualsiasi altra informazione sensibile o riservata. D. Recentemente ho effettuato una presentazione per il senior management sulla potenziale acquisizione di un’azienda. Il team di progetto ha richiesto che la presentazione venga inserita in un sito SharePoint. È una situazione accettabile? R. Occorre essere prudenti. Prima di inserire informazioni riservate in un sito SharePoint si ha la responsabilità di accertarsi che l’accesso sia limitato, in modo che la presentazione possa essere visualizzata solo dal team di progetto e da altro personale autorizzato. Se dovesse accadere di poter accedere a informazioni di un sito di SharePoint che si ritiene debbano essere sottoposte a restrizioni, è necessario informarne immediatamente l’Ufficio legale. UN CONSIGLIO È importante prestare attenzione a ciò che viene divulgato al di fuori di Kimberly-Clark. Perfino la condivisione del nome, del numero di telefono e dell’indirizzo e-mail di un collega può, in alcune circostanze, essere inappropriata. Questa azione potrebbe danneggiare l’Azienda, causare problemi legali e perfino nuocere al collega. Prima di divulgare qualsiasi informazione potenzialmente riservata di Kimberly-Clark all’esterno dell’Azienda, sentire il parere dell’Ufficio legale. 23 UTILIZZO DELLE RISORSE AZIENDALI Ci impegniamo a proteggere le risorse sottoposte al nostro diretto controllo. Per risorse aziendali si intendono (ma non soltanto): • attrezzature, macchinari, strumenti e pezzi di ricambio; • inventario dei prodotti e forniture; • telefoni, fotocopiatrici e fax; • computer, computer portatili, telefoni cellulari, tablet, stampanti e altre risorse tecnologiche; • sistemi e dispositivi per l’accesso a Internet e per il servizio di posta elettronica; • informazioni e dati riservati. • Solo il software concesso in licenza deve essere utilizzato su computer e dispositivi mobili Kimberly-Clark. Il software non deve essere copiato da un dispositivo all’altro, salvo il caso in cui la licenza software lo consenta. • Trattare i beni aziendali con cura ed evitare qualsiasi utilizzo che possa comportare danni o la perdita del bene. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Istruzioni finanziarie societarie; Direttiva sull’uso consentito di Internet; Direttiva sulla posta elettronica; Linee guida sull’uso della posta elettronica; Direttiva sulle risorse dei sistemi informatici; Direttiva sulle idee non richieste; Linee guida sulla protezione dei beni e della proprietà; Procedure di sicurezza; Dichiarazione di responsabilità; Direttiva sulla riservatezza dei dati; Standard IT globali. • idee e invenzioni; • marchi di fabbrica, copyright e brevetti; • segreti e piani commerciali; • crediti; • rapporti d’affari; • reputazione aziendale. Ciascuno di noi è tenuto a: •Utilizzare le risorse aziendali in modo responsabile, per assicurarsi che non vengano usate in modo improprio o non vadano sprecate; rispettare e proteggere sempre la reputazione dell’Azienda. • Gestire con accuratezza le risorse di budget, le spese e altri fondi. • Osservare le direttive di Kimberly-Clark in materia di trasferte e spese, il cui obiettivo è di massimizzare le efficienze e ridurre al minimo i costi. • Seguire scrupolosamente le procedure di sicurezza e vigilare su situazioni che potrebbero causare la perdita, il furto o l’uso improprio delle risorse dell’Azienda. • Limitare al massimo l’utilizzo delle risorse di Kimberly-Clark a fini personali. È consentito l’occasionale utilizzo personale di computer per il controllo della posta elettronica o l’accesso a Web, fotocopiatrici, fax e telefoni, a condizione che tale attività non distolga il dipendente dalle proprie responsabilità di lavoro e sia conforme alle direttive e alle procedure di Kimberly-Clark. • Non consentire ad altre persone, compresi familiari e amici, D. Il mio team leader mi ha appena inviato un’e- mail in cui si prende gioco di un altro dipendente. Ho pensato che fosse divertente e l’ho inviata ad alcune persone del mio elenco di contatti. Il fatto di avere inviato un’e-mail costituisce un utilizzo improprio delle risorse aziendali? R. Sì. L’invio o l’inoltro di e-mail con contenuti o scherzi inappropriati rappresenta un utilizzo improprio delle risorse e quindi una violazione del Codice di Condotta. Se si ricevono questi messaggi, occorre eliminarli. Inoltre, se la cosa non crea disagio, chiedere al proprio il team leader di non inviare ulteriori e-mail di tale natura. D. Svolgo attività di volontariato presso un ospedale della mia zona e ogni mese mi incaricano di fare delle copie dei volantini. Se porto la carta da casa, posso usare l’apparecchiatura dell’ufficio? R. Dipende. Sarebbe accettabile un uso occasionale e casuale, ma in questo caso si tratta di un’attività abituale. Anche usando la propria carta si utilizzerebbero comunque delle risorse di KimberlyClark come il toner, l’inchiostro, il collegamento di rete. È necessario parlarne, pertanto, con il team leader o l’Ufficio legale, per stabilire se questo comportamento rientra negli interessi di Kimberly-Clark. l’utilizzo di risorse appartenenti a Kimberly-Clark. • Usare sempre il proprio nome utente e la propria password quando si lavora su un computer di Kimberly-Clark e non rivelare mai a nessuno la propria password. 24 REGALI, ATTIVITÀ RICREATIVE E ALTRI FAVORI Accettare o fornire regali, attività ricreative e altri favori può dare luogo a un conflitto di interesse potenziale, reale o presunto o perfino costituire una violazione delle leggi locali. Con l’espressione “regali, omaggi e altri favori” si intende qualsiasi oggetto di valore, Sono inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, vitto, alloggio, sconti, premi, viaggi, biglietti, denaro in qualsiasi forma, titoli azionari o prodotti Kimberly-Clark. Le informazioni sulla quantità massima di regali, attività ricreative e altri favori che è possibile accettare o fornire sono disponibili nella direttiva locale della propria area geografica. Accettare regali, omaggi o favori È possibile che lavorando per Kimberly-Clark ci si imbatta in profferte di regali, omaggi e altri favori provenienti da clienti, fornitori di merci o servizi oppure da altri soggetti commerciali. Anche laddove si abbia l’impressione che non influisca sul proprio comportamento, l’accettazione di tali beni, in realtà, può indurre alcuni a pensare di dover contraccambiare in qualche modo. Questo potrebbe condizionarne la capacità di prendere decisioni d’affari in modo obiettivo e nel migliore interesse di Kimberly-Clark. Per evitare tali situazioni, è necessario attenersi alle seguenti linee guida. In linea generale, gli unici tipi di regalo o attività ricreativa accettabili da qualcuno che è o potrebbe essere in rapporti d’affari con Kimberly-Clark sono: •regali non frequenti e di valore trascurabile, come penne, calendari o piccoli gadget promozionali legati all’attività commerciale; • inviti occasionali a ristoranti dai prezzi ragionevoli, in compagnia di un contatto di lavoro; • biglietti omaggio occasionali per eventi sportivi, rappresentazioni teatrali o altre manifestazioni culturali, in compagnia di un contatto di lavoro. In caso di dubbi se accettare o meno un regalo, un invito al ristorante o a un evento, parlarne con il team leader o contattare l’Ufficio legale. Ciascuno di noi è tenuto a evitare: •l’accettazione di un dono da parte di un contatto di lavoro se si avverte la sensazione di dover dare o promettere qualcosa in cambio; Se si riceve qualcosa che non rientra in queste linee guida sarà opportuno rifiutarlo, spiegando che le nostre politiche non consentono di accettare simili regali. Se la restituzione fosse contraria a una consuetudine sociale, valutare insieme al team leader la possibilità di donare l’oggetto a un ente benefico o individuare un’altra soluzione. In caso di dubbi circa l’effettiva violazione delle direttive aziendali nell’eventualità di un’offerta di regalo, attività ricreativa o favore, parlarne con il team leader o con l’Ufficio legale. D. Offro a un fornitore un costoso biglietto per la Coppa del Mondo a spese di Kimberly-Clark e successivamente accetto dallo stesso fornitore un biglietto ancora più costoso per le Olimpiadi. È accettabile? R. No. Entrambe le azioni sono sbagliate. Non si devono fare regali costosi ai fornitori e il fatto di aver dato un regalo costoso non giustifica l’accettazione di un regalo ancora più costoso. D. Un fornitore di servizi che gradirebbe lavorare per Kimberly-Clark mi invita a pranzo almeno due volte al mese. C’è qualcosa di male? R. Dipende. Accettare un invito a pranzo va bene quando ci si incontra per motivi di lavoro, ma inviti troppo frequenti o in posti troppo costosi possono essere visti come possibili generatori di un conflitto di interesse. Se un fornitore invita un dipendente al ristorante con una certa insistenza, è opportuno consultarsi con il team leader. Informare il fornitore dell’esistenza del Codice e accettare solo occasionalmente inviti a pranzo con i fornitori. D. Un fornitore si è offerto di portare a casa mia i materiali di scarto di un progetto portato a termine per Kimberly-Clark. Il progetto è stato completato, e per Kimberly-Clark questi materiali di scarto andrebbero comunque persi. È una situazione accettabile? R. No. Mai accettare da fornitori di Kimberly-Clark un qualsiasi articolo per uso personale. • l’accettazione di un dono in cambio di un contratto con Kimberly-Clark. 25 Fare regali, omaggi o favori Ci impegniamo ad acquisire commesse offrendo prodotti e servizi con caratteristiche, vantaggi e qualità di livello superiore. L’offerta di regali, omaggi o favori allo scopo di ottenere o mantenere una commessa è da considerarsi un comportamento scorretto e possibilmente anche illegale. Tuttavia, esistono delle occasioni in cui è accettabile offrire un regalo o un’attività ricreativa di modesta entità a un contatto commerciale al fine di consolidare un rapporto d’affari. In linea generale: •L’offerta di regali, attività ricreative o favori alla stessa persona o azienda deve essere effettuata solo sporadicamente. • Mantenere l’entità del regalo, dell’attività ricreativa e del favore entro limiti ragionevoli e opportuni, in base alle circostanze. • Non offrire regali, attività ricreative o favori allo scopo di indurre il destinatario a sentirsi obbligato a condurre affari con Kimberly-Clark. • Non offrire regali o attività ricreative che possano apparire in violazione del nostro impegno al reciproco rispetto. • Fare in modo di non violare le direttive in materia di regali e attività ricreative di altre aziende. • Non dare mai denaro contante, assegni, ordini di pagamento, buoni regalo, buoni, prestiti o altri tipi di denaro o equivalenti del denaro. • Attenersi alla direttiva locale vigente nel proprio Paese/area geografica. UN CONSIGLIO L’accettazione di regali costosi da parte di un fornitore, fra cui un servizio di porcellana italiana del valore di 350 euro, ha portato al licenziamento del dipendente. 26 REGALI, OMAGGI O FAVORI A PUBBLICI UFFICIALI Quasi tutti i Paesi hanno delle norme per la prevenzione di qualsiasi tipo di corruzione. Inoltre, le leggi anticorruzione di alcuni Paesi possono applicarsi non solo alle azioni intraprese dai dipendenti Kimberly-Clark all’interno di tali Paesi, ma anche alle azioni intraprese in Paesi esteri dalle aziende controllate di Kimberly-Clark e da altre persone che lavorano per conto di Kimberly-Clark o a beneficio della stessa. Le violazioni delle leggi anticorruzione potrebbero esporre l’Azienda a gravi sanzioni e danneggiare notevolmente la sua reputazione pubblica. Non si deve offrire, promettere o elargire, direttamente o indirettamente, un qualsiasi bene di valore, indipendentemente dall’importo, per indurre o influenzare una decisione di un pubblico ufficiale o assicurarsi un vantaggio improprio. I pagamenti vietati includono, a titolo di esempio, denaro contante, regali, attività ricreative, opportunità commerciali, prodotti aziendali, offerte di impiego, contributi a enti benefici e altro ancora. Inoltre, è vietato effettuare “pagamenti di facilitazione” o elargire “bustarelle” ai pubblici ufficiali. Attività di questo tipo potrebbero essere considerate atti di concussione o corruzione. Se il pubblico ufficiale è un professionista del settore sanitario, possono applicarsi norme ancora più severe alle interazioni con tale persona. Non dare o accettare tangenti e impedire ad altri di farlo. L’Ufficio legale può fornire consulenza su ciò che è vietato dalla legge o dal Codice. Kimberly-Clark ha inoltre adottato diverse direttive che offrono ulteriori indicazioni. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Direttiva su conflitti di interesse, regali e divulgazione di informazioni riservate; Istruzioni per la Direttiva su conflitti di interesse, regali e divulgazione di informazioni riservate; Direttiva anti-corruzione; Istruzioni per la Direttiva anticorruzione e Linee guida per le interazioni con i professionisti del settore sanitario. D. Che cosa si intende per pubblico ufficiale? R. Un pubblico ufficiale è un dipendente di una pubblica amministrazione o di un’impresa a partecipazione pubblica o di un partito politico; sono esempi di pubblico ufficiale i militari in servizio, gli ispettori sanitari e ambientali, i funzionari doganali, i dipendenti delle poste, i consiglieri comunali e i dipendenti di ospedali pubblici. D. L’unico modo in cui posso ottenere il visto in tempo per fare un viaggio di lavoro in un altro Paese è quello di pagare un importo extra a un funzionario dell’ambasciata di tale Paese. Ma posso farlo? R. No. Nella maggior parte dei Paesi sono in vigore leggi che proibiscono pagamenti di questa natura e l’Azienda vieta il ricorso a tali pagamenti in qualsiasi Paese. D. Il sindaco della nostra città verrà a visitare lo stabilimento per la cerimonia di inaugurazione del nuovo edificio. Possiamo dargli come omaggio una confezione regalo con campioni dei nostri prodotti? R. Dipende. Le leggi locali e i codici deontologici impediscono a molti pubblici ufficiali di accettare qualsiasi regalo, anche di entità trascurabile. I regali ai pubblici ufficiali sono vietati dallo U.S. Foreign Corrupt Practices Act se hanno l’obiettivo di influenzare una decisione. Si tratta di un argomento complesso e le sanzioni possono essere severe; prima di offrire un omaggio a un pubblico ufficiale, pertanto, è opportuno parlarne con l’Ufficio legale. D. Mi hanno detto che per sveltire le procedure doganali devo pagare un importo extra a un funzionario. Ma posso farlo? R. No. Nella maggior parte dei Paesi sono in vigore leggi che proibiscono in qualsiasi caso pagamenti di questo tipo e l’Azienda vieta il ricorso a questo tipo di azioni in qualsiasi Paese. 27 CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE SOCIETARIA Ci impegniamo affinché la documentazione societaria da noi preparata rappresenti in modo esatto e obiettivo le nostre attività e transazioni e ci adoperiamo a custodire queste informazioni per il tempo richiesto dalla legge o dai nostri programmi di conservazione dei dati. Tali programmi sono consultabili sulle pagine del sito Corporate Record Administration (Amministrazione dei documenti societari). Alcuni esempi di documenti societari sono: • contratti; • fatture; • dati sull’occupazione; • note spese; D. Nonostante la nostra direttiva sulla conservazione dei dati preveda la conservazione dei messaggi e-mail solo per un determinato periodo di tempo, vorrei trasferire tutti i miei messaggi in una chiavetta USB e tenerli per sempre. La procedura non occupa spazio di archiviazione di Kimberly-Clark. Posso farlo, visto che alcuni messaggi e-mail mi serviranno anche dopo la scadenza del periodo di conservazione? R. No. Tutti noi abbiamo il dovere di eliminare i dati, ad esempio le e-mail, al termine del periodo di conservazione previsto dalla legge o dai nostri programmi di archiviazione dei documenti. • notebook di laboratorio; • documentazione di importazione/esportazione; • rapporti sulla produzione; • dati sulla qualità; • prove di ricerca e sviluppo; • dati ambientali; • rapporti di vendita. Come richiesto dalle leggi in vigore, l’Azienda ha adottato delle politiche per un’adeguata amministrazione, conservazione e archiviazione di questi documenti e ciascuno di noi ha la responsabilità di conformarsi a queste politiche. Ciò significa che i dati documentati devono essere corretti e veritieri, che devono essere custoditi e messi a disposizione di coloro che li richiedano per svolgere le loro mansioni, e che devono essere correttamente eliminati quando la loro conservazione non è più obbligatoria per legge né per i programmi di archiviazione societari. 28 REPORTING FINANZIARIO Kimberly-Clark si impegna a fornire comunicazione corretta, precisa e tempestiva delle informazioni finanziarie. Il reporting delle informazioni finanziarie richiede il massimo grado di onestà e correttezza. L’integrità dei dati contabili e finanziari dell’Azienda si basa sulla precisione e la completezza delle informazioni, a supporto delle registrazioni dei libri e dei documenti contabili dell’Azienda. Il danno arrecato alla reputazione dell’Azienda e ai suoi investitori da pratiche fraudolente o non corrette può essere grave. Un reporting finanziario disonesto può anche comportare conseguenze civili o penali per i soggetti fisici coinvolti e per l’Azienda. La presenza di qualsiasi informazione falsa o non corretta nelle relazioni finanziarie interne o esterne è severamente proibita. Tutti i dipendenti svolgono un ruolo importante nel garantire l’integrità finanziaria: •Garantire che le transazioni siano debitamente autorizzate e registrate in modo corretto e tempestivo. • Proteggere adeguatamente le risorse aziendali e confrontare regolarmente i dati relativi alle risorse con le risorse effettivamente esistenti. • Presentare, o approvare, solo le spese aziendali valide per il rimborso. • Seguire le istruzioni finanziarie dell’Azienda per garantire l’accuratezza e l’affidabilità delle registrazioni contabili. • Prendere decisioni contabili in base agli standard contabili e alle direttive di Kimberly-Clark. • Non rilasciare false dichiarazioni e non effettuare registrazioni false o non supportate nei libri e registri contabili dell’Azienda o in qualsiasi comunicazione al pubblico, né in alcuna corrispondenza interna o esterna. Se si viene a conoscenza di omissioni, falsificazioni o imprecisioni delle informazioni segnalate, comunicarle tempestivamente in conformità al Protocollo per la segnalazione e l’escalation dei problemi relativi al Codice di Condotta. Per ulteriori informazioni, leggere i seguenti documenti: Direttiva su creazione, archiviazione e distruzione della documentazione societaria; Sito web per l’amministrazione dei documenti societari; Direttiva sulle politiche e pratiche contabili; Istruzioni finanziarie societarie; Direttiva sui controlli interni; Rimborso spese per i dipendenti; Direttiva in materia di rimborso spese; Direttiva anti-corruzione. D. È quasi la fine dell’anno e ho ancora fondi nel mio budget. Posso pagare in anticipo una spesa che so che dovremo sostenere l’anno prossimo, in modo che compaia nel bilancio di quest’anno? R. No. Le spese devono essere registrate nel periodo contabile corrispondente e le attività vanno addebitate nell’anno in cui si effettuano. Se è necessario pagare in anticipo per un’attività che si svolgerà l’anno successivo, rivolgersi all’Ufficio finanze locale per registrare la voce di spesa come risconto attivo. D. Il team leader ci ha chiesto di utilizzare tutte le ore necessarie per raggiungere il nostro obiettivo di produzione, ma sembra che esista una “regola non scritta” in base alla quale lo straordinario non è consentito ed è possibile indicare solo 40 ore nei tabulati orari. Cosa dovrei fare? R. Segnalare l’accaduto. Bisogna sempre indicare le ore effettive di lavoro, rispettando le direttive e le normative locali, nonché gli accordi collettivi di lavoro. Se i dipendenti fanno gli straordinari, è doveroso segnalare queste ore di lavoro in modo preciso. Se non si è stati autorizzati a fare del lavoro straordinario, cessare di lavorare al termine del turno. Mai lavorare fuori dal normale orario di lavoro, senza che questo venga riconosciuto. A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni D. La mia team leader mi ha chiesto di preparare un ordine di acquisto dell’importo di 30.000 euro, ma l’importo massimo che lei può autorizzare è di soli 14.000 euro. Posso scindere la richiesta in due ordini di acquisto così da evitare di dovere ottenere l’autorizzazione da un livello di dirigenza più elevato? R. No. L’ordine di acquisto deve essere di €30.000 e si devono ottenere le autorizzazioni necessarie. Se situazioni di questo tipo dovessero creare dei problemi con il team leder, segnalare l’accaduto all’Ufficio legale o alla Linea dedicata per il Codice di Condotta. A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni 29 PREVENZIONE DELLE FRODI Qualsiasi attività fraudolenta è severamente proibita. Kimberly-Clark si aspetta che i propri dipendenti: •Agiscano con onestà e integrità quando utilizzano i materiali, i fondi e i sistemi di reporting finanziario dell’Azienda. • Impediscano, individuino e denuncino i casi di frode. Ecco elencati alcuni esempi di attività fraudolenta: •furto di denaro contante, scorte di magazzino, prodotti o altre risorse; • utilizzo dei fondi dell’Azienda per l’acquisto di attrezzature, forniture e materiali allo scopo di conseguire un vantaggio personale; • accettazione di denaro o regali offerti dai fornitori in cambio di un contratto di lavoro con Kimberly-Clark; • presentazione di richieste di rimborso false o non corrette; • ricezione di indennizzi a guarigione già avvenuta dopo un infortunio; • storno di attività o passività recuperabili; D. Un cliente mi ha chiesto di registrare le vendite questo mese per le consegne che effettueremo il prossimo mese. Cosa dovrei fare? R. Ciò non è consentito. Questa azione può avere un impatto negativo sui risultati finanziari ed è considerata frode. Parlarne con il team leader in modo da metterlo al corrente delle difficoltà che si sta affrontando con il cliente. D. Durante il fine settimana, per sbaglio ho usato la carta di credito aziendale per fare rifornimento per il mio veicolo personale. Ci saranno delle conseguenze? R. No. Tutti possiamo sbagliare. È sufficiente indicare l’accaduto nella prossima nota spese e rimborsare il costo all’Azienda. Tuttavia, se il problema si verifica spesso, potrebbero essere intraprese azioni disciplinari. • utilizzo di beni aziendali a beneficio personale; • registrazione di una vendita prima che quest’ultima venga consegnata/acquisita; • falsificazione di cartellini o tabulati dell’orario di lavoro; • inserimento di voci non valide nel sistema contabile; • autorizzazione o accettazione di pagamenti per merci non ancora ricevute o servizi non ancora erogati; • autorizzazione o accettazione di pagamenti per ore non lavorate o spese non maturate e non documentate; • falsificazione di qualsiasi tipo. 30 Fare quello che è giusto: il modo di operare di Kimberly-Clark. La lettura del Codice è solo un inizio. Ci aspettiamo che tutti agiscano sempre in modo etico, nel rispetto della legge e in conformità al Codice di Condotta. Fare quello che è giusto: il modo di operare di Kimberly-Clark. Ciascuno di noi ha la responsabilità di rispettare questo Codice, di segnalare le violazioni sospette e di collaborare alle indagini avviate dall’Azienda sulle potenziali violazioni. Sollevare in buona fede una questione legata al Codice di Condotta non può causare la perdita del posto di lavoro o dei benefit, la sospensione, la retrocessione di livello, minacce, molestie o discriminazioni. Il Codice intende fornire una guida per riconoscere i comportamenti giusti da adottare nei rapporti con clienti, fornitori, colleghi, concorrenti e opinione pubblica. Le risorse disponibili per rispondere ai dubbi o segnalare violazioni sono molteplici. Vedere la sezione A chi rivolgersi per chiarimenti o segnalazioni nel presente Codice. 31 NUMERI DELLA LINEA DEDICATA PER IL CODICE DI CONDOTTA Paese Codice di accesso Numero verde Austria.......................................................................... 0800 200 288................................................................................800 482 6020 Ecuador (Andinatel)...................................................... 1 999 119......................................................................................800 482 6020 Ecuador (Pacifictel)....................................................... 1 800 999 119...............................................................................800 482 6020 Guatemala.................................................................... 138 126 o 999 91 90.....................................................................800 482 6020 Honduras ..................................................................... 800 0123.......................................................................................800 482 6020 India ............................................................................. 000 117.........................................................................................800 482 6020 Giappone (KDDI) .......................................................... 00 539 111....................................................................................800 482 6020 Giappone (Softbank) ................................................... 00 665 5111..................................................................................800 482 6020 Nicaragua ..................................................................... 1 800 0164....................................................................................800 482 6020 Paraguay ...................................................................... 008 11 800....................................................................................800 482 6020 Russia .......................................................................... 8^10 800 110 1011.......................................................................800 482 6020 Russia (Mosca) ............................................................. 363 2400.......................................................................................800 482 6020 Arabia Saudita ............................................................. 1 800 10........................................................................................800 482 6020 Turchia ......................................................................... 0811 288 0001..............................................................................800 482 6020 Ucraina ........................................................................ 8^100 11.......................................................................................800 482 6020 Venezuela .................................................................... 0 800 2255 288.............................................................................800 482 6020 Vietnam ....................................................................... 1 201 0288....................................................................................800 482 6020 Il segno “^” presente in alcuni codici indica “attendere il secondo tono”. Paese ..................................................Numero verde Paese ..................................................Numero verde Argentina ............................................0 800 444 3594 Australia .............................................1 800 082 171 Bahrein................................................8000 4149 Belgio...................................................0800 7 2974 Bolivia .................................................800 100420 Brasile .................................................0800 891 4205 Canada ................................................1 800 482 6020 Cile ......................................................1230 020 5512 Cina settentrionale .............................10 800 711 0649 Cina meridionale ................................10 800 110 0590 Colombia ............................................01 800 912 0114 Costa Rica ...........................................0 800 011 1094 Repubblica Ceca .................................800 142 323 Repubblica Dominicana ......................1 800 482 6020 El Salvador ..........................................800 6267 Germania ............................................0800 181 5936 Grecia .................................................00 800 11 008 3594 Hong Kong ..........................................800 903071 Ungheria .............................................06 800 18318 Indonesia ............................................001 803 1 008 3594 Israele .................................................180 941 3594 Italia ....................................................800 788427 Giamaica .............................................1 800 482 6020 Corea ..................................................00798 1 1 008 3594 Messico ...............................................001 800 482 6020 Paesi Bassi ..........................................0800 022 0375 Nuova Zelanda ....................................0800 450 245 Panama ...............................................01 800 482 6020 Perù ....................................................0800 5 2697 Filippine ..............................................1 800 1 111 0083 Polonia ................................................0 0 800 111 1626 Portogallo ...........................................800 811 807 Singapore.............................................800 110 1537 Sudafrica .............................................0800 980072 Spagna ................................................900 97 1068 Svizzera ...............................................0800 561 031 Taiwan ................................................00 801 10 4085 Tailandia..............................................001 800 11 008 3594 Trinidad/Tobago .................................1 800 482 6020 Regno Unito ........................................0 0808 234 7569 Uruguay ..............................................000 411 008 3594 Malaysia .............................................1 800 81 2478 Come utilizzare i “codici di accesso” 1. Digitare il codice di accesso 2. Attendere il segnale o le istruzioni 3. Digitare il numero verde Se il proprio Paese non è incluso nell’elenco, utilizzare il modulo di segnalazione Web disponibile al seguente indirizzo: https://iwf.tnwgrc.com 32 “Facendo “quello che è giusto” ogni giorno e impegnandosi a rispettare il nostro Codice di Condotta i dipendenti possono aiutarci a creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo, proprio il tipo di ambiente in cui tutti meritiamo di lavorare.” - Thomas J. Falk Presidente del Consiglio di Amministrazione e Amministratore Delegato ® Marchio registrato e *marchio di fabbrica di Kimberly-Clark Worldwide, Inc. Neenah, WI 54956. © 2014 KCWW Modulo n.: COC0001 www.kimbery-clark.com 33