Governance - EMC Corporation
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Governance - EMC Corporation
REDEFINE THE FUTURE 2013 EMC Sustainability Report SOMMARIO GOVERNANCE... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ............... 1 Governance Aziendale. . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ................ 2 Etica.... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ............... 6 Politica Pubblica.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ................ 9 Risk Management.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ............. 13 Coinvolgimento Degli Stakeholder.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .............. 14 Collaborazione Nel Settore.. . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ............. 19 GOVERNANCE La governance svolge un ruolo importante in EMC. Consente infatti all'azienda di competere più efficacemente, sostenere il suo successo e creare valore a lungo termine per gli azionisti. Grazie a solide pratiche di governance, EMC mira a essere trasparente e responsabile nei confronti degli stakeholder. GLI ARGOMENTI TRATTATI IN QUESTO REPORT SONO: • Governance Aziendale • Etica • Politica Pubblica • Risk Management • Coinvolgimento Degli Stakeholder • Collaborazione Nel Settore GOVERNANCE 1 GOVERNANCE AZIENDALE LINEE GUIDA PER LA GOVERNANCE Le Linee guida per la governance aziendale forniscono un framework per una governance efficace di EMC e riguardano numerose aree, tra cui i criteri di selezione dei membri del Consiglio di amministrazione, le responsabilità dei lead director, la selezione e la valutazione del CEO, la pianificazione dell'avvicendamento della dirigenza e la valutazione delle prestazioni del Consiglio. STRUTTURA DI GOVERNANCE EMC è convinta che la forza della governance aziendale dipenda da quella del Consiglio di amministrazione che la definisce. EMC è guidata da un Consiglio di amministrazione di grande esperienza, che assume decisioni informate e partecipa attivamente alla vita dell'azienda. CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI EMC CORPORATION Prima fila: Joseph M. Tucci Fila centrale, da sinistra verso destra: John R. Egan, Gail Deegan, Edmund F. Kelly, Jami Miscik e Michael W. Brown Fila posteriore; da sinistra verso destra: Windle B. Priem, James S. DiStasio, Paul Sagan, Randolph L. Cowen, David N. Strohm e William D. Green Il Consiglio di amministrazione è attualmente formato da 11 membri, di cui due donne e nove uomini. Nove director sono indipendenti, come previsto dalle norme categoriche di EMC in materia di indipendenza e dagli standard di quotazione della Borsa di New York. Ciascun membro del Consiglio deve presentarsi alle elezioni ogni anno e i director vengono eletti con voto di maggioranza. Nel mese di luglio 2013 il Consiglio di amministrazione ha eletto William D. Green nel Consiglio. Nel mese di aprile 2014 Windle B. Priem non si è candidato per la rielezione nella riunione annuale degli azionisti. Il Consiglio di amministrazione di EMC® ha istituito cinque comitati permanenti: • Audit Committee; • Corporate Governance and Nominating Committee ("Governance Committee"); • Finance Committee; • Leadership and Compensation Committee ("Compensation Committee"); • Mergers and Acquisitions Committee. Gli Audit, Governance e Compensation Committee sono composti interamente da director indipendenti. LEADERSHIP DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE EMC ritiene che una leadership forte e indipendente del Consiglio di amministrazione costituisca un fattore essenziale per una governance aziendale efficace e che possa essere ottenuta in vari modi. Secondo i regolamenti interni e le linee guida per la governance aziendale, i ruoli di Chairman e CEO possono essere ricoperti dalle stesse persone o da persone diverse. Il Consiglio dispone pertanto della flessibilità necessaria per stabilire se i due ruoli debbano essere combinati o separati sulla base delle esigenze dell'azienda e della valutazione della propria leadership eseguita periodicamente dal Consiglio stesso. Il Consiglio di amministrazione rivede ogni anno la propria struttura di leadership e determina di volta in volta se il ruolo di Chairman debba essere combinato o separato da quello di CEO, specificando se il Chairman debba essere un director indipendente. Tra le altre cose, il Consiglio prende in considerazione il posizionamento strategico dell'azienda, le sfide aziendali, le dinamiche del settore, l'esperienza del CEO attuale, le qualifiche dei director che potrebbero operare come Chairman ed eventuali sviluppi legislativi o normativi applicabili. 2 GOVERNANCE/GOVERNANCE AZIENDALE Secondo il Consiglio di amministrazione, gli interessi di EMC e dei suoi azionisti sono attualmente serviti al meglio dal Chairman e CEO Joe Tucci e dal Lead Director David N. Strohm, un director indipendente. Il Lead Director è un membro integrante del Consiglio e ne favorisce i risultati effettivi in qualità di responsabile delle funzioni di governance e supervisione. Le sue importanti responsabilità sono: • Presiedere le sessioni esecutive dei director indipendenti e le riunioni del Consiglio di amministrazione in assenza del Chairman; • Fungere da collegamento tra i director indipendenti e il Chairman; • Disporre dell'autorità di convocazione delle riunioni dei director indipendenti; • Approvare le informazioni inviate al Consiglio di amministrazione; • Approvare gli ordini del giorno e la pianificazione delle riunioni per conto del Consiglio; • Se richiesto dagli azionisti principali, essere disponibile per consultazioni e comunicazioni dirette. Inoltre, ognuno dei comitati chiave del Consiglio di amministrazione, ovvero Audit Committee, Governance Committee e Compensation Committee, è composto interamente da director indipendenti. Di conseguenza, la supervisione di questioni fondamentali, come l'integrità dei rendiconti finanziari di EMC, la nomina dei director e la valutazione del Consiglio e dei suoi comitati e la retribuzione dirigenziale, è affidata esclusivamente a director indipendenti. Infine, il Consiglio si riunisce in sessione esecutiva senza il CEO in relazione a ogni riunione del Consiglio regolarmente pianificata. Il coinvolgimento attivo dei director indipendenti, unitamente alle qualifiche e alle importanti responsabilità del Lead Director, favorisce una supervisione efficace e indipendente della gestione e degli affari di EMC. CRITERI PER I MEMBRI DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Il Consiglio di amministrazione ritiene che i suoi membri debbano essere collettivamente in possesso di una varietà di competenze ed esperienze per sovrintendere in modo efficiente al business di EMC. Ritiene inoltre che ogni director debba possedere determinate caratteristiche, come indicato nei criteri per i membri del Consiglio descritti di seguito. Il Consiglio e il Governance Committee considerano pertanto le qualifiche dei director e dei candidati al ruolo di director individualmente e nel più ampio contesto della composizione complessiva e delle dinamiche del Consiglio e delle esigenze presenti e future di EMC. Il Governance Committee è responsabile di esaminare, valutare e raccomandare i criteri per i membri del Consiglio da sottoporre al Consiglio di amministrazione per l'approvazione. Tali criteri, stabiliti nello statuto del Governance Committee, includono valutazione, integrità, diversità, esperienze precedenti, interazione dell'esperienza del candidato con l'esperienza degli altri membri del Consiglio, misura in cui il candidato sarebbe auspicabile come membro di un comitato del Consiglio e disponibilità del candidato a dedicare considerevole tempo e impegno alle responsabilità del Consiglio. Il Governance Committee tiene inoltre conto del servizio prestato nei consigli di amministrazione di altre società ad azionariato diffuso, in quanto questo precedente fornisce ai director una maggiore comprensione del ruolo e delle responsabilità di un consiglio di amministrazione e una migliore conoscenza delle questioni trattate dal Consiglio di EMC. GOVERNANCE/GOVERNANCE AZIENDALE 3 Il Consiglio di amministrazione ha inoltre stabilito che è importante disporre di membri dotati delle seguenti competenze ed esperienze: • Competenze del settore, inclusa una profonda conoscenza del settore IT e dell'impatto dirompente delle nuove tecnologie oppure di un altro settore che ha subito una rapida crescita o un cambiamento trasformazionale, per valutare la strategia e il business plan a lungo termine di EMC e sfruttare le opportunità per il futuro. • Competenze funzionali in aree come finanza e contabilità, gestione dei talenti o marketing, per supportare lo sviluppo e la crescita del business dell'azienda nonché i comitati del Consiglio. • Competenze in campo internazionale, incluse le esperienze conseguite attraverso ruoli chiave di leadership o gestione in business globali o ruoli di responsabilità in attività non statunitensi, un elemento importante data la crescita di EMC sui mercati di tutto il mondo. • Esperienze operative presso un'azienda di notevoli dimensioni e complessità o in un settore sottoposto a continui cambiamenti strutturali, per comprendere le dinamiche concorrenziali della strategia aziendale di EMC, della sua applicazione e dei processi di business chiave, nonché i requisiti di leadership e le dinamiche organizzative imposte dai cambiamenti rapidi. SUPERVISIONE DELLA SOSTENIBILITÀ EMC dispone di una struttura tiered per la gestione e la supervisione delle pratiche di sostenibilità. Al livello più alto, il Governance Committee è responsabile, come specificato nel proprio statuto, di sovrintendere alle iniziative di sostenibilità dell'azienda e si incontra regolarmente con il Chief Sustainability Officer nel corso dell'anno. Nel 2013 EMC ha istituito l'Executive Sustainability Council (ESC) allo scopo di garantire che la strategia e gli obiettivi dell'azienda per la sostenibilità siano allineati e integrati con la strategia aziendale complessiva. L'ESC è costituito da dirigenti aziendali senior, tra cui: Nell'individuazione dei candidati al ruolo di director, il Governance Committee può stabilire altre competenze specifiche ritenute necessarie al fine di mantenere equilibrato ed efficiente il Consiglio di amministrazione. • Chief Accounting Officer AUTOVALUTAZIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE • Executive Vice President e General Counsel Il Governance Committee, insieme al Lead Director, sovrintende a un processo di valutazione annuale strutturato come segue: • Executive Vice President of Human Resources • President, Products & Marketing • SVP e Chief Technology Officer • President of Data Protection and Availability Division • President of Enterprise and MidRange Systems Division • SVP of Global Product Operations • SVP e Chief Risk Officer • Chief Security Officer In collaborazione con il Chief Sustainability Officer, l'ESC si riunisce da tre a quattro volte all'anno per esaminare e approvare obiettivi di strategia generale, messaggi, obiettivi di sostenibilità aziendale, nonché valutare il feedback degli stakeholder. A livello operativo, EMC riceve inoltre input dal Sustainability Leadership Council (SLC), precedentemente noto come team Green Business Leadership. Derivato da 20 business unit e funzioni diverse, l'SLC condivide idee e pratiche, allinea programmi e promuove la sostenibilità in tutti i business di EMC a livello mondiale. 4 GOVERNANCE/GOVERNANCE AZIENDALE • Ogni director valuta il Consiglio di amministrazione nel suo complesso. • Ogni membro dei comitati permanenti del Consiglio di amministrazione valuta i comitati in cui non svolge alcuna funzione. • Ogni director prepara un'autovalutazione individuale. Al completamento di queste valutazioni, il Consiglio di amministrazione e ogni comitato ne discutono i risultati, come applicabile, e se necessario sviluppano un piano di azione. Il Lead Director si incontra inoltre con ogni director per discutere le autovalutazioni individuali ed eventuali problemi riguardanti l'andamento del Consiglio. Almeno una volta all'anno, il Governance Committee esamina la dimensione e la composizione del Consiglio di amministrazione per valutare le competenze e le esperienze dei membri del Consiglio e confrontarle con le competenze che potrebbero dimostrarsi importanti in futuro, tenendo in considerazione le mutevoli circostanze dell'azienda e la composizione corrente del Consiglio. Tale valutazione consente al Consiglio di determinare se le competenze e le esperienze descritte sopra continuino a essere appropriate con l'evolversi nel tempo delle esigenze dell'azienda. INDIVIDUAZIONE DEI POTENZIALI CANDITATI AL RUOLO DI DIRECTOR Il Governance Committee individua i candidati al Consiglio di amministrazione attraverso numerosi fonti, tra cui segnalazioni formulate da director, dirigenti esecutivi e azionisti di EMC, nonché società di ricerca di personale. Cerca inoltre di individuare le persone più qualificate a operare come membri del Consiglio tenendo in considerazione molti fattori in relazione a ogni candidato, inclusi quelli descritti in precedenza. I nuovi candidati vengono intervistati dai membri del Governance Committee e dagli altri membri del Consiglio. Gli azionisti di EMC possono segnalare le persone da considerare come potenziali candidati al ruolo di director comunicandone il nominativo e le appropriate informazioni biografiche e sul loro background al Governance Committee, 176 South Street, Hopkinton, MA 01748. Purché tali informazioni siano fornite in maniera tempestiva, il Governance Committee prenderà in considerazione questi candidati nello stesso modo in cui prende in considerazione i candidati individuati dal comitato stesso. Gli azionisti di EMC possono nominare i candidati al ruolo di director anche seguendo le disposizioni sul preavviso contenute nei regolamenti interni di EMC come descritto nella Relazione agli azionisti di EMC per la riunione annuale degli azionisti del 2014. RINNOVO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Il Consiglio di amministrazione si impegna a garantire la partecipazione di membri dotati delle competenze e delle esperienze necessarie per la formulazione di pareri indipendenti nella supervisione del business dell'azienda. Di conseguenza, presta molta attenzione al piano di successione e al rinnovo dei membri. Il processo del Consiglio si basa sia su una ricerca ponderata di competenze ed esperienze specifiche, secondo le esigenze, nonché su aggiunte opportunistiche quando si rendono disponibili personalità di alto calibro. Nel corso degli ultimi anni è stato aggiunto al Consiglio un nuovo director all'incirca ogni 12-18 mesi. Questa cadenza si è dimostrata valida per consentire un tempo sufficiente per l'orientamento dei nuovi director, oltre che per aggiustamenti nelle dinamiche degli amministratori. RETRIBUZIONE DEI DIRECTOR E DEI DIRIGENTI ESECUTIVI I director indipendenti ricevono compensi in denaro e riconoscimenti sotto forma di azioni per la loro assistenza. Il programma di retribuzione dei director privilegia gli incentivi azionari, poiché consentono di allineare gli interessi dei director a quelli degli azionisti. Per ulteriori informazioni, vedere la Relazione agli azionisti di EMC per la riunione annuale degli azionisti del 2014. I programmi di retribuzione dirigenziale di EMC si basano su un rigoroso sistema "pay for performance", che prevede il raggiungimento di obiettivi ambiziosi, studiati per contribuire alla crescita redditizia delle entrate e all'acquisizione di quote di mercato. EMC è convinta che la realizzazione di questi obiettivi creerà un valore a lungo termine per gli azionisti. Alcuni obiettivi definiti per i senior manager sono correlati alla sostenibilità, ad esempio gli obiettivi legati all'innovazione, alla soddisfazione del cliente e alla gestione dei talenti, oltre che alla realizzazione di iniziative di sostenibilità in aree di cui sono i principali responsabili. Inoltre, la struttura di governance di EMC per i prodotti hardware e software prevede criteri di sostenibilità posti sotto la responsabilità di senior manager e dirigenti esecutivi come parte del successo del rilascio di tali prodotti. Una descrizione dettagliata dei programmi di retribuzione dirigenziale del 2013 è disponibile nella Relazione agli azionisti di EMC per la riunione annuale degli azionisti del 2014. CONTATTI CON IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE COME CONTATTARE IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Per garantire una comunicazione aperta, EMC fornisce agli azionisti e ad altre parti interessate vari mezzi per contattare i director che non si occupano della gestione, l'Audit Committee e il Compensation Committee. Il Consiglio di amministrazione si impegna a fornire risposte chiare, trasparenti e tempestive a qualsiasi comunicazione concreta che riceve. Per stabilire relazioni costruttive e solide con gli azionisti e promuovere la trasparenza e la responsabilità, i director devono inoltre essere disponibili al dialogo con gli azionisti occasionalmente, a seconda delle esigenze, mentre il Lead Director è disponibile per consultazioni e comunicazioni dirette se richiesto dagli azionisti principali. Nel 2013 i membri della gestione di EMC hanno condotto colloqui e riunioni con gli stakeholder su una varietà di argomenti. Per ulteriori informazioni, visitare la sezione Coinvolgimento Degli Stakeholder del presente report. GOVERNANCE/GOVERNANCE AZIENDALE 5 ETICA Un comportamento etico favorisce l'instaurarsi di rapporti di fiducia con dipendenti, clienti, partner, azionisti, community e altri stakeholder. Il programma di conformità aziendale di EMC illustra gli standard etici ai dipendenti e verifica costantemente il rispetto di tali standard. L'Audit Committee del Consiglio di amministrazione coordina il programma di conformità dell'azienda. CODICE DI CONDOTTA AZIENDALE CODICE DI CONDOTTA AZIENDALE EMC CODICE DI CONDOTTA AZIENDALE EMC L'elemento cardine del programma di conformità aziendale è costituito dal Codice di condotta aziendale, valido per tutti i dipendenti e i contractor EMC nel mondo e basato su cinque principi: • Comportamento etico e onesto; • Trattamento dignitoso e rispettoso degli altri; • Condotta di business equa e responsabile; • Salvaguardia degli asset e delle informazioni EMC; • Garanzia dell'integrità dei documenti di business di EMC. Il Codice di condotta viene rivisto almeno una volta all'anno ed è tradotto in cinese, francese, tedesco, ebraico, italiano, giapponese, coreano, polacco, portoghese, russo e spagnolo per tutti i dipendenti EMC nel mondo. Viene distribuito a tutti i dipendenti e ai contractor su base annua ed è sempre disponibile sul sito web aziendale e sull'Intranet di EMC. Nel momento in cui entrano a far parte di EMC, tutti i nuovi dipendenti sono tenuti a riconoscere e accettare di attenersi al Codice di condotta. Nel 2013 EMC ha inoltre richiesto ai dipendenti esistenti di certificare di averlo letto e compreso. Il Codice di condotta funge da guida e collegamento alle policy di EMC riguardanti argomenti chiave, come l'anti-corruzione, l'insider trading, le pari opportunità, la prevenzione delle violenze sul posto di lavoro, la policy contro le molestie, la privacy e la sicurezza delle informazioni, la riservatezza, l'antitrust e la concorrenza, la sostenibilità ambientale, la conformità commerciale e la generazione di report finanziari. Nel 2013 EMC ha aggiornato tale documento per adeguarlo alle modifiche legislative e delle sue policy interne in materia di privacy e sicurezza delle informazioni. Il Codice di condotta fornisce inoltre informazioni sui vari metodi disponibili per segnalare eventuali dubbi, che saranno mantenuti riservati nella misura massima possibile e che possono essere riportati in modo anonimo laddove consentito dalla legislazione locale. Come specificato nel Codice, EMC non adotta pratiche di ritorsione contro coloro che effettuano una segnalazione in buona fede. Tutti i nuovi dipendenti sono inoltre tenuti a seguire un modulo di formazione online completo sul Codice di condotta e sulle policy di EMC riguardanti gli argomenti principali. Tale modulo è stato completamente rinnovato nel 2013 per includere ulteriori argomenti e garantire ai dipendenti la comprensione delle linee guida più aggiornate. Più del 90% dei nuovi assunti con accesso ai sistemi di EMC ha completato tale formazione entro la fine del 2013. I dipendenti assunti in conseguenza di acquisizioni, che pertanto non dispongono di accesso immediato al sistema di formazione di EMC, completano il modulo online quando ottengono l'accesso oppure ricevono una formazione dal vivo equivalente. 6 GOVERNANCE/ETICA EMC offre inoltre una formazione costante sulla conformità a vari gruppi di dipendenti in tutto il mondo su importanti argomenti. Nel 2013, ad esempio, EMC ha sviluppato e implementato un modulo di formazione online per i dipendenti dell'area APJ (Asia Pacifico e Giappone), che ha riguardato vari argomenti, tra cui il Codice di condotta, l'anti-corruzione, il controllo delle informazioni, la protezione delle informazioni riservate di EMC e l'importanza dell'integrità finanziaria. Tale formazione è stata completata nel 2013 da circa il 90% dei dipendenti dell'area APJ. EMC ha sviluppato anche un modulo di formazione online per le aree EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa) e America Latina sull'anti-corruzione e il controllo delle esportazioni, che è stato completato nel 2013 da oltre il 90% dell'audience di riferimento. Nel 2013 l'azienda ha inoltre continuato a offrire formazione di persona e tramite webcast ai dipendenti in vari paesi del mondo, tra cui Stati Uniti, Sud Africa, Germania, Francia, Russia, Turchia, Regno Unito, Irlanda e vari paesi dell'America Latina. Tali sessioni dal vivo hanno riguardato un'ampia gamma di destinatari e di argomenti e hanno compreso formazione basata su scenari, incontri di discussione e formazione tradizionale in aula. Tra gli altri argomenti, sono stati forniti corsi di formazione sull'insider trading, le leggi antitrust e sulla concorrenza, il Trade Agreements Act, il controllo delle esportazioni, le leggi pay-to-play e la vendita ai clienti governativi. EMC incoraggia attivamente i suoi dipendenti e altre parti a segnalare eventuali dubbi direttamente o tramite il numero verde di EMC, gestito da un provider terzo. Le varie modalità attraverso cui è possibile effettuare una segnalazione sono indicate nel Codice di condotta, nei materiali di formazione sulla conformità aziendale e in altri documenti. In particolare, domande e linee guida riguardanti una potenziale violazione della legge, delle normative, del Codice di condotta o di altre policy di EMC possono essere segnalate in uno dei modi descritti di seguito: • Contattare l'Office of the General Counsel per telefono (508 435 1000, interno 77267), via fax (508 497 8079) o tramite email ([email protected]). • Contattare l'Audit Committee del Consiglio di amministrazione di EMC tramite email ([email protected]) o posta ordinaria (Alertline, PMB 3767, 13950 Ballantyne Corporate Place, Charlotte, NC 28277). • I dipendenti che lavorano negli Stati Uniti possono contattare il numero verde di EMC monitorato da un provider terzo indipendente (877 764 0557) oppure inviare un report via web protetto accedendo all'indirizzo https://emccorporation.alertline.com. L'elenco delle informazioni per la generazione di report via web e dei numeri di telefono specifici di ogni paese sono disponibili sull'Intranet di EMC. DIRITTI UMANI EMC sostiene e rispetta la protezione dei diritti umani proclamati a livello internazionale per ogni individuo, inclusi i suoi dipendenti, i lavoratori all'interno della sua supply chain e le persone coinvolte a seguito dell'utilizzo dei suoi prodotti. Per perseguire il proprio impegno nei diritti umani, EMC è membro della EICC (Electronic Industry Citizenship Coalition), una collaborazione tra le aziende leader mondiali del settore delle tecnologie dell'informazione e delle comunicazioni il cui obiettivo è migliorare la responsabilità sociale e ambientale nella supply chain globale attraverso la collaborazione nonché strumenti e standard comuni. L'azienda ha adottato il Codice di condotta dei fornitori EICC, in cui sono definiti gli standard in materia di lavoratori, etica, ambiente, salute e sicurezza e sistemi di gestione. Tutti i fornitori di materiali diretti sono tenuti a riconoscere il Codice EICC e la conformità a tale Codice è parte integrante del testo standard dei contratti per tutti i vendor EMC. Per ulteriori informazioni sul modo in cui EMC monitora la conformità dei fornitori al codice, valuta i rischi, interagisce con i fornitori per promuovere cambiamenti positivi e crea incentivi per favorire il miglioramento, vedere Responsabilità sociale e ambientale della supply chain. GOVERNANCE/ETICA 7 ULTERIORI INFORMAZIONI CODICE DI CONDOTTA AZIENDALE CODICE DI CONDOTTA DEI FORNITORI DIRITTI UMANI E PRINCIPI GLOBALI DEL LAVORO L'impegno di EMC a sostegno dei diritti umani è inoltre riflesso nel suo documento relativo a Diritti umani e principi globali del lavoro. Tali principi di EMC, basati sull'iniziativa Global Compact delle Nazioni Unite, sui principi guida delle Nazioni Unite sulle imprese e i diritti umani, sugli standard dell'Organizzazione internazionale del lavoro e altri standard, dimostrano l'impegno dell'azienda nelle questioni core legate ai diritti umani, quali la libera scelta dell'impiego, il divieto del lavoro minorile, le ore lavorative, le retribuzioni e i benefit, il trattamento umano, la non-discriminazione, la libertà di associazione e la libertà di espressione. Nel documento è inoltre chiaramente indicato che EMC non tollererà l'utilizzo improprio dei suoi prodotti. Nel 2013 EMC ha proseguito i colloqui con associazioni non governative, con la Commissione Europea e con altre aziende dello stesso tipo per definire più chiaramente il modo migliore in cui applicare tali principi al settore dell'IT. EMC ha messo in atto un processo per la comunicazione chiara e accurata di policy, pratiche e aspettative prestazionali a lavoratori, fornitori e clienti e invita i lavoratori a fornire un feedback e a esaminare regolarmente i risultati degli audit e delle valutazioni. EMC si aspetta che i partner con cui collabora agiscano in modo etico e quindi conforme a tutte le leggi anti-corruzione e sul controllo delle esportazioni, nonché ai suoi principi. Per realizzare questo obiettivo, EMC utilizza vari metodi, tra cui rigorosi requisiti contrattuali, un solido programma di conformità commerciale che prevede certificazioni periodiche della conformità a tali leggi, nonché corsi di formazione. Nel 2013 l'azienda ha predisposto vari miglioramenti al programma per i partner, tra cui la creazione di un codice di condotta per i partner e funzioni avanzate di on-boarding e due diligence, attualmente in fase di implementazione. 8 GOVERNANCE/ETICA POLITICA PUBBLICA EMC si impegna a partecipare in modo responsabile e trasparente alla vita politica per contribuire a modellare le politiche pubbliche che influiscono sull'azienda e sul settore. Così facendo, mira a garantire che gli interessi di clienti, azionisti, dipendenti e altri stakeholder siano equamente rappresentati a tutti i livelli di governo. SUPERVISIONE Il Governance Committee esamina regolarmente l'attività politica aziendale e l'attività dell'EMC PAC (EMC Political Action Committee), rivedendo le dichiarazioni di trasparenza semestrali, le priorità principali di politica pubblica e l'idoneità delle policy e delle procedure relative ai contributi politici. Sin dal 2007 EMC dispone di una policy sui contributi politici, pubblicamente disponibile, che definisce le procedure per i contributi effettuati con i fondi aziendali. Tale policy descrive inoltre la supervisione dell'EMC PAC, un comitato apartitico registrato presso la Federal Election Commission. Qualsiasi proposta di contributo politico aziendale di EMC, sotto forma monetaria o di donazione di prodotti/servizi, deve prima essere sottoposta all'Office of Corporate Government Affairs e al Chief Compliance Officer di EMC per la preapprovazione. I contributi da parte dell'EMC PAC devono essere esaminati e approvati dall'EMC PAC Board. Il processo di due diligence considera tra l'altro se il destinatario proposto di un contributo rappresenti uno stato o una regione in cui è ubicata un'importante struttura EMC, supporti gli interessi dei dipendenti nella relativa regione, faccia parte di una commissione del Congresso con giurisdizione su questioni rilevanti per il business di EMC o sia stato di sostegno al settore IT su problematiche chiave. I contributi possono essere erogati a favore di membri di tutti i partiti politici e indipendentemente dalle preferenze politiche dei dirigenti esecutivi di EMC. PRIORITÀ DELLA POLITICA PUBBLICA Le modalità secondo cui EMC definisce le priorità delle sue attività nel campo delle questioni governative sono dettate dal desiderio di collaborare allo sviluppo di una valida politica pubblica. Le priorità di EMC sono in linea con i propri interessi di business e vengono esaminate con il Consiglio di amministrazione. Di seguito sono riportati alcuni esempi di priorità della politica pubblica con le motivazioni alla base del supporto fornito da EMC. • Definizione di policy di cloud computing federale. Il cloud computing e il consolidamento dei data center sono elementi cruciali della policy IT federale. Gli stakeholder federali stanno spingendo gli enti ad adottare queste policy allo scopo di aumentare la produttività, ridurre l'impatto ambientale e realizzare un risparmio sui costi. EMC collabora con le associazioni commerciali e i partner del settore per formare le istituzioni su questi argomenti fornendo, ad esempio, una maggiore comprensione dell'implementazione del cloud computing, dei modelli di servizio e dei problemi di privacy e sicurezza delle informazioni. EMC è uno dei fondatori nonché membro del consiglio di amministrazione del Cloud Computing Caucus Advisory Group, una coalizione di aziende tecnologiche e gruppi del settore volta a formare i legislatori e il pubblico sul cloud computing. Prosegue inoltre la partecipazione di EMC a vari eventi per discutere del passaggio al cloud dell'azienda e della sua esperienza e conoscenza delle best practice del settore nel campo del consolidamento dei data center. Il Cloud Business Director di EMC Federal ha partecipato come membro del panel, insieme a vari CIO di enti federali, all'evento "Using Cloud Computing to Build (Better and Cheaper) Next-Generation Government Services", sponsorizzato dall'ITIF (Information Technology & Innovation Foundation). GOVERNANCE/POLITICA PUBBLICA 9 • Sfruttamento dei Big Data per promuovere gli obiettivi chiave del settore pubblico. L'era dei Big Data ha spronato le organizzazioni a trovare nuovi modi per scalare e gestire gli ambienti di storage e per sviluppare e sfruttare funzionalità avanzate di analisi dei dati. EMC supporta policy che sfruttano i Big Data per migliorare l'intelligence e i programmi di difesa e favorire le scienze sanitarie, soddisfacendo i rigidi requisiti di storage mediante soluzioni scalabili e convenienti in termini di costo. Di recente Pivotal ha presentato le sue tecnologie e funzionalità all'evento sponsorizzato dalla Casa Bianca "Data to Knowledge to Action: Building New Partnerships". Per ulteriori informazioni sui Big Data, vedere la sezione IT e società del report dettagliato di EMC dal titolo Clienti. • Riforma delle vertenze giudiziarie sui brevetti. EMC supporta la legislazione volta all'eliminazione delle vertenze giudiziarie offensive e futili sui brevetti. L'azienda ha testimoniato davanti all'House Judiciary Committee riguardo all'abuso di vertenze giudiziarie sui brevetti e all'importanza di adottare una legislazione volta a migliorare e riorganizzare il sistema dei brevetti. EMC si è inoltre incontrata più volte con i membri del Congresso e i loro staff e ha collaborato con associazioni commerciali e stakeholder del settore per promuovere la riforma delle vertenze giudiziarie sui brevetti. Il senatore Mike Lee (R-UT) ha visitato il Centro di Eccellenza di EMC a Draper, Utah, dove ha tenuto una tavola rotonda sui brevetti del settore e ha successivamente condotto una discussione pubblica con i dipendenti di EMC presso la struttura. • Riforma completa dell'immigrazione. Attraverso l'attività con associazioni commerciali e partner del settore come il Technology CEO Council, EMC sostiene la riforma completa bipartitica dell'immigrazione che include disposizioni cruciali riguardanti le competenze elevate. L'azienda ha partecipato a un raduno sponsorizzato dall'ITI (Information Technology Industry Council), durante il quale i dirigenti delle risorse umane si sono incontrati con alcuni membri del Congresso e i loro staff per discutere sull'importanza di una riforma dei visti per il settore high-tech. • Promozione degli approcci a una sostenibilità efficiente e al risparmio energetico. Tramite una testimonianza congressuale e l'estensione delle relazioni, EMC si confronta frequentemente con gli stakeholder federali sulla strategia di sostenibilità e sulle policy Green IT nel settore pubblico. L'azienda ha recentemente supportato l'introduzione di una legislazione che consentirebbe un risparmio di energia e denaro per il governo federale e una riduzione delle emissioni di gas a effetto serra, imponendo l'utilizzo di tecnologie per l'efficienza energetica e il risparmio energetico, in particolare nei data center federali. Il Chief Sustainability Officer ha partecipato come membro del panel all'evento dell'ITI "Next-Gen Data Centers: Bringing Energy Efficiency to Government", insieme ai rappresentanti di altre aziende e del mondo universitario. Per ulteriori informazioni sull'approccio di EMC all'efficienza energetica, vedere la sezione Consumo energetico e cambiamenti climatici del report dettagliato di EMC dal titolo Operazioni. • Promozione delle policy per gestire le minacce informatiche avanzate. Le organizzazioni affrontano minacce informatiche ogni giorno, compreso un numero maggiore di tentativi di furto di dati sensibili come la proprietà intellettuale. La sicurezza informatica è diventata una priorità fondamentale per la sicurezza nazionale ed economica. Il Congresso degli Stati Uniti sta attivamente considerando una legislazione sulla sicurezza informatica ed EMC, insieme alla sua divisione per la sicurezza RSA, ha fornito il proprio contributo con raccomandazioni volte a risolvere i problemi di sicurezza dei suoi clienti. • Sicurezza della supply chain dell'IT. Garantire che la supply chain del settore pubblico resti sicura e immune da tentativi malevoli di modifica dei prodotti e dei servizi rimane una delle priorità principali di EMC e del settore tecnologico. L'azienda continua a collaborare con il Congresso e l'amministrazione per creare policy efficaci che conservino le supply chain federali solide ed esenti da parti contraffatte e altri tentativi malevoli di indebolire la sicurezza dei sistemi IT. EMC è una delle aziende firmatarie della Climate Declaration, un progetto di Ceres che unisce aziende e singole persone allo scopo di dimostrare il proprio supporto all'azione nazionale contro il cambiamento climatico. 10 GOVERNANCE/POLITICA PUBBLICA • Supporto di riforme pratiche della U.S. Intelligence Community. A seguito delle divulgazioni di informazioni riservate di attività della Intelligence Community, le azioni punitive stanno ottenendo sempre più consenso sui mercati globali. EMC supporta le piattaforme aperte, tra cui Internet, per proseguire le innovazioni trasformative e lo sviluppo del commercio globale. Per modificare l'andamento attuale e motivare un'azione costruttrice da parte dei governi, il settore tecnologico sta attualmente promuovendo iniziative di policy volte ad aumentare la trasparenza e consentire una valida supervisione dei programmi di sorveglianza nazionale. • Policy fiscale aziendale. EMC supporta una riforma fiscale generale volta a migliorare la competitività aziendale statunitense. EMC è uno dei membri dell'ACT (Alliance for Competitive Taxation), una coalizione di 42 aziende Fortune 500 a sostegno di una riforma fiscale generale che riduca l'aliquota aziendale al 25%, stabilisca un sistema fiscale moderno e competitivo a livello globale e preveda pagamenti completi ponendo fine ad agevolazioni e detrazioni fiscali. • Promozione di una politica di formazione efficiente e della formazione STEM. Trattandosi di un'azienda tecnologica, l'interesse e le competenze principali di EMC riguardano la promozione della formazione nelle materie scientifiche, tecnologiche, ingegneristiche e matematiche (STEM, Science, Technology, Engineering, and Math) al fine di creare una forza lavoro eterogenea, ben formata e innovativa per il futuro. EMC si adopera inoltre per migliorare i sistemi di formazione in tutto il mondo. Joe Tucci, Chairman e CEO di EMC, è un leader della riforma dell'istruzione negli Stati Uniti da più di un decennio. Su richiesta del governatore del Massachusetts Deval Patrick, ha copresieduto il Massachusetts Readiness Project, una collaborazione tra leader aziendali, dell'istruzione e delle community che ha operato per creare un piano strategico di ampia portata per l'istruzione primaria e secondaria e oltre in Massachusetts. A Washington, D.C., ha inoltre ricoperto il ruolo di presidente della Education Task Force della Business Roundtable per oltre quattro anni. Infine, EMC ha sostenuto l'aumento del numero delle scuole private sovvenzionate ed è uno dei membri dello STEM Advisory Council del governatore Patrick, istituito nel 2010. Per ulteriori informazioni sul supporto dei programmi di formazione STEM, vedere la sezione Partnership per la formazione del report dettagliato di EMC dal titolo Community. ULTERIORI INFORMAZIONI DICHIARAZIONI DI POLICY POLICY RELATIVA AI CONTRIBUTI POLITICI DICHIARAZIONI DI TRASPARENZA DICHIARAZIONE DEI CONTRIBUTI POLITICI PER IL SEMESTRE TERMINATO IL 31 DICEMBRE 2013 DICHIARAZIONE DEI CONTRIBUTI POLITICI PER IL SEMESTRE TERMINATO IL 30 GIUGNO 2013 REPORT RELATIVI AL LOBBYING DISCLOSURE ACT DEL SENATO STATUNITENSE FEDERAL ELECTION COMMISSION REPORT SULLE ATTIVITÀ DI LOBBISMO IN MASSACHUSSETS DICHIARAZIONI DI TRASPARENZA IN ARCHIVIO DICHIARAZIONI DEI CONTRIBUTI POLITICI SEMESTRALI (2007-2012) CONTRIBUTI POLITICI EMC si impegna a partecipare in modo responsabile alla vita politica nel rispetto delle leggi locali, statali e federali e dei requisiti per la generazione di report. Per garantire la trasparenza nei confronti degli azionisti e altri stakeholder, nel sito web di EMC vengono fornite informazioni sui contributi aziendali e di EMC PAC, sulle spese di lobbismo e sull'appartenenza alle principali associazioni commerciali. L'importo dei contributi è relativamente limitato, ma EMC ritiene che, nell'interesse dell'azienda e dei suoi azionisti, sia importante mantenere aperto un canale di comunicazione con i politici eletti per contribuire a orientare le politiche pubbliche in maniera coerente con le sue priorità di business. I contributi politici rappresentano solo una parte del coinvolgimento di EMC nelle community e nelle attività svolte a livello di cittadinanza aziendale responsabile. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Coinvolgimento delle community del report dettagliato di EMC dal titolo Community. CONTRIBUTI AZIENDALI Le informazioni sui contributi politici aziendali vengono rese pubbliche ogni sei mesi. Un elenco dei contributi politici aziendali del 2013 è disponibile qui. GOVERNANCE/POLITICA PUBBLICA 11 EMC PAC Come nel caso di molte organizzazioni, EMC ha istituito un PAC (Political Action Committee), un comitato apartitico registrato presso la Federal Election Commission. L'obiettivo dell'EMC PAC è quello di promuovere una valida cittadinanza e coltivare gli interessi aziendali degli azionisti e dei dipendenti di EMC. L'EMC PAC offre ai dipendenti ritenuti idonei l'opportunità di partecipare al processo elettivo a livello di governo federale e sostenere l'elezione di candidati qualificati, informati e costruttivi. L'EMC PAC è finanziato interamente con contributi volontari dei dipendenti e non riceve alcun finanziamento aziendale. Anche se EMC non si aspetta che i destinatari dei contributi concordino sempre con le posizioni dell'azienda su tutte le questioni, cerca comunque di supportare coloro che favoriranno i suoi interessi. Un elenco dei contributi di EMC PAC è disponibile qui. LOBBISMO EMC collabora a stretto contatto con molti stakeholder diversi per promuovere una politica pubblica ben equilibrata a vantaggio dei clienti, dei dipendenti, degli azionisti e dell'azienda. Questo approccio pragmatico allo sviluppo di una politica efficace si realizza attraverso l'interazione con le istituzioni a tutti i livelli. Un elenco delle spese di lobbismo e delle relative dichiarazioni di trasparenza di EMC è disponibile qui, mentre le informazioni sulle attività di lobbismo a livello statale in Massachusetts, dove si trova la sede centrale di EMC, è disponibile qui. APPARTENENZA AD ASSOCIAZIONI COMMERCIALI EMC è membro di varie organizzazioni e associazioni commerciali coinvolte in attività quali formazione, lobbismo, pubblicità e condivisione di conoscenze. Nell'operare con tali associazioni, EMC adotta un approccio collaborativo per promuovere gli interessi dell'azienda e dei suoi stakeholder. Per valutare se aderire a un'organizzazione o rinnovare la propria partecipazione, EMC considera, tra le altre cose, se l'associazione commerciale è stata efficace nel promuovere le priorità dell'azienda. EMC dichiara pubblicamente il nome delle principali associazioni commerciali statunitensi di cui è membro, l'importo delle quote sociali annuali e le informazioni ricevute da queste organizzazioni in relazione alle spese di lobbismo e alle spese politiche finanziate con le quote di iscrizione. I dettagli relativi alla partecipazione alle associazioni commerciali e alle quote pagate vengono aggiornati ogni anno e sono disponibili qui. 12 GOVERNANCE/POLITICA PUBBLICA RISK MANAGEMENT Il Consiglio di amministrazione di EMC è il primo responsabile della supervisione del risk management dell'azienda. Il Consiglio prende regolarmente in esame il profilo di rischio durante la revisione del business plan e della strategia generale e in occasione di decisioni che impattano sull'azienda. Il Governance Committee è responsabile della supervisione dell'adempimento da parte del Consiglio della sua responsabilità di supervisione del risk management. Il Management Risk Committee, composto dal Chief Financial Officer e dal General Counsel, monitora e gestisce il programma di risk management aziendale e riferisce direttamente al Governance Committee e al Consiglio di amministrazione. Inoltre, ognuno degli altri comitati permanenti del Consiglio valuta regolarmente il rischio nell'ambito delle proprie responsabilità core. Il Leadership and Compensation Committee supervisiona la progettazione e l'implementazione delle policy e delle pratiche relative alle retribuzioni, nonché gli incentivi e i rischi associati ad esse. L'Audit Committee discute con la direzione i rischi finanziari principali di EMC e le misure adottate dalla direzione per monitorarli e controllarli. Il Mergers and Acquisitions Committee considera i rischi in relazione ad acquisizioni, cessioni e investimenti. Il Finance Committee considera i rischi in relazione a questioni correlate alla struttura del capitale, al programma di riacquisto di azioni e alla policy di gestione degli investimenti di EMC. L'Audit Committee e il Governance Committee ricevono inoltre i report redatti dal Chief Risk Officer dell'azienda. Tutti i comitati riferiscono regolarmente le proprie attività al Consiglio di amministrazione. Il Chief Risk Officer di EMC è responsabile dei processi di sviluppo e di gestione volti a identificare, valutare, monitorare e ridurre i rischi che potrebbero interferire con la realizzazione delle finalità e degli obiettivi dell'azienda. Il Chief Risk Officer riferisce regolarmente al Management Risk Committee e all'Audit Committee. Molti fattori della sostenibilità fungono attivatori o moltiplicatori del rischio aziendale. Il Chief Sustainability Officer di EMC collabora con il Chief Risk Officer per garantire che i rischi correlati alla sostenibilità siano integrati nel framework di valutazione e monitoraggio dei rischi. Per ulteriori informazioni sui fattori di rischio correlati al business di EMC, vedere il Report annuale 2013 sul modulo 10-K. GOVERNANCE/RISK MANAGEMENT 13 COINVOLGIMENTO DEGLI STAKEHOLDER EMC interagisce attivamente con gli stakeholder per creare fiducia e favorire il dialogo, sfruttandone le competenze e le prospettive specifiche al fine di rafforzare il proprio business con informazioni approfondite sulle questioni emergenti importanti per gli stakeholder e per il business. Questo coinvolgimento consente inoltre di convalidare le aree di massima importanza nonché le soluzioni per affrontarle all'interno e all'esterno dell'azienda. Nel 2013 EMC ha ricevuto il feedback di vari stakeholder sul sustainability report dell'anno precedente. Tale feedback ha influito sul contenuto del presente report in vari modi determinando, ad esempio, il mantenimento del dashboard e dei grafici, l'inserimento di più dati sugli obiettivi intermedi e sugli obiettivi di sostenibilità e l'ulteriore evidenziazione dei principali fattori rilevanti. Sempre nel 2013 EMC ha organizzato due eventi di coinvolgimento degli stakeholder promossi da Ceres, una rete di investitori, aziende e gruppi di interesse pubblico che opera per accelerare l'adozione delle pratiche di sostenibilità. Il primo è stato il forum dedicato alla rilevanza, al sustainability report 2012, ai rifiuti elettronici, ai concetti di diversità e inclusione, alla responsabilità della supply chain nonché ai consumi energetici e alle emissioni di anidride carbonica nelle strutture. Il secondo è stato una teleconferenza incentrata sul coinvolgimento dei dipendenti nelle iniziative di sostenibilità. Per EMC hanno partecipato esperti della materia, professionisti della sostenibilità, responsabili e dirigenti. Come stakeholder hanno partecipato consulenti, organizzazioni non governative, analisti degli investimenti socialmente responsabili, auditor della supply chain e docenti di economia. La loro scelta si è basata sulla competenza in materia di diversità, coinvolgimento dei dipendenti, gestione energetica e delle emissioni di anidride carbonica, rifiuti elettronici e responsabilità sociale e ambientale della supply chain. Gli argomenti principali trattati nel forum di primavera sono stati: • Comunicazione di questioni rilevanti; • Integrazione della sostenibilità nel processo di risk management; • Comunicazione dei fornitori principali e dei dati sulla diversità per offrire ulteriori opportunità di trasparenza; • Sviluppo di metriche della produttività per la gestione dei rifiuti elettronici; • Potenziamento della governance attraverso il collegamento della retribuzione dei dirigenti alla realizzazione delle finalità e degli obiettivi di sostenibilità. Gli argomenti principali trattati durante la teleconferenza di autunno sono stati: • Misurazione e obiettivi per i programmi di coinvolgimento dei dipendenti sulla sostenibilità; • Incentivi ai dipendenti per l'integrazione dei principi di sostenibilità nel loro lavoro quotidiano; • Comunicazioni aggiuntive ai dipendenti riguardanti la sostenibilità; • Comunicazioni aggiuntive con i clienti per realizzare gli obiettivi di sostenibilità di EMC ed estendere la leadership e la collaborazione lungo tutta la catena del valore. Le raccomandazioni sono state utilizzate per orientare l'elaborazione del presente report e le future pratiche di sostenibilità di EMC. 14 GOVERNANCE/COINVOLGIMENTO DEGLI STAKEHOLDER Dopo la Riunione annuale degli azionisti del 2013, EMC ha condotto colloqui e riunioni con molti azionisti per discutere il programma di retribuzione dirigenziale. Ne sono emersi vari temi, tra cui: • Supporto alla filosofia pay for performance di EMC; • Supporto di obiettivi di prestazioni pluriennali; • Supporto alla continuazione dell'utilizzo delle metriche esistenti relative alle prestazioni operative; • Richiesta di un più ampio utilizzo di una metrica relativa al ritorno, ad esempio il ritorno totale per gli azionisti (TSR, Total Shareholder) e • Richiesta di semplificazione del programma di EMC. Tenendo conto della strategia di business, dei risultati del voto consultivo sulle politiche di remunerazione ("say-on-pay") del 2013 e il dialogo con gli azionisti, il Compensation Committee ha apportato le seguenti modifiche al programma delle retribuzioni per il 2014: • Introduzione di un piano di incentivi azionari a lungo termine per sostituire il programma annuale di riconoscimenti in azioni basato sulle prestazioni; • Aggiunta di una metrica delle prestazioni TSR al piano di incentivi azionari a lungo termine; • Semplificazione del programma azionario con la riduzione dei vari tipi di riconoscimenti in azioni utilizzati e • Modifica dell'Executive MBO per evidenziare la realizzazione della strategia federativa di EMC. EMC intrattiene anche rapporti continui con una vasta gamma di stakeholder di altro tipo, inclusi dipendenti attuali e potenziali, clienti, azionisti, organizzazioni non governative, fornitori, gruppi del settore, oltre a scuole e community locali. GOVERNANCE/COINVOLGIMENTO DEGLI STAKEHOLDER 15 Di seguito sono riportati ulteriori esempi di come EMC abbia interagito con gli stakeholder nel 2013 e dell'impatto conseguente. GRUPPO DI STAKEHOLDER INTERAZIONE ESEMPI DI IMPATTO DIPENDENTI ATTUALI Survey presso i dipendenti "Great Place to Work (GPTW)" Il feedback ottenuto dalla survey GPTW ha dato vita a varie iniziative, tra cui vari premi e riconoscimenti per i dipendenti, miglioramento del caffè nelle strutture di EMC e rimozione di tutti i posti di parcheggio riservati ai dirigenti senior. Eventi annuali Innovation Conference e Innovation Roadmap Recognition@EMC Nelson Award per iniziative legate alla sostenibilità Sustineo Sustainability Employee Engagement Council Summit trimestrali sulla sostenibilità presso i Centri di Eccellenza Social media (EMC|One) Concorsi sulla sostenibilità Eventi per la Giornata della terra e la Giornata mondiale dell'ambiente Le idee innovative vincenti ottengono premi in denaro e l'impegno allo sviluppo per approfondirne le potenzialità di trasformazione in prodotti, servizi o processi per EMC e il settore in generale. EMC ha utilizzato il sistema dei riconoscimenti per ringraziare e dimostrare apprezzamento verso chiunque aveva presentato una proposta come risposta alla sfida della gestione responsabile dell'ambiente nell'ambito della Innovation Roadmap. Il Nelson Award è stato assegnato a coloro le cui risposte alla sfida della gestione responsabile dell'ambiente non erano risultate vincenti, ma dimostravano di essere iniziative significative per promuovere la sostenibilità nell'ambito del lavoro presso EMC. La piattaforma Sustineo, lanciata a livello aziendale nel 2013, promuove il dialogo e aiuta i dipendenti a seguire comportamenti sostenibili nella vita quotidiana. Lo strumento è una piattaforma social media, in stile gioco, che consente ai dipendenti di apprendere comportamenti sostenibili, eseguire azioni sostenibili, ottenere punti per tali azioni e competere in gruppi con altri team. Il Sustainability Employee Engagement Council è stato istituito per fungere da cassa di risonanza per idee nel campo della sostenibilità. Un concetto discusso ha riguardato la necessità di promemoria fisici della sostenibilità, ad esempio poster relativi a un progetto di sostenibilità locale in EMC. EMC continua a prestare ascolto a nuovi modi per fare della sostenibilità una realtà per i dipendenti dell'azienda. Le varie community sulla piattaforma social media EMC|ONE consentono ai dipendenti di sollevare dubbi, discuterli e risolverli. Un'iniziativa promossa attraverso la piattaforma ha riguardato l'implementazione di stazioni di caricamento per auto elettriche, che continua tutt'oggi ad ampliarsi. EMC ha svolto un concorso sulla pulizia delle email, studiato per fare conoscere l'esigenza di eliminare i messaggi non più necessari all'utente o richiesti a causa di restrizioni di legge. Le email occupano spazio di storage e il loro mantenimento comporta l'utilizzo di elettricità e hardware. È difficile misurare la quantità esatta di capacità di storage totale ridotta grazie al concorso, ma il vincitore ha eliminato 6,85 GB di email. Nel 2013 il 2,7% dei dipendenti ha preso parte a un piano di rimborso dei costi sostenuti per l'istruzione. Sempre nel 2013 EMC ha annunciato una partnership con la Sloan School of Management del MIT, grazie alla quale i dipendenti possono ricevere sconti su tutti i corsi aperti nell'ambito del programma Executive Education del MIT. Per l'expo della Giornata mondiale dell'ambiente del 2013 presso la sede centrale dell'azienda, un installatore di pannelli solari ha sottoscritto 80 richieste di valutazione. EMC ha proseguito il suo impegno con i dipendenti presso i suoi Centri di Eccellenza. La titolarità delle riunioni è stata trasferita a tali centri, consentendo loro di scegliere e discutere le iniziative ritenute importanti per i loro stakeholder, ad esempio per il coinvolgimento della community nella formazione. Per ulteriori informazioni, vedere il report dettagliato di EMC dal titolo Dipendenti e forza lavoro. 16 GOVERNANCE/COINVOLGIMENTO DEGLI STAKEHOLDER GRUPPO DI STAKEHOLDER INTERAZIONE ESEMPI DI IMPATTO DIPENDENTI POTENZIALI Interazione con università e organizzazioni non governative EMC ha istituito una nuova partnership con la University of Puerto Rico/ Mayaguez (UPRM) e la Florida International University. La partnership con la UPRM ha prodotto varie assunzioni a tempo pieno. Stage Nel 2013 EMC ha avviato una partnership con Bottom Line, un'organizzazione no-profit dedicata al sostegno degli studenti svantaggiati mediante l'assistenza individuale durante il processo di domanda e durante il periodo del college. EMC offre mentoring, consulenza e orientamento professionale, sessioni informative e workshop per la stesura del curriculum vitae e, nel contempo, tiene traccia delle sedi delle università frequentate da questi studenti. Dopo un anno di collaborazione con l'organizzazione, EMC ha assunto come dipendenti full-time due studenti della Bottom Line. Giornate dedicate al lavoro Per ulteriori informazioni, vedere il report dettagliato di EMC dal titolo Dipendenti e forza lavoro. CLIENTI Survey "Voice of Experience" EMC Community Network (ECN) Gruppo di interesse di consulenza ai clienti Riunioni individuali Report dei fornitori sul CDP Domande relative a richieste di proposte estese e questionari per i fornitori Executive Briefing Center Interazione a EMC World Customer Security Management Office (CSMO) Product Security Response Center AZIONISTI Estensione regolare delle relazioni aziendali con investitori istituzionali e altri azionisti Riunione annuale degli azionisti Survey sulla sostenibilità di Bloomberg Inclusione della panoramica della sostenibilità nel Report annuale sul modulo 10-K, nella lettera agli azionisti e nelle presentazioni sui risultati economici. Gli Executive Briefing Center di EMC hanno lo scopo do riunire i clienti dell'azienda con i dirigenti e gli esperti per stimolare discussioni multidirezionali sulla strategia e la tecnologia leader del settore. Le riunioni sono basate sulle esigenze specifiche dei clienti e sul mercato locale; tuttavia EMC ha rilevato un interesse sempre maggiore sull'argomento della sostenibilità e dell'impegno dell'azienda in quest'area. I Briefing Center sono dislocati a Hopkinton, Massachusetts; Santa Clara, California; Bedford, Massachusetts; Washington, D.C.; Cork, Irlanda; Bangalore, India; Singapore; Tokyo, Giappone; Pechino, Cina. I clienti IT richiedono maggiori informazioni sui prodotti che acquistano e desiderano conoscere quali siano i sistemi di sicurezza nel software che utilizzano. Per rispondere a queste esigenze, nel 2013 EMC ha avviato un'iniziativa che prevede l'utilizzo di post di blog e altri media per condividere con i clienti informazioni sul modo cui l'azienda lavora per garantire la privacy e la sicurezza delle informazioni. Il Customer Security Management Office (CSMO) di EMC lavora direttamente con i dipartimenti interni a supporto dei clienti per migliorare le attività dell'azienda e soddisfare o superare le aspettative dei clienti. Tramite questo centro vengono emessi avvisi ESA (EMC Security Advisory) per notificare ai clienti potenziali vulnerabilità e fornire misure correttive prima che i concorrenti possano sfruttare la situazione. Nel 2013 EMC ha rilasciato circa 100 ESA ai clienti. Per ulteriori informazioni, vedere il report dettagliato di EMC dal titolo Clienti. EMC fornisce regolarmente risposta alle survey per la classificazione da parte di analisti e partecipa alle conferenze degli investitori (ad esempio UBS Forum). Durante il 2013, nell'ambito del programma continuo di coinvolgimento degli azionisti, i membri della gestione di EMC si sono riuniti con gli azionisti per discutere di svariati argomenti. Insieme ai rappresentanti dei principali investitori istituzionali, fondi di investimento, fondi pensione pubblici, sindacati e fondi socialmente responsabili sono stati affrontate varie questioni di governance aziendale e retribuzione. Per ulteriori informazioni, vedere la Relazione agli azionisti 2014 e il Report annuale 2013 sul modulo 10-K di EMC. Report sul CDP (acqua e carbonio) GOVERNANCE/COINVOLGIMENTO DEGLI STAKEHOLDER 17 GRUPPO DI STAKEHOLDER INTERAZIONE ESEMPI DI IMPATTO FORNITORI Audit di fornitori e questionari di autovalutazione Sono stati effettuati notevoli progressi sia nella metodologia che nel peso della scheda di valutazione dei fornitori. Nella sezione dedicata alla sostenibilità, i punti sono stati più che triplicati. La conseguenza è stata una maggiore attenzione rivolta all'impegno dei fornitori nel comunicare le proprie iniziative a EMC. In alcuni casi, i fornitori hanno effettuato ulteriori investimenti per soddisfare le aspettative di EMC circa le prestazioni. Giornata annuale dei fornitori Scheda di valutazione dei fornitori Business review trimestrale (QBR) Newsletter SER Link Blue Sky Supplier Sustainability Award Formazione Anche se non è possibile prevedere una formazione individuale per ogni fornitore, EMC ha dialogato con le persone di contatto di più fornitori di differenti aree geografiche e settori per comprendere meglio quali siano le risorse in grado di offrire più valore. Sulla base di queste conoscenze, ha quindi iniziato a sviluppare una libreria di risorse online per i fornitori. La risorsa contiene brevi moduli di formazione su vari argomenti a livelli diversi, tra cui best practice, case study e riferimenti a risorse esistenti disponibili tramite fonti pubbliche. Per ulteriori informazioni, vedere il report dettagliato di EMC dal titolo Supply chain. Assistenza individuale Visite in sede ONG E GRUPPI DI SETTORE Sessioni mirate Feedback individuale sul sustainability report Appartenenza ad associazioni Partecipazione a consigli di amministrazione Partecipazione a comitati SCUOLE E COMMUNITY EMC ha collaborato con Ceres per lo svolgimento di un forum con più stakeholder e di una teleconferenza sul coinvolgimento dei dipendenti nel campo della sostenibilità. EMC ha dialogato con i singoli stakeholder per ottenere un feedback sulla sua metodologia di generazione di report. EMC ha proseguito la partecipazione al workgroup EICC-GeSI Extractives per lo sviluppo di programmi per l'estrazione responsabile dei minerali, tra cui il programma Conflict-Free Smelter e gli schemi di tracciabilità dei minerali. Sostegno alla politica pubblica EMC ha continuato a partecipare al Consiglio di amministrazione di The Green Grid per definire gli standard del settore per le metriche relative all'efficienza energetica e ai rifiuti elettronici. Riunioni pubbliche Nel novembre 2013, presso la Rajiv Gandhi Technical University (RGTU) di Bhopal in India, EMC ha tenuto la quinta Academic Alliance Conference annuale. I quattro giorni dell'evento sono stati incentrati sui temi dell'IT transformation nel campo dello storage delle informazioni, del cloud computing e dei Big Data. L'evento ha attirato oltre 400 studenti e docenti che rappresentavano 124 istituti. La RGTU ha inoltre condotto un webcast della conferenza che ha raggiunto una platea di oltre 350.000 studenti in 225 istituti. Sono intervenuti alla conferenza relatori da tutto il mondo. Attività di coinvolgimento dei docenti Volontariato nel settore della formazione Il team EMC Academic Alliance collabora con i docenti per aggiornare e migliorare il programma, sollecitando il feedback tramite il portale EMC dedicato ai docenti, comunicazioni email regolari e l'interazione con i responsabili del programma Academic Alliance. EMC invita inoltre gli studenti a entrare in contatto con i colleghi di tutto il mondo e gli esperti del settore tramite la community online EMC Proven Professional™. Per ulteriori informazioni, vedere il report dettagliato di EMC dal titolo Community. 18 GOVERNANCE/COINVOLGIMENTO DEGLI STAKEHOLDER COLLABORAZIONE NEL SETTORE Nessuna singola azienda può assumersi la responsabilità del cambiamento a livello del settore. Le modifiche necessarie per un mondo più sostenibile richiedono piuttosto il coinvolgimento e la collaborazione delle aziende del settore. Solo in questo modo è possibile effettivamente comprendere e affrontare il quadro delle questioni ambientali che influiscono sul settore e la società. Il settore IT condivide interconnessioni profonde lungo tutta la catena del valore. L'approccio collaborativo di EMC aiuta a identificare le tendenze e i problemi emergenti e consente all'azienda di prendere decisioni oculate sugli elementi su cui incentrare l'impegno futuro. ESPERTI DEL SETTORE E ONG Oltre ad affidarsi al contributo di decine di migliaia di dipendenti, EMC ricorre a stakeholder esterni come guida per l'innovazione sostenibile nell'azienda. Tra questi figurano leader delle community, organizzazioni della società civile, associazioni noprofit, esperti del settore, clienti, azionisti e fornitori. Nel 2013 EMC ha collaborato con numerosi partner diversi, gruppi del settore e università, tra cui Ceres, il CDP, le Agenzie per la protezione ambientale statunitense e irlandese, la SmartWay Transport Partnership dell'Agenzia per la protezione ambientale statunitense, l'Environmental Defense Fund, il Product Stewardship Institute, il Center for Advanced Life Cycle Engineering, il governo irlandese, Stanford, MIT e Yale. Verso la fine del 2013 EMC è diventata un membro attivo del BSR (Business for Social Responsibility). APPARTENENZA A CONSORZI L'appartenenza a un consorzio è un altro modo importante di coinvolgimento con la community IT in generale. I dipendenti di EMC, dai tecnici ai professionisti della sostenibilità, partecipano attivamente con gruppi del settore alla trasformazione del panorama futuro. Le organizzazioni di cui EMC è membro includono The Green Grid, la Storage Networking Industry Association (SNIA), l'Electronic Industry Citizenship Coalition (EICC), la Digital Energy and Sustainability Solutions Campaign (DESSC), la ICT’s for Sustainable Energy Partnership (ISEP), l'Information Technology Industry Council (ITI) e la Distributed Management Task Force (DMTF). GOVERNANCE/COLLABORAZIONE NEL SETTORE 19 CONTATTI EMC invita gli stakeholder a fornire un feedback sugli argomenti trattati nel presente report. Inviare domande o commenti sul report o sul relativo contenuto all'Office of Sustainability all'indirizzo [email protected]. EMC, EMC2, il logo EMC ed EMC Proven Professional sono marchi o marchi registrati di EMC Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. © 2014 EMC Corporation. Tutti i diritti riservati. 05/1 Brochure 310620